Quản lý thư viện trường T36

Lêi nãi ®Çu C«ng nghÖ th«ng tin lµ mét trong c¸c ®éng lùc quan träng nhÊt cña sù ph¸t triÓn..., øng dông vµ ph¸t triÓn C«ng nghÖ th«ng tin ë n­íc ta nh»m gãp phÇn gi¶i phãng søc m¹nh vËt chÊt, trÝ tuÖ vµ tinh thÇn cña toµn d©n téc ta... (ChØ thÞ 58- CT/TW cña Bé chÝnh trÞ – 10/2000) C«ng nghÖ th«ng tin ®· vµ ®ang ph¸t triÓn m¹nh ë n­íc ta trong nh÷ng n¨m qua vµ sÏ cßn tiÕp tôc th©m nhËp, ph¸t triÓn s©u vµo mäi lÜnh vùc cña ®êi sèng kinh tÕ, x· héi, khoa häc, gi¶i trÝ..., nã ®· trë thµnh mét trong nh÷ng yÕu tè quan träng cña sù ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. Trong c«ng t¸c qu¶n lý, c«ng nghÖ th«ng tin ®· xö lý ®­îc nh÷ng khèi l­îng c«ng viÖc khæng lå, hç trî c«ng t¸c qu¶n lý, ®¶m b¶o sù an toµn cho c¬ së d÷ liÖu, tÝnh to¸n vµ truy xuÊt th«ng tin mét c¸ch nhanh chãng, hiÖu qu¶ víi ®é chÝnh x¸c cao... t¹o ®­îc sù tin cËy cho c«ng t¸c qu¶n lý. Qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu( access) ®ang lµ mét xu h­íng cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn m¹nh mÏ trong viÖc øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc qu¶n lý. NhÊt lµ ë ViÖt Nam, khi tr×nh ®é tin häc ho¸ ®ang ®­îc n©ng cao vµ chó träng ph¸t triÓn ë hÇu hÕt c¸c lÜnh vùc. §ã võa thÓ hiÖn vai trß cña c«ng nghÖ míi ®èi víi ®êi sèng x· héi ®ång thêi còng ®¸p øng nhu cÇu ngµy cµng t¨ng, ngµy cµng phøc t¹p cña mét nÒn kinh tÕ ®ang ph¸t triÓn m¹nh mÏ. ë n­íc ta, cïng víi sù ph¸t triÓn chung cña nÒn kinh tÕ, tin häc ®ang ngµy cµng ®­îc øng dông réng r·i trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ tõng b­íc kh¼ng ®Þnh søc m¹nh còng nh­ vÞ trÝ quan träng cña m×nh. §· ra ®êi nhiÒu phÇn mÒm qu¶n lý kh¸c nhau phï hîp víi ®Æc thï cña ®Êt n­íc vµ ®ang ®­îc ¸p dông trong nhiÒu lÜnh vùc, mçi c«ng viÖc l¹i cã nh÷ng ®Æc ®iÓm riªng, cã nh÷ng yªu cÇu vÒ xö lý th«ng tin kh¸c nhau vµ ®ßi hái cÇn cã nh­ng phÇn mÒm riªng. Qu¶n lý th­ viÖn lµ mét lÜnh vùc ®ßi hái l­u tr÷ ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c nh÷ng th«ng tin vÒ tõng gi¸o viªn ®Ó ng­êi qu¶n lý dÔ dµng n¾m b¾t vµ xö lý. Nh»m gãp phÇn øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c qu¶n lý, víi nh÷ng kiÕn thøc ®· ®­îc c¸c thÇy c« trang bÞ trong qua tr×nh häc tËp, em ®· nhËn ®Ò tµi: “Qu¶n lý th­ viÖn tr­êng T36” lµm ®Ò tµi thùc tËp chuyªn ngµnh cña m×nh. Do thêi gian vµ tr×nh ®é cã h¹n nªn ch­¬ng tr×nh nµy ch¾c ch¾n kh«ng tr¸nh khái nh÷ng thiÕu sãt vµ cßn nhiÒu phÇn ch­a hoµn chØnh. §Ó ®Ò tµi mang tÝnh ¸p dông ®­îc vµo thùc tiÔn rÊt mong ®­îc sù ®ãng gãp quÝ b¸u cña ThÇy, C« gi¸o vµ b¹n bÌ ®ång nghiÖp ®Ó ®Ò tµi ®­îc hoµn thiÖn h¬n. Ch­¬ng I Giíi thiÖu ch­¬ng tr×nh Microsoft Access 2000. I. Yªu cÇu vÒ thiÕt bÞ: CÇn mét m¸y tÝnh 486 cã bé nhí 16 MRAM trë lªn cã cµi ®Æt Microsoft Access 97 hoÆc Microsoft Access 2000. II. M« h×nh d÷ liÖu cña Microsoft Access. 1. Giíi thiÖu Microsoft Access: Microsoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i tr­êng Windown cã s¼n c¸c c«ng cô h÷u hiÖn vµ tiÖn lîi ®Ó tù ®éng sinh ra c¸c ch­¬ng tr×nh cho hÇu hÕt c¸c bµi to¸n qu¶n lý, thèng kª v.v... víi Microsoft Access ng­êi dïng kh«ng ph¶i viÕt c©u lÖnh cô thÓ mµ chØ cÇn tæ chøc d÷ liÖu thiÕt kÕ c¸c yªu cÇu gi¶i quyÕt cña c«ng viÖc. C«ng cô m¹nh mÏ cña Microsoft Access cung cÊp t­¬ng t¸c c¬ së d÷ liÖu nh­ b¶ng truy vÊn, khi thùc hiÖn truy vÊn sÏ tËp hîp ®­îc kÕt qu¶ truy vÊn hiÖn lªn mµn h×nh. PhÇn mÒm cña Microsoft Access kÕt hîp víi c«ng cô cã s¼n lµm cho ch­¬ng tr×nh mÒm dÏo h¬n vµ hoµn toµn cã thÓ thiÕt kÕt, cµi ®Æt c¸c c¬ së d÷ liÖu cho bµi to¸n, nã gióp c¸c øng dông th«ng qua hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access lµ thµnh phÇn ®­îc sö dông trong viÖc xö lý c¬ së d÷ liÖu quan hÖ. Microsoft Access kh¸ râ rµng vµ dÔ sö dông trong viÖc xö lý d÷ liÖu kiÓu nµy mét c¸ch hiÖu qu¶. Lîi Ých cña c¬ së d÷ liÖu quan hÖ chÝnh lµ ë chç chóng ta cÇn l­u tr÷ c¸c d÷ liÖu cã liªn quan ®Õn nhau. Nh÷ng th«ng tin bæ sung cÇn thiÕt sÏ ®­îc kiÕn t¹o nhê c¸c tÝnh chÊt liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng d÷ liÖu. Trong ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn chóng ta quan t©m ®Õn th«ng tin tæng hîp tõ nhiÒu b¶ng kh¸c nhau muèn ®­îc th«ng tin tæng hîp nh­ vËy chóng ta cÇn x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng d÷ liÖu, c¸ch thiÕt lËp mèi quan hÖ trong. Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét c¸ch thuËn lîi, nã cho phÐp kÕt nèi c¸c tr­êng cña hai b¶ng d÷ liÖu mµ cßn cho phÐp quy ®Þnh kh¶ n¨ng toµn vÑn d÷ liÖu cña Microsoft Access. §ã lµ kh¶ n¨ng tù ®éng cËp nhËt hay xo¸ nh÷ng th«ng tin cã liªn quan trong c¬ së d÷ liÖu. NÕu ng­êi dïng cËp nhËp th«ng tin mµ vi ph¹m ®Õn nguyªn t¾c toµn vÑn d÷ liÖu th× Microsoft Access sÎ tù ®éng ®iÒu chØnh ®Ó rµng buéc tÝnh toµn vÑn d÷ liÖu kh«ng bÞ ph¸ vì. 2. Giao diÖn cña Microsoft Access : Còng nh­ tÊt c¶ c¸c phÇn mÒm ch¹y trªn m«i tr­êng Windown, Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét m«i tr­êng ®å häa trùc quan, giao diÖn ®å ho¹ gióp ng­êi lµm viÖc mét c¸ch râ rµng vµ t¹o mét t©m lý th©n thiÖn víi ng­êi sö dông do c¸ch tr×nh bµy bè trÝ ®Ñp m¾t dÔ hiÓu, c«ng cô thiÕt kÕ trong th­ viÖn cñ Microsoft Access cho phÐp lµm viÖc thuËn tiÖn. 3. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access: Microsoft Access cung cÊp c«ng cô m¹nh cã thÓ gi¶i quyÕt hÇu hÕt c¸c vÊn ®Ò vÒ c¬ së d÷ liÖu nhê c«ng cô cã s¼n. Mçi c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access gåm 6 thµnh phÇn chÝnh bao gåm: B¶ng d÷ liÖu (Table), B¶ng truy vÊn (Queries), biÓu mÉu (Forms), B¸o biÓu (Report), Marco vµ c¸c ®¬n thÓ (Module). a. B¶ng d÷ liÖu (Table): C¸c d÷ liÖu nguån ®­îc l­u tr÷ trong b¶ng d÷ liÖu cã quan hÖ víi nhau gäi lµ B¶ng (Table), c¸c b¶ng nµy ph¶i ®­îc thiÕt lËp quan hÖ tr­íc khi sö dông nh÷ng quan hÖ gi÷a c¸c b¶ng bao gåm ba lo¹i quan hÖ c¬ b¶n. D÷ liÖu cña c¸c b¶ng lµ d÷ liÖu thùc tÕ tõ c¸c kho hå s¬. C¸c b¶ng ®­îc thiÕt lËp ®Ó l­u tr÷ ®Çy ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt, ®ång thêi ®¶m b¶o kh«ng d­ thõa d÷ liÖu. viÖc hoµn thµnh c¸c b¶ng d÷ liÖu lµ hoµn thµnh c¬ b¶n viÖc thiÕt kÕ mét c¬ së d÷ liÖu khi nhËp liÖu, vÊn ®Ò cÇn quan t©m chÝnh lµ sù chÝnh x¸c cña chóng. Microsoft Access cã kh¶ n¨ng gióp chóng ta qui ®Þnh c¸c h×nh thøc biÓu diÔn d÷ liÖu vµ th«ng b¸o lçi khi d÷ liÖu nhËp kh«ng ®óng qui ®Þnh. §iÒu nµy ®­îc thùc hiÖn khi thiÕt kÕ mét b¶ng d÷ liÖu. CÊu tróc mçi tr­êng cña mét b¶ng gåm ba phÇn khi thiÕt kÕ vµ mçi tr­êng cã thuéc tÝnh riªng. §ã lµ c¸c tªn tr­êng, kiÓu d÷ liÖu cña tr­êng vµ phÇn m« t¶ d÷ liÖu. C¸c thµnh phÇn cña mét c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access gåm; + Text : KiÓu ch÷ tèi ®a lµ 255 ký tù + Memo: kiÓu v¨n b¶n + Number: kiÓu sè, cã thÓ lµ mét byte,integr,long integer, Single,double + Date/Time: kiÓu ngµy giê + Curency: kiÓu tiÒn tÖ + Counter: biÕn ®Õm + Yes/no: ®óng/sai + Ole: Nhóng vµ kÕt nèi ®èi t­îng. Mét ®èi t­îng d÷ lÖu cña phÇn mÒm kh¸c cho phÐp lång g¾n hay liªn kÕt vµo Microsoft Access . * TÝnh chÊt cña tr­êng: + File size: kÝch th­íc cña tr­êng ®­îc tÝnh b»ng byte + Format: hiÓn thÞ kiÓu sè häc vµ kiÓu ngµy theo d¹ng thøc. + Input mask: qui ®Þnh khung nhËp liÖu hiÓn thÞ c¸c ký tù mµ ng­êi sö dông ®Þnh s½n trong khu«n mÉu gióp ng­êi sö dông kh«ng ph¶i ®¸nh vµo c¸c ký tù khi nhËp d÷ liÖu. + Decimal places: qui ®Þnh nhËp ký tù thËp ph©n phÇn lÎ ®èi víi vïng sè häc. + Caption: chó gi¶i, qui ®Þnh mét chuçi ký tù dïng lµm nh·n cña vïng d÷ liÖu, nh·n nµy sÏ hiÖn ra cïng víi « d÷ liÖu trong b¸o biÓu vµ biÓu mÉu. + Default value: gi¸ trÞ mÆc nhiªn, qui ®Þnh mÆc nhiªn ®Ó Microsoft Access tù ®éng g¸n cho vïng khi ng­êi sö dông thªm mét mÈu tin míi vµo b¶ng. + Validation rule: qui t¾c kiÓm hîp qui ®Þnh giíi h¹n cña d÷ liÖu. +Validation text: V¨n b¶n kiÓm hîp lÖ, néi dung cña h«ng b¸o khi ng­êi sö dông nhËp liÖu kh«ng ®óng giíi h¹n cho phÐp. + Required: nÕu chän Yes ( th× b¾t buéc ph¶i nhËp vµo d÷ liÖu). +Allow zerolength: Cho phÐp chiÒu dµi rçng, chän yes nÕu tr­êng hîp cho phÐp gi¸ trÞ Null ®èi víi vïng kiÓu text hoÆc Memo + Indexed: Vïng chØ môc. * C¸ch ®Æt kho¸ chÝnh cho b¶ng Chän tr­êng ®­îc dïng lµm kho¸ chÝnh råi chän Edit – Set Primary Key. Ngoµi c¸ch t¹o lËp b¶ng mét c¸ch thñ c«ng nh­ trªn th× Microsoft Access cßn cung cÊp c«ng cô Table Wizarrd gióp ng­êi sö dông t¹o mét b¶ng d÷ liÖu heo sù h­íng dÉn tõng b­íc cña c«ng cô nµy. Tuy nhiªn mçi ch­¬ng tr×nh cã nh÷ng yªu cÇu riªng, nhÊt lµ tªn tr­êng cña b¶ng, do vËy c«ng cô Ýt ®­îc sö dông khi t¹o lËp c¸c b¶ng. Tuy nhiªn ®èi víi b¸o biÓu hay BiÓu mÉu th× c«ng cô Wizarrd l¹i rÊt ®­îc dïng tíi, nh­ng th­êng th× thiÕt kÕ víi Disgn View. b. B¶ng truy vÊn (Queries). * Giíi thiÖu chung vÒ b¶ng truy vÊn: Søc m¹nh cña mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu lµ kh¶ n¨ng truy vÊn d÷ liÖu víi ®iÒu kiÖn cña ng­êi dïng mét c¸ch nhanh chãng. VÒ ®iÒu kiÖn Microsoft Access lµm cho ng­êi sö dông hµi lßng víi kh¶ n¨ng kÕt xuÊt d÷ liÖu tõ mét thµnh phÇn kh¸c gäi lµ b¶ng truy vÊn. ViÖc t¹o mét b¶ng truy vÊn rÊt ®¬n gi¶n vµ dÓ hiÓu. Ta chØ cho Access lÊy d÷ liÖu tõ ®©u vµ lÊy nh÷ng g×, Microsoft Access sÏ dùa trªn c¸c mèi quan hÖ ®· ®­îc thiÕt lËp s¼n ®Ó rót ra c¸c th«ng tin mµ ng­êi sö dông yªu cÇu. Khi mét b¶ng truy vÊn ®­îc thùc hiÖn xong, nh÷ng d÷ liÖu tho¶ m·n yªu cÇu cña ng­êi sö dông sÏ ®­îc tËp hîp trong mét b¶ng d÷ liÖu gäi lµ: Dynaset. Gäi chóng lµ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu ®éng v× trªn thùc tÕ Dynaset chØ ®­îc thùc hiÖn khi ta thùc hiÖn mét b¶ng truy vÊn (Run Queries). Nh÷ng th«ng tin trong Dynaset thay ®æi theo sù thay ®æi cña th«ng tin chøa trong b¶ng d÷ liÖu. Nhê sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ta cã thÓ läc ®­îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt tõ c¸c b¶ng d÷ liÖu nguån. Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông mét sè Queries cã c«ng dông vµ hiÖu qu¶ nh­ sau: + B¶ng truy vÊn lùa chän: (select query) lµ b¶ng truy vÊn ®­îc nhiÒu ng­êi dïng nhÊt. H×nh thøc cña nã gièng nh­ mét b¶ng d÷ liÖu. D÷ liÖu cña b¶ng truy vÊn ®­îc lùa chän tõ nhiÒu b¶ng kh¸c nhau cña c¬ së d÷ liÖu, ng­êi sö dông cã thÓ tham kh¶o, ph©n tÝch d÷ liÖu còng nh­ ®iÒu chØnh d÷ liÖu ngay trªn b¶ng truy vÊn hay sö dông b¶ng truy vÊn nh­ lµ d÷ liÖu c¬ së cho mét t¸c vô kh¸c. + B¶ng truy vÊn tham kh¶o chÐo (Crosstab Query): BiÓu diÔn kÕt qu¶ truy vÊn theo d¹ng hµng, cét cã tiªu ®Ò gièng nh­ mét b¶ng tÝnh. Víi b¶ng truy vÊn nµy ng­êi sö dông cã thÓ tæng hîp mét sè l­îng lín d÷ liÖu trong b¶ng d­íi d¹ng liÖt kª dÔ tham kh¶o h¬n. + B¶ng truy vÊn hµnh ®éng ( Action Query): B¶ng truy vÊn nµy gióp ng­êi sö dông thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi víi nhiÒu mÉu tin cïng mét lóc hä còng cã thÓ sö dông b¶ng truy vÊn nµy ®Ó t¹o mét b¶ng míi, xo¸ nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu, söa ®æi hay thªm míi nh÷ng mÉu tin trong mét b¶ng d÷ liÖu. + B¶ng truy vÊn hîp nhÊt (Union Query): B¶ng truy vÊn nµy kÕt hîp nh÷ng vïng t­¬ng øng cña hai hay nhiÒu b¶ng. + B¶ng truy vÊn chuyÓn nh­îng (Pacsthrough Query) : Göi nh÷ng lÖnh tíi mét c¬ së d÷ liÖu SQL. + Truy vÊn khai b¸o sè liÖu (Data-Definition Queries): Dïng ®Ó t¹o, thay ®æi hoÆc xo¸ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu trong mét s¬ së d÷ liÖu cña Microsoft Access b»ng c¸ch dïng c¸c lªnh SQL. Tuy nhiªn v× yªu cÇu cña ch­¬ng tr×nh kh«ng ®ßi hái nh÷ng th«ng tin qu¸ phøc t¹p hay truy cËp d÷ liÖu tõ c¸c c¬ së d÷ liÖu kh¸c nªn trong c¸c c¬ së d÷ liÖu cña ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn chóng em sö dông lo¹i truy vÊn chän lùa. * C¸c c«ng dông cña Query: Microsoft Access cung cÊp cho ng­êi sö dông rÊt nhiÒu sù uyÓn chuyÓn trong viÖc t¹o lËp c¸c b¶ng truy vÊn b»ng c¸ch sö dông b¶ng truy vÊn ng­êi ta cã thÓ: + Lùa chän c¸c vïng d÷ liÖu cÇn thiÕt: Ng­êi sö dông kh«ng cÇn ph¶i bao hµm tÊt c¶ c¸c vïng cña mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu trong cïng mét b¶ng truy vÊn. + Lùa chän nh÷ng mÉu tin: Ng­êi sö dông cã thÓ quy ®Þnh nh÷ng tiªu chuÈn theo ®ã chØ cã c¸c mÉu tin tho¶ m·n c¸c tiªu chuÈn ®ã míi ®­îc hiÓn thÞ trong b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn (Dynaset), ng­êi sö dông cã thÓ tham kh¶o nh÷ng mÉu tin theo mét thø tù quy ®Þnh. + Tham kh¶o d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau: Ng­êi sö dông cã thÓ thùc hiÖn viÖc tr¶ lêi mét c©u hái nµo ®ã liªn quan ®Õn d÷ liÖu thuéc nhiÒu b¶ng d÷ liÖu kh¸c nhau vµ hiÓn thÞ kÕt qu¶ trong Data Sheet. Ng­êi sö dông còng cã thÓ sö dông hái c¸c c©u hái liªn quan ®Õn d÷ liÖu thuéc mét c¬ së d÷ liÖu kh¸c cña c¸c phÇn mÒm qu¶n trÞ d÷ liÖu kh¸c. + Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh: Ng­êi sö dông cã thÓ t¹o nh÷ng vïng d÷ liÖu míi trong ®ã chøa kÕt qu¶ cña nh÷ng phÐp tÝnh. + Sö dông c¸c b¶ng truy vÊn ®Ó lµm d÷ liÖu cho c¸c biÓu mÉu, b¸o biÓu vµ c¸c b¶ng truy vÊn kh¸c. §Ó lùa chän nh÷ng d÷ liÖu cÇn thiÕt cho biÓu mÉu hoÆc b¸o c¸o ng­êi sö dông cã thÓ t¹o mét b¶ng truy vÊn råi dïng b¶ng truy vÊn nµy nh­ mét b¶ng d÷ liÖu c¬ së cho mét biÓu mÉu hay mét b¸o c¸o mµ ng­êi sö dông sÏ t¹o ra. + Thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi trong c¸c b¶ng d÷ liÖu ng­êi sö dông cã thÓ ®ång thêi thùc hiÖn viÖc cËp nhËp, xo¸, nhËp thªm c¸c mÉu tin míi b»ng c¸ch dïng mét b¶ng truy vÊn hµnh ®éng. Ng­êi sö dông còng cã thÓ sö dông mét b¶ng truy vÊn kiÓu nµy ®Ó t¹o mét b¶ng d÷ liÖu míi trong ®ã bao hµm nh÷ng mÉu tin lÊy tõ mét hay nhiÒu b¶ng d÷ liÖu ®· cã kh¸c. * C¸ch t¹o lËp mét b¶ng truy vÊn trong Microsoft Access . + X¸c ®Þnh c¸c b¶ng vµ c¸c tr­êng tham gia: Muèn t¹o mét b¶ng truy vÊn, ®Çu tiªn ng­êi sö dông ph¶i x¸c ®Þnh c¸c d÷ liÖu ra cña b¶ng truy vÊn nµy ®­îc lÊy tõ ®©u ? ng­êi sö dông sÏ chän nh÷ng b¶ng d÷ liÖu hoÆc nh÷ng b¶ng truy vÊn kh¸c ®Ó thªm vµo cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng truy vÊn. + LËp tiªu chuÈn lùa chän. B¶ng kÕt qu¶ truy vÊn cã thÓ rÊt dµi vµ d­ thõa d÷ liÖu nÕu kh«ng cã nh÷ng tiªu chuÈn lùa chän. ViÖc ®Æt mét tiªu chuÈn chän lùa ta ph¶i dïng mét biÓu thøc. BiÓu thøc cã thÓ tõ ®¬n gi¶n ®Õn phøc t¹p, nã sÏ ®Þnh ra ®iÒu kiÖn mµ d÷ liÖu ph¶i tho¶ m·n míi ®­îc chän vµo b¶ng kÕt qu¶ truy vÊn. * §Æt c¸c thuéc tÝnh cho b¶ng truy vÊn: Microsoft Access cho phÐp chóng ta thiÕt lËp c¸c thuéc tÝnh cho tõng tr­êng cña b¶ng truy vÊn còng nh­ cho toµn b¶ng truy vÊn. C¸c thuéc tÝnh cña tõng tr­êng quy ®Þnh c¸ch thøc tr×nh bµy d÷ liÖu, c¸c thuéc tÝnh Query quy ®Þnh c¸ch thøc ho¹t ®éng cña nã. * Thùc hiÖn c¸c phÐp tÝnh trong b¶ng truy vÊn: Trong thùc tÕ chóng ta th­êng gÆp nh÷ng c©u hái ®Æt ra ®èi víi tõng nhãm d÷ liÖu. Microsoft Access cung cÊp cho chóng ta mét sè phÐp tÝnh ®Ó thùc hiÖn ®èi víi nh÷ng nhãm mÉu tin bao gåm c¸c hµm sau: Sum: TÝnh tæng c¸c gi¸ trÞ trªn mét tr­êng kiÓu sè Avg: tÝnh gi¸ trÞ trung b×nh cña mét tr­êng Min: TÝnh gi¸ trÞ nhá nhÊt cña mét tr­êng Max: TÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt cña mét tr­êng Count: ®Õm sè mÈu tin trong tr­êng First: Gi¸ trÞ cña tr­êng ë mÉu tin ®Çu tiªn Last: Gi¸ trÞ cña tr­êng ë mÉu tin cuèi cïng. * S¾p xÕp c¸c m©u tin theo thø tù. Qui ®Þnh c¸c tham sè: chøc n¨ng nµy cho phÐp thay ®æi nhiÒu tiªu chuÈn chän lùa ®èi víi mét vïng Query. ®iÒu nµy lµm cho viÖc thiÕt kÕ còng nh­ sö dông Query linh ho¹t h¬n vµ thuËn tiÖn h¬n, c¸c tham sè dùa vµo Query lµ kh«ng h¹n chÕ c. BiÓu mÉu (Form): * Kh¸i niÖm vÒ biÓu mÉu trong Microsoft Access. Mét yªu cÇu kh«ng thÓ thiÕu ®­îc lµ ch­¬ng tr×nh ph¶i cã mét giao diÖn ®Ñp, dÔ sö dông vµ dÔ hiÓu. Cã thÓ nèi thiÕt kÕ giao diÖn lµ c«ng viÖc rÊt quan träng liªn quan ®Õn thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña mét hÖ ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm. HiÖn nay xu thÕ thiÕt kÕ c¸c ch­¬ng tr×nh phÇn mÒm trªn Windows ph¸t triÓn m¹nh. C¸c ch­¬ng tr×nh nµy nhê sù hç trî cña m«i tr­êng ®å ho¹ ngµy cµng ®Ñp vµ th©n thiÖn víi ng­êi sö dông h¬n. BiÓu mÉu lµ mét c«ng viÖc vÒ d¹ng thøc cã thÓ sö dông ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu theo c¸ch tæ chøc cña chóng ng­êi sö dông vµ thuËn tiÖn cho hä trong viÖc nhËn biÕt d÷ liÖu. Khi lµm viÖc víi c¸c biÓu mÉu ng­êi sö dông cã thÓ ®iÒu chØnh d÷ liÖu, xem d÷ liÖu vµ in d÷ liÖu. * C«ng dông cña c¸c biÓu mÉu: Ch­¬ng tr×nh qu¶n lý th­ viÖn cã môc ®Ých lµ ®­a ra nh÷ng thuËn lîi cho viÖc tra cøu ®èi víi ng­êi sö dông. §Ó ®¹t ®­îc môc ®Ých nµy ch­¬ng tr×nh cßn cÇn nh÷ng biÓu mÉu tr×nh bµy th«ng tin mét c¸ch khoa häc. Mçi biÓu mÉu thu nhËn nh÷ng th«ng tin tõ c¸c b¶ng nguån, b¶ng truy vÊn hay c¸c biÓu mÉu con vµ hiÓn thÞ lªn mµn h×nh hay m¸y in tuú theo së thÝch cña ng­êi sö dông. C¸c biÓu mÉu trong Microsoft Access rÊt linh ho¹t dÔ cËp nhËp, xem, chØnh , söa vµ in Ên. Trong m«i tr­êng Microsoft Access chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu d­íi nhiÒu h×nh thøc: V¨n b¶n , h×nh ¶nh, ®å thÞ…, víi nh÷ng ®­êng nÐt vµ mµu s¾c tuú chän . Th«ng tin ®­a ra còng cã thÓ ®­îc chän läc hay ®­a ra theo mét thø tù tuú ý. BiÓu mÉu trong Microsoft Access cã rÊt nhiÒu c«ng dông. + BiÓu mÉu cung cÊp kh¶ n¨ng tiÖn lîi cho ng­êi sö dông ®Ó quan s¸t d÷ liÖu. Chóng ta cã thÓ xem xÐt h«ng tin cña biÓu mÉu d­íi nhiÒu h×nh thøc kh¸c nhau. §ã cã thÓ lµ d¹ng Form View ®Ó xem tõng b¶n ghi mét c¸ch riªng rÏ hoÆc d¹ng DataSheet ®Ó xem xÐt tÊt c¶ nh÷ng b¶n ghi cña biÓu mÉu ®ã . + Sö dông c¸c biÓu mÉu ®Ó gi¶m bít thêi gian còng nh­ sù phøc t¹p khi nhËp d÷ liÖu. Chóng ta còng cã thÓ sö dông danh s¸ch th¶ xu«ng (ComboBox) ®Ó t¨ng c­êng kh¶ n¨ng nhËp liÖu. Nh÷ng hép Combo cho phÐp chóng ta tËp hîp nh÷ng th«ng tin cã s½n, gióp gi¶m bít thêi gian còng nh­ t¨ng tèc ®é chÝnh x¸c khi cïng mét gi¸ trÞ cña th«ng tin ®­îc lÆp ®i lÆp l¹i nhiÒu lÇn. + BiÓu mÉu cßn cung cÊp c¸c « ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n gióp chóng ta trong viÖc tæng hîp th«ng tin. * C¸c ®èi t­îng ®­îc sö dông trong biÓu mÉu: C¸c ®èi t­îng dïng trong biÓu mÉu rÊt ®a d¹ng chóng cã thÓ lµ c¸c « ®iÒu khiÓn nh­ Text Box, Label, Combo Box, Option Button, c¸c h×nh ¶nh, ®å ho¹ v.v.. C¸c « ®iÒu khiÓn trong Microsoft Access cã thÓ thuéc lo¹i Unbound Control hoÆc Bound Control. Unbound Control lµ nh÷ng ®èi t­îng kh«ng g¾n víi m«i tr­êng nµo trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hoÆc truy vÊn. Chóng ta xem sÐt nh­ng ®èi t­îng ®­îc sö dông nhiÒu nhÊt trong biÓu mÉu. + C¸c hép v¨n b¶n (Text Box): Cã thÓ dïng ®Ó tr×nh bµy tªn, ®Þa chØ hay c¸c thuéc tÝnh c¸ nh©n kh¸c cña danh môc s¸ch, nh­ vËy hép v¨n b¶n nµy lµ nh÷ng Bound Control v× chóng ®­îc g¾n víi nh÷ng tr­êng ®· tån t¹i trong c¸c b¶ng d÷ liÖu hay truy vÊn. + C¸c nh·n (Label) dïng ®Ó trang trÝ biÓu mÉu hiÓn thÞ c¸c dßng ch÷ miªu t¶ nh­ tiªu ®Ò , chó gi¶i hay nh÷ng th«ng tin kh¸c trong biÓu mÉu . ¤ nh·n lu«n lu«n lµ Unbound Control vµ gi¸ trÞ cña nã lu«n lu«n kh«ng thay ®æi. +C¸c h×nh ¶nh ®å ho¹: (bound control) hay nh÷ng h×nh ¶nh ®Ó trang trÝ biÓu mÉu. + C¸c hép Combo vµ hép danh s¸ch: th­êng dïng ®Ó chøa mét gi¸ trÞ cña mét tr­êng nµo ®ã cã Ýt gi¸ trÞ gióp cho viÖc nhËp d÷ liÖu nhanh chãng chÝnh x¸c. + C¸c nót chän: cã thÓ lµ chän mét vµi gi¸ trÞ hoÆc chØ lµ mét trong sè c¸c gi¸ trÞ ®­a ra. + C¸c nót lÖnh: C¸c nót lÖnh lµ khi cã mét biÕn cè x¶y ra trªn nã th× nã sÏ thùc hiÖn mét sù kiÖn ®Ó ®¸p øng biÕn cè ®ã. C¸c biÕn cè cã thÓ bÊm nót chuét mét lÇn, bÊm ®óp chuét, di chuét, bÊm vµo c¸c phÝm Short cut… c¸c d÷ kiÖn cã thÓ x¶y ra rÊt nhiÒu lo¹i nh­ më mét sè biÓu mÉu thùc hiÖn Macro, Query. + Subform (biÓu mÉu phô): Thùc chÊt ®©y lµ mét ph­¬ng ph¸p ®­a d÷ liÖu tõ nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi b¶ng d÷ liÖu nguån cña biÓu mÉu chÝnh. Ph­¬ng ph¸p nµy ®Æc biÖt cã hiÖu qu¶ khi dïng kÕt nèi d÷ liÖu cña c¸c b¶ng cã quan hÖ Mét – NhiÒu. Th«ng tin ë phÝa bªn mét sÏ ®­îc ®­a vµo biÓu mÉu chÝnh vµ th«ng tin ë phÝa bªn nhiÒu sÏ ®­îc vµo biÓu mÉu phô . Nh­ vËy khi hiÓn thÞ biÓu mÉu ë d¹ng Formview th× nh÷ng th«ng tin ë phÝa nhiÒu sÏ cã quan hÖ víi mÉu tin t­¬ng øng cña phÝa bªn mét sÏ ®­îc tr×nh bµy. §iÒu nµy rÊt thuËn tiÖn ®Ó kÕt nèi d÷ liÖu. Ch¼ng h¹n khi xem toµn bé qu¸ tr×nh qu¶n lý danh môc s¸ch nµo ®ã th× chØ cÇn ®­a ra c¸c th«ng tin liªn quan tíi danh môc s¸ch ®ã vµo biÓu mÉu chÝnh, cßn c¸c th«ng tin vÒ nguån cung cÊp , nhµ xuÊt b¶n ®­îc ®­a vµo biÓu mÉu phô. ViÖc thiÕt kÕ biÓu mÉu phô còng t­¬ng ®­¬ng víi viÖc thiÕt kÕ mét biÓu mÉu chÝnh. Nguån d÷ liÖu thuéc c¸c biÓu mÉu phô nµy lµ b¶ng d÷ liÖu hoÆc b¶ng truy vÊn. Vµ ®Ó cã thÓ xem tÊt c¶ c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn th«ng tin ë biÓu mÉu chÝnh chóng ta cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu phô ë d¹ng DataSheet. Chóng ta còng ph¶i chØ ra tr­êng kÕt nèi ë c¸c môc tÝnh chÊt LinK ChildField (cña biÓu mÉu phô) vµ Link MaterField (cña biÓu mÉu chÝnh). Trªn ®©y lµ nh÷ng ®èi t­îng biÓu mÉu chñ yÕu ®­îc dïng trong ch­¬ng tr×nh. Ngoµi ra cßn mét vµi ®èi t­îng kh¸c nh­ h×nh vÏ hép kiÓm tra (Chek Box)… Tuy nhiªn chóng Ýt ®­îc sö dông vµ còng kh«ng phøc t¹p nªn kh«ng tr×nh bµy ra ®©y. * §Æt thuéc tÝnh cho c¸c ®èi t­îng cña c¸c biÓu mÉu: Khi thiÕt kÕ mét biÓu mÉu th× viÖc cµi ®Æt tÝnh chÊt cho c¸c ®èi t­îng biÓu mÉu lµ quan träng. Cã rÊt nhiÒu tÝnh chÊt ®Æc tr­ng cho tõng ®èi t­îng, nh­ng chóng ta cÇn xem xÐt mét vµi tÝnh chÊt th­êng dïng nhÊt: §Æt Font: §èi víi c¸c hép v¨n b¶n c¸c nh·n… §Æt mµu ch÷, mµu nÒn cña ®èi t­îng, cña biÓu mÉu, rÊt quan träng trong viÖc dïng biÓu mÉu lµm giao diÖn víi ng­êi dïng. §Æt tªn ®èi t­îng: tªn nµy dïng ®Ó lµm tham chiÕu ®Õn c¸c ®èi t­îng trong c¸c Modul ch­¬ng tr×nh. ChØ ra nguån d÷ liÖu cho ACCESS biÕt ®èi t­îng nµy lÊy ra tõ ®©u? Quy ®Þnh cho biÕt cã thÓ chØnh söa hay kh«ng? d. B¸o biÓu (Report): - C¸c kh¸i niÖm vÒ b¸o biÓu vµ c«ng dông cña nã: Ngoµi viÖc sö dông biÓu mÉu dïng ®Ó tr×nh bµy d÷ liÖu, ACCESS cßn cung cÊp mét ®èi t­îng kh¸c rÊt thÝch hîp cho viÖc t¹o c¸c b¶n b¸o c¸o cã d÷ liÖu lµ c¸c b¸o biÓu ( Report) c«ng cô nµy t¹o nhiÒu kh¶ n¨ng linh ho¹t vµ ®Æc biÖt thuËn tiÖn trong c«ng t¸c t¹o vµ in Ên c¸c b¶n b¸o c¸o, b¶ng tæng kÕt. Trong mét b¸o biÓu ng­êi sö dông cã thÓ tæ chøc th«ng tin, quy ®Þnh d¹ng thøc in sao cho phï hîp víi yªu cÇu vÒ th«ng tin còng nh­ mü quan cña ng­êi sö dông. Ng­êi sö dông còng cã thÓ dïng nhiÒu thµnh phÇn th«ng tin kh¸c nhau ®Ó thiÕt kÕ b¶ng b¸o biÓu cña m×nh, ch¼ng h¹n nh­: ch÷ sè, h×nh ¶nh, ®å thÞ vµ nh÷ng trang trÝ kh¸c. Khi sö dông Microsoft ACCESS ng­êi sö dông cã thÓ dïng b¸o biÓu ®Ó: + Tæ chøc vµ tr×nh bµy d÷ liÖu theo tõng nhãm + TÝnh to¸n céng trõ nhãm hoÆc tæng c¸c tÝnh to¸n kh¸c + Bao hµm biÓu mÉu, b¸o biÓu con, ®å thÞ trong b¸o biÓu + Tr×nh bµy d÷ liÖu d­íi d¹ng hÊp dÉn h¬n Trong b¸o biÓu d÷ liÖu cã thÓ ®­îc lÊy tõ nh÷ng b¶ng d÷ liÖu hoÆc b¶ng truy vÊn. D÷ liÖu còng cã thÓ ®­îc t¹o ra bëi nh÷ng quy ®Þnh tÝnh to¸n. §Æc biÖt c«ng cô Report Winzard gióp cho ng­êi sö dông mét vµi d¹ng chuÈn ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu. TÊt nhiªn ng­êi sö dông hoµn toµn cã thÓ tù t¹o mét b¸o biÓu theo c¸ch riªng cña ng­êi sö dông, nh­ng th«ng th­êng nªn dïng c«ng cô nµy tr­íc råi sau ®ã söa l¹i theo ý m×nh, nh­ vËy sÏ tiÕt kiÖm rÊt nhiÒu thêi gian vµ c«ng søc. - C¸c ®èi t­îng trong b¸o biÓu C¸c ®èi t­îng ®iÒu khiÓn trong b¸o biÒu còng t­¬ng tù nh­ trong biÓu mÉu. e. Macro: * Kh¸i niªm vµ c«ng cô Macro: Macro lµ mét lÖnh hay mét nhãm quy ®Þnh s½n ®Ó mçi khi gäi ra thi hµnh (b»ng c¸ch bÊm mét phÝm quy ®Þnh hay mét nót chuét) nã sÏ gióp ng­êi sö dông thùc hiÖn liªn tiÕp mét hay nhiÒu t¸c vô cïng mét lóc mét c¸ch tù ®éng. Mçi t¸c vô mµ ng­êi sö dông quy ®Þnh trong Macro ®Ó Microsoft Access thi hµnh ®­îc gäi lµ “mét hµnh ®éng” (Action) Microsoft Access cung cÊp 47 Action ®Ó ng­êi sö dông cã thÓ lùa chän mçi khi ng­êi sö dông muèn t¹o ra mét Macro trong c¬ s¬ d÷ liÖu cña m×nh. Khi ng­êi sö dông cho ch¹y mét Macro, Microsoft Access sÏ thùc hiÖn mét hµnh ®éng theo thø tù mµ ng­êi sö dông ®· quy ®Þnh trong Macro, nh÷ng hµnh ®éng ®ã t¸c ®éng lªn nh÷ng ®èi t­îng d÷ liÖu cho chÝnh ng­êi sö dông quy ®Þnh trong Macro. Trong mét Macro ng­êi sö dông còng cã thÓ thi hµnh mét Macro kh¸c. Macro cung cÊp cho ng­êi sö dông rÊt nhiÒu thuËn lîi. VÒ nguyªn t¾c bÊt kú mét t¸c vô nµo mµ ng­êi sö dông ph¶i thùc hiÖn, tèt nhÊt lµ nªn dïng mét Macro. ViÖc tù ®éng ho¸ thi hµnh mét t¸c vô mµ ng­êi sö dông ph¶i thùc hiÖn sÏ n©ng cao tÝnh hiÖu qu¶ vµ sù chÝnh x¸c cña d÷ liÖu. Víi Macro ng­êi sö dông cã thÓ: + §iÒu khiÓn c¸c biÓu mÉu vµ b¸o biÓu ho¹t ®éng ®ång thêi + T×m vµ läc th«ng tin mét c¸ch tù ®éng + X¸c ®Þnh gi¸ trÞ cña nh÷ng « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu. Ng­êi sö dông cã thÓ g¸n kÕt qu¶ tÝnh to¸n hoÆc mét d÷ liÖu tõ mét b¶ng d÷ liÖu kh¸c cho « ®iÒu khiÓn trong biÓu mÉu. + §¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña d÷ liÖu +Tù ®éng ho¸ viÖc chuyÓn liÖu +T¹o mét m«i tr­êng sö dông riªng cho ng­êi sö dông khi dïng Microsoft Access ng­êi sö dông cã thÓ dïng mét Macro ®Ó mçi khi më c¬ së d÷ liÖu ¸p dông cña m×nh th× sÏ tù ®éng më mét lo¹t truy vÊn, biÓu mÉu, b¸o biÓu. Cã thÓ thÊy Macro gièng nh­ mét ®o¹n ch­¬ng tr×nh chøa c¸c tÖp lÖnh tuÇn tù. Nh­ng Macro trong Microsoft Access kh«ng ®¬n thuÇn lµ viÖc ghi l¹i c¸c chuçi, c¸c phÝm tù ®éng thùc hiÖn c¸c c«ng viÖc lËp l¹i, trong thùc tÕ nã cã thÓ thùc hiÖn nhiÒu chøc n¨ng thay cho viÖc ph¶i viÕt m· mét ®o¹n ch­¬ng tr×nh. Sö dông mét Macro ®«i khi cã hiÖu qu¶ h¬n viÖc viÕt m· nguån ®Ó thùc hiÖn cïng mét lóc c«ng viÖc v× Macro cã tÝnh chÝnh x¸c cao h¬n vµ tiÕt kiÖm thêi gian h¬n so víi viÖc viÕt ch­¬ng tr×nh. * T¹o mét Macro: Ng­êi sö dông cã thÓ t¹o mét Macro b»ng c¸ch t¹o mét cöa sæ Macro trong c¬ së d÷ liÖu hoÆc tõ c«ng cô Menu Builder… t¹i cöa sæ Macro chän mét hµnh ®éng trong sè c¸c hµnh ®éng ®­îc cung cÊp t¹i môc Action cña cöa sè thiÕt kÕ Macro. §èi víi mçi hµnh ®éng kh¸c nhau th× tham sè t­¬ng øng kh¸c nhau. Hµnh ®éng ë ®©y lµ më biÓu mÉu (Open Form) víi c¸c tham sè : tªn biÓu mÉu, d¹ng hiÓn thÞ, biÓu thøc läc d÷ liÖu, ®iÒu kiÖn, chÕ ®é d÷ liÖu vµ chÕ ®é cöa sæ. Trong mét sè tr­êng hîp ng­êi sö dông chØ cÇn thùc hiÖn mét hµnh ®éng hoÆc mét chuçi hµnh ®éng thuéc Macro, nÕu mét ®iÒu kiÖn ®Æc biÖt nµo ®ã ®­îc tho¶ m·n. Víi mét Macro nh­ thÕ nµy ng­êi sö dông cã thÓ më mét biÓu mÉu mµ chØ giíi h¹n ë nh÷ng b¶ng ghi cÇn thiÕt. §iÒu nµy rÊt cã Ýt cho ng­êi sö dông chØ muèn xem th«ng tin vÒ mét lo¹i s¸ch nµo ®ã mµ th«i. Macro trªn thùc hiÖn më mét biÓu mÉu víi danh môc s¸ch t­¬ng øng víi m· s¸ch mµ ng­êi sö dông trong hép combox. C¸c biÓu thøc ®iÒu kiÖn trong Macro lµ mét biÓu thøc to¸n häc Logic. §Ó thuËn tiÖn theo yªu cÇu cña bµi to¸n ta cã thÓ t¹o ra mét nhãm c¸c Macro cã liªn quan ®Õn nhau ®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc nhÊt ®Þnh. Mçi Macro cã thÓ cã mét tham sè vµ nh÷ng ®iÒu kiÖn kh¸c nhau. Khi ®Þnh nghÜa mét nhãm Macro th× cöa sæ thiÕt kÕ cã thªm môc Macro Name ®Þnh nghÜa tªn Macro. Khi thiÕt kÕ c¸c ®èi t­îng ®iÒu khiÓn hoÆc c¸c thuéc tÝnh ta sÏ gäi c¸c Macro con. * Mét sè øng dông cña Macro: - §èi víi biÓu mÉu: C¸c Macro cã nhiÒu øng dông trong c¸c biÓu mÉu nh­: + §ång bé ho¸ c¸c biÓu mÉu: Khi quan s¸t mèi liªn hÖ gi÷a hai biÓu mÉu hay gi÷a c¸c b¶ng ghi trªn hai biÓu mÉu, chóng ta cã thÓ dïng Macro ®Ó ®ång bé ho¸ hai biÓu mÉu nµy. Khi t¹o Macro chóng ta ph¶i quyÕt ®Þnh biÓu mÉu nµo quyÕt ®Þnh tÝnh ®ång bé cña chóng vµ biÓu mÉu nµo lµ biÓu mÉu liªn hÖ. §iÒu kiÖn nµy ®­îc ¸p dông th«ng qua c¸c th«ng sè Filter Name vµ Where Codition. Ngoµi ra Macro cßn ®­îc sö dông ®Ó hiÓn thÞ ®ång thêi hai biÓu mÉu cã liªn quan t¹o ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho viÖc cËp nhËt hay chØnh söa d÷ liÖu. + Macro dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu: Cã thÓ sö dông Macro ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu mét « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu nµy b»ng gi¸ trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét biÓu mÉu kh¸c, hoÆc cã thÓ cËp nhËt « ®iÒu khiÓn lÖ thuéc vµo mét gi¸ trÞ « ®iÒu khiÓn cña mét gi¸ trÞ kh¸c. + Macro ph¶n øng theo ®iÒu kiÖn cña biÓu mÉu: Khi lµm viÖc víi mét biÓu mÉu Microsoft Access cã thÓ nhËn biÕt sù kiÖn nµo ®ã ®ang x¶y ra. Nh÷ng sù kiÖn cã thÓ cã mét ®¸p øng thÝch hîp víi nã nh­ c¸c ®iÒu kiÖn onclick, onchange… sö dông Macro lµ mét ph­¬ng ph¸p hiÖu qu¶ ®Ó ®¸p øng víi mçi sù kiÖn ®ã. + Tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn: §Ó lµm cho viÖc sö dông biÓu mÊu trë nªn dÔ dµng vµ t¨ng tèc ®é nhËp liÖu, ta cã thÓ dïng Macro ®Ó tù ®éng chuyÓn ®Õn mét ®iÒu khiÓn cña biÓu mÉu hiÖn thêi. + Sö dông Macro trong viÖc in d÷ liÖu: Chøc n¨ng in cña Macro cã thÓ sö dông ®Ó in c¸c biÓu mÉu, c¸c b¸o biÓu vµ c¸c b¶ng d÷ liÖu. Nã hç trë c¶ viÖc x¸c ®Þnh b¶ng in, mËt ®é in, ph¹m vi b¶ng in. - §èi víi c¬ së d÷ liÖu: Macro cã thÓ dïng ®Ó: Lùa chän c¸c b¶ng ghi trong mét sè øng dông cña c¬ së d÷ liÖu kh«ng ph¶i lóc nµo còng cÇn xem xÐt tÊt c¶ c¸c b¶ng ghi, ®«i khi ta chØ cÇn xem mét sè b¶ng ghi cÇn thiÕt.Khi ®ã viÖc lùa chän mét sè b¶ng ghi lµ cÇn thiÕt. Cã nhiÒu c¸ch ®Ó lùa chän b¶ng ghi, dïng Macro lµ mét c¸ch cã hiÖu qu¶. + T×m kiÕm b¶ng ghi. + Hîp thøc ho¸ d÷ liÖu. §Ó ®¶m b¶o th«ng tin cña hÖ thèng ph¶i cã sù kiÓm tra nh­: + KiÓm tra c¸c th«ng tin nhËp d÷ liÖu khi trïng trong hÖ thèng. + KiÓm tra quyÒn truy nhËp vµo hÖ thèng. Ch­¬ng II Kh¶o s¸t thùc tÕ. I. HÖ thèng qu¶n lý hiÖn t¹i cña th­ viÖn tr­êng T36. Tr­êng T36 ®­îc thµnh lËp trong bèi c¶nh ®Êt n­íc cßn ®ang trong cuéc kh¸ng chiÕn chèng mü cøu n­íc víi nhiÖm vô chÝnh cña tr­êng lµ ®µo t¹o c¸n bé chiÕn sü cã nghiÖp vô vÒ c¬ yÕu, th«ng tin v« tuyÕn ®iÖn phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh chÝnh trÞ ë MiÒn B¾c vµ t¨ng c­êng cho chiÕn tr­êng MiÒn Nam. Víi hoµn c¶nh ®Êt n­íc trong chiÕn tranh cßn gÆp nhiÒu khã kh¨n nh­ng nhiÖm vô häc tËp vµ rÌn luyÖn vÉn ®­îc thÇy vµ trß c¸c kho¸ häc viªn ®Æt lªn hµng ®Çu. Ban Gi¸m HiÖu nhµ tr­êng qua c¸c thêi kú lu«n quan t©m ®Õn hÖ thèng th­ viÖn cña nhµ tr­êng v× ®©y lµ n¬i ®Ó sinh viªn nghiªn cøu häc hái trao ®æi kiÕn thøc qua s¸ch vë ®Ó n©ng cao tr×nh ®é nghiÖp vô. Thêi kú ®ã ®Ó cã mét th­ viÖn hoµn chØnh vµ hiÖn ®¹i th× qu¶ thËt kh«ng ®¸p øng ®­îc, v× vËy nh÷ng ng­êi qu¶n lý trùc tiÕp th­ viÖn vµ nh÷ng ng­êi cã tr¸ch nhiÖm lu«n t×m tßi vµ cã nh÷ng s¸ng kiÕn ®Ó nh»m phôc vô tèt h¬n nhu cÇu häc tËp cña sinh viªn, nh­ng chñ yÕu lµ nh÷ng s¸ng kiÕn mang tÝnh thñ c«ng nÆng nhäc, nh÷ng ng­êi trùc tiÕp qu¶n lý ph¶i th­êng xuyªn lµm mét khèi l­îng c«ng viÖc kh¸ lín, hÖ thèng sæ s¸ch qu¶n lý cång kÒnh ®Ó theo dâi víi nhiÒu lo¹i biÓu mÉu rêm rµ, nÕu kh«ng cÈn thËn sÎ rÊt dÓ dÉn ®Õn nh»m lÉn g©y khã kh¨n cho c«ng t¸c qu¶n lý th­ viÖn. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y th­ viÖn tr­êng T36 còng ®· ®­îc nhµ tr­êng quan t©m ®æi míi phÇn nµo ®Ó ®¸p øng ®­îc nhu cÇu tèi thiÓu cña b¹n ®äc lµ sinh viªn nh­ng nh×n chung cßn rÊt h¹n chÕ, thiÕu sãt trong qu¶n lý. II. Nhu cÇu cÇn x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn míi ë tr­êng T36. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña ngµnh, hÖ thèng c¸c tr­êng c«ng an nh©n d©n còng ®ang ®­îc §¶ng, Nhµ n­íc vµ ngµnh c«ng an quan t©m ®Çu t­ x©y dùng, ®Ó ®µo t¹o nh÷ng c¸n bé c«ng an cã ®ñ n¨ng lùc, phÈm chÊt phôc vô c«ng t¸c b¶o vÖ an ninh trËt tù cho tæ quèc tr­êng T36 còng kh«ng n»m ngoµi chñ tr­¬ng trªn. Trong nh÷ng n¨m qua l­u l­îng häc sinh, sinh viªn hµng n¨m cã ®ñ tiªu chuÈn nhËp häc ngµy cµng ®«ng víi nhiÒu ngµnh häc kh¸c nhau nh­ m« h×nh liªn kÕt ®µo t¹o gi÷a tr­êng T36 vµ tr­êng §HBK Hµ Néi lµ mét ®iÓn h×nh. Nh­ ®· nãi ë trªn ®Ó t¹o m«i tr­êng häc tËp thuËn lîi, hÖ thèng th­ viÖn nhµ tr­êng còng cÇn ®æi míi ®Ó ®¸p øng nhu cÇu nghiªn cøu cña sinh viªn còng nh­ gi¶ng viªn trong nhµ tr­êng. Trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y hÖ thèng th­ viÖn tr­êng ®· ®­îc quan t©m cña cÊp trªn trang bÞ cho nhiÒu ®Çu s¸ch vÒ mäi lÜnh vùc, v× vËy viÖc qu¶n lý b»ng ph­¬ng ph¸p thñ c«ng lµ rÊt khã kh¨n, nhÊt lµ giê cao ®iÓm cã nhiÒu ng­êi cïng tham gia m­în tr¶. Tõ thùc tÕ nªu trªn th­ viÖn tr­êng T36 Bé c«ng an cã nhu cÇu thùc sù cÇn x©y dùng mét hÖ thèng qu¶n lý th­ viÖn cho tr­êng T36, ng­êi x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: Rót ng¾n thêi gian tra cøu ®¸p ø._.