Quản lý tại sản cố định Công ty Vinasoftware

chức hay 1 công ty. Các công ty ở trên mọi lĩnh vực đều coi việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kinh doanh là một trong những chiến lược quan trọng để công ty có sức cạnh tranh trên thị trường, đặc biệt là trong việc quản lý, tổ chức bộ máy hoạt động. Hệ thống thông tin có thể đơn giản, phức tạp tùy theo nhu cầu thực tế. Nhưng vẫn phải đảm bảo được các chức năng, kiểm soát lỗi. Sao cho khi một hệ thống bị sơ hở cũng phải an toàn trong lưu trữ bảo mật. Một hệ thống không tốt có thể gây thiệt hại lớn, còn có thể ảnh hưởng tới sự tồn vong của công ty. Việc phân tích thiết kế có thể mất thêm nhiều thời gian, của cải nhưng nó có giá trị lâu dài. Phân tích thiết kế tốt phải đảm bảo được tính thực tế và tính lưu động trong các giai đoạn bảo trì, sửa chữa, nâng cấp về sau. Phân tích thiết kế còn có thể tác động ngược lại tới cơ cấu tổ chức khiến cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thêm hoàn thiện. Hiện nay,Với các doanh nghiệp đang hoạt động thì việc quản lý doanh nghiệp bao gồm rất nhiều các thao tác,công việc quản lý đặt ra trong đó có quản lý tài sản cố định của doanh nghiệp đó. Mỗi công ty,doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có một bộ phận đảm nhận trách nhiệm quản lý các tài sản của công ty,và với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay thì việc tin học hóa quá trình quản lý được áp dụng vào các doanh nghiệp đã mang lại những lợi ích cụ thể.Vì vậy với nguồn tài nguyên con người đã có thì vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp là cần phải có một công cụ trợ giúp hữu ích nhằm quản lý tài sản một cách khoa học và tối ưu nhất. Từ yêu cầu trên cho thấy cần phải phân tích,thiết kế và xây dựng một phần mềm nhằm hỗ trợ và đáp ứng được yêu cầu của việc quản lý tài sản cố định trong công ty,doanh nghiệp. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI I.GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ KỸ THUẬT VÀ PHẦN MỀM VIỆT NAM-VINASOFTWARE. 1.Mô hình tổ chức. 2.Khả năng phần mềm. 2.1. Khái quát Hoạt động phần mềm của công ty VINASOFTWARE bao gồm các hoạt động nhằm: Xây dựng phần mềm ứng dụng theo đơn đặt hàng (DCM). Phát triển sản phẩm phần mềm đóng gói như: ERP, QLHCC, Web Portal, Web biên tập tin. Các dịch vụ về phần mềm: Tư vấn xây dựng hệ thống, cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật phần mềm, đào tạo, content provider… 2.2.Các hướng phát triển chính. 2.2.1. Phần mềm ứng dụng theo đơn đặt hàng. Xây dựng hệ thống phần mềm theo đơn đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng thực hiện các chức năng nghiệp vụ chuyên biệt. Các sản phẩm phần mềm theo yêu cầu được thiết kế theo đặc thù của từng khách hàng cho nên công đoạn khảo sát được chúng tôi tiến hành rất tỉ mỉ và chính xác. Khi phần mềm xây dựng xong đảm bảo hợp lý và vận hành trơn tru theo đúng yêu cầu. 2.2.2. Phần mềm đóng gói. Công ty VINASOFTWARE là công ty chuyên sâu về phát triển các sản phẩm phần mềm chuyên nghiệp ứng dụng trong các lĩnh vực quản lý doanh nghiệp. Với đội ngũ cán bộ chuyên sâu dày dạn kinh nghiệp trong các lĩnh vực CNTT, kinh tế, tài chính kế toán ... sản phẩm phần mềm ERP do chúng tôi xây dựng đáp ứng tốt nhu cầu về phần mềm quản lý tài chính cho các công ty. 2.2.3. Dịch vụ về phần mềm. Tư vấn xây dựng hệ thống: Một hệ thống thông tin tốt và hiệu quả không chỉ được áp dụng bởi những sản phẩm và công nghệ tiên tiến mà đầu tiên và quan trọng hơn cả là phải được thiết kế và xây dựng một cách tổng thể có hệ thống. Đội ngũ cán bộ tài năng và giàu kinh nghiệm thực hiện  rất nhiều dự án của VINASOFTWARE hiểu một cách rõ ràng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp cho một giải pháp phần mềm chất lượng. Trên cơ sở đó tư vấn giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm và giải pháp phù hợp, đưa ra các phương án xây dựng hệ thống thông tin tối ưu, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin của khách hàng. Cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật phần mềm: Cài đặt và hỗ trợ kỹ thuật là một dịch vụ rất quan trọng đảm bảo cho khả năng hoạt động của hệ thống. Dịch vụ triển khai và cài đặt của VINASOFTWARE đảm bảo cho hệ thống của khách hàng được cài đặt một cách nhanh chóng, hoạt động có chất lượng cao với chi phí hợp lý. Khi xảy ra sự cố với phần mềm, tùy theo từng trường hợp gây lỗi chúng tôi sẽ có mặt tại hiện trường trực tiếp khắc phục các sự cố xảy ra hoặc hỗ trợ khắc phục từ xa qua điện thoại thông qua người quản trị hệt hống. Đào tạo: Chúng tôi hiểu đào tạo giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong việc đảm bảo khả năng triển khai thành công của các dự án CNTT. Với mỗi dự án phần mềm chúng tôi thiết kế các chương trình đào tạo bài bản, đầy đủ cho cán bộ quản trị hệ thống, cán bộ sử dụng để có thể quản lý, sử dụng tốt hệ thống phần mềm. 3.Tích hợp hệ thống. 3.1. Cung cấp giải pháp kỹ thuật. Công ty VINASOFTWARE cộng tác với khách hàng xây dựng các hệ thống thông tin trọn gói, đạt các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu về tính mở, chuẩn mực, độ bền và an toàn. Hệ thống thông tin được xây dựng trên cơ sở dịch vụ truyền thông (xây dựng LAN, WAN) hiệu quả, bền và an toàn làm nền tảng cùng các ứng dụng như dịch vụ truyền thông điệp, dịch vụ lưu trữ, xử lý và tra cứu thông tin (hệ CSDL) và các ứng dụng chuyên ngành. Định hướng chính của Công ty VINASOFTWARE là tập trung tham gia xây dựng và phát triển các giải pháp tổng thể, xây dựng hệ thống tích hợp cho các doanh nghiệp, các hệ thống ngành dọc, các trung tâm lưu trữ. 3.2. Giải pháp an ninh an toàn mạng. Cung cấp cho khách hàng các giải pháp về an ninh an toàn mạng, xây dựng hệ thống tường lửa (Firewall) tích hợp với IDS và IPS cho phép chống lại hầu hết các tấn công trái phép vào hệ thống nhằm đánh cắp, sửa đổi thông tin, Thiết lập các cơ chế xác thực mạng đảm bảo an toàn tối đa cho các hệ thống thông tin trước các tin tặc, ngăn chặn các tấn công nhằm từ chối dịch vụ DoS, hệ thống kiểm soát Logfile trên ứng dụng… 3.3. Giải pháp Backup dữ liệu tổng thể. VINASOFTWARE định hướng vào các giải pháp Backup an toàn dữ liệu với quy mô lớn, cho các trung tâm tích hợp dữ liệu, đáp ứng tính sẵn sàng cao cho hệ thống (Hight avalable), các giải pháp được xây dựng dựa trên nền tảng công nghệ backup của các hãng lớn như: HP-Compaq, EMC, IBM. Hệ thống backup tập trung, băng tải dữ liệu lớn (Fast Ethernet, Gigabit Ethernet, Fible chanel) và chạy trên nhiều thế hệ Server cũng như các hệ điều hành khác nhau: Linux, Windowos, Unix…Đối với các giải pháp này sẽ giảm thiểu các rủi ro cho hệ thống về mặt an toàn dữ liệu do lỗi thiết bị lưu trữ, chập điện, cháy nổ. 3.4. Đào tạo, tư vấn, chuyển giao công nghệ. Công ty đang hợp tác để lựa chọn giải pháp, công nghệ và thiết bị tiên tiến nhất của các Hãng nước ngoài hàng đầu thế giới, góp phần rút ngắn khoảng cách về công nghệ và thiết bị trong các lĩnh vực nghiên cứu khoa học, thí nghiệm, giảng dạy, đo lường, điều khiển, tự động giữa Việt Nam và Quốc tế. Cùng khách hàng xây dựng giải pháp tối ưu và lựa chọn công nghệ và thiết bị thích hợp đảm bảo tính hệ thống, phát triển và tiên tiến, phù hợp với từng khách hàng cụ thể. Thực hiện việc cung cấp thiết bị, lắp đặt vận hành. Đào tạo và chuyển giao công nghệ sau bán hàng, đảm bảo hệ thống sau khi được chuyển giao cho khách hàng sẽ được vận hành và khai thác với hiệu suất tối ưu nhất. 3.5. Bảo hành và dịch vụ . Dịch vụ bảo hành và sau bảo hành của Công ty VINASOFTWARE đảm nhiệm việc sửa chữa bảo hành của tất cả các loại máy tính, thiết bị mạng và dịch vụ phần mềm do Công ty cung cấp. Do có sự hỗ trợ của các Hãng trong việc tổ chức các khóa đào tạo về bảo hành, bảo trì; cùng với việc cung cấp các linh kiện thay thế, các thiết bị sửa chữa hiện đại, Công ty chúng tôi luôn đáp ứng nhanh chóng mọi nhu cầu của khách hàng. II.GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.Đặt vấn đề. Hiện nay với sự phát triển mở rộng với nhiều hình thức và lĩnh vực sản xuất,vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp là làm sao quản lý hợp lý các tài sản của mình.Có nhiều doanh nghiệp chưa xem trọng vấn đề này nên khi gặp phải tình huống cần giải quyết đã gặp khó khăn trong xử lý. Có nhiều doanh nghiệp đã quan tâm đến vấn đề quản lý tài sản nhưng các bước và quy trình quản lý không hợp lý và khoa học và chủ yếu là lưu trữ trên giấy tờ.Do đó mà không đạt được hiệu quả cao trong vấn đề quản lý. Tài sản cố định thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị tài sản của một doanh nghiệp do đó chúng cũng có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của đơn vị. Công tác quản lý tài sản vốn là một mảng truyền thống và thường được xem là ít phức tạp. Do đó việc quản lý tài sản thường được các đơn vị theo dõi bằng Excel hoặc phần mềm tự phát triển với mục tiêu quản lý hồ sơ tài sản và tính khấu hao. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp lớn có nhiều cơ sở với số lượng hàng nghìn tài sản đây lại là một vấn đề khá nan giải và việc giải quyết tốt bài toán quản lý này có thể mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả tài chính với giá trị rất lớn. Từ những đánh giá trên cho thấy việc cần thiết phải xây dựng hệ thống quản lý tài sản để mang lại hiệu quả cho các doanh nghiệp. 2.Lý do chọn đề tài. Với sự phát triển của kinh tế thị trường và vì những lợi ích mà công nghệ thông tin đem lại như ta đã nói ở trên thì ngày nay việc xây dựng chương trình quản lý tài sản cho công ty hay 1 tổ chức doanh nghiệp nào đó là một công việc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý của doanh nghiệp đó. Chương trình quản lý có vai trò giúp doanh nghiệp xử lý thông tin nghiệp vụ một cách nhanh chóng,chính xác và khoa học đồng thời giúp tiết kiệm chi phí và mang lại một hiệu quả lớn cho doanh nghiệp.Khi xây dựng được chương trình sẽ giúp cho doanh nghiệp: Quản lý một cách chi tiết thông tin các tài sản thuộc quyền sử dụng của minh. Tình được giá trị thực tế của tài sản đang được sử dụng. Loại bỏ được các giấy tờ thủ công giúp cho cách thức quản lý ngày càng chuyên nghiệp hơn và khoa học nhất. Đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Như vậy quản lý tài sản của doanh nghiệp là công việc hết sức cần thiết và đặt ra cho người quản lý phải làm sao có cách thức quản lý hợp lý và khoa học nhất. Chính vì những lý do trên, tôi đã chọn đề tài “Xây dựng chương trình quản lý tài sản” để làm đề tài thực tập cho chính mình. 3. Mục đích đề tài Xây dựng phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ và khoa học hơn việc nhập mới và cấp phát tài sản đồng thời cho phép tính giá trị thực của tài sản đang sử dụng. 4. Mục tiêu đề tài + Chương trình phải được xây dựng trong cùng một hệ thống, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của công việc quản lý tài sản và yêu cầu quản lý gắn với thực tế của công ty. + Phần mềm phải được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị cơ sử dữ liệu cũng như các công cụ tiện ích mới (Ngôn ngữ C#, SQL Server 2000). + Giao diện hệ thống, giao diện của các modun phải thống nhất, thân thiện với người dùng, xây dựng phần mềm dễ sử dụng và tiện lợi,hiệu quả. + Kiểm soát một cách chi tiết, đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản của công ty với các modul quản lý rõ ràng. CHƯƠNG II: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ MÔ TẢ HỆ THỐNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Ở đây ta xác định bài toán là một bài toán xây dựng một hệ thống quản lý tài sản cho công ty Vinasoftware. 1. Khái quát. Công ty Vinasoftware là công ty hoạt động với hướng phát triển chính là sản xuất gia công phần mềm,bên cạnh đó công ty còn phát triển thêm một số hướng như : Buôn bán, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành, bảo trì máy móc, thiết bị điện, điện tử, tin học viễn thông; Tư vấn, giải pháp trong lĩnh vực điện, điện tử, tin học, viễn thông; Đào tạo và chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực điện, điện tử, tin học, viễn thông.Trong quá trình phát triển của mình,công ty đã và đang dần hoàn thiện hệ thống quản lý của mình về mọi mặt trong đó có quản lý tài sản cố định của công ty nhằm tạo ra phong cách làm việc chuyên nghiệp và khoa học hơn,mang lại hiệu quả trong sản xuất và kinh doanh,tiết kiệm thời gian và chi phí. Do đang trong qúa trình phát triển,nên quy mô của công ty còn ở mức độ trung bình ,khối lượng tài sản cố định của công ty không quá lớn,phức tạp và được tổ chức đơn giản ở cả phương thức quản lý và quy trình quản lý. 2. Cơ cấu tổ chức . Công ty gồm nhiều phòng ban nhưng ở quy mô trung bình.Các phòng ban hoạt động và quản lý ở quy mô đơn giản.Trong bộ phận văn phòng của công ty có một bộ phận nhân sự làm nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất của công ty.Bộ phận này có chức năng : + Cập nhật,lưu trữ thông tin tài sản của công ty mới được nhập về. + Cấp phát điều chuyển tài sản của công ty đến từng cá nhân từng phòng ban. 3. Mô tả qui trình hoạt động 3.1. Sơ đồ mô tả: 3.2. Mô tả : Việc quản lý tài sản của công ty được thực hiện theo các bước tuần tự như sau: + Bước đầu tiên đó là bộ phận quản lý phải nhập tài sản mới vào trong kho.Khi tài sản được nhập vào kho thì bộ phận quản lý sẽ lưu trữ trông tin chi tiết về tài sản vào “Sổ lưu trữ thong tin tài sản”. + Bước 2: Trong quá trình hoạt động thì các phòng ban sẽ có những yêu cầu bằng phiếu gửi đến bộ phận quản lý tài sản như thanh lý hoặc điều chuyển…thì bộ phận này sẽ vào phần lưu trữ thông tin tài sản trong Sổ lưu trữ để sửa lại,trong trường hợp yêu cầu cấp phát thì bộ phận sẽ kiểm tra tài sản được yêu cầu trong danh mục tài nếu có thì chuyển sang bước 3 và nếu không có thì chuyển sang bước 4. + Bước 3: Nếu tồn tại tài sản trong danh mục thì tài sản đó sẽ được điểu chuyển xuống phòng ban hoặc chuyển sang cho bộ phận quản lý dự án. + Bước 4: Nếu không tồn tại tài sản trong danh mục thì bộ phận quản lý gửi yêu cầu nhập tài sản rồi quay lại tuần tự các bước như trên. 4. Dữ liệu : Đầu vào : Phiếu nhập tài sản : ghi đầy đủ thông tin tài sản nhập vào kho của công ty. Phiếu Nhập Tên tài sản Số lượng Đơn giá Thời gian bảo hành Nơi cung cấp Chi tiết ……..,Ngày…..tháng…..Năm Người nhập. Bảng lưu trữ thông tin tài sản: Lưu trữ thông tin của tất cả tài sản trong công ty. Danh mục tài sản STT Tên tài sản Số lượng Giá trị Thời gian BH Nơi CC Chi tiết Trạng thái ……,Ngày…..Tháng…..Năm TM Bộ phận quản lý Phiếu yêu cầu cấp phát,điều chuyển,thanh lý tài sản : Ghi lại yêu cầu của các phòng ban hay dự án về tài sản. Phiếu yêu cầu cấp phát,điều chuyển,thanh lý STT Tên tài sản Lý do Số lượng Chi tiết yêu cầu. Trạng thái ……..,Ngày…..Tháng…..Năm Người Duyệt . Người lập Đầu ra : Phiếu xuất,bàn giao tài sản : ghi lại thông tin tài sản được bàn giao và chuyển cho phòng ban,dự án sử dụng và chịu trách nhiệm đảm bảo quản lý tài sản được giao. Phiếu xuất,bàn giao tài sản STT Tên tài sản Lý do Số lượng Thông tin chi tiết Trạng thái …….,Ngày…..Tháng….Năm … Người nhận Phiếu thu hồi,điều chuyển tài sản: ghi lại thông tin về tài sản được tiếp nhận,để cho vào kho hoặc chuyển cho bộ phận,phòng ban,dự án,cá nhân khác để sử dụng. Phiếu thu hồi STT Tên tài sản Số lượng Chi tiết Tình trạng ……,Ngày……Tháng….Năm Xác nhận Người bàn giao TM bộ phận quản lý 5. Đánh Giá Tổng Quát. Từ những khảo sát trên ta thấy được hệ thống quản lý cơ sở vật chất của công ty vinasoftware còn nhiều hạn chế như : + Quản lý còn ở mức độ đơn giản,chưa đầy đủ quy trình của việc quản lý tài sản. + Việc quản lý chưa được xem trọng trong vấn đề tính hao mòn khấu hao tài sản. + Các thao tác xử lý trên giấy tờ là chính do đó cách quản lý chưa được khoa học,và việc lưu trữ thông tin trên giấy đôi khi sẽ làm mất mát thông tin và làm cho quản lý gặp khó khăn khó tổng hợp. + Không tính toán đưa ra được những thống kê,báo cáo cụ thể,chi tiết về tài sản quản lý mà chỉ dựa trên sự quan sát trực quan. ….. Những hạn chế trên đã làm cho công việc,thao tác quản lý cơ sở vật chất của công ty trở nên cồng kềnh,chưa mang lại hiệu quả và chưa có tính khoa học.Do đó tôi xin đưa ra một giải pháp nhằm giúp cho công ty quản lý cơ sở vật chất của mình một cách hiệu quả và mang tính khoa học,đó là xây dựng phần mềm quản lý tài sản với những yêu cầu đặt ra như : + Chương trình phải được xây dựng trong cùng một hệ thống, đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của công việc quản lý tài sản và yêu cầu quản lý gắn với thực tế của công ty. + Phần mềm phải được xây dựng bằng ngôn ngữ lập trình, hệ quản trị cơ sử dữ liệu cũng như các công cụ tiện ích mới (Ngôn ngữ C#, SQL Server 2000). + Giao diện hệ thống, giao diện của các modun phải thống nhất, thân thiện với người dùng, xây dựng phần mềm dễ sử dụng và tiện lợi,hiệu quả. + Kiểm soát một cách chi tiết, đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản của công ty với các modul quản lý rõ ràng. II. MÔ TẢ HỆ THỐNG 1. Các chức năng của chương trình Chương trình bao gồm các chức năng cơ bản: Quản trị hệ thống,thông tin người dùng. Thông tin liên quan đến sử dụng tài sản như kho,phòng ban,dự án.. Quản lý tài sản: gồm các nghiệp vụ về quản lý tài sản như khấu hao,điều chuyển,tăng giảm… Xây dựng các chức năng tìm kiếm, thống kê và xuất báo cáo về tình hình sử dụng tài sản. 2. Mô tả chức năng hoạt động của chương trình Chương trình quản lý tài sản gồm 2 đối tượng sử dụng chính là người dùng và admin,với mỗi đối tượng có các chức năng xử lý riêng: 2.1. Đối với Quản lý: - Quản lý là người có quyền quản trị cao nhất trong chương trình. Có thể ra/vào hệ thống. Sau khi đăng nhập Quản lý có thể sử dụng mọi quyền được cung cấp để thực hiện vai trò Quản lý của mình. - Quản lý có quyền phân quyền, cấp quyền hay hủy quyền cho những người sử dụng khác. - Có quyền thêm, sửa ,xóa hay bất cứ nội dung hay xử lý nghiệp vụ quản lý tài sản. 2.2. Đối với đối tượng là người dùng(nhân viên) - Được quyền đổi mật khẩu vào chương trình. - Được xem thông tin báo cáo về tình hình sử dụng tài sản của công ty. 3. Mô tả quy trình nghiệp vụ hệ thống Việc quản lý tài sản của công ty được thực hiện theo các bước tuần tự như sau: + Bước đầu tiên đó là bộ phận quản lý phải nhập tài sản mới vào trong kho.Khi tài sản được nhập vào kho thì bộ phận quản lý sẽ lưu trữ trông tin chi tiết về tài sản vào cơ sở dữ liệu. + Bước 2: Trong quá trình hoạt động thì các phòng ban sẽ có những yêu cầu gửi đến bộ phận quản lý tài sản như thanh lý hoặc điều chuyển…thì bộ phận này sẽ vào phần lưu trữ thông tin tài sản trong danh mục để sửa lại,trong trường hợp yêu cầu cấp phát thì bộ phận sẽ kiểm tra tài sản được yêu cầu trong danh mục tài nếu có thì chuyển sang bước 3 và nếu không có thì chuyển sang bước 4. + Bước 3: Nếu tồn tại tài sản trong danh mục thì tài sản đó sẽ được điểu chuyển xuống phòng ban hoặc chuyển sang cho bộ phận quản lý dự án. + Bước 4: Nếu không tồn tại tài sản trong danh mục thì bộ phận quản lý gửi yêu cầu nhập tài sản rồi quay lại tuần tự các bước như trên. 4. Đặc tả yêu cầu 4.1. Yêu cầu chức năng - Người dùng có thể xem báo cáo về tình hình sử dụng của công ty và sửa đổi password của mình. - Quản lý có thể thực hiện trực tiếp thao tác với cơ sở dữ liệu như them,sửa xóa và thực hiện các nghiệp vụ quản lý tài sản. - Quản lý thực hiện phân quyền cho người dùng và cấp phát tài khoản cho người dùng. 4.2. Yêu cầu phi chức năng - Chương trình có dung lượng không quá lớn, tốc độ xử lý nhanh - Công việc tính toán phải chính xác, không chấp nhận sai sót. - Đảm bảo an toàn dữ liệu khi chương trình được khởi chạy. CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN I.BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG. 1.Biểu đồ tổng quát. H1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức tổng quát. H1 là biểu đồ luồng dữ liệu mức tổng quát, khái quát các chức năng cũng như các modul chính của hệ thống. Biểu đồ bao gồm 3 mức : Mức 1: Tiêu đề của chương trình Mức 2: Bao gồm 4 Module bao hàm chính cho các chức năng trong chương trình Mức 3: Có 12 chức năng, là nơi người sử dụng thao tác trên đó, các chức năng có thể được liên kết với nhau và liên kết với CSDL được thiết kế dành cho chương trình 2.Sơ đồ luồng công việc. Tài sản trong kho H2. Sơ đồ luồng công việc tài sản trong kho. Diễn giải: - Định nghĩa TS: Tài sản lưu chuyển giữa các chức năng Người dùng: Là người sử dụng và nhập dữ liệu cho chương trình. Nhập kho: Nhập tài sản vào kho,ứng với trường hợp danh mục tài sản trong kho là nhập mới,ứng với danh mục tài sản đang sử dụng là được cấp phát. Luân chuyển: Đó là sự di chuyển của tài sản giữa các kho,các phòng ban,dự án. Xuất kho: Tài sản được xuất ra ngoài các kho. Tồn đầu năm: Đó là số liệu đầu năm của các tài sản và các kho. Tồn cuối năm: Tổng hợp các số liệu từ tồn đầu năm, phát sinh như: Nhập kho, Luân chuyển … Luồng công việc: Nhìn vào sơ đồ ta thấy tài sản có thể được lưu chuyển rất nhiều trong kho, và theo một chu trình nhất định. Tài sản có thể được hình thành do Nhập kho, hoặc đã tồn tại sẵn trong công ty (Tồn là do khi đưa phần mềm vào sử dụng tài sản đã có, hoặc số tồn cuối năm của năm trước được kết chuyển sang đầu năm sau). Sau đó tài sản có thể được luân chuyển giữa các kho hoặc các phòng ban,dự án của công ty. Sau khi tài sản được phát sinh trong công ty và được luân chuyển giữa các kho, tài sản đó có thể được xuất kho như cấp phát, xuất cho các bộ phận khác,thanh lý. Tồn cuối năm là tổng hợp số liệu từ tồn đầu năm, các phát sinh như: Nhập kho, Luân chuyển, … và xuất kho; ta được số liệu cuối năm cho tài sản và các kho. Sau khi tổng hợp được số liệu cuối năm, ta thực hiện việc lưu chuyển tồn cuối năm của năm này thành tồn đầu năm của năm sau 3.Khái quát hóa module. Trong biểu đồ trên ta thấy chương trình có 4 module chính là : + Hệ thống + Danh mục + Quản lý + Báo cáo-thống kê. Các module này thể hiện rõ từng chức năng theo tên của chúng : 3.1.Module Hệ thống. H3. Sơ đồ chức năng module hệ thống. - Đổi mật khẩu: Dùng để thay đổi mật khẩu người dùng hệ thống. Ban đầu khi tạo mới, người quản trị sẽ cung cấp một tên truy cập và mật khẩu. Dùng tên truy cập và mật khẩu này người dùng được quyền truy cập vào hệ thống. Tuy nhiên, vì tính bảo mật thì người dùng phải thay đổi mật khẩu này và có quyền được thay đổi nhiều lần. - Quản lý Người dùng : Chức năng dùng để cập nhật người dùng của hệ thống, chức năng này tạo mới và sửa đổi thông tin người dùng, và những người được tạo mới trong phần này sẽ được quyền truy cập hệ thống,chỉ người quản trị mới được dùng chức năng này. 3.2.Module Danh mục. H4. Sơ đồ chức năng module danh mục. - Phòng ban : Liệt kê danh sách phòng ban của công ty đồng thời có thêm các chức năng xử lý cơ bản như thêm,sửa,xóa. - Dự án : Liệt kê danh sách dự án và có các chức năng như thêm,sửa,xóa. - Kho : Liệt kê danh sách kho của công ty và các thông tin lien quan,người dung có thể xử lý trên CSDL như thêm,sửa,xóa. 3.3.Module Quản lý H5. Sơ đồ chức năng module Quản lý. - DM Tài sản : Chức năng dùng để cập nhật tài sản trong các kho của công ty, chức năng này tạo mới và sửa đổi thông tin tài sản,xóa tài sản. - Cấp phát-Điều chuyển : gồm hai chức năng chính là cấp phát và điều chuyển + Cấp phát : chức năng này cho phép xem thông tin về các tài sản trong các kho,lập phiếu xuất và sau đó là thực hiện cấp phát tài sản. + Điều chuyển : chức năng này cho phép điều chuyển tài sản từ một phòng ban hoặc dự án này đến dự án khác,sau đó người dùng có thể xem thông tin về tài sản qua bảng phiếu điều chuyển. - Thu hồi : chức năng này cho phép ghi thông tin về tài sản vào phiếu thu hồi rồi sau đó thực hiện thu hồi - Tính tăng giảm-khấu hao : gồm hai chức năng chính là tính tăng giảm vè tính khấu hao : + Tính tăng giảm : chức năng này cho phép tính giá trị của tài sản khi có một biến cố nào đó xảy ra. + Tính khấu hao : cho phép tính khấu hao theo định kỳ của tài sản. - Thanh lý : chức năng này cho phép lập phiếu thanh lý với các thông tin đầy đủ về tài sản và cho phép thực hiện thanh lý. 3.4.Module Báo cáo-Thống kê. H6. Sơ đồ chức năng module Báo cáo-Thống kê. BC TS theo phòng ban-dự án : chức năng này cho phép tìm kiếm tài sản mà phòng ban hoặc dự án đang sử dụng và sau đó in ra báo cáo excel. BC tổng hợp tài sản : chức năng này cho phép tìm kiếm thông tin về các tài sản trong kho hoặc đang được sử dụng hoặc đã thanh lý,sau đó xuất báo cáo excel. II.BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Quy ước: Tên chức năng Kho dữ liệu Tên đối tác 1. Chức năng: là một tiến trình có nhiệm vụ biến đổi thông tin(thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu) để đưa ra những thông tin đáp ứng nhu cầu của hệ thống. 2. Tên luồng dữ liệu: là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. 3. Kho dữ liệu: là một dữ liệu đơn hay có cấu trúc được lưu lại để có thể được truy cập nhiều lần về sau 4. Đối tác: Là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống. 1.Mức ngữ cảnh. 1.1.Mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý tài sản. H7. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý tài sản. 1.2.Mức ngữ cảnh của module Hệ thống. H8. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của module hệ thống. H8 Thể hiện được tác nhân ngoài là quản lý tại đó đã cho chúng ta nhận thấy rằng quản lý có thể thực hiện được các chức năng đối với module hệ thống đó là : + Quyền đăng nhập + Xóa người dùng + Thêm người dùng + Thay đổi mật khẩu + Sửa thông tin người dùng. 1.3.Mức ngữ cảnh của module Danh mục. H9. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của module danh mục. H9 Thể hiện được tác nhân ngoài là quản lý tại đó đã cho chúng ta nhận thấy rằng quản lý có thể thực hiện được các chức năng đối với module Danh mục đó là : + Thêm mới phòng ban,dự án,kho. + Xóa phòng ban,dự án,kho. + Chỉnh sửa thông tin về phòng ban,dự án,kho. 1.4.Mức ngữ cảnh của module Quản lý. H10. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của module quản lý. H10 Thể hiện được tác nhân ngoài là quản lý tại đó đã cho chúng ta nhận thấy rằng quản lý có thể thực hiện được các chức năng đối với module Quản lý đó là : + Thêm mới,sửa,xóa phiếu thanh lý. + Thêm mới,sửa,xóa tài sản. + Tính tăng giảm,khấu hao cho tài sản. + Lập phiếu thu hôi,thực hiện thu hồi. + Kiểm tra danh mục tài sản,tạo phiếu xuất. + Thực hiện điều chuyển,xem phiếu điều chuyển. 1.5.Mức ngữ cảnh của module Báo cáo-Thống kê. H11. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của module báo cáo-thống kê. H11 Thể hiện được tác nhân ngoài là Người dùng tại đó đã cho chúng ta nhận thấy rằng Người dùng có thể thực hiện được các chức năng đối với module Báo cáo-Thống kê đó là : + Báo cáo,tìm kiếm tài sản đang sử dụng theo phòng ban,dự án. + Báo cáo,tìm kiếm tài sản đang được sử dụng,tài sản đã thanh lý,tài sản trong kho. 2.Mức đỉnh. 2.1.Mức đỉnh của hệ thống quản lý tài sản. H12. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của hệ thống quản lý tài sản cố định. 2.2.Mức đỉnh của module Hệ thống. H13. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của module hệ thống. Tác nhân ngoài: Quản lý Kho: nguoidung Các chức năng: Đăng nhập: Khi đăng nhập, sẽ lấy thông tin đăng nhập để so sánh với kho nguoidung, nếu giống nhau thì được quyền sử dụng hệ thống, không giống nhau thì phải đăng nhập lại. Thêm ND,Xóa ND,Sửa TT: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi người dùng, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho nguoidung, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho nguoidung Thay đổi mật khẩu: Chức năng này thay đổi mật khẩu của người đang sử dụng, mật khẩu thay đổi được lưu vào trong kho dữ liệu nguoidung 2.3.Mức đỉnh của module Danh mục. H14. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của module danh mục. Tác nhân ngoài: Quản lý Kho: phòng ban,dự án,kho Các chức năng: Thêm DA,Xóa DA,Sửa DA: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi thông tin dự án, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho dự án, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho dự án. Thêm PB,Xóa PB,Sửa PB: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi thông tin phòng ban, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho phòng ban, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho phòng ban. Thêm Kho,Xóa Kho,Sửa Kho: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi thông tin kho, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho . 2.4.Mức đỉnh của module Quản lý. H15. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của module quản lý. Tác nhân ngoài: Quản lý Kho: Phiếu thanh lý,Danh mục TS,Phiếu xuất,Phiếu điều chuyển,Tài sản xuất,Thanh lý tài sản. Các chức năng: Tạo phiếu TL,Xóa phiếu TL,Sửa phiếu TL: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi thông tin phiếu thanh lý, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho phiếu thanh lý, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho phiếu thanh lý. Thêm TS,Xóa TS,Sửa TS: Quản lý thêm mới hoặc thay đổi thông tin tài sản, khi sửa đổi thì thông tin được lấy từ kho Danh mục TS, và khi lưu hoặc thêm mới thông tin sẽ được lưu vào trong kho Danh mục TS. Thanh lý : thực hiện thanh lý sau đó cập nhật thông tin vào kho Thanh lý tài sản. Cấp phát-điều chuyển : thực hiện cấp phát điều chuyển sau đó cập nhật thông tin vào kho Danh mục TS và kho Tài sản xuất. Tính tăng giảm-khấu hao : thực hiện tính tăng giảm và tính khấu hao,sau đó cập nhật lại thông tin của tài sản đã tính vào kho Tài sản xuất. Thu hồi : thực hiện thu hồi và cập nhật lại vào kho Danh mục TS. 2.5.Mức đinh của module Báo cáo –Thống kê. H16. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của module Báo cáo-thống kê. Tác nhân ngoài: Người dùng Kho: Danh mục TS,Tài sản xuất,Thanh lý tài sản. Các chức năng: BC và TK TS theo phòng ban,dự án : quản lý xuất ra tất cả các tài sản của phòng ban,dự án đã được chọn sau đó in ra báo cáo Excel. BC và TK TS đang sử dụng,còn trong kho,và đã thanh lý : quản lý tất xuất ra thông tin của tất cả tài sản theo mục đích tìm kiếm và sau đó in ra báo cáo Excel. CHƯƠNG IV THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI SẢN I.THIẾT KẾ DỮ LIỆU. 1.Xác định thực thể 1.1. Phát hiện kiểu thực thể Dựa vào phần mô tả hệ thống, ta có các kiểu thực thể của hệ thống : + Phòng ban + Dự án + Loại tài sản + Phiếu xuất + Phiếu điều chuyển + Phiếu thanh lý + Kho + Danh Mục tài sản + Tài sản xuất + Tài sản thanh lý Trên cơ sở xem xét cụ thể các thức thể của hệ thống, ta thực hiện việc thiết lập kiểu thực thế tương ứng hoặc không. Trong bài toán quản lý tài sản : + Phòng ban tạo nên cơ cấu tổ chức của công ty,góp phần đưa thông tin vào hệ thống. + Dự án là có tác động là gửi các yêu cầu thông tin về hệ thống . + Loại tài sản là thực thể mà hệ thống cần quản lý,góp phần vào bảng thông tin chi tiết cho tài sản. + Phiếu xuất có chứa thông tin liên quan đến tài sản,đồng thời là bước trung gian cho việc điều chuyển,cấp phát tài sản. + Phiếu thanh lý :._.