Quản lý kế toán doanh nghiệp

LÔØI MÔÛ ÑAÀU Hieän nay caùc doanh nghieäp taïi Vieät Nam, nhaát laø caùc doanh nghieäp coù quy moâ trung bình vaø lôùn hoaït ñoäng trong lónh vöïc dòch vuï, thöông maïi, saûn xuaát thì vai troø cuûa thoâng tin vaø quaûn lyù thoâng tin baèng tin hoïc laïi caøng coù yù nghóa ñaëc bieät, noù giuùp caùc ñôn vò ñoät bieán veà chaát löôïng quaûn lyù ñieàu haønh vaø qua ñoù goùp phaàn quan troïng trong vieäc naâng cao chaát löôïng vaø hieäu quaû hoaït ñoäng cuûa doanh nghieäp, ñaùp öùng yeâu caàu caïnh tranh vaø phaùt trieån laøm cho thò tröôøng phaàn meàm quaûn trò döõ lieäu ñaõ chuyeån mình vaø seõ trôû thaønh thò tröôøng quan troïng do hai ñieàu kieän : Moät : Soá löôïng maùy tính trang bò trong caùc coâng ty ñaõ nhieàu vaø baét ñaàu tieán trình noái maïng. Hai : Moâi tröôøng kinh doanh ngaøy caøng mang tính thò tröôøng roõ reät vôùi söï caïnh tranh maïnh meõ giöõa caùc doanh nghieäp trong nöôùc cuõng nhö vôùi caùc doanh nghieäp nöôùc ngoaøi. Ñieàu naøy ñoøi hoûi caùc doanh nghieäp phaûi trang bò heä thoáng quaûn lyù thoâng tin tieân tieán ñeå phaân tích tình hình kinh doanh vaø ra quyeát ñònh moät caùch nhanh nhaát. Do ñoù, caùc phaàn meàm öùng duïng trong quaûn lyù ñaõ ñoùng vai troø quan troïng, ñaëc bieät laø phaàn meàm quaûn trò döõ lieäu veà nghieäp vuï keá toaùn cho caùc doanh nghieäp. Hieän nay, treân thò tröôøng coù raát nhieàu phaàn meàm quaûn trò cô sôû döõ lieäu ñeå thöïc hieän cho vieäc quaûn lyù keá toaùn trong caùc doanh nghieäp nhöng ñeå xaùc ñònh heä quaûn trò naøo laø toái öu, gaàn guõi vôùi ngöôøi söû duïng. Ñaëc bieät, ñoái vôùi nöôùc ta hieän nay thì vieäc naém vöõng, thao taùc vaø söû duïng vaãn coøn nhieàu khoù khaêng neân vieäc taïo ra moät phaàn meàm nhö treân laø raát quan troïng vaø caàn thieát. Bôûi vì, giao dieän cuûa chöông trình ñeàu söû duïng Font chöõ tieáng vieät neân ngöôøi söû duïng coù theå thao taùc, söû duïng deã daøng khi ngöôøi söû duïng khoâng thaønh thaïo veà tieáng anh… Töø nhaän ñònh ñoù, toâi ñaõ choïn ñeà taøi : “Vieát chöông trình Quaûn Lyù Keá Toaùn Doanh Nghieäp” treân cô sôû nghieân cöùu vaø phaùt trieån, toâi coá gaéng hoaøn thaønh ñeà taøi vôùi söï giuùp ñôõ taän tình cuûa Thaày Ñoã Vaên Uy ñaõ ñoùng goùp nhöõng yù kieán voâ cuøng quan troïng cho vieäc nghieân cöùu cuõng nhö trong caùch thöùc laäp trình. Toâi xin chaân thaønh caûm ôn ! Quyù thaày coâ tröôøng Ñaïi Hoïc Thuûy Saûn vaø tröôøng Baùch Khoa Haø Noäi ñaõ taän tình höôùng daãn, giuùp ñôõ. Cuøng toaøn theå lôùp TIN HOÏC 40 ñaõ ñoùng goùp nhöõng yù kieán quan troïng trong thao taùc laäp trình. Toâi mong ñeà taøi seõ ñöôïc ñoùn nhaän vaø ñoùng goùp ñeå ñeà taøi coù theå phaùt trieån hoaøn thieän hôn. PHAÀN I TIN HOÏC HOÙA QUAÛN LYÙ THOÂNG TIN TRONG CAÙC DOANH NGHIEÄP Keá toaùn Keá toaùn laø coâng vieäc ghi cheùp, tính toaùn baèng con soá döôùi hình thöùc giaù trò, hieän vaät vaø thôøi gian lao ñoäng. Chuû yeáu laø döôùi hình thöùc giaù trò ñeå phaûn aùnh, kieåm tra tình hình vaän ñoäng cuûa caùc loaïi taøi saûn, quaù trình vaø keát quaû saûn xuaát kinh doanh, söû duïng voán vaø kinh phí nhaø nöôùc, cuõng nhö töøng toå chöùc, xí nghieäp. 2. Vai troø cuûa keá toaùn Ñoái vôùi doanh nghieäp : Keá toaùn giuùp theo doõi thöôøng xuyeân tình hình hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp nhö saûn xuaát saûn phaåm, tieâu thuï saûn phaåm, tình hình cung öùng nguyeân vaät lieäu phuïc vuï saûn xuaát, giuùp cho vieäc theo doõi thò tröôøng ñeå saûn xuaát, tích tröõ haøng hoùa nhaèm cung caáp kòp thôøi cho thò tröôøng nhöõng saûn phaåm ñaùp öùng nhu caàu vaø thò hieáu cuûa ngöôøi tieâu duøng. Ngoaøi ra, keá toaùn coøn cung caáp taøi lieäu cho doanh nghieäp ñeå laøm cô sôû hoaïch ñònh chöông trình haønh ñoäng cho töøng giai ñoaïn, thôøi kyø. Nhôø keá toaùn maø ngöôøi quaûn lyù ñieàu haønh troâi chaûy caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò, giuùp cho vieäc quaûn lyù laønh maïnh, traùnh hieän töôïng tham oâ, laõng phí taøi saûn, thöïc hieän vieäc kieåm soaùt noäi boä coù hieäu quaû. Nhôø keá toaùn maø ngöôøi quaûn lyù tính ñöôïc coâng vieäc mình ñaõ ñieàu haønh trong töøng giai ñoaïn vaø qua ñoù vaïch ra phöông höôùng hoaït ñoäng cho töông lai. Ñieàu hoaø ñöôïc tình hình taøi chính cuûa doanh nghieäp. Keá toaùn laø cô sôû ñeå giaûi quyeát moïi tranh chaáp, khieáu toá, laø cô sôû phaùp lyù chöùng minh veà haønh vi thöông maïi. 3. Vai troø cuûa tin hoïc trong quaûn lyù Thoâng tin töø laâu ñaõ ñöôïc ñaùnh giaù coù vai troø quan troïng trong quaûn lyù kinh teá, ngaøy nay vieäc nhaän ñònh “ Ai naém ñöôïc thoâng tin, ngöôøi ñoù seõ chieán thaéng ” laïi caøng trôû neân ñuùng ñaén. Chính töø vieäc tin hoïc hoùa thoâng tin vôùi söï trôï giuùp cuûa Computer vaø Phaàn meàm ñaõ ñöa ñeán nhöõng khaùi nieäm môùi nhö Kyõ nguyeân cuûa kyõ thuaät soá, Neàn kinh teá trí thöùc… Vieäc tin hoïc hoùa vaøo quaûn lyù hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh seõ giuùp cho caùc doanh nghieäp coù khaû naêng caïnh tranh trong moät neàn kinh teá thò tröôøng, ñoàng thôøi caïnh tranh vôùi caùc doanh nghieäp nöôùc ngoaøi ñöôïc ñaùnh giaù qua caùc ñaëc ñieåm sau: a. Tính nhanh choùng Baát kyø luùc naøo cuõng coù theå traû lôøi caùc thoâng tin moät caùch nhanh choùng, chính xaùc. b. Tính thích öùng Giuùp ngöôøi quaûn lyù ñieàu haønh troâi chaûy caùc hoaït ñoäng cuûa ñôn vò vaø coù theå tính ñöôïc coâng vieäc cuûa mình ñaõ ñieàu haønh trong töøng giai ñoaïn vaø qua ñoù vaïch ra phöông höôùng hoaït ñoäng cho töông lai. Ñieàu haønh ñöôïc tình hình taøi chính cuûa doanh nghieäp. c. Tính an toaøn Baûo ñaûm söï an toaøn döõ lieäu cuûa doanh nghieäp. 4. Nhieäm vuï cuûa ñeà taøi Thay theá vieäc ghi cheùp vaøo soå saùch baèng caùch nhaäp, xuaát vaø löu tröõ löôïng thoâng tin khoång loà moät caùch nhanh choùng, chính xaùc vaø an toaøn veà döõ lieäu. Ñaùp öùng kòp thôøi thoâng tin khi ngöôøi keá toaùn caàn ñeán. Traùnh sai soùt vaø giaûm thieåu veà thôøi gian coâng vieäc nhaèm naâng cao hieäu quaû kinh doanh trong töøng giai ñoaïn, chu kyø saûn xuaát kinh doanh cuûa doanh nghieäp. Cung caáp giao dieän gaàn guõi vôùi ngöôøi söû duïng, ngöôøi söû duïng coù theå tham khaûo danh muïc taøi khoaûn doanh nghieäp baát kyø luùc naøo caàn ñeán, cho bieát caùc maët haøng naøo ñöôïc nhaäp – xuaát trong moät khoaûng thôøi gian nhaát ñònh…. Tuy nhieân, chöông trình chæ ñaùp öùng moät phaàn naøo coâng vieäc. Coøn ñi chuyeân saâu veà moät phaàn meàm mang tính keá toaùn thöïc thuï thì ñoøi hoûi chöông trình phaûi ñöôïc caûi tieán, boå sung ñeå chöông trình coù theå söû duïng vaø doanh nghieäp coù theå chaáp nhaän nhö moät phaàn meàm chính thöùc cho haàu heát coâng vieäc keá toaùn. ÔÛ ñaây ñeà taøi chæ mang tính tham khaûo vaø phaùt tieån. PHAÀN II PHAÂN TÍCH VAØ THIEÁT KEÁ HEÄ THOÁNG CHO CHÖÔNG TRÌNH QUAÛN LYÙ KEÁ TOAÙN DOANH NGHIEÄP 1. Caùc böôùc thöïc hieän cô baûn cuûa keá toaùn doanh nghieäp Laäp chöùng töø goác ñeå ghi nhaän nghieäp vuï kinh teá phaùt sinh vaø ñaõ hoaøn thaønh Phaân tích nghieäp vuï keá toaùn treân cô sôû chöùng töø goác ñeå : Ñònh khoaûn cho caùc nghieäp vuï keá toaùn Caäp nhaät chöùng töø vaøo maùy tính nhö : chöùng töø nhaäp xuaát haøng hoùa, chöùng töø thu chi, uûy nhieäm chi, uûy nhieäm thu… In ra caùc baùo caùo : baùo caùo nhaäp xuaát trong kyø, toång hôïp thu chi trong kyø, baùo caùo haøng toàn kho, theû kho… Ghi cheùp nhöõng nghieäp vuï ñaõ ñöôïc phaân tích vaøo nhaät kyù chung theo moät trình töï thôøi gian : Laäp chöùng töø ghi soå hay soå nhaät kyù chung. Ñieàu chænh soá lieäu ñeå phaûn aùnh ñuùng chi phí cuõng nhö doanh thu ñaït ñöôïc trong kyø : Laäp baûng caân ñoái soá phaùt sinh Keát chuyeån soá lieäu treân caùc taøi khoaûn taïm thôøi ñeå : Tính giaù thaønh saûn phaåm Tính keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh… Toång hôïp soá lieäu töø taøi khoaûn vaø töø caùc taøi lieäu coù lieân quan ñeå laäp baùo caùo taøi chính nhö : Laäp baûng caân ñoái keá toaùn. Baûng baùo caùo keát quaû hoaït ñoäng kinh doanh. Baûng löu chuyeån tieàn teä. Thuyeát minh baùo caùo taøi chính. Tình hình thöïc hieän nghóa vuï thueá vôùi nhaø nöôùc Chuyeån soá lieäu töø nhaät kyù vaøo soå caùi caùc taøi khoaûn lieân quan ñeå in ra baát kyø luùc naøo khi caàn ñeán Kieåm tra ñoái chieáu soá lieäu treân soå saùch keá toaùn ñaõ laäp, treân nhöõng taøi khoaûn toång hôïp Moâ taû yeâu caàu quaûn lyù cuûa chöông trình a. Quaûn lyù tieàn maët Chöông trình coù theå : Quaûn lyù caùc khoaûn thu – chi cuûa doanh nghieäp. Xaùc ñònh ñöôïc toàn quyõ tieàn maët cuûa doanh nghieäp. In ra caùc phieáu thu – chi ñeå xaùc ñònh giao cho khaùch haøng hay ñeå löu tröõ. Laäp baùo caùo thu – chi chi tieát vaø toång hôïp trong thaùng. Cung caáp döõ lieäu cho caùc phaân heä keá toaùn khaùc nhö : Phaân heä keá toaùn toång hôïp. Phaân heä keá toaùn chi phí… b. Quaûn lyù haøng hoùa Chöông trình coù theå : Quaûn lyù caùc phieáu nhaäp xuaát kho cuûa doanh nghieäp, bieát ñöôïc mua haøng töø caùc nhaø cung caáp naøo vaø xuaát baùn cho khaùch haøng naøo. Laäp baùo caùo chi tieát nhaäp xuaát haøng hoùa. Laäp baùo caùo toång hôïp nhaäp xuaát haøng hoùa theo töøng ngaøy, töøng thaùng, töøng kho, töøng maët haøng, töøng khaùch haøng vaø töøng nhaø cung caáp. In ra theû kho cho bieát vieäc nhaäp xuaát vaø toàn cuûa moät maët haøng öùng vôùi moät kho trong khoaûng thôøi gian xaùc ñònh trong thaùng. In baùo caùo toàn kho : Toàn kho toång hôïp : cho bieát vieäc nhaäp xuaát vaø toàn cuûa taát caû haøng hoùa trong taát caû caùc kho hieän coù ñeán ngaøy caàn bieát. Toàn theo kho : cho bieát vieäc nhaäp xuaát vaø toàn cuûa taát caû haøng hoùa trong moät kho cho ñeán ngaøy caàn bieát. Laäp baùo caùo giaù voán cuûa caùc maët haøng xuaát baùn trong thaùng Baùo caùo giaù haøng nhaäp : cho bieát ñôn giaù cuï theå cuûa töøng maët haøng. Neáu moät maët haøng coù nhieàu ñôn giaù nhaäp khaùc nhau thì phaûi lieät keâ taát caû ñôn giaù nhaäp ñoù vaø soá löôïng nhaäp töông öùng. In ra baùo caùo thoáng keâ : Theo töøng maët haøng. Theo töøng nhoùm haøng. Theo töøng kho haøng. Nguoàn nhaäp xuaát : cho bieát nguoàn nhaäp xuaát trong thaùng Cung caáp döõ lieäu cho caùc phaân heä keá toaùn khaùc nhö : toång hôïp, chi phí, tieàn maët… Tra cöùu : Phieáu nhaäp kho Phieáu xuaát kho c. Quaûn lyù coâng nôï Chöông trình coù theå Quaûn lyù hình thöùc thanh toaùn coâng nôï giöõa khaùch haøng vôùi doanh nghieäp vaø giöõa doanh nghieäp vôùi nhaø cung caáp. Ñoái vôùi nhaø cung caáp : Khi mua haøng (Phieáu nhaäp kho) thì seõ laøm coâng nôï nhaø cung caáp taêng leân. Khi doanh nghieäp traû tieàn maët cho nhaø cung caáp (Phieáu chi tieàn maët) thì laøm coâng nôï nhaø cung caáp giaûm. Ñoái vôùi khaùch haøng : Khi xuaát haøng cho khaùch haøng (Hoùa ñôn baùn haøng) thì seõ laøm coâng nôï khaùch haøng taêng leân. Khi doanh nghieäp thu tieàn maët cuûa khaùch haøng traû nôï (Phieáu thu tieàn maët) thì laøm coâng nôï khaùch haøng giaûm. Laäp baùo caùo toång hôïp coâng nôï khaùch haøng vaø nhaø cung caáp. Laäp baùo caùo coâng nôï chi tieát cho töøng khaùch haøng vaø nhaø cung caáp. Cung caáp döõ lieäu cho caùc phaân heä keá toaùn khaùc nhö : toång hôïp, tieàn maët, haøng hoùa,… 3. Quaù trình phaân tích chöông trình Khaûo saùt yeâu caàu cuûa chöông trình, laøm roõ caùc thoâng tin ñaàu vaøo, caùc thoâng tin ñaàu ra vaø caùc baùo caùo phuïc vuï cho vieäc quaûn lyù. Döïa treân yeâu caàu cuûa chöông trình, xaây döïng sô ñoà chöùc naêng, laáy sô ñoà chöùc naêng laøm cô sôû ñeå xaây döïng heä thoáng menu cho chöông trình. Döïa treân sô ñoà chöùc naêng, xaây döïng sô ñoà doøng döõ lieäu theå hieän caùc thoâng tin ñöa vaøo heä thoáng vaø sau khi ñöôïc caùc chöùc naêng xöû lyù seõ ñöôïc löu tröõ hoaëc taïo thaønh caùc baùo caùo. Qua phaân tích sô ñoà doøng döõ lieäu vaø caùc thoâng tin khaûo saùt ban ñaàu, xaây döïng caùc thöïc theå (löu tröõ nhöõng thoâng tin cô baûn) vaø moái quan heä giöõa chuùng. Ñoù chính laø böôùc xaây döïng sô ñoà quan heä thöïc theå, laøm cô sôû xaây döïng caùc Table vaø Relationship. 4. Döõ lieäu ñaàu vaøo vaø ñaàu ra cuûa chöông trình a. Thoâng tin nhaäp Danh muïc chöùng töø Danh muïc taøi khoaûn Danh muïc taøi khoaûn ñoái öùng Danh muïc haøng hoùa Danh muïc nhoùm haøng Danh muïc kho haøng Danh muïc khaùch haøng Danh muïc nhaø cung caáp Danh muïc nhaân vieân Danh muïc ngoaïi teä Danh muïc ngaân haøng Danh muïc thueá Danh muïc hình thöùc nhaäp xuaát Danh muïc hình thöùc thanh toaùn Caùc loaïi phieáu : Phieáu nhaäp vaø phieáu xuaát b. Thoâng tin xuaát Baùo caùo tình hình thu, chi toàn quyõ tieàn maët Baùo caùo tình hình vieäc nhaäp xuaát vaø toàn kho haøng hoùa Baùo caùo coâng nôï khaùch haøng vaø nhaø cung caáp 5. Caáu truùc chöông trình Danh muïc taøi khoaûn Danh muïc taøi khoaûn ñoái öùng Danh muïc kho Danh muïc haøng hoùa Danh muïc nhoùm haøng Danh muïc khaùch haøng Danh muïc chöùng töø Danh muïc nhaø cung caáp Danh muïc nhaân vieân Danh muïc ngoaïi teä Danh muïc ngaân haøng Danh muïc thueá Danh muïc hình thöùc nhaäp xuaát Danh muïc hình thöùc thanh toaùn Heä thoáng caùc danh muïc Phaân heä keá toaùn tieàn maët Caäp nhaät phieáu thu – chi Baùo caùo tieàn maët Toång hôïp Chi tieát Phaân heä keá toaùn haøng hoùa Caäp nhaät chöùng töø nhaäp - xuaát Baùo caùo haøng hoùa Toång hôïp Chi tieát Phaân heä keá toaùn coâng nôï Caäp nhaät phieáu thu - chi Baùo caùo coâng nôï Toång hôïp Chi tieát 6. Sô ñoà chöùc naêng Quaûn lyù Keá Toaùn Doanh Nghieäp 1. Quaûn lyù Tieàn maët 2. Quaûn lyù Haøng hoùa 3. Quaûn lyù Coâng nôï 1.1 Caäp nhaät phieáu thu chi tieàn maët 1.2 Caäp nhaät danh muïc khaùch haøng vaø nhaø cung caáp 2.1 Caäp nhaät phieáu nhaäp xuaát haøng hoùa 2.2 Caäp nhaät danh muïc haøng hoùa 2.3 Baùo caùo haøng hoùa (Toång hôïp vaø chi tieát) 3.1 Caäp nhaät phieáu thu chi 3.2 Caäp nhaät danh muïc khaùch haøng vaø nhaø cung caáp 3.3 Baùo caùo coâng nôï (Toång hôïp vaø chi tieát) 1.3 Baùo caùo tình hình thu chi toàn quyõ tieàn maët 7. Sô ñoà luoàng döõ lieäu Khaùch haøng Phieáu nhaäp xuaát Caäp nhaät danh muïc haøng hoùa Danh muïc haøng hoùa Phieáu nhaäp xuaát Caäp nhaät danh muïc khaùch haøng Ban quaûn lyù Baùo caùo danh muïc haøng hoùa Ban quaûn lyù Caäp nhaät phieáu thu chi Löu phieáu thu chi Danh muïc khaùch haøng Baùo caùo coâng nôï c5 e2 a5 b1 f3 f3 f2 f2 f1 e2 d1 d2 c4 c3 c2 c1 a4 e3 e1 b2 a2 a1 a3 Caäp nhaät phieáu nhaäp xuaát haøng hoùa a1 Khaùch haøng mua haøng hoaëc nhaø cung caáp giao haøng a2 Löu phieáu nhaäp xuaát a3 Yeâu caàu caäp nhaät danh muïc haøng hoùa (Neáu laø haøng hoùa môùi) a4 Caäp nhaät danh muïc khaùch haøng (Neáu laø khaùch haøng môùi) a5 Löu thoâng tin haøng hoùa môùi Ñieàu chænh phieáu nhaäp xuaát b1 Ban quaûn lyù yeâu caàu ñieàu chænh phieáu nhaäp xuaát (Do nhaäp vaø xuaát sai soùt) b2 Laáy phieáu nhaäp xuaát caàn ñieàu chænh töø kho löu ra ñieàu chænh theo yeâu caàu vaø löu laïi Baùo caùo toàn kho e1 Ban quaûn lyù yeâu caàu baùo caùo toàn kho e2 Laáy soá toàn töø danh muïc haøng hoùa vaø tình hình nhaäp xuaát töø kho döõ lieäu phieáu nhaäp xuaát ñeå xaùc ñònh soá toàn kho cuoái kyø e3 Göûi ban quaûn lyù baùo caùo toàn kho Caäp nhaät phieáu thu chi c1 Ban quaûn lyù chi traû nôï cho nhaø cung caáp (Yeâu caàu laäp phieáu chi) c2 Khaùch haøng traû nôï (Yeâu caàu laäp phieáu thu) c3 Löu phieáu thu chi ñaõ laäp c4 Yeâu caàu caäp nhaät danh muïc khaùch haøng (Neáu laø khaùch haøng môùi) c5 Löu thoâng tin khaùch haøng môùi Ñieàu chænh phieáu thu chi d1 Ban quaûn lyù yeâu caàu ñieàu chænh phieáu thu chi (Do nhaäp sai soùt) d2 Laáy phieáu thu chi caàn ñieàu chænh töø kho löu ra ñieàu chænh theo yeâu caàu vaø löu laïi Baùo caùo coâng nôï f1 Ban quaûn lyù yeâu caàu baùo caùo coâng nôï f2 Laáy soá nôï ñaàu kyø töø danh muïc khaùch haøng vaø tình hình nhaäp xuaát töø kho döõ lieäu phieáu nhaäp xuaát, tình hình thu chi töø kho döõ lieäu phieáu thu chi ñeå xaùc ñònh taêng giaûm nôï trong kyø vaø nôï cuoái kyø. f3 Göûi ban quaûn lyù baùo caùo coâng nôï. 8. Sô ñoà quan heä giöõa caùc thöïc theå Danh muïc khaùch haøng Phieáu nhaäp, xuaát Chi tieát danh muïc haøng hoùa Phieáu thu, chi Danh muïc taøi khoaûn Danh muïc haøng hoùa Kyù hieäu quan heä 1 -> n : PHAÀN III CÔ SÔÛ DÖÕ LIEÄU CUÛA CHÖÔNG TRÌNH 1. Cô sôû döõ lieäu Cô sôû döõ lieäu laø moät kho chöùa thoâng tin, coù nhieàu loaïi cô sôû döõ lieäu, trong ñoù phoå bieán nhaát hieän nay laø CSDL quan heä. Moät CSDL quan heä Chöùa döõ lieäu trong caùc baûng, ñöôïc caáu taïo bôûi caùc doøng (maãu tin), coät (tröôøng). Cho pheùp laáy veà (hay truy vaán) caùc taäp hôïp döõ lieäu con töø baûng. Cho pheùp noái caùc baûng vôùi nhau cho muïc ñích truy caäp caùc maãu tin lieân quan vôùi nhau chöùa trong caùc baûng khaùc nhau. Boä maùy (Engine) cô sôû döõ lieäu Chöùc naêng cô baûn cuûa moät CSDL ñöôïc cung caáp bôûi moät boä maùy CSDL, laø heä thoáng chöông trình quaûn lyù caùch thöùc chöùa vaø traû veà döõ lieäu. Baûng vaø tröôøng Caùc CSDL ñöôïc caáu taïo töø caùc baûng duøng theå hieän caùc phaân nhoùm döõ lieäu. Baûng chöùa caùc maãu tin laø caùc maãu döõ lieäu rieâng reõ beân trong phaân nhoùm döõ lieäu. Maãu tin chöùa caùc tröôøng, moãi tröôøng theå hieän moät boä phaän döõ lieäu trong moät maãu tin. RecordSet Khi taïo baûng caàn naém ñöôïc caùch thao taùc vôùi caùc baûng. Thao taùc vôùi caùc baûng lieân quan ñeán vieäc nhaäp vaø laáy veà döõ lieäu töø caùc baûng khaùc cuõng nhö vieäc kieåm tra vaø söõa ñoåi caáu truùc baûng. Thao taùc döõ lieäu trong moät baûng ta duøng Recordset. RecordSet laø moät caáu truùc döõ lieäu theå hieän moät taäp hôïp con caùc maãu tin laáy veà töø CSDL. Moái quan heä Khoùa chính : moät tröôøng ñöôïc chæ ra laø khoùa chính cuûa baûng phuïc vuï cho vieäc xaùc ñònh duy nhaát maãu tin. Khoùa ngoaïi : laø khoùa trong baûng lieân quan chöùa baûn sao cuûa khoùa chính cuûa baûn chính. Moái quan heä : laø moät caùch ñònh nghóa chính thöùc hai baûng lieân heä vôùi nhau nhö theá naøo. Khi ñònh nghóa moät moái quan heä, töùc ñaõ thoâng baùo vôùi boä maùy CSDL raèng hai tröôøng trong hai baûng lieân quan ñöôïc noái vôùi nhau. Hai tröôøng lieân quan vôùi nhau trong moät moái quan heä laø khoùa chính vaø khoùa ngoaïi. Ngoaøi vieäc gheùp caùc maãu tin lieân quan trong nhöõng baûng rieâng bieät, moái quan heä coøn taän duïng theá maïnh cuûa tính toaøn veïn tham chieáu, moät thuoäc tính cuûa boä maùy CSDL duy trì caùc döõ lieäu trong moät CSDL nhieàu baûng luoân luoân nhaát quaùn. Khi tính toaøn veïn tham chieáu toàn taïi trong moät CSDL, boä maùy CSDL seõ ngaên caûn khi xoùa moät maãu tin khi coù caùc maãu tin khaùc tham chieáu ñeán noù trong CSDL. 2.. Söû duïng Microsoft Access ñeå taïo cô sôû döõ lieäu cho chöông trình Microsoft Access coù giao dieän tinh xaûo vaø deã duøng ñeå taïo caùc ñoái töôïng CSDL. a. Boä döõ lieäu goác cuûa chöông trình Tbl_DMCT : Danh muïc chöùng töø Field name Data type Size Description MA_CT (K) Text 10 Maõ chöùng töø TEN_CT Text 50 Dieãn giaûi Tbl_DMTK : Danh muïc taøi khoaûn Field name Data type Size Description MA_TK(K) Text 14 Maõ taøi khoaûn DIENGIAI Text 50 Dieãn giaûi MA_QL Text 5 Maõ quaûn lyù NO_DK Number Double Nôï ñaàu kyø NO_CK Number Double Nôï cuoái kyø Tbl_DMTKDU : Danh muïc taøi khoaûn ñoái öùng Field name Data type Size Description MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø NO_CO Text 1 Ghi nôï hay ghi coù MA_TKDU Text 10 Taøi khoaûn ñoái öùng Tbl_DMKH : Danh muïc khaùch haøng Field name Data type Size Description LOAI_KH Text 1 Loaïi khaùch haøng MA_KH(K) Text 10 Maõ khaùch haøng HO_KH Text 30 Hoï khaùch haøng TEN_KH Text 10 Teân khaùch haøng DIACHI Text 255 Ñòa chæ PHONE Text 15 Ñieän thoaïi FAX Text 15 Fax EMAIL Text 50 Email Loaïi khaùch haøng : Ñeå phaân bieät khaùch haøng coù coâng nôï hay khoâng coù coâng nôï. Tbl_DMNCC : Danh muïc nhaø cung caáp Field name Data type Size Description MA_NCC(K) Text 10 Maõ nhaø cung caáp TEN_NCC Text 40 Hoï teân nhaø cung caáp DIACHI Text 255 Ñòa chæ PHONE Text 15 Ñieän thoaïi FAX Text 15 Fax EMAIl Text 50 Email Tbl_DMNV : Danh muïc nhaân vieân Field name Data type Size Description MA_NV(K) Text 10 Maõ nhaân vieân HO_NV Text 30 Hoï nhaân vieân TEN_NV Text 10 Teân nhaân vieân CHUCVU Text 3 Chöùc vuï DIACHI Text 255 Ñòa chæ PHONE Text 15 Ñieän thoaïi EMAIL Text 50 Email Tbl_DMNH : Danh muïc ngaân haøng Field name Data type Size Description MA_NH(K) Text 10 Maõ ngaân haøng TEN_NH Text 255 Teân ngaân haøng Tbl_DMNT : Danh muïc ngoaïi teä Field name Data type Size Description MA_NT(K) Text 10 Maõ ngoaïi teä DIENGIAI Text 50 Dieãn giaûi TYGIA Number Double(Standard) Tyû giaù Tbl_DMTHUE : Danh muïc thueá Field name Data type Size Description MA_THUE(K) Text 10 Maõ thueá DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi MUC_THUE Number Double(Standard) Möùc thueá Tbl_DMNHOM : Danh muïc nhoùm haøng Field name Data type Size Description MA_NHOM(K) Text 10 Maõ nhoùm TEN_NHOM Text 50 Teân nhoùm Tbl_DMHH : Danh muïc haøng hoùa Field name Data type Size Description MA_HH(K) Text 10 Maõ haøng hoùa MA_NHOM Text 10 Maõ nhoùm TEN_HH Text 255 Teân haøng DVT Text 10 Ñôn vò tính QUYCACH Text 255 Quy caùch DGN_VND Number Double(Standard) Ñôn giaù nhaäp VND DGN_USD Number Double(Standard) Ñôn giaù nhaäp USD DGB_VND Number Double(Standard) Ñôn giaù baùn VND DGB_USD Number Double(Standard) Ñôn giaù baùn USD Tbl_DMKHO : Danh muïc kho Field name Data type Size Description MA_KHO(K) Text 10 Maõ kho TEN_KHO Text 50 Teân kho DIACHI Text 50 Ñòa chæ PHONE Text 15 Ñieän thoaïi Tbl_DMHTNX : Danh muïc hình thöùc nhaäp xuaát Field name Data type Size Description MA_NX(K) Text 10 Maõ nhaäp xuaát LYDO Text 255 Lyù do nhaäp xuaát Tbl_DMHTTT : Danh muïc hình thöùc thanh toaùn Field name Data type Size Description MA_HTTT(K) Text 5 Maõ hình thöùc thanh toaùn TEN_HTTT Text 50 Teân HTTT Tbl_TNDAUKY : Baûng xaùc ñònh thaùng naêm ñaàu kyø keá toaùn Field name Data type Size Description THANG Number Byte Thaùng ñaàu kyø keá toaùn NAM Number Integer Naêm ñaàu kyø keá toaùn Tbl_THTCTQ : Baûng xaùc ñònh tình hình thu chi toàn quyõ tieàn maët Field name Data type Size Description MA_QL(K) Text 10 Maõ quaûn lyù TON_DK Number Double(Standard) Toàn ñaàu kyø SOTHU Number Double(Standard) Soá thu SOCHI Number Double(Standard) Soá chi TON_CK Number Double(Standard) Toàn cuoái kyø Tbl_SOQUYTM : Soå quyõ tieàn maët Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø NGAY_GS Date/Time Short Date Ngaøy ghi soå NGAY_CT Date/Time Short Date Ngaøy chöùng töø NOIDUNG Text 255 Noäi dung TIEN_TV Number Double(Standard) Tieàn thu vaøo TIEN_CR Number Double(Standard) Tieàn chi ra TON Number Double(Standard) Toàn Tbl_SODUTH Field name Data type Size Description KEY_SDTH(K) Text 30 Khoaù xaùc ñònh thaùng naêm vaø taøi khoaûn coù soá dö MA_TK Text 14 Maõ taøi khoaûn SDNO_DK Number Double(Standard) Soá dö nôï ñaàu kyø SDCO_DK Number Double(Standard) Soá dö coù ñaàu kyø FSNO_TK Number Double(Standard) Phaùt sinh nôï trong kyø FSCO_TK Number Double(Standard) Phaùt sinh coù trong kyø SDNO_CK Number Double(Standard) Soá dö nôï cuoái kyø SDCO_CK Number Double(Standard) Soá dö coù cuoái kyø Tbl_HDNHAP : Hoùa ñôn nhaäp Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø SO_CTG Text 20 Soá chöùng töø goác DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp chöùng töø MA_NV Text 10 Maõ nhaân vieân laäp MA_NCC Text 10 Maõ nhaø cung caáp MA_KHO Text 10 Maõ kho TYGIA Number Double(Standard) Tyû giaù nhaäp MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä KT_THUE Yes/No Yes/No Kieåm tra thueá MA_HTTT Text 5 Maõ hình thöùc thanh toaùn Tbl_HDNHAPCT : Hoùa ñôn nhaäp chi tieát Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø MA_HH(K) Text 10 Maõ haøng hoùa MA_THUE Text 10 Maõ thueá DVT Text 10 Ñôn vò tính SL_NHAP Number Long Integer Soá löôïng nhaäp DG_USD Number Double(Standard) Ñôn giaù USD DG_VND Number Double(Standard) Ñôn giaù VND TIEN_USD Number Double(Standard) Soá tieàn nguyeân teä TIEN_VND Number Double(Standard) Tieàn quy ñoåi ra VND TONGCONG Number Double(Standard) Toång coäng Tbl_HDXUAT : Hoùa ñôn xuaát Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø SO_CTG Text 20 Soá chöùng töø goác DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp chöùng töø MA_NV Text 10 Maõ nhaân vieân laäp MA_KH Text 10 Maõ khaùch haøng MA_KHO Text 10 Maõ kho TYGIA Number Double(Standard) Tyû giaù nhaäp MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä KT_THUE Yes/No Yes/No Kieåm tra thueá MA_HTTT Text 5 Maõ hình thöùc thanh toaùn Tbl_HDXUATCT : Hoùa ñôn xuaát chi tieát Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø MA_HH(K) Text 10 Maõ haøng hoùa MA_THUE Text 10 Maõ thueá DVT Text 10 Ñôn vò tính SL_XUAT Number Long Integer Soá löôïng xuaát DG_USD Number Double(Standard) Ñôn giaù USD DG_VND Number Double(Standard) Ñôn giaù VND TIEN_USD Number Double(Standard) Soá tieàn nguyeân teä TIEN_VND Number Double(Standard) Tieàn quy ñoåi ra VND TONGCONG Number Double(Standard) Toång coäng Tbl_PHIEUTHU : Phieáu thu tieàn maët Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø MA_KH Text 10 Maõ khaùch haøng TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù TIEN_TT Number Double(Standard) Tieàn thanh toaùn TYGIA_TT Number Double(Standard) Tyû giaù thöïc teá DOIRA_VND Number Double(Standard) Ñoåi ra tieàn VND DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä MA_NH Text 10 Maõ ngaân haøng MA_THUE Text 10 Maõ thueá KT_THUE Yes/No Yes/No Kieåm tra thueá Tbl_PHIEUCHI : Phieáu chi tieàn maët Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø MA_NCC Text 10 Maõ nhaø cung caáp TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù TIEN_TT Number Double(Standard) Tieàn thanh toaùn TYGIA_TT Number Double(Standard) Tyû giaù thöïc teá DOIRA_VND Number Double(Standard) Ñoåi ra tieàn VND DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä MA_NH Text 10 Maõ ngaân haøng MA_THUE Text 10 Maõ thueá KT_THUE Yes/No Yes/No Kieåm tra thueá Tbl_PHIEUTHUCN : Phieáu thu coâng nôï Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø MA_KH Text 10 Maõ khaùch haøng NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp chöùng töø TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù MA_NH Text 10 Maõ ngaân haøng TIEN_VND Number Double(Standard) Tieàn VND TYGIA Number Double(Standard) Tyû giaù TIEN_USD Number Double(Standard) Tieàn USD MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi Tbl_PHIEUCHICN : Phieáu chi coâng nôï Field name Data type Size Description SO_CT(K) Text 12 Soá chöùng töø MA_CT Text 10 Maõ chöùng töø MA_NCC Text 10 Maõ nhaø cung caáp NGAYLAP_CT Date/Time Short Date Ngaøy laäp chöùng töø TK_NO Text 10 Taøi khoaûn nôï TK_CO Text 10 Taøi khoaûn coù MA_NH Text 10 Maõ ngaân haøng TIEN_VND Number Double(Standard) Tieàn VND TYGIA Number Double(Standard) Tyû giaù TIEN_USD Number Double(Standard) Tieàn USD MA_NT Text 15 Maõ ngoaïi teä DIENGIAI Text 255 Dieãn giaûi Tbl_SDCONGNO : Coâng nôï ñaàu kyø, cuoái kyø vaø phaùt sinh coâng nôï trong kyø Field name Data type Size Description KEY_CONGNO (K) Text 30 Khoùa xaùc ñònh thaùng naêm vaø khaùch haøng, nhaø cung caáp coù coâng nôï MA_KH Text 10 Maõ khaùch haøng MA_NCC Text 10 Maõ nhaø cung caáp MA_TK Text 14 Maõ taøi khoaûn NOVND_DK Number Double(Standard) Nôï VND ñaàu kyø COVND_DK Number Double(Standard) Coù VND ñaàu kyø NOFSVND_TK Number Double(Standard) Nôï phaùt sinh VND trong kyø COFSVND_TK Number Double(Standard) Coù phaùt sinh VND trong kyø NOVND_CK Number Double(Standard) Nôï VND cuoái kyø COVND_CK Number Double(Standard) Coù VND cuoái kyø PHANLOAI Text 1 Phaân loaïi coâng nôï NOUSD_DK Number Double(Standard) Nôï USD ñaàu kyø COUSD_DK Number Double(Standard) Coù USD ñaàu kyø NOFSUSD_TK Number Double(Standard) Nôï phaùt sinh USD trong kyø COFSUSD_TK Number Double(Standard) Coù phaùt sinh USD trong kyø NOUSD_CK Number Double(Standard) Nôï USD cuoái kyø COUSD_CK Number Double(Standard) Coù USD cuoái kyø Tbl_TONKHOHH : Toàn kho haøng hoùa Field name Data type Size Description KEY_TKHH(K) Text 30 Khoùa xaùc ñònh thaùng naêm vaø maët haøng toàn MA_HH Text 10 Maõ haøng hoùa MA_NHOM Text 10 Maõ nhoùm MA_KHO Text 10 Maõ kho QUYCACH Text 255 Quy caùch SL_DK Number Long Integer Soá löôïng ñaàu kyø GTUSD_DK Number Double(Standard) Giaù trò USD ñaàu kyø GTVND_DK Number Double(Standard) Giaù trò VND ñaàu kyø SL_NHAP Number Long Integer Soá löôïng nhaäp GTUSD_NHAP Number Double(Standard) Giaù trò USD nhaäp GTVND_NHAP Number Double(Standard) Giaù trò VND nhaäp SL_XUAT Number Long Integer Soá löôïng xuaát GTUSD_XUAT Number Double(Standard) Giaù trò USD xuaát GTVND_XUAT Number Double(Standard) Giaù trò VND xuaát SL_CK Number Long Integer Soá löôïng cuoái kyø GTUSD_CK Number Double(Standard) Giaù trò USD cuoái kyø GTVND_CK Number Double(Standard) Giaù trò VND cuoái kyø DGBQ_USD Number Double(Standard) Ñôn giaù bình quaân USD DGBQ_VND Number Double(Standard) Ñôn giaù bình quaân VND b. Duøng Microsoft Access ñeå taïo boä cô sôû döõ lieäu Cô sôû döõ lieäu cho Chöông Trình Quaûn Lyù Keá Toaùn Doanh Nghieäp c. Moái quan heä cho caùc baûng döõ lieäu trong chöông trình Relationship phaân heä keá toaùn tieàn maët Relationship phaân heä keá toaùn haøng hoùa Relationship phaân heä keá toaùn coâng nôï PHA._.