Quản lý chi phí trong Microsoft Project

ng trình 32 3.2. Giao diện của chương trình 33 3.3. Các chương trình con có trong chương trình 38 3.4. Hướng dẫn sử dụng 48 Chương 4- Ví dụ áp dụng 49 4.1. Đặt vấn đề 49 4.2. Tính toán chi phí 50 4.3. Quản lý chi phí 53 Kết luận 58 Tài liệu tham khảo 59 Phụ lục 60 danh mục các thuật ngữ Tiếng Anh Tiếng Việt Cost Chi phí Resource cost Chi phí tài nguyên Per-use cost Chi phí trọn gói Fixed cost Chi phí cố định Material cost Chi phí vật liệu Overtime cost Chi phí ngoài giờ Standard rate Đơn giá chuẩn Overtime rate Đơn giá ngoài giờ Rate tables Bảng đơn giá Budget Ngân quỹ Cost accrual Chi phí tích dồn Cash flow Lưu lượng tiền mặt Cost variance Chi phí chênh lệch Actual cost Chi phí thực tế Baseline Đường giới hạn Earned value Giá trị hoàn thành Interim plan Kế hoạch tạm thời Project triangle Tam giác dự án danh mục các hình vẽ Trang Hình 1.1. Biểu đồ biểu diễn sự chi phí đều của một dự án 15 Hình 1.2. Biểu đồ biểu diễn mối tương quan giữa các đại lượng ... 16 Hình 2.1. Cấu trúc dữ liệu bảng LoaiCV lưu trữ thông tin đơn giá xl 25 Hình 2.2. Cấu trúc dữ liệu bảng LoaiCuoc lưu trữ đơn giá cước vc 28 Hình 2.3. Cấu trúc dữ liệu bảng Thamso 29 Hình 2.4. Các tham số tính toán 30 Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức chương trình 32 Hình 3.2. Form frmcapnhat 34 Hình 3.3. Form frmCNCuoc 35 Hình 3.4. Bảng thuộc tính của chương trình 35 Hình 3.5. Form frmMain 36 Hình 4.1. Ví dụ tiến độ thi công 49 Hình 4.2. Thao tác gọi chương trình con tính chi phí 50 Hình 4.3. Thao tác tính chi phí cho công tác cốt thép 51 Hình 4.4. Thao tác tính chi phí cho công tác vk cột, vách cứng 51 Hình 4.5. Biểu đồ biểu diễn chi phí vật liệu 52 Hình 4.6. Biểu đồ biểu diễn chi phí nhân công 52 Hình 4.7. Biểu đồ biểu diễn chi phí máy thi công 53 Hình 4.8. Ghi đường giới hạn theo kế hoạch ban đầu 53 Hình 4.9. Thông tin ban đầu về hạng mục 54 Hình 4.10. Thao tác chọn phương tính giá trị hoàn thành 54 Hình 4.11. Cập nhật việc thay đổi giá cả vật liệu 55 Hình 4.12. Cập nhật khối lượng công việc thực hiện được 55 Hình 4.13. Bảng phân tích các chỉ số chi phí 56 Mở đầu Chúng ta đã biết xây dựng là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt. Nó đòi hỏi tính nghiêm túc trong công tác thiết kế, quản lý, thi công và đồng thời còn phải đảm bảo tính thẩm mỹ, độ an toàn, khả năng kinh tế của mỗi công trình. Đặc điểm của ngành xây dựng là những sản phẩm gắn liền với đất, thời gian xây dựng dài, vốn đầu tư lớn, các công trình không cho phép hư hỏng hoặc phế loại. Ngoài ra còn có nhiều vấn đề phát sinh trong quá trình thiết kế, quản lý và thi công đòi hỏi con người phải nghĩ ra những chương trình cho máy tính để thông qua đó có thể giải quyết được những khó khăn, vất vả trong xây dựng. Từ những năm trước đây, trên thế giới việc sử dụng máy tính trong xây dựng đã rất phát triển, máy tính với những chương trình, những phần mềm tiện ích đã giúp con người trong công tác thiết kế đồ án. Máy tính được sử dụng vào trong các quá trình thiết kế, thi công xây dựng, từ việc nghiên cứu tiền khả thi, khảo sát đo đạc, đến việc thiết kế lập hồ sơ thầu, quản lý điều hành thi công. Những chương trình phần mềm ra đời gần đây mang tính tự động hóa tổng hợp cao. Ngay sau khi hoàn thành công tác thiết kế kiến trúc, kết cấu, nó cho phép ta xác định được khối lượng công việc, số lượng lao động, lượng vật tư, yêu cầu và chi phí cần thiết cho việc thực hiện từng loại công việc, bao gồm cả chi phí gián tiếp, chi phí trực tiếp lẫn chi phí quản lý, điều hành và các phụ phí khác. Không những các chương trình này cho phép chúng ta giám sát, theo dõi và cập nhật sự thay đổi của các số liệu, tính toán với thực tế thi công từng ngày tại công trường. Thời gian gần đây, cùng với sự ra đời của các phần mềm kết cấu, kiến trúc, một số tác giả đã đi sâu viết chương trình cho việc quản lý, điều hành thi công. Hai trong số đó là Primavera Project Planner và Microsoft Project. Hai phần mềm này đang được sử dụng rộng rãi trên thế giới và cả ở nước ta, chủ yếu với mục đích thiết lập và quản lý các dự án. Primavera Project Planner là phần mềm dễ sử dụng với giao diện trực quan sinh động. Đặc điểm nổi bật của Primavera Project Planner là nó cho phép nhiều người cùng sử dụng dữ liệu của nó thông qua mạng vi tính nội bộ, tất nhiên là những người này phải được người thiết lập dự án cho phép. Các tính năng chủ yếu của Primavera Project Planner là: Thiết lập hoặc mở một dự án và đặt ra quyền truy nhập đối với dự án án đó. Có thể quản lý dự án theo nhóm. Gắn các ràng buộc cho các hoạt động của dự án và lên lịch cho chúng. Lên lịch cho các tài nguyên được sử dụng trong các hoạt động. Điều chỉnh các tài nguyên và chi phí để phù hợp với các mục tiêu và tiến trình của dự án. Thiết lập các báo cáo và biểu đồ đánh giá tình hình dự án, và in ấn chúng. Quản lý nhiều dự án cùng lúc. Phần mềm Primavera Project Planner tiện dụng cho các nhà quản lý chuyên nghiệp. Còn trong lĩnh vực xây dựng, Microsoft Project là phần mềm quản lý thông dụng hơn. Microsoft Project là phần mềm cơ sở dữ liệu tiên tiến nhất và là sản phẩm phần mềm chuyên dùng để tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án. Các tính năng của Microsoft Project bao gồm: Tổ chức lập kế hoạch và quản lý dự án. Lên lịch công tác. Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công tác. Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc. Chuẩn bị báo biểu để thông tin kế hoạch sau cùng đến tất cả những người phê chuẩn hay thi hành kế hoạch. Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những thay đổi đe dọa đến sự thành công của dự án. Xem xét lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên. Đánh giá tài chính chung của dự án. Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án. In ấn các biểu đồ phục vụ cho dự án. Làm việc và quản lý dự án theo nhóm. Trong lĩnh vực xây dựng Microsoft Project có thể trợ giúp việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ xây dựng và biểu diễn bằng biểu đồ ngang, sơ đồ mạng. Ưu điểm của Microsoft Project có thể nhận thấy ở đây đó là: Nhập dữ liệu cho các công tác trong dự án thuận tiện, có đầy đủ các dữ kiện về các công tác và điều kiện làm việc. Mỗi công tác có thể chi tiết hóa với nhiều thông tin cụ thể: thời khoảng, ngày tháng bắt đầu kết thúc, được phân bổ bởi những tài nguyên nào, các điều kiện ràng buộc, mức độ ưu tiên, các chú giải cần thiết, các công tác găng... Căn cứ vào các thông tin trên giúp ta có thể thiết lập được các phiếu giao việc cho từng nhóm, tổ, đội công nhân. Đưa ra sự quan sát tổng thể, biểu diễn toàn bộ biểu đồ tiến độ của dự án, từ đó có thể so sánh để tìm ra bản tiến độ hợp lý nhất. Có thể thiết lập, thể hiện biểu đồ tiến độ của dự án một cách sinh động. Bên cạnh đó, Microsoft Project cho phép giải quyết các vấn đề có thể nảy sinh trong quá trình quản lý tiến độ: Có thể điều chỉnh các công tác để rút ngắn thời gian kế hoạch. Thay đổi các ràng buộc của các công tác. Cân đối và phân bổ lại các tài nguyên cho từng công tác cũng như toàn bộ dự án. Microsoft Project cho phép người sử dụng quan sát và in ấn từng phần hoặc toàn bộ các dạng biểu đồ về tiến độ và các tài nguyên. Đồng thời thiết lập và in ấn các báo cáo về tổng quan tiến độ của dự án, về các công tác đang thực hiện, về các công việc còn lại, về tài chính cho từng công tác và cho toàn bộ dự án, báo cáo chi phí về tài nguyên. Một tính năng quan trọng nữa của Microsoft Project đó là nó có thể quản lý nhiều dự án cùng chung một nguồn vốn và tài nguyên, nó có thể kết nối cùng một lúc nhiều dự án của người sử dụng. Với những ưu điểm trên, Microsoft Project hiện nay đang được các kỹ sư xây dựng sử dụng khá nhiều ở các công trình trên khắp cả nước. Tuy nhiên, chúng ta mới chủ yếu dùng Microsoft Project để quản lý dự án thuần túy về mặt thời gian. Chúng ta đã khá thành thạo trong việc khai thác tính năng quản lý tiến độ của Microsoft Project, nhưng trong xây dựng ta còn phải quan tâm đến các yếu tố khác như chi phí, chất lượng và an toàn của công trình. Nếu như chúng ta có thể thông qua Microsoft Project đồng thời quản lý tốt và cân đối các mặt này như việc quản lý tiến độ thì điều này rất có ý nghĩa trong công tác quản lý và điều hành các dự án xây dựng nhanh chóng và hiệu quả, góp phần đẩy nhanh công cuộc công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước. Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này ta sẽ đi sâu tìm hiểu tính năng quản lý chi phí dự án của Microsoft Project. Sở dĩ Microsoft Project khi được sử dụng để quản lý chi phí ở nước ta lại có những vướng mắc, một phần là bởi chúng ta chưa có những nghiên cứu sâu sắc về nó, một phần là bởi việc tính toán chi phí cho công tác trong Microsoft Project không hoàn toàn phù hợp với việc tính chi phí cho các công việc xây dựng hiện nay ở nước ta. Điển hình như: Microsoft Project có khái niệm chi phí các công tác theo giờ, còn trong xây dựng ở nước ta thì phần lớn lại không tính như vậy, chúng ta tính toán chi phí theo khối lượng công việc trên cơ sở các đơn giá và định mức của nhà nước ban hành. Chính vì vậy, luận văn này đưa ra ý tưởng đưa việc tính chi phí xây dựng vào như là một phần của Microsoft Project. Để thực hiện ý tưởng này, ta xây dựng một phần mềm thực hiện việc tính toán nói trên, rồi đặt vào Microsoft Project (cài đặt cùng với Microsoft Project). Hiện nay ở nước ta cũng có một số phần mềm để tính dự toán công trình, các phần mềm này khá chi tiết. Còn phần mềm luận văn xây dựng gọn nhẹ hơn nhiều, bởi nó chỉ giúp người sử dụng tính ra chi phí tổng hợp (không bao gồm chi phí vật tư chi tiết), vì thế dùng nó khá thuận tiện. Sử dụng đồng thời phần mềm tính chi phí nói trên với Microsoft Project cho phép tính trước được lỗ lãi của dự án, tuy không chính xác cụ thể nhưng giúp người quản lý phần nào xác định được hướng đi đúng cho dự án. Chương 1 Sử dụng Microsoft Project quản lý chi phí dự án Đối với nhiều người quản lý dự án, chi phí là một phần quan trọng trong việc lên kế hoạch và điều hành dự án. Ví dụ như chi phí có thể quyết định mức độ hoàn thành công việc nhanh như thế nào, hoặc các tài nguyên như nhân lực, máy móc thiết bị và nguyên vật liệu được sử dụng ra sao. Trong một vài trường hợp, sự thành công của một dự án có thể được tính bằng mức độ chênh lệch giữa chi phí cuối cùng của dự án với ngân quỹ dự trù hay chi phí giới hạn của dự án. 1.1. Các khái niệm Đối với Microsoft Project, chi phí tổng cộng của một dự án liên quan tới tất cả các chi phí theo đơn giá, chi phí trọn gói hay chi phí cố định mà bạn nhập cho các tài nguyên, công việc hay theo hợp đồng. 1.1.1. Chi phí tài nguyên theo đơn giá Chi phí tài nguyên theo đơn giá là phần chi phí cho các tài nguyên làm việc, như là con người hay máy móc thiết bị. Microsoft Project cho phép bạn nhập các đơn giá này tính theo giờ làm việc. Tùy theo yêu cầu mà chia ra đơn giá chuẩn, tức là làm việc theo lịch thời gian chuẩn hàng ngày, và đơn giá ngoài giờ. Khi bạn gán một tài nguyên cho một công tác, Microsoft Project tính chi phí tài nguyên tổng cộng bằng đơn giá sử dụng tài nguyên theo giờ mà bạn nhập vào nhân với thời gian hoàn thành công tác đó. 1.1.2. Chi phí nguyên vật liệu theo đơn giá Chi phí nguyên vật liệu theo đơn giá là phần chi phí cho các tài nguyên dạng nguyên vật liệu. Bạn nhập chúng theo các đơn giá chuẩn. Các đơn giá loại này được gán theo đơn vị của nguyên vật liệu tương ứng, như là tấn hay mét. Khi bạn gán một tài nguyên nguyên vật liệu cho một công tác, Microsoft Project tính chi phí nguyên vật liệu tổng cộng bằng đơn giá sử dụng tài nguyên nguyên vật liệu mà bạn đã nhập nhân với khối lượng nguyên vật liệu đủ để hoàn thành công tác đó. 1.1.3. Bảng đơn giá Bảng đơn giá là một bộ các đơn giá tài nguyên và chi phí trọn gói cho tài nguyên làm việc và nguyên vật liệu. Bạn có thể sử dụng 25 mức khác nhau để nhập các đơn giá có thay đổi trong tương lai, như là giá nguyên vật liệu tăng chẳng hạn. Đồng thời bạn có thể chỉ rõ thời gian nào có sự thay đổi này. Ví dụ, bạn biết chắc là chi phí cho một tài nguyên nào đó sẽ thay đổi sau 6 tháng nữa, thì bạn có thể đặt cho Microsoft Project tự động sử dụng đơn giá mới đó vào đúng thời điểm đó. Microsoft Project cung cấp cho bạn 5 bảng đơn giá từ A đến E, vì vậy bạn có thể gán 5 bộ đơn giá khác nhau cho cùng một tài nguyên nhưng khác nhau về kiểu công việc cụ thể. Ví dụ như, bạn có thể trả công cho người thợ mộc nhiều hơn người thợ sắt, vì vậy bạn áp dụng bộ đơn giá này cho người thợ mộc còn một bộ đơn giá khác cho người thợ sắt. 1.1.4. Chi phí ngoài giờ Theo mặc định, Microsoft Project dùng đơn giá tài nguyên chuẩn để tính chi phí cho bất kỳ loại công việc nào để hoàn tất công tác. Nó sẽ không tự động tính thêm giờ cho việc làm ngoài giờ trừ khi bạn gán cụ thể giờ làm thêm cho công tác làm ngoài giờ. Bởi công việc luôn được hiểu theo tổng khối lượng công việc hoàn thành nên khối lượng công việc làm ngoài giờ được bao gồm cả trong đó. Ví dụ, một người có kế hoạch làm một công tác trong 40 giờ, mỗi ngày anh ta làm việc 8 giờ như bình thường và thêm 2 giờ làm ngoài giờ, thì bạn phải gán cho người đó làm việc 10 giờ một ngày và chỉ rõ 2 giờ trong đó là làm ngoài giờ. Chi phí làm ngoài giờ khi đó được tính bằng đơn giá làm ngoài giờ mà bạn đã nhập nhân với thời gian ngoài giờ để hoàn tất công tác đó. 1.1.5. Chi phí trọn gói Chi phí trọn gói được thanh toán một lần cho việc sử dụng tài nguyên, như là thiết bị. Chi phí trọn gói được nhập thêm vào đơn giá tài nguyên gốc, ví dụ như những thiết bị đi thuê có tiền công vận chuyển và lắp đặt, vì thế tính thêm vào tiền công giờ cho công tác cần thiết bị đó. Chi phí trọn gói không bao giờ phụ thuộc vào khối lượng công việc được làm, nó được gán một lần mỗi khi ta sử dụng tài nguyên. Chính vì thế chi phí trọn gói cho một tài nguyên công việc phụ thuộc vào số lần gán nó, còn đối với tài nguyên nguyên vật liệu chỉ được tính một lần duy nhất. Ví dụ, người thợ xây được trả khoán 100000 đồng, cần 3 người thợ xây để hoàn thành công tác thì chi phí trọn gói là 300000 đồng. Nhưng với nguyên vật liệu, xi măng chẳng hạn, khoán chi phí vận chuyển là 100000 đồng thì chỉ trả duy nhất một lần, ngay cả khi cần 10 tấn xi măng để hoàn tất công tác. 1.1.6. Chi phí cố định Chi phí cố định là phần chi phí không thay đổi cho một công tác mà không cần quan tâm tới tiến trình công tác, tài nguyên nào được dùng hay là số lần sử dụng tài nguyên cho công tác đó. Chi phí theo đơn giá tài nguyên có thể tăng khi công tác mất nhiều thời gian, nhưng chi phí cố định thì không. Ví dụ, nếu một người thợ mộc được trả công theo giờ và theo kế hoạch anh ta phải hoàn tất công tác trong 5 ngày, nhưng công tác kéo dài 7 ngày thì anh thợ mộc được trả công nhiều hơn so với kế hoạch. Còn nếu anh ta được trả một khoản chi phí cố định cho công việc thì dù công việc đó có kéo dài bao lâu anh ta cũng không được thêm tiền. Chi phí cố định có thể được gán thêm vào chi phí tài nguyên theo đơn giá. Ví dụ, nếu một tài nguyên được gán cho một công tác mà công tác đó bao gồm cả việc vận chuyển, thì chi phí vận chuyển được thêm vào như một khoản chi phí cố định cho công việc đó. Chi phí cố định được tính vào trong chi phí tổng cộng của công việc chính có công tác đó và chi phí của toàn bộ dự án. 1.1.7. Ngân quỹ của dự án Trên thực tế, ngân quỹ có thể là khoản tiền bạn phải trả cho dự án. Tuy nhiên, với Microsoft Project bạn có thể nhập thông tin về chi phí để xác định được chi phí tổng cộng để hoàn tất tất cả các công tác của dự án. Khi đó bạn lưu chi phí tổng cộng này như là chi phí gốc hay kế hoạch giới hạn của bạn, đó là bạn thiết lập một ngân quỹ cho dự án. Với việc đặt ra một ngân quỹ, bạn quản lý chi phí sẽ tốt hơn, có thể so sánh phí tổn thực tế với kế hoạch của bạn để có những điều chỉnh cần thiết sao cho phí tổn không vượt quá ngân quỹ. 1.1.8. Dồn chi phí để điều chỉnh lưu lượng tiền mặt Khi gán chi phí cho các công tác và các tài nguyên, bạn có thể xác định được thời gian chúng tích dồn lại. Nếu lưu lượng tiền trong dự án của bạn là một nhân tố quan trọng, có thể bạn muốn thay đổi việc tích dồn phí tổn bằng cách nào đó để đảm bảo bạn có tiền mặt để thanh toán chúng. Ngoại trừ chi phí trọn gói luôn dồn chi phí tại thời điểm đầu của công tác, Microsoft Project chia chi phí theo tỷ lệ mặc định sẵn, và tính chi phí tích dồn dựa trên phần trăm mức độ hoàn thành công tác, và phân bổ chúng theo tiến trình công tác. Tuy nhiên, bạn cũng có thể dồn chi phí thành một khoản có thể thanh toán được vào thời điểm đầu hoặc cuối công tác đó. 1.1.9. Chi phí chênh lệch Chi phí chênh lệch chỉ ra sự khác biệt giữa chi phí giới hạn và chi phí tổng cộng cho tài nguyên, công việc hay hợp đồng. Microsoft Project tính đại lượng này bằng hiệu số giữa chi phí và chi phí giới hạn. Nếu kết quả là âm có nghĩa là chi tiêu của bạn nằm trong ngân quỹ, còn là dương thì có nghĩa là bạn chi phí vượt quá ngân quỹ dự trù. Ví dụ, nếu chi phí giới hạn cho tài nguyên của bạn là 5 tỷ đồng, mà chi phí tổng cộng là 4,5 tỷ đồng thì chi phí chênh lệch là - 0,5 tỷ đồng, tức là nằm trong ngân quỹ dự trù. Trong suốt tiến trình của dự án, đại lượng này giúp ta xác định được các thời điểm sử dụng ngân quỹ. Đến cuối dự án, nó giúp ta phân tích được chi phí và lên kế hoạch dự án thực tế trong tương lai. Microsoft Project cho phép bạn xem được các công tác và các tài nguyên vượt quá ngân quỹ và cả báo cáo về chúng (View menu). 1.1.10. Đường giới hạn Đường giới hạn là một tập hợp các công tác, tài nguyên, chi phí gốc có trong kế hoạch của dự án, nó là cơ sở để điều chỉnh tiến trình dự án. Theo đánh giá ban đầu, nó gồm nhiều điểm cố định khác hẳn với các thông tin về chi phí, công tác, tài nguyên sẽ được cập nhật để bạn có thể so sánh. Các thông tin đó bạn nhập vào theo tiến trình dự án, đó là các chi phí tài nguyên thực tế, quãng thời gian cho các công tác thực tế... Bạn có thể ghi lại 11 đường giới hạn như vậy trong một dự án để tiện cho việc so sánh. - Ghi đường giới hạn như thế nào: Sau khi bạn hoàn tất các xử lý ban đầu để tạo ra kế hoạch của dự án (bao gồm việc nhập các công tác và phụ thuộc, gán tài nguyên và chi phí, kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch), bạn có thể ghi lại đường giới hạn theo kế hoạch này. Nếu giai đoạn theo kế hoạch kéo dài hay có những thay đổi trong phạm vi cho phép, thì bạn có thể ghi lại thành nhiều đường giới hạn tại các thời điểm khác nhau, thể hiện sự thay đổi của các giá trị trên đường giới hạn theo thời gian. Các đường này có những giá trị khác nhau và khác giá trị thực tế. - Thông tin về các công tác ghi lại trên đường giới hạn bao gồm: thời điểm bắt đầu và kết thúc công tác, thời gian thực hiện công tác, chi phí cho công tác, chia công tác ra thành các giai đoạn thực hiện ra sao, công việc và chi phí cho các giai đoạn đó. - Thông tin về các tài nguyên bao gồm: công việc mà tài nguyên được gán vào, chi phí cho tài nguyên đó, công việc và chi phí cho các giai đoạn sử dụng tài nguyên. - Thông tin về các hợp đồng bao gồm: thời điểm bắt đầu và kết thúc hợp đồng, công việc và chi phí cho hợp đồng, công việc và chi phí cho các giai đoạn của hợp đồng. - Thời điểm ghi lại đường giới hạn: lý tưởng nhất là bạn ghi lại nó ngay sau khi hoàn tất việc lên kế hoạch dự án và điều chỉnh nó hợp lý. Bởi vì các điểm trên đường giới hạn khác với các giá trị trong thực tế, nó là những đánh giá tốt nhất về quãng thời gian thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc, chi phí cùng các giá trị khác bạn muốn theo dõi. Thông tin trên đường giới hạn luôn khác với dữ liệu hiện tại, nó cho thấy kế hoạch ban đầu của ta bao giờ cũng không đúng. Đặc biệt là khi có những thay đổi trong dự án do khách quan hay chủ quan. - Sự khác nhau giữa đường giới hạn và kế hoạch tạm thời: Kế hoạch tạm thời cũng bao gồm các thông tin giống như thông tin trên đường giới hạn, nhưng kế hoạch tạm thời được lập sau khi dự án được khởi công. Bạn có thể ghi lại nhiều kế hoạch tạm thời theo tháng hoặc theo quý. 1.2. Phép phân tích giá trị hoàn thành trong Microsoft Project 1.2.1. Khái niệm Phép phân tích giá trị hoàn thành là phương pháp dùng để đánh giá việc thực thi dự án. Nó chỉ ra rằng ta nên sử dụng bao nhiêu tiền trong ngân quỹ với khối lượng công việc đã được thực hiện, và chi phí giới hạn cho các tài nguyên, các công tác và các hợp đồng. Cơ sở của phép phân tích này dựa trên 3 đại lượng cơ bản, đó là: Ngân quỹ dành cho các công tác riêng lẻ đã được lên kế hoạch trong dự án, được tính bằng chi phí cho các tài nguyên gán cho công tác đó cộng với bất kỳ một khoản chi phí cố định nào gán cho công tác này. Giá trị này tương ứng với thời điểm đang xét mà bạn chọn. Bạn có thể lưu giá trị đó trên các phần của đường giới hạn hoặc trên nhiều đường giới hạn. Chi phí thực tế để hoàn tất toàn bộ hoặc một vài phần các công tác tại thời điểm đang xét. Giá trị công việc đã thực hiện được trị thời điểm đang xét, tính bằng tiền. Nó là giá trị hoàn thành bởi công việc đã thực hiện. Giá trị này được tính cho mỗi công tác riêng lẻ nhưng được phân tích ở mức độ chung hơn, mức độ dự án chẳng hạn. Phép phân tích giá trị hoàn thành luôn luôn gắn với một thời điểm mà bạn chọn. Đó có thể là thời điểm hiện tại, hoặc bất kỳ thời điểm nào trước thời điểm hiện tại. Sau đây là ví dụ về phân tích việc thực thi dự án bằng phép phân tích giá trị hoàn thành. Giả sử có một công tác có ngân quỹ là 1 triệu đồng, tại thời điểm đang xét đã hoàn thành 40% khối lượng công tác đó. Giá trị hoàn thành khi đó là 400000 đồng, nhưng giá trị theo kế hoạch tại thời điểm đang xét là 500000 đồng. Điều này chứng tỏ giá trị hoàn thành ít hơn so với kế hoạch. Và tại thời điểm đang xét, nếu chi phí thực tế là 600000 đồng thì có thể bởi vì công tác đó đã được gán bởi tài nguyên tiêu tốn hơn. Nó cũng chứng tỏ công tác đó đã dùng vượt quá ngân quỹ, phải tiêu tốn chi phí nhiều hơn so với kế hoạch để hoàn thành công tác. Trong tiến trình của một dự án, bạn càng sớm nhận ra sư không nhất quán giữa 3 đại lượng trên bao nhiêu thì bạn càng sớm sửa đổi được bấy nhiêu, điều này quan hệ tới mức độ thành công của dự án. Ta có thể biểu diễn các đại lượng trên thông qua biểu đồ. Trước tiên là biểu đồ thể hiện chi phí đều trong tiến trình một dự án: Hình 1.1. Biểu đồ biểu diễn sự chi phí đều của một dự án Trong đó: Đường 1. Trục tung thể hiện chi phí của dự án Đường 2. Trục hoành thể hiện thời gian Đường 3. Ngân quỹ theo kế hoạch của dự án, thể hiện phí tổn đều đặn theo tiến trình dự án. Đường này cũng thể hiện chi phí giới hạn. Sau khi bắt đầu công việc của dự án, các đại lượng của phép phân tích giá trị hoàn thành có thể như hình 1.2. Hình 1.2. Biểu đồ biểu diễn mối tương quan giữa các đại lượng của phép phân tích giá trị hoàn thành. Trong đó: Đường 1. Thời điểm xét các đại lượng cần tính Đường 2. Chi phí thực tế của dự án vượt quá ngân quỹ. Đường 3. Giá trị hoàn thành phản ánh giá trị thực của công việc được thực hiện. Trong trường hợp này giá trị đó bé hơn khoản phí tổn để thực hiện công việc. 1.2.2. ý nghĩa của việc dùng phép phân tích giá trị hoàn thành Khi bạn thực hiện phép phân tích giá trị hoàn thành, bạn sẽ nhận được các câu trả lời chính xác cho các câu hỏi như là “Liệu tiền còn lại trong ngân quỹ có đủ để hoàn tất dự án không?” và “Liệu có còn đủ thời gian trong kế hoạch để hoàn thành dự án đúng thời hạn không?” Theo các thuật ngữ về chi phí và kế hoạch các gia số giá trị hoàn thành diễn tả tiến trình của dự án. Nếu bạn muốn biết liệu bạn có sử dụng hết ngân quỹ trước khi hoàn thành các công việc trong dự án hay không, thì phép phân tích này là một cách để bạn tìm ra câu trả lời cho mình. Các gia số giá trị hoàn thành là những giá trị chênh lệch, chẳng hạn như chênh lệch chi phí, có thể âm hoặc dương. Nếu dương thì nó bạn biết rằng bạn đang đi trước kế hoạch và phí tổn nằm trong ngân quỹ dự trù, do đó bạn có thể chỉ định lại tiền và tài nguyên dành cho các công tác có gia số giá trị hoàn thành dương vào các công tác có gia số âm. Còn nếu gia số là âm thì có nghĩa bạn đang chậm so với kế hoạch và sử dụng vượt quá ngân quỹ, bạn phải hành động. Nếu một công tác hay một dự án có chênh lệch chi phí âm, thì bạn phải tăng ngân quỹ hoặc chấp nhận lãi ít hơn. Với các gia số là tỷ số, như là chỉ số biểu thị chi phí CPI (tính bằng ngân quỹ dành cho các công việc đã thực hiện chia cho chi phí thực tế cho các công việc đó) hay chỉ số biểu thị kế hoạch SPI (tính bằng ngân quỹ dành cho các công việc đã thực hiện chia cho ngân quỹ dành cho các công việc theo kế hoạch vào cùng thời điểm), có thể lớn hoặc nhỏ hơn 1. Nếu lớn hơn 1 có nghĩa là bạn đang đi trước kế hoạch và phí tổn nằm trong ngân quỹ dự trù, còn nếu nhỏ hơn 1 có nghĩa là bạn đang chậm so với kế hoạch và sử dụng vượt quá ngân quỹ. Ví dụ, chỉ số SPI là 1,5 có nghĩa là bạn chỉ mất 67% thời gian theo kế hoạch trong khoảng thời gian được cho để thực hiện công tác. Còn chỉ số CPI là 0,8 có nghĩa là bạn đã tiêu tốn thời gian hơn 25% cho công tác so với kế hoạch. Một vài chỉ số khác: - ACWP là chi phí thực tế cho công việc đã thực hiện được tính đến thời điểm đang xét hoặc thời điểm hiện tại. - BAC là chi phí theo kế hoạch cho công việc đã thực hiện. - BCWP là giá trị tích lũy theo phần trăm công việc được thực hiện. - BCWS là chi phí tích lũy theo kế hoạch tại thời điểm đang xét hoặc thời điểm hiện tại. - CV = BCWP-ACWP. Nếu CV dương thì chi phí nằm trong ngân quỹ và phí tổn nhỏ hơn so với kế hoạch. Còn CV âm thì ngược lại, công việc đang thực hiện có phí tổn vượt quá ngân quỹ. - EAC= ACWP + (BAC - BCWP) / CPI là tổng chi phí cho công tác dự tính dựa trên phần công việc đã thực hiện tại thời điểm đang xét. - TCPI = (BAC - BCWP) / (BAC - ACWP). Nếu TPCI lớn hơn 1 có nghĩa là phải tăng mức độ thực hiện các công việc còn lại, để đảm bảo không vượt quá ngân quỹ có thể phải giảm chất lượng. Còn nếu TPCI nhỏ hơn 1 thì ngược lại, khi đó có thể lựa chọn việc tăng chất lượng hoặc thu lợi nhuận do phí tổn nằm trong ngân quỹ. - VAC = BAC-EAC. Nếu VAC âm có nghĩa là chi phí cho dự án hiện tại vượt quá ngân quỹ, vì thế cần điều chỉnh các công việc còn lại. Nếu VAC dương thì chi tiêu nằm trong ngân quỹ. 1.2.3. Thao tác với phép phân tích giá trị hoàn thành Sau khi khởi động chương trình Microsoft Project, muốn thực hiện phép phân tích giá trị hoàn thành bạn làm các thao tác theo trình tự sau: - Bước 1: Bạn vào menu Tools, chọn Options, rồi chọn thanh công cụ Caculation. Kích chọn mục Earned Value. - Bước 2: Với hộp thoại Default task Earned Value method, bạn có thể chọn phương thức tính giá trị của các công việc đã thực hiện. Có 2 lựa chọn: tính giá trị phần trăm hoàn thành và giá trị phần trăm hoàn thành vật lý cho công tác. Tùy theo cách điều chỉnh công việc thực tế, giá trị phần trăm hoàn thành có thể được Microsoft Project tính hoặc bạn nhập trực tiếp vào. Còn với giá trị phần trăm hoàn thành vật lý thì bạn luôn phải nhập vào, đó là khi bạn không thể tính chính xác lượng công việc đã thực hiện hoặc lượng công việc còn lại. Sau đây là ví dụ cho thấy sự khác nhau giữa 2 giá trị này: có một hạng mục xây dựng tường bằng đá bao gồm 100 tảng đá chia làm 5 hàng. Hàng đầu tiên 20 tảng được đặt đúng vị trí trong vòng 20 phút, nhưng hàng thứ 2 thì mất 25 phút bởi phải mất thêm một chút thời gian để nâng hàng thứ 2 đặt lên trên hàng đầu tiên. Hàng thứ 3 mất 30 phút, hàng thứ tư mất 35 phút, hàng cuối cùng mất 40 phút, tổng cộng mất 150 phút. Sau khi đặt được 3 hàng đầu tiên, có thể nói giá trị hoàn thành vật lý là 60% bởi đã đặt được 60 trong tổng số 100 tảng đá. Tuy nhiên, xét về mặt thời gian thì bạn chỉ mất 75 phút trong tổng số 150 phút, như vậy mới chỉ hoàn thành được 50% theo tiến trình công tác. Tùy thuộc vào cách bạn trả cho công việc như thế nào, giá trị hoàn thành tính theo giờ hay theo đá, mà bạn chọn giá trị phần trăm hoàn thành hay giá trị phần trăm hoàn thành vật lý cho phép phân tích này. Chú ý: bằng cách này bạn chỉ có thể thay đổi phương thức tính giá trị hoàn thành cho các công tác thêm vào sau này, còn với những công tác đã có sẵn, muốn thay đổi thì bạn phải làm như sau: Chọn mục Task information, rồi chọn thay công cụ Advanced, trong hộp thoại Earned Value method bạn có thể chọn đặt phương thức tính phù hợp. Bước 3: ở hộp thoại Baseline for Earned Value calculations, bạn chọn cụ thể một đường giới hạn để Microsoft Project dùng cho việc tính toán tổng giá trị hoàn thành. Nếu bạn muốn xem giá trị hoàn thành tại thời điểm hiện tại, và chấp nhận phương thức tính giá trị hoàn thành mặc định thì bạn xem: + Tổng giá trị hoàn thành của công tác hoặc dự án theo các bước sau: View menu ---> More Views. Trong View list chọn Task Sheet, rồi Apply. Tiếp đến View menu ---> Table, chọn More Tables. Trong Tables list chọn Earned Value, Earned Value Cost Indicators, hoặc Earned Value Schedule Indicators, rồi Apply. + Tổng giá trị hoàn thành phân bổ theo thời gian theo các bước sau: View menu ---> Task Usage. Trong Format menu chọn Detail Styles, rồi chọn thanh công cụ Usage Details. Chọn các trường giá trị hoàn thành trong các trường có sẵn, rồi ấn Show. Để xem nhiều trường, bạn giữ CTRL và ấn lần lượt vào mỗi trường cần xem. + Tổng giá trị hoàn thành của công tác theo một form theo các bước sau: View menu ---> Gantt Chart. Trong trường Task Name chọn task. Tiếp đến, trong Tools menu chọn Customize, rồi chọn Forms. Trong hộp thoại Customize Forms, chọn Earned Value rồi Apply. Ta xem lại các giá trị chi phí Schedule Variance, Cost Variance, và Variance ở hộp thoại Completion. Còn nếu không chấp nhận phương thức tính giá trị hoàn thành mặc định thì bạn thực hiện tiếp các bước sau: View menu ---> Gantt Chart. Trong trường Task Name chọn công tác mà bạn muốn thay đổi phương thức tính giá trị hoàn thành. Chọn Task information, rồi ấn vào thanh công cụ Advanced. Trong hộp thoại Earned value method, chọn phương thức tính bạn muốn. Tiếp theo, để xem các giá trị hoàn thành ta thao tác giống như phần trên. Nếu bạn muốn xem giá trị hoàn thành tại một thời điểm cụ thể, bạn vào Project menu rồi chọn Project Information. Trong hộp thoại Status date, bạn chọn thời điểm để tính. Sau đó thao tác hoàn toàn giống như phần trên. 1.3. Giữ cho chi phí không vượt quá ngân quỹ như thế nào Để giữ cho chi phí không vượt ._.