Quản lý bán hàng tại Công ty DIGIWORLD

ý xuất nhập hàng hoá là một trong các công tác hoạt động chính của công ty, hiện tại đang cần một hệ thống quản lý mới phù hợp hơn bởi vì hầu hết các chương trình quản lý được xây dựng trên môi trường ACCESS và tính toán trên excell nên vẫn còn nhiều hạn chế và chưa đáp ứng được với nhu cầu thực tế. Qua thời gian thực tập, tiếp xúc thực tiễn với Công ty Digiworld em được các cô chú và anh chị trong công ty gợi ý và giúp đỡ, em đã quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Digiworld” làm đề tài thực tập tốt nghiệp của mình. Với đề tài này em chia thành 5 chương như sau: Chương I : Khảo sát & phân tích hiện trạng Chương II : Giới thiệu các công nghệ liên quan Chương III : Phân tích và thiết kế hệ thống Chương IV: Xây dựng chương trình Chương V: Đánh giá hệ thống Do thời gian hạn chế và kiến thức còn hạn hẹp nên trong đề tài này không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong thầy cô giáo và các bạn sinh viên đóng gớp ý kiến để cho đề tài này ngày càng hoàn thiện hơn, ứng dụng thực tiễn cao hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đặng Minh Ất – Trưởng bộ môn CNTT trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân – Hà Nội đã tận tình hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài thực tập tốt nghiệp này. Hà Nội 5 - 2008 Sinh viên thực hiện Lê Thị Thắm MỤC LỤC CHƯƠNG I KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG I.1. Giới thiệu tổng quát Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation thành lập 1997, hiện là Nhà phân phối chính thức của các hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống kênh phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước, Digiworld mang đến cho người tiêu dùng cơ hội tiếp cận sản phẩm công nghệ cao, dịch vụ chính hãng với chất lượng, giá cả cạnh tranh nhất. Liên tục trong nhiều năm liền, Digiworld được trao tặng nhiều giải thưởng uy tín như: “Nhà phân phối có chương trình Marketing xuất sắc nhất khu vực năm 2005” của Tập đoàn Lexmark, “Nhà phân phối máy tính xách tay xuất sắc nhất năm 2006” của tập đoàn Acer, “Doanh nghiệp vừa và nhỏ có thương hiệu uy tín năm 2007” do UBND TP và hội Doanh nhân TpHCM trao tặng. Xếp thứ 2 trong “VNR500 – top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam”, ngành CNTT. Digiworld corporation cũng là công ty thiết lập và điều hành hệ Hệ thống Cửa hàng chuyên doanh máy tính xách tay Thế Giới Số – Notebook Professional Shop đầu tiên tại Việt Nam. Có thể nói Digiworld Corporation là một trong những Công ty Tin Học hàng đầu tại Việt Nam, hiện có các hoạt động chính và dịch vụ như sau: I.1.1. ThếGiới Số - Notebook Professional shop Hệ thống cửa hàng chuyên doanh máy tính xách tay Thế Giới Số là nơi trưng bày giới thiệu sản phẩm của tất cả các nhà sản xuất nổi tiếng nhất trên Thế giới như: Acer, HP, Toshiba, DELL, NEC, Sony Vaio, Fujitsu, BenQ… I.1.2. Digiworld – Công ty tích hợp hệ thống CNTT Với Đội ngũ kỹ sư được huấn luyện và cấp chứng chỉ theo các tiêu chuẩn quốc tế: CCNA, MCSE,… Digiworld cung cấp các dịch vụ thiết kế hệ thống, tích hợp giải pháp thông tin trọn gói. Dịch vụ bảo trì đảm bảo hoạt dộng thông suốt độ an toàn cao, tăng cường hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Điều đó đã minh chứng hơn 80 Công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước đã và đang được Digiworld phục vụ như: Prudential, TCT Bia Việt Nam (Tiger Beer, Heineken Beer), Uni-President, Tập đoàn Bảo hiểm Bảo Minh CMG, BAT, Samsung Mobile, Netsoft , Đại Học Luật TP. HCM… I.1.3 Digiworld – Nhà phân phối ủy quyền chính hãng Hiện Digiworld là nhà phân phối ủy quyền chính hãng của các tập đoàn toàn cầu: Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus. Thông qua hệ thống phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước sẽ giúp người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách hiệu quả nhất. Digiworld đồng thời là đại lý chính thức cung cấp sản phẩm, dịch vụ ủy quyền chính hãng của IBM lenovo, Microsoft, Samsung, Sony Vaio, Ben Q, Elead … I.1.4 Digiworld – Trung tâm bảo hành – DigiCare Cung cấp dịch vụ bảo hành tiêu chuẩn dưới sự trợ giúp, đào tạo, giám sát của nhà sản xuất. Tỷ lệ tăng trưởng cao hằng năm trên 40% trong suốt 10 năm qua khẳng định uy tín, sự phát triên bền vững, và nền tài chính lành mạnh của Digiworld Về nhân sự: Hơn 300 nhân viên với các bằng cấp Tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân và các chứng chỉ đào tạo của các hãng như Microsoft, Cisco, Lexmark, IBM, HP, Acer hoạt động tại 3 văn phòng ở Tp HCM, Hà Nội và Đà Nẵng Địa chỉ liên hệ: 211-213 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM ĐT: 08. 929 0059 Fax:08. 929 0060 105 Thái Hà, Q. Đống Đa, Hà Nội ĐT: 04. 5376 888 Fax: 04. 5376 889 11A Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng ĐT: 0511. 584488 Fax: 0511. 584499 I.2. Lý do chọn đề tài Hiện nay, Ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty Digiworld Corp., nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đang được đặt lên hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, tăng khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách. Công ty Digiworld Corp., hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị CSDL Access và Foxpro. Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh, kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, lưu trữ lớn, an toàn và độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý. Quản lý nhập xuất hàng là hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh doanh của công ty. Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với người sử dụng. I.3. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở Công ty, em nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau: Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation hiện là Nhà phân phối chính thức của các hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống kênh phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước I.3.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của Digiworld TỔNG CÔNG TY CÁC CHI NHÁNH CÁC SHOP CÁC ĐẠI LÝ CC hàng PP hàng PP hàng Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ. Tổng công ty: tổng công ty nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm tin học và cung cấp hàng cho các chi nhánh của công ty. Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới các cửa hàng (Shop) và các đại lý. I.3.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty BAN GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KHO Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là : Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty. Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách. Bộ phận kinh doanh: Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm, bán hàng Bộ phận kho: Lưu trữ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hoá trong kho. I.4. Các quy trình quản lý I.4.1. Quy trình quản lý nhập hàng Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng. Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và số lượng các mặt hàng cần nhập về. Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt. Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty. Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho. Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá, ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn. Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty. Mỗi lần nhập hàng về, kinh doanh phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hoá như: thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia quyền). Trong đó: Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ. Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ. Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ. Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ. Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ. I.4.2. Quy trình quản lý xuất hàng Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu in sẵn bao gồm: Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng. Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận hàng một số ngày quy định. Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới mức tồn tối thiểu. Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả tiền. I.4.3. Thống kê Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng theo mẫu đã định. Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công nợ. I.5. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh I.5.1. Mẫu phiếu đặt hàng Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách đặt hàng. CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ CHI NHÁNH HÀ NỘI Sô:…………………… PHIẾU ĐẶT HÀNG (Không có giá trị thanh toán) Họ và tên khách hàng: ………………………………………… Tel: ………………….. Địa chỉ: …………… Đường: ……………… Phường: ………… Quận: …………….. MS thuế: ………….. Giao hàng: …………giờ, ngày …… tháng………năm……… Người nhận đặt hàng: …………………………………Đặt hàng TEL:……. STT MẶT HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THÀNH TIỀN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TỔNG CỘNG LƯU Ý: * Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày. Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau. Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày. * Công nợ cũ của khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá……… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ngày ………… tháng …… năm …… GĐ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT KD – TT Kiểm tra Đặt hàng I.5.2. Mẫu phiếu nhập kho Đơn vị : ………………… Địa chỉ : ………………… PHIẾU NHẬP KHO Số ………… Ngày … tháng …. Năm ……. Mẫu số : 01 – VT Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 Của Bộ Tài Chính - Họ và tên người giao hàng: …………………………………………………………… - Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm………. Của …………………………………………………………………………………………. Nhập tại kho : …………………………………………………………………………… STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 CỘNG x x x x x ngày …… tháng …… năm …. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU I.5.3. Mẫu phiếu xuất kho Đơn vị : ………………… Địa chỉ : …...…………… PHIẾU XUẤT KHO Ngày … tháng …. Năm ……. Số : ………… Nợ:………………………... Có: …..…………………… Họ và tên người nhận hàng: …………………………………………………………… Địa chỉ (bộ phận): ……………………………………………………………………… Lý do xuất kho: ………………………………………………………………………… Xuất tại kho: …………………………………………………………………………… STT TÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính SỐ LƯỢNG Đơn giá Thành tiền Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 CỘNG: Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ……………………………………………………… Xuất, ngày …… tháng …… năm …… Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho I.5.4. Mẫu phiếu đề nghị thanh toán Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang. OFFICIAL RECEIPT PHIẾU THU Date: ……/ …… / ……… CREDIT TÀI KHOẢN GHI CÓ ………………… RECEIVED FORM M/S Nhận của ……………………………………………..………………………………….. POST Bộ phận công tác ………………………………………………………………………… BEING Về khoản: ………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………. AMOUNT (IN WORDS) Số tiền …………………..………………… đồng (bằng chữ) ………………………….. ……………………………………………………………………………………………. ENCLOSE DOCUMENTS Kèm theo ……………………………………………………. Chứng từ gốc Date: ……../ ………../ ………… THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ KẾ TOÁN TRƯỞNG KT THANH TOÁN THỦ QUỸ NGƯỜI NỘP MANAGER CHIEF ACCOUNT ACCOUNTANT CASHIER ACKNOWLEDGET BY CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ CHI NHÁNH HÀ NỘI Tel: 04.5376888 No Số …… Mẫu số 3 - TM II. PHÂN TÍCH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN II.1. Phân tích Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho. II.1.1. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: (Họ khách hàng, Tên khách hàng, Tên giao dịch, Địa chỉ, Số điện thoạI, Số fax, Số tài khoản ngân hàng) Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: (Số nhà, Đường, Huyện, Tỉnh, Thành phố, Quốc gia) II.1.2. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau: (Tên mặt hàng, Nhóm hàng, Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), Đơn vị tính, Số lượng tồn tối thiểu, Số lượng tồn tối đa) II.1.3. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: (Tên kho, Địa chỉ kho, Điện thoại kho, Số fax, Thủ kho) II.2. Lập dự án Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu, em đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: - Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách hàng, hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính toán, chọn lọc thống kê và in ấn các thông tin. - Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao. II.3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống Dữ liệu vào: Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể. Các thông tin về hàng hoá: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số lượng tồn tối đa. Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho. Dữ liệu ra: Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng Danh sách chi tiết về các mặt hàng Danh sách chi tiết về các kho hàng In ra danh sách các đơn đặt hàng. In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng. In ra các phiếu thanh toán. Thống kê tổng số lượng hàng nhập, tổng số lượng hàng xuất trong kỳ và số lượng hàng tồn ton cuối kỳ. Cho phép xuất dữ liệu ra máy in hoặc màn hình từng hạn mục yêu cầu. In ấn các hoá đơn chứng từ. Chức năng trung tâm: Xử lý, lưu trữ đơn đặt hàng, phiếu xuất nhập hàng, phiếu thanh toán và tính toán giá trị hàng hoá. Lưu trữ và bảo mật dữ liệu quản lý hoá đơn chứng từ liên quan đến việc xuất/ nhập hàng, hàng hoá, kho hàng và khách hàng. Chức năng của nhà quản lý như: + Lập đơn đặt hàng, + Lập phiếu xuất/ nhập hàng, + Lập phiếu thanh toán, + Lập báo cáo về tình hình hoạt động kinh doanh. CHƯƠNG II LỰA CHỌN MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT Với mục tiêu xây dựng một phần mềm đáp ứng được các chức năng trong việc quản lý giao dịch xuất nhập, đồng thời dễ sử dụng và thân thuộc với người sử dụng, em lựa chọn giải pháp lập trình ứng dụng trên nền Windows được cài đặt bằng ngô ngữ lập trình Microsoft VisualBasic 6.0 với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server. I. Giới thiệu về Visual Basic 6.0. Microsoft Visual Basic 6.0 tuy không còn là hiện thân mới nhất và độc đáo của ngôn ngữ BAISIC như cách đây vài năm nhưng nó vẫn còn tính năng ưu việt cho bạn hệ thống phát triển ứng dụng của Windows toàn diện và trọn gói. Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều công cụ hổ trợ mà bạn có thể viết thêm và biên dịch các file trợ giúp. Nó bao gồm: I.1. Các công cụ điều khiển ( controls). Bao gồm các công cụ trên cửa sổ toolbox , những cái mà bạn có thể đặt vào biểu mẫu để tương tác với người dùng và điều khiển luồng chương trình. I.2. Chương trình ( Program). Là tập hợp các câu lệnh để cho máy tính thực hiện các công việc nào đó theo ý muốn người lập trình. Bản thân Microsoft Visual Basic là trình ứng dụng. Bạn tải và thực hiện hệ thống giống như thực hiện các chương trình ứng dụng khác. Nó còn là công cụ rất tuyệt vời, các lập trình viên viết, kiểm tra và chạy các trình ứng dụng của Windows. Nó cung cấp các Form windows là vùng làm việc, nó duy trì các đối tượng tương tác của chương trình như các nút lệnh, các nhãn, các hợp thoại văn bản, các thanh cuộn và các công cụ điều khiển khác. Đề án (Project): là tập hợp các file bạn tạo cho chương trình ứng dụng Windows của mình. Wizard : Đây là các hộp thoại hỏi và trả lời tự động làm việc. Trình biên dịch (Compiler): là hệ thống chuyển đổi chương trình bạn viết thành trình ứng dụng khả thi của máy tính. Developer Studio: là môi trường phát triển của Visual Basic. Mặc dù Microsoft Visual Basic là ngôn ngữ lập trình toàn diện, nhưng nó vẫn duy trì ngôn ngữ BASIC thừa kế nó. Các lập trình viên vào cuối thập niên 1950 đã phát triển ngôn ngữ lập trình BASIC cho các lập trình viên sơ cấp. BASIC dễ sử dụng hơn các ngôn ngữ lập trình khác nhiều lần, như COBOL và FORTRAN. Microsoft không bao giờ quên nền tảng của VB khi phát triển nó. Nó giúp cho người lập trình có được nhiều chương trình Windows chỉ trong thời gian ngắn. Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều ấn bản khác nhau bao gồm : Standard, Profectional và Enterprise. An bản Enterprise cung cấp cho các lập trình viên phần mềm client /server với các công cụ mở rộng cho các máy tính ở xa và phân phối các trình ứng dụng. Microsoft tăng cường tính năng làm việc trên mạng, môi trường phân phối cho những người dùng phiên bản Enterprise. Một số tính năng mới trong Visual Basic 6.0 : Microsoft Visual Basic 6.0 có nhiều tính năng mới, các điều khiển mới cho phép ta viết chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, các xử lý và tính năng của office 97 và trình duyệt WEB Internet Explorer. Microsoft Visual Basic 6.0 cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào dự án tự động và có thể tạo ra các ActiveX hiệu chỉnh. Ta cũng có thể viếc các ứng dụng phía máy chủ ( server-side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động của Internet Information Server. Một vài ứng dụng với các cãi tiến giúp cho truy cập dữ liệu ở tầm cở vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet. I.3. KHẢ NĂNG KẾT NỐI VỚI CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA VISUAL BASIC. Minh hoạ khả năng kết nối dữ liệu của VB với CSDL. Data ActiveX .EXE .DLL Midder Tier Data Source Form Client DHTML Report Code Data binding Remoting Data Access ADO, RDO, DAO Class Module, Data Enviroment Creatable Recordsets, ADO Data Control , Intrinsic Data Control DCOM, Remotables,ADO Recordsets, Remoting UDTs Microsoft Transaction Server Microsoft Visual Database Tool (Dataview) Sử dụng Visual Basic 6.0 bạn có thể tạo các thành phần gói gọn từng bước trong một hệ thống truy cập dữ liệu. Khởi đầu với data source, Microsoft Visual Data Tools (Việc truy cập dữ liệu thông qua cửa sổ Dataview) cung cấp cho bạn các khả năng để xem và thao tác trên các đố tượng Table, views, Stored procedures, và các sơ đồ cơ sở dữ liệu trên các hệ thống SQL Server và Oracle. II. GIỚI THIỆU VỀ CÁC HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU SQL SERVER II.1. Cấu trúc cơ sở dữ liệu của SQL Server 2000 SQL Server tổ chức dữ liệu lưu trong Cơ sở dữ liệu (CSDL) thành những thành phần logic. User làm việc trên những thành phần logic này như bảng (table), view, procedure… Thành phần vật lý của những file thì trong suốt (transparent), chỉ có người quản lý Cơ sở dữ liệu mới được làm việc trên đó. SQL Server có 4 cơ sở dữ liệu hệ thống ( master, msdb, model, temdb database ) và các cơ sở dữ liệu của user. Hình minh họa Master database: Ghi lại cấu hình hệ thống của SQL Server. Nó ghi lại tất cả tài khoản đăng ký của user và cấu hình hệ thống, những file primary chứa thông tin khởi động của Cơ sở dữ liệu của user, chứa thông tin khởi động của SQL Server. Những thao tác sau gây ra những thay đổi trong master database: Tạo, thay đổi, xóa cơ sở dữ liệu,thay đổi transaction log. Thêm hay xóa của những sever sử dụng thủ tục hệ thống như sp-addserver (thêm server) and sp-dropserver (bỏ server). Temdb database : chứa những bảng tạm và những stored procedure tạm. Những bảng tạm và những stored procedure của user khi nối kết vào hệ thống được lưu trong temdb database. Khi SQL khởi động thì tất cả các bảng tạm và các stored procedure trong temdb database đều mất. Stored procedure : là 1 tập hợp biên dịch trước của những câu lệnh của Transact-SQL được lưu và xử lý như 1 đơn vị (unit). Stored procedure sẵn sàng cho việc quản lý SQL Server và hiển thị thông tin của cơ sở dữ liệu, của những người sử dụng. SQL Server cung cấp những stored procedure gọi là stored procedure hệ thống. Model database : được dùng như 1 khuôn mẫu của CSDL trong hệ thống. Khi tạo ra 1 CSDL thì phần đầu của CSDL là bản sao của model database, phần còn lại là những trang trống. Msdb database : SQL Server Agent dùng msdb database để lập kế hoạch alert, job. Alert là 1 định nghĩa của người sử dụng đáp ứng 1 sự kiện của SQL Server. Alert có thể thực thi cả nhiệm vụ định nghĩa hoặc gởi e-mail đến 1 người chỉ định. Job là sự thực hiện 1 hành động quản lý chứa 1 hoặc nhiều bước, thay thế cho thuật ngữ task của phiên bản SQL Server cũ. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG I. HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống là một tập hợp có quan hệ, tương tác qua lại với nhau hình thành nên một thể thống nhất. Hệ thống kinh doanh và hệ thống dịch vụ: là những hệ thống của con người nhằm mục đích kinh doanh hay dịch vụ. Các hệ thống con của hệ thống kinh doanh – dịch vụ bao gồm 3 hệ thống như sau: Hệ thống nghiệp vụ: bao gồm người, phương tiện, phương pháp trực tiếp tham gia vào quá trình biến đổi luồng vào thành luồng ra. Hệ thống quyết định: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc đề xuất các quyết định. Hệ thống thông tin: bao gồm người, phương tiện, phương pháp tham gia vào việc xử lý các thông tin. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bên ngoài hệ thống và những hệ thống con. Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: nhằm thu thập, lưu trữ, kiểm tra, kết xuất, truyền đạt thông tin. II. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng là một hệ thống thông tin hoạt động với sự trợ giúp của tin học nhằm quản lý và thực hiện các giao dịch xuất nhập. Đầu vào của hệ thống là thông tin chi tiết về tên, giá cả, số lượng các danh mục hàng hoá xuất – nhập, tồn kho, các tổng kết về quá trình giao dịch xuất nhập. II.1. Các đối tượng yêu cầu quản lý Qua quá trình khảo sát thực tế, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng), Hàng hoá, Kho, Đơn đặt hàng, Phiếu nhập/ xuất hàng, phiếu thanh toán. II.1.1. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau: Mã khách hàng Họ khách hàng Tên khách hàng Tên giao dịch Địa chỉ Số điện thoại Số fax Số tài khoản ngân hàng Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: + Số nhà + Đường + Huyện + Tỉnh + Thành phố + Quốc gia II.1.2 Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau: Mã mặt hàng Tên mặt hàng Nhóm hàng Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất) Đơn vị tính Số lượng tồn tối thiểu Số lượng tồn tối đa II.1.3. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các thông tin sau: Mã kho Tên kho Địa chỉ kho Điện thoại kho Số fax Thủ kho II.1.4.Quản lý đơn đặt hàng: Mã đơn đặt hàng Số lượng đặt hàng Đơn giá đặt hàng Ngày giao II.1.5. Quản lý phiếu nhập xuất hàng: (cả phiếu nhập và xuất hàng) Mà phiếu nhập xuất hàng Số lượng nhập xuất hàng Đơn giá nhập xuất hàng Ngày nhập xuất hàng Ngày hẹn trả tiền II.1.6. Quản lý phiếu thanh toán: Mã phiếu thanh toán Ngày thanh toán Số tiền II.1.7. Quản lý ngân hàng: Mã ngân hàng Tên ngân hàng II.2. Các chức năng của hệ thống Quản lý nhập hàng: quản lý các thông tin về nhập hàng hoá Thông tin vào: các thông tin cơ bản về mặt hàng cần nhập (mã hàng, tên hàng, số lượng, giá nhập, nhà cung cấp). Thông tin ra: danh mục hàng cần nhập. quản lý xuất hàng: quản lý các thông tin liên quan trong công tác xuất hàng của Công ty. Thông tin vào: các thông tin cơ bản khách hàng yêu cầu, thông tin về hàng hoá, thông tin về kho hàng. Thông tin ra: danh mục hàng xuất kho, phiếu xuất hàng. Thống kê: thống kê và báo cáo về hoạt động giao dịch kinh doanh. Thông tin vào: các yêu cầu thống kê. Thông tin ra: báo cáo thống kê. Tìm kiếm: tìm kiếm các thông tin liên quan đến hoạt động nhập, xuất hàng hoá. Thông tin vào: các yêu cầu tìm kiếm. Thông tin ra: các kết quả tìm kiếm. Qua trên ta thấy được các chức năng chủ yếu của một hệ thống thông tin giao dịch xuất nhập hàng hoá. Các chức năng này được chia nhỏ ra và được trình bày trong sơ đồ phân rã chức năng dưới đây, để cho ta hình dung hệ thống một cách chi tiết hơn. III. SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG (BPC) CỦA HỆ THỐNG III.1. Sơ đồ phân rã tổng thể HOẠT ĐỘNG GIAO DỊCH XUẤT NHẬP HÀNG QUẢN LÝ XUẤT HÀNG THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO TÌM KIẾM QUẢN LÝ NHẬP HÀNG III.2. Sơ đồ chức năng chi tiết. III.2.1. Chức năng quản lý nhập hàng. QUẢN LÝ NHẬP HÀNG GHI NHẬN NHÀ CUNG CẤP MỚI LẬP ĐƠN ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU NHẬP HÀNG THANH TOÁN CHỌN NHÀ CUNG CẤP THÍCH HỢP KHỚP VỚI ĐƠN HÀNG VỀ CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG Giải thích các chức năng: Chọn nhà cung cấp mới: Khi công ty muốn nhập hàng thì trước hết phải chọn nhà cung cấp thích hợp để làm đối tác, tiêu chí chọn nhà cung cấp được dựa trên các thông tin về nhà cung cấp và các mặt hàng mà nhà cung cấp đó có khả năng cung ứng. Ghi nhận nhà cung cấp mới: Khi nhà cung cấp nào đó được chọn làm đối tác thì sẽ lưu lại các thông tin về nhà cung cấp (Họ tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, …). Lập đơn đặt hàng: Khi đã chọn nhà cung cấp nào đó làm đối tác rồi thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng để gửi tới nhà cung cấp đặt mua hàng. Lập phiếu nhập hàng: Khi đã được nhà cung cấp thoả thuận cung ứng hàng hoá thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và nhận hàng về công ty. Cập nhật danh mục hàng: Mỗi khi nhập hàng về thì tiến hành cập nhật lại danh mục hàng như là Tên mặt hàng (nếu là mặt hàng mới), số lượng, … Khớp với đơn hàng về: Tiến hành so sánh các hoá đơn chứng từ với lượng hàng nhận về xem đã đủ số lượng, đúng mặt hàng như yêu cầu hay chưa. Thanh toán: Sau khi khớp với đơn hàng về xong mà không sai sót gì thì bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành việc thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. III.2.2. Chức năng quản lý xuất hàng. QUẢN LÝ XUẤT HÀNG GHI NHẬN KHÁCH HÀNG MỚI GIẢI QUYẾT ĐƠN ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU XUẤT HÀNG CẬP NHẬT DANH MỤC HÀNG THANH TOÁN GIẢI QUYẾT XUẤT HÀNG Giải thích các chức năng: Ghi nhận khách hàng mới: Khi có khách hàng mới đặt mua hàng thì sẽ lưu lại một số thông tin về khách hàng mới đó (như là Họ tên khách hàng, địa chỉ, điện thoại, …). Giải quyết đơn đặt hàng: Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành giải quyết đơn đặt hàng, nếu đủ điều kiện thì chấp nhận bán hàng, ngược lại thì hẹn lại với khách hàng hặc từ chối bán hàng. Lập phiếu xuất hàng: Dựa vào các đơn đặt hàng đã được giải quyết, bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất hàng. Giải quyết xuất hàng: Lập các hoá đơn chứng từ xuất hàng, tiến hành xuất hàng cho khách mua hàng. Cập nhật danh mục hàng: Mỗi lần xuất hàng thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng. Thanh toán: Sau khi giải quyết xuất hàng thì bắt đầu lập phiếu thanh toán, tiến hành thu tiền bán hàng. III.2.3. Chức năng thống kê và báo cáo. THỐNG KÊ VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ HÀNG NHẬP THỐNG KÊ HÀNG XUẤT THỐNG KÊ HÀNG TỒN THỐNG KÊ NHẬP XUẤT CHI TIẾT Giải thích các chức năng: Thống kê hàng nhập: Thống kê lượng hàng hoá nhập về theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý. Thống kê hàng xuất: Thống kê lượng hàng hoá xuất bán theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý. Thống kê hàng tồn: Thống kê lượng hàng hoá còn tồn trong kho theo tháng hoặc theo yêu cầu của ban quản lý. III.2.4. Chức năng tìm kiếm. TÌM KIẾM TÌM KIẾM PHIẾU NHẬP HÀNG TÌM KIẾM PHIẾU THU TÌM KIẾM PHIẾU CHI TÌM KIẾM PHIẾU XUẤT HÀNG Giải thích các cức năng: Tìm kiếm phiếu nhập hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu nhập hàng khi nhà cung cấp yêu cầu. Tìm kiếm phiếu xuất hàng: Tiến hành tìm kiếm phiếu xuất hàng khi khách hàng yêu cầu. Tìm kiếm phiếu chi: Tiến hành tìm kiếm phiếu chi tiền khi nhà cung cấp yêu cầu. Tìm kiếm phiếu thu: Tiến hành tìm kiếm phiếu thu tiền khi khách hàng yêu cầu. IV. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU Mục đích Sự diễn tả là ở mức logic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?”. Chỉ rỏ các chức năng (con) phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữa các chức năng đó, và qua đó ph._.