Quản lý chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Ninh Thanh

inh tế thế giới muốn bắt nhịp với xu thế phát triển của thế giới, các doanh nghiệp phải luôn gồng mình vươn lên, phải kinh doanh hiệu quả. Do đó thông tin nhà quản trị nắm bắt được phải đầy đủ chính xác và kịp thời. Để đáp ứng yêu cầu quản lý kinh doanh ngày càng phức tạp, các doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá đúng đắn mọi hoạt động kinh tế trong trạng thái thực của chúng. Trên cơ sở đó có những biện pháp hữu hiệu và lựa chọn đưa ra quyết định tối ưu cho quản lý kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng đều phải bỏ ra một chi phí nhất định để thực hiện nó. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì bỏ ra chi phí kinh doanh để thực hiện kinh doanh. Doanh nghiệp thương mại có chức năng là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng, do đó nó là một mắt xích quan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội. Để thực hiện chức năng đó doanh nghiệp phải bỏ ra chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua hàng, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá, tiêu thụ hàng hoá… Muốn thực hiện tốt hoạt động kinh doanh này doanh nghiệp phải quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả, đảm bảo tiết kiệm chi phí hạ giá thành sản phẩm, tăng doanh thu tăng lợi nhuận đồng thời sẽ tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh ảnh hưởng trưc tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh nên các doanh nghiệp cần phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh để quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn. Công ty TNHH Ninh Thanh là công ty kinh doanh thương mại, hoạt động kinh doanh thương mại diễn ra sôi động và phức tạp, chi phí kinh doanh phát sinh hàng ngày hàng giờ và là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Công ty muốn kinh doanh hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt. Trong quá trình thực tập tìm hiểu tại công ty TNHH Ninh Thanh em nhận thấy công ty mới thành lập nhưng hoạt động ngày càng hiệu quả và đã tiến hành phân tích hoạt động kinh doanh tại công ty. Công ty TNHH Ninh Thanh chưa tiến hành thường xuyên hoạt động phân tích. Do đó em chọn đề tài: “Hoàn thiện nội dung và phương pháp phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh”. Kết cấu luận văn của em ngoài phần mở đầu và kêt luận ra còn có ba chương: Chương I: Những vấn đề lý luận chung về chi phí kinh doanh và phân tích chi phí kinh doanh. Chương II: Thực trạng về chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Chương III: Các phương hướng hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh. Trong thời gian thực tập em được sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo: Tiến sĩ Nguyễn Quang Hùng và ban lãnh đạo công ty giúp đỡ, phòng kế toán của công ty đã hướng dẫn và cung cấp số liệu để em hoàn thành luận văn này. Em xin chân thành cảm ơn. CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA CHI PHÍ KINH DOANH. 1. Khái niệm chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tiến hành hoạt động kinh doanh trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm …). Lao động sống bao gồm lương nhân viên, những khoản bảo hiểm có tính chất lương… Lao động vật hoá như khấu hao TSCĐ, bao bì và công cụ dụng cụ sử dụng trong kinh doanh…. Đối với doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh thương mại là những khoản chi bằng tiền hoặc tài sản mà doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện hoạt động kinh doanh thương mại. Về bản chất, đó là những khoản tiêu hao về lao động sống và lao động vật hoá trong quá trình hoạt động kinh doanh. Các chi phí này phát sinh hàng ngày hàng giờ rất đa dạng và phức tạp tuỳ thuộc vào việc thực hiện hành vi thương mại khác nhau, vào tính chất của hoạt động tài chính, hoạt động bất thường. Đối với hoạt động mua bán hàng hoá đó là những chi phí phát sinh ở khâu mua, vận chuyển bốc dỡ, dự trữ, tiêu thụ hàng hoá và quản lý doanh nghiệp. Chi phí phát sinh ở khâu này bao gồm chi phí tiền lương và các khoản bảo hiểm có tính chất lương cho nhân viên mua bán hàng hoá, nhân viên quản lý doanh nghiệp, chi phí về thuê ngoài để vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí chung… Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ thương mại và hoạt động xúc tiến thương mại có các chi phí như chi phí đại diện môi giới, uỷ thác, đại lý… Đối với hoạt động tài chính, hoạt động bất thường đó là các chi phí đầu tư tài chính đang hợp lý các nguồn tài chính tăng thêm thu nhập nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí phát sinh từ các hoạt động xảy ra không thường xuyên như chi phí tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế, chi phí nhượng bán và thanh lý TSCĐ. Các chi phí về thuế, phí, lệ phí như thuế môn bài, thuế nhà đất, thuế tài nguyên…các loại phí như phí giao dịch tiếp khách. 2. Phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh bao gồm nhiều loại có nội dung công dụng và tính chất khác nhau. Cho nên để tiện cho việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh và hạch toán cần tiến hành phân loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh thương mại được phân loại theo những tiêu thức khác nhau. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí. Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí bổ sung và chi phí thuần tuý Chi phí bổ sung là những khoản chi nhằm tiếp tục và hoàn chỉnh quá trình sản xuất hàng hoá trong khâu lưu thông. Chi phí thuần tuý là những khoản chi nhằm mục đích chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. 2.2. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh. Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Chi phí trực tiếp như chi phí mua bán hàng hoá. Chi phí gián tiếp là những khoản chi phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. 2.3. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí. Chi phí kinh doanh được phân thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí cố định (định phí). Chi phí khả biến là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm: chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, đóng gói bao bì… Đặc điểm của chi phí khả biến là khi khối lượng sản phẩm hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí khả biến thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ thuận. Nhưng chi phí khả biến cho một đơn vị doanh thu thì không đổi. Chi phí bất biến là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí nhân viên quản lý… Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán phải trả không phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm hàng hoá sản xuất kinh doanh nhiều hay ít thậm chí đôi khi không hoạt động cũng phải trả. Đặc điểm của loại chi phí này là khi khối lượng hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí bất biến không đổi. Nhưng chi phí bất biến cho một đơn vị doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch với khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. 2.4. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Theo tiêu thức này chi phí kinh doanh được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí mua hàng là khoản chi phí nhằm mục đích hình thành nguồn hàng phục vụ bán ra. Chi phí mua hàng như chi phí tìm kiếm nguồn hàng, chi phí vận chuyển bao gói, bảo quản… Doanh nghiệp nên tìm mua các nguồn hàng trực tiếp làm giảm bớt khâu trung gian tức là làm giảm bớt chi phí cho doanh nghiệp. Chi phí bán hàng là khoản chi phí nhằm thu lại phần vốn bỏ ra và có lãi: chi phí phục vụ quá trình tiêu thụ hàng hoá, kho bãi, đại lý bán hàng…. Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí chung cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.5. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán. Chi phí kinh doanh được phân thành các khoản mục chi phí như: - Chi phí nhân viên. - Chi phí nguyên liệu, vật liệu. - Chi phí công cụ đồ dùng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định. - Chi phí vận chuyển thuê ngoài. - Chi phí điện nước, điện thoại - Chi phí lãi vay. - Chi phí bằng tiền khác. Muốn quản lý và sử dụng chi phí có hiệu quả đòi hỏi phải phân tích tình hình chi phí của doanh nghiệp. Phân tích tình hình chi phí cần nắm vững từng cách phân loại chi phí. Phải phân tích chi phí theo từng khoản mục chi phí để thấy được chi phí hợp lý và không hợp lý để từ đó có biện pháp điều chỉnh chi phí cho hợp lý. 3. Vai trò của chi phí kinh doanh. Bất kỳ một hoạt động kinh doanh nào cũng phải bỏ ra một chi phí nhất định để thực hiện nó. Đối với hoạt động kinh doanh thương mại thì phải bỏ ra những khoản chi phí như chi phí mua hàng (chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua, vận chuyển hàng về nhập kho), chi phí bảo quản, tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh có hiệu quả phải quản lý và sử dụng chi phí cho tốt vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình và kết quả kinh doanh cuả doanh nghiêp. Chi phí kinh doanh có ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của DN. Quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý có ý nghĩa quan trọng trong kinh doanh thương mại vì nó ảnh hưởng trực tiếp và quyết định đến tình hình và kết quả kinh doanh. Nếu doanh nghiệp quản lý tốt chi phí thì sẽ có tác dụng thúc đẩy quá trình hoạt động kinh doanh, tăng doanh thu và hiệu quả kinh tế. Nếu doanh nghiệp không quản lý tốt chi phí kinh doanh thì sẽ hạn chế kết quả kinh doanh và hiệu quả kinh tế giảm. Chi phí kinh doanh gắn liền với quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp. Doanh nghiệp khi mới thành lập chi phí sẽ lớn hơn doanh thu, chi phí này bao gồm chi phí thành lập doanh nghiệp, chi phí trả trước, mua tài sản cố định và thường phải tăng chi phí để mở rộng quy mô kinh doanh, tìm kiếm chỗ đứng trên thị trường… Do đó doanh nghiệp cần quản lý và sử dụng chi phí sao cho hợp lý để hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hiệu quả hơn. Việc tính đúng đủ những khoản chi phí bỏ ra sẽ giúp nhà quản trị doanh nghiệp hình dung một bức tranh về hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đánh giá việc sử dụng chi phí kinh doanh là công cụ quan trọng giúp nhà quản lý thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả kinh doanh bởi chi phí kinh doanh là nền tảng tạo nên kết quả kinh doanh. II. Ý NGHĨA CỦA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH. 1. Ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý. Hoạt động kinh doanh thương mại dịch vụ là hoạt động kinh tế rất phức tạp và mang tính đặc thù. Đồng thời nó chịu sự tác động và ảnh hưởng của nhiều ngành nhiều yếu tố môi trường kinh doanh. Tuỳ theo ngành nghề kinh doanh mà công ty sử dụng chi phí kinh doanh cho hợp lý. Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường, để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp kinh doanh phải có lãi. Để đạt được kết quả cao nhất trong kinh doanh các doanh nghiệp cần phải xác định phương hướng mục tiêu trong đầu tư, biện pháp sử dụng các điều kiện vốn có về các nguồn nhân tài vật lực. Muốn vậy, các doanh nghiệp cần nắm được các nhân tố ảnh hưởng, mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh. Trong đó chi phí là một trong những nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu tối thiểu hoá chi phí kinh doanh chỉ có thể thực hiện trên cơ sở phân tích chi phí. Qua phân tích chi phí kinh doanh nhà quản trị DN nắm được sự vận động và xu hướng phát triển mang tính quy luật của chi phí kinh doanh. Trên cơ sở đó, nêu lên một cách tổng quát về trình độ quản lý và sử dụng chi phí. Đồng thời, phân tích sâu sắc các nguyên nhân hoàn thành hay không hoàn thành chỉ tiêu chi phí trong sự tác động lẫn nhau giữa chúng và tìm ra những nhân tố ảnh hưởng không tốt tới chi phí kinh doanh. Từ đó ta mới có thể đưa ra những ý kiến đề xuất, những giải pháp cụ thể để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì vậy mà việc phân tích chi phí kinh doanh rất quan trọng. Phân tích tình hình chi phí nhằm mục đích nhận thức và đánh giá chính xác toàn diện và khách quan tình hình chi phí phát sinh trong kỳ. Qua phân tích thấy được tác động ảnh hưởng của nó đến quá trình kinh doanh và kết qủa kinh doanh. Từ đó thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không, có phù hợp với nhu cầu kinh doanh với những nguyên tắc quản lý kinh tế tài chính và mang lại hiệu quả kinh doanh hay không. Đồng thời tìm ra những mặt tồn tại bất hợp lý trong quản lý và sử dụng chi phí và đề xuất những chính sách biện pháp khắc phục. Như vậy phân tích hoạt đông kinh tế nói chung, phân tích chi phí kinh doanh nói riêng còn giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp. Việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý đảm bảo tiết kiệm không lãng phí góp phần đảm bảo tốt việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, góp phần mở rộng qui mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá tăng doanh thu, tăng lợi nhuận do đó làm tăng thu nhập bình quân đầu người, cải thiện đời sống công nhân viên chức. Muốn vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích tình hình chi phí kinh doanh để thấy được mặt mạnh mặt yếu trong công tác quản lý chi phí doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, chi phí có thể tăng lên để mở rộng qui mô kinh doanh nhưng doanh nghiệp cần quản lý chi phí sao cho tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí thì có thể đánh giá hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả. 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí kinh doanh. 2.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. Nhân tố khách quan là các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp mà doanh nghiệp không thể kiểm soát được và chỉ có thể cố gắng thích nghi với nó. Môi trường kinh doanh bên ngoài doanh nghiệp sẽ tạo ra những cơ hội và thách thức cho doanh nghiệp. Muốn kinh doanh đạt hiệu quả cao doanh nghiệp phải nắm bắt được những cơ hội đồng thời tìm biện pháp giảm khó khăn thách thức do môi trường kinh doanh bên ngoài tạo ra và có thể biến thách thức thành cơ hội cho mình. 2.1.1. Ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh. Giá cả trên thị trường ảnh hưởng tương đối lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi giá đầu vào của hàng hoá tăng lên sẽ làm chi phí đầu vào tăng đồng thời phí vận chuyển tăng do tiền thuê nhân viên vận chuyển tăng và các nhân tố đầu vào khác cũng tăng. Do đó chi phí đầu vào tăng theo chiều tỷ lệ thuận với nhân tố giá cả. Đối với hàng nhập khẩu, khi giá tăng làm ảnh hưởng tới tỷ giá hối đoái và do đó cũng ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của hàng nhập khẩu hay ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi giá cả thị trường giảm thì chi phí đầu vào của hàng hoá cũng giảm theo và do đó chi phí kinh doanh của doanh nghiệp giảm. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt là doanh nghiệp phải luôn luôn dự đoán trước được sự biến động của giá cả trên thị trường để có kế hoạch điều chỉnh chi phí kinh doanh cho hợp lý hạn chế tình trạng thiếu vốn hoặc tồn đọng vốn kinh doanh. Đối với doanh nghiệp kinh doanh thương mại việc tiên đoán sự thay đổi giá cả thị trường càng cần thiết hơn. Muốn vậy các doanh nghiệp cần thường xuyên phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh để thấy được xu thế biến động của chúng. 2.1.2. Ảnh hưởng của các nhân tố khác như chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương, lãi vay ngân hàng… Chi phí tiền lương cũng ảnh hưởng lớn đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Khi Nhà nước qui định trả lương cho cán bộ công nhân viên chức tăng lên sẽ làm chi phí tiền lương tăng lên hay chi phí kinh doanh của doanh nghiệp tăng lên. Trước đây Nhà nước qui định lương bậc một tương đương 210 000 đồng từ năm 2002 Nhà nước thay đổi lại và tăng lên lương bậc một tính tương đương 290 000 đồng. Sự thay đổi này đã làm tăng chi phí tiền lương trong doanh nghiệp mà doanh nghiệp phải thực hiện theo sự điều tiết của Nhà nước. Sự thay đổi chính sách tiền lương này sẽ là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phải quan tâm hơn đến năng suất lao động của cán bộ công nhân viên trong công ty và quan tâm hơn đến hiệu quả công việc để doanh nghiệp kinh doanh có hiệu qủa cao. Lãi vay ngân hàng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp cần một khoản vốn lớn để thực hiện phương án kinh doanh. Nếu doanh nghiệp không có đủ khoản vốn ấy để thực hiện phuơng án kinh doanh của mình thì doanh nghiệp phải đi vay ngân hàng để thực hiện. Doanh nghiệp đi vay vốn ngân hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Đến hạn trả thì ngoài số tiền vay doanh nghiệp còn phải trả một khoản chi phí lãi tiền vay tính trên số tiền vay và thời gian vay theo công thức: Chi phí trả lãi tiền vay = Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suất Qua công thức tính lãi tiền vay ta thấy khi lãi suất ngân hàng tăng lên sẽ làm chi phí lãi vay tăng lên do đó chi phí kinh doanh tăng lên. Ngoài ra còn có yếu tố khách quan khác như phong tục tập quán, lối sống thói quen của tập khách hàng, hành vi ứng xử của các nhà cung ứng cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. 2.2. Nhân tố chủ quan. 2.2.1. Ảnh hưởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh. Ảnh hưởng của nhân tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh thực chất là sự ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về: Chất lượng hàng hoá, mẫu mã, bao bì… đến chi phí kinh doanh. Nếu hàng hoá có chất lượng tốt, bao bì đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng thì sẽ tiêu thụ được nhanh và nhiều hơn, mở rộng mức lưu chuyển hàng hoá và làm tăng doanh thu. Muốn có hàng hoá chất lượng tốt thì doanh nghiệp phải đầu tư lượng vốn lớn hơn, công nghệ tiên tiến hơn do đó chi phí kinh doanh sẽ tăng lên. Bao bì hàng hoá đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng thì doanh nghiệp cũng phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định để nghiên cứu thị trường do đó cũng làm tăng chi phí. Nhưng doanh nghiệp phải tính sao cho mức tăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì tốt. Khi doanh nghiệp tăng chi phí để có hàng hoá chất lượng cao bao bì đẹp, mẫu mã hợp thị hiếu người tiêu dùng nhưng lại là yếu tố làm tăng doanh thu nhiều hơn điều đó làm tỷ suất chi phí giảm. Ngoài ra sự phân bố của sản xuất hợp lý sẽ tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức vận động hàng hoá đến mạng lưới các doanh nghiệp, các cửa hàng, đại lý…do đó làm giảm chi phí vận chuyển, bảo quản, hao hụt hàng hoá... Mặt khác doanh nghiệp tăng chi phí nhưng tỷ suất chi phí giảm là rất tốt vì khi đó quy mô của doanh nghiệp cũng được mở rộng và ngày càng có uy tín trên thị trường. Ngược lại, nếu chất lượng hàng kém bao bì và mẫu mã không hợp thị hiếu người tiêu dùng sẽ làm giảm mức lưu chuyển hàng hoá do đó làm giảm doanh thu không những thế chất lượng hàng hoá kém cón làm giảm sút uý tín của doanh nghiệp trên thị trường và như vậy doanh nghiệp sẽ thiệt hại lớn hơn mặc dù chi phí kinh doanh có giảm nhưng tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ tăng. Như vậy là doanh nghiệp kinh doanh không hiệu quả. 2.2.2 Ảnh hưởng của mạng lưới thương mại và cơ sở vật chất của ngành thượng mại. Mạng lưới thương mại mở rộng, hệ thống kho hàng cửa hàng kinh doanh phân bố hợp lý thuận tiện cho cho vận động hàng hoá đảm bảo phục vụ tốt cho người tiêu dùng sẽ làm tăng doanh thu giảm bớt những khâu trung gian, tiết kiệm chi phí vận tải, hao hụt hàng hoá … Doanh nghiệp thương mại có chức năng lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng do đó là một mắt xích quan trọng của quá trình tái sản xuất xã hội. Doanh nghiệp thương mại muốn thực hiện điều đó phải bỏ ra một khoản chi phí nhất định, chi phí đó là chi phí vận chuyển bốc dỡ, chi phí bảo quản hàng hóa, chi phí tiêu thụ… Do đó để tiết kiệm chi phí doanh nghiệp cần phân bổ mạng lưới kho hàng, cửa hàng hợp lý đảm bảo phục vụ tốt quá trình lưu thông hàng hoá để hàng hoá đến tay người tiêu dùng nhanh nhất kịp thời nhất. Việc giảm chi phí kinh doanh sẽ làm giảm giá thành bán ra, tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm và đồng nghĩa với việc tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. 2.2.3 Ảnh hưởng của lưu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lưu chuyển hàng hoá đến CFKD. Mức lưu chuyển hàng hoá ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh được xác định thông qua mối quan hệ giữa chi phí kinh doanh và mức lưu chuyển hàng hoá. F = F0 + Fbđ = F0 + F(M) F : Chi phí kinh doanh(CFKD ) F0 : Chi phí cố định F(M) : Chi phí cố biển đổi Khi mức tiêu thụ trong kỳ thay đổi thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Khi mức lưu chuyển hàng hoá trong kỳ tăng thì bộ phận chi phí biến đổi như bao bì, vật liệu đóng gói, lương khoán tăng lên theo chiều tỷ lệ thuận trong khi chi phí cố định như khấu hao TSCĐ, chi phí lương nhân viên văn phòng không đổi do đó tổng mức chi phí kinh doanh tăng còn tỷ suất chi phí giảm. F = Fo + F(M) M M M Chi phí biến đổi tăng nhưng tỷ suất chi phí (chi phí tính trên một đơn vị doanh thu là không đổi) trong khi đó chi phí cố định không thay đổi khi doanh thu tăng do đó tỷ suất chi phí cố định giảm (chi phí tính trên một đơn vị doanh thu giảm) từ đó ta thấy tỷ suất chi phí kinh doanh giảm. 2.2.4 Ảnh hưởng của năng suất lao động đên chi phí kinh doanh. Khi năng suất lao động của nhân viên thay đổi thì chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng thay đổi theo. Khi năng suất tăng sẽ làm cho quá trình lưu thông hàng hoá tănh nhanh hơn như vậy đã làm giảm tương đối chi phí lương nhân viên đồng nghĩa với việc tăng chi phí tiền lương cho nhân viên hay tăng chi phí kinh doanh. Do đó nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm đên nhân viên của mình trả lương xứng đáng với công sức của họ khuyến khích họ băng phần thưởng. Điều này làm cho chi phí tiền lương có thể tăng nhưng tỷ suất chi phí tiền lương lại có xu hướng giảm. Mặt khác, việc tăng lương là tăng chi phí cho doanh nghiệp nhưng đứng dưới góc độ xã hội là làm tăng thu nhập xã hội, cải thiện đời sống nhân viên, đời sông nhân nhân. Do đó việc tăng năng suất lao động là tốt đối với doanh nghiệp và đối với xã hội. 2.2.5 Ảnh hưởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo. Quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùnglà một khâu quan trọng trong quá trình tái sản xuất xã hội và cũng là chức năng của doanh nghiệp thương mại. Doanh nghiệp thương mại phải tbỏ ra một khoản chi phí nhất định để thực hiện hoạt động ấy. Nhà lãnh đạo doanh nghiệp có trình độ quản lý kinh tế giỏi sẽ quản lý tốt từ khâu mua đến khâu tiêu thụ hàng hoá đó sẽ làm giảm CFKD cho doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải quản lý tốt chi phí từ khi ký kết hợp đồng mua hang, vận chuyển hàng, bảo quản hàng hoá đên khi tiêu thụ hàng hoá. Doanh nghiệp kinh doanh muốn đạt kết quả thì phải quản lý tốt CFKD do đó nhà lãnh đạo cần có trình độ tổ chức tốt CFKD 2.2.6 Ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng. Doanh nghiệp thương mại muốn mua được hàng đủ cho việc bán ra phải tìm kiếm nguồn hàng hợp lý. Doanh nghiệp cần tìm nguồn hàng cung ứng đủ số lượng, chất lượng tốt, mẫu mã bao bì đẹp và đúng thời hạn thì phải bỏ chi phí nhất định để tìm kiếm nguồn hàng. Công tác khai thác nguồn hàng cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp thương mại. Khi doanh nghiệp tìm kiếm được những nguồn hàng tin cậy thì doanh nghiệ sẽ giảm được CFKD vì khi có đủ hàng có chất lượng tốt mẫu mã đẹp hợp thị hiếu của người tiêu dùng thì doanh nghiệp sẽ tăng mức bán ra tăng doanh thu tiêu thụ đồng nghĩa với việc giảm chi phí kinh doanh một cách tương đối. Mặt khác khi doanh nghiệp có nguồn hàng tin cậy, có uy tín thì sẽ giảm đi một khoản chi chí không cần thiết như: chi phí giao dịch, chi phí kiểm hàng… Nội dung của phân tích CFKD 3.1 Phân tích chung tình hình chi phí trong mối liên hệ với doanh thu. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là đánh giá tổng quát tình hình biến động của các chỉ tiêu chi phí giữa kỳ phân tích và kỳ gốc, xác định mức tiết kiệm hay bội chi về chi phí. Trong trường hợp có sự biến động về giá cả, để đánh giá chính xác phải loại trừ ảnh hưởng của yếu tố giá cả. Trong doanh nghiệp thương mại chi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinh doanh tức là trước hết phải tạo ra doanh thu. Vì thế, để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không phải xét sự biến động của chi phí kinh doanh đến doanh thu. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại sử dụng những tiêu thức sau đây: Tổng mức chi phí: Là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Tổng mức chi phí bao gồm: Chi phí mua hàng, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho hàng bán ra. Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tương đối phản ánh tỷ lệ phần trăm(%) của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức hoạt động kinh doanh, chất lượng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp. F’ = F * 100 M F : Tổng CFKD M : Doanh thu bán hàng F, : Tỷ suất chi phí (%) Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suất chi phí giữa hai kỳ. ∆F’ = F’1- F’0 F’1 Tỷ suất chi phí kỳ phân tích F’0 Tỷ suất chi phí kỳ gốc Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ (%) giữa mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc. TF’ = ∆F’ * 100 F’0 Mức độ tiết kiệm hay lãng phí chi phí: Chỉ tiêu này cho biết với mức độ doanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm( hoặc tăng ) tỷ suất chi phí thì doanh nghiệp tiết kiệm hay lãng phí chi phí là bao nhiêu. U= ∆F’ * M1 Trong đó: U : mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí. ∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. M1 : doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. Để phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí ta sử dụng các chỉ tiêu sau: - Doanh thu bán hàng: M - Chi phí kinh doanh: F - Tỷ suất chi phí (%): F’ - Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): ∆F’ - Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí (%): TF’ - Mức tiết kiệm hay lãng phí tương đối về chi phí. Qua số liệu ta so sánh các chỉ tiêu thực hiện so với kế hoach để đánh giá nhận xét doanh nghiệp thực hiện chi phí đã tốt chưa từ đó tìm nguyên nhân để khắc phục. Để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh thì tổng mức chi phí có thể tăng lên hoặc giảm đi nhưng phải đảm bảo việc mở rộng quy mô, tăng tốc độ lưu chuyển hàng hoá, tăng doanh số bán ra và tăng lợi nhuận. Nếu sau khi loại trừ yếu tố giá mà tốc độ tăng của chi phí chậm hơn tốc độ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí giảm thì đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí là tốt có hiệu quả, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sẽ làm giảm giá bán nên tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. 3.2 Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 3.2.1. Phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động. Hoạt động kinh doanh thương mại có ba chức năng cơ bản, đó là chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chứ năng quản lý. Các khoản mục chi phí kinh doanh cũng được quản lý, hạch toán và phân tích theo các chức năng hoạt động để có thể nhận thức và đánh giá một cách chính xác tình hình quản lý và chất lượng của công tác quản lý chi phí. Như vậy theo chức năng thì chi phí được chia làm 3 loại: Chi phí mua hàng: là những khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản gắn liền với quá trình mua vật tư, hàng hoá. Chi phí mua hàng là những khoản chi phí từ khi giao dịch ký kết hợp đồng cho đến khi hợp đồng đã được thực hiện, hàng mua đã nhập kho hoặc đã chuyển đến địa điểm chuẩn bị bán ra (trong trường hợp này không tính giá trị mua của lô hàng). Chi phí bán hàng: Là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ trong kỳ. Trong các doanh nghiệp thương mại chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối cao bởi vì đó là những khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại. Khi quy mô kinh doanh được mở rộng, doanh thu tăng thì tỷ trọng chi phí bán hàng cũng tăng. Chi phí quản lý doanh nghiệp: là những khoản chi phí liên quan đến quản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đó là những khoản chi phí gián tiếp, tương đối ổn định không phụ thuộc vào khối lượng hàng hoá mua vào bán ra. Cho nên khi quy mô kinh doanh tăng, doanh thu tăng thì tỷ suất chi phí có xu hướng giảm. Phân tích chi phí theo các chức năng hoạt động nhằm mục đích đánh gía tình hình quản lý và sử dụng chi phí cho từng chức năng, qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó lên chỉ tiêu chi phí chung và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời đánh giá sự phân bổ chi phí theo chức năng hoạt động có hợp lý hay không? Trong doanh nghiệp thương mại, dịch vụ chi phí mua hàng, chi phí bán hàng là những chi phí trực tiếp do vậy các khoản chi phí này cần chiếm tỷ trọng lớn và tăng lên Chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp chiếm tỷ trọng nhỏ và giảm xuống là hợp lý. Để phân tích chi phí theo chức năng hoạt động ta cần tính tỷ trọng chi phí của từng chức năng trong tổng chi phí, tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chung cũng như tỷ suất chi phí của từng chức năng nói riêng. Sau đó so sánh sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí và sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động ta sử dụng biểu sau : Đơn vị tính: Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF mua hàng - CF bán hàng -CF quản lý DN 2. Tổng doanh thu Sau khi phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động, ta tiến hành phân tích chi tiết chi phí cho từng chức năng hoạt động. Mục đích nhằm đánh giá sự biến động tăng giảm của từng khoản mục chi phí qua đó làm rõ nguyên nhân tăng giảm để đề ra những biện pháp khắc phục. 3.2.2. Phân tích chi phí mua hàng. Chi phí mua hàng bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí giao dịch đàm phán và ký kết hợp đồng. - Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá. Trong chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá có thể có hai khoản mục: Chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá do doanh nghiệp thực hiệ._.n bằng phương tiện của mình hoặc chi phí vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài. Chi phí vận chuyển bốc dỡ bằng phương tiện của doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí nhiên liệu xăng dầu, chi phí khấu hao phương tiện, chi phí phụ tùng thay thế, chi phí nhân viên lái xe áp tải hàng hoá…. - Chi phí thuê kho bãi trong quá trình mua hàng. - Chi phí bảo hiểm hàng hoá, hoa hồng đại lý. - Thuế trong khâu mua (thuế buôn chuyến, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng) Phân tích chi tiết chi phí mua hàng sử dụng biểu sau: Đơn vị: Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF Vân chuyển, bốc xếp hàng hoá - CF thuê kho bãi - CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu Qua các chỉ tiêu này ta so sánh số kỳ trước với số kỳ này để thấy mức độ thực hiện kế hoạch chi phí của doanh nghiệp có tốt hay không. Từ đó có biện pháp khắc phục để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để phân tích chi phí mua hàng ta cũng tính tỷ trọng của từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí mua hàng, tính tỷ suất chi phí của của từng khoản mục chi phí nói riêng và chi phí mua hàng nói chung. Sau đó dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng, tỷ suất chi phí. 3.2.3. Phân tích chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản mục sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: Đó là các khoản chi phí tiền lương, phụ cấp lương và các khoản bảo hiểm của cán bộ, nhân viên bán hàng bao gồm cả nhân viên phân loại, bảo quản, đóng gói trong kho và nhân viên tiếp thị. - Chi phí vật liệu bao bì: Đó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng. - Chi phí khấu hao tài sản cố định: Đó là các chi phí khấu hao các tài sản cố định như cửa hàng, kho hàng phục vụ cho bán hàng. - Chi phí bảo hành sửa chữa. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: Đó là những khoản chi được sử dụng để thuê sửa chữa các tài sản cố định phục vụ cho bán hàng, thuê dịch vụ quảng cáo hàng hoá, chi phí nhiên liệu điện nước, chi phí hoa hồng đại lý ký gửi… - Chi phí bằng tiền khác. Phân tích chi tiết tình hình chi phí bán hàng ta sử dụngbiểu sau : Đơn vị : triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí -CF nhân viên bán hàng - CF vật liệu bao bì - CF đồ dùng dụng cụ - CF Khấu hao TSCĐ - CF DVụ mua ngoài -CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu Phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí để thấy được khoản mục chi phí nào chưa hợp lý để có biện pháp điều chỉnh cho hợp lý để doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả hơn. Để phân tích tình hình chi phí bán hàng trước hết ta cần tính tỷ trọng của từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng, tính tỷ suất chi phí của chi phí bán hàng nói chung và của từng khoản mục chi phí nói riêng. Sau đó dùng phương pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. 3.2.4. Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp: Đó là những khoản chi phí tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho cán bộ, nhân viên quản lý như ban giám đốc, cán bộ nhân viên các phòng ban như phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán tài chính, bảo vệ… - Chi phí vật liệu quản lý doanh nghiệp: Là những khoản chi phí mua sắm xuất dùng cho công tác quản lý: văn phòng phẩm, vật liệu dùng để sửa chữa TSCĐ, tuyên truyền, quảng cáo… Chi phí đồ dùng văn phòng: Đó là khoản chi phí mua sắm các công cụ, đồ dùng phục vụ cho công tác văn phòng như: máy tính cá nhân, máy điện thoại, máy đếm tiền… - Khấu hao tài sản cố định: là những chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho bộ phận quản lý doanh nghiệp như nhà cửa, trang thiết bị làm việc cho các phòng ban: máy tính, máy fax, máy điều hoà nhiệt độ…. - Các khoản thuế, phí, lệ phí: đây là những khoản chi nộp các loại thuế: thuế vốn, thuế nhà đất, thuế môn bài… - Chi phí dự phòng: đó là các chi phí dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: là những khoản chi phí điện nước, điện thoại, điện tín, fax, thuê sửa chữa tài sản cố định… - Chi phí bằng tiền khác: là những khoản chi bằng tiền phục vụ cho công tác quản lý ngoài các khoản chi ở trên như chi phí hội nghị tiếp khách, tiền tàu xe đi phép của cán bộ công nhân viên, chi phí đào tạo bồi dưỡng. Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta cũng tính tỷ trọng các khoản mục chi phí trong chi phí quản lý doanh nghiệp, tính tỷ suất chi phí sau đó so sánh các chỉ tiêu (các khoản mục chi phí ) giữa kỳ thực hiện với kỳ trước để thấy mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng giảm về chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí. Từ đó thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý của doanh nghiệp từ đó tìm ra khoản mục chi phí nào chưa hợp lý để khắc phục cho tốt hơn.  Để phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp ta sử dụng biêu sau: Đơn vị : Triệu đồng Các chỉ tiêu Năm trước Năm báo cáo So sánh tăng giảm ST TT TS ST TT TS ST TL TT TS 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1.Tổng chi phí - CF nhân viên quản lý - CF vật liệu quản lý -CF đồ dùng văn phòng - CF Khấu hao TSCĐ - Thuế, phí lệ phí khác - CF dự phòng - CF dvụ mua ngoài -CF bằng tiền khác 2. Tổng doanh thu 3.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc. Để giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp có những cơ sở căn cứ tin cậy cho việc điều hành và quản lý quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, thực hiện hạch toán kinh tế trong nội bộ đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng kế hoạch, hạch toán và phân tích chỉ tiêu chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc nhằm mục đích nhận thức đánh giá đúng đắn tình hình quản lý và sử dụng chi phí của từng đơn vị qua phân tích thấy được đơn vị nào quản lý tốt và đơn vị nào quản lý chưa tốt chi phí, từ đó có thể đề ra những chính sách biện pháp quản lý thích hợp. Việc phân tích tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng đơn vị trực thuộc căn cứ vào các số liệu kế hoạch, hạch toán chi tiết chi phí kinh doanh và doanh thu bán hàng theo từng đơn vị trực thuộc sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi phí kinh doanh tốt hơn. Để phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc ta sử dụng biểu sau: Các chỉ tiêu Kỳ gốc Kỳ phân tích Tỷ lệ ±DT Tỷ lệ ±CF Mứcđộ ±TSCF Tốc độ ±TSCF Tiêt kiệm (lãngphí) (U) DT CF TSCF DT CF TSCF 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Đơn vị A Đơn vị B Đơn vị C … Tổng 3.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu. Trong các khoản mục chi phí kinh doanh, có một số khoản mục chiếm tỷ trọng lớn; việc quản lý và sử dụng các khoản chi phí này có tác động, ảnh hưởng lớn. quyết định đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh . Đồng thời việc sử dụng những khoản chi phí này có nhiều tiềm năng có thể khai thác nhằm phấn đấu giảm phí. Những khoản mục chi phí này cần phải được phân tích chi tiết để tìm ra biện pháp quản lý thích hợp. 3.4.1. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương. Chi phí tiền lương là những khoản chi phí bằng tiền mà doanh nghiệp trả công cho người lao động căn cứ vào khối lượng, tính chất và hiệu quả công việc mà người lao động đảm nhận. Chi phí tiền lương bao gồm lương chính, các khoản phụ cấp theo lương và các khoản bảo hiểm của cán bộ công nhân viên trong danh sách lao động của doanh nghiệp bao gồm cả lao động trong hợp đồng ngắn hạn hoặc dài hạn. Trong doanh nghiệp thương mại việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương nhằm mục đích nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn, toàn diện tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp trong kỳ. Qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng tìm ra những điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ lương và đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Phân tích tình hình chi phí tiền lương bao gồm những nội dung cơ bản sau: - Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lương: Nhằm mục đích đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương. Phân tích tổng hợp chi phí tiền lương sử dụng các chỉ tiêu sau: + Tổng quỹ lương: là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ chi phí tiền lương của doanh nghiệp được sử dụng trong kỳ để thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh bao gồm cả quỹ lương cho lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. + Tỷ suất tiền lương: là chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa tổng quỹ lương trên tổng doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí tiền lương (%) = Tổng quỹ tiền lương * 100 Tổng doanh thu bán hàng + Mức lương bình quân: là chỉ tiêu phản ánh mức lương bình quân mà người lao động nhận được trên một đơn vị thời gian (năm, tháng) Mức lương bình quân (tháng) = Tổng quỹ lương (năm) Tổng số lao động *12 Ngoài các chỉ tiêu trên, phân tích tổng hợp chi phí tiền lương trong doanh nghiệp còn sử dụng các chỉ tiêu năng suất lao động bình quân. Phân tích tổng hợp tình hình chi phí tiền lương Các chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện So sánh tăng giảm Số tuyệt đối Tỷ lệ (%) 1. Tổng doanh thu bán hàng(tr.đồng) 2.Tổng lao động (người) 3.Tổng quỹ lương(1000đ) 4. NSLĐ bình quân người /tháng (1000đ) 5.Tiền lương bình quân người /tháng (1000đ) 6. Tỷ suất CF tiền lương (%) 7.Mức độ tăng giảm tỷ suất CFTL 8. Tốc độ tăng giảm TSCFTL 9.Mức độ TK hoặc vượt chi CFTL (1000đ) Phương pháp phân tích là so sánh giữa số liệu thực tế với số kế hoạch hoặc số thực hiện kỳ trước. Một doanh nghiệp quản lý và sử dụng quỹ tiền lương tốt thì tổng quỹ tiền lương của doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm nhưng phải hoàn thành tốt kế hoạch mua vào bán ra, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận, tỷ suất tiền lương giảm. Chỉ tiêu mức lương bình quân có thể tăng lên trong kỳ trên cơ sở tăng năng suất lao động, tỷ lệ tăng năng suất lao động lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ tăng mức lương bình quân. Như vậy qua phân tích chi phí tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp nhận xét đánh giá được tình hình quản lý và sử dụng tiền lương có tốt hay không, từ đó tìm ra mặt bất hợp lý để khắc phục. Để có thể nhận thức và đánh giải thích được tình hình tăng giảm quỹ tiền lương của doanh nghiệp ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ tiền lương. Việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ tiền lương căn cứ vào hình thức trả lương và công thức tính lương. Trong doanh nghiệp thương mại áp dụng một số hình thức trả lương sau: - Trả lương theo thời gian Tổng quỹ lương trong năm = Số lao động trong doanh nghiệp * Thời gian lao động trong năm (tháng) * Mức lương bình quân tháng Trong đó mức lương bình quân ước tính trả theo tháng căn cứ vào ngày công lao động thực hiện, hệ số lương theo chế độ quy định. - Trả lương theo doanh thu bán hàng hoặc thu nhập (trả lương theo sản phẩm). Trả lương theo doanh thu bán hàng được tính theo công thức: Tổng quỹ lương = Doanh thu bán hàng * Đơn giá tiền lương trên 1000 đ doanh thu Trả lương theo thu nhập tính theo công thức: Tổng quỹ tiền lương = Tổng thu nhập * Đơn giá tiền lương trên 1000đ thu nhập Trong đó: Tổng thu nhập = Tổng doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng bán ra - Chi phí kinh doanh (không có lương) 3.4.2. Phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay Trong các khoản mục chi phí kinh doanh thương mại chi phí trả lãi tiền vay ngân hàng hoặc các đối tượng khác là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn. Việc sử dụng những khoản mục này có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình và kết quả kinh doanh. Do vậy cần phân tích chi phí trả lãi tiền vay để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Chi phí trả lãi tiền vay bao gồm những khoản mục sau: - Chi phí lãi vay ngắn hạn: Đây là những khoản chi phí trả lãi tiền vay vốn lưu động dùng để mua hàng hoá đó là những khoản lãi vay, nợ có thể trả trong vòng một năm hoặc trong một chu kỳ kinh doanh bình thường. - Chi phí trả lãi vay dài hạn: Là những khoản chi phí trả lãi vay cho những hợp đồng vay vốn dài hạn (trên một năm) dùng để đầu tư xây dựng cơ bản. Phân tích tình hình chi phí trả lãi vay được thực hiện trên cơ sở so sánh các chỉ tiêu tổng chi phí lãi vay, chi phí lãi vay theo từng khoản mục (ngắn hạn, dài hạn) và tỷ lệ chi phí lãi tiền vay trên tổng số tiền vay để thấy được tình hình tăng giảm chi phí trả lãi tiền vay. Để có thể nhận thức đánh giá những nguyên nhân tăng giảm đối với từng khoản vay khác nhau, ta cần phải phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng đến từng khoản vay. Do trong quá trình kinh doanh các doanh nghiệp phải vay vốn của nhiều đối tượng, trong khi đó mỗi đối tượng cho vay đều có mức vay, thời gian vay và lãi vay khác nhau. Do đó khi xác định các nhân tố ảnh hưởng chỉ có thể xác định đến chi phí vay của từng đối tượng dựa vào công thức sau: Chi phí trả lãi tiền vay của một đối tượng = Tổng số vốn vay của đối tượng * Thời hạn vay * Tỷ lệ lãi suất vay của đối tượng III. CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ NGUỒN TÀI LIỆU ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP. 1. Các phương pháp dùng để phân tích. Trong phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ta sử dụng nhiều phương pháp khác nhau nhưng trong phân tích chi phí kinh doanh ta sử dụng phương pháp so sánh và phương pháp biểu mẫu là chủ yếu. 1.1. Phương pháp so sánh. So sánh là một phương pháp nghiên cứu để nhận thức được các hiện tượng, sự vật thông qua quan hệ đối chiếu tương hỗ giữa sự vật, hiện tượng này với sự vật hiện tượng khác. Mục đích của so sánh là thấy được sự giống và khác nhau giữa các sự vật hiện tượng. So sánh là phương pháp nghiên cứu được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học trong đó có phân tích hoạt động kinh tế, phân tích chi phí kinh doanh nói riêng. Phương pháp so sánh được sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh bao gồm nhiều nội dung khác nhau: - So sánh giữa số thực hiện chi phí kinh doanh của kỳ báo cáo với số kế hoạch hoặc số định mức chi phí kinh doanh để thấy được mức độ hoàn thành bằng tỷ lệ phần trăm (%) hoặc số chênh lệch tăng giảm của chi phí kinh doanh. - So sánh giữa số liệu thực hiện kỳ báo cáo với số thực hiện cùng kỳ năm trước hoặc các năm trước. Mục đích của việc so sánh này là để thấy được sự biến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế qua những thời kỳ khác nhau và xu thế phát triển của chúng trong tương lai. Cụ thể là so sánh chi phí kinh doanh thực hiện ở kỳ báo cáo với chi phí ở kỳ gốc. - So sánh giữa bộ phận với tổng thể để thấy được vai trò vị trí của bộ phận trong tổng thể đó. Cụ thể là so sánh giữa từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh để thấy vai trò vị trí của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh. - Ngoài ra, người ta có thể so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có mối quan hệ chặt chẽ hoặc có tác động qua lại lẫn nhau để hình thành một chỉ tiêu khác. Ví dụ so sánh giữa chi phí với doanh thu. So sánh giữa số liệu thực hiện của một đơn vị này với một đơn vị khác để thấy được sự khác nhau và mức độ, khả năng phấn đấu của đơn vị. Các chỉ tiêu ở kỳ kế hoạch, kỳ trước, năm trước gọi chung là trị số kỳ gốc. Thời kỳ chọn điểm gốc so sánh gọi tắt là kỳ gốc, thời kỳ chọn điểm để so sánh gọi là kỳ phân tích. Để áp dụng phương pháp so sánh, các chỉ tiêu đem so sánh phải đảm bảo nguyên tắc đồng nhất: + Phải phản ánh cùng một nội dung kinh tế. + Phải phản ánh cùng một thời điểm hoặc thời gian phát sinh. + Cùng một phương pháp tính toán như nhau. + Các chỉ tiêu kinh tế phải cùng đơn vị đo lường. 1.1.1. So sánh tuyệt đối So sánh tuyệt đối là kết quả phép trừ trị số của chỉ tiêu kinh tế giữa hai kỳ, kỳ phân tích và kỳ gốc. Số tuyệt đối có thể tính bằng số đo hiện vật giá trị: Chênh lệch tuyệt đối = Số phân tích - Số gốc Chênh lệch tuyệt đối có tính đến hệ số điều chỉnh: Là kết quả so sánh (phép trừ giữa số phân tích với số gốc) đã được điều chỉnh theo hệ số của chỉ tiêu có liên quan mà chỉ tiêu này quyết định quy mô của chỉ tiêu phân tích. Chênh lệch tuyệt đối có tính đến hệ số điều chỉnh = Số phân tích - Số gốc * Hệ số điều chỉnh (%) Trong phân tích chi phí kinh doanh phương pháp so sánh tuyệt đối được sử dụng để xác định mức chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh giữa hai kỳ phân tích và kỳ gốc. Chênh lệch tuyệt đối của chi phí kinh doanh có tính đến hệ số điều chỉnh ví dụ như ảnh hưởng của giá cả tới sự biến động của chi phí kinh doanh thì ta phải loại trừ ảnh hưởng của giá để thấy sự biến động của chi phí kinh doanh. 1.1.2. So sánh tương đối So sánh tương đối là quan hệ so sánh giữa hai chỉ tiêu kinh tế dưới quan hệ thương số - Tỷ lệ (%) Tỷ lệ % hoàn thành = Số phân tích * 100% Số gốc Tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu chi phí kinh doanh Tỷ lệ % hoàn thành = Chi phí kỳ phân tích * 100% Chi phí kỳgốc Tỷ lệ % tăng(giảm) = Chênh lệch tuyệt đối * 100% Số gốc Tỷ lệ % hoàn thành có tính đến hệ số điều chỉnh = Số phân tích * 100% Số gốc * Hệ số điều chỉnh Trong phân tích CFKD thường sử dụng chi tiêu tỷ lệ % tăng giảm - Tỷ trọng (số tương đối kết cấu): Là số tương đối biểu hiện mối quan hệ tỷ trọng giữa mức độ đạt được của bộ phận chiếm trong mức độ đạt được của tổng thể về một chỉ tiêu kinh tế nào đó. Số này cho thấy vai trò, vị trí của bộ phận trong tổng thể. Ta tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí kinh doanh. Sử dụng chỉ tiêu này trong trường hợp cần xác định tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí chiếm trong tổng chi phí kinh doanh. Tỷ trọng (%) = Bộ phận * 100% Tổng thể - Tỷ lệ phát triển định gốc: T0i = Yi * 100% Y0 Trong đó: T0i : Tỷ lệ phát triểnđịnh gốc Yi : Trị số chi phí kinh doanh kỳ i Y0: Trị số chi phí kinh doanh kỳ gốc - Tỷ lệ phát triển liên hoàn: Ti = Yi * 100% Y(i-1) Trong đó: Ti: Tỷ lệ phát triển liên hoàn Yi: Trị số chi phí kinh doanh kỳ i Y(i-1) Trị số chi phí kinh doanh kỳ i-1 -Tỷ lệ phát triển bình quân: T = n-1√tích các Ti Trong đó T là tốc độ phát triển bình quân 1.2. Phương pháp thay thế liên hoàn. Phương pháp thay thế liên hoàn được sử dụng trong trường hợp giữa đối tượng phân tích với nhân tố ảnh hưởng có mối liên hệ phụ thuộc chặt chẽ được thể hiện bằng những công thức toán học mang tính chất hàm số trong đó có sự thay đổi của các nhân tố ảnh hưởng thì kéo theo sự biến đổi của chỉ tiêu phân tích. Phương pháp thay thế liên hoàn cho phép thu nhận một dãy số những giá trị điều chỉnh bằng cách thay thế liên hoàn, các giá trị ở kỳ gốc của các nhân tố ảnh hưởng bằng giá trị của các kỳ báo cáo. Mỗi lần thay thế là một lần tính toán riêng biệt. Kết quả tính toán được khi thay thế trừ đi giá trị của kỳ gốc hoặc giá trị thay thế lần trước thể hiện mức độ ảnh hưởng nhân tố đó đến đối tượng phân tích. Nếu số chênh lệch mang dấu (+) thì ảnh hưởng tăng và ngược lại. Khi thay thế một nhân tố phải giả định nhân tố khác không đổi. Các nhân tố thay đổi phải được sắp xếp trong công thức tính toán theo một trình tự hợp lý. Khi thay đổi trình tự thay thế có thể cho ta những kết quả khác nhau, nhưng tổng của chúng không đổi. Các bước áp dụng: - Bước1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và các nhân tố ảnh hưởng. Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lượng trước, chất lượng sau theo nguyên tắc “lượng đổi thì chất đổi”. - Bước 2: Thay thế nhằm xác định ảnh hưởng của từng nhân tố, ở bước này ta căn cứ vào công thức đã xác định rồi tiến hành thay thế từ trái sang phải. Khi thay thế ta cho nhân tố đang nghiên cứu biến động từ kỳ gốc sang kỳ phân tích, cố định nhân tố đứng sau nó ở kỳ gốc và nhân tố đứng trước nó ở kỳ phân tích. Khi thay thế xong ta tính ngay giá trị của lần thay thế đó và ảnh hưởng của nhân tố nào đó sẽ bằng giá trị lần thay thế của nhân tố đó - giá trị lần thay thế trước hoặc giá trị của chỉ tiêu ở kỳ gốc nếu là lần thay thế đầu tiên. - Bước 3: Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệch chung của đối tượng phân tích và đưa ra nhận xét đánh giá. Ưu nhược điểm: Lần tính toán sau kế thừa ngay kết quả của lần tính toán trước do vậy sẽ đơn giản trong phép tính và tổng cộng ảnh hưởng của các nhân tố bao giờ cũng vừa đúng bằng số chênh lệch chung do tính bù trừ. Chính vì vậy nếu một bước tính toán sai sẽ làm cho kết quả tính toán sau cũng sai mà khó phát hiện. Giả sử một chỉ tiêu phân tích có ba nhân tố ảnh hưởng được thể hiện bằng biểu thức: T = (x, y, z) = x*y*z Trong đó T là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích T là hàm số và x, y, z là những biến số biểu thị sự biến đổi của ba nhân tố ảnh hưởng Ta có: T0 = f(x0, y0, z0) = x0*y0*z0 là giá trị kỳ gốc T1 = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị kỳ thực tế T(x) = f(x1, y0, z0) = x1*y0*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố x T(y) = f(x1, y1, z0) = x1*y1*z0 là giá trị điều chỉnh của nhân tố y T(z) = f(x1, y1, z1) = x1*y1*z1 là giá trị điều chỉnh của nhân tố z Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích được xác định bằng công thức: ∆T = f(x1, y1, z1) - f(x0, y0, z0) = x1*y1*z1-x0*y0*z0 Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố tới chỉ tiêu phân tích: Số chênh lệch do tác động của nhân tố x: ∆T(x) = f(x1, y0, z0) - f(x0, y0, z0) = x1*y0*z0 – x0*y0*z0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố y: ∆T(y) = f(x1, y1, z0) - f(x1, y0, z0) = x1*y1z0 – x1y0*z0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố z: ∆T(z) = f(x1, y1, z1) – f(x1, y1, z0)=x1*y1*z1 – x1*y1*z0 Tổng hợp lại ta có sự thay đổi của chỉ tiêu phân tích bằng tổng các sự thay đổi của các nhân tố ảnh hưởng: ∆T = ∆T(x) + ∆T(y) + ∆T(z) Phương pháp thay thế liên hoàn được sủ dụng trong phân tích chi phí kinh doanh để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đên tổng quỹ lương và chi phí lãi vay phải trả. Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng như trên : VD: Phân tích nhân tố ảnh hưởng tới chi phí lãi tiền vay. Flv =Số tiền vay * Thời gian vay * Lãi suất vay Flv Là chỉ tiêu tổng hợp cần phân tích Số tiền vay, thời gian vay, lãi suất vay là các nhân tố ảnh hưởng đên chi phí trả lãi tiền vay. Phương pháp xác định mức độ ảnh hưởng của cá nhân tố tới chi phí lãi tiền vaygiống như trên. Flv(0) = ST0 * t0 * r0 Chi phí lãi vay kỳ gốc Flv(1) = ST1 * t1 * r1 Chi phí lãi vay kỳ phân tích Số chênh lệch của chỉ tiên phân tích (chi phí trả lãi tiền vay): ∆Flv = ST1 * t1 * r1 - ST0 * t0 * r0 Mức độ ảnh hưởng của các nhân tố: số tiền vay, thời gian vay và lãi suất vay tới chi phí trả lãi tiền vay như sau: Số chênh lệch do tác động của số tiền vay: ∆Flv(st) = ST1 * t0 * r0 - ST0 * t0 * r0 Số chênh lệch do tác động của thời gian vay: ∆Flv(t) = ST1 * t1 * r0 - ST1 * t0 * r0 Số chênh lệch do tác động của nhân tố lãi suất vay: ∆Flv(r) = ST1 * t1 * r1- ST1 * t1 * r0 ∆Flv = ∆Flv(st) + ∆Flv(t) + ∆Flv(r) st : Số tiền vay t : Thời gian vay r : Lãi suất vay 1.3. Phương pháp số chênh lệch. Là dạng rút gọn của phương pháp thay thế liên hoàn, điều kiện, quy trình giống như phương pháp thay thế liên hoàn chỉ khác ở bước 2. Phương pháp số chênh lệch sủ dụng ngay số chênh lệch của các nhân tố ảnh hưởng để thay thế vào các biểu thức tính toán mức độ ảnh hưởng của nhân tố đó đến chỉ tiêu phân tích. So với phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp số chênh lệch đơn giản hơn trong cách tính toán, cho ngay kết quả cuối cùng và mỗi lần tính toán là một phép tính riêng biệt cho nên kết quả giữa các lần tính toán không phụ thuộc lẫn nhau. Tuy nhiên phương pháp này chỉ được áp dụng trong trường hợp đối tượng phân tích liên hệ với các nhân tố ảnh hưởng bằng công thức tính toán đơn giản, chỉ có phép nhân không có phép chia. - Bước1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và các nhân tố ảnh hưởng. Khi xác định công thức phải chú ý sắp xếp các nhân tố số lượng trước, chất lượng sau theo nguyên tắc “lượng đổi thì chất đổi”. - Bước2: Khi cần tính ảnh hưởng của nhân tố nào thì ta lấy ngay số chênh lệch của nhân tố đó rồi nhân số liệu kỳ gốc của nhân tố đứng sau và số liệu kỳ phân tích của nhân tố đứng trước - Bước 3: Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố, đối chiếu với số chênh lệch chung của đối tượng phân tích và đưa ra nhận xét đánh giá. Phương pháp chênh lệch được minh hoạ tổng quát như sau: ∆x = x1 – x0 là số chênh lệch của nhân tố x ∆y = y1 – y0 là số chênh lệch của nhân tố y ∆z = z1 – z0 là số chênh lệch của nhân tố z ∆T(x) = ∆x*y0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố x ∆T(y) = x1* ∆y*z0 là số chênh lệch do tác động của nhân tố y ∆T(z) = x1*y1*∆z là số chênh lệch do tác động của nhân tố z Tổng hợp ảnh hưởng của các nhân tố ta có: ∆T = ∆T(x) + ∆T(y) + ∆T(z) 1.4. Phương pháp cân đối. Phương pháp này được sử dụng để xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới đối tượng phân tích trong trường hợp các nhân tố có mối liên hệ với nhau và với chỉ tiêu phân tích dưới dạng tổng. Để tính ảnh hưởng của một nhân tố nào đó ta chỉ xác định chênh lệch giữa hai kỳ của nhân tố đó. Số chênh lệch này chính là mức độ ảnh hưởng của các nhân tố tới đối tượng phân tích, còn chiều hướng ảnh hưởng thì tuỳ vào dấu của nhân tố ở trên biểu thức. - Nhân tố mang dấu dương (+) thì ảnh hưởng cùng chiều - Nhân tố mang dấu âm (-) thì ảnh hưởng ngược chiều Giả sử ta có: F = a + b – c - d Số chênh lệch tuyệt đối của chỉ tiêu phân tích đước xác định ∆F = F1 – F0 = (a1 + b1- c1- d1) – (a0 + b0 - c0 - d0) ∆F(a) = +(a1- a0) ∆F(c) = -(c1- c0) ∆F( b) = +(b1- b0) ∆F( d) = -(d1- d0) Trong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế - tài chính của doanh nghiệp có nhiều chỉ tiêu có liên hệ với nhau bằng những mối liên hệ mang tính chất cân đối. Các quan hệ cân đối trong doanh nghiệp có hai loại: cân đối tổng thể và cân đối cá biệt. Cân đối tổng thể là mối quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp.Ví dụ: giữa tài sản và nguồn vốn kinh doanh liên hệ với nhau bằng công thức: ∑Tài sản = ∑ Nguồn vốn Giữa các chỉ tiêu lưu chuyển hàng hoá có mối liên hệ cân đối được phản ánh qua công thức. Hàng tồn đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ = Hàng bán trong kỳ + Hao hụt + Hàng tồn cuối kỳ Cân đối cá biệt là quan hệ cân đối của các chỉ tiêu kinh tế cá biệt. Ví dụ Nợ phải thu khách hàng đầu kỳ + Nợ phải thu khách hàng trong kỳ = Nợ phải thu khách hàng đã thu trong kỳ + Nợ phải thu khách hàng cuối kỳ Từ những mối liên hệ mang tính cân đối nếu có sự thay đổi một chỉ tiêu sẽ dẫn đến sự thay đổi một chỉ tiêu khác. Do vậy khi phân tích một chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với các chỉ tiêu kinh tế khác bằng mối liên hệ cân đối ta phải lập công thức cân đối, thu thập số liệu, áp dụng phương pháp tính số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của các chỉ tiêu đến chỉ tiêu phân tích. 1.5. Các phương pháp khác. 1.5.1. Phương pháp chỉ số. Phương pháp chỉ số được áp dụng để tính toán phân tích sự biến động tăng giảm và mối liên hệ tác động phụ thuộc lẫn nhau của các chỉ tiêu kinh tế có một hoặc nhiều yếu tố khác nhau. Chỉ tiêu chỉ số được xác định bằng mối liên hệ so sánh của một chỉ tiêu kinh tế ở những thời điểm khác nhau, thường là so sánh giữa kỳ báo cáo với kỳ gốc Các chỉ số áp dụng trong phân tích có hai loại: Chỉ số chung và chỉ số cá thể. Chỉ số chung (còn gọi là chỉ số tổng hợp) là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp có nhiều yếu tố hợp thành. Chỉ số cá thể là chỉ số phản ánh sự biến động tăng giảm của một chỉ tiêu kinh tế riêng biệt. Phân tích kinh tế bằng phương pháp chỉ số cho phép ta thấy được mức biến động tăng giảm (số tương đối) và mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố hợp thành của một chỉ tiêu kinh tế tổng hợp tại thời điểm khác nhau. Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế chủ yếu dựa vào chỉ số giá để từ đó tính doanh thu ở kỳ phân tích theo giá kỳ gốc. IM = Iq * Ip IM: chỉ số doanh thu bán hàng trong kỳ (chỉ số chung) Iq: chỉ số lượng hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip: chỉ số giá cả hàng bán (chỉ số cá biệt) Ip = p1 = q1*p1 = M1 p0 q1*p0 M1(p0) Iq = q1 = q1*p0 = M1(p0) q0 q0*p0 M0 Phương pháp chỉ số được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế kết hợp với phương pháp thay thế liên hoàn để xác định mức độ ảnh hưởng của số lượng hàng bán và giá bán tới sự biến động cuả doanh thu. 1.5.2. Phương pháp tỷ lệ. + Tỷ lệ phần trăm (%): Là một chỉ tiêu tương đối phản ánh mức độ hoàn thành kế hoạch hoặc tăng giảm của chi phí kinh doanh với kỳ trước. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch (%) = Số thực hiện*100 Số kế hoạch +Tỷ trọng: là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % của từng bộ phận chi phí so với tổng chi phí kinh doanh. Tỷ trọng (%) = Số cá biệt *100 Số tổng thể 1.5.3. Phương pháp tỷ suất Tỷ suất là một chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có mối liên hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau như: Tỷ suất chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ suất tài trợ, tỷ suất đầu tư… Ví dụ: Tỷ suất lợi nhuận: P’ = P *100% M Tỷ suất chi phí: F’ = F *100% M 1.5.4. Phương pháp biểu mẫu. Trong phân tích hoạt động kinh tế người ta sử dụng biểu mẫu hoặc sơ đồ phân tích để phản ánh một cách trực quan, có hệ thống tiện cho việc theo dõi, đối chiếu và kiểm tra các số liệu phân tích. Biểu mẫu phân tích được thiết lập theo các dòng cột để ghi chép các chỉ tiêu phân tích và số liệu phân tích tuỳ thuộc vào nội dung và mục đích phân tích. Các dạng biểu mẫu phân tích thường phản ánh mối quan hệ so sánh giữa các chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với nhau: So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch, so với số cùng kỳ năm trước hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu tổng thể .Tuỳ theo nội dung phân tích mà biểu phân tích có tên gọi khác nhau, ._. 18 282 719 93 0,66 36 374 941 95,56 0,56 18 092 222 98,96 2,56 -0,1 3. Tổng chi phí mua hàng 19 657 359 100 0,7 38 065 721 100 0,6 18 408 362 93,64 - 0,1 4. Tổng doanh thu thuần 2 787 523 197 - - 6 491 156 360 - - 3 703 633 163 132,86 - - Qua số liệu phân tích ta thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty là tốt. Dù tổng chi phí mua hàng năm 2004 tăng so với năm 2003 là 18 408 362 đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% đồng trong khi đó tổng doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%. Tỷ lệ tăng của doanh thu lớn hơn tỷ lệ tăng của chi phí mua hàng đã làm cho tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1% Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí tới chi phí mua hàng ta thấy: Chi phí giao dịch ký kết hợp đồng tăng 316 140 đồng với tỷ lệ tăng là 23% nhưng tỷ trọng của chi phí giao dịch ký kết hợp đồng giảm 2,56% và tỷ suất chi phí giảm 0.02%. Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá (thuê ngoài) năm 2004 so với năm 2003 tăng 18 092 222 đồng với tỷ lệ tăng là 98.96% nhưng tỷ suât chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá (chi phí thuê ngoài) giảm đi 0,1% điều đó chứng tỏ công ty đã sử dụng chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá tốt hơn. Công ty TNHH Ninh Thanh tuy mới thành lập nhưng đã quản lý và sử dụng chi phí mua hàng rất tốt do tỷ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng của chi phí. Mặt khác, chi phí mua hàng có tăng lên cũng là do lượng hàng mua vào tăng hay công ty tiêu thụ lượng hàng nhiều hơn và như thế là tốt. 2.2.2 Phân tích chi phí bán hàng. Chi phí bán hàng tại công ty TNHH Ninh Thanh chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh. Tuy vậy, muốn quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt thì phải quản lý tôt chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm: Chi phí vật liệu bao bì: nó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói, bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng Chi phí dụng cụ đồ dùng: đó là những khoản chi phí mua sắm sử dụng các công cụ đồ dùng tại kho hàng. Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí điện nước phục vụ cho bán hàng. Để phân tích ta tính tỷ trọng cho từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng và tính tỷ suất chi phí của tổng chi phí bán hàng nói chung và từng khoản mục chi phí nói riêng. Sử dụng công thức tính tỷ trọng, tỷ suất đã đề cập ở trên sau đó dùng phương phấp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền tỷ lệ tăng giảm các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí Qua phân tích ta rút ra nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí có hợp lý hay không? Khoản chi nào lãng phí không hợp lý cần tìm giải pháp khắc phục. Để phân tích chi tiết chi phí bán hàng ta sử dụng biểu 11 cột sau: Biểu 3: PHÂN TÍCH CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Đơn vị tính : đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng, giảm Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trong (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ tăng giảm (%) Tăng giảm Tỷ trọng (%) Tăng giảm tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CP vật liệu bao bì 1 370 109 26,76 0,05 2 817 524 23,32 0,043 1 447 415 105,64 -3,44 -0,007 Cp dụng cụ đồ dùng 1 250 197 24,42 0,05 2 271 905 18,65 0,035 1021 708 81,72 -5,77 -0,015 CP dịch vụ mua ngoài 2 500 213 48,82 0,09 6 989 516 57.86 0,11 4 489 303 179,56 9,04 0,02 Tổng chi phí 5 120 519 100 0,18 12 078 945 100 0,19 6 958 426 135,89 0,01 Tổng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 36 3 703 633 163 132,86 Nhận xét: Căn cứ vào số liệu biểu 3 ta có nhận xét sau : Tổng chi phí bán hàng tăng 6 958 426(đồng) với tỷ lệ tăng là 135,89% trong khi doanh thu tăng 3 703 633 163(đồng) với tỷ lệ tăng là 132,86%, tỷ lệ tăng chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,01% điều này đánh giá chung là chưa tốt. Nhưng công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập nên chi phí tăng là hợp lý mặt khác khi công ty đẩy mạnh kế hoạch bán ra làm tăng chi phí bán hàng, Chi phí bán hàng tăng do ảnh hưởng của các nhân tố sau : Chi phí vât liệu bao bì tăng 1 447 415 với tỷ lệ tăng là 105,64% nhưng tỷ trọng giảm 3,44% và tỷ suất chi phí vật liệu bao bì giảm 0,007%. Chi phí dụng cụ đồ dùng tăng 1 021 708 với tỷ lệ tăng là 81,72% nhưng tỷ trọng giảm 5,77% và tỷ suất giảm 0,015% Chi phí dịch vụ mua ngoài tăng 4 489 303(đồng) với tỷ lệ tăng là 179,56% làm cho tỷ trọng tăng 9,04% và tỷ suất tăng 0,2% Chi phí bán hàng tăng chủ yếu là do chi phí dịch vụ mua ngoài tăng, nguyên nhân chủ yếu tăng khoản mục chi phí là do công ty mới đi vào hoạt động nên cần đầu tư nhiều hơn do đó chi phí tăng nhanh. Tuy nhiên công ty cần điều chỉnh cho mức tăng chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì mới tốt. Qua phân tích chúng ta cần tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí và tìm biên pháp khắc phục như: Cần tiết kiệm hơn chi phí dịch vụ mua ngoài như tiền điện, điện thoại…. 2.2.3. Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại công ty TNHH Ninh Thanh, chi phí quản lý doanh nghiệp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Muốn tiết kiệm chi phí kinh doanh thì công ty phải tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp. Chính vì vậy để tiết kiệm chi phí quản lý doanh nghiệp thì công ty phải phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu không tiến hành hoàn thiện nội dung phân tích này cán bộ lãnh đạo công ty khó có thể nhận xét đánh giá tình hình quản lý và sủ dụng chi phí quản lý doanh nghiệp đồng thời cũng khó có thể chỉ ra những mặt còn tồn tại những khoản chi hợp lý, bất hợp lý và đưa ra những đưa ra những giải pháp khắc phục những tồn tại cũng như không thể đề ra những giải pháp tiết kiêm chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí quản lý doanh nghiệp tại công ty bao gồm: Chi phí nhân viên quản lý: Đó là những khoản chi phí tiền lương, phụ cấp và các khoản bảo hiểm cho nhân viên, cán bộ quản lý như: Ban giám đốc, cán bộ, nhân viên phòng ban… Chi phí đồ dùng văn phòng: Đó là những khoản chi phí mua sắm các công cụ, đồ dùng cho công tác văn phòng như: Máy tính, máy điện thoại, máy đếm tiền, máy kiểm tra tiền… Các khoản thuế, phí, lệ phí: Đây là những khoản chi như phí ngân hàng và nộp các loại thuế như thuế nhà đất, thuế môn bài… Chi phí dich vụ mua ngoài: Là các khoản chi phí điện thoại, điện nước. điện tín, fax … Phương pháp phân tích và dạng bảng biểu giống như trong phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động và phân tích chi tiết các khoản mục chi phí ở các nội dung trên. Để tiến hành phân tích ta có thể tiến hành theo các bước sau: Tính tỷ trọng, tỷ suất chi phí của chi phí quản lý doanh nghiệp theo từng khoản mục. Sau đó, tiến hành so sánh sự tăng giảm của từng khoản mục chi phí giữa năm 2004 và năm 2003. Đồng thời so sánh sự tăng giảm của doanh thu và chi phí quản lý doanh nghiệp. Từ đó nhận xét, đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp nói chung và theo từng khoản mục chi phí nói riêng có hợp lý hay không. Thông qua bảng biểu phân tích có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí quản lý và xử lý các trường hợp lãng phí. Để phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ta sử dụng bảng biểu 11 cột, dạng biểu như sau: Biểu 4: PHÂN TÍCH CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Đơn vị tính: đồng Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trong (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CF nhân viên quản lý 21 493 437 53,81 0,77 62 849 962 57,79 0,97 41 356 525 192,41 3,98 0,2 CF đồ đung văn phòng 4 284 466 10,73 0,154 11 984 478 11,02 0,185 7 700 012 179,71 0,29 0,031 CF điện thoại điện nước SH 4 006 446 10,03 0,144 9 416 122 8,66 0,145 5 409 656 135,02 -1,37 0,001 - Điện thoại 2 841 400 7,11 0,102 6 070 612 5,58 0,094 3 229 212 113,65 -1,23 -0,008 - Điện nước SH 1 525 046 3,82 0,055 3 345 510 3,08 0,052 1 820 464 119,37 -0,74 -0,003 Các khoản thuế phí lệ phí 1000 000 2,5 0,036 2 188 000 2,01 0,034 1 188 000 118,8 -0,49 -0,002 CFdịch vụ mua ngoài 7 947 322 19,9 0,285 21 097 125 19,4 0,325 13 149 803 165,46 - 0,5 0,04 CF khác 850 000 2,13 0,03 1 223 914 1,13 0,019 373 914 43,99 -1 -0,011 Tổng CF quản lý DN 39 941 671 100 1,43 108 750 601 100 1,67 68 808 930 172,27 0,24 Tổng doanh thu thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 Căn cứ vào số liệu phân tích ta có nhận xét: tổng chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930(Đ) với tỷ lệ tăng là 172,27% trong khi tổng doanh thu tăng 3 703 633 163 (đ) với mức tăng là 132,86% tỷ lệ tăng của chi phí quản lý lớn hơn tỷ lệ tăng doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí quản lý tăng 0,24% là chưa tốt, chi phí quản lý tăng là do các nhân tố ảnh hưởng sau: Chi phí nhân viên quản lý tăng 41 356 525(Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41(%). Chi phí nhân viên quản lý tăng nhanh làm cho tỷ trọng và tỷ suất chi phí nhân viên quản lý tăng. Chi phí đồ dùng văn phòng tăng 7 700 012(Đ) với tỷ lệ tăng là 179,71% kéo theo đó là tỷ trọng và tỷ suất chi phí đồ dùng văn phòng tăng Các khoản thuế, phí, lệ phí tăng 1 188 000(đ) với tỷ lệ tăng là 118,8% nhưng tỷ trọng giảm 0,49% và tỷ suất giảm 0,002% như thế là tốt. Chi phí dịch vụ mua ngoài tăng 13 149 803 với tỷ lệ tăng là 165,46%, tỷ trọng và tỷ suất cũng tăng. Chi phí điện thoại, điện nước sinh hoạt tăng 5 409 656(đ0 với tỷ lệ tăng là 135,02% nhưng tỷ trọng chi phí giảm 1,44% và tỷ suất tăng 0,001%. + Chi phí điện thoại tăng 3 229 212(đ) với tỷ lệ tăng là 113,65% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí điện thoại giảm hay công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí điện thoại . + Điện nước sinh hoạt tăng 1 820 464 (đ) với tỷ lệ tăng là 119,37% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí điện nước sinh hoạt giảm do công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí điện, điện nước sinh hoạt. Chi phí khác tăng 373 914 (đ) với tỷ lệ tăng là 43,99% nhưng tỷ trọng và tỷ suất chi phí khác giảm hay công ty đã tiết kiệm tương đối chi phí khác. Nhìn chung công ty quản lý và sử dụng chi phí quản lý chưa tốt, chi phí nhân viên quản lý và chi phí dịch vụ mua ngoài còn tăng quá lớn, công ty cần điều chỉnh và quản lý chi phí nhân viên, chi phí dịch vụ mua ngoài hợp lý sao cho mức tăng của chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì mới tốt. 2.2.4. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Để đánh giá chính xác tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh công ty không thể không đánh giá chi phí kinh doanh theo quý. Tại công ty TNHH Ninh Thanh chi phí kinh doanh cũng như kết quả kinh doanh diễn ra không đồng đều ở các quý. Chính vì vậy công ty muốn đạt được kế hoạch đề ra thì trước hết cán bộ quản lý công ty phải xây dựng kế hoạch kinh doanh theo quý để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp thì công ty phải phân tích chi phí kinh doanh theo quý. Khi phân tích chi phí kinh doanh theo quý nhà lãnh đạo công ty mới thấy được tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh ở quý nào là tốt, quý nào chưa tốt đồng thời tìm ra nguyên nhân ảnh hưởng và đề ra giải pháp thích hợp khắc phục tình trạng đó. Từ các chỉ tiêu doanh thu, chi phí ta tính tỷ suất chi phí của toàn doanh nghiệp nói chung và của từng quý nói riêng, sau đó tính các chỉ tiêu sau: +Tỷ lệ tăng giảm doanh thu. +Tỷ lệ tăng giảm chi phí. + Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. +Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí. +Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí. Sau đó dùng phương pháp so sánh để so sánh các chỉ tiêu trên giữa các quý với nhau và đưa ra đánh giá nhận xét đồng thời có thể đề xuất các giải pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh. Để phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo các quý ta sử dụng biểu 12 cột, dạng biểu như sau. Biểu 5: PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH THEO QUÝ Đơn vị: đồng Quý Doanh thu(M) Chi phí (F) Tỷ lệ M(%) Tỷ lệ F(%) Tỷ suất chi phí (F’) ∆F’% TF’% U Năm 2003 Năm 2004 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2003 Năm 2004 I 520 050 100 1 200 535 656 18 519 400 45 978 114 130,85 148,27 3,56 3,83 0,27 7,58 3 241 446 II 685 123 097 1 544 678 535 15 700 129 38 385 455 125,46 144,49 2,29 2,49 0,2 8,73 3 089 357 III 780 000 000 1 872 294 449 16 200 000 40 556 700 140,04 150,35 2,08 2,17 0,09 4,33 1 685 065 IV 802 350 000 1 873 647 720 14 300 020 33 983 998 133,52 137,65 1,78 1,72 -0,06 -3,37 -1 124 189 Cả năm 2 787 523 197 6 491 156 360 64 719 549 158 904 267 132,86 145,53 2,32 2,45 0,13 5,60 8 438 503 Căn cứ vào số liệu trong bảng ta thấy: Tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty là chưa được tốt. Chi phí kinh doanh tăng và tổng doanh thu tăng nhưng mức tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn mức tăng của doanh thu, cụ thể là tỷ suât chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,13% với tỷ lệ tăng là 5,60% làm cho cả năm công ty lãng phí một khoản chi phí là 8 438 503 9(đ). Do công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập và đi vào hoạt động nên chi phí kinh doanh tăng nhanh có thể chấp nhận được. Đi sâu nghiên cứu sự biến động của chi phí kinh doanh theo quý: - Quý 1: Tỷ suất chi phí kinh doanh quý 1 năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,27% với tốc độ tăng là 7,58% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 3 241 446 (Đ) nhưng doanh thu quý 1 tăng với tỷ lệ tăng là 130,85% cũng là một điều tốt. - Quý 2: Tỷ suất chi phí năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,2% với tốc độ tăng là 8,73% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 3 089 357 (đ) đồng thời tỷ lệ tăng doanh thu là 125,46% như thế là tốt. - Quý 3: Tỷ suất chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 0,09% với tốc độ tăng là 4,33% nên công ty đã sử dụng lãng phí một khoản chi phí là 1 685 065(đ) đồng thời tỷ lệ tăng doanh thu là 140,04%. Ta thấy tỷ lệ tăng chi phí đã nhỏ hơn và tốc độ tăng chi phí cũng chậm dần so với quý 1 và quý 2 có thể nói công ty sử dụng chi phí ngày càng hiệu quả hơn. - Quý 4: Tỷ suất chi phí kinh doanh quý 4 năm 2004 so với năm 2003 giảm đi là 0,06% với tốc độ giảm là 3,37% nên công ty đã tiết kiệm được một khoản chi phí là 1 124 189(đ) nhưng tỷ lệ tăng doanh thu chỉ đạt 137,65% Như vậy ta có thể nói rằng quý 3 và quý 4 công ty đã quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn đặc biệt là quý 4 công ty đã tiết kiệm đựơc một khoản chi phí là 1 124 189 (Đ). Do đó công ty TNHH Ninh Thanh cần phải xây dựng kế hoạch chi phí kinh doanh để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả hơn trong từng quý. Chi phí kinh doanh của công ty có thể tăng lên nhưng phải đảm bảo mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí, đồng thời phải tiết kiệm chi phí không lãng phí những khoản chi không hợp lý. 2.2.5. Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu Trong các khoản mục chi phí kinh doanh, có một số khoản mục chiếm tỷ trọng lớn thường xuyên phát sinh trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như chi phí trả lãi tiền vay và chi phí tiền lương. Chi phí trả lãi tiền vay là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người cho vay về việc vay vốn. Nhưng công ty TNHH Ninh Thanh chỉ sử dụn khoản vốn của mình để kinh doanh nên không có chi phí trả lãi tiền vay nên không cần phân tích. Chi phí tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho công nhân viên căn cứ vào số lượng, tính chất và hiệu quả của công việc mà người lao động đảm nhận. Chi phí tiền lương là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng tương đối lớn trong tổng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp do đó việc quản lý và sử dụng chi phí tiền lương có ý nghĩa rất quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh và hiệu quả kinh tế. Sử dụng quĩ lương hợp lý sẽ góp phần kích thích người lao động tăng năng suất lao động, tăng doanh số bán ra, tăng chất lượng công việc và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Sử dụng quĩ lương hợp lý là vừa phải đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo lợi ích của người lao động tức là đảm bảo các điều kiện sau: Tổng quỹ lương có thể tăng nhưng phải trên cơ sở tăng doanh thu và tỷ lệ tăng doanh thu phải lớn hơn tỷ lệ tăng của quĩ lương, tỷ suất chi phí tiền lương phải giả . Mức lương bình quân tăng nhưng phải trên cơ sở tăng năng suất lao động và tỷ lệ tăng năng suất lao động lớn hơn tỷ lệ tăng của mức lương bình quân. Bất kỳ một doanh nghiệp nào dù lớn hay nhỏ cũng phải trả lương cho nhân viên và chi phí tiền lương thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh nên việc phân tích chi phí tiền lương càng trở lên cần thiết. Tại công ty TNHH Ninh Thanh không có lao động trực tiếp mà chỉ có lao động gián tiếp nên chi phí tiền lương chỉ là chi phí lương nhân viên quản lý do đó chi phí tiền lương cho nhân viên quản lý chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh. Phân tích chi phí tiền lương bao gồm phân tích chung tình hình chi phí tiền lương và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Phân tích chung Mục đích: Phân tích chung tình hình chi phí tiền lương nhằm nhận thức một cách khái quát, toàn diện tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương tại công ty TNHH Ninh Thanh. Để phân tích ta sử phương pháp so sánh để xác định sự tăng giảm về số tiền, tỷ lệ của tổng quỹ lương kì gốc so với kì nghiên cứu và doanh thu của hai kì đó để đánh giá xem tổng doanh thu và tổng quỹ lương đã sử dụng hợp lý chưa đồng thời đưa ra những chính sách, biện pháp thích hợp để khặc phục những điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ lương. Để phân tích chung chi phí tiền lương ta sử dụng các chỉ tiêu sau: + Tổng quỹ lương + Tổng lao động + Tổng doanh thu + Năng suất lao động bình quân người /tháng: được xác định bằng công thức: W = M T Với W: năng suất lao động bình quân M: Doanh thu T: Tổng số lao động + Mức lương bình quân người/tháng Mức lương bình quân người / tháng = Tông quỹ lương Tổng lao động*12 + Tỷ suất chi phí tiền lương Tỷ suất chi phí tiền lương = Tông quỹ lương * 100 Tổng doanh thu + Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí + Tốc độ tăng giảm tỷ suăt chi phí + Mức tiết kiệm (lãng phí) Công thức xác định mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí, tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí, mức tiết kiệm (lãng phí) đã được đề cập ở trên. Phân tích chung tình hình chi phí tiền lương Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ 1. Tổng chi phí tiền lương 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tổng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 3. Tổng lao động 3 6 3 100 4. Mức lương bình quân người/tháng 597 040 872 916 275 876 46,21 5. Năng suất lao động bình quân người/tháng 77 431 200 90 154 950 12 723 750 16,43 6. Tỷ suất chi phí tiền lương 0,77 0,97 7. Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí tiền lương +0,2 8. Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí tiền lương 25,97 9. Mức tiết kiệm (lãng phí) chi phí tiền lương 12 982 312,72 Căn cứ vào số liệu trên biểu số 6 ta thấy tổng quỹ lương của công ty TNHH Ninh Thanh năm 2004 so với 2003 tăng 41 356 525 (Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41% trong khi tổng doanh thu tăng 3 703 633 163 (Đ) với tỷ lệ tăng là 132,86%. Tỷ lệ tăng của quỹ lương lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu, dẫn đến tỷ suất chi phí tiền lương tăng 0,2%. Nhìn vào tỷ suất chi phí tiền lương tăng ta có thể đánh giá công ty sử dụng quỹ lương chưa hợp lý. Do công ty mới thành lập nên chi phí tiền lương tăng có thể chấp nhận được. Tổng quỹ lương tăng là do: Tổng số lao động năm 2004 so với 2003 tăng 3 người. Mức lương bình quân người/tháng tăng 275 876 (Đ) với tỷ lệ tăng là 46,21%. Năng suất lao động bình quân người/tháng tăng 12 723 750 (Đ) với tỷ lệ tăng16,43%. Tuy công ty đã lãng phí 12 982 312,72 (Đ) nhưng chi phí tiền lương tăng trên cơ sở mức lương bình quân tăng và năng suất lao động bình quân tăng, như thế ta có thể đánh giá công ty sử dụng quỹ lương tốt. Tuy nhiên để đánh giá chính xác hơn tình hình tăng quỹ tiền lương của công ty TNHH Ninh Thanh ta cần phải đi sâu phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ lương. Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương. Do đặc điểm kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại khác nhau nên hình thức trả lương tại các doanh nghiệp cũng khác nhau. Chính vì vậy mà ta cần xem xét hình thức trả lương tại công ty TNHH Ninh Thanh để có thể xác định được nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động của tổng quỹ lương. Công ty chỉ trả lương cho nhân viên quản lý (lao động gián tiếp) nên áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Tổng quỹ lương = Số lao động trong doanh nghiệp * Thời gian lao động trong năm/tháng * Mức lương bình quân Khi phân tích nhân tố ảnh hưởng đến tình hình tăng giảm quỹ lương ta sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn để tính ảnh hưởng của số lao động và mức lương bình quân người/tháng đến tổng quỹ lương. Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tổng quỹ lương ta sử dụng biểu 5 cột Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương thời gian Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Chênh lệch Tỷ lệ 1 2 3 4 5 1. Tổng quỹ lương 21 493 437 62 849 962 41 356 525 192,41 2. Tổng lao động 3 6 3 100 3. Mức lương bình quân người/tháng 597 040 872 916 275 876 46,21 Căn cứ vào biểu 7 ta thấy tổng quỹ tiền lương năm 2003 = 3*12*597 040 = 21 493 437 (Đ) Tổng quỹ lương năm 2004 = 6*12*872 916 = 62 849 962 (Đ) Tổng quỹ lương năm 2004 so với năm 2003 tăng là 41 356 525 (Đ) với tỷ lệ tăng là 192,41%. Các nhân tố ảnh hưởng làm tăng quỹ lương: Do số lao động thay đổi làm ảnh hưởng đến quỹ lương là: 6*12*597 040 – 3*12*597 040 = 21 493 437 Do số lao động của công ty tăng 3 người làm chi phí tiền lương tăng lên 21 493 437 (Đ) - Mức lương bình quân thay đổi làm ảnh hưởng đến quỹ lương là: (6*12*872 916) – (6*12*597 040) = 19 863 072 (Đ). Do mức lương bình quân người/tháng tăng 275 876 (Đ) ảnh hưởng tăng quỹ lương là 19 863 072 (Đ). Tổng quỹ lương của công ty tăng lên trên cơ sở doanh thu tăng và mức lương bình quân tăng ta có thể đánh giá công ty đã sử dụng quỹ lương hợp lý. Tuy nhiên công ty nên điều chỉnh sao cho mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí tiền lương thì tốt hơn. KẾT LUẬN Trong điều kiện kinh tế thị trường, các chủ thể kinh tế đều mong muốn tìm kiếm các lợi ích kinh tế cho mình với mức cao nhất trong giới hạn có thể cũng chính vì vậy họ luôn tìm mọi cách để có những ưu thế đặc quyền kể cả việc loại đối thủ cạnh tranh. Thị trường đồng nghĩa với sự biến động vốn có theo chiều hướng khác nhau mà tất cả các doanh nghiệp đều phải hứng chịu. Sự biến động của thị trường cũng có thể là những cơ hội, là tiền đề cho sự tăng trưởng của doanh nghiệp. Ngược lại sự biến động của thị trường cũng có thể là thách thức, là rủi ro thất bại dẫn đến phá sản không ít các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị chu đáo, phải có các quyết định đúng đắn, các giải pháp phù hợp với những biến cố thử thách của cơ chế thị trường. Một trong những vấn đề được đặt ra đối với mọi doanh nghiệp là quản lý và sử dụng hiệu quả chi phí đặc biệt đối với doanh nghiệp thương mại là quản lý chi phí kinh doanh . Khi mà cung cầu thị trường quyết định giá bán hàng hoá thì cách lựa chọn duy nhất của doanh nghiệp là làm thế nào để không gây lãng phí chi phí kinh doanh? Làm thế nào để hạ thấp chi phí kinh doanh, hạ giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường và tăng doanh thu tối đa hoá lợi nhuận là điều mà các nhà quản lý luôn quan tâm. Do đó doanh nghiệp cần nắm đầy đủ thông tin mới có thể đánh giá đúng đắn chính xác tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc phân tích chi phí kinh doanh càng tỏ rõ vai trò quan trọng của nó trong việc giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định hợp lý đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế cho thấy công tác phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh đã đánh giá được tổng quát tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Với đội ngũ cán bộ kế toán trẻ có trình độ, có năng lực và tính năng động sáng tạo chắc chắn công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và công tác phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại công ty sẽ ngày càng hoàn thiện đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của nhà lãnh đạo công ty cũng như cơ chế thị trường. Những vấn đề được nêu trong luận văn hoàn toàn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty và những ý kiến đề xuất của em đưa ra trong bản luận văn không nằm ngoài mục đích góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, hạn chế lãng phí chi phí . Với kiến thức đã học còn ít ỏi, khả năng nghiên cứu thực tế còn có hạn, do đó bản luận văn của em không thể tránh khỏi những sai sót nhất định. Em rất mong được sự xem xét, đánh giá và chỉ bảo của thầy cô giáo. Em xin chân thành cảm ơn và đặc biệt là gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo: tiến sĩ Nguyễn Quang Hùng đã hướng dẫn em hoàn thành bản luận văn này. Hà Nội, ngày 10 tháng 6 năm 2005 Sinh viên: Nguyễn Thị Ngát MỤC LỤC Lời mở đầu CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CHI PHÍ KINH DOANH VÀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH 3 I. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI VÀ VAI TRÒ CỦA CHI PHÍ KINH DOANH. 3 1. Khái niệm chi phí kinh doanh 3 2. Phân loại chi phí kinh doanh 4 2.1. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào bản chất kinh tế cuả chi phí 4 2.2. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh 4 2.3. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào tính chất biến đổi chi phí 4 2.4. Phân loại chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động của doanh nghiệp 5 2.5. Phân loại chi phí kinh doanh căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán 5 3. Vai trò của chi phí kinh doanh 6 II. Ý NGHĨA CỦA CỦA VIỆC PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH 7 1. ý nghĩa của việc phân tích chi phí kinh doanh đối với công tác quản lý 7 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến sự biến động chi phí kinh doanh 8 2.1. Các nhân tố khách quan ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh 8 2.1.1. ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí kinh doanh 8 2.1.2. ảnh hưởng của các nhân tố khác như chính sách, đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước về tiền lương, lãi vay ngân hàng… 9 2.2. Nhân tố chủ quan 10 2.2.1. ảnh hưởng của yếu tố thuộc về sản xuất đến chi phí kinh doanh. 10 2.2.2 ảnh hưởng của mạng lưới thương mại và cơ sở vật chất của ngành thượng mại 11 2.2.3 ảnh hưởng của lưu chuyển hàng hoá và kết cấu của mức lưu chuyển hàng hoá đến CFKD 11 2.2.4 ảnh hưởng của năng suất lao động đên chi phí kinh doanh 12 2.2.5 ảnh hưởng của trình độ tổ chức quản lý kinh tế nói chung và quản lý chi phí kinh doanh nói riêng của nhà lãnh đạo. 12 2.2.6 ảnh hưởng của công tác khai thác nguồn hàng 13 3. nội dung của phân tích CFKD 13 3.1 Phân tích chung tình hình chi phí trong mối liên hệ với doanh thu 13 3.2 Phân tích tình hình chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 15 3.2.1. Phân tích tổng hợp chi phí theo các chức năng hoạt động 15 3.2.2. Phân tích chi phí mua hàng 17 3.2.3. Phân tích chi phí bán hàng 18 3.2.4. Phân tích chi phí quản lý doanh nghiệp 19 3.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo các đơn vị trực thuộc 21 3.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu 22 3.4.1. Phân tích tình hình sử dụng chi phí tiền lương 22 3.4.2. Phân tích tình hình chi phí trả lãi tiền vay 25 III. CÁC PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ NGUỒN TÀI LIỆU ĐƯỢC SỬ DỤNG ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 26 1. Các phương pháp dùng để phân tích 26 1.1. Phương pháp so sánh 26 1.1.1. So sánh tuyệt đối 27 1.1.2. So sánh tương đối 28 1.2. Phương pháp thay thế liên hoàn 29 1.3. Phương pháp số chênh lệch 32 1.4. Phương pháp cân đối 33 1.5. Các phương pháp khác 35 1.5.1. Phương pháp chỉ số 35 1.5.2. Phương pháp tỷ lệ 36 1.5.3. Phương pháp tỷ suất 36 1.5.4. Phương pháp biểu mẫu 36 2. Nguồn tài liệu và các căn cứ sử dụng trong phân tích chi phí kinh doanh thương mại 37 Chương II: THỰC TRẠNG VỀ PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NINH THANH 38 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NINH THANH 38 1. Khái quát về công ty và đặc điểm kinh doanh 38 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Ninh Thanh 38 1.2. Khái quát về vốn của công ty TNHH Ninh Thanh 38 2. Chức năng nhiệm vụ và đặc điểm của công ty 39 2.1. Chức năng của công ty 39 2.2. Nhiệm vụ của công ty 40 3. Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh và bộ máy kế toán của công ty TNHH Ninh Thanh 41 3.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh của công ty 41 3.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 43 4. Kết quả thực hiện một số chỉ tiêu tài chính của công ty TNHH Ninh Thanh 46 II. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC VÀ NỘI DUNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NINH THANH 54 Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 54 1.1. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty 54 1.2. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng trong công ty TNHH Ninh Thanh 55 Thực trạng chi phí quản lý doanh nghiệp 55 2. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng tại công ty TNHH Ninh Thanh 56 3. Nội dung phân tích chi phí kinh doanh 57 4. Đánh giá nhận xét về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 62 CHƯƠNG3: CÁC PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN NỘI DUNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NINH THANH 64 I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN NỘI DUNG PHÂN TÍCH CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH NINH THANH 64 1. Cơ sở lý luận 64 2. Cơ sở thực tiễn 66 II. Phương hướng hoàn thiện nôị dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 68 1. Hoàn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh 68 Hoàn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét 69 . Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động 69 . Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động 73 2.2.1. Phân tích chi phí mua hàng 73 2.2.2 Phân tích chi phí bán hàng 75 2.2.3. Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp 78 2.2.4. Phân tích chi phí kinh doanh theo quý 82 2.2.5. Phân tích khoản mục chi phí chủ yếu 85 Phân tích chung 86 Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí tiền lương 88 Kết luận ._.