Quản lý nhân sự (lập trình Access)

i nhằm quản lý các vấn đề như kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng....Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô. Nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết như phần mềm kế toán ACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho của công ty FPT....Đối với các công ty,các trường đại học, các phần mềm viết riêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc trưng riêng cũng là một nhu cầu không thể thiếu được. Trường Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhu cầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong trường. Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chương trình “quản lý nhân sự” của trường nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lý nhanh chóng và thuận tiện. Hệ chương trình Quản Lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau: + Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán...). + Quản lý các thông tin về khen thưởng (Tên, mã cán bộ...). + Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ ...). + Đưa ra các thông tin cần tra cứu như tra cứu mã cán bộ, họ tên cán bộ... + Đưa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lương... + Đưa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau. Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chương trình được xây dựng bằng phần mềm Microsoft Access. Microsoft Access được chọn vì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi trường Windows, thân thiện với người sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn được những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt. Mặc dù rất cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khai thác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình. Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không được học ở trường cũng như những kiến thức còn non yếu về chuyên ngành quản lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Rất mong được sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiện chương trình. Chương I: Tổng quan của đề tài I. Một số khái niệm về quản lý Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp... nó đóng vai trò quan trọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp. Với trào lưu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừng của nền kinh tế thị trường làm cho luồng khối lượng thông tin trở nên quá lớn điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp về mọi phương diện. Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý thường dựa trên kinh nghiệm và trực giác của người lãnh đạo và quản lý. Nhưng ngày nay đứng trước nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lý với phương pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàng ngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian. Đó chính là một trong những nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo của các nhà quản lý. Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán. Trong thực tế hiện nay để hoàn thành được nhiệm vụ chính trị kinh doanh... đòi hỏi phải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác. Điều đó cho thấy có phương tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cần thiết. II. Mục đích của đề tài: Việc xây dựng chương trình "Quản lý nhân sự" của trường Đại học An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích như sau: - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của trường. Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau: + Xây dựng hệ thống chương trình lưu trữ, tra cứu nhanh các thông tin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. + Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. + Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiết theo từng chức vụ. + Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lưu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo. Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thống nhất cho việc quản lý và lưu trữ những thông tin về cán bộ của trường Đại học An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanh chóng chính xác. Chương trình cho phép lưu trữ, thống kê, tra cứu, in các báo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý. III. Cơ sở của đề tài Dựa trên cơ sở chủ yếu sau: - Những yêu cầu cụ thể về công việc của người quản lý của từng phòng ban của trường. - Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lý nhân sự được gần gũi với tin học. IV. Biện pháp thực hiện Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng như về tài chính. Thông thường việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫn tới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng như thay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chức năng, cách thức kiểm tra... không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các bộ phận có liên quan. Chương trình được thiết kế trên môi trường Access, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới hiện nay. Với những mặt mạnh của nó so với phần mềm khác thì nó có nhiều ưu điểm vượt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất ít tốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ. Chương II. Các kiến thức cơ bản I. Hệ thống thông tin quản lý 1. Khái niệm về hệ thống thông tin - Hệ thống là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử. Ví dụ: Hệ mặt trời , hệ triết học ... - Phần tử là những thành phần hợp thành hệ thống tổng thể. Như vậy phần tử rất đa dạng thậm chí rất khác nhau. Ví dụ: Người, thiết bị đều là những phần tử Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp. Đặc biệt bản thân một phần tử có thể là một hệ thống con. Do vậy các hệ thống thường có tính phân cấp. Ví dụ : Thế giới ẫ Quốc gia ẫ Tỉnh/Thành phố ẫ Thị xã ẫ Huyện... - Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại một tập hợp các mối ràng buộc. Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyền các quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự... Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạm thời. Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đến các quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải là không quan trọng. + Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều này không có nghĩa là hệ thống bất biến. Tính biến động của hệ thống thể hiện ở hai mặt sau: - Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó và các quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trưởng suy thoái hoặc biến mất. - Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác với nhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống. Thường những hệ thống biến động là những hệ thống hướng đích. Điều này thể hiện ở chỗ hệ thống nhận những cái vào và biến đổi ở những cái ra. - Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ : là những hệ thống của con người nhằm mục đích kinh doanh, dịch vụ. - Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh, dịch vụ bao gồm ba hệ thống con : + Hệ thống nghiệp vụ: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra. + Hệ thống quyết định: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định. + Hệ thống thông tin: Bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào quá trình xử lý thông tin. Các công việc xử lý thường là thu nhập, kiểm tra, lưu trữ, tìm kiếm, loại bỏ các thông tin, truyền đạt các thông tin... Đây chính cũng là các vấn đề mà chúng ta cần quan tâm. 2. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin : Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và giữa các hệ thống con. Thông tin vào Hệ thống thông tin Thông tin ra Hệ thống nghiệp vụ Sơ đồ của hệ thống thông tin. Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra kết xuất, truyền đạt thông tin. Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức): + Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị và hình thức như khi đưa thông tin ra. Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh... + Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã được lượng tử hoá chứ không còn giữ nguyên hình thức như khi nó mới phát sinh. Nó được gán cho cấu trúc. Ví dụ : Các file, các loại sổ sách ... Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc. 3. Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan Các xử lý: -Các quy tắc xử lý -Các quy trình,chương trình -Các lưu đồ xử lý Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay đổi được Kết quả ra Tham số Các sự kiện hoạt động Dữ liệu vào cho các xử lý Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai bộ phận cơ bản: - Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nhưng các thông tin có cấu trúc được chú ý nhiều hơn. Khối dữ liệu nằm trong sổ sách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu ... - Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin. Các xử lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự động, thủ công ... Các hệ thống thông tin có thể tự động hoá một phần hoặc hoàn toàn. II. Cơ sở dữ liệu 1. Định nghĩa về cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin có cấu trúc miêu tả về một đối tượng quản lý đáp ứng yêu cầu người dùng và thoả mãn các yêu cầu sau: - Cơ sở là một bộ sưu tập các dữ liệu các tác nghiệp được lưu giữ lại và được các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng. - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần chương trình có thể xử lý thay đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu. 2. Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: - Cho khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài. - Khả năng truy nhập một số lượng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả. - Được xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó người sử dụng có thể quan sát dữ liệu. - Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu. - Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều người cùng sử dụng cơ sở dữ liệu. - Khả năng kiểm tra truy nhập. - Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra. 3. Thực thể và liên kết giữa các thực thể - Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt được. Ví dụ : Người , động vật ... - Một nhóm các thực thể giống nhau gọi là các thực thể giống nhau. Ví dụ : Các nhân sự - Mọi thành viên của tập hợp các thực thể được biểu diễn bởi một tập các đặc điểm gọi là tập các thuộc tính. Ví dụ : Tập thực thể chiến sỹ được đặc trưng bởi: + Họ và tên + Tuổi + Mã cán bộ - Quan hệ giữa các tập thực thể là một danh sách có thứ tự của một tập thực thể. Ví dụ: Quan hệ giữa R với hai tập (x) (y) viết: xRy - Quan hệ giữa các thực thể cũng là một thực thể. Chương III. Tìm hiểu bài toán I. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự trường Đại Học An Ninh Nhân Dân 1. Hoạt động của trường Đại học An Ninh Nhân Dân: Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việc trên thực tế tại trường Đại Học An Ninh Nhân Dân. Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lượng đông đúc về nhân sự và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từng người đều do nhà trường quản lý hồ sơ. Ban lãnh đạo trường xét thấy quản lý bằng phương pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều người cùng làm một công việc mà không đạt được những kết quả như ý muốn, vì vậy yêu cầu cần thiết là phải đưa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiến công việc quản lý nhân sự và đưa một số nhân sự vào công tác này chuyển sang làm bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất lượng công việc. 2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại Quản lý hồ sơ cán bộ Trường Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sức quan trọng và bí mật. Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng, chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu. Khi chưa có sự trợ giúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công. Khi có sự thay đổi về gia đình, cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật, chức danh.. . thì cán bộ tổ chức phải qua từng bước tìm từng người để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế. Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ. Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, người quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn. Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian. Điều này không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn. Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại trường Đại học An Ninh và được sự nhất trí của ban lãnh đạo trường tôi mạnh dạn xây dựng cho trường chương trình “Quản lý nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân” để được áp dụng sau khi xây dựng xong chương trình. 3. Đánh giá hệ thống hiện tại Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu. - Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. - Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất. - Nhiều người làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và dễ xảy ra sai sót. - Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian. Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đưa tin học vào quản lý nó sẽ làm giảm được rất nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho người làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào những công tác khác . II. Phân tích hệ thống mới : Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có hệ thống này phải đáp ứng được yêu cầu: - Quản lý được hồ sơ các cán bộ. - Thống kê được những tài liệu cần thống kê. - Tra cứu chính xác khi có yêu cầu. - Thông tin vào phải được chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵn tiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm được tối đa sai sót. - Thông tin ra phản ánh được đối tượng quản lý, nội dung phong phú và phải nêu được các chủ đề. 1. Thông tin vào Phải chuẩn hoá được dữ liệu tránh tối đa sai sót như họ tên , tuổi... là những thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý hồ sơ cán bộ tạo thuận lợi cho người sử dụng. Cụ thể trong chương trình dữ liệu được chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập. Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho chương trình quản lý cán bộ là phải xây dựng được các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý "Nhân sự trường Đại học An Ninh Nhân Dân". Tuy nhiên để xây dựng chương trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bài toán đó. 2. Thông tin ra Sau khi hệ thống đã có dữ liệu thì công việc chính của hệ thống là phải thống kê và báo cáo được các yêu cầu của cấp trên. Thông tin ra của hệ thống chủ yếu là: - Báo cáo danh sách cán bộ theo trình độ. Báo cáo này cho ta biết trình độ cán bộ của nhà trường qua đó cho biết được một số thông tin khác như: Chất lượng công tác của từng cán bộ những người được khen thưởng, kỷ luật... 3. Một số biểu mẫu chuẩn Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng ban nhà trường còn thường xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theo biểu mẫu chuẩn. 4. Những yêu cầu đối với chương trình Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại trường Đại Học An Ninh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho chương trình của mình như sau: a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ: Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ như nhập thông tin về lý lịch của một cán bộ thay đổi hoặc đưa vào hồ sơ lưu của một cán bộ là những yêu cầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự. - Nhập dữ liệu chương trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch tương ứng với bảng nào trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đưa ra bảng đó để người nhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện. - Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng được thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin. Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúp cho người sử dụng lựa chọn đối tượng bổ xung. - Lưu dữ liệu: khi không cần lưu dữ các thông tin về một cán bộ nào đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ lưu giúp cho cơ sở dữ liệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. Tuy nhiên để khi cần thiết có thể tra cứu được một số thông tin cơ bản nhất về một cán bộ nào đó thì chúng ta sẽ lưu lại một vài thuộc tính cá nhân trong một tệp hồ sơ lưu. - In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ nhân sự. Chức năng này giúp cho chúng ta có được một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết. Đáp ứng được nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì các yêu cầu về thông tin bao gồm: - Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá. - Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng. - Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ. - Các thống kê các loại danh sách khác. b. Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu: - Những người có chức vụ, chức danh, cấp bậc. - Những người vào đảng. - Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêu cầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ. Chương IV. Phân tích bài toán I. Phân tích dữ liệu của bài toán - Dữ liệu chủ yếu của bài toán bao gồm chủ yếu là các dữ liệu xoay quanh lý lịch cán bộ, thông tin về phòng ban, chức vụ, cấp bậc.. . - Các dữ liệu của hồ sơ lý lịch cán bộ bao gồm: + Mã cán bộ + ảnh. + Họ đệm + Tên + Ngày sinh. + Quê quán. + Trú quán. + Dân tộc. + Tôn giáo. + Quốc tịch. + Thành phần gia đình. + Thành phần bản thân. + Trình độ văn hóa. + Trình độ ngoại ngữ. + Ngày tham gia cách mạng. + Cấp bậc. + Phòng ban. + Chức vụ. + Chức danh. + Ngày vào Đảng. + Ngày vào Đoàn. + Chứng minh thư + Năm vào ngành + Khen thưởng. + Kỷ luật. + Sức khoẻ. + Ghi chú Các thông tin liên quan đến các phòng ban: + Mã phòng ban. + Tên phòng ban. Các thông tin liên quan đến cấp bậc hàm: + Mã cấp bậc + Cấp bậc + Nước ngoài Đối với các thông tin về hồ sơ cán bộ có thể nhận thấy rằng có một vài đặc điểm cần chú ý sau: - Các cán bộ có thể có kiến thức về một vài loại ngoại ngữ khác nhau, như vậy chúng ta phải thống kê bảng ngọai ngữ dành để lưu trình độ ngoại ngữ của từng người. - Qua quá trình công tác, các hình thức khen thưởng, kỷ luật và các mối quan hệ gia đình của mỗi người cũng khác nhau vì vậy chúng ta lưu trữ cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính. - Các dữ liệu còn lại là có giá trị duy nhất đối với một người sẽ được lưu trữ chung trong một bảng chính. - Đối với các thông tin về phòng ban, chúng ta sẽ lưu trữ trong một bảng với trường khoá chính là mã phòng ban. Chúng ta nhận thấy rằng mỗi phòng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa các phòng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban là mối quan hệ 1- nhiều. II. Sơ đồ phân cấp chức năng Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống. Đây là bước phân tích hệ thống về xử lý nhưng là mô hình bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tin giữa các chức năng. Sơ đồ gồm 3 chức năng chính: - Vào hồ sơ - Thống kê - Tra cứu Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Hệ thống quản lý cán bộ tra cứu báo cáo,Thống kê Nhập dự liệu Xem, sửa Xoá, lưu In lý lịch Trình độ văn hoá Chức vụ Cấp bậc hàm Quá trình lương hệ thống Mật khẩu Thoát III. Các sơ đồ dòng dữ liệu Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau trong tiến trình xử lý trong bàn giao thông tin cho nhau. Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và xử lý là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu. 1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh được xây dựng ở những giai đoạn đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu. Cán bộ Cán bộ quản lý Hệ thống quản lý cán bộ Sơ đồ mức ngữ cảnh. 2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quát sơ đồ mức ngữ cảnh, gồm : - Các tác nhân ngoài giữ nguyên - Chức năng quản lý được phân rã chi tiết hoá các mức độ phân rã phụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán. - Các kho dữ liệu. Căn cứ vào sơ đồ chức năng của hệ thống ta thiết lập luồng dữ liệu sau : Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Hồ sơ lưu cán bộ Cán bộ quản lý Vào hồ sơ Báo cáo,Thống kê Tra cứu Hồ sơ chính Hồ sơ chính Phòng ban Lý lịch Yêu Cầu Yêu Cầu Kết quả Báo Cáo 3. Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chúng ta phân tích chi tiết hơn về chức năng của sơ đồ luồng dữ liệu. Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng vào hồ sơ. Cán bộ Cán bộ quản lý Nhập Xem, sửa Xoá, lưu In Hồ sơ chính Hồ sơ lưu Lý lịch Trả lời Yêu cầu Yêu cầu Trả lời Yêu cầu Lý lịch Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng thống kê. Cán bộ quản lý Quá trình lương Trình độ văn hoá Trình độ ngoại ngữ Chức vụ Hồ sơ lương Phòng ban Hồ sơ chính Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Yêu cầu Báo cáo Sơ đồ luồng dữ liệu tra cứu. Cán bộ quản lý Mã cán bộ Mã dân tộc Mã chức danh Hồ sơ chuyển,nghỉ Hồ sơ chính Phòng ban Hồ sơ lưu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Trả lời Trả lời Trả lời Trả lời IV. THựC THể Và MốI QUAN Hệ 1. Thực thể: a. Thực thể "Hoso" Tên trường ý nghĩa Macb Mã cán bộ Mapb Mã phòng ban Hodem Họ đệm Ten Tên Gtinh Giới tính Nsinh Năm sinh Cmt Chứng minh thư Qq Quê quán Dchiht Địa chỉ hiện tại Madantoc Mã dân tộc Tongiao Tôn giáo Thphanbt Thành phần bản thân Thphangd Thành phần gia đình Macdanh Mã chức danh Matdvh Mã trình độ văn hoá Tentdt Tên trường đào tạo He Hệ Nganhdtao Ngành đào tạo Namtn Năm tốt nghiệp Mann Mã ngoại ngữ Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ Suckhoe Sức khoẻ Nuocngoai Nước ngoài Namvaonganh Năm vào ngành Khenthuong Khen thưởng Kyluat Kỷ luật Ngvdoan Ngày vào đoàn Ngavdang Ngày vào đảng Anh ảnh cán bộ Macv Mã chức vụ Macapbac Mã cấp bậc Ghichu Ghi chú b.Thực thể "capbac" Macapbac Mã cấp bậc Capbac Cấp bậc c. Thực thể "Chucdanh" Macdanh Mã chức danh Chudanh Chức danh d.Thực thể "Chucvu" Macv Mã chức vụ Chucvu Chức vụ e.Thực thể "Gdinh" Macb Mã cán bộ Quanhe Quan hệ Hodem Họ đệm Ten Tên Ngaysinh Ngày sinh Gioitinh Giới tính Manghe Mã nghề f.Thực thể "hosoluu" Tên trường ý nghĩa Macb Mã cán bộ Mapb Mã phòng ban Hodem Họ đệm Ten Tên Gtinh Giới tính Nsinh Năm sinh Cmt Chứng minh thư Qq Quê quán Dchiht Địa chỉ hiện tại Madantoc Mã dân tộc Tongiao Tôn giáo Thphanbt Thành phần bản thân Thphangd Thành phần gia đình Macdanh Mã chức danh Matdvh Mã trình độ văn hoá Tentdt Tên trường đào tạo He Hệ Nganhdtao Ngành đào tạo Namtn Năm tốt nghiệp Mann Mã ngoại ngữ Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ Suckhoe Sức khoẻ Nuocngoai Nước ngoài Namvaocoquan Năm vào cơ quan Nam_xn Năm xuất ngành Danhhieu Danh hiệu Tdct Trình độ chính trị Ngvdoan Ngày vào đoàn Ngavdang Ngày vào đảng Doituongcs Đối tượng chính sách Anh ảnh cán bộ Macv Mã chức vụ Macapbac Mã cấp bậc Chichu g. Thực thể "KT_KL" Macb Mã cán bộ Mapb Mã phòng ban Khenth Khen thưởng Ht_kt Hình thức khen thưởng Kyluat Kỷ luật Ht_kl Hình thức kỷ luật Soqd Số quyết định h.Thực thể "Luong" Macb Mã cán bộ Mapb Mã phòng ban Ntnll Ngày tháng năm lên lương Luong Lương i. Thực thể "madantoc" Madantoc Mã dân tộc Dantoc Dân tộc j. Thực thể "Maqtct" Macb Mã cán bộ Tunam Từ năm Dennam Đến năm Noict Nơi công tác k. Thực thể "nn" Mann Mã ngoại ngữ Tennn Tên ngoại ngữ l. Thực thể "phongban" Mapb Mã phòng ban Phongban Phòng ban m. Thực thể "trinhdonn" Matdnn Mã trình độ ngoại ngữ Tentd Tên trình độ ngoại ngữ n. Thực thể "tdvh" Matdvh Mã trình độ văn hoá Trdovh Trình độ văn hoá 2. Quan hệ giữa các thực thể Chương V.Giới thiệu về MICROSOFT ACCESS I. Giới thiệu chung Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows. Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả của mình, Access đã giúp cho người sử dụng giải quyết được khá nhiều các vấn đề thường gặp trong công việc quản trị cơ sở dữ liệu. Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn (Query), biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể (Module). Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta có thể dễ dàng xây dựng được một trương trình với giao diện khá đẹp mà chưa phải viết bất kỳ một hàm hay thủ tục nào cả. Công cụ thứ 6 là Module dùng để chứa hàm/ thủ tục viết bằng Access Basic để giải quyết các phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ trước, do đó làm tăng sức mạnh của Access. II. Công cụ Microsoft Access Trước tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách: - Vào môi trường Access : Gọi Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào biểu tượng chìa khoá vàng. - Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, chức năng New Database. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK. Kết quả ta sẽ nhận được một cửa sổ Databese mới. 1. Bảng (Table). a. Cách tạo bảng: Gồm các bước sau: - Từ cửa sổ Database chọn mục table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có 3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảng được chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng được chọn). - Chọn nút New. Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design View. - Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin. + Field Name: Tên trường cần đặt. + Field Type: Kiểu trường. + Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường. b. Đặt khoá chính (Primary key): - Chọn các trường làm khoá chính. - Chọn menu Edit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tượng chiếc chìa khoá trên thanh công cụ. 2. Truy vấn (Query). Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Về thực chất, truy vấn chính là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ của Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn. Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như: - Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu. - Chọn các trường cần hiển thị. - Thêm các trường mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. - Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria). - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset). Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là : Crosstab Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query. 3. Biểu mẫu ( Form) Đây là công cụ mạnh của Access dùng để : - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng . - Tổ chức và giao diện chương trình . Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như : Text Box ( hộp văn bản). Label ( nhãn) , List Box ( hộp danh sách), Com bo Box ( hộp lựa chọn ), Command Button ( nút lệnh), Option Group ( nhóm nựa chọn)............ Công dụng của các ô điều khiển này là : - Thể hiện dữ liệu . - Nhập dữ liệu từ bàn phím. - Thực hiện hành động . - Tổ chức giao diện chương trình. - Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình. Cách tạo mẫu biểu ( Form) bằng công cụ Wizard : - Chọn Form trong cửa sổ Database . - Chọn New trong các số công cụ của Form . - Chọn Form Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc Query để làm nguồn. - Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query . - Chọn kiểu Form . 4. Báo biểu ( Report): Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu . Báo biểu có khả năng in ấn như sau: - In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo. - In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật...... - In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang. Cách tạo Report ( báo biểu) bằng Wizard : - Chọn Report tron cửa sổ Database. - Chọn New trong số các công cụ của Report. - Chọn Report Wizard để thiết kế tự động . - Chọn Table hoặc Query để làm nguồn cho Report . - Chọn các trường cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query. - Chọn kiểu Report. 5. Macro: Gồm một dãy các hành động ( Action) Cách tạo Macro : - Chọn Macro trong cửa sổ Database . - Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro. - Chọn các Action và các đối của các Action. - Ghi và đặt tên cho Macro. III. Giới thiệu về Access Basic. 1. Giới thiệu chung : Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các trương trình của nó hoạt động theo hướng sự kiện . Mỗi khi một sự kiện sảy ra đối với hệ thống thì một thủ tục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số các hàm khác. Chính vì vậy , một trương trình Access không cần có trương trình chính để điều khiển hệ thống. Cũng như ngôn ngữ lập trình khác , Access Basic cũng có các thàmh phần cơ bản như : + Các kiểu dữ liệu chuẩn ( Số , chuỗi , lôgic, Date/Time,...). + Kiểu tự tạo ( User _defined Type). + Biến , mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo. + Các thủ tục/ hàm vào ra trên bàn phím , màn hình . + Cấu trúc rẽ nhánh : if ....... then ........ else ............ end if. + Cấu trúc Select Case. + Các hàm ( Function) và các thủ tục ( Subroutine) + Tạo tệp ,ghi tệp, đọc tệp ( nhị phân, văn bản) Access Basic chủ yếu được dùng để sử lý các đối tượng của Access như bảng dữ kiện , truy vấn, báo biểu và Macro. Do đó, Access Basic gồm các thủ tục, hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu._.