Phương pháp thiết lập biểu ghi march 21 cho tài liệu

ông ty in Hưng Phú. s ố đăng ký kế hoạch xuất bản: 131-2010/CXB/23-28ATTTT của Cục xuất bản. Số quyết định xuất bản; 62/QĐ NXB TTTT ngày 12/3/2010. In xong và nộp lưu chiẽu Quí 4 năm 2010. LỜI NÓI ĐẦU Trong những năm gần đây việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin - Ihư viện ngày càng phổ biển và được xem là một trong những tiêu chí cùa hoạt động thư viện, ở nước la, đa số các thư viện và các cơ quan thông tin lớn đều sừ dụng các phẩn mềm quản trị lích hợp để quản lý tài liệu. Trong đó, việc biên mục tài liệu theo khổ mẫu MARC 21 nhằm mục tiêu thống nhấí, chuẩn hóa tạo điều kiện chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện và cơ quan tnông tin trong nước và trên thế giới là một vấn đè hết sức quan trọng. Cuốn sách này được biên soạn chủ yếu dựa vào tài liệu “Marc 21 format for bibliographic data” của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ; đồng ihời có 'biên soạn thêm phần vài nét về lịch sù cùa khổ mẫu Marc 21. Nhằm giảm bớt đung lượng của sách, chúng tôi đã lựa chọn và đưa vào nhừng irường thường xuyên sừ dụng. Bên cạnh đó, chúng tôi có đưa vào những ví dụ về tài liệu cùa Việt Nam nhằm giúp cho người dùng dễ dàng sử dụng trong quá trình thực hành biên mục. Cuốn sách gồm 2 chương; Chương 1: Vài nét về lịch sử của khổ mẫu Marc 21. Chương 2: N/ĩw7í^ thành phần của biểu ghi Marc 21 và hướng đẫn nhập tin vào các trường. Ngoài ra, ?rong phần phụ lục chúng tôi có bổ sung các tài liệu hồ trợ thêm cho quá trình biên mục gồm: Báng m ã tòn quốc gia theo chuẩn Marc 21. Bàng raẫ th u vực địa lý iheo chuẩn Marc 21. Bảng rrứ ngôn ngừ theo chuẩn Marc 21. Bảng ký h-ệu tên tác giả và tài liệu. M ột sổ khii Iiiệm cơ bàn trong Marc 21. Do khả năng và thời gian có hạn, lài liệu này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quí độc giả. Mọi chi tiết xin liên hệ theo địa chi Email: nguvenphuc2201 @vahoo.com Hoặc điện thoại: 0918771099 TÁC GIẢ ChLPơng 1 VÀI NÉT VỀ LỊCH sử CỦA KHỔ MẪU MARC 21 I, TRÊN THẾ GIỚI MARC là tìr viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Machine Readable Caialoguing có nghĩa là biên mục đọc bằng máy, ra đời vào thập niên 60 của thế kỷ trước đo sự nỗ lực cùa Thư viện Quốc hội Mỹ. Đây là một khổ mẫu mô tả có cấu trúc dành riêng cho các dừ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử và cho phép máy tính lưu trừ và truy xuất thông tin. Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu irúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường có độ dài xác định được mã hoá và trình bày theo một quy định chặt chẽ. cấu trúc biểu ghi của nó đã tạo ra nhiều khả năng cho việc sắp xếp, chọn lọc, đánh chỉ so, tìm tin, hiệu đính và biên soạn, in ấn các ấn phẩm thư mục, in phích mục lục,... Năm 1964; Thư viện Quốc hội Mỹ bắt đầu triển khai dự án thử nghiệm MARC, nhằm phân phối hàng tuần các băng đọc bằng máy cho 16 thư viện được chọn lọc. Các thư viện này xử lý các băng đọc bằng máy qua các phương tiện thiết bị máy tính cùa bàn thân họ, với yêu cầu chung lúc bấy giờ là sản xuất mục lục bàng máy. Nãm 1967, dự án nối tiếp là MARC II được thực hiện với sự tham gia ban đầu của khoảng 50 thư viện đặt mua băng đọc bằng máy. Phương án MARC II chính thức ra đời vào năm 1968 đă đưa ra một khái niệm rấl quan trọng về trao đổi dừ liệu ưên nhừng vật mang tin từ tính. Cùng năm đó, Thư mục Quốc gia Anh bắt đầu hoạt động sau khi phát triển hệ thống MARC ở Anh và các băng đọc máy cũng được phân phôi cho các thư viện cho đên năm 1969. MARC II đã khắc phục một số hạn chế của M ARC I, làm cho khổ mẫu của biểu ghi linh hoạt và mềm dẻo hơn. M ARC II sử dụng các trường có độ dài thay đổi, mỗi biểu ghi có thể chứa một khối lượng thông tin rất lớn (6.000 ký tự) và một số lượng đáng kể cặc yếu tố dữ liệu. Ngoài các thông tin có trong một m ô tả thư mục đầy đủ theo AACR2, còn có thêm nhiều trường nữa như ký hiệu phân loại thập phân Dewey và ký hiệu phân loại của Thư viện Quốc hội Mỳ (LCC), các chỉ số chủ đề,... Tất cả các yếu lố nàv đều có thể sử dụng làm điểm iruy cập (access point). MARC II cũng dành chồ cho các thông rin bổ sung có tính chât cục bộ như ký hiệu xêp giá và phụ chú vê hiện trạng vôn tàỉ liệu của từng thư viện cụ Ihể. Khổ mẫu MARC được sử dụng cho nhiều loại hình tài liệu như: sách, xuất bản phẩm nhiều kỳ, bản đồ, tài liệu điện tử,... MARC không chi thông đụng trong phạm vi hai nước Anh, Mỹ và còn được sử dụng với những cải biên nhất định ờ các nước như: ú c , Canada, Pháp, Đức, Hà Lan, Nhật, Nam Phi.... Sau khi được chinh lý vào năm 1968, khổ mẫu MARC đã là cơ sờ cho sự ra đời hàng loạt các khô mầu quốc gia như CANMARC cùa Canada. UKMARC của Anh, INTERMARC của Pháp, AUSMARC của ú c , IBERMARC của Tây Ban Nha, ƯNIMARC do Hiệp hội Thư viện Thế giới (IFLA) soạn thảo, MARC của M ỹ được g ọ iIàữ S M A R C ,... Năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỳ và Thư viện Quồc gia Canada đã thống nhất USMARC và CANMARC để tạo thành MARC 21 (Pormat MARC for 21*’ century - khổ mẫu MARC dùng cho thé kỷ 21). Từ đó đến nay, MARC 21 đã trờ thành khổ mẫu nổi tiểng và được sử dụng rộng rãi trên thế giới như một chuẩn quốc tế trong lĩnh vực thông tin - thư viện. Một khối lượng khổng lồ các biêu ghi theo MARC 21 hiện đang được lưu trữ và trao đôi thông tin qua các mục lục liên hợp của Hoa Kỳ (800 triệu biểu ghi), của mạng OCLC (50 tnệu biểu ghi), của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ (20 triệu biểu ghi). Hầu hết các hệ quản trị thư viện lớn và nhỏ trên thị trường đều sử dụng MARC 21 như một lựa chọn chủ yếu. Mói đây hệ thống ISSN quốc tế cũng đã quyết định sừ dụng M ARC 21 ỉàm co sờ để biên mục và trao đổi dừ liệu về các xuất bản phẩm định kỳ trên phạm vi toàn cầu. Hai nhóm chịu trách nhiệm chính về MARC 21 là: - ủ y ban Thông tin Thư mục Đọc máy (Machine Readable Bibliographic Iníormation committee - MARBI) của ALA. - ủ y ban Tư vấn về MARC: gồm các đại diện của các thư viện quốc gia, các tồ chức thư mục, các nhóm cung cấp dịch vụ sản phểm (bán hàĩig). Cùng năm 1997, Thư viện Quốc hội Mỹ đã ban hành tài liệu “MARC 21 - Những đặc tả cho cấu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và phương tiện trao đổi” . Cơ quan ban hành là Văn phòng Phát triển Mạng và chuẩn MARC (Office of Netvvork development and MARC Standard). Các tài liệu hỗ ừợ cho MARC 21 bao gồm: - MARC 21 format for classiĩication data: khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu phân loại. - MARC 21 format for Holdings data: khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu về vốn lài íiệu. - M ARC 21 format for community iníormation: khổ mẫu MARC 21 cho thông tin cộng đồng. - MARC 21 code list for countries: danh mục mã nước. - M ARC 21 code list for geographic: danh mục m ã các khư vực địa lý. - M ARC 21 code list for languages: danh mục m ã ngôn ngữ. - MARC 21 code list for organization: danh mục mã các tổ chức. - M ARC 21 code ỉist for relators, sources and descriptive conveníions: danh mục m ã cho các yếu tố liên quan, nguôn và quy ước mô tả. - MARC 21 speciíications for record structure, character sets and exchange media: các đặc tả cẩu trúc biểu ghi, chuồi ký tự và phương tiện trao đổi. Các thông tin này cũng được cung cấp trên Websiíe của Thư viện Quốc hội Mỹ II. ở V IỆT NAM « ờ nước ta, việc trao đổi dừ liệu nhằm mục đích chia sẻ và tăng cường khai thác thông tin tư liệu trong cả nước hầu như chưa thực hiện được. Một trong những nguyên nhân là chúng ta chưa thống nhất được khổ mẫu trao đổi chung. Trên thực tế, ngoài khổ mẫu được soạn thảo một cách tự phát, một số cơ quan thông tin - íhư viện lớn ở nước la đã làm quen, được tập huấn và tham gia vào lờ nhập tỉn quốc tế như: - Thư viện Quốc gia Việt Nam đã tham gia trao đổi dữ liệu với Chương trình Thông tin - Thư mục Đông Nam Á sau này gọi là chương trình Thông tin - Thư mục Châu Á - Thái Bình Dương (BISA - Bibliographic Iníoưnalion on Southeast Asia) và sử dụng trực tiếp tờ nhập tin theo khổ mẫu AƯSMARC. - Từ năm 1989, Thư viện Bộ Nông nghiệp và Công nghệ Thực phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn) là thành viên của Hệ thống Thông tin Nông nghiệp Quốc tế (AGRIS), nhập tin vào đĩa theo AGRIS. - Từ năm 1993, Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia) với tư cách là Trung tâm Dịch vụ BIEF tại Việt Nam đã tham gia Ngân hàng dừ liệu Quôc tê cùa các nưởc nói tiếng Pháp và sử dụng trực tiếp khổ mẫu CCF/BIEF. Như vậy, chúng ta đã có quan hệ trao đổi dữ liệu thư mục song phương và sử dụng các khổ mẫu trao đổi khác nhau có liên quan đến 8 MARC, nhưng chúng ta đều phải nhập tin hai lần cho cùng một tài liệu để đưa vào cơ sở dữ liệu trong nước và nước ngoài. Chúng ta chưa có chương trình chuyển đồi các biểu ghi theo khổ mẫu tự tạo trong nước sang khổ mẫu quốc tế. Theo kiến nghị của nhiều cơ quan thông tin - thư viện trong nước, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (Nacesti) đã đầu tư nghiên cứu về một khổ mẫu trao đổi chung và thông qua một đề án liên quan đến vẩn đề này. Chủ trương này hoàn toàn phù hợp với trình độ và những thành tựu áp dụng lin học và viễn ihỏng vào hoại động thông tm - thư viện đã đạt đuợc ờ IIUỚC ta. Cụ thể là hầu hết các cơ quan thông tin - thu viện bộ, ngành và tinh, thành phố đã tin học hóa; một số đơn vị lớn đã nối mạng cục bộ, mạng diện rộng và mạng toàn câu Internet. Để tạo lập một khổ mẫu chung có tính thuyết phục thì cần biên soạn lại khổ mẫu dựa trên nền tảnẹ của một khổ mẫu quốc tế. Nhưng thực tế, chúng ta đã dành quá nhiều thời gian để tranh luận với nhau ià nên sử dụng khả mẫu UNIMARC hay MARC 2 ỉ làm nền íảng cho khổ mẫu của Việt Nam. Từ Hội thảo “Hệ thống và tiêu chuẩn cho thư viện Việt Nam” do Viện Công nghệ Hoàng gia Melboume tổ chức vào ngày 26-28 tháng 9 năm 2001 tại Hà Nội với một khuyến nghị là thông qua MARC 21 như là một khổ mẫu thư mục chuẩn cùa Việi Nam. Tiếp đến là hội thảo quốc gia về MARC Việt Nam được tổ chức vào ngày 22-23 tháng 11 nãm 2001 tại Trung tâm Thónệ tin Khoa học. và Công nghệ Quốc gia, đa số ý kiến trong hội thảo đều thống nhất rằng nên chọn MARC 21 làm cơ sở xây dựng MARC Việt Nam. Việc nghiên cứu và triển khai áp dụng MARC 21 đã đưọc thực hiện ờ các cơ quan thông tin - thư viện lớn ờ nước ta. Từ đề án cấp cơ sở của Trung tâm Thòng tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia mang tên: Hoàn thiện khổ mẫu VN MARC dẫn đến ra đời ‘Tài liệu hướng dẫn sừ dụng MARC 21 VN rút gọn” (còn đang ở dạnẹ bản thảo). Bên cạnh đó phải kê đên tài liệu “Những kiên thức cơ bản vê MARC 21” của tác già Mary Mortimer đo Công ty Nam Hoàng dịch. Đến nay đã có rất nhiều các buổi tập huấn về M ARC 21 do Công ty Nam Hoàng thực hiện và các lớp đào tạo do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia tổ chức trong khuôn khổ của Dự án Thư viện điện tử - Thư viện số tại Thư viện Quốc gia Việt Nam và hệ thống thư viện công cộng. Các lớp về biên mục theo MARC 21 củng được thực hiện trong khuôn khổ dự án Thư viện Đại học do Ngân hàng Thế giới (World Bank) lài trợ. Một số công ty phần mềm ở Việt Nam như: CMC, Tinh Vân, Nam Hoàng, Lạc V iệt,... đã nhanh chóng ứng dụng MARC 21 ttong môđun biên mục của mình và các công ty này cũng đã cung cấp các tài liệu hướng dẫn biên mục đến các thư viện có sử dụng phần mềm thư viện m à họ đã bán. Tuy nhiên, việc dịch các thuật ngừ, tên trường, trưcmg con và các giá trị của chi ỉhị trong các tài liệu hướng dẫn và các phần mềm chưa được chuẩn xác và thống nhất theo đúng nguyên ban cua MARC 21. Ngày 18 tháng 08 năm 2004, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia đã tổ chức Hội thảo khoa học “M ARC 21 rúr gọn cho dữ liệu thư mục” . Mục đích của hội thảo là nhằm nhận được các ý kiến đóng góp của các chuyên gia biên mục để hoàn thiện bàn thảo tài liệu “MARC 21 rút gọn: dùng cho các cơ quan thông tin, thư viện Việt Nam” trước khi xuất bản và đưa vào sừ dụng. Vào ngày 10 và 11 tháng 12 năm 2004, Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia đã tổ chức hội thảo “Áp dụng MARC 21” . Hội thảo đã ncu lên một số vấn đề thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng MARC 21. Chính trong hội thảo này tài liệu “MARC 21 rút gọn cho dữ liệu thư mục” đã được chính thức xuất bản và tài liệu này đã được chình lý và tái bản vào năm 2005. Trên cơ sở đó, chúng ta đã có một khổ mẫu biên mục thống nhất mà cộng đồng thông tin - thư viện Việt Nam hằng mong mòi bao năm nay. Ngày 07 tháng 05 năm 2007, Bộ Vãn hóa - Thông tin (nay là Bộ Vặn hóa - Thể thao và Du lịch) đã có công vãn số: 1598/3VHTT- TV về việc áp đụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam. Công văn đã khẳng định: “Từ ngày 01/06/2007 các thư viện đã có đủ điều kiện về kinh phí, trang thiết bị và đội ngũ cán bộ sẽ chuyển sang áp dụng DDC, MARC 21, AACR2”. 10 Chương 2 n h ũ n g t h à n h ph ầ n c ủ a b iể u g h i m a r c 21 VÀ HƯỚNG DẪN NHẬP TIN VÀO CÁC TRƯỜNG I. MÔ TẢ NHỮNG THÀNH PHẦN CỦA BIỂU GHI MARC 21 Biểu ghi M ARC 21 bao gồm 3 thành phần chủ yếu: đầu biểu, danh mục và các trường có độ dài biến động. Những thông tin sau ớâỵ giới thiệu tóm tắi nhửng thành phần một biểu ghi MARC 21. Để biểt chi tiết hơn xin xem trong tài liệu Đặc ĩả MARC 21 cho cẩu trúc biểu ghi, bảng mã ký tự và môi trường trao đổi trong website 1. Đầu biểu (leader) Đầu biểu cung cấp những yếu tố dừ liệu cung cấp thông tin cho việc xừ lý biểu ghi. Các yếu tổ dũ liệu chứa các con số hoặc các ký tự mã hóa và được xác định bời vị trí tương đối. Cụ thể, đầu biểu gồm 24 ký lự tương ứng với 24 vị trí, mỗi vị trí này được gán cho một ý nghĩa xác định và thể hiện bằng một mã (chừ in thường, chữ sổ hoặc khoảng trống) ch o la b iết các thông tin về trạnẸ thái và các thuộc tính củ a biểu ghi. Đầu biểu là tmòmg đầu tiên của biểu ghi MARC 21. > VỊ trí ký tự 00 - 04: Độ dài logic của biểu ghi Vị trí ký tự độ dài logic của biểu ghi là sổ lượng ký tự của toàn bộ biểu ghi, kể cả nhừng ký hiệu kết thúc truờng và kếl thúc biểu ghi. Do có 5 vị Irí, độ dài tối đa cOa biểu ghi sẽ ià 99999. Dữ liệu này do hệ thống máy lính lự động tạo ra. Người nhập tin không phải nhập trường này. > Vị trí ký tự 05: Tình trạng (trạng thái) biểu ghi Vị trí ký lự tình trạng biểu ghi chứa mã chữ cái một ký lự thể hiện quan hệ cùa biểu ghi trong cơ sờ dừ liệu, phục vụ cho mục đích bảo trì và cập nhật dữ liệu. 11 Sừ dụng các mã sau để chi thị tình trạng biểu ghi như sau: c = Biểu ghi đã sửa đổi (corrected record) Mã c cho biết đã có sự sừa đổi, bổ sung đối với biểu ghi. Sự sửa đổi, bổ sung này không thay đổi mã cấp mô tà ở vị trí ký tự đầu biểu 17 của biểu ghi. d = Biểu ghi bị xóa (deleted record) Mã d cho biết biểu ghi đã bị xóa. n = Biểu ghi mói ('new record) Mã n cho biết đây ỉà biểu ghi mới được nhập. > Vị trí ký tự 06: Loại biểu ghi Vị trí ký lự loại biểu ghi chứa m ã chừ cái một ký tụ để phán biệt biểu ghi MARC 21 được tạo ra cho những dạng nội đung và tài liệu khác nhau. Mã này cũng được sừ dụng để xác định mức độ thích hợp và tác dụng của một số yếu tố dừ liệu trong biểu ghi. ở đây, không có mã Loại biểu ghi cho tài liệu vi hình, bất luận là bản gốc hay phiên bản, không được xác định như những loại biểu ghi khác nhau. Đặc tính dạng nội dung được mô tà bằng mã này làm mấl hiệu lực đặc tính vi hình của tài liệu. Tập tin được xác định là có Loại biểu ghi khác chỉ khi chúng thuộc về một sổ dạng nguồn điện tử nhâl định. Trong irường hợp tập tin chứa dừ liệu có thê được mô tà bằng mã khác (như vãn bàn, bản nhạc, bản đồ ,...) sẽ không sử dụng m ã dành cho tập lin của tài liệu. Việc xác định mã cho một thực thể thư mục gồm nhiều dạng được xác định từ giá trị a đến t. a = Tài liệu ngôn ngữ (văn bản) Mã a cho biết nội dung của biểu ghi là tài liệu ngôn ngữ, không phải bản thảo chép tay. Mã a cũng được sử dụng cho tài liệu vi hình và điện tử có bản chất là văn bàn, không phụ thuộc vào việc nó được tạo ra từ 12 tài liệu in hay là bản gổc. Tài liệu ngôn ngữ dạng bản thào, viết tay sử dụng mã t. c = Bản nhạc in Mã c cho biết nội dung cùa biểu ghi là bản nhạc in, vị hình hoặc điện từ. d = Bản nhạc viết tay Mã d cho biết nội dung của biểu ghi !à bản thào bàn nhạc hoặc dạng vi hình của bản ihảo bản nhạc. e = Tài liêu bản đồ iné M ã e cho biết nội dung của biểu ghi là bán đồ, không phải là dạng vẽ tay hoặc dạng vi hình của tài liệu bản đồ (không phài bản thảo). Mã này sừ dụng cho bàn đồ, atlat, địa cầu, bản đồ số (điện tử) và các loại bản đồ khác. f = Tài liệu bản đồ vẽ tay (bản thảo bản đồ) Mã f cho biết nội đung cùa biểu ghi là về bản thảo bản đồ hoặc dạng vi hình của tài liệu bản thảo bản đồ. g = Tài liệu chiểu hình hay video Mã g cho biết nội dưng của biểu ghi là phim, băng ghi hình, phim đèn chiếu, tấm phim đèn chiếu. Các tài liệu này được tạo ra với mục đích để chiếu hình khi xem. Tài liệu dùng cho máy chiếu overhead cũng được xếp vào dạng này. i = Băng hoặc đĩa ghi âm không phải nhạc Mã i cho biết nội dung cùa biểu ghi là ghi âm không phải là âm nhạc như: ihuyết trình, diền văn,... J - Băng hoặc đĩa ghi âm là nhạc Mã j cho biết nội dung của biểu ghi là tài liệu ghi âm âm nhạc 13 k = Tài liệu đồ họa hai chiều không chiếu Mà k cho biết nội dung của biểu ghi là tài liệu đồ họa hai chiều như thẻ chórp nhoáng, biểu đồ, đồ họa máy tính, bản vẽ, tranh, phim âm bản, phim dương bàn, ảnh. bưu ảnh, áp phích, bản vẽ kỹ ihuật. âm bản phim nhựa, các loại bản sao của những loại trên,... m = T ập tin (tài liệu đa phưcmg tiện - mullimedia) Mã m cho biết nội đung của biểu ghi là một lóp nguồn điện từ bao gồm: phần mềm, dừ liệu số, lài liệu đa phương tiện sử dụng máy tính, các hệ thống và dịch vụ trực tuyến. Đối với những lớp lài liệu này nếu có khả năng (Ịuan trọng cần. xếp sang phạm ưù khác (vỊ trí ký tự đầu biểu/06) thì sử dụng mã của khía cạnh quan trọng này. Chẳng hạn như tập tin dừ liệu bản đồ dạng vectơ thì không được xếp vào loại điện tử mà xếp vào bản đồ. Những lớp nguồn điện từ khác được mã hóa theo khía cạnh quan trong nhất cùa chúng. Trong trường họp có nghi ngờ hoặc nếu khía cạnh quan trọng nhất không thể xác định được thì tài liệu sẽ được xếp vào tập tin. o = Bộ tài liệu (kit) Mã o cho biết nội dung của biểu ghi là về một hồn hợp gồm nhiều thành phần được xuất bản như một đơn vị và định hướng chủ yếu dành cho mục đích hướng dẫn. Không có một thành phần nào trong hỗn hợp này được xác định là dạng trội hơn. Thí dụ về bộ tài liệu ỉà gối tài liệu chọn lọc làm tài liệu giáo trình nghiên cứu xã hội học (sách, bài tập, lài liệu hướng dẫn, tài liệu hướng dẫn thực hành,...) hoặc bộ tài liệu kiểm tra đào tạo (câu hỏi kiểm tra, các câu trả lời, hướng dẫn chấm điểm, biểu đồ chấm điểm, tài liệu hướng dẫn,...)- 14 p = Tài liệu hồn họp M ã p cho biết nội dung có nhiững tài liệu quan trọng ờ hai hoặc nhiều dạng khác nhiau nhưng liên quan đến một vấn đề, đối tượng được con ngưòi tập hợp lại. Mục đích của sự tập hợp này khiông phải là hướng dẫn. Dạng này gồm các phông lưu trừ, suu tập bàn thào của các dạng tài liệu như vàn bàn. ảnh, âm thanh, ... r = Vật thể nhân tạo hình khối, vật chế tác hoặc đồ vật ba chiều tự nhiên M ã r clio biếi. nội dung của b iể j ghi /ề vật thể nhân tạo hình khối, vật chế tác hoặc đồ vật ba chiều tự nhiên. Đây là những vật thể do con người tạo ra như các mô hình, sơ đồ, trò chơi, mô phỏng, tượng các tác phẩm nghệ thuật ba chiểu, vật trưng bày, máy móc, quần áo, đồ chơi,... Mã này cũng áp dụng cho các đối tượng thường gặp trong tự nhiên như các tiêu bản kính hiển vi, các bản mẫu được trưng bày khác. t = Tài liệu bản thảo ngôn ngũ' Mã t cho biết nội dung cùa biểu ghi là tài liệu bản thào ngôn ngừ hoặc vi hình của tài liệu bản thảo ngôn ngữ. Dạng này được áp dụng cho những loại tài liệu văn bản được viết lay, đánh máy hoặc bản in từ máy tính được tạo ra bằng tay hay bằng bàn phím. Vào thời điểm tài liệu được tạo ra nó có mục đích chủ yếu hoặc rõ ràng hoặc ngầm hiểu là bản duy nhất. Thí dụ về loại này bao gồm phác thào được đánh đấu hoặc sừa chữa, bản morat, bản thảo sách, tài liệu pháp lý hoặc những luận án, luận vãn không in. > VỊ trí ký tự 07: cấp thư mục Vị trí ký tự Cấp thư mục chứa một ký tự dạng chữ cái để cho biết cấp độ thư mục của biểu ghi. 15 a = Mã a cho biết đơn vị thư mục chuyên idiảo đang mô tả ià được kèm theo hoặc được chứa bên ưong một đơn vị thư mục chuyên khảo khác, việc tìm lại đơn vị hợp thành này phụ ihuộc vào việc xác định vật lý và vị trí của đối tượng của tài liệu chù. Thí dụ về quan hệ của đơn vị họ^ thành cùa chuyên khảo với đối tượng chủ yếu bao gom một chưcmg trong một quyển sách, một bản nhạc trong một đĩa nhạc, một bản đồ trong một tập bản đồ. Biểu ghi thư mục của phần hợp thành chứa những trưòng mô tà phần hợp thành và dừ liệu được xác định thông tin tài liệu chù (ffường 773 - nguồn trích). b s Phần họp thành của xuất bản phẩm nhiều kỳ (Mô lả trích báo, tạp chO M ã b cho biết đcm vị thư mục nhiều kỳ được mô tả là liên kết một cách cơ học hoặc chứa trong một đơn vị xuất bản phẩm nhiều kỳ khác m à việc tìm lại đơn vị hợp thành phụ thuộc vào việc xác định vật lý và vị trí của tài liệu chủ. Thí dụ về phần hợp thành của xuất bản phẩm nhiều kỳ với tài liệu chủ tương ứng là chuyên mục hoặc bài chuyên đề trong một xuất bản phẩm nhiều kỳ. Biểu ghi thư mục của phần hợp thành xuất bàn phẩm nhiều kỳ chứa trường mô tả phần hợp thành và dữ liệu xác định thông tin tài liệu chủ (trường 773 - nguồn tnch). c = Sưu tập M ã c cho biết đây là một sưu tập tự tạo nhiều phần được lạo ra từ những thành phần trước đây không được xuất bản, phổ biển hoặc sản xuất ra cùng nhau. Biểu ghi mô tả những đơn vị được xác định bằng nguồn gốc chung hoặc sự thuận tiện hành chính nhằm hồ trợ mức toàn điện cao nhất của hệ thống. Phần hợp thành của chuyên khảo (M ô tà trích sách) 16 d s Tiểu phần Mã d cho biết đây là một phần của sưu tập, đặc biệt là một đơn vị lưu trữ được mò tả chung ờ đâu đó trong hệ thống. Một liểu phần có thể là một tài liệu, một bộ hồ sa, một làng thư lưu trừ, một phân nhóm, một sưu tập con. Biểu ghi mô tả tiểu phần chứa trường mô tả tiểu phần và dữ liệu mô tà tài liệu chủ. m = Chuyên khảo (Monographic) Mã in ciio biế: đổ' iưtm^ !à niột clon vị hoỉ.n chỉnh như sách mộl tập hoặc nhiều tập. s = Xuất bản nhiều kỳ (serỉal) Mã s cho biết đối tượng thư mục được xuẩt bàn thành nhừng phần kế tiếp nhau có định danh về số thứ tự, thời gian và có ý định liếp tục một cách không xác định. Xuất bản phẩm kế liếp nhau bao gồm xuất bản phẩm định kỳ như báo, tạp chí, thông báo thường xuyên các hội nghị, tùng thư chuyên khảo có đánh số thứ tự ,... > Vị trí ký tự 08: Dạng thông tin kiễm soát # = Không xác định Mã # (hoặc khoảng trống) cho biết không có thông tin. > Vi trí ký tư 09: Bô mã ký tư• V • « V Á VỊ irí ký tự này chứa mã xác định bộ mã ký lự sừ dụng trong biểu ghi. Sơ đồ bộ mã ký tự được sử dụng ảnh đến số bit cần thiết cho một ký tự, thay thế những ký tự không phải khoảng trống và sụ sừ dụng những chuỗi ký tự thoát có thể ảnh huờng đến mục ký tự. Thông tin chi tiết về bộ mã ký tự sử dụng trong biểu ghi Marc 21 được nêu trong cuốn sách "Đặc tả Marc 21 cho cẩu trúc biếu ghi, bộ mã ký tự và vật mang tin trao đ ổ i”. 17 # = M A R C - 8 Mã # (khoảng trổng) cho biết bộ mã ký tự sử dụng trong biểu ghi là mã 8 bit mô tả trong cuốn sách “Đặc tả Mar-C 21 cho cẩu trúc biểu ghi, bộ mã ký tự và vật mang tin trao đổi a = usc/ UNICODE Mã a cho biết bộ mã ký tự sử dụng trong biểu ghi là bảng mã vạn năng usc (ISO 10646) hoặc Unicode. > Vị trí ký tự 10: số lượng chỉ thị Vị trí ký tự số lượng chì thị chứa mã mội ký tự có ẹiá trị bằng số chỉ thị thưcmg gặp trong các irường dữ liệu có độ dài biến động (Vị trí ký tự chi thị chứa mội niã cung cấp thông tin để diễn giải hoặc bổ sung thông tin về dữ liệu chửa irong biểu ghi). Trong Marc 21, số lượng chì thị ìuôn luôn là 2. Giá trị 2 do hệ thống máy tính tự động lạo ra. > Vị trí ký tự 11: số ký tự mã trường con Vị trí ký tự số ký tự mã trường con chứa mã một ký tự có giá trị bằng số vị tn ký tự sử dụng cho một mã trường con trong trường có độ dài biến động. Mồi yếu tố dữ liệu trong một trường con được xác định bang một mã trường con. Một mã trường con bao gồm một dẩu phân cách và một ký tự dạng chữ hoặc sổ; do đó, vị trí này luôn luôn là 2. Giá trị 2 do hệ ihống máy tính lự động lạo ra. > Vị trí ký tự 12 - 16: Địa chỉ cơ sở (gốc phân) của dữ liệu Vị trí ký lự địa chì cơ sở của dừ liệu chứa con sổ dài 5 ký tự cho biết vị trí ký tự đàu tiên cùa trường kiểm soát có độ dài biến động trong biểu ghi. Những con sổ này chính là cơ sở để tính toán vị tn bắl đầu cùa các trường khác tronậ danh mục. Địa chi cơ sờ cùa dữ liệu bằng lổng sổ độ dài của đầu biéu và danh mục, tính cả dẩu phân cách ở cuối danh mục. Những con số chi độ dài được căn phải và những vị tn không sừ dụng đuợc thay bằng sổ 0. Những con số này do máy tính tự động tạo ra. 18 > Vị trí ký tự 17; cấ p độ mô tả Vị trí ký tự cấp độ mô tả chứa một rnã (một ký tự) cho biết mức độ đầy đủ của thông lin thư mục hoặc định đanh nội dung trong biểu ghi. # = Cấp đẩy đủ Mã # (khoảng trống) cho biết đây là biểu ghi Marc cấp đầy đủ nhấl. Thông tin sừ đụng trong việc tạo lập biểu ghi theo nguyên tấc trực diện (có tài liệu trong tay). 1 - Cấp đầy đủ. tài liệu khôní ^có trong tĩpy Mã 1 cho biết đây là biểu ghi Marc có mức độ đầy đủ sau cấp đầy đủ nhất. Thông tin sừ dụng trong tạo lập biểu ghi được rúl ra từ một mô tả tài liệu gốc (từ trong mục lục hoặc thư mục). Các thông lin mô tả được sử dụng để nhập vào biểu ghi. nhưng không có tài liệu gốc trong tay. Mã 1 được sử dụng chủ yếu trong việc chuyển đổi biểu ghi từ nguồn khác. 2 = Cấp không đầy đú, tài liệu không có trong tay Mã 2 cho biết đây là biểu ghi Marc cấp không đầy đủ được tạo ra từ một mô tả tài liệu gổc (lừ 1 phiếu mô tà trong mục lục hay 1 bản mô tà trong thư mục) mà không kiểm ira lại bằng tài liệu gốc. Mọi điểm truy cập được chuyển sang từ bản mô tả; các đề mục có kiềm soát không nhất thiểt là mới nhất. Mã 2 có thể được sừ đụng tron^ việc chuyển đổi một phần các yếu tố dữ liệu trên phiếu mục lục sang khồ mầu Marc. 3 = Cấp viết tắt Mã 3 cho biết đây là biểu ghi ngắn không đáp ứng các đặc tả của cấp biên mục tối thiểu. Các tiêu đề trong biểu ghi có Ihể phản ánh những quy định mẫu đã được thiết lập đến mức mà nó đà có khi biểu ghi được tạo ta. 19 4 = CấpcốtlỄõi Mã 4 cho' biết đây là biểu ghi có cấp độ cao hcm cấp tối ihiểa nhưnp thấp hoTi cấp đầy đủ, đáp ứng tiêu chuẩn cốt lõi vế mức độ đầy đủ của biên mục. 5 = Cấp sơ b ộ Mã 5 cho biết đây là biểu ghi biên mục sơ bộ đang trong quá trình tạo lập biểu ghi này không được coi là biểu ghi đ ã hoàn thành. Biểu ghi này chỉ có the dùng để bổ sun.g tài liệu. 7 = Cấp tối ttiiểu Mã 7 cho biết đây là biểu ghi biên mục cấp tối thiểu thòa mãn nhừng yêu cầu biểu ghi biên mục tối thiếu quốc gia Hoa Kỳ. Mã này dùng cho Thư mục Quốc gia Hoa Kỳ. 8 = Cấp ắn phẩm tiền xuất bản Mã 8 cho biết đây là biểu ghi có cấp ẩn phẩm tiền xuất bản. Nó bao gồm những biểu ghi được tạo ra trong việc biên mục các ấn phẩm mới sắp được xuất bàn. u = Không biết M ã u thể hiện lình trạng khi lổ chức gừi hoặc nhận dừ liệu có mã cục bộ ở vị ưí đầu biểu (vị trí 17) không cho phép xác định được cấp độ biểu ghi. Mã u sẽ thay thế cho mã cục bộ, mã này không được sử dụng cho biểu ghi mới được tạo ra hoặc được cập nhật. z = Không áp dụng M ã z cho biết cơ chế phân loại cấp độ biểu ghi không áp dụng cho biểu ghi hiện tại. > Vị trí ký tự 18: Quy tắc biên mục áp dụng VỊ trí ký tự guy tấc biên mục áp dụng chứa một mã là một ký tự dạng chừ cái để cho biết đặc trưng của dữ liệu mô tà trong biểu 20 ghi thông qua các chuẩn biên mục. Mã cho) tãết phần mô tả của biểu ghi tuân thủ quy tắc Mô tả thư mục quốc- tế (ISBD) hoặc Quy tắc biên mục Anh “ Mỹ (AACR2). # = Không phải quy tắc ISBD Mã # (khoảng trống) cho biết biểu ghi không được tạo lập dựa theo quy lắc ISBD. Nó được sử dụng cho những biểu ghi không tuân i:hủ các thực tiền biên mục hoặc các dấu phân cách thieo ISBD. Thí dụ quy tắc biên mục không tuân ihủ quy ước cùa ISBD như: Quy tắc biên mục, tiêu đề nhan đề và tác giả (1908); Ọuy tắc biên mục, tiêu đề nhan để và tác giả cùa Hội Thư viện Hoa Kỹ (1941); Quy lic biên mục, tiêu đề nhan đề và tác giả của Hội Thư viện Hoa Kỳ (1949); Quy tấc biên mục Anh - Mỹ xuất bàn !ần 1 (AACRl). a = Biểu ghi tuân thủ quy tấc AACR2 Mã a cho biết biểu ghi được tạo lập theo Quy tắc biên mục Anh-Mỹ (AACR2). i = Biểu ghi tuân thủ quy tắc ISBD Mã i cho biết biểu ghi đã được áp dụng theo Quy tắc ISBD. u == Không rõ quy tắc mồ ta Mã u thể hiện tình trạng khi tổ chức gừi hoặc nhận dữ liệu có mã ờ vị irí irường đầu biểu (vị trí 18) không cho phép xác định biên mục được thổ hiện trong biểu ghi. Mã này không được sử dụng cho biểu ghi mới được tạo lập hoặc được cập nhật. > Vị trí ký tự 19: Yêu cầu về biểu ghì liên kết Vị irí ký tự yêu cầu biểu ghi liên kểl chứa mà một ký tự dạng chữ cái để cho biết hiệu lực một phụ chú chứa các thông tin định danh tối thiểu có thế được tạo ra từ một trường tiêu đề liên kết (76X-78X) trong 21 biểu ghi mà không cần truy cập những biểu ghi liên kết. Những thông tin định danh ca bản có thể bao gồm tiêu đề chính, tiêu đề và nhan đề, ỉiêu đề chính là nhan đề đồng nhất, tiêu đề chính dưới nhan đề đồng nhất, nhan đề, nhan đề đồng nhất, số báo cáo chuẩn, số báo cáo,.., # = Không yêu cầu biểu ghi liên kết Mã # (khoảng trống) được sử dụng khi: 1. Trường tiêu đề liên kết (76X-87X) không có dữ liệu. 2. Mọi trường tiêu đề !iên kết trong biểu ghi chứa thông tin định danh cơ bàn hoặc trường phụ chú về sự đay đù của tiêu đề liên kết (580) chứa thông tin định danh cơ bản. 3. Trường tiêu đề li