Quản lý công tác Văn Thư tại Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ Đại Dương

chức kinh tế ,tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời ,chính xác. Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan ,là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo ,chỉ đạo,quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan ,tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không .Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ ,kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ ,công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng ,chính xác,năng xuất ,chất lượng,đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia.Nắm bắt được tầm quan trọng đó,Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy,để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,quản lý văn bản,lập hồ sơ hiện hành….. Ngày nay công tác Văn thư có vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai trò quan trọng đó.Sống trong một xã hội đang phát triển đòi hỏi mỗi cá nhân phải tự biết vươn lên ,nỗ lực phấn đấu hết mình ,đem năng lực kiến thức mà mình đã trau dồi được phục vụ cho xã hội cho đất nước. Đây cũng chính là lý do để em chọn đề tài này để thực tập và viết báo cáo tốt nghiệp và để có cái nhìn đúng đắn nhất về công tác Văn thư. Là một học sinh của lớp nghiệp vụ Hành chính Văn thư,sau hai năm học tập rèn luyện và được trang bị những kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tại trường học sinh đã có thể có những kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ nhất định. Nhưng “Học phải đi đôi với hành”,kiến thức ,lý thuyết được học ở lớp phải được áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó áp dụng vào công việc thực tế tại cơ quan ,để đáp ứng được yêu cầu đó trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế –Vietcare đã thực hiện Kế hoạch đào tạo tổ chức cho học sinh đi thực tập tại các cơ quan ,đơn vị ,tổ chức.Việc thực tập này giúp cho học sinh làm quen với công việc tại cơ quan,vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đây cũng là dịp để cho học sinh củng cố,tổng hợp lại kiến thức ,tập dượt ,rèn luyện phẩm chất đạo đức của một người cán bộ công chức,là cơ hội cho học sinh đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này. Thực hiện Kế hoạch của trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare về việc thực tập tốt nghiệp lớp TT –Nghiệp vụ Hành chính Khóa 4 cùng với sự giúp đỡ của Ban Giám đốc công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã tạo điều kiện tiếp nhận em về thực tập. Thời gian thực tập là 5 tuần bắt đầu từ ngày 05/ 01/2008 đến hết ngày 15/02/2008. Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ sự giúp đỡ của Ban Giám đốc và cán bộ làm công tác Văn thư trong công ty đã tạo cơ hội cho em áp dụng lý thuyết được trang bị vào thực tiễn công tác ,rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc trao đổi nghiệp vụ ,từ đó nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư. Đặc biệt dưới sự hướng dẫn của cô giáo Nguyễn Phương Hoa đã truyền cho em lòng say mê công việc ,giúp em nhận thức được sâu sắc nghĩa vụ trách nhiệm và vai trò quan trọng của cán bộ Văn thư.Từ đó e đã rèn luyện phẩm chất đạo đức nghề nghiệp như cẩn thận hơn ,tỉ mỉ hơn …và nâng cao năng lực của bản thân để hoàn thành tốt công việc. Bản báo cáo thực tập là kết quả trong thời gian em thực tập tốt nghiệp chuyên ngành tại công ty .Đây là lần đầu tiên em tập làm một cán bộ công chức thực sự nên còn nhiều bỡ ngỡ và thời gian cũng hạn hẹp,vốn kiến thức còn hạn chế ,bản thân em cũng đã cố gắng hoàn thành bài báo cáo,song trong khuôn khổ của bản báo cáo này không thể tránh khỏi những hạn chế,sai xót nhất định.Em viết bản báo cáo này gửi tới nhà trường,Khoa nghiệp vụ và kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp em hoàn thiện hơn về nghiệp vụ của mình để em có cơ sở,nền tảng bước vào kỳ thi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác sau này với hi vọng góp phần nhỏ trong công cuộc đổi mới ,xây dựng quê hương đất nước . Em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Trung cấp nghề Công Nghệ Kinh Tế Vietcare và Ban Giám đốc công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã giúp em hoàn thành đợt thực tập và viết bài báo cáo tốt nghiệp này./. Nội dung báo cáo gồm các phần sau: I. Lời nói đầu. II. Nội dung của công tác Văn thư. III.Thực tiễn của công tác Văn thư ở cơ quan. IV. Nội dung và kết qủa thực tập. V. Kết luận và kiến nghị . PHẦN II: NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ CƠ CẤU TỔ CHỨC ,CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUÁ TRÌNH THÀNH LẬP CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.QÚA TRÌNH THÀNH LẬP VÀ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương trực thuộc hiệp hội doanh nghiệp nhỏ và vừa ngành nghề nông thôn Việt Nam,được thành lập theo quyết định số 1794/QĐ của UBND thành phố Hà Nội. Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Đầu T và Công Nghệ Đại Dương Tên giao dịch:Ocean Investment And Technology Joint Stock Company Tên viết tắt: OCEAN InTech.JSC Trụ sở chính:Số 127 đường Nguyễn Văn Linh ,Quận Long Biên ,Hà Nội Công ty là một doanh nghiệp tư nhân có tư cách pháp nhân ,hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập .Có con dấu riêng ,được mở tài khoản tại ngân hàng theo quy định của pháp luật,được đăng kí kinh doanh theo luật định , được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty cổ phần đã được đại hội đồng cổ đông thông qua . -Vốn cổ phần : Vốn điều lệ của công ty là : 1.900.000.000 Số cổ phần:19.000 *Loại cổ phần: +Cổ phần phổ thông:19000 cổ phần +Cổ phần ưu đãi: (không) +Mệnh giá cổ phần:100.000 đồng Trong suốt quá trình hình thành và phát triển kể từ khi thành lập công ty đến nay,cán bộ công nhân viên công ty đã nỗ lực phấn đấu để công ty ngày càng phát triển ,đủ khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh .Tuy là công ty mang tính chất tư nhân và còn khá non trẻ cả về số năm lẫn kinh nghiệm trên thương trường nhưng công ty cũng đã có những thành công nhất định như sau: Công trình dân dụng TT Công trình Địa điểm Thời gian t.kế Tổng mức đầu tư 1 Nhà ở và văn phòng cho thuê Lô 9-Đô thị mới Đại Kim 2006 12.000.000.000 2 Trụ sở làm việc Tổ 9-P.Việt Hưng ,Q.Long Biên.HN 2006 920.000.000 3 Chung cư cao tầng Lô 3-Đô thị mới Việt Hưng,Q.LB 2006 13.123.000.000 4 Nhà xưởng sản xuất thép CN Công nghiệp Numora Hải Phòng 2007 5.386.000.000 5 Đường làm mới Gói thầu số 2-QL3 QL3_Điềm Thị_Phú Bình-Thái Nguyên 2007 3.325.000.000 6 Xưởng chế biến tinh dầu Xã Phú Nhuận-Bảo Thắng-Lào Cai 2007 4.296.156.771 Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là: 447 người Trong đó: +Kiến trúc sư: 09 +Kỹ sư xây dựng: 31 +Kỹ sư cơ khí :11 +Kỹ sư công nghiệp: 09 +Cử nhân kinh tế, tài chính , luật :08 +Trung cấp kĩ thuật:32 +Trung cấp Văn thư –Lưu trữ :04 +Công nhân bậc cao và thợ lành nghề:193 +Lao động đơn giản:245 Ngoài ra ,số lượng lao động thời vụ giao động từ 450 đến 500 người. Điều này chứng tỏ quy mô hoạt động của công ty đã được mở rộng cả về chiều sâu lẫn chiều rộng.Để mở rộng thị trường ,ngành nghề sản xuất cũng như nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ,công nhân kỹ thuật,công ty đã hợp tác và liên doanh với nhiều công ty , tổ chức trong và ngoài nước để chuyển giao công nghệ ứng dụng khoa học kĩ thuật của thế giới nh của Trung Quốc,Đài Loan, Nhật Bản ,Đức…. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có 11 đơn vị trực thuộc gồm có:1 công ty trụ sở chính,1 Văn phòng đại diện ,09 Xí nghiệp Đó là: +Công ty có trụ sở chính tại Quận Long Biên +Văn phòng đại diện tại Phố Quốc Tử Giám +XN xây lắp số 1 +XN xây lắp số 2 +XN xây lắp số 3 +XN xây lắp số 4 +XN xây lắp số 5 +XN vật liệu xây dựng Hà Nội +XN vật liệu xây dựng Hoa Cương +XN mộc và TBNT Tô Lịch +XN mộc và TBNT Bắc Ninh *Địa chỉ:127 Nguyễn Văn Linh-Phúc Đồng-Long Biên –Hà Nội *Điện thoại:04.7325731. *Fax:04.7325731 II.CHỨC NĂNG ,NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA CÔNG TY: 1.Chức năng: Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộc hình thức Cổ phần,hoạt động theo Luật Doanh nghiệp và các quy định hiện hành khác của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Công ty kế thừa các hoạt động thiết kế và xây dựng của Công ty xây dựng Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của công ty là : -Lập dự án đầu tư các công trình dân dụng ,công nghiệp ,giao thông, thuỷ lợi,đường dây tải điện,bưu chính viễn thông,kỹ thuật hạ tầng, san nền. -Lập hồ sơ mời thầu ,tổ chức đấu thầu, tư vấn hợp đồng kinh tế về thiết kế mua sắm vật tư,thiết bị xây dựng . -Khảo sát địa hình ,địa chất,thuỷ văn,địa chất công trình -Thiết kế, quy hoạch khu dân cư, khu công nghiệp, khu chức năng đô thị -Thẩm định dự án,thiết kế, dự toán các công trình -Giám sát kỹ thuật,quản lý dự án đầu tư xây dựng các công trình -Thực hiện trang trí nội thất ,ngoại thất -Tư vấn môi giới ,cho thuê công nghệ và thiết bị. Ngoài ra công ty còn kinh doanh một số lĩnh vực : mua bán hoá mỹ phẩm làm đẹp, sản xuất ,mua bán thiết bị văn phòng ,viễn thông,cung cấp phần mềm và dịch vụ phần mềm ,kinh doanh bất động sản, dịch vụ cầm đồ.kinh nhà hàng khách sạn,dịch vụ ăn uống ,lữ hành nội địa và quốc tế. 2. Nhiệm vụ và quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương là công ty thuộc hình thức cổ phần do một vài cá nhân góp vốn thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích cho công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.Công ty tự chịu trách nhiệm về kết quả phục vụ và kinh doanh bảo toàn và phát triển về vốn,giải quyết hài hoà lợi ích Nhà nước ,công ty và người lao động theo kết quả kinh doanh đạt được theo khuôn khổ của Luật pháp quy định, thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ,chế độ trong quản lý điều hành mọi mặt hoạt động của công ty ,mọi chủ trương chính sách đều được Đảng uỷ thông qua ,công ty tạo điều kiện để các đoàn thể quần chúng hoạt động nhằm mục đích thực hiện tốt quy chế dân chủ của người lao động trong khuôn khổ điều lệ của công ty. Sản xuất kinh doanh do công ty tự cân đối ,tính toán và đảm bảo kinh,bảo tồn vốn được giao và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước. 3.Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty,cơ cấu tổ chức xây dựng theo mô hình sau: +Đại hội đồng cổ đông :Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết ,là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần , có quyền quyết định loại cổ phần, bầu ,bãi,miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị , tổ chức lại và giải thể công ty, quyết định mua lại tổng số cổ phần ….. +Hội đồng quản trị : Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ đông của công ty bầu ra , có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích , quyền lợi của công ty, quyết định chiến lược của công ty,quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại ,quyết định huy động thêm vốn,bổ nhiệm ,miễn nhiệm ,cách chức Giám đốc ... + Ban Giám đốc:Điều hành ,quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty bao gồm văn phòng chính ở Hà Nội và các chi nhánh ở Bắc Ninh và các tỉnh khác. +Giám đốc công ty:Là người trực tiếp điều hành công ty, là đại diện phápnhân của công ty trước pháp luật,chịu trách nhiệm trước công ty và Nhà nước về mọi hoạt động của công ty. +Các Phó Giám đốc :Thay mặt Giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh khi Giám đốc đi vắng ,là người giúp việc cho Giám đốc ,trực tiếp phụ trách từng mảng công việc cụ thể. +Văn phòng công ty :Quản lý con dấu,dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng,tiếp khách,phục vụ đời sống cán bộ nhân viên,quản lý công văn đi và công văn đến. +Phòng Tài chính kế toán :Theo dõi các khoản thu ,chi, xác định kết quả kinh doanh,các khoản nộp ngân sách .Hạch toán và kiểm tra kế toán của các đơn vị trực thuộc. +Phòng Kế hoạch, Ban quản lí dự án,:Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm kiếm ,đấu thầu ,lập dự toán công trình trong thời gian công tytham gia vào việc dự thầu cho đến khi thắng thầu. Đồng thời có trách nhiệm lập kế hoạch tiến độ thi công ,chuẩn bị mặt bằng,theo dõi nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành ,bảo vệ quyết toán trước bên A,cục đầu tư,tài chính và các cơ quan có thẩm quyền. +Phòng Kỹ thuật,,trung tâm thiết kế và tư vấn giám sát : Nhiệm vụ của các phòng này là đảm bảo kỹ thuật công trình,giám sát tiến độ thi công, tham mưu cho Giám đốc, trong các công tác có liên quan đến vật tư ,kỹ thuật ,xe, máy thi công , an toàn lao động. +Các Xí nghiệp : Có nhiệm vụ nhận và thi công các công trình do công ty giao hoặc tự tìm kiếm công việc và thi công trên cơ sở thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY: ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SOÁT VĂN PHÒNG CÔNG TY PHÒNG KẾ HOẠCH VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN XN XÂY LẮP 1 XN XÂY LẮP 2 XN XÂY LẮP 3 XN XÂY LẮP 4 XN XÂY LẮP 5 PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN PHÒNG KỸ THUẬT BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRUNG TÂM THIẾT KẾ VÀ TƯ VẤN GIÁM SÁT XN VLXD HÀ NỘI XN VLXD HOA CƯƠNG XN MỘC VÀ TBNT TÔ LỊCH XN MỘC VÀ TBNT BẮC NINH 4. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư: * Về tổ chức: -Bộ phận công tác Văn thư của công ty trực thuộc Văn phòng chứ không có phòng văn thư riêng .Đây là đầu mối thông tin có chức năng tiếp nhận công văn đến và chuyển giao công văn các bộ phận,cá nhân có liên quan để giải quyết,xử lý công văn đó sao cho kịp thời và đảm bảo đúng tiến độ quy định.Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tổ chức soạn thảo văn bản,đánh máy, in sao văn bản và quản lý con dấu. *Về cán bộ: Do biên chế ít nên Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương chỉ có 01 cán bộ làm công tác Văn thư có trình độ chuyên môn ,(các xí nghiệp phòng ban khác thì cán bộ kế toán kiêm luôn công tác văn thư)tốt nghiệp hệ trung cấp chuyên ngành Hành chính Văn thư –Lưu trữ tại trường Cao Đẳng Văn Thư Lưu trữ Trung ương I.Vì vậy bản thân cán bộ V ăn thư rất có ý thức với công việc của mình ,thực hiện đúng quy trình của công tác Văn thư mà Nhà nước đã quy định . Nội quy và công tác Văn thư của công ty do Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm quản lý ,chỉ đạo . -Công tác Văn thư là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nó chiếm một phần quan trọng trong hoạt động của công ty.Đây là một mắt xích giữa hoạt động của các phòng ban,xí nghiệp với các cơ quan bạn nói riêng ,và với đoàn thể cơ quan nói chung. Tuy nhiên do không được bồi dưỡng thường xuyên nên cán bộ Văn thư chưa nắm bắt được một số thay đổi trong quy định của Nhà nước về thể thức văn bản do vậy mà ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản., chưa phát huy được tối đa hiệu lực của văn bản do cơ quan ban hành. PHẦN III: TÌNH HÌNH QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ ĐẠI DƯƠNG I.TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ . 1.Công tác xây dựng và ban hành văn bản. -Với chức năng ,nhiệm vụ của mình ,để đảm bảo quy trình hoạt động của cơ quan được thông suốt ,ban lãnh đạo Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương luôn chú ý theo dõi quá trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản .Cụ thể là Chánh và Phó Chánh văn phòng là những người trực tiếp chỉ đạo đôn đốc kiểm tra quá trình soạn thảo và ban hành văn bản.Cán bộ văn thư của công ty là người soạn thảo văn bản,đánh máy ,in ,sao ,nhận ,gửi ,đóng dấu,đăng kí quản lí văn bản đi,văn bản đến. -Các loại văn bản do cơ quan ban hành: +Văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty có khối lượng tương đối nhiều.Do là đơn vị doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên công ty được ban hành các lọai văn bản theo quy định của Nhà nước như: Văn bản Quy phạm pháp luật: Quyết định. Văn bản Hành chính: Công văn,Kế hoạch,Báo cáo,Thông báo Văn bản Chuyên ngành:Hợp đồng,Biên bản,Dự toán ,Giấy mời,Chứng từ,Giấy giới thiệu.... -Trình tự,thủ tục ban hành ,thẩm quyền kí văn bản: +Thủ tục ban hành văn bản:bao gồm 09 thành phần thể thức mà Nhà nước quy định cho mỗi văn bản phải có ,để đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý,giá trị thực tiễn và hiệu lực thi hành văn bản .Nếu một văn bản không đảm bảo về thể thức sẽ làm giảm hoặc làm mất đi giá trị của văn bản,đồng thời sai với quy định của Nhà nước. +Thẩm quyền kí văn bản: Chỉ có Giám đốc được trực tiếp ký vào văn bản.Phó Giám đốc được ký thay một số văn bản (trong trường hợp đã uỷ quyền trong lĩnh vực mà mình phụ trách ,dưới hình thức ký thay Giám đốc). ưởng các phòng,xí nghiệp được ký văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn được sự phân công ,theo thể thức là ký thừa lệnh. Qua khoảng thời gian thực tế được tiếp xúc với nhiều loại văn bản nhìn chung thủ tục và thể thức văn bản tại công ty được trình bày tương đối đầy đủ ,9 thành phần thể thức bắt buộc gồm: Quốc hiệu Tên cơ quan ban hành văn bản. Số ,kí hiệu văn bản Địa danh ,ngày ,tháng,năm ban hành văn bản. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Nội dung văn bản Thể thức đề ký. Chữ ký của người có thẩm quyền Dấu cơ quan. Trong suốt quá trình nghiên cứu và tìm hiểu về công tác văn thư tại công ty,nhìn chung văn bản ban hành có nội dung phù hợp ,ngôn ngữ sử dụng đúng phong cách, thông tin chính xác.Tuy nhiên vẫn còn một số văn bản bị sai thể thức. Ví dụ: Hợp đồng thi công cải tạo sửa chữa ,nâng cấp hệ thống cấp nước tổng thể Trong hợp đồng này có một số vấn đề sai so với thể thức như:thiếu số của hợp đồng. Sau mỗi “căn cứ ”phải xuống dòng . -Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư của công ty: +Theo quy định của Nhà nước , mỗi văn bản sau khi được ban hành phải giữ lại 2 bản,1 bản được giữ lại ở các phòng ban,xí nghiệp đã soạn thảo ra văn để kiểm tra nhắc nhở,còn 1 bản giữ lại ở phòng văn thư và được lưu trong tập công văn lưu được xếp theo số thứ tự, ngày tháng văn bản ban hành nhằm phục vụ cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Phòng văn thư tuy nằm chung tại Văn phòng lớn của công ty nhưng cũng được trang bi các trang thiết bị khá hiện đại như: máy tính,máy in, máy phô tô , máy fax, máy vi tính , giúp cán bộ văn thư thực hiện công tác một cách nhanh nhất và chính xác nhất.Mặc dù công ty không đủ rộng để có thể bố trí cho cán bộ văn thư có một phòng riêng nhưng công ty cũng đã cố gắng để cán bộ văn thư có một không gian và trang thiết bị tốt nhất . SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA VĂN THƯ 9 8 9 3 6 5 4 7 1 2 10 Máy photocopy Tủ đựng con dấu Tủ đựng tài liệu Máy vi tính và thiết bị nối mạng ADSL Ghế Máy in Điện thoại và máy Fax Bàn làm việc Ghế Cửa ra vào Công ty có rất nhiều chi nhánh, xí nghiệp,văn phòng đại diện nên mỗi đơn vị lại có 1 văn thư riêng. -Các loại sổ theo dõi công tác văn thư tại công ty: +Sổ đăng kí công văn đến +Sổ đăng kí công văn đi +Sổ lấy số +Sổ chuyển giao văn bản đi Bưu điện 2. Công tác quản lí văn bản đi a.Khái niệm: Tất cả các loại văn bản đi bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành chính ,văn bản Chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật)do cơ quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi. b.Đăng kí văn bản đi -Văn bản của công ty được soạn thảo theo đúng quy trình của pháp luật,Nhà nước sau đó được nhân bản kiểm tra trình ký.Tất cả văn bản phải có chữ ký của người có thẩm quyền có dấu của công ty.Văn bản trước khi gửi đi sẽ được đăng kí vào "Sổ đăng kí văn bản đi”theo đúng quy trình nghiệp vụ đảm bảo văn bản được gửi đúng địa chỉ ,đúng số lượng ,đối với văn bản “ mật” và “khẩn” thì văn thư sẽ đóng dấu “mật”, “khẩn” và phải được chuyển phát ngay trong ngày. -Để đảm bảo tổ chức, thực hiện ,chuyển giao văn bản đi được hiệu quả và giữ bí mật văn bản ,Văn phòng công ty đã theo dõi ,đôn đốc việc thực hiện cac nhiệm vụ theo đúng quy trình nghiệp vụ.Tất cả các văn sau khi có ý kiến giải quyết đều phải lưu lại văn thư một bản và được đăng ký vào sổ.Nếu cán bộ văn thư không làm đúng theo những quy trình đó mà để xảy ra bất kì sai xót nào như: lộ bí mật văn bản,văn bản bị thất lạc….thì người cán bộ văn thư đó sẽ bị hình thức kỷ luật rất nặng, bởi đây là côn ty mang tính chất tư nhân nếu công tác văn thư không được chú trọng thực sự sẽ gây ra những thiệt hại to lớn. Ví dụ : Kế hoạch về việc thi công xây dựng Xưởng chế biến tinh dầu tại Huyện Bảo Thắng-Tỉnh Lào Cai Bảng thống kê các loại văn bản ,giấy tờ hình thành trong Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương năm 2007: STT Tên loại Năm 2007 1 Quyết định 120 2 Kế hoạch 95 3 Báo cáo 76 4 Thông báo 57 5 Công văn chung 230 6 Biên bản 54 Tổng 632 Văn bản Tuy đã nỗ lực hết sức để hoàn thành công tác nhưng do số lượng văn bản của công ty nhiều mà số cán bộ Văn thư hạn chế nên việc quản lý và giải quyết văn bản đi còn có sai xót như văn bản chuyển đi bị chậm ,văn bản ghi sai địa chỉ làm cho công việc triển khai chậm,mất thời gian,giảm tiến độ công việc. Công tác quản lý văn bản được cán bộ văn thư công ty thực hiện như sau: -Trình văn bản đi; -Kiểm tra thể thức,ghi số,ngày ,tháng; -Đóng dấu văn bản; -Chuyển giao văn bản -Sắp xếp văn bản lưu Hầu hết các văn bản đi của công ty gửi tới các đối tượng liên quan qua 2 con đường : gửi bưu điện và gửi trực tiếp. Đăng kí văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan.Hiện nay việc đăng kí văn bản đi thường được áp dụng bằng 2 hình thức :đăng kí bằng sổ và đăng kí bằng máy vi tính. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã sử dụng cả 2 phương pháp trên. Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương đã rất nhanh nhạy trong việc nắm bắt công nghệ thông tin vào việc quản lí nhân viên,quản lí công trình ……..và công tác văn thư trong công ty không nằm ngoài chương trình áp dụng những chương trình ứng dụng tin học hiện đại. công ty đã sử dụng phần mềm Idesk phục vụ cho công tác Văn phòng,đặc biệt rất thuận tiện cho các cán bộ văn thư làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm thời gian hơn.Đây là phần mềm tương đối mới cho nên nó còn khá xa lạ so với đại đa số người sử dụng , tuy nhiên đây là một phần mềm có tính ứng dụng cao và rất khả thi. Tuy rất hiện đại và có tính ứng dụng cao nhưng nó không thể thay thế hoàn toàn sổ đăng kí truyền thống bằng tay được cho nên Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương vẫn kết hợp sử dụng việc đăng kí sổ với phương pháp truyền thống và sổ đó có tên là:Sổ công văn đi Mẫu sổ của công ty không làm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Sổ được chia làm 8 cột như sau Số TT Số và ký hiệu công văn Ngày tháng công văn Người kí công văn Trích yếu nội dung Nơi nhận Số lượng Ký nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Thực tế ở Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương cho thấy cán bộ văn thư không đăng kí cột :Đơn vị người nhận bản lưu và cột ghi chú. Do vậy thiếu đi những thông tin cần thiết khi tra tìm một văn bản. Hiện nay văn thư tại công ty cũng chưa áp dụng hình thức đăng ký hiện đại.Mặt khác ,như sổ đăng ký văn bản đi là một sổ đăng ký đi chung cho nhiều loại văn bản kể cả Thông báo, Quyết định,Kế hoạch ..đều đựơc đăng kí vào sổ với tên “Công văn đi” là không thích hợp,không đúng quy định. Tuy rằng hình thức này sẽ giảm đi số lượng sổ cần phải tập trung hàng năm nhưng việc đăng ký nhiều loại văn bản trong mục tên loại,trong đó số của văn bản được ghi vào cột tên loại tương ứng sẽ gây nhầm lẫn giữa các loại văn bản,việc tra tìm văn bản cũng trở nên phức tạp hơn. Có lẽ tại đây là công ty mang tính chất tư nhân nên văn bản “mật ;khẩn” không nhiều và thường không có(hoặc có rất ít)nên cán bộ văn thư không lập sổ riêng như ở các cơ quan khác. c.Chuyển giao văn bản Các văn bản đi đều được lưu tại bộ phận văn thư 01 bản và 01 bản lưu tại đơn vị ,cá nhân soạn thảo. Khi chuyển giao văn bản đi phải đăng kí vào sổ chuyển giao.Các văn bản chuyển giao nội bộ công ty sử dụng sổ đăng ký đồng thời làm sổ chuyển giao nội bộ,khi chuyển giao yêu cầu các đơn vị ,người nhận ký nhận vào cột người ký. Qua thời gian làm việc tại bộ phận văn thư , em thấy việc tổ chức quản lý văn bản đi của Công ty Cổ phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương có những ưu,nhược điểm sau: *Ưu điểm: -Cán bộ Văn thư đã tiến hành các khâu nghiệp vụ theo đúng quy định của Nhà nước. +Đối với văn bản gửi ngoài cơ quan:Văn thư cũng tiến hành bao gói,sau đó văn thư tiến hành đăng ký vào sổ chuyển giao Bưu điện rồi chuyển giao bằng hình thức : chuyển văn bản ra Bưu điện,cán bộ Bưu điện ký nhận. +Đối với văn bản chuyển nội bộ:Cán bộ văn thư cũng tiến hành các khâu nghiệp vụ và chuyển đến các phòng, ban có tên trên bì. -Chuyển giao văn bản đảm bảo nguyên tắc một đầu mối:Văn thư thực hiện tổ chức quản lý,giải quyết văn bản đi một cách có hiệu quả,hết sức khoa học, hợp lý,đảm bảo việc chuyển giao văn bản nhanh chóng ,chính xác,kịp thời ,đúng đối tượng. -Một sáng tạo của văn thư khi lấy sổ đăng ký văn bản làm sổ chuyển giao văn bản đi nội bộ.Từng cột mục được đăng ký rõ ràng ,cụ thể từng nội dung văn bản.Điều này tiết kiệm được kinh phí không phải lập sổ chuyển giao nội bộ. *Nhược điểm: -Dấu khi đóng vào văn bản chưa thẳng. -Đối với việc chuyển giao văn bản ra ngoài cơ quan ,khi chuyển giao Văn thư phải mang văn bản ra Bưu điện. -Văn bản đi đôi khi bị thất lạc do văn thư gửi nhầm. 3.Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến: a.Khái niệm: Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật,văn bản Hành chính và văn bản chuyên ngành(kể cả fax,văn bản được chuyển giao qua mạng và văn bản mật)và đơn thư gửi đến cơ quan,tổ chức được gọi chung là văn bản đến. b.Việc tổ chức .quản lý và giải quyết văn bản đến tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư và Công Nghệ Đại Dương. -Bên cạnh việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đI công ty còn có rất nhiều mối quan hệ khác , chính vì vậy văn bản đến cơ quan không những nhiều mà còn phong phú cả về nội dung ,số lượng văn bản đến hàng năm khá nhiều con đường khác nhau như: -Văn bản đến bằng bưu điện(Đây là con đường chủ yếu) -Đến bằng máy Fax. Do cán bộ đi công tác được cơ quan gửi trực tiếp. Mọi văn ,thư từ đến cơ quan đều tập trung tại văn thư cơ quan và cán bộ văn thư phải thực hiện các bước giải quyết văn bản đến bao gồm: Bước 1:Tiếp nhận văn bản: Tại văn phòng vào buổi sáng nhân viên Bưu điện giao báo và công văn đến phòng Văn thư,Cán bộ Văn thư tiếp nhận văn bản và ký vào sổ nhận công văn đến của nhân viên Bưu điện.Điều này đảm bảo nguyên tắc một đầu mối,thống kê được số liệu văn bản đến,việc có sổ ký nhận tạo thuận lợi cho cán bộ văn thư. Bước 2:Kiểm tra, phân loại , bóc bì đóng dấu đến,ghi số đến ,ngày đến :Để tránh tình trạng nhầm lẫn địa chỉ,đảm bảo sự nguyên vẹn của bì chứa văn bản và phát hiện kịp thời sự sai lệch giữa thông tin ngoài bì với nội dung thông tin của văn bản bên trong phong bì. +Công ty quy định những văn bản gửi đến công ty dưới bất kì hình thức nào thì: Cán bộ Văn thư có quyền bóc văn bản có mức độ khẩn ,với những văn bản có mức độ mật thì chuyển cho Giám đốc công ty và không được phép bóc bì. +Làm tốt khâu tiếp nhận, kiểm tra văn bản sẽ tránh được tình trạng lạc,mất mát văn bản tiết kiệm thời gian ,góp phần vào quá trình chuyển văn bản tới nơi nhanh chóng kịp thời. Bước 3:Đăng kí văn bản đếnĐể tiến hành quản lý văn đến chặt chẽ và tra tìm thuận tiện ,văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến. Dấu đến được đóng vào khoảng trống phía trên góc trái của văn bản dưới phần trích yếu nội dung(đối với văn bản có tên loại)và đóng vào khoảng trống dưới số và ký hiệu văn bản(đối với văn bản không có tên loại).Hoặc đóng dấu đến vào khoảng trống dưới phần địa danh, ngày,tháng,năm của văn bản. Công ty có dấu Công văn đến để đóng vào những văn bản là Công văn đến cơ quan. Sau khi đóng dấu đến văn bản sẽ được đăng ký vào sổ,sổ do cán bộ công ty làm không giống như sổ trong Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Công ty được chia làm 9 cột như sau: Ngày đến Số đến Nơi gửi công văn Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội dung Nơi người nhận Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) Bước 4:Trình văn bản đến:Tất cả văn bản đến sau khi đã đăng kí tuỳ theo chế độ công tác của văn thư cơ quan,cán bộ văn thư phải trình ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Giám đốc xem xét nghiên cứu . Bước 5:Chuyển giao văn bản đến:Văn bản đến sau khi đã có ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan thì Văn thư công ty phải chuyển văn bản đến đúng đối tượng có trách nhiệm xử lý giải quyết ,người nhận phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu hay sổ chuyển giao văn bản đến. Bước 6 :Theo dõi giải quyết văn bản đến:Thường xuyên nhắc nhở đôn đốc các đơn vị được giao nhiệm vụ giải quyết các vấn đề liên quan đến nội dung văn bản.Xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo công ty có biện pháp giải quyết,điều chỉnh kịp thời.Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến có đóng dấu đúng quy định hay không. Bước 7:Sao văn bản đến: Các văn bản đến sau khi trình lên Giám đốc công ty để lấy ý kiến chỉ đạo,giải quyết thì Văn thư công ty căn cứ vào ý kiến đó để tiến hành sao gửi cho các bộ phận ,cá nhân và phòng, ban có liên quan để thực hiện.Sau khi văn bản đến đã được chuyển tới các cá nhân ,đơn vị thì cán bộ Văn thư tiếp tục theo dõi thường xuyên để xử lý thông tin và báo cáo lại cho lãnh đạo các phòng,xí nghiệp hoặc Giám đốc công ty để có biện pháp xử lý kịp thời. *Ưu điểm: Các văn bản đến của công ty đều được Văn thư đăng kí chính xác,đầy đủ ,rõ ràng, rất thuận tiện cho viêc tra tìm. *Nhược điểm: Cán bộ công ty chưa tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản đến mà sử dụng sổ đăng ký làm sổ chuyển giao vì vậy khi tiến hành chuyển giao văn bản,cán bộ Văn thư phải mang cả sổ đăng ký văn bản đến để cá nhân ,đơn vị nhận văn bản ký nhậ._.