Quản lý thu chi hợp tác xã

g những vấn đề quan trọng trong quản lý hợp tác xã là quản lý thu chi của hợp tác xã. Vì vậy em đã chọn đề tài quản lý thu chi của hợp tác xã là đề tài thực tập của mình. Em xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của thạc sĩ Tống Minh Ngọc, và công ty A-ZC đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Nội dung báo cáo gồm: Chương 1: Tổng quan đề tài Giới thiệu về đề tài Chương 2: Khảo sát hệ thống Khảo sát thưc tế các hợp tác xã Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống Chương 4: Phân tích thiết kế cơ sở dữ liệu Chương 5: Cài đặt và thiết kế giao diện CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI 1.1 Khảo sát nơi thực tập Công ty cổ phần công nghệ và phần mềm A-Z Hình thức, tên gọi và trụ sở Công ty : Công ty thuộc hình thức Công ty cổ phần, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ VÀ PHẦN MỀM A-Z Tên giao dịch đối ngoại: A-Z SOFTWARE AND TECHNOLOGY JOINT STOCK COMPANY: Tên viết tắt: A-Z SOFTWARE., JSC Trụ sở Công ty: Số 15A ngách 187/53, phố Hồng Mai, phường Quỳnh Lôi, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Ngành, nghề kinh doanh : . Công ty kinh doanh những ngành nghề sau: Sản xuất, thiết kế, viết chương trình phần mềm công nghệ thông tin ; Thiết kế hệ thống máy tính (thiết kế, tạo lập trang chủ Internet, thiết kế hệ thống máy tính tích hợp với phần cứng, phần mềm và các công nghệ truyền thông); Thiết kế Website, cung cấp các dịch vụ Internet và phát triển các dịch vụ gia tăng trên Internet (không bao gồm dịch vụ thiết kế công trình); Buôn bán phần cứng, phần mềm tin học, các thiết bị truyền thông và công nghệ tin học; Tư vấn, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực tin học, truyền thông, thông tin; Tư vấn du học và hướng nghiệp nghề; Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá; Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh./. Một số sản phẩm của công ty : Quản lý thiết bị May 28 Quản lý kho Quản lý công ty đóng tàu Hải Phòng Các Website: Phong Hoàng, Huy Hoàng, Web kế toán… 1.2 Giới thiệu đề tài Tên đề tài Quản lý thu chi trong hợp tác xã Mục tiêu của đề tài Hợp tác xã của chúng ta hiện nay việc quản lý phần lớn là dựa trên giấy tờ và việc tính toán chủ yếu là thực hiện bằng tay. Đây là một trong những hạn chế trong việc quản lý của hợp tác xã. Quản lý một hợp tác xã trong những năm của thập kỷ trước việc áp dụng công nghệ thông tin là một điều khó khăn thì ngày nay việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp tác xã có thể thực hiện một cách dễ dàng. Với phát triển của nền kinh tế thì việc các hợp tác xã cũng mở rộng cả về quy mô và hình thức, không chỉ có hợp tác xã nông nghiệp mà còn có cả các hợp tác xã về công nghiệp, hợp tác xã nhà ở hay hợp tác xã chợ… với một cơ sở hạ tầng lớn và với một số vốn rất lớn. Việc quản lý hợp tác xã ngày càng chặt chẽ hơn đặc biệt việc quản lý thu chi của một hợp tác xã là vấn đề trọng tâm trong việc giải quyết vấn đề bài toán quản lý hợp tác xã. Phần mềm mà em đưa ra nhằm giải quyết bài toán quản lý thu chi của một hợp tác xã giúp cho việc quản lý các khoản thu chi của hợp tác xã tốt hơn. Phạm vi của đề tài Đề tài quản lý thu chi hợp tác xã mà tôi đưa ra không chỉ quản lý thu chi của một hợp tác xã mà có thể ứng dụng cho một số hợp tác xã với các hình thức hợp tác xã khác nhau CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 2.1 - Khảo sát thưc tế Tình hình kinh tế của hợp tác xã : Dường như đã có nhiều người nghĩ rằng, ở các nước phát triển không có mô hình hợp tác xã (HTX), liên minh HTX... Nhưng điều đó không hoàn toàn đúng những nước phát triển như Đức, Pháp... mô hình HTX, liên minh HTX cũng rất phát triển, không những thế, ở châu Âu còn có những liên minh HTX xuyên quốc gia như tập đoàn Coop Norden hoạt động trong lĩnh vực phân phối hàng hóa trên khắp 3 nước: Đan Mạch, Thụy Điển, Thụy Sỹ với 4 hình thức kinh doanh: Cửa hàng, siêu thị, siêu siêu thị và bách hóa, với 3.000 cửa hàng, 60.000 nghìn nhân viên phục vụ trên 11 triệu khách hàng thường xuyên... Còn ở Việt Nam, sau thời kỳ “hưng thịnh” của HTX, liên minh HTX trong thời kỳ bao cấp đã qua; Khi xóa bỏ bao cấp, vai trò của HTX, liên minh HTX dường như bị “lãng quên”... Phải đến một vài năm trở lại đây, đặc biệt là từ khi Chính phủ ban hành các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật HTX 2003 và hoạch định kế hoạch phát triển kinh tế tập thể 5 năm (2006-2010), thì nền kinh tế tập thể này mới thực sự được xem xét. Tình hình kinh tế hợp tác xã năm 2005 đây là một ví dụ để chúng ta thấy được quy mô hợp tác xã ở nước ta ngày càng được mở rộng. Trong năm 2005, các hình thức hợp tác giản đơn (tổ, nhóm hợp tác, liên kết...) tiếp tục được thành lập ở hầu hết các địa phương trên cả nước. Tuy nhiên, phát triển mạnh nhất vẫn là một số tỉnh ở đồng bằng sông Cửu Long (Cần Thơ - 1.122 tổ hợp tác, Hậu Giang 350 tổ...) và một số tỉnh miền núi (Hà Giang – 2.634 tổ hợp tác, Cao Bằng – 2.500 tổ), nơi nhu cầu hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau của người dân rất bức thiết do điều kiện tự nhiên và tính chất sản xuất ở những khu vực này. Hoạt động chủ yếu của các tổ hợp tác vẫn là hùn vốn, hỗ trợ vốn, cùng nhau ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, hợp tác làm thủy lợi, bơm tưới, hỗ trợ nhân lực sản xuất... Theo báo cáo của các địa phương, tổng số tổ hợp tác trên cả nước đến thời điểm cuối năm 2005 có 320.000 tổ hợp tác, nhưng con số này có thể thấp hơn so với thực tế do có đến 80% số tổ hợp tác không đăng ký hoạt động, quy mô nhỏ và phân tán, trong đó lĩnh vực nông nghiệp chiếm hơn 50%. Thực tế trong năm qua cho thấy, các tổ hợp tác phát triển mạnh trong lĩnh vực dịch vụ, tiểu thủ công nghiệp. Tuy mức độ liên kết còn lỏng lẻo, mang tính thời vụ, các tổ hợp tác vẫn là một lực lượng quan trọng góp phần thúc đẩy kinh tế hộ phát triển, tạo mối quan hệ hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau nâng cao năng lực và hiệu quả hoạt động của từng hộ. Hầu hết trong số 20% tổ hợp tác có đăng ký kinh doanh với ủy ban nhân dân xã, phường là những tổ hợp tác có quy mô lớn hơn, có vốn góp, tài sản chung, được tổ chức và quản lý như một HTX. Một số hợp tác xã khảo sát : Hợp tác xã nông nghiệp Phù Nham : Nằm ở cánh đồng Mường Lò, vựa lúa lớn thứ hai của Tây Bắc (sau Mường Thanh). Đây là 1 hợp tác xã nông nghiệp có một quy mô lớn. Hợp tác xã với 1.421 hộ, 6.638 nhân khẩu. Số vốn hoạt động 1,82 tỉ đồng (năm 2004). Ngành nghề kinh doanh dịch vụ của hợp tác xã đa dạng: dịch vụ mua bán kinh doanh nông sản; dịch vụ cho vay các loại vật tư nông nghiệp; dịch vụ điện; dịch vụ mua bán hàng hóa thương nghiệp; vật tư nông nghiệp; dịch vụ ngành nghề quản lý vườn cây, chăn nuôi; dịch vụ kinh doanh vật liệu xây dựng sản xuất gạch EG5, dịch vụ vận tải, dịch vụ tín dụng nội bộ; dịch vụ kinh doanh xăng dầu.... Với 1 hợp tác xã có số lượng nhân khẩu rất lớn việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý thu chi của hợp tác xã sẽ giúp cho việc quản lý của hợp tác xã được chặt chẽ, chính xác hơn. Mô hình hợp tác xã quản lý kinh doanh chợ Láng hạ : HTX Thương mại Láng Hạ, quận Đống Đa, Hà Nội được thành phố cho phép chuyển 8343 m2 đất trồng rau sang xây dựng chợ. Năm 2001, HTX xây dựng chợ với vốn đầu tư khoảng 6 tỷ đồng, chủ yếu là vốn góp, vốn vay của xã viên. Năm 2002 chợ đi vào hoạt động, doanh thu từ chợ các năm: 2002: 2,4... tỷ đồng, năm 2003: 2,5 tỷ đồng, năm 2004: 2,5 tỷ đồng chiếm gần 50% tổng doanh thu của HTX. Trong các năm tới doanh thu của HTX đạt trên 10 tỷ đồng, trong đó chợ doanh thu chợ chiếm đến 50%. Đến đầu năm 2007, tổng nguồn vốn thuộc sở hữu tập thể đạt 24 tỷ đồng, trong đó 12 tỷ là vốn cố định, 12 tỷ vốn lưu động. Cơ cấu: vốn góp của xã viên là 5,8 tỷ, 18,2 tỷ là vốn tích lũy của HTX. Cơ cấu vốn nói lên cơ chế tự cấp vốn, hiệu quả kinh doanh và khả năng đầu tư sắp tới của HTX. HTX với 105 hộ thuê kinh doanh sạp, 375 hộ thuê kinh doanh chỗ ngồi, và 100 chỗ khác. HTX có 131 xã viên, tạo việc làm cho 188 lao động trong đó có 57 người không phải là xã viên, mức lương tối thiểu của lao động gần 1 triệu đồng/tháng, mức tối đa gần 3 triệu đồng/tháng. Xã viên được ứng trước lãi vốn góp khoảng 600000 đồng/tháng. Trong những năm tới do nhu cầu mở rộng và nâng cấp các dịch vụ tại chợ cũng như các dự án đầu tư mới trên 10 tỷ đồng, số xã viên và người lao động đạt 220 người. HTX nộp ngân sách hàng năm (không kể phần hộ kinh doanh trong chợ tự nộp): Năm 2001 nộp 245 triệu đồng, năm 2002:792 triệu đồng, năm 2003: 1074 triệu, năm 2004: 1366 triệu đồng. Với những con số nêu trên chúng ta có thể thấy được số lựong xã viên cũng như số vốn của hợp tác xã rất lớn. Nguồn vốn của hợp tác xã có được chủ yếu là thu và đón góp của các xã viên trong hợp tác xã. Vì vậy việc quản lý thu chi của hợ tác xã là rất cần thiết Hợp tác xã nhà ở, một mô hình mới quản lý chung cư : Nhu cầu nhà ở cho người có thu nhập thấp và mô hình Hợp tác xã (HTX) nhà ở đã được các cơ quan chức năng TP Hồ Chí Minh thảo luận trong buổi hội thảo "HTX tham gia phát triển, quản lý và cung ứng dịch vụ nhà ở cho người có thu nhập thấp" do Liên minh HTX TP Hồ Chí Minh tổ chức ngày 9/12. Thành phố hiện nay có khoảng 500 chung cư, trong đó có trên 73.700 căn hộ do Nhà nước quản lý, nhưng hầu như chỉ có các tổ dân HTX nhà ở sẽ có 2 chức năng cơ bản là quản lý và cung cấp các dịch vụ nhà ở như các dịch vụ an sinh xã hội, thông tin, liên lạc, dịch vụ tiện ích (giặt giũ, vệ sinh, cung cấp lương thực, thực phẩm hoặc suất ăn)... Và chức năng thứ hai là HTX sẽ dùng tiền vay hoặc tiền do các thành viên là pháp nhân (các doanh nghiệp muốn xây dựng nhà cho cán bộ, công nhân viên của mình) đầu tư xây dựng các chung cư và sau đó bán cho các xã viên dưới hình thức trả góp và cung cấp cho các xã viên các dịch vụ như trên Đây là một mô hình quản lý hiện đại, trong tương lai sẽ rất phát triển. Và như chúng ta thấy mô hình trên đây sẽ cung cấp cho các hộ gia đình trong chung cư những dịch vụ tốt. Vậy chúng ta sẽ cần 1 phần mêm quản lý để quản lý việc thu phí dịch vụ của các hộ gia đình. Từ những thực tế trên đây chúng ta có thể thấy rằng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý hợp tác xã là rất càn thiết đặc biệt là trong vần đề quản lý thu chi của hợp tác xã. 2.2 Khảo sát thực tế về thu chi của hợp tác xã Các đối tuợng và mối quan hệ giữa các đối tượng trong quản lý thu chi: Đối tượng hộ gia đình: Là đối tượng sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã Đối tượng thu: Là đối tượng lưu trữ các khoản thu mà hợp tác xã thu của hộ gia đình hay là lưu trữ các dich vụ mà hợp tác xã cung cấp cho hộ gia đình như phí vệ sinh, phi bảo vệ… Đối tượng chi: Lưu trữ các khoản chi phục vụ cho hoạt động của hợp tác xã như hoạt động tình nghĩa, hoạt động khen thưởng hoc sinh nghèo vượt khó… Đối tượng nhân viên: Là đối tượng quản lý các hoạt động của hợp tác xã, quản lý các hoạt động thu, chi( bao gồm cả quản lý lương), quản lý các hộ gia đình trong hợp tác xã Mối quan hê giữa các đối tượng Nhân viên của hợp tác xã quản lý thu, chi, hộ gia đình của hợp tác xã. Một hộ gia đình có thể có một hoặc nhiều khoản thu Một khoản thu có thể bao gồm nhiều hộ gia đình Thực trạng, nghiệp vụ quản lý thu chi của các hợp tác xã Việc quản lý thu chi của hợp tác xã quản lý các khoản thu và khoản chi của hợp tác xã. Các khoản thu của hợp tác xã chủ yếu là các khoản thu nhằm phục vụ lợi ích của các hộ khẩu trong hợp tác xã như: phí vệ sinh, phí bảo vệ…Các khoản chi của hợp tác xã là để phục vụ các hoạt động của hợp tác xã như: hoạt động tình nghĩa, khen thưởng…. Quản lý thu: Cứ đầu tháng hay đầu quý nhân viên của hợp tác xã sẽ đưa thông báo nộp các khoản thu tiền đến từng hộ gia đình. Các hộ gia đình sẽ đến văn phòng hợp tác xã để nộp tiền. Nhân viên thu tiền của hợp tác xã sẽ căn cứ vào khoản thu, gia đình chính sách hay không chính sách,căn cứ vào số lượng đối tượng cần thu trong 1 hộ mà đưa ra khoản tiền cần . Sau đó nhân viên của hợp tác xã sẽ ghi hóa đơn cho chủ hộ. Với các khoản thu không căn cứ vào gia đình chính sách hay số nhân khẩu trong 1 hộ gia đình như tiền điện hay tiền nước thì sẽ dựa vào các phiếu thu tiền điện và tiền nước mà nhà máy điện và nước gửi đến cho hợp tác xã và hợp tác xã sẽ thu tiền của các hộ gia dình rồi chuyển đến sở điện hay sở nước nơi hợp tác xã hoạt động. Quản lý chi: Trong các dịp kỷ niệm hay ngày lễ hợp tác xã thường có các hoạt động như là hoạt động tình nghĩa, hoạt động thăm các gia đình thương binh liệt sỹ hay tiền thưởng cho các học sinh giỏi hay cho học sinh nghèo vượt khó…Các hợp tác xã sẽ cố 1 quỹ và trong các dịp hợp tác xã sẽ chích ra 1 khoản. Quy trình nghiệp quản lý chi: Khi đến ngày kỷ niệm hay ngày lệ chủ nhiệm hợp tác xã và các nhân viên sẽ họp đưa ra các hoạt động để kỷ niệm từ đó đưa ra số tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động đó. Sau đó chủ nhiệm hợp tác xã sẽ ký giấy xuất tiền và nhân viên thu quỹ sẽ cấp 1 hóa đơn xuất tiền cùng với số tiền như trong hóa đơn. Tất cả các khoản chi này sẽ được hợp tác xã ghi lại và đưa ra các báo cáo thống kê. Việc quản lý thu chi của hợp tác xã ở đây có thể bao gồm cả phần quản lý lương của nhân viên của hợp tác xã. Hàng tháng nhân viên hợp tác xã sẽ trả lương vào 1 ngày cố định mà hợp tác xã quy định. Nhân viên quản lý lương sẽ căn cứ vào chức vụ, mức lương, số ngày công, tiền thưởng, số tiền tạm ứng trong tháng này của nhân viên lĩnh lương mà đưa ra số tiền thực lĩnh trong tháng này của nhân viên đó. Khi trả lương cho nhân viên, nhân viên quản lý lương sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khỏan tiền lương mà nhân viên lĩnh lương đã nhận. Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra 1 báo cáo tổng hợp về các khoản thu ,chi cũng như tiền lưong hợp tác xã,và đồng thời thống kê lại nhân khẩu trong hợp tác xã. 2.3 Một số đề xuất trong nghiệp vụ quản lý Quản lý việc thu tiền của các hộ trong hợp tác xã Việc thu tiền của các hộ trong 1 hợp tác xã sẽ chia theo các quý hay theo vụ hoặc theo tháng con tùy vào quy định của từng hợp tác xã Khi nào thu tiền các hộ trong hợp tác xã sẽ đến trụ sở của hợp tác xã để nộp tiền hoặc là hợp tác xã sẽ cử nhân viên xuống các xóm, thôn để thu tiền Một hộ gia đình có thể nộp tiền làm nhiều lần.Mỗi lần nộp đều được ghi lại để sau này sẽ thông kê lại và đưa ra các báo cáo để thông báo đến các hộ Việc thu tiền ở đây ngoài trừ 1 số khoản thu cố định như tiền nước hay tiền điện thì các khoản thu khác hầu như là tính theo đầu người vì vậy việc quản lý nhân khẩu trong gia đình là rất quan trọng vì nó quyết định đến số tiền thu Việc thu tiền các hộ gia đình còn phụ thuộc vào 1 yếu tố nữa là gia đình có phải chính sách hay không.Nếu là gia đình chính sách thì sẽ phải miễn giảm các khoan thu,còn nếu không phải thì gia đình đó phải đóng đầy đủ Sau khi thu tiền của hộ gia đình nhân viên thu tiên hợp tác xã sẽ đưa ra 1 hóa đơn xác nhận khoản thu số tiền đã thu của hộ gia đình đó Các khoản thu của hợp tác xã sẽ đựơc tổng hợp lại với các tiêu trí như: tên khoản thu, số tiền…để dễ dàng cho việc quản lý Từ đó chúng ta đưa ra công thức tính tiền phải thu là: Thực đóng = Số tiền thu * Số lương nhân khẩu * (1- Phần trăm miễn giảm/100) Thực đóng: số tiền phải đóng của 1 hộ Số tiền thu: số tiền của khoản thu/1 nhân khẩu Số lương nhân khẩu: số lượng nhân khẩu nằm trong đối tượng thu Phần trăm miễn giảm: phần trăm miễn giảm (gia đình không chính sách quy định phần trăm miễn giảm là =0%) Quản lý việc chi của hợp tác xã ở đây rộng hơn bởi vì bao gồm 2 phần là lương của nhân viên và các hoạt động của hợp tác xã. Quản lý các hoạt động của hợp tác xã: Các hoạt động của hợp tác xã sẽ được ghi lại với các tiêu trí như: tên hoạt động, mục đích của hoạt động, số tiền chi nhằm mục đích quản lý một cách dễ dàng các khoản chi của hợp tác xã. Chi tiết của các hoạt động cũng sẽ được ghi lại và đưa hóa đơn xác nhận chi. Một hoạt động của hợp tác xã có thể được cung cấp kinh phí làm nhiều lần và mỗi lần chi đều được ghi lại và đưa ra hóa đơn Quản lý lương: Quản lý lương của các nhân viên trong hợp tác xã…Chúng ta sẽ quản lý cá việc chấm công cho từng nhân viên cũng như việc tạm ứng tiền cho tưng nhân viên. Căn cứ vào số công của nhân viên, số tiền mà nhân viên đã tạm ứng, căn cứ vào chức vụ của nhân viên và tiền thưởng mà hợp tác xã trả lương cho nhân viên. Sau khi tính toán tiền lương cho nhân viên xong nhân viên quản lý lương sẽ trả lương cho nhân viên đồng thời in ra 1 hóa đơn tiền lương Tất cả cá yếu tố tác động liên quan đến việc tính lương như: tạm ứng, tiền thưởng, chức vụ, số công… đều được lưu trữ để vào trong cơ sở dữ liệu nhằm mục đích tính lương 1 cách chính xác Lương của nhân viên hợp tác xã sẽ được tính theo công thức Thực lĩnh = tiền1 * số công + tiền3 + tiền4 – tiền2 Thực lĩnh:số tiền thực lĩnh Tiền1: số tiền trên 1 công Tiền2: số tiền mà nhân viên đó đã tạm ứng Tiền3: số tiền phụ cấp chức vụ Tiền4: số tiền thưởng Số công: số ngày đi làm trong 1 tháng của nhân viên Cuối năm hợp tác xã sẽ đưa ra các bản báo cáo thông kê về các khoản thu chi, số hộ gia đình còn nợ hợp tác xã… 2.4 Các giải pháp đưa ra về mặt kỹ thuật Từ thực trạng của các hợp tác xã hiện nay em đã đưa ra 1 số giả pháp áp dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao hiệu quả của công việc quản lý thu chi như: Lưu trữ thông tin về thu chi cũng như thông tin về nhân viên và hộ gia đình của hợp tác xã vào trong cơ sở dữ liệu trong máy tính hoặc là trên server để đảm bảo an toàn cho dữ liệu. Chúng ta sử dụng SQl Server 2000 để lưu trữ cơ sở dữ liệu Sử dụng công nghệ .Net mà ở đây là ngôn ngữ lập trình C# để thao tác với dữ liệu. Việc tính toán các khoản tiền thu, chi, lương của nhân viên và hộ gia đình sẽ được thực hiện tự động người sử dụng chỉ việc đưa vào số liệu và đầu ra sẽ là các hóa đơn và báo cáo Máy tính sẽ đưa ra các báo cáo thông kê về thu, chi, tiền lương của hợp tác xã CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng Chức năng của chương trình là quản lý thu chi của hợp tác xã. Trong quản lý thu chi có các chức năng là: Quản lý hộ khẩu Quản lý nhân viên Quản lý thu Quản lý chi Quản lý lương Trong chức năng quản lý hộ khẩu bao gồm các chức năng con là Quản lý nhân khẩu Quản lý chính sách Trong chức năng quản lý nhân viên bao gồm các chức năng con là Quản lý nhân viên Quản lý chức vụ Trong chức năng quản lý thu bao gồm các chức năng con là: Quản lý các khoản thu Quản lý việc thu tiền Trong chức năng quản lý chi bao gồm các chức năng con là: Quản lý các khoản chi Quản lý việc chi tiền Trong chức năng quản lý lương bao gồm các chức năng con là: Quản lý cách tính lương Quản lý lương tạm ứng Quản lý lương chi tiết 3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu Từ việc phân tích nghiệp vụ và sơ đồ phân cấp chức năng em đã đưa ra sơ đồ phân tích hệ thống quản lý thu chi của hợp tác xã. Các ký hiệu của bản thiết kế hệ thống Quản lý thu Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Nhân viên Kho nhân viên 3.2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Dữ liệu đầu vào : Các thông tin về hộ khẩu, thông tin về khoản thu, thông tin về nhân viên, thông tin về các khoản chi. Dữ liệu đầu ra : Các hóa đơn thu tiền, hóa đơn xuất tiền, hóa đơn về lương, các báo cáo thống kê 3.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Hình 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chúng ta có 3 tác nhân ngoài (đối tượng) là hợp tác xã, nhân viên và hộ gia đình Các kho dữ liệu là kho nhân viên, kho hộ khẩu, kho thu chi, kho hóa đơn lương Các chức năng chính là quản lý nhân viên, quản lý hộ khẩu, quản lý thu, quản chi chi, quản lý lương Đầu vào là các dữ liệu của hộ gia đình, thông tin lao động của nhân viên hợp tác xã Đầu ra là các hóa đơn thu, hóa đơn chi, hóa đơn tiền lương, các dữ liệu đã được định dạng chuẩn lưu vào trong cơ sở dữ liệu Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin từ các hộ gia đình và đưa vào kho hộ khẩu Khi hợp tác xã có yêu cầu thu tiền đối với các hộ gia đình thì chức năng quản lý thu sẽ đưa các thông báo đến cho các hộ gia đình và các hộ gia đình sẽ đến nộp tiền. Sau đó các chức năng quản lý thu sẽ dựa vàp thông tin khoản thu và thông tin của hộ gia đình mà đưa ra hóa đơn thu tiền và lưu trữ các hóa đơn thu tiền vào trong kho thu chi. Chức năng quản lý thu cũng sẽ cập nhập thông tin về các khoản thu mà hợp tác xã quy định vào kho thu chi. Khi hợp tác xã có yêu cầu xuất tiền cho các hoạt động của hợp tác xã. Chức năng quản lý chi sẽ lấy thông tin từ kho nhân viên (đưa tiền cho nhân viên nào) và thông tin quản lý thu chi (xuất tiền cho hoạt động gì ) từ đó đưa ra hóa đơn chi và lưu trũ vào kho thu chi Khi hợp tác xã có yêu cầu trả lương cho nhân viên thì chức năng quản lý lương sẽ lấy tất cả thông tin nhân viên từ kho nhân viên và đưa ra hóa đơn tiền lương rồi lưu trữ vào trong kho hóa đơn lương. 3.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý hộ khẩu” Hình 4: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý hộ khẩu Biểu đồ này gồm 2 tác nhân ngoài là: hợp tác xã và hộ gia đình Kho dữ liệu là kho chính sách và kho hộ khẩu Các chức năng chính là: quản lý chính sách và quản lý hộ khẩu Đầu vào là các thông tin về chính sách, phần trăm miễn giảm của chính sách, thông tin về nhân khẩu của các hộ gia đình Hợp tác xã đưa ra các chính sách miễn giảm cho gia đình chính sách. Chức năng quản lý chính sách sẽ lưu thông tin của chính sách vàp kho chính sách. Khi hợp tác xã muốn cập nhập thông tin của các hộ khẩu trong hợp tác xã chức năng quản lý hộ khẩu sẽ gửi thông báo đến các hộ gia đình và các hộ gia đình cung cấp thông tin cho quản lý hộ khẩu. Chức năng quản lý hộ khẩu sẽ lấy thông tin của hộ gia đình và thông tin về chính sách trong kho chính sách lưu vào kho hộ khẩu. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý nhân viên” Hình 5: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhân viên Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ và kho nhân viên Các chức năng chính là: Quản lý chức vụ và quản lý thông tin nhân viên Đầu vào là các thông tin về các chức vụ trong hợp tác xã, mức phụ cấp của các chức vụ, thông các nhân của nhân viên hợp tác xã Đầu ra là các thông tin về chức vụ, thông tin cá nhân nhưng đã được định dạng chuẩn và lưu vào trong cơ sở dữ liệu Hợp tác xã sẽ đưa ra các chức vụ trong hợp tác xã, chức năng quản lý chức vụ sẽ nhập các thông tin về chức vụ vào trong kho chức vụ. Khi hợp tác tuyển nhân vào vào hợp tác xã chức năng quản lý nhân viên sẽ lấy thông tin cá nhân và thông tin về chức vụ của nhân viên lưu vào kho nhân viên 3.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý thu” Hình 6: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thu Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là hộ gia đình và hợp tác xã Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản thu, kho hộ khẩu, kho chính sách, kho hóa đơn thu Các chức năng chính là: Quản lý các khoản thu và quản lý việc thu tiền Đầu vào là các thông tin của hộ gia đình, thông tin của khoản thu Đầu ra là hóa đơn thu tiền Hợp tác xa đưa ra các khoản thu đối với các hộ gia đình (các dịch vụ mà các hộ gia đình sử dụng) chức năng quản lý khoản thu sẽ lưu trữ thông tin về khoản thu Khi các hộ gia đình sử dụng các dịch vụ của hợp tác xã thì hàng tháng sẽ phải nọp cho hợp tác xã 1 khoản tiền tùy thuộc vào vao dịch vụ mà hộ gia đình sử dụng. Chức năng quản lý thu tiền sẽ lầy các thông tin về họ gia đình, thông tin về khoản thu, thông tin chính sách tổng hợp lại và đưa ra số tiền phải đóng là bao nhiêu sau đó xuất ra 1 hóa đơn thu tiền. 3.2.6 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý chi” Hình 7: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý chi Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã Kho dữ liệu bao gồm: kho khoản chi, kho nhân viên, kho hóa đơn chi Các chức năng chính là: Quản lý các khoản chi và quản lý việc chi tiền Đầu vào là các thông tin của khoản chi, thông tin của nhân viên nhận khoản chi đó Đầu ra là hóa đơn chi tiền Hợp tác xã sẽ quy định những khoản chi trong hợp tác xã của mình thông tin khoản chi, số tiền chi chức năng quản lý các khoản chi sẽ lưu thông tin về khoản chi đó vào trong kho khoản chi. Khi hợp tác xã có 1 hoạt động phong trào thì bộ phận quản lý chi sẽ căn cứ vào thông tin của khoản chi thông tin của nhân viên nhận tiền để đưa ra hóa đơn chi 3.2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng “quản lý lương” Hình 8: Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý lương Biểu đồ này gồm: 2 tác nhân là nhân viên và hợp tác xã Kho dữ liệu bao gồm: kho chức vụ, kho nhân viên, kho tạm ứng, kho cách tính lương, kho lương chi tiết Các chức năng chính là: Quản lý tạm ứng, quản lý cách tính lương và quản lý lương chi tiết Đầu vào là các thông tin của tạm ứng, thông tin của nhân viên, thông tin về chức vụ, thông tin về cách tính lương Đầu ra là hóa đơn tiền lương Hợp tác xã cách tinh lương(lưong tháng, lương ngày…) chức năng quản lý cách tính lương sẽ lưu thông tin về cách tính lương cào trong kho cách tính lương. Ở trong chức năng quản lý tiền lương này sẽ gồm 2 phần là quản lý tạm ứng và quản lý lương chi tiết Khi nhân viên của hợp tác xã muốn hợp tác xã tạm ứng 1 khoản tiền thì chức năng quản lý tạm ứng sẽ lấy thông tin của nhân viên và số tiền muốn tạm ứng lưu vào trong kho tạm ứng và đưa ra hóa đơn tạm ứng Cuối tháng hợp tác xã sẽ trả lương cho nhân viên, chức năng quản lý lương chi tiết sẽ căn cứ vào chức vụ của nhân viên, cách tính lưong, số tiền mà nhân viên đó đẫ tạm ứng mà đưa ra số tiền thực lĩnh của nhân viên CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1. Lý thuyết cơ sở dữ liệu 4.1.1 Các loại liên kết trong cơ sở dữ liệu(ER) Liên kết 1-1 A B Liên kết một - một : liên kết một - một giữa hai thực thể T1 và T2 là liên kết mà ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có nhiều nhất một dữ liệu trong thực thể T2 và ngược lại. Ký hiệu của liên kết một - một : 1 -1 hay 1:1. Liên kết 1-n A B Liên kết một - nhiều : một liên kết một - nhiều từ thực thể T1 đến thực thể T2 là liên kết ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có một hoặc nhiều hoặc không có dữ liệu nào trong thực thể T2 nhưng mỗi dữ liệu trong thực thể T2 có duy nhất một dữ liệu trong thực thể T1. Ký hiệu của liên kết một nhiều là : 1 – n hay 1 : n. Liên kết n-n A B Liên kết nhiều - nhiều : một liên kết nhiều - nhiều từ thực thể T1 đến thực thể T2 là liên kết mà ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có một hoặc nhiều hoặc không có dữ liệu nào trong thực thể T2 và ngược lại ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T2 có một hoặc nhiều hoặc không có dữ liệu nào trong thực thể T1. Ký hiệu liên kết này là n – n hay n : n. 4.1.2 Chuyển từ mô hình thực thể liên kết (ER) sang mô hình quan hệ Liên kết 1-1: Một thực thể A chỉ xác định một thực thể B và ngược lại một thực thể B chỉ xác định một thực thể A vì vậy ta có thể thiết kế 1 bảng C gồm các thuộc tính của thực thể A và thuộc tính của thực thể B với khoá chính có thể là khoá chính của thực thể A hoặc khoá chính của thực thể B Liên kết 1-n: Một thực thể A xác định nhiều thực B vì vậy ta thiết kế 1 bảng C lưu trữ các thuộc tính của thực thể A và 1 bảng D lưu trữ các thuộc tính của thực thể B và khoá chính của thực thể A. Như vậy trong bảng D sẽ có khoá chính là khoá của thực thể B và khoá chính của thực thể A chỉ là 1 thuộc tính trong bảng D Liên kết n-n: Một thực thể A xác định nhiều thực thể B và một thực thể B xác định nhiều thực thể A vì vậy ta phải có một bảng trung gian(C) giữa hai thực thể A và B tách liên kết n-n của hai thực thể A và B thành 2 liên kết 1-n A C B Lúc này trong bảng C sẽ gồm 2 thuộc tính là 2 khoá chính của thực thể A và thực thể B 4.2 Mô hình thực thể liên kết Hình 9: Mô hình thực thể liên kết Chức vụ liên kết 1-n với nhân viên: một chức vụ có nhiều nhân viên Cách tính lương liên kết 1-n với nhân viên: một cách tính lương có nhiều nhân viên(một cách áp dụng cho nhiều nhân viên) Nhân viên liên kết n-n với bảng lương: một nhân viên có nhiếu bảng lương và một bảng lương có nhiều nhân viên Nhân viên liên kết n- n với chi: một nhân viên có nhiều khoản chi, một khoản chi có nhiều nhân viên Nhân viên liên kết n-n với tạm ứng: một nhân viên có thể tạm ứng nhiều lần và một tạm ứng có thể có nhiều nhân viên Chính sách liên kết 1-n với hộ khẩu: một chính sách có nhiều hộ khẩu Hộ khẩu liên kết n-n với thu: một hộ khẩu có nhiều khản thu và một khoản thu ứng với nhiều hộ 4.3 Mô hình quan hệ Hình 10: Sơ đồ liên kết cơ sở dữ liệu 4.4 Chi tiết các bảng Bảng chinhsach Mục đích: Lưu trữ các chính sách nhà nước hay chính sách của hợp tác xã. Từ các chính sách này chúng ta biết được phần trăm miễn giảm đối với các gia đình chính sách Trong bảng chinhsach có 1 khóa chính là Idchinhsach Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Idchinhsach (Khóa) nvarchar(20) Mã của chinh sách Tenchinhsach nvarchar(200) Tên chính sách Phantram Numeric Phần trăm miễn giảm Bảng khoanthu Mục đích: Lưu trữ các thông tin về khoản thu bao gồm khoản thu áp dụng cho đối tượng nào số tiền là bao nhiêu Trong bảng khoanthu có 1 khóa chính là Idkhoanthu Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Idkhoanthu (Khóa) Nvarchar(20) Mã khoản thu Tenkhoanthu Nvarchar(200) Tên khoản thu Sotien Numeric Số tiền thu Doituong Nvarchar(200) Đối tượng thu tiền Mota Nvarchar(200) Mô tả Bảng lanthuchi Mục đích: Lưu trữ lần thu, lần chi hay lần tạm ứng Trong bảng lanthuchi có một khoá chính là Idlanthuchi Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Idlanthuchi (Khóa) Nvarchar(20) Mã lần thu Tenlanthuchi Nvarchar(200) Tên lần thu mota Nvarchar(200) Mô tả Bảng thu Mục đích: Lưu trữ thông tin thu tiền của các hộ gia đình Bản thu có một khoá chính là Idphieuthu Tên trường Kiểu dữ liệu Mô tả Idphieuthu (Khóa) Nvarchar(20) Mã phiếu thu Idhokhau Nvarchar(20) Mã hộ gia đình Idkhoanthu Nvarchar(20) Mã khoản thu Sotiendong Numeric Số tiền đóng Ngaydong Datetime Ngày đóng Idlanthu Nvarchar(200) Mã lần thu Mota Nvarchar(200) Mô tả Bảng hokhau Mục đích: lưu trữ thông tin của các hộ gia đình trong hợp tác xã như tên chủ hộ, số khẩu, số lao động công ích, số lao động độ tuổi… Bảng hokhau lưu trữ thông tin về số lao động công ích, lao động độ tuổi, số khẩu nhằm mục đích tính số tiền thu cho mỗi hộ gia đình. Trường idchinhsach lưu trữ thông tin về chính sách của gia đình từ đó xác định được phần trăm miễn giảm đối với khoản tiền thu. Bảng hokhau có một khoá chín._.