Quản lý lương doanh nghiệp

n. Quản lý tiền lương là một công việc đòi hỏi phải xử lý nhanh những thông tin cần thiết, giải quyết một công việc đồ sộ trong một thời gian ngắn nhất, ứng dụng tin học vào việc quản lý là một công việc phù hợp với nhu cầu thực tế của đất nước ta hiện nay. Trong điều kiện nước ta hiện nay thì phần mềm Access phần mềm đáp ứng được yêu cầu đó . Trên cơ sở đã phân tích và nhu cầu thực tế hiện nay, bài tập lớn về quản lý tiền lương doanh nghiệp sẽ giải quyết vấn đề này. Bài toán quản lý tiền lương doanh nghiệp gồm các chương như sau: + Chương I: Các khái niệm cơ bản về hệ thống. + Chương II: Khảo sát hệ thống + Chương III: Giới thiệu công cụ xây dựng hệ thống. + Chương IV: Phân tích hệ thống và xây dựng chương trình + Chương V:Cài đặt và đánh giá hệ thống Tuy đã hết sức nỗ lực trong việc nghiên cứu và học tập để làm bài tập lớn này. Nhưng chắc chắn sẽ thể tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Em kính mong các quý thầy, cô giáo tận tình chỉ bảo và giúp đỡ em để em có thể trở thành một sinh viên hoàn thiện hơn, khi ra trường sẽ trở thành một người có năng lực chuyên môn cao. Chương I các khái niệm cơ bản Về Hệ THốNG I. Các đặc điểm của bài toán quản lý ư Máy tính chỉ là công cụ, nên khi sử dụng cần phải tìm hiểu đơn vị cách thức xử lý thông tin trong các bộ phận, chức năng trong đơn vị đó. ư Muốn thực hiện công tác quản lý đòi hỏi không những nắm chắc chuyên ngành máy tính mà còn phải có kiến thức quản lý chung của trường mà ta có ý định đưa vào ứng dụng để có tính khả thi của bài toán. Đảm bảo tiết kiệm được tối đa các tài nguyên. ư Mỗi bài toán quản lý có đặc thù riêng từ đó có thể thiết lập chương trình, đảm bảo cho tính tối ưu hoá, tính thực tiễn nhằm đáp ứng nhu cầu về công tác quản lý. Trước tiên ta cần phải khảo sát hệ thống là bước làm đầu tiên trước khi xây dựng chương trình. II. Những khái niệm về hệ thống. ư Hệ thống là tập hợp nhiều phần tử có những mối quan hệ ràng buộc với nhau để dễ dàng thực hiện mục tiêu nhất định nào đó. Quan điểm hệ thống là cách nhìn thực thể phức tạp, xem sự vật như một tập thể bao gồm nhiều phần tử như người, phương tiện, phương pháp. Giữa các phần tử có quan hệ ràng buộc nhau. Mục tiêu của hệ thống thường thể hiện cái vào cái ra. ư Để triển khai một bài toán quản lý thì phải khảo sát hệ thống, hệ thống là phạm vi mà ứng dụng tin học được triển khai. Khảo sát hệ thống là quá trình tìm hiểu, thu thập dữ liệu để xây dựng nên chương trình trên cơ sở dữ liệu đó. Khảo sát hệ thống qua hai giai đoạn: s Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án tin học. s Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định những công việc cần phải thực hiện. * Cụ thể với hệ thống tin học quản lý như sau: ư Cần xác định mục tiêu nhằm đáp ứng yêu cầu của tổ chức. ư Khảo sát công đoạn trong quy trình xử lý, nghĩa là phải thực hiện như thế nào? ư Xác định yêu cầu cải tiến mà tổ chức muốn thực hiện, tổ chức cần xem xét thay đổi những gì và thực hiện sự thay đổi đó ra sao, như vậy chúng ta cần phải: + Lập báo cáo về hiện trạng. + Trình bày báo cáo. + Hoàn thiện báo cáo. III. Yêu cầu một bài toán quản lý. Yêu cầu của cơ quan sử dụng. Mỗi đơn vị có những yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng, nên hệ thống quản lý phải đáp ứng được yêu cầu đó. Người lãnh đạo phải đưa ra những yêu cầu đáp ứng tin học hoá. Điều này quyết định sự sống còn của hệ thống. ư Trước hết người quản lý một đơn vị phải là người đề bạt phải ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Hệ thống quản lý này phải đảm bảo một khối lượng công việc lớn, tiết kiệm được tối đa thời gian, công sức, giảm tối thiểu các chi phí văn phòng. Để đảm bảo tính thời sự (thông tin luôn được cập nhật mới nhất) của các thông tin đầu ra, hệ thống thông tin quản lý phải được cập nhật đầy đủ, phải lưu trữ đầy đủ các thông tin cần thiết. Để từ đó tổng hợp, phân tích, xử lý... một cách dễ dàng. ư Các thông tin về báo cáo của tin học phải đáp ứng được thông tin chính xác và thuận tiện trong quá trình sử dụng. ư Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý phải có tính linh hoạt, đáp ứng nhanh nhất các yêu cầu của đơn vị sử dụng. Yêu cầu người sử dụng. Hệ thống thông tin được thiết kế rất chặt chẽ và logic, và phải đảm bảo cho người sử dụng thuận tiện các công việc sau: ư Về nhập dữ liệu: Phải nhanh chóng, thuận tiện, chính xác, thao tác đơn giản nhưng phải đáp ứng được nhu cầu truy nhập dữ liệu. ư Về giao diện: Phải được thiết kế khoa học, thân thiện với người sử dụng, có tính thẩm mĩ mà không cầu kỳ. Có tính thống nhất về cách trình bày, khả năng trợ giúp tốt, kịp thời giải đáp được những thắc mắc của người sử dụng. Các thông báo lỗi đầy đủ, dự kiến mọi khả năng người dùng gặp sai sót khi sử dụng để xử lý kịp thời. ư Về đối thoại hỏi đáp: Có khả năng đối thoại và tìm kiếm để đáp ứng nhanh, chuẩn xác của người quản lý. Đây chính là tính mở có thể phát triển khi khai thác hệ thống. ư Về hệ thống thông tin: Hệ thống quản lý phải để bảo trì, có tính mở thuận tiện cho phát triển và điều chỉnh thêm. nhất là phải có khả năng kiểm tra sự đúng đắn hoạt động của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện và xử lý lỗi. 3. Đặc điểm của hệ thống quản lý thông tin. a) Phân cấp quản lý. Hệ thống quản lý là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp các thông tin giúp cho nhà quản lý tốt cơ sở của mình, sử dụng tốt cơ sở vật chất của hệ thống. Mọi hệ thống quản lý đều được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được quản lý tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống dưới. b) Luồng dữ liệu vào. Tại mỗi cấp khối lượng thông tin thường là rất lớn, đa dạng, biến động về chủng loại và cách xử lý thanh toán. Có thể phân loại thông tin xử lý thành ba loại sau: ư Các thông tin cần tra cứu là các thông tin dùng trong hệ thống và ít bị thay đổi. Các thông tin này chỉ đưa vào một lần và chỉ dùng cho việc tra cứu, xử lý cho các thông tin luân chuyển chi tiết và luân chuyển tổng hợp. ư Các thông tin luân chuyển chi tiết là thông tin chi tiết về hoạt động thường xuyên của một tổ chức. Khối lượng thông tin này rất lớn có thể ảnh hưởng tới tổ chức nếu xử lý chậm. ư Các thông tin luân chuyển tổng hợp là tổng hợp luân chuyển các thông tin. c) Luồng dữ liệu ra. ư Thông tin đầu ra được tổ hợp từ thông tin đầu vào phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp, từng đơn vị cụ thể. Khi cần tra cứu thông tin có thể khác nhau và điều quan trọng là thông tin phải có tính thời sự nhất, và các dạng bảng thường là cố định. ư Các bài báo cáo tổng hợp thống kê báo cáo là các thông tin đầu ra quan trọng được tổ hợp trong quá trình xử lý phục vụ cho nhu cầu quản lý. Các biểu mẫu báo cáo, thống kê phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các biểu mẫu báo cáo này thường được thiết kế kỹ lưỡng từ yêu cầu thực tế có thể biểu hiện các thông tin cần thiết, các thông tin cần thiết có thể được tra cứu dễ dàng. ư Thông tin đầu ra mang tính mới nhất là yêu cầu quan trọng đối với hệ thống quản lý. Ngoài những điều kiện về cập nhật luồng thông tin thường xuyên, kịp thời cho hệ thống. Luồng thông tin ra phải được thiết kế linh hoạt đáp ứng với nhu cầu quản lý, đây chính là tính mở của hệ thống. Thông tin đầu ra gắn với chu kỳ thời gian tuỳ theo từng bài toán cụ thể. Đây là điều cần lưu ý trong xây dựng chương trình để có thể lọc bớt những thông tin không cần thiết tránh bị dư thừa. d) Quy trình quản lý. ở quy trình quản lý thủ công, thông tin đầu vào thường xuyên được đưa vào sổ sách. Từ đó người quản lý kết xuất thông tin có trong chứng từ gốc. Mặt khác quá trình xử lý thủ công, do khối lượng công việc lớn nên các nhà quản lý chỉ chú ý tới các thông tin đầy đủ, quan trọng. Cho nên dễ bỏ qua những thông tin đa dạng phong phú hoặc không tổng hợp nổi. Do đó hiệu suất quản lý sẽ không cao. IV. Các bước phân tích hệ thống thông tin quản lý. 1- Khảo sát và phân tích yêu cầu, đặt ra bài toán quản lý. Khảo sát và phân tích yêu cầu, từ đó nắm được các mục tiêu của hệ thống, các ràng buộc về mặt thiết kế. Phải đáp ứng được yêu cầu của nhà lãnh đạo, từ đó thiết kế chương trình có tính hiệu quả và đúng hướng. 2- Phân tích hệ thống. Sơ đồ tóm tắt sự thay đổi mức độ diễn tả vật lý và logic: Hệ thống cũ làm việc như thế nào (1) Hệ thống cũ làm gì (2) Hệ thống mới làm việc như thế nào (4) Hệ thống mới làm gì (3) Vật lý Logic ư Bắt đầu từ hệ thống cũ: Xuất phát từ mức vật lý với các mô tả chức năng nhiệm vụ cùng các biện pháp phương tiện cụ thể (1), chuyển sang mức logic bằng cách loại bỏ những yếu tố phụ (2). ư Sang hệ thống mới, hình thành hệ thống mở ở mức logic (3), bổ sung thêm các biện pháp và phương tiện cụ thể để chuyển sang mức vật lý (4). Để thực hiện thiết kế và xây dựng được hệ thống cho bài toán quản lý thì hệ thống phải mô tả một cách rõ ràng. Để cho người sử dụng nắm bắt được nội dung hoạt động một cách dễ dàng, tránh sự cố xảy ra khi sử dụng chương trình. Các biểu đồ sử dụng. ư Biểu đồ phân cấp chức năng (PBC) là công cụ khởi đầu để mô tả hệ thống về mặt chức năng. Các chức năng được ký hiệu bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên chức năng, giữa các chức năng mang tính phân cấp, đặc tả bằng các đoạn thẳng nối các chức năng cha đến các chức năng con. ư Biều đồ luồng dữ liệu (BLD) diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống trong mối quan hệ. Dùng để mô tả hệ thống về mặt chức năng về mặt logic trong các giai đoạn phân tích và thiết kế. ư Các yếu tố hợp thành: QL Lương + Chức năng xử lý là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng là một động từ có thể thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng người ta dùng hình tròn, bên trong ghi tên chức năng. Ví dụ: + Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào/ra một chức năng xử lý, một thông tin được chuyển đến một chức năng để xử lý hoặc chuyển ra khỏi một chức năng như một kết quả xử lý. Luồng dữ liệu là một đường kẻ có mũi tên ít nhất một đầu (mũi tên chỉ hướng lan truyền của thông tin).Tên của luồng dữ liệu phải là một danh từ kèm theo tính từ nếu cần. Báo cáo Ví dụ: + Kho dữ liệu là các thông tin cần lưu trữ lại trong một khoảng thời gian để sau đó một hay nhiều chức năng xử lý khai thác sử dụng. Kho dữ liệu là một cặp đoạn thẳng song song, bên trong có ghi tên kho, tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, có thể kèm theo tính từ nếu cần. Hồ sơ Ví dụ: + Tác nhân ngoài: là một nhóm người hay một tổ chức ngoài hệ thống nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống. Biểu diễn tác nhân ngoài là hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân, tên của tác nhân ngoài là một danh từ. Tác nhân ngoài Ví dụ: + Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng lại được trình bày ở trang khác trong biểu đồ. Biểu diễn tác nhân trong là hình chữ nhật bị khuyết một cạnh bên trong ghi tên tác nhân trong, tên tác nhân trong là một động từ kèm theo bổ ngữ khi cần. Tác nhân trong Ví dụ: 3- Thiết kế. ư Xây dựng thiết kế cơ sở dữ liệu. ư Thiết kế giao diện chính điều khiển toàn bộ chương trình. ư Chọn ngôn ngữ lập trình, ở đây ta chọn ngôn ngữ lập trình Microsoft Access. * Lý do chọn Microsoft Access trong chương trình. - Microsoft Access định nghĩa và kết xuất dữ liệu, nó cung cấp các chức năng cũng như các công cụ cần thiết để tạo nên một cơ sở dữ liệu. Thiết kế WYSIWYG (What You See Is What You Get) cho phép thiết kế những biểu mẫu và những báo cáo phức tạp, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đề ra. Từ đó kết hợp có thể vận động các dữ liệu, kết hợp các biểu mẫu và báo cáo trong một tài liệu, trình bày kết quả với giao diện chuyên nghịêp. - Microsoft Access phát trển thêm sức mạnh cho người sử dụng trong công tác tổ chức, tìm kiếm và biểu diễn thông tin nhờ thao tác dữ liệu như khả năng kết nối công cụ truy vấn mạnh mẽ. Công cụ truy vấn có thể làm việc mạnh mẽ, công cụ truy vấn có thể làm việc với dữ liệu lưu trữ trong dạng thức cơ sở dữ liệu khác nhau. - Microsoft Access tận dụng khả năng đồ hoạ trong Windows, cho phép ta truy nhập một cách trực quan dữ liệu và cho chúng ta một phương pháp trực tiếp, đơn giản, dễ xem và truy xuất thông tin. 4. Cài đặt và sử dụng chương trình. ư Tiến hành cài đặt hệ thống chương trình (cài đặt phần mềm chạy trên máy tính). ư Thử nghiệm chương trình qua các bản mẫu, sau đó chứng minh tính đúng đắn và hiệu quả của hệ thống. ư Bảo vệ và duy trì hoạt động của hệ thống. V. Mô hình thực thể liên kết. 1. Mục đích sử dụng. ư Thực thể là hình ảnh tượng trưng hoặc khái niệm trừu tượng có mặt trong thế giới thực. ư Mục đích sử dụng cho ta một khuôn dạng, giúp cho quá trình nhận thức và biểu diễn mẫu các dữ liệu trong hệ thống thông tin. Đồng thời cho ta biết cấu trúc cụ thể của dữ liệu. ư Tiêu chuẩn của thực thể là phải có ích cho việc quản lý và phải phân biệt được các dữ liệu với nhau. 2. Mô hình thực thể liên kết. Mô hình thực thể liên kết được tạo bởi ba yếu tố cơ bản sau: a. Kiểu thực thể. Là tập hợp tất cả các đối tượng cùng loại hình thành một kiểu thực thể. Hay nói cách khác kiểu thực thể chính là những thực thể cùng được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau. Để biểu diễn mẫu thực thể là hình chữ nhật trong có ghi tên của kiểu thực thể. Tên kiểu thực thể Ví dụ : b. Các thuộc tính. Thuộc tính là những dữ liệu để mô tả một đặc trưng của thực thể, tên của thuộc tính là tên chung cho một tập các giá trị cùng kiểu. Tên gọi chung đó được gọi là kiểu thuộc tính. c. Liên kết thực thể. Một liên kết là sự kết nối giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh một thực thể thực tế về quản lý. ư Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết cùng loại. * Để biểu diễn liên kết thực thể ta dùng một kênh, ví dụ như sau: nhân viên Mã nhân viên Kênh 3. Phân loại liên kết. a. Liên kết 1-1 (một- một). Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1, nếu một thực thể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại. Nhân viên Mã nhân viên 1 - 1 Ví dụ: b. Liên kết 1-n (một - nhiều). Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n, nếu một thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại. Phòng ban Nhân viên 1 - n Ví dụ: c. Liên kết n-n (nhiều -nhiều). Hai thực thể Avà B có mối liên kết n-n, nếu nhiều thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại. Nhân viên Ngày công n - n Ví dụ: vi. Cơ sở dữ liệu và hệ quản trị dữ liệu. 1. Cơ sở dữ liệu và lưu trữ cơ sở dữ liệu. ư Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy vi tính theo một quy định nào đó, có thể được sử dụng tiện lợi cho một số đông khách hàng. Các khách hàng có thể cập nhật dữ liệu của mình vào đó, để lưu trữ thông tin, tìm kiếm và khai thác chúng nhằm phục vụ cho yêu cầu của mình. ư Cơ sở dữ liệu được tập hợp thành một tập tin dữ liệu dễ dàng cho quản lý khai thác. Một tập tin dữ liệu gồm các mẫu tin chứa thông tin về một loại đối tượng nào đó. Bộ chương trình có thể xử lý, tác động thay đổi dữ liệu gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản tri cơ sở dữ liệu có chức năng rất quan trọng là một diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao. Nhằm giúp người sử dụng có thể sử dụng được hệ thống mà không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy. 2- Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu được phân thành các mức khác nhau, đó là mức vật lý và mức khái niệm. Phần cơ sở dữ liệu mức vật lý là tập các tệp dữ liệu theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị như đĩa, băng từ... Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là biểu diễn mức trừu tượng của cơ sở dữ liệu mức vật lý hay nói cách khác cơ sở dữ liệu mức vật lý là sự cài đặt cụ thể cơ sở dữ liệu mức khái niệm. ˜ Thể hiện cụ thể:• Mỗi khi cơ sở dữ liệu được thiết kế thường quan tâm tới cấu trúc bộ khung của cơ sở dữ liệu. Dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu gọi là thể hiện của cơ sở dữ liệu, mặc dù khi dữ liệu thay đổi trong một chu kỳ thời gian nào đó thì bộ khung của cơ sở dữ liệu không thay đổi. CSDL mức khái niệm Người sử dụng 1 Người sử dụng 2 Người sử dụng n View1 View 2 View n CSDL mức vật lý Cấu trúc của một hệ CSDL a. Lược đồ. Cấu trúc nêu trên bao gồm một số danh mục, chỉ tiêu hoặc một số kiểu các thực thể có mối quan hệ với nhau. ở đây ta dùng lược đồ thay cho bộ khung và theo kiến trúc trên ta có lược đồ sau: ư Lược đồ khái niệm là bộ khung của cơ sở dữ liệu khái niệm. Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là sự trừu tượng hoá thế giới thực, nó như biểu hiện đơn vị người sử dụng cơ sở dữ liệu. Là cách nhìn toàn bộ nội dung của cơ sở dữ liệu bao gồm cả kiểm tra tính chính xác và thẩm quyền truy nhập. ư Lược đồ vật lý là bộ khung của cơ sở dữ liệu mức vật lý. Mức vật lý là mức thấp nhất trong hệ quản trị cơ sở dữ liệu, được lưu trữ trong các thiết bị bộ nhớ phụ xuất hiện thông qua các bản ghi vật lý. ư Lược đồ con là khung nhìn (View). b. Lược đồ khái niệm và mô hình dữ liệu. ư Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn bằng một loạt ngôn ngữ phù hợp, hiện nay có nhiều loại mô hình dữ liệu, có ba loại mô hình đang sử dụng là: + Mô hình phân cấp (Hierarchical model): Xử lý các phép toán đơn giản, trực quan và dễ hiểu. Mô hình quan hệ này hầu hết là mô hình của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access, Foxpro, Visual Basic ... + Mô hình mạng (Network model): Dữ liệu được biểu diễn dưới dạng cây hoặc rừng cây. Các nút biểu diễn các thực thể, giữa nút con và nút cha có mối quan hệ xác định. + Mô hình quan hệ (Relational model): Dữ liệu được biểu diễn dưới dạng đồ thị có hướng gồm các bản ghi và các mối nối biểu diễn mối quan hệ nhiều - nhiều. c. Tính độc lập dữ liệu. Tính độc lập dữ liệu là tính bất biến của hệ ứng dụng đối với các thay đổi trong cấu trúc lưu trữ và chiến lược truy nhập. Theo sơ đồ trên từ khung nhìn tới cơ sở dữ liệu và khái niệm cơ sở dữ liệu vật lý cho thấy hai mức độc lập dữ liệu. Do yêu cầu của người sử dụng mà lược đồ vật lý có thể thay đổi mà không thay đổi lược đồ khái niệm hoặc các lược đồ con. Việc tổ chức lại cơ sở dữ liệu vật lý có thể làm thay đổi hiệu quả tính toán của các chương trình ứng dụng, nhưng không đòi hỏi viết lại các chương trình đó. Gọi là tính độc lập dữ liệu mức vật lý. Mối quan hệ khung nhìn và lược đồ khái niệm cho thêm các độc lập dữ liệu logic. Trong quá trình sử dụng cơ sở dữ liệu, có thể cần thiết phải thay đổi lược đồ khái nịêm như thêm, bớt một số thông tin của các thực thể đang tồn tại trong cơ sở dữ liệu. Việc thay đổi lược đồ khái niệm không làm thay đổi các lược đồ con đang tồn tại, do đó không cần thiết phải thay đổi các chương trình ứng dụng. Do vậy, tính độc lập là mục tiêu chủ yếu của cơ sở dữ liệu. Trong ba loại mô hình, thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm hơn cả. Mô hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập dữ liệu rất cao và dễ sử dụng. Điều quan trọng hơn là mô hình quan hệ được nghiên cứu và phát triển cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. 3. Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. a. Khái niệm mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. ư Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ là tập con của tích đề các của các miền. + Miền là tập hợp các giá trị cùng kiểu. Khái niệm miền gắn với thuộc tính gọi là miền thuộc tính, miền thuộc tính là tập hợp các giá trị mà một thuộc tính có thể nhận. + Tích đề các được định nghĩa như sau: Giả sử D1, D2, Dn ... là các miền, tích đề các của N miền này khi D1 x D2 x ... Dn là tập hợp các bộ , với Di và i chạy từ 1 đến N. ư Quan hệ được định nghĩa: Giả sử U={A1 , A2 , ... An} là tập hợp hữu hạn các thuộc tính; mỗi thuộc tính Ai (i=1,N). Với i chạytừ 1 đến N có miền xác định là dom(Ai). Quan hệ trên tập thuộc tính U là tập con hữu hạn của tích đề các dom(A1) x dom(A2) x...dom(An). * Ví dụ: U={n, nữ}, Dom={q , b}, Dom={a , d), Dom=(nam) x Dom=(nữ); Quan hệ này bằng một bảng: [ Dom(nam) x Dom(nữ)]. b. Khái niệm khóa (key). * Định nghĩa khóa. Khoá của quan hệ R trên tập thuộc tính U=(A1 , A2 ... An) là tập hợp con K chứa trong U hoặc bằng U ( KU) sao cho hai bộ khác nhau bất kỳ t1, t2 luôn luôn thoả mãn t1[K] t2[K]. Với giá trị t1[K] là giá trị t1 tại tập thuộc tính K và t2[K] là giá trị t2 tại tập thuộc tính K. * Khoá tối thiểu. Khoá tối thiểu của quan hệ r trên tập thuộc tính An là tập con K chứa trong hoặc bằng U sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t1, t2r luôn thoả mãn t1[K] t2[K]. Bất kỳ tập con thực sự nào của K’ chứa trong K đều không có tính chất của K, nghĩa là K không phải là khoá. * Khóa chính, khoá phụ. Trong quan hệ có thể có nhiều hơn một khoá tối thiểu. Người ta sẽ phải chọn ra một khoá để làm khoá chính. Khoá chính này được dùng để loại bỏ hay thay đổi dữ liệu, liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau. Những khoá tối thiểu không được làm khoá chính, gọi là khoá phụ hoặc khoá dự bị. * Khoá ngoài. Tập thuộc tính không phải là khoá chính của quan hệ R nhưng là khoá chính của quan hệ khác được gọi là khoá ngoài của quan hệ R. c. Các phép tính trên cơ sở dữ liệu. * Phép chèn. Phép chèn là phép chèn thêm một bộ phận vào quan hệ r{A1, A2 ...An} có dạng: r=rt Inser(r;A1=D1,A2=D2,.....,An=Dn). Trong đó với i=1 đến n và Di, DiDom(Ai) là các giá trị thuộc miền giá trị tương ứng của thuộc tính A1. * Phép loại bỏ. Là phép loại bỏ một bộ ra khỏi cho trước, phép loại bỏ có dạng: Del(r, A1=D1,A2=D2, ... An=Dn) hoặc Del (r, D1 ...Dn). *. Phép thay đổi. Phép thay đổi dùng thay đổi một số giá trị của một vài thuộc tính mà tại đó các giá trị của bộ cần thay đổi. Gọi tập {C1 ,...,cp}{A1, ..., An}là tập các thuộc tính mà các giá trị của bộ cần thay đổi , khi đó phép thay đổi có dạng: r=r \ t t’ CH(r,A1=D1 , A2=D2 ,... An=Dn , C1=c1 , C2=c2 , Cp=cp) Nếu K={B1 , ... ,Bm}là khoá của quan hệ thì khi đó chỉ cần viết: CH(r,B1=D1 , B2=D2 ,... Bn=Dn , C1=c1 , C2=c2 , Cp=cp). 4. Lý thuyết thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ. ư Để thiết kế được một cơ sở dữ liệu quan hệ phải xây dựng lược đồ quan hệ. Trọng tâm của việc thiết kế các lược đồ cơ sở dữ liệu là các phụ thuộc dữ liệu, là mối ràng buộc có thể có giữa các giá trị hiện hữu các lược đồ. Một cơ sở dữ liệu tốt cần phải tránh được một số hạn chế nhất định: + Dư thừa dữ liệu: Tránh tình trạng trùng lặp thông tin. + Không nhất quán: Những bất thường xảy ra khi sửa chữa dữ liệu. + Mất mát thông tin khi xoá toàn bộ: Xoá những thông tin còn cần lưu lại. a. Phụ thuộc hàm. * Khái niệm. Gọi F là tập tất cả các phụ thuộc hàm đối với các lược đồ quan hệ r(U) và XŠY là một phụ thuộc hàm với X,YU. Ta nói rằng XŠY được suy diễn logic từ F nếu các quan hệ r trên r(U) đều thoả mãn các phụ thuộc hàm thuộc hàm thì cũng thoả mãn XŠY. Ví dụ F{AŠB, B ŠC} thì A ŠCsuy ra từ F. Gọi là bao đóng của F, ký hiệu là F+, là tập hợp tất cả các phụ thuộc hàm được suy biếnlogic từ F, nếu F=F+ là họ đầy đủ của các phụ thuộc hàm thuộc hàm. Để có thể xác định khoá của một lược đồ quan hệ và suy diễn logic giữa các phụ thuộc hàm thuộc cần thiết phải tính được F+ từ F. Do vậy đòi hỏi phải có hệ tiên đề, tập quy tắc tiên đề gọi là hệ tiên đề Armstrong. * Hệ tiên đề Armstrong. Gọi r(U) là lược đồ quan hệ với U={A1 , A2 ,... An} là tập các thuộc tính; giả sử X,Y,Z U, hệ tiên đề Armstrong bao gồm: A1 (tính phản xạ): Nếu X Y, thì XŠY. A2 (tính tăng trưởng): Nếu Z U, XŠY thì XZŠZY, trong đó ZX= ZX. A3 (tính bắc cầu): Nếu XŠY, YŠZ thì XŠZ. Từ hệ tiên đề Armstrong ta có bổ đề được tổng hợp sau: A4 (tính hợp): Nếu XŠY, YŠZ thì XŠYZ. A5 (tính tựa bắc cầu): Nếu XŠY,WYŠZ thì XWŠY. A6 (tính tách): Nếu XŠYvà ZY thì XŠZ.+ b. Phép tách các lược đồ quan hệ. Phép tách lược đồ quan hệ R={A1 , A2 ,...An}là việc thay thế lược đồ quan hệ r bằng tập lược đồ [R1, ..., Rk], trong đó Ri R, i=1, ..., k, và R=R1 R2...Rk . Mục tiêu của phép tách không mất mát thộng tin là loại bỏ dị thường khi cập nhật dữ liệu. Như vậy cần chú ý tránh mất mát thông tin khi kết nối lại trong quá trình tách lược đồ quan hệ. Nếu r là một lược đồ quan hệ tách thành các lược đồ con R1, R2, ... Rk và D là tập các phụ thuộc dữ liệu. Phép tách là không tách kết nối không mất mát thông tin đối với thông tin D nếu mối quan hệ r trên R thoả mãn điều kiện: r=πR1 (r) x πR2 (r) x ... x π(rk) nghĩa là r được tạo nên từ phép kết nối tự nhiên các hình chiếu của nó các Ri, i=1, ... mk. c. Chuẩn hoá một lược đồ quan hệ. Khi thiết kế một lược đồ quan hệ phải tuân theo một số nguyên tắc để khi thao tác trên cơ sở dữ liệu không dẫn đến sự dị thường dữ liệu. Công việc thiết kế dữ liệu theo một dạng chuẩn nào đó gọi là chuẩn hoá dữ liệu. Quan hệ được gọi là chuẩn hoá là quan hệ trong đó mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố, tức là không phân nhỏ được nữa. Một quan hệ được chuẩn hoá có thể tách thành nhiều quan hệ chuẩn hoá khác và không làm mất mát thông tin. Để có thể tách được lược đồ quan hệ phải xác định các thuộc tính khoá, thuộc tính không khoá và phụ thuộc hàm đầy đủ của các thuộc tính. * Định nghĩa khóa của một quan hệ: Cho một lược đồ quan hệ R trên tập thuộc tính U={A1...An}. Thuộc tính AU được gọi là thuộc tính khóa và sự phụ thuộc hàm thuộc hàm đầy đủ của các thuộc tính. * Phụ thuộc hàm thuộc hàm đầy đủ: Cho lược đồ quan hệ R(U) trên tập thuộc tính U={A1, ... ,An}. X và Y là hai tập thuộc tính khác nhau XU và YU. Y là phụ thuộc hàm đầy đủ vào X, nếu Y phụ thuộc hàm vào X nhưng không phụ thuộc hàm vào bất kỳ tập con thực sự nào của X. * Phụ thuộc bắc cầu: Cho một lược đồ quan hệ R(U), X là tập con của các thuộc tính của tập U, A là một thuộc tính thuộc U. A được gọi là phụ thuộc bắc cầu vào X trên R nếu tồn tại một tập con Y của R sao cho XŠY, YŠA nhưng YŠX (không xác định hàm), với A không thuộc XY. Ta có ba dạng chuẩn sau: * Dạng chuẩn một (1NF:Frist Nomal Form). Một lược đồ quan hệ r(U) được gọi là dạng chuẩn 1NF nếu và chỉ nếu toàn bộ các miền của các thuộc tính có mặt trong r đều chỉ chứa các giá trị nguyên tố. * Dạng chuẩn hai (2NF:Second Nomal Form). Một lược đồ quan hệ r(U) được gọi là ở dạng chuẩn 2NF nếu thoả mãn điều kiện: ž Là dạngchuẩn 1NF. ž Mọi thuộc tính không khóa của r phụ thuộc hàm thuộc đầy đủ vào khóa chính. * Dạng chuẩn ba ( 3NF: Third Nomal Form). Một lược đồ quan hệ r(U) được gọi là ở dạng chuẩn 3NF nếu thoả mãn điều kiện: + Là dạng chuẩn 2NF. + Mọi thuộc tính không khoá của r là không phụ thuộc hàm thuộc bắc cầu vào khóa chính. ư Trên cơ sở ba dạng chuẩn trên còn mở rộng thêm dạng chuẩn khác, chuẩn nhờ phép tổng hợp. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu không thể khẳng định ở dạng chuẩn này hay chuẩn kia tiện lợi hơn nếu như chưa nhận dủ thông tin các phụ thuộc hàm thuộc tương ứng. chương ii khảo sát và đánh giá hệ thống hiện tại i. Hoạt động về tổ chức của hệ thống. Khảo sát hệ thống là một công việc quan trọng, công việc đầu tiên trong việc xây dựng chương trình cho hệ thống mới. Nên công việc này chiếm rất nhiều thời gian và đòi hỏi người khảo sát phải có cách nhìn tổng quát và đã kết hợp cả hai phương pháp quan sát, khảo sát đó là: khảo sát chính thức( khảo sát hệ thống có sự báo trước) và khảo sát khôngchính thức (khảo sát hệ thống không báo trước). Được sự giúp đỡ và cho phép của ban lãnh đạo công ty Cổ Phần ứng Dụng và Chuyển Giao Công Nghệ Cao. Trụ sở chính đóng tại thôn Phú Mỹ – Mỹ Đình – Từ Liêm , là công ty kinh doanh công nghệ máy tính, các cán bộ nhân viên trong công ty không nhiều chỉ có 30 người. Hoạt động kinh doanh của công ty được phân bố ở hai trụ chi chi nhánh. Nhưng các chi nhánh đều do trụ sở chính quản lý, tất cả các hoạt động kinh doanh và các biến động trong công ty đều do được báo cáo về cho các cán bộ phòng ban ở đây. Và ở trụ sở chính cũng là nơi tổ chức các cuộc họp, hội thảo kế hoạch , quyết định của công ty. Trong công ty gồm các phòng ban chính như sau: + Ban Giám Đốc + Phòng Hành Chính +Phòng Tài Chính Kế Toán + Phòng Kỹ Thuật Công Nghệ. +Phòng Kinh Doanh Công ty chuyên cung cấp linh kiện máy tính, bảo trì, bảo dưỡng máy tính, chuyển giao công nghệ cho tất cả các khách hàng, có thể là cơ quan, doanh nghiệp, cửa hàng,... . Khi mà khách hàng gọi điện hay truy cập vào Web Site của công ty mà có yêu cầu công ty thực hiện thì lập tức công sẽ cử nhân viên có mặt theo đúng yêu cầu, để phục vụ tận tình và hết khả năng. Đội ngũ nhân viên công ty có tay nghề cao, công ty còn là nơi giới thiệu các phần mềm hệ điều hành mới nhất hay là linh kiện máy tính với cấu hình cao và mới nhấ, với chức năng xử lý dữ liệu, cập nhật thông tin nhanh, với công nghệ tiên tiến của thế giới thông tin. Mạng lưới hoạt động của công ty khá rộng tất cả các tỉnh miền Bắc và một số tỉnh miền Trung. Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty như sau: Ban giám đốc Phòng kế toán Phòng hành chính Phòng kỹ thuật công nghệ Phòng kinh doanh Các phòng ban trong công ty có quan hệ và liên hệ với nhau rất chặt chẽ, được chuyên môn hóa, được giao quyền hạn nhất định, được bố trí theo cấp và tham mưu cho lãnh đạo (ban giám đốc những lĩnh vực, công việc mà mình quản lý. Mỗi phòng ban có nhiệm vụ chức năng khác nhau nhưng đều là phục vụ cho một chức năng chung mà công ty đưa ra. Nhiệm vụ và quyền hạn của ban lãnh đạo và các phòng ban của công ty: * Ban lãnh đạo ( ban giám đốc): Trong ban giám đốc có ba người : một người là giám đốc và hai người là phó giám đốc. + Phó giám đốc là người chịu trách nhiệm thi hành các công việc được giao, thay cho giám đốc quyết định các công việc của công ty khi giám đốc đi vắng hay đi công tác. Tại công ty có hai phó giám đốc được phân công nhiệm vụ như sau: + Phó giám đốc kinh tế: là người chịu trách nhiệm về kinh tế của toàn công ty, thay giám đốc ký các hợp đồng kinh tế, các văn bản pháp quy về mặt kinh tế của công ty. + Phó giám đốc kỹ thuật: là người chịu trách nhiệm phụ trách về mặt kỹ thuật của công ty, thay giám đốc giải quyết các công việc mà mình được phân công phu trách. * Phòng kế toán. Có chức năng giúp giám đốc quản lý tài chính thực hiện các công tác kế toán, thống kê theo đúng quy định của hệ thống toán tài chính, đúng quy định của pháp luật và phù hợp với kế hoạch. Phòng chó nhiêm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế xả ra hằng ngày. Tiến hành kiểm tra tình hình thu chi ngân sách , quản lý tiền lương, quản lý các vật tư nguồn vốn, từ đó cung cấp thông tin cần thiết cho công việc điều hành của giám đốc. Bộ phận này cũng tiến hành kiểm tra phản ánh tích cực các hoạt động kinh tế tài chính phục vụ cho công tác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch. Phòng có quyền hạn trong việc._.