Quản lý bán hàng trong Doanh nghiệp thương mại Công ty FAST

muốn có thể tạo lập được một nghề vững chắc về nghiệp vụ kế toán và học hỏi thêm những ứng dụng mới cũng như nắm bắt được xu hướng phát triển của phần mềm em đã xin thực tập tại Công ty FAST Công ty chuyên về phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đồng thời em cũng đã lựa chọn đề tài quản lý bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Đề tài này có thể giúp em hoàn thiện những kỹ năng lập trình cơ bản đối với môn Visual Fox cũng như có thể hiểu thêm hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại. Theo em thì đây là hai kỹ năng rất cần thiết đối với một sinh viên đồng thời nếu hoàn thành tốt đề tài này thì đó cũng là bước đệm giúp em có thể thi tuyển vào Công ty FAST sau này. Em xin chân thành cảm ơn Trần Thị Bích Hạnh đã giúp em rất nhiều trong thời gian qua. Đặc biệt là những ý kiến đóng góp của cô đã giúp em có thể hoàn thành tốt hơn bản báo cáo này. Em xin chúc cô sức khoẻ dồi dào và hạnh phúc! Mục lục Lời nói đầu 1 Chương I: Tổng quan công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và dn thương mại đức an 5 I. Giới thiệu tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST 5 1.Thông tin chung về Công ty Phần mềm QLDN Fast 2.Địa chỉ liên hệ 6 3.Sơ đồ tổ chức công ty…….... 6 4.Nhân lực 7 5.Sản phẩm dịch vụ và công nghệ 7 6.Khách hàng và hợp tác quốc tế 7 7.Định hướng phát triển và uy tín Fast……… 8 8.Những vấn đề tìm hiểu sinh viên trong quá trình thực …. 9 II. Giới thiệu sơ lược về DNTM Đức an 10 III. Giới thiệu đề tài nghiên cứu 11 3.1. Tên đề tài 11 3.2. Lý do lựa chọn đề tài 11 chương II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin QLBH 12 I. Thông tin – hệ thống thông tin 12 1. Thông tin 12 2. Hệ thống thông tin 13 3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 15 4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 18 II. Phương pháp phát triển HTTT quản lý 18 1. Khi nào cần phát triển HTTT 18 2. Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống 20 III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý 21 1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống 21 2. Các phương pháp thu thập thông tin 22 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 24 IV. Thiết kế hệ thống thông tin….. 23 1. Giai đoạn phân tích hệ thống 23 2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 28 3. Giai đoạn thiết kế hệ thống 28 V. bài toán quản lý bán hàng chung 31 1. Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng 31 2. Quy trình quản lý bán hàng 32 3. Giải pháp phần mềm 33 Chương III: xây dựng Hệ Thống Thông Tin quản lý bán hàng tại DNTM đức an 34 I. Phân tích hệ thống thông tin 34 1.Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống 34 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 36 3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 39 4.Từ điển dữ liệu (DD) 5.. Sơ đồ phân rã chức năng chương trình dự kiến sẽ thực hiện 43 II. Thiết kế chương trình 47 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 47 2. Các bảng và mối quan hê giữu các bảng trong CSDL 49 3. Thiết kế giao diện xử lý 61 4. Kết quả thử nghiệm chương trình 64 5. Một số giao diện màn hình chính 65 kết luận 80 chương I Tổng quan về cơ quan thực tập – Fast 1. Thông tin chung 1.1 Tên Công ty - Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST - Tên tiếng Anh: Fast software Company - Tên giao dịch: FAST Trước năm 2003 Công ty có tên là "Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST". Từ năm 2003 Công ty đổi tên thành "Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST". 1.2 Ngày thành lập - Công ty: 11/6/1998 - Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998 - Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999 1.3 Vốn đăng ký và hình thức sở hữu - Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đồng (Một tỷ đồng VN) - Hình thức sở hữu: cổ phần 1.4 Chức năng đăng ký kinh doanh - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính; - Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử); - Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; - Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phầm mềm quản lý doanh nghiệp. 1.5 Ban lãnh đạo: - Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam - Giám đốc Công ty: Ông Phan Quốc Khánh - Giám đốc văn phòng Hà Nội: Ông Lê Khắc Bình - Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Ông Hoàng Khắc Thuý - Trưởng VPĐD tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán 2. Địa chỉ liên hệ Văn phòng tại TP Hà Nội 18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình, Hà Nội. Điện thoại: (04)771-5590 Fax: (04)771-5591 Email: fast@hn.vnn.vn 3. Sơ đồ tổ chức Công ty Sơ đồ tổ chức Công ty Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Phòng tổng hợp Phòng nghiên cứu & phát triển sản phẩm Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng kinh doanh Phòng lập trình ứng dụng Phòng tư vấn thiết kế Phòng hỗ trợ bảo hành Văn phòng và kế toán Phòng triển khai hợp đồng 4. Nhân lực: Trong các năm qua cùng với sự phát triển của Công ty thì số nhân viên cũng tăng lên theo từng năm. Tốc độ tăng khá đều đặn. Từ năm thành lập là năm 1998 đến năm 2003 số lượng nhân viên của Công ty đã tăng từ 17 người lên 80 người. Trong đó nhân viên làm việc trong lĩnh vực triển khai hợp đồng chiếm tới 31%, lập trình ứng dụng 14%, hỗ trợ bảo hành 15%, kinh doanh 11%, quản lý 18% và nghiên cứu phát triển sản phẩm 11%. 5. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ Sản phẩm: - Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.f viết trên Visual Foxpro - Phần mềm kế toán FAST Accounting 2003.s viết trên SQL Server. - Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn Công ty FAST Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. Mỗi năm Công ty FAST đều có một phiên bản mới. Phiên bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay là FAST 2004. Năm 2005 Công ty FAST đã cho ra đời phiên bản FAST 2005 viết trên VB.NET, có sự hỗ trợ Unicode để hoàn thành. Tuy nhiên, phiên bản này vẫn chưa thực sự hiệu quả như mong muốn. Dịch vụ: - Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. - Sửa đổi và phát triển chương trình các yêu cầu đặc thù của khách hàng. - Triển khai ứng dụng cài đặt và đào tạo sử dụng. - Hỗ trợ sử dụng đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. - Nâng cấp mở rộng sự phát triển của khách hàng 6. Khách hàng và hợp tác quốc tế Với doanh thu tăng hàng năm (1,45 tỷ vào năm 1998 đến 6,5 tỷ vào năm 2003) thì số lượng khách hàng của Công ty cũng tăng lên nhanh chóng. Hiện nay FAST có hơn 700 khách hàng hoạt động trên toàn quốc trong hầu hết các lĩnh vực như: sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: Nhà nước, tư nhân, Công ty có vốn đầu tư của nước ngoài. Về hợp tác quốc tế từ đầu năm 2003 FAST đã trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý doanh nghiệp ERIC của Jupiter System Inc tại Việt Nam. JSI là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam á trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP) hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng và sản phẩm của ERIC ngày càng được người tiêu dùng ưa chuộng. 7. Định hướng phát triển và uy tín của FAST trên thị trường. Định hướng phát triển Với phương châm "chuyên sâu tạo nên sự khác biệt". Ban lãnh đạo đã đề ra những định hướng phát triển sau. - Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các quan hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự. - Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. Uy tín của FAST trên thị trường Nhờ định hướng đúng đắn và sự làm việc hết mình của toàn bộ nhân viên trong Công ty Công ty đã gặt hái được rất nhiều thành công, đạt được rất nhiều giải thưởng: - Đạt 7 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999 đến 2003 tại Việt Nam Computer Word Expo - Giải thưởng (sản phẩm công nghệ thông tin) của hội tin học Việt Nam. Vào năm 2003 với hơn 700 khách hàng trong đó có rất nhiều khách hàng là những Công ty lớn có uy tín trên thị trường như: Tổng Công ty Dầu khí Petro - Việt Nam Tổng Công ty Dệt may - Vinatex Công ty Dệt Nam Định, Dệt Hà Nội. Công ty sản xuất ôtô GMN (Thái Lan) Và nhiều Công ty khác nữa… Sản phẩm của công ty đã được công nhân trên thị trường. Trong năm 2005 dự tính doanh số của Công ty sẽ đạt 10 tỷ đồng. 8.Những vấn đề tìm hiểu được của sinh viên trong quá trình thực tập tại Công ty Trong quá trình thực tập tại FAST Công ty có thực hiện một chương trình đào tạo cho chúng em với mục đích kiểm trả năng lực của các sinh viên thực tập. Nội dung đào tạo của Công ty bao gồm: - Nghiệp vụ kế toán - Nghiệp vụ chương trình - Nghiệp vụ lập trình. - Nghiệp vụ bảo hành - Nghiệp vụ bán hàng Hiện nay Công ty có các phòng sau: Phòng kinh doanh Phòng triển khai Phòng bảo hành Với ý định mở rộng thị trường thì các phòng này đều tuyển thêm nhân viên. Mỗi phòng yêu cầu những chuyên môn riêng. Với mong muốn có thể được làm việc trong phòng triển khai thì nhân viên cần phải có các yêu cầu sau. - Hiểu được cơ bản về các nghiệp vụ kế toán trong chương trình: Kế toán tài chính và kế toán quản trị - Hiểu được các chức năng sử dụng trong chương trình: Kế toán tài chính và kế toán nghiệp vụ - Có được những kiến thức cơ bản về lập trình Fox. - Biết cách chỉnh sửa các báo cáo cho đơn giản. Trong quá trình thực tập tại Công ty em đã được Anh Lại Quốc Việt hướng dẫn. Anh Việt cũng từng là sinh viên của khoa ta khoá 39 nên anh cũng rất tận tình trong việc chỉ bảo hướng dẫn cho em. II. giới thiệu về doang nghiệp thương mại đứcan Đức An là một doanh nghiệp thương mại thuần tuý. Doanh nghiệp bắt đầu đi vào hoạt động vào năm 1997. Địa chỉ : 18 Hàn Thuyên Nam Định Hiện nay giám đốc của công ty là ông Trần Văn Đức Công ty có tất cả 20 công nhân, hoạt động chủ yếu là theo kiểu gia đình quản lý. Hầu hết mọi hoạt động của công ty đều do giám đốc trực tiếp quản lý. Hoạt động chính của công ty là mua bán các phụ tùng ôtô. Số lượng mặt hàng của công ty rất đa dạng, có thể lên tới hàng nghìn loại. Hiện nay công ty có lượng khách hàng khá đông đẩo, chủ yếu tập trung ở khu vức Nam Định, ngoai ra công ty còn có một số khách hàng tại Hà Nội. Cơ sở hạ tầng hiện nay của công ty là khá tốt. Công ty hiện có ba máy tính phục vụ cho công việc bán hàng. Nhân viên bán hàng biết sử dụng các chương trình máy tính cơ bản một cách khá thành thạo. Đây cũng là cơ sở thuận lợi để thực hiện việc triển khai chương trình QLBH vào công ty. III. giới thiệu đề tài nghiên cứu 3.1 Tên đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại doanh nghiệp thương mại Đức An 3.2 Lý do lựa chọn đề tài Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có ý nghĩa quan trọng trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp thương mại. Điều này đã được cả thế giới công nhận. Trong thập niên 90 hầu hết các công ty lớn đều trang bị cho mình một hệ thông thông tin với sự trợ giúp của máy tính đủ mạnh để có thể cạnh tranh được. Như chúng ta đã biết thì công việc chính của các nhà quản lý lầ phải đưa ra những quyết định một cách hợp lý và kịp thời. Điều này được quyết định bởi năng lực, nghệ thuật của nhà quản lý cũng như chất lượng nguồn thông tin được sử dụng. Vậy làm thế nào để có một nguồn thông tin đầy đủ và chính xác. Đây chính là công việc của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Nếu được xây dựng tốt hệ thống thông tin sẽ đảm bảo cung cấp những thông tin khái quát nhất về thị trường, khách hàng, và công việc xản suất kinh doanh. Những thông tin này sẽ giúp cho nhà quản lý hoạch định ra nhiững chính sách hợp lý mang tính trước mắt cũng như lâu dài cho công ty. chương II Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin I. Thông tin – hệ thống thông tin Thông tin 1.1 Khái niệm Thông tin là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu 1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin; - Tính định hướng của thông tin; - Tính thời điểm của thông tin; - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lý theo nghĩa rộng được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một tổ hcức quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa hai đối tượng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào: thông tin từ môi trường; - Thông tin ra: thông tin ra môi trường; - Thông tin quản lý: thông tin quyết định; - Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp. TT tác nghiệp Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý TT quyết định TT ra môi trường TT từ môi trường Hinh 2.1: Mô hình thông tin trong quản lý Hệ thống thông tin. Định nghĩa: Theo các quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin khác sau: HTTT là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường [1]. HTTT được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức [8]. HTTT là hệ thống sử dụng các dữ liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9]. Mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Xử lý và lưu trữ Phân phát Thu thập Kho DL Đích Nguồn Hình 2.2: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa DL vào, bộ phận xử lý, kho DL, bộ phận đưa DL ra. 2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức Nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp. Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: Các dữ liệu: Đó là các TT được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin. Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: - Hệ quyết định; - Hệ thông tin; - Hệ tác nghiệp. Hệ tác nghiệp Hệ quyết định HT TT Báo cáo sản xuất Chỉ đạo sản xuất Doanh nghiệp Sản phẩm/dịch vụ Nguyên vật liệu Môi trường TT ra TT vào Hệ tác nghiệp Hình 2.3: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức. 3.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. -HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. - HTTT quản lý MIS (Management Infomation System) Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. - HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định được coi như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra. - HT chuyên gia ES (Expert System) Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các CSDL và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infomation System for Competitive Advantage) Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như các khách hàng, nhà cung cấp,...giúp cho tổ chức có thêm TT trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trường. 3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hình 2.4: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Ba mô hình của hệ thống thông tin. - Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. Hình 2.5: Ba mô hình của một hệ thống thông tin - Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài thường chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng.... Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, đó là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. - Mô hình vật lý trong Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. 4.1 Phương pháp tổng hợp. Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lôgic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép ta đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. 4.2 Phương pháp phân tích Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và xây dựng các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng. 4.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích. Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc thiết lập các mảng cơ bản và các thao tác cũng như các nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. II. Phương pháp phát triển Hệ Thống Thông Tin quản lý Khi nào cần phát triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu chung của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán và tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thiết lập hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. 1.2. Làm rõ yêu cầu. 1.3. Đánh giá khả thi thực thi. 1.4. Chuẩn bị báo cáo đánh giá yêu cầu. Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết. 2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. 2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại. 2.4. Đưa ra chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giả pháp . 2.5. Đánh giá lại tính khả thi. 2.6. Thay đổi đề xuất của dự án 2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết . Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.2. Thiết kế xử lý. 3.3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào. 3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc. 3.5. Hợp thức hoá mô hình lô gíc . Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: 4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. 4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp. 4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.4. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần trong việc tin học hoá. 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Đây phần quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các công việc chính là: 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong. 6.3. Lập trình. 6.4. Thử nghiệm hệ thống. 6.5. Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 7.1. Lập kế hoạch cài đặt. 7.2. Chuyển đổi. 7.3. Khai thác và bảo trì. 7.4. Đánh giá. III. Phân tích hệ thống thông tin quản lý Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục tiêu chung của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho hệ thống mới. Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ Dự án 1.0 Xác định các yêu cầu HT 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Mô tả HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chép phỏng vấn kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu HT Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT Hình 2.6: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống 2. Các phương pháp thu thập thông tin Phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu Sử dụng phiếu điều tra Quan sát 3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. 3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm khoảng 10% khối lượng công việc). Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là: Phải xác định được những gì cần phải làm, ai sử dụng hệ thống trong tương lai. - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích, hạn chế kèm theo. 3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lượng công việc). Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như: - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD ) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành để xây dựng hệ thống. Mục đích của BFD nhằm: * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD ) Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. - Mô hình thực thể quan hệ Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Đây là một mô hình tổng quát nhất. 3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể: - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết: - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính. 3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng công việc). - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. IV. Thiết kế hệ thống thông tin Giai đoạn phân tích hệ thống. Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã được trình bày tóm tắt ở mục 3.2 của phần III, chương II. Trong giai đoạn phân tích hệ thống ta sẽ xem xét chi tiết từng công cụ được sử dụng. 1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế HT là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế HT mới. Một số các ký pháp thường dùng: Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên tiến trình xử lý Hình 2.7: Ký hiệu tiến trình xử lý huỷ Ví dụ: - Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu Hình 11:Ký hiệu dòng dữ liệu Ví dụ: Hóa đơn bán hàng - Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu: Bên trong là tên kho - Nguồn hoặc đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Hình 2.8: Ký hiệu tác nhân của HTTT Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống. 1.3 Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) - Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị t._.