Phát triển hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tại Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn (AgriBank) Chi nhánh tỉnh Hải Dương

c thượng đế đang nuôi sống chính họ. Hình ảnh các ngân hàng lần lượt được khởi sắc, hình ảnh các nhân viên ngân hàng cũng ngày càng tươi trẻ hơn... Đó là một trong những bằng chứng cho thấy các ngân hàng ngày càng quan tâm hơn đến các hoạt động marketing của chính mình để không những chỉ lôi kéo mà còn giữ chân được những khách hàng khó tính và hiểu biết ngày càng rộng. Bằng những cải tiến về công nghệ, những chính sách kinh tế mới được áp dụng trong lĩnh vực ngân hàng, các ngân hàng thương mại lần lượt đưa ra những sản phẩm dịch vụ mới, áp dụng những chính sách lãi suất linh động và đặc biệt là các chính sách, các chương trình marketing cụ thể để tăng sự tin cậy cho khách hàng khi lựa chọn họ. Tuy nhiên, ngành ngân hàng được xem như là một ngành dịch vụ mang tính chất cộng đồng, ở đó tính nhân văn đậm nét thể hiện ở sự giao tiếp với đông đảo công chúng không chỉ trong nước mà còn ra ngoài thê giới, và chịu sự điều tiêt rất lớn của Nhà nước (Hệ thống ngân hàng Nhà nước). Do vậy, hoạt động Marketing ngân hàng là đặc thù của Marketing quan hệ. Một trong những đặc trưng của Marketing quan hệ là thiết lập và duy trì các mối quan hệ khách hàng. “Không có khách hàng sẽ không có bất cứ công ty nào tồn tại”, nhận định của nhà kinh tế học nổi tiếng Erwin Frand đã cho thấy vai trò của khách hàng trong mọi hoạt động kinh doanh. Sự trung thành của khách hàng đã trở thành phương châm trong khinh doanh của thời đại hiện nay. Từ đó, mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng ngày càng phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Khái niệm quan hệ khách hàng đã xuất hiện trên thế giới một cách tất yếu như vậy. Và ngày nay, quản trị quan hệ khách hàng đã trở thành một chiến lược quản lý quan trọng trong các công ty đa quốc gia. Đầu tư vào các mối quan hệ hiện trở nên hiển nhiên dẫn đến thành công. Song các doanh nghiệp cũng lo ngại về khả năng tăng cường tính cạnh tranh. Họ nhận thấy cần phải phân biệt bản thân để giữ lại khách hàng, tìm những phương thức mới để cá nhân hoá những kinh nghiệm đối với khách hàng, điều này làm cho mối quan hệ tăng thêm sức thuyết phục. Việc quản lý các mối quan hệ khách hàng không những chỉ để giữ chân khách hàng mà nó còn tạo ra một lợi thế cạnh tranh rất riêng và mạnh của các doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương, em đã được lĩnh hội nhiều kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế trong hoạt động của ngân hàng. Vì vậy em đã chọn đề tài cho chuyên đề thực tập là: “Phát triển hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM ) tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh tỉnh Hải Dương (Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương)”. Sự cần thiết của chuyên đề “phát triển hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng” tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương: Mặc dù đã xây dựng được uy tín tốt trên thị trường trong nước những năm vừa qua, tuy nhiên do những biến động và thay đổi trong môi trường kinh doanh hiện nay, sự nhập ngành của những đơn vị khác cũng như những đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng và xã hội nói chung, Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương cần phải đảm bảo giữ vững thị trường hiện có, luôn nắm bắt và đi trước nhu cầu của khách hàng. Trước những yêu cầu cấp thiết trước mắt và lâu dài đó, lãnh đạo ngân hàng đã nhìn nhận về sự cần thiết phải có được một hệ thống hoàn chỉnh và tiên tiến hơn trong việc Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) - nhằm mục tiêu nâng cao năng lực thoả mãn khách hàng ở mức độ ngày càng cao, đáp ứng nhanh chóng những thay đổi trong tình hình mới. Với những thách thức và yêu cầu mới, đặc biệt trong quá trình hội nhập, để từng bước hiện thực hoá chiến lược trở thành một ngân hàng đô thị hàng đầu về độ tin cậy, chất lượng và hiệu qủa. Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương cần áp dụng những giải pháp mới nhằm khắc phục những điểm còn chưa hoàn thiện trong hệ thống quản lý của mình. Tính hiệu quả và hiệu lực của hệ thống quản lý, đặc biệt là đối với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ là nền tảng tốt để tích hợp các giải pháp, công cụ quản lý mới trong tổ chức. Để đạt được chiến lược phát triển đề ra lãnh đạo Ngân hàng cần cam kết xây dựng hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương trên thị trường. Chuyên đề được kết cấu thành ba chương ngoài phần mở đầu và phần kết luận: Chương 1: Tổng quan về Ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương Chương 2: Cơ sở thực hiện hoạt động quản trị quan hệ khách hàng tại Ngân hàng Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương. Chương 3: Giải pháp phát triển quản trị quan hệ khách hàng tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương. CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH HẢI DƯƠNG Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh tỉnh Hải Dương là chi nhánh cấp 1 thuộc Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Việt Nam, phạm vi hoạt động chủ yếu trên địa bàn Hải Dương. Quyết định số 56/QĐ tháng 8 năm 1998 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam đã ra đời góp phần tích cực vào sự nghiêp phát triển kinh tế, kiềm chế lạm phát, ổn định tiền tệ, thúc đẩy tăng trưởng kinh tế đất nước. Với quy mô hoạt động trên 2.564 chi nhánh Ngân hàng từ tỉnh đến huyện, Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam có vị trí là ngân hàng quản lý. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chi nhánh tỉnh Hải Dương là một trong 2.564 chi nhánh của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, đóng vai trò tạo nguồn vốn, cung cấp các hình thức dịch vụ Ngân hàng, đáp ứng các nhu cầu tín dụng của các thành phần kinh tế trên địa bàn, góp phần thực hiện các mục tiêu, chương trình, giải pháp Thống đốc Ngân hàng Nhà nước đề ra; định hướng phát triển kinh doanh của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam và công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh tỉnh Hải Dương có tên giao dịch quốc tế: Việt Nam Bank forAgriculture and rural development – Hải Dương Baranch Tên giao dịch trong nước: Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh tỉnh Hải Dương Tên viết tắt: Agribank Trụ sở: Số 4 Lê Thanh Nghị, Phường Phạm Ngũ Lão, Thành phố Hải Dương Lãnh đạo: Đồng Thị Thảnh Điện thoại: 0320.3.891.380 Website:www.agribank.com.vn Ngày 26/3/1988 với Nghị định 55/HĐBT, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Chi nhánh Hải Dương được thành lập, đóng vai trò quản lý với các Ngân hàng cấp Quận, Huyện, dựa trên các văn bản của Thành uỷ và cơ quan cấp trên, đồng thời đóng vai trò là một tổ chức kinh doanh trong lĩnh vực Ngân hàng. 1. Sản phẩm và thị trường 1.1. Dịch vụ ngân quỹ: Bao gồm các hình thức huy động vốn, gửi tiết kiệm. + Tiền gửi tiết kiệm với các hình thức gửi không kỳ hạn, gửi theo thời hạn cố định, tiền gửi được tính theo thời gian gửi đã tạo ra sự linh hoạt tối đa cho người gửi. + Tiền gửi thanh toán với các thủ tục đơn giản, nhanh gọn kết hợp với dịch vụ truy dẫn số dư và các giao dịch tài khoản qua mạng đã giúp cho khách hàng giảm chi phí đi lại mà vẫn thực hiện tốt các giao dịch cũng như giám sát các tài khoản của mình. + Các dịch vụ bảo quản giữ hộ chứng từ có giá trị, tài sản quý với mức phí ưu đãi đã được đông đảo khách hàng hoan nghênh, đặc biệt là các khách hàng tiền gửi. + Dịch vụ trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản ngân hàng. + Chuyển tiền kiều hối từ nước ngoài về Việt Nam . 1.2. Hoạt động Tín dụng: Cùng với phát triển việc huy động vốn, công tác tín dụng luôn là mối quan tâm hàng đầu của NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương với mục tiêu hỗ trợ ngày một tốt hơn đối với các doanh nghiệp trong quá trình đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh, vì vậy các quy trình tín dụng của NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương đã ngày một hoàn thiện hơn. Với cơ chế giao dịch một đầu mối, giờ đây các khách hàng doanh nghiệp hay cá nhân khi đến với NHNo &PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương có thể khai thác hầu hết các dịch vụ của ngân hàng chỉ qua một đầu mối duy nhất thay vì phải trải qua các phòng ban khác nhau như trước đây, điều đó thể hiện sự cam kết của NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương về tính nhất quán trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Cùng với cam kết như vậy NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương vẫn tiếp tục duy trì định hướng khách hàng theo khối ngành: + Các doanh nghiệp hoạt động có liên quan đến xuất khẩu, đặc biệt là sản xuất, khai thác và chế biến hàng xuất khẩu. + Các doanh nghiệp sản xuất nói chung. + Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại và cung cấp dịch vụ. + Các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng. Để đáp ứng một cách linh hoạt nhu cầu vốn của khách hàng. NHNo & PTNT tiếp tục duy trì, hoàn thiện các sản phẩm tín dụng hiện có như: + Tín dụng ngắn hạn, tài trợ các dự án trung và dài hạn + Tín dụng hỗ trợ xuất – nhập khẩu + Thực hiện bảo lãnh dự thầu, thực hiện hợp đồng… + Cho vay luân chuyển + Nhận uỷ thác đầu tư cho các doanh nghiệp, cá nhân và tương lai là các quỹ đầu tư. + Cho vay với đảm bảo hàng hoá thông qua Tổng công ty kho vận + Cho vay tiêu dùng như trả góp các vận dụng và phương tiện thiết yếu Bên cạnh việc phát triện các dịch vụ mới, trong thời gian tới NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương sẽ áp dụng cài đặt các chương trình truyền tin và thanh toán điện tử tại trụ sở khách hàng nhằm tạo điều kiện cho khách hàng trong công tác thanh toán, tăng cường trao đổi thông tin giữa ngân hàng và khách hàng, tạo điều kiện đẩy nhanh tiến trình giải ngân các khoản tín dụng đáp ứng kịp thời nhu cầu vốn kinh doanh cho các doanh nghiệp. 1.3. Các dịch vụ thanh toán và giao dịch: Trong những năm qua NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương không ngừng nâng cao và phát triển thoả mãn hơn nữa nhu cầu của khách hàng, luôn duy trì các hoạt động như: + Mở thư tín dụng tài trợ xuất nhập khẩu + Thanh toán theo hình thức nhờ thu + Chuyển tiền trong nước và quốc tế + Chiết khấu thương phiếu, trái phiếu và các chứng chỉ có giá + Làm đại lý chi trả kiều hối, chuyển ngân và thu ngân ngoại tệ + Mua bán ngoại tệ giao ngay, kỳ hạn, hoàn đổi. 1.4. Dịch vụ tư vấn đầu tư và thị trường vốn: Với vai trò là người bạn của các doanh nghiệp: nhà tư vấn và thu xếp tài chính, NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương đã thực hiện công tác hỗ trợ thẩm định và phân tích các dự án đầu tư, xây dựng các chương trình huy động vốn và gọi vốn đầu tư cũng như cung cấp dịch vụ quản lý và điều hành tài chính cho các dự án, góp phần mang lại sự thành công cho các dự án nói riêng và sự phát triển của các doanh nghiệp nói chung. 2. Cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 2.1. Cơ cấu tổ chức NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương được đặt dưới sự lãnh đạo và điều hành của Giám đốc điều hành theo chế độ Thủ trưởng và đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ. Quản lý và quyết định những vấn đề về cán bộ thuộc bộ máy theo sự phân công và uỷ quyền của Tổng giám đốc NHNo & PTNT Việt Nam. Ngoài trách nhiệm phụ trách chung, Giám đốc trực tiếp chỉ đạo hoạt động của một số chuyên đề theo sự phân công bằng văn bản trong Ban Giám đốc. Phó Giám đốc NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương có nhiệm vụ: Giúp Giám đốc chủ đạo, điều hành một số mặt hoạt động theo sự phân công của Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ được giao theo chế độ quy định. Bàn bạc và tham gia ý kiến với Giám đốc trong việc thực hiện các mặt công tác của chi nhánh theo nguyên tắc tập trung dân chủ. Mỗi phòng nghiệp vụ ở NHNo & PTNT chi nhánh tỉnh Hải Dương do một Trưởng phòng điều hành và có một số phó phòng giúp việc. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn bộ các mặt công tác của phòng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao. Sơ đồ bộ máy quản lý của NHNo & PTNT Chi nhánh tỉnh Hải Dương GIÁM ĐỐC Ph.Kế toán N.Quỹ Ph. Tin học Ph. Hành chính Quản trị Ph. Tín dụng Ph. Nguồn vốn & KHTH Ph. Thẩm định Ph. KDNT & TTQT Tổ N.vụ Thẻ Tổ Tiếp thị Phòng TCCB & ĐT Tổ K.Tra K.T nội bộ P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC P.GIÁM ĐỐC 2.2. Nhiệm vụ các phòng ban 2.2.1. Phòng Nguồn vốn và Kế hoạch tổng hợp Phòng Nguồn vốn và Kế hoạch tổng hợp có các nhiệm vụ sau đây : Nghiên cứu, đề xuất chiến lược khách hàng, chiến lược huy động vốn tại địa phương Xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn theo định hướng kinh doanh của NHNo & PTNT Việt Nam Tổng hợp, theo dõi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh và quyết toán kế hoạch đến các chi nhánh trên địa bàn. Cân đối nguồn vốn, sử dụng vốn và điều hoà vốn kinh doanh đối với các chi nhánh trên địa bàn. Tổng hợp, phân tích hoạt động kinh doanh quý, năm. Dự thảo các báo cáo sơ kết, tổng kết. Đầu mối thực hiện thông tin phòng ngừa rủi ro và xử lý rủi ro tín dụng. Tổng hợp, báo cáo chuyên đề theo quy định. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc chi nhánh giao. 2.2.2. Phòng Tín dụng Phòng tín dụng có nhiệm vụ sau đây: Nghiên cứu xây dựng chiến lược khách hàng tín dụng, phân loại khách hàng và đề xuất chính sách ưu đãi đối với từng loại khách hàng nhằm mở rộng theo hướng đầu tư tín dụng khép kín : sản xuất, chế biến, tiêu thụ, xuất khẩu và gắn tín dụng sản xuất, lưu thông và tiêu dùng. Phân tích kinh tế theo ngành, nghề kỹ thuật, danh mục khách hàng lựa chọn biện pháp cho vay an toàn và đạt hiệu quả cao. Thẩm định và đề xuất cho vay các dự án tín dụng theo phân cấp uỷ quyền. Thẩm định các dự án, hoàn thiện hồ sơ trình ngân hàng cấp trên theo phân cấp uỷ quyền. Tiếp nhận và thực hiện các chương trình, dự án thuộc nguồn vốn trong nước, nước ngoài. Trực tiếp làm dịch vụ uỷ thác nguồn vốn thuộc Chính phủ, bộ, ngành khác và các tổ chức kinh tế, cá nhân trong và ngoài nước. Xây dựng và thực hiện các mô hình tín dụng thí điểm, thử nghiệm địa bàn, đồng thời theo dõi, đánh giá, sơ kết, tổng kết, đề xuất Tồng giám đốc cho phép nhân rộng. Thường xuyên phân loại dư nợ, phân tích nợ quá hạn, tìm nguyên nhân và đề xuất hướng khắc phục. Giúp giám đốc chi nhánh chỉ đạo, kiểm tra hoạt động tín dụng của các chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. Tổng hợp, báo cáo chuyên đề theo quy định Thự hiện các nhiệm vụ khác do giám đốc chi nhánh giao. 2.2.3. Phòng thẩm định Phòng Thẩm định có các nhiệm vụ sau : Thu thập, quản lý, cung cấp thông tin phục vụ cho thẩm định và phòng ngừa rủi ro tín dụng. Thẩm định các khoản vay do giám đốc chi nhánh cấp 1 quy định, chỉ định theo uỷ quyền của Tổng Giám đốc và thẩm định những món vay vượt quá mức phán quyết của giám đốc chi nhánh cấp dưới. Thẩm định các khoản vay vượt mức phán quyết của giám đốc chi nhánh cấp 1, đồng thời lập hồ sơ trình Tổng Giám đốc để đề nghị xem xét phê duyệt. Thẩm định các khoản vay do Tổng giám đốc quy định hoặc do giám đốc Chi nhánh cấp 1 quy định trong mức phán quyết cho vay của Giám đốc chi nhánh cấp 1 Tổ chức kiểm tra công tác kiểm định của Chi nhánh. Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ thẩm định. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định. Thực hiện các công việc khác do Giám đốc Chi nhánh cấp 1 giao. 2.2.4. Phòng Kinh doanh ngoại tệ và Thanh toán quốc tế. Phòng Kinh doanh và Thanh toán quốc tế có nhiệm vụ sau : Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ (mua-bán, chuyển đổi), thanh toán quốc tế trực tiếp theo quy định. Thực hiện công tác thanh toán quốc tế thông qua mạng SWIFT NHNo&PTNT Việt Nam Thực hiện các nghiệp vụ tín dụng, bảo lãnh ngoại tệ có liên quan đến thanh toán quốc tế. Thực hiện các dịch vụ kiều hối và chuyển tiền, mở tài khoản khách hàng nước ngoài. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.5. Phòng Kế toán-Ngân quỹ Phòng Kế toán-Ngân quỹ có nhiệm vụ sau : Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanh toán theo quy định của Ngân hàng nhà nước, NHNo&PTNT Việt Nam. Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kế hoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương với các chi nhánh trên địa bàn trình Ngân hàng Nông nghiệp cấp trên phê duyệt. Quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng theo quy định của NHNo&PTNT trên địa bàn. Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán và báo cáo theo quy định. Thực hiện các khoản nộp ngân sách Nhà nước theo luật định. Thực hiện các nghiệp thanh toán trong và ngoài nước. Chấp hành quy định về an toàn kho quỹ và định mức tồn quỹ theo quy định. Quản lý, sử dụng thiết bị thông tin, điện toán phục vụ nghiệp kinh doanh theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. Chấp hành chế độ báo cáo và kiểm tra chuyên đề. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Chi nhánh giao. 2.2.6. Phòng Hành chính Phòng Hành chính có nhiệm vụ sau đây : Xây dựng chương trình công tác hàng tháng, quý của chi nhánh và có trách nhiệm thường xuyên đôn đốc việc thực hiện chương trình đã được Giám đốc chi nhánh phê duyệt. Xây dựng và triển khai chương trình giao ban nội bộ Chi nhánh và Chi nhánh NHNo&PTNT trực thuộc trên địa bàn, trực tiếp làm thư ký tổng hợp cho giám đóc NHNo&PTNT. Tư vấn pháp chế trong việc thực thi các nhiệm vụ cụ thể về giao kết hợp đồng, hoạt động tố tụng, tranh chấp dân sự, hình sự, kinh tế, lao động, hành chính liên quan đến cán bộ, nhân viên và tài sản của Chi nhánh. Thực thi pháp luật có liên quan đến an ninh, trật tự, phòng cháy, nổ tại cơ quan. Lưu trữ các pháp văn bản pháp luật có liên quan đến ngân hàng và văn bản định chế của NHNN&PTNT Việt Nam. Đầu mối giao tiếp với khách đến làm việc, công tác tại Chi nhánh. Trực tiếp quản lý con dấu của chi nhánh; thực hiện công tác hành chính, văn thư, phương tiện giao thông, bảo vệ, y tế của Chi nhánh. Thực hiện công tác xây dựng cơ bản, sửa chữa TSCĐ, mua sắm công cụ lao động, vật rẻ mau hỏng; quản lý nhà tập thể, nhà khách, nhà nghỉ của cơ quan. Đầu mối trong việc chăm lo đời sống vật chất, văn hoá-tinh thần và thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ, cán bộ nhân viên. Thực hiện nhiệm vụ khác được Giám đốc Chi nhánh giao. 2.2.7.Phòng Tổ chức cán bộ và đào tạo Phòng Tổ chức cán bộ và đào tạo có các nhiệm vụ sau đây : Xây dựng lề lối làm việc trong đơn vị và mối quan hệ với tổ chức Đảng, Công doàn, chi nhánh trực thuộc trên địa bàn. Đề xuất mở rộng mạng lưới kinh doanh trên địa bàn. Đề xuất định mức lao động, giao khoán quỹ tiền lương đến các chi nhánh Ngân hàng nông nghiệp trực thuộc trên địa bàn theo quy chế khoán tài chính của NHNo&PTNT Việt Nam. Thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, đề xuất cử cán bộ, nhân viên đi công tác, học tập trong và ngoài nước. Tổng hợp, theo dõi thường xuyên cán bộ, nhân viên được quy hoạch, đào tạo. Đề xuất, hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của Nhà nước, Đảng, Ngân hàng nhà nước trong việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khên thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên trong phạm vi phân cấp uỷ quyền của Tổng giám đốc NHNo&PTNT Việt Nam. Trực tiếp quản lý hồ sơ cán bộ thuộc chi nhánh quản lý và hoàn tất hồ sơ, chế độ đối với cán bộ nghỉ hưu, nghỉ chế độ theo quy định của Nhà nước, của ngành ngân hàng. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của chi nhánh. Chấp hành công tác báo cáo thống kê, kiểm tra chuyên đề. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.8.Phòng vi tính Phòng vi tính có nhiện vụ sau đây: Tổng hợp, thống kê và lưu trữ số liệu, thông tin liên quan đến hoạt động của Chi nhánh. Xử lý các nghiệp vụ phát sinh lien quan đến hạch toán kế toán, kế toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ tín dụng và các hoạt động khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh. Chấp hành chế độ báo cáo, thống kê và cung cấp số liệu, thông tin theo quy định. Quản lý, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị tin học. Làm dịch vụ tin học. Thực hiện các nhiệm vụ được Giám đốc Chi nhánh giao. 2.2.9.Tổ kiểm tra, kiểm toán nội bộ Tổ Kiểm tra, kiểm toán nội bộ có các nhiệm vụ sau: Xây dựng chương trình công tác năm, quý phù hợp với chương trình công tác kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT Việt Nam và đặc điểm cụ thể của đơn vị mình. Tuân thủ tuyệt đối sự chỉ đạo nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán. Tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm toán theo đề cương, chương trình công tác kiểm tra, kiểm toán của NHNo&PTNT Việt Nam và kế hoạch của đơn vị ngay tại Hội sở và các Chi nhánh trực thuộc. Thực hiện sơ kết, tổng kết chuyên đề theo định kỳ hàng quý, 6 tháng, năm. Tổ chức giao ban hàng tháng đối với các kiểm tra viên Chi nhánh ngân hàng cấp 2. Tổng hợp và báo cáo kịp thời các kết quả kiểm tra, kiểm toán, việc chỉnh sửa các tồn tại và thiếu sót của Chi nhánh, đơn vị mình theo định kỳ gửi tổ kiểm tra, kiểm toán, văn phòng đại diện và ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Hàng tháng có báo cáo nhanh về công tác chỉ đạo điều hành hoạt động kiểm tra, kiểm toán của mình về Ban kiểm tra, kiểm toán nội bộ. Tổ chức kiểm tra, xác minh, tham mưu cho Giám đốc giải quyết đơn thư thuộc thẩm quyền, làm nhiệm vụ thường trực ban chống thống tham nhũng, tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động chống tham nhũng, tham ô, lãng phí và thực hành tiết kiệm tại đơn vị mình. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng Giám đốc, trưởng ban kiểm tra, kiểm tra, kiểm toán nội bộ hoặc Giám đốc giao. Thực hiện nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.10.Tổ tiếp thị Tổ tiếp thị có các nhiệm vụ sau: Đề xuất kế hoạch tiếp thị, thông tin, tyên truyền quảng bá đặc biêt là các hoạt động của Chi nhánh về các sản phẩm dịch vụ cung ứng trên thị trường. Triển khai các phương án tiếp thị, thông tin tuyên truyền theo chỉ đạo của NHNo&PTNT Việt Nam và Giám đốc Chi nhánh. Xây dựng kế hoạch quản bá thương hiệu, thực hiện văn hoá doanh nghiệp, lập chương trình phối hợp với cơ quan báo chí truyền thông, quảng bá hoạt động của Chi nhánh và của NHNo&PTNT Việt Nam. Đầu mối trình Giám đốc chỉ đạo hoạt động tiếp thị, thông tin, tuyên truyền bằng các hình thức thích hợp như các ấn phẩm, catalog, sách, lịch, thiếp, tờ gấp, ap phích... theo quy định. Thực hiện lưu trữ, khai thác, sử dụng các ấn phẩm, sản phẩm, vật phẩm như phim tư liệu, hình ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình...phản ánh các sự kiện và hoạt động quan trọng có ý nghĩa lịch sử đối với đơn vị. Soạn thảo báo cáo chuyên đề tiếp thị, thông tin, tuyên truyền của đơn vị. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 2.2.11.Tổ nghiệp vụ thẻ Tổ nghiệp vụ thẻ có nhiệm vụ sau đây: Trực tiếp tổ chức triển khai nghiệp vụ thẻ trên địa bàn theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. Thực hiện quản lý, giám sát nghiệp vụ phát hành và thanh toán thẻ theo quy định của NHNo&PTNT Việt Nam. Tham mưu cho Giám đốc Chi nhánh phát triển mạng lưới đại lý và chủ thẻ. Quản lý, giám sát thiết bị đầu cuối. Giải đáp thắc mắc của khách hàng, xử lý các tranh chấp, khiếu nại phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh thẻ thuộc địa bàn phạm vi quản lý. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao. 3. Thực trạng hoạt động của Agribank chi nhánh tỉnh Hải Dương năm 2009 3.1. Tình hình kinh tế -xã hội địa phương ảnh hưởng đến hoạt động ngân hàng Năm 2009, kinh tế của tỉnh đầu năm gặp nhiều khó khăn, cuối năm cơ bản thoát khỏi đà suy thoái. Tổng sản phẩm trong tỉnh ước tăng 5,9% so với năm 2008, vượt kế hoạch điều chỉnh (5% trở lên), đạt cao hơn mức tăng trưởng chung cả nước (5,2%); các cân đối lớn của nền kinh tế được giữ ổn định; lĩnh vực văn hoá xã hội tiếp tục có bước tiến bộ, đời sống nhân dân cơ bản được đảm bảo; an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, công tác quốc phòng, quân sự địa phương được giữ vững. Kế hoạch phát triển hoạt động kinh doanh ngân hàng năm 2009 của chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNo) tỉnh Hải Dương được triển khai thực hiện trong bối cảnh cuộc khủng hoảng tài chính và suy thoái kinh tế thế giới tác động sâu sắc, toàn diện tới mọi mặt đời sống, kinh tế, xã hội trong nước, trong tỉnh từ quí III năm 2008, đặc biệt trong 6 tháng đầu năm 2009. Trước tình hình đó, lãnh đạo các cấp NHNo tỉnh Hải Dương đã khẩn trương, nghiêm túc triển khai thực hiện có hiệu quả các giải pháp điều hành của Chính phủ, Ngân hàng cấp trên, linh hoạt trong điều hành hoạt động kinh doanh góp phần chặn đà suy giảm kinh tế, đảm bảo an sinh xã hội. 3.2. Kết quả hoạt động kinh doanh năm 2009 3.2.1. Nguồn vốn: Tổng nguồn vốn kinh doanh đến 31/12/2009 đạt 4.728,7 tỉ đồng, so với năm 2008 tăng 1.066,4 tỉ đồng (+29,1%); cơ cấu nguồn vốn như sau: Nguồn vốn huy động: 3.368,9 tỉ, chiếm 71,2% tổng nguồn vốn kinh doanh, đạt 93,6% chỉ tiêu KH được giao, so với 31/12/2008 tăng 351,6 tỉ (+11,7%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 631,6 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 22,8%; nguồn vốn huy động chiếm 29% thị phần TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn; bình quân nguồn vốn huy động 6,8 tỉ/CB, so với năm 2008 tăng 500 triệu/CB. Nguồn vốn UTĐT: 236 tỉ, chiếm 5% tổng nguồn vốn kinh doanh, so với năm 2008 giảm 6,5 tỉ (-2,7%) do TW thu hồi vốn đến hạn. Sử dụng vốn cấp trên: 1.123,8 tỉ, chiếm 23,8% tổng nguồn vốn kinh doanh, vượt 16 tỉ, đạt 103% chỉ tiêu KH giao, so với năm 2008 tăng 721,3 tỉ (+179%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 560 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 139%. Phân tích nguồn vốn huy động: * Cơ cấu nguồn vốn huy động theo loại tiền tệ: - Nguồn vốn nội tệ: 2.754,4 tỉ, chiếm 81,8% nguồn vốn huy động, đạt 91,8% chỉ tiêu kế hoạch TW giao, so với năm 2008 tăng 245,5 tỉ đồng (+9,8%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 373,5 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 15%. - Nguồn vốn ngoại tệ qui VND: 614,5 tỉ, chiếm 18,2% nguồn vốn huy động; so với 2008 tăng 106,1 tỉ (+20,9%), bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 51 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 10%; trong đó: Nguồn vốn USD đạt 32.248 ngàn, đạt 96,3% chỉ tiêu KH được giao; so với 2008 tăng 4.039 ngàn (+14,3%). * Cơ cấu nguồn vốn huy động theo tính chất nguồn vốn: - TG TCKT: 421,9 tỉ, chiếm 12,5% nguồn huy động, so 2008 tăng 27,5 tỉ (+7%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 49,8 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 13%. - TG Kho bạc: 137,4 tỉ, chiếm 4,1% nguồn huy động, so 2008 giảm 105 tỉ (-43,3%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 33,6 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 14%. - TG TCTD: 5,4 tỉ, chiếm 0,16% nguồn huy động, so 2008 giảm 1,6 tỉ (-23%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 6,7 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 96%. - TG dân cư: 2.804 tỉ, chiếm 83,24% nguồn huy động, so với 2008 tăng 430,7 tỉ (+18,2%); bình quân 12 tháng 2009 tăng 484,4 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 29%. * Cơ cấu nguồn vốn huy động theo kì hạn: - Tiền gửi không kì hạn: 423,3 tỉ, chiếm 12,6% nguồn vốn huy động, so với năm 2008 giảm 112,8 tỉ (-21,1%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 12,6 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 2%. - Tiền gửi có kì hạn dưới 12 tháng: 1.673,6 tỉ, chiếm 49,7% nguồn vốn huy động, so với năm 2008 tăng 631,2 tỉ (+60,6%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 453,3 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 43%. - Tiền gửi có kì hạn 12 tháng: 248 tỉ, chiếm 7,4% nguồn vốn huy động, so với năm 2008 tăng 127,7 tỉ (+106,2%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 45,6 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 38%. - Tiền gửi có kì hạn 24 tháng: 1.023,9 tỉ, chiếm 30,4% nguồn vốn huy động, so với năm 2008 giảm 294,5 tỉ (-22,3%); bình quân 12 tháng năm 2009 giảm 75,7 tỉ, tỉ lệ giảm bình quân 6%. Tốc độ tăng trưởng của tổng nguồn vốn trong giai đoạn 2005-2009 được thể hiện dưới biểu đồ sau: Đơn vị: tỷ đồng 3.2.2. Sử dụng vốn Tổng doanh số cho vay 4.812,5 tỉ đồng, so với 2008 tăng1.515,7 tỉ đồng (+46%). Tổng doanh số thu nợ 3.945,3 tỉ đồng, so với 2008 tăng 852,9 tỉ đồng (+27,6%). Tổng dư nợ cho vay và đầu tư vốn đến 31/12/2009: 4.063,3 tỉ, so với 31/12/2008 tăng 867,2 tỉ (+27,1%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 1.011 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 33,95%; dư nợ chiếm 26% thị phần TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn; bình quân dư nợ 8,2 tỉ/CB, tăng 1,5 tỉ/CB so với 2008. Dư nợ cho vay hỗ trợ lãi suất 859,8 tỉ đồng, với 7.568 khách hàng đợc vay hỗ trợ lãi suất, số lãi tiền vay phải hỗ trợ cho khách hàng 20.834 triệu đồng, chi nhánh đã hỗ trợ cho khách hàng 18.418 triệu đồng; dư nợ cho vay hỗ trợ lãi suất chiếm 5% thị phần dư nợ HTLS của các TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn. * Cơ cấu dư nợ theo loại tiền tệ: Dư nợ nội tệ: 3.868 tỉ, chiếm 95,2% tổng dư nợ, so với năm 2008 tăng 839,3 tỉ (+27,7%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 845 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 27,9%; trong đó dư nợ nội địa 3.632 tỉ, đạt 99,2% chỉ tiêu kế hoạch được giao, so với với năm 2008 tăng 972 tỉ (+36,5%). Dư nợ ngoại tệ qui VND: 192,3 tỉ chiếm 4,8% tổng dư nợ, so với năm 2008 tăng 27,9 tỉ (+17%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 4 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 2%; trong đó: Dư nợ ngoại tệ USD 1,745 ngàn, đạt 99,2% chỉ tiêu kế hoạch được giao; so với năm 2008 tăng 15 ngàn USD (+0,9%). * Cơ cấu dư nợ theo thời hạn cho vay: Dư nợ ngắn hạn: 2.289,5 tỉ, chiếm 56,4% tổng dư nợ, so với năm 2008 tăng 609,7 tỉ (+36,3%); trong đó: 100% dư nợ ngắn hạn bằng vốn địa phương, đạt 102,7% chỉ tiêu kế hoạch được giao. Dư nợ trung, dài hạn: 1.773,8 tỉ, chiếm 43,6% tổng dư nợ, so với năm 2008 tăng 257,5 tỉ (+17%); trong đó: Dư nợ trung, dài hạn vốn địa phương 1.369,4 tỉ, chiếm 77,2% tổng dư nợ trung, dài hạn, đạt 93,9% chỉ tiêu kế hoạch được giao, so với năm 2008 tăng 242 tỉ (+21,4%). * Cơ cấu dư nợ theo thành phần kinh tế: Dư nợ DNNN (kể cả 3 tỉ đầu tư trái phiếu Kho bạc): 174,6 tỉ, chiếm 4,3% tổng dư nợ, so với năm 2008 tăng 31 tỉ (+22,1%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 16,5 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 12%; DN DN ngoài NN: 801,1 tỉ, chiếm 19,7% tổng DN, so 2008 tăng 332 tỉ (+70,8%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 279,3 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 60%; Dư nợ HTX: 35,5 tỉ, chiếm 0,9% tổng DN, so với 2008 tăng 1,9 tỉ (+5,6%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 14,3 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 43%; DN kinh tế hộ: 3.052,1 tỉ, chiếm 75,1% tổng DN, so 2008 tăng 502,3 tỉ (+19,7%); bình quân 12 tháng năm 2009 tăng 720,9 tỉ, tốc độ tăng trưởng bình quân 28%; * Tỉ lệ nợ xấu: 3,62%, so kế hoạch giao tăng 0,62%, so năm 2008 tăng 0,96 Đơn vị: tỷ đồng 3.2.3.Kết quả kinh doanh vàng bạc đá quý (gồm cả vàng tây, vàng ta, bạc,...) Doanh số mua vào: 34.367,5 chỉ, giá trị 72,6 tỉ đồng; so với năm 2008, khối lượng giảm 18.951 chỉ (-35,5%), giá trị giảm 15,5 tỉ (-17,5%). Doanh số bán ra: 36.556,3 chỉ, giá trị 74 tỉ đồng; so với năm 2008, khối lượng giảm 15.136,2 chỉ (-29,3%), giá trị giảm 14,4 tỉ (-16,3%). 3.2.4. Kết quả kinh doanh ngoại hối Doanh số thanh toán quốc tế: 13,047 ngàn USD, qui VND 234 tỉ; so với năm 2008 tăng 8,250 ngàn USD (+172%); chiếm 3% thị phần TTQT của các TCTDNN, VCB và Vi._.ettinbank trên địa bàn. Chi trả kiều hối: 41.116 lượt chuyển tiền, số tiền 49,457 ngàn USD, qui VND 887,3 tỉ; so với năm 2008 giảm 7.712 lượt chuyển tiền (-16%), số tiền giảm 7,627 ngàn USD (-13%); chiếm 43% thị phần của các TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn. Doanh số mua ngoại tệ: 40,987 ngàn USD, qui VND 735,4 tỉ, so với năm 2008 giảm 54,640 ngàn USD (-57%); chiếm 14% thị phần của các TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn. Doanh số bán ngoại tệ: 40,826 ngàn USD, qui VND 732,5 tỉ; so với năm 2008 giảm 55,358 ngàn USD (-58%); chiếm 14% thị phần của các TCTDNN, VCB và Viettinbank trên địa bàn. Đơn vị: triệu USD Đơn vị: triệu USD Đơn vị: triệu USD 3.2.5. Kết quả công tác marketing, thẻ, sản phẩm mới và tin học Chi nhánh có 22 máy ATM, tăng 14 máy so với năm 2008; chiếm 22% thị phần. Phát hành (luỹ kế) 35.793 thẻ, tăng 27.849 thẻ (+351%); chiếm 35% thị phần. Mở 43 điểm POS (luỹ kế); so 2008 tăng 9 điểm (+26,5%); chiếm 33% thị phần. Mở 33.631 tài khoản thẻ (luỹ kế), tăng 26.054 tài khoản. Số đơn vị chuyển lương qua tài khoản cho cán bộ theo Chỉ thị 20 của Thủ tướng Chính phủ luỹ kế đến nay có 40 đơn vị; so với 2008 tăng 15 đơn vị; số tài khoản chuyển lương (luỹ kế) mở được 1.491 tài khoản, so với 2008 tăng 520 tài khoản. Dịch vụ bảo an tín dụng được triển khai thực hiện từ tháng 5/2009, đến 31/12/2009 đã có 625 khách hàng tham gia với số tiền bán BH được 450 triệu đồng. Số khách hàng đăng kí dịch vụ MobileBanking 6.822 khách hàng, so với năm 2008 tăng 6.459 khách hàng. Hoàn thiện chuyển đổi hệ thống ứng dụng IPCAS giai đoạn 2; thiết kế triển khai, quản trị hệ thống mạng Active Directory đến 34 điểm giao dịch, quản trị hệ thống Antivirus, triển khai hệ thống website quản lý văn bản nội bộ, hệ thống thi trực tuyến, chương trình thanh toán liên ngân hàng; tăng cường công tác an ninh, an toàn dữ liệu. Triển khai một số sản phẩm dịch vụ mới: Phối hợp với ABIC Hải Phòng triển khai sản phẩm bảo an tín dụng, triển khai sản phẩm Ví điện tử dành cho chủ tài khoản của Agribank (VnMart) và dịch vụ thanh toán hóa đơn (A-PayBill); sản phẩm thẻ liên kết với ngân hàng CSXH tỉnh; cung cấp dịch vụ Internet Banking cho khách hàng; sản phẩm mua mã thẻ GAMES ONLINE bằng SMS; sản phẩm thu học phí sinh viên tại các trường Đại học, Cao đẳng, Trung học trên địa bàn tỉnh; sản phẩm tiết kiệm học đường; thu nộp thuế qua hệ thống NHNo. Các giao dịch trực tiếp với khách hàng, thanh toán điện tử liên ngân hàng, thanh toán song phương hoạt động an toàn, ổn định. 3.2.6. Hoạt động của đại lí nhận lệnh chứng khoán: Thực hiện tốt nhiệm vụ của đại lý nhận lệnh chứng khoán, thường xuyên duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi là 3 tỉ đồng, doanh số thanh toán trong năm 170 tỉ đồng, hiện có 395 nhà đầu tư mở tài khoản giao dịch tại chi nhánh, phí thu được trong năm 596 triệu, NHNo Hải Dương được hưởng 298 triệu. 3.2.7. Công tác thu, chi tiền mặt và kết quả tài chính * Công tác thu, chi tiền mặt Tổng thu TM (cả ngoại tệ qui VND): 27.300 tỉ, so 2008 tăng 2.794 tỉ (+ 11,4%). Tổng chi TM (cả ngoại tệ qui VND): 27.254 tỉ; so 2008 tăng 2.758 tỉ (+ 11,3%). Trả cho khách hàng 607 món tiền thừa, số tiền 729 triệu đồng. Cán bộ trả món tiền thừa có giá trị cao nhất là Bùi Thị Miện - chi nhánh Thanh Bình trả cho Vũ Thị Xoa nhân viên doanh nghiệp Cường Xoa, thành phố Hải Dương số tiền 100 triệu đồng. Cán bộ có số món tiền thừa trả lại nhiều nhất là Nguyễn Thị Hường - chi nhánh Gia Lộc trả lại 46 món. Phát hiện thu giữ 1.371 tờ tiền giả, số tiền 154 triệu, đã nộp NHNN 152,8 triệu. * Kết quả tài chính Tổng thu: 549 tỉ đồng, so với 2008 giảm 178 tỉ (-24,5%); trong đó: Thu tín dụng 523 tỉ, so với 2008 giảm 114 tỉ (-17,9%); thu dịch vụ 14 tỉ, so với 2008 tăng 1 tỉ (+7,7%). Tổng chi: 595 tỉ đồng, so với 2008 giảm 72 tỉ (-10,8%); trong đó: Chi trả lãi 415 tỉ, so với 2008 giảm 89 tỉ (-17,7%); chi khác 5 tỉ, so với 2008 giảm 1 tỉ (-16,7%). Quĩ thu nhập: Âm (-) 11 tỉ đồng, so với năm 2008 giảm 102 tỉ. 3.2.8. Kết quả công tác kiểm tra Thực hiện kiểm tra kiểm soát thường xuyên các HĐKD; đôn đốc, giám sát các đơn vị sửa sai sau thanh, kiểm tra, toàn bộ sai sót năm 2008 sau thanh tra của NHNN tỉnh Hải Dương và sau kiểm tra theo đề cương của NHNo Việt Nam và tự kiểm tra của cán bộ kiểm tra viên các Chi nhánh đã thực hiện bổ sung, chỉnh sửa 100%. Trong năm thực hiện 154 cuộc kiểm tra, trong đó kiểm tra theo đề cương của NHNo Việt Nam 113 cuộc. Tổng số chứng từ được kiểm tra: 72.705 chứng từ, số tiền 571.649 triệu đồng và 995,975 USD. Phát hiện 337 món, số tiền 3.677 triệu đồng và 54 USD có sai sót. Tỷ lệ chứng từ có sai sót là: 0,46% số chứng từ được kiểm tra. Tổng số hồ sơ được kiểm tra 7.950 hồ sơ, số tiền 2.128 triệu đồng, 23,311 USD và 5,730.928 EUR; sai sót 576 hồ sơ, số tiền 292.777 triệu đồng và 11,200 USD, tỷ lệ sai sót 7,2%/tổng số hồ sơ được kiểm tra. Kiểm tra phân loại nợ, trích lập quỹ dự phòng rủi ro nhìn chung các đơn vị thực hiện đúng theo QĐ 636. Qua kiểm tra 1.660 món, số tiền 121.442 triệu đồng, thuộc các nhóm nợ từ 1 đến 5 cho thấy: không chuyển nhóm nợ kịp thời (món vay đã hết thời gian thử thách chưa chuyển lại nhóm 1) 12 món, số tiền 291 triệu đồng. Kiểm tra việc hạch toán thu nợ XLRR: Thực hiện kiểm tra 126 món, số tiền 967 triệu đồng, các đơn vị thực hiện thu gốc, lãi đầy đủ. Kiểm tra cho vay hỗ trợ lãi suất : Kiểm tra 6.489 bộ hồ sơ thuộc diện hỗ trợ lãi suất, dư nợ 788.024 triệu đồng với số tiền lãi hỗ trợ 9.291 triệu đồng và đối chiếu 1.206 khách hàng, số tiền 336.630 triệu đồng, qua đối chiếu phát hiện 9 khách hàng, số tiền 309 triệu đồng sử dụng vốn sai mục đích, các đơn vị đã thu hồi vốn. Đối chiếu 106 doanh nghiệp, 866 khách hàng là hộ sản xuất, kinh doanh và phục vụ đời sống, số tiền dư nợ 662.673 triệu đồng và 723,300 USD, kết quả doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh bình thường, có khả năng trả nợ, sử dụng vốn đúng mục đích, tài sản bảo đảm đúng. Trong kỳ Chi nhánh nhận được 6 đơn thư của khách hàng liên quan đến việc xử lý tài sản thế chấp, việc áp dụng giảm lãi tiền vay, việc cán bộ tín dụng chi thừa tiền và việc lừa đảo chiếm đoạt tiền đặt cọc mua đất… Chi nhánh đã giải quyết đơn thư theo đúng trình tự quy định của pháp luật. Đến nay không còn đơn thư tồn đọng. 3.2.9. Công tác tổ chức cán bộ và đào tạo Bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại 40 CB, miễn nhiệm 01 CB, điều động nội bộ 14 CB. Tuyển dụng 34 lao động, trong đó bù đắp số lao động giảm tự nhiên 16 người; công tác tuyển dụng thực hiện đúng qui trình, đảm bảo công khai, công bằng. Hoàn thành công tác đánh giá cán bộ, qua kết quả lấy phiếu tín nhiệm có 01 trường hợp kết quả tín nhiệm thấp dưới 50% đã sắp xếp lại. Hoàn thành quy hoạch cán bộ năm 2009, giai đoạn 2006-2010 và giai đoạn 2011-2016 đối với 375 lượt cán bộ được đưa vào quy hoạch các chức danh lãnh đạo, quản lý toàn chi nhánh, trong đó 99% cán bộ được đưa vào qui hoạch có phiếu tín nhiệm cao trên 90%. Đào tạo, tập huấn nghiệp vụ, đào tạo kĩ năng giao tiếp, kĩ năng thuyết trình, kĩ năng lãnh đạo cho cán bộ chủ chốt và cán bộ nghiệp vụ với 3.668 lượt cán bộ, bình quân 1 CB được đào tạo 35 ngày. Tổ chức kiểm tra kiến thức nghiệp vụ đối với 100% cán bộ từ nhân viên hành chính đến phó phòng NHNo tỉnh, kết quả 98% đạt khá, giỏi. Tổ chức chia tách, bàn giao chi nhánh NHNo Chí Linh theo đúng qui định. Thực hiện đầy đủ chính sách chế độ đối với người lao động theo qui định của pháp luật và của ngành. CHƯƠNG 2: CƠ SỞ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUAN HỆ KHÁCH HÀNG TẠI NGÂN HÀNG AGRIBANK CHI NHÁNH TỈNH HẢI DƯƠNG 2.1. Tầm nhìn chiến lược 2.1.1. Tầm nhìn của ban lãnh đạo Nhận thức ngày càng rõ mục tiêu hướng vào khách hàng, từ năm 2004, Agribank Chi nhánh Tỉnh Hải Dương đã triển khai nghiên cứu đề án CRM, và được ban dịch vụ khách hàng cùng với tổ công nghệ (IT) đồng phối hợp nghiên cứu. Cùng với các chương trình chăm sóc khách hàng định kỳ, trong năm 2010 đề án CRM sẽ tiếp tục được nghiên cứu triển khai, nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng, tăng cường mối quan hệ với các khách hàng, đặc biệt là khách hàng lớn. Với mục đích thu thập và khai thác thông tin hiệu quả từ khách hàng, qua đó đảm bảo ngân hàng luôn nắm bắt và theo kịp các nhu cầu của khách hàng, đặc biệt là các khách hàng quan trọng và tiềm năng, Agribank Chi nhánh Tỉnh Hải Dương đang tìm kiếm giải pháp Quản trị quan hệ khách hàng phù hợp. Lãnh đạo ngân hàng đã có một tầm nhìn rất lớn khi khi triển khai nghiên cứu dự án CRM. Năng lực của ban lãnh đạo quyết định tới cả sự thành bại của ngân hàng, có được một tầm nhìn tốt cho tương lai và xây dựng chiến lược để đạt mục tiêu đó sẽ là bước đi quyết định đối với các doanh nghiệp nói chung và Agribank Chi nhánh Tỉnh Hải Dương nói riêng. Xây dựng tầm nhìn quản trị quan hệ khách hàng dựa trên lời tuyên bố về giá trị mang lại cho khách hàng, từ đó xây dựng cho Agribank Chi nhánh Tỉnh Hải Dương một chiến lược về quản trị quan hệ khách hàng là rất cần thiết. Chỉ khi nào lãnh đạo biết mình đang phục vụ nhóm khách hàng nào, họ cần gì, để thoả mãn cho họ cần làm gì…mới chỉ đạo được cho nhân viên làm việc và tìm kiếm thông tin một cách hiệu quả được. Agribank Chi nhánh TỈnh Hải Dương đã đưa ra giá trị cốt lõi cho các chiến lược kinh doanh chung của mình đó là: Định hướng khách hàng là nền tảng mọi hoạt động. Kết hợp hài hoà lợi ích của khách hàng, nhân viên và cổ đông là đảm bảo cho sự thành công. Tập thể luôn học hỏi, không ngừng cải tiến. Thông tin và trao đổi là phương tiện cơ bản để biến đổi Ngân hàng. Sự tin tưởng và cam kết, tính minh bạch và trách nhiệm, sự chuyên nghiệp và sáng tạo là nền tảng tạo nên quy tắc ứng xử và văn hoá kinh doanh của Ngân hàng. 2.1.2. Định hướng cán bộ nhân viên đối với chiến lược CRM. Nhân viên của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương có làm cho khách hàng hài lòng về chất lượng phục vụ bằng cách thể hiện sự am hiểu chắc chắn về khả năng chuyên môn, kỹ năng thái độ phục vụ, sự phối hợp và liên hệ giữa các bộ phận hay không? Đó là câu hỏi mà ban lãnh đạo Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương cần phải trăn trở và cần phải định hướng cho cán bộ công nhân viên của mình trong định hướng khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động. Tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương, có các nhóm nhân viên chịu trách nhiệm trực tiếp giao tiếp với khách hàng như: nhân viên bảo vệ và lễ tân, giao dịch viên, các nhân viên và chuyên viên tín dụng. Bên cạnh đó còn có bộ phận nhân viên chịu trách nhiệm giao tiếp gián tiếp với khách hàng qua điện thoại, mail, và thậm chí thư tay. Đó là bộ phận nhân viên ban dịch vụ khách hàng. Trong thời gian đầu nghiên cứu triển khai dự án, tổ nghiên cứu dự án đã tiến hành khảo sát các bộ phận phòng ban khác tại trung tâm hội sở và chi nhánh trong thành phố về CRM. Các nghiên cứu xoay quanh về tư tưởng, quan niệm về phục vụ khách hàng, định hướng của các nhân viên trong quá trình phục vụ khách hàng. Nhìn chung, nhiều các bộ quản lý các bộ phận còn chưa rõ ràng về hệ thống CRM, mọi nguời đều nghĩ rằng CRM là một công nghệ mới nào đó mà Agribank đang có dự định lắp đặt và khai thác. Kiến thức về CRM thì mọi người vẫn chưa nắm vững, mặc dù có những bộ phận hàng ngày tiếp xúc giao dịch với khách hàng, hàng ngày thiết lập các mối quan hệ và duy trì nó với khách hàng. Tuy nhiên, định hướng và nhận thức về CRM của cán bộ nhân viên Agribank vẫn còn rất hạn chế và cần được bồi dưỡng đoà tạo nhiều hơn nữa. 2.1.3. Mục tiêu CRM Agribank Chi nhánh Tỉnh Hải Dương xác định mục tiêu của CRM là: Tìm các nhóm khách hàng có lợi nhuận cao nhất, khách hàng trọng điểm Hoàn thiện con người, quy trình, công nghệ để xác định được các nhóm khách hàng trên và đáp ứng nhu cầu của họ tốt nhất Chức năng CRM tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương - Nhắc việc tự động hỗ trợ bán hàng, quản lý chào giá, sản phẩm, thắc mắc, các hoạt động marketing - Theo dõi khách hàng tìêm năng, đo lường hiệu quả marketing, quản trị khách hàng theo doanh thu và lợi nhuận - Phân tích hành vi, tâm lý, sự hài lòng của khách hàng - Chức năng tích hợp, đồng bộ hoá để xây dựng cơ sở dữ liệu chung về khách hàng 2.2. Nội dung đề án CRM 2.2.1. Nội dung xây dựng đề án Tổ nghiên cứu thực hiện Tổ nghiên cứu thực hiện dự án CRM tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương gồm các chuyên gia IT – phòng IT từ Agribank việt nam cử xuống. Tổ nghiên cứu còn có những chuyên gia như Ban dịch vụ khách hàng- phòng Marketing,. Tham gia thực hiện dự án còn có cán bộ các phòng ban như sau: 1. Cán bộ điều hành từ Agribank VN: Tổng Giám Đốc GĐ Marketing GĐ quản lý Quan hệ KH 2. Trung tâm UD&PT sản phẩm dịch: vụ công nghệ Ngân hàng/P. Hạ tầng công nghệ và truyền thong Lãnh đạo TTCN Phụ trách phòng hạ tầng CN và truyền thong 3. Trung tâm thẻ & dịch vụ tín dụng tiêu dùng/P. Bán và tiếp thị thẻ, P. Dịch vụ thẻ tín dụng Lãnh đạo TT thẻ Phụ trách phòng bán và tiếp thị Phụ trách phòng DV thẻ tín dụng Phụ trách phòng phát triển sản phẩm 4. Khối dịch vụ khách hàng doanh nghiệp/P. Tiếp thị và phát triển bán Lãnh đạo khối Phụ trách phòng phát triển sản phẩm Phụ trách phòng tiếp thị và phát triển bán 5. Phòng tiếp thị, phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng: GĐ Marketing Phụ trách phòng 6. Ban dịch vụ khách hàng: Trưởng ban 7. Trung tâm giao dịch Hội Sở/P. Tiếp thị khách hàng, P. Dịch vụ khách hàng Giám đốc Phụ trách phòng tiếp thị KH Phụ trách phòng dịch vụ KH 8. Chi nhánh các huyện: Ban GĐ Phụ trách phòng DVNH doanh nghiệp Phụ trách phòng DV ngân hàng cá nhân Các yếu tố cấu thành hệ thống CRM Mô hình phát triển tổng thể của hệ thống CRM tại Agribank chi nhánh tỉnh Hải Dương: Hệ thống CRM được triển khai nhằm mục đích xây dựng được một hệ thống toàn diện và tích hợp trong việc thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin đầu ra, từ đó có các thông tin hữu ích cho hoạt động quản lý quan hệ khách hàng, chăm sóc khách hàng, và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Việc xây dựng hệ thống bao gồm các yếu tố sau đây: Các yếu tố cấu thành hệ thống (phần cứng và phần mềm) Cơ chế phân tích và xử lý thông tin thu thập được Sử dụng các phân tích thông tin một cách hiệu quả, được biểu hiện thành các điểm cải tiến (Innovation points - IP) Những yếu tố sẵn có tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương sẽ được tích hợp, sử dụng, những yếu tố chưa có sẽ cần được triển khai xây dựng. Các điểm cải tiến Khả năng hiểu biết khách hàng (được tạo ra bởi việc phân tích thông tin) Điểm cải tiến 1 Hiểu được “Đâu là KH có giá trị” và “Họ mong muốn gì” KH mục tiêu rõ ràng Giá trị mới cho KH thông qua các kênh tiếp xúc mới Hiểu rõ về từng cá nhân khách hàng Điểm cải tiến 2 Liên hệ với KH thông qua trung tâm liên lạc KH với chi phí vận hành thấp Trung tâm liên lạc KH với khả năng đáp ứng và chất lượng cao Phân bổ nguồn lực và thông tin tối ưu Điểm cải tiến khác Marketing định hướng vào nhu cầu của từng cá nhân Các điểm tiếp xúc với khách hàng Dịch vụ tin cậy và hỗ trợ tốt Cơ sở dữ liệu khách hàng tích hợp Các quy trình kinh doanh và quản trị chuẩn Phân tích được đúng giá trị khách hàng mong đợi Hệ thống ghi nhận liên tục thông tin khách hàng Đánh giá được vai trò của các bộ phận Các yếu tố cấu thành hệ thống (phần cứng và phần mềm) Hình 4: Mô hình hệ thống quản trị quan hệ khách hàng CRM Sau đây là các giai đoạn đề án 2.2.2. Giai đoạn 1: Thí điểm triển khai hệ thống tại Trung tâm kinh doanh Hội sở Đề án triển khai thí điểm hệ thống CRM tại Trung tâm kinh doanh trong 1 năm cũng áp dụng mô hình phân tích trong hình 1 (Mô hình hệ thống CRM), và áp dụng cho việc phân tích “Quy trình cấp tín dụng cho doanh nghiệp” là một quy trình kinh doanh cơ bản và có thể đại diện được cho hoạt động kinh doanh ngân hàng. Do hiện nay việc thu thập các thông tin đầu vào tại các điểm tiếp xúc chưa được thiết lập, nên đề án đã dựa trên các thông tin đầu vào là các thông tin và kinh nghiệm chia sẻ của các chuyên viên/nhân viên tín dụng, hỗ trợ và kế toán giao dịch của TTKD, cũng như chia sẻ của khách hàng tại 30 khách hàng doanh nghiệp có số dư vay lớn tại Techcombank (do Phòng Marketing HO thực hiện). Việc lựa chọn các khách hàng doanh nghịêp có số dư vay lớn là theo quy tắc Pareto (hay còn gọi là quy tắc 80/20), theo đó TTKD xác định ra nhóm 20% khách hàng quan trọng nhất của mình theo tiêu chí chính là doanh thu và lợi nhuận mang lại. Việc phân tích cấp tín dụng cho doanh nghiệp nhằm mục đích xác định các điểm tiếp xúc với khách hàng (Moment of Truth – MOT), kết hợp với ‎ý kiến của khách hàng (Voice of Customer – VOC), từ đó xác định các giá trị đối với khách hàng trong quá trình giao dịch với Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương làm cơ sở cho việc thiết kế những điểm cải tiến (Innovation Point – IP). Nhóm thực hiện dự án đã tiến hành các buổi họp tập trung để phân tích và xác định được trong từng bước của quy trình cấp tín dụng: Các điểm tiếp xúc với khách hàng Các giá trị đối với khách hàng trong quá trình giao dịch Các điểm điểm cần cải tiến (Innovation Point – IP) 2.2.3. Giai đoạn 2: Đưa dự án Call Center vào hoạt động Agribank Chi nhánh tinht Hải Dương đã tiến hành xây dựng và đưa vào hoạt động Call – Center nhằm cung cấp thêm 1 kênh cung cấp thông tin chính xác và thống nhất về sản phẩm dịch vụ của ngân hàng, đồng thời tiếp nhận và xử lý các nhu cầu của khách hàng qua điện thoại. Mục tiêu hoạt động chính của Call – center: Giảm thời gian và chi phí cho khách hàng khi phải đến trực tiếp ngân hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng. Khuyến khích khách hàng tìm hiểu và tăng cường sử dụng các sản phẩm dịch vụ của ngân hàng, tạo cơ hội tăng thu phí dịch vụ và doanh thu. Phân tích đánh giá các thắc mắc của khách hàng làm cơ sở cho việc cải tiến sản phẩm hiện có và phát triển sản phẩm mới phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Trở thành kênh tiếp thị trực tiếp và hiệu quả các sản phẩm dịch vụ ngân hàng và các sản phẩm khác phù hợp tới khách hàng qua việc phân tích các yếu tố như thu nhập, vòng đời, gia đình… Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương có kế hoặch xây dựng call center theo hai bước, trước tiên là quy mô nhỏ sau đó phát triển lớn dần. Hiện có 8 nhân viên (Agent) trả lời điện thoại trực tiếp, làm theo chế độ 3 ca, ca sáng và ca chiều có 3-4 nhân viên trực, ca đêm có 1 nhân viên trực, đảm bảo hoạt động tiếp nhận, trả lời thắc mắc, khiếu nại thông suốt 24/7. Call center là kênh cung cấp các thông tin về sản phẩm dịch vụ của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương theo nhu cầu của khách hàng qua điện thoại ở Techcombank với khách hàng và là một bộ phận của Contact Center sau này. Trong tương lai, Call center sẽ mở rộng phạm vi hoạt động từ việc cung cấp thống tin tới việc cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ thanh toán. 2.2.4. Giai đoạn 3: Kế hoạch xây dựng Contact Center trung tâm liên lạc Contact Center Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương sẽ đi vào hoạt động. Contact Center là trung tâm liên lạc đa kênh, không chỉ là nơi tập trung các cuộc gọi đến, các nhân viên đeo tai nghe và chuyển giao các cuộc gọi, nó còn chứa cả hệ thống xử lý Email, các liên lạc truyền thông trực tuyến và thậm chí cả viết thư tay. Theo kế hoạch, trung tâm Contact sẽ đi vào hoạt động với 38 licence được phân bổ cho hai bộ phận là Ban dịch vụ khách hàng và bộ phận thu nợ, cụ thể được phân bổ theo bảng sau: Bảng 9: Phân bổ Agent trong dự án Contact Center ITEM SPECIFICATIONS NOTE No of site (Số địa điểm) 02 (TP Hải dương và các huyện) No of Agent (Số nhân viên) 15 8 for Customer Service (15 cho Ban DVKH) 4 TP Hải Dương 4 Huyện 7 for Collection (15 cho bộ phận thu nợ) 4 TP Hải Dương 3 Huyện No of Supervisor (Số giám sát viên) 5 3 for Customer Service(Ban DVKH) 2TP Hải Dương 1 Huyện 2 for Collection (Thu nợ) 1 TP Hải Dương 1 Huyện 2.2.5. Giai đoạn 4: Dự án lắp đặt phần mềm CRM Sau khi dự án Contact Center đi vào hoạt động hiệu quả, tổ CRM sẽ tiến hành nghiên cứu giai đoạn tiếp theo. Đó là lực chọn một phần mềm CRM có thể tích hợp với các phần mềm lõi của ngân hàng. Lắp đặt phần mềm CRM là khâu hoàn thiện hệ thống quản lý quan hệ khách hàng tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương. Đây cũng là khâu rất quan trọng vì nó sẽ ảnh hưỏng lớn đến hoạt động của ngân hàng trên toàn hệ thống. Sau khi áp dụng phần mềm này thành công, Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương sẽ khai thác được rất nhiều tính năng trong quá trình quản lý quan hệ khách hàng. Giai đoạn này cũng mới chỉ nằm trong dự án mà chưa có kế hoạch gì cụ thể. 2.3. Hiện trạng thực hiện quản lý quan hệ khách hàng 2.3.1. Quy trình quan hệ khách hàng Một quy trình quan hệ khách hàng được thể hiện như sau: Phát hiện nhu cầu, tiếp cận khách hàng, thu thập phản hồi khách hàng. Quy trình này diễn ra từ khi khách hàng tiếp nhận thông tin về Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương cho đến khi giao dịch và trở thành khách hàng của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương. Khách hàng sẽ tiếp cận các thông tin về Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương khi chưa đến giao dịch với ngân hàng. Mối quan hệ thực tế được thiết lập khi khách hàng đến giao dịch tại các điểm giao dịch của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương. Thông tin của khách hàng sẽ được lưu trữ tại kho giữ liệu dưới dạng các văn bản, hợp đồng, trong các phần mềm mà Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương đang sử dụng: Korebank, Excel…Khách hàng sẽ tiếp tục mối quan hệ với ngân hàng thông qua việc đến giao dịch lại hoặc phát sinh những giao dịch mới. Các mối quan hệ khách hàng này sẽ được ngân hàng lưu lại với mục đích chính thường dùng để đối chiếu sau này khi phát sinh những vấn đề có liên quan đến các giao dịch và được dùng để đối chiếu trong quá trình phục vụ các nhu cầu khác của khách hàng. Quy trình quan hệ khách hàng tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương đang diễn ra theo trình tự như sau: Sơ đồ 5: Quy trình quan hệ khách hàng tại Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương Mail, điện thoại, thư… Khách hàng Chi nhánh Hội sở ATM Kho dữ liệu khách hàng Phòng giao dịch Hiện tại có nhiều kênh thông tin để ngân hàng có thể thiết lập mối quan hệ với khách hàng tốt hơn. Khách hàng có thể giao dịch trực tiếp tại các điểm giao dịch, các chi nhánh, hoặc hội sở chính của ngân hàng. Đồng thời cũng có thể giao dịch gián tiếp qua các phương tiện như: Mail, điện thoại, thư tay, giao dịch trực tuyến qua trang Web của ngân hàng, hoặc thông qua các điểm ATM, các ngân hàng liên kết… Dữ liệu giao dịch của khách hàng sẽ được chuyển đến “Kho dữ liệu khách hàng”. Tại kho dữ liệu này, những thông tin cơ bản về khách hàng sẽ được thông báo cho khách hàng nếu khách hàng có nhu cầu kiểm tra. Đó là những thông tin liên quan đến sản phẩm, tình trạng sử dụng sản phẩm của khách hàng, những thông tin cá nhân cơ bản của khách hàng… Nhìn chung quy trình quan hệ khách hàng của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương vẫn mang tính chất thủ tục, chưa thực sự chú trọng đến khách hàng trong các giao dịch. Việc xây dựng mối quan hệ sâu rộng hơn thì không được phát triển cụ thể, tính chất vẫn còn khá đơn giản, chưa có sự khác biệt thực sự so với các ngân hàng khác. 2.3.2. Hoạt động của ban dịch vụ khách hàng- phòng Marketing Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức Ban Dịch vụ khách hàng Chuyên viên đào tạo, phân tích Trưởng ban(điều phối chung) Chuyên viên hỗ trợ Chuyên viên CSKH Chuyên viên Telemarketing Bộ phận nhân viên tiếp nhận thông tin và phản hồi Tiếp nhận thông tin từ khách hàng Cung cấp thông tin về SPDV Giải đáp thắc mắc trong phạm vi đơn giản Chuyển kiến nghị của khách hàng tới chuyên viên hỗ trợ (nếu tình huống phức tạp). Nhận giải đáp từ chuyên viên hỗ trợ và trả lời khách hàng. Hiện tại, cơ cấu nhân sự của Ban DVKH bao gồm: - 1 trưởng ban và 4 chuyên viên hỗ trợ, làm giờ hành chính: + Trưởng ban: điều phối chung + Chuyên viên đào tạo, phân tích và báo cáo: Đào tạo hướng dẫn nhân viên mới, các lỗi phát sinh mới, làm báo cáo và thống kê thuộc chức năng của mình. + Chuyên viên hỗ trợ: giám sát theo dõi việc trả lời của nhân viên trực về các lỗi POS và lỗi thẻ, làm đầu mối hỗ trợ kết nối với Trung tâm thẻ và Trung Tâm công nghệ, xây dựng các kế hoạch liên quan và làm báo cáo thuộc chức năng. + Chuyên viên CSKH: Thực hiện công việc CSKH qua mail, gửi thư chúc mừng, tham hỏi, gửi quà mừng ...tới khách hàng. + Chuyên viên Telemarketing: Thực hiện các công việc marketing qua điện thoại, lên kế hoạch và làm báo cáo các công việc thuộc chức năng của mình. - 8 nhân viên trả lời trực tiếp, làm theo chế độ 3 ca, ca sáng và ca chiều có 3-4 nhân viên trực, ca đêm có 1 nhân viên trực, đảm bảo hoạt động tiếp nhận, trả lời thắc mắc, khiếu nại thông suốt 24/7. - Có 3 chuyên viên phụ trách đề án Contact và CRM mà Agribank Chi nhánh Hải Dương đang triển khai thực hiện. Ngoài ra còn có các chuyên viên đang trong thời gian thử việc để bổ sung cho cơ cấu mới của ban dự kiến sẽ thay đổi trong thời gian tới để đáp ứng với nhu cầu hoạt động và phát triển của ban. 2.3.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động chung của ban dịch vụ khách hàng. Ban Dịch vụ khách hàng hoạt động trên các mảng chủ yếu sau: Chăm sóc khách hàng Giải đáp thắc mắc của khách hàng qua điện thoại – Call Center Trả lời Email của khách hàng. Marketing qua điện thoại Theo quy trình chăm sóc khách hàng, hoạt động chăm sóc khách hàng được Phòng Marketing thực hiện trên 2 mảng chính: chăm sóc trong kinh doanh (cung cấp thông tin, tài liệu, điều tra sự hài lòng, giải đáp thắc mắc…) chăm sóc ngoài kinh doanh (chúc mừng nhân ngày thành lập, sinh nhật, các đợt khuyến mại, tặng quà). Hàng tháng, ban dịch vụ khách hàng sẽ lựa chọn trong danh sách khách hàng được lưu trữ trong Korebank các khách hàng đạt tiêu chuẩn phục vụ chăm sóc thông qua hình thức gửi thư chúc mừng sinh nhật hoặc thiệp chúc mừng ngày thành lập. Tiêu chuẩn lựa chọn khách hàng đó là: 20% khách hàng doanh nghiệp và 10% khách hàng cá nhân đêm lại lợi nhuận cao nhất cho ngân hàng. Hoạt động hỗ trợ khách hàng qua Email cũng được thực hiện rất tốt và đạt kết quả cao. Trung bình mỗi ngày, bộ phận tiếp nhận thông tin qua mail nhận được khoảng hơn 20 mail mỗi ngày. Các mail này thường được trả lời ngay trong ngày, có những trường hợp phức tạp khác liên quan đến các khiếu nại của khách hàng không thuộc thẩm quyền giải quyết thì bộ phận tiếp nhận sẽ hẹn chuyển lên cấp trên giải quyết và phản hồi lại cho khách hàng trong thời gian sớm nhất. Hoạt động Marketing qua điện thoại hiện nay vẫn chỉ mới dừng lại ở mức đơn giản nhất là thông báo về thời hạn thẻ, thông tin một số sản phẩm mới của ngân hàng. Do lực lượng nhân viên quá mỏng nên việc thực hiện các cuộc gọi đến khách hàng bị hạn chế rất nhiều, đồng thời hoạt động của chuyên viên Telemarketing cũng chưa được cạnh tranh và sáng tạo. Năm 2009 đánh dấu một bước phát triển mới đối với hoạt động dịch vụ khách hàng (DVKH). Ban Dịch vụ khách hàng ngày càng thực hiện tốt vai trò đầu mối tiếp nhận và cung cấp thông tin, giải đáp các thắc mắc, đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Trong năm qua, Ban DVKH đã trả lời trên 30.000 cuộc gọi, hơn 1.600 thư, chủ yếu với nội dung tư vấn về sản phẩm dịch vụ và trợ giúp khách hàng. Ngoài ra, trong năm 2009, khách hàng cũng được cung cấp thêm nhiều dịch vụ tiện ích. Khi gọi điện đến số điện thoại của Ban DVKH khách hàng có thể đăng ký mở tài khoản, phát hành thẻ F@st Access, thẻ Visa Debit, dịch vụ Homebanking... Ban DVKH luôn cố gắng làm hài lòng khách hàng tối đa bằng việc phối hợp với các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu khách hàng sớm nhất, đề xuất những dịch vụ mới qua số hotline để ngày càng tăng thêm sự thuận tiện cho khách hàng. Trong năm nay, nhằm hoàn thiện hơn hoạt động này, Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương sẽ đầu tư nâng cấp hệ thống hiện tại lên thành Contact Center. Như vậy, trong thời gian tới, ngoài các kênh hỗ trợ đang sử dụng (điện thoại, email), Ban DVKH sẽ có thể triển khai hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh hơn: web chat, fax, trả lời tự động... Tuy nhiên, do còn bị chi phối nhiều bởi yếu tố ngân sách, công nghệ và kinh nghiệm chuyên viên, nên công tác chăm sóc khách hàng vẫn còn tốn tại một số vấn đề như: Chính sách chăm sóc khách hàng của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương còn đơn giản, chưa có điểm khác biệt so với các ngân hàng khác, có phần kém hơn các đối thủ cạnh tranh lớn như Sacombank, ACB, Vietcombank... Trong các cuộc nghiên cứu khách hàng đều cho thấy phần lớn khách hàng tìm hiểu về Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương thông qua điểm giao dịch hoặc nhân viên tư vấn trực tiếp, tuy nhiên địa điểm giao dịch, mô hình tư vấn khách hàng của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương chưa có chỉ dẫn rõ ràng gây trở ngại cho khách hàng trong việc tìm hiểu các thông tin về ngân hàng cũng như các sản phẩm, dịch vụ. Mặt khác, cơ sở dữ liệu về khách hàng của Agribank Chi nhánh tỉnh Hải Dương chưa hoàn thiện, gây khó khăn trong phân loại khách hàng để có chính sách chăm sóc riêng (ví dụ với khách hàng lớn, khách hàng trung thành). Sắp tới, dự án Contact center triển khai cũng chịu áp lực lớn về ngân sách, nhân sự và công nghệ đối với bộ phận chăm sóc khách hàng. 2.3.4. Hiệu quả hoạt động của Call Center Trung tâm trả lời điện thoại khách hàng – Call Center hoạt động liên tục 24/7, trả lời những thắc mắc, khiếu nại của khách hàng. Từ khi thành lập Call Center, trung bình mỗi ngày tham gia vào quá trình tiếp nhận, chuyển yêu cầu đến các bộ phận, theo dõi và nhắc các bộ giải quyết và phản hồi kết quả cuối cùng đến khách hàng. Cụ thể, trong các quý, Call center đã tiếp nhận và giải quyết như sau: Bảng 10: Thống kê số lượng cuộc gọi đến Call Center từ khi thành lập cho đến nay Năm Tổng số cuộc gọi Cung cấp thông tin SP Hố trợ khách hàng Trợ giúp thác mắc, khiếu nại của khách hàng. 2006 Quý III 1758 1089 1386 1283 Quý IV 4484 1367 3903 1214 2007 Quý I 5335 2315 4568 1452 Quý II 7079 1575 7135 1369 Quý III 11823 1887 9165 1771 Quý IV 15321 8333 6608 2363 2008 Quý I 16413 9071 7078 2264 Bình quân mỗi ngày tiếp nhận khoảng 170 cuộc điện thoại, thời gian đàm thoại trung bình là 1,81 phút/cuộc. Số lượng cuộc gọi liên tục tăng lên qua các quý, mức độ hỏi cũng tăng dần và khả năng đáp ứng của trung tâm cuộc gọi đang bị hạn chế dần. Đó là lý do Call – Center cần phải được hoàn thiện và mở rộng nhiều hơn. Call Center hoạt động liên tục và lúc nào cũng trong tình trạng quá tải, cần phải được nâng cấp và mở rộng._.