Quản lý hàng hoá vật tư và thiết bị

LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay cùng với sự phát triển nhanh chóng và mạnh mẽ của công nghệ thông tin trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội như:kinh tế, an ninh quốc phòng, thương mại điện tử…công nghệ thông tin đang là nhu cầu cần thiết với các công ty, doanh nghiệp các tổ chức kinh tế xã hội… và với tất cả chúng ta. Rất nhiều các phần mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời như chương trình quản lý nhân sự, chương trình quản lý hàng hoá, quản lý vật tư… và thực sự chiếm lòng tin của khách hàng . Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lượng thì người quản lý phải hiểu được thực tế về đơn vị mà mình đang thực tế ở đó mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ liệu để quản lý. Các chương trình phải có độ chính xác cao, việc lưu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra. Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng được các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phù hợp với kinh tế của công ty doanh nghiệp. Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hướng công nghiệp hoá ngành công nghệ thông tin đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thương mại. Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phương pháp thủ công bằng các chương trình quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao. Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với những ưu điểm và tính năng vượt chội đó em đã chọn đề tài: “Quản lý hàng hoá vật tư và thiết bị” cho công ty TNHH phát triển đầu tư công nghệ kính Việt Nam làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Với đề tài này em mong muốn các công ty, doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong quản lý của mình. Trong suốt quá trình làm đề tài, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Bùi Thế Ngũ giảng viên khoa tin học kinh tế - Đại học KTQD đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Nhưng do thời gian ngắn và trình độ có phần còn hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài không chánh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhân được ý kiến đóng góp và chỉ bảo của thầy để đề tài sau này được ứng dụng thực tế cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 06 - 2008 Chương 1 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 1.1- KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1.1- Giới thiệu tổng quát: Công ty TNHH phát triển đầu tư công nghệ kính Việt Nam là một trong những công ty hàng đầu về công nghệ kính và các máy móc phụ kiện liên quan đến kính.Hiện nay công ty chuyên: - Chuyên cung cấp, chuyển giao công nghệ và thiết bị công nghiệp. - Gia công sản xuất kính xây dựng, kính trang trí mỹ thuật, bao gồm các loại: + Công nghệ mài kính công nghiệp. + Công nghệ tráng gương công nghiệp. + Công nghệ cuốn kính công nghiệp. +Công nghệ dán kính công nghiệp. +Công nghệ công nghiệp tôi kính cường lực, tôi cuốn cường lực. +Công nghệ sản xuất phản quang. +Cung cấp đầy đủ các phụ tùng, phụ kiện, dụng cụ hậu cần và nguyên liệu chuyên dụng cho công nghiệp gia công sản xuất kính. 1.1.2- Mô hình tổ chức của công ty: Ban Gi¸m §èc Kho Phßng kÕ to¸n Phßng kinh doanh Phßng vËt t­ Phßng kü thuËt 1.2.1- Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vật tư hàng hoá tại công ty. Trong lĩnh kinh doanh, công ty thường phải nhập xuất hàng hoá với số lượng lớn chính vì công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh chóng. Hiểu được tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đưa công nghệ thông tin đối với công tác quản lý tại Công ty TNHH phát triển đầu tư công nghệ kính Việt Nam. 1.2.2 - Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công: Số lượng vật tư thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu như không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất rễ dẫn đến nhầm lẫn khi nhập/ xuất vật tư thiết bị. Mỗi lần xuất hay nhập vật tư thiết bị lại có một hoá đơn lưu trữ, như vậy chỉ trong một lần báo cáo về tình hình xuất/nhập vật tư thiết bị thì số lượng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay người phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận xẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Ngoài ra khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra xẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo xẽ gặp rất nhiều khó khăn. 1.2.3 - Tầm quan trọng trong việc quản lý xuất nhập hàng hoá vật tư và thiết bị bằng máy tính. Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất nhập vật tư thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, người lập trình có thể đưa ra chương trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu và xử lý thông tin, đáp ứng những nhu cầu của nhà quản lý. Quá trình quản lý xuất nhập vật tư thiết bị bằng máy vi tính, người quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu về máy tính, máy tính xẽ tự động tổng hợp các thông tin như: Lượng tồn kho, tình hình xuất nhập vật tư thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp…theo yêu cầu của người sử dụng. Dữ liệu đầu vào:Các hoá đơn nhập, xuất. Các thông tin yêu cầu Báo cáo yêu cầu về thông tin đầu ra Máy tính xử lý thông tin đưa số liệu đầu ra Dữ liệu đầu ra: Các báo cáo mà người sử dụng yêu cầu Sơ đồ trình tự quản lý xuất, nhập vật tư thiết bị bằng máy tính Chương 2 CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1 –Cơ sở lý thuyết về phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT 2.1.1- Đại cương về hệ thống thông tin(HTTT) Hệ thống thông tin(HTTT) là một hệ thống bao gồm con người, phương tiện và các phương pháp xử lý thông tin trong một tổ chức. Hệ thống thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: Các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu. Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Có thể tách dữ liệu này ra làm hai phần: - Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, như dữ liệu về nhân sự, nhà xưởng thiết bị… cấu trúc cơ quan không phải là cố định, ma có sự biến động khi có một sự kiện xảy ra(chẳng hạn khi một nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới được bổ sung..). Sự kiện thường xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con người. Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật. - Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, như dữ liệu về sản xuất mua bán, giao dịch…Hoạt động kinh doanh/dịch vụ biến đổi luồng vào /ra(operation- chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hoá đơn …). Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện cần được ghi nhận, và như vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục đích chính: - Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch(đơn mua hàng, hoá đơn…), lập các báo cáo, lập các bản thống kê… - Trợ giúp các quyết định, thông thường là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhưng cũng có thể là lựa chọn quyết định (một cách tự động), nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật(khác với quyết định dựa trên trực giác). Mỗi xử lý thường áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn(gọi là thủ tục). Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể được ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp và như vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn(chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phương pháp phân phối trợ cấp, các quy định về khuyến mại…), cũng có thể được ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt bởi nhà nước( ví dụ quy tắc tính thuế VAT, cách tính lương và bảo hiểm xã hội…) và như vậy doanh nghiệp không được tuỳ tiện thay đổi. Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp. Đầu ra có thể là: - Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hoá đơn thống kê quản lý hàng hoá vật, báo cáo tài chính…), được gọi là các kết quả ngoài. - Các kết quả được lưu chữ, để sau này làm đầu vào cho các xử lý khác(thường là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lưu trữ) được gọi là kết quả trong. Trong thực tế, thuật ngữ HTTT thường được dùng để chỉ môi trường điện tử- tin học trợ giúp cho công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác, để ghi cái đích đạt được sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kính tế xã hội. 2.1.2- Quy trình phát triển hệ thống thông tin Quy trình phát triển hệ thống thông tin được chia thành nhiều giai đoạn. Tuỳ thuộc vào phương pháp luận và quy định về phương pháp làm việc của đơn vị, qui trình này có thể được chia thành số lượng bước nhiều ít khác nhau. Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bước : khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng, cài đặt và bảo trì hệ thống. Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phương pháp hay không thì công việc vẫn phải trải qua các bước kể trên. Hay nói cách khác là dù có làm như thế nào đi chăng nữa thì người ta vẫn phải xác định yêu cầu(khảo sát), tưởng tượng ra hình hài của hệ thống(phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin( thiết kế), lập trình(xây dựng), cài đặt và bảo trì. 2.1.2.1- Chiến lược và khảo sát . Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin. Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10 -15% công sức. Việc khảo sát thường đựơc tiến hành qua các giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ : nhằm xác định tính khả thi của dự án - Khảo sát chi tiết : Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu được. Báo cáo : Lập hồ sơ khảo sát. Ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm để có giới hạn chính xác về công việc( phạm vi sự án : những gì phải làm được, chưa làm được và những gì đã vượt ra ngoài phạm vi của vấn đề). Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tượng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lượng và loại công việc. 2.1.2.2- Phân tích hệ thống. Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt được của hệ thống, nêu được các yếu tố quan trọng và đảm bảo được các mục tiêu của hệ thống. Dựa trên các mục tiêu đó, xác định được các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu. Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15 -25% công sức. Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc. Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh… Các công cụ thể hiện(chủ yếu là dạng đồ hoạ) được sử dụng trong các bước khác nhau của quá trình sử dụng và có thể phục vụ các mục đích, đối tượng khác nhau. Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc(đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và đặc biệt là phụ thuộc vào đội hình của đội ngũ phân tích hệ thống. Trong thực tế phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất. Các phần phân tích chức năng và phân tích sữ liệu không được bỏ qua. - Phân tích chức năng Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc. Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt được mục tiêu của hệ thống. Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể rễ ràng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc. Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng. Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đưa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc mục tiêu quản lý đặt ra. Một chức năng được xem là đầy đủ gồm những phần sau : - Tên chức năng. - Mô tả có tính tường thuật(dữ liệu) - Đầu vào của chức năng(dữ liệu) - Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng. Phân tích chức năng đưa ra những chi tiết quan trọng sẽ được dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích. Sơ đồ chức năng sau khi được lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu của hệ thống . - Phân tích dữ liệu Thực thể là đối tượng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ thống cần giải quyết. Mỗi thực thể(entity) là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện. Các thực thể trung gian sẽ sinh ra các phần thiết kế. Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhưng sẽ bị sữa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đưa vào giai đoạn phân tích. - Phân tích ngữ cảnh Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống. Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng chính ở mức tổng quát nhất với dòng dữ liệu chính trong hệ thống. Phần bên ngoài có thể là các tác nhân như con người, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống. - Phân tích luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) là công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của người sử dụng Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phương án cho phân tích viên, lập trình viên và người dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới.Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, rễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và người sử dụng. Tài liệu: Việc dùng DFD trong việc đặc tả yêu cầu người dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận tài liệu như vậy. 2.1.2.3- Thiết kế hệ thống. Là giai đoạn phát triển các bước phân tích ở giai đoạn trước thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với người sử dụng. Giai đoạn này phụ thuộc vào nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn. Kết quả hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 13 -25% công sức. Đầu chính của của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã được xây dựng trong quá trình phân tích. Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra được các mô hình dữ liệu logic. Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module. Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng. Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lượng, ngược lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây ra lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lượng hệ thống . Người phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể. xác định hệ thống máy tính. - Phân tích việc sử dụng dữ liệu. - Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng. - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. - Thiết kế chương trình. 2.1.2.4-Xây dựng chương trình Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước. Kết quả là chương trình. Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công sức. Giai đoạn này gồm các bước : Thi công: - Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module chương trình. - Viết các câu lệnh sản sinh CSDL. - Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn. Tạo các CSDL kiểm tra. Kiểm thử chương trình. 2.1.2.5. Cài đặt hệ thống Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng. Chuyển đổi dữ liệu cũ. Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải được thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống. Kiểm nghiệm, cài đặt. 2.1.2.6 - Bảo trì hệ thống Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng. công việc bảo trì bao gồm : Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi. Sửa đổi, nâng cấp phiên bản. Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu. Thông thường việc bảo trì được tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng. Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ được tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị hệ thống. Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một trung tâm hỗ trợ từ xa. 2.1.3- Phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ thống đã dần được chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp, công nghiệp hóa hơn. Các phương pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần được hình thành và hoàn thiện. Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoàn thiện là sự ra đời của phương pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp được kết quả của các cách tiếp cận hướng chức năng và hướng dữ liệu và phương pháp luận phân tích thiết kế hướng đối tượng. một phương pháp luận thông thường được đặc trưng bởi các yếu tố sau: - Quy trình và phân đoạn các bước tiến hành. - Các công cụ và cách thức mô hình hóa. - Cách tiếp cận (hướng chức năng, hướng đối tượng, trên xuống, dưới lên...). 2.1.4- Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình. Đặc trưng mới của phương pháp này là các hoạt động có thể thực hiện một cách song song. Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trước đó. trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chương trình được tiến hành một cách song song. Chính ưu điểm này đã làm cho phương pháp phân tích có cấu trúc ngày càng được phát triển. Phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc được sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đơn giản và hiệu quả của phương pháp. Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu được đối với người phân tích và thiết kế cũng được bao hàm trong phương pháp này. Thông qua phương pháp phân tích thiết kế này, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt được phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các bước trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bước, để đạt được trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát. Có nhiều công cụ được sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế. Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này. Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phương pháp phân tích thiết kế có cấu trúc là: - Mô hình chức năng. - Mô hình dữ liệu. - Mô hình luồng dữ liệu. Trong đó mỗi mô hình thể hiện một cách nhìn ở góc độ khác nhau vào hệ thống. Mô hình chức năng. Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông thường được biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi: hệ thống thực hiện những công việc gì? Mô hình được sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng (business functional diagram viết tắt là BFD). Nội dung chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống. Tư tưởng trên xuống (Top-Down) được thể hiện rõ nét trên sơ đồ này. Trước tiên các chức năng cần thiết được liệt kê và phân loại thành các nhóm chức năng. Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác nhau. Các nhóm chức năng lại tiếp tục được phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể. sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể. Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho người đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện được. Mô hình dữ liệu Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, thông thường được mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu... thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi: Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình? Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống nhưng công cụ này cũng chỉ mô tả được một khía cạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho được một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. mô hình dữ liệu (entity relationship diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích. ERD bao gồm 2 thành phần chính: Thực thể (entity): được ký hiệu bởi hình chữ nhật. một thực thể tượng trưng cho một tập hợp hay một đối tượng trong thế giới thực. quan hệ (relationship): Một quan hệ tượng trưng cho sự liên kết giữa các thực thể. Mối liên kết đó được biểu diễn trên mô hình thực thể bằng đường kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thường gọi là chân gà) có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể: - Quan hệ một – một. - Quan hệ một – nhiều. - Quan hệ nhiều - nhiều. Mô hình luồng dữ liệu Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống. Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ quá trình xử lý, sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể. Nếu như các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống dưới dạng tĩnh thì ngược lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dưới cách nhìn động. Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống. Hệ thống được mô tả như một quá trình vận động. Một trong các mô hình kinh điển được sử dụng cho mục đích mô tả luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (data flow diagram viết tắt là DFD). DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất của phân tích hệ thống có cấu trúc. Sơ đồ chỉ cách thông tin chuyển vận từ một quá trình hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức năng khác. Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra được những thông tin nào cần phải có trước khi thực hiện một chức năng hay một quá trình. Nói cách khác, DFD đưa ra một phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng. DFD bao gồm những thành phần sau: - Quá trình (processes): Được ký hiệu bởi vòng tròn, tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó, như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. - Dòng dữ liệu (flow): Được ký hiệu bởi đường kẻ có mũi tên. mũi tên chỉ hướng ra của dòng thông tin. Dòng dữ liệu liên kết các processes với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra. - Kho dữ liệu (data store): Được ký hiệu bởi 2 đường kẻ song song, hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này được tồn tại dưới dạng file hay cơ sở dữ liệu. - Tác nhân ngoài: Là một người, một nhóm hoặc một tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống. - Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên trong hệ thống. DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chưa được đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu. Hai công cụ được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là: - Từ điển dữ liệu: data dictionary. - Đặc tả chức năng: process specification. Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung cho nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh. Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp cho người sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho người lập trình có được cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và người sử dụng. Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với người lập trình. Trong quá trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này được tiếp tục phát triển, chi tiết hoá. Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình viên. Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình. Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tượng mô tả là mô hình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra được một phần các mô hình còn lại. Trong phương pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này được xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống. Các mô hình thường được xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trước sau một chút. (1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD. Thứ tự xây dựng này thường được lựa chọn khi phân tích định hướng lập trình. Trong trường hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) được sử dụng như một công cụ minh hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD ( mô hình dữ liệu). (2) Với định hướng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của người dùng, DFD lại được xây dựng trước, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực. sau khi được người dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD. 2.1.5- Phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng. Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng. Hệ thống được xây dựng bao gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tượng. Mỗi đối tượng bao gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lượng của hệ thống và làm tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế. 2.2- Cơ sở lý thuyết phân tích - thiết kế cơ sở dữ liệu. 2.2.1- Tổng quan về cơ sở dữ liệu. 2.2.1.2- Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức được lưu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều người sử dụng. 2.2.1.3- Một số khái niệm cơ bản. Thực thể. Là một đối tượng cụ thể hay trừu tượng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. ví dụ: giáo viên, hàng hoá: là đối tượng cụ thể. dự án: là đối tượng trừu tượng. Thuộc tính. Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể như vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu. Khoá. Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực thể. 2.2.1.4- Quan hệ. Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định. Quan hệ 1 -1. Một phần tử A kết hợp với không quá một phần tử của B : Quan hệ 1 - nhiều. Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A. Quan hệ nhiều - Nhiều. Một phần tư của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngược lại mỗi phần tử của B có thể kết hợp vơi N phần tử của A. Trong đó: A,B là tập thuộc tính. R là tập hữu hạn các phần tử, R #Æ 2.2.1.5 - Các dạng chuẩn. Phụ thuộc hàm. A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần tử của a chỉ xác định được duy nhất một phần tử của B}. Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form: Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Yêu cầu của dạng chuẩn này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một phần vào khoá. Dạng chuẩn 2NF-seccond Normal Form: Bảng được coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp. Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form: Bảng được coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính khoá. Dạng chuẩn boyce-Codd-BCNF: Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một bản ghi. Dạng chuẩn 4NF: Được thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhưng nếu có sự phụ thuộc đa trị không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc hàm vào cột A. 2.2.2 - Các bước xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ được chuẩn hoá: Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R) Biểu diễn các thực thể Hợp nhất các quan hệ Biểu diễn các mối quan hệ Chuẩn hóa các quan hệ Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn) Quá trình thiết kế logic 2.2.2.1- Biểu diễn các thực thể. Trước tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R được biểu diễn thành một quan hệ. Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ.. Một quan hệ có thể biểu diễn dưới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một lược đồ quan hệ). Vídụ:Mô hình thực thể NHACUNGCAP được biêu diễn ở hai dạng như sau: Dạng bảng: NHACUNGCAP. M·NCC TªnNCC §ÞachØ §tho¹i NCC1 TrÇn LËp 20-Bµ TriÖu 04-7844746 Dạng cấu trúc: NHÀ CUNG CẤP ĐỊA CHỈ TÊN NCC Mà NCC ĐIỆN THOẠI 2.2.2.2 - Biểu diễn các mối quan hệ Một mối quan hệ được biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình thoi là tên của quan hệ và được nối với các kiểu thực thể liên quan. Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng như bản số của quan hệ đó. Quan hệ 1 - nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng Như vậy quan hệ ĐƠNHÀNG được biểu diễn bằng cách thêm khoá chính của quan hệ tương ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tương ứng với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này. Quan hệ nhiều-nhiều(N:N)._.