Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ

vụ tốt cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơ quan, tổ chức đó phụ thuộc vào công tác văn thư - lưu trữ có làm tốt hay không. Chính vì vậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hành chính Nhà nước ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hoá. UBND quận Tây Hồ là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước. Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND quận Tây Hồ phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng. Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND quận. Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ không ngừng hoàn thiện, hiện đại hoá để nâng cao chất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòng cũng nhưư của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn và sau khi được tiếp cận thực tế công tác văn thư - lưu trữ tại văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em đã lựa chọn đề tài “Phương hướng và giải pháp đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn tưư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ” cho Luận văn tốt nghiệp của mình. Hiện đại hoá công tác văn thưư - lưu trữ là vấn đề trọng tâm được đề cập tới trong bản Luận văn này nhằm phần nào đáp ứng được yêu cầu và tình hình thực tế ở đơn vị thực tập. Mục đích khi nghiên cứu đề tài này sẽ làm rõ: - Làm rõ những cơ sở lý luận về văn phòng và công tác văn thư - lưu trữ. Nêu rõ những nội dung của công tác hiện đại hoá văn thư - lưu trữ để từ đó đối chiếu vào thực tế hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. - Qua các tài liệu, số liệu tham khảo được sẽ đưa ra hiện trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng nói chung và hiện trạng về hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ nói riêng. Trên cơ sở khảo sát hoạt động và hiện trạng hiện đại hoá của công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, từ đó vận dụng các kiến thức khoa học chuyên ngành để phân tích, đánh giá và đưa ra một số kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện và đẩy mạnh quá trình hiện đại hoá công tác văn thư - lưutrữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài nghiên cứu được kết cấu theo 3 chương như sau: Chương I: Một số lý luận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ và Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng Chương II: Công tác văn thư - lưu trữ và hiện trạng hiện đại hoá công tác Văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Chương III: Một số nhận xét đánh giá và kiến nghị đẩy mạnh hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ. Do thời gian nghiên cứu có hạn, nên đề tài chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu tổng quan, đưa ra thực trạng từ đó đưa ra những đánh giá, và một số ý kiến đề xuất nhằm phần đẩy mạnh quá trình hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ, góp nâng cao chất lượng công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Tuy nhiên, do kinh nghiệm và kiến thức còn hạn chế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được sự đánh giá và góp ý của các thầy cô giáo để khoá luận được hoàn chỉnh hơn. CHƯƠNG I MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG: 1.1.1. Khái niệm về công tác văn phòng Văn phòng: Hoạt động văn phòng là thuật ngữ liên quan đến nhiều khía cạnh hoạt động như sắp xếp bố trí công việc cũng nhưư trang thiết bị làm việc, con người, các yếu tố vật chất và phi vật chất nhằm hoàn thành mục tiêu với kết quả cao nhất. Toàn bộ các hoạt động trên góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy các mối quan hệ để gắn kết các bộ phận trong tổ chức thành một thể thống nhất, thực hiện được quyết định của lãnh đạo và kịp thời nhằm đạt mục tiêu. Hiện nay có một số quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng: Theo nghĩa tĩnh tại thì văn phòng là toàn bộ các yếu tố vật chất và phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Theo nghĩa hoạt động thì văn phòng là toàn bộ những yếu tố phù hợp với quá trình vận động của thông tin nhằm thực hiện mục tiêu của đơn vị. Từ hai quan điểm trên đây và liên hệ hoạt động văn phòng với các điều kiện của kinh tế thị trường thì hoạt động văn phòng là : Toàn bộ những yếu tố vật chất phù hợp với yêu cầu thu thập, tổng hợp, phân tích, xử lý, ra quyết định chuyển tải thông tin của các cấp quản lý đơn vị nhằm đạt mục tiêu nhất định( 1. PGS. TS Nguyễn Hữu Tri - Nghiệp vụ văn phòng, trang 6, Nhà xuất bản Thống kê, 2001 .) 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng: 1.1.2.1. Chức năng: Văn phòng có những lý do tồn tại độc lập tương đối như các tổ chức, đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên (gồm chức năng vận động theo qui luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống) và phương diện xã hội (gồm chức năng hoạt động có ý thức, có mục tiêu và chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường). Từ đó ta có thể thấy được Văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây: Chức năng tham mưu: Hoạt động của cơ quan đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có các yếu tố thuộc về người quản lý. Để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học thì người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xem xét đến các yếu tố khác nh ý kiến đóng góp của các cấp quản lý, của những người trợ lý. Việc thu thập, phân tích, xử lý, chọn lọc những ý kiến đó thông thường phần lớn do văn phòng thực hiện nhằm đưa ra những thông tin, những phương án tối ưu nhất cung cấp cho các nhà lãnh đạo nhằm đạt được hiệu quả nhất định. Chức năng này gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo cơ quan, đơn vị của công tác Văn phòng. Chức năng tổng hợp: Hoạt động tham mưu mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nhằm trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ưu. Mặt khác kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào và thông tin đầu ra, kể cả thông tin phản hồi. Những hoạt động này thuộc về chức năng tổng hợp của Văn phòng. Trong các chức năng của Văn phòng thì chức năng tổng hợp là chức năng quan trọng nhất. Kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây dựng các phương án hoạt động của mỗi tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu… Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của Văn phòng mà còn có vị trí vô cùng quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy mà việc củng cố và hiện đại hoá Văn phòng hiện nay là vô cùng cần thiết để có thể bắt kịp với tốc độ phát triển của thời đại. Chức năng hậu cần: Các điều kiện về vật chất nh nhà cửa, xe cộ, phương tiện, trang thiết bị, tài chính…là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thường công việc của mọi cơ quan, tổ chức. Chúng được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ xung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của Văn phòng, một hoạt động có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức. 1.1.2.2. Nhiệm vụ: Từ những chức năng cơ bản, người ta có thể xác định nhiều nhiệm vụ phải làm của Văn phòng. Mỗi nhiệm vụ cụ thể đó lại gắn với mỗi điều kiện về không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, nội dung cụ thể. Một Văn phòng thông thường thực hiện các nhiệm vụ sau: Thứ nhất, Xây dựng và tổ chức thực hiện qui chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức từ khi ra đời và đi vào hoạt động đều cần phải tuân theo những qui định về tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Trình tự xây dựng, dự thảo, hoàn chỉnh, thông qua lãnh đạo, ban hành, thi hành, bổ xung hoàn thiện nội qui, qui chế hoạt động của cơ quan là nhiệm vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan, tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động. Thứ hai là xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình, kế hoạch làm việc hàng tháng, quí, năm của cơ quan, đơn vị. Những kế hoạch này sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. Thứ ba là thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin. Hoạt động của bất kì cơ quan, đơn vị nào cũng cần phải có những yêu cầu tối thiểu về thông tin. Người lãnh đạo cần những thông tin để có thể đưa ra những quyết định một cách chính xác, nhưng bản thân họ khó có thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà cần phải có sự trợ giúp từ bên ngoài. Và văn phòng chính là người thực hiện nhiệm vụ này. Văn phòng được coi là “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý và chuyển phát tại văn phòng. Đây là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức cơ quan đó. Thứ tư là thực hiện nhiệm vụ tư vấn, trợ giúp về văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan đơn vị. Văn bản là loại phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu. Nó được dùng khá phổ biến trong quản lý, điều hành hoạt động. Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp lý, đúng thẩm quyền và đúng đối tượng thì văn phòng lại là nơi trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan đơn vị trong việc soạn thảo ban hành văn bản. Văn phòng phải nắm bắt được các thông tin đầu vào, phân loại và xử lý, biết sử dụng và chuyển phát thông tin. Thứ năm là củng cố tổ chức bộ máy văn phòng: Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung của xã hội. Để hoạt động một cách hiệu quả thì tổ chức bộ máy cơ quan phải hợp lý, tinh giản, thống nhất. Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc. Thứ sáu là bảo đảm các yếu tố vật chất, tinh thần cho hoạt động của cơ quan, tổ chức. Các yếu tố vật chất, kĩ thuật, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: trụ sở, phương tiện, trang thiết bị, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên liên tục.Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của cơ quan mà cung cấp kịp thời và đầy đủ. Thứ bảy là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng: Công tác văn phòng là hoạt động thường xuyên, liên tục trong tất cả các lĩnh vực nh đối nội, đối ngoại, thực thi, kiểm tra, giám sát… Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị thông qua các nhiệm vụ trợ giúp tham mưu lại vừa gắn với các bộ phận khác bằng các nhiệm vụ kiểm tra, giám sát. Để duy trì hoạt động của văn phòng cần phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị. Đây là một số nhiệm vụ chủ yếu mà bất kì một Văn phòng nào cũng phải thực hiện nhằm phục vụ cho hoạt động chung của toàn cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên cũng tuỳ vào tính chất, đặc điểm, qui mô và đặc trng của mỗi tổ chức mà Văn phòng còn có những nhiệm vụ cụ thể khác. 1.1.3. Vai trò của hoạt động Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay: Trước đây khi còn ở chế độ bao cấp thì hoạt động Văn phòng không được chú ý đến, nó chỉ được coi là nơi chuyên lo việc giấy tờ cho hoạt động của đơn vị. Khi nền kinh tế đất nước chuyển từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang cơ chế thị trường nhiều thành phần có sự tham gia quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa thì sự dịch chuyển này đồng nghĩa với sự xuất hiện và phát triển gay gắt của cạnh tranh. Điều đó buộc các cơ quan đơn vị muốn tồn tại được phải đổi mới và hiện đại hoá để tăng hiệu quả hoạt động. Đặc biệt trong thời kì bùng nổ thông tin cộng với xu hướng toàn cầu hoá đã làm thay đổi toàn diện về vị trí và vai trò của công tác Văn phòng. Hoạt động Văn phòng ngày càng được chuyển hẳn sang chức năng xử lý thông tin, đáp ứng yêu cầu của các cấp quản lý ra quyết định và điều hành cơ quan chứ không còn gói gọn trong việc xử lý công văn giấy tờ trước kia. Hoạt động Văn phòng trước kia hầu hết chỉ thực hiện chức năng hậu cần nhưng đến nay thì vai trò của hoạt động Văn phòng với chức năng tổng hợp và tham mưu được đề cao hơn bao giờ hết. Với các chức năng của mình hiện nay, công tác Văn phòng sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt động quản lý điều hành của các lãnh đạo. Văn phòng là nơi cung cấp những thông tin cần thiết và đưa ra những phương án tối ưu giúp lãnh đạo trong việc ra quyết định chính xác và khoa học nhất. Có thể coi hoạt động Văn phòng là trái tim khối óc của lãnh đạo đơn vị. Mọi hoạt động trong tổ chức phải được liên kết chặt chẽ với nhau. Nhà quản lý không thể tự mình quan sát, giám sát hết được tình hình hoạt động của đơn vị cũng nhưư với các đối tượng quản lý của mình. Chính Văn phòng lại đóng vai trò là trung tâm kết nối mọi hoạt động trong cơ quan thành một hệ thống thống nhất, thực hiện vai trò là chiếc cầu nối giữa lãnh đạo với các đối tượng quản lý. Cũng có thể coi Văn phòng là bộ mặt của cơ quan, đơn vị trong hoạt động đối ngoại… Với vị trí và vai trò hết sức quan trọng đó, Văn phòng buộc phải đi vào hiện đại hoá để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của công việc hiện nay trong mỗi cơ quan đơn vị. Đặc biệt với xu thế phát triển mạnh mẽ về khoa học công nghệ, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng đã khiến cho hoạt động Văn phòng ngày càng hiệu quả hơn và giữ một vai trò không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, tổ chức. KHÁI NIỆM VÀ YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ: 1.2.1. Công tác văn thư: 1.2.1.1. Khái niệm: Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan, tổ chức. Hiện nay có nhều quan điểm khác nhau về công tác văn thư, trong đó có hai khuynh hướng chính là: - Một là coi công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ trong các cơ quan. - Hai là coi công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan. Theo cách hiểu này thì công tác văn thư bao hàm nội dung rộng hơn, chính xác hơn. Như vậy, công tác văn thư bao gồm ba nhóm công việc chủ yếu sau: - Xây dựng văn bản (soạn thảo, duyệt bản thảo, đánh máy, nhân in, ký ban hành văn bản) - Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản (văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ và văn bản mật, lập và giao nộp hồ sơ) - Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 1.2.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư: Trong quá trình thực hiện các nội dung công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: Trước hết là yêu cầu về nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan. Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm sẽ làm giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu ra trong các văn bản. Công tác văn thư còn phải đảm bảo yêu cầu về chính xác: trong công tác văn thư phải đảm bảo chính xác về nội dung văn bản (nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng), chính xác về thể thức văn bản đúng với quy định của Nhà nước và chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ. Yêu cầu về bí mật: Trong nội dung văn bản, có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước. Vì vậy, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật. Về một khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải được thể hiện ở việc giữ bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa đưa thành các quyết định chính thức của cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản. Một yêu cầu nữa của công tác văn thư là yêu cầu về tính hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại. Do đó, yêu cầu về hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước của các cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay đã trở thành một nhu cầu cấp bách, tuy nhiên phải dựa vào điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức và trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước mà tiến hành cho phù hợp. 1.2.2. Công tác lưu trữ: 1.2.2.1. Khái niệm: Công tác lưu trữ là quá trình thực hiện nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn, tổ chức khoa học và sử dụng có hiệu quả những văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ. Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung chủ yếu sau: - Các khâu nghiệp vụ tổ chức khoa học và sử dụng tài liệu lưu trữ, đó là: phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu lưu trữ, thông kê và kiểm tra tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu, tổ chức phòng đọc, công bố tài liệu lưu trữ. - Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ và áp dụng vào thực tiễn để đáp ứng yêu cầu quản lý công tác lưu trữ. - Xây dựng hệ thống tổ chức thích hợp từ Trung ương đến địa phương, có sự chỉ đạo chặt chẽ về nghiệp vụ lưu trữ. 1.2.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động xã hội, có các chức năng chủ yếu sau đây: Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng có hiệu quả phục vụ cho mọi nhu cầu xã hội. Hai chức năng này có liên quan chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt hai chức năng thứ nhất sẽ tạo tiền đề vật chất chủ yếu để thực hiện chức năng thứ hai. 1.2.2.3. Yêu cầu về công tác lưu trữ: Yêu cầu về tính cơ mật: Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật nhà nước. Vì vậy đảm bảo an toàn tuyệt đối tài liệu lưu trữ, giữ gìn bí mật quốc gia là một nhiệm vụ quan trọng. Tính cơ mật đòi hỏi công tác lưu trữ phải được tiến hành theo những nguyên tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ, đòi hỏi nhân viên lưu trữ phải có ý thức kỷ luật cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo vệ tài liệu lưu trữ. Yêu cầu về tính khoa học: Tài liệu lưu trữ chứa đựng một khối lượng thông tin lớn, có giá trị đối với đời sống chính trị và xã hội của đất nước. Để đảm bảo an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả lượng thông tin ấy, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ phải được tiến hành theo những phương pháp khoa học, có tính hệ thống với nhiều biện pháp tỉ mỉ. Yêu cầu về tính nghiệp vụ: công tác lưu trữ gắn liền với hoạt động kinh tế, xã hội của từng ngành cụ thể. Mỗi ngành đòi hỏi yêu cầu công việc khác nhau. 1.2.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức: Văn thư - lưu trữ là một hoạt động đặc thù trong hàng loạt các hoạt động của công tác văn phòng và là một trong trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Các công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ dùng để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, để báo cáo thỉnh thị, để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, để ghi chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và ghi chép các tài liệu cần thiết. Có thể nói văn thư - lưu trữ được coi là cánh tay giúp đỡ cho lãnh đạo, vì công văn giấy tờ, tài liệu phản ánh đầy đủ tình hình của cơ quan, nhiệm vụ và ưu khuyết điểm mỗi cơ quan. Công tác văn thư - lưu trữ giữ một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thông tin được thông suốt cũng như việc cung cấp kịp thời các thông tin trong quá trình hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị, giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng đường lối, chính sách, chế độ. Đồng thời giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong các cơ quan, đơn vị được chặt chẽ. Nó được coi là mạch máu truyền tải các thông tin trong toàn cơ quan và là mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác văn thư - lưu trữ sẽ hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, lợi dụng văn bản của nhà nước để làm những việc trái pháp luật, góp phần cải cách các thủ tục hành chính trong cơ quan Nhà nước. Đồng thời sẽ góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và trang thiết bị dùng trong quá trình hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ. Công tác văn thư - lưu trữ có vai trò quan trọng trong việc thực hiện Nghị quyết Trung ương 8 (khoá 7) về cải cách nền hành chính quốc gia mà trước hết là cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan quản lý Nhà nước. 1.3. HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ: 1.3.1. Quan niệm về Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ: Hiện nay vẫn chưa có một định nghĩa nào về Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ. Tuy nhiên vấn đề này được hiểu một cách khái quát như sau: Hiện đại hoá công tác Văn thư - lưu trữ là việc tổ chức sắp xếp công việc, mua sắm, sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào quy trình nghiệp vụ để không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ nhằm đem lại hiệu quả cao nhất trong việc quản lý, điều hành cũng như hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị. Từ đây có thể thấy: hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ bao gồm các nội dung chínhư sau: Bố trí nhân sự và tổ chức, sắp xếp công việc hợp lý. Cải tiến quy trình của công tác văn thư - lưu trữ. Cơ khí hoá, tự động hoá trong công tác văn thư - lưu trữ. Ứng dụng công nghệ thông tin . 1.3.2. Sự cần thiết phải thực hiện Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ: Hiện đại hóa công tác văn thư - lưu trữ không phải ngẫu nhiên mà các cơ quan, tổ chức quan tâm mà nó xuất phát từ những yêu cầu đòi hỏi của thực tế khách quan. Do đó các cơ quan, tổ chức không ngừng đầu tư để từng bước hiện đại hoá công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư - lưu trữ nói riêng nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Trong điều kiện khoa học – kỹ thuật phát triển mạnh mẽ, cùng với công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia, cải tiến thủ tục hành chính, khoa học quản trị công sở và việc quản lý các cơ quan hành chính cũng phải được nâng lên ngang tầm với các bước phát triển của kinh tế – xã hội. Công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan hành chính như mạch máu tuần hoàn trong cơ thể. Nếu không như vậy, công việc sẽ bị ách tắc, ối đọng, thất lạc văn bản, làm chậm trễ trong việc thực hiện các chương trình kinh tế – xã hội. Điều đó sẽ làm giảm hiệu lực quản lý Nhà nước. Từ nhu cầu đó đòi hỏi phải hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong các cơ quan hành chính. Để ngày một hoàn thiện, các cơ quan phải không ngừng ứng dụng các phương tiện hiện đại, các dụng cụ cơ khí hoá, tự động hoá và đặc biệt là ứng dụng tin học nhằm hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ để bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nghệ và góp phần quan trọng trong công cuộc hiện đại hoá - công nghiệp hoá đất nước. Công tác văn thư - lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý Nhà nước nói chung và của các cơ quan quản lý hành chính nói riêng. Đây là một nội dung quan trọng chiếm một phần lớn trong quá trình hoạt động của Văn phòng. Nó ánh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý: các công việc được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu đều do có làm tốt công tác văn thư - lưu trữ hay không. Muốn làm tốt công tác văn thư - lưu trữ, không có cách nào khác là các cơ quan, tổ chức cần phải nhanh chóng hiện đại hoá, tự động hoá công tác này để chất lượng công tác ngày càng được nâng lên, đảm bảo cho quá trình hoạt động điều hành của cơ quan và Văn phòng. 1.3.3. Nội dung Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ: 1.3.3.1. Tổ chức nhân sự và tổ chức công tác văn thư - lưu trữ: Bộ phận văn thư - lưu trữ hay cán bộ văn thư - lưu trữ thường được đặt trong phòng Hành chính hoặc Văn phòng của một cơ quan. Trong công tác văn thư - lưu trữ, việc bố trí cán bộ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng công tác trong hoạt động của cơ quan. Có thể sắp xếp trong biên chế một cán bộ văn thư kiêm nhiệm hay chuyên trách, một tổ hay một phòng văn thư. Do đó nhân viên làm công tác văn thư - lưu trữ ngoài trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn phải có những phẩm chất như trung thực, cẩn thận, giữ gìn bí mật... trong công tác. Hình thức tổ chức công tác văn thư - lưu trữ có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ quá trình xử lý và giải quyết công văn, giấy tờ của cơ quan, vì thế tuỳ vào đặc điểm, tính chất của mỗi cơ quan, tổ chức và dựa vào số lượng công văn của cơ quan mà lựa chọn hình thức công tác văn thư - lưu trữ cho phù hợp. Có ba hình thức tổ chức công tác văn thư - lưu trữ là: Hình thức tập trung: các tác nghiệp chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở rmột đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức nhỏ có cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. Hình thức phân tán: các khâu nghiệp vụ công tác văn thư được giải quyết ở các cơ sở, đơn vị, tổ chức trực thuộc và thường được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều công văn, có nhiều các cơ sở khác nhau, các liên hiệp xí nghiệp, các tổng công ty. Hình thức hỗn hợp: là hình thức trong đó các khâu nghiệp vụ chủ yếu như đánh máy, in, đăng ký công văn được tổ chức chung ở một nơi, còn các khâu nghiệp vụ khác như theo dõi giải quết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, đơn vị nhỏ. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan hành chính Nhà nước, các bộ, ban ngành, ở uỷ ban nhân dân các cấp .... 1.3.3.2. Cải tiến các quy trình trong công tác văn thư - lưu trữ: Trong công tác văn thư - lưu trữ, việc quản lý và giải quyết văn bản bao giờ cũng được thực hiện theo một quy trình nhất định do Nhà nước quy định và bản thân Việc tổ chức quy trình xử lý văn bản đến hoặc văn bản đi trong công tác văn thư cũng ảnh hưởng không nhỏ đến chất hoạt động quản lý điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu quy trình xử lý văn bản hợp lý, khoa học sẽ giúp văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức được xử lý và giải quyết trong thời gian nhanh nhất hoặc những văn bản ban hành được gửi đi đúng thời hạn, không bị chậm trễ. Đồng thời làm rút ngắn thời gian, công sức cho cán bộ văn thư khi giải quyết và xử lý văn bản. Do đó nghiên cứu để tổ chức thực hiện đúng quy trình xử lý và giải quyết văn bản một cách khoa học cũng góp phần nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ. Cơ khí hoá, tự động hoá trong công tác văn thư - lưu trữ: Trang thiết bị cơ khí hoá, tự động hoá là một công cụ kỹ thuật đắc lực giúp cho con người làm việc được nhanh chóng, chính xác, nâng cao hiệu quả khi làm việc. Ngày nay, khi mà xu hướng hiện đại hoá ngày càng phát triển thì việc trang bị các máy móc tự động hoá, cơ khí hoá trong công tác văn thư - lưu trữ giữ một vị trí vô cùng quan trọng. Trong công tác văn thư - lưu trữ thường phải thực hiện một số nghiệp vụ mang tính chất lặp đi lặp lại nhiều lần. Nếu phải làm thủ công thì rất mất thời gian mà hiệu quả lại không cao lại khiến cho người làm công tác này dễ cảm thấy mệt mỏi, chán nản. Hiện nay một số máy móc cơ khí hoá, tự động hoá được sử dụng trong công tác văn thư - lưu trữ đã hỗ trợ thay thế các công việc thủ công, tiết kiệm thời gian mà hiệu quả lao động vẫn cao hơn nh: máy bóc phong bì, máy đóng số tự động, máy huỷ tài liệu, máy photocopy... Đợc trang bị những máy móc tự động như vậy, cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ sẽ được giải phóng khỏi sự bề bộn của công việc sự vụ để có thể tập trung vào công tác chuyên môn hiệu quả hơn. Do đó, các cơ quan tổ chức đã và đang không ngừng nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư ngày một hiện đại. 1.3.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin: Hiện nay trên thế giới và nước ta đang triển khai việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào trong công tác của cơ quan, đơn vị. Từ yêu cầu thực tế và sự phát triển cho tương lai, công tác văn thư - lưu trữ cần được tin học hoá và tự động hoá để có thể giảm nhẹ sức lao động, không cần biên chế nhiều nhân viên, tiết kiệm được thời gia mà năng suất lao động cao. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một nhu cầu rất phổ biến với mục tiêu là đáp ứng yêu cầu công tác lãnh đạo và quản lý của các cơ quan, tổ chức để đạt hiệu quả cao. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ nhằm đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào các quy trình xử lý thông tin là cơ sở khoa học cho việc tin học hoá quản lý hành chính nhà nước của các cơ quan hành chính hiện nay. Trong công tác văn thư: với sự phát triển của công nghệ thông tin, máy tính đã can thiệp rất sâu vào công việc xây dựng văn bản. Dựa vào một chương trình soạn thảo văn bản có sẵn mà các cơ quan, tổ chức đã sử dụng để soạn thảo văn bản bằng máy tính, thay thế cho việc soạn thảo thủ công trước đây. Công tác ứng dụng công nghệ thông tin bao gồm các vấn đề chủ yếu về: Trang bị các thiết bị công nghệ: Trong mỗi cơ quan tổ chức hiện nay hầu hết đều đã được trang bị các phương tiện ứng dụng công nghệ tin học hiện đại. Các thiết bị này được sử dụng dựa trên ứng dụng của công nghệ thông tin. Khi hoạt động chúng được điều khiển thông qua sự điều khiển của máy vi tính. Chúng được gọi chung là các thiết bị ngoại vi của máy tính nh máy in, máy Scanner (máy quét), máy chiếu và màn chiếu.... Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật nh hiện nay, các thiết bị ngoại vi này không ngừng được cải tiến ngày một hiện đại và ._.góp phần không nhỏ vào quá trình công tác quản lý và hoạt động của các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong công tác văn thư - lưu trữ. Ngày nay, các thiết bị này được sử dụng một cách hiệu quả trong việc quản lý các văn bản giấy tờ, giúp công tác văn thư - và lưu trữ trở nên đơn giản hơn, mang tính chất nghiệp vụ hiện đại hơn: việc sử dụng máy tính trong việc soạn thảo văn bản giúp cho chất lượng hình thức văn bản đẹp hơn, nhanh hơn so với dùng máy chữ trước kia, công tác quản lý văn bản không còn mang tính nghiệp vụ thủ công thông qua hệ thống sổ sách mà đã được thao tác trên máy tính.... Do đó, các cơ quan hiện nay đều quan tâm tới việc trang bị các thiết bị tin học cho công tác văn phòng và văn thư - lưu trữ nhằm phục vụ ngày một hiệu quả hơn cho quá trình quản lý điều hành của cơ quan. Xây dựng phần mềm ứng dụng cho công tác văn thư - lưu trữ Trong việc quản lý văn bản, máy tính có thể được dùng để đăng ký văn bản thay thế việc đăng ký trên sổ đăng ký văn bản đi - đến hàng ngày. Trong việc quản lý văn bản, người ta không thể sử dụng các chương trình phần mềm soạn thảo văn bản mà phải sử dụng các phần mềm tiện ích ứng dụng cho công tác văn thư - lưu trữ hoặc các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Khả năng tối ưu của các phần mềm ứng dụng này và các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là ngoài việc thống kê, lưu trữ các thông tin trên máy, còn tổng hợp và cung cấp thông tin xuyên văn bản trong toàn cơ sở dữ liệu. Trong các phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu này có thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản, tức là tóm tắt thông tin của văn bản để đăng ký vào máy tính. Thông thường, người ta thừa kế mẫu sổ đăng ký văn bản đi và đến đã dùng của cơ quan, có thể bổ sung vào một số nội dung cho phù hợp. ✲ Trong công tác văn thư, có thể thành lập hai cơ sở dữ liệu chính: một cơ sở dữ liệu văn bản đến và một cơ sở dữ liệu văn bản đi. ✲ Trong hoạt động lưu trữ thì tuỳ vào từng đặc điểm của mỗi cơ quan tổ chức mà xây dựng phầm mềm cho phù hợp. Thiết lập hệ thống mạng (mạng nội bộ, mạng diện rộng, mạng Internet): Hiện nay nhờ máy tính và qua việc nối mạng vi tính để xử lý lưuồng thông tin đầu vào trong nội bộ (LAN – Local area network) và nối mạng rộng, bên ngoài (WAN – Wide area network) để xử lý lưuồng thông tin đầu ra. Tất cả các công văn, giấy tờ, thông tin... phần lớn được xử lý và truyền trên mạng với hệ máy vi tính. Do đó không cần sao chép, nhân in công văn và phân phát theo kiểu thủ công, qua đường bu điện như trước. Tất cả các văn bản được lưu giữ và truyền tải trên mạng giúp cho việc quản lý công văn giấy tờ được chính xác, nhanh chóng, và khoa học. Sau khi nối mạng, mỗi máy vi tính đều phải khoá với mật khẩu riêng để bảo vệ thông tin của mình. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ: 2.1.1. Quá trình thành lập và phát triển UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ thành lập theo Nghị định số 69/CP ban hành ngày 28 tháng 10 năm 1995 về việc thành lập quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội và được UBND thành phố Hà Nội giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 1996. Khi thành lập UBND quận được đặt tại số 44 - đường Nghi Tàm, sau đó đến năm 2002 do yêu cầu mở rộng trụ sở và để thuận tiện cho giao dịch, UBND đã quyết định chuyển về 657 - đường Lạc Long Quân. Trong Nghị định 69/CP của Chính phủ về việc thành lập UBND quận Tây Hồ, quận Tây Hồ bao gồm 8 phường trong đó có 5 phường được thành lập dựa trên cơ sở 5 xã thuộc huyện Từ Liêm ngoại thành Hà Nội là Xuân La, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Phú Thợng và 3 phường được cắt về từ quận Ba Đình là Bởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ. Là một trong 12 phòng, ban chức năng được thành lập đầu tiên tại Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND Thành phố Hà Nội ngay sau khi thành lập quận Tây Hồ, Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ là cơ quan cấp phòng của quận, trên cơ sở sát nhập Văn phòng HĐND với Văn phòng UBND quận và lấy tên là Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho HĐND & UBND Quận, đồng thời là đầu mối quan hệ công tác giữa UBND Quận với các đoàn thể nhân dân, với các phòng ban chức năng và các UBND các phường thuộc quận. Văn phòng có trách nhiệm phục tùng sự chỉ đạo của UBND Quận trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đựơc phân công. Là quận đầu tiên được làm điểm thành lập mới, UBND quận Tây Hồ nói chung và Văn phòng HĐND&UBND quận nói riêng đã nhận được sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Đảng, Chính quyền và sự giúp đỡ của các Sở, Ban, Ngành thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập, trải qua hơn 9 năm hoạt động, hệ thống cơ quan Đảng, Chính quyền và đoàn thể UBND quận Tây Hồ vừa xây dựng, kiện toàn bộ máy, vừa thực hiện chức năng và nhiệm vụ của mình trong công tác lãnh đạo, tổ chức thực hiện, kiểm tra kết quả công tác trên các lĩnh vực Kinh tế, văn hoá, xã hội, chính trị, an ninh, quốc phòng. Đây là một thuận lợi lớn trong quá trình tổ chức và hoạt động của UBND và Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ. Trong buổi đầu tưhành lập, UBND quận Tây Hồ đã gặp không ít những khó khăn về cơ sở vật chất cũng như trong công tác tổ chức, nhưng với sự đồng lòng đồng sức của lãnh đạo và các cán bộ, nhân viên trong cơ quan đã khắc phục, xây dựng và củng cố bộ máy vững mạnh, hoàn thành xuất sắc những nhiệm vụ được giao. 2.1.2. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ của UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: 2.1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của UBND quận Tây Hồ: Chức năng: UBND quận Tây Hồ với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở quận thi hành việc quản lý Nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình trong các lĩnh vực: kinh tế, chính trị, xã hội, an ninh, quốc phòng. Cụ thể : - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thơng nghiệp, văn hoá, xã hội, giáo dục, y tế và dịch vụ. - Về thu chi ngân sách địa phương. - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật. - Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội. - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước, của các tổ chức và công dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của công dân. - Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại. Nhiệm vụ: UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần, tháng quý, năm đã đề ra; Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn các phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình theo Luật tổ chức HĐND và UBND. Cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng dài hạn và hàng năm của quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định. - Xây dựng chương trình công tác hàng năm của UBND quận, các biện pháp thực hiện Nghị quyết của HĐND quận về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng; thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận. - Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể và cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý. - Kết lưuận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt do UBND quận quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật khiếu nại- tố cáo. - Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá nhân thành viên UBND quận hàng năm. - Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND quận. 2.1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: Chức năng: Trong bất kỳ một cơ quan hay tổ chức nào, ta cũng đều bắt gặp các chức năng vốn có của công tác văn phòng, đó là: Tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Là một cơ quan cấp quận, UBND quận Tây Hồ đã xây dựng một bộ máy văn phòng hoàn chỉnh và thực hiện đầy đủ các chức năng vốn có của mình. Tuy nhiên để phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động của Văn phòng UBND quận là tham mưu giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND quận Tây Hồ, ta có thể gọi các chức năng đó là: chức năng Tham mưu - tổng hợp và chức năng Quản trị hành chính (hậu cần). Cụ thể là: - Tổng hợp - Tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND quận mà trực tiếp là Chủ tịch và các Phó chủ tịch HĐND và UBND quận; điều hành công việc lãnh đạo của HĐND và UBND quận; phối hợp điều hoà hoạt động của các phòng, ban trong Uỷ ban, đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Để làm tốt được chức năng này, cần phải có một bộ phận trợ giúp cho lãnh đạo, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của Uỷ ban thì đó chính là Văn phòng. Thấy rõ tầm quan trọng của chức năng Tham mưu tổng hợp, Văn phòng UBND quận đã lập ra Bộ phận Tổng hợp trực thuộc Văn phòng để chuyên thực hiện chức năng này. - Quản trị hành chính: là chức năng cung ứng những điều kiện về cơ sở vật chất, phương tiện, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động thường xuyên của UBND quận. Văn phòng UBND quận là đơn vị thực hiện quản lý tài sản, cơ sở vật chất kĩ thuật, phương tiện, ngân sách, t liệu của UBND quận trong phạm vi được phân cấp. Ngoài ra Văn phòng còn đảm nhận chức năng Hướng dẫn quản lý hành chính và nghiệp vụ công tác văn phòng với các phòng, ban, đơn đơn vị và các phường trực thuộc UBND quận. Có thể nói, Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo UBND Quận thực hiện các chức năng trên. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ xung cho nhau. Vì thế hoạt động của Văn phòng là vô cùng cần thiết, quyết định đến quá trình hoạt động của UBND Quận có hiệu quả hay không. Nhiệm vụ: Tương ứng với các chức năng là những nhiệm vụ cụ thể, Văn phòng UBND Quận có nhiệm vụ trực tiếp giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND Quận trong việc tổ chức thực hiện toàn diện các hoạt động chung của HĐND và UBND về các lĩnh vực. Đó là: ✲ Tham mưu – Tổng hợp: - Tổng hợp tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị và các phường để làm báo cáo của HĐND, UBND quận. Theo dõi công tác tuyển quân, thực hiện luật nghĩa vụ quân sự. Xây dựng lịch công tác và chương trình các kỳ họp của HĐND và UBND. Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND và UBND quận. Xây dựng chương trình kế hoạch công tác và đôn đốc, theo dõi, báo cáo kịp thời cho HĐND và UBND quận tình hình thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác của các đơn vị trực thuộc. Giúp HĐND và UBND Quận đảm bảo mối quan hệ công tác với Quận uỷ và các đoàn thể nhân dân và tổ chức xã hội thuộc quận, với các đơn vị trong và ngoài quận, các quan hệ đối nội và đối ngoại. tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc Hội, HĐND Thành phố, HĐND quận. Ký các văn bản theo sự uỷ nhiệm của HĐND và UBND quận. ✲ Văn thư - Lưu trữ: - Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản, tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, công tác hành chính quản trị của cơ quan HĐND và UBND Quận đúng tình tự, thủ tục, hình thức. Tổ chức Văn thư - lưu trữ, bảo mật thông tin, hồ sơ, công văn giấy tờ theo quy định. Hướng dẫn các phường, các đơn vị trực thuộc Quận thực hiện công tác văn thư - lưu trữ. Đảm bảo thông tin nhanh nhạy, chính xác, kịp thời phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND và UBND Quận. ✲ Tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính: có nhiệm vụ tiếp dân và giải quyết các yêu cầu của tổ chức, công dân đến liên hệ công tác hoặc khiếu nại với Thường trực HĐND và UBND Quận theo nhiệm vụ và quyền hạn. ✲ Thi đua – Khen thưởng: Thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng quận, tổ chức, theo dõi phong trào thi đua, làm báo cáo sơ kết, tổng kết đề nghị khen thưởng các danh hiệu thi đua và các điển hình tiên tiến. ✲ Quản trị hành chính: Quản lý cơ sở vật chất của Văn phòng HĐND & UBND quận, đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất cho bộ máy của HĐND và UBND hoạt động. 2.1.3. Tổ chức, hoạt động của UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: 2.1.3.1. Tổ chức và hoạt động của UBND quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ công tác: UBND quận Tây Hồ là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003. Bộ máy UBND Quận Tây Hồ là toàn bộ hệ thống các thành viên là các phòng, ban được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến - chức năng phù hợp với yêu cầu thực hiện các chức năng của Uỷ ban. Mỗi một thành viên của UBND quận chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác được phân công trước HĐND, UBND và Chủ tịch UBND quận; cùng các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND quận trước Thành uỷ, HĐND và UBND Thành phố, Quận uỷ và HĐND Quận Tây Hồ. Đứng đầu cơ quan là Chủ tịch UBND quận, giúp việc cho Chủ tịch là hai Phó Chủ tịch chịu trách nhiệm về các mảng Văn xã và Quản lý Kinh tế đô thị. Ngoài ra giúp việc cho Chủ tịch và các Phó chủ tịch còn có 12 phòng, ban chức năng và các trung tâm, đoàn thể. Đứng đầu mỗi phòng, ban là các Trưởng phòng, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về các công tác chuyên môn mà mình phụ trách. Thủ trưởng các phòng, ban thuộc UBND quận khi giải quyết công việc thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của đơn vị mình nhưng có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị khác nhất thiết phải trao đổi ý kiến của Thủ trưởng đơn vị đó. Đối với các công việc vợt quá thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình, phải chủ động làm việc, thống nhất với các đơn vị liên quan để báo cáo Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND quận xem xét, quyết định. Văn phòng với các phòng, ban chức năng và các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND quận làm mối quan hệ phối hợp cùng thực hiện nhiệm vụ của HĐND và UBND quận giao trên cơ sở chức năng và nhiệm vụ được phân công. Các phòng, ban và các cơ quan, tổ chức trực thuộc UBND quận thực hiện chế độ báo cáo tình hình, kết quả công tác của đơn vị mình tới UBND quận qua Văn phòng HĐND & UBND quận để tổng hợp Văn phòng HĐND & UBND quận làm đầu mối phối hợp với các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận để báo cáo Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND quận giải quyết các công việc mà UBND phường đề nghị nhưng vợt quá thẩm quyền giải quyết. Đối với các công việc cụ thể, sau khi có ý kiến chỉ đạo của UBND quận, từng đơn vị có trách nhiệm tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với đơn vị liên quan để giải quyết, báo cáo kết quả với UBND quận. Văn phòng HĐND & UBND quận có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc việc tổ chức thực hiện ở các đơn vị theo đúng thời gian yêu cầu. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ: MTTQ và các đoàn thể HĐND Khối nội chính CHỦ TỊCH UBND Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế đô thị Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã VĂN PHÒNG HĐND & UBND Các phòng, ban chức năng trong UBND quận Các cơ quan, đơn vị, tổ chức trực thuộc UBND quận Tổ chức nhân sự: Ngày 31/7/2002, UBND quận đã có Quyết định 972/QĐ-UB về phương án phân bổ biên chế và thực hiện giai đoạn I thí điểm khoán biên chế và chi phí quản lý hành chính theo Quyết định số 1239/QĐ-UB của UBND Thành phố. Đến nay quận có 12 phòng chức năng với hơn 90 cán bộ công chức, giảm 15% so với biên chế được duyệt, mức thu nhập của cán bộ công chức khối quản lý hành chính tăng 1,5 lần. Đã bổ nhiệm 33 cán bộ quản lý các phòng, ban và đơn vị sự nghiệp; 100% cán bộ quản lý và 86% công chức hành chính có trình độ đại học trở lên, 60% cán bộ công chức được học trung cấp hành chính, 34% cán bộ có trình độ trung cấp lý lưuận chính trị trở lên. Đặc biệt trong năm 2004 đã diễn ra cuộc bầu cử đại biểu HĐND và UBND quận nhiệm kỳ 2004 – 2009 nên có sự thuyên chuyển cán bộ từ bộ phận này sang bộ phận khác, hoặc đảm nhận những chức vụ cao hơn, vì thế phần nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng công tác của các cán bộ nhân viên cũng như kết quả hoạt động của UBND quận. Tổ chức hoạt động: Để đảm bảo việc điều hành của UBND quận, ngày 16/10/2002 UBND quận ban hành Quyết định số 1320/QĐ-UB về sửa đổi, bổ sung quy chế làm việc của Uỷ ban trong đó đã cụ thể hoá và quy định rõ trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ công tác của UBND quận và từng thành viên Uỷ ban. Cũng nhưư mọi các cơ quan tổ chức, UBND quận khi đi vào hoạt động đều phải xây dựng cho mình các kế hoạch, chương trình công tác. Chương trình hoạt động của UBND quận được cụ thể và chi tiết hoá vào chương trình của các bộ phận, các phòng ban. Tại mỗi phòng, ban của UBND quận đều phải xây dựng chương trình công tác từng tuần, tháng, quý, năm một cách nghiêm túc. Dựa vào đó và trên cơ sở chương trình công tác của UBND Thành phố, của Quận uỷ, của HĐND, tập thể UBND quận sẽ quyết định, đưa ra kế hoạch và chương trình công tác cho Uỷ ban. Để điều hành, xử lý công việc thường xuyên, kịp thời và thống nhất, UBND quận Tây Hồ vẫn duy trì công tác giao ban vào sáng thứ hai hàng tuần để kiểm điểm công tác tuần, giải quyết những khó khăn vớng mắc và triển khai nhiệm vụ công tác tuần tiếp theo. Kết quả đạt được: ✲ Về Kinh tế, quản lý thu – chi ngân sách: Một số chỉ tiêu kinh tế trong các năm 2002, 2003, 2004 Năm Các chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 TH (tỷ đồng) So với KH (%) TH (tỷ đồng) So với KH (%) So với 2002 (%) TH (tỷ đồng) So với KH (%) So với 2003 (%) - GTSXCN ngoài quốc doanh - Doanh thu TMDVDL - GTSX nông nghiệp - Tổng thu ngân sách - Chi ngân sách - Chi Đầu t XDCB 111,251 851,431 27 356,155 + 5,2 + 3,7 - 5,3 141,061 1015,132 25,172 547,09 71,902 51,965 + 3,3 + 0,4 + 14,4 + 14 0 - 1 + 23,9 + 17,5 - 4,6 +39,4 164,440 1443,153 23,365 728,280 96,319 250,349 - 7,1 + 15,5 + 16 + 112,3 - 21,2 + 134,1 + 11,4 + 32,8 - 7,1 + 33,1 + 34 ✲ Về xây dựng và quản lý đô thị: Công tác cấp giấy phép xây dựng được triển khai đồng bộ và đạt kết quả tốt. Năm 2002 có 250 công trình, năm 2003 có 437 công trình và năm 2004 có 420/481 công trình được cấp giấy phép xây dựng. Thanh tra Xây dựng quận vào cuối năm 2002 đã từng bước đưa công tác quản lý trật tự xây dựng đi vào nề nếp, tỷ lệ công trình xây dựng có phép tăng 41% so với năm 2002. ✲ Về văn hoá - xã hội: Nhiều hoạt động thông tin, tuyên truyền, văn hoá, văn nghệ được triển khai đồng bộ, tích cực, phục vụ kịp thời nhiệm vụ chính trị của quận. Công tác giáo dục đào tạo tiếp tục được đẩy mạnh. Đã đầu tư xây mới và sửa chữa 13 trường học với tổng số 154 phòng học kiên cố, 5 trường đạt chuẩn quốc gia. Mạng lới cơ sở y tế từng bước được đầu tư về cơ sở vật chất, triển khai đầy đủ các chương trình y tế quốc gia và thành phố. Công tác phòng chống tệ nạn xã hội được tập trung chỉ đạo. Đến cuối năm 2003 đã có 71,5% số tổ dân phố không có điểm buôn bán và sử dụng ma tuý. ✲ Về công tác nội chính: Chỉ đạo triển khai thực hiện tốt Chỉ thị của Thành uỷ về “Tăng cờng công tác phòng chống tội phạm trong tình hình mới” và thực hiện chương trình quốc gia phòng chống tội phạm, đẩy mạnh phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc. Trong công tác đấu tranh phòng chống tội phạm, lực lượng công an đã điều tra, khám phá 132 vụ án kinh tế; bắt 394 vụ 633 đối tượng mua bán, vận chuyển, tàng trữ và sử dụng trái phép chất ma tuý; khám phá 894/1097 vụ phạm pháp hình sự xảy ra trên địa bàn, đạt tỷ lệ 76,2%. 2.1.3.2. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: Cơ cấu tổ chức và các mối quan hệ công tác trong Văn phòng: Do tính chất, đặc điểm, qui mô và trình độ của mỗi cơ quan, tổ chức là không giống nhau vì thế mà văn phòng của các cơ quan, tổ chức đó cũng tồn tại khác nhau: Đối với cơ quan hành chính có qui mô lớn, hoạt động đưa dạng như UBND quận Tây Hồ thì bộ máy văn phòng cần có đủ các bộ phận với một biên chế nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng một cách độc lập nhằm đáp ứng đầy đủ và kịp thời cho sự vận hành chung của cơ quan. Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND quận; chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực Hội đồng nhân dân và UBND quận. Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủ trưởng. Đứng đầu là Chánh văn phòng: là người lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước HĐND & UBND quận về kết quả hoạt động của đơn vị. Chánh văn phòng trực tiếp phụ trách các bộ phận: Tổ chức bộ máy và nhân sự, tham mưu tổng hợp, thi đua khen thưởng. Do trong tháng 02 năm 2005, UBND quận đã quyết định tách bộ phận Tư pháp trực thuộc Văn phòng thành một phòng chuyên môn có tư cách pháp nhân và con dấu riêng. Vì vậy một Phó văn phòng đã được điều sang làm Trưởng phòng Tư pháp, nên hiện nay giúp việc cho Chánh văn phòng chỉ còn 1 Phó văn phòng. Phó văn phòng có thể thay quyền quản lý và điều hành Văn phòng khi Chánh văn phòng đi vắng, được Chánh văn phòng Uỷ ban giao trực tiếp phụ trách bộ phận văn thư - lưu trữ, hành chính quản trị, tổ tiếp dân và tiếp nhận hồ sơ hành chính đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp trước Chánh văn phòng về công việc được giao. PHÓ VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ CHÁNH VĂN PHÒNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ: Tiếp dân và Tiếp nhận hồ sơ hành chính Hành chính quản trị Văn thư - lưu trữ Kế toán Tài vụ Thi đua Khen thưởng Tham mưu - Tổng hợp Các bộ phận trong Văn phòng có mối quan hệ bình đẳng với nhau, có quyền giải quyết công việc trực tiếp thuộc nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, việc đảm bảo công tác hành chính cần có mối quan hệ phối hợp, cộng tác với nhau, với lãnh đạo Văn phòng nhằm hoàn thành nhiệm vụ. Tổ chức nhân sự: Trong năm 2004, số lượng cán bộ trong biên chế và hợp đồng trong Văn phòng tương đối ổn đinh, không có sự thuyên chuyển công tác hay tuyển dụng mới cán bộ, nhân viên. Chỉ tiêu biên chế do chủ tịch UBND quận quy định cho Văn phòng là 30 người. Sang đầu năm 2005, do tách Phòng Tư pháp khỏi Văn phòng, biên chế cán bộ, công chức Văn phòng có thay đổi do một số đồng chí thuyên chuyển công tác đi nơi khác và một số chuyển sang làm việc tại phòng T pháp. Hiện nay tổng số cán bộ, nhân viên của văn phòng là 38 đồng chí (trong đó 26 đồng chí trong biến chế và 12 nhân viên hợp đồng) với tuổi đời trung bình là 31,5 Bộ máy tổ chức của Văn phòng UBND quận Tây Hồ bao gồm các bộ phận chủ yếu sau đây với số lượng nhân sự trong mỗi bộ phận là: Chánh văn phòng : 1 người Phó văn phòng : 1 người Bộ phận Tham mưu - Tổng hợp : 6 người Bộ phận Kế toán tài vụ : 2 người Bộ phận Văn thư - Lưu trữ : 3 người Bộ phận Tiếp dân và Tiếp nhận hồ sơ hành chính : 3 người Bộ phận Thi đua – Khen thưởng: : 1 người Bộ phận Hành chính quản trị : 21 người (Trong bộ phận Hành chính quản trị lại được chia thành những tổ, nhóm nhỏ phụ trách từng công việc cụ thể) Với việc bố trí nhân sự như vậy, Văn phòng đã tổ chức phân công công việc rõ ràng đối với các cán bộ, nhân viên: cán bộ nhân viên khi được phân công phụ trách mảng công việc nào thì chỉ chịu trách nhiệm về mảng công việc ấy; không có sự kiêm nhiệm công việc giữa người này với người khác. ✲ Tham mưu tổng hợp: - Văn phòng đã trực tiếp tham mưu văn bản, đồng thời phối hợp cùng các phòng, ban chuyên môn rà soát, hiệu chỉnh, tham mưu cho Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý điều hành cũng nhưư các văn bản thông thường khác trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của HĐND và UBND quận. - Theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động của các ngành, các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của UBND quận; Soạn thảo các thông báo, văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND quận tới các đơn vị liên quan để tổ chức thực hiện; đôn đốc, tổng hợp kết quả theo tiến độ. - Tham mưu, bố trí, sắp xếp và lồng ghép hợp lý các nội dung hội nghị, hội họp vừa đảm bảo tiết kiệm thời gian và kinh phí vừa đảm bảo chất lượng và hiệu quả. - Tham mưu cho lãnh đạo về lĩnh vực Thi đua khen thưởng từ khâu phát động, triển khai đến tổ chức Hội nghị tổng kết các đợt thi đua trong năm 2004. Đặc biệt trong năm 2003, Văn phòng đã tham mưu và trực tiếp thực hiện xây dựng trang Web nội bộ của quận để chuẩn bị ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý và điều hành của UBND quận vào năm 2004. ✲ Công tác Tiếp dân và giải quyết đơn th: Trong năm 2002, bộ phận tiếp dân của Văn phòng HĐND & UBND quận đã tiếp 467 lượt người đến phản ánh, kiến nghị, đã tiếp nhận và giải quyết xong 14 phiếu chuyển của UBND Thành phố và 12/15 phiếu chuyển của Quận uỷ. Năm 2003, đã tiếp 544 lượt công dân (tăng 77 lượt so với 2002). Năm 2004, đã tiếp 411 lượt người. Đã tiếp nhận và giải quyết xong 11 phiếu chuyển của UBND Thành phố và 13/15 phiếu chuyển từ Quận uỷ. Văn phòng thường xuyên rà xoát đôn đốc tiến độ giải quyết đơn th của các phòng, ban thuộc quận và UBND, không để đơn thư tồn đọng kéo dài. ✲ Công tác Hành chính – Quản trị: Đảm bảo phục vụ tốt các hoạt động của Thường trực HĐND và UBND quận về phương tiện và cơ sở vật chất. Đã áp dụng nhiều biện pháp để triệt để thực hành tiết kiệm chống lãng phí,....góp phần nâng cao đời sống của cán bộ công chức cơ quan ghi nhận. - Công tác kế toán tài vụ: Luôn tổ chức quản lý cấp phát và quyết toán kinh phí theo đúng quy định, đúng kế hoạch và tiến độ công tác của đơn vị. Hàng tháng thực hiện nghiêm túc chế độ kiểm quỹ. - Công tác Văn thư - Lưu trữ: Trong những năm qua, công tác văn thư - lưu trữ tiếp tục được nâng cao hơn về nghiệp vụ và chất lượng. Bước đầu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ tiếp tục được thực hiện có nề nếp. Trong năm 2003, đã tiến hành thu hồi và chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ từ năm 1996 đến 2001; tổ chức tập huấn cho các bộ lưu trữ quận, phường và các đơn vị trực thuộc. - Công tác in ấn, đánh máy, phô tô: Tuy nhân viên ở phòng máy luôn có sự thay đổi, song với nỗ lực cao của các đồng chí nên công tác in ấn tài liệu đã đảm bảo kịp thời cho các đơn vị. Năm 2002, đã phô tô 275.072 trang văn bản. Năm 2003, đã đánh máy chế bản 6691 trang văn bản, phô tô 475.635 trang (bằng 172,9% so với năm 2002). Năm 2004, đã đánh máy chế bản 7586 trang văn bản (tăng 13% so với năm 2003), 1570 trang giấy khen và phô tô 1.019.954 trang văn bản (bằng 214% so với năm 2003). - Công tác quản lý, bảo dưỡng tài sản và phương tiện: Quản lý tốt các phương tiện phục vụ kịp thời các đồng chí lãnh đạo quận và các hoạt động khác của UBND quận. Chủ động duy tu, sửa chữa thay thế kịp thời các trang thiết bị phương tiện phục vụ cho các hoạt động thường xuyên của các đơn vị. - Công tác Giao thông, phục vụ: Hàng năm văn phòng đã tổ chức tốt hàng trăm cuộc họp và các hội nghị tập huấn của HĐND và UBND (năm 2004 Văn phòng đã phối hợp với các phòng, ban tổ chức 906 cuộc). Công tác chuyển công văn, tài liệu đảm bảo theo đúng địa chỉ, kịp thời, an toàn không để xảy ra thất lạc văn bản. - Công tác bảo vệ, giữ gìn vệ sinh: công tác bảo vệ trong các năm qua đã có nhiều chuyển biến tiến bộ. Đảm bảo an toàn, an ninh trật tự tại trụ sở quận, duy trì có hiệu quả việc thực hiện các quy định ra vào cơ quan quận. Công tác vệ sinh luôn đảm bảo ngăn nắp, vệ sinh phòng làm việc của các lãnh đạo, hội trường và khuôn viên trụ sở. 2.2. CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ VÀ HIỆN TRẠNG HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ: Công tác văn thư - lưu trữ ở Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là công tác tổ chức, quản lý và lưu giữ các văn bản (văn bản đến, văn bản đi), hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND quận nhằm phục vụ cho công tác quản lý và điều hành của UBND quận Tây Hồ. Trong đó: - Công tác văn thư gồm các công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản của UBND quận trong quá trình chu chuyển. - Công tác lưu trữ gồm các công tác lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của Uỷ ban, của các cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin. 2.2.1. Nhiệm vụ của bộ phận Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ là một cơ quan hành chính Nhà nước cấp quận, hằng ngày phải ban hành, tiếp nhận và xử lý một số lượng văn bản rất lớn. Tại Văn phòng HĐND & UBND quận có bộ phận Văn thư - Lưu trữ chuyên trách giúp Chánh văn phòng tổ chức thực hiện và quản lý công tác văn thư - lưu trữ đối với các phòng - ban chuyên môn, các tổ chức đoàn thể thuộc quận và đối với UBND các phường đồng thời thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ lịch sử quận; thực hiện các nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành tại Văn phòng HĐND & UBND quận. Cụ thể như sau: 2.2.1.1. Nhiệm vụ của bộ phận Văn thư: - Tiếp nhận và phát hành các loại công văn, giấy tờ, tài liệu của HĐND và UBND quận đảm bảo đúng trình tự, thể thức của văn bản hành chính Nhà nước. - Quản lý giấy giới thiệu. Thực hiện nghiêm Quyết định số 792/1998/QĐ-UB ngày 30 tháng 6 năm 1998 của UBND quận Tây Hồ ban hành quy định tạm thời về quy trình soạn thảo, trình ký, ban hành và quản lý văn bản thuộc thẩm quyền của UBND quận và phường. Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ. 2.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ: - Sắp xếp, tập hợp, chỉnh lý, phân loại, lập danh mục hồ sơ, tài liệu và lưu giữ các loại tài liệu của HĐND và UBND quận đảm bảo an toàn. Thống kê đầy đủ các loại tài liệu lưu giữ đảm bảo rõ ràng, chính xác bằng sổ thống kê và máy tính, phục vụ tra cứu nhanh chóng, hiệu quả. Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị để đưa vào lưu trữ; tham mưu việc huỷ tài liệu đã hết giá trị sử dụng theo đúng quy định. 2.2.2. Tình hình thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ: Công tác văn thư - lưu trữ của Văn phòng HĐND & UBND Quận Tây Hồ đã chấp hành tốt những quy định về công tác văn thư bảo mật, quản lý văn bản đi - văn bản đến, quản lý con dấu một cách đầy đủ, chặt chẽ và đúng nguyên tắc. 2.2.2.1. Công tác văn thư: Công tác văn thư đã đi vào nề nếp và có nhiều tiến bộ. Sau khi có hướng dẫn của Văn phòng HĐND & UBND Quận, công tác văn thư đã thực hiện tốt chức năng giám sát thể thức, nội dung và thẩm quyền ban hành văn bản. Trong năm qua, HĐND & UBND quận đã ban hành văn ban các loại bảo đảm đúng thể thức, đúng thẩm quyền và đúng với quy định. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến: Cán bộ Văn thư phụ trách mảng này thực hiện các công việc sau:._.quả mang tính hệ thống chính xác, bảo đảm mọi nhu cầu về thông tin. Cần nhận rõ tính cấp bách và tất yếu của việc hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban theo xu hướng mới. 3.1.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn thư - lưu trữ: Cùng với thành tựu của những ngành công nghệ khác nhau nh công nghệ sinh học, công nghệ vũ trụ... và tuyệt vời hơn cả là công nghệ thông tin với những thành tựu kỳ diệu của công nghệ thông tin đã đưa con người đến tầm cao mới và xích lại gần nhau hơn, hoạt động của Văn phòng cũng không nằm ngoài sự chuyển biến đó. Nó làm thay đổi về cơ bản, hầu hết các công việc của Văn phòng đều có sự trợ giúp của máy vi tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại khác. Do thực tiễn ngày càng phát triển phong phú và đưa dạng, mà tài liệu với tư cách là công cụ cho các lĩnh vực xã hội thì khối lượng văn bản trong các cơ quan đơn vị ngày càng tăng lên. Trong hoàn cảnh đó nếu cứ dùng các phương pháp thủ công thì không xử lý nổi các thông tin đó một cách kịp thời và hiệu quả. Để đảm bảo có thể xử lý nhanh chóng các thông tin đầu vào và các thông tin đầu ra, trong các cơ quan đơn vị hiện nay thường nối mạng cục bộ Intranet trong cơ quan để tạo môi trường trao đổi thông tin trong nội bộ văn phòng, giữa Văn phòng với các cơ quan đơn vị trực thuộc và nối mạng toàn cầu để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nâng cao hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ đang đề cập đến không phải chỉ thực hiện cải tiến các quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi các thiết bị, công nghệ thông tin. Nhu cầu ứng dụng công nghệ tin học vào công tác văn phòng đang ở mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan trong việc xử lý thông tin khi lượng thông tin tăng lên đáng kể theo nhịp độ hoạt động của Uỷ ban. Ta phải thừa nhận vai trò của tin học trong hoạt động quản lý. Việc áp dụng nó vào công tác văn thư - lưu trữ là hoàn toàn phù hợp và cần thiết. 3.1.2.3. Đổi mới quy trình quản lý phù hợp với đòi hỏi ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ: Trước đây, trong cơ chế quản lý cũ, các quy trình quản lý trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước thường được áp dụng một cách máy móc, thủ công. Tuy vậy, các quy trình này cũng đã phát huy được hiệu quả của nó trong cơ chế đó. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật và sự can thiệp ngày càng sâu của chúng vào trong công tác quản lý thì những quy trình quản lý cũ trở nên lỗi thời, không còn phù hợp nữa, khiến cho chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý bị giảm sút. Một yêu cầu đặt ra cho lãnh đạo cơ quan là phải nghiên cứu một quy trình quản lý khác linh hoạt hơn, phù hợp với sự phát triển của hiện tại, đáp ứng được yêu cầu trong công tác quản lý hiện nay. Đối với công tác văn thư - lưu trữ, quy trình giải quyết và quản lý văn bản là vô cùng quan trọng giúp cho việc lưu chuyển văn bản trong cơ quan được thông suốt. Khi đưa vào áp dụng các phương tiện hiện đại, và ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý văn bản thì tính chất nghiệp vụ trong công tác cũng thay đổi theo xu hướng tích cực: Con người chỉ đóng vai trò là quản lý theo dõi còn máy móc và trang thiết bị công nghệ sẽ đảm nhận thực hiện các thao tác nghiệp vụ. Do vậy quy trình quản lý và giải quyết văn bản cũng phải được đổi mới, cải tiến theo hướng tự động hoá, tin học hoá nhằm giảm bớt các bước trung gian trong quy trình, nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ. 3.1.2.4. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nhân sự của bộ phận Văn thư - lưu trữ theo hướng hiện đại hoá: Để đảm bảo cho chất lượng, tăng hiệu quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ thì phải tổ chức bộ máy ở bộ phận văn thư - lưu trữ khoa học, ổn định và giảm bớt các khâu trung gian là cần thiết. Với sự trang bị các máy móc thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay ở bộ phận Văn thư - lưu trữ, Việc tổ chức và xây dựng bộ máy phù hợp với xu thế phát triển cho phép tăng khả năng linh động của của công tác này mà tính linh động lại phụ thuộc vào công tác tổ chức và hoạt động được sắp xếp đúng đắn phù hợp cả về số lượng và chất lượng. Tổ chức bộ máy làm việc của bộ phận văn thư - lưu trữ nh mong muốn sẽ hạn chế được ách tắc trong việc giải quyết, quản lý và lưu trữ văn bản. Nếu như văn bản không được giải quyết kịp thời sẽ làm cho thông tin bị ách tắc gây cản trở thậm chí làm cho hoạt động của Uỷ ban vận động sai mục tiêu. Do đó, lãnh đạo cơ quan và Văn phòng luôn phải ý thức được việc tổ chức bộ máy văn thư - lưu trữ sao cho thông tin được truyền đạt tốt nhất. Bộ máy làm việc được tổ chức theo xu thế hiện đại sẽ tạo lập được ý thức tự giác của cán bộ, nhân việc trong bộ máy, tiết kiệm chi phí trong công tác tổ chức. Hiệu quả mà bộ máy văn thư - lưu trữ làm việc khoa học đem lại còn thể hiện ở chỗ giúp cho việc kiểm tra giám sát chặt chẽ và kịp thời các văn bản, giấy tờ hình thành hoặc tiếp nhận từ các cơ quan, đơn vị khác trong quá trình hoạt động của cơ quan mình. Để đáp ứng yêu cầu của công tác văn thư - lưu trữ trong giai đoạn mới thì nhân tố con người cũng được đánh giá và xếp đặt phù hợp. Trong điều kiện làm việc mới với các trang thiết bị và ứng dụng công nghệ hiện đại thì đòi hỏi các cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ cũng phải có những tiêu chuẩn mới. Ngoài những kiến thức và trình độ hiện có họ phải chú trọng trong việc trao dồi kiến thức và nâng cao trình độ để đủ khả năng đáp ứng được những yêu cầu mới, những đòi hỏi mới trong từng giai đoạn cụ thể để có thể phản ánh được tính chất hiện đại của công tác văn thư - lưu trữ trong Văn phòng của Uỷ ban. Trong xu hướng phát triển mới, để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư - lưu trữ, lãnh đạo Uỷ ban và lãnh đạo Văn phòng cần tổ chức bố trí cán bộ thực hiện công tác này đúng vị trí tương ứng với trình độ năng lực của họ. Như vậy mới thực sự phát huy được tính hiện đại và hiệu quả của quá trình hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ. Với tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ thì việc tổ chức bộ máy làm việc với cơ cấu nhân sự nhẹ nhàng, gọn gàng và khoa học đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khi đưa các tiến bộ của khoa học kỹ thuật và ứng dụng công nghệ tin học vào công tác này là rất cần thiết; không nằm ngoài xu hướng phát triển của thời đại nhưng phải đảm bảo tính hợp lý, tương quan giữa mong muốn và thực tế hiện có của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ. 3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HIỆN ĐẠI HOÁ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ: Đổi mới hoạt động văn phòng theo hướng hiện đại hoá: Để thực hiện tốt chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần, công nghệ văn phòng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ giúp lãnh đạo văn phòng thực hiện tốt hơn các chức năng, nhiệm vụ đó. Vì vậy Văn phòng phải luôn đi đầu tưrong quá trình hiện đại hoá công việc của mình mà trước tiên phải nhanh chóng đưa công nghệ thông tin hiện đại vào phục vụ hoạt động của Văn phòng: - Văn phòng nên kết nối mạng đơn giản giữa máy tính của Chánh văn phòng với các máy của các bộ phận khác trong Văn phòng. Điều này khẳng định ngay tính ưu việt là thông tin được truyền và nhận rất nhanh, việc kiểm tra giám sát hoạt động một cách chính xác bất kể lúc nào mà không mất thời gian đi lại. Việc hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với việc trang bị các thiết bị, công nghệ văn phòng mới, hiện đại. Vì vậy, trước hết các cán bộ trong văn phòng và trong toàn cơ quan phải được trang bị một kiến thức nhất định về tin học, về sử dụng mạng, hệ thống cơ sở dữ liệu... Muốn theo kịp thời đại, nắm được thông tin nhanh thì Cơ quan và Văn phòng phải củng cố đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho các phòng, ban và phải có chiến lược phương án nhất định là đầu tư trang thiết bị kỹ thuật loại nào cho phù hợp với hoạt động của cơ quan mà không bị lạc hậu. Nếu làm tốt được những điều kiện trên thì công tác văn phòng sẽ được cải thiện và thúc đẩy quá trình hiện đại hoá văn thư - lưu trữ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Văn phòng đã và đang khẳng định vị trí và vai trò sẽ là trợ thủ đắc lực nhất trong việc tham mưu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát và đôn đốc mọi hoạt động đảm bảo có hiệu quả trong quá trình quản lý và điều hành của UBND quận Tây Hồ. Do đó, hiện đại hoá công tác văn phòng có vai trò rất lớn đối với hoạt động quản lý, điều hành của Uỷ ban. Quản lý càng theo xu thế hiện đại hoá bao nhiêu thì càng làm giảm bớt thời gian sự vụ, giảm thủ tục và nâng cao hiệu quả công việc bấy nhiêu. Để đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của ứng dụng công nghệ tin học vào công tác quản lý nhà nước của UBND quận, Văn phòng HĐHD & UBND quận cũng cần tiến hành tổ chức bộ máy một cách khoa học và bố trí cán bộ đúng chuyên môn phù hợp với năng lực từng người. Trong bối cảnh của sự phát triển, hiện đại hoá đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, vấn đề đặt ra cho Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ là liệu các thủ tục cũ có còn phù hợp nữa hay không ? Cải cách thủ tục hành chính đang là một yêu cầu mới hiện nay, nhất là trong hoạt động văn phòng nơi diễn ra thủ tục hành chính nhiều nhất. Mục đích cải cách thủ tục hành chính là tạo điều kiện thuận lợi và củng cố hơn nữa mối quan hệ giữa cán bộ hành chính với công dân đến giải quyết công việc bằng cách: rà soát lại các thủ tục hiện có nếu thấy không còn phù hợp thì thay đổi hoặc bỏ, nếu thiếu thì bổ sung. Việc cải cách thủ tục hành chính trong Văn phòng sẽ giải quyết được những tồn tại khắc phục những khó khăn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và củng cố thêm vị trí của Văn phòng trong cơ cấu tổ chức của Uỷ ban. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc hỗ trợ nâng cao hiệu quả trong quản lý hành chính và trong công tác văn thư - lưu trữ: Hoàn chỉnh hệ thống mạng máy tính của quận: UBND quận cần nhanh chóng hoàn thiện hệ thống mạng nội bộ (LAN) và xây dựng hệ thống mạng diện rộng (WAN) để việc quản lý và khai thác văn bản trên mạng được tiến hành một cách đồng bộ, không dàn trải, cho phép kết nối UBND quận với các đơn vị trực thuộc qua hệ thống máy tính, hỗ trợ chuyển nhận văn bản giữa các đơn vị cơ sở và quận. Để thực hiện thông suốt quá trình chỉ đạo, điều hành giữa Quận và các đơn vị cơ sở trực thuộc quận cần phải triển khai hệ thống kết nối giữa Quận và đơn vị cơ sở qua hệ thống mạng máy tính của Uỷ ban. Đòi hỏi công tác hiện đại hoá văn thư - lưu trữ cũng như hiện đại hoá công tác quản lý không phải chỉ cần có một phần mềm ứng dụng riêng, mà phần mềm đó phải được thiết kế trên cơ sở hạ tầng mạng (LAN/WAN) của Quận. Tuy nhiên nếu nhưư vậy công tác bảo mật thông tin sẽ không được đảm bảo. Để khắc phục điều đó, trên cơ sở có sẵn mạng (LAN/WAN), Quận có thể xây dựng cho mình hệ thống mạng INTRANET. Mạng INTRANET làm một thống mạng được xây dựng theo các giao thức chuẩn của mạng INTERNET nhưng được áp dụng vào trong một tổ chức nhất định. Mạng này hoạt động dựa trên cơ chế truyền thông nội bộ trong cơ quan, cung cấp các khả năng: truyền thông theo các nhóm, các phòng ban hoặc toàn thể cơ quan bằng cách gửi thông tin lên trang Web điều hành của Quận. Với hệ thống mạng INTRANET, cho phép kết nối đồng thời nhiều đơn vị cơ sở vào hệ thống thông tin của Quận; đồng thời thực hiện theo dõi và cho phép các đơn vị cơ sở có quyền truy cập vào khu vực của mình để lấy và gửi các tài liệu liên quan của đơn vị cơ sở. Ngoài ra có thể thực hiện dễ dàng và nhanh gọn trong việc lấy và nhận tài liệu, văn bản từ trang Web điều hành của quận. Cho phép gửi nhận giữa Quận và các đơn vị cơ sở, đơn vị cơ sở với quận và giữa các đơn vị cơ sở với nhau. Xây dựng và hoàn thiện các phần mềm quản lý: Hiện nay công tác quản lý hành chính tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ đã từng bước được tin học hoá nhằm đảm bảo tính liên tục trong quản lý và khai thác hệ thống quản lý văn bản và nội dung xử lý đã được tin học hoá. Nhằm phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin một cáchư tổng thể và chương trình cải cách hành chính, UBND quận Tây Hồ cần nhanh chóng cho xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ công tác quản lý nh: phầm mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hồ sơ một cửa... Khi xây dựng phầm mềm cần được thiết kết trên nền tảng công nghệ mở, có thể chạy trên môi trường đảm bảo chi phí về môi trường là thấp nhất và có tính mở rộng sau này. Hệ thống được xây dựng trên nền tảng chuẩn Web và kết nối cơ sở dữ liệu chạy trên môi trường Windows và Linux, cho phép kết nối các máy trạm trong mạng nội bộ Uỷ ban và có thể khai thác dữ liệu một cách dễ dàng, thuận tiện. Các hệ thống phầm mềm phải được Việt hoá theo chuẩn Unicode và tuân theo tiêu chuẩn Việt Nam trong lưu trữ và trao đổi dữ liệu, đựơc thiết kế sao cho phù hợp với hoạt động, quản lý của Quận nhằm giảm thiểu các khó khăn cũng như thói quen của cán bộ, nhân viên trong việc sử dụng và khai thác. Các hệ thống phầm mềm này sẽ được bảo đảm bằng cơ chế cập nhật, sửa chữa, lưu giữ, khai thác và bảo mật riêng chỉ cho phép những người có trách nhiệm mới được truy cập vào hệ thống. Để xây dựng được các chương trình phần mềm này, UBND quận nên vừa kết hợp với UBND Thành phố vừa thuê thêm một đơn vị chuyên nghiệp trong công tác thiết kế phần mềm để thiết kế phần mềm phù hợp. Như vậy phần mềm ứng dụng sẽ có tính chuyên nghiệp và ổn định mà lại thống nhất từ Trung ương đến cơ sở. 3.2.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ: Bên cạnh các phần mềm quản lý cần được nhanh chóng xây dựng và đưa vào sử dụng, UBND quận Tây Hồ cũng cần tiếp hoàn thiện phần mềm quản lý văn bản đang sử dụng trong công tác văn thư lưu trữ hệ thống phần mềm kết nối để trao đổi thông tin giữa UBND quận với các UBND phường qua hệ thống mạng máy tính. Tiếp tục cộng tác với Ban công nghệ thông tin thành phố Hà Nội để xây dựng phần mềm phục vụ cho công tác lưu trữ nhằm thống nhất với chương trình Quản lý văn bản trong công tác văn thư đã được đưa vào sử dụng. Phòng Văn thư - Lưu trữ của UBND quận có số lượng văn bản hàng năm cần lưu trữ là khá lớn. Việc lưu trữ trên ổ cứng của máy tính hiện nay là khá thuận tiện nhưng đôi khi xảy ra một số sự cố khiến cho dữ liệu trong ổ cứng có thể bị mất hết. Do vậy để có thể giảm thiểu việc bị mất dữ liệu, Văn phòng có thể từng bước tiến hành đầu tư trang bị cho bộ phận Văn thư - lưu trữ các ổ CD-RW (Compack disk – Rewritable) lắp trên máy vi tính có tính năng ghi dữ liệu trên đĩa CD. Như vậy sẽ giảm thiểu các giá tủ đựng hồ sơ, tiết kiệm được không gian, đồng thời việc bảo quản văn bản tài liệu như vậy sẽ tránh được mất mát, và tăng tuổi thọ sử dụng. Tuy nhiên để có thể ứng dụng công nghệ thông tin một cáchư tổng thể, UBND quận cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và các trang thiết bị cho các đơn vị cơ sở trực thuộc một cách đồng nhất. Ngoài ra khi công nghệ thông tin được đưa vào ứng dụng, Văn phòng cần cần phải thành lập ngay một bộ phận từ 1 đến 2 cán bộ chuyên về tin học, được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị hệ thống thông tin: quản trị mạng, quản trị phần mềm, quản trị cơ sở dữ liệu và bên cạnh đó họ phải có khả năng bảo trì phần cứng và phần mềm trong quá trình sử dụng. Tránh tình trạng hiện nay, do hệ thống mạng và phần mềm quản lý văn bản mới đưa vào sử dụng, chưa ổn định nên thỉnh thoảng gặp một số trục trặc trong quá trình hoạt động. Mỗi lần như vậy, Văn phòng phải nhờ tới sự trợ giúp của các cán bộ tin học trên UBND Thành phố, hoặc khi các thiết bị máy móc hỏng cũng không thể khắc phục được ngay. Như vậy rất mất thời gian và tốn kém về chi phí mà hiệu quả lại không cao. Hoàn thiện quy trình quản lý văn thư - lưu trữ: Do tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, đề nghị Văn phòng kết hợp với lãnh đạo UBND quận Tây Hồ nghiên cứu và nhanh chóng xây dựng Quy chế tổ chức và hoạt động cho công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, trong đó có quy định cụ thể về các quy trình quản lý để việc thực hiện các quy trình trong công tác văn thư - lưu trữ được thực hiện một cách nghiêm túc. 3.2.3.1. Hoàn thiện quy trình giải quyết và quản lý văn bản: Với quy trình ban hành và quản lý văn bản đi đang được áp dụng trong bộ phận Văn thư hiện nay vẫn còn nhiều bước, chưa phù hợp với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác ban hành và quản lý văn bản. Em xin mạnh dạn đưa ra một quy trình về ban hành và quản lý văn bản đi với các bước như sau nhằm hạn chế việc đi lại và rút ngắn thời gian trong quá trình thực hiện: Các phòng, ban chuyên môn 1 Lãnh đạo UBND quận 2 Phòng phôtô 3 VĂN THƯ 4 Tổ chức ban hành và quản lý văn bản 1. Văn bản được chuyển lên lãnh đạo để thực hiện trình ký. 2. Sau khi lấy được chữ ký của lãnh đạo, văn bản được chuyển đến phòng Photo để nhân sao số lượng văn bản cần ban hành. 3. Văn bản được chuyển tới bộ phận Văn thư để đăng ký số và ký hiệu, ngày tháng văn bản. Văn thư sẽ nhập thông tin văn bản vào máy vi tính và tiến hành lưu văn bản gốc. 3. Bộ phận văn thư tiến hành chuyển phát văn bản Vì khối lượng giấy tờ, tài liệu cần sao chụp ở bộ phận văn thư là rất lớn, nên cần bố trí phòng làm việc của Chánh văn phòng và phòng máy phô tô ở gần phòng Văn thư để tiện cho việc nhân in văn bản; đồng thời Chánh văn phòng có thể dễ dàng giám sát, kiểm tra hoạt động văn thư và có ý kiến chỉ đạo cho việc giải quyết, xử lý văn bản kịp thời, nhanh chóng; góp phần rút ngắn thời gian trong quy trình quản lý và giải quyết văn bản của bộ phận văn thư. Người chịu trách nhiệm về thể thức và nội dung văn bản là Thủ trưởng hoặc người có thẩm quyền của các phòng, ban chuyên môn. Vì vậy Văn phòng nên tổ chức đào tạo sơ cấp nghiệp vụ, các lớp tập huấn và nâng cao về soạn thảo văn bản, ban hành văn bản và đào tạo tin học về các chương trình ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ cho các cán bộ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của mỗi phòng, ban chuyên môn; tạo cho họ có được những kỹ năng cơ bản nhất về soạn thảo, góp phần hạn chế được những sai sót trong quy trình soạn thảo văn bản và ban hành theo quy định của pháp luật. Từ đó công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận sẽ được tập trung, thống nhất theo hướng tin học hoá, hiện đại hoá. 3.2.3.2. Xây dựng quy trình lưu trữ: Để đảm bảo cho công tác lưu trữ được tiến hành thống nhất và khoa học, UBND quận cùng với Văn phòng nên nghiên cứu xây dựng quy trình cho từng nội dung cụ thể trong công tác lưu trữ: - Quy trình phân loại tài liệu - Quy trình lập danh mục hồ sơ - Quy trình thống kê tài liệu - Quy trình xác định giá trị tài liệu - Quy trình chỉnh lý tài liệu Mỗi nội dung cần có những bước cụ thể dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin và khoa học kỹ thuật. Việc xây dựng các quy trình sẽ giúp cho công tác lưu trữ đi vào hoạt động có nề nếp, từ đó nâng cao nhận thức đúng đắn về công tác lưu trữ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. 3.3.4. Hoàn thiện công tác tổ chức tại bộ phận văn thư - lưu trữ: Bộ phận văn thư - lưu trữ cần phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban chức năng và các đơn vị cơ sở trực thuộc quận để thiết lập xây dựng hệ thống thông tin trong và ngoài cơ quan nhằm phục vụ cho quá trình hoạt động của Uỷ ban được, đồng thời quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu được thống nhất, tập trung. Văn phòng HĐND & UBND quận tiến hành tham mưu UBND chỉ đạo các phường và các đơn vị bổ xung kiện toàn công tác tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ: - 8/8 phường cử cán bộ làm công tác văn phòng trực tiếp làm nhiệm vụ văn thư - lưu trữ. - 12 phòng, ban chức năng trực thuộc bố trí cán bộ kiêm nhiệm phải có trình độ nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ. Về nhân sự ở bộ phận Văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, việc bố trí 2 cán bộ đảm nhận công tác văn thư và 1 cán bộ đảm nhận công tác lưu trữ như vậy là phù hợp với khối lượng công việc. Tuy nhiên trong công tác lưu trữ, Văn phòng đã bố trí một cán bộ chuyên ngành Luật phụ trách nên chất lượng công tác lưu trữ còn gặp nhiều hạn chế. Em xin có kiến nghị như sau: Hiện nay Phòng Tư pháp mới được thành lập, biên chế nhân sự trong phòng còn chưa ổn định, đang tiến hành tuyển dụng một số vị trí công tác với chuyên môn ngành Luật. Do đó, UBND quận kết hợp với Văn phòng và phòng Tổ chức chính quyền tuyển một nhân viên chuyên ngành Văn thư - lưu trữ để phụ trách công tác lưu trữ, bố trí đồng chí phụ trách công tác lưu trữ hiện nay về công tác tại phòng Tư pháp. Với phương án này, có thể hiện nay nếu tiến hành sẽ tốn kém về chi phí trong công tác tuyển dụng, song xét về ý nghĩa lâu dài sẽ giúp cho công tác văn thư lưu trữ được tổ chức một cách khoa học hơn do các cán bộ, nhân viên được bố trí công việc đúng chuyên môn đào tạo. Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá: Ngay từ khi khởi xướng, Đảng và Nhà nước ta đã nhấn mạnh tầm quan trọng đặc biệt của yếu tố con người và xác định “Con người vừa là mục tiêu vừa là động lực của sự phát triển” (Nghị quyết Đại hội VII). Tổng kết 15 năm đổi mới và nghiên cứu lý lưuận, Đảng và Nhà nước ta một lần nữa khẳng định trong Nghị quyết Đại hội IX: “Con người và nguồn lực là nhân tố quyết định sự phát triển của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hoá - hiện đại hoá”. Do đó, đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực ở từng cơ quan, đơn vị là hết sức cần thiết. Hoạt động quản lý luôn cần được cung cấp các thông tin và Văn phòng hay chính là bộ phận Văn thư - lưu trữ nơi có chức năng cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan nói chung và của lãnh đạo nói riêng. Chính vì thế, Trước hết mỗi cán bộ làm kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ ở các phòng, ban, đơn vị, các phường phải được tổ chức đào tạo tập huấn về nghiệp vụ văn thư - lưu trữ trên cơ sở nội dung Để có thể hoàn thành tốt công việc được giao, bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải hiểu biết về nghiệp vụ của mình cả về lý lưuận và thực tiễn; đồng thời biết so sánh, đối chiếu giữa lý lưuận và thực tiễn ở cơ quan để tìm ra các biện pháp giải quyết cho phù hợp với thực tiễn của UBND quận. Một cán bộ Văn thư - lưu trữ chỉ có thể làm tốt công việc nếu họ nắm vững những vấn đề lý lưuận cơ bản về công tác văn thư - lưu trữ. Những kiến thức đó sẽ giúp họ vận dụng vào thực tế để tổ chức các loại hình tài liệu của cơ quan. Hiểu biết về lý lưuận còn đòi hỏi bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải nắm vững trình độ phát triển trong lĩnh vực chuyên môn của cơ quan. - Văn phòng HĐND & UBND quận nên liên hệ với Văn phòng của HĐND và UBND Thành phố để tổ chức cho cán bộ văn thư - lưu trữ đi tham quan, học hỏi, khảo sát nghiệp vụ, trao đổi kinh nghiệm về công tác văn thư - lưu trữ có ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND Thành phố, tạo điều kiện tiếp xúc với kiến thức mới, áp dụng cho quá trình thực hiện hiện đại hoá văn thư - lưu trữ của quận. Văn phòng nên có những chính sách khen thưởng khi cán bộ hoàn thành nhiệm vụ, và chính sách bồi thường độc hại cho cán bộ thực hiện công tác Lưu trữ nhằm khuyến khích cán bộ nhân viên hăng hái làm việc, có trách nhiệm với công việc của mình hơn. - Cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ không chỉ cần trang bị cho mình trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải được trang bị các kiến thức cơ bản về tin học nhằm đáp ứng nhu cầu của ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ vào công tác theo hướng hiện đại hoá. Việc trang bị các thiết bị và công nghệ mới, hiện đại đã gây cảm giác bỡ ngỡ và lúng túng do thay đổi thói quen làm việc đối với cán bộ Văn thư - lưu trữ, do đó Văn phòng nên tổ chức hướng dẫn cán bộ Văn thư - Lưu trữ về sử dụng thiết bị, cách thức quản lý văn bản trên mạng, khai thác mạng máy tính. Thời gian khoá học nên tổ chức gọn trong một thời gian ngắn để khỏi ảnh hưởng đến công việc. 3.3.5. Đầu tư và sử dụng phương tiện, cơ sở vật chát một cách hiệu quả: - Hiện nay, hệ thống máy tính trong toàn cơ quan hầu hết là đã cũ. Vì vậy, UBND quận nên thay thế đồng loạt máy mới đặc biệt là thay thế các máy đã cũ ở bộ phận tổng hợp, xử lý thông tin và bộ phận Văn thư - lưu trữ, tiến tới trang bị cho mỗi cán bộ thực hiện công tác tổng hợp một máy vi tính nhằm phục vụ cho việc triển khai kết nối mạng diện rộng (WAN) và mạng INTRANET của quận. - Mỗi năm Uỷ ban ban nhận và ban hành một khối lượng văn bản rất lớn, do vậy Văn phòng đã trang bị cho phòng Văn thư một tủ đựng tài liệu chuyên dụng. Nhưng do cách sắp xếp chưa hợp lý nên văn bản vẫn phải để ở trên bàn, bên cạnh đó phòng Văn thư có rất nhiều người qua lại nên dễ xảy ra mất văn bản. Cán bộ văn thư nên xếp các cặp văn bản đến ở một bên tủ, văn bản ban hành một bên tủ, mỗi loại văn bản được xếp vào một ô riêng, như vậy việc tìm kiếm văn bản trở nên dễ dàng hơn, đồng thời được bảo quản tốt hơn. Đồng thời phải dọn dẹp thường xuyên để có thể phát hiện kịp thời những tài liệu h hỏng, từ đó có biện pháp phục hồi, nhằm lưu giữ được các tài liệu của Uỷ ban phục vụ cho hoạt động trước mắt và lâu dài. - Chú ý hơn nữa việc dành kinh phí để thay thế và sửa chữa một số thiết bị văn phòng đã bị cũ, hỏng. Định kỳ bảo dưỡng các máy móc thiết bị nhằm nâng cao tuổi thọ sử dụng, tiết kiệm chi phí trong việc sửa chữa và mua mới. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư: - Các văn bản được chuyển đến và chuyển đi chủ yếu được thực hiện thông qua bu điện hoặc do các cán bộ giao thông của cơ quan chuyển trực tiếp đến các cơ quan, đơn vị cần gửi, như vậy rất mất thời gian và công sức mà đôi khi văn bản không đến kịp theo thời gian quy định. Do đặc điểm một số đơn vị trực thuộc quận phải thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày: các báo cáo phải gửi đến ngay trong ngày, nếu gửi bằng bu điện sẽ mất thời gian, đôi khi còn bị chậm trễ. Trước mắt do hệ thống mạng máy tính ở UBND quận chưa hoàn thiện, chưa thực hiện được việc chuyển và nhận văn bản qua mạng, Văn phòng nên bố trí cho bộ phận Văn thư một máy Fax để chuyển và nhận văn bản. Với hệ thống điện thoại và máy fax, văn bản sẽ được chuyển tới ngay nơi cần gửi hoặc nhận được ngay văn bản từ đơn vị khác gửi tới, giúp cho việc xử lý văn bản được nhanh chóng, đặc biệt là các văn bản khẩn. Việc trang bị máy in ở phòng Văn thư là không cần thiết, do đó có thể chuyển máy in sang phòng phô tô để sử dụng có hiệu quả hơn. Máy tính của phòng Văn thư được nối mạng với các máy ở phòng chuyên viên và tổng đài, vì vậy nếu cần thiết phải in thì có thể sử dụng máy in ở các phòng trên thông qua việc nối mạng. Để giảm bớt các công việc sự vụ nh bóc phong bì, dán phong bì..., UBND quận nên thống nhất đưa vào sử dụng loại phong bì riêng cho Uỷ ban, có keo dán sẵn để cán bộ văn thư không phải mất thời gian vào những công việc này. * Phương tiện phục vụ công tác lưu trữ: - Do kho lưu trữ tài liệu được đặt ở tầng 4, mỗi khi các cán bộ có nhu cầu tìm tài liệu nghiên cứu, sau khi có được tài liệu cần tìm đều phải xuống Phòng máy ở tầng 1 để phô tô tài liệu. Để thuận tiện, Văn phòng nên bố trí cho bộ phận lưu trữ một máy Photocopy phục vụ việc sao chụp tài liệu lưu trữ khi cần nghiên cứu nhằm tránh mất mát và hư tổn tài liệu khi đem đi sao chụp ở Phòng máy tại tầng 1. Trên đây là một phương hướng và giải pháp, từ đó đưa ra một số kiến nghi của bản thân em sau khi được thực tập tại bộ phận Văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. Em hi vọng với những ý kiến đóng góp này, sẽ phần nào đáp ứng đượcyêu cầu và tình hình thực tế hiện nay ở Văn phòng cùng với việc nâng cao chất lượng hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ. KẾT LUẬN UBND quận Tây Hồ là cơ quan hành chính Nhà nước có quy mô lớn, cơ cấu quản lý chặt chẽ hoạt động quản lý trên toàn bộ các lĩnh vực. Các phòng, ban hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của mình và phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ. Trong thời kỳ đổi mới, UBND quận luôn không ngừng vươn lên, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước. Văn phòng của Uỷ ban nói chung và bộ phận Văn thư - lưu trữ nói riêng chính là nơi thể hiện một phần thành quả của việc không ngừng vươn lên, nâng cao hiệu quả quản lý Nhà nước của UBND quận Tây Hồ. Văn phòng với vai trò là động lực đẩy trong mọi hoạt động của Uỷ ban còn Văn thư - Lưu trữ là nơi tiếp nhận, cập nhật, xử lý các nguồn thông tin cung cấp cho lãnh đạo để có thể ra quyết định kịp thời mang lại hiệu quả chỉ đạo điều hành cao nhất. Do đó hiện đại hoá công tác văn phòng nói chung và công tác Văn thư - lưu trữ nói riêng là vấn đề cấp thiết đặt ra trong mỗi cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý hành chính Nhà nước, nhằm nâng cao chất lượng quản lý điều hành Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ không còn là vấn đề mới mẻ, song để có thể phát huy được hiệu quả của công tác này đòi hỏi phải tổ chức theo hướng hiện đại. Trong việc chuyển đổi từ việc thực hiện các nghiệp vụ một cách thủ công trước kia sang kiểu mới hiện đại còn gặp nhiều khó khăn, nhưng với thực tế phát triển của thời đại cũng như thực tế tại đơn vị thực tập, em đã quyết định nghiên cứu đề tài: “Hiện đại hoá công tác văn thư - lưu trữ tại Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ”. Là sinh viên Quản trị văn phòng, được thực tập tại bộ phận Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu đã giúp em thấy được tầm quan trọng và tính chất phức tạp của công tác văn thư - lưu trữ, đồng thời có dịp kiểm nghiệm thực tế, làm giàu thêm hành trang vững bước vào tương lai để đóng góp một phần nhiệt huyết của mình vào sự nghiệp phát triển đất nước. TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghiệp vụ văn phòng – PGS. TS Nguyễn Hữu Tri Quyết định số 4428/QĐ-UB của UBND Thành phố Hà Nội ngày 15/12/1995 về việc thành lập các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ Quyết định 21/2004/QĐ-UB của UBND quận Tây Hồ ngày 30/8/2004 về việc ban hành “Quy chế làm việc của UBND quận Tây Hồ, nhiệm kỳ 2004 – 2009” Quy chế làm việc của Văn phòng UBND quận Tây Hồ Các báo cáo kết quả hoạt động của UBND quận Tây Hồ năm 2002, 2003, 2004 Các báo cáo công tác Văn phòng UBND quận Tây Hồ năm 2002, 2003, 2004 Thông báo số 12/TB-VP của Văn phòng UBND quận Tây Hồ ngày 17/02/2003 về viêc phân công nhiệm vụ của cán bộ công chức, nhân viên thuộc văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ. MỘT SỐ CỤM TỪ VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân BQ : Bảo quản ._.