Quản Lý Bán hàng tại Công ty Fast (Ngôn ngữ lập trình Visual Basic + CSDL Access)

MỤC LỤC Lời giới thiệu………………………………………………………………..2 Lời cám ơn………………………………………………………………….3 Chương 1: Khảo sát hiện trạng của hệ thống quản lý bán hàng của công ty cổ phần phần mềm Fast 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty…………………………………………..4 1.2 Quy trình kinh doanh………………………………………………...5 Chương 2: Phân tích hệ thống về chức năng………………………..14 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng………………………………………..15 2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu……………………………………………...19 2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh……………………...19 2.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ………………………….20 2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1 ……….21 2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2………..22 2.2.5 Biểu đồ luồn dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3………..23 Chương 3: Phân tích dữ liệu…………………………………...24 3.1 Mô hình quan hệ……………………………………………………24 3.2 Các thực thể quan hệ……………………………………………...25 Chương 4: Giới thiệu công cụ cài đặt …………………………….29 1. Cơ sở dữ liệu………………………………………………………...29 Ngôn ngữ lập trình…………………………………………………..33 Công cụ cài đặt và cài đặt…………………………………………...37 Chương 5: Một số form chính……………………………………40 Kết luận………………………………………………………………..53 Một số tài liệu tham khảo và phụ lục..………………………………..54 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại ngày nay, cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật thì công nghệ thông tin là một trong những lĩnh vực có nhiều đóng góp thiết thực nhất,nhờ vào công tác tin học hóa mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra rất nhanh chóng và hiệu quả.Nhất là trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay, việc khách hàng hài lòng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Một người bán hàng chuyên nghiệp luôn bị áp lực phải đưa ra những lời hứa chắc chắn với khách hàng và phải thực hiện đúng những lời hứa đó. Để làm được như vậy, người bán hàng phải nắm bắt được các thông tin về hàng hóa và các hóa đơn bán hàng. Nếu không có được những thông tin này, việc quản lý bán hàng sẽ vô cùng phức tạp và rối rắm, và hệ quả của nó luôn là sự suy giảm tín nhiệm đối với khách hàng Giải pháp quản lý bán hàng hoàn chỉnh cho phép doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu khách hàng thuộc nhiều kênh phân phối khác nhau, hàng hoá được giao cho khách hàng nhanh chóng, chính xác và đúng hạn. Giải pháp này góp phần gia tăng đáng kể hiệu suất làm việc của đội ngũ bán hàng và nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng thông qua quy trình bán hàng rõ ràng và hiệu quả. Thời gian và chi phí xử lý, theo dõi đơn hàng được giảm bớt. Đội ngũ bán hàng có điều kiện tập trung hơn vào việc phân tích khách hàng và đưa ra các phương án bán hàng hiệu quả. Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần phần mềm FAST, em nhận thấy cách thức quản lý và tìm liếm sản phẩmn còn nhiều hạn chế, vẫn còn mang tính thủ công nên yêu cầu đặt ra là phải xây dựng một hệ thống quản lý mới đem lại hiệu quả cao hơn và hạn chế được những yếu điểm của công ty. Hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ cung cấp cho nhân các nhân viên trong công ty công cụ tra cứu thông tin tiện lợi và hiệu quả. Lời cám ơn Trước hết em xin chân thành cám ơn sâu sắc tới thầy - PGS.TS Tống Đình Quỳ - Giảng viên khoa toán-tin trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội đã tân tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình làm đồ án về hệ thống quản lý bán hàng. Bên cạnh đó, em cũng xin cảm ơn các bạn sinh viên trong lớp, và các anh chị trong công ty FAST đã góp ý để em hoàn thiện chương trình này. Do sự hạn chế về thời gian và sự hạn chế khách quan, mặc dù em đã cố gắng hết mình nhưng chắc chắn đồ án khó chánh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự thông cảm và góp ý của thầy cô và các bạn. Sinh viên Ngô Thị Lan Anh Chương 1 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY FAST 1.1 Cơ cấu tổ chức công ty - Tên công ty: Công Ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp. - Tên viết tắt: FAST. - Logo: - Ngày thành lập công ty: 11- 06 - 1997 - Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày 11- 06 - 1997. - Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp ngày 18-06-1997. - Hình thức sở hữu: Cổ phần. Vốn đăng ký kinh doanh vào đầu năm 2008 là 10,000,000,000đ - Sơ đồ tổ chức công ty Giám Đốc Bộ phận Kế toán Bộ phận HCNS Phòng Kinh doanh Phòng Marketing Phòng Tư vấn ứng dụng Phòng Giải pháp ERP Phòng Hỗ trợ và CSKH - Ngành nghề đăng ký kinh doanh: - Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính - Người đại diện công ty theo pháp luật: Ông Phan Quốc Khánh. 1.2 Qui trình kinh doanh bán hàng của công ty 1.2.1 Mục đích - Hệ thống hóa và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động bán hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ của Công ty CP phần mềm quản lý Doanh nghiệp (Fast); - Nâng cao uy tín về thương hiệu của Công ty Fast; - Đảm bảo các yêu cầu của Khách hàng được xác định chính xác nhất có thể, tránh những thiệt hại về vật chất cũng như pháp lý cho Công ty Fast; - Không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng; - Nâng cao tính hiệu quả trong việc phối hợp giữa các phòng ban khi thực hiện quá trình kinh doanh của Công ty. 1.2.2 Đối tượng và phạm vi áp dụng - Quy trình này áp dụng cho hoạt động bán hàng các sản phẩm phần mềm do Công ty Fast sản xuất – kinh doanh kèm theo các dịch vụ của Fast - Áp dụng cho việc tiếp nhận và ký kết hợp đồng mới, hợp đồng nâng cấp-sửa đổi - đào tạo – tư vấn về các sản phẩm và dịch vụ của Fast cung cấp cho Khách hàng - Quy trình này không áp dụng cho việc ký kết hợp đồng bảo trì. - Quy trình này được áp dụng cho các hoạt động bán hàng các sản phẩm FA, FB, FH kèm theo các dịch vụ sửa đổi, nâng cấp, bổ sung chương trình phần mềm mà Công ty Fast đã cung cấp cho khách hàng - Quy trình này không áp dụng cho việc ký kết các hợp đồng bảo trì (thuộc trách nhiệm phòng Hỗ trợ khách hàng) 1.2.3 Trách nhiệm và quyền hạn Lãnh đạo công ty: Ký hợp đồng kính tế với khách hàng Trưởng Phòng kinh doanh: - Giám sát chung hoạt động bán hàng của phòng; - Báo cáo lãnh đạo công ty về tình hình hoạt động bán hàng của Phòng - Ký duyệt phiếu đề nghị hỗ trợ kỹ thuật do nhân viên và trưởng nhóm bán hàng trình ký để gửi sang phòng kỹ thuật chuyên môn được yêu cầu (phòng đuợc yêu cầu) - Phối hợp với TP được yêu cầu hỗ trợ tham gia cử nhân viên của PKD và phòng được yêu cầu đi công tác tiếp xúc với khách hàng thu thập thông tin và trình diễn sản phẩm. - Phê duyệt dự toán, phí triển khai (nội bộ) và hợp đồng do Nhân viên Kinh doanh trình - Phối hợp cùng Trưởng phòng được yêu cầu ký duyệt báo giá phần kinh tế, điều kiện thanh toán và điệu kiên bảo hành Các trưởng nhóm: - Giám sát hoạt động bán hàng của nhóm, các nhân viên trong nhóm - Quản lý hoạt động của các NVKD trong nhóm - Thực hiện các công việc bán hàng do trưởng phòng phân công: - Theo dõi thực hiện quá trình xây dựng và thực hiện các hợp đồng bán hàng - Chuyển giao các thông tin cần thiết cho các bộ phận kỹ thuật, tài chính - Hỗ trợ triển khai về các vấn đề liên quan đến quan hệ khách hàng - Tham gia xử lý các vấn đề phát sinh với khách hàng trong quá trình triển khai - Báo cáo trưởng phòng về tình hình hoạt động bán hàng của nhóm Trưởng Phòng được yêu cầu hỗ trợ: Ký duyệt cử nhân viên trong phòng cùng tham gia hỗ trợ P.KD và phối hợp cùng TPKD ký duyệt báo giá phần phương án kỹ thuật, khối lượng công việc. Các nhân viên trong phòng kinh doanh: thực hiện các bước được qui định trong lưu đồ của qui trình Các nhân viên trong phòng được yêu cầu: thực hiện các công việc do trưởng phòng được đề nghị yêu cầu thực hiện. Cụ thể phối hợp với PKD tiếp xúc với khách hàng thu thập thông tin và trình diễn sản phẩm, xác dịnh yêu cầu của khách hàng chuẩn bị báo cáo, phương án. Thư ký phòng kinh doanh: Chuyển cho phòng được yêu cầu các thông tin hợp đồng, lưu trữ hồ sơ từ khi bắt dầu có giao dịch với khách hàng và các thông tin hợp đồng. Cập nhật thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu FM. Thư ký phòng được yêu cầu: Cập nhật thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu FM sau khi phòng nhận thông tin hợp đồng từ PKD. Quy trình này không áp dụng cho việc ký kết các hợp đồng bảo trì (thuộc trách nhiệm phòng Hỗ trợ khách hàng) 1.2.4 Nội dung thực hiện quy trình kinh doanh Qui trình kinh doanh diễn ra 2 cấp độ cấp 1 cấp độ phòng kinh doanh, cấp độ 2 là cấp độ ban giám đôc. Do công ty kinh doanh sản phẩm là phần mềm nên sản phẩm được chia làm 2 loại: sản phẩm có sẵn và sản phẩm làm theo hợp đông. a. Đối với sản phẩm có sẵn: Cấp 1:phòng kinh doanh.Khi khách hàng tới công ty nói yêu cầu của mình sẽ được nhân viên phòng kinh doanh tư vấn cho khách nên sử dụng phần mềm nào để phù hợp yêu câu của khách hàng. Nếu khách hàng đồng ý sẽ nhận được báo giá cho sản phẩm đó. Khi đã thỏa thuậnnđược giá cho sản phẩm rồi thì đi đến ký kết hợp đồng. Đây là giai đoạn cấp 2 tức cấp ban giám đôc. Ban giám đốc sẽ trực tiếp kí kết hợp đông và tiếp tục bước 19 trong quy trình kinh doanh đối với sản phẩm làm theo hợp đồng được thể hiện dưới đây. b.Quy trình kinh doanh đỗi với sản phẩm làm theo hợp đồng Bước 1: bắt đầu - Sau khi sàng lọc thông tin từ phòng Marketing vào tạo được cuộc hẹn theo quy trình Marketting. - Trách nhiệm:nhân viên bán hàng được phân công Bước 2:Lập yêu cầu hỗ trợ gửi phòng FA/FB - Nhân viên bán hàng thuộc phòng kinh doanh - Chuẩn bị thông tin, tài liệu,công cụ giới thiệu, - Xác định nhu cầu hỗ trợ từ phía phòng khác, - Lên lịch làm việc và lập yêu cầu hỗ trợ. - Nhân viên: bán hàng được phân công - Gửi yêu cầu hỗ trợ của phòng kinh doanh gửi tới phòng xin hỗ trợ Bước 3: phê duyệt - Xem xét tính phù hợp của các tài liệu, thông tin và công cụ giới thiệu, cần sự hỗ trợ hay không? Đánh dấu/ghi vào phiếu nếu cần chuẩn bị phương án sơ bộ báo cáo khách hàng - Trách nhiệm: trưởng phòng kinh doanh - Nếu trưởng phòng kinh doanh không đồng ý thì quay trở lại bước 2. Bước 4: phân công - Trưởng phòng kinh doanh điều lịch công tác nhân viên hỗ trợ - Trách nhiệm: trưởng phòng được yêu cầu hỗ trợ. Bước 5: chuẩn bị - Nhân viên được giao chuẩn bị phương tiận xe cộ…mang theo tài liệu, thư ký cập nhật lịch công tác. Bước 6: Phê duyệt - Trưởng 2 phòng xem xét, nếu các tài liệu chuẩn bị phù hợp, phương tiện yêu cầu thỏa đáng với chế độ hiện hành phục vụ công việc thì duyệt. Nếu không phù hợp thì quay lại bước 4 và 5. - Trách nhiệm: trưởng phòng được yêu cầu và trưởng phòng kinh doanh Bước 7: tiếp xúc, thu thập thông tin, demo sản phẩm - Nhân viên phòng kinh doanh: demo cho khách hàng. - Nhân viên phòng được yêu cầu : thu thập thông tin kỹ thuật. - Trách nhiệm: trưởng phòng được yêu cầu và trưởng phòng kinh doanh Bước 8: phân tích yêu cầu của khách hàng và chuẩn bị phương án. - Nhân viên phòng kinh doanh: báo cáo bằng văn bản cho khách hàng(nếu khách hàng cần) - Nhân viên phòng yêu cầu hỗ trợ: phân tích yêu cầu chuẩn bị phương án - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh được phân công và nhân viên phòng được yếu cầu. Bước 9: chuẩn bị báo giá và đề án - Người được phân công phòng kinh doanh và phòng được yêu cầu hỗ trợ phối hợp lập báo giá cho dự án FA/FB và đề án cho dự án, nếu có yêu cầu. - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh. Bước 10: phê duyệt - Trưởng phòng kinh doanh ký: báo giá chung, điều kiện thanh toán, điều kiên bảo hành - Trưởng phòng được yêu cầu hỗ trợ ký: phương án, khối lượng công việc. - Nếu trưởng phòng chưa nhất trí thì quay lại bước 7,8 và 9. - Trách nhiệm: trưởng phòng được yêu cầu hỗ trợ và trưởng phòng kinh doanh. Bước 11: tiếp tục theo dõi và cập nhật cơ sở dữ liệu - Nhân viên kinh doanh được phân công tiếp tục theo dõi phản hồi của khách hàng để xúc tiến đến hợp đồng, thư ký cập nhật cơ sở dữ liệu với sự hỗ trợ của nhân viên kinh doanh. - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh được phân công và thư ký phòng kinh doanh Bước 12: khách hàng đồng ý? - Nếu khách hàng đồng ý với yêu cầu thì tiếp tục đi tới bứoc 13: ký hợp đồng. - Nếu khách hàng không đồng ý: thì dừng lại tiếp tục đến bước 23 hoặc tiếp tục sửa đổi để phù hợp với yêu cầu. Quay lại bước 7,8 và 9. Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh được phân công. Bước 13: chuẩn bị dự thảo hợp đồng - Nhân viên kinh doanh chuẩn bị dự thảo hợp đồng - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh được phân công. Bước 14: tiếp tục theo dõi và điều chỉnh dự thỏa hợp đồng. Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh được phân công. Bước 15: trình ký - Nhân viên kinh doanh chuyển cho lãnh đạo của công ty ký(giám đôc/ giám đốc điều hành), sau đó chuyển cho khách hàng ký. Người ký bên khách hàng phải là người có thẩm quyền(đại diện pháp nhân)hoặc người được ủy quyền. Trưởng phòng hai bên nhất trí không cần ký hợp đồng thì đề nghị khách hàng ký báo giá. - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh và ban lãnh đạo ký. Bước 16: cập nhật cơ sở dữ liệu, lập dự toán phí triển khai(nội bộ) và thông tin hợp đồng. Thông tin hợp đồng gồm: - Dự toán nội bộ - Hợp đồng - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh và thư ký phòng triển khai. Bước 17: phê duyệt - Trách nhiệm: trưởng phòng kinh doanh. - Nếu đồng ý thì chuyển sang bước 18 - Nếu không quay lại bước 16 Bước 18: chuyển cho phòng triển khai - Thông chuyển: hợp đồng - Trách nhiệm: thư ký phòng kinh doanh Bước 19: theo dõi thực hiện hợp đồng -Nhân viên kinh doanh tiếp tục theo dõi ý kiến của khách hàng. Bước 20: hỗ trợ giải quyết vướng mắc - Nếu khách hàng có phàn nàn hoặc khiếu nại nhân viên bán hàng xử lý theo quy trình hành động khắc phục - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh Bước 21: tổng hợp thông tin chuyển cho Marketing để phân tích - Nhân viên kinh doanh phụ trách bán hàng và chuyển cho bộ phận Marketing để dùng thông tin vào việc phân tích thị trường - Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh Bước 22: báo cáo Trách nhiệm: nhân viên kinh doanh Bước 23: lưu trữ hồ sơ - Những hồ sơ phát sinh trước khi khách hàng quyết định không ký hợp đồng với công ty cũng cần được thư ký lưu trữ để phục vụ công tác phân tích và đánh giá nội bộ - Trách nhiệm: thư ký nhân viên kinh doanh Bước 24: kết thúc C.Hồ sơ lưu trữ Các hồ sơ sau đây phải được lưu tại Phòng Kinh doanh và phòng Triển khai, thời hạn lưu trữ được tính kể từ ngày thanh lý hợp đồng. STT Loại hồ sơ Trách nhiệm Thời hạn 01 Các thư từ trao đổi giao dịch với khách hàng Thư ký PKD 1 năm 02 Các tư hỏi giá và trả giá của khách hàng Thư ký PKD 1năm 03 Phiếu đề nghị hỗ trợ kỹ thuật Thư ký PKD 1 năm 04 Phiếu thu thập thông tin khách hàng Thư ký PKD 1 năm 05 Phiếu phân tích yêu cầu của khách hàng Thư ký PKD 1 năm 06 Báo giá Thư ký PKD 2 năm 07 Dự toán nội bộ Thư ký PKD 2 năm 08 Cập nhật thực hiện hợp đồng Thư ký PKD 2 năm 09 Hợp đồng Thư ký 5 năm D. phụ lục đính kèm STT Tên biểu mẫu 01 phiếu khảo sát khách hàng 02 hợp đồng 03 phiếu bảo giá 1.3 Đánh giá hiện trạng 1.3.1.Khảo sát hiện trạng : Qua quá trình khảo sát quá trình kinh doanh của công ty em thấy còn tồn tại một số vấn đề sau: -Mặc dù là 1 công ty về phần mền quản lý doanh nghiệp nhưng việc sử dụng Công Nghệ thông tin vào việc quản lý bán hàng còn gặp nhiều hạn chế trong việc cập nhật thông tin của khách hàng sử dụng sản phẩm, tìm kiếm sản phẩm phù hợp với từng đối tượng khách hàng,công ty hay doanh nghiệp… và đưa ra các báo cáo cần thiết. -Sử dụng quá nhiều giấy tờ để lưu trữ thông tin dữ liệu. - Hệ thống bán hàng có khối lượng công việc lớn,dữ liệu luôn biến động theo nhu cầu sử dụng của khách hàng. - Sản phẩm áp dụng cho quy mô của từng loại hình công ty gây khó khăn cho việc quản lý nhập xuất. 1.3.2 Mục đích của đề tài : - Tự động hoá quá trình bán hàng. - Thông tin về sản phẩm cần được lưu trữ và xử lý. - Đáp ứng được các nghiệp vụ cơ bản về quản lý bán hàng. - Cung cấp các công cụ cập nhật, tìm kiếm, báo cáo nhanh chóng khi có yêu cầu, tiết kiệm được thời gian của nhân viên quản lý. - Phần mền quản trị cơ sở dữ liệu đáp ứng được nhu cầu của công ty. - Đem lại hiệu quả cao trong công việc. - Tính an toàn cao,có phân quyền cho người sử dụng. Chương 2 Cập nhật dữ liệu Sản phẩm Nhóm sản phẩm Thông tin sản phẩm Khách hàng Phiếu khảo sát khách hàng Phiếu báo giá Phiếu khảo sát khách hàng Tìm kiếm Sản phẩm Khách hàng Hóa đơn thanh toán Hợp đồng Phương án cho sản phẩm Phương án cho sản phẩm Nhân viên Phiếu báo giá á Quản lý bán hàng Hợp đồng Hóa đơn thanh toán Hóa đơn thanh toán Chi tiến hóa đơn Quyền Nhân viên Phòng ban Phân quyền Chức vụ Doanh thu theo hóa đơn thanh toán Báo cáo doanh thu theo sản phẩm Báo cáo doanh thu theo khách hàng Báo cáo thống kê Phiếu khảo sát khách hàng Chi phí nhân công Hình thức sổ sách Loại hình sở hữu Xác định chi phí dở dang Lĩnh hình hạt động Phân bố chi phí hao hụt Chi phí nguyên vật liệu PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 2.1 Sơ đồ phân cập chức năng Đặc tả chức năng Chức năng Cập nhật: cho phép người sử dụng có thể cập nhập các thông tin về : Sản phẩm:nhóm sản phẩm: cập nhật lưu trữ sản phẩm theo chủng loại; thông tin sản phẩm: cập nhật lưu trữ thông tin chi tiết về sản phẩm như mã sản phẩm, tên sản phẩm. Khách hàng:chức năng này cập nhật, lưu trữ thông tin chung liên quan tới khách hàng như mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ…Phiếu khảo sát khách hàng: cập nhật, lưu trữ các thông tin chi tiết liên quan tới khách hàng(loại hình sở hữu, lĩnh vực hoạt động) và các yêu cầu của khách hàng về sản phẩm. Thông tin giới thiệu sản phẩm: tại đây sẽ lưu trữ thông tin có liên quan tới từng sản phẩm Phương án cho sản phẩm:cập nhật và lưu trữ thông tin về phương án cho sản phẩm của từng khách hàng. Phiếu báo giá: cập nhật và lưu trữ các thông tin liên quan liên quan tới giá của sản phẩm. Hợp đồng: cập nhật, lưu trữ thông tin các bản hợp đồng đã ký kết với khách hàng. Hóa đơn thanh toán: cập nhật và lưu trữ thông tin về hóa đơn. Nhân viên: cập nhật lưu trữ thông tin về nhân viên để quản lý, xem xét ai làm gì , bán được sản phẩm nào.. Chức năng tìm kiếm: cho phép người sử dụng có thể tìm kiếm các thông tin về: Sản phẩm: tìm kiếm sản phẩm theo tên sản phẩm, mã sản phẩm, nhóm san phẩm. Khách hàng: tìm kiếm theo tên khách hàng, mã khách hàng.. Phiếu khảo sát khách hàng: tìm kiếm theo mã phiếu, người lập, mã khách hàng,.. Phiếu báo giá: tìm kiếm thông tin về giá sản phẩm theo tên sản phẩm, mã sản phẩm,… Hợp đồng: tìm kiếm bán cho ai, ai bán, bán sản phẩm nào… Nhân viên: tìm kiếm thông tin ai đa và đàn làm gi, bán sản phẩm cho ai.. Hóa đơn thanh toán: tìm kiếm ngày lập, người lập, tiền bao nhiêu… Chức năng báo cáo đưa ra các báo cáo thống kê về doanh thu, số lượng sản phẩm, số lượng nhân viên làm viêc,khách hàng, các bản hợp đồng đã ký, hóa đơn thanh toán.. 2. 2 Biểu đồ luồng dữ liệu BLD là một loại bảo đồ nhằm 1 múc đích diễn tả 1 quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau: Sự diễn tả ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi: “Làm gi?” Mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”. Chỉ rõ các chức năng(con) phải thức hiện để haòn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng. Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD hay DFD) là một công cụ dùng để trợ giúp cho bốn hoạt động chính sau đây của các phân tích viên hệ thống trong quá trình phân tích thông tin Phân tích BLD được dùng để xác định yêu cầu của người dử dùng. Thiết kế BLD dùng để vạch kế hoạch và minh họa các phương án cho phân tích viên hệ thống và người dùng khi thiết kế hệ thống mới. Biểu đồ BLD là công cụ đơn giant, dễ hiểu đối với phân tích viên hệ thống và người dùng. Tài liệu BLD cho phép biểu diễn tài liệu phân tích hệ thống một cách đầy đủ, súc tích và ngắn gọn. BLD cung cấp cho người dùng một cái nhìn tổng thể về hệ thống và cơ chế lưu chuyển thông tin trong hệ thống đó. Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu: Quá trình (chức năng - process) được kí hiệu bởi vòng tròn tượng trưng cho các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện. chức năng thay đổi thồn tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới. Ví dụ: QUẢN LÝ BÁN HÀNG Luồng dữ liệu (Flow) được ký hiệu bằng đường kẻ có mũi tên chỉ hướng ra của luồng thông tin. Luồng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tượng trưng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra. Ví dụ: Ban lãnh đạo Báo cáo Yêu cầu báo cáo Quản lý bán hàng Kho dữ liệu (Data Sore) được ký hiệu bởi hai đường thẳng song song, biểu diễn hay chứa đựng thông tin mà hệ thống cần phải lưu giữ trong một khoảng thời gian dài để một hay nhìu quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Một khi công việc xây dựng HTTT(hệ thống thông tin) kết thúc thì những thông tin này đựợc tồn tại dưới dạng các file hay CSDL(cơ sở dữ liệu), Ví dụ: Sản phẩm Tác nhân ngoài là một người, một nhóm người hoặc mốt tổ chức bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhưng có một hình thức tiếp xúc với hệ thống. Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống và là phần sống còn của hệ thống. Ví dụ: Phòng ban Tác nhân trong là một chức năng hay mốt quá trình bên trong hệ thống DFD cung cấp 1 bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức nằng và các dữ liệu chính của hệ thống. Tuy nhiên, nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại chứa được đầy đủ cả về góc độ chức năng và dữ liệu. hai công cụ được sử dụng để bổ khuyết cho DFD là : từ điển dữ liệu (Data Dictionary) và đặc tả chức năng (Process specification) Thông qua tìm hiểu hệ thống quản lý bán hàng em xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống với các thành phần của biểu đồ như sau: 2.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Coi cả hệ thống là 1 chức năng duy nhất với đâyd đủ các tác nhân bên ngoài. Biểu đồ luồng dữ liệu tường đương với mức không của biểu đồ phân cấp chức nằng. chức năng duy nhất là quản lý bán hàng, các tác nhân ngoài: ban lãnh đạo va phòng ban với các thồng tin vái ra hệ thống. Quản lý bán hàng Lãnh đạo Phòng ban Phòng ban Lãnh đạo YC TT văn bản YC TT khách hàng YC phương án cho SP TT SP Báo cáo 2.2.2 Biểu đồ luồng mức đỉnh Gồm các chức năng được phân ra từ BLD mức ngữ cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức một của biểu đồ phân rã chức năng BPC. Các nguyên tắc phân rã : Các luồng dữ liệu đựợc bảo toàn. Các tác nhân ngoài bảo toàn. Có thể xuất hiện các kho dữ liệu. Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết. Cập nhật dữ liệu Tìm kiếm Báo cáo thồng kê Phòng ban Lãnh đạo TT sản phẩm,khách hàng KQ Kho dữ liệu Y/c TK Y/cTK KQ TK KQ TK Kho dư liệu Y/C TT văn bản Báo cáo Y/C TT văn bản Báo cáo 2.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 1 CN sản phẩm CN khách hàng CN nhân viên CN phiếu khảo sátKH CN hóa đơn thanh toán CN hợp đồng CN phương án cho SP CN phiếu báo giá Phòng kinh doanh và phòng FA/FB Sản phẩm TT sản phẩm TT nhân viên TT khách hàng TT phiếu khảo sát KH TT Phuong án TT hớa đơn TT hợp đồng TT báo giá Quyền sử dụng Sản phẩm Khách hàng Nhân viên Hóa đơn Báo giá Hợp đồng 2.2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 2 TK Sản phẩm TK khách hàng TK phiếu khảo sát khách hàng TK phiếu báo giá TK hợp đồng TK hóa đơn thanh toán TK nhân viên Phòng kinh doanh và phòng FA/FB Ban lãnh đạo KQ tìm kiếm TK tên,mã SP KQ tìm kiếm TK tên,mã KH TK theo ngày KQ TK TK báo giá KQ TK theo tên KQ tìm liếm Y/C tìm kiếm KQ tìm kiếm TK theo ngày KQ TK tên,mã KH KQ TK tên, mã SP KQ KQ Y/C tìm kiếm KQ tìm kiếm TK theo tên Hóa đơn Nhân v ên ợp ồ g Báo giá Khách hàng SP 2.2.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng 3 BCTK doanh thu theo hóa đơn bán hàng BCTK doanh thu theo sản phẩm Phòng kinh doanh và Phòng FA/FB Ban lãnh đạo YCTKDT theo hóa đơn hidoanh thu KQ BC YCTKDT theo hóa đơn BC YC YCTKDT theoSP SPhợp đồng Báo cáo YC KQ YCTKDT theoSP Báo cáo BCTK doanh thu theo khách hàng Chương 3 : Phân tích dữ liệu 1. Mô hình quan hệ Lĩnh vực hoạt động Phân bố tri phí hao hụt Chi phí nguyên vật liệu Chi phí nhân công Hợp đồng Xác định chi phí dỏ dang Chức vụ Phòng ban Quyền Hình thức sổ sách Nhân viên Phiếu khảo sát khách hàng Loại hình sở hữu Chi tiết hóa đơn thanh toán Hóa đơn Sản phẩm Nhóm sản phẩm Khách hàng Phiếu báo giá Phương án cho sản phẩm Gán quyền Trạng thái 2. Các thực thể quan hệ STT Tên bảng Tên trường Kiểu Độ rộng Ghi chú 1 Lĩnh vực hoạt động MaLV AutoNumber 50 Mã lĩnh vực TenLV Text 50 Tên linh vực 2 Phân bố chi phí hao hụt MaPBCPHH AutoNumber 50 Mã phân bố chi phí hao hụt TênMa Text 50 Tên mã 3 Chi phí nguyên vật liệu MaDMNVL Number 50 Mã định mức nguyên vật liệu Tên DM Text 50 Tên định mức 4 Loại hình sở hữu MaSH AutoNumber 50 Mã sở hữu TenSH Text 50 Tên sở hữu 5 Hình thức sổ sách MaSS AutoNumber 50 Mã sổ sách TenSS Text 50 Tên sổ sách 6 Chi phí nhân công MaCPNC Number 50 Mã chi phí nhân công TenCP Text 50 Tên chi phí 7 Xác định chi phí dở dang MaCPDD AutoNumber 50 Mã chi phí dở dang TenCPDD Text 50 Tên chi phí dở dang 8 Phiếu khảo sát khách hàng MaKH Number 50 Mã khách hàng MaLV Number 50 Mã lĩnh vực TenGD Text 50 Tên giám đốc TenKTT Text 50 Tên kế toán trưởng SoLuongNV Number 50 Số lượng nhân viên SoLuongNVKT Number 50 Số lượng nhân viên kế toán DaDungPhanMemNao Text 50 Đã dùng phầm mềm nào NghanhNgheKD Text 50 Ngành nghề kinh doanh MaDMNVL Number 50 Mã định mức nguyên vật liệu MaPBCPHH Number 50 Mã phân bố chi phí hao hụt MaSH Number 50 Mã sở hữu MaSS Number 50 Mã sổ sách MaCPNC number 50 Mã chi phí nhân công MaCPDD Number 50 Mã chi phí dở dang NgayLap Date/time Dd/mm/yyyy Ngày lập SoMayCaiDat Number 50 Số máy cài đặt SoKTDT Number 50 Số kế toán đào tạo KHTieuBieu Text 50 Khách hàng tiêu biếu 9 Khách hàng MaKH Autonumber 50 Mã khách hàng TenKH Text 50 Tên khách hàng DC Text 50 Địa chỉ SDT Number 50 Số điện thoại MST Number 50 Mã số thúê Email Text 50 Email 10 Phòng ban MaPB AutoNumber 50 Mã phòng ban TenPB Text 50 Tên phòng ban 11 Chức vụ MaCV AutoNumber 50 Mã chức vụ TenCV Text 50 Tên chức vụ 12 Quyền MaQuyen AutoNumber 50 Mã quyền TenQuyen Text 50 Tên quyền 13 Gán quyền MaQuyen AutoNumber 50 Mã quyền MaNV Text 50 Mã nhân viên 14 Hợp đồng Khóa chính MaHD AutoNumber 50 Mã hợp đồng TenHD Text 50 Tên hợp đồng MaKH Number 50 Mã khách hàng MaSP Number 50 Mã sản phẩm MaNV Number 50 Mã nhân viên NoiDung memo 50 Nội dung GiaTriHD memo 50 Giá trị hợp đồng PTTT memo t 50 Phương thức thanh toán ThoiHanTT memo 50 Thời hạn thanh toán ĐaiDienBenA Text 50 Đại diện bên A ChucVu Text 50 Chức vụ 15 Sản phẩm MaSP Autonumber 50 Mã sản phẩm TenSP Text 50 Tên sản phẩm MaNhom Number 50 Mã nhóm NgonNgu Text 50 Ngôn ngữ KieuCSDL Text 50 Kiểu cơ sở dữ liệu PhongChu Text 50 Phông chữ MTLV memo Môi trường lám việc UuDiem Text 50 Ưu điểm YCHTMang/MayTinh memo Yêu cầu hệ thống mạng/máy tính ChucNăng memo Chức năng 16 Phương án sản phẩm MaPA AutoNumber 50 Mã phương án MaSP Number 50 Mã sản phẩm NgonNgu Text 50 Ngôn ngữ KieuCSDL Text 50 Kiểu cơ sở dữ liệu PhongChu Text 50 Phông chữ MTLV Text 50 Môi trường lám việc UuDiem memo Ưu điểm ChucNang memo Chức năng MaTrangThai Bool Mã Trạng thái MaNV Text 50 Mã nhân viên 17 Trạng thái MaTrangThai Number Mã trạng thái TrangThai Text 50 trạng thái 18 Phiếu báo giá MaPh AutoNumber 50 Mã phiếu MaKH Number 50 Má khách hàng MaSP Number 50 Mã sản phẩm PTTT memo 50 Phương thức thanh toán NgayLap Date/time Dd/mm/yyyy Ngày lập MaNV Number 50 Mã nhân viên Chiphí Text 50 Chi phí 19 Hóa đơn thanh toán MaHoaDon AutoNumber 50 Mã hóa đơn MaKH Number 50 Mã khách hàng NgayLap Date/time Dd/mm/yyyy Ngày lập 20 Chi tiết hóa đơn MaHoaDon Autonumber 50 Mã hóa đơn SL Number 50 Số lượng DG Number 50 Đơn giá MaSP Number 50 Mã sản phẩm 21 Nhân viên MaNV Autonumber 50 Mã nhân viên TenNV Text 50 Tên nhân viên MaPB Number 50 Mã phòng ban MaCV Number 50 Mã chức vụ Chương 4 : Giới thiệu chương trình 4.1 Ngôn Ngữ Lập Trình Microsoft Access: Microsoft Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp trong công việc quản lý, kế toán, và thống kê. Việc xây dựng dữ liệu trong Access được bắt đầu bằng việc xây dựng bảng dữ liệu. Cấu trúc bảng dữ liệu bao gồm các trường (Field) và các bản ghi (Record), mỗi trường phải được xác định bởi một kiểu dữ liệu nhất định. Cơ sở dữ liệu trong Access là một cơ sở dữ liệu quan hệ, tức là dữ liệu được tổ chức thành các bảng và có các mối quan hệ giữa các bảng . Mỗi cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong một tệp có đuôi là MDB ( Microsoft Database ) Và bao gồm các loại đối tượng sau: * Table (bảng dữ liệu) dùng để tổ chức dữ liệu thành các dòng và cột, mỗi dòng tương ứng với một bản ghi (record), mỗi cột tương ứng với một trường (field). - Cột field Name chứa tên các trường, chiều dài tối đa là 64 ký tự, bắt đầu bằng chữ cái hay số có thể chứa dấu cách. Tuy nhiên, để tránh những rắc rối về sau thì ta nên chọn tên ngắn gọn gợi nhớ và không dùng dấu cách. - Cột Data type dùng để chọn kiểu dữ liệu cho trường, trường có thể nhận các kiểu dữ liệu sau: + Text: Đây là kiểu dữ liệu rộng nhất trong các kiểu dữ liệu mà Access quản lý, nó gồm các ký tự, chữ số. Kiểu dữ liệu này được sử dụng thường xuyên nhất. Nó có thể dùng để lưu trữ thông tin về tên, địa chỉ,..và giới hạn của kiểu text là 255 ký tự. + Memo: Kiểu dữ liệu này có chức năng như kiểu text nhưng nó vượt quá con số 255 ký tự và lên tới 64000 ký tự. + Number: Chứa các số cỡ 1, 2, 4, 8, 16 byte và nó dùng để lưu thông tin như về lương,.. + Date/Time: Chứa các dữ liệu về ngày và giờ + Currency: Dữ liệu tiền tệ theo đơn vị đồng đô la, được lưu trữ với độ chính xác 4 vị trí thập phân chiếm 8 byte ví dụ như: tiền lương cũng có thể sử dụng kiểu dữ liệu này. + Autonumber: Giá trị do Access tự động sinh ra cho từng bản ghi mới, giá trị này khác với giá trị khác đã có chiếm 4 byte, giá trị mới sinh ra có thể chọn theo hai cách: Increment ( tăng dần ) và random ( số ngẫu nhiên ). + Yes/No: Giá trị chỉ nhận một trong hai giá trị là Yes hoặc là No chiếm 1 bit. + OLE Object: Đối tượng nhúng ( Hình ảnh, tài liệu…) kích thước tới 1 Gigabyte. + Hyperlink: Một địa chỉ nối kết đến một tư liệu hay tệp trên word wide wed. + Lookup wizard: + Lookup wizard: Tạo một trường cho phép ta chọn giá trị từ một bảng khác hoặc từ một danh sách các giá trị bằng cách dùng ._.