Quản lý thông tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và triển khai tại Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ

. Nguyễn Hữu Hùng – trưởng Ban Đào tạo sau Đại học và Thông tin – Thư viện thuộc Viện CLCSKH&CN, người đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện khóa luận này. Nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên nội dung khóa luận còn nhiều thiếu sót. Kính mong được các thầy cô và các bạn chỉ bảo, đóng góp ý kiến để khóa luận của tôi được hoàn chỉnh hơn. Hà nội, ngày tháng 06 năm 2008 LỜI NÓI ĐẦU Tính cấp thiết của đề tài Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ thông tin trong những thập niên gần đây đã mang lại những tác động to lớn và những biến đổi sâu sắc trong mọi hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội ở tất cả các quốc gia trên thế giới. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, cùng với sự xuất hiện của “nền kinh tế thông tin”, “xã hội thông tin” với sự “bùng nổ thông tin”…thì vai trò của “thông tin” (information) lại ngày càng được đề cao. Tại nhiều quốc gia việc tạo lập, quản trị và khai thác nguồn lực thông tin khoa học và công nghệ đang là mục tiêu hàng đầu để phát triển kinh tế, thúc đẩy tiến bộ xã hội và khẳng định vị thế trên trường quốc tế. Nắm vững quy luật phát triển đó, Nghị quyết lần hai của Ban chấp hành Trung ương Đảng khóa VIII đã khẳng định hoạt động thông tin tuyên truyền phổ cập khoa học và công nghệ (KH&CN) là một trong những giải pháp chủ yếu tổ chức thực hiện chiến lược phát triển KH&CN trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước (CNH,HĐH). Đây là thời cơ đồng thời là thách thức lớn đối với hoạt động thông tin ở Việt Nam. Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ (Viện CLCSKH&CN) là cơ quan nghiên cứu và quản lý KH&CN quan trọng của cả nước. Nơi đây tập trung những nhà khoa học đầu ngành trong lĩnh vực chiến lược và chính sách. Hàng năm cán bộ khoa học của Viện đã thực hiện hàng chục đề tài khoa học khác nhau, nhiều trong số đó đã thành công và được áp dụng vào các chính sách,chiến lược phát triển KH&CN, góp phần phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Để có thành công trong nghiên cứu của cán bộ khoa học Viện CLCSKH&CN không thể không kể đến một trong số những yếu tố quan trọng hàng đầu đó là nguồn thông tin KH&CN. Trên thực tế, nhà khoa học phải dành rất nhiều thời gian trong quỹ thời gian nghiên cứu của mình vào việc tìm kiếm và xử lý thông tin. Thông tin KH&CN đã trở thành nguyên liệu của mọi hoạt động sáng tạo khoa học; là nhân tố không thể thiếu trong chiến lược phát triển KH&CN. Bởi nếu thiếu thông tin thì không thể có quyết định đúng đắn. Hiện nay tốc độ đổi mới trong KH&CN đang diễn ra vô cùng nhanh chóng. Tỷ lệ thuận với nó là số lượng thông tin KH&CN cũng phát triển như vũ bão và phân tán mạnh. Do đó nhà khoa học muốn nghiên cứu thành công ngày càng phụ thuộc nhiều vào khả năng với tới nguồn tin vốn rất phong phú và đa dạng. Nguồn thông tin KH&CN nếu được xây dựng, tổ chức khai thác tốt sẽ góp phần tích cực đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà khoa học. Trong quá trình xây dựng và phát triển hoạt động thông tin – thư viện, Viện đã đạt được những kết quả đáng khích lệ trong việc đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin KH&CN. Tuy nhiên, để làm tốt công tác thông tin – thư viện, nâng cao năng lực đảm bảo thông tin cho cán bộ khoa học, bắt kịp xu thế phát triển KH&CN đương đại và nhằm thỏa mãn hơn nhu cầu tin của các bộ khoa học – người dùng tin (NDT), Viện phải không ngừng tăng cường và phát triển nguồn lực thông tin; đổi mới phương thức quản lý và phục vụ việc khai thác thông tin của NDT…Chính vì vậy chủ đề “Quản lý thông tin phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và triển khai tại Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ” được chọn làm đề tài khóa luận tốt nghiệp về ngành Thông tin – Thư viện. Mục đích, đối tượng và phương pháp nghiên cứu của khóa luận Nhận thức được vai trò của việc quản lý nguồn tài liệu để phục vụ nhu cầu tin của người dùng tin khoa học, Viện đã có những định hướng và phương pháp xây dựng các CSDL, các mạng thông tin,… để khai thác thông tin, quản lý nguồn tin phục vụ bạn đọc. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu và khảo sát việc quản lý nguồn thông tin tài liệu tại Viện CLCSKH&CN. Trên cơ sở thấy được những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong việc quản lý nguồn tài liệu và đưa ra những phương hướng mới có hiệu quả hơn nhằm đáp ứng tốt công tác nghiên cứu khoa học. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện (Ban ĐTSĐH&TTTV), Viện CLCSKH&CN Phạm vi nghiên cứu: Vấn đề quản lý tài liệu phục vụ cho hoạt động thông tin của Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện thuộc Viện CLCSKH&CN. Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu tài liệu và các tạp chí thông tin tư liệu về quá trình quản lý nguồn tài liệu. Quan sát và khảo sát thực tế thông qua việc thực hành tham gia trực tiếp vào từng mảng công việc phục vụ thông tin và thông qua nghiên cứu trường hợp để rút ra kết luận chung. Phỏng vấn trao đổi với cán bộ Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện. 3. Cơ cấu của khóa luận: ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục khóa luận gồm 3 phần chính sau: Chương 1: Khái quát về Viện CLCSKH&CN Chương 2: Quản lý tài liệu phục vụ cho hoạt động thông tin của Viện. Chương 3: Những nhận xét, kiến nghị. CHƯƠNG MỘT KHÁI QUÁT VỀ VIỆN CHIẾN LƯỢC VÀ CHÍNH SÁCH KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 1.1. Quá trình thành lập và phát triển Viện CLCSKH&CN là cơ quan nghiên cứu của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường (nay là Bộ KH&CN), được thành lập theo Quyết định số 248/TTg, ngày 23 tháng 4 năm 1996 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở hợp nhất 2 Viện: Viện Nghiên cứu Quản lý Khoa học và Kỹ thuật (ISM) Viện Nghiên cứu Dự báo và Chiến lược Khoa học và Công nghệ (NISTPASS) Viện Nghiên cứu Quản lý Khoa học và Kỹ thuật đã có bề dày hoạt động 18 năm xây dựng và phát triển, trải qua những giai đoạn lịch sử khác nhau. Với những tên gọi khác nhau được phát triển từ Tổ nghiên cứu chính sách khoa học và kỹ thuật (1978-1981), Ban nghiên cứu tổ chức và quản lý khoa học kỹ thuật (1982-1984). Viện nghiên cứu Dự báo chiến lược KH&CN (1993-1996) đã hình thành và phát triển từ văn phòng của tiểu ban nghiên cứu chiến lược khoa học và kỹ thuật do phó Thủ tướng Võ Nguyên Giáp làm trưởng tiểu ban (1983-1986) phát triển thành trung tâm nghiên cứu dự báo và chiến lược khoa học và kỹ thuật (1989-1993). Viện Chiến lược và Chính sách Khoa học và Công nghệ (sau đây viết tắt là Viện) là đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có chức năng giúp Bộ trưởng nghiên cứu về chiến lược, chính sách quản lý khoa học và công nghệ Kế thừa và phát huy truyền thống của 2 tổ chức tiền thân, Viện CLCSKH&CN không ngừng phát triển lớn mạnh cùng với sự phát triển chung của đất nước. 1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Viện Theo Quyết định số 101/QD – BKHCN ngày 18/01/2007 của Bộ trưởng Bộ KH&CN, Viện có các chức năng và nhiệm vụ sau: Nghiên cứu cơ sở khoa học cho việc xây dựng chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN theo hướng đổi mới và phát triển bền vững. Các nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể bao gồm: + Phương pháp luận xây dựng chiến lược phát triển KH&CN của quốc gia, ngành, vùng gắn với phát triển bền vững kinh tế - xã hội và bảo vệ môi trường; + Các lĩnh vực, định hướng KH&CN ưu tiên phát triển phù hợp với xu thế của thế giới và điều kiện, nhu cầu thực tế của Việt Nam; + Phương thức tổ chức và cơ chế quản lý các nhiệm vụ KH&CN cấp nhà nước, cấp bộ, cấp tỉnh và cấp cơ sở; + Cơ chế, chính sách đầu tư và tài chính cho phát triển KH&CN nhằm tăng cường tiềm lực KH&CN quốc gia; sử dụng hợp lý tài chính cho KH&CN; + Cơ chế chính sách phát triển và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực KH&CN; thu hút và trọng dụng nhân tài; phát huy động lực của đội ngũ cán bộ KH&CN; + Chính sách phát triển, cơ chế quản lý và hoạt động của các loại hình tổ chức KH&CN phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế: các tổ chức nghiên cứu và phát triển; các doanh nghiệp KHCN; các cơ sở ươm tạo công nghệ; ươm tạo doanh nghiệp KHCN; các khu công nghệ cao; các tổ chức dịch vụ KH&CN; + Đánh giá năng lực và trình độ công nghệ của quốc gia, ngành, lĩnh vực, vùng và doanh nghiệp; tác động và hiệu quả của hoạt động KH&CN đến phát triển bền vững. Tham gia xây dựng chiến lược, cơ chế, chính sách và pháp luật về KH&CN; Đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ chuyên ngành chính sách KH&CN theo quy định của pháp luật và giáo dục; Liên kết với các tổ chức nghiên cứu và phát triển, dịch vụ KH&CN, đào tạo, sản xuất – kinh doanh, các hiệp hội trong nước và nước ngoài để thực hiện các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ được giao; Thực hiện các nhiệm vụ hợp tác quốc tế theo phân cấp của Bộ; Xuất bản các ấn phẩm, tạp chí trên cơ sở các kết quả nghiên cứu và các hoạt động liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Viện theo quy định của pháp luật; Quản lý công tác tổ chức, cán bộ theo phân cấp của Bộ. 1.2.2. Cơ cấu tổ chức Viện CLCSKH&CN có bộ máy tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng. Ban lãnh đạo Viện gồm: 1 Viện trưởng và 3 Viện phó, được tổ chức theo sơ đồ: Ban Lãnh đạo Hội đồng Khoa học Văn phòng Ban Đào tạo Sau ĐH và TTTV Ban Chiến lược và CS Đổi mới Ban Chính sách Nhân lực và HT-ĐM KH&CN Ban Chính sách và Đầu tư Tài Chính Ban Thị trường công nghệ Hình 1: Cơ cấu tổ chức của Viện CLCSKH&CN Viện trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ các mặt công tác của Viện, Viện trưởng cũng có quyền quy định chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. Khi cần thiết Viện trưởng có quyền trình Bộ trưởng quyết định thành lập hoặc giải thể các bộ phận trực thuộc để phục vụ cho việc thực hiện những công việc mà Nhà nước giao cho theo chức năng và nhiệm vụ của Viện và cụ thể là của các Ban, phòng, trung tâm trực thuộc Viện. Ba phó Viện trưởng có trách nhiệm giúp Viện trưởng phụ trách phần công việc của Viện theo sự phân công của Viện trưởng và được quyền quyết định những vấn đề thuộc phạm vi nhiệm vụ quyền hạn được giao. Khi Viện trưởng vắng mặt sẽ có một phó Viện trưởng được ủy quyền thay mặt Viện trưởng quản lý điều hành hoạt động của Viện. Hội đồng khoa học Viện có nhiệm kỳ 5 năm, là tổ chức tư vấn của Viện Trưởng về các căn cứ khoa học và kỹ thuật dể xem xét và quyết định các vấn đề về nội dung tổ chức và quản lý nghiên cứu khoa học và triển khai kỹ thuật của Viện. Viện được cơ cấu tổ chức thành 6 phòng ban. Đứng đầu các phòng ban là trưởng ban, phó trưởng ban. Các nhân viên chịu sự chi phối của trưởng ban hoặc phó ban trong công việc của mình thực thi các nhiệm vụ chuyên môn được giao. Nhìn vào các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức có thể nhận thấy Viện CLCSKH&CN là một cơ quan nghiên cứu khoa học quan trọng trong bộ máy quản lý nhà nước của Bộ KH&CN, Viện đã có nhiều những đóng góp trong việc xây dựng các chiến lược và chính sách phục vụ cho sự nghiệp phát triển KH&CN của Quốc gia. 1.3. Giới thiệu về Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện (Ban ĐTSĐH&TTTV) Ban ĐTSĐH&TTTV là một trong sáu đơn vị cơ cấu thuộc Viện CLCSKH&CN. Trước năm 2007, Viện có 2 Ban độc lập: Ban đào tạo Sau Đại học Ban Thông tin – Tư liệu – Thư viện Từ năm 2007, theo Quyết định 101, điều lệ mới về tổ chức và hoạt động của Viện, 2 ban trên đây được hợp nhất thành Ban Đào tạo Sau Đại học và Thông tin – Thư viện. Để góp phần tích cực thực hiện nhiệm vụ của Viện là: nghiên cứu chiến lược và chính sách KH&CN phục vụ công cuộc phát triển bền vững đất nước. Chức năng chính của Ban là cung cấp thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu chuyên môn của Viện. Để hoàn thành chức năng của mình, Ban có nhiệm vụ thường xuyên tìm kiếm, thu thập, cập nhật từ nhiều nguồn thông tin liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu. Những nguồn thông tin này đảm bảo tính thời sự và chính xác, đáp ứng được nhu cầu của NDT. Chức năng nhiệm vụ của Ban Để góp phần tích cực thực hiện nhiệm vụ của Viện là nghiên cứu chiến lược và chính sách KH&CN, phục vụ công cuộc phát triển bền vững đất nước, Ban có những chức năng nhiệm vụ sau: Đào tạo sau đại học: + Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn để xây dựng và phát triển của đội ngũ nhân lực quản lý KH&CN trong các cơ quan và của các loại hình tổ chức KH&CN, xác định nhu cầu và các phương thức tiến hành đào tạo sau đại học cho đội ngũ cán bộ quản lý KH&CN; + Tổ chức và thực hiện đào tạo thạc sĩ và tiến sĩ chuyên ngành Chính sách khoa học và công nghệ theo quy định của pháp luật về Giáo dục; + Tham gia và tổ chức biên soạn và phát hành các loại giáo trình, bài giảng, chuyên khảo, tư liệu tham khảo…phục vụ công tác đào tạo trong chương trình chính khóa về chuyên ngành Chính sách khoa học và công nghệ. + Tổ chức xây dựng chương trình, tổ chức các khóa học bồi dưỡng và nâng cao về chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN cho cán bộ trong và ngoài Viện. Thông tin – thư viện: + Nghiên cứu chính sách phát triển, cơ chế quản lý và hoạt động của các tổ chức thông tin KH&CN phù hợp với điều kiện kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế; + Nghiên cứu nhu cầu tin về chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN, xác lập các phương thức đảm bảo thông tin, các dịch vụ và sản phẩm thông tin phù hợp phục vụ cho việc nghiên cứu, đào tạo về chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN cho cán bộ trong và ngoài Viện; + Thu thập, khai thác, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác nghiên cứu chuyên môn của Viện. + Tạo lập các cơ sở dữ liệu, các nguồn lực thông tin - tư liệu bên ngoài và nội sinh phục vụ nghiên cứu chiến lược, chính sách và quản lý KH&CN. + Xây dựng thư viện đặc thù (kết hợp truyền thống và hiện đại), đảm bảo thông tin tư liệu cho hoạt động nghiên cứu; + Lưu trữ và quản lý các công trình nghiên cứu của Viện, tổ chức xuất bản kỷ yếu khoa học của Viện. + Tổ chức biên soạn và xuất bản các ấn phẩm thông tin phân tích, tổng luận chuyên đề theo yêu cầu của lãnh đạo. + Xây dựng và duy trì trang thông tin điện tử của Viện. Cơ cấu tổ chức Để phù hợp với nhiệm vụ Ban ĐTSĐH & TTTV gồm có bốn nhóm sau: Nhóm Đào tạo Sau Đại học Nhóm Thông tin – Thư viện Nhóm Tin học Nhóm ấn phẩm Ban Đào tạo Sau ĐH & TTTV Nhóm ấn phẩm Nhóm Tin học Nhóm Thông tin – Thư viện Nhóm Sau Đại học Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ban Nhóm đào tạo sau Đại học Nghiên cứu khoa học và thực tiễn, tham gia vào việc đào tạo Thạc sỹ với hai chuyên ngành: Chính sách KH&CN (mã số 603470) và Quản lý KH&CN (mã số 603472). Tham gia vào tổ chức biên soạn và phát hành các loại giáo trình, bài giảng, chuyên khảo…phục vụ công tác đào tạo trong chương trình chính khóa về chuyên ngành Chính sách khoa học và công nghệ. Nhóm Thông tin – Thư viện. Thư viện gồm có 3 cán bộ, trong đó công việc được tổ chức như sau: + Một cán bộ phụ trách sách chịu trách nhiệm từ khâu bổ sung sách, đăng ký cá biệt, gán mã sách, xử lý hình thức, xử lý nội dung, quản lý kho sách và phụ trách các hoạt động tra cứu, chỉ dẫn, tìm tin và cập nhật CSDL. + Một cán bộ phụ trách tạp chí và kiêm thủ thư công việc gồm: bổ sung tạp chí, vào sổ đăng ký, làm phiếu lưu trữ, phục vụ bạn đọc. Ngoài gia còn tham gia vào quá trình xử lý hình thức, xử lý nội dung của sách. + Một cán bộ phụ trách báo và kiêm thủ thư công việc gồm: bổ sung báo, vào sổ theo dõi báo, quản lý báo, phục vụ bạn đọc. Ngoài ra còn tham gia vào quá trình xử lý hình thức, xử lý nội dung Nhóm tin học + Nhóm tin học chuyên trách về lĩnh vực tin học, quản lý hệ thống mạng máy tính, tạo lập và cập nhật trang web, đảm bảo các trợ giúp kỹ thuật, phương pháp tính toán xử lý dữ liệu, xây dựng CSDL. + Phối hợp với phòng CNTT của Trung tâm Thông tin Tư liệu khoa học và Công nghệ quốc gia đảm bảo đường truyền Internet thông suốt, phục vụ cán bộ nghiên cứu trong Viện khai thác thông tin trên mạng toàn cầu. + Hỗ trợ kỹ thuật và xử lý trục trặc máy tính thường xuyên cho các cán bộ nghiên cứu trong Viện khi được yêu cầu. + Quản lý hệ thống mạng máy tính, cập nhật, duy trì và phát triển website của Viện CLCSKH&CN trên mạng internet. Hỗ trợ cập nhật thông tin trên website của Viện theo địa chỉ http:// www.nistpass.gov.vn + Đào tạo lĩnh vực tin học hóa cho các khóa học cao học chuyên ngành chính sách KH&CN của Viện. + Phối hợp với Văn phòng Quốc hội cập nhật, quản lý và chia sẻ CSDL Luật Việt Nam đến với các máy trạm trong mạng nội bộ của Viện + Quản lý và cung cấp các dịch vụ thư điện tử của các cán bộ trong Viện thông qua E-mail. Nhóm xuất bản Tham gia vào việc thực hiện các xuất bản phẩm của Viện như kỷ yếu, Báo cáo năm, Nội san nghiên cứu chiến lược và chính sách KH&CN và các tài liệu công bố khác. Cơ sở vật chất Ban ĐTSĐH&TTTV được trang bị: 10 máy tính được nối mạng 4 máy in laser 4 máy điện thoại Hệ thống giá thư viện 1 tủ mục lục phiếu Các máy tính được nối mạng với nhau bằng mạng nội bộ, mạng Internet Phòng đọc có điều hòa, thông thoáng và nhiều ánh sáng Phòng học được trang bị máy tính và thiết bị giảng dạy. Quan hệ giữa Ban với các bộ phận khác trong Viện Một quá trình nghiên cứu sẽ không thể thiếu thông tin, thông tin đáp ứng tất cả những phần cốt lõi cho công trình nghiên cứu. Do đó mà ở Viện CLCSKH&CN, Ban luôn có mối quan hệ mật thiết với tất cả các bộ phận, đặc biệt đối với các ban nghiên cứu. Đối tượng phục vụ chủ yếu của Ban là cán bộ nghiên cứu thuộc các ban chuyên môn trong Viện. Nội dung phục vụ là cung cấp và tổ chức đảm bảo thông tin, tư liệu, số liệu và các nhu cầu thông tin khác cho công tác nghiên cứu các đề tài, đề án, dự án, chương trình, các chuyên đề khoa học do các cán bộ trong Viện chủ trì hoặc tham gia thực hiện. Ngoài ra, Ban cũng phục vụ một số lượng lớn độc giả là cán bộ thuộc các cơ quan nghiên cứu và quản lý khác trong và ngoài Bộ KH&CN, nghiên cứu sinh, sinh viên các trường đại học, cao đẳng thuộc lĩnh vực chuyên môn về chiến lược chính sách KH&CN. Ban luôn luôn coi trọng và duy trì tốt mối quan hệ gắn bó với cộng đồng các nhà KH&CN, trên cơ sở công tác phục vụ của mình với các đơn vị trong Viện và các độc giả khác quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn chính sách KH&CN. Ban luôn luôn nhận được sự cổ vũ và hỗ trợ nhiệt tình của cán bộ nghiên cứu trong Viện và lực lượng đông đảo bạn đọc ngoài Viện. Hoạt động của Ban có vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp có chọn lọc thông tin khoa học kỹ thuật chuyên ngành chiến lược chính sách KH&CN phục vụ thông tin cho việc quản lý, nghiên cứu - triển khai, giảng dạy và học tập của cán bộ lãnh đạo, nghiên cứu sinh, sinh viên trong và ngoài Viện. Thông qua hoạt động thông tin Ban đã phục vụ thông tin cho NDT nhanh chóng, kịp thời, đầy đủ đồng thời Ban đã góp phần nâng cao năng suất lao động, tạo sự hiểu biết sâu rộng và tạo môi trường thuận lợi để NDT tiếp cận được nhiều nguồn thông tin khác nhau. CHƯƠNG HAI QUẢN LÝ THÔNG TIN PHỤC VỤ CHO HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU CHIẾN LƯỢC VÀ CHÍNH SÁCH KH&CN 2.1. Đặc điểm nhu cầu tin KHCN của Viện. Khái niệm nhu cầu tin về KHCN và Quản lý KH&CN Người dùng tin KHCN: là người tiếp nhận thông tin từ các cơ quan thông tin KHCN để sử dụng vào mục đích quản lý hoạt động KHCN, vào công tác nghiên cứu – triển khai (R&D) và vào công tác sản xuất, kinh doanh, dịch vụ… Nhu cầu tin KHCN: là loại nhu cầu tinh thần đặc biệt gắn với mọi thành viên xã hội đặc biệt là các nhà quản lý, nhà R&D… Các loại nhu cầu tin: Thông tin được coi là hàng hóa đặc biệt, một nguồn lực quan trọng của sự phát triển, một thứ tài sản vô hình. Là một loại hàng hóa, thông tin có thể là đối tượng được mua và bán, trao đổi, tích lũy và lưu trữ, được giữ bản quyền hay quyền sở hữu. Là một loại nguồn lực, thông tin được hiện hữu tham gia vào các quá trình biến đổi giá trị, song giá trị của thông tin lại không bị mất đi trong quá trình sử dụng. Thường thì việc sử dụng thông tin tích cực thực sự lại làm cho giá trị và hiệu quả của thông tin rất khó đo và rất khó xác định. Tiềm năng và nhu cầu thông tin trong xã hội là vô hạn. Nhận biết được giá trị của thông tin như vậy từ khi sinh ra con người đã hình thành nhu cầu về thông tin. Và ta có thể chia nhu cầu đó ra làm 3 loại sau: + Nhu cầu thông tin cá nhân + Nhu cầu tin của một nhóm cá nhân + Nhu cầu tin của cả cộng đồng xã hội, dân tộc. Hoạt động quản lý KHCN: Là loại hoạt động phức tạp bao gồm các cấp nội dung khác nhau, trong đó: Cấp nội dung thứ nhất: là cấp ban hành chính sách, có nhiệm vụ: + Xây dựng dự báo và chiến lược KHCN; + Xây dựng chính sách quốc gia về phát triển KHCN cho cả nước. Cấp nội dung thứ hai: là cấp thúc đẩy, có nhiệm vụ: + Tìm kiếm các biện pháp để ứng dụng KHCN vào tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội đặc biệt trong lĩnh vực kinh tế, KHCN Sơ đồ hoạt động quản lý KHCN Lĩnh vực kinh tế - xã hội Nhu cầu phát triển KHCN Chính sách KHCN Chương trình QG về nghiên cứu & phát triển Kết quả nghiên cứu phát triển Nhu cầu tin 1 2 3 Hình 3: Sơ đồ quản lý hoạt động KHCN + Cấp 1: Các nhà quản lý có nhu cầu về thông tin dự báo, thông tin về chiến lược phát triển KHCN ở trong nước, ngoài nước; trong ngành, ngoài ngành; trong lĩnh vực, ngoài lĩnh vực + Cấp 2: Nhà quản lý cần đến thông tin dữ kiện về tiềm lực kinh tế, tiềm lực tài chính, tiềm lực khoa học, tiềm lực công nghệ và cả những thành tựu KHCN trong và ngoài nước + Cấp 3: Nhà quản lý cần những thông tin về luật pháp và những văn bản có liên quan: luật về thương mại và thị trường, các tài liệu về thông tin tiêu chuẩn đo lường chất lượng Đặc điểm NDT cho hoạt động R&D tại Viện Người dùng tin (NDT) là yếu tố cơ bản giữ vai trò quan trọng trong bất kỳ hệ thống thông tin nào. Để hình thành được quá trình tìm tin thì đối tượng NDT luôn là nhân tố đầu tiên cũng là nhân tố cuối cùng để đánh giá chất lượng hoạt động của cả hệ thống. Là cơ sở cho việc định hướng các hình thức phổ biến thông tin, là yếu tố tương tác giữa hai chiều với các đơn vị thông tin. Điều này đã thể hiện qua hai khía cạnh: Thứ nhất, NDT được coi là đối tượng phục vụ, họ vừa là khách hàng tiếp nhận thông tin, vừa là người sản sinh ra thông tin mới. Thứ hai, NDT được coi là người sản xuất một phần “nguyên liệu thông tin” cho hoạt động của một Viện, họ là lực lượng đưa thông tin vào thực tế sản xuất mặt khác họ còn làm cho tài nguyên thông tin phong phú giàu có hơn so với nguồn thông tin của cơ quan. NDT được cung cấp những sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lượng sẽ tạo ra nguồn tin có giá trị. Với nhu cầu tin cụ thể của mình, NDT là nhân tố quyết định nội dung thông tin, kênh thông tin được sử dụng trong hoạt động thông tin. Viện CLCSKH&CN có chức năng nghiên cứu dự báo, xây dựng chiến lược phát triển, chính sách và cơ chế quản lý KH&CN. Hàng năm, cán bộ của Viện tham gia nghiên cứu một khối lượng khá lớn các chương trình nghiên cứu cấp nhà nước, cấp Bộ cũng như các dự án, đề án hợp tác với nước ngoài. Để nắm được NCT của Viện, Viện đã tiến hành điều tra NCT. Có thể chia làm 3 loại hình thức sau: + Điều tra ngẫu nhiên: điều tra bất kỳ bạn đọc nào đó trong hoặc ngoài Viện + Điều tra toàn bộ NDT: điều tra tất cả bạn đọc trong và ngoài Viện để biết được nhu cầu tin của họ + Chọn đại diện: có thể chọn ra một số bạn đọc đại diện để khảo sát thông tin. Có hai hình thức điều tra: + Phỏng vấn trực tiếp: đặt những câu hỏi trực tiếp cho bạn đọc cần khai thác thông tin + Xây dựng phiếu điều tra: phiếu điều tra được xây dựng trên cơ sở nhằm mục đích biết được NCT của NDT. Dưới đây là mẫu phiếu điều tra nhu cầu tin của Viện PHIẾU ĐIỀU TRA NHU CẦU TIN Bạn đọc thường là:  Sinh viên, nghiên cứu sinh  Cán bộ nghiên cứu, Giảng viên  Cán bộ lãnh đạo Bạn đọc dành thời gian bao nhiêu để đọc sách, nghiên cứu tư liệu và thu thập thông tin  Không có thời gian  Từ 10% - 20% Từ 1% - 10%  Từ 20% - 30% Bạn đọc thường quan tâm đến lĩnh vực chuyên môn nào? Tài liệu sử dụng thường viết bằng ngôn ngữ nào ?  Tiếng Việt  Tiếng Nga  Tiếng Anh  Tiếng Pháp  Tiếng Đức Sử dụng mạng thông tin nào ?  Mạng Internet  Các mạng khác  Mạng Vista  Không sử dụng Bạn đọc thường sử dụng hình thức phục vụ nào ?  Đọc tại chỗ  Mượn về nhà  Mục lục thư viện truyền thống  CSDL thư mục  Thư mục thông báo sách mới  Thông tin chuyên đề  Tra cứu trên CD – ROM  Sao chụp tài liệu  Thông tin tóm tắt, tổng luận, lược thuật  Dịch tài liệu  Phổ biến thông tin có chọn lọc  Các hình thức khác Ý kiến của bạn đọc về tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ thư viện  Tốt  Chấp nhận được  Kém Mục đích truy cập của bạn đọc.  Đọc báo, tạp chí điện tử  Giải trí  Đọc tài liệu chuyên ngành  Gửi thư điện tử Theo những số liệu thống kê, chỉ trong vòng 5 năm (1996 - 2000) Viện có 32 đề tài cấp bộ và cấp cơ sở, từ năm 2000 – 2006 Viện đã có 52 đề tài cấp bộ, cấp cơ sở. Nội dung thông tin tập trung vào việc đổi mới cơ chế, chính sách quản lý hoạt động KH&CN trong một số mặt: Xây dựng, đổi mới hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước về KH&CN để có được bộ máy thực sự mạnh, có hiệu lực quản lý và phát triển các lĩnh vực KH&CN trên phạm vi quốc gia. Xây dựng cơ chế xúc tiến CNH,HĐH đất nước bằng KH&CN và trên cơ sở phát triển một nền KH&CN tiên tiến. Đồng thời làm cho tất cả các ngành, các cấp từ Trung ương đến địa phương, nhận thức đúng đắn về vai trò và tầm quan trọng của KH&CN trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Xây dựng hệ thống tổ chức nghiên cứu và triển khai hoạt động có hiệu quả để nghiên cứu, phổ biến và ứng dụng nhanh chóng thành tựu KH&CN tiên tiến vào thực tế sản xuất và đời sống có chính sách định hướng phát huy tính chủ động của các đơn vị, củng cố, tạo điều kiện cho các viện nghiên cứu, các trường Đại học, các trung tâm, cơ sở nghiên cứu phát huy được vai trò của mình. Đổi mới cơ chế quản lý theo hướng khuyến khích hoạt động nghiên cứu và triển khai phục vụ sản xuất kinh doanh; khuyến khích các doanh nghiệp, tập thể và các nhà khoa học xúc tiến hoạt động KH&CN; phổ biến, chuyển giao công nghệ, du nhập các loại công nghệ tiên tiến áp dụng một cách sáng tạo vào điều kiện thực tiễn Việt Nam, tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng và khả năng cạnh tranh của hàng hóa sản xuất trong nước. Xây dựng chính sách ưu tiên đúng mức với những người có công và có trình độ nhằm động viên khuyến khích người làm công tác KH&CN đồng thời tích cực đào tạo và sử dụng có hiệu quả đội ngũ cán bộ, tri thức, phát huy vai trò tích cực của đội ngũ này trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Phải thường xuyên đổi mới chính sách đãi ngộ đối với việc sử dụng cán bộ KH&CN, tận dụng khả năng của những người giỏi, phân bố hợp lý nguồn nhân lực tri thức này. Đổi mới cơ chế xét duyệt, tuyển chọn đề tài và các hoạt động KH&CN. Gắn kết quả nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn với các chương trình dự án phát triển kinh tế xã hội. Khoa học xã hội phải cung cấp luận cứ và cơ sở khoa học cho việc phát triển kinh tế xã hội và hoạch định chính sách cho việc xây dựng hoạch định chiến lược quốc gia về KH&CN theo hướng phát triển bền vững, “ thân thiện” với môi trường sinh thái, cân đối hài hòa về lãnh thổ giữ gìn bản sắc dân tộc, nhằm đưa đất nước ta nhanh chóng trở thành nước công nghiệp phát triển, “ dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng dân chủ văn minh”. NDT tại Viện đa số là những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có khả năng đảm nhận được các khâu nghiên cứu cơ bản, điều tra cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, và tham gia giải quyết vấn đề bức xúc về KH&CN của đất nước cũng như một số vấn đề môi trường toàn cầu như dự án kinh tế chất thải, công nghệ cao…Phần đông những cán bộ khoa học này được đào tạo từ Liên Xô, cộng hòa Dân chủ Đức và các nước Xã hội Chủ nghĩa trước đây, các cán bộ trẻ được đào tạo từ các nước Tây Âu như: Hà Lan, Thụy Điển, Anh Về trình độ ngoại ngữ, theo số liệu điều tra thì Viện có tới 85% NDT sử dụng 1 đến 2 ngoại ngữ, 15% NDT đang tự trau dồi kiến thức cho mình. Như vậy lực lượng NDT tại Viện rất mạnh về số lượng và chất lượng. Đây là yếu tố quan trọng đối với hoạt động của Viện. Căn cứ vào chức năng công việc của NDT chúng tôi nhận thấy đội ngũ NDT của Viện có thể chia làm 3 nhóm chính như sau: Nhóm một: cán bộ quản lý kiêm công tác nghiên cứu. Lãnh đạo Viện, lãnh đạo các Ban đây là những người trực tiếp quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học và triển khai cấp Viện, cấp Bộ và cấp Nhà nước tại các Ban. Nhóm này là những người điều hành các công việc và bộ máy hành chính và các hoạt động R&D tại các Ban. Họ là những người ra quyết định ở các cấp khác nhau, họ có nhiệm vụ vạch ra phương hướng, xây dựng kế hoạch, tổ chức và giám sát việc triển khai công tác chung cho các cán bộ trong Viện. Mặc dù chỉ chiếm 15% số cán bộ nhưng NDT ở nhóm này lại là những chủ thể đặc biệt trong hoạt động thông tin của Viện. Để lãnh đạo quản lý tốt, họ không những cần thông tin đầy đủ, chính xác trong nội bộ Viện, mà còn cần sử dụng và xử lý thường xuyên các thông tin chung về chính trị xã hội. Khoảng 80% số cán bộ lãnh đạo tại nhóm này có trình độ học vị Tiến sỹ , rất nhiều người trong số họ là những chuyên gia đầu ngành. Bên cạnh công tác lãnh đạo, quản lý, hầu hết họ vẫn trực tiếp làm công tác nghiên cứu khoa học, 60% số cán bộ thuộc nhóm này trực tiếp làm chủ nhiệm, quản lý đề tài cấp Bộ, cấp Nhà nước. Tuy nhiên, do đảm đương công tác quản lý nên nhóm này rất bận rộn và thời gian dành cho việc nghiên cứu tài liệu không nhiều. Nhóm hai: Cán bộ thuần túy làm công tác nghiên cứu khoa học. Đây là lực lượng NDT chủ chốt của Viện. Số cán bộ này phần đông có trình độ sau đại học và trực tiếp làm nghiên cứu khoa học và triển khai tại Viện. Thời gian NDT nhóm này dành cho việc nghiên cứu tài liệu tương đối nhiều (20-40% quỹ thời gian nghiên cứu). Người làm nghiên cứu khoa học ngày nay không chỉ cần có kiến thức sâu về một lĩnh vực mà phải có hiểu biết rộng về nhiều lĩnh vực khác nhất là những hiểu biết về kinh tế - xã hội, về sản xuất và phát triển bền vững. Ngoài tri thức lý luận phải có kiến thức thực tế về lĩnh vực chuyên môn của mình, có kỹ năng thực hành, biết kết hợp nghiên cứu với sản xuất và thị trường đặc biệt là phải có sự nhạy bén phát hiện các vấn đề của sản xuất, nhu cầu của xã hội để từ đó vạch ra các hướng nghiên cứu thích hợp. Do vậy, NDT nhóm này là những NDT rất năng động và tích cực. Họ là những người thường xuyên tạo ra các thông tin qua các công trình, kết quả nghiên cứu được công bố, họ là những “khách hàng” thân thiết của Ban ĐTSĐH&TTTV cũng như của các cơ quan thông tin khác. Nhóm ba: NDT ngoài Viện Đó là nhữ._.