Quản lý nhân sự - Lương

ềm Nguyễn Vũ đã tạo điều kiện cho chúng em hoàn thành bài tập. Chúng em xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11/2007 Nhóm 5-CNTT-ĐH KTQD LỜI MỞ ĐẦU Phân tích hệ thống thông tin là một phương pháp được sử dụng bởi đây các công ty từ IBM đến Pepsi, Hasbro, Inc… để tạo và duy trì hệ thống thông tin nhằm thực hiện các chức năng cơ bản như lưu trữ chính xác các tên và địa chỉ khách hàng, xử lý các đơn hàng và thanh toán cho người làm công, điển hình là qua ứng dụng phần mềm, có thể giúp đỡ các nhân viên hoàn tất các công việc chính của doanh nghiệp được dễ dàng và hiệu quả hơn. Là một người phân tích hệ thống, bạn sẽ là trung tâm của sự phát triển phần mềm đó. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin được dựa trên: + Sự hiểu biết của bạn về các mục tiêu, các cấu trúc và các quy trình của tổ chức. + Kiến thức của bạn về làm thế nào để triển khai công nghệ thông tin nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Và trong công việc quản lý nhân sự, lương của một công ty thì việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là rất quan trọng. Chính vì vậy nhóm chúng em xin làm bài tập lớn đề tài Quản lý nhân sự - lương. CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT THUẬT NGỮ VIẾT TẮT Ý NGHĨA HTTT Hệ thống thông tin XLTT Xử lý thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu BLD Biểu đồ luồng dữ liệu BPC Biểu đồ phân cấp chức năng BCD Biể đồ cấu trúc dữ liệu PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM VÀ CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm: Quan điểm hệ thống xem xét sự vật trong sự thống nhất toàn thể, trong các mối liên hệ tương tác của các bộ phận từ lâu đã trở thành khoa học. Hệ thống có thể định nghĩa như một tập hợp các phần tử có liên hệ ràng buộc với nhau để tạo thành một tổng thể chung. Tuy nhiên, định nghĩa này là quá tổng quát. Người ta dung định nghĩa hẹp hơn, phù hợp với nhu cầu mô tả HTTT. Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ qua lại nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung (cùng thực hiện một mục tiêu xác định nào đó) theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ví dụ: Trường học, con người, ngôi nhà, ô tô, xe máy… Như vậy, hệ thống có 3 thành phần cơ bản tương tác với nhau: Các yếu tố vào (input). Xử lý, chế biến (process). Các yếu tố ra (output). Các phần tử của hệ thống là các thành phần hợp thành tào ra nó và hiểu nghĩa rộng thì các phần tử có thể rất đa dạng: ví dụ hệ thần kinh gồm não, dây thần kinh, mô não, tuỷ sống…Các thành phần có thể là đơn giản hoặc phức tạp (trừu tượng). Một phần tử của một hệ thống có thể là một hệ thống con khác. Chẳng hạn hệ thống “con người” gồm nhiều phần tử (thành phần) như hệ tuần hoàn, hệ tiêu hóa, hệ thần kinh, hệ hô hấp… Với khái niệm hệ thống, ta có thể hiểu tốt hơn về HTTT: HTTT là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu đầu vào và xử lý chúng thành các sản phẩm thông tin là các yếu tố đầu ra. HTTT dùng các tài nguyên con người (người sử dụng và các chuyên gia CNTT), phần cứng (MTĐT, các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu), phần mềm (các chương trình, thủ tục), để thực hiện các hoạt động nhập vào,xử lý, đưa ra, lưu trữ và kiểm soát nhằm chuyển các tài nguyên dữ liệu thành các sản phẩm thông tin. HTTT có thể được mô tả như hình 1.2. Mô hình cơ bản này làm rõ mối quan hệ giữa các thành phần và các hoạt động của HTTT. Nó cho chúng ta một khung mô tả nhấn mạnh đến bốn vấn đề chính có thể áp dụng cho mọi loại HTTT. Chúng ta cần chú ý đến bốn tài nguyên cơ bản của HTTT: Tài nguyên con người (nhân lực). Tài nguyên phần cứng máy tính. Tài nguyên phần mềm máy. Tài nguyên dữ liệu. Xử lý thông tin gồm các hoạt động sau: Nhập dữ liệu vào. Xử lý. Đưa thông tin ra. Lưu trữ và truyền đưa. Kiểm soát. 2. Các tài nguyên của hệ thống thông tin: 2.1. Tài nguyên về phần mềm Tài nguyên phần mềm là tổng thể các chương trình hệ thống, chương trình ứng dụng của HTTT quản lý. Tổng thể phần mềm của HTTT quản lý bao gồm hai nhóm chính: phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng. Trong nhóm thứ nhất, hệ điều hành (Operating System) có vai trò quan trọng. Chúng được phân chia thành hệ điều hành đa chương trình (Multiprogramming), hệ điều hành đa nhiệm (Multitasking) và hệ điều hành đa xử lý (Multiprocessing). Ngoài ra trong phần mềm hệ thống còn có chương trình dịch và các ngôn ngữ lập trình khác nhau. 2.2. Tài nguyên về nhân lực Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT quản lý. Tài nguyên về nhân lực bao gồm hai nhóm. Nhóm thứ nhất là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban. Nhóm thứ hai là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy, tức là những người xây dựng và bảo trì HTTT quản lý. Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTT quản lý vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống. Nếu tài nguyên về nhân lực không được bảo đảm thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh. Ở đây, các cơ sở ứng dụng hệ thống phải có kế hoạch đào tạo một đội ngũ lao động trí thức, có tay nghề cao. 2.3. Tài nguyên về dữ liệu Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý. Cơ sở dữ liệu (Database) là một thành phần rất quan trọng trong các HTTT quản lý. CSDL là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa hoạ theo mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể sử dụng một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm: CSDL quản trị nhân lực. CSDL tài chính. CSDL kế toán. CSDL công nghệ. CSDL kinh doanh. Có ba kiểu cấu trúc chính cho ba loại hệ quản trị CSDL: Phân cấp (ví dụ IMS, Focus). Mạng hay Codasyl (ví dụ IDMS). Quan hệ (ví dụ Oracle, Dbase, Foxbase,…). Các hệ quản trị CSDL thông dụng là: FOXPRO, ACCESS, SQL, ORACLE,… 2.4. Tài nguyên phần cứng Các hệ thống thông tin quản lý đều dựa trên một cơ sở kỹ thuật và công nghệ hiện đại là MTĐT. Tài nguyên về phần cứng của một hệ thống XLTT kinh tế là toàn bộ các công kỹ thuật thu thập, xử lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin. Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTT quản lý là MTĐT, mạng máy tính. 3. Các bộ phận hợp thành của HTTT: Nếu không kể con người và phương tiện thì HTTT chỉ còn hai bộ phận hợp thành là các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các chức năng xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. 3.1. Các dữ liệu Là thông tin được lưu trữ, duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện tại và quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách các dữ liệu thành hai phần: Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, doanh nghiệp: dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng, vật tư, kế hoạch sản xuất…Quá trình bổ sung, loại bỏ, tìm kiếm dữ liệu…gọi là cập nhật. Ví dụ một nhân viên chuyển đến hoặc chuyển đi, một thiết bị mới mua về, một sản phẩm mới ra đời…Các sự kiện này diễn ra một cách ngẫu nhiên và được gọi là các sự kiện tiến hoá. Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp, cơ quan hay một tổ chức: dữ liệu về sản xuất, kinh doanh, marketing, mua bán sản phẩm, trao đổi, giao dịch,… Các sự kiện này gọi là sự kiện hoạt động. Khi có sự kiện hoạt động xẩy ra ta phải ghi nhận lại. Tất cả các dữ liệu đều tổ chức dưới dạng các sổ sách hoặc tệp. 3.2. Các xử lý (hay là các chức năng) Gồm các chức năng, nhiệm vụ, các quy trình, quy tắc làm biến đổi thông tin để có thể đạt được hai mục đích chính là: Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định: hoá đơn, bảng xuất- nhập kho, báo cáo hàng tồn kho, báo cáo tổng sản lượng, bảng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm… Cung cấp thông tin trợ giúp ra quyết định: Các thông tin phải có khả năng, ý nghĩa và giá trị để giúp lãnh đạo ra quyết định. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc một doanh nghiệp hoặc là thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin đầu ra( báo cáo, hoá đơn, bảng tổng kết, thống kê,…) có thể là các kết quả chuyển trực tiếp cho cá nhân hoặc tổ chức trong và ngoài doanh nghiệp. II. CÁC HTTT- ĐẶC TRƯNG CỦA HTTT 1. Các HTTT Dựa trên sự phát triển này các chuyên gia tin học đa phần chia HTTT thành ba loại sau đây: 1.1. HTTT thủ công: Là HTTT sử dụng phương pháp cảm quan với sự trợ giúp của các công cụ thô sơ trong HTTT. Vì vậy loại HTTT này xử lý chậm, không kịp thời, tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức. Đây là giai đoạn XLTT trong các HTTT truyền thống quy mô nhỏ, trình độ sản xuất và quản lý chưa cao. 1.2. HTTT tự động hoá từng phần: HTTT tự động hoá từng phần: Là HTTT có máy tính trợ giúp. Ở đây MTĐT không tham gia vào tất cả các công đoạn của quá trình XLTT mà chỉ ở một số khâu. HTTT loại này là dễ tiến hành, giá rẻ, còn nhược điểm: về lâu dài hệ thống sẽ dư thừa dữ liệu, khó nâng cấp, xẩy ra mâu thuẫn trong dữ liệu. 1.3. HTTT tự động hoá toàn phần: HTTT tự động hoá toàn phần. MTĐT tham gia vào tất cả các công đoạn. Loại này cho ta một hệ thống tự động thống nhất, CSDL sử dụng nên không sai lệch, không dư thừa và ít trùng lặp, thông tin kết quả do hệ thống mang lại chính xác, kịp thời và nhanh gọn. Điều này chắc chắn sẽ đem lại hiệu quả cao cho các nhà quản lý khi ra các quyết định. Nhược điểm là tốn kém, mất nhiều thời gian xây dựng, chi phí cao và phải trang bị tốt cơ sở vật chất cho mỗi cơ, doanh nghiệp,… Trong bất kỳ một tổ chức, cơ quan, doanh nghịêp,… nào cũng có thể xác định ba hệ thống: + Hệ thống quản lý ( chủ thể quản lý ). Đó là ban giám đốc, ban giám hiệu,… + Hệ thống thực hiện (đối tượng quản lý ). Đó là các phòng ban, các khoa, các bộ môn,.. + HTTT thực hiện sự liên kết giữa hai hệ thống trên, đảm bảo cho tổ chức, cơ quan, doanh nghịêp hoạt động đạt được các mục tiêu đã đề ra. Như vậy HTTT là một hệ con của hệ thống quản lý hoặc hệ thống kinh doanh. Chức năng chính của HTTT và XLTT của hệ thống. Sự phân chia này có tính phương pháp luận chứ không phải sự phân chia mang tính vật lý. Quá trình XLTT tương tự như hộp đen gồm bộ xử lý, thông tin đầu vào, thông tin đầu ra và thông tin phản hồi của chính hệ thống. Nhiệm vụ quan trọng của quản lý là ra các quyết định. Quản lý là quá trình hướng đích nhằm đạt được mục tiệu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên. Các tài nguyên được kể ra như con người, tiền, năng lượng, vật liệu, không gian, thời gian,… Việc ra quyết định trong quản lý phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó phải kể đến các yếu tố công nghệ, CNTT, tính cấu trúc của quản lý, … HTTT là các công cụ tốt để ra các quyết định. Nó trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp lý thuyết, kỹ thuật mới. 2. Các đặc trưng của HTTT: Xét dưới giác độ XLTT thì các HTTT gồm bốn đặc trưng cơ bản sau đây: + HTTT phải được thiết kế, tổ chức trong ngữ cảnh chung của nhiều mặt kinh tế xã hội, tức là nó ứng dụng lý thuyết hệ thống. HTTT phục vụ nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau, phục vụ tổng thể của một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp,… + HTTT đạt được mục tiêu là ra các quyết định. Việc xây dựng HTTT nhằm mục đích cuối cùng là bổ trợ cho việc ra quyết định. Để có các quyết định đúng đắn, cần cung cấp cho người ra quyết định những thông tin cần thiết, kịp thời và chính xác. + HTTT phải dựa trên các kỹ thuật và công nghệ tiên tiến về XLTT. Các kỹ thuật và công nghệ này gồm các phần mềm ứng dụng cũng như các thiết bị phần cứng của CNTT. Một trong các kiến thức cần thiết là kiến thức về quản trị CSDL và lập trình. + HTTT có kết cấu mềm dẻo, phát triển được. Một đơn vị không chuyên sâu và CNTT cũng có thể yêu cầu làm hệ thống phù hợp với hoàn cảnh của mình. III. CÁC GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ CÀI ĐẶT HTTT Quá trình phân tích và thiết kế HTTT bao gồm các công việc cần hoàn thành theo trình tự nhất định có thể bao gồm các bước sau: Xác định vấn đề và yêu cầu. Xác định mục tiêu, ưu tiên. Thiết thực logic( trả lời câu hỏi làm gì hoặc là gì?) What? Thiết kế vật lý (đưa ra những biện pháp, phương tiên thực hiện nhằm trả lời câu hỏi: Làm như thế nào?) How? Cài đắt( lập trình). Khai thác và bảo trì HTTT. Sử dụng các CSDL để xây dựng và kiểm thử các HTTT. Sử dụng các hàm phân tích, dự báo kinh tế, thống kê, tài chính, đầu tư, phân tích tương quan đơn, tương quan bội,… trong các HTTT quản lý. Tuy nhiên việc phân chia này tuỳ thuộc từng phương pháp và có tính tương đối. Việc phân chia quá trình thành nhiều giai đoạn là cách tiếp cận dự án theo quan điểm tương tự, từng bước một, đầu tiên làm việc này, tiếp theo làm việc kia. Mỗi giai đoạn cần phải phân chia và xác định rõ ràng bằng những mốc, những công việc chính, những sản phẩm được hoàn thành trong giai đoạn đó. Có như vậy chúng ta mới có cơ sở để xác định được rằng một giai đoạn đã hoàn thành chưa? (rất cần thiết cho việc đánh gía tiến độ hoàn thành sau này). Việc phân chia các giai đoạn của quá trình phân tích và thiết kế HTTT chính là đặc trưng để phân biệt phương pháp này với phương pháp khác. Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án. Gồm các công việc chính sau: Tìm hiểu phê phán để đưa ra giải pháp. Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng. Xác định mục tiêu, phạm vi, khả năng của dự án. Lập dự án và kế hoạch. Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống. Phân tích sâu hơn các chức năng, các dữ liệu của hoạt động cũ để đưa ra mô tả hoạt động mới( giai đoạn thiết kế logic). Gồm các công việc cơ bản sau: Xây dựng sơ đồ chức năng kinh doanh( business function diagram). Xây dựng sơ đồ ngữ cảnh( context diagram). Xây dựng biểu đồ nguồn dữ liệu(data flow diagram). Xây dựng được các mô hình dữ liệu( data model). Mô hình thực thể liên kết( entities relationship-E-R). Các mối quan hệ liên kết. Giai đoạn 3: Thiết kế tổng thể. Xác lập vai trò của môi trường một cách tổng thể cho hệ thống. Gồm các công việc chính sau đây: Thiết kế hệ thống ở mức logic. Phân chia hệ thống thành hai thành phần: hệ thống thủ công và hệ thống máy tính, hệ thống máy tính con. PHẦN II:ỨNG DỤNG VÀO CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM NGUYỄN VŨ I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN 1. Mô tả của chương trình: Công ty phát triển phần mềm Nguyễn Vũ là công ty chuyên kinh doanh về các lĩnh vực: Cung cấp máy tính Second_hand. Các dịch vụ sửa chữa và nâng cấp máy tính. Thiết kế lắp đặt hệ thống mạng. Xây dựng phần mềm quản lý, Web. Đây là một công ty có tầm hoạt động kinh doanh rộng lớn trong một lĩnh vực công nghệ thông tin đang phát triển mạnh. Công ty phát triển phát triển phần mềm Nguyễn Vũ gồm có 6 phòng chính: Phòng Giám Đốc. Phòng Tổ Chức Hành Chính. Phòng Kinh Doanh. Phòng Kế Toán Tài Vụ. Phòng Kỹ Thuật Mạng- Bảo Hành. Phòng Sản Xuất Phần Mềm. Để quản lý nhân sự và tiền lương của công ty, sẽ sử dụng phần mềm quản lý với các thông tin cụ thể như sau: Các thông tin đầu vào: Khi tuyển dụng nhân viên, công ty sẽ lưu trữ những thông tin cá nhân của một nhân viên theo mẩu lý lịch thống nhất. Mỗi nhân viên khi vào làm việc được xếp mức lương căn bản, ngoài ra theo chức vụ sẽ được thêm khoản trợ cấp chức vụ. Hàng ngày công ty sẽ chấm công nhân viên và ghi vào bảng chấm công. Căn cứ vào bảng chấm công, công ty sẽ tính lương cho công nhân theo quy định như sau: Một ngày làm thêm được tính bằng lương 1.5 ngày Một năm công nhân được nghỉ có phép là 12 ngày (không trừ lương). Nghỉ có phép: Nếu tính từ ngày đầu năm cho đến lúc hiên tại mà tổng số ngày nghỉ có phép chưa quá 12 ngày thì những ngày nghỉ này không trừ lương. Ngược lại tính từ ngày đầu năm cho đến ngày hiên tại mà tổng số ngày nghỉ có phép hơn 12 ngày thì trừ lương và trong trường hợp này thì ứng với những ngày nghỉ có phép vượt trội (hơn số ngày nghỉ cho phép) thì trừ 1 ngày lương. Nghỉ không phép: Nghỉ 1 ngày không phép bị trừ 3 ngày lương. Nghỉ từ 3 ngày trở lên thì sẽ bị xử lý theo quy định của công ty. Các thông tin đầu ra: Xuất ra các báo cáo theo yêu cầu: Báo cáo về lý lịch của nhân viên. Báo cáo về tình trạng làm việc của nhân viên. Bảng tính lương theo yêu cầu cho phòng kế toán. Thống kê lương theo phòng ban. 2. Yêu cầu của chương trình: Chương trình Quản lý nhân sự và tiền lương gồm hai chức năng chính: Quản lý nhân sự: Cập nhật lý lịch nhân viên: Dùng để cập nhật nhân viên mới vào trong tập tin hồ sơ nhân viên của công ty, trong đó có lương cơ bản và phụ cấp chức vụ (nếu có). Xem lý lịch nhân viên qua mã số nhân viên: cho phép được xem lý lịch của bất kỳ nhân viên trong công ty theo mã số phòng ban của nhân viên đang theo làm việc. Điều chỉnh lý lịch của nhân viên: Dùng để điều chỉnh thông tin về hồ sơ lý lịch của nhân viên trong công ty. Xoá nhân viên: Khi một nhân viên trong công ty thôi việc ta sử dụng chương trình này để xóa nhân viên đó ra khỏi tập tin hồ sơ nhân viên của công ty. Quản lý tiền lương của xí nghiệp: Để tiện cho việc quản lý tiền lương, hàng ngày sau giờ làm việc nhân viên thống kê sẽ đến từng phòng ban để ghi nhận nhân viên nào vắng mặt, sau đó ghi vào sổ chấm công. Dựa vào sổ chấm công người điều hành sẽ biết được số lượng nhân viên nào vắng mặt trong ngày, trong tháng để bổ sung kịp thời. Chương trình gồm có: Nhập số chấm công hàng tháng của từng nhân viên trong công ty. Thay đổi số liệu chấm công. Tính lương nhân viên theo quy định. Thống kê lương theo phòng ban. Thống kê lương theo toàn công ty. Nhập số liệu chấm công: Chương trình dùng để nhập số liệu làm trong một tháng của từng nhân viên, bao gồm: Tổng số ngày làm việc trong một tháng. Số ngày làm thêm, Số ngày nghỉ có phép và không phép. Số tiền thưởng, Số tiền phạt. Thay đổi số liệu chấm công: Dùng để thay đổi số liệu ngày công, ngày làm thêm của nhân viên khi có sự thay đổi. Tính lương nhân viên: Đây là chức năng rất quan trọng, dùng để tính lương cho nhân viên trong công ty. Chương trình được thực hiện theo cơ chế điều hành của công ty. Sau đây là phần tính lương cho nhân viên LNGAY = LCBAN / 26 LTHEM = SNGAYLT * 1.5* LNGAY TỔNG LƯƠNG = LCBAN + PCCV + PCK + LTHEM + THUONG-PHAT- (SNCPVT * LNGAY) – (SNKP * LNGAY * 3) LCBAN: Lương căn bản hàng tháng của mỗi nhân viên. LNGAY: lương ngày làm việc LTHEM: lương thêm PCCV: phụ cấp chức vụ SNGAYLV: số ngày công làm việc SNCPVT: số ngày nghỉ có phép vượt trội quy định SNGAYLT: số ngày làm thêm SNKP: là số ngày nghỉ không phép THUONG ( thưởng): cho những nhân viên xuất sắc được Giám đốc ấn định. PHAT (phạt):khi nhân viên làm hỏng sản phẩm của công ty thì nhân viên đó phải bồi thường tuỳ theo mức độ hư hại của tài sản, được Giám đốc ấn định. Qua mô tả cho thấy các thông tin bao gồm: Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, bảng chấm công, mức thưởng phạt. Thông tin xuất: Các báo cáo thông tin về lý lịch nhân viên, về phòng ban, về chức vụ, báo cáo chấm công, bảng lương theo từng tháng. Các thông tin: Thông tin nhập: Lý lịch nhân viên, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, bảng chấm công, mức thưởng phạt. Thông tin xuất: Các báo cáo thông tin lý lịch về nhân viên, về phòng ban, về chức vụ, báo cáo bảng chấm công, bảng lương theo từng tháng. 3.Các mẫu báo cáo: Báo cáo chấm công: BẢNG CHẤM CÔNG Tháng…../…. MSNV Họ tên MSCV Ngày công Nghỉ CP Nghỉ KP Ngày làm thêm ............ ............ ............ ........... ............ ........... ............ ........... ............ ........... ............ ........... ............ .......... ............ ............ ….......... ........... ............ .......... ............ ............. ............ . ......... ............ ........... ............ ........... Báo cáo lương nhân viên: CÔNG TY PT PHẦN MỀM NGUYỄN VŨ BẢNG LƯƠNG NHÂN VIÊN Tháng…./…. MSNV Họ tên Lương CB PCCV BHXH BHYT Tiền thưởng Tiền phạt Lương thực lĩnh ……. ……. ……… ……… ……… …. …… ….. ………. …… …… …….. ……… …….. ….. ……….. ……… ……. 4. Sơ đồ tổ chức và sơ đồ môi trường: Sơ đồ tổ chức BAN GIÁM ĐỐC P.TỔ CHỨC P.KỸ THUẬT P.KT TÀI VỤ P.KINH DOANH BẢO VỆ Sơ đồ môi trường QL nhân sự & tiền lương BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KTTV P.KINH DOANH PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG KỸ THUẬT PHÒNG TỔ CHỨC II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 1. Sơ đồ chức năng: Quản lý nhân sự và tiền lương Quản lý nhân sự Quản lý tiền lương Tuyển mới nhân viên Hiệu chỉnh nhân viên Tìm kiếm tt về nhân viên Báo cáolí lịch nviên Theo dõi và chấm công Điều chỉnh chấm công Tính lương Báo cáo lương Kiểm tra Ghi nhân hồ sơ Phát lương 2. Phân tích các chức năng: Thêm mới nhân viên: Trong thực tế, một công ty hay bất kỳ một tổ chức nào cũng đều có những thay đổi về nhân sự, do đó chức năng này cho phép chương trình cập nhật thông tin cho một nhân viên mới. Hiệu chỉnh nhân viên: Chức năng này cho phép điều chỉnh các thông tin của nhân viên (như: tăng lương, thay đổi chức vụ, thay đổi hệ số lương….). Tìm kiếm thông tin nhân viên: Chức năng này cho phép người quản lý có thể dễ dàng và nhanh chóng thống kê, báo cáo các thông tin về đội ngũ nhân viên trong công ty mình, ví dụ thống kê theo toàn công ty, theo phòng ban, theo chức vụ,…. Chấm công nhân viên: Tiến hành chấm công của từng nhân viên theo tháng Sửa số liệu chấm công: Điều chỉnh các số liệu đã nhập trong bảng chấm công. Báo cáo bảng lương và ngày công nhân viên: * Về báo cáo bảng lương : Báo cáo chi tiết về lương của từng nhân viên như: lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, tiền thưởng, tiền phạt,… và số tiền nhân viên đó thực lĩnh. * Về báo cáo ngày công: Báo cáo chi tiết về ngày công của nhân viên bao gồm ngày làm việc, ngày nghỉ phép có phép, ngày nghỉ không phép, ngày làm thêm. 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Sau khi tìm hiểu mô hình và tìm hiểu thực tế, tổ dự án đưa ra biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh như sau: Xác định tác nhân ngoài bao gồm: + Giám đốc và phòng tổ chức + Người xin việc + Công nhân viên chức Và các luồng dữ liệu ra, vào hệ thống Giám đốc, phòng tổ chức đưa ra thông tin tuyển dụng Hệ thông đưa thông tin tuyển dụng đến người xin việc. Người xin việc nộp hồ sơ xin việc Giám đốc đưa ra quy định mức thưởng, phạt cho nhân viên (nếu có). Giám đốc, phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh, báo cáo về lí lịch, thông tin để tính lương của từng nhân viên. Hệ thống gửi báo cáo lí lịch và lương lên giám đốc, phòng tổ chức Quản lý nhân sự và quản lý tiền lương Người xin việc Thông tin tuyển dụng, hiệu chỉnh tuyển nhân viên hồ sơ xin việc Báo cáo nv, lương Báo cáo lí lịch, lương nhân viên Quy định thưởng, phạt Giám đốc, phòng tổ chức Quản lý nhân sự và quản lý tiền lương Công, nhân viên tiền lương 4. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: Dựa trên biểu đồ phân cấp chức năng BPC và mô tả chương trình , tiếp tục phân tích các thông tin như lưu chuyển trong hệ thống để có được biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) theo từng chức năng của chương trình như sau: Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Hệ thống gồm 2 chức năng chính + Quản lý nhân sự + Quản lý tiền lương Các luồng ra, vào hệ thống được giữ nguyên Xuất hiện thêm các kho dữ liệu: + Kho dữ liệu lưu trữ thông tin về nhân viên + Kho dữ liệu lưu trữ thông tin chấm công + Kho dữ liệu lưu trữ thông tin bảng lương 4. 1. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu định nghĩa chức năng quản lý nhân sự: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: Giám đốc, phòng tổ chức Quản lý nhân sự (1) Quản lý tiền lương (2) Người xin việc Hồ sơ nhân viên Bảng chấm công Bảng lương Thông tin tuyển dụng, hiệu chỉnh hồ sơ (1) tuyển nhân viên hồ sơ xin việc y/c báo cáo lí lịch Báo cáo lí lịch nhân viên Quy định thưởng/phạt, điều chỉnh chấm công,y/c báo cáo bảng lương Báo cáo lương Công nhân viên chức tiền lương Thắc mắc Biểu đồ mức dưới đỉnh của chức năng quản lý nhân sự: Giám đốc, phòng tổ chức tuyển nhân viên (1.1) Điều chỉnh hồ sơ (1.2) Người xin việc Xem và báo cáo lí lịch nhân viên (1.3) Hồ sơ nhân viên Thông tin tuyển dụng Thông tin tuyển nhân viên hồ sơ xin việc Giám đốc, phòng tổ chức y/c hiệu chỉnh hồ sơ nhân viên Báo cáo lí lịch nhân viên Lí lịch nhân viên Thông tin về nhân viên mới được tuyển dụng. Lưu thông tin nhân viên mới vào kho hồ sơ nhân viên Giám đốc, trưởng phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về nhân viên Bao gồm các thông tin cá nhân, thông tin về chuyên môn, thông tin vềtrình độ, kinh nghiệm, thời gian công tác,… Lấy thông tin từ hồ sơ nhân viên về điều chỉnh theo yêu cầu. Ban giám đốc hoặc trưởng phòng tổ chức yêu cầu lấy các thông tin của nhân viên mới được tuyển dụng để điều chỉnh nhân viên vào các vị trí phù hợp và đạt được hiệu quả làm việc cao nhất. Lưu thông đã điều chỉnh vào kho hồ sơ nhân viên Sau khi hoàn tất hồ sơ về nhân viên bao gồm cả chức vụ hiện thời (đối với nhân viên mới là chức vụ ban đầu, đối với nhân viên đã có trong công ty chuyển đổi chức vụ) và tiếp tục lưu những thay đổi này vào kho hồ sơ nhân viên. Lãnh đạo yêu cầu báo cáo về nhân viên ( lý lịch, ngày công). Khi lãnh đạo có yêu cầu báo cáo về nhân viên nào đó trong công ty sẽ đưa yêu cầu cho bộ phận điều chỉnh hồ sơ. Lấy thông tin từ kho hồ sơ nhân viên để báo cáo về lý lịch. Khi có yêu cầu báo cáo những thông tin của nhân viên từ ban lãnh đạo bộ phận điều chỉnh hồ sơ tìm hồ sơ của nhân viên được yêu cầu và cung cấp cho ban lãnh đạo. Bộ phận Thống kê theo yêu cầu lấy thông tin từ kho chấm công để báo cáo về tình trạng làm việc. Gởi thông tin báo cáo theo yêu cầu của phòng giám đốc,trưởng phòng tổ chức . 4.2. Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu định nghĩa chức năng quản lý lương: Chấm công (2.1) Điều chỉnh chấm công (2.2) Báo cáo bảng lương (2.4) Tính lương (2.3) Giám đốc Giám đốc Quy định thưởng, phạt Bảng công y/c điều chỉnh chấm công hồ sơ nhân viên Bảng lương y/c báo cáo lương bảng lương Phát lương (2.5) Công,Nhân viên tiền lương Bộ phận chấm công ghi nhận ngày công và ngày làm viêc của từng nhân viên trong công ty. Giám đốc quy định mức thưởng và phạt của các nhân viên nếu có. Giám đốc hoặc trưởng phòng tổ chức quy định mức thưởng phạt chung cho toàn bộ công nhân viên trong công ty. Lưu thông tin chấm công đã thu được của từng nhân viên vào kho Bảng chấm công Giám đốc, Trưởng phòng tổ chức yêu cầu điều chỉnh thông tin về ngày công, mức thưởng, mức phạt .ví dụ: Giám đốc tăng lương , tăng mức lương khi công nhân viên làm việc trong ngày nghỉ, lễ, tết. Lấy thông tin từ kho bảng chấm công để điều chỉnh theo yêu cầu. Bộ phận điều chỉnh chấm công lấy các thông tin thay đổi từ ban giám đốc , thực hiện hiệu chỉnh và chuẩn bị việc lưu thông tin. Lưu thông tin đã điều chỉnh vào kho bảng chấm công Phòng kế toán yêu cầu bộ phận tính lương thực hiện tính lương nhân viên Bộ phận tính lương thực hiện viêc lấy thông tin từ bảng chấm công để tính lương. Lấy thông tin mức lương cơ bản và phụ cấp chức vụ từ hồ sơ nhân viên để tính lương.thực hiện tính lương thực lĩnh sau khi đã trừ đi các khoản bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thưởng phạt trong quá trình làm việc của nhân viên. Bộ phận tính lương sau khi thực hiện tính lương có nhiệm vụ gửi bảng lương cho phòng kế toán. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng thêm mới nhân viên: Giám đốc,phòng tổ chức Nhân viên 2 1 3 6 1.1 Tuyển nhân viên,thông báo nhân viên mới 1.2 thu thập thông tin về nhân viên 1.4 Thống kê tt nhân viên 4 1.3 Lưu trữ tt nhân viên vào kho 5 7 Ban giám đốc, phòng tổ chức thực hiện việc tuyển nhân viên vào công ty Bộ phận nhận định kết quả sau quá trình tuyển dụng gửi thông báo trúng tuyển cho các ứng viên và hẹn ngày tới công ty Nhân viên mới đưa ra các thông tin về bản thân cho bộ phận tiếp nhận và làm hồ sơ nhân viên. Các thông tin được lấy từ bộ phận tiếp nhận hồ sơ được bộ phận lưu trữ nhập các thông tin của từng nhân viên vào kho hồ sơ nhân viên. Cung cấp các thông tin cần thiết cho bộ phận thống kê nhân viên để làm các báo cáo thống kê theo yêu cầu. Ban giám đốc đưa ra yêu cầu thống kê về nhân viên trong công ty, chuyển các yêu cầu này cho bộ phận thống kê nhân viên Bộ phận thống kê nhân viên lập các báo cáo thống kê và đáp ứng yêu cầu của ban giám đốc. III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 1. Phân tích sơ đồ quan hệ thực thể (DFD) Qua việc phân tích sơ đồ dòng dữ liệu, chúng ta hiểu rõ các chức năng được thi hành như thế nào để tạo ra và lưu trữ dữ liệu. Qua đó chúng ta cũng xác nhận một số thông tin gốc ban đầu cần lưu trữ (hay còn gọi là thực thể) như sau: Danh mục nhân viên: Lưu trữ thông tin về nhân viên Danh mục phòng ban: Lưu trữ thông tin về các phòng ban Danh mục chức vụ: Lưu trữ thông tin về chức vụ Bảng chấm công: Lưu trữ thông tin chấm công của nhân viên Tiếp theo chúng ta phân tích mối quan hệ giữa các thực thể thông qua sơ đồ quan hệ thực thể. Nhờ sơ đồ thực thể và các mối quan hệ, chúng ta sẽ biết được những thuộc tính trong tập thực thể nào cần giữ lại hoặc tách thành các tập thực thể mới Sơ đồ quan hệ thực thể(ERD): Danh mục phòng ban Danh mục nhân viên Bảng chấm công Danh mục chức vụ Ký hiệu quan hệ n-1: 2. Mô hình thực thể liên kết: Ghi mức thưởng,phạt Giám đốc phòng tổ chức Masonv Tennv Phucapcv Tienthuong Tienphat Bộ phận chấm công Masonv Thang Ngaycong Ngaycp Ngaykp Lamthem Ghi nhận công chấm công Masonv Ngaycong Lamthem Tienthuong tienphat Điều chỉnh công tác Masonv Soraqd Ngaydd Pbancu Chucvucu Luongcu Hồ sơ nhân viên Masonv Hoten Gioitinh Namsinh Noisinh Quequan Diachi Socmt Dantoc Tongiao Luongcb Ngayvaolam Ngayxepluong Hopddh Ghichu Anh Masocv Masopb lấy dữ liệu Phòng kế toán Masonb Hotennv Phongban Luong Yêu cầu tính lương Lấy thông tin gửi về Tính lương Và báo cáo Masonv Tennv Luongcb Phucapcv Phongban Lấy thông tin Lưu thong tin Bảng chấm công Masonv Thang Ngaycong Ngaycp Ngaykp Lamthem Lưu thong tin Phân định chức năng thủ công và máy tính: Qua các bước phân tích, tổ dự án đã mô tả hệ thống với nhiều chức năng , kho dữ liệu. Đến thời điểm này chúng ta phải quyết định rõ về vai trò của máy tính trong hệ thống, bằng cách phân định trên biểu đồ luồng dữ liệu phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện thủ công; đồng thời cũng quyết định phương thức xử lý được vận dụng._.