Quản lý thư viện tại trường cấp 3 Hồng Quang

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành được báo cáo này, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Bộ môn Công nghệ Thông Tin đã giảng dạy giúp đỡ em trong suốt thời gian học tập vừa qua. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo Phạm Minh Hoàn Bộ môn Công nghệ Thông tin – Trường Đại Học Kinh tế Quốc dân đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ em hoàn thành báo cáo . Tôi cũng xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, trao đổi của các bạn bè trong lớp K7 - Trường ĐHKTQD. Và các anh chị khoá trước đã giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo này. Vì thời gian và trình độ có hạn, việc nghiên cứu và xây dựng hệ thống Quản Lý Thư Viện chắc chắn sẽ không chánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô, của các anh chị cũng như của các bạn . LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với sự phát triển không ngừng của Tin học trên thế giới, đã ảnh hưởng trực tiếp đến ngành khoa học kỹ thuật ở nước ta trong những năm gần đây.Tin học ra đời kéo theo sự thay đổi của toàn xã hội, nền kinh tế phát triển, giáo dục đào tạo được nâng cao, cuộc sống của con người được cải thiện rõ rệt. Sự phát triển Tin học ở nước ta đang bước vào thời kỳ mới, các ứng dụng của tin học được triển khai rộng rãi, và có quy mô tương đối lớn. Nhu cầu của con người ngày càng cao, để đáp ứng những nhu cầu đó những người làm công tác tin học phải thường xuyên nâng cao lắm bắt những tiến bộ của công nghệ trên thế giới, và ứng dụng có hiệu quả vào nền kinh tế nước ta . Một trong những yêu cầu làm tin học nước ta hiện nay là phải có khả năng phân tích, hiểu được thực trạng của cơ quan mình để từ đó có thể thiết kế, xây dựng ra các hệ thông tin dùng máy tính và phương tiện truyền thông, khi lượng thông tin ra tăng thì nhu cầu cho việc quản lý, tổ chức và sử lý thông tin đạt hiệu quả cao nhất đồng thời đáp ứng cho yêu cầu quản lý, xử lý và lưu giữ thông tin, tìm kiếm thông tin khi cần thiết, thống kê những thông tin mà con người yêu cầu, bảo mật thông tin đảm bảo nhanh chính xác kịp thời .Tin học là một ngành khoa học đáp ứng được những yêu cầu đó vì tin học là công cụ máy tính điện tử cho phép sử lý nhanh chóng và mềm dẻo các yêu cầu mà con người đưa ra, sản phẩm của nó được ứng dụng rộng dãi trong thực tế . Hiện nay, ở các nước phát triển, các hệ thống xử lý thông tin đã được xây dựng và ứng dụng rất có hiệu quả. Các hệ thống thông tin đó đã trở thành sương sống trong nhiều lĩnh vực khác nhau như ngân hàng, quản trị doanh nghiệp, thương mại điện tử... Hệ thống đó giúp cho con người kinh doanh hiệu quả hơn và giảm bớt công sức nhân lực, giúp cho con người vượt qua trở ngại về không gian . Ngoài những ứng dụng lớn của tin học đã kể trên. Tin học còn được phổ cập cho đội ngũ giáo viên, học sinh, sinh viên, các công nhân viên chức trong các cơ quan nhà nước, tư nhân. Máy tính đã được dùng phổ biến cho công tác quản lý trong trường học, như quản lý thư viện, quản lý học sinh, quản lý điểm của các học sinh, sinh viên trong trường của mình, bằng hệ thống máy tính, việc áp dụng như vậy giúp con người đỡ vất vả hơn, mất ít thời gian. Và điều quan trọng là chúng ta có thể làm được một khối lượng công việc lớn với độ chính xác tuyệt đối . Việc ứng dụng và phát triển tin học vào công tác quản lý là một tất yếu, biết được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó, các cơ quan, xí nghiệp, các trường học, các mô hình quản lý thư viện vừa và nhỏ đã lợi dụng tính ưu việt của tin học, áp dụng một cách mạnh mẽ và tích cực vào đơn vị thuộc sự quản lý của mình . Để nêu lên được một đặc điểm của việc ứng dụng tin học trong đời sống, em xin được trình bày hệ thống quản lý thư viện cấp III “Năng khiếu tỉnh Hải Dương” bằng máy tính . Ưu điểm của hệ thống là: - Cập nhật và khai thác thông tin nhanh chóng tại mọi thời điểm . - Tổ chức thông tin một cách có khoa học - Tìm kiếm, thống kê thông tin nhanh chóng theo các tiêu chí khác nhau - Lưu trữ thông tin với số lượng lớn - An toàn thông tin, đảm bảo thông tin chính xác, không sai lệch. Dựa trên tính ưu việt đó .Em đã tiến hành nghiên cứu đề tài “Quản lý thư viện tại trường cấp III Hồng Quang” Đề tài được đặt ra với hy vọng sẽ giảm bớt thời gian của quản thư (Cán bộ quản lý thư viện) trong phòng tổ chức trong việc tìm kiếm, sắp xếp, thống kê báo cáo về những thông tin liên quan như bạn đọc (Độc giả), tài liệu mà độc giả quan tâm ... CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Quản lý và ứng dụng tin học trong công tác quản lý 1.1.1 Một số khái niệm cơ bản về quản lý Quản lý là một thuật ngữ mang ý nghĩa tổng quát nó thường được dùng không chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội.... Trong công tác quản lý người ta phân chia ra làm 2 loại hình lao động: - Lao động mang tính máy móc, lặp đi lặp lại nhiều lần như việc thống kê danh sách, bảng biểu. - Lao động mang tính chất sáng tạo, như việc đề ra các phương pháp mới, các công việc kiểm tra, hướng dẫn . Trong thời gian tiêu phí cho loại hình thứ nhất chiếm 3/4 thời gian, chỉ còn 1/4 thời gian dành cho loại hình thứ hai . 1.1.2. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý: Ngày, nay cùng với sự phát triển của tin học phần cứng cũng như phần mềm, việc ứng dụng của tin học trong mọi lĩnh vực trở lên phổ biến. Ở nước ta tin học đã và đang khẳng định vai trò của mình trong các công tác quản lý mọi lĩnh vực như kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội ....Việc áp dụng tin học vào công việc quản lý trước hết giải phóng cho cho các nhà lãnh đạo khỏi các công việc nặng nhọc, các công việc mất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao, đồng thời tạo điều kiện, thời gian dốc sức vào trong công tác quản lý cho họ chặt chẽ hơn, khoa học, làm tăng tốc độ về xử lý thông tin đạt hiệu quả hơn. Tuy nhiên từng công việc cụ thể mà ta có thể tin học hoá từng phần hoặc tin học hoá toàn phần. a. Tin học hoá toàn bộ: Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá đồng thời các chức năng quản lý và thành lập một cấu trúc hoàn toàn tự lập động thay thế cho các cấu trúc tổ chức của cơ quan quản lý. Ưu điểm: Của chức năng này là các chức năng quản tin học một cách triệt để nhất, hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh trùng lặp thừa thông tin. Nhưng nhược điểm của thông tin này là thực hiện công việc rất lâu, khó khăn và các chi phí ban đầu rất lớn. b. Tin học hoá từng phần: Nội dung chủ yếu của phương pháp này là tin học hoá từng phần chức năng hoặc theo nhu cầu cụ thể của từng bộ phận. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập và tách biệt với các giải pháp được chọn cho các phân hệ khác nhau . Ưu điểm: Của phương pháp này là tính đơn giản khi thực hiện vì các ứng dụng được phát triển tương đối độc lập với nhau, vốn đầu tư ban đầu không lớn . Nhược điểm: Của phương pháp này không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống và không tránh khỏi sự dư thừa và trùng lặp thông tin. Cả hai phương pháp trên còn tuỳ thuộc vào từng cơ sở vào từng cơ quan cụ thể. Cho dù áp dụng theo phương pháp nào đi chăng nữa thì việc tin học hoá phải được xây dựng theo một kế hoạch chặt chẽ và thống nhất . c. Những đặc điểm của hệ thống quản lý: c.1. Phân cấp quản lý: Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới và có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn bộ hệ thống . Hệ thống được phân làm nhiều cấp thông tin phải được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống dưới . c.2. Luồng thông tin vào: Ở mỗi công việc khối lượng thông tin cần xử lý thường nhất là rất lớn, đa dạng cả về chủng loại về cách xử lý hay tính toán . Có thể phân thông tin ra làm 3 loại: - Thông tin dùng cho tra cứu: Là loại thông tin được dùng chung cho hệ thống và ít thay đổi. Các thông tin này thường được cập nhật một lần và chỉ dùng cho tra cứu cho việc xử lý thông tin sau này . - Thông tin luân chuyển chi tiết: Là loại thông tin chi tiết về các hoạt động của một đơn vị, khối lượng thông tin rất lớn cần phải được xử lý kịp thời. - Thông tin luân chuyển tổng hợp: Là loại thông tin được tổng hợp về hoạt động của các cấp thấp hơn thông tin này thường được cô đọng xử lý theo kỳ, xử lý theo lô và mang nhiều thông tin . + Xử lý theo lô (batch processing) : Mỗi khi thông tin đến (hay yêu cầu xử lý xuất hiện), thì chưa được đem xử lý ngay, mà được gom lại cho đủ một số lượng nhất định (một lô hay một mẻ) mới được đem xử lý một cách tập thể. + Xử lý theo kỳ: Mỗi khi thông tin được chuyễn đến, thì chưa được đem xử lý ngay, mà phải đợi đến kỳ nhất định thông tin mới được đem xử lý. c.3. Luồng thông tin ra: - Thông tin đầu ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể. Thông tin ra là việc truy cứu nhanh về một đối tượng cần quan tâm: Ví dụ như thông tin về sách, độc giả, mượn trả, đồng thời phải đảm bảo chính xác kịp thời . - Các thông tin đầu ra chủ yếu là các bài toán quản lý là báo cáo tổng hợp, thống kê, báo cáo. Các mẫu báo biểu báo cáo thống kê phải phản ánh cụ thể trực tiếp, sát với một đơn vị. - Ngoài những yêu cầu được cập nhật thông tin kịp thời cho hệ thống, luồng thông tin ra phải được thiết kế mềm dẻo. Đây là chức năng thể hiện tính mở của hệ thống, tính giao diện của hệ thống thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ ý theo yêu cầu của bài toán cụ thể, từ đó ta có thể lọc bớt thông tin thừa trong quá trình xử lý . 2.1. Nguyên tắc xây dựng mô hình thông tin quản lý 2.1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (Hay nói rộng ra là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp . Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp phối hợp với các thông tin có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để dữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp (Hay tổ chức) Các hệ thống thông tin quản lý thường được phân loại theo hai mức: + Mức thấp, hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống . Bấy giờ hệ thống còn được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu (Data processing systems); đó thường là hệ xử lý các đơn hàng; hệ quản lý nhân sự; hệ quản lý thiết bị, hệ kế toán v.v... + Mức cao, hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. Bấy giờ hệ thống thường được gọi là hệ hỗ trợ quyết định (Decision support systems). Đặc điểm của hệ hổ trợ quyết định là bên cạnh cơ sở dữ liệu, còn có thêm một cơ sở mô hình chứa các mô hình, các phương pháp mà khi được chọn lựa để vận dụng nên các dữ liệu sẽ cho các kết quả theo yêu cầu đa dạng của người dùng đặt ra khi chọn lựa các quyết định của mình . 2.1.2. Nhu cầu tin học hoá thông tin quản lý: Trong thời gian gần đây ngành công nghiệp hoá máy tính đã có những bước tiến nhanh chóng và đạt được những thành tựu to lớn. Tin học đã và đang thâm nhập vào mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người. Các hệ thống và phần mềm xử lý thông tin chuyên dụng ngày nay đã trở nên một phần không thể thiếu trong các hoạt động của cơ quan, đơn vị, xí nghiệp, trường học, từ mô hình nhỏ đến mô hình lớn....Vì tin học có khả năng lưu trữ, xử lý thông tin và phân tích tổng hợp thông tin hoàn hảo nhất . Bước đầu tiên cần thực hiện khi triển khai một đề tài tin học là phải khảo sát hệ thống. Hệ thống được ta xét tới ở đây là hệ thống quản lý. Đây là một hệ thống rất sống động, nó không chỉ bao gồm các thông tin về quản lý mà còn góp phần vào việc điều hành một hoạt động của một tổ chức kinh tế, xã hội nào đó. Xem xét thông tin quản lý chúng ta cần xác định các yếu tố đặc thù, những nét khái quát cũng như những mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó giúp ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, để từ đó rút ra các phương pháp cũng như các bước thiết kế, xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá . Trước kia, khi tin học chưa được ứng dụng rộng rãi trong các cơ quan, nhà trường, xí nghiệp, thư viện..... Các hồ sơ, các mẫu bảng biểu, các loại hoá đơn, chứng từ, văn bản ....Thường được lưu dưới dạng những tập hồ sơ và khi tìm người quản lý phải tìm theo cách tổ chức sắp xếp của mình một cách thủ công, mất thời gian mà hiệu quả làm việc không cao. Chính vì thế và các nhà nghiên cứu máy tính đã nghĩ ra biện pháp khắc phục nhược điểm trên. Việc quản lý các loại hồ sơ, hoá đơn, tài liệu ......đang được vi tính hoá nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý, tìm kiếm thông tin nhanh chính xác và kịp thời mà con người đưa ra các nhu cầu trên. Việc lưu trữ và quản lý và quản lý trong máy tính sẽ giải quyết được các khó khăn trên, giúp con người quản lý cập nhật dữ liệu, bổ xung thống kê các bảng biểu và nhất là có thể tìm được một hay nhiều hồ sơ, hoá đơn, tài liệu.....với bất kỳ một nào một cách nhanh chóng và thuận tiện. 2.1.3. Phương án xây dựng một mô hình thông tin: Để tin học ứng dụng một cách tối ưu chúng ta cần xem xét các phương án xây dựng mô hình thông tin a. Cách xây dựng mô hình hệ thống thông tin: * Các bước tiến hành . - Xây dựng chiến lược của hệ thống từ đó có thể xác định mục tiêu của hệ thống, bao gồm: + Phạm vi của việc quản lý + Lưu lượng thông tin . + Đối tượng sử dụng hệ thống . - Phân tích: Có hai luồng thông tin + Số lượng quản lý hệ thống + Cách quản lý . Dữ liệu trong hệ thống: Sơ đồ quan hệ thực thể hay mô hình dữ liệu. Chức năng: Phân rã các chức năng. Sơ đồ luồng dữ liệu: Là tổng hợp thông tin của sơ đồ mô hình dữ liệu và sơ đồ phân cấp chức năng từ mô hình này ta có thể phản ánh cả hai mô hình trên. Tiến trình của việc phân tích Có thể tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý / lôgic trong hình vẽ sau, trong đó các bước chuyển đổi (1) và (2) thuộc giai đoạn phân tích, bước chuyển đổi (3) thuộc giai đoạn thiết kế . Diễn tả HT làm như thế nào? Diễn tả HT mới làm như thế nào? Diễn tả HT cũ làm gì? Diễn tả HT mới làm gì? (1) (3) Mức vật lý (2) Mức lôgic Một trình tự mô hình hoá hệ thống +Khảo sát hệ thống cũ làm việc như thế nào . + Tìm hiểu những yêu cầu của hệ thống mới . - Thiết kế: + Chức năng: Mô tả chi tiết cách thực hiện . + Dữ liệu: Đưa ra những cơ sở dữ liệu (CSDL), tệp chỉ số + Phạm vi sử dụng của người sử dụng . + Khối lượng thông tin của hệ thống . - Cài đặt: Từ việc phân tích thông tin ta cần xác định những gì sẽ được cài đặt lên hệ thống . b. Các tiêu chuẩn đánh giá một hệ thống thông tin: - Nhu cầu của toàn xã hội: + Phải phù hợp với chiến lược kinh tế + Hỗ trợ cho việc quản lý tốt . + Giảm chi phí và hoàn vốn đầu tư cho hệ thống . - Hỗ trợ tác nghiệp: + Cải tiến thông tin . + Tăng chất lượng thông tin. + Đưa ra các thông tin mới . - Nhu cầu của người sử dụng: + Thấy được hiệu quả tốt . + Nhiều chức năng . + Dễ sử dụng và dễ chấp nhận . -Yêu cầu kỹ thuật: + Xử lý được khối lượng thông tin cần thiết . + Tính đến tần xuất sử dụng . + Độ phức tạp, độ chính xác . + Độ tin cậy cao . + Độ hướng dẫn cho người dùng đầy đủ, dễ hiểu . CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III HỒNG QUANG 2.1. Mục đích của đề tài: Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài người. Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào trong xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên . Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép . Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ độc giả . 2.2. Khảo sát hệ thống cũ: Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện “Trường Cấp III Hồng Quang” Thư viện trường “Cấp III Hồng Quang” là một thư viện có quy mô lớn, so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trường .Trong năm 2004 này nhà trường đã trang bị cho thư viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của thư viện giành cho quản thư, ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí. Khi nói đến công tác quản lý thư viện, không thể không nói đến đội ngũ quản lý thư viện gồm 10 Quản thư và ban lãnh đạo thư viện. Những người làm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú, khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí về nhà sử dụng .Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách. Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiều nhu cầu của bạn đọc. Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc (hay độc giả) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả. Đây là một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi thư viện nhà trường phải nhập sách có tính nâng cao, và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó . Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó danh mục báo cáo và tìm kiếmV, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn. Với số lượng sách báo lớn như thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý số lượng sách cũ còn tồn trong kho .... Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ. Và các thông tin này biết được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó . Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả . Thư viện gồm các phòng ban sau: + Ban giám đốc + Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật + Phòng phục vụ bạn đọc - Phòng tìm tin: Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí và các tư liệu khác theo thể loại. Mỗi tư liệu trong thể loại đó được đánh mã tư liệu . - Phòng làm thẻ: Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ.....Cho bạn đọc thoả mãn yêu cầu của thư viện . + Phòng tổ chức và bảo quản kho + Phòng đóng sách + Phòng nghiệp vụ + Phòng hành chính a . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện trường cấp III Hồng Quang Ban giám đốc Phòng Tổ chức bảo quản kho Phòng phục vụ bạn đọc P.Thông tin thư mục P. bổ sung và sử lý kỷ luật Phòng Hành chính Phòng Đóng sách Phòng nghiệp vụ Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng. Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý . b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện : Phiếu quản lý sách Th­ viÖn phiÕu qu¶n lý s¸ch Tr­êng THPT Hång Quang M· sè s¸ch...................... Tªn s¸ch ........................................................................................... TËp ..............................................Sè trang......................................... Sè l­îng .....................................N¨m xuÊt b¶n ............................... M· nhµ xuÊt b¶n .......................Nhµ xuÊt b¶n ................................. M· thÓ lo¹i .............................ThÓ lo¹i .......................................... M· t¸c gi¶ ................................T¸c gi¶ ......................................... M· vÞ trÝ ..............VÞ trÝ .............Khu..........KÖ...............Ng¨n...... Chú ý: Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật danh mục sách vào thư viện. Nhận độc giả mới: Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau: Th­ viÖn phiÕu ®¨ng ký Tr­êng THPT Hång Quang Hä vµ tªn .............................N¨m sinh ........................................ Líp chuyªn ................................................................................. Khèi................................kho¸ häc.............................................. Ngµy ®¨ng ký ............................................................................. X¸c nhËn cña c¬ quan Sau đó độc giả, sẽ được phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau: Sè ......... Th­ viÖn Tr­êng THPt hång quang ThÎ b¹n ®äc Hä vµ tªn .......................................................................................... Líp chuyªn ..................................................................................... Khèi.......................................kho¸ häc........................................... Ngµy ®¨ng ký ................................................................................. Ngµy........Th¸ng..........N¨m............ Tr­ëng phßng c«ng t¸c b¹n ®äc Quá trình mượn sách: Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó . PhiÕu m­în s¸ch Sè thÎ TV..........................Sè phiÕu m­în ............................................. Hä tªn.............................................................................................. Líp chuyªn ..................................................................................... Khèi.......................................kho¸ häc........................................... H×nh thøc m­în ............................................................................. M· sè s¸ch Tªn s¸ch T¸c gi¶ M· thÓ lo¹i ....................... ........................ ........................ ....................... Ngµy.......Th¸ng.......n¨m.......... Phßng hµnh chÝPhßng ®ãng s¸ch nh Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn . Th­ viÖn Tr­êng cÊp 3 Hồng Quang Danh môc s¸ch cã s½n M· s¸ch Tªn s¸ch T¸c gi¶ VÞ trÝ ....................... ...................... ....................... .................. Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày . Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau: Th­ viÖn Tr­êng THPT hång quang Danh s¸ch ®éc gi¶ m­în s¸ch qu¸ h¹n M· ®éc gi¶ Hä vµ tªn Tªn s¸ch Ngµy m­în Ngµy quy ®Þnh tr¶ Ngµy tr¶ Phßng hµnh chÝnh Th­ viÖn Tr­êng THPT Hång Quang GiÊy b¸o m­în s¸ch qu¸ h¹n KÝnh göi ......................................................................................... Líp chuyªn...................................................................................... Khèi.......................................kho¸ häc........................................... Chóng t«i th«ng b¸o ®Õn b¹n ®äc ®· m­în s¸ch cña th­ viÖn nhµ tr­êng nh÷ng quyÓn s¸ch cã M· sè................................................. Tªn s¸ch ......................................................................................... Vµo ngµy ....................................................................................... §Õn h«m nay qu¸ h¹n .................................................................... VËy xin th«ng b¸o ®Õn b¹n ®äc vui lßng ®em s¸ch ®Õn tr¶ Vµ mang theo sè tiÒn ...............vµ ..............®Ó tr¶ phÝ s¸ch trÔ hÑn Hình 7: Giấy thông báo trễ hẹn Báo cáo thống kê: Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc (độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lắm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau: Th­ viÖn Tr­êng THPT Hång Quang B¸o c¸o t×nh h×nh b¹n ®äc Tõ ngµy .................§Õn ngµy.................... M· ®éc gi¶ Hä vµ tªn Líp chuyªn Kho¸ häc Sè s¸ch m­în Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau: Th­ viÖn Tr­êng THPT Hång Quang B¸o c¸o m­în s¸ch Tõ ngµy ............... §Õn ngµy ....................... M· s¸ch Tªn s¸ch T¸c gi¶ L­ît m­în c. Các nghiệp vụ cơ bản Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống - Với độc giả: Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư liệu, nơi để tư liệu . Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn. - Với nhân viên quản lý: + Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thực hiện như sau: Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không. Nếu không sẽ bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có tư liệu đó không. Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn đọc. + Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ: Kiểm tra các điều kiện về độc giả (có phải là học sinh, giáo viên trong trường không?).Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ chối. + Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ: Thống kê lượng sách trong thư viện: Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý . 2.3. Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn có một số nhược điểm sau: - Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến hành hoàn toàn thủ công. - Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớnT, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót . - Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. - Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện . - Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ...là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được . 2.4. Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn: Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III Hồng Quang, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý thư viện . + Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư viện sẽ mang lại: - Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian cho các cán bộ thư viện . - Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanh chóng. - Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao . - Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện +Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây: - Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính . - Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với các công tác thủ công . - Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thư viện của một trường cấp III, nên hầu hết các em còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình cho các em .... Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3.1. Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý thư viện Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau: - Chức năng quản lý sách - Chức năng quản lý độc giả - Chức năng mượn trả - Chức năng tra cứu tìm kiếm - Chức năng thống kê, báo cáo 3.1.1. Chức năng quản lý sách gồm - Nhập thông tin về sách - Sửa thông tin về sách - Huỷ thông tin về sách - Thanh lý sách * Giải thích: Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách như: Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để.... v._.