Quản lý bán hàng cho hệ thống Quản lý nhà hàng

Mục Lục Lêi më ®Çu Với sự phát triển bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay thì việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý là hết sức cần thiết nhằm đơn giản hoá và nâng cao hiệu suất công việc. Chính vì vậy mà sự lớn mạnh của các doanh nghiệp công nghệ thông tin trong nước đã và đang đóng một vai trò vô cùng quan trọng trọng trong sự phát triển kinh tế của nước nhà. Việt Nam đã chính thức gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), mở ra nhưng cơ hội và thách thức mới. Hoà mình vào dòng chảy kinh tế chuyên nghiệp có quy mô lớn nhất hành tinh, với những quy định mới áp dụng cho tất cả các tổ chức kinh tế, các rào cản thương mại cũng từng bước được gỡ bỏ. Hội nhập kinh tế quốc tế càng sâu, các sản phẩm của Việt Nam càng phải chịu áp lực cạnh tranh mạnh mẽ. Vì vậy, các doanh nghiệp phải nghiên cứu, áp dụng công nghệ mới để tạo lợi thế cạnh tranh riêng của mình . Là một cử nhân công nghệ thông tin tương lai, nhận thức được tầm quan trọng của tin học hoá và các doanh nghiệp tin học trong cơ chế thị trường như hiện nay ở Viêt Nam, sau một thời gian nghiên cứu và học tập, em đã quết định chọn đề tài “Quản lý bán hàng cho hệ thống Quản lý nhà hàng” nhằm ứng dụng những kiến thức công nghệ thông tin đã được học và kết hợp chúng với kiến thức về kinh tế . Em xin chân thành cảm ơn Thạc sỹ Tống Minh Ngọc - giáo viên hướng dẫn thực tập giới thiệu em đến công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng, em cũng xin chân thành cảm ơn Quý công ty đã tạo điều kiện cho em đến thực tập và nghiên cứu chuyên đề tốt nghiệp. Nội dung chính của báo cáo bao gồm : Chương 1 : Giới thiệu chung về công ty mà em tham gia khảo sát và triển khai phần mềm quản lý nhà hàng. Giới thiệu một số lĩnh vực hoạt động chính của công ty và các sản phẩm phần mềm then chốt đã và đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chương 2 : Nêu mục đích của việc khảo sát và triển khai phần mềm. Tìm hiểu và phân tích tình hình hoạt động thực tế của các nhà hàng tại Việt Nam từ đó đánh giá tính khả thi của dự án cũng như đưa ra được những phân tích chi tiết về các nghiệp vụ quản lý nhà hàng. Chương 3 : Giới thiệu về phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống. Áp dụng phương pháp phân tích và những tài liệu khảo sát nghiệp vụ nhà hàng để thiết kế những sơ đồ phân tích thiết kế hệ thống. Chương 4 : Giới thiệu phương pháp phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu. Thiết kế mô hình thực thể liên kết quản lý nhà hàng. Phân tích chi tiết các bảng dữ liệu. Chương 5 : Giới thiệu môi trường cài đặt. Nêu các ưu điểm khi dùng VB 6.0 và SQL 2000 để cài đặt chương trình. Giới thiệu giao diện và chức năng chi tiết của các Form trong chương trình. Kết luận và kiến nghị : Kết luận và đánh giá về chương trình : phân tích các ưu điểm và nhược điểm. Nêu kiến nghị và hướng phát triển của chương trình. Hà Nội, ngày 06 tháng 03 năng2008 Sinh viên: Đặng Hoàng Đạt CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU NƠI THỰC TẬP 1.1) Tổng quan Công ty cổ phần Tin học và tư vấn Xây dựng, có tên giao dịch quốc tế là Construction Informatics and Consultancy joint- stock Company, viết tắt là CIC - là doanh nghiệp được cổ phần hóa từ Công ty Tin học Xây dựng trực thuộc Bộ Xây Dựng, hoạt động về lĩnh vực công nghệ thông tin trên địa bàn cả nước và nước ngoài. Qua hơn 16 năm hoạt động , Công ty đã có nhiều đóng góp cho việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT nói chung và phát triển phần mềm xây dựng nói riêng. Công ty có đội ngũ gần 100 cán bộ đại học trở lên, có chuyên môn sâu về tin học xây dựng, về các giải pháp phần mềm ứng dụng trong xây dựng, giao thông thủy lợi.Hàng năm Công ty tổ chức nghiên cứu và phát triển các sản phẩm phần mềm mới, nâng cấp các phần mềm hiện có, đặc biệt chú trọng nghiên cứu phát triển các phần mềm Việt Nam thay thế phần mềm nhập khẩu, đáp ứng đầy đủ nhu cầu trong nước và tiến tới xuất khẩu ra thị trường quốc tế trong năm 2007. Công ty đã có hơn 20 sản phẩm phầm mềm được Nhà nước cấp bản quyền, trong đó có các sản phẩm chủ đạo được thị trường sử dụng rộng rãi và đã giành được nhiều giải thưởng trong nước và quốc tế, như cúp CNTT và truyền thông tại Tuần lễ Tin học năm 2003, 2004; Giải Sao vàng Đất Việt năm 2004, giải Vìotec 2004, Sao Khuê năm 2005,… Năm 2005, Công ty được nhà nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng 3.Với mục tiêu của Công ty là nhằm đem lại lợi nhuận cao nhất cho các cổ đông, tạo việc làm ổn định và nâng cao thu nhập cho người lao động, đóng góp cho Ngân sách Nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh, góp phần phát triển chuyên ngành Tin học và Tư vấn xây dựng đạt trình độ khu vực và quốc tế. 1.2)Các lĩnh vực hoạt động chính Sản xuất, phát triển, khai thác và cung cấp sản phẩm phần mềm và các dịch vụ CNTT phục vụ quản lý, kinh tế, kỹ thuật. Cung cấp các dịch vụ thương mại điện tử và các dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng Internet. Sản xuất, lắp ráp, xuất nhập khẩu, đại lý và cung cấp thiết bị tin học-viễn thông, thiết bị thí nghiệm và các thiết bị công nghệ khác. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng về CNTT, và các ứng dụng công nghệ khác. Biên soạn và cung cấp tài liệu, tư liệu về CNTT và các tài liệu KHCN. Tổ chức đào tạo, cấp chứng chỉ về tư vấn xây dựng theo quy định của các cấp quản lý chuyên ngành có thẩm quyền. Thi công lắp đặt các hệ thống tin học, bưu chính viễn thông, điện lanh, hệ thống điều khiển trong công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ thông tin, bưu chính viễn thông và bảo vệ môi trường. Lập dự án đầu tư; thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán; thẩm tra và quản lý chất lượng dự án đầu tư về công nghệ thông tin và bưu chính viễn thông. Tư vấn xây dựng các công trình xây dựng dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật và bảo vệ môi trường. Thi công xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, công nghệ thông tin; Đầu tư kinh doanh bất động sản, dịch vụ cho thuê nhà và văn phòng làm việc; đầu tư và xây dựng dự án khu đô thị, khu công nghiệp, khu du lịch,… 1.3) Các sản phẩm của công ty Nhóm phần mềm quản lý hoạt động của Doanh nghiệp Xây dựng CicAccount_e - Phần mềm kế toán Phiên bản dành cho doanh nghiệp CicAccount_a - Phần mềm kế toán Phiên bản dành cho đơn vị hành chính sự nghiệp CicAccount_i - Phần mềm kế toán Phiên bản dành cho chủ đầu tư CONNA - Phần mềm quản lý hợp đồng ESPA - Phần mềm quản lý doanh nghiệp dịch vụ cấp nước IMA - Phần mềm quản lý hạ tầng kỹ thuật đô thị IPASY - Phần mềm lập và thẩm định dự án đầu tư LANOS - Phần mềm quản lý nhà, đất trong các khu đô thị PROMSYS - Phần mềm quản lý dự án REMSYS - Phần mềm quản lý nhân sự UNACOM - Phần mềm quản lý học sinh / sinh viên trong các trường học Nhóm phần mềm kỹ thuật Xây dựng ESCON - Phần mềm Tính đơn giá - Dự toán KIW - Phần mềm Tính toán khung thép tiền chế KPW - Phần mềm Tính toán thiết kế khung phẳng MBW - Phần mềm Tính toán móng băng MCW - Phần mềm Tính toán móng cọc MDW - Phần mềm Tính toán móng đơn RDW - Phần mềm Bổ sung TCVN vào SAP,STAAD, ETABS SBTW - Phần mềm Tính toán thiết kế sàn bê tông cốt thép STCAD - Phần mềm Hỗ trợ vẽ kỹ thuật xây dựng và tự động tính tiên lượng VINASAS - Phần mềm tính toán thiết kế khung hỗn hợp Nhóm phần mềm thiết kế cơ sở hạ tầng ROADES - Phần mềm Thiết kế đường bộ SUMAC - Phần mềm mô phỏng địa hình, tính toán san nền Nhóm phần mềm quản lý quy hoạch Xây dựng MAPPRO - Phần mềm quản lý quy hoạch độ thị, cấp chứng chỉ quy hoạch CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 2.1) Mục đích thiết kế phần mềm quản lý nhà hàng Phát triển từ ý tưởng về nghiệp vụ quản lý nhà hàng, niềm đam mê ứng dụng công nghệ cao vào cuộc sống, em xây dựng phần mềm quản lý nhà hàng nhằm giúp người quản lý đơn giản hơn trong công tác quản lý nhà hàng, minh bạch các hoạt động của nhà hàng từ đó kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh và thúc đẩy doanh thu của nhà hàng. Xây dựng được hệ thống quản lí nhà hàng ăn uống với đầy đủ các chức năng quản lí như : nhập, xuất hàng hoá trong kho, quản lí bàn ăn (thêm, ghép, rời bàn ăn), từng nhân viên bàn, quản lí công nợ khách hàng, quản lí thẻ ưu đãi cho khách hàng, các khoản chiết khấu, hoa hồng... Phần mềm phải có chức năng tạo các báo cáo về hàng hoá nhập/xuất/tồn kho, các báo cáo về công nợ, báo cáo về thu chi tiền mặt, thống kê doanh thu theo từng nhân viên, từng khu vực bàn ăn (nếu cửa hàng có nhiều khu vực bàn ăn khác nhau), các báo cáo kết quả kinh doanh. 2.2) Thực tế hoạt động của các nhà hàng tại Việt Nam Trên thực tế đa phần các các nhà hàng phục vụ ăn uống đang áp dụng hình thức quản lí qua sổ sách, chứng từ một cách thủ công mà chưa áp dụng CNTT vào các công việc này. Qua mọt thời gian khảo sát khảo sát tại các nhà hàng ăn uống (với nhiều quy mô và điạ điểm hoạt động khác nhau) em thấy mô hình chung cách thức quản lí như sau: Bộ phận quản lý :Theo từng chu kỳ thời gian nhất định (ngày, tuần, tháng, quý) bộ phận quản lí có thể theo dõi, kiểm tra, các mặt hàng nhập/xuất/tồn để báo cáo lãnh đạo và phân tích, triển khai chiến lược kinh doanh mới. Bộ phận kế toán : Theo dõi được các khoản thu chi về tiền mặt, các khoản thu hồi công nợ. Hầu hết các tác vụ kế toán đều được thực hiện khá thủ công với hàng đống giấy tờ sổ sách khiến cho hiệu quả công việc không cao. Bộ phận bếp: Lên danh sách thực đơn và chế biến các món ăn. Nhân viên phục vụ bàn : Được cung cấp thông tin về món ăn cùng với đơn giá, số lượng một cách nhanh chóng. Các nhân viên có thể làm việc theo nhóm, mỗi nhóm sẽ có một trưởng nhóm phụ trách. Các nhóm có thể làm việc theo khu vực hoặc theo thời gian. 2.3) Tính khả thi của dự án Mức độ phức tạp : Chương trình chỉ dừng lại ở mức độ một chương trình quản lý nên không vượt quá khả năng của sinh viên. Các chức năng như kế toán tuy nằm ngoài kiến thức đã được học nhưng chỉ là các chức năng phụ với độ phức tạp ở mức có thể chấp nhận được. Thị trường : Tuy trên thị trường đã có nhiều phần mềm quản lý nhưng các phần mềm này chỉ mang tính cục bộ chưa có khả năng áp dụng đại trà cho một số lượng lớn các nhà hàng. Lợi ích mà phần mềm mang lại : Nhân viên phục vụ nắm bắt thông tin về thực đơn một cách nhanh chóng và hiệu quả. Giảm bớt gánh nặng sổ sách cho nhân viên kế toán. Ban lãnh đạo có thể tra cứu, thống kê hàng hoá; kiểm tra chéo giữa các bộ phận một cách dễ dàng, chính xác, nhanh gọn. 2.4) Các nghiệp vụ quản lý nhà hàng 2.4.1)Nghiệp vụ quản lý kho hàng Các hoạt động chính diễn ra ở kho hàng bao gồm : Nhập nguyên liệu từ nhà cung cấp. Xuất nguyên liệu cho nhà bếp. Luân chuyển hàng hoá giữa các kho (trong trường hợp hệ thống nhà hàng tại các địa điểm khác nhau). Theo dõi, kiểm kê, đánh giá hàng hoá trong kho. Trước mỗi ngày làm việc, ban lãnh đạo phân tích tình hình dựa vào các đơn đặt hàng trước và nhu cầu sử dụng thực phẩm trung bình trong ngày để xác định số lượng nguyên liệu yêu cầu nhà kho xuất ra. Hoá đơn xuất kho được ghi giá bằng với giá nhập cho nguyên liệu đó. Để nhập nguyên liệu, nhà kho sẽ tiến hành việc đặt hàng từ nhà cung cấp. Việc đặt những mặt hàng nào, số lượng bao nhiêu phụ thuộc vào yêu cầu từ nhà bếp, tình hình hàng hoá còn lại trong kho và những mặt hàng bị hỏng phải lập danh sách huỷ. Hàng hoá sẽ được kiểm tra khi nhập. Sau khi hàng hoá nhập kho, nhà cung cấp yêu cầu thanh toán theo đơn hàng. Việc thanh toán giữa nhà hàng với nhà cung cấp có thể diễn ra như sau : nhà hàng thanh toán toàn bộ số tiền cho nhà cung cấp tại thời điểm nhập hàng, nhà hàng thanh toán số tiền theo nhiều đợt, nhà hàng ghi công nợ với nhà cung cấp. Hình thức thanh toán gồm : bằng tiền mặt , bằng sec, bằng chuyển khoản v..v Trong trường hợp nhà hàng có nhiều kho hoặc nhà hàng có nhiều chi nhánh và mỗi chi nhánh có một kho riêng thì phải quản lý việc luân chuyển hàng hoá giữa các kho. Việc theo dõi, kiểm kê hàng hoá trong kho có thể diễn ra hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm mục đích : Phát hiện những hàng hoá hỏng hoặc hết hạn sử dụng để đưa vào danh sách huỷ. Kiểm tra số lượng hàng tồn kho thực tế từ đó xem có sai lệch so với số liệu trong sổ sách hay không. 2.4.2)Nghiệp vụ của nhà bếp Bên quản lý nhà hàng và nhà bếp có nhiệm vụ đưa ra thực đơn các món ăn trong ngày dựa theo tình hình thời tiết, mùa vụ, nhu cầu của khách hàng. Nhà bếp cần đưa ra công thức món ăn cơ bản bao gồm những nguyên liệu gì, khối lượng bao nhiêu … để tính toán số lượng nguyên liệu nhập xuất kho. Nhiệm vụ chính của nhà bếp là chế biến các món ăn có trong thực đơn.Giá của từng món ăn do người quản lý xây dựng dựa trên sự phân bố các nguyên liệu có trong món ăn. Giá món ăn còn phụ thuộc vào tình hình biến động của giá cả thị trường. Nếu ban đầu nha kho nhập về một số lượng lớn nguyên liệu với giá rẻ sau đó một thời gian giá tăng lên thì các món ăn chế biến trên các nguyên liệu ấy cũng tăng giá.Trong quá trình chế biến , những nguyên liệu phụ như dầu ăn, mắm, muối… sẽ không tính vào chi phí món ăn mà sẽ được tính gộp vào chi phí nguyên liệu phụ trên một tháng.Trong quá trình chế biến, do sơ suất của đầu bếp hay nhân viên làm hỏng nguyên liệu thì phải lập ra danh sách các nguyên liệu bị hỏng và người làm hỏng để báo cáo lên bên quản lý. Cuối mỗi ngày làm việc, nhà bếp có nhiệm vụ kiểm kê lại những hàng hoá nào còn dư thừa để nhập vào kho. 2.4.3) Nghiệp vụ bán hàng Nhà hàng sẽ được chia thành các khu vực , mỗi khu vực sẽ do một hoặc nhiều nhân viên chịu trách nhiệm. Mỗi nhân viên có thể phụ trách một hoặc nhiều khu vực. Mọi phát sinh trong mỗi khu vực bàn ăn đều tính cho nhóm nhân viên phụ trách. Nhân viên phục vụ đưa thực đơn cho khách hàng để họ chọn lựa món ăn. Trong quá trình khách hàng chờ đợi, nhân viên có thể phục vụ khách một số đồ uống miễn phí (như nước lọc, trà đá …). Những đồ uống này không tính chi phí vào hoá đơn mà sẽ được tính riêng vào mục chi phí phục vụ miễn phí cuối tháng. Khi khách thiết lập đơn hàng, một bản được đưa cho phòng thu ngân và một bản được đưa cho nhà bếp. Nhà bếp chế biến các món ăn có trong hoá đơn, chuyển cho phục vụ, phục vụ chuyển cho khách. Các hoá đơn phải được sắp sếp sao cho khách vào trước sẽ được phục vụ trước, khách vào sau thì được phục vụ muộn hơn. Chú ý đối với những khách VIP thì hoá đơn phải được ưu tiên hơn. 2.4.4) Nghiệp vụ theo dõi công nợ Nhân viên kế toán sẽ theo dõi các khoản công nợ của khách hàng và công nợ của nhà hàng với nhà cung cấp. Đến kỳ hẹn thanh toán, kế toán phải hoàn tất thủ tục thanh toán công nợ với nhà cung cấp và lên lịch đòi nợ với khách hàng. Đối với những khoản nợ khó đòi cần báo cáo lên ban lãnh đạo để có phương hướng kịp thời giải quyết. 2.4.5) Nghiệp vụ chăm sóc khách hàng Người quản lí nhà hàng có thêm nhiệm vụ theo dõi khách hàng, lập danh sách với những khách hàng thường xuyên đến ăn. Cấp thẻ ưu đãi (VIP) cho khách hàng theo quy định riêng của nhà hàng. Lập danh sách khách hàng hưởng chiết khấu hoặc hoa hồng từ bán hàng. Đối với những khách quen cần có chính sách phục vụ riêng, chu đáo và nhanh chóng hơn các khách hàng khác. Đối với những khách vãng lai thì không cần thiết thêm vào danh sách khách của nhà hàng. Ngoài ra còn cần thường xuyên thu thập thông tin đánh giá của khách hàng để tổng hợp lại và gửi lên ban giám đốc. 2.4.6) Nghiệp vụ Quản lí Nhân viên Theo dõi thông tin nhân viên của nhà hàng bao gồm: Thông tin bản thân, ngày tuyển dụng, chức vụ, lương, chế độ nâng lương. Thông tin cá nhân bao gồm : họ tên, địa chỉ, tuổi, số chứng minh nhân dân, quê quán, thông tin người thân … Chế độ lương và nâng lương phụ thuộc vào chức vụ trong nhà hàng, thâm niên phục vụ, tác phong công việc, đánh giá của đồng nghiệp. Việc nâng lương có thể theo quý hoặc theo năm. CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1) Giới thiệu phương pháp phân tích Thuật ngữ hệ thống không phải là mới. Từ lâu người ta đã nói đến hệ thống mặt trời, hệ thống triết học, …Một cách đơn giản có thể hiểu hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử, có mối quan hệ rang buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục đích chung. Các phần tử của hệ thống được theo nghĩa rất rộng rãi : Các phần tử đó có thể rất đa dạng : chẳng hạn trong hệ thống mặt trời thì các phần tử là mặt trời, quả đất …; trong hệ thống thần kinh thì các phần tử là bộ óc, tuỷ sống …Các phần tử có thể là rất khác biệt về bản chất, không những là giữa các hệ thống khác nhau mà có thể trong mỗi hệ thống. Các phần tử không nhất thiết phải đơn giản mà có khi lại là những thực thể phức tạp dẫn đến khi đi sâu vào chúng ta lại phải xem chúng là những hệ thống. Bởi vậy hệ thống thường có tính phân cấp. Các phần tử của hệ thống không phải được tập hợp lại một cách ngẫu nhiên, rời rạc mà giữa chúng luôn tồn tại mối quan hệ tạo thành một cấu trúc. Tuy nhiên ổn định không có nghĩa là bất biến. phần lớn các hệ thống đều có tính biến động song vẫn giữ sự ổn định trong hệ thống nghĩa là vẫn giữ bản chất hay đặc trưng cốt lõi của hệ thống. Tổng quát thì việc xây dựng phần mềm phải quan tâm đến tổ chức, các quan hệ và cấu trúc để hình thành được các hành vi phức tạp của hệ thống. Mọi việc khảo sát hệ thống phải được thực hiện với các mức độ trừu tượng khác nhau, từ các chi tiết đến các tổ chức tổng thể. Vậy xây dựng phần mềm là thực hiện dãy tương tác chia nhỏ và hợp nhất. Chia nhỏ để hiểu rõ vấn đề và hợp nhất để xây dựng hệ thống. Tiến trình chia nhỏ đã có truyền thống và tuân thủ các tiêu chí chức năng. Các chức năng của hệ thống được nhận diện sau đó chúng được tách thành các chức năng con. Tiến trình này được thực hiện lặp đi lặp lại cho đến khi có được các thành phần đơn giản đến mức chúng được biểu diễn trực tiếp bằng các hàm hay thủ tục của ngôn ngữ lập trình. Cách tiếp cận này được gọi là tiếp cận hướng chức năng hay còn gọi là thủ tục, truyền thống. Người phát triển phần mềm sẽ tập trung vào các nhiệm vụ điều khiển và tách thuật toán lớn thành các thuật toán nhỏ. Khối chính để hình thành phần mềm ở đây là các hàm hay thủ tục. Kiến trúc phần mềm được cài đặt theo cách tiếp cận vừa rồi sẽ phản ánh các chức năng của hệ thống. Tiếp cận trên cơ sở chức năng và cơ chế phân cấp chỉ cho lại kết quả mong muốn khi các chức năng được nhận biết đầy đủ và nó không được thay đổi theo thời gian. 3.2) Sơ đồ phân cấp chức năng Các chức năng của hệ thống quản lý nhà hàng : Quản lý nhập xuất hàng hoá : phụ trách việc nhập hàng \ xuất hàng vào \ ra kho. Nhận hàng \ Giao hàng : phụ trách việc nhận hàng khi nhà cung cấp mang hàng đến, giao hàng cho khách đặt hàng. Kiểm tra hàng : phụ trách việc kiểm tra hàng trước khi nhập \ xuất kho. Thanh toán : phụ trách việc thanh toán cho nhà cung cấp và khách hàng. Quản lý hàng hoá \ công nợ : phụ trách việc kiểm kê hàng hoá và theo dõi tình hình công nợ. Theo dõi nợ : theo dõi tình hình công nợ của nhà hàng với khách hàng, của nhà cung cấp với nhà hàng. Chiết khấu \ khuyến mãi : lên kế hoạch chiết khấu và khuyến mãi cho các mặt hàng của nhà hàng. Quản lý bán hàng : phụ trách việc bán hàng và giao hàng. Kiểm tra đơn hàng : kiểm tra các đơn đặt hàng xem có hợp lệ không. Làm hoá đơn và phiếu xuất : làm hoá đơn và phiếu xuất khi tiến hành giao dịch hàng hoá. Giao hàng : phụ trách việc giao hàng cho khách hàng. Quản lý nhà bếp : quản lý các công việc của nhà bếp như nguyên liệu, chế biến, công thức món ăn. Kiểm tra nguyên liệu : kiểm tra chất lượng và số lượng của nguyên liệu đầu vào trước khi chế biến. Tiếp nhận yêu cầu chế biến : tiếp nhận yêu cầu chế biến từ bộ phận lễ tân, tổng hợp lại để chuyển cho bộ phận chế biến. Chế biến nguyên liệu : chế biến món ăn. Lên công thức món ăn : lên công thức các món ăn cho thực đơn của nhà hàng. Chăm sóc khách hàng : phụ trách việc tìm hiểu ý kiến, tâmlý, nhu cầu khách hàng. Hồi đáp lại các ý kiến của khách hàng. Thu thập ý kiến : thu thập ý kiến của khách hàng về chất lượng món ăn, thái độ phục vụ … Tổng hợp ý kiến : tổng hợp và phân loại các ý kiến của khách hàng. Điều tra : điều tra các ý kiến đóng góp của khách hàng xem có chính xác không. 3.3) Sơ đồ luồng dữ liệu Các ký hiệu sử dụng : Chức năng Luồng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài Dữ liệu đầu vào : Thông tin hàng hoá bán ra của nhân viên. Thông tin thanh toán của bộ phận kế toán. Yêu cầu kiểm tra của ban giám đốc. Dữ liệu đầu ra : Thông tin hàng hoá và thực đơn cho nhân viên. Thông tin thanh toán cho kế toán. Thông tin kiểm tra cho đội ngũ lãnh đạo (như báo cáo, nhận xét, kiến nghị). 3.3.1) Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh gồm có : Chức năng : Quản lý nhà hàng. Tác nhân : Ban giám đốc. Kế toán. Nhân viên. 3.3.2) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh gồm có : Tác nhân ngoài : Nhà cung cấp. Khách hàng. Giám đốc. Kế toán. Nhân viên. Kho : Hàng hóa. Ý kiến. Chi tiết các chức năng : Nhập xuất hàng hóa : Dữ liệu đầu vào : hàng hóa, thông tincông nợ. Dữ liệu đầu ra : yêu cầu mua hàng, phiếu thanh toán tiền. Bộ phận nhập hàng nhận thông tin về hàng hóa tồn kho, công nợ của nhà cung cấp từ bộ phận theo dõi hàng hóa công nợ. Dựa trên những thông tin hàng hóa công nợ để liên hệ đặt hàng với nhà cung cấp và thanh toán cho nhà cung cấp. Theo dõi hàng hóa công nợ : Dữ liệu đầu vào : thông tin hàng hóa, yêu cầu thanh toán, yêu cầu kiểm tra. Dữ liệu đầu ra : thông tin công nợ, kết quả kiểm tra, phiếu thanh toán. Nhận thông tin về hàng hóa tồn kho từ kho hàng để chuyển cho bộ phận nhập xuất hàng hóa. Cung cấp thông tin về hàng háo công nợ cho bộ phận bán hàng. Thanh toán với bộ phận kế toán về các khoản chi phí nhập hàng, xuất hàng. Làm các báo cáo về tình hình tồn kho, công nợ theo chu kỳ từng ngày, tuần, tháng, quý cho ban giám đốc. Bán hàng : Dữ liệu đầu vào : yêu cầu thanh toán, thông tin công nợ, yêu cầu thông tin hàng hóa. Dữ liệu đầu ra : Phiếu thanh toán, thông tin hàng. Khi khách hàng có nhu cầu thanh toán, lễ tân phải nhanh chóng tính tiền ăn, tính toán những đồ ăn, thức uống có thể trả lại cho nhà hàng như bia, giấy ăn … Hóa đơn thanh toán một bản được đưa cho khách hàng, bàn còn lại chuyển cho bộ phận kế toán. Nhà hàng có thể có thêm chương trình đặt hàng tại nhà khi khách hàng có yêu cầu mang món ăn tới tận nhà. Trước mỗi ca làm việc nhân viên phải có nhiệm vụ cập nhật những thông tin mới nhất về hàng hóa trong ngày. Trước mỗi ngày làm việc, thông tin về hàng hóa công nợ phải được cập nhật để tiện cho việc thanh toán với khách hàng. Quản lý nhà bếp : Dữ liệu đầu vào : Hàng hóa \ nguyên liệu, thông tin hàng hóa. Dữ liệu đầu ra : Yêu cầu hàng hóa \ nguyên liệu, hàng hóa ( các món ăn sau khi chế biến). Trước mỗi ngày làm việc nhà bếp cần tính toán loại và số lượng mỗi loại hàng hóa trong ngày để nhập về từ kho. Trong quá trình chế biến nếu thiếu hàng hóa thì phải tiến hành nhập bổ sung. Các thông tin này được lấy từ kho hàng. Thông tin hàng hóa từ nhân viên : Nhân viên có nhiệm vụ chuyển thông tin hàng hóa (thực đơn các món ăn mà khách hàng yêu cầu) cho nhà bếp để chế biến. Trong quá trình chế biến, các món ăn cùng loại trên các hóa đơn sẽ được chế biến cùng lúc để tiết kiệm thời gian và chi phí. Các món ăn sau khi chế biến xong sẽ được chuyển cho nhânviên để phục vụ khách hàng Chăm sóc khách hàng : Dữ liệu đầu vào : nhận xét của khách hàng, ý kiến, đánh giá ý kiến. Dữ liệu đầu ra : thông tin trả lời khách hàng, ý kiến, bản tổng hợp ý kiến. Thường xuyên ghi nhận những thông tin phản hồi từ phía khách hàng về tác phong phục vụ, chất lượng món ăn… Các thông tin này sẽ được tổng hợp để đưa vào kho ý kiến. Các thông tin sau đó sẽ được điều tra để xác thực. Làm các báo cáo dựa trên các thông tin xác thức để trình lên ban giám đốc. 3.3.3) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Bán hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – bán hàng gồm có : Tác nhân ngoài : Khách hàng. Kho : Hàng hoá, Hoá đơn. Chi tiết các chức năng : Kiểm tra đơn hàng : Dữ liệu đầu vào : đơn hàng. Dữ liệu đầu ra : đơn được đáp ứng, đơn không hợp lệ, giấy báo chở hàng. Nhận đơn hàng từ khách hàng và tiến hành kiểm tra. Nếu đơn không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng. Những đơn hàng hợp lệ được chuyển cho bộ phận Làm hóa đơn và phiếu xuất. Làm hóa đơn và phiếu xuất : Dữ liệu đầu vào : đơn được đáp ứng ngay. Dữ liệu đầu ra : hóa đơn, phiếu xuất. Làm phiếu xuất hàng để chuyển cho bộ phận Giao hàng. Hóa đơn một bản được chuyển cho Khách hàng và một bản được chuyển vào kho Hóa đơn. Giao hàng : Dữ liệu đầu vào : phiếu xuất, hàng hóa. Dữ liệu đầu ra : hàng hóa. Nhận phiếu xuất từ bộ phận Làm hóa đơn và phiếu xuất. Lấy hàng hóa từ kho Hàng hóa dựa trên những thông tin trên phiếu xuất. Chuyển hàng hóa cho Khách hàng. Thanh toán : Dữ liệu đầu vào : hóa đơn, phiếu trả tiền. Dữ liệu đầu ra : phiếu thanh toán. Nhận thông tin hóa đơn từ kho Hóa đơn. Thanh toán tiền với Khách hàng. b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Nhập hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh - Nhập hàng gồm có : Tác nhân ngoài : Nhà cung cấp. Kho : Công nợ, Hàng hoá, hàng hủy. Chi tiết các chức năng : Theo dõi công nợ : Dữ liệu đầu vào : thông tin công nợ. Dữ liệu đầu ra : phiếu ghi công nợ, thông tin công nợ. Khi nhà cung cấp hoặc nhà hàng chậm thanh toán tiền thì bộ phận theo dõi công nợ sẽ tiến hành ghi công nợ. Toàn bộ công nợ sau đó sẽ được chuyển vào kho công nợ. Nhận hàng hóa : Dữ liệu đầu vào : Yêu cầu thanh toán, hàng hóa. Dữ liệu đầu ra : thanh toán, hàng hóa. Có nhiệm vụ tiếp nhận hàng hóa từ nhà cung cấp. Khi nhà cung cấp có yêu cầu thanh toán thì bộ phận này tiến hành thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Hàng hóa sau khi nhận sẽ được chuyển cho bộ phận kiểm tra hàng hóa. Kiểm tra hàng hóa : Dữ liệu đầu vào : hàng hóa. Dữ liệu đầu ra : hàng trả lại, hàng đạt tiêu chuẩn, hàng hỏng. Tiếp nhận hàng hóa từ bộ phận nhập hàng. Kiểm tra toàn bộ hàng nhập. Với những hàng không đạt tiêu chuẩn thì trả lại cho nhà cung cấp, với những hàng đạt tiêu chuẩn thì chuyển vào kho hàng hóa, với những hàng hỏng (trong qúa trình kiểm tra, vận chuyển) thì chuyển vào kho hàng hỏng. c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chăm sóc khách hàng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chăm sóc khách hàng gồm có : Tác nhân ngoài : Khách hàng. Ban giám đốc. Kho : Ý kiến. Chi tiết các chức năng : Thu nhận ý kiến : Dữ liệu đầu vào : ý kiến khách hàng. Dữ liệu đầu ra : ý kiến. Phụ trách việc liên hệ và thăm dò ý kiến của khách hàng. Phân loại các ý kiến của khách hàng theo các tiêu chí như : thời gian, không gian (ở bộ phận nào), loại ý kiến (khen \ chê), mức độ phức tạp của ý kiến (có cần xác thực không). Sắp xếp và lưu trữ ý kiến trong kho ý kiến. Tổng hợp ý kiến : Dữ liệu đầu vào : quyết định của ban giám đốc, ý kiến đã được xác thực. Dữ liệu đầu ra : ý kiến đã được tổng hợp. Phụ trách việc tổng hợp và làm báo cáo tình hình nhận xét của khách hàng để trình lên ban giám đốc. Điều tra : Dữ liệu đầu vào : ý kiến. Dữ liệu đầu ra : ý kiến đã được xác thực. Phụ trách việc xác thực ý kiến phản hồi của khách hàng. Các ý kiến sau khi được xác thực sẽ được chuyển cho bộ phận tổng hợp ý kiến. d) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Theo dõi công nợ e) Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Quản lý bếp Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – Chăm sóc khách hàng gồm có : Tác nhân ngoài : Nhân viên. Giám đốc. Kho : hàng hóa. Chi tiết các chức năng : Kiểm tra nguyên liệu : Dữ liệu đầu vào : nguyên liệu. Dữ liệu đầu ra : nguyên liệu đạt yêu cầu. Phụ trách kiểm tra nguyên liệu từ kho hàng. Mỗi cửa hàng có một tiêu chí đánh giá riêng cho nguyên liệu đạt yêu cầu. Việc đánh giá mỗi loại nguyên liệu cũng khác nhau. Thông thường việc kiểm tra được đánh giá thông qua màu sắc nguyên liệu, mùi vị, hạn sử dụng… Nguyên liệu đạt yêu cầu sẽ được chuyển cho bộ phận chế biến nguyên liệu. Chế biến nguyên liệu : Dữ liệu đầu vào : nguyên liệu đạt yêu cầu, thông tin món ăn. Dữ liệu đầu ra : yêu cầu nguyên liệu, món ăn đã được chế biến. Tiếp nhận nguyên liệu và thông tin món ăn từ bộ phận kiểm tra nguyên liệu và tiếp nhận yêu cầu chế biến để chế biến món ăn. Trong quá trình chế biến nếu phát sinh nhu cầu loại nguyên liệu nào thi sẽ liên hệ với kho hàng để lấy thêm nguyên liệu. Các món ăn sau khi được chế biến xong sẽ được chuyển cho nhân viên để phục vụ khách hàng. Tiếp nhận yêu cầu chế biến : Dữ liệu đầu vào : thông tin món ăn. Dữ liệu đầu ra : thông tin món ăn. Phụ trách việc cung cấp các yêu cầu chế biến cho bộ phận chế biến nguyên liệu. Lên công thức món ăn : Dữ liệu đầu vào : thông tin hàng hóa, phê duyệtdanh sách thực đơn. Dữ liệu đầu ra : danh sách thực đơn. Phụ trách việc lên danh sách thực đơn . Việc lên danh sách thực đơn phụ thuộc nhiều vào yếu tố như: Tình hình hàng hóa trong kho : bộ phận nhà bếp phải luôn cập nhật thông tin hàng hóa như có những mặt hàng mới nào, những mặt hàng nào còn tồn kho nhiều, những mặt hàng nào sắp hết, những mặt hàng sắp hết hạn … để cân đối hàng hóa trong kho một cách hợp lý. Tình hình thời tiết : thời tiết là yếu tố quan trọng quyết định đến gu ăn uống của khách hàng. Danh mục thực đơn cũng vì thế mà thay đổi theo mùa. CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 4.1) Mô hình thực thể liên kết Mô hình Thực thể/ Liên kết (Entity/ Association Model) là mô hình dữ liệu do P.P.Chen đưa ra năm 1976 và sau đó được dùng khá phổ biến trên thế giới. Nó có ưu điểm là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan. Khi xem xét các thông tin, người ta thường gom cụm chúng xung quanh các vật thể. Chẳng hạn các thông tin về tên, tuổi, địa chỉ, chiều cao, cân nặng… được gom cụm với nhau xung quanh một người, trong khi các thông tin về số đăng ký, nhãn mác, kiểu dáng, mầu sơn, dung tích xi lanh…lại được gom với nhau xung quang một xe máy. Mô hình thực thể liên kết mô tả tập hợp các dữ liệu dùng trong một hệ thống theo cách gom cụm như vậy. Mô hình E/A xuất phát từ ba khái niệm cơ bản : thực thể, liên kết và thuộc tính. Vì chương trình tập trung chủ yếu vào nghiệp vụ bán hàng nên phần này chủ yếu phân tích thực thể psBanHang. Các thực thể : Một thực thể (entity) là một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Các thuộc tính : Thuộc tính (property hay attribute) là một giá trị dùng để mô tả một khía cạnh nào đó của một thực thể. thực thể được mô tả bởi cùng một tập hợp các kiểu thuộc tính và biểu diễn cho một lớp các tự nhiên các vật thể trong thế giới thực. Các liên kết : Liên kết một - một : liên kết một - một giữa hai thực thể T1 và T2 là liên kết mà ứng với mỗi dữ liệu trong thực thể T1 có nhiều nhất một dữ liệu trong thực thể T2 và ngược lại. Ký hiệu của liên kết một - một : 1 -1 hay 1:1. Liên kết một - nhiều : một liên kết một - nhiều từ th._.