Phương hướng và giải pháp hoàn thiện bộ máy quản trị của Công ty cổ phần Lắp máy điện nước và Xây dựng

phải có bộ máy quản trị gọn nhẹ, năng động và linh hoạt phù hợp với qui luật của nền kinh tế thị trường cổ phần hoá bộ phận DNNN là điều kiện tất yếu khách quan. Sau một thời gian nghiên cứu, học tập, trang bị kiến thức tại trường và qua thời gian thực tập nghiên cứu thực tếtại công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội. Tôi đã chọn đề tài: “Phương hướng và giải pháp hoàn thiện bộ máy quản trị của Công ty cổ phần Lắp máy điện nước và Xây dựng”. Mặc dù đã làm hết sức mình nhưng đây là vấn đề tương đối mới mẻ, vì vậy chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự thông cảm của các thầy cô giáo trường Đại học KTQD Hà nội và tập thể cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng. Ngoài lời mở đầu và kết luận chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm 3 phần: Phần thứ nhất: Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý Phần thứ hai: Thực chất của tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng. Phần thứ ba: Một số ý kiến về phương và hoàn thiện bộ máy quản trị của công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng. Xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo và tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng. Xin chân thành cảm ơn sự nhiệt tình dạy dõ của tập các thầy, cô giáo trường Đại học KTQD Hà Nội đặc biệt là PGS. TS. Nguyễn Kế Tuấn đã nhiệt tình hướng dẫn, giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Phần thứ nhất Một số vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý I/ Thực chất của quản lý và những nội dung cơ bản của quản lý. 1. Thực chất của quản lý. Quản lý là sự tác động liên tục, có tổ chức, có hướng đích của chủ thể quản lý lên tập thể những người lao động trong hệ thống và khách thể quản lý, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội nhằm đạt được mục tiêu quản lý đề ra theo đúng luật định và thông lệ hiện hành. Thực chất của quản lý là quản lý con người trong hoạt động kinh tế, thông qua đó sử dụng có hiệu quả nhất mọi tiềm năng và cơ hội của hệ thống. 2. Những nội dung cơ bản của quản lý. Quản lý có các nội dung cơ bản sau: 2.1. Cơ sở lý luận và phương pháp luận của quản lý. 2.1.1. Lý thuyết hệ thống: là tập hợp các bộ môn khoa học (sử học, kinh tế học, sinh học, logic học, toán học, tin học...) nhằm nghiên cứu và giải quyết các vấn đề theo quan điểm toàn thể. ã Quan điểm toàn thể: là quan điểm nghiên cứu giải quyết vấn đề một cách có căn cứ khoa học, hiệu quả và hiện thực. ã Hệ thống: Là các phần tử có mối quan hệ và liên hệ với nhau, có sự tác động chi phối lên nhau theo các qui luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. Từ đó làm xuất hiện những thuộc tính mới gọi là “tính trồi” của hệ thống mà từng phân tử riêng lẻ không có hoặc có nhưng không đáng kể. Ta có thể liên hệ một doanh nghiệp chính là một hệ thống các phân từ khác nhau của các yếu tố sản xuất kinh doanh được kết lại theo qui luật doanh nghiệp, mà tính trồi của nó là hiệu quả hoạt động chung lớn hơn của doanh nghiệp so với kết quả của từng cá nhân, từng yếu tố riêng rẽ của doanh nghiệp cộng lại. Điều này có nghĩa là 1 + 1 = 2 (nếu chưa có hệ thống) nhưng lại trở thành 1 + 1 >2 khi kết lại thành hệ thống. ã Cơ cấu của hệ thống: là hình thức cấu tạo bên trong của hệ thống, bao gồm sự sắp xếp trật tự của bộ phận các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo cùng một dấu hiệu nào đấy. 2.1.2. Các nguyên tắc trong quản lý. ã Khái niệm: Các nguyên tắc quản lý là các quy tắc chỉ đạo những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản lý và các nhà lãnh đạo phải tuân thủ trong quá trình quản lý. Bao gồm các nguyên tắc sau: - Thống nhât lãnh đạo chính trị và kinh tế - Tập trung dân chủ - Kết hợp hài hoà các loại lợi ích xã hội. - Tiết kiệm và hiệu quả - Phân hoá tối ưu. - Nắm đúng khâu xung yếu - Kiên trì mục tiêu ý định. - Chuyên môn hoá - Khéo che dấu ý đồ - Xử lý tốt các mối quan hệ đối ngoại 2.1.3. Các phương pháp quản lý nội bộ. ã Khái niệm: Các phương pháp quản lý là tổng thể các cách thức tác động có thể có và có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý đề đạt được các mục tiêu đã đề ra. ã Các phương pháp quản lý nội bộ. - Các phương pháp tác động lên con người bao gồm. 1/ Các phương pháp hành chính: là các phương pháp tác động dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý là các tổ chức trực tiếp của chủ thể quản lý lên tập thể những người lao động dưới quyền bằng các quyết định dứt khoát, mang tính bắt buộc, đòi hỏi người lao động chấp hành nghiêm chỉnh nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời đích đáng. Vai trò của các phương pháp hành chính rất to lớn, nó xác lập trật kỷ cương làm việc trong hệ thống, khâu nối các phương pháp khác lại thành một hệ thống, dấu được bí mật ý đồ hoạt động, giải quyết các vấn đề đặt ra trong quản lý rất nhanh chóng. Các phương pháp hành chính tác động vào đối tượng theo hai hướng. - Tác động về mặt tổ chức và tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý. + Tác động về mặt tổ chức chủ thể quản lý ban hành các văn bản qui định về qui mô, cơ cấu, điều lệ hoạt động, tiêu chuẩn nhằm thiết lập tổ chức và xác định những mối quan hệ hoạt động trong nội bộ. + Tác động điều chỉnh hành động của đối tượng quản lý, chủ thể quản lý đưa ra những chỉ thị mệnh lệnh hành chính bắt buộc cấp dưới thực hiện những nhiệm vụ nhất định hoặc theo những phương hướng nhất định nhằm đảm bảo cho các bộ phận trong hệ thống hoạt động ăn khớp và đúng hướng, uốn nắn kịp thời những lệch lạc rủi ro có thể xảy ra. - Sử dụng các phương pháp hành chính đòi hỏi các cấp quản lý phải nắm vững những yêu cầu chặt chẽ sau đây: + Một là: quyết định hành chính phỉa có hiệu quả cao khi quyết định đó có căn cứ khoa học, được luận chứng đầy đủ về mặt kinh tế. Khi đưa ra một quyết định hành chính phải cân nhắc, tính toán đến các lợi ích kinh tế. Ngoài ra quyết định phải hiểu rõ tình hình thực tế, nắm vững tình huống cụ thể. Khi đưa ra quyết định hành chính phải có đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. + Hai là: Khi sử dụng phương pháp hành chính phải gắn chặt quyền hạn và trách nhiệm của người ra quyết định. Mỗi bộ phận mỗi cán bộ khi sử dụng quyền hạn của mình phải có trách nhiệm về việc sử dụng các quyền đó. 2/ Các phương pháp kinh tế: là các phương pháp tác động vào đối tượng quản lý thông qua lợi ích kinh tế, để cho đối tượng quản lý tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ. Đặc điểm của các phương pháp kinh tế là nó tác động lên đối tượng quản lý không bằng cưỡng bức hành chính mà bằng lợi ích, tức là chỉ tiêu đề ra mục tiêu nhiệm vụ phải đạt, đưa ra những điều kiện khuyến khích về kinh tế, những phương tiện vật chất có thể sử dụng để họ tự tổ chức việc thực hiện nhiệm vụ. Khi sử dụng phương pháp kinh tế chủ thể quản lý phải biết tạo ra những tình huống, những điều kiện để lại lợi ích cá nhân và tập thể phù hợp với lợi ích chung của hệ thống. - Sử dụng phương pháp kinh tế cần chú ý một số vấn đề sau: + Một là: dùng phương pháp kinh tế luôn luôn gắn liền với việc sử dụng các đòn bảy kinh tế như giá cả, lợi nhuận, tín dụng, lãi suất, tiền lương, tiền thưởng... nó liên quan chặt chẽ đến các quan hệ hàng hoá - tiền tệ. + Hai là: Dùng phương pháp kinh tế phải thực hiện sự phân cấp đúng đắn giữa các quản lý. + Ba là: Sử dụng p hương pháp kinh té đòi hỏi cán bộ quản lý phải có một trình độ và năng lực về nhiều mặt phải hiểu biết và thông thạo nhiều kiến thức và kinh nghiệm quản lý, đồng thời phải có bản lĩnh tự chủ vững vàng. 3/ Các phương pháp giáo dục: Là các cách tác động vào nhận thức và tình cảm của người lao động nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ. Trên đây trình bày 3 phương pháp quản lý mỗi phương pháp quản lý đều có ưu và nhược điểm riêng vì vậy cần phải két hợp lại để bổ sung cho nhau. Trong 3 phương pháp trên nên đặc biệt coi trọng phương pháp kinh tế. ã Các phương pháp tác động lên các yếu tố khác của hệ thống. Đó là phương pháp quản lý đi sâu vào từng yếu tố chi phối lên các đầu vào của quá trình quản lý các phương pháp quản lý này mang tính nghiệp vụ gắn liền với tính kỹ thuật và thường gắn với phương pháp toán kinh tế nó là một loại công cụ không thể thiếu trong việc lựa chọn các phương pháp quản lý ngày nay. 2.1.4. Các phương pháp tác động lên các hệ thống khác (bên ngoài) Đó là các tác động bên ngoài hệ thống, nó không thể sử dụng các tác động trực tiếp như để sử dụng trong nội bộ, mà tuỳ thuộc vào mối tương quan lệ thuộc và phụ thuộc cụ thể diễn ra như thế nào (mình lệ thuộc họ hay họ lệ thuộc mình, hoặc mình và họ là quan hệ tương đồng) mà có cách sử dụng phương pháp này thích hợp. II. Thực chất và yêu cầu của việc tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1. Thực chất của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ cho những mục tiêu chung đã được xác định của doanh nghiệp. 2. Những yêu cầu cơ bản của đối với tổ chức bộ máy quản lý. - Một là: phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp, phải thực hiện đầy đủ toàn diện các chức năng quản lý doanh nghiệp. - Hai là: Phải bảo đảm thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng, chế độ trách nhiệm cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ tập thể lao động trong doanh nghiệp. - Ba là: Phải phù hợp với qui mô sản xuất, thích ứng với những đặc điểm kinh tế và kỹ thuật của doanh nghiệp. - Bốn là: Phải đảm bảo yêu cầu vừa tinh giản, vừa vững mạnh trong bộ máy quản lý. Thực hiện đầy đủ những yêu cầu nói trên sẽ tạo nên hiệu lực và quyền uy của bộ máy quản trị doanh nghiệp. Ngoài ra, theo lý thuyết về quản lý kinh tế còn có những yêu cầu cơ bản sau đây: - Tính tối ưu: giữa các bộ phận và các cấp đều thiết lập mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất tạo cho bộ máy tổ chức tính năng động cao. - Tính linh hoạt: Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp phỉa có khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong nội bộ cũng như môi trường bên ngoài doanh nghiệp. - Tính tin cậy: Các thông tin trong tổ chức bộ máy phải đảm bảo tính chính xác nhờ đó để đảm bảo sự phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận và các cấp trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Phải tính toán sử dụng chi phí đầu vào và kết quả đầu ra đạt được hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: đòi hỏi thông tin không được rò rỉ ra bên ngoài cho đối thủ cạnh tranh bên ngoài thị trường. 3. Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp được ví như cơ thể sống các bộ phận chức năng và các cấp cũng giống như các bộ phận trong cơ thể nó có sự liên quan chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau và cơ thể sống đó (cơ cấu tổ chức) bị ảnh hưởng nhiều yếu tố như: Môi trường bên ngoài doanh nghiệp, môi trường bên trong doanh nghiệp. Bao gồm: Môi trường bên ngoài: - Các yếu tố kinh tế. - Các yếu tố chính phủ và chính trị - Các yếu tố xã hội. - Các yếu tố tự nhiên - Các đối thủ cạnh tranh - Khách hàng - Người cung ứng nguyên vật liệu - Các đối thủ tiềm ẩn - Hàng thay thế. Môi trường bên trong: - Nguồn nhân lực. - Nghiên cứu và phát triển - Sản xuất - Tài chính, kế toán. - Marketing. - Nền nếp, tổ chức. Cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố như ở trên đã nói, nhưng nổi lên có 7 yếu tố có ảnh hưởng lớn nhất đến tổ chức bộ máy quản lý. 1. Chiến lược 2. Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. 3. Công nghệ 4. Mức độ biến động của môi trường kinh doanh 5. Thái độ của ban lãnh đạo tối cao. 6. Thái độ của đội ngũ công nhân viên. 7. Các khía cạnh địa lý. Sau đây sẽ nói rõ từng yếu tố trên. 3.1. Chiến lược Hiện nay một điều được chấp nhận chunglà chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không tách rời trong công tác quản lý các tổ chức hiện đại. Chandler đã tiến hành nghiên cứu nhiều hãng lớn của Hoa Kỳ và đi đến kết luận là khi có sự thay đổi về chiến lược cấp công ty thì cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo. Động lực khiến các doanh nghiệp phải có các thay đổi về cơ cấu tổ chức là vì cơ cấu cũ gây ra kém hiệu quả trong việc phấn đấu đạt được chiến lược của doanh nghiệp Chandler cho rằng nhiều doanh nghiệp đều theo một khuôn mẫu về quá trình phát triển như sau: - Xây dựng chiến lược mới - Phát sinh các vấn đề hành chính - Thành tích chung giảm sút - Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề ra và thông qua - Thành tích trở lại mức đạt được trước đó/. Tuy sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cung bắt buộc phải có thay đổi về cả cơ cấu tổ chức nhưng các kết quả nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược. 3.2. Quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức. Ban lãnh đạo phải nghiên cứu cơ cấu tổ chức sao cho có thể quản lý được các hoạt động của doanh nghiệp, nhưng cơ cấu đó không được phức tạp quá mức cần thiết . Mức độ phức tạp của cơ cấu tổ chức phải phù hợp với mức độ phức tạp của các nghiệp vụ (hoặc nhiệm vụ). Một trong các phương pháp phân tích của cơ cấu tổ chức là phương pháp phân bậc. Có 4 bậc tổ chức được thể hiện dưới đây: Ông chủ Ông chủ Bậc 1: Bậc 2: Quản trị giao hàng Quản trị tín dụng Quản trị bán hàng dưới cấp Bậc 3: Chủ tịch Q.trị Marketing KT trưởng Q.trị SX Q.trị khuyến mại Q.trị mua hàng Q.trị bán hàng Xã Quận, huyện Thành phố Chi nhánh miền Đông Chi nhánh miền Tây Bậc 4: Tổng giám đốc điều hành Bộ máy lãnh đạo tập đoàn - công ty Chủ tịch chi nhánh C Chủ tịch chi nhánh B Chủ tịch chi nhánh A Mỗi chi nhánh có cơ cấu tổ chức bậc 3 Thứ nhất bậc 1: là các tổ chức đơn giản nhất cơ cấu quản lý điểm hình bao gồm cấp trên và một số lượng hạn chế cấp dưới. Mô hình tổ chức này thích hợp nhất đối với các doanh nghiệp nhỏ, nhất là khi cấp trên là chủ doanh nghiệp. Cách tổ chức theo mô hình một bậc đôi khi gặp phải vấn đề nếu là số công nhân vẫn tăng thêm thì nhà quản trị càng khó quản lý doanh nghiệp. Nói theo thuật ngữ quản lý thì định mức quản lý trở nên quá lớn đối với nhà quản trị mặc dù số lượng lý tưởng các công nhân viên nằm trong định mức quản lý của nhà quản trị không được biết là bao nhiêu, nhưng chúng ta biết chắc con số đó trở nên quá lớn. Khi điều này sảy ra, nhà quản trị phải sẵn sàng điều chỉnh cơ cấu tổ chức bằng cách bổ sung thêm cấp quản lý. Thứ hai: Cấp quản lý sẽ bổ sung làm cho hình thức tổ chức bậc 1 trở thành tổ chức bậc 2, như vậy các tổ chức bậc 2 có hai cấp quản lý là cấp cao nhất và cấp được thêm vào thông thường cấp bậc thứ hai này thường được tổ chức theo chức năng thí dụ như: phòng kỹ thuật, phòng tài chính... Cơ cấu tổ chức bậc 2 không phức tạp lắm, lại cho phép quản lý được các doanh nghiệp tương đối lớn bằng cách đơn giản là mở rộng số lượng cán bộ quản trị trung gian và tăng thêm cấp dưới. Tuy vậy đối với cơ cấu này cũng có giới hạn mà nếu vượt qua đó thì nó không để đảm bảo được tính linh hoạt của việc quản lý những trường hợp doanh nghiệp quá phức tạp. Khi đã tái giới hạn nói trên doanh nghiệp cần phải xem xét tới cơ cấu tổ chức bậc 3. Thứ ba: Các tổ chức bậc 3 có xu hướng tập chung hoá và có cơ cấu tổ chức tương đối phức tạp với từ 3 cấp quản lý trở lên. Về nội dung, cơ cấu tổ chức bậc 3 có thể rộng hơn nhiều so với các bậc 2 và bậc 1, và nó có thể được sử dụng để quản lý bất kỳ loại hình doanh nghiệp nào. Nếu hãng phát triển thành một tổ chức có quy mô lớn hơn thì có thể bổ sung thêm 1 cấp quản lý khác hoặc tăng thêm số cán bộ quản trị trong nội bộ cấp đó. Cơ cấu tổ chức bậc 3 có thể được áp dụng cho mọi loại hình tổ chức cụ thể đã được bàn đến ở trên. Thứ tư: Cơ cấu tổ chức bậc 4 cần thiết cho các hãng lớn trong đó đề ra đơn vị kinh doanh chiến lược hoặc vượt quá khả năng quản lý theo cơ câu bậc 3 vì vậy tổ chức bậc 4 là một tổ chức phân cấp và bao gồm tổ hợp của một số tổ chức bậc 3. 3.3. Hãng công nghệ: Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng có thể ảnh đến cơ cấu tổ chức. Thí dụ: Các doanh nghiệp chú trọng đến công nghệ cao thường có định mức quản lý thấp. Cơ cấu tổ chức phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng của doanh nghiệp có thể hợp nhất loại phản ứng trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ. Nhưng thường như cơ cấu tổ chức thường đi sau nhu cầu công nghệ, gây ra sự chậm trễ trong việc khai thác đầy đủ công nghệ mới. Nếu hệ thống cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối một cách chặt chẽ trong việc ra quyết định liên quan đến kinh doanh và công nghiệp. 3.4. Môi trường diễn biến nhanh. Mức độ môi trường diễn biến nhanh cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường kinh doanh ổn định thì các nghiệp có cơ cấu tổ chức cứng nhắc, trong đó việc ra quyết định mang tính chất tập chung với những chỉ thị nguyên tắc và thể lệ cứng dắn đều có thể quản lý tốt. Ngược lại những doanh nghiệp từng thành công trong điều kiện môi trường thay đổi nhanh chóng thường xây dựng cơ cấu tỏo chức có mối liên hệ gắn bó hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính phân tán (phân cấp) với các thể lệ mềm mỏng, các phòng ban có sự liên kết với nhau và với các tổ đội đa chức năng. 3.5. Thái độ của lãnh đạo cấp cao. Thái độ của lãnh đạo cấp cao cũng có thể tác động đến cơ cấu tổ chức. Các cán bộ quản lý theo phương cách truyền thông thường thích sử dụng các cơ cấu tổ chức theo bộ phận chức năng và ít khi vận dụng các hình thức tổ chức như tổ chức theo mô hình ma trận. Các cán bộ quản lý theo phương cách truyền thống cũng thích sự kiểm soát tập trung vì vậy họ không thích sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán nhiều nhân viên hơn. 3.6. Thái độ của đội ngũ công nhân viên. Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Công nhân viên có trình độ học vấn cao và hoặc đã qua đào tạo thường thích mô hình quản lý mở hơn. Công nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức trong đó có nhiều tổ đội hơn. Bộ phận theo mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng, chắc chắn là vì các mô hình như vậy có sự phân định rõ ràng hơn. Ngoài ra, mô hình tổ chức theo bộ phận chức năng tạo nhiều cơ hội hơn để liên kết các đối tượng công nhân kỹ thuật tương tự như nhau. 3.7. Địa bàn hoạt động. Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán hoá đòi hỏi phải có sự bố trí lại lao động, tạo ra cơ cấu tổ chức mới. Cần lưu ý các doanh nghiệp phân tán hoá địa bàn hoạt động vẫn có thể giữ nguyên chế độ ra quyết định theo phương thức tập trung. Tuy nhiên khi qui mô của doanh nghiệp càng lớn thì việc ra quyết định theo phương thức phân tán càng trở nên quan trọng. Phần thứ hai Thực chất của tổ chức bộ máy quản lý công ty cổ phần lắp máy điện nước và xây dựng. I. Quá trình phát triển và một số đặc điểm chủ yếu của công ty. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. * Giai đoạn I: từ năm 1978 đến năm 1993. Công ty lắp máy điện nước và xây dựng là một DNNN hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thực hiện hạch toán kinh tế độc lập trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà nội, trụ sở của công ty tại 61E - Đê La Thành - Láng Thượng - Đống Đa - Hà Nội. Tiền thân của công ty lắm máy điện nước và xây dựng là xí nghiệp điện nước thuộc công ty xây dựng số 3 (công ty xây dựng bảo tàng Hồ Chí Minh) - Tổng công ty xây dựng Hà Nội xí nghiệp được thành lập vào năm 1978 theo sự đòi hỏi của quá trình chuyên môn hoá sản xuất. Khi đó công ty xây dựng số 3 bao gồm nhiều xí nghiệp, mỗi xí nghiệp đảm trách một phần việc cụ thể của công tác xây dựng, trong đó xí nghiệp điện nước có nhiệm vụ thi công và lắp đặt các công trình, hạng mục công trình điện nước. Trong thời kỳ bao cấp cùng với sự khó khăn chung của nền kinh tế đất nước, xí nghiệp điện nước cũng gặp không ít khó khăn mà khó khăn về quyền chủ động trong công việc là khó khăn lớn nhất. Từ sau đại hội lần thứ VI nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường cùng với sự ăn nên làm ra của công ty xây dựng số 3, Xí nghiệp điện nước là một đơn vị hoạt động có hiệu quả, đóng góp một phần không nhỏ vào kết quả hoạt động của toàn công ty. Để phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của xí nghiệp điện nước cùng với việc mở rộng quy mô sản xuất của xí nghiệp ngày 29/3/1993 Bộ trưởng Bộ xây dựng đã ký quyết định 151A/ NXD - TCLĐ về việc thành lập lại DNNN. Xí nghiệp điện nước tách khỏi công ty xây dựng số 3 - Tổng công ty xây dựng Hà Nội và được mang tên công ty lắp máy điện nước và xây dựng trực thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nội. * Giai đoạn II: Từ năm 1993 - 1999 từ sau khi thành lập được sự giúp đỡ của Tổng công ty xây dựng Hà Nội và các đơn vị bạn hàng trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh trong cả nước Công ty lắp máy điện nước và xây dựng đã từng bước khẳng định được sự vững mạnh và phát triển của mình. Với cương vị hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty lắp máy điện nước và xây dựng được phép tiến hành các ngành nghề chủ yếu là: - Xây dựng các công trình, hạng mục công trình xây dựng công nghiệp và dân dụng, xây dựng thi công đường xá, cầu cống. - Hoàn thiện công trình, hạng mục công trình xây dựng và trang trí nội thất. - Thi công trạm biến thế, đường dây tải điện và lắp đặt trong thiết bị điện nước, thiết bị công nghệ. - Sản xuất cấu kiện bê tông phục vụ công tác xây dựng, kinh doanh vật liệu xây dựng và bất động sản. Do đặc thù của ngành xây lắp, sản phẩm xây lắp là tài sản cố định tại một địa điểm trên những địa bàn khác nhau, công nhân, vật liệu, trang thiết bị máy móc... phải di chuyển cho nên cơ cấu tổ chức của công ty lắp máy điện nước và xây dựng bao gồm 7 đội và 5 xí nghiệp và 2 xưởng và được mô tả trong sơ đồ tổ chức của công ty như sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy* Giai đoạn III: chuyển thành công ty cổ phần Cổ phần hoá DNNN là chủ trương lớn của Đảng và nhà nước nhằm chuyển một phần sở hữu nhà nước sang sở hữu nhiều thành phần, theo nghị định 44/1998/NĐ - CP ngày 29/6/1998 “chuyển DNNN thành công ty cổ phần nhằm các mục tiêu sau: Một là, huy động vốn của toàn xã hội, bao gồm cá nhân, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội trong và ngoài nước để đầu tư đổi mới công nghệ, tạo thêm việc làm phát triển doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh, thay đổi cơ cấu DNNN. Hai là, tạo động lực thúc đẩy doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả, tăng tài sản nhà nước, nâng cao thu nhập của người lao động góp phần tăng trưởng kinh tế đất nước. Theo nghị định trên của chính phủ Bộ xây dựng ra quyết định số 1595/QĐ - BXD ngày 13/12/1999 của Bộ trưởng Bộ xây dựng về việc phê duyệt phương án cổ phần hoá và chuyển DNNN công ty lắp máy điện nước và xây dựng thuộc Tổng công ty xây dựng Hà Nôi thành công ty cổ phần lắp máy điện nưóc và xây dựng. Quá trình chuyển từ DNNN thành công ty cổ phần như sau: - Thành lập ban đổi mới doanh nghiệp. - Tập huấn cổ phần hoá. - Khoá sổ kế toán, xử lý các tồn tại về tài chính và lập báo cáo tài chính. - Lập danh sách lao động được mua cổ phần hoá theo giá ưu đãi. - Xác định giá thực tế và giá thực tế phần vốn Nhà nước. - Xây dựng phương án cổ phần hoá và điều lệ công ty cổ phần. - Đại hội bất thường cán bộ, công nhân viên chức - Phê duyệt phương án cổ phần hoá - Quảng cáo tiếp thị tổ chức bán cổ phần - Đại hội cổ đông - Khắc dấu đăng ký kinh doanh - Bàn giao tài sản, vốn công ty cổ phần, khai trương công ty cổ phần 2. Tình hình đặc điểm công ty 2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý điều hành của công ty Để đảm bảo công tác tổ chức, quản lý điều hành hoạt động của công ty được tốt, bộ máy điều hành của công ty lắp máy điện nước và xây dựng được tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu, ban lãnh đạo của công bao gồm 4 người: Đứng đầu là Giám đốc công ty phụ trách chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, trực tiếp chỉ đạo hoạt động của các phòng ban và các đơn vị trực thuộc công ty. Tham mưu giúp việc cho giám đốc công ty là các phó giám đốc chuyên trách từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh, cụ thể: - Phó giám đốc chuyển trách lắp máy điện nước, trực tiếp phụ trách các xí nghiệp điện nước (xí nghiệp điện nước 2, xí nghiệp điện nước 4, xí nghiệp xây lắp kết cấu kim loại số 7) và các tổ đội trực thuộc công ty như: Đội điện nước số 3, số 5, số 6 Đội lắp số 8, đội lắp ráp kết cấu thép. - Phó giám đốc chuyên trách lĩnh vực thi công, xây lắp, an toàn lao động và kiểm tra chất lượng công trình (KCS) trực tiếp phụ trách các xí nghiệp xây dựng (xí nghiệp xây số 9, xí nghiệp xây dựng số 11, xí nghiệp xây lắp hoàn thiện số 12) và các đội, xưởng trực thuộc công ty như: Đội xây dựng số 10, xưởng sản xuất bê tông và vật liệu xây dựng, phòng Kế toán - Tài chính, an toàn lao động - Kiểm tra chất lượng công trình (KCS). - Phó giám đốc chuyên trách lĩnh vực kế hoạch kinh tế tiếp thị, trực tiếp chỉ đạo Phòng kinh tế tiếp thị và Trung tâm tư vấn thiết kế lắp đặt điện nước, thông gió, điều hoà. Ngoài ra tham mưu giúp việc Giám đốc công ty còn có Kế toán trưởng phụ trách Phòng tài chính - Kế toán, tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của công ty theo quy định của Nhà nước. Bên dưới là các phòng ban, xí nghiệp, tổ đội và phân xưởng trực thuộc. Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc thực hiện nhiệm vụ, chỉ đạo chung mọi hoạt động của công ty, bao gồm: - Văn phòng công ty: Với sô lượng cán bộ nhân viên là 14 người. Văn phòng công ty có trách nhiệm tiếp nhận các chủ trượng chính sách, chỉ thị, nghị quyết của lãnh đạo, tổ chức kiểm tra thực hiện và hướng dẫn giám sát về mặt nghiệp vụ chuyên môn với các bộ phận liên quan giúp lãnh đạo công về nghiệp vụ chuyên môn văn phòng, tổ chức các cuộc giao dịch đón tiếp, quan hệ đối nội, đối ngoại, làm các công việc hành chính, văn thư lưu chữ, quản trị văn phòng và công tác đời sống.... - Phòng tổ chức lao động tiền lương gồm 7 người có nhiệm vụ quản lý lao động, xây dựng kế hoạch quản lý đào tạo và sử dụng lực lượng lao động, tổ chức thực hiện chế độ chính sách đối với người lao động, xây dựng quy chế phương án phân phối tiền lương, định mức lao động... và đảm bảo công tác bảo vệ thanh tra thi đua khen thưởng... - Phòng kế hoạch tiếp thị: gồm 16 người có nhiệm vụ xây dưng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Lập tổng dự toán các công trình thi công, tìm đối tác liên doanh liên kết, giới thiệu quảng cáo về công ty với khách hàng, làm hồ sơ dự thầu... - Phòng đầu tư phát triển: gồm 3 người có nhiệm vụ tư vấn là lập báo cáo khả thi các dự án đầu tư của công ty, khai thác, tìm kiếm các công việc thi công xây lắp, quản lý việc thực hiện thực thi dự án, đôn đốc việc thanh quyết toán vốn các dự án đã hoàn thành. - Phòng kinh doanh vật tư: gồm 6 người có nhiệm vụ mua bán quản lý cung cấp vật tư cho xí nghiệp, tổ, đội, xưởng sản xuất trực thuộc công ty và các bên đối tác có nhu cầu về vật tư phục vụ cho công tác xây lắp, quản lý kho bãi tập kết vật tư... - Phòng kỹ thuật thi công - an toàn lao động, KCS: gồm 12 người có nhiệm vụ giám sát chất lượng kỹ thuật mỹ thuật, tiến độ thi công, an toàn lao động của các công trình, hạng mục công trình mà công ty đảm nhận thi công, lập chương trình áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, đổi mới quy trình công nghệ vào sản xuất thi công... - Phòng tài chính kế toán thống kê: gồm 7 người có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện toàn bộ công tác tài chính kế toán, công tác kiểm tra giám sát việc huy động và sử dụng vốn của công ty, lập báo cáo về tình hình tài chính định kỳ theo quy định của Nhà nước. Tổ chức ghi chép tính toán và phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và nguồn vốn. Các xí nghiệp, tổ, đội, phân xưởng trực thuộc công ty là những đơn vị có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo lĩnh vực mà xí nghiệp, tổ, đội, phân xưởng được giao. Đây là lực lượng chính trực tiếp thực thi nhiệm vụ xây lắp của công ty đồng thời tạo ra khoản thu nhập chủ yếu cho công ty. Chúng ta có thể thấy rõ hơn tình hình tổ chức bộ máy quản lý, điều hành của Công ty xây lắp máy điện nước và Xây dựng qua biểu 02 Nhìn chung việc tổ chức bộ máy quản lý điều hành của Công ty lắp máy điện nước và Xây dựng là hợp lý phù hợp với tình hình thực tế đảm bảo tính thống nhất trong công tác quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2. Đặc điểm quy trình công nghệ của công ty. Công ty lắp máy điện nước và Xây dựng là một doanh nghiệp hoạt động trong ngành sản xuất xây lắp do quy trình công nghệ mang những nét đặc trưng của ngành nghề kinh doanh. Trên phương diện sản xuất xây dựng, hoạt động xây dựng (công trình, hạng mục công trình xây dựng) được tiến hành với quy trình công nghệ sau: - Khảo sát thăm dò và thi công phần móng công trình: ở công đoạn này máy móc được thiết bị được sử dụng tối đa. - Tiến hành thi công xây dựng công trình: nguyên vật liệu (công trình, hạng mục công trình xây dựng) được tiến hành với quy trình sau. - Khảo sát thăm dò và thi công phần móng công trình: ở công đoạn này máy móc được thiết bị sử dụng tối đa. - Tiến hành thi công xây dựng công trình: nguyên vật liệu (xi măng, cát, đá, sỏi, vôi, sắt, thép, gạch...) được đưa vào xây dựng phần thô (móng công trình, trụ, cột, tường bao, vách ngăn, cầu thang... )của công trình. Tiếp đến là lắp đặt hệ thống điện nước, thiết bị theo yêu cầu của công trình. Sau cùng là công việc hoàn thiện công trình (lắp cửa, dọn dẹp công trình... trang trí tô điểm đảm bảo tính mỹ thuật) đồng thời trang trí nội thất (nếu có). Kết thúc công đoạn này công ty tiến hành kiểm tra nghiệm thu và ban giao quyết toán công trình. Chúng ta có thể thấy rõ hơn quy trình sản xuất qua biểu số 03 - quy trình công nghệ sản xuất xây dựng. Biểu : Quy trình công nghệ sản xuất xây dựng. Khảo sát thăm dò và thi công phần móng công trình Thi công xây dựng phần thô: nguyên vật liệu(cát, gạch, xi măng...) máy móc được đưa vào thi công xây dựng phần vỏ công trình Lắp đặt máy móc thiết bị, hệ thống điện nước theo yêu cầu của công trình (nếu có) Hoàn thiện trang trí đảm bảo tính mỹ thuật của công trình, kiểm tra nghiệm thu và tiến hành bàn giao, quyết toán công trình. Trên phương diện lắp đặt điện nước, hoạt động lắp đặt được tiến hành theo quy trình công nghệ sau._.