Quản Lý Hàng Hoá (Lập trình)

y tế tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn. ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục, y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi chưa đưa máy tính vào. Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng hoá của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch, Do đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian công sức cho người quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh chóng-chính xác-hiệu quả”. Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp “ Quản Lý Hàng Hoá ”. Nội dung đề tài được trình bày trong 4 chương: Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý. Chương 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin"Quản lý Hàng Hoá " Chương 4. Đánh giá công việc và kết luận. Chúng em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Kim Phượng đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo cho chúng em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp này . Trong một khoảng thời gian có hạn trình độ và kinh nghiệm còn hạn chế nên bài báo cáo không thể tránh khỏi sai sót. Chúng em mong được sự quan tâm chỉ bảo của các thầy cô giáo và bạn bè để bài báo cáo của chúng em được tốt hơn . Chương I Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý Bước đầu tiên cần thực hiện triển khai một đề án tin học hoá là phải khảo sát hệ thống .Người ta định nghĩa hệ thống là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt mục đích. Hệ thống mà ta xét ở đây là hệ thống quản lý tức là một hệ thống sống động không chỉ chứa các thông tin về quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của các tổ chức kinh tế xã hội. Do đó cần phải xem xét phân tích các yếu tố đặc thù , những nét khái quát cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý ,từ đó rút ra những phương pháp cũng như các bước thiết kế xây dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại kết quả tốt. I. Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý 1.Phân cấp quản lý Hệ thống quản lý trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp. Nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên và truyền từ trên xuống. 2.Luồng thông tin vào Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau. -Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi ,thông tin này mang tính chất thay đổi lâu dài. -Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn luôn cập nhập vào và xử lý. -Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp ,được tổng hợp từ các thông tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian. 3.Luồng thông tin ra Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng trường hợp cụ thể . Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời. 4.Quy trình quản lý Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách .Từ sổ sách đó các thông tin được kiết suất để lập các bảng biểu, báo cáo cần thiết .việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn trồng chéo nhau.Do đó sai sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin . Trong quá trình quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu và đối tượng quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ. II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý 1.Mô hình luân chuyển dữ liệu Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau : -Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ tra cứu -Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên. -Lập sổ sách báo cáo Mỗi modul và hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương ứng. 2.Cập nhật thông tin động Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp .Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần sử lý thường được cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau : -Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động . -Giao diện màn hình phải hợp lý ,giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu . 3.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên,yêu cầu chủ yếu với loại thông tin nàylà phải tổ chức hợp lý để tra cứu các loại thông tin cần thiết. 4.Lập sổ báo cáo Để thiết kế được phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứ kỹ các bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được sử lý từ các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu này được giảm nhẹ . III. Các nguyên tắc đảm bảo Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó khăn ,chiếm nhiều thời gian và công sức ,việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau : 1.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường xuyên cập nhật .Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại trừ. Do vậy người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó trường hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ.Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển. 2.Nguyên tắc linh hoạt của thông tin Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể. Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này. VI. Các bước xây dựng hệ thống quản lý Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá thường qua 5 giai đoạn : 1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống ,phát hiện nhược điểm còn tồn tại ,từ đó đề suất các giải pháp khắc phục ,cần cân nhắc tính khả thi của dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo. 2. Phân tích hệ thống Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới. 3. Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới .Phân định rõ phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ công . 4. Thiết kế chi tiết -Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính . -Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính . -Thiết kế chương trình ,các giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu . -Chạy thử chương trình 5. Cài đặt chương trình Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng Chương ii Hệ Quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access I - Tổng quan về access 1. MS Access là gì? MS Access là một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL). Cũng giống như các hệ CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm nhiều nhiệm vụ khác nữa. Với việc sử dụng Access , chúng ta có thể phát triển các ứng dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows và là một sản phẩm chạy trong môi trường Microsoft Windows nên mọi thế mạnh của Windows cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ một ứng dụng trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn cũng có thể liên kết các đối tượng OLE (Object Linking and Embedding) trong Excel, Paintbrush và Word for Windows vào trong môi trường Access. Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là một hệ quản lý CSDL quan hệ (relational database) có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ liệu. Nó có thể làm việc với nhiều bảng (table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Access cung cấp công cụ để người sử dụng có thể tạo bảng, thiết kế biểu mẫu (Form), xây dựng câu hỏi (Query) và thiết kế báo cáo (Report). Đồng thời, Access cũng là một môi trường phát triển các ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh (Macro) để tự động thực hiện các công việc, chúng ta có thể tạo các ứng dụng hướng tới người sử dụng hiệu quả tương tự như là được tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các nút bấm (Button), thực đơn (Menu) và các khung đối thoại (Dialog box). Bằng cách lập trình trong Access Basic, chúng ta có thể tạo được các ứng dụng mạnh mẽ như chính bản thân Access . Thực tế, rất nhiều công cụ trong Access, ví dụ như Wizard cũng được viết bằng Access Basic. 2. Access cung cấp những công cụ gì ? 2.1- Một hệ quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ thực sự Access cung cấp hệ thống quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những định nghĩa khoá chính (primary key) và khóa ngoại lai (foreign key), các loại luật quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều), các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trường (field) trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức cơ cấu xử lý dữ liệu (database engine), Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù hợp. Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô hình Client/Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như Oracle, Sybase, thậm chí cả với những CSDL trên máy tính lớn như DB/2. Với Access, chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều kiểu đối tượng dữ liệu. 2.2- Dễ dàng sử dụng các Wizard (Phù thuỷ) : Với Wizard, những công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn một ít phút. Chúng ta chỉ cần trả lời một vài câu hỏi, sau đó Wizard sẽ tự động xây dựng các đối tượng cho chúng ta. Dùng Wizard, chúng ta có thể thiết kế rất nhiều loại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các đối tượng và các thuộc tính. 2.3 - Xuất nhập và kết nối với các dữ liệu bên ngoài : Access cho phép chúng ta xuất ra và nhập vào nhiều dạng thường gặp, bao gồm dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve và nhiều dạng ASCII khác. Trong khi việc nhập tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một bảng trong Access sẽ tạo một tệp tin có dạng như chúng ta xuất ra. Việc kết nối (attach) có nghĩa là chúng ta có thể sử dụng một tệp tin dữ liệu bên ngoài bình thường mà không cần tạo bảng của Access. Việc kết nối với các bảng bên ngoài, sau đó đặt quan hệ của chúng với các bảng khác trong Access là một điểm rất mạnh của Access. 2.4 - Các biểu mẫu và báo cáo được thiết kế theo kiểu WYSIWYG : WYSIWYG (What You See Is What You Get) có nghĩa là “Cái gì bạn thấy là cái bạn có”. Điều đó có nghĩa là khi chúng thiết kế các biểu mẫu và báo cáo như thế nào thì lúc hiện lên sẽ hoàn toàn như vậy. Ví dụ: nếu chúng ta định dạng một dòng chữ dùng phông .VnTime, loại chữ đậm thì ngay lúc thiết kế chúng ta sẽ thấy chữ đậm, phông .VnTime, và tất nhiên khi hiện lên thì cũng như vậy. Chúng ta có thể xem các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem trước (preview) để phóng to thu nhỏ, và chúng ta cũng có thể nhìn các báo cáo với một vài dữ liệu ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tệp tin lớn khi chúng ta ở chế độ thiết kế. Đặc biệt quan trọng Acces có bộ tạo báo cáo rất mạnh. Chúng ta có thể tạo ra được một loạt các dạng báo cáo rất chính xác và mang tính thẩm mỹ cao. 2.5- Khả năng DDE (Dynamic Data Exchange) và OLE (Object Linking and Embedding) Với khả năng DDE và OLE, chúng ta có thể chèn một đối tượng vào biểu mẫu và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh, đồ họa, thậm chí cả video. 3. Jet Engine - Cốt lõi của MS Access Microsoft Jet Database Engine (gọi tắt là Jet Engine) là một cơ cấu xử lý dữ liệu (database engine) dùng chung cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) Access và công cụ lập trình Visual Basic (cả hai sản phẩm đều do Microsoft phát triển và chạy trên Windows). Jet Engine cho phép làm việc với nhiều dạng thức cơ sở dữ liệu khác nhau và cung cấp giao diện lập trình hướng đối tượng để làm việc với CSDL. Jet Engine bao gồm một bộ các tập tin thư viện liên kết động (DLL) cho phép làm việc với nhiều CSDL không phải Access như những dữ liệu bình thường của nó. Điều chú ý là các thư viện này có thể cài đặt riêng khi có nhu cầu. Jet Engine bao gồm các thành phần: 3.1- Data Access Object (các đối tượng truy cập dữ liệu thường được viết tắt là DAO): Là các đối tượng và công cụ dùng cho việc truy cập dữ liệu, phục vụ cho ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu (DDL - Data Definition Language) và ngôn ngữ xử lý dữ liệu (DML - Data Manipulation Language) theo phong cách hướng đỗi tượng (mỗi đối tượng có những thuộc tính và các phương thức đi kèm). Dựa vào DAO, nhà lập trình có thể truy cập dữ liệu bằng mã nguồn. 3.2-Query Manager: L à bộ quản lý các câu hỏi dựa trên ngôn ngữ SQL, cho phép thực hiện việc cập nhật qua SQL rất phong phú và linh hoạt. Ngoài các câu hỏi dữ liệu tĩnh (snapshot), Jet Engine còn cho phép tạo ra các câu hỏi dữ liệu động (dynaset) cho phép cập nhật lại dữ liệu gốc tương ứng ngay từ bảng kết quả nhận được. Bộ quản lý này sẽ nối kết với bộ quản lý ISAM và remote. 3.3-ISAM Manager: Thông qua bộ quản lý này, Jet Engine có thể làm việc với nhiều dạng thức CSDL ISAM khác nhau khi bộ điều khiển (driver) tương ứng (tập tin DLL) được cài đặt. Một bộ điều khiển nội tại gọi là Jet ISAM cho phép Jet Engine làm việc với CSDL Access chuẩn. 3.4-Remote Manager: Bộ quản lý này nhận các yêu cầu từ bộ quản lý câu hỏi Query Manager và chuyển thành các lệnh ODBC API tương ứng để gửi đến bộ quản lý ODBC để thực hiện, sau đó sẽ gửi trả dữ liệu truy vấn được về bộ quản lý câu hỏi Query Manager. Nếu database engine trong Visual Basic và Accesss có cùng phiên bản Jet Engine, thành phần xử lý dữ liệu của ngôn ngữ (các đối tượng truy cập dữ liệu DAO, DDL, DML,...) sẽ có nhiều điểm tương đồng. 3.5 Vai trò của Database Engine Khi sử dụng một hệ quản trị CSDL, nhà phát triển trước tiên sẽ định nghĩa loại dữ liệu lưu trữ (do hệ này cung cấp). Khi cần thao tác trên dữ liệu (truy xuất hay lưu trữ), chương trình sẽ gửi yêu cầu đến hệ, việc xử lý các yêu cầu này do Database Engine của hệ đảm nhiệm một cách tự động. Hình 3.2 Vai trò của Database Engine Các yêu cầu truy xuất hay lưu dữ liệu Database Engine CSDL Giao diện người dùng của ứng dụng Như vậy, Database Engine chính là cơ cấu xử lý dữ liệu của một hệ quản trị CSDL, là chiếc cầu nối giữa ứng dụng và các tập tin dữ liệu vật lý. Người phát triển ứng dụng không trực tiếp làm việc với CSDL mà thông qua database engine của hệ quản trị CSDL. Nếu database engine cho phép xử lý nhiều dạng CSDL khác nhau (ngoài CSDL chuẩn của hệ) thì ta có thể viết ứng dụng theo phong cách độc lập với CSDL Client/Server (khách/chủ) vì rằng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những điểm mạnh, yếu khác nhau. Nếu ta muốn khai thác điểm mạnh thì phải phụ thuộc vào kiến trúc CSDL và chính hệ quản trị CSDL tạo ra nó, chứ không thể ung dung sử dụng một công cụ truy xuất CSDL tổng quát của một nhà phát triển thứ ba. 4. Kết nối ODBC ODBC viết tắt từ Open Database Connectivity (tạm dịch là hệ thống kết nối CSDL mở). Trong chiến lược cạnh tranh giảm kích thước trên lĩnh vực CSDL, Microsoft muốn định ra một chuẩn giao tiếp mở bao gồm các phương thức nối kết dữ liệu, cho phép một hệ quản trị CSDL có thể truy cập nhiều dạng CSDL khác nhau do các hệ quản trị CSDL khác tạo ra bằng cách sử dụng giao diện lập trình ODBC (ODBC API) không quá phức tạp. Điều đáng lưu ý là ODBC không cho phép tạo ra CSDL. CSDL được tạo ra trước bằng chính hệ quản trị CSDL gốc của nó. Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào trên Windows cho phép gọi đến các thủ tục, hàm trong thư viện DLL để khai thác ODBC API, như Visual C++, Visual Basic, Access (Microsoft), Borland C++, Delphi (Borland)... Hiển nhiên là sử dụng ODBC để kết nối với CSDL chắc chắn sẽ chậm hơn khi ta sử dụng chính các công cụ phát triển của hệ quản trị CSDL gốc. Tuy nhiên, ưu điểm lớn nhất của ODBC nằm ở tính cơ động.  5. các đối tượng trong access Đối với những người sử dụng, để có thể dùng được Access cho các ứng dụng của họ thì chỉ tốn rất ít thời gian. Tuy nhiên như vậy thì chỉ sử dụng được các công cụ có sẵn và mức độ xử lý thông tin rất sơ đẳng, do đó chỉ có thể xử lý được các bài toán đơn giản. Để có thể khai thác được tất cả các mặt mạnh của một ngôn ngữ nói chung và Access nói riêng thì chúng ta phải đi sâu vào nghiên cứu những gì ở bên trong, những cái cốt lõi của của ngôn ngữ. Tất nhiên công việc này sẽ đòi hỏi nhiều công sức hơn nhưng đổi lại, chúng ta sẽ có thể xử lý vấn đề một cách mềm dẻo hơn, tốt hơn. Vì vậy, trong phần này, tôi sẽ đề cập đến một số đối tượng trong Access. Access là công cụ để xử lý dữ liệu, do vậy các đối tượng trong Access cũng là các đối tượng liên quan đến dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình của Access - Access Basic - là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Các đối tượng của nó sẽ gắn liền với các thuộc tính và các phương thức. Hình sau đây sẽ cho ta cái nhìn tổng thể về các đối tượng xử lý dữ liệu trong Access. Qua hình ảnh trên, ta thấy các đối tượng được tổ chức theo từng tập hợp (Collection). Mỗi tập hợp các đối tượng gồm nhiều đối tượng, mỗi đối tượng lại gồm một hoặc nhiều các tập hợp đối tượng khác ở mức thấp hơn. ở mức trên cùng là DBEngine, đây chính là Jet Engine của Access. Nó gồm tập các vùng làm việc khác nhau và tập các lỗi. Mỗi vùng làm việc này lại gồm nhiều CSDL khác nhau cùng với thông tin về nhóm làm việc và người sử dụng. II - Những Đăc Điểm Của Access 2000 Access 2000 là hệ cơ sở dữ liệu cung cấp cho ta những công cụ mạnh để xử lý, tìm kiếm, thông tin một cách mau lẹ. Nó cho phép dễ dàng liên kết các thông tin có liên quan, Access 2000 hơn hẳn các chương trình cơ sở dữ liệu khác do nó có nhiều đặc tính kết nối mạnh mẽ. Nó bao gồm các chương trình cơ sở dữ liệu phổ biến trên PC, trên máy chủ Access hoàn toàn hỗ trợ công nghệ ActiveX.Access 2000 không chỉ là hệ cơ sở dữ liệu mà nó còn bổ sung cho các hệ cơ sở dữ liệu khác do một số tính năng mạnh như khả năng có thể làm việc với các dữ liệu từ các nguồn khác nhau. Để truy cập và xử lý thông tin Access 2000 hỗ trợ hai mô hình truy cập dữ liệu kiểu Data Access Objects (DAO) truyền thống và ActiveX Data Objects (ADO) nhắm vào phương tiện cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng . Access 2000 là bản đầu tiên hỗ trợ ADO để thao tác dự liệu JET . ADO sử dụng mô hình chương trình thông thường để hướng sự truy cập vào dữ liệu phổ biến. Nó dựa vào nhà cung cấp OLE DB để liên kết ở mức thấp đến các nguồn dữ liệu. Các ký thuật OLE DB cuối cung sẽ thay thế cho ODBC đã lỗi thời cũng như ADO sẽ thay thế cho DAO. Với các công cụ này chúng ta có thể thiết kế và xử lý dữ liệu theo yêu cầu. Chương III Phân tích hệ thống thông Tin Quản Lý Hàng hoá I. Giới thiệu về hoạt động của bài toán Việc hoạt động Quản Lý Hàng Hoá của công ty Hải Phong dựa trên các thông tin như sau: Khi khách hàng muốn mua loại mặt hàng nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào đơn đặt hàng và đưa cho nhân viên của công ty, nhân viên sẽ căn cứ vào các thông tin trên để tìm hàng trong kho cho khách ,nếu hàng trong kho hết hoặc thiếu thì nhân viên phải liên hệ với nhà nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà công ty còn thiếu (khi nhà cung cấp là cũ ) .Còn nếu khách hàng yêu cầu một mặt hàng hoàn toàn mới ,thì người quản lý có trách nhiệm tìm nhà cung cấp mới có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng ,sau đó cập nhập nhà cung cấp mới đó vào hệ thống quản lý của công ty để tiện theo dõi. Về quá trình nhập và xuất hàng bao gồm những vấn đề sau : Hàng sẽ nhập theo đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn, đối chiếu số lượng và đơn giá với số lượng và đơn giá ghi trên hoá đơn(với loại hàng là cũ),còn khi nhập mặt hàng mới thì nhân viên phải cập nhập mặt hàng mới đó vào hệ thống quản lý của công ty. Đối tượng nhập là các loại hàng phục vụ cho hoạt động của công ty. Nhập xong nhân viên tiến hành kiểm tra lại hoá đơn với lượng hàng trong kho. Trong chương trình có các chức năng dùng để theo dõi việc nhập hàng vào kho, việc đưa danh sách đã đăng ký, phân loại theo mặt hàng, phân loại theo nhà cung cấp để phục vụ khách hàng. Tiếp theo ta phải tổng hợp hàng hoá nhập ,lập danh sách thống kê từng mặt hàng đã nhập với số lượng là bao nhiêu. Báo cáo lượng hàng còn trong kho trước khi nhập bổ xung vào tệp hàng ,để tính số lượng hàng trong kho vào thời điểm hiện tại. Hàng sẽ được xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra đơn đặt hàng và lượng hàng xuất sau đó lập và lưu biên bản xuất hàng. Đối tượng xuất là những sản phẩm do công ty nhập về từ nơi khác hoặc đã qua hệ thống lắp ráp của công ty, với điều kiện theo yêu cầu của khách hàng . Mã hàng xuất được đặt theo quy định của công ty. Chương trình còn có chức năng theo dõi việc xuất hàng, đưa danh sách đã đăng ký, phân loại theo mặt hàng xuất, phân loại theo khách hàng để phục vụ cho công tác quản lý hàng hoá của công ty. Với hàng hoá xuất kho thì ta phải lập danh sách thống kê với số lượng từng mặt hàng đã xuất ra với số lượng là bao nhiêu . Báo cáo số lượng tồn sau khi xuất (trong một khoảng thời gian nào đó) Các mặt hàng nhập vào hay xuất ra hàng ngày ,số lượng hàng, thành tiền (hàng hoá được quản lý theo nhóm nhất định, trong mỗi nhóm có thể có một hay nhiều loại hàng hoá). Các thông tin về khách hàng phải được lưu trữ chi tiết cụ thể (khách hàng mua, nhà cung cấp hàng ,địa chỉ và các thông tin liên quan) để tiện cho việc giao dịch. Các chứng từ nhập hàng hay chứng từ xuất hàng phải được kê khai chi tiết, chính xác các thông tin liên quan đến việc mua bán và số tiền trả, đã trả bao nhiêu phần trăm hoặc chưa trả (nếu có). Các chứng từ phải được lưu trữ thành hệ thốngđể phục vụ khi giao dịch với khách hàng. Khi khách hàng đến thanh toán nốt số nợ trước cần phải được đối chiếu với chứng từ xuất. Khi nhà cung cấp thu tiền thì phải đối chiếu với chứng từ nhập. Hàng hoá trong kho cần phải được lưu trữ riêng để theo dõi lượng hàng tồn, công nợ của khách hàng cần được theo dõi thường xuyên. II. Phân tích hệ thống quản lý hàng hoá Để xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là phải phân tích hệ thống ngằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp và biện pháp cụ thể. Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của giai đoạn này cho ta mô tả logic của hệ thống mới dựa trên kết quả, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này. Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích, hiệu quả công việc tin học hoá hoàn toàn phụ thuộc vào quá trtìnhphân tích ban đầu. Phân tích chức năng 1.1 Tổng quát Hệ thống phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ bảo đảm an toàn, bảo mật cho dữ liệu lưu trữ. Thực hiện các chức năng: Xử lý nhập hàng, xuất hàng, xử lý công nợ với nhà cung cấp hoặc với khách hàng, thống kê ,tìm kiếm hàng hoá. Các chức năng ở mức đỉnh Sơ đồ phân rã chức năng mức đỉnh 1.3 Các chức năng chi tiết Chức năng "Xử Lý nhập" Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc quản lý thông tin về nhà cung cấp , thông tin về mặt hàng , xử lý công việc nhập hàng hoá... Chức năng này bao gồm các chức năng con sau: Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý nhập"  Chức năng "Xử Lý Xuất" Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc quản lý thông tin khách hàng, thông tin về mặt hàng tồn kho, xử lý công việc xuất hàng hoá... Chức năng này bao gồm các chức năng con sau: Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Xuất" Chức năng "Xử Lý Công Nợ" Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc quản lý, theo dõi công nợ của công ty với nhà cung cấp hay của khách hàng đối với công ty... Chức năng này bao gồm các chức năng con sau: Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý Công Nợ" Chức năng "Thống Kê" Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc thống kê các mặt hàng còn tồn kho cũng như những mặt hàng đã xuất trong những khoảng thời gian khác nhau. Chức năng này bao gồm các chức năng con sau: Sơ đồ phân rã chức năng "Thống Kê"  Chức năng "Tìm Kiếm" Cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh những thông tin của các mặt hàng đang kinh doanh cũng như những thông tin về khách hàng hay nhà cung cấp của công ty. Chức năng này bao gồm các chức năng con sau: Hình 13. Sơ đồ phân rã chức năng "Tìm Kiếm" Sau khi phân tích từng chức năng trong hệ thống ta có thể đưa ra sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống thông tin “Quản Lý Hàng Hoá “. Sơ đồ phân rã chức năng Xử lý nhập Quản lý hàng hoá Xử lý xuất Thống kê Quản Lý Mặt Hàng Quản Lý Nhà Cung Cấp Nhà CungCấp Nhập Hoá Đơn Nhập Hoá Đơn nhập Kiểm Tra Hàng Tồn Thống Kê Mặt Hàng Thống Kê Nhóm Hàng Thống Kê Theo Thời Gian Xử Lý Công nợ Xử Lý Công Nợ Khách Hàng Xử Lý Công Nợ Nhà Cung Cấp Quản Lý Khách Hàng Lý Khách hàng Lập Hoá Đơn Xuất Tìm Kiếm Tìm Khách Hàng Tìm mặt hàng Tìm Nhà Cung Cấp 2 Phân tích dữ liệu Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán thực tế sang bài toán quản lý trên máy tính thì các sơ đồ luồng dữ liệu và thực thể liên kết giúp chúng ta dễ dàng xác địng được chức năng của hệ thống và có cái nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống ta đang thiết kế. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Sơ đồ luồng dữ liệu là một phương pháp mô tả hệ thống thông tin dưới dạng hình học cho phép diễn tả các luồng dữ liệu thông qua các chức năng của hệ thống. DFD là một công cụ trợ giúp cho quá trình phân tích, thiết kế, làm tài liệu trao đổi giữa người phân tích và thiết kế. Sơ đồ luồng dữ liệu thể hiện lại các tiến trình nghiệp vụ đã được mô tả và qua đó chỉ rõ các yêu cầu lưu trữ dữ liệu và diễn tả quá trình trao đổi dữ liệu giữa các đối tượng, các thao tác xử lý, thứ tự thực hiện các chức năng. Các quy ước biểu diễn trong sơ đồ : Chức năng hoạt động liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên dữ liệu. Tên chức năng gồm động từ và có thể kèm theo bổ ngữ tóm tắt về chức năng đó. : Kho dữ liệu là nơi tập trung dữ liệu để hệ thống khai thác. Tên kho dữ liệu là danh từ và tính từ chỉ loại dữ liệu cần lưu trữ. : Dòng dữ liệu chỉ luồng dữ liệu đi từ các tác nhân, kho dữ liệu hay các chức năng xử lý này đến các chức năng xử lý khác. Tên loại dữ liệu gồm danh từ và các tính từ bổ ngữ về loại dữ liệu lưu chuyển. : Dòng dữ liệu hai chiều, cập nhật thông tin từ các chức năng đến các kho dữ liệu và ngược lại . : Biểu diễn các chức năng xử lý của hệ thống. 2.1 -Mô hình luồng dữ liệu. Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh ( mức 0 ) Truy cập hệ thống Yêu cầu mua hàng Trả lời yêu cầu Trả lời yêu cầu Hệ Thống Quản Lý Hàng Hoá Khách Hàng Nhà cung cấp Yêu cầu mua hàng Ngườiquản lý 2. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (chức năng nhập). Nhà cung cấp Phiếuthanh toán Hd Xuất Hàng Cập nhật kho hoá đơn HDNhap DongHDN Nhập HDN MatHang Nha CC Chọn NCC Chọn mặt hàng Thanh toán TTNhap Thanh toán cho NCC Quản lý nhà cung cấp Thông tin nhà cung cấp mới Cập nhật nhà cung cấp Lưu nhà cung cấp Lưu hoá đơn Quản lý hàng hoá Thông tin mặt hàng NhomHang Lưu mặt hàng Cập nhật kho mặt hàng MatHang Cập nhật lượng mặt hàng nhập 3. Mô hình luông dữ liệu mức dưới đỉnh (chức năng xuất). HDXuat Lưu hoá đơn MatHang Khách Hàng Phiếuthanh toán Hd Xuất Hàng Cập nhật kho hoá đơn DongHDX Lập HDX MatHang KhachHang Chọn khách hàng Chọn mặt hàng Thanh toán TTXuat Thanh toán của KH Quản lý Khách Hàng Thông tin khách hàng mới Cập nhật khách hàng Lưu Khách Hàng Kiểm Tra Hàng Tồn Thông tin mặt hàng cần mua NhomHang Kiểm tra hàng tồn kho 4. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (chức năng thống kê) HDNhap Thống kê mặt hàng nhập DongHDX HDNhap Thống kê mặt hàng DongHDN Thông tin hàng xuất NhómHàng Thống kê Nhóm hàng MatHang HDXuất Thông tin hàng nhập Thống Kê Nhóm Hàng Thống kê theo thời gian DongHDN NhomHang HDXuat MatHang Thông tin hàng xuất Thông tin hàng nhap 5. Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( Xử lý công nợ ) Xử lý công nợ nhà cung cấp Xử lý công nợ khách hàng MatHang KhachHang HDXuat HDNhap TTXuat TTNhap NhaCC Khách Hàng Nhà Cung Cấp Hàng Phiếu thanh toán Thanh toán Ghi nhận thanh toán Ghi nhận thanh toán Thanh toán Phiếu thanh toán Thông tin nhà cung cấp Thông tin hóa đơ._.