Quản lý Khách Sạn

lẫn? Sự chậm trễ trong quá trình liên lạc giữa các bộ phận nghiệp vụ trong khách sạn, cùng với việc tra cứu thông tin chậm trễ hoặc không chính xác có thể làm các bạn bỏ lỡ các cơ hội cho thuê phòng.Bất kỳ 1 sai sót nhỏ nào cũng có thể khiến uy tín của khách sạn của bạn bị giảm sút, 1 điều bạn không bao giờ mong đợi… Hàng hóa dịch vụ đôi khi bị thất thoát, Bạn bận rộn với rất nhiều việc,nên bạn cần biết ngay tình hình kinh doanh khách sạn khi bạn cần, nhưng thường thì bạn phải đợi đến cuối tháng nhân viên mới hoàn tất báo cáo. Tất cả các lý do trên đã đặt ra yêu cầu phải có hệ thống phần mềm quản lý khách sạn với nhiều ưu điểm để khắc phục các nhược điểm trên, và thực hiện tốt công việc nghiệp vụ của các bộ phận: Dễ dàng quản lý,truy cập,thay đổi chỉnh sửa Việc tìm kiếm, liên hệ nhanh chóng và thực hiện dễ dàng Quá trình lưu trữ nhanh và lưu trữ được nhiều thông tin ……. 2) Phương án giải quyết cụ thể Khảo sát các mô hình quản lý khách sạn, nhà nghỉ đã được xây dựng từ trước…để tìm hiểu các thông tin cơ bản cần quản lý. Tìm hiểu các thông tin cần quản lý trên thực tế hiện nay. Phân tích, tổng hợp các thông tin để đưa ra mô hình tổng quát, đưa ra các sơ đồ liên quan và thiết kế hệ thống tổ chức và quản lý khách sạn hoàn chỉnh. Tiến hành chọn ngôn ngữ lập trình, chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình chạy trên máy đơn và sử dụng hệ điều hành Windows XP Yêu cầu chương trình có thể lưu trữ được khối lượng thông tin lớn, có thể thêm, sửa, xóa thuận tiên, và tìm kiếm thông tin nhanh theo nhiều tiêu chí khác nhau. PHẦN HAI XÁC LẬP DỰ ÁN 1 Dự trù trang thiết bị Thiết bị dự tính gồm một máy đơn có cài hệ điều hành Windows XP và hệ quản trị cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và các phần mềm hỗ trợ đi kem. 2 Kế hoạch thực hiện: a)Khảo sát: -Lên kế hoạch, xác định nội dung cần khảo sát -Thực hiện khảo sát b)Phân tích thiết kế hệ thống: -Tổng hợp thông tin khảo sát -Phân tích,tổng hợp đưa ra các sơ đồ cần thiết như: sơ đồ chức năng,sơ đồ luồng dữ liệu… -Thiết kế chương trình, tạo khung hình chi tiết về chương trình cần xây dựng c)Xây dựng,hoàn thiện và thử nghiệm chương trình : -Xây dựng chương trình, xây dựng các modul , các thư viện đi kèm nếu cần. -Cài đặt chạy thử dể kiểm tra lỗi và thử nghiệm các chức năng để xem cét tính khả thi và tìm ra các chức năng cần bổ sung. -Thực hiện sửa lỗi sau khi đã kiểm tra và hoàn thiện các chức năng còn thiếu. Công việc này được lặp lại đến khi đáp ứng yêu cầu. -Sau khi hoàn thiện sẽ chính thức đưa chương trình vào hoạt động. -Theo dõi qúa trình hoạt động để kịp thời khắc phục những lỗi xảy ra. PHẦN BA KHẢO SÁT Tên cơ sở khảo sát : Hòa Bình Địa chỉ: trục đường Chi Lăng Phường Hồng Quang, TP Hải Dương Tỉnh Hải Dương Vài nét về khách sạn Hòa Bình - Khách Hòa Bình xây dựng và sử dụng vào năm 1997 do ông Đinh Văn Thịnh làm chủ. Địa chỉ tại trục đường Chi Lăng Phường Hồng Quang, TP Hải Dương Tỉnh Hải Dương - Do kinh phí có hạn nên nhà nghỉ đi vào hoạt động với qui mô tương đối nhỏ.Khách sạn gồm 7 tầng ( tổng cộng 30 phòng). Tầng trệt gồm phòng tiếp tân, phòng giám đốc... Tiền sảnh rộng rãi, có khuôn viên đậu xe. Tầng trên cùng có lợi thế là có chỗ nghỉ mát cho khách, khách có thể trò chuyện tại đó. Nhà nghỉ có 3 loại phòng, tất cả các phòng đều có đầy đủ tiện nghi như: Ti vi, tủ lạnh, Telephone... Đội ngũ cán bộ nhân viên rất nhiệt tình và lịch sự, vui vẻ chỉ dẫn cho khách khi khách có yêu cầu (trong giới hạn cho phép). khách sạn nằm gần mặt đường thuận tiện cho việc đi lại . Cơ cấu tổ chức của nhà nghỉ SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GIÁM ĐỐC PHÒNG TIẾP TÂN PHÒNG BẢO VỆ PHÒNG PHỤC VỤ Giám đốc khách sạn Có nhiệm vụ quản lý trực tiếp khách sạn, mọi vấn đề của nhà nghỉ đều phải thông qua giám đốc và giám đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong nhà nghỉ Phòng tiếp tân Có nhiệm vụ hoàn thành công việc đăng ký, giao phòng cho khách và nhận lại phòng, lập phiếu thanh toán và thu tiền của khách, nhận những yêu cầu của khách, giới thiệu và giải đáp những thắc mắc của khách. Phòng bảo vệ Bảo vệ có nhiệm vụ giữ xe, khuân hành lý và giữ gìn an ninh trật tự trong nhà nghỉ. Theo dõi các thiết bị của khách sạn và chịu trách nhiệm về hệ thống ánh sáng. Phòng phục vụ Kiểm tra và dọn vệ sinh phòng. Phục vụ ăn, uống, giặt ủi đưa đón khách bằng xe của khách sạn khi khách có yêu cầu. Đặc tả bài toán Một khách sạn cần tự động hoá trong việc quản lý. Sau khi tìm hiểu, khảo sát hiện trạng nắm được những thông tin sau: Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của khách sạn đều được khách sạn quản lý những thông tin sau: Họ tên,giới tính, địa chỉ, điện thoại_Fax(nếu có), E_mail(nếu có), số CMND_Passport (hoặc các văn bằng khác có hình), quốc tịch. Nếu khách hàng là công chức thì quản lý thêm các thông tin sau: Tên cơ quan, địa chỉ cơ quan, E_mail cơ quan. Quản lý phòng: Các phòng của khách sạn được quản lý dựa vào phòng số, loại phòng, giá cơ bản. nhà nghỉ gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000đ, 200.000đ, 250.000đ (trong đó có 10% VAT). Ngoài ra mỗi phòng còn được trang bị các tiện nghi, nên tiện nghi cũng được quản lý theo mã tiện nghi, tên tiện nghi. Còn trang bị tiện nghi theo phòng được quản lý dựa vào phòng số và số lượng tiện nghi trong từng phòng. Quản lý đăng ký _ thuê phòng: Tất cả các thông tin đăng ký thuê phòng đều được quản lý dựa trên số đăng ký, họ tên khách đăng ký, ngày đến, giờ đến, ngày đi, giờ đi, số lượng người lớn, số lượng trẻ em và số tiền đặt cọc. Quản lý thông tin nhận phòng: khách sạn quản lý những thông tin sau: Số nhận phòng, họ tên người nhận phòng, ngày nhận, giờ nhận. Tất cả thông tin nhận phòng đều dựa vào thông tin đăng ký thuê phòng đã khai báo trước đó. Vì khách hàng có đăng ký mới được nhận phòng theo đúng thông tin mà khách đã đăng ký. Quản lý việc trả phòng: Dựa trên thông tin đăng ký thuê phòng và thông tin nhận phòng, việc trả phòng được khách sạn quản lý các thông tin sau: Số trả phòng, ngày trả, giờ trả, họ tên người trả (có thể trả phòng trước thời hạn đăng ký). Nếu khách hàng muốn gia hạn thêm thời gian ở tại khách sạn thì phải tiến hành làm thủ tục đăng ký lại. Bên cạnh việc trả phòng của khách thì nhà nghỉ sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng. Quản lý thông tin huỷ đăng ký: Cũng như việc quản lý các công việc trên thì việc huỷ đăng ký được quản lý các thông tin sau: Số huỷ đăng ký, ngày huỷ đăng ký, giờ huỷ đăng ký, họ tên người huỷ đăng ký. Quản lý nhân viên phục vụ tại khách sạn: Tất cả những nhân viên làm việc tại khách sạn đều được quản lý các thông tin sau: Họ nhân viên, Tên nhân viên, Chức vụ của nhân viên. Ngoài ra khách sạn còn quản lý thông tin về dịch vụ: tên dịch vụ; tiện nghi. Tại khách sạn có nhiều loại dịch vụ như: điện thoại, ăn uống, giặt ủi, đưa đón khách, chuyên chở đồ cho khách (khi khách yêu cầu)... *Quy trình quản lý: Khi khách hàng có nhu cầu ở khách sạn thì khách hàng có thể liên hệ với khách sạn để tiến hành làm thủ tục đăng ký phòng hoặc khách hàng có thể làm thủ tục thuê và nhận phòng để ở ( trường hợp phòng còn trống ). Có hai hình thức liên hệ: đến trực tiếp, qua điện thoại. Khi khách hàng làm thủ tục đăng ký thì khách hàng phải khai báo đầy đủ thông tin về mình cũng như thông tin về cơ quan (nếu có) khi Bộ phận Lễ tân (BPTL) yêu cầu. Hầu hết khách hàng đều phải đặt cọc một số tiền nhất định dựa vào loại phòng mà mình đã đăng ký. Trường hợp các tổ chức thuê phòng thì tổ chức sẽ cử đại diện đến khách sạn làm thủ tục đăng ký. Việc quản lý thông tin các tổ chức sẽ được quản lý như thông tin cơ quan hoặc công ty, thông tin về người đại diện sẽ được quản lý như thông tin của công chức hay nhân viên của cơ quan đó. Trong thời gian trước ngày nhận phòng tối thiểu là 1 tuần các khách hàng đăng ký theo đoàn phải gửi cho khách sạn bảng bố trí phòng ở của các thành viên để khách sạn phân bố phòng cho hợp lý. Khi khách hàng đến nhận phòng thì ngoài số tiền đặt cọc, khách hàng phải gửi cho BPLT CMND_Passport ( hoặc các văn bằng có hình còn thời hạn sử dụng ). BPLT căn cứ vào đó để kiểm tra lại thông tin khi khách đăng ký phòng. Sau khi kiểm tra xong BPLT sẽ chỉ trả lại các văn bằng này khi khách hàng làm xong thủ tục trả phòng. Sau đó BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng để tiến hành giao phòng cho khách. Nếu khách không đồng ý thì làm thủ tục đổi phòng cho khách ( nếu còn phòng trống ). Trong thời gian ở khách sạn, khách có thể sử dụng các loại dịch vụ, yêu cầu phục vụ. Mọi yêu cầu sẽ do BPLT đảm nhiệm và đáp ứng trong phạm vi hoạt động của khách sạn. Khách hàng sử dụng dịch vụ chưa thanh toán thì Bộ phận dịch vụ sẽ ghi hoá đơn nợ và chuyển đến BPLT tính vào hoá đơn tổng. Sau khi đặt phòng khách có thể huỷ đăng ký và phải bồi thường cho khách sạn theo quy định đã thoả thuận. Vì thế tiền đặt cọc là phải có trước khi nhận phòng. Để tránh rủi ro thì số tiền đặt cọc phải lớn hơn hay bằng số tiền phải bồi thường. Tuy nhiên trước 7 ngày nhận phòng khách huỷ đăng ký không phải bồi thường. Khi hết thời hạn thuê phòng như đã đăng ký thì khách phải trả phòng cho khách sạn. Khi khách làm thủ tục trả phòng, BPLT sẽ kiểm tra lại tình trạng phòng, tổng hợp lại các hoá đơn sử dụng dịch vụ chưa thanh toán trong thời gian khách ở khách sạn. sau khi tổng hợp in ra hoá đơn tổng để khách thanh toán và trả lại CMND_Passport cho khách. Hình thức thanh toán ở nhà nghỉ chủ yếu bằng tiền mặt (tiền Việt nam_VNĐ). Ghi chú: Giá phòng có thể thay đổi theo mùa, khách quen và trẻ em. Nếu khách hàng là vợ chồng thì phải có giấy đăng ký kết hôn. *Công việc tin học hoá nhằm đáp ứng: Cập nhật các thông tin Danh mục khách hàng Danh mục phòng Danh mục các dịch vụ Danh mục nhân viên Xem thông tin và in ra nếu cần Danh sách khách hàng (DSKH) ở tại khách sạn DSKH đăng ký thuê phòng DSKH huỷ đăng ký Danh sách phòng Danh sách nhân viên Phiếu thanh toán tiền Tra cứu thông tin Khách hàng theo tiêu chí họ tên, phòng số Hoá đơn sử dụng dịch vụ Hoá đơn tiền phòng PHẦN BỐN XÂY DỰNG SƠ ĐỒ 1. Sơ đồ chức năng QL KHÁCH SẠN Dịch vụ Theo Giá Loại phòng phòng Theo Loại Phòng In Hóa Đon Thu tiền Tìm Kiếm Đăng Kí Thuê Phòng Dịch Vụ Thanh Toán Báo Cáo Trả Phòng Danh Mục Theo Phòng 2.Sơ đồ luồng dữ liệu: a.Ngữ cảnh : Khách Nhân viên tiếp tân Quản lý KS Yêu cầu thuê phòng Xắp sếp phòng Cập nhật Đáp ứng thông tin b.Mức đỉnh: Danh mục Thuê/ Trả phòng Dịch vụ Thống kê Nhân viên KS Danh mục phòng Dịch vụ Cập nhật danh mục Cập nhật thông tin Cập nhật dịch vụ Thống kê Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 3.Sơ đồ dưới mức đỉnh: - Quản lý danh mục: Danh mục khách Danh mục phòng Danh mục nhân viên Danh mục dịch vụ khách phòng Nhân viên Dịch vụ Dịch vụ Nhân viên khách sạn Nhập sửa d/m khách Nhập sửa d/m phòng Nhập sửa d/m nhân viên Nhập sửa d/m dịch vụ d/l khách d/l phòng d/l nhân viên d/l dịch vụ -Quản_lý_thuê_trả_phòng : Nhân viên khách sạn Thuê phòng Trả phòng khách Phòng Dịch vụ Kho dữ liệu Cập nhật thông tin thuê phòng Cập nhật thông tin trả phòng d/l khách d/l dịch vụ d/l dịch vụ d/l khách d/l phòng d/l phòng d/l thuê phòng d/l trả phòng 4.Sơ đồ liên kết tập thực thể: Khách - Tên - CMT - Địa chỉ - Số ĐT - Dân tộc Hóa đơn - Mã hóa đơn - Tên hóa đơn - Ngày thuê - Ngày trả - Tiền phòng - Tiền dịch vụ - Tổng tiền Phòng - Mã phòng - Số phòng - Loại phòng Dịch vụ - Mã dịch vụ - Tên dịch vụ Tầng - Mã Tầng - Tầng Số - Số Phòng 1 n n 1 n n n 1 1 n Admin - UserName - PassWorld 5.Cấu trúc dữ liệu các bảng: Khách Tên cột Kiểu dữ liệu Độ dài NULL Makhach int 4 X Tenkhach Nvarchar 50 X Diachi Nvarchar 100 CMT Nvarchar 15 X SoDT Nvarchar 10 Dantoc Nvarchar 8 Phòng Tên cột Kiểu dữ liệu Độ dài NULL Maphong int 4 X SoPhong Nvarchar 4 X LoaiPhong Nvarchar 10 X Dongia float 10 X Dịch vụ Tên cột Kiểu dữ liệu Độ dài NULL MaDV int 4 X TenDV Nvarchar 50 X Dongia float 10 X Nhân viên Tên cột Kiểu dữ liệu Độ dài NULL MaNV int 4 X TenNV Nvarchar 30 X Chucvu Nvarchar 30 X Congviec Nvarchar 100 X 5.Các biểu mẫu: Hóa đơn của khách: Khách sạn Hòa Bình Số........... PHIẾU THANH TOÁN TIỀN Họ tên khách:................................................ Ngày đến.:............................ Giờ đến :.............. Số phòng:........................................................ Ngày đi: ................................ Giờ đi: .................. NGÀY TIỀN TỔNG SỐ TIỀN Phòng Dịch vụ TỔNG CỘNG Tổng số tiền bằng chữ: ................................................................................................................... Ngày................ tháng................ năm................. KHÁCH GIÁM ĐỐC TIẾP TÂN (Ký) (Ký) (Ký) Ghi vào sổ thuê của khách: Ngày 20/12/2002 Mã sổ: A201 Phòng: 201 Nguyễn Đình Lập CMND: 125001413 Ngô Đăng nghĩa CMND: 125006768 Quê quán: Thái Bình 9h 15/12/2005 - 18h 20/12/2005 Mã sổ: A202 Phòng: 202 Nguyễn Trung Khánh CMND125003534 Lê Đình Thái CMND:125006554 Quê quán: Bắc Ninh 09h 14/12/2005 - 15h 20/12/2005 Ghi vào sổ dịch vụ: STT PHÒNG DỌN NGƯỜI DỌN TIME DỌN GHI CHÚ 1 205 Thu Yêu cầu không dọn 2 201 Qúi 15h 3 101 Hà 9h30 Có giặt ủi Biểu mẫu lập danh mục phòng: có 3 loại phòng (A,B,C) với các mức giá tương ứng (150.000đ, 170.000đ, 200.000đ): Danh mục phòng STT Phòng Loại Phòng Đơn giá Ghi chú 1 303 A 150.000 2 404 B 170.000 Biểu mẫu lập phiếu thuê phòng: có 2 loại khách ( nội địa hoặc nước ngoài). Mỗi phòng có tối đa 3 khách.Nội địa:D, Nước ngoài: N. Phiếu thuê phòng Phòng: 102 Ngày bắt đầu thuê: 6/4/2005 STT Khách hàng Loại khách CMND Địa chỉ 1 Nguyễn Văn Anh D 201497928 73 Trần Phú, Q5 2 Nguyễn Thị B D 201456297 “ Biểu mẫu lập danh sách phòng: (Tình trạng: 0_trống, 1_đã đặt chỗ, 2_đã thuê) Danh sách phòng STT Phòng Loại Đơn giá Tình trạng 1 001 A 150.000 2 2 002 A 150.000 0 .... ..... .... .... ..... .... .... .... .... ..... Biễu mẫu báo cáo doanh thu theo tháng và loại phòng: Báo cáo doanh thu theo loại phòng Tháng:4/2003 STT Loại phòng Doanh thu Tỷ lệ 1 A 91.000.000 51.4% 2 B 51.000.000 28.8% 3 C 36.000.000 19.8% Biễu mẫu báo cáo mật độ sử dụng phòng theo từng tháng: Báo cáo mật độ sử dụng phòng Tháng: 2/2005 STT Phòng Số ngày thuê Tỷ lệ 1 001 15 50% 2 002 10 33.33% 3 003 0 0 .... .... ...... ...... ... ._.