Quản lý nhân sự tại Tổng Công ty Bia - Rượu - Nước Giải Khát Hà Nội

thầy cô trong khoa Toán Tin ứng dụng đã tận tình giảng dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian học tập tại trường. Thầy giáo Lê Hải Hà đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Lời nói đầu Công tác tổ chức cán bộ, nhân sự luôn được coi là một trong những công tác quan trọng nhất của mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Tầm quan trọng của công tác này có mối quan hệ hữu cơ với sự thành công của doanh nghiệp. Trong công tác quản lý nhân sự nhân tố con người vẫn luôn giữ vai trò quan trọng. Nhưng trong thời đại ngày nay việc áp dụng những thành tựu công nghệ thông tin trong công tác quản lý đã trở thành một yêu cầu bức thiết, vì nó sẽ làm tăng hiệu quả của công tác quản lý lên nhiều lần. Chính vì thế, qua sự khảo sát Tổng công ty Bia - Rượu - Nước giải khát Hà Nội, em thấy Tổng công ty trong công tác quản lý chỉ sử dụng bằng Excel, vẫn còn thiếu một phần mềm hỗ trợ. Sau khi tham khảo ý kiến của thầy giáo Lê Hải Hà nên em đã chọn đề tài “Quản lý nhân sự cho Tổng công ty Bia - Rượu - Nước Giải Khát Hà Nội”. Đề tài này gồm 3 phần : Phần I: Khảo sát thực trạng Tổng công ty Bia-Rượu-Nước Giải Khát Hà Nội Phẩn II : Phân tích và thiết kế hệ thống Phần III : Cơ sở lý thuyết Mặc dù em rất cố gắng nhưng do còn thiếu kinh nghiệm và với thời gian còn hạn hẹp nên đề tài này vẫn còn nhiều thiếu xót, em mong được sự góp ý của thầy cô và các bạn để em hoàn thiện đề tài này hơn. Cuối cùng, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Lê Hải Hà cùng với mọi người đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Phần 1 : Khảo sát thực trạng của Tổng công ty Bia-Rượu-Nước giải khát Hà Nội I. Cơ cấu ban giám đốc, phòng ban và các bộ phận sản xuất kinh doanh của Tổng công ty Bia – Rượu – Nước Giải Khát Hà Nội Tổng công ty Bia-Rượu-Nước giải khát Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước, là đơn vị thanh toán kinh doanh độc lập sản xuất cung cấp cho xã hội một loại hàng hoá đặc biệt, do đó công tác quản lý là hết sức quan trọng. Hiện nay Tổng công ty được tổ chức theo mô hình quản trị . Toàn bộ công ty bao gồm 11 phòng ban chức năng và 4 phân xưởng và các bộ phận phụ trợ. - Bộ máy lãnh đạo của Tổng công ty bao gồm 4 thành viên 1 Tổng giám đốc và 3 Phó tổng giám đốc. - Hội đồng quản trị : là cơ quan cao nhất của Tổng công ty, thay mặt nhà nước quản lý hoạt động của Tổng công ty theo nhiệm vụ nhà nước giao. - Ban kiểm soát : Có chức năng là giúp việc cho HĐQT, thực hiện việc kiểm tra giám sát Tổng giám đốc, bộ máy giúp việc và tất cả các đơn vị thành viên của Tổng công ty, thực hiện các nghị quyết và quyết định của HĐQT. - Tổng giám đốc : là người có thẩm quyền cao nhất trong công ty, có trách nhiệm quản lý mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chăm lo cho toàn thể cán bộ và nhân viên, trên cơ sở chấp hành đúng đắn chủ trương chính sách, chế độ và pháp luật của nhà nước. - Phó tổng là những người trợ giúp cho Tổng giám đốc theo quyền hạn và trách nhiệm được phân công. Ngoài ra Phó tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giao việc, kiểm tra, đôn đốc tiến độ và tạo mối quan hệ qua lại giữa ban Tổng giám đốc và các văn phòng, ban phân xưởng. - Văn phòng : tham mưu giup Tổng giám đốc chỉ đạo quản lý công tác hành chính, quản trị và công tác văn thư, lưu trữ của Tổng công ty. - Phòng tổ chức lao động : tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, tổ chức xây dựng bộ máy quản lý, đào tạo, bồi dưỡng bộ máy quản lý; đào tạo, bồi dưỡng tay nghề cho công nhân viên; tổ chức sản xuất và sử dụng lao động tiền lương hợp lý, đảm bảo an toàn cho lao động(đây là tác nhân chính trong mô hình quản lý nhân sự). - Phòng kế hoạch : tham mưu cho Tổng giám đốc trong công việc tổng hợp số liệu toàn bộ Tổng công ty, đánh giá hiệu quả SXKD của Tổng công ty qua các năm hoạt động. - Phòng kỹ thuật cơ điện : quản lý toàn bộ hồ sơ về máy móc thiết bị, tổ chức lập và thực hiện kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, trung đại tu máy móc thiết bị … - Phòng kỹ thuật công nghệ : Theo dõi toàn bộ quá trình công nghệ sản xuất bia, nghiên cứu ứng dụng công nghệ hiện đại, kiểm tra chất lượng, đánh giá bia thành phẩm nhập kho. - Phòng tài chính - kế toán : có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra và thực hiện đầy đủ, đúng đắn toàn bộ nguồn vốn của công ty. Đồng thời thực hiện công tác hạch toán kế toán, tính toán các hiệu quả kinh tế trong việc sản xuất kinh doanh trong từng thời kỳ kế hoạch. - Phòng tiêu thụ thị trường : xây dựng và tham mưu cho Tổng giám đốc các kế hoạch sản xuất từ đầu vào cho đến thực hiện sản xuất và cuối cùng là thụ sản phẩm và maketing thị trường. - Phòng vật tư nguyên vật liệu : cung cấp toàn bộ các vật tư, nguyên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất. - Phòng đầu tư : nhiệm vụ thiết kế, lưu trữ hồ sơ về các công trình xây dựng, tổ chức và giám sát các dự án, kế hoạch đầu tư. - Ban bảo vệ : có nhiệm vụ bảo vệ con người, tài sản trong địa bàn Tổng công ty đảm bảo giữ an ninh trong toàn Tổng công ty . - Trạm y tế : có trách nhiệm quan tâm đến cán bộ công nhân viên về đời sống sức khoẻ, chính sách bồi dưỡng độc hại, phục vụ ăn ca.. - Xí nghiêp chế biến : có chức năng và nhiệm vụ thực hiện toàn bộ quá trình nấu các loại bia theo kế hoạch . - Xí nghiêp thành phẩm : theo dõi quá trình chiết bia vào chai, lọ, thùng từ dây chuyền sản xuất và bán thành phẩm trong quá trình sản xuất, bàn giao sản phẩm cho các kho thành phẩm. - Xí nghiệp động lực : cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất bia - Xí nghiệp cơ điện : Đảm bảo an toàn, đầy đủ điện trong quá trình sản xuất, sửa chữa máy móc trong dây chuyền sản xuất và gia công các công cụ sản xuất theo thiết kế yêu cầu. - Chi nhánh : thực hiện khâu tiêu thụ và bán hàng - Khối vật tư có nhiệm vụ cung cấp tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, tiếp nhận, vận chuyển sản phẩm phục vụ cho khu vực tiêu thụ. Sâu đây là mô hình quản lý của công ty : II. Mô tả về công tác nghiệp vụ hiện tại 1.Về quản lý hồ sơ - Lưu những thông tin về sơ yếu lý lịch nhân viên như : họ tên , ngày sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, ở tỉnh thành nào, số chứng minh thư, ngày vào Đoàn, ngày vào Đảng, đã lập gia đình chưa…Đây chính là những thông tin chính trong bản khai sơ yếu lý lịch của nhân viên. - Lưu những thông tin về các bằng cấp, tín chỉ mà nhân viên đang hiện có như : Tên bằng cấp, chuyên ngành, hệ đào tạo,trình độ của bằng cấp, kết quả học, nơi cấp bằng, ngày cấp bằng. - Lưu những thông tin về hợp đồng lao động đã làm với công ty như : loại hợp đồng lao động , mã số hợp đồng, ngày làm hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng có giá trị, và ngày hết hạn hợp đồng. - Lưu những thông tin về quá trình thay đổ lương và công tác trong khi làm việc trong công ty như : phòng ban, chức vụ, hệ số lương, hệ số phụ cấp, ngày bắt đầu thay đổi. - Lưu những thông tin về khen thưởng như : Tên khen thưởng, ngày khen thưởng, nội dung khen thưởng, hình thức khen thưởng. - Lưu những thông tin về kỷ luật như : Tên kỷ luật, ngày kỷ luật, nội dung kỷ luật, hình thức kỷ luật. 2.Về tìm kiếm thông tin. Để tìm kiếm thông tin cần phải biết một trong những thông tin chính như : mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, phòng ban, chức vụ … 3.Về báo cáo Trong công ty cần thiết những báo cáo như : danh sách nhân viên đang công tác, danh sách nhân viên đã nghỉ hưu hoặc thôi việc, danh sách nhân viên được khen thưởng hoặc kỷ luật, thống kê nhân sự trong tổng công ty… 4.Về chấm công Trong Tổng công ty, cách tính công dựa theo số lượng ngày đi làm việc, số lượng ngày nghỉ có phép (vẫn tính công, nhưng sẽ trừ vào số ngày được nghỉ phép trong một năm), số lượng ngày nghỉ không có phép (không tính công, nếu nghỉ nhiều nhân viên có thể sẽ bị kỷ luật hạ bậc lương), số lượng ngày làm bù, số lượng ngày làm thêm… 5.Về tính lương - Cách tính lương trong công ty như sau : [HSL+HSPC] x LCB x NCTT x HSHQ x HSC NCTT Tiền lương = - 6%(HSL+HSPC] *LCB - Trong đó : HSL : hệ số lương HSPC : hệ số phụ cấp (phụ cấp chức vụ) LCB : mức lương cơ bản(do nhà nước quy định) HSHQ : hệ số hiệu quả ( được đánh giá trong quá trình làm việc(cao nhất là 1) HSC : hệ số chi của tổng công ty (có được dựa vào kế hoạch chi trong năm, nó có thể thay đổi) NCTT : ngày công thực tế làm được trong tháng 6% : 5% bảo hiểm xã hội và 1% là bảo hiểm y tế Phần II : Phân tích và thiết kế I. Mục đích và yêu cầu của bài toán Mục đích của chương trình là quản lý một cách có hệ thống, có chi tiết toàn bộ công việc của Tổng công ty về nhân sự và tiền lương. Từ đó có những cách phân công lao động hợp lý, chế độ khen thưởng kịp thời nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Từ mục đích của bài toán ta có yêu cầu phải giải quyết là : Theo dõi quá trình công tác của từng nhân viên trong công ty. Theo dõi quá trình làm việc, nghỉ việc của nhân viên. Tính lương cho từng nhân viên . Theo dõi được số lượng lao động trong tổng công ty để có biện pháp điều tiết lao động trong công việc một cách hợp lý. Theo dõi được số lượng lao động sắp nghỉ hưu, thôi việc để còn có kế hoạch tuyển thêm lao động mới. II.Biểu đồ phân cấp chức năng 1. Biểu đồ 2. Chi tiết về từng chức năng trong biểu đồ 2.1.Chức năng cập nhật Chức năng này hỗ trợ cho việc cập nhật các thông tin về nhân viên như : hồ sơ nhân viên, các danh mục, , 2.2. Quản lý hồ sơ Chức năng này chính là phần hỗ trợ những yêu cầu cơ bản của người quản lý nhân sự trong công ty như quản lý về sơ yếu lí lịch, khen thưởng, kỷ luật, quá trình công tác của nhân viên … 2.2.1. Quản lý sơ yếu lí lịch Đây là chức năng quản lý mọi thông tin của về cá nhân như họ tên, địa chỉ dân tộc, tôn giáo, học vấn ... 2.2.2. Quản lý hợp đồng lao động Giúp cho người quản lý theo dõi được thời hạn làm hợp đồng của nhân viên trong công ty từ đó có thông báo cho nhân viên khi hợp đồng sắp hết hạn. 2.2.3.Quản lý bằng cấp Đây là chức năng quản lý mọi thông tin về văn bằng hoặc tín chỉ hiện có của nhân viên từ đó giúp lãnh đạo phân bố nguồn nhân lực đúng với khả năng chuyên môn . 2.2.4. Lương - Công tác Đây là chức năng quản lý mọi thay đổi về công việc, nơi làm việc, thông tin về lương của nhân viên trong quá trình công tác của nhân viên tại công ty. Giúp cho người quản lý có thể theo dõi được quá trình thay đổi thông tin về nhân viên trong công ty 2.2.5. Chức năng khen thưởng – kỷ luật Lưu lại những sai phạm dẫn đến kỷ luật của nhân sự, là dữ liệu giúp lãnh đạo phân tích những động cơ, nguyên nhân từ đó đánh giá và tìm ra biên pháp khắc phục kịp thời. Song song với nó, ta cũng cần lưu lại những thành tích, sáng tạo của nhân viên được khen thưởng. Việc này rất có ích cho lãnh đạo khi phân công việc phù hợp với năng lực của từng nhân viên, để nhân viên có thể phát huy hết năng lực của mình. Đồng thời cũng giúp cho việc khích lệ sự sáng tạo trong công việc. 2.3. Tra cứu- Tìm kiếm 2.3.1. Tra cứu theo danh mục phòng ban Chức năng này giúp người quản lý tra cứu nhân viên theo từng phòng ban, xí nghiệp của công ty, giúp cho việc tìm ra danh sách nhân viên trong từng phòng ban một cách nhanh nhất. 2.3.2. Tìm kiếm Chức năng này giúp người quản lý có thể nhanh chóng tìm được thông tin của một nhân viên khi chỉ biết số thông tin về nhân viên đó như họ tên, ngày sinh, phòng ban, chức vụ …. 2.4.Báo cáo Giúp người quản lý làm những báo cáo về thông tin các phòng ban hoặc nhân viên như in danh sách nhân viên, in danh sách phòng ban, bảng lương, thống kê sự thay đổi nhân sự, in danh sách nhân viên đã nghỉ hưu và thôi việc, in danh sách nhân viên mới vào làm trong một khoảng thời gian nào đó, in danh sách nhân viên được khen thưởng hoặc kỷ luật. 3.Biểu đồ luồng dữ liệu 3.1.Biểu đồ luồng mức ngữ cảnh 3.2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Ban lãnh đạo Nhân viên Phòng tổ chức Lao động Phòng kế toán (1) Cập nhật (2) Tìm kiếm (3) Báo cáo Kho dữ liệu Bảng lương Các bảng báo cáo Các thông tin tính lương Hồ sơ nhân viên và các thông tin lương Thông tin cần tìm kiếm Thông tin cần tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Các bảng báo cáo Kết quả tìm kiếm Thông tin cần tìm kiếm Kết quả tìm kiếm Thông tin cần tìm kiếm Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Bảng chấm công Bảng chấm công 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 (1.1) Quản lý hồ sơ Phòng tổ chức lao động (1.2) Cập nhật danh mục (1.4) Tính lương (1.3) Chấm công Hồ sơ nhân viên Kho dữ liệu Thông tin lương Thông tin khen thưởng- kỷ luật Các bảng danh mục Phòng kế toán Bảng chấm công Bảng lương Tên các danh mục Bảng chấm công Bảng chấmcông Các thông số tính lương Các thông số tính lương Phân rã chức năng cập nhật 2.2 Tìm kiếm nhân viên Dữ liệu Tất cả các phòng ban Phân rã chức năng tìm kiếm Tên phòng ban Thông tin tra cứu Thông tin về nhân viên 2.1 Tra cứu theo phòng ban Kết quả tìm kiếm Dữ liệu 3.2 In danh sách phòng ban Ban lãnh đạo và Phòng tổ chức lao động Danh sách nhân viên Danh sách các phòng ban Danh sách thay đổi nhân sự Danh sách nhân viên thôi việc, nghỉ hưu Danh sách khen thưởng 3.3 In danh sách nhân viên 3.1 Báo cáo lương 3.4 Thống kê nhân sự 3.5 Báo cáo thôi việc, nghỉ hưu 3.6 Khen thưởng 3.7 Kỷ luật Phòng kế toán Danh sách khen thưởng Bảng lương Bảng lương Phân rã chức năng báo cáo 3.4.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2 1.1.1 Quản lý sơ yếu lý lịch Phòng tổ chức lao động Phân rã chức năng quản lý hồ sơ 1.1.2 Quản lý hợp đồng lao động Thông tin về các văn bằng hiện có của nhân viên Bản sơ yếu lý lịch Bảng HSNV 1.1.4 Quản lý bằng cấp Thông tin về hợp đồng làm việc Bảng Luong_CT Bảng Bangcap 1.1.5 Khen thưởng Kỷ luật Thông tin khen thưởng kỷ luật Bảng KT-KL 1.1.3 Quản lý lương- công tác Bảng HDLD 4.Thiết kế cơ sở dữ liệu Sau khi khảo sát và phân tích cụ thể như ở trên ta có mô hình thực thể quan hệ như sau : 4.1.Bảng HSNV(Bảng hồ sơ nhân viên) Nhiệm vụ : Lưu thông tin cần thiết của nhân viên trước khi vào làm trong công ty, và sau khi nhân viên đã nghĩ việc. Mô tả : Các thông tin về lý lịch của nhân viên, thông tin về nhân viên hiện đang làm việc hay đã nghỉ việc. Thiết kế chi tiết : Tên cột Kiểu dữ liệu ý nghĩa MaNV(key) String[15] Mã số nhân viên Tên String[10] Tên nhân viên Hotendem String[20] Họ tên đệm nhân viên Thoiviec Boolean Nhân viên đã thôi việc Nghihuu Boolean Nhân viên đã nghỉ hưu Ngaynghi Boolean Ngày nghỉ việc Chuthich String[200] Chú thích về nhân viên Dir_Anh String[100] Đường dẫn lưu ảnh của nhân viên Gioitinh Boolean Giới tính(True =Nam;False=Nữ) Ngaysinh String[10] Ngày sinh(dạng dd/mm/yyyy) Nguyenquan String[50] Nguyên quán MaTinhthanh String[20] Tỉnh Diachi String[50] Địa chỉ liên lạc Dienthoai String[15] Điện thoại SoCMND String[10] Số chứng minh nhân dân Ngaycap String[10] Ngày cấp chứng minh nhân dân Noicap String[50] Nơi cấp chứng minh nhân dân MaDantoc Number Mã dân tộc MaTongiao Number Mã tôn giáo NgayDoan String[10] Ngày vào Đoàn(dạng dd/mm/yyyy) NoiDoan String[50] Ngày vào Đoàn NgayDang String[10] Ngày vào Đảng(dạng dd/mm/yyyy) NoiDang String[50] Noi kết nạp Đảng LapGD Boolean Đã lập gia đình hay chưa Socon String[2] Số con 4.2.Bảng Bangcap (Bảng bằng cấp) Nhiệm vụ : Lưu thông tin học vấn của nhân viên. Mô tả : Các thông tin về bằng cấp hiện đang có của nhân viên như tên bằng cấp, chuyên ngành, trình độ … Thiết kế chi tiết : MaNV String[15] Mã số nhân viên MaBangcap Number Mã bằng cấp MaChuyennganh Number Mã chuyên nghành MaHedaotao Number Mã hệ đào tạo MaTDHV Number Mã trình độ MaKQHoc Number Mã kết quả học MaNoicap Number Mã nơi cấp bằng Ngaycap String[10] Ngày cấp bằng Avail Boolean Lựa chọn hiện trong hồ sơ Index(key) Number Chỉ mục 4.3. Bảng HDLD (Bảng hợp đồng lao động) Nhiệm vu : Lưu các hợp đồng đã được ký kết nhân viên trong công ty Mô tả : Các thông tin về hợp đồng làm việc của nhân viên như loại hợp đồng, ngày làm hợp đồng, ngày bắt đầu hợp đồng, ngày kết thúc hợp đồng … Thiết kế chi tiết như sau : MaNV String[15] Mã số nhân viên MaLHDLD String[15] Mã loại hợp đồng lao động MasoHD String[20] Mã số hợp đồng NgayHD String[10] Ngày làm hợp đồng Ngaybatdau String[10] Ngày bắt đầu hợp đồng Ngayketthuc String[10] Ngày kết thúc hợp đồng Avail Boolean Lựa chọn hiện trong hồ sơ Index(key) AutoNumber Chỉ mục 4.4.Bảng Luong-CT(Bảng quá trình lương và công tác) Nhiệm vụ : Lưu lại những sự thay đổi thông tin của nhân viên trong quá trình công tác. Mô tả : Các thông tin của nhân viên như chức vụ, nơi làm việc, thông tin về lương của nhân viên. Thiết kế chi tiết : MaNV String[15] Mã số nhân viên Ngaybatdau String[10] Ngày bắt đầu Hesoluong Currency Hệ số lương HesoPC Currency Phụ cấp chức vụ MaChucvu Number Mã Chức vụ MaPB String[15] Mã phòng ban Chuthich String[100] Chú thích Avail Boolean Lựa chọn hiện trong hồ sơ Index(key) AutoNumber Chỉ mục 4.5. Bảng KT-KL(Bảng khen thưởng kỷ luật) Nhiệm vụ : Lưu lại những thông tin về khen thưởng và kỷ luật của nhân viên. Mô tả : Các thông tin về quyết đinh khen thưởng hoặc kỷ luật như : tên, ngày quyết định, lý do, hình thức… Thiết kế chi tiết MaNV String[15] Mã nhân viên Ten String[50] Tên khen thưởng hoặc kỷ luật Ma String[20] Mã khen thưởng hoặc kỷ luật Ngay String[10] Ngày khen thưởng hoặc kỷ luật Lý do 100 Lý do khen thưởng hoặc kỷ luật Hinhthuc 100 Hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật Bool Boolean Khen thưởng (True) , Kỷ luật(False) Index(Key) AutoNumber Chỉ mục 4.6.Bảng Luong_CC(Bảng chấm công) Nhiệm vụ : Lưu thông tin phục vụ cho việc tính lương Mô tả : Các thông tin như ngày, tháng, số ngày công thực tế , hệ số lương, hệ số phụ cấp Thiết kế chi tiết: MaNV String[15] Mã số nhân viên Nam String[4] Năm (dạng yyyy) Thang String[2] Tháng (dạng mm) Ngaylam Number Số ngày đi làm Ngaynghi Number Số ngày nghỉ không phép Ngayphep Number Số ngày nghỉ có phép Index(key) AutoNumber Chỉ mục 4.7.Bảng lương Nhiệm vụ : lưu thông tin lươngphục vụ cho việc in bảng lương Mô tả : Lưu các thông tin như năm tháng tính lương, hệ số lương, và các loại lương được tính trong quá trình lương MaNV String[15] Mã số nhân viên Nam String[4] Năm (dạng yyyy) Thang String[2] Tháng (dạng mm) ABC Currency Hệ số chi của tổng công ty HSL Currency Hệ số lương LuongCB Currency Lương cơ bản HSPC Currency Hệ số phụ cấp LuongPC Currency LươngPC Baohiem Currency Tiền bảo hiểm(BHYT và BHXH) 4.8.Bảng DM_Phongban(Danh mục các phòng ban) Nhiệm vụ : Lưu thông tin phòng ban. Mô tả : Lưu những thông tin về phòng ban như mã phòng ban, tên phòng ban, điện thoại ….. Thiết kế chi tiết : MaPB(key) String[15] Mã phòng ban TenPB String[50] Tên phòng ban DT1 Number Điện thoại 1 DT2 Number Điện thoại 2 TTPB String[200] Thông tin về phòng ban Để cho cơ sở dữ liệu gọn gàng. việc quản lý nó cũng dễ dàng ,nhất là giúp cho việc nhập thông tin nhanh chóng, chúng ta cần có những bảng danh mục đối với những thông tin ít biến đổi. Các bảng danh mục : 4.9. Bảng DM_Tinhthanh(Danh mục các tỉnh thành) MaTinhthanh(key) AutoNumber Mã tỉnh thành TenTinhthanh String[50] Tên tỉnh thành 4.10.Bảng DM_Dantoc(Danh mục các dân tộc) Madantoc(key) AutoNumber Mã dân tộc Tendantoc String[50] Tên dân tộc 4.11.Bảng DM_Tongiao(Danh mục các tôn giáo) MaTongiao(key) AutoNumber Mã tôn giáo TenTongiao String[50] Tên tôn giáo 4.12.Bảng DM_Chucvu(Danh mục chức vụ) MaChucvu(key) AutoNumber Mã chức vụ TenChucvu String[50] Tên chức vụ 4.13.Bảng DM_LHDLD(Danh mục loại hợp đồng lao động) MaLHDLD(key) AutoNumber Mã loại hợp đồng lao động TenLHDLD String[50] Tên loại hợp đồng lao động 4.14.Bảng DM_Bangcap(Danh mục bằng cấp) MaBangcap(key) AutoNumber Mã bằng cấp TenBangcap String[50] Tên bằng cấp 4.15.Bảng DM_HDT(Danh mục hệ đào tạo) MaHDT(key) AutoNumber Mã hệ đào tạo TenHDT String[50] Tên hệ đào tạo 4.16.Bảng DM_CN(Danh mục chuyên ngành) MaCN(key) AutoNumber Mã chuyên ngành TenChuyennganh String[50] Tên chuyên ngành 4.17.Bảng DM_NoicapBang(Danh mục nơi cấp bằng) MaNoicap(key) AutoNumber Mã nơi cấp bằng Tennoicap String[50] Tên nơi cấp bằng 4.18.Bảng DM_TDHV(Danh mục trình độ học vấn) MaTDHV(key) AutoNumber Mã trình độ học vấn TenTDHV String[50] Tên trình độ học vấn 4.19.Bảng DM_KQHoc(Danh mục kết quả học) MaKQHoc(key) AutoNumber Mã kết quả học TenKQHoc String[20] Kết quả học 5.Một số giao diện chương trình Chương trình được lập trình bởi ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 kết nối với cơ sở dữ liệu Access bằng ngôn ngữ T_SQL 5.1. Các menu chính của chương trình : Menu cập nhật : Cập nhật Quản lý hồ sơ Cập nhật danh mục Chấm công Tính lương Menu quản lý hồ sơ : Quản lý hồ sơ Quản lý sơ yếu lí lịch Quản lý hợp đồng lao động Quản lý quá trình công tác Quản lý khen thưởng kỷ luật Menu tìm kiếm : Tìm kiếm Tra cứu theo danh sách phòng ban Tìm kiếm nhân viên Menu báo cáo : Báo cáo Báo cáo lương In danh sách phòng ban In danh sách nhân viên Thống kê nhân sự Báo cáo thôi việc – nghỉ hưu Báo cáo khen thưởng Báo cáo kỷ luật 5.2. Form Đăng nhập Mục đích : Tránh trường hợp người lạ vào chương trình sửa chữa thông tin. Bắt người dùng phải đăng nhập mật khẩu trước khi dùng, nếu không nhập người sử dụng, password đúng thì sẽ không vào được chương trình. Yêu cầu: Người dùng nhập tên và password sử dụng vào hai hộp textbox rồi bấm vào nút đăng nhập, nếu đúng người sử dụng và password thì sẽ vào được Form chính của chương trình. 5.3. Form chính của chương trình Mục đích : Tạo giao diện chính cho người sử dụng, các chức năng sẽ hoạt động trong đó, người sử dụng có thể tìm thấy các chức năng này một cách dễ dàng trên thanh công cụ(Toolbar) hoặc trên menu chính của chương trình. 5.4. Form quản lý hồ sơ Mục đích : Tạo nhân viên mới, sửa thông tin, xoá hồ sơ nhân viên. Hiển thị những thông tin mới nhất của nhân viên mới được cập nhật, liên kết với form quản lý sơ yếu lí lịch, hợp đồng lao động, lương công tác, khen thưởng, kỷ luật. Yêu cầu : Người sử dụng phải nhập mã nhân viên, họ tên nhân viên trước khi tạo mới . 5.5. Form Quản lý hồ sơ - Chức năng quản lý sơ yếu lý lịch Mục đích : Cập nhật các thông tin về sơ yếu lý lịch của nhân viên Yêu cầu : Khi nhập thông tin như ngày sinh,số điện thoại, ngày cấp, số CMND phải nhập đúng dạng đã định sẵn trên các textbox, nếu không đúng thì chương trình sẽ có thông báo lỗi, vì chương trình sẽ có kiểm tra khi cập nhật thông tin vào kho dữ liệu. Chẳng hạn như : Nhập ngày sinh dạng “dd/mm/yyyy” ví dụ : 06/12/1981 5.6. Form Quản lý hồ sơ - Chức năng xem thông tin Mục đích : Xem những thông tin về hợp đồng lao động, quá trình Lương-Công tác, Bằng cấp, Khen thưởng, Kỷ luật của nhân viên mà không cần thiết phải vào các Form đó, và in các thông tin đó ra máy in Yêu cầu : Người sử dụng lựa chọn một mục thông tin nào đó cần xem trong hộp danh sách .Các thông tin của nhân viên sẽ được hiện trên lưới dữ liệu bên dưới . 5.7.Form hợp đồng lao động Mục đích : Lưu lại những hợp đồng mà nhân viên làm với công ty, phục vụ cho công tác theo dõi những hợp đồng sắp hết hạn. Yêu cầu : Nhập ngày tháng đúng với ô nhập liệu đã định sẵn vì có kiểm tra ngày tháng. 5..8.Form Lương-Công tác Mục đích : Lưu lại những quá trình thay đổi lương và công việc hoặc phòng ban giúp cho việc theo dõi quá trình lương và công tác của nhân viên được dễ dàng. Yêu cầu : Phải nhập đủ thông tin tên phòng ban, tên chức vụ, hệ số lương, ngày bắt đầu thay đổi. Người dùng có thể chọn phòng ban trong combobox chứa danh sách các phòng ban. Với chức vụ thì có thể lựa chọn một chức vụ trong combobox hoặc có thể nhập trên combobox, nếu chức vụ đó không có trong danh mục các chức vụ thì nó sẽ tự thêm vào danh mục. Với hệ số lương phải nhập kiểu số, và nhập ngày bắt đầu thay đổi cũng phải nhập theo kiểu ngày đã định. 5.9.Form Bằng cấp Mục đích : Lưu lại những thông tin về bằng cấp mà nhân viên đang hiện có. Yêu cầu : Nhập đầy đủ thông tin về bằng cấp 5.10.Form Khen thưởng Mục đích : Lưu lại những khen thưởng mà nhân viên đã được khen thưởng Yêu cầu : Nhập đầy đủ thông tin của khen thưởng 5.11.Form kỷ luật Mục đích : Lưu lại những kỷ luật mà nhân viên đã được kỷ luật Yêu cầu : Nhập đầy đủ thông tin của kỷ luật 5.12. Form Tìm kiếm Mục đích : Tìm kiếm thông tin hoặc hồ sơ của nhân viên Yêu cầu : Hãy lựa chọn tiêu chí tìm kiếm và nhập thông tin trên hộp textbox. Khi đã tìm được nhân viên người dùng nếu muốn xem hồ sơ của nhân viên thì kích chuột vào nhân viên cần xem, rồi kích chuột vào nút xem hồ sơ. Nếu muốn sắp xếp thông tin theo một cột nào đó chỉ cần kích đúp vào cột đó trên lưới thì thông tin sẽ được sắp xếp . 5.13.Form Tra cứu Mục đích : tra cứu danh sách nhân viên theo phòng ban. Yêu cầu : lựa chọn chế độ tra cứu trong combobox . Chức năng tra cứu này cũng có thể xem được hồ sơ và khả năng sắp xếp như chức năng tìm kiếm. 5.14.Form Chấm công Mục đích : cập nhật số ngày làm, ngày nghỉ có phép, ngày nghỉ không phép trong tháng của nhân viên. Để từ đó tính số công trong tháng. 5.15.Form Tính lương Mục đích tính và in bảng lương cho nhân viên 5.16.Form danh mục phòng ban Mục đích : cập nhật thông tin và tên các phòng ban 5.17.Danh mục chức vụ 5.19.Danh mục Loại hợp đồng lao động 5.20.Danh mục tỉnh thành 5.21.Danh mục học vấn Và một số danh mục khác. 5.22.Báo cáo: in danh sách nhân viên 5.23. In danh sách các phòng ban Và một số báo cáo khác. Phần III . Cơ sở lý thuyết I. Giới thiệu về Microsoft Access Một trong những lý do chính đáng dẫn đến thành công của Microsoft Access đó là hệ máy để bàn, Access đã nhân bản nhiều tính năng của các cơ sở dũ liệu quan hệ khách/ phục vụ mà còn gọi là CSDL- SQL. Các RDBMS khách phục vụ đã dẫn đầu trong chuyển giao các cơ sở dữ liệu từ hệ máy tính Mini và máy tính lớn sang PC trên mạng. Microsoft Access hỗ trợ đầy đủ những tính năng như những phiên bản trước đây đồng thời nâng cấp thêm những tính năng mới cũng như những đồ thuật tạo wizard nhằm trợ giúp cho người sử dụng nhanh chóng tạo ra CSDL một cách nhanh chóng và thuận tiện. Vì sao Access được đánh giá như một hệ quản trị dữ liệu chuyên nghiệp. Đó là ngoài những tính năng như trên, Access còn có khả năng tạo ra các ứng dụng nhằm chia sẻ CSDL cho mọi người trên toàn mạng,tạo ra một hệ thống bảo mật, đảm bảo an ninh cho CSDL. Khi làm việc, Access tạo ra một tệp duy nhất có đuôi là MDB. Điều này khác với các ngôn ngữ truyền thống khác như Pascal, C, Foxpro là một hệ chương trình bao gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức riêng biệt. Do đó một CSDL mà Access tạo ra sẽ là tổ hợp của nhiều chương trình và ứng dụng. Các đối tượng trong Microsoft Access Microsoft Access cung cấp 6 đối tượng công cụ là : Truy vấn Mẫu biểu Báo biểu Macro Đơn thể Ta lần lượt xét các công cụ trên. Bảng là nơi chứa dữ liệu của một chương trình nào đó. Một CSDL gồm nhiều bảng, các bảng này thường có quan hệ với nhau. Việc xác định các mối quan hệ này thông qua khoá chính. Cấu trúc của một bảng bao gồm hai phần : Phần 1 : Bao gồm các cột là : tên trường, kiểu dữ liệu, mô tả. Phần 2 : Bao gồm các thuộc tính của trường. Các thao tác trên mảng bao gồm : Tạo một bảng mới, đặt tên và lưu cấu trúc bảng, thay đổi, nhập dữ liệu vào bảng, lập quan hệ giữa các bảng, điều chỉnh quan hệ giữa các bảng. Về truy vấn Mục đích của truy vấn là tổng hợp sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Loại truy vấn thông dụng nhất là loại truy vấn chọn vì nó có khả năng chọn bảng và chọn các trường hiển thị, thêm vào các trường mới, đưa ra các điều kiện tìm kiếm, chọn lựa và đưa ra các trường để sắp xếp. Sau khi truy vấn thực hiện, dữ liệu rút ra tập hợp vào 1 bảng kết quả gọi là Dynaset. Dynaset này hoạt động như 1 bảng. Khi ta mở 1 truy vấn, Microsoft Access tạo ra 1 Dynaset bao gồm các kết quả mới nhất của bảng nguồn và từ đây có thể chỉnh sửa xoá bổ xung thêm thông tin vào bảng nguồn thông qua Dynaset. Ngoài ra còn các loại truy vấn sau : Crosstab Query : Thể hiện dữ liệu hàng và cột. Action Query : Tạo bảng mới, thêm sửa xoá thông tin trong bảng Union Query : Kết hợp các trường tương ứng từ hai hay nhiều bảng Data-definition Query : Truy vấn được xây dựng từ câu lệnh SQl dùng để tạo mới hay xây dựng cấu trúc bảng. Về mẫu biểu Mục đích của mẫu biểu là dùng để thể hiện, cập nhật dữ liệu cho các bảng đồng thời tổ chức giao diện chương trình. Một mẫu biểu bao gồm các ô điều kiển thuộc các thể loại khác nhau và có công dụng khác nhau. Nguồn dữ liệu của mẫu biểu là bảng hoặc truy vấn. Tuy nhiên một mẫu biểu có thể không bao gồm chương trình nguồn, loại này dùng để tổ chức giao diện chương trình. Cấu trúc của một ô điều kiển gồm các công cụ sau. Hộp văn bản (text box) Nhãn (Label) Nút lệnh(commend box) Hộp lựa chọn(Combo box) Hộp danh sách(List box) Các ô điều kiển này có công dụng như sau : Thể hiện biểu mẫu : Một biểu mãu có thể gắn với bảng truy vấn nguồn hoặc không. Các ô điều kiển có thể liên kết với bảng truy vấn nguồn để thể hiện dữ liệu hoặc cập nhật dữ liệu vào trường này. Nhập dữ liệu từ bàn phím: Nhập thông qua các hộp văn bản. Thực hiện hành động : Các nút lệnh có thể gắn với một macro hoặc một thủ tục sự kiện. Tổ chức giao diện chương trình : Giao diện chương trình có thể được tổ chức dưới dạng một biểu mẫu. Tiêu đề chương trình và các hướng dẫn sử dụng có thể đưa vào các nhãn. Trong biểu mẫu có thể kéo các hình ảnh vào trang trí. Tổ chức hệ MenuBar cho chương trình: MenuBar là các menu nằm ngang ở trên đầu màn hình. Mỗi menuBar gồm các menu thành phần. Menu thành phần có thể được thực hiện ngay hoặc chuỷen sang menu khác là menu con nằm dưới cấp của nó. Việc tạo mẫu biểu còn được Access tạo bằng đồ thuật. Việc tạo bằng wizard sẽ đưa ra lần lượt các yêu cầu và người sử dụng chỉ việc chọn khi thiết kế mẫu biểu. Về báo biểu Là công cụ thuận tiện để in dữ liệu của một bảng truy vấn. Nó có khả năng in dữ liêu dưới dạng báo biểu, sắp xếp dữ liệu trước khi in, sắp xếp và phân nhóm dữ liệu, in dữ liệu từ nhiều bảng truy vấn có liên quan trên cùng một báo cáo._.