Quản lý khách hàng Thư viện

cho việc sử dụng máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết ít tiếng Anh. Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiệu quả hơn trong công việc. Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phú, thì ngôn ngữ lập trình Visual Basic có tính năng cao hơn cả, giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức ,lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Visual Basic của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình VB trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các lớp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Visual Basic có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. Tóm lại ,ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một công cụ cần thiết cho người sử dụng có thể cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, xem sửa một cách nhanh chóng. Với mong muốn áp dụng Visual Basic vào công tác quản lý,em xin thực hiện đề tài : Quản lí Khách hàng Thư viện . Công việc Quản lí khách hàng là một công việc rất phức tạp đối với những công ty, xí nghiệp lớn , vì vậy cần có một phần mềm hỗ trợ việc sử dụng máy tính để quản lý sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn. Mặc dù đã rất cố gắng để hoàn thành đề tài nhưng vì còn hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên chương trình còn nhiều sai sót cần được bổ sung.Vì vậy, em mong thầy cô và các bạn xem và đóng góp ý kiến giúp cho chương trình ngày càng hoàn thiện hơn. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn cán bộ Trung tâm thông tin, các giáo viên trong khoa Tin Học KT Trường ĐHKTQD, đặc biệt là TS. Đặng Quế Vinh, người đã trực tiếp hướng dẫn và tận tình giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin cám ơn! Hà Nội 20 /04/2003. SV:Bùi Gia Khương Lớp Tin41B. Chương I: Giới thiệu Trung Tâm Thông tin tHUộC TổNG CụC TIÊU CHUẩN ĐO LƯờng chất lượng đề TàI NghiÊn cứu Trung Tâm Thông tin Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng được thành lập trên cơ sở Phòng Thông tin Tư liệu theo Quyết định số 450/QĐ ngày 12/7/1994 của Bộ trưởng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi Trường, là cơ quan thông tin chuyên dạng quốc gia duy nhất hiện nay ở Việt Nam về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. I: CƠ CấU Tổ CHứC, CHứC NĂNG NHIệM Vụ CủA TRUNG TÂM: 1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm thông tin: TRUNG TÂM THÔNG TIN TIÊU CHUẩN ĐO lường chất lượng Hành chính- Tổng hợp Tiếp thị Tư liệu- Máy tính Dịch vụ Thông tin Tạp chí TC-ĐL-CL 2. Chức năng - Nhiệm vụ: Xây dựng và tổ chức khai thác kho tư liệu chuyên dạng quốc gia về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng và các lĩnh vực khác có liên quan. Xây dựng mạng lưới thông tin trong các cơ quan thuộc hệ thống quản lý tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Tổ chức và thực hiện việc cung cấp thông tin cần thiết dưới nhiều hình thức để đáp ứng nhu cầu cuả các cơ quan quản lý, nghiên cứu và các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc mọi hình thành phần kinh tế. Nghiên cứu, áp dụng các phương pháp và công nghệ thông tintiên tiến thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ thông tin về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Tạo các sản phẩm thông tin (các ấn phẩm, các cơ sở dữ liệu điện tử, các chương trình phần mềm, CD-ROM...) cung cấp cho các đơn vị dùng tin trong nước và trao đổi với các tổ chức thông tin quốc gia, quốc tế về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Theo sự phân công của Tổng cục, thực hiện hợp tác về lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lương. Tham gia và thực hiện nghĩa vụ thành viên của mạng lưới Thông tin của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISONET). II: Nguồn lực thông tin: 1.Nguồn tư liệu: Trung tâm Thông tin hiện có những bộ tài liệu lớn nhất và cập nhật nhất về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Kho tư liệu bao gồm các tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, văn bản pháp quy, sách nghiệp vụ, tạp chí, ấn phẩm thông tin và tài liệu tra cứu chuyên dạng khác. Với hơn 200 nghìn bản tiêu chuẩn, nhiều cuốn sách nghiệp vụ và đầu tạp chí của 4 tổ chức quốc tế (ISO, IEC, CAC,OIML) và hơn 30 tổ chức TC-ĐL-CL khu vực và quốc tế đang được bổ sung và cập nhật thường xuyên thông qua hệ thống trao đổi tiêu chuẩn và tài liệu trong khuôn khổ ISO và các thoả thuận song phương khác, Trung tâm có khả năng phục vụ nhu cầu đa dạng của người dùng tin dưới nhiều hình thức như: tra cứu và đọc tài liệu gốc (bản giấy) hoặc thông qua các bộ đĩa quang, giúp khách hàng đặt mua các tiêu chuẩn và tài liệu cần thiết mà trung tâm hiện không có v.v... Trung tâm lưu trữ và cập nhật thường xuyên những bộ tiêu chuẩn sau: Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN): về tất cả các lĩnh vựcquản lý, hành chính, sản xuất, dịch vụ. Tiêu chuẩn của tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) về các lĩnh vực sản xuất, quản lý, hành chính, dịch vụ ( trừ tiêu chuẩn kỹ thuật về điện, điện tử, vệ sinh, an toàn thực phẩm.) Tiêu chuẩn của Uỷ ban Điện tử kỹ thuật Quốc tế (IEC) về lĩnh vực điện, điện tử, thiết bị thông tin liên lạc, năng lượng. Tiêu chuẩn và khuyến nghị của Uỷ ban Tiêu chuẩn hoá thực phẩm (CAC) về lĩnh vực vệ sinh an toàn thực phẩm. Các khuyến của Tổ chức quốc tế về đo lường hợp pháp (OIML). Cã tiêu chuẩn nước ngoài: BS (Tiêu chuẩn Anh); DIN (Tiêu chuẩn CHLB Đức); NF (Tiêu chuẩn Pháp); JIS (Tiêu chuẩn Nhật); AS (Tiêu chuẩn Oxtralia); GOST (Tiêu chuẩnNga/Liên Xô cũ) về hầu hết các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ, an toàn ... Một số bộ tiêu chuẩn chuyên ngành của Mỹ (ANSI). Hiệp hội Vật liệu và thử nghiệm Mỹ (ASTM): các tiêu chuẩn về phương pháp thử nghiệm vật liệu; Hiệp hội kĩ sư cơ khí Mỹ (ASME): các tiêu chuẩn về lĩnh vực cơ khí chế tạo; Hiệp hội các phòng thử nghiệm Mỹ (UL): các tiêu chuẩn về an toàn của sản phẩm; Hiệp hội Cầu Đường (AASHTO): các tiêu chuẩn kĩ thuật cầu đường. Tài liệu tra cứu: Thông qua hình thức đặt mua và trao đỏi tài liệu, Trung tâm hiện có và thường xuyên cập nhật nhiều đầu tên tạp chí, ấn phẩm thông tin và sách nghiệp vụ đề cập đến nhiều khía cạnh của hoạt động TCĐLCL. Các tài liệu khác gồm: Danh mục tiêu chuẩn, sổ tay tra cứu, tài liệu hướng dẫn, v.v... cũng là nguồn thông tin quan trọng phục vụ cho các nhu cầu khác nhau. Đĩa quang(CD-ROM): Các bộ đĩa quang hiện có trong thư viện của trung tâm: Thư mục PERINORM (Tiêu chuẩn ISO, BS, NF, DIN, ...). Toàn văn: Tiêu chuẩn IEC, ASTM, BS, NF, ASME,UL, .. Cơ sở dữ liệu: Các cơ sở dữ liệu sau đây đã được trung tâm xây dựng và cập nhật thường xuyên để phục vụ cho nhu cầu tra cứu: TCVN: Tiêu chuẩn Việt Nam TCSP: Tiêu chuẩn nước ngoài (theo lĩnh vục, chuyên đề). ISO: tiêu chuẩn Quốc tế. TCMT: Văn bản pháp quy và tiêu chuẩn môi trường. CSDL toàn văn về các văn bản pháp luật TCĐLCL. 2. Công nghệ và truyền tải thông tin: Hiện tại, Trung tâm đã thiết lập Mạng Thông tin Tiêu chuẩn-Đo lường-Chất lượng Việt Nam (TCVN - Net) kết nối với các mạng hiện hành của quốc tế /khu vực và một số nước khác kể cả với Internet, bước đầu đáp ứng những nhu cầu tìm kiếm và trao đổi thông tin phục vụ mọi đối tượng thông qua Internet và Intranet. Trung tâm có khả năng sản xuất các đĩa CD-ROM chứa các cơ sở dữ liệu thư mục và toàn văn rất thuận tiện cho việc tra cứu và bảo quản. 3.Cán bộ thông tin: Trung tâm hiện có đội ngũ cán bộ thông tin có năng lực, nhiệt tình sẵn sàng hướng dẫn khách hàng trong việc định hướng và tìm kiếm thông tin nhanh chóng - thuận tiện - chính xác. III: Các dịch vụ Thông tin TC - ĐL - CL: Trên cơ sở nguồn lực thông tin sẵn có, hiện nay trung tâm Thông tin sẵn sàng thực hiện các dịch vụ thông tin sau: 1. Dịch vụ thư viện: Tiếp xúc, hướng dẫn khách hàng tra cứu, tìm kiếm tư liệu tại Thư viện, thông qua điện thoại, Fax, thư từ và Email. Công cụ để tra cứu thông tin là: danh mục tiêu chuẩn, CSDL, CD-ROMs v.v... 2. Dịch vụ hỏi đáp: Các yêu cầu thông tin đơn giản (tại trụ sở của trung tâm, thư tín, Fax hoặc điện thoại) đều được giải đáp miễn phí một cách nhanh chóng nhất. Các yêu cầu thông tin khác phức tạp hơn liên quan đến các chủ đề, lĩnh vực đặc thù đều phải trả tiền. Đối với các yêu cầu không thích hợp hoặc không nằm trong phạm vi bao quát của Trung tâm, sẽ có những chỉ dẫn nhằm giúp bên yêu cầu liên hệ với những tổ chức có trách nhiệm hoặc chúng được chuyển tới đó theo đè nghị của bên yêu cầu. 3. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc: Thông qua việc chộn lọc và phổ biến các tiêu chuẩn chuyên đề và các sản phẩmthông tin khác, Trung tâm Thông tin hướng những nỗ lực của mình vào việc hỗ trợ và đưa nhanh dòng tin đến người sử dụng nhằm giúp họ tiết kiệm thời gian và giảm thiểu chi phí. 4. Dịch vụ xây dựng và chuyển giao cơ sở dữ liệu: Trung tâm luôn sănư sàng giúp đõ và trao đổi kinh nghiệm với các bên yêu cầu về việc xây dựng các cơ sở dữ liệu (CSDL) tiêu chuẩn và quản lý dữ liệu. Trung tâm đã sử dụng các phần mềm hiện đại để xây dựng một số cơ sở dữ liệu thư mục về tiêu chuẩn Viêt Nam, ISO, tiêu chuẩn nước ngoài theo chuyên đề lựa chọn, v.v... Trung tâm sẵn sàng chuyển giao các CSDL này theo giá ưu đãi. 5. Dịch vụ cập nhật tiêu chuẩn: Đây là hình thức dịch vụ trung tâm triển khai từ năm 1998 nhằm tạo lập duy trì mối quan hệmật thiết giữa Trung tâm và các cá nhân, đơn vị dùng tin. 6. Dịch vụ dịch thuật: Ttrung tâm sẵn sàng nhận dịch các bản tiêu chuẩn từ nước ngoài (Anh, Nga, Pháp v.v...) sang tiếng Việt và ngược lại. 7. Đại lý phát hành sách: Trung tâm Thông tin đưng ra làm đại lý mua và bán các loại tài liệu tiêu chuẩn cho khách hàng trong nước với các tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế vá khu vực. 8. Dịch vụ đào tạo: Trung tâm sẵn sàng cung cấp dịch vụ đào tạo và tư vấn về nghiệp vụ thông tin TCĐLCL và các linhx vựckhác theo yêu cầu của khách hàng. 9. Dịch vụ cung cấp các sản phẩm điện tử: Trung tâm sẵn sàng cung cấp các CSDL điện tử; các chương trình phần mềm; đĩa CD-ROM tra cứu toàn văn về tiêu chuẩn chuyên ngành theo yêu cầu của khách hàng. 10. Trung tâm quảng bá về những nhận thức và kiến thức về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng thông qua việc biên soạn và phát hành các ấn phẩm định kỳ và không định kỳ: - Các ấn phẩm định kỳ: + Tạp chí Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (1 tháng/số-tiếng Việt) + TCVN News ( 2 tháng/số- tiếng Anh). + Danh mục tiêu chuẩn Việt Nam (hàng năm - tiếng Việt). + Thông báo tài liệu mới (2 tháng/số). - Không định kỳ: Các tờ rơi, sách mỏng, tài liệu hướng dẫn, thư mục tiêu chuẩn chuyên đề, v.v... 11. Thông tin phục vụ các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ: Hiện nay vai trò của các doanh nghiệp Vừa và Nhỏ (DNVVN) đă được khẳng định rõ rõ rệt trong sự phát triển kinh tế của đất nước. Các DNVVN chiếm hơn 90% về số lượngcác tổ chức sản xuất và kinh doanh đang hoạt động tại Việt Nam. Vì vậy, đáp ứng nhu cầu thông tin cho các DNVVN là một trong các mục tiêu mà trung tâm hướng tới. Để tăng cường khả năng cạnh tranh của các DNVVN, Trung tâm luôn sẫn sàng cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng, thông tin thị trường hàng hoá, các sản phẩm và dịch vụ theo yêu cầu của DNVVN. 12. Mạng lưới thành viên Thông tin TC_ĐL_CL (viết tắt theo tiếng Anh là SICNET): Mạng lưới thành viên thông tin (SICNET) được Trung tâm Thông tin thành lập năm 1996, SICNET đã nhận được sự cổ vũ và tham gia của nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân. Đến nay số thành viên đăng ký tham gia SICNET có 400 gồm: các cơ quan quản lý nhà nước, các viện nghiên cứu, các học viện, các trường đại học các trường và trung tâm dạy nghề, các cơ quan thông tin, các công ty liên doanh, các công ty trong nước, các nhà sản xuất v.v...Trung tâm thông tin mong muốn hệ thống thành viên SICNET phát triển về số lượng, các dịch vụ thông tin được liên tục nâng cao chất lượng phục vụ, đảm bao nhu cầu thông tin tiêu chuẩn, đáp ứng nhu cầu thị trường. SICNET là một hình thức dịch vụ và hợp tác chặt chẽ, giúp trung tâm và khách hàng có quan hệ mật thiết hơn. 13 . Mạng thông tin TCVN-Net: Mạng thông tin TCVN-Net là mạng nội bộ (Intranet) có trang Web và các thông tin đa dạngtren Internet, lưu trữ và phổ biến thông tin về lĩnh vực tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng. Khi tham gia vào mạng TCVN-Net, khách hàng có cơ hội tìm kiếm và sử dụng các loại thông tin sau đây: - Những thông tin chung về cơ quan Tổng cục TCĐLCL. - Những thông tin cụ thể về lĩnh vực hoạt động: + Hoạt động tiêu chuẩn,đo lường,chất lượng. + Các ấn phẩm thông tin TC-ĐL-CL. + Các chương trình đào tạo, huấn luyện. + Tiêu chuẩn Việt Nam, nước ngoài và quốc tế. + Công nhận các phòng thử nghiệm, các tổ chức giám định chất lượngv.v.. + Giải thưởng chất lượng Việt Nam. + Những lĩnh vực hoạt động tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng được thể hiện qua các cơ sở dữ liệu thư mục hoặc toàn văn được hoàn thiện và cập nhật thường xuyên. - Ngoài ra, khách hàng còn có thể tận dụng được các lợi thế sau + Trao đổi thư tín điện tử giữa các thàng viên mạng TCVN-Net + Nhận các tệp dữ liệu, chương trình được phép phổ biến trên mạng. + Đặt mua các tài liệu và các sản phẩm thông tin tiêu chuẩn, đo lường chất lượng. + Nếu đã thuê bao Internet, khách hàng có thể truy cập đến trang chủ của Tổng cục TC-ĐL-CL. + Giới thiệu về tổ chức, hoạt động, các nhu cầu trao đổi, tìm đối tác trên mạng TCVN-Net. IV: Hướng chọn đề tài nghiên cứu: 1.Sự cần thiết của việc ứng dụng Tin học trong hoạt động của Trung tâm: Như chúng ta đã biết, thông tin chinh xác, kịp thời mang lại rất nhiều lợi ích cho tổ chức trong việc đưa ra những quyết định cho công việc của tổ chức. Nhiều khi, mặc dù đã nhận được những những thông tin đó các tổ chức vẫn chưa hoàn toàn yên tâm chắc chắn 100% vào quyết định của mình vì họ thừa biết thông tin đó không chỉ đến riêng với tổ chức của họ mà đồng thời nó có thể đến cùng lúc với nhiều tổ chức khác. Vì vậy đòi hỏi các tổ chức kinh tế phải có một phương pháp thu thập thông tin cũng như quản lý thông tin một cách khoa học để từ đó tổ chức có được thông tin một cách nhanh nhất. Một trong những giải pháp cho yêu cầu đó là ứng dụng Tin học vào trong hoạt động quản lý kinh doanh của mình. Việc ứng dụng Tin học vào lĩnh vực hoạt động quản ký kinh doanh không chỉ đơn thuần là trang bị máy móc, thiết bị cho toàn bộ hệ thống của tổ chức mà đòi hỏi tổ chức phải có một đội ngũ có kinh nghiệm trong lĩnh vực thu thập thông tin, xử lý thông tin và khai thác tài nguyên của máy vi tính. Trong quá trình hội nhập với nền kinh tế thế giới và khu vực, đối với các doanh nghiệp Việt Nam, để có thể tồn tại và phát triển thì bắt buộc họ phải không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ và sản phẩm. Với chức năng và nhiệm vụ của mình, Trung tâm thông tin Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường -Chất lượng là nơi có thể giúp họ hoà mạng chung với mặt bằng chất lượng sản phẩm các nước trên thế giới. Số lượng các tổ chức và các cá nhân tìm đến đối với Trung tâm ngày càng nhiều, khách hàng của Trung tâm ngày càng tăng và đa dạng hơn. Để có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng và đảm bảo mang lại những điều kiện tốt nhất cho khách hàng, đòi hỏi Trung tâm phải có một chương trình thực hiện công việc quản lý của mình. Qua đó, Trung tâm có thể mang lại cho những khách hàng của mình những thông tin mới nhất về sản phẩm mà họ mong muốn, đưa tới khách hàng những dịch vụ tốt nhất. Quản lý tốt cả thư viện và khách hàng sẽ giúp cho Trung tâm đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh. Trong môi trường kinh doanh toàn cầu, các cơ quan thành công sẽ là các cơ quan có khả năng ban hành nhanh chóng các quyết định với chất lượng cao. Trong mỗi cơ quan luôn tồn tại hệ thống quản lý dữ liệu, vì tầm quan trọng lớn lao của nó mà người ta thường ví nó như một hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan. Các cơ quan luôn phải duy trì hệ thống quản lý dữ liệu để xử lý nghiệp vụ hàng ngày của mình và trên cơ sở đó có thể ra những quyết định trong kinh doanh. Ban hành quyết định là một hoạt động trung tâm của các cơ quan hiện đại. Việc quản lý tốt dữ liệu sẽ tạo thuận lợi cho việc ban hành những quyết định và đem lại sự thành công cho cơ quan. Các cơ quan có thể mang tới cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao và các dịch vụ có chất lượng cao. Trong xã hội ngày nay thì sự cạnh tranh luôn diễn ra gay gắt và liên tục tại khắp mọi nơi. Nhu cầu của khách hàng luôn thay đổi, với nhịp sống hiện tại thì khách hàng sẽ khó tính hơn và nhu cầu sẽ cao hơn. Tâm lý của khách hàng sẽ tìm đến với những nhà sản xuất mà ở đó họ có thể nhận được những lợi ích tốt nhất. Việc tạo được uy tín của mình trong tâm trí khách hàng là một công việc cực kỳ quan trọng, có thể nói là chiến lược của công ty. Phòng Tư liệu máy tính có nhiệm vụ viết các phần mềm phục vụ cho hoạt động của Trung tâm. Hiện nay, Thư viện của Trung tâm đang sử dụng phần mềm Quản lý khách hàng - thư viện viết bằng ngôn ngữ Access, do hạn chế của ngôn mgữ lập trình, chương trình này không còn thích hợp khi số lượng khách hàng ngày càng lớn với nhiều yêu cầu mới đặt ra trong quản lý. Chính vì vậy, việc xây dựng một phần mềm mới là một vấn đề cần thiết. Từ thực tế cùng với sự hiểu biết của bản thân, được thầy giáo TS. Đặng Quế Vinh hướng dẫn và được sự đồng ý của Trung tâm, em đã chọn thực hiện đề tài thực tập: “Quản lý Khách hàng Thư viện”, chương trình sử dụng cơ sở dữ liệu là Microsoft Access và ngôn ngữ Visual Basic. 2. Lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình: Cùng với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ Tin học phần cứng, công nghệ Tin học phần mềm cũng tiến được bước dài trên con đường phát triển về một số lĩnh vực như: Hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phat triển các chương trình ứng dụng trên máy tính. Hiện nay có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công việc triết kế, xây dụng các chương trình phục vụ cho công tác quản lý. Việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm đạt được sự tối ưu thực tế là rất cần thiết và không kém phần quan trọng. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh, điểm yếu, do đó việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên yêu cầu của bài toán đặt ra, các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng, khả năng về hệ quản trị cơ sở dữ liệu vì trong quản trị cơ sở dữ liệu thường rất lớn và hay chồng chéo. Yêu cầu của bài toán đặt ra là phải thống kê và quản lý cụ thể về khách hàng cũng như tài liệu, từ đó cấp lãnh đạo mới có các quyết định nhanh và chính xác nhằm phục vụ khách hàng một cách thuận tiện, kịp thời. Trên cơ sở yêu cầu đặt ra đối với chương trình và xem xét đánh giá ngôn ngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 để xây dựng chương trình. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 chưa phải là hệ quản trị cơ sở dữ liệu mang tính chất tói ưu cho hệ điều hanhf mạng như một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu ORACLE, SQL Server. Tuy nhiên nó vẫn là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cá nhân đứng đầu, mặt khác cấu hình của các máy Server cũng như các máy PC để sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này cũng cần ở mức vừa phải. Hơn nữa, do tình hình phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam hiện nay thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu này vẫn còn đang thích hợp. Nhìn nhận một cách khách quan thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 có tính năng quản trị cơ sở dữ liệu rất ưu việt như: mang tính bảo mật, hoạt động tốt với hệ điều hành Win 9x, quản trị cơ sở dữ liệu một cách thống nhất, tập trung trong một tệp, giao diện đồ hoạ đơn giản, tiết kiệm bộ nhớ, truyền thông tốt với cơ chế OLE trên hệ máy Server cung như Client. Thực tế chỉ với giao diện của hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 thì chưa đủ để xây dựng một ứng dụng hoàn chỉnh. Mặc dù nó có thể thực hiện được khá nhiều công việc chỉ cần xét một khía cạnh đơn giản, một ứng dụng chỉ cung cấp cho người sử dụng một giao diện trực quan, đơn giản thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2000 có thể đáp ứng được, nhưng nếu đòi hỏi phải có khả năng giải quyết được toàn bộ công việc với nhiều thao tác thì đòi hỏi phải có sự hỗ trợ của Visual Basic. Do đó, với Visual Basic 6.0 sẽ giải quyết và bổ sung những nhược điểm đó, một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng được sử dụng rộng rãi hiện nay. 3.Mục đích của chương trình: Chương trình “ Quản lý Khách hàng Thư viện” được xây dựng nhằm phục vụ cho Thư viện của Trung tâm thông tin trong việc quản lý khách hàng và tài liệu . Cụ thể, mục đích của chương trình gồm: Lưu hồ sơ của tất cả khách hàng. Cập nhật thông tin khi có sự thay đổi. Thiết lập sự hỗ trợ hợp lý trong việc cập nhật dữ liệu, bảo đảm tốn ít thời gian nhất và đạt độ chính xác cao nhất. Xử lý số liệu nhằm cung cấp các số liệu đánh giá về tình hình khách hàng, doanh thu, tình hình tài liệu trong thư viện. Chương trình phải bảo đảm được tính bảo mật, an toàn của thông tin, có khả năng phân quyền trong khai thác và cập nhật hệ thống. Những người có thẩm quyền khác nhau thì có tài nguyên khác nhau. Chương trình phải bảo đảm thao tác vận hành đơn giản, thân thiện với người sử dụng. Cuối cùng, chương trình phải được thiết kế mềm dẻo, có khả năng của một hệ thống mở thuận tiện cho việc cải tiến và nâng cấp sau này. CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHáP LUậN Về PHÂN TíCH THIếT – Kế Hệ THốNG THÔNG TIN I: Khái quát về thông tin quản lý: 1. Định nghĩa Hệ thống thông tin (HTTT): Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học..Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Ta có mô hình HTTT: Thu nhập Nguồn Xử lý và lưu trữ Đích Kho dữ liệu Phân phát Như vậy mọi HTTT đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận dưa dữ liệu ra. 2. Tầm quan trọng của HTTT: Chúng ta biết rằng, quản lý hiệu quả một tổ chức là dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do HTTT chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kếm của một HTTT sẽ gây ra nhữnh hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thông tin như sau: -Tin cậy - Đầy đủ -Thích hợp - Dễ hiểu - Được bảo vệ - Đúng thời điểm Vì thế mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một HTTT là cung cấp cho các thành viên cuả tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. 3. Các công đoạn của phát triển hệ thống: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống .Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả năng thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đỗi với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triẻen một hệ thống mới .Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3:Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin , cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt dược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gí của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ htóng mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp tác hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liếu sẽ được nhập vào. Mô hình lô gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xet và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc Hợp thức hoá mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc.Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết .Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy đễ dàng hơn khi lựa chọn dưa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: 4.1 Xác định các dàng buộc tin học và dàng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này dược tiến hành sau khi sau hi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật ly bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chức tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ làm cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vậtlý ngoài 5.2 Thiết kế các giao diện(vào/ ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kké vật lý Giai đoạn 6: triển khai kĩ thuật Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hoá của hệ thông thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu hhẹ thống. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thông cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạ này gồm các công đoạn: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá II: Thông tin phục vụ quản lý: Công tác quản lý và điều hành một tổ chức yêu cầu phải nắm bắt một cách chính xác thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định. Nhưng theo xu hướng phát triển của xã hội, công tác quản lý còn đòi hỏi phải có những quyết định nhanh và chính xác hơn. Ngày nay, công tác quản lý không chỉ dựa vào kinh nghiệm mà bên cạnh đó nó còn có các công cụ, phương tiện hỗ trợ nhằm mục tiêu nắm bắt được tình hình và xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra quyết định. 1. Hệ thống tin học phục vụ quản lý Sơ đồ quản lý hệ thống Hệ thống lãnh đạo cấp trên Hệ thống thông tin phục vụ quản lý Các bộ phận thực hiện yêu cầu Hệ thống lãnh đạo là nơi ban hành các quyết định quản lý Hệ thống thừa hành là kết quả thực hiện các quyết định quản lý, biến yếu tố đầu vào của hệ thống thành kết quả đầu ra. Hệ thống thông tin là trung gian của hai hệ thống trên, có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền thống tin một cách kịp thời. Hệ thống thông tin gồm tập hợp các thông tin hữu ích, vô ích, co cấu trúc hoặc không hình thức luân chuyển trong hệ thống kinh tế. Các quy tắc quản lý, tập hợp các phương tiện cho phép xử lý các thông tin, thông qua thông tin thì mọi thành viên trong hệ thống kinh tế co quan hệ với nhau, liên hệ giữa họ với các phương tịên cho phép xử lý các thông tin này. Hoạt động của hệ thống tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin … 2.Phương pháp xây dựng một hệ thống thông tin quản lý 2.1.Phương pháp tổng hợp Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận. Sau đó tin học hoá từng bộ phận nhưng phải đảm bảo tính toán trong hệ thống để sau này có thể các mảng được tin học hoá sau có thể phối hợp được các mảng cơ bản của từng nhiệm vụ đã được tin học trước đó để dần dần tạo nên một hệ tin học hoá hoàn thiện. ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin bị trùng lặp, sinh ra các thao tác không cần thiết. 2.2. Phương pháp phân tích Trong phương pháp này, nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng toán học bảo đảm cho hệ thống. Sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Giảm sự trùng lặp thông tin. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời các mảng này. 2.3.Tổng hợp và phân tích Đây là phương pháp kết hợp cả hai phương pháp trên, tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và một số thao tác cũng như nhiệm vụ cần thiết. Nhưng yêu cầu là phải tổ chức chặt chẽ bảo đảm tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. 3.Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý gồm 4 giai đoạn: 3.1.Đặt vấn đề và xác định tính khả thi: 10% Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại, phát hiện các nhược điểm của nó để có thể đưa ra các biện pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của đề án, từ đó định hướng cho giai đoạn sau. 3.2.P._.