Quản lý lương cán bộ của Uỷ Ban Nhân Dân xã

g nói hẳn các bạn cũng biết máy tính quyền uy như thế nào. Máy tính xâm nhập vào mọi lĩnh vực trong đời sống của chúng ta. Microsoft word giúp chúng ta soạn thảo văn bản, nhân viên kế toán cần đến phần mền Excel để xử lý bảng tính còn cơ sở dữ liệu đã có Access. Đó là trong văn phòng, còn về lĩnh vực đồ hoạ? Một bước tiến bất ngờ! Photoshop có thể tái tạo những tác phẩm đã phai mờ theo thời gian- y như thật, bên cạnh đó còn có sự trợ giúp của nhiều chương trình ứng dụng khác như CorelDraw, Freeland,....không kể xiết các bạn ạ. Bạn có thể lướt trên Internet để tìm kiếm nhiều loại thông tin khác nhau như dữ liệu, hình ảnh, âm thanh, sẽ thiếu sót nếu không nói đến World Wide Web- linh hồn của Internet, Web cung cấp thông tin rất đa dạng, bao gồm âm thanh, hình ảnh, nghĩa là những gì bạn cảm nhận được. Từ phiên bản Microsoft Access đầu tiên phát hành năm 1992 đến Microsoft Access 2000, qua 5 lần phát hành với trên 120 triệu bản chiếm tỉ trọng kha lớn nên có thể nói rằng Access là một trong những chương trình cơ sở dữ liệu phổ biến nhất thế giới. Access chẳng những dễ dàng liên kết các thông tin liên quan mà còn có thể làm việc với nhiều nguồn dữ liệu khác: DBASE, PARADOX, SQL trên nhiều loại máy tính. Access cung cấp hệ thống chương trình ứng dụng rất mạnh, giúp bạn mau chóng và dễ dàng tạo lập các chương trình ứng dụng của mình bất kể từ nguồn dữ liệu nào thông qua các Form, Report kết hợp với một số lệnh Visual Basic. Access giúp bạn quản lý và lưu trữ dữ liệu. Ngoài ra Access còn là phương tiện để trao đổi thông tin trên mạng Internet và Intranet, đặc biệt sử dụng trong truy cập giúp bạn nhanh chóng tạo và sử dụng các chương trình ứng dụng trên mạng. Hơn thế Access còn cung cấp công cụ để dễ dàng liên kết dữ liệu từ máy PC với dữ liệu ở máy tính lớn. Với phần tin quản lý gồm 5 chương sẽ giúp cho chúng ta hiểu được những khái niệm về cơ sở dữ liệu, biết cách xây dựng chương trình ứng dụng cơ sở dữ liệu bằng Access biết được thế nào là bảng (Table), biểu mẫu (Form), báo cáo (Report), Macro, câu truy vấn (Query), lập trình Visual Basic và cuối cùng là cách bảo trì cơ sở dữ liệu Access. Đặc biệt với đề tài quản lý lương cán bộ của Uỷ Ban Nhân Dân xã sẽ là nền tảng giúp chúng ta dễ dang tiếp thu và ứng dụng chương trình một cách linh hoạt vào thực tế quản lý trong các lĩnh vực của đời sống. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Chúc Thầy, Cô sức khoẻ, chúc các bạn thành công. Chương I: Khảo sát hệ thống. Giả sử rằng bạn đang làm kế toán cho một xã, công việc của bạn là phải nắm được thông tin về các cán bộ trong Uỷ Ban. Mỗi một cán bộ bao gồm các thông tin điển hình sau: tên cán bộ, chức vụ, lương cơ bản, phụ cấp chức vụ... Bạn sẽ phải lên bảng lương mỗi tháng phải quyết toán, phát lương, sau đó bạn cần lưu lại các thông tin đó. Nói chung bạn có rất nhiều thông tin bạn cần quản lý và lưu trữ. Lúc đầu có thể các công việc này được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách, nhưng năm tháng trôi qua, các cán bộ đến tuổi về hưu, cán bộ mới vào làm việc, đến một lúc nào đó bạn cảm thấy mệt mỏi với việc lưu trữ bằng sổ sách bởi vì quá nhiều rắc rối chẳng hạn như tìn thông tin về một cán bộ nào đó, tìm lại những giấy tờ chi, tiêu khi chuyển giao công việc cho một người mới nhận việc. Bạn bắt đầu có ý định tạo ra một chương trình chạy trên máy tính để giải quyết những khó khăn này, Access là một chọn lựa rất tốt với yêu cầu đặt ra. Điều quan trọng bây giờ là ta phải hiểu rõ cách quản lý của Uỷ Ban hiện nay như thế nào, từ đó rút ra ưu, nhược điểm để xây dựng đựơc hệ thống mới phù hợp với kinh tế, năng lực và trình độ quản lý của cán bộ làm việc tại Uỷ Ban này. I. Hiện trạng của hệ thống hiện nay. 1. Hoạt động của hệ thống quản lý Tài chính- kế toán ngân sách xã. - Các hoạt động thực tế của công việc quản lý Tài chính- kế toán ngân sách xã là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát công việc trên thực tế tại xã Nghĩa Thọ. Với xu thế thời đại ngày nay việc tính toán tiền lương cho cán bộ xã phải dựa trên cơ sở xác định tiền lương, số tiền thưởng, trợ cấp, Bảo hiểm xã hội mà nhà nước phải trả cho từng người trong xã, theo từng tháng. Kế toán sau khi thanh toán tiền lương, các mức phụ cấp, bảo hiểm Xã Hội… thì phải lập sổ chi tiết, sổ quỹ tiền mặt và các sổ tổng hợp có liên quan. - Để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho từng cán bộ chuyên trách hoặc không chuyên trách theo quy định hiện hành của nhà nước và để kiểm tra việc thanh toán tiền lương, phụ cấp cho cán bộ xã phải lập bảng lương trợ cấp. - Sau khi lập bảng lương xong kế toán chuyển bảng lương cho chủ tịch Uỷ Ban Nhân Dân ký xác nhận. Sau đó chuyển lên phòng tài chính Huyện, phòng tài chính Huyện xác nhận và có quyết định cấp lương cho cán bộ xã. Cuối cùng cuối năm hay hàng tháng kế toán phải quyết toán qua kho bạc và phòng tài chính Huyện (nơi trực tiếp quản lý). Tóm lại hệ thống này rất phức tạp đòi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian, kế toán phải đi lại vất vả. Khi muốn tìm các thông tin trở về trước cũng mất rất nhiều thời gian vì hệ thống này hoàn toàn làm bằng thủ công, không có sự trợ giúp của máy tính. Do vậy hệ thống này có rất nhiều yêu cầu. 2. Yêu cầu của hệ thống hiện tại. Quản lý tài chính- ngân sách xã là hết sức cần thiết. Khi chưa có sự trợ giúp của máy tính mọi việc phải làm thủ công. Khi có sự thay đổi về tuổi tác, chức vụ, khen thưởng, kỷ luật…..thì người quản lý phải ghi chép lại rất nhiều thông tin, cũng như tìm lại, bổ sung, sửa đổi….các thông tin là rất lâu và khó khăn. Số lượng thông rin cần lưu giữ và cần sửa đổi ngày một tăng vì thế quản lý tài chính- kế toán ngân sách xã gặp nhiều khó khăn đòi hỏi phải có cách quản lý mới nhanh hơn chính xác hơn, đó là hệ thống quản lý có sự tham gia của nghành công nghệ thông tin. 3. Đánh giá hệ thống hiện tại. Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làm thủ công thì dù cán bộ tổ chức quản lý tài chinh- kế toán ngân sách xã có cố gắng và cải tiến phương pháp làm việc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau: - Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết thì thời gian tổng hợp thông tin rất nhiều không đáp ứng được yêu cầu. - Công việc tổng hợp, tính toán hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn. - Các khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất. - Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian. Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của Uỷ Ban cho phép việc đưa tin học vào quản lý sẽ giảm được nhiều về thời gian ít sai sót, giúp cho người làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiên cứu học tập vào các công tác khác. II. Các hướng giải quyết có thể đặt ra cho hệ thống: Do tin học còn là một chương trình mới mẻ đối với nhiều nơi, nên một khi đưa tin học vào thi cần có các yêu cầu đối với các đơn vị, tổ chức như sau: 1. Đối với tổ chức của bộ Tài chính: Bộ Tài chính là cơ quan Chính phủ có chức năng quản lý Nhà nước về Tài chính kinh tế, ngân sách Nhà nước. Với chức năng quản lý đó, Bộ Tài chính phải thực hiện những nhiệm vụ như sau: - Hướng dẫn cán bộ, cơ quan Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương và xây dựng ngân sách hàng năm. - Cùng với Uỷ ban khoa học Nhà nước xây dựng kế hoạch Tài chính chung, dài hạn, các kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, các vấn đề có liên quan đến Tài chính và ngân sách Nhà nước. - Xây dựng dự thảo Luật, Pháp lệnh và các văn bản khác về phí thuế và các khoản khác. - Quản lý ngân sách Nhà nước, quỹ dự trữ Tài chính Nhà nước, quỹ ngoại tệ, thực hiện các biện pháp hỗ trợ Tài chính các đơn vị. - Quản lý quỹ vốn, tài sản của các doanh nghiệp thuộc quyền sở hữu của Nhà nước. - Quản lý vốn, giá trị tài sản và các tài nguyên khác thuộc sụ sở hữu của Nhà nước. - Thực hiện kiểm tra và thanh tra Tài chính. Từ những chức năng và quyền hạn trên, cơ cấu tổ chức của bộ Tài chính bao gồm các bộ phận (Vụ, Ban, Cục,….) để đảm nhiệm những công việc cụ thể của mình: 2. Đối với các đơn vị thuộc Ban quản lý ứng dụng tin học: Vì điều kiện trình độ nên theo em không những chỉ có Ban quản lý ứng dụng tin học thuộc bộ máy Nhà nước của Bộ Tài chính mà còn phải có ban quản lý tin học ở mỗi xã, có nhiệm vụ giúp thống nhất quản lý hoạt động phát triển ứng dụng tin học trong lĩnh vực quản lý Tài chính- kế toán ngân sách xã, tổ chức trung tâm dữ liệu và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý Tài chính và điều hành ngân sách của xã. Ban quản lý ứng dụng tin học có nhiệm vụ rất quan trọng: - Xây dụng chương trình, kế hoạch phát triển ứng dụng tin học phục vụ hoạt động quản lý Tài chính- kế toán ngân sách xã. - Quản lý thống nhất hoạt động tin học trong toàn nghành. - Kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định của Uỷ ban trong lĩnh vực phát triển và ứng dụng tin học ở các đơn vị, tổ chức. - Tổ chức trung tâm dữ liệu thông tin Tài chính, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ quản lý Tài chính- kế toán ngân sách xã. - Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế trong lĩnh vực phát triển ứng dụng tin học của nghành theo quy định của Bộ. Tóm lại: Ban quản lý ứng dụng tin học ở xã phải có các kế hoạch, chương trình như: - Phải lên kế hoạch tin học. - Thống nhất quản lý hệ thống tin học. - Có kế hoạch phát triển ứng dụng tin học. - Có phòng mạng và hỗ trợ kỹ thuật. - Biết xử lý thông tin và có cơ sở dữ liệu dự phòng. Các kế hoạch trên có thể do kế toán đảm nhiệm, đồng thời phải phổ cập tin học cho tất cả các cán bộ trong Uỷ ban. Chương II. Tìm hiểu và lựa chọn công cụ. I. Tìm hiểu về Access. Giả sử rằng bạn đang làm kế toán cho một doang nghiệp, quản lý sách cho một thư viện... Công việc của bạn là nắm được mọi thông tin liên quan, đồng thời phải lưu trữ thông tin đó để khi cần thiết có thể tim lại ngay được. Lúc đầu các công việc này có thể được thực hiện trên sổ sách, nhưng các thông itn muốn lưu trữ ngày càng nhiều, các công việc ngay càng phức tạp. Đến một lúc nào đó bạn cảm thấy mệt mỏi và khó khăn khi cần tìm kiếm các thông tin cách đó một thời gian về trước chẳng hạn. Bạn bắt đầu có ý định tạo ra m ột chương trình chạy trên máy tính để giải quyết khó khăn này. Access là chọn lựa rất tốt với yêu cầu đặt ra. Lúc này ta phải làm việc với cơ sở dữ liệu. 1. Cơ sở dữ liệu. Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin có liên quan đến một chủ đề hoặc một mục đích nào đó, chẳng hạn như theo dõi các đơn đặt hàng của quý khách hàng cụ thể ở đây ta quản lý lương cho Uỷ Ban Nhân Dân xã. Cơ sở dữ liệu có thể được lưu trữ tập trung trên một máy tính hoặc có thể lưu trữ rộng rải rác trên nhiều máy khác nhau. Trường hợp đầu tiên ta gọi đó là cơ sở dữ liệu tập trung, trường hợp thứ hai gọi là cơ sở dữ liệu phân tán. Nếu cơ sở dữ liệu không lưu trữ tập trung trên một máy tính, bạn phải theo dõi thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và tự tổ chức quản lý. Điều này sẽ rất phiền toái, tuy nhiên trong một cơ sở dữ liệu thì bạn chỉ phải cập nhật thông tin ở một nơi duy nhất còn các thông tin còn lại sẽ tự động được cập nhật khi bạn sử dụng nó trong cơ sở dữ liệu. 2. Khởi động Access. Có 2 cách để khởi động chương trình Access C1:Tại cửa sổ Windows nhấn Start/ Program/ Microsof Access C2: Tại thanh công cụ nhấn vào biểu tưởng sau . Sau khi khởi động cửa sổ Access có dạng sau: Hình : Cửa sổ Access Tại cửa sổ của Access có nhiều cách để tạo ra một cơ sở dữ liệu mới Nếu muốn tạo cơ sở dữ liệu mới ta kích chuột chọn Blank data base và nhấn OK Nếu muốn chọn cơ sở dữ liệu đã tồn tại ta kích chọn Open and existing và nhấn OK Nếu muốn tạo 1 file cơ sở theo những mẫu file đã có sẵn trong Access ta nhấn chọn Database wizards và nhấn OK Sau khi nhấn OK sẽ xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu: Hình : Cửa sổ cơ sở dữ liệu Trong cửa sổ CSDL này chứa đầy đủ những đề mục cần làm trong một bài Access như: Table, Query, From, Report, Macro, Module... 3. Bảng. a. Cách tạo bảng gồm các bước sau: - Từ cửa sổ Database chọn mục Table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có 3 nút lựa chọn: + New (dùng để tạo bảng mới) + Open (dùng để nhập liệu cho bảng được chọn) + Desingn (dùng để xem sửa cấu trúc của bảng được chọn). - Chọn nút New. Ta sẽ nhận được cửa sổ New Table có các lựa chọn : Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design View. - Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lượt nhập vào các thông tin. + Field Name: Tên trường cần đặt. + Field Type: Kiểu trường. + Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trường. b. Đặt khoá chính.(Primary key). - Chọn các trường làm khoá chính. - Chọn Menu Exit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tưởng chiếc chìa khoá trên thanh công cụ. 4. Truy vấn (Query). Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu. Về truy vấn thực chất là một câu lệnh SQL được xây dựng nhờ công cụ Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn. Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng như: - Chọn bảng hay Query khác làm nguồn dữ liệu. - Chọn các trường cần hiển thị. - Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. - Đưa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria). - Đưa vào các trường dùng để sắp xếp. Sau khi thực hiện truy vấn, kết quả nhận được là một bảng (dạng Dynaset) Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là: Crosstab Query, Make Table Query, Update Query, Appent Query, Delete Query. 5. Biểu mẫu (Form). Đây là công cụ mạnh của Access dùng để: - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng. - Tổ chức và giao diện chương trình. Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển như: Text Box (hộp văn bản), Label (nhãn), List Box (hộp danh sách), Combo Box (hộp lựa chọn), Comand Button (nút lệnh), Option Group (nhóm lựa chọn)…. Công dụng của các ô điều khiển: - Thể hiện dữ liệu. - Nhập dữ liệu từ bàn phím. - Thực hiện hành động. - Tổ chức giao diện chương trình. - Tổ chức hệ Menu Bar cho chương trình. Cách tạo mẫu biểu (Form) bằng công cụ Wizard: - Chọn Form trong cửa sổ Database. - Chọn New trong các công cụ của Form. - Chọn Form Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn. - Chọn các trường cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query. - Chọn kiểu Form. 6. Báo biểu (Report). Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu. Báo biểu có khả năng in ấn như sau. - In dưới dạng biểu như hồ sơ nhân sự, báo cáo. - In dưới dạng bảng như hồ sơ lương, bảng gia đình, bảng khen thưởng, kỷ luật….. - In dữ liệu của nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang. Cách tạo Report (báo biểu) bằng Wizard: - Chọn Report trong cửa sổ Database. - Chọn View trong số các công cụ của Report. - Chọn Report Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc chọn Query để làm nguồn cho Report. - Chọn các trường cần thể hiện trong Report của bảng hoặc truy vấn. - Chọn kiểu Report. 7. Macro. Gồm một dãy các hành động (Action). Cách tạo Macro. - Chọn Macro trong cửa sổ Database. - Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro. - Chọn Action và chọn các đối của Action. - Ghi và đặt tên cho Macro. II. Giới thiệu về Access Basic: 1. Giới thiệu chung. Access Basic là một ngôn ngữ lập trình mà các chương trình của nó hoạt động theo hướng sự kiện. Mỗi khi một sự kiện xảy ra đối với hệ thống thì một thủ tục mới được thực hiện và nó có thể gọi đến một hoặc một số hàm khác. Chính vì vậy, một chương trình Access không cần có chương trình chính để điều khiển hệ thống. ở đây do trình độ có hạn thời gian làm bài lại ít nên em chỉ giới thiệu cách lập trình của chương tình Access Basic chứ không lập trình luôn trong bài được. Cũng như ngôn ngữ lập trình khác Access Basic cũng có các phần cơ bản như: - Các kiểu dữ liệu chuẩn (số, chuỗi, logic, Date/ Time,….). - Kiểu tự tạo (User- Defned Type). - Biến, mảng kiểu chuẩn hay kiểu tự tạo. - Các thủ tục/ hàm vào ra trên bàn phím, màn hình. - Cấu trúc rẽ nhánh: If………then……...else………end if. - Cấu trúc Select Case. - Các hàm (Function) và các thủ tục (Subroutine). - Tạo tệp, ghi tệp, đọc tệp (nhị phân, văn bản). Access Basic chủ yếu được dùng để sử lý các đối tượng của Access bảng dữ kiện, truy vấn, báo biểu và Macro. Do đó, Access Basic gồm các thủ tục, hàm độc lập nằm rải rác trong các đơn thể của mẫu biểu, đơn thể của báo biểu, đơn thể chung của cơ sở dữ liệu chứ không tổ chức thành cột chương trình thống nhất. - Kiểu Variant: Kiểu biến Variant có thể chứa các giá trị số học, giá trị ngày giờ, chuỗi giá trị hoặc giá trị Null. Khi chưa được gán giá trị thì biến có giá trị mặc định là rỗng (Empty). - Kiểu Integer. - Kiểu Long. - Kiểu Single. - Kiểu Duoble. - Kiểu Currency. - Kiểu String. - Kiểu mảng (Array). - Ngoài ra còn có các biến biểu diễn của cơ sở dữ liệu như biến: Form, TableDef, QueryDef,..... nhằm giúp bạn trong công việc xử lý một biểu mẫu, một bảng truy vấn rõ ràng. Chú ý: Khi lập trình bạn phải lưu ý những điểm sau: - Các lệnh của Access Basic chỉ được viết trên một dòng. - Có thể viết nhiều lệnh trên một dòng nhưng các lệnh đó phải được phân cách nhau bằng dấu hai chấm (: ). - Dòng dùng để giải thích thì bắt đầu bằng REM hoặc dấu nháy đơn ( ' ). 2. Truy nhập dữ liệu thông qua DAO. Để thêm vào các đối tượng xác định trong Access, động lực DSCL trong Microsoft (Microsoft Jet Engine) xác định thêm các đối tượng để thực hiện các tác vụ trên cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn, … Các đối tượng nàyđược xác định bởi động lực CSDL và được gọi là các đối tượng truy nhập dữ liệu. (DAO). a. Đối tượng (Object) và tập hợp đối tượng (Collection) trong DAO. - Các kiểu đối tượng quan trọng thường dùng trong Access Basic là: DBEngine, Workspace, Database, Form, Report, Tabledef (làm việc với cấu trúc của bảng), Querydef (làm việc với cấu trúc của Query), Recortset, Control (ô điều khiển của các Form, Report), Field (các trường của bảng hoặc Query), Index (các chỉ mục, chỉ số của bảng). - Tập hợp các đối tượng (Object) của DAO dựa trên ý tưởng một kiểu đối tượng cụ thể khác. Ví dụ: Đối tượng Database chứa các Form, Report. Mỗi Form, Report lại chứa các TextBox, Combobox, CommandButton… - Biến đối tượng: Là biến biểu thị một đối tượng nó được khai báo bằng cách dùng tên các kiểu đối tượng được nêu ở trên. - Tập hợp các đối tượng (Collection): Là tập hợp các đối tượng cùng loại. Để biểu thị tên tập hợp, ta chỉ cần thêm chữ S vào cuối tên kiểu đối tượng nêu ở trên (trừ đối tượng DBEngine). - Cấu trúc của đối tượng của Access là mô hình phân cấp. Các đối tượng cha chứa các tuyển tập con của nó. Worksaces DBEngine Databases Field Tabledes Recortdef Field Indexes Field Paramete Field Querydef Mô hình phân cấp. b. Tham chiếu đến các đối tượng: Có 3 cách: - Indentifer ! [Opjectname] - Indentifer ("Opjectname") - Indentifer (Indext) Trong đó: Indentifer có thể là tuyển tập đối tượng chứa đối tượng có tên là Opjectname. Indext là số chỉ mục (stt) của đối tượng trong tuyển tập đối tượng (Collection). Ví dụ: Form! [frmnhansu] Form (0) + Làm việc với các thuộc tính (Poperty) của đối tượng: để mô tả các tính chất của đối tượng. Ví dụ: Để biểu thị thuộc tính Visible của mẫu biểu Frmchucvu ta có thể dùng các cách sau. Form! [frmchucvu]. Visible Form ("frmchucvu") Visible 3. Thủ tục và hàm. a. Thủ tục: - Cú pháp: [Static] [Private] Sub tên_thủ_tục [danh sách đối] [Các câu lệnh] [Exit Sub] [Các câu lệnh] End Sub + Khai báo Static: Làm cho tất cả các biến được khai báo trong thân của thủ tục/ hàm trở thành Static (tĩnh). Giá trị các biến này vẫn còn được giữ khi chương trình thoát khỏi thủ tục/ hàm. Chú ý: Thuộc tính Static không có tác dụng đối với các biến khai báo bên ngoài hàm/ thủ tục. + Khai báo Private: Quy định phạm vi của thủ tục / hàm Private chỉ có thể được gọi từ thủ tục hay hàm khác trong cùng đơn thể. + Danh sách đối: được khai báo như sau: [By Va 1] tên đối [()][As Type] - Trong đó: + Nếu không dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo tham chiếu, phương án này có thể dùng với đối kiểu bất kỳ. + Nếu dùng By Va1 thì đối sẽ được truyền theo giá trị (phương án này không dùng cho các đối kiểu đối tượng hoặc kiểu tự tạo). + Dùng [()] khi khai báo mảng, các biến trung gian có thể được khai báo trong thân thủ tục và ở bất kỳ vị trí nào. + As Type: Dùng để khai báo cho một đối. - Cách dùng thủ tục: Một thủ tục có thể được sử dụng trong một hàm/ thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau: Tên_thủ_tục (danh sách các tham số) b. Hàm: - Cú pháp: [Static][Private] Funtion Tên_hàm[(danh sách đối)][As Type] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] [Các câu lệnh] [Tên_hàm= biểu_thức] End Funtion Giải thích các thành phần trong định nghĩa hàm tương tự như đối với các thủ tục. - Lời gọi hàm: Một hàm có thể được sử dụng trong một hàm/thủ tục khác bằng một lời gọi có dạng sau. Tên _hàm (danh sách các tham số) c. Thủ tục xử lý điều kiện: - Sự kiện của Form: Sub Form_Tên_sự_kiện(). ………………………… End Sub - Sự kiện của Report: Sub Report_Tên_sự_kiện() ………………………….. End Sub - Sự kiện của ô điều khiển: Sub Tên ô điều khiển_Tên_sự _kiện() ……………………………… End Sub Chú ý: Tên của thủ tục xử lý sự kiện do hệ thống tự xác định, ta không cần quan tâm. 4. Cách tạo bảng: - Công cụ cần dùng: Biến kiểu Database, Tabledef, Field Khai báo các biến này như sau: Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field - Đối với đối tượng kiểu Database ta dùng hai phương thức: + DB.Create TableDef ("Tên bảng"): Để tạo một bảng mới. + DB. TableDef.Append TB: Để bổ sung bảng (do biến TB tham chiếu đến). Vào tuyển tập các bảng của CSDL gắn với biến DB. - Đối với đối tượng kiểu TableDef ta dùng các phương thức sau: + TB Create Field ("Tên trường"[Kiểu_trường[Kích_thước_trường]]: Để tạo một trường mới. + TB Fields.Append FD. Để bổ sung một trường (Do biến FD tham chiếu đến)vào tuyển tập các trường của bảng gắn với biến DB. - Ví dụ: Tạo bảng có tên Example có một trường kiểu text có tên là tencanbo. Sub VD_Table(): Khai báo biến kiểu cơ sở dữ liệu, biến mảng và biến trường. Dim DB As Database, TB As TableDef, FD As Field: Gán cơ sở dữ liệu hiện tại cho biến cơ sở dữ liệu. Set DB= CurrentDB(): Tạo bảng mới, gán cho biến mảng. Set TB= DB. CreateTableDef ("Example"): Tạo bảng mới, gán cho biến trường. Set FD= TB. CreateField ("tencanbo",DB_TEXT): Thêm trường vừa tạo vào tuyển tập các trường của bảng của TB.Fields.Append FD: Thêm bảng vừa tạo vào tuyển tập bảng của cơ sở dữ liệu đang mở. DB.TableDefs.AppendTB End Sub - Danh sách các kiểu dữ liệu đối với các trường: DB_BOOLEAN (kiểu yes/no) DB_DATE (kiểu Date/Time) DB_INTEGER (kiểu Integer) DB_CURRENCY (kiểu Currency) DB_SINGLE (kiểu Single) DB_DOUBLE (kiểu Double) DB_LONG (kiểu Long/Counter) DB_TEXT (kiểu Text) DB_MEMO (kiểu Memo) DB_BYTE (kiểu Byte) DB_OLE (kiểu Ole) 5. Cách tạo truy vấn (Query) - Dùng các biến: Dim DB as Database, QR as QueryDef Đối với Query dùng các phương thức sau: + Set QR = DB.Create.QueryDef(): Để tạo một truy vấn mới. + DB.CreateQueryDefs.Append QR: Để bổ sung một truy vấn vào tuyển tập các truy vấn của cơ sở dữ liệu. - Dùng phép gán để thay đổi nội dung các thuộc tính NAME và SQL của một truy vấn: + QR.Name= "Tên truy vấn". + QR.SQL= "Câu lệnh SQL". 6. Xử lý các bản ghi của bảng và truy vấn: - Để làm việc với bản ghi của bảng, truy vấn ta dùng kiểu Recordset. Có 3 loại Recordset là: + Recordset loại Table (DB_OPEN_TABLE) Loai này áp dụng cho các bảng của cơ sở dữ liệu hiện hành. Cho phép thay đổi dữ kiện (thêm. sửa, xoá) Có thể sắp xếp, lập chỉ mục, tìm kiến theo phương thức SEEK. + Recordset loại Dynaset (DB_OPEN_DYNASET). Loại này có thể áp dụng trên: Bảng, truy vấn, bảng/ truy vấn nèn của mẫu/ báo biểu của cơ sở dữ liệu bất kỳ. Có thể thay đổi dữ kiện (thêm, sửa, xoá) Có khả năng tìm kiếm theo phương thức FIND. + Recordset loại SnapShot (DB_OPEN_SNAPSHOT). Loại này giống như Dynaset nhưng chỉ được xem không được xoá, sửa, thêm. - Tạo biến Recordset: Dùng Open Recordset: +Có thể dùng phương thức này với các đối tượng: Database (CSDL), TableDef (bảng), QueryDef (truy vấn). + Cách viết: Set Biến_ Recordset = Đối_tượng. Open Recordset (nguồn, loại). Trong đó: Đôia tượng: Là một biến đối tượng kiểu Database, TableDef hoặc QueryDef. Nguồn: Là một chuỗi ký tự biểu thị tên bảng hoặc truy vấn. Loại: Là một trong các giá trị sau: DB_OPEN_TABLE DB_OPEN_DYNASE DB_OPEN_SNAPSHOT - Ví dụ: Ghi kết quả của một truy vấn vào bảng. Với giả thiết là "bảng đích" có các trường [Macanbo], [hoten], [quequan] và "Query nguồn" có các trường [Macanbo], [hoten], [khenthuong]. Các trường đó có kiểu dữ liệu tương ứng như nhau: Sub ghi() Dim db as Database, Rec1 as Recordset, Rec2 as Recordset Set DB=Current DB() Set Rec1= DB. OpenRecordset ("Bảng đích",DB_OPEN_TABLE) Set Rec2= DB. OpenRecordset ("Qry_nguồn",DB_OPEN_DYNASET) Rec2.MoveFit Do Until Rec2.EOF With Rec1 AddNew MA= Rec2![Macabo] Month= Rec2![ngaysinh] Money= Rec2![khenthuong] Update End With Rec2.MoveNext Loop End Sub Chương iii. phân tích hệ thống thông tin quản lý và phân tích nội dung bài toán ứng dụng. i. phân tích hệ thống thông tin quản lý. Để hiểu rõ hệ thống thông tin ta đang có ý định và kế hoạch xây dựng, ta phải phân tích hệ thống thông tin đó. Đó là đưa ra, xác định được mục tiêu của hệ thống và các phương án để đạt được mục tiêu đó. Các công cụ dùng trong hệ thống: 1. Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Là việc xác định một cách chính xác các chức năng của hệ thống thông tin quản lý trong miền nghiên cứu. Trong giai đoạn phân tích chức năng, người ta phải xác định một cách rõ ràng những gì mà hệ thống sẽ phải thực hiện mà chưa quan tâm đến phương pháp thực hiện các chức năng đó. 2. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống thông tin quản lý. Mô hình này dùng để mô tả thông tin theo cách thức động. Có nghĩa là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng sơ đồ. 3. Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý. Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. tên người/ bộ phận phát/nhận tin Nguồn hoặc đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Các ký pháp của sơ đồ luồng dữ liệu. Tiến trình Sử lý Tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của sơ đồ luồng dữ liệu. - Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không mô tả chi tiết mà chỉ mô tả một lần là nhìn ra nội dung chính của hệ thống. Ta có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua xử lý cập nhật. Sơ đồ mức ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0. - Phân rã sơ đồ: Để mô tả chi tiết hơn ngườ ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ từ sơ đồ mức ngữ cảnh ngườ ta phân rã thành các sơ đồ mức 0, mức 1… II. Phân tích nội dung bài toán ứng dụng. 1.Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. Mục đích của phân tích chức năng là xác định chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Trong giai đoạn phân tích chức năng chúng ta chưa quan tâm đến phương pháp và công cụ thực hiện các chức năng đó. Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo gồm có các chức năng chính sau. Chức năng cập nhật dữ liệu. Chức năng quản lý. Chức năng tổng hợp và lập báo cáo. Quản lý dữ liệu Tổng hợp các báo cáo Cập nhật tình hình Tổng hợp và lập bao cáo Sơ đồ chức năng mức cao nhất của hệ thống thông tin 2.Phân tích luồng thông tin. Luồng thông tin trong hệ thống thông tin được chia làm 3 loại; Quá trình cập nhật dữ liệu Quá trình xử lý dữ liệu Quá trình tổ chức thông tin báo cáo. Các dữ liệu liên quan đến công tác quản lý lương Hệ thống thông tin tổng hợp các báo cáo Báo cáo tổng hợp công tác quản lý lương Kho dữ liệu Mô hình luồng thông tin trong hệ thống thông tin tổng hợp báo cáo là: 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu. a.Bảng. 4. Các sơ đồ luồng dữ liệu. a. Biểu đồ phân cấp chức năng. Là biểu đồ mô tả sự phân rã sử lý toàn bộ hệ thống thành các xử lý nhỏ hơn và phân theo cơ chế phân cấp kết quả thu được là sơ đồ dạng hình cây, thành phần của biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm: - Các chức năng được mô tả bằng hình chữ nhật, trong có ghi tên chức năng. - Các kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính phân cấp và được đặc tải bởi các doạn thẳng nối chức năng cha đến chức năng con. Quản lý lương Nhận lương Trả lương Lên bảng lương Nhận lương Trả lương cho CB chuyên trách Trả lương CB không chuyên trách Báo cáo thống kê Thưởng Phạt Các đặc điểm: Đơn giản, dễ lập, cho cái nhìn tổng quát từ tổng thể đến chi tiết các chức năng nhiệm vụ của hệ thống. Nhược điểm: Có tính chất tĩnh vì biểu đồ phân cấp chức năng chỉ cho biết các chức năng mà không cho biết trình tự xử lý, không thể hiện được sự trao đổi thông tin giữa các chức năng vì những ưu điểm trên nên sơ đồ phân cấp chức năng được dùng trong bước đầu phân tích của một hệ thống. b. Biểu đồ luồng dữ liệu - Mục đích của biểu đồ luồng dữ liệu: Nhằm diễn tả tập hợp các chức năng xử lý thông tin của hệ thống trong mỗi quan hệ, mỗi quan hệ giữa chúng được thể hiện thông qua trình tự trước sau của các chức năng trong tiến trình xử lý. - Tác dụng: Để mô tả hệ thống về mặt chức năng ở mức logic. Biểu đồ luồng dữ liệu phải thể hiện được các yếu tố như sau. + Chỉ rõ các chức năng cần thực hiện để đạt được mục tiêu đề ra. + Chỉ rõ các thông tin chuyển giao giữa các chức năng. Các yếu tố hợp thành biểu đồ luồng dữ liệu: Chức năng xử lý: Là hoạt động biến đổi thông tin, tên của chức năng phải là động từ thêm bổ ngữ nếu cần. Để biểu diễn chức năng xử lý người ta dùng hình tròn, bên trong có ghi tên chức năng. Tên của chức năng phải trùng với tên chức năng đã được đặt trong biểu đồ phân cấp. Luồng dữ liệu Là thông tin vào ra một chức năng xử lý, nói đến luồng thông tin cần hiểu là có một thông tin được chuyển đến một chức năng để xử lý, hoặc chuyển ra khỏi một chức năng như là một kết quả xử lý. Cách biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ ._.