Quản lý đĩa CD-ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa

đối với những người sử dụng máy tính không biết hoặc biết ít tiếng Anh. Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiệu quả hơn trong công việc. Thực tế đã cho thấy nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đã áp dụng có hiệu quả các sản phẩm phần mềm tin học. Tại các trung tâm phát hành băng đĩa lớn, cũng như các cửa hàng kinh doanh băng đĩa tại nhiều nơi đã và đang ứng dụng chương trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục đích giúp cho người kinh doanh giảm đi phần nào công việc phải thực hiện thủ công như trước đây. Do vậy chúng em chọn đề tài: "Quản lý đĩa CD_ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa" để làm đề án nghiên cứu môn học “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin”. Tuy nhiên do vốn kiến thức còn nhiều hạn chế cho nên trong quá trình thực hiện đề án không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự chỉ bảo góp ý, bổ sung của thầy, cô giáo và các bạn để đề án có thể được hoàn thiện hơn nữa! Chúng em xin chân thành cảm ơn! Chương I: Khảo sát hệ thống I. Khảo sát và đánh giá hiện trạng. Đây là bước mở đầu của quá trình phát triển hệ thống, còn gọi là bước phát triển bài toán, đặt vấn đề, hay nghiên cứu sơ bộ. Cho nên để sáng tạo ra một hệ thống mới, người phát triển hệ thống trước hết phải làm quen và thâm nhập vào chuyên môn nghiệp vụ mà hệ thống đó phải đáp ứng, tìm hiểu các nhu cầu đặt ra đối với hệ thống, tập hợp các thông tin cần thiết cho phép giải đáp một số câu hỏi cơ bản như: - Môi trường, hoàn cảnh, các ràng buộc và hạn chế đối với hệ thống đó như thế nào. - Chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu cần đạt được của hệ thống đó là gì, tức là người dùng muốn gì ở hệ thống và hệ thống đó giúp ích gì cho họ. - Có hình dung sơ bộ một giải pháp có thể đáp ứng được các yêu cầu đặt ra như thế nào. 1. Mục đích khảo sát hiện trạng. Thông thường một hệ thống mới khi được xây dựng là nhằm mục đích để thay thế cho một hệ thống cũ đã bộc lộ nhiều bất cập. Chính vì vậy mà việc tìm hiểu nhu cầu đối với hệ thống mới thường bắt đầu từ việc khảo sát đánh giá hệ thống đó. Việc khảo sát hiện trạng là nhằm để: - Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống. - Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ và cung cách hoạt động của hệ thống. - Chỉ ra các chỗ hợp lý của hệ thống, cần được kế thừa và các chỗ bất hợp lý của hệ thống, cần được nghiên cứu và khắc phục. 2. Xác định mục tiêu và ưu tiên cho dự án. Thông thường khi một hệ thống thông tin được xây dựng là nhằm vào các mục đích sau: - Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khả năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ một cách tin cậy, chính xác, an toàn, bí mật. - Mang lại lợi ích kinh tế: Giảm biên chế cán bộ, giảm chi phí hoạt động, tăng thu nhập, hoàn vốn nhanh. - Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện. - Khắc phục các khuyết điểm của hệ thống cũ, hỗ trợ các chiến lược phát triển lâu dài, đáp ứng ưu tiên, ràng buộc và hạn chế đã được áp đặt. Tuy nhiên khi vạch các mục tiêu cần đạt được cho một dự án xây dựng hệ thống thông tin, thì ta nên chọn những mục tiêu tương đối cụ thể sau này có thể kiểm điểm hoàn tất dự án một cách dễ dàng. II. Khảo sát hiện trạng. Mặt hàng đĩa CD-ROM phần mềm cũng như các chương trình tiện ích khác là một trong những sản phẩm đặc biệt xuất hiện trong các mặt hàng kinh doanh tại nhiều nơi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi tầng lớp trong mọi lĩnh vực nó bao gồm các loại đĩa như: đĩa chương trình (program), đĩa phần mềm (software), đĩa hệ thống (system), đĩa trò chơi (games), đĩa phim (film) ... Vì vậy bài toán quản lý băng đĩa tại một đơn vị kinh doanh là một bài toán xử lý kết hợp giữa quản lý danh mục (kiểu thư viện) với quản lý xuất nhập (kiểu kinh doanh hàng hoá). Do đây chỉ là cùng một đơn vị kinh doanh nhỏ, mặt khác, mặt hàng kinh doanh chỉ duy nhất một loại là băng đĩa, nên bài toán được xác định gọn trong việc quản lý danh mục đĩa và hệ thống bán - nhập - tồn, còn về phía đơn vị cung cấp, khách hàng cũng như hạch toán kinh doanh mà ta không đề cập đến trong chương trình này. Bài toán chỉ tập trung vào khai thác các khía cạnh như: - Nhập đĩa vào cửa hàng - Bán đĩa cho khách hàng - Thống kê lượng các đĩa có trong cửa hàng - Thống kê danh mục các đĩa - Thống kê nội dung các thành phần được tích hợp trong từng đĩa Yêu cầu của chương trình thiết kế: - Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa người dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng. - Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác như Word, Excel,... cũng như dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy tính. - Phần mềm phải đạt được mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa những người không có chức năng không sử dụng được phần mềm. Yêu cầu về dữ liệu: - Dữ liệu phải được thiết kế chính xác, vừa đủ, không gây dư thừa cho việc quản lý băng đĩa cũng như không thể thiếu dữ liệu cho việc quản lý. - Xử lý nhập và xuất với kho dữ liệu. III. Khảo sát hệ thống quản lý băng - đĩa CD-ROM. 1. Mô hình hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh doanh băng đĩa Cơ sở bán băng đĩa cần phải thực hiện phân nhóm các băng đĩa thành các nhóm đĩa riêng, cập nhật danh sách chương trình của từng nhóm đĩa vào máy tính, phân vùng và trưng bày tại các nơi dễ tìm kiếm để lúc nào cũng có thể tra cứu và có thể in cho khách hàng. Người kinh doanh cần phải thường xuyên thiết kế và trưng bày các bảng mục lục như danh sách các đĩa, nội dung các đĩa bao gồm những gì, trợ giúp cho các khách hàng đến tra cứu và tìm kiếm đĩa chương trình cần dùng. Người kinh doanh thực hiện các công việc bán hàng, ghi chép sổ sách nhật ký bán hàng. Hỗ trợ khách hàng trong việc tra cứu thông tin về đĩa. Trên cơ sở số liệu của sổ sách và thực tế đề ra danh sách các đĩa chương trình cần phải bổ sung và nhập vào. Kiểm tra định kỳ danh sách các đĩa về số lượng, số bán được, số tồn đọng. 2. Nhận xét về quản lý kinh doanh băng đĩa. - Việc sắp xếp, phân loại băng đĩa diễn ra khá phức tạp, nhiều loại, danh mục dễ gây ra nhầm lẫn cho người kinh doanh. - Việc trợ giúp tra cứu của chủ kinh doanh cho khách hàng vễ đĩa khó khăn vì hệ thống bảng danh mục cồng kềnh. Hoặc xử lý khó khăn nếu nhiều người cùng dùng chung. - Tính toán và xử lý nhập, bán hàng bằng tay sẽ chậm hơn, mất thời gian nhiều hơn so với khi thao tác trên phần mềm quản lý. Chương II: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý băng đĩa I. Giới thiệu chung 1. Khái niệm chung về hệ thống. Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Môi trường Hệ thống Phần Quan hệ Phần tử tử Đầu vào Phần Phần Phần Đầu ra tử tử tử Mô hình hệ thống Các phần tử của một hệ thống không phải được tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc, mà giữa chúng luôn tồn tại những mối quan hệ (hay các mối ràng buộc lẫn nhau), tạo thành một cấu trúc. 2. Một số loại hệ thống thông tin thường gặp a. Hệ thống thông tin quản lý Là hệ thống nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lý, điều hành của một doanh nghiệp (hay nói rộng là của một tổ chức). Hạt nhân của hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin có trong cơ sở dữ liệu chứa các thông tin phản ánh tình trạng hiện thời và hoạt động kinh doanh hiện thời của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin thu thập các thông tin đến từ môi trường của doanh nghiệp, phối hợp với các thông số có trong cơ sở dữ liệu để kết xuất các thông tin mà các nhà quản lý cần, đồng thời thường xuyên cập nhật cơ sở dữ liệu để giữ cho các thông tin ở đó luôn phản ánh đúng thực trạng hiện thời của doanh nghiệp. Các hệ thống thông tin thường được phân loại theo hai mức: + Mức thấp hay còn gọi là mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ in ra một số bảng biểu, chứng từ giao dịch theo khuôn mẫu của cách xử lý bằng tay truyền thống. Hệ thống đó được gọi là hệ thống xử lý dữ liệu. + Mức cao hay còn gọi là mức điều hành, hệ thống phải đưa ra các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho người quản lý doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành sự hoạt động của doanh nghiệp. b. Hệ thống tự động hóa sản xuất, hay còn gọi là hệ thống điều khiển quá trình Đó là các hệ thống nhằm xử lý và điều khiển tự động các quy trình vận hành các thiết bị trong sản xuất, viễn thông, quân sự ... c. Hệ thống nhúng thời gian thực Các hệ thống này được thực hiện trên các phần cứng đơn giản và nhúng trong một thiết bị nào đó, như Mobiphone, ôtô, dụng cụ trong nhà ...Các hệ thống này thường được lập trình ở mức thấp, và cũng phải thực hiện xử lý theo thời gian thực ... 3. Các thành phần cơ bản của một phương pháp. Một phương pháp là một sự tổng hợp của ba thành phần: + Tập hợp các khái niệm và mô hình: Mỗi phương pháp đều phải dựa trên một số không nhiều các khái niệm cơ bản và sử dụng một số dạng mô hình nhất định, kèm với các kỹ thuật để triển khai hay biến đổi các mô hình đó. Chẳng hạn phương pháp SA (Structured Analysis) dự trên các khái niệm “đối tác”, “chức năng”, “luồng dữ liệu”, các mô hình chính mà nó dùng là biểu đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu, nó đưa ra các kỹ thuật biến đổi luồng dữ liệu từ biểu đồ luồng dữ liệu vật lý sang biểu đồ luồng dữ liệu logic, từ biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống cũ sang biểu đồ luồng dữ liệu hệ thống mới. + Một tiến độ triển khai: Bao gồm các bước đi lần lượt, các hoạt động cần làm, các sản phẩm qua từng giai đoạn (như tư liệu, mô hình...), cách điều hành đối với tiến độ đó và cách đánh giá chất lượng các kết qủa thu được. Chẳng hạn phương pháp hướng đối tượng OOA/D của Coad và Yourdon triển khai theo giai đoạn phân tích theo năm tầng lần lượt là: Lớp và đối tượng, cấu trúc, chủ đề, dịch vụ tiếp đó là triển khai giai đoạn thiết kế theo bốn thành phần lần lượt là giao diện người máy, lĩnh vực bài toán, quản lý các nhiệm vụ, quản lý các dữ liệu. + Các công cụ trợ giúp đó là các phần mềm hỗ trợ cho quá trình mô hình hoá các khả năng sau: Sản sinh các mô hình và biểu đồ. Biến đổi và điều chỉnh nhanh các mô hình và biểu đồ. Kiểm tra cú pháp, sự chặt chẽ, sự đầy đủ. Kiểm thử và đánh giá. Mô phỏng và thực hiện mô hình. II. Xác định các yêu cầu và xây dựng dữ liệu cho hệ thống quản ký kinh doanh băng đĩa cd-rom. 1. Các yêu cầu của hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa CD-ROM Hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa phải cung cấp những thông tin liên quan: - Đối với khách hàng: Cung cấp cho họ danh mục các loại băng đĩa, nội dung của từng loại băng đĩa, các chương trình, các phần mềm có trong từng đĩa. - Đối với nhân viên kinh doanh: Nhập đĩa, phân loại, bán đĩa và ghi chép nhật ký bán hàng, tra cứu được thông tin liên quan đến đĩa, ví dụ xem một chương trình nằm trên những đĩa nào... Lập các danh sách thống kê về đĩa. 2. Phát hiện các thực thể * Thông tin mô tả về băng đĩa: - Số hiệu đĩa - Tên đĩa - Số lượng hiện có của đĩa này - Thể loại của đĩa - Nội dung của từng loại đĩa * Cập nhật các thông tin kinh doanh hàng ngày: Bán, mua, tồn đọng: - Số hiệu đĩa - Ngày bán, ngày nhập - Số lượng - Đơn giá. 3. Phương pháp thao tác trên CSDL. Để làm việc với một CSDL thì ta phải thao tác trên chương trình sau đó thực hiện xây dựng nội dung của nó. Nội dung chính của CSDL là các bảng dữ liệu và các thông tin liên kết chúng, các bảng dữ liệu -Table chính là các kho lưu trữ các dữ liệu gốc và một số dữ liệu dẫn xuất mà dữ liệu sản xuất là loại dữ liệu được sinh ra từ các dữ liệu nguồn và các dữ liệu khác, các bảng được gọi là các Table, trong đó một CSDL có thể có nhiều bảng dữ liệu. Việc xây dựng một CSDL bao giờ cũng bắt đầu từ các bảng -Table và kết thúc bằng các báo biểu -Reports. Như vậy cấu trúc dữ liệu của một bảng (hay một danh sách) là tập hợp các trường của bảng đó. 4. Các công việc trong quản trị CSDL. Trong công tác quản lý, các đối tượng thường rất nhiều và chúng có rất nhiều thuộc tính khác nhau. Thông thường một nhóm các thuộc tính nào đó được liệt kê trong một bảng riêng biệt và vì có nhiều thuộc tính cho từng đối tượng cho nên trong công việc quản lý chúng thường được tách ra thành từng nhóm. Mỗi nhóm là một bảng dữ liệu riêng. III. Phân tích và thiết kế hệ thống Đầu tiên ta đề cập một số mô hình và phương tiện được sử dụng để diễn tả các chức năng. Sau đó ta sẽ đề cập đến cách tiến hành phân tích hệ thống về chức năng, tức là sẽ nói rõ làm thế nào để có thể đi sâu vào bản chất và đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt chức năng. Các chức năng chung của bất kỳ một hệ CSDL đều là: + Chức năng thao tác với dữ liệu: Nhập dữ liệu, sửa dữ liệu, thêm dữ liệu, xoá dữ liệu. + Chức năng tính toán dữ liệu: Tính các trương theo công thức mà cập nhật thường xuyên, các giá trị mang tính thống kê... + Chức năng thống kê dữ liệu: Lọc dữ liệu theo các nhóm khác nhau, lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn, điều kiện khác nhau. + Chức năng sắp xếp và tìm kiếm thông tin: Sắp xếp theo các khoá khác nhau, tìm kiếm đơn lẻ và tìm kiếm theo nhóm, tìm kiếm theo điều kiện. + Chức năng kết xuất thông tin: Tạo các bảng tổng hợp, tạo các báo cáo khác nhau theo từng nhóm thông tin và theo các điều kiện khác nhau. Các chức năng của CSDL nói chung phụ thuộc vào ý đồ của từng nhà quản lý cụ thể ở các mức khác nhau. 1. Sơ lược chung về các bảng (Table). LOAI (Theloai, Tenloai, Mota) DIA (Sohieu, Tendia, Theloa, Tongso) NOIDUNG (Sohieu, Tenmuc) NHAPDIA (Sttnhap, sohieu, soluong, dongia) BANDIA (Sttban, sohieu, soluong, dongia) CTNHAP (Sttnhap, ngay, khach) CTBan (Sttban, ngay, khach) 2. Thiết kế và xây dựng các bảng . Để xây dựng được một hệ thống quản lý thì ta cần hiểu được các chức năng chính của hệ thống. Có những chức năng chính của các hệ thống quản lý nhưng cũng có nhiều các chức năng riêng của từng hệ quản lý cụ thể. Khi nói đến chức năng quản lý ta nên phân biệt hai khía cạnh: Các chức năng quản lý thông thường của một doanh nghiệp kinh doanh và chức năng của một hệ CSDL được xây dựng trong một môi trường quản trị dữ liệu. Căn cứ vào bài toán quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM, và phát hiện các thực thể ở trên ta thấy hệ thống quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM có thể bao gồm các thực thể sau đây: a) Bảng DIA: Bảng dữ liệu “Đĩa” dùng để chứa các thông tin mô tả về đĩa hiện có trong quản lý: Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu đĩa (ví dụ S101, M102,...) Tendia Text Tên đĩa (Hệ điều hành Windows XP) Theloai Text Tổng số đĩa hiện có trong cửa hàng Tongso Number Thể loại đĩa như: System, software, games,... b) Bảng LOAI Chứa dữ liệu về các loại đĩa, phân nhóm đĩa thành các nhóm khác nhau: Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Theloai Text Thể loại (system, software, music,...) Tenloai Text Tên thể loại: Hệ thống, phần mềm, âm nhạc, phim ... Mota Text Mô tả thêm về loại đĩa này c) Bảng noidung Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu đĩa Tenmuc Text Tên mục trong đĩa Mô tả những nội dung chứa trong 1 loại đĩa nào đó. Ví dụ một đĩa hệ thống cho máy tính, có thể bao gồm: Phần mềm khởi động máy, các chương trình tiện ích như: Format, Sys, PqMagic, Bkav.exe,... d) Bảng nhapdia Chứa các thông tin mô tả về quá trình nhập đĩa gốc về cửa hàng: Thể loại, số lượng, đơn giá, thành tiền... Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Sttnhap Number Số thứ tự nhập sohieu Text Số hiệu đĩa soluong Number Số lượng dongia Number Đơn giá e) Bảng bandia Chứa các thông tin mô tả về quá trình bán đĩa hàng ngày của cửa hàng: loại, số lượng, đơn giá… Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Sttban Number Số thứ tự bán Sohieu Text Số hiệu đĩa soluong Number Số lượng dongia Number Đơn giá f) Bảng bodia. Chứa các thông tin cập nhật về bộ đĩa Tên trường Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu bộ đĩa Tenbo Text Tên bộ đĩa 3. Các chức năng của hệ thống quản lý băng đĩa CD-ROM Chức năng được sử dụng ở đây là các chức năng xử lý thông tin, vì hệ thống mà ta đề cập đến ở đây là hệ thống xử lý thông tin hoặc hệ thống điều khiển quá trình. Việc diễn tả chức năng tuỳ theo hoàn cảnh và yêu cầu mà ta có thể thực hiện ở những mức độ khác nhau. Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có sẵn ta phải ghi nhận nguyên si những gì đang diễn ra trong thực tế. Từ những phân tích khảo sát hệ thống ở chương I, chúng ta có thể phát hiện và sắp xếp các công việc của hệ thống quản lý đĩa CD-ROM như sau: * Hệ thống - Người dùng - Cập nhật thể loại đĩa - Cập nhật bộ đĩa - Thoát * Kinh doanh - Xuất đĩa - Nhập đĩa - Thống kê - Tổng hợp nhập xuất - Tiền nhập xuất * Tra cứu - Danh mục đĩa - Thể loại đĩa - Nội dung đĩa * Trợ giúp - Hướng dẫn sử dụng 4. Sơ đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Chính vì thế mà nó tạo thành một cấu trúc cây và được thực hiện như hình sau. Hệ thống Kinh doanh Tra cứu Người dùng Cập nhật thể loại đĩa Thoát Xuất đĩa Nhập đĩa Danh mục đĩa Thể loại đĩa Nội dung đĩa Trợ giúp Giới thiệu chương trình Hướng dẫn sử dụng Thống kê Thống kê nhập xuất Cập nhật bộ đĩa Biểu đồ phân cấp chức năng Đặc điểm của biểu đồ là cho người thực hiện một cái nhìn tổng quát, dễ hiểu, từ đại để đến chi tiết về chức năng nhiệm vụ mà chương trình đòi hỏi thực hiện. 5. Các lưu đồ hệ thống. Lưu đồ hệ thống (LH) là một loại biểu đồ nhằm diễn tả quá trình xử lý thông tin của một hệ thông với các yêu cầu sau: Sự diễn tả là ở mức vật lý. Chỉ rõ các công việc (chức năng xử lý) phải thực hiên. - Chỉ rõ trình tự các công việc và các thông tin được chuyển giao giữa các công việc đó. 6. Biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu: - Sự diễn tả ở mức logic. - Chỉ rõ các chức năng phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó thấy được trình tự thực hiện của chúng. a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Phiếu nhập Người quản lý Thống kê đĩa Nguồn cung cấp đĩa CD-ROM QLCDROM Nội dung đĩa Yêu cầu Báo cáo về đĩa Yêu cầu Báo cáo Khách hàng b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. Khi nói đến thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được truyền đến một chức năng để được xử lý hoặc truyền đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (bằng tay, qua máy tính hay điện thoại...). Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn, cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc. Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi hoặc đầu đến) ít nhất phải có một đầu đính tới một chức năng. Phiếu nhập hàng Quản lý nhập xuất Khách hàng Báo cáo Phiếu xuất hàng Báo cáo Yêu cầu Nhập dữ liệu (1) Tra cứu tìm kiếm Phiếu xuất Phiếu Nhập Báo cáo thống kê (3) Xử lý phiếu xuất nhập (2) Thống kê danh sách đĩa Yêu cầu Người quản Lý Báo cáo tồn Thống kê bán hàng Kho đĩa 7. Các phương tiện đặc tả chức năng. 7.1. Đặc tả chức năng. Để diễn tả một chức năng phức tạp, ta phân rã nó ra thành nhiều chức năng con đơn giản hơn, các chức năng ở mức này thu được là đơn giản hơn trước. Sự lặp lại quá trình phân rã các chức năng thu được lúc này sẽ được giải thích bởi những phương tiện diễn tả trực tiếp. 7.2. Các bảng quyết định và cây quyết định Thường được sử dụng khi chức năng được đặc tả thực chất một sự phân chia các trường hợp tuỳ thuộc một số điều kiện vào. ứng với mỗi trường hợp thì có một sự chọn lựa khác biệt một số hành động (hay giá trị) ra nào đó. Vì thế ta có các biểu đồ phân rã các chức năng sau: a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (phân rã chức năng 1) Nhập đĩa 1.1 Bán đĩa 1.2 Nhập/bán đĩa Phiếu nhập Phiếu xuất P.Nhập P.xuất b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (Phân rã chức năng 2) Phiếu xuất Phiếu nhập Số lượng bán Số lượng nhập Xử lý bán (2.1.) Xử lý nhập (2.1.) Trừ lượng bán Cộng lượng nhập Kho đĩa c. Biểu đồ luồng dữ mức dưới đỉnh (Phân rã chức năng 3) Phiếu xuất Phiếu nhập Thông tin xuất Thông tin nhập Báo cáo nhập/xuất (3.1) Quản lý chính, khách hàng Báo cáo Báo cáo danh mục đĩa (3.2) Báo cáo Thông tin về đĩa Đĩa CDROM d. Thực thể liên kết (E-R) Entitry - Relationship. Loại đĩa - Thể loại - Tên loại - Mô tả Đĩa - Số hiệu - Tên đĩa - Thể loại - Tổng số - Nội dung - Số hiệu - Tên mục Ctnhap Ctxuat - Sốttnhập - Ngày - Khách - Sốttxuất - Ngày - Khách Nhapdia - Sốttnhập - Số hiệu - Số lượng - Đơn giá Xuatdia - Sốttxuất - số hiệu - Số lượng - Đơn giá Bộ đĩa - Số hiệu - Tên bộ Chương III: Thiết kế - cài đặt chương trình I. Thiết kế chương trình 1. Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (CSDL). Hiện nay hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access đang được sử dụng rộng rãi để viết các chương trình quản lý nó tỏ ra rất tiện lợi tuy không như các ngôn ngữ lập trình khác nhưng phương pháp thực hiện chương trình đơn giản hơn và rất dễ sử dụng. Access tương thích với các phần mềm trong môi trường Windows, đặc biệt ngôn ngữ Access không đòi hỏi người sử dụng nhất thiết phải biết nhiều kiến thức khác như khi nghiên cứu các ngôn ngữ lập trình chuyên dụng khác như Visual Foxpro, Oracle...Ngôn ngữ lập trình Visual Basic coi Access là môi trường quản trị dữ liệu mặc định, chính vì thế việc truy cập từ Visual Basic đến CSDL trong Access được thực hiện rất dễ dàng. Trong môi trường Access cũng có các công cụ để lập trình. Đây là một bộ phận của Visual Basic. Việc phân rã chương trình thành từng bộ phận (gọi là đối tượng) rất tiện lợi cho việc thiết kế và kiểm tra chương trình. Còn phương pháp thiết kế các đối tượng là “trực quan” cho phép ta thiết kế theo từng bước có hướng dẫn và có thể theo dõi kết quả một cách chính xác và nhanh chóng. Tính trực quan “Visual” cho phép các đối tượng được thiết kế độc lập, từng bước và thông qua các giao diện chi tiết và thuận lợi. Còn hướng đối tượng “Object Orientation” cho phép xây dựng một chương trình như tập hợp của các đối tượng được liên kết lại với nhau theo một kịch bản nào đó. Trong Access thì “chương trình” được hiểu là “cơ sở dữ liệu” còn kịch bản là sự mở rộng khái niệm thuật toán. 2. Các bước thực hiện thiết kế chương trình. Khi giải quyết các bài toán về quản lý trong các lĩnh vực khác nhau thường phải tiếp xúc với các thông tin rất đa dạng và phong phú. Đó là các thông tin về các đối tượng quản lý. Trong công tác quản lý thì các đối tượng thường rất nhiều và chúng có rất nhiều các thuộc tính khác nhau và thông thường một nhóm các thuộc tính nào đó thường được liệt kê trong các bảng riêng biệt. Vì có nhiều thuộc tính cho từng đối tượng cho nên công việc quản lý thường được tách ra thành từng nhóm, mỗi nhóm là một bảng dữ liệu riêng. Tuỳ thuộc vào mục đích quản lý mà ta có các bảng dữ liệu khác nhau. Thông thường trong quản trị CSDL gồm những vấn đề chung như sau: - Xây dựng các cấu trúc dữ liệu - Nhập và hiệu chình dữ liệu - Bổ xung dữ liệu và xoá dữ liệu - Lọc và sắp xếp - Tìm kiếm dữ liệu - Thống kê và báo cáo - In ấn ... Tất cả các bảng dữ liệu về các đối tượng quản lý, các phương tiện tạo và điều quản dữ liệu hợp thành một CSDL-Database. Vậy ta có thể coi CSDL là một tập hợp các đối tượng và một CSDL trong Access thường gồm các đối tượng sau: - Các bảng- Table - Các truy vấn -Queries - Các mẫu biểu -Forms - Các Macros - Các tập mã lệnh -Modules. Các bước xây dựng chương trình: - Thiết kế bảng - Tạo quan hệ trong các bảng - Thiết kế Form cơ bản trong chương trình - Thiết kế các query hỏi đáp số liệu - cập nhật thông tin - Xây dựng các báo cáo về số liệu khai thác - Xây dựng các macro - Xây dựng menu 3. Cấu trúc dữ liệu (Data Structure) Trong CSDL thì các bảng là những đối tượng quan trong nhất vì dữ liệu đầu vào của một bài toán quản lý đều được lưu trữ trong các bảng. Vì vậy mà để nhấn mạnh các bảng người ta còn gọi là các bảng dữ liệu. Các dữ liệu đầu ra cũng có thể lưu trữ trong các bảng. Để tạo một bảng dữ liệu thì trước hết ta phải mô tả cấu trúc dữ liệu của bảng. Trong các phần mềm QTDL người ta thường dùng kiểu dữ liệu có cấu trúc quan hệ. Theo kiểu cấu trúc này thì mỗi một loại đối tượng quản lý thường là một tập hợp các thuộc tính khác nhau (Properties). 4. Quan hệ giữa các bảng (Relationship) Cơ sở dữ liệu trong Access là thuộc kiểu CSDL quan hệ. Các trường của một bảng quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, trong một CSDL có nhiều bảng có các trường giống nhau về cấu trúc và dữ liệu. Để móc nối các dữ liệu lại với nhau khi cần thiết ví dụ như khi muốn có một bảng tổng hợp thì ta phải khai báo trước các quan hệ phụ thuộc giữa các bảng. Quá trình khai báo này được gọi là thiết lập quan hệ giữa các bảng của CSDL. Để có thể truy cập đến các bảng khác nhau ta phải liên kết chúng lại với nhau. Các bảng liên kết với nhau theo các trường chung, các trường chung của các bảng phải có cấu trúc như nhau, đối với trường Text thì Access cho phép có kích thước khác nhau nhưng ta nên khai báo thống nhất. Khi lên kết người ta thường chọn các khoá chính của bảng để liên kết các trường cùng loại của các bảng khác. Tuy nhiên khoá chính của một bảng không nhất thiết phải là khóa chính của bảng khác. Quan hệ giữa các bảng có nhiều điểm khác nhau: Một - một, một - nhiều, nhiều - nhiều. Trong các kiểu trên thì kiểu “Một - nhiều” thường được dùng nhất. Kiểu liên kết này là tuỳ thuộc vào bản chất dữ liệu của các bảng và ta không thể tuỳ chọn được. Như vậy, ta phải liên kết các bảng lại với nhau thì mới có thể tổng hợp và thống kê được dữ liệu. Các kí hiệu trên thanh nối giữa hai trường của hai bảng liên kết được hiệu như sau: - Số 1: Kí hiệu cho một bên là số ít với trường liên kết là khoá chính. - : Kí hiệu bên nhiều với trường liên kết không là khoá chính. - Thanh ngang dày: Quan hệ bảo toàn dữ liệu có hiệu lực. - Đoạn thẳng đơn: Liên kết nội, không có tính bảo toàn dữ liệu. Các bảng đã liên kết với nhau có thể trao đổi dữ liệu và cùng tham gia vào cùng một bảng, một Query hay một Form Tạo quan hệ giữa các bảng (Relationships) II. Form và Các thao tác cơ bản. Form là một hình thái trực quan của một cửa sổ Window, Form cũng được cấu tạo giống như một cửa sổ nhưng được trình bầy một cách trực quan và từng bước theo nhu cầu sử dụng. Form là một trong các đối tượng quan trọng nhất của Access, Form được sử dụng thường xuyên để gắn kết với dữ liệu và mỗi một Form được gắn kết với ít nhất với một bảng dữ liệu vì thế Form trong Access đều gọi là Form dữ liệu. 1. Người sử dụng đăng nhập Form này dành cho người có chức năng khi sử dụng chương trình thì mới có thể đăng nhập vào được chương trình. Form chính của chương trình khi người sử dụng đăng nhập . 2. Thiết kế Form cập nhật người dùng. 3. Thiết kế Form cập nhật thể loại đĩa. 4. Thiết kế Form cập nhật bộ đĩa. 5. Form tra cứu thông tin mô tả chi tiết về đĩa CD-ROM. 6. Thiết kế Form nhập và xử lý thông tin bán băng đĩa cho khách hàng. 7. Thiết kế Form nhập và xử lý thông tin nhập băng đĩa về cửa hàng. 7.1. Thiết kế form thống kê tổng hợp nhập băng đĩa trong khoảng thời gian. Kết quả khi thực hiện chương trình. a. In ra Report tổng hợp nhập băng đĩa trong khoảng thời gian. b. In ra Report tổng hợp xuất băng đĩa trong khoảng thời gian. 7.2. Thiết kế form tìm kiếm. 7.3. Thiết kế Form thống kê tiền nhập, xuất. 7.4. Thiết kế form kết quả tìm kiếm. 7.5. Thiết kế Report tổng hợp nhập xuất tồn. 7.6. Thiết kế Form hướng dẫn sử dụng chương trình. Hướng dẫn người sử dụng thao tác với chương trình. Chương IV : Hướng dẫn xử dụng chương trình. I.Yêu cầu thiết bị hệ thống và hướng dẫn sử dụng 1. Chức năng hệ thống - Đăng nhập: Form này đòi hỏi bạn khi chạy chương trình phải nhập đúng tên mật khẩu thì mới có quyền thao tác tiếp với chương trình. - Thoát về Access: Cho ta trở về màn hình của Access để có thể thao tác với CSDL. - Thoát về WinDows: Khi bạn không muốn làm việc với chương trình nữa thì bạn có thể thoát luôn về Windows. 2. Chức năng của hệ thống quản lý trong chương trình. Chức năng này dùng để nhập thể loại cho chương trình và cập nhật đến quyền để thực hiện chương trình. - Người dùng Form này dùng cho người quản lý để cập nhật thêm người dùng hay cần chỉnh sửa hay gỡ bỏ. - Cập nhật thông tin về thể loại băng đĩa Dùng để tra cứu các thông tin hay cập nhật về băng đĩa mới khi nhập hay ghi trong cửa hàng. - Thoát Dùng để đóng chương trình. 3. Chức năng kinh doanh. - Form xuất đĩa cho khách hàng. Dùng để cập nhật tên khách hàng số thứ tự khách hàng mua đĩa, ngày bán, viết phiếu bán cho khách hàng. - Form nhập đĩa về cửa hàng. Dùng để cập nhật nơi nhập hàng số thứ tự, tên nơi nhập đĩa, ngày nhập, viết phiếu nhập về cửa hàng. 4. Chức năng tra cứu. - Tra cứu các loại băng đĩa của cửa hàng. Form này dùng để khi khách hàng có nhu cầu tham khảo danh sách các loại băng đĩa trong cửa hàng. - Form tra cứu tìm kiếm theo thể loại đĩa. Dùng để tra cứu từng thể loại và có thể in ra danh sách cho khách hàng tiện tham khảo. - Form tìm kiếm theo mục chương trình trong các đĩa. Form dùng khi người dùng truy cập vào tên của danh mục thì sẽ tìm được số hiệu đĩa tìm ra đĩa cần dùng. - Form thống kê tiền nhập, xuất. Dùng cho người quản lý có thể thống kê được số tiền bán hay nhập trong khoảng thời gian. 5. Trợ giúp cho người sử dụng. - Hướng dẫn sử dụng. Chương V: Đánh giá và Kết luận 1. Tính năng của đề tài Đề tài Quản lý cửa hàng băng đĩa CD-ROM là đề tài có tính thực tế, trong khi xây dựng chương trình chúng em đã dựa trên quá trình khảo sát cụ thể hệ thống quản lý trong cửa hàng và đưa ra những biện pháp tối ưu mang lại hiệu quả cho người quản lý cửa hàng, đề tài này có thể ứng dụng vào các cửa hàng bán băng đĩa hiện nay. 2. Kết quả đạt được Sau khi cho chương trình chạy thử, chương trình đã đạt được một số kết quả như: Tìm kiếm thông tin nhanh, chính xác. Kiểm s._.