Quản lý chi phí kinh doanh & Một số giải pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại & Đầu tư xây dựng Hà Nội

nền kinh tế khu vực và thế giới phát triển không ngừng thì sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam vẫn rất khó có thể theo kịp, và cũng rất có thể sẽ bị tụt hậu. Có rất nhiều các câu hỏi được đặt ra cho các doanh nghiệp Việt Nam là làm cách nào để có thể tồn tại và phát triển được khi Việt Nam thực hiện tiến trình hội nhập với khu vực và thế giới ( AFTA, WTO,…), vì một thực tế rằng: Mức độ cạnh tranh sẽ ngày càng khốc liệt, gay gắt, trong khi đó một số doanh nghiệp Việt Nam vẫn chưa sẵn sàng cho việc hội nhập và phần lớn các doanh nghiệp có sức cạnh tranh kém. Nguyên nhân chủ yếu của các vấn đề trên được tập trng chủ yếu là chất lượng kém, chi phí cao và quản lý tồi…Vì vậy, để các doanh nghiệp Việt Nam có thể chiến thắng trong cuộc cạnh tranh này đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đưa ra các chiến lược cho riêng mình, phát huy tốt nhất các lợi thế của đất nước và của bản thân đồng thời khắc phục các yếu kém. Hơn nữa, bên cạnh sự cạnh tranh này là sự khan hiếm về các nguồn lực buộc các doanh nghiệp phải không ngừng nâng cao chất lượng cùng với việc tìm ra các biện pháp giảm chi phí để từ đó đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ ý nghĩa đặc biệt quan trọng đó nên trong thời gian thực tập tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Quản lý chi phí kinh doanh và một số giải pháp hạ thấp chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội” Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề bao gồm ba chương như sau: Chương I: Các loại chi phí kinh doanh ngành xây dựng. Chương II: Thực trạng chi phí kinh doanh và công tác quản lý chi phí kinh doanh tại Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội. Chương III: Một số đề xuất nhằm hạ thấp chi phí kinh doanh của công ty thương mại và đầu tư xây dựng hà nội. Chương I: Các loại chi phí kinh doanh ngành xây dựng I.Các loại chi phí kinh doanh ngành xây dựng. 1.Khái niệm chi phí kinh doanh. Trong nền kinh tế thị trường thì thương mại là một ngành đặc biệt quan trọng, nó là cầu nối từ sản xuất đến sản xuất, từ sản xuất đến tiêu dùng. Nhưng để thực hiện vai trò đó cần phải bỏ ra những khoản chi phí bằng tiền như chi phí vận chuyển, bảo quản, đóng gói… Song song với những chi phí bằng tiền là những hao phí về sức lao động của con người. Tất cả những chi phí trên đếu được gọi là chi phí kinh doanh. Tuy nhiên, khái niệm đã được thừa nhận và sử dụng rộng rãi là: Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại là tất cả các khoản chi phí từ khi mua hang cho đến khi bán hang và bảo hành hang hoá cho khách hang trong một khoảng thời gian nhất định ( tháng, quý, năm ). Như vậy, chi phí kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó, doanh thu, chi phí và lợi nhuận có quan hệ mật thiết với nhau.Thực chất, chi phí kinh doanh là các khoản chi phí về lao động sống và lao động vật hoá biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp thương mại đã bỏ ra để mua bán hang hoá trong một khoảng thời gian nhất định. Trong toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, chi phí kinh doanh có ý nghĩa quan trọng, nó chiếm tỷ lệ lớn nhất trong toàn bộ chi phí nói chung của doanh nghiệp. Nó liên quan trực tiếp đến chất lượng công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp, nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và việc xác định giá cả thương mại, dịch vụ. Đối với các đơn vị kinh doanh trong nước, chu kỳ kinh doanh thường ngắn, quá trình lưu thông hang hoá thường đơn giản nên chi phí kinh doanh thường bao gồm các khoản chi phí để đảm bảo lưu thông hang hoá trong kỳ như: chi phí phát sinh ở khâu mua, khâu bán và chi phí quản lý doanh nghiệp. Các chi phí này bỏ ra nhằm mục tiêu lợi nhuận hoặc thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hôi khác của doanh nghiệp. Đối với các đơn vị ngoại thương, chu kỳ kinh doanh dài, việc xuất khẩu trải qua nhiều giai đoạn như : kiểm nhận, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng… Trong trường hợp này chi phí kinh doanh bao gồm cả chi phí bảo hiểm cho hang hoá. Theo thông tư số 02/2008/TT- BXD hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình cơ sở hạ tầng thì chi phí xây dựng bao gồm: chi phí trực tiếp, chi phí chung, thu nhập chịu thuế tính trước, thuế giá trị gia tăng và chi phí nhà tạm tại hiện trường để ở và điều hành thi công. Chi phí xây dựng trong dự toán xây dựng công trình được lập cho các công trình chính, công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công hoặc bộ phận, phần việc, công tác của công trình, hạng mục công trình và được xác định bằng dự toán. Riêng đối với các công trình phụ trợ, công trình tạm phục vụ thi công hoặc các công trình đơn giản, thông dụng thì dự toán chi phí còn có thể được xác định bằng suất chi phí xây dựng trong suất vốn đầu tư xây dựng công trình hoặc bằng định mức chi phí tính theo tỷ lệ phần trăm ( % ). Chi phí kinh doanh có tầm quan trọng đối với mỗt doanh nghiệp, vì thế doanh nghiệp phải luôn quan tâm đến việc quản lý chi phí kinh doanh bởi nếu chi phí kinh doanh bỏ ra không hợp lý sẽ làm giảm trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp luôn muốn giảm chi phí xuống mức thấp nhất có thể. 2.Các loại chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh đa dạng và phức tạp. Đối với mỗi lĩnh vực khác nhau, chi phí kinh doanh dược phân loại theo các cách khác nhau. Song có một số cách phân loại cơ bản như sau: 2.1.Theo tính chất của các khoản mục chi phí: Tiêu thức này dựa vào nội dung, tính chất kinh tế của chi phí và đặc điểm kinh tế giống nhau của các khoản chi phí để xếp chúng vào một loại. theo cách này thì chi phí kinh doanh bao gồm: 2.1.1.Chi phí khấu hao tài sản cố định. Là toàn bộ những khoản khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp. Trong đó tài sản cố định này phải phục vụ sản xuất kinh doanh, phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ và các giấy tờ hợp lệ khác chứng minh nó thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Đồng thời, tài sản cố định đó phai được quản lý theo dõi, hạch toán trên sổ sách của doanh nghiệp. 2.1.2.Chi phí nguyên, nhiên vật liệu, năng lượng. Sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và được tính theo mức tiêu hao vật tư hợp lý và giả thực tế xuất kho. 2.1.3.Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp. 2.1.4.Chi phí đào tạo lao động. Đây là những khoản chi phí liên quan gián tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 2.1.5.Chi phí dịch vụ mua ngoài. Là toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các dịch vụ đã sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh do các đơn vị khác ở bên ngoài cung cấp như: tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại, mua bảo hiểm tài sản, xác lập và bảo vệ nhãn hiệu hàng hoá. 2.1.6.Chi phí cho việc trách các khoản dự phòng: Giảm giá hang tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm. 2.1.7.Chi phí về tiêu thụ hang hoá: Chi phí bảo quản, đóng gói, vận chuyển, thuê kho bãi, bốc dỡ,… 2.1.8.Chi phí về hao hụt tự nhiên của hang hoá: Là các chi phí biểu hiện giá trị của vật tư hang hoá bị hao hụt do điều kiện tự nhiên gây ra trong quá trình vận chuyển, bảo quản và tiêu thụ. Ngoài ra còn một số khoản chi phí khác như: chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, giao dịch đối ngoại, hoa hồng môi giới, chi phí hội nghị. 2.2 Theo sự biến động của chi phí so với doanh thu. Căn cứ vào mối liên hệ giữa chi phí kinh doanh với mớc độ hoạt động của doanh nghiệp, có thể chia chi phí thành hai loại là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Ở đây, mức độ hoạt động của doanh nghiệp được đo bằng doanh thu tiêu thụ hang hoá trong kỳ. 2.2.1. Chi phí cố định. Chi phí cố định là những chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể khi có sự biến động của doanh thu. Chi phí cố định gồm các chi phí như: chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí tiền lương trả cho cán bộ nhân viên bộ phận quản lý, chi phí thue tài sản, văn phòng, lãi tiền vay phải trả, chi phí về bảo dưỡng thiết bị… 2.2.2. Chi phí biến đổi. Chi phí biến đổi là những chi phí thay đổi theo sự thay đổi của quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Hay nói cách khác tổng chi phí biến đổi thay đổi tuỳ thuộc vào doanh nghiệp. Chi phí biến đổi gồm các khoản như : Chi phí về vật liệu, bao bì, đóng gói, chi phí lương khoán doanh thu của nhân viên bán hang, chi phí nhiên liệu… Trên thực tế, trong doanh nghiệp không phải lúc nào chi phí cũng có thể phân chia được thành hai loại rõ rệt như trên. Vì có những khoản vừa mang tính chất biến phí như: chi phí điện thoại, điện, nước … Vì vậy việc phân chia này chỉ mang tính chất tương đối. Mặc dù vậy cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp thấy được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo quy mô kinh doanh, từ đó doanh nghiệp có thể xác định được sản lượng hoà vốn cũng như quy mô kinh doanh hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất II.Các chỉ tiêu phản ánh tình hình chi phí. `Để thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh thì bất cứ một doanh nghiệp nào cũng phải bỏ ra những chi phí nhất định. Sự tồn tại của doanh nghiệp đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ tiếp tục phải bỏ chi phí để duy trì và phát triển hoạt động của mình. Vì vậy doanh nghiệp luôn luôn phải nghiên cứu các biện pháp để sử dụng chi phí một cách tiết kiệm và hiệu quả. Nghiên cứu chi phí kinh doanh có vai trò rất lớn trong hoạt động quản lý chi phí không chỉ trong doanh nghiệp mà còn đối với nhà nước.Hiện nay, chi phí kinh doanh ở các doanh nghiệp khá cao làm cho giá sản phẩm tăng cao dẫn đến lợi nhuận giảm. Do đó, chi phí kinh doanh luôn được sự quan tâm của cả doanh nghiệp và hạ chi phí kinh doanh là một trong những vấn đề chủ yếu nhất của công tác quản lý doanh nghiệp. Đối với nhà nước: + Nghiên cứu chi phí kinh doanh giúp cho nhà nước quản lý được hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quy phạm về chi phí kinh doanh. Từ đó làm tăng các khoản thu cho ngân sách nhà nước như thuế thu nhập doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp: + Từ thực tế chi phí kinh doanh có vai trò lớn đối với doanh nghiệp nên nghiên cứu chi phí kinh doanh giúp cho nhà quản trị trong doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của chi phí kinh doanh trong quá trình hoạt động của mình. + Nghiên cứu chi phí kinh doanh để đảm bảo cho qúa trình hạch toán chi phí đầy đủ không sai sót đồng thời đảm bảo đúng quy định của pháp luật nhằm đánh giá kết quả kinh doanh một cách chính xác. Doanh nghiệp phải có sự quan tâm đặc biệt vì chi phí là nhân tố quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh và chi phí rất đa dạng và phức tạp nên công tác quản lý cũng gặp nhiều khó khăn. Làm thế nào để quản lý chi phí thật tốt, tiết kiệm chi phí tối đa nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân tích đánh giá chi phí qua những kỳ kế toán trước để lập kế hoạch cho kỳ tới. Để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí trong một doanh nghiệp thì không chỉ dựa vào chỉ tiêu tổng mức phí vì chỉ tiêu này chỉ phản ánh qui mô chi phí của doanh nghiệp mà không phản ánh được trình độ quản lý chi phí của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có tổng mức phí tăng lên không hẳn là không tốt. Nếu chi phí tăng lên và kéo theo sự tăng lên của doanh thu và tốc độ tăng của doanh thu lớn hơn tốc độ tăng của chi phí thì sự tăng lên này là có hiệu quả. Vì vậy, để đánh giá được đúng tình hình quản lý và sử dụng chi phí thì phải thông qua hệ thông các chỉ tiêu sau: 1.Chỉ tiêu tổng mức phí kinh doanh. Tổng mức phí kinh doanh là một chỉ tiêu tuyệt đối phản ánh toàn bộ chi phí kinh doanh phát sinh và phân bổ cho hang hoá dịch vụ được xác định là đã tiêu thụ trong kỳ của doanh nghiệp. Tổng chi phí kinh doanh phân bổ cho hang hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ được xác định bằng công thức: F = Fđk + Fps – Fck Trong đó: – F : Tổng chi phí kinh doanh phân bổ cho hang hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. – Fđk: Số dư chi phí kinh doanh đầu kỳ. Fps: Tổng chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ, được tính bằng công thức sau: - Fck: Là tổng chi phí kinh doanh phân bổ cho hang hoá dự trữ cuối kỳ. Chỉ tiêu tổng mức phí mới chỉ phản ánh quy mô tiêu dung vật chất, tiền vốn và mức kinh doanh để phục vụ cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp và xác định số phải bù đắp từ thu nhập trong kỳ của doanh nghiệp. Nó không phản ánh trình độ sử dụng các loại chi phí kinh doanh, không phản ánh được chất lượng của công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó. Nói cách khác tổng chi phí kinh doanh chỉ phản ánh về lượng chứ chưa phản ánh được về chất của chi phí kinh doanh. 2.Tỷ suất chi phí kinh doanh. Chỉ tiêu tỷ suất chi phí kinh doanh giúp ta có thể đánh giá được hiệu quả sử dụng chi phí của doanh nghiệp so với các doanh nghiệp khác cùng điều kiện hoặc so với kỳ gốc. Chỉ tiêu này được tính bằng tỷ lệ phần trăm ( % ) của chi phí trên doanh thu bán hang. Được tính cụ thể bằng công thức sau: F F’ = * 100 M Trong đó: F’: Tỷ suất chi phí kinh doanh trong kỳ ( % ) F: Tổng mức chi phí kinh doanh phân bổ cho hang hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. M: tổng doanh thu hang hoá, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Chỉ tiêu này phản ánh mối quan hệ giữa tổng mức chi phí kinh doanh với doanh thu tiêu thụ hang hoá, dịch vụ trong kỳ. Nó phản ánh cứ 100 đồng doanh thu thì có bao nhiêu đồng chi phí bù đắp. Nếu doanh nghiệp nào có tỷ suất chi phí kinh doanh thấp thì có nghĩa là doanh nghiệp đó kinh doanh có hiệu quả, trình độ tổ chức, quản lý nói chung là tốt. Vì tỷ suất chi phí thấp sẽ dẫn đến tỷ suất lợi nhuận cao,hiệu quả sử dụng chi phí của doanh nghiệp tăng, vì vậy tất cả các doanh nghiệp đều tìm mọi biện pháp để hạ thấp tỷ suất chi phí kinh doanh của doanh nghiệp mình. Nên giảm tỷ suất chi phí là biện pháp hiệu quả nhất để tiêt kiệm chi phí kinh doanh. 3.Mức độ tăng ( giảm ) tỷ suất chi phí kinh doanh. Đây là chỉ tiêu tương đối phản ánh tình hình và kết quả hạ thấp chi phí kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ theo công thức sau: DF’ = F’1 – F’0 Trong đ ó: DF’: Mức độ tăng ( giảm ) tỷ suất chi phí kinh doanh. F’1: Tỷ suất kinh doanh kỳ so sánh. F’0: Tỷ suất kinh doanh kỳ gốc. Đối với doanh nghiệp khác nhau tuỳ theo mục đích nghiên cứu mà ta chọn kỳ so sánh và kỳ gốc cho phù hợp. Qua đó nhận thấy sự tiến bộ hay sự yếu kếm trong công tác quản lý chi phí. Nếu tỷ suất chi phí của kỳ nghiên cứu nhỏ hơn kỳ gốc chứng tỏ doanh nghiệp có cố gắng trong việc hạ thấp chi phí nên việc tổ chức thực hiện chi phí kinh doanh là tốt. Ngược lại, nếu ΔF’ lớn hơn 0 chứng tỏ việc tổ chức chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là kém đi. Tuy nhiên, nếu ΔF’ = 0 ta không thể kết luận được việc quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp là tốt lên hay kém đi. Vì vậy, để kết luận được chính xác ta cần đi xem xét các chỉ tiêu tiếp theo. 4.Tốc độ tăng ( giảm ) tỷ suất kinh doanh. Chỉ tiêu này phản ánh tốc độ tăng giảm chi phí kinh doanh nhanh hay chậm giữa hai doanh nghiệp cùng loại trong cùng một thời kỳ hoặc hai thời kỳ của một doanh nghiệp. Chỉ tiêu này được xác định là tỷ lệ % của mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ kế hoạch. Công thức tính như sau: ΔF’ TF’ = * 100 F’0 Trong đó: TF’: Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí kinh doanh. ΔF’: Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. F’0: Tỷ suất chi phí kỳ kế hoạch. Thông qua chỉ tiêu này, nhà quản lý sẽ nhận biết được sự thành công hay thất bại của việc phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. Vì trong một số trường hợp giữa hai thời kỳ doanh nghiệp hoặc giữa hai doanh nghiệp có cùng điều kiện so sánh đều có mức độ hạ thấp chi phí là như nhau nhưng tốc độ tăng giảm lại khác nhau. Trong trường hợp này, doanh nghiệp hay kỳ nào có tốc độ giảm nhanh thì được đánh giá là tốt hơn và ngược lại. 5.Mức tiết kiệm hay lãng phí kinh doanh. Chỉ tiêu này xác định rõ do doanh nghiệp hạ thấp chi phí kinh doanh sẽ tiết kiệm ( hay lãng phí ) được bao nhiêu chi phí theo số tuyệt đối hay việc hạ thấp chi phí sẽ làm tăng bao nhiêu đồng lợi nhuận. Công thức tính như sau: ΔF = ΔF’ * M1 Trong đó: ΔF: Số tiền tiết kiệm ( hay lãng phí ) của doanh nghiệp. ΔF’: Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. M1: doanh thu kỳ báo cáo. Nhờ việc xem xét chỉ tiêu này, các nhà quản trị tài chính sẽ nắm được cụ thể việc giảm tỷ suất chi phí kinh doanh sẽ làm tăng thêm bao nhiêu đồng lợi nhuận. Bằng việc đem so sánh chi phí của hai kỳ với nhau trong mối quan hệ với doanh thu đã mang lại hiệu quả thật sự trong công tác quản lý chi phí kinh doanh. 6.Hệ số sinh lợi của chi phí. Hệ số sinh lợi của chi phí kinh doanh là chỉ tiêu tương đối phản ánh mối quan hệ tỷ lệ giữa lợi nhuận và tổng chi phí kinh doanh trong một thời kỳ nhất định của doanh nghiệp. Công thức tính như sau: P H = F Trong đó: H: Hệ số sinh lợi của chi phí kinh doanh. P: Tổng lợi nhuận đạt được trong kỳ kinh doanh. F: Tổng chi phí kinh doanh trong kỳ. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ánh cứ một đồng chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra sẽ thu về bao nhiêu đồng lợi nhuận. Nếu hệ số sinh lời của doanh nghiệp cao ( H lớn ) chứng tỏ khả năng kinh doanh của doanh nghiệp là tốt, chi phí kinh doanh mà doanh nghiệp bỏ ra được sử dụng có hiệu quả và ngược lại nếu hệ số sinh lời của doanh nghiệp thấp ( H nhỏ ) chứng tỏ khả năng kinh doanh của doanh nghiệp là kém. Nhìn chung các chỉ tiêu trên có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Để phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí kinh doanh một cách toàn diện thì cần phải đi sâu phân tích các chỉ tiêu này với nhau để rút ra được những kết luận tổng quát, chặt chẽ và chính xác. Từ đó đề ra những quyết định hay đánh giá sát với tình hình thực tế của doanh nghiệp. III.Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh. Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thương mại thể hiện ở nội dung kinh tế của chi phí kinh doanh gồm : chi phí mua hang, chi phí lưu thông, chi đóng thuế và chi phí bảo hiểm. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp luôn chịu ảnh hưởng của rất nhiều các nhân tố từ môi trường bên trong và bên ngoài, do đó doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải biết kết hợp hài hoà giữa các nhân tố. Môi trường bên trong ở đây bao gồm các nhân tố khách quan của doanh nghiệp. Do đó, việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng tới chi phí kinh doanh tức là phân tích các tác động của các nhân tố từ môi trường bên ngoài đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. 1.Nhân tố khách quan. Nhân tố khách quan là những nhân tố bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp, nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp. Vì vậy thay vì việc cố gắng tác động làm thay đổi các nhân tố này thì doanh nghiệp nên tìm mọi cách để thích nghi với chúng. Các nhân tố này luôn ảnh hưởng tới doanh nghiệp theo hai chiều tích cực và tiêu cực. Để hạn chế mặt tiêu cực và thúc đẩy mặt tích cực ta phải hiểu rõ về nó. Cụ thể gồm các nhân tố khách quan sau: 1.1.Ảnh hưởng của nhân tố giá cả tới chi phí kinh doanh. Để tiến hành kinh doanh thì doanh nghiệp phải lấy từ môi trường bên ngoài những yếu tố đầu như: nguyên vật liệu, lao động, vốn… Tuy nhiên, đối với doanh nghiệp thì đây là yếu tố đầu vào còn trên góc độ thị trường thì chúng lại là hang hoá và là đầu ra của các doanh nghiệp khác. Vì đã là hang hoá thì chúng phải chịu tác động của quy luật thị trường như quy luật cung cầu , quy luật giá cả. Mặt khác, trong quá trình sản xuất thì giá cả của yếu tố đầu vào được kết chuyển vào giá trị hang hoá mà doanh nghiệp sản xuất ra. Ngoài ra còn có một bộ phận các yếu tố đầu vào khác kết chuyển vào chi phí sản xuất và chi phí bán hang của doanh nghiệp. Bởi vậy, khi giá cả các yếu tố đầu vào tăng thì chi phí của doanh nghiệp tăng tương ứng. Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể tác động vào giá cả trên thị trường và doanh nghiệp phải tìm cách thích nghi với nó, hạn chế sự ảnh hưởng tiêu cực của nó bằng nhiều cách như: tìm kiếm nguồn hang có giá rẻ hơn, giảm thiểu chi phí lưu kho bãi, giảm thiểu chi phí vận chuyển, bốc dỡ… 1.2.Ảnh hưởng của mức lưu chuyển hang hoá tới chi phí kinh doanh. Trong doanh nghiệp mức lưu chuyển hang hoá có ảnh hưởng rất lớn tới chi phí kinh doanh theo chiều tỷ lệ nghịch. Tức là nếu mức lưu chuyển tăng thì chi phí của doanh nghiệp có xu thế giảm và ngược lại nếu mức lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp có xu thế giảm thì chi phí tăng. Bởi mức lưu chuyển hang hoá tăng thì mức doanh thu sẽ tăng do lượng hang hoá bán ra nhiều hơn, làm cho tổng chi phí biến đổi tăng nhưng chi phí cho một đơn vị sản phẩm giảm. Do tốc độ tăng của chi phí biến đổi nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu khiến cho tỷ suất chi phí kinh doanh giảm đi và doanh nghiệp có thể hạ thấp chi phí kinh doanh. Ngoài ra, khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng trong khi tổng chi phí cố định không đổi cũng góp phần vào việc giảm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm. Ngược lại, mức lưu chuyển giảm cũng đồng nghĩa với việc giảm doanh thu và làm cho chi phí tính trên mỗi đơn vị sản phẩm tăng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh khiến cho chi phí cơ hội tăng, chi phí trả cho việc sử dụng vốn cũng tăng do tốc độ thu hồi vốn chậm, vốn bị ứ đọng và sử dụng lãng phí. 1.3.Ảnh hưởng của nhân tố khách quan khác tới chi phí kinh doanh. Ngoài các nhân tố ảnh hưởng trên còn có rất nhiều các nhân tố ảnh hưởng khách quan khác ảnh hưởng mạnh mẽ tới chi phí của doanh nghiệp như: Các chính sách, chủ trương, đường lối của nhà nước, phong tục, tập quán, lối sống, thói quen của các tập thể khách hang, các hành vi ứng sử của nhà cung cấp. Cụ thể như sau: Trước tiên là sự ảnh hưởng của nhà nước ở môi trường đặc trưng, tác động đến các doanh nghiệp bằng các đường lối chính trị và luật pháp. Có thể nói nhà nước là môi trường đặc trưng vì trong nền kinh tế nó đóng vai trò là người hướng dẫn, kiểm soát và điều tiết ở tầm vĩ mô. Các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhà nước phải tuân thủ chế độ quản lý kinh tế của nhà nước đang áp dụng như: chế độ tiền lương, BHXH, BHYT… Ngoài ra, nhà nước còn là chỗ dựa cho công tác quản lý chi phí kinh doanh của doanh nghiẹp bởi căn cứ vào chế độ kế toán – tài chính mà nhà nước đã quy định các doanh nghiệp tiến hành việc áp dụng chế độ phân tích, kiểm tra và hạch toán đúng, đủ chi phí kinh doanh. Thêm vào đó, nếu việc bố trí cơ cấu kinh tế không phù hợp, thiếu khoa học sẽ khiến chi phí cho các khâu trung gian này tăng lên làm tăng chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Sau nhà nước thì nhân tố khách quan thứ hai phải kể đến ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là phong tục tập quán, thói quen của các tập thể khách hang. Trước khi sản xuất hay kinh doanh một mặt hang nào đó, điều trước tiên doanh nghiẹp phải tính đến là hang hoá đó có tiêu thụ được không, có được khách hang chấp nhận không? Do vậy, muốn bán được hang thì việc nghiên cứu thói quen, tập quán, phong tục của khách hang là rất quan trọng. Bởi vì, có những mặt hang ở thị trường khác được hoan nghênh, bán rất chạy nhưng ở thị trường này lại bị chê bai, tẩy chay. Vì thế, nếu doanh nghiệp không quan tâm, chú ý về vấn đề này có thể doanh nghiệp sẽ thất bại hoàn toàn và không những không thu hồi lại được chi phí bỏ ra mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín, danh tiếng của doanh nghiệp.Một nhân tố quan trọng khác phải kể đến là thái độ ứng sử của các nhà cung ứng của doanh nghiệp. Nếu nguồn cung ứng của doanh nghiệp ổn định, chất lượng hang hoá được cung ứng tốt, giá cả hợp lý… Hay nói cách khác thái độ ứng xử của nhà cung ứng có lợi cho doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp có những kế hoạch ổn định, tận dụng tốt những thời cơ của thị trường mang lại… khiến chi phí chi cho các biến cố bất thường được giảm thiểu, doanh nghiệp có điều kiện ổn định chi phí, hạ giá thành, thúc đẩy tiêu thụ để tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu ‘ hậu phương’ của doanh nghiệp không vững chắc, hay thái độ ứng xử của các nhà cung ứng gây bất lợi cho doanh nghiệp sẽ khiến cho doanh nghiệp xẩy ra những tổn thất không đáng có, làm cho chi phí kinh doanh có thể tăng mạnh như: chi phí để vuột mất cơ hội kinh doanh, chi phí cho việc tìm kiếm nguồn hang mới… Ngoài ra, còn một số nhân tố khác như: sự phát triển của khoa học kỹ thuật, yếu tố môi trường tự nhiên, cơ sở hạ tầng đường xá, giao thong… cũng là những nhân tố ảnh hưởng không nhỏ bằng con đường gián tiếp hay trực tiếp đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nói tóm lại, môi trường kinh doanh bên ngoài là yếu tố khách quan mà doanh nghiệp không thể cải tạo chỉ có thể thích nghi. Tuy nhiên những thuận lợi và khó khăn mà doanh nghiệp nhận được từ bên ngoài thì đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp cũng nhận được. Vì vậy doanh nghiệp phải biết khai thác triệt để những thời cơ, giảm thiểu các mặt tiêu cực nhằm góp phần hạ thấp chi phí kinh doanh, tạo lơi. thế cạnh tranh trên thị trường. Và đó là một trong những mục tiêu quan trọng của doanh nghiệp. 2.Các nhân tố chủ quan. Trái với các nhân tố khách, nhân tố chủ quan phụ thuộc hoàn toàn vào khả năng hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể hạn chế đến mức tối thiểu tác động của yếu tố chủ quan, thậm chí có thể chủ động thay đổi các nhân tố chủ quan để có thể để có lợi nhất với doanh nghiệp. Ngoài ra, hiệu quả của việc tác động và điều chỉnh các nhân tố chủ quan thường nhanh chónh và chính xác. Các nhân tố chủ quan bao gồm: kết cấu mặt hang, cơ sở kỹ thuật và mạng lưới lưu thông phân phối, công tác khai thác nguồn hang, yếu tố con người… 2.1.Ảnh hưởng của các yếu tố con người và cơ sở vật chất kỹ thuật. Đây là hai yếu tố quan trọng nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và cũng là những nhân tố có tác động rất lớn đến chi phí kinh doanh. Nói đến yếu tố con người là nói đến trình độ, khả năng, tư cách đạo đức của cán bộ công nhân viên của công ty và cả các nhà quản lý nữa. Vì vậy, ý thức tiết kiệm của mỗi nhân viên và trình độ quản lý lãnh đạo trong doanh nghiệp là yếu tố tác động mạnh mẽ nhất. Nếu ý thức nhân viên kém, các nhà lãnh đạo quản lý lỏng lẻo, chi tiêu lãng phí sẽ khiến cho chi phí kinh doanh nói riêng và toàn bộ chi phí của doanh nghiệp nói chung biến đổi theo chiều hướng xấu và ngược lại, nếu ý thức tiết kiệm của nhân viên và các nhà lãnh đạo cao, trình độ quản lý tốt, chặt chẽ, hạn chế được tối thiểu các chi tiêu không hợp lý, tránh lãng phí sẽ làm cho chi phí của doanh nghiệp cải thiện rõ. Còn nói đến các yếu tố cơ sở vật chất kỹ thuật là nói đến các máy móc, thiết bị, nhà xưởng, văn phòng, cửa hang,… Cơ sở vật chất kỹ thuật càng được nâng cao thì năng suất lao động càng tăng, chất lượng hang hoá được sản xuất ra ngày càng được cải thiện. Từ đó, tiết kiệm được chi phí tiền lương, chi phí sửa chữa,… đẩy mạnh tốc độ bán ra, giảm chi phí kinh doanh. 2.2.Ảnh hưởng của kết cấu mặt hang đến chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp kinh doanh những mặt hang có chất lượng tốt, giá cả phù hợp, đa dạng về chủng loại, mẫu mã, phù hợp với thị hiếu người tiêu dung… những yếu tố góp phần đẩy mạnh tốc độ tiêu thụ thì sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể quay vòng vốn nhanh, giảm được các chi phí trong lưu thong và chi phí lãi vay do huy động vốn từ bên ngoài. Ngược lại, nếu cơ cấu mặt hang kinh doanh không phù hợp, hang hoá nghèo nàn về chủng loại, mẫu mã… sẽ làm cho tốc độ tiêu thụ kém, làm tanưg các khoản chi phí trong lưu thông như chi phí lưu kho, bảo quản… và chi phí lãi vay dẫn đến tổng mức chi phí cũng sẽ tăng lên tương ứng. Về hình thức, sự ảnh hưởng này là do cơ cấu ngành hang, mặt hang nhưng sâu xa ở đây chính là sự hợp thị hiếu hay mức độ phù hợp với nhu cầu tiêu dung của các mặt hang kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3.Ảnh hưởng của nhân tố chủ quan khác. Ngoài các nhân tố chủ quan trên, trong thực tế doanh nghiệp còn chịu ảnh hưởng của rất nhiều các nhân tố chủ quan khác như: văn hoá doanh nghiệp, việc tổ chức cung ứng hang hoá, việc tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, địa điểm kinh doanh… Đây cũng là các nhân tố ảnh hưởng không nhỏ tới chi phí kinh doanh của doanh nghiệp và nếu như doanh nghiệp biết kết hợp hài hoà các nhân tố, phát huy mặt tích cực và giảm mặt tiêu cực của chúng thì doanh nghiệp chắc chắn sẽ đạt mục tiêu “ tối thiểu hoá chi phí kinh doanh ”. Cụ thể như sau: Trong việc tìm kiếm nguồn hang cung ứng doanh nghiẹp luôn đóng vai trò chủ động. Do vậy, doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về khả năng cung ứng cũng như uy tín của nhà cung cấp, bởi thái độ ứng sử của họ sẽ ảnh hưởng lớn tới quá trình hoạt động của doanh nghiẹp trong tương lai. Trên thực tế, việc tìm kiếm nguồn hang từ nơi sản xuất và việc đa dạng hoá bán hang sẽ giúp cho doanh nghiệp hạn chế được các khoản chi phí rủi ro như: sản xuất bị ngừng trệ do yếu tố đầu vào, mất cơ hội kinh doanh, mất uy tín… Ngoài ra, việc tìm kiếm nguồn hang từ nơi sản xuất khác nhau sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí cho các khâu trung gian. Đối với việc tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiẹp phù hợp với chuyên môn, năng lực của từng cá nhân sẽ nâng cao được hiệu quả làm việc, giảm chi phí kinh doanh một cách trực tiếp. Nói tóm lại, môi trường bên trong là môi trường do doanh nghiệp tạo ra và hoàn toàn có thể kiểm soát, cải tạo được. Nó cũng là yếu tố tạo ra sự khác biệt giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp khác. Chính vì vậy, nó là thế mạnh của doanh nghiệp mà đối thủ cạnh tranh chưa chắc đã có. Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức một cách khoa học để phát huy được ưu điểm của mình, biến nó thành những lợi thế cạnh tranh chống lại các đối thủ cạnh tranh khác. Chương II : Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp I.Quá trình hoạt động và đặc điểm kinh doanh của công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà nội. 1.Quá trình hoạt đọng và đặc điểm kinh doanh của công ty. 1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty thương mại và đầu tư xây dựng Hà nội được hình thành từ năm 2003 với tên gọi là Xí nghiệp Xây lắp và thương mại số 1 thuộc công ty Xuất nhập khẩu và Đầu tư xây dựng Hà nội. Sau đổi thành Công ty Thương mại và Đầu tư xây dựng Hà Nội. Công ty là một đơn vị kinh tế, hạch toán phụ thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội, có con dấu riêng và được mở tài khoản tại Ngân hàng Nông Nghiệp và ngân hàng Đầu tư và phát triển Hà nội với hình thức hạch toán theo quy định của pháp luật. Công ty được thành lập theo quyết định 1986/ QĐ – TCT ngày 27/12/2005 của Tổng Công ty Đầu tư và phát triển Nhà Hà Nội. Công ty có trụ sở đặt tại số 91 I7, Phố ._.