Phát triển các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của Công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội

doanh sẽ giúp cho các doanh nghiệp mở rộng sản xuất, nâng cao hiệu quả của các hoạt động sản xuất kinh doanh. Nghiên cứu hoạt động hậu cần vật tư dưới góc độ dịch vụ trong chuyên đề với nội dung “Phát triển các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội”, nghiên cứu nội dung của dịch vụ hậu cần vật tư và các loại dịch vụ hậu cần vật tư, vai trò và sự tác động của nó đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó có biện pháp phát triển các dịch vụ này nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội. Cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị phòng Sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, Phòng kế toán tài chính và sự hướng dẫn tận tình của GS.TS Đặng Đình Đào em đã hoàn thành được chuyên đề thực tập này. Chuyên đề thực tập nghiên cứu vấn đề “ Phát triển dịch vụ hậu cần cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội” được phân tích trên cơ sở lý luận chung và thực trạng phát triển hoạt động này tại Công ty trong vòng năm năm qua. Chuyên đề bao gồm ba chương: Chương I: Lý luận chung về dịch vụ hậu cần vật tư của doanh nghiệp Chương II: Phân tích thực trạng công tác dịch vụ hậu cần vật tư của công ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Sự tác động của công tác dịch vụ hậu cần vật tư đến hoạt động kinh doanh của công ty Chương III: Giải pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất cho công ty Cổ phần dệt vải Công nghiệp Hà Nội. Chuyên đề là kết quả của quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Mọi số liệu được sử dụng trong chuyên đề đều là các số liệu thực tế do công ty cung cấp, phản ánh chính xác thực trạng hoạt động hiện này của công ty. Chuyên đề còn nhiều thiếu sót và hạn chế, kính mong được sự góp ý của các thầy cô và anh chị trong công ty để chuyên đề được hoàn chỉnh. Em xin chân thành cảm ơn! Chương I: Lý luận chung về dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp I.Khái quát về dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất và vai trò của nó trong sản xuất của các doanh nghiệp. 1.Khái niệm về dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất. Mua sắm các yếu tố đầu vào cần cho sản xuất Doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp thực hiện một hoặc nhiều các phương thức sản xuất nhằm mục đích tìm kiếm lợi nhuận. Nói cách khác đó là doanh nghiệp thực hiện công việc hoạt động sản xuất ra các sản phẩm, tiêu thụ chúng trên thị trường để thu lợi nhuận. Như vậy mục tiêu cốt lõi của bất kì một doanh nghiệp nào khi hoạt động trên thị trường cũng là lợi nhuận. Để thực hiện được mục đích này doanh nghiệp cần thực hiện các hoạt động sản xuất, xem xét trên giác độ hoạt đông của doanh nghiệp thì hoạt động sản xuất của doanh nghiệp bao gồm các hoạt động: mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và cuối cùng là hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Mô tả hoạt động qua sơ đồ sau: Tiêu thụ sản phẩm Tổ chức hoạt động sản xuất Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng hoạt động đầu tiên của quá trình sản xuất kinh doanh là hoạt động mua sắm các yếu tố đầu vào. Đây là hoạt động đầu tiên mang tính chất quyết định đến toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Yếu tố vật tư kỹ thuật( vật tư) là đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh và chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí của doanh nghiệp. Cần hiểu rõ thế nào là vật tư trong sản xuất. Vật tư chính là sản phẩm của lao động sử dụng để sản xuất ra sản phẩm trong doanh nghiệp. Như vậy phân biệt vật tư và hàng hóa tiêu dùng chính là ở mục đích sử dụng của chúng, hàng tiêu dùng là sản phẩm con người tạo ra nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của con người. Tùy xem góc độ xem xét thế nào mà hàng hóa đó là hàng tiêu dùng hay là vật tư. Vật tư kĩ thuật là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất,dùng chỉ những vật có chức năng làm tư liệu sản xuất, đang trong quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng cho sản xuất của doanh nghiệp, chưa bước vào tiêu dùng sản xuất trực tiếp. Tuy nhiên không phải mọi tư liệu sản xuất đều là vật tư kĩ thuật. Tư liệu sản xuất bao gồm đối tượng lao động và tư liệu lao động. Các sản phẩm của tự nhiên phải qua cải biến và tác động của con người thì mới có các đặc thù, và các tính năng kỹ thuật, do đó nên không phải mọi đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động, chỉ nguyên vật liệu mới là sản phẩm của lao động. Vật tư kĩ thuật chỉ là một bộ phận trong tư liệu sản xuất. Hoạt động cuối cùng trong chuỗi hoạt động của doanh nghiệp đó là hoạt động tiêu thụ sản phẩm, đây là hoạt động vô cùng khó khăn ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt trong cơ chế “một người mua, vạn người bán” như hiện nay. Xem xét hoạt động đầu tiên để trả lời cho câu hỏi “ Dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất là gì?” và phân biệt hoạt động hậu cần trong sản xuất và hậu cần trong tiêu thụ sản phẩm. Thuật ngữ “hậu cần” xuất hiện cách đây hơn hai ngàn năm, thuật ngữ này được sử dụng đầu tiên trong quân đội, thuật ngữ được dịch ra từ tiếng Anh là logistics. Logistics được coi là một nhánh trong nghệ thuật chiến đấu, đó chính là việc vận chuyển và cung cấp lương thực, thực phẩm, trang thiết bị …đúng nơi, đúng lúc khi cần thiết cho lực lượng chiến đấu. Hậu cần đã giúp cho quân đội các nước tham chiến gặt hái được nhiều thắng lợi. Điển hình là quân đội hoàng gia Pháp ở thế kỷ XVII-XVIII, khi đối đầu với sức mạnh hải quân Anh, thủy quân hoàng gia Pháp yếu kém rất nhiều, song với sự nỗ lực lớn về công nghiệp và hậu cần diễn ra trong gần một thế kỷ, Pháp đã biết cách biến điểm yếu của mình thành sức mạnh cho phép họ đóng vai trò chủ chốt trong cuộc chiến tranh độc lập ở Châu Mỹ, ngăn cản hoạt động của Anh ở vùng đất này.Pháp trở thành thành viên quyết định kết thúc cuộc chiến tranh bằng hiệp ước Vecsai( 1783) văn bản thành lập Hợp chủng quốc Hoa Kỳ. Theo từ điển Hán Việt, hậu cần là công tác ở hậu phương nhằm phục vụ quân đội về mọi mặt cần thiết. Ngày nay thuật ngữ hậu cần được áp dụng trong kinh tế để diễn tả toàn bộ quá trình vận động của nguyên vật liệu và sản phẩm đi vào và hàng hóa đi ra khỏi doanh nghiệp qua khâu phân phối tới tay người tiêu dùng. Như vậy hậu cần chính là nghệ thuật tổ chức sự vận động của hàng hóa, nguyên vật liệu từ khi mua sắm vật tư, qua các quá trình lưu kho, sản xuất cho đến khi phân phối đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Như vậy hoạt động hậu cần bao gồm hai hoạt động lớn tách biệt nhau đó là hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất và hậu cần cho tiêu thụ sản phẩm. Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về hậu cần (logistics). Theo hội đồng quản trị logistics Mỹ năm 1988: Logistics là quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát hiệu quả, tiết kiệm chi phí của dòng lưu chuyển và lưu trữ nguyên vật liệu, hàng tồn thành phẩm và các thông tin liên quan từ điểm xuất xứ đến điểm tiêu thụ, nhằm mục đích thỏa mãn những yêu cầu của khách hàng. Theo tác giả Donald J.Bowersox-CLM Proceeding-1987: Logistics là một nguyên lý đơn lẻ nhằm hướng dẫn quá trình lên kế hoạch, định vị và kiểm soát các nguồn nhân lực và tài lực có liên quan tới hoạt động phân phối vật chất, hỗ trợ sản xuất và hoạt động mua hàng. Theo Ủy ban quản lý logistics của Mỹ thì: Logistics là quá trình lập kế hoạch, lựa chọn phương án tối ưu để thực hiện việc quản lý, kiểm soát việc di chuyển và bảo quản có hiệu quả về chi phí và ngắn nhất về thời gian đối với nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm, cũng như các thông tin tương ứng từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến khi hàng hóa đến tay người tiêu dùng cuối cùng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Theo khái niệm của Liên hợp quốc được sử dụng cho khóa đào tạo quốc tế về vận tải đa phương thức và quản lý logistics tổ chức tại Đại học Ngoại thương Hà Nội tháng 10/2002 thì: Logistics là hoạt động quản lý quá trình lưu chuyển nguyên vật liệu qua các khâu lưu kho, sản xuất ra các sản phẩm cho tới tay người tiêu dùng theo yêu cầu của khách hàng… Qua các khái niệm trên đây, cho thấy cho dù có khác nhau về cách diễn đạt, cách trình bày nhưng trong nội dung tất cả định nghĩa đề cho thấy điểm chung đó là thừa nhận logistics không phải là một hoạt động riêng lẻ mà là cả một quá trình quản lý dòng lưu chuyển của nguyên vật liệu từ khâu mua sắm qua các quá trình lưu kho, sản xuất ra sản phẩm và phân phối đến tay người tiêu dùng. Chính vì vậy mà logistics luôn được viết ở dạng số nhiều. Xem sơ đồ sau: Điểm cung cấp nguyên vật liệu Thị trường tiêu thụ Kho dự trữ sản phẩm Sản xuất Kho dự trữ nguyên liệu A Kho Nhà máy Kho Nhà máy B Kho Kho Logistics đến (logistics nội biên) Logistics đi (logistics ngoại biên) Chuỗi Logistics Xem xét chuỗi hậu cần (chuỗi logistics) của một doanh nghiệp sản xuất có thể phân biệt rõ ràng hai hoạt động cơ bản nhất: hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư (logistics đến) và hoạt động hậu cần tiêu thụ sản phẩm (logistics đi). Vậy dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất hay chính là logistics đến (logistics nội biên) đó là các hoạt động chuẩn bị cho mua sắm vật tư cho sản xuất,quản lý dòng lưu chuyển của vật tư từ khi mua sắm đến khi lưu kho và chuẩn bị vật tư sử dụng cho sản xuất nhằm đảm bảo đầy đủ, kịp thời các yếu tố cho sản xuất sản phẩm. 2. Vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất cho các doanh nghiệp. 2.1 Tính tất yếu của dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất cho các doanh nghiệp. Trước đây hậu cần được sử dụng trong quân sự và mang lại hiệu quả rõ dệt. Trong chiến tranh nghệ thuật này đã được tận dụng và phát triển mang lại những thắng lợi lớn. Nhưng một thời gian dài thời kì hậu chiến, nghệ thuật trong “hậu cần” đặc biệt là dịch vụ hậu cần vật tư bị lãng quên và bị coi nhẹ. Nhưng trong tình hình hiện nay, các doanh nghiệp nhận thức được tầm quan trọng của dịch vụ hậu cần vật tư trong việc thúc đẩy kinh doanh có hiệu quả hơn. Chính vì vậy họ bắt đầu quan tâm chú trọng tìm các biện pháp để thúc đẩy hoạt động này. Theo xu thế chung tất yếu phải phát triển dịch vụ hậu cần vật tư trong từng doanh nghiệp. Thứ nhất, chi phí vận tải tăng nhanh. Với mức tăng chóng mặt của giá dầu thô trên thế giới hiện nay kéo theo sự tăng giá của một loạt các mặt hàng làm kinh tế thế giới chao đảo. Chi phí vận tải tăng, vận tải không thể là nhân tố cố định trong phương án kinh doanh của doanh nghiệp nữa, như vậy đòi hỏi thực tế cần có cấp quản lý cao hơn để can thiệp vào lĩnh vực liên quan đến vận tải và cả trong lĩnh vực chính sách cũng như quá trình thực hiện. Thứ hai, hiệu quả sản xuất đã đạt tới đỉnh cao, do đó ngày càng khó khăn hơn trong việc tìm kiếm các biện pháp nhằm tiết kiệm hơn nữa những chi phí từ sản xuất. Vì vậy, muốn tối ưu hóa quá trình sản xuất vật chất các doanh nghiệp phải tìm một giải pháp “phân phối vật chất” và “hậu cần vật tư sản xuất” . Dịch vụ hậu cần vật tư giúp cho quá trình cung ứng vật tư có hiệu quả cao, tối ưu hóa đầu vào và giảm chi phí tới mức tối thiểu. Thứ ba, sự thay đổi trong nguyên lý dự trữ hàng hóa. Trước đây người bán lẻ giữ đến 50% hàng hóa của công ty,nửa còn lại là trong tay người bán buôn và doanh nghiệp. Hiện nay thay đổi tỷ lệ nắm giữ hàng hóa: bán lẻ chiếm 10% còn lại là các nhà phân phối và sản xuất giữ 90%. Tiếp theo là công nghệ thông tin ngày càng phát triển, cung cấp các nguồn hàng và đơn hàng nhanh chóng, quá trình đàm phán và kí kết hợi đồng được diễn ra trong thời gian ngắn và mang lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng thương mại điện tử trong hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư rõ ràng tạo ra những giá trị mới mà trong cách truyền thống không thể có được. Cuối cùng là sự gia tăng sử dụng vi tính trong doanh nghiệp. Hiện nay các doanh nghiệp chuyển sang áp dụng JIT( just in time). Trên đây là các nguyên nhân cơ bản thúc đẩy sự ra đời và phát triển tất yếu của dịch vụ hậu cần vật tư.Khi xã hội có sự biến đổi, muốn tối ưu quá trình sản xuất vật chất, giờ đây không thể chỉ chú trọng vào khâu sản xuất mà cần phải quan tâm phát triển dịch vụ hậu cần vật tư, kết hợp các yếu tố có liên quan trong hoạt động logistics đến để tạo thành dòng chảy liên tục, rút ngắn vòng quay của vật tư, giảm tối đa chi phí giao thông vận tải, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi nhuận hơn. Sức lao động, vật tư và vốn là đầu vào cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, để đạt được mục tiêu ngắn hạn cũng như dài hạn, doanh nghiệp cần tiến hành sản xuất kinh doanh liên tục, ổn định. Muốn vậy doanh nghiệp cần đảm bảo vật tư đủ về số lượng, đúng về chất lượng và chủng loại, kịp thời về mặt thời gian. Vì vậy đảm bảo vật tư là một nhu cầu khách quan, tất yếu, là điều kiện cần thiết cho mọi nền sản xuất kinh doanh của toàn xã hội. 2.2 Vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư đối với các doanh nghiệp. Hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm nhiều bước, nhiều khâu kế tiếp nhau, mỗi khâu đều có mối quan hệ mật thiết không thể tách rời .Hoạt động sản xuất kinh doanh được ví như một dây xích mà trong đó mỗi khâu của hoạt động sản xuất chính là một mắt xích của sợi dây,chúng kết hợp với nhau giúp cho bộ máy kinh doanh của các doanh nghiệp quay nhanh trong nền kinh tế thị trường. Công tác hậu cần vật tư, mua sắm các yếu tố đầu vào cho sản xuất là hoạt động đầu tiên trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là “mắt xích” điều kiện cần cho mọi doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh tạo ra sản phẩm lưu thông buôn bán thu lợi nhuận. Bất kì quá trình sản xuất kinh doanh sử dụng công nghệ sản xuất hiện đại đến đâu cũng cần phải có vật tư thì mới có thể sản xuất ra sản phẩm. Vì vậy trước hết đảm bảo vật tư tức là đảm bảo điều kiện đầu vào cho sản xuất. Mặt khác đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, đồng bộ các yếu tố đầu vào cho sản xuất sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường và đạt hiệu quả cao, quyết định đến khả năng tái sản xuất mở rộng. Sản phẩm là kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh nhưng đồng thời nó lại là cơ sở để thực hiện thương mại đầu ra với hai tác động cơ bản. Thứ nhất, chất lượng của yếu tố vật tư kĩ thuật sẽ tác động đến chất lượng của sản phẩm đầu ra. Xem xét đến các yếu tố tạo dựng lên uy tín thương hiệu của một doanh nghiệp trên thị trường thì yếu tố chất lượng luôn là yếu tố cốt lõi, cơ bản nhất tạo danh tiếng cho bất kì một doanh nghiệp nào. Dịch vụ và thái độ phục vụ của doanh nghiệp có cao đến đâu, nhưng sản phẩm cung cấp chất lượng kém cũng không thể giữ chân khách hàng về lâu dài cho doanh nghiệp. Mặt khác, người tiêu dùng với ngân sách tiêu dùng có hạn, họ luôn tìm mọi cách để tối đa hóa lợi ích tiêu dùng của mình. Họ luôn đòi hỏi các sản phẩm phải thỏa mãn được một nhu cầu nào đó, yếu tố mà họ luôn quan tâm đó là giá cả và chất lượng sản phẩm. Qua phân tích có thể thấy rõ vai trò của dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất đối với doanh nghiệp, ngoài việc giúp tạo dựng thương hiệu cho doanh nghiệp hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư còn giúp tăng độ thỏa mãn nhu cầu trực tiếp của doanh nghiệp và gián tiếp thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Khi đóng vai trò là đối tượng lao động chủ yếu là nguyên vật liệu, vật tư sẽ ảnh hưởng đến việc sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu, góp phần sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh. Chi phí cho vật tư chiếm 60% đến 70% trong cơ cấu giá thành sản phẩm, sử dụng hiệu quả vật tư và có các biện pháp thúc đẩy dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất sẽ góp phần hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả công tác hậu cần đầu vào cho sản xuất, và từ đó góp phần nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Với tư cách là tư liệu lao động, vật tư kĩ thuật với bộ phận chủ yếu là máy móc thiết bị, thể hiện trình độ trang bị kĩ thuật cho sản xuất, thể hiện công nghệ mà doanh nghiệp sử dụng, mức độ hiện đại và công suất của trang thiết bị. Đây là nhân tố nhằm nâng cao năng suất, chất lượng của sản phẩm sản xuất đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Làm tốt công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất giúp cho việc phát triển và mở rộng hơn nữa quy mô kinh doanh và tái sản xuất mở rộng của các doanh nghiệp. Dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của bất kì một doanh nghiệp nào cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đây là hoạt động bổ trợ cho hoạt động hậu cần đầu vào mang tính chất quyết định cho toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí cho mua sắm vật tư là chi phí lớn nhất trong toàn bộ giá thành sản phẩm. Chính vì thế việc nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua hạ giá thành sản phẩm, nâng cao chất lượng và thương hiệu của doanh nghiệp phải thông qua việc phát triển và hoàn thiện các dịch vụ hậu cần của doanh nghiệp. Hoàn thiện hay phát triển dịch vụ hậu cần vật tư hiện nay đang được các doanh nghiệp vô cùng chú trọng theo hướng giảm chi phí vận tải và giao nhận vật tư, cung cấp đầy đủ, kịp thời, đồng bộ vật tư cho sản xuất, sử dụng vật tư hiệu quả và tiết kiệm. Sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp phụ thuộc phần lớn vào hoạt động hậu cần vật tư, bất kỳ một sự chậm trễ nào về mặt thời gian và không đồng bộ về chủng loại chất lượng, không đảm bảo cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cũng có thể gây ra sự ngừng trệ sản xuất, gây ra các xung đột do vi phạm hợp đồng mất đi các quan hệ kinh tế đã được thiết lập, làm mất uy tín thương hiệu và mất đi hình ảnh của doanh nghiệp, gây tổn thất trong sản xuất kinh doanh. Dịch vụ hậu cần vật tư giúp cho các hoạt động hậu cần đầu vào được thực hiện với mức độ hiệu quả cao nhất thông qua các hoạt động hỗ trợ cho cung ứng vật tư như: giao thông vận tải, chuẩn bị tài chính cho mua sắm, chuẩn bị vật tư đồng bộ cho sản xuất, chuẩn bị kho bãi cho giao nhận… 2.3 Vai trò đối với nền kinh tế và xã hội Doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế và xã hội, sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp có vai trò to lớn trong các bước phát triển của xã hội. Để tìm cách nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp đã tiến hành khai thác và sử dụng các nguồn lực có hạn hiệu quả và kinh tế nhất, không ngừng khai thác các biện pháp nhằm tối ưu hóa các nhân tố trong và ngoài tiềm lực của doanh nghiệp. Sự phát triển đó đã góp phần đáng kể trong sự tiến bộ và phồn thịnh của nền kinh tế và sự đi lên của xã hội. Doanh nghiệp sử dụng một lượng lao động đáng kể, giải quyết vấn đề lao động và giúp ổn định xã hội. Ngày nay nhu cầu về lao động có tay nghề cao đòi hỏi con người cần phải nâng cao trình độ bản thân để theo kịp thời đại và đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp. Sản xuất là hoạt động cơ bản quyết định đến sự tồn tại và phát triển của xã hội, là trung tâm của mọi hoạt động khác trong xã hội là hoạt động chính trong toàn bộ hoạt động chung. Trong xã hội mục đích sản xuất là để phục vụ tiêu dùng. Nhưng trong thời đại ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật đặc biệt là công nghệ thông tin đã làm cho quá trình toàn cầu hóa và quốc tế hóa diễn ra mạnh mẽ hơn và sâu sắc hơn. Dịch vụ hậu cần vật tư có vai trò to lớn trong phân phối vật chất của xã hội thông qua quá trình mua sắm vật tư thiết bị phục vụ sản xuất của các doanh nghiệp. Phát triển dịch vụ hậu cần vật tư góp phần giảm chi phí đầu vào, giảm thiểu được những rủi ro trong kinh doanh, và giúp doanh nghiệp làm ăn ngày càng có lãi, mở rộng quan hệ sản xuất kinh doanh cũng như các mối quan hệ kinh tế, góp phần trong việc thúc đẩy hiệu quả kinh doanh và thúc đẩy nền kinh tế phát triển. 3. Ý nghĩa nghiên cứu công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp. Nghiên cứu công tác dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng. Hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh đều nhằm mục đích tối đa hóa lợi nhuận, nhưng làm thế nào để đạt được thành công trong kinh doanh thì không phải doanh nghiệp nào cũng khai thác hết được các yếu tố. Trong thời đại hiện nay khi mà công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, việc mở rộng qui mô sản xuất và năng suất của máy móc hầu như đã được khai thác hết. Trong khi việc chú trọng trong khâu hậu cần gần như chưa được các doanh nghiệp quan tâm đúng mức. Trong phương án hậu cần vật tư, phương án về vận chuyển là một phương án cố định, việc lựa chọn bạn hàng và giao dịch có lợi nhất chưa được xem xét. Chi phí về vật tư và kĩ thuật chiếm từ 60% đến 70% giá thành sản phẩm, trong đó chi phí vận tải chiếm 80% chi phí mua vật tư. Điều đó đặt ra thực tế rằng cần phải tập trung giảm chi phí trong khâu hậu cần, cụ thể trong hậu cần vật tư của doanh nghiệp. Công tác hậu cần vật tư có vai trò quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Hoạt động hậu cần vật tư cho sản xuất cần đáp ứng được bốn yêu cầu cho sản xuất đó là: đúng về chất lượng, đủ về số lượng, kịp thời về mặt thời gian và đồng bộ về mặt cơ cấu. Nâng cao hiệu quả của từng công tác trong chuỗi logistics đến nhằm tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy tăng trưởng và mở rộng qui mô sản xuất. Nghiên cứu dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp để hiểu rõ được các yếu tố hay nội dung của hoạt động hậu cần vật tư, thấy được vai trò và tầm quan trọng của hoạt động này đối với doanh nghiệp và với xã hội. Có lí luận đúng đắn về công tác hậu cần vât tư, từ đó có các biện pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tư phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. II.Nội dung dịch vụ hậu cần vật tư và các loại dịch vụ hậu cần vật tư trong sản xuất của các doanh nghiệp. Hoạt động đảm bảo vật tư cho sản xuất là một hoạt động dịch vụ phục vụ cho sản xuất, đó là hoạt động đầu tiên trong toàn bộ quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung của dịch vụ mua sắm vật tư được mô tả khái quát qua sơ đồ dưới đây: Đánh giá hoạt động đảm bảo vật tư Quản trị vật tư trong nội bộ doanh nghiệp Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua vật tư Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư Các hoạt động trong quá trình nêu trên có nội dung tương đối độc lập với nhau nhưng giữa chúng có mối quan hệ với nhau. Kết quả của quá hoạt động trước là tiền đề cho hoạt động tiếp theo. Phục vụ cho các hoạt động trên được diễn ra một cách nhanh chóng, đúng tiến độ, kế hoạch và hiệu quả có sự hỗ trợ của các dịch vụ hậu cần như: dịch vụ vận chuyển, dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư, dịch vụ kho tàng bảo quản… 1. Nội dung của dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp 1.1Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp Đây là hoạt động đầu tiên trong chuỗi dịch vụ hậu cần cho sản xuất của doanh nghiệp. Hoạt động này quyết định toàn bộ đến các hoạt động khác trong chuỗi logistics đến của doanh nghiệp. Xác định kế hoạch mua sắm vât tư nhằm trả lời cho ba câu hỏi: những danh mục vật tư hàng hóa nào có nhu cầu? Số lượng nhu cầu của mỗi loại vật tư?phân phối nhu cầu theo thời gian? Trên cơ sở kết quả của quá trình xác định nhu cầu vật tư người ta sẽ tiến hành lập các kế hoạch và tổ chức mua sắm vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp. 1.1.1. Nhu cầu vật tư là gì và các đặc trưng cơ bản. Nhu cầu là thuật ngữ dùng để chỉ cảm giác thiếu hụt một thứ gì đó mà con người cảm nhận được. Nhu cầu của con người vô cùng đa dạng và phức tạp, bao gồm nhiều thứ bậc. Chỉ khi các nhu cầu ở bậc thấp được thỏa mãn thì con người mới xuất hiện các nhu cầu ở bậc cao hơn. Nhìn chung nhu cầu hàm chứa ba mức độ: nhu cầu tự nhiên, mong muốn và nhu cầu có khả năng thanh toán (hay nhu cầu hiện thực).Trong đó nhu cầu có khả năng thanh toán là nhu cầu ở mức cao nhất. Nhu cầu có khả năng thanh toán là những mong muốn có khả năng trở thành hiện thực nếu như có sản phẩm thỏa mãn được nhu cầu. Nhu cầu có khả năng thanh toán là nhu cầu mà các nhà sản xuất kiếm tìm và tìm mọi cách để thỏa mãn nó. Trong doanh nghiệp nhu cầu về vật tư kỹ thuật cho sản xuất là một nhu cầu có khả năng thanh toán và phải được thỏa mãn để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Vậy nhu cầu vật tư là những nhu cầu thiết yếu về nguyên nhiên vật liệu, thiết bị máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. Doanh nghiệp mua sắm vật tư chính là hoạt động đầu tư nhằm mục đích sinh lời. Vật tư cũng là một loại hàng hóa, do đó hoạt động mua sắm vật tư có những đặc điểm của nhu cầu hàng hóa và dịch vụ nói chung. Tuy nhiên có thể nói vật tư kỹ thuật là một loại hàng hóa đặc biệt, điều khác nhau cơ bản giữa vật tư và hàng hóa tiêu dùng cá nhân thông thường chính là ở mục đích sử dụng. Hàng hóa tiêu dùng là sản phẩm mà lao động của con người tạo ra sử dụng cho mục đích phục vụ nhu cầu tiêu dùng của con người. Hàng hóa tiêu dùng dùng cho mục đích cá nhân và không tạo ra giá trị mới trong quá trình sử dụng, hàng hóa tiêu dùng cá nhân sau khi tiêu dùng không còn tồn tại trở lại trên thị trường. Hàng hóa tiêu dùng cá nhân có đặc trưng cơ bản đó là khi phân loại căn cứ chủ yếu vào thói quen mua hàng của người tiêu dùng. Mua sắm vật tư lại dựa trên việc xác định nhu cầu hàng hóa của khách hàng trên trị trường hoặc tham gia vào quá trình quản lý điều hành của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó doanh nghiệp sẽ tiến hành mua sắm vật tư kỹ thuật để phục vụ cho các mục đích trên. Do đặc điểm của tư liệu sản xuất và đặc điểm của vật tư tiêu dùng nên sự vận động của cầu vật tư và sự vận động của cầu tiêu dùng có sự khác biệt với nhau. Nhu cầu vật tư mang tính khách quan phản ánh yêu cầu sản xuất về một loại vật tư nhất định. Nhu cầu vật tư là nhu cầu về hàng hóa công nghiệp nên hầu như không có sự co dãn về cầu. Quá trình đảm bảo vật tư cho sản xuất phụ thuộc vào quy trình sản xuất, công nghệ và tiềm lực tài chính, giá cả và cung cầu trên thị trường. Nhu cầu vật tư có các đặc trưng cơ bản sau: Nhu cầu vật tư liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất. Tính thay thế lẫn nhau. Tính xã hội. Tính bổ sung lẫn nhau . Tính đa dạng , nhiều vẻ . Nhu cầu vật tư có tính khách quan. Do các đặc trưng cơ bản trên nên công tác xây dựng nhu cầu vật tư là vô cùng quan trọng , phức tạp và khó khăn. Việc xác định đúng đắn nhu cầu vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, ổn định và phát triển. Hỗ trợ cho hoạt động này là các hoạt động của dịch vụ hậu cần vật tư. Các dịch vụ hậu cần như: thu thập thông tin cho việc xác định nhu cầu vật tư, chuẩn bị các phương tiện vận tải… 1.1.2Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư a. Kết cấu của nhu cầu vật tư Kết cấu nhu cầu vật tư là thành phần của từng loại vật tư trong tổng các nhu cầu vật tư cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kết cấu của nhu cầu vật tư ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại phương tiện vận chuyển, điều kiện bảo quản, và các nhân tố khác trong quá trình mua sắm vật tư cho sản xuất. Kết cấu nhu cầu vật tư của một doanh nghiệp được khái quát trong sơ đồ sau: Tổng nhu cầu vật tư Nhu cầu vật tư cho sản xuất Nhu cầu vật tư cho quản lý Nhu cầu vật tư cho hoạt động khác Nhu cầu vật tư cho PX C Nhu cầu vật tư cho PX A Nhu cầu vật tư cho PX B Nhu cầu vật tư X3 Nhu cầu vật tư X1 Nhu cầu vật tư X2 Thông thường các doanh nghiệp thông qua phân tích kết cấu sản phẩm để xác định các loại vật tư cần thiết cho sản xuất, số lượng mỗi loại vật tư, thời gian cần vật tư để sản xuất sản phẩm theo đúng kế hoạch sản xuất b. Các nhân tố hình thành nên nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp. Để xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất của một doanh nghiệp cần phải căn cứ vào các yếu tố sau: Căn cứ vào số lượng mặt hàng để thực hiện mua sắm vật tư, số liệu này do bộ phận quản lý và kế hoạch cung cấp. Căn cứ vào lượng hàng thực tế tồn kho của doanh nghiệp tại thời kỳ kế hoạch. Số liệu này do bộ phận kho cung cấp. Căn cứ nhu cầu vật tư của các bộ phân do phân xưởng cung cấp qua” phiếu yêu cầu vật tư”. Căn cứ vào hệ thống định mức kinh tế-kỹ thuật- mức sử dụng nguyên vật liệu để sản xuất và mức dự trữ. Thường do phòng kỹ thuật tính toán, xây dựng và cung cấp. Giá cả thị trường do bộ phận nghiên cứu thị trường-Marketing thị trường cung cấp. Căn cứ vào chế độ chính sách của nhà nước hiện hành liên quan đến việc điều tiết hàng hóa, phân phối và lưu thông trên thị trường. Do phòng công văn hoặc phòng tổng hợp cung cấp. Các nhân tố hình thành nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp bao gồm: Nhu cầu về nguyên vật liệu gồm: Nhu cầu về vật tư cho sản xuất (Nsx). Nhu cầu vật tư cho dự trữ (N dt). Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang (N dd) Nhu cầu vật tư cho sản phẩm mới (N spm). Nhu cầu vật tư cho sửa chữa (Nsc). Nhu cầu về máy móc thiết bị: Nhu cầu máy móc thiết bị cho lắp máy sản phẩm. Nhu cầu máy móc thiết bị cho mở rộng năng lực sản xuất. Nhu cầu máy móc thiết bị cho thay thế. Nhu cầu máy móc thiết bị cho xây dựng mới (mở các phân xưởng mới, cơ sở kinh doanh mới…) 1.1.3Phương pháp xác định các loại nhu cầu vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp sản xuất. Xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất ở các doanh nghiệp có nhiều phương pháp khác nhau. Tùy theo điều kiện của mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp tính cho phù hợp. 1.1.3.1Xác định nhu cầu về nguyên vật liệu. Có 4 phương pháp để xác định nhu cầu về nguyên vật liệu cho sản xuất của doanh nghiệp: a. Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm: sử dụng trong trường hợp doanh nghiệp xác định được số lượng cần sản xuất trong kì kế hoạch và mức tiêu dùng vật tư cho sản xuất một đơn vị sản phẩm. Phương pháp này có 4 cách tính: Phương pháp tính theo mức sản phẩm: nhu cầu mua sắm vật tư cho sản xuất được tính bằng mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm nhân với số lượng sản phẩm sản xuất. Công thức tính: Nsxsp= N sxsp: tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất kì kế hoạch. Qsf i: số lượng sản phẩm loại I cần sản xuất trong kì kế hoạch. m sp i: mức tiêu dùng vật tư cho một đơn vị sản phẩm loại i. n: số loại sản phẩm trong kì kinh doanh Phương pháp tính theo mức chi tiết của sản phẩm: Nhu cầu vật tư được điều tiết bằng mức của từng chi tiết sản phẩm. Công thức tính: Nct= Nct: nhu cầu vật tư dùng sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kì kế hoạch Qct: số lượng chi tiết sản phẩm trong kì Mct: mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm Phương pháp tính dựa vào mức của sản phẩm đại diện: áp dụng cho trường hợp sản xuất ở những doanh nghiệp với n._.hiều mặt hàng như giầy dép may mặc, cơ khí, phục vụ cho hộ gia đình.... Công thức tính: Nsx= Qsp m đd N sx: nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kì Qsp: số lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch m đd: mức sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện. mdd là mưc sử dụng vật tư của sản phẩm đại diện được tính theo mức bình quân. Công thức tính : mbq= mbq: mức tiêu dùng bình quân mspi: mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm i kspi: tỷ trọng loại sản phẩm i trong tổng số. Phương pháp dựa vào sản phẩm tương tự( có cùng công nghệ chế tạo …): áp dụng trong trường hợp kì kế hoạch doanh nghiệp sản xuất các loại sản phẩm mới nhưng chưa xây dựng được mức sử dụng vật tư. Công thức tính: Nsx= Qsp mtt K Nsx: nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kì Qsp: số lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch. mtt: mức tiêu dùng vật tư của sản phẩm tương tự. K: hệ số điều chỉnh giữa hai loại sản phẩm. b. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào thời hạn sử dụng vật tư Phương pháp này áp dụng với loại yêu cầu mà việc điều tiết nó không theo mức tiêu dùng vật tư. Áp dụng tính toán với các loại phụ tùng , ô tô, xe máy, bóng đèn, sản xuất các loại vật liệu điện và các loại quần áo bảo hộ lao động, giầy dép phục vụ cho lao động. Công thức tính: N sx= Nsx: nhu cầu vật tư cần cho sản xuất trong kì Pvt: nhu cầu hàng hóa cần có cho sử dụng T: thời hạn sử dụng c. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào thực tế sử dụng của các kì đã qua, có tính đến hệ số gia tăng sản xuất và tiết kiệm tiêu dùng. Công thức tính: Nsx= Nbc k1 k2 Nsx: số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo k1: Nhịp độ phát triển sản xuất kì kế hoạch k2: hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo. d. Phương pháp xác định nhu cầu vật tư dựa vào sự tham gia của các loại vật tư để tạo nên sản phẩm.Áp dụng tính toán cho các sản phẩm ngành công nghiệp thực phẩm, sản phẩm đúc …được sản xuất từ nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Tiến hành tính toán qua ba bước. Bước 1: xác định nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm. Công thức tính: Nt= QspiMi N t: nhu cầu vật tư để thực hiện kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong kì kế hoạch Qspi: khối lượng sản phẩm thứ i theo kế hoạch tiêu thụ trong kì. Mi: trọng lượng tinh của sản phẩm thứ i Bước 2: xác định nhu cầu vật tư cần thiết cho sản xuất sản phẩm có tính đến tổn thất trong quá trình sử dụng. Nvt= Nvt: nhu cầu vật tư để sản xuất sản phẩm trong kì kế hoạch K: Hệ số thu thành phẩm Bước 3: xác định nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa Nabc= Nvt H Nabc: nhu cầu về từng loại vật tư hàng hóa Nvt: tổng nhu cầu vật tư H: tỷ trọng của từng loại vật vật tư tham gia vào quá trình sản xuất. Nhu cầu vật tư về máy móc thiết bị: Xác định nhu cầu này, người ta căn cứ vào tình hình sử dụng thực tế của máy móc thiết bị. Được chia thành các nhóm cơ bản sau: +Máy móc thiết bị sử dụng mới +Máy móc thiết bị để thay thế: thay thế máy móc thiết bị đã hết thời hạn khấu hao, số máy móc thiết bị cần thay thế. + Máy móc thiết bị để tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp Nhóm 1: máy móc thiết bị sử dụng mới. Xác định nhu cầu này sử dụng công thức: Ntb= Mtb Ksp+Tck-T đk Ntb: nhu cầu máy móc thiết bị mới Mtb: mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm Ksp: số lượng máy sản phẩm dự kiến sản xuất trong kì kế hoạch Tck: tồn kho cuối kì về máy móc thiết bị mới T đk: tồn kho đầu kì về máy móc thiết bị mới. Nhóm 2: nhu cầu máy móc thiết bị thay thế Xác định nhu cầu về nhóm máy móc thiết bị này cần phải xác định nguyên nhân thay thế do thời gian sử dụng hết, máy móc hỏng chưa sửa chữa được, hay do lạc hậu về khoa học kĩ thuật. Doanh nghiệp cần tính toán đến hiệu quả thay thế máy móc thiết bị và công suất của trang thiết bị thay thế để xác định nhu cầu thay thế. Nhóm 3: nhu cầu máy móc thiết bị tăng khả năng sản xuất của doanh nghiệp được tính theo công thức: Ntb= -A Qsp: sản lượng sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch m: mức hao phí giờ máy để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm Gk: số giờ khác để sản xuất các dụng cụ tiêu dùng T: số ngày máy làm việc trong năm kế hoạch C: số ca làm việc trong một ngày G: số giờ làm việc trong một ca Ksd: hệ số sử dụng máy tính đến thời gian sửa chữa bảo dưỡng. Km:hệ số thực hiện mức A: số máy móc thiết bị hiện có của doanh nghiệp. Nhu cầu vật tư dự trữ và nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang +Nhu cầu vật tư cho dự trữ được xác định theo công thức: Ndt= mt m: mức dự trữ bình quân một ngày đêm t: chu kì cung ứng theo kế hoạch, tính theo ngày m=(năm)=(quí)=(tháng) Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang được xác định theo giá trị hoặc theo hiện vật bằng các phương pháp sau. +Tính nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang theo giá trị. Công thức tính: Ndd= Q: giá trị sản phẩm dở dang đầu kì Q: giá trị sản phẩm dở dang cuối kì Q: giá trị sản phẩm sản xuất trong kì kế hoạch N: giá trị toàn bộ vật tư cần thiết để thực hiện kế hoạch sản xuất. +Nhu cầu vật tư cho sản phẩm dở dang tính theo hiện vật. Công thức tính: Ndd= (Q- Q) m sp Q: dự trữ cuối kì Q: dự trữ đầu kì msp: mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật. 1.2 Xây dựng kế hoạch yêu cầu vật tư và thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất của mỗi doanh nghiệp. 1.2.1 Khái niệm Xét về mặt bản chất kế hoạch yêu cầu vật tư phản ánh toàn bộ nhu cầu và khả năng đảm bảo vật tư của doanh nghiệp trong một kì sản xuất. Thông thường kế hoạch này được lập theo năm và thời điểm lập kế hoạch vào cuối kì trước. Nội dung cơ bản của kế hoạch yêu cầu vật tư của doanh nghiệp phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư của doanh nghiệp trong kì cho các mục đích tiêu dùng khác nhau của doanh nghiệp được gọi là tổng nhu cầu tiêu dùng vật tư của doanh nghiệp. = ++++ : tổng nhu cầu vật tư (i) phục vụ cho mục đích j :tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm :tổng nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm dở dang :tổng nhu cầu vật tư cho dự trữ : tổng nhu cầu vật tư cho nghiên cứu khoa học : tổng nhu cầu vật tư cho tiêu dùng máy móc thiết bị Nội dung của kế hoạch yêu cầu vật tư phản ánh toàn bộ khả năng đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp trong kì thông qua tổng nguồn vật tư. Nguồn vật tư của doanh nghiệp được đảm bảo bởi bốn nguồn cơ bản: O: vật tư tồn kho đầu kì M: nguồn vật tư doanh nghiệp tự sản xuất E: nguồn vật tư doanh nghiệp tiết kiệm được trong sản xuất nhờ áp dụng khoa học công nghệ và các biện pháp kinh tế, quản lý… Y: nhu cầu mua vật tư của doanh nghiệp. Xác định nhu cầu vật tư Xác định lượng vật tư cần mua Chuẩn bị xây dựng kế hoạch Xác định nguồn vật tư nội bộ Quy trình xây dựng yêu cầu vật tư của doanh nghiệp được thể hiện qua sơ đồ sau: 1.2.2 Xác định phương thức đảm bảo vật tư cho sản xuất của các doanh nghiệp Phương thức đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp chính là việc huy động các nguồn vật tư khác nhau mà doanh nghiệp có thể sử dụng, để đảm bảo đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu vật tư trên cơ sở kế hoạch yêu cầu vật tư. Các phương thức đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp bao gồm bốn phương thức sau. a.Nguồn hàng tồn kho đầu kì Lượng vật tư tồn kho đầu kì có ảnh hưởng lớn đến việc mua sắm vật tư kỹ thuật của doanh nghiệp. Do vậy việc xác định chính xác khối lượng vật tư tồn kho đầu kì là rất quan trọng. Việc xác định lượng vật tư tồn đầu kì được tiến hành vào đầu kì kế hoạch theo phương pháp ước tính do thời điểm xây dựng kế hoạch vào lúc năm báo cáo chưa kết thúc. O đk= O tt+ Nh-X O đk: tồn kho ước tính đầu kì kế hoạch Ott: tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh: lượng hàng ước nhập vào kể từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo X: lượng hàng xuất cho tiêu dùng cùng kì(=nhu cầu vật tư sẽ tiêu dùng) Xác định tồn kho thực tế dựa vào kế toán kho vật tư (thông qua thẻ kho) hoặc tiến hành kiểm tra cân, đong, đo, đếm trực tiếp tại kho để xác định. b.Nguồn động viên tiềm lực nội bộ của doanh nghiệp Đây là nguồn mà doanh nghiệp tự đảm nhận được, các nguồn này bao gồm: Thứ nhất, nguồn doanh nghiệp tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hóa bổ sung vào nguồn hàng. Nguồn này được xác định dựa vào thực tế sản xuất tạo nguồn của doanh nghiệp trong việc tự chế tạo vật tư cần cho sản xuất hoặc thu gom vật tư dùng cho sản xuất. Hai là, thu hồi và sử dụng lại phế liệu, phế phẩm nhằm mục đích tiết kiệm vật tư, tận dụng tối đa các nguồn có thể sử dụng được.Việc sử dụng lại phế liệu cũng là một nguồn giải quyết tình trạng thiếu vật tư. Trong một số doanh nghiệp sản xuất, phế liệu của quá trình sản xuất, phân xưởng hay doanh nghiệp này lại là nguyên liệu của quá trình sản xuất, phân xưởng hay doanh nghiệp khác. Phế liệu chỉ mang tính chất tương đối trong một quá trình sản xuất nhất định. Trên cơ sở phân loại và đánh giá chất lượng các loại phế liệu, phế phẩm, doanh nghiệp tiến hành giữ lại loại vật tư dùng được cho sản xuất, một số vật tư khác phải qua quá trình gia công chế biến mới có thể sử dụng lại được. Các loại máy móc thiết bị, vật tư kỹ thuật sửa chữa, bảo dưỡng phục vụ nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp. Ba là, các nguồn vật tư dư thừa, ứ đọng lâu ngày cũng là một nguồn bổ sung để giải quyết tình trạng thiếu vật tư. Trong một số trường hợp có thể do thay đổi kế hoạch sản xuất sản phẩm (do nhu cầu thị trường thay đổi) hoặc sai sót trong quá trình lập đơn hàng, tiếp nhận vật tư…mà một số loại vật tư không sử dụng được ở doanh nghiệp nữa. Lượng vật tư này cần được giải quyết nhanh chóng để giải phóng vốn ứ đọng, động viên sử dụng tối đa nguồn vật tư hiện có. Đây là nguồn vật tư cần quan tâm và khai thác triệt để tránh lãng phí. Bốn là, nguồn do doanh nghiệp tổ chức gia công chế biến. Nguồn này có tốn chi phí gia công nhưng chi phí này nhỏ hơn nhiều so với mua mới vật tư. Nếu doanh nghiệp có khả năng tiến hành hoạt động gia công tại doanh nghiệp sẽ giảm một lượng lớn chi phí đầu vào. Doanh nghiệp cần khai thác các nguồn lực nội bộ, sử dụng hiệu quả và kinh tế các nguồn lực bên trong, đồng thời chủ động trong kinh doanh. Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch động viên tiềm lực nội bộ, hết sức chủ động giải quyết các nguồn hàng để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh. c. Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Thông qua các biện pháp kỹ thuật sản xuất , tổ chức quản lý và yếu tố con người. Doanh nghiệp cần phải xác định mức tiêu dùng vật tư kĩ thuật khoa học, hợp lý. Xác định mức tiêu hao năng lượng và công suất của máy móc trong quá trình sản xuất sản phẩm. Quản lý nghiêm việc thực hiện mức và không ngừng cải tiến mức tiêu dùng. d.Nguồn mua trên thị trường Nguồn mua trên thị trường là nguồn không thể thiếu đối với bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây là nguồn quan trọng trong việc đảm bảo vật tư sản xuất cho doanh nghiệp. Căn cứ vào các tiêu thức khác nhau phân loại nguồn hàng khác nhau. Việc nghiên cứu các nguồn hàng này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc lựa chọn đối tác kinh doanh. -Phân loại theo khối lượng vật tư mua được: theo cách phân loại này nguồn vật tư được chia thành: + Nguồn vật tư chính: là nguồn hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng khối lượng vật tư mà doanh nghiệp mua sắm phục vụ cho sản xuất. + Nguồn vật tư phụ mới: đây là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng số vật tư cần mua được coi là nguồn bổ sung, không thường xuyên, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. + Nguồn hàng trôi nổi: đây là nguồn hàng mà doanh nghiệp có thể mua được do các doanh nghiệp không tiêu dùng đến, hoặc do các doanh nghiệp khác bán ra. Đối với loại hàng này khi mua cần phải xem xét thật kỹ chất lượng , giá cả, nguồn gốc xuất xứ của vật tư để lựa chọn mua vật tư đúng chất lượng và đảm bảo. -Theo nơi sản xuất của hàng hóa chia thành + Nguồn vật tư sản xuất trong nước: nguồn vật tư sản xuất trong nước bao gồm mọi loại vật tư do các doanh nghiệp sản xuất đặt trên lãnh thổ Việt Nam sản xuất ra. Có thể chia nguồn hàng sản xuất trong nước theo ngành sản xuất như: nguồn vât tư do các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp sản xuất, công nghiệp trung ương, các công ty liên doanh hoặc các công ty cổ phần sản xuất… Thông thường nguồn hàng trong nước khi mua có nhiều lợi thế hơn như giá cả rẻ hơn, điều kiện vận chuyển, kí kết hợp đồng và các điều kiện đảm bảo tốt hơn, ít rủi ro… + Nguồn vật tư nhập khẩu: đối với những loại vật tư mà trong nước chưa có khả năng sản xuất ra được hay sản xuất trong nước chưa đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng thì cần phải nhập khẩu từ nước ngoài. Doanh nghiệp có thể tự tiến hành nhập khẩu với đối tác nước ngoài, cũng có thể làm ăn qua trung gian thương mại. - Theo điều kiện địa lý của nguồn hàng: theo tiêu thức này nguồn hàng được phân theo khoảng cách xa gần từ nơi khai thác thu mua đến nơi sản xuất của doanh nghiệp.Điều kiện xa gần chủ yếu liên quan đến việc vận chuyển, giao nhận vật tư, tổ chức bộ máy thu mua chuyên trách. + Theo các miền của đất nước: Miền Bắc, Miền Nam, Miền trung…Mỗi vùng có những đặc điểm khác nhau cần nghiên cứu và xem xét kỹ các yếu tố của mỗi vùng. + Theo cấp tỉnh thành phố +Theo các vùng: nông thôn, trung du, miền núi.. Phân loại theo điều kiện này doanh nghiệp cần chý ý đến điều kiện sản xuất, thu mua để khai thác nguồn hàng phù hợp, kinh tế và hiệu quả nhất. 1.3Lập kế hoạch hậu cần vật tư và tổ chức chuyển giao đưa vật tư về doanh nghiệp 1.3.1 Lập kế hoạch hậu cần vật tư Thực chất đây là hoạt động kế hoạch nghiệp vụ nhằm mục đích đảm bảo vật tư phù hợp với nhu cầu, tiến độ, của vật tư trong sản xuất. Công tác kế hoạch nghiệp vụ là toàn bộ hoạt động diễn ra hàng ngày của phòng kinh doanh, trực tiếp là bộ phận vật tư của doanh nghiệp. Thực chất đây là hoạt động cụ thể hóa kế hoạch mua sắm vật tư hàng năm của doanh nghiệp. Lập và tổ chức kế hoạch mua sắm vật tư được thực hiện trên cơ sở kế hoạch yêu cầu vật tư của các doanh nghiệp. Kế hoạch này được chia thành nhiều kế hoạch nhỏ theo các đơn vị thời gian quý và tháng. Nội dung chính của lập và tổ chức kế hoạch mua sắm vật tư bao gồm: + Xác định kế hoạch tác nghiệp quý và tháng +Lập đơn hàng cho doanh nghiệp +Tổ chức chuyển giao hàng hóa về doanh nghiệp và tiếp nhận hàng hóa về số lượng và chất lượng. +Tìm các biện pháp để giải quyết hiện tượng thừa thiếu vật tư trong tiêu dùng sản xuất của doanh nghiệp. +Kiểm tra và giám sát việc thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư cho sản xuất trong ba khâu: Đầu mối giao nhận, khâu vận chuyển hàng về doanh nghiệp, khâu tiếp nhận và bảo quản vật tư tại doanh nghiệp. Kế hoạch hậu cần vật tư là cơ sở để tổ chức các dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất. Quá trình vận chuyển vật tư về doanh nghiệp liên quan đến vận tải và giao nhận vật tư. Hoạt động chuẩn bị kho bãi cho tiếp nhận và bảo quản vật tư của doanh nghiệp. Đây là những hoạt động chuẩn bị vô cùng quan trọng tạo hiệu quả cao trong bảo quản sử dụng và tiêu dùng vật tư. 1.3.2 Tổ chức thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư Tổ chức thực hiện quá trình mua sắm vật tư là hoạt động cuối cùng chuẩn bị cho sản xuất, đây là hoạt động mang tính chất quyết định đến chi phí và hiệu quả của kế hoạch hậu cần vật tư đã được xây dựng. Trong đó vận tải và giao nhận vật tư là hai vấn đề cốt lõi và quan trọng nhất. Quá trình mua sắm vật tư kĩ thuật được thể hiện qua sơ đồ dưới đây: Theo dõi đặt hàng và giao hàng Giao dịch và kí kết hợp đồng Tìm và lựa chọn nguồn cung ứng Xác định nhu cầu vật tư Thỏa mãn không thỏa mãn Đánh giá kết quả a. Xác định nhu cầu vật tư là bước đầu tiên trong quá trình mua sắm vật tư. Đây là bước vô cùng quan trọng giúp cho mua sắm đúng số lượng, đúng chất lượng cơ cấu và thời gian, đảm bảo cho hoạt động sản xuất đúng tiến độ và liên tục. Trên cơ sở xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất, doanh nghiệp sẽ thiết lập các đơn hàng. b.Tìm kiếm và lựa chọn nguồn cung ứng: +Tìm kiếm nguồn cung ứng: Doanh nghiệp có thể dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để tìm kiếm người cung ứng phù hợp. Trên cơ sở các thông tin thu thập được, tiến hành đánh giá nguồn cung ứng về các mặt độ tin cậy về thông tin nguồn hàng, giá cả, chất lượng và uy tín trong giao dịch làm ăn… Tùy vào các trường hợp khác nhau mà doanh nghiệp có thể lựa chọn nguồn cung khác nhau +Lựa chọn nguồn cung ứng: Doanh nghiệp xây dựng các tiêu chuẩn lựa chọn nguồn cung ứng cho doanh nghiệp.Thông qua các tiêu chuẩn lựa chọn người cung ứng doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác làm ăn và tiến hành kí kết hợp đồng mua vật tư của nguồn cung ứng đó. Các tiêu chuẩn có thể được lựa chọn như: chất lượng, giá cả, khả năng kỹ thuật, sự nổi tiếng, thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng và các yếu tố hoa hồng, ưu đãi cho doanh nghiệp… Phương pháp lựa chọn nguồn cung ứng có thể thực hiện theo phương pháp cho điểm với mỗi tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên, liên tục và thực hiện không chỉ với lần mua hàng đầu tiên để đảm bảo sự ổn định về chất lượng vật tư mua sắm và giảm tối thiểu chi phí đầu vào có thể. c.Giao dịch đàm phán và kí kết hợp đồng Đây là giai đoạn gặp gỡ với đối tác, hai bên cùng nhau bàn bạc các điều kiện mua bán vật tư và các điều khoản khác có liên quan.Đây là hoạt động vô cùng quan trọng của quá trình mua. Những mục tiêu cần đạt được trong thương lượng là: +Xác định tiêu chuẩn kĩ thuật các sản phẩm, và phương tiện kiểm tra. +Xác định giá cả, địa điểm giao hàng, số lượng vật tư, chủng loại ,quy cách vật tư, các dịch vụ kèm theo.. +Xác định hình thức thanh toán, phương tiện thanh toán, địa điểm thanh toán và các khuyến khích trong thanh toán (trả ngay, trả một nửa và trả dần theo các tháng, trả vào ngày cuối tháng…) +Các điều kiện giao hàng, dịch vụ vận chuyển, dịch vụ hậu mãi. +Thời hạn giao hàng và các hình phạt khi giao hàng chậm hoặc không đúng qui cách chủng loại, các hình phạt khi vi phạm hợp đồng. Kí kết hợp đồng: đây là hoạt động pháp lý của người mua với người cung ứng, hợp đồng là văn bản pháp luật trong đó có các điều khoản hai bên đã thỏa thuận trong quá trình giao dịch và đàm phán. Hợp đồng là cơ sở pháp lý trước pháp luật và là cơ sở giải quyết các tranh chấp khi phát sinh trong quá trình thực hiện. Do vậy cần phải hết sức tỉ mỉ và cẩn thận khi thảo và kí kết hợp đồng. Yêu cầu nội dung của hợp đồng cần rõ ràng, chặt chẽ và chi tiết. Có thể thiết lập hợp đồng trên cơ sở đơn hàng, cũng có thể trong một vài trường hợp làm ăn với các đối tác truyền thống hoặc đối tác có chữ tín thì đơn hàng chính là hợp đồng. 2.Các dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất 2.1 Dịch vụ vận chuyển và giao nhận vật tư về doanh nghiệp Đây là hoạt động phức tạp nhất và tốn nhiều chi phí nhất. Hoạt động chuẩn bị cho giao nhận và vận chuyển hàng hóa. Dịch vụ vận chuyển được xây dựng đảm bảo cho quá trình đưa vật tư từ nơi giao nhận về kho của doanh nghiệp, đưa vật tư từ kho của doanh nghiệp kịp thời đến các xí nghiệp, phân xưởng sản xuất theo đúng kế hoạch và thời gian. Vận tải là bài toán khó đối với các doanh nghiệp và toàn bộ nền kinh tế. Chi phí cho vận tải chiếm 1/3 chi phí mua sắm vật tư, chính vì thế dịch vụ vận tải phải được xây dựng hợp lý, và mang lại hiệu quả cao. Các dịch vụ vận tải cần tính toán và chuẩn bị gồm: vận chuyển hàng hóa từ nơi mua đến nơi tiêu thụ, vận chuyển vật tư từ kho của doanh nghiệp đến các xí nghiệp sản xuất, vận chuyển thành phẩm và bán thành phẩm từ các xí nghiệp sản xuất về kho thành phẩm của doanh nghiệp.Doanh nghiệp có thể tự đảm nhận việc thực hiện vận tải hàng hóa, cũng có thể thuê các doanh nghiệp chuyên về vận tải chuyên chở vật tư hàng hóa. Chuyển giao hàng hóa về doanh nghiệp bằng các loại phương tiện và với các khoản chi phí đã được tính toán. Các loại hình vận tải được doanh nghiệp lựa chọn dựa trên cơ sở địa điểm giao nhận hàng hóa, khối lượng vật tư giao nhận, và sự phức tạp trong nghiệp vụ giao nhận. Dịch vụ vận tải là một dịch vụ hiện nay đang được chú trọng và phát triển. Doanh nghiệp có thể tự vận chuyển vật tư về doanh nghiệp, cũng có thể đơn vị cung ứng chịu trách nhiệm vận chuyển vật tư đến tận nơi. Doanh nghiệp tự vận chuyển bằng phương tiện của chính mình cũng có thể thuê phương tiện vận tải hoặc thuê trọn gói giao nhận. Có hai cách chuyển giao: Thứ nhất, chuyển giao tập trung: phương pháp chuyển giao tích cực, chuyển giao tận nơi theo yêu cầu của khách hàng, tới tận nơi sử dụng vật tư. Áp dụng cho nhu cầu lớn, tiêu dùng ổn định., khối lượng vật tư tiêu dùng ít thay đổi. Doanh nghiệp thương mại thực hiện dịch vụ vận chuyển theo yêu cầu của doanh nghiệp sản xuất. Phương pháp này có ưu điểm đó là giải phóng doanh nghiệp sản xuất khỏi phải bận tâm lo lắng trong việc vận chuyển và bảo quản vât tư cho sản xuất, nhờ đó có thể tập trung quản lý và phát triển sản xuất. Doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiết kiệm phương tiện vận tải, có thể cơ giới hóa khâu xếp dỡ hàng, tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể theo dõi và giám sát được nhu cầu của thị trường, quản lý hoạt động mua hàng tốt hơn. Thứ hai, chuyển giao phi tập trung: vật tư được vận chuyển về bằng chính lao động và phương tiện của doanh nghiệp phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Áp dụng cho nhu cầu nhỏ lẻ, kế hoạch kinh doanh thường xuyên thay đổi,không thể xác định được cụ thể từng loại vật tư vào thời gian nào doanh nghiệp cần. Phương pháp này có nhược điểm lớn là giao nhận tại kho với số lượng nhỏ, do đó không sử dụng hết được hiệu quả của phương tiện xếp dỡ, không nâng cao được năng suất lao động của công nhân. Không tận dụng được sức lao động và phương tiện vận tải và như thế sẽ làm tăng giá thành lên. 2.2 Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư Dịch vụ tài chính cho mua sắm vật tư là các hoạt động chuẩn bị tài chính cho mua vật tư. Nội dung chính của hoạt động này là xác định khối lượng tiền mặt cần có để mua vật tư, thời gian và các nguồn huy động vốn. Các doanh nghiệp có thể huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn tự có, nguồn vay ngân hàng, vay ngân sách nhà nước…Hoạt động chuẩn bị tài chính giúp cho doanh nghiệp chủ động trong thanh toán và thực hiện thanh toán đúng hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủ động trong mua bán và giữ chữ tín với bạn hàng. Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư được thực hiện dựa vào kế hoạch mua sắm vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp. 2.3 Dịch vụ chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư của doanh nghiệp Trước khi hàng hóa được vận chuyển về kho, doanh nghiệp tiến hành các hoạt động chuẩn bị kho hàng cho tiếp nhận vật tư. Chuẩn bị kho hàng trước hết cần chuẩn bị diện tích kho chứa hàng. Giải phóng diện tích kho hàng tồn, hoặc tiến hành thuê kho thuê bãi chứa hàng trong điều kiện doanh nghiệp không có đủ không gian chứa hàng. Chuẩn bị các trang thiết bị cho bảo quản vật tư dựa trên các đặc tính của nguyên vật liệu nhập về. Các trang thiết bị như các loại tủ, kệ các dụng cụ chứa đựng vật tư, các điều kiện về không gian, độ ẩm, nhiệt độ… đảm bảo điều kiện bảo quản tốt nhất cho nguyên vật liệu nhập về. Tính toán cách xắp xếp bảo quản hàng hóa trong kho. Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho việc tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và chất lượng vật tư. Vật tư được bảo quản tại hệ thống kho của doanh nghiệp. Hệ thống kho của doanh nghiệp được phân chia thành nhiều loại kho khác nhau dựa trên những tiêu thức phân loại khác nhau như kho nguyên vật liệu, kho hóa chất, kho thành phẩm, kho các bộ phận linh kiện…Chuẩn bị kho hàng cho bảo quản vật tư cần đảm bảo các nguyên tắc sau: + Diện tích của kho cần đủ để dự trữ và bảo quản vật tư +Các yếu tố trang thiết bị của kho cần đảm bảo cho bảo quản vật tư, chống hao hụt, mất mát, ẩm mốc, hư hỏng… + Kho phù hợp với đặc điểm kĩ thuật của vật tư, kho sạch sẽ thoáng mát, sáng sủa, tách biệt và được che trở. Kho có thể là kho kín, kho nửa kín, kho hở tùy thuộc vào đặc tính của vật tư dự trữ. + Vị trí của kho phải hợp lí, khoa học thuận tiện cho việc giao nhận vận chuyển. Dễ dàng trong việc nhập và xuất vật tư tiêu dùng. Dịch vụ kho hàng tiến hành qua các bước: +Lựa chọn kho và phân bố vật tư kỹ thuật trong kho : Mua sắm và trang bị các trang thiết bị cần thiết cho quá trình bảo quản vật tư. Phân bố vật tư bảo quản khoa học và triệt để tận dụng diện tích kho bảo quản. + Định vị định lượng vật tư hàng hóa trong kho : Phải thống nhất theo một quy tắc nhất định trong cả khu vực kho, từng nhà kho, gian kho, giá, ô, … tránh hiện tượng trùng lặp. Đặt ký hiệu ( Mã hóa ) cho từng loại vật tư, gắn mã hóa vào các vị trí khác nhau ở nơi dễ thấy, dễ theo dõi và tìm kiếm, nhằm đẩy nhanh tốc độ chu chuyển của vật tư, giải phóng kho một cách nhanh chóng. + Kê lót và chất xếp vật tư trong kho theo các phương pháp khác nhau và tùy thuộc vào thời tiết khí hậu… Phương pháp xếp vật tư bao gồm : + Một chỗ cho mỗi loại vật tư ở chỗ của mình : Tức là mỗi loại vật tư chỉ có một chỗ xác định trong kho giúp tìm kiếm dễ dàng, tuy nhiên gây lãng phí kho bãi. +Phương pháp phổ quát vị trí “ Bất kỳ vật gì, bất kì chỗ nào” 2.4. Dịch vụ tiếp nhận vật tư về mặt số lượng và chất lượng: Vật tư vận chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho cần qua khâu tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng thông qua hóa đơn mua hàng. Mục đích của công tác này nhằm giải quyết ba vấn đề cơ bản. Thứ nhất, xem xét lượng hàng về có phù hợp với hợp đồng kí kết và các chứng từ, vận đơn kèm theo hay không. Thứ hai, thông qua tiếp nhận xác định lượng vật tư hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển về doanh nghiệp. Cuối cùng, xác định ai là người chịu trách nhiệm nếu xảy ra hiện tượng mất mát, hao hụt vật tư. Tùy thuộc vào tính chất lý hóa học của vật tư hàng hóa, vào tình hình giao nhận giữa đơn vị giao hàng và đơn vị vận tải mà thực hiện các biện pháp kiểm tra số lượng vật tư khác nhau. Có hai phương pháp chính: Thứ nhất, phương pháp kiểm tra toàn bộ: hàng hóa được vận chuyển về doanh nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ lô hàng. Thứ hai, kiểm tra xác suất (kiểm tra điển hình): là hình thức lựa chọn một vài lô hàng để kiểm tra, sau đó phổ biến kết quả cho toàn bộ lô hàng nhập về. + Hình thức tiếp nhận vật tư vê mặt số lượng: Có bốn hình thức tiếp nhận hàng hóa về mặt số lượng: Thứ nhất: hình thức cân, đong , đo, đếm thực hiện khi giao nhận theo số lượng, trọng lượng. Thứ hai, hình thức giao nhận theo nguyên hồng nguyên toa sử dụng dấu liêm phong cặp trì trên phương tiện vận chuyển. Thứ ba, hình thức đếm số đầu bao, đầu kiện áp dụng theo hình thức giao nhận theo đầu bao đầu kiện. Thứ tư, hình thức tiếp nhận theo mớn nước áp dụng cho giao nhận bằng đường thủy. + Hình thức tiếp nhận vật tư về mặt chất lượng: Hình thức tiếp nhận này tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại hàng hóa. Nếu hàng hóa là vật tư, thiết bị đòi hỏi kỹ thuật càng cao, tính chất lý hóa càng phức tạp thì đòi hỏi kiểm tra tỉ mỉ và bao giờ cũng có sự tham gia của cán bộ kỹ thuật ( OTK, KCS). Việc kiểm tra chất lượng vật tư được tiến hành từ thấp đến cao, từ ngoài vào trong. Đầu tiên nhân viên tiếp nhận kiểm tra kích thước, tình hình của bao bì, các kí hiệu trên bao bì có phù hợp với điều kiện ghi trên hợp đồng và các vận đơn kèm theo. Sau đó kiểm tra kỹ hơn bên trong bao bì và tiến hành một số biện pháp thử nghiệm hàng hóa. Sau khi tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng nếu phù hợp với các yêu cầu của hợp đồng đơn vị tiếp nhận sẽ tiến hành nhập kho vật tư tiêu dùng. Trong các trường hợp khác vật tư không đúng chủng loại, quy cách , phẩm chất…cần tiến hành lập biên bản kiểm nghiệm, kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị cung cấp để giải quyết. Trong thực tế nếu hàng hóa phải trả lại thì doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí phát sinh trong quá trình vận chuyển hàng hóa về nơi cung ứng, mà lượng chi phí này hoàn toàn không được thanh toán. Chính vì thế toàn bộ các hoạt động khác diễn ra trước đó phải thật chuẩn xác và thực hiện theo đúng kế hoạch đã được xây dựng. 2.5. Dịch vụ cho quản lý vật tư nội bộ 2.5.1 Quản lý dự trữ và bảo quản vật tư nội bộ a. Quản lý kế toán dự trữ Hoạt động quản lý dự trữ vật tư thông qua ghi chép hàng ngày và tổng hợp từng tháng, quý năm của thủ kho. + Nắm số lượng dự trữ thông qua phiếu kho hoặc kiểm kê trực tiếp . Nắm số lượng thông qua phiếu kho mang tính chất lý thuyết, có thể không phản ánh hết được thực trạng dự trữ, mất mát dự trữ của vật tư. Thông qua kiểm kê trực tiếp có số liệu chính xác thực tế về tình hình hư hỏng, mất mát của vật tư. + Theo giõi dự trữ về giá trị : theo giõi tình hình nhập xuất (mua –bán ) vật tư kỹ thuật. Thường thì hoạt động này rất phức tạp do sự khác nhau giữa giá cả mua, bán từng thời điểm khác nhau. Do đó vật tư định giá cho từng sản phẩm sản xuất là rất khó khăn. b.. Quản lý kinh tế dự trữ : + Mục tiêu của hoạt động quản ký kinh tế dự trữ : Do sự chênh lệch giữa quá trình mua và bán, sản xuất ở nơi này nhưng tiêu thụ ở nơi khác, sản xuất ở thời điểm này nhưng bán ở thời điểm khác, mua sản phẩm nơi này nhưng sản xuất lại ở nơi khác …. cho nên mọi doanh ngiệp đều cần dự trữ. Dự trữ chính là lượng vốn của doanh nghiệp. Dự trữ nhiều gây ra ứ đọng vốn lớn, dự trữ quá ít không đáp ứng được nhu cầu sản xuất, gây ngừng trệ và gián đoạn sản xuất. Do vậy việc dụ trữ một cách hợp lý kho hàng là vô cùng quan trọng. Vì vậy mục tiêu quản lý gồm hai mục tiêu lớn : - Mục tiêu an toàn - Mục tiêu tài chính + Quản lý kinh tế dự trữ nhằm mục đích giảm các khoản chi phí dự trữ đến mức thấp nhất. Các chí phí chủ yếu trong bảo quản vật tư bao gồm : - Chi phí kho tăng : nhà kho, trang thiết bị, máy móc, nhân công lao động…. - Chi phí vốn đầu tư không sinh lời : Vốn trong dự trữ là vốn trong giai đoạn vận động, không sinh lời. - Chi phí hao hụt hàng hóa và biến động giá hàng hóa. - Chi phí kí kết hợp đồng gồm chi phí quản trị và chi phí kiểm tra - Chi phí do gián đoạn dự trữ bằng tiền mất do bỏ lỡ bán hàng hóa, do hàng hóa không sản xuất ra được do thiếu vật tư. 2.5.2Dịch vụ chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư Tổ chức chuẩn bị cho cấp phát vật tư trong nội bộ cần phải đảm bảo được các yêu cầu sau: +Đảm bảo cấp phát vật tư nội bộ cho các đơn vị phải đúng về số lượng, đảm bảo chất lượng, đúng về quy cách, phẩm chất và kịp thời về mặt tiến độ. +Chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào sản xuất,bảo đảm giao vật tư thuận lợi nhất cho tiêu dùng. +Kiểm tra giao nhận vật tư và tình hình ._.u, đồng thời phát triển tối đa thị trường nội địa. Tập trung phát triển mạnh các sản phẩm công nghiệp hỗ trợ, sản xuất nguyên phụ liệu, giảm nhập siêu, nâng cao giá trị gia tăng của các sản phẩm trong ngành. - Phát triển ngành dệt may phải gắn với bảo vệ môi trường và xu thế dịch chuyển lao động nông nghiệp nông thôn. Di chuyển các cơ sở gây ô nhiễm môi trường vào các khu, cụm công nghiệp tập trung để tạo điều kiện xử lý môi trường. Chuyển các doanh nghiệp Dệt May sử dụng nhiều lao động về các vùng nông thôn, đồng thời phát triển thị trường thời trang Dệt May Việt Nam tại các đô thị và thành phố lớn. - Đa dạng hóa sở hữu và loại hình doanh nghiệp trong ngành dệt may, huy động mọi nguồn lực trong và ngoài nước để đầu tư phát triển Dệt May Việt Nam. Trong đó chú trọng kêu gọi những nhà đầu tư nước ngoài tham gia đầu tư trong nước còn yếu và thiếu kinh nghiệm. - Phát triển nguồn nhân lực cả về chất lượng và số lượng cho sự phát triển bền vững của ngành Dệt May Việt Nam. Trong đó, chú trọng đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, công nhân lành nghề nhằm tạo ra đội ngũ doanh nhân giỏi, cán bộ, công nhân lành nghề nhằm tạo ra đội ngũ doanh nhân giỏi, cán bộ, công nhân lành nghề, chuyên sâu. 1.1.2 Các chỉ tiêu cơ bản ( theo QĐ 36-TTg) Ban hành ngày 10/03/2008 Tốc độ tăng trưởng Giai đoạn 2008-2010 Giai đoạn 2011-2020 Tăng trưởng sản xuất hàng năm 16-18% 12-14% Tăng trưởng xuất khẩu hàng năm 20% 15% Các chỉ tiêu chủ yếu trong chiến lược phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2015, định hướng đến năm 2020 như sau: Chỉ tiêu Đơn vị tính Thực hiện 2006 Mục tiêu toàn nghành đến 2010 2015 2020 1. Doanh thu Triệu USD 7.800 14.800 22.500 31.000 2. Xuất khẩu Triệu USD 5.834 12.000 18.000 25.000 3. Sử dụng lao động Nghìn người 2.150 2.500 2.750 3.000 4. Tỷ lệ nội địa hóa % 32 50 60 70 5.Sản xuất sản phẩm chính Bông xơ Xơ, sợi tổng hợp Sợi các loại Vải Sản phẩm may 1000 tấn 1000 tấn 1000 tấn Triệu m2 Triệu SP 8 - 265 575 1.212 20 120 350 1.000 1.800 40 210 500 1.500 2.850 60 300 650 2.000 4.000 1.2 Mục tiêu phát triển của công ty 1.2.1.Mục tiêu phát triển Năm 2008 công ty đặt mục tiêu duy trì tăng trưởng ở mức cao và bền vững, tối thiểu tăng được 15% so với năm 2007. Phấn đấu tăng giá trị SXCN, tăng kim ngạch xuất khẩu. Nâng cao chất lượng và sức cạnh tranh của sản phẩm để giữ vững và mở rộng thị trường. Quyết tâm khắc phục biến động phức tạp của thị trường, đẩy mạnh thị trường trong và ngoài nước, giữ vững thị trường hiện có, khai thác tìm kiếm thị trường mới với phương châm bám sát khách hàng truyền thống và không ngừng mở rộng thị trường mới. Kết hợp các kênh tiêu thụ trực tiếp cùng việc lựa chọn các đại lý mạnh trên thế giới để phân phối sản phẩm. Phát triển sản phẩm vài mành sẽ trở thành sản phẩm chủ lực trong tương lai và sẽ chiếm lĩnh được thị trường nước ngoài. 1.2.2.Xây dựng kế hoạch năm 2008 a. Định hướng chung Đưa mô hình công ty mẹ/con của tập đoàn VINATEX vào hoạt động ổn định, tạo ra những đổi mới căn bản nâng cao hiệu lực của công tác quản lý. Thực hiện chiến lược tăng trưởng thị trường gắn với hiệu quả. Khai thác tối đa năng lực sản xuất, bố trí hợp lý và sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động là đội ngũ kỹ sư, kỹ thuật và công nhân lành nghề. Tìm giải pháp đẩy mạnh xuất khẩu, chuyển dịch cơ cấu, chủng loại hàng hóa, phương thức sản xuất đối với thị trường Mỹ. Khai thác tốt các thị trường xuất khẩu hiện có, mở rộng thị trường mới. Nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí, hạn giá thành tăng khả năng cạnh tranh. Tăng cường hoạt động Marketing cho doanh nghiệp và sản phẩm. Tập trung đầu tư có trọng điểm theo hướng chuyên môn hóa, sản xuất những mặt hàng tương xứng với trình độ công nghệ của thiết bị đầu tư mới. Đẩy mạnh mở rộng ngành nghề kinh doanh theo hướng đa ngành nghề bằng cách tham gia mua cổ phần, trở thành cổ đông không chi phối với các lĩnh vực không phải dệt may, trở thành nhà đầu tư tài chính. b.Các chỉ tiêu kế hoạch cho năm 2008. Năm 2008 công ty xây dựng các chỉ tiêu: Tổng doanh thu : 275 tỷ, tăng 17-18% so với năm 2007 SXCN tăng 16-17% so với năm 2007 Sản phẩm vải mành sản xuất: 2,75 triệu tấn. Sản phẩm vải địa kỹ thuật : 10,5 triệu m2 Sản phẩm may mặc: 1,535 triệu m2. Kim ngạch xuất khẩu tăng 18-20% so với cùng kì năm trước, ước tính lợi nhuận cho năm 2008 là 3,4 tỷ đồng. 2. Các yêu cầu đặt ra đối với dịch vụ hậu cần vật tư của công ty. 2.1 Vận tải và giao nhận vật tư Công ty đặt ra các yêu cầu với hoạt động vận tải và giao nhận vật tư : - Hoàn thiện và nâng cao công tác dịch vụ vận tải. - Lựa chọn hãng vận tải uy tín và tính toán giảm tối đa các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện giao nhận vật tư. - Đào tạo và nâng cao trình độ logistics đến và tối ưu hóa quá trình vận tải. - Hoàn thiện hoạt động thuê vận tải đồng thời chuẩn bị đầu tư mua sắm trang thiết bị để thực hiện tự vận chuyển vật tư và hàng hóa. - Nâng cao trình độ quản lý khâu vận tải và giao nhận hàng hóa. 2.2 Dịch vụ chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư. Đây là vấn đề khó khăn nhất đối với doanh nghiệp hiện nay. Do quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ngày càng được mở rộng cho nên nhu cầu tài chính cho mua sắm vật tư càng tăng nhanh. Yêu cầu đặt ra đối với khâu chuẩn bị tài chính là: - Nắm chắc kế hoạch mua sắm vật tư để chuẩn bị số lượng vốn cần thiết một cách nhanh chóng kịp thời và chủ động. - Quản lý tài chính phải được thực hiện chặt chẽ và minh bạch, đảm bảo lượng tiền không bị thất thoát và phản ánh được đúng tình hình hoạt động của công ty. - Thiết lập các mối quan hệ với ngân hàng và các nguồn cho vay cũng như các doanh nghiệp cung ứng vật tư để được hưởng những ưu đãi về tài chính. 2.3 Dịch vụ kho hàng bảo quản Yêu cầu cơ bản trong dịch vụ kho hàng là chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cho tiếp nhận và bảo quản vật tư hàng hóa về kho của công ty. Công tác giao nhận phải diễn ra nhanh chóng và chính xác. Nâng cao tính hiện đại của kho hàng, mua sắm và trang bị thêm các thiết bị cho bảo quản vật tư được đảm bảo, giảm mức hao hụt hàng hóa đến mức thấp nhất. Nâng cao trình độ của cán bộ kho trong bảo quản vật tư hàng hóa, nâng cao chất lượng kho hàng của công ty. Đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển vật tư hàng hóa. - Bố trí kho chứa phù hợp với yêu cầu bảo quản và yêu cầu của tổ chức vận động hàng hóa. - Sơ đồ hóa hệ thống kho chứa, đảm bảo việc tiếp nhận vật tư, chất xếp, xuất hàng theo kế hoạch thống nhất. - Có hệ thống giấy tờ, chứng từ, thẻ kho, đầy đủ hợp lý và chính xác các nghiệp vụ kho. - Bố trí cán bộ làm công tác kho có các phẩm chất phù hợp tuân thủ nghiêm ngặt kỷ luật tác nghiệp kho. 2.4 Dịch vụ định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu thường xuyên thay đổi, do trình độ khoa học công nghệ và công nghệ sản xuất luôn được cải tiến. Yêu cầu đặt ra cho hoạt động định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty là: -Thực hiện xây dựng các định mức khoa học và nâng cao tính chính xác, tính hợp lý của mức tiêu dùng vật tư. -Xây dựng mức thường xuyên cho các sản phẩm, phù hợp với các dây chuyền công nghệ mới. -Hoạt động xây dựng mức phải được thực hiện trên các cơ sở khoa học kỹ thuật. II. Phương hướng phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần Dệt Công nghiệp Hà Nội. 1.Phương hướng chung cho toàn công ty Công ty đang trong giai đoạn phát triển mạnh, trong mục tiêu phát triển chung công ty có phương hướng cụ thể cho hoạt động hậu cần. Tiếp tục đẩy mạnh sản xuất kinh doanh của công ty thông qua việc duy trì công suất 100% của hai công nghệ dệt vải mành và dệt vải địa kỹ thuật, tăng công suất và đưa vào ứng dụng các dây chuyền mới trong sản xuất vải không dệt. Tập trung vào marketing cả đầu ra và đầu vào, chú trọng công tác quản lý tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp với thị trường trong và ngoài nước. Tích cực tìm kiếm những khách hàng mới tiêu thụ trên thị trường thế giới. Mở rộng khách hàng, mở rộng quy mô sản xuất Không ngừng đầu tư đổi mới trang thiết bị, duy trì và nâng cao môi trường làm việc thân thiện, phát huy các sáng kiến, cải tiến, đảm bảo nâng cao thu nhập và các khoản phúc lợi xã hội cho người lao động. Đảm bảo cho sản xuất được tiến hành liên tục và ổn định, đúng theo kế hoạch sản xuất. Đẩy mạnh các hoạt động dịch vụ hậu cần vật tư và hoàn thiện các nghiệp vụ vận tải và giao nhận vật tư, bảo quản vật tư và cấp phát vật tư trong doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu đầu vào tiết kiệm với mức năm sau cao hơn năm trước. - Nâng cao chất lượng cung ứng vật tư đầu vào, đảm bảo cung cấp đủ những nguyên vật liệu chủng loại mới phát sinh do cải tiến kỹ thuật cuả sản xuất hay cho sản phẩm mới. - Tập trung đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ của đội ngũ công nhân tham gia vào quá trình cung ứng vật tư. Đây là phương hướng về nhân lực chủ yếu góp phần cho việc nâng cao hiệu quả của hoạt động mua sắm vật tư . Đẩy mạnh công tác chuẩn bị tài chính cho mua sắm vật tư của doanh nghiệp, minh bạch hóa các chỉ tiêu tài chính, quản lý hiệu quả dòng tiền sử dụng trong kinh doanh và tăng số vay quay của vốn lưu động. Đẩy mạnh nghiên cứu thì trường. Tiến hành hoạt động giao dịch và đàm phán nhằm mục đích giảm giá mua vật tư kỹ thuật. Thực hành tiết kiệm trong sản xuất và tiêu dùng vật tư kỹ thuật. Bảo dưỡng bảo trì máy móc thường xuyên để luôn đảm bảo cho máy móc làm việc hết công suất mang lại hiệu quả cao cho sản xuất. Giảm tối thiểu các chi phí phát sinh trong quá trình thu mua vận chuyển và giao nhận hàng hóa. 2.Phương hướng cụ thể cho từng bộ phận. 2.1 Phòng nghiên cứu thị trường Hoàn thiện các hoạt động và nghiệp vụ nghiên cứu thị trường các nhà cung ứng đầu vào cho công ty, nhằm mục đích lựa chọn được cho doanh nghiệp nhà cung ứng tốt nhất. Phòng nghiên cứu thị trường tiến hành nghiên cứu các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển, cung cấp tài liệu giúp cho phòng sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu lựa chọn và thực hiện kí kết các hợp đồng vận tải cho vận chuyển và giao nhận vật tư. Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước, xây dựng các căn cứ đánh giá và xác nhận chính xác các nguồn tin của các đơn vị cung ứng. 2.2 Phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. Phương hướng phát triển cho phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư được xây dựng dựa vào nhu cầu thiết yếu của sản xuất. Yêu cầu chung với phòng xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư phải xây dựng kế hoạch mua sắm khả thi phù hợp yêu cầu sản xuất và linh hoạt kịp thời đáp ứng được nhu cầu trong quá trình thay đổi sản xuất kinh doanh của công ty. Nắm được toàn bộ hoạt động sử dụng vật tư tại công ty, những biến động trên thị trường kịp thời đưa ra những biện pháp khắc phục. Luôn hoạt động trong trạng thái chủ động và đạt hiệu quả cao, khẳng định được vai trò của phòng trong toàn bộ quá trình mua sắm vật tư. 2.3 Phòng quản lý sản xuất và phòng quản lý kỹ thuật Mỗi phòng ban làm đúng các nhiệm vụ và hoàn thành kế hoạch được giao. Phòng quản lý sản xuất không ngừng giám sát mọi hoạt động sử dụng vật tư tại tất cả các xí nghiệp của công ty. Thực hiện đánh giá hiệu quả của việc sử dụng vật tư và mức độ tiết kiệm vật tư trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Phòng quản lý sản xuất đảm bảo cho kế hoạch sử dụng vật tư được tiên hành đúng theo kế hoạch đã xây dựng, giám sát hoạt động sản xuất, phát hiện và sử lý các trường hợp vi phạm sử dụng lãng phí vật tư của cải của doanh nghiệp. Phòng quản lý kỹ thuật đẩy mạnh hoàn thiện hoạt động xây dựng các định mức tiêu dùng vật tư, tiến hành xây dựng lại mức tiêu dùng cho từng chủng loại vật tư theo từng quý và từng năm, giám sát và quản lý hoạt động thực hiện mức tại các xí nghiệp. Tổ chức hoạt động kiểm tra công suất máy móc thiết bị tại các xí nghiệp, đảm bảo cho máy móc hoạt động hết công suất và tu sửa đúng chu kì và kế hoạch. III. Giải pháp phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty Cổ phần dệt Công nghiệp Hà Nội. 1.Các giải pháp công ty xây dựng để thực hiện mục tiêu đề ra 1.1.Công tác nghiên cứu thị trường nguyên vật liệu đầu vào phải được tiến hành cụ thể, chủ động, nhạy bén và linh hoạt hơn. Chú trọng nghiên cứu các dịch vụ liên quan đến mua bán vật tư cho sản xuất. Công tác nghiên cứu thị trường của công ty cần được quan tâm và chú ý đẩy mạnh ở các mặt sau: Chuyển hướng nghiên cứu thị trường sang các thị trường cung ứng trọng điểm, và thị trường nội địa như : thị trường Hàn Quốc, Trung Quốc, thị trường Nhật Bản…thị trường than và hóa chất trong nước. Hiện nay Trung Quốc hiện đang là đối thủ mới, vững mạnh cạnh tranh với công ty. Mối quan hệ chính trị của Việt Nam- Trung Quốc hiện nay rất tốt là môi trường cho mở rộng và phát triển mối quan hệ cung ứng của cả hai nước trong thời gian tới. Tận dụng mọi nguồn thông tin để tìm kiếm các nhà cung ứng mới đối với những loại vật tư chỉ có một vài nhà cung ứng và giá thành cao để tìm kiếm cơ hội giảm giá thành mua sắm và tăng sức cạnh tranh về giá cho sản phẩm sản xuất ra. Đào tạo đội ngũ nhân viên có năng lực về ngoại ngữ, giao dịch quốc tế, trong trường hợp cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiên cứu thị trường. Chú trọng quan tâm đến các thị trường dịch vụ của các yếu tố có liên quan đến việc cung cấp nguyên vật liệu như: Thị trường vận chuyển và giao nhận, thị trường bảo hiểm vận chuyển, dịch vụ kho vận… Đây là các yếu tố có tác dụng làm tăng thêm hiệu quả cho công tác hậu cần vật tư cho công ty. Chú trọng hơn vào nghiên cứu phát triển thị trường trong nước phù hợp với mục tiêu nội địa hóa thị trường đầu vào nhằm tối thiểu hóa chi phí đầu vào.Thực tế các nhà cung ứng trong nước có nhiều ưu điểm hơn hẳn các nhà cung ứng ở nước ngoài, giá cả rẻ hơn, thủ tục thanh toán đơn giản không phải qua thủ tục hải quan, không phải thanh toán ngoại tệ, vận chuyển đơn giản nhanh chóng, quá trình giao dịch và đàm phán thuận tiện hơn, việc giải quyết các vấn đề phát sinh trong mua bán và giao nhận được giải quyết nhanh chóng. Thực hiện nội địa hóa sản phẩm đầu vào sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được một khoản chi phí đầu vào khá lớn đặc biệt từ vận chuyển và giao nhận vật tư. Xây dựng và củng cố thêm các trang thiết bị hiện đại, tin học hóa cho quá trình nghiên cứu thị trường. Trang bị cơ sở vật chất cũng như các điều kiện cần thiết cho tìm hiểu và phân tích thị trường, xây dựng đội ngũ cán bộ nghiên cứu nhạy bén có khả năng phân tích và đánh giá thị trường kinh doanh . 1.2Đẩy mạnh và hoàn thiện hơn nữa công tác dịch vụ vận tải cho hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty. Phát triển dịch vụ vận chuyển và giao nhận thông qua lựa chọn nhà cung ứng cung cấp dịch vụ. Công ty thực hiện các hoạt động tính toán bài toán vận tải, có phương án kết hợp giữa vận chuyển hai chiều, một chiều vận chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp và chiều còn lại là vận chuyển sản phẩm hàng hóa của doanh nghiệp đến nơi tiêu thụ. Nghiên cứu và thiết lập quan hệ làm ăn, hợp tác tin tưởng với các hãng vận tải uy tín trên thế giới và trong nước. Tối thiểu hóa chi phí vận chuyển bằng cách lựa chọn các nhà cung ứng dịch vụ này trong nước, chuyển việc mua theo giá CIF thành mua theo giá FOB để có thể tự thuê phương tiên vận tải quốc tế, như vậy sẽ giúp cho công ty chủ động trong giao nhận và tiết kiệm được chi phí thuê tàu, thuê xe. Tuy nhiêm đây thực sự là vấn đề khó khăn trong khi các nhà kinh doanh dịch vụ logistics trong nước không có khả năng chuyên chở quốc tế đặc biệt bằng đường thủy, các nhà vận tải đa quốc gia uy tín việc kí kết các hợp đồng vận tải rất phức tạp, và đặc biệt khi có vấn đề phát sinh việc giải quyết rất khó khăn và tốn nhiều thời gian. Công ty có xu hướng sử dụng trung gian thương mại trong việc thiết lập quan hệ vận tải và giao nhận với các hãng vận tải quốc tế. 1.3Hoàn thiện công tác dịch vụ chuẩn bị tài chính cho hoạt động mua vật tư cũng như quản lý nguồn tài chính trong toàn công ty. Công tác này cần được chú trọng và phát triển hơn trong tương lại để có thể đáp ứng được nhu cầu vốn cho tiêu dùng mua sắm vật tư. Đẩy nhanh vòng quay và khả năng sinh lời của vốn đầu tư và các nguồn vốn huy động của công ty. Hoàn thiện công tác dịch vụ hậu cần chuẩn bị vật tư cho sản xuất thông qua mua sắm vật tư, ngày càng đảm bảo về mặt tiến độ, kịp thời. Công tác chuẩn bị tài chính phải bám sát theo kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch mua vật tư của công ty. 1.4Quản lý vật tư trong nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Tổ chức phối hợp hoạt động của các phòng ban trong quá trình hoạt động theo nguyên tắc đảm bảo các bộ phận hoạt động tốt và cả bộ máy hoạt động tốt. Công ty có các quyết định mới trong quản lý vật tư nội bộ và quản lý dự trữ cho tiêu dùng vật tư. Các định mức dự trữ hàng tồn kho được tính toán để ngày càng tối ưu, giảm các chi phí trong khâu bảo quản và dự trữ hàng tồn kho. Hoạt động chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư hầu như đáp ứng được nhu cầu sản xuất, tuy nhiên do công nghệ mới được đưa vào áp dụng cho nên việc nắm vững các loại vật tư mới cần cho sản xuất tại các dây chuyền này còn gặp nhiều khó khăn. Công tác chuẩn bị đầu vào cho sản xuất của các xí nghiệp cần được nâng cao hơn nữa ở mức độ cao hơn, luôn đảm bảo kịp thời về mặt thời gian và số lượng chất lượng vật tư. Cần có sự hợp tác tốt hơn giữa hai phòng phòng sản xuất và quản lý sản xuất trong công tác chia sẻ thông tin quản lý tồn kho tại các công đoạn của quá trình sản xuất. Phòng quản lý sản xuất sau khi lập kế hoạch về dự trữ nguyên vật liệu phải có hạng mục riêng tồn kho theo các công đoạn. Việc tính toán kỹ các định mức dự trữ sẽ góp phần giảm chi phí về nguyên vật liệu Công ty ban hành một loạt các tài liệu và sổ sách mới với các khoản mục cụ thể cho việc quản lý vật tư trong kho. Với hệ thống sổ sách quản lý mới đảm bảo hoạt động quản lý và tính toán các đính mức cấp phát vật tư và dự trữ chính xác hơn. 1.5.Đàm phán và giao dịch với các nhà cung ứng 1.5.1Với các đối tác trong nước Trong giao dịch và đàm phán kí kết hợp đồng đi vào việc thỏa thuận những điều kiện mà công ty có thể tận dụng để giảm chi phí như: giá cả hàng hóa, thời gian thanh toán, các ưu đãi về tài chính và phương thức thanh toán. Kéo dài thời gian thanh toán giúp công ty có lợi thế về mặt tài chính trên nguồn vốn chiếm dụng có thể đầu tư vào các hoạt động khác Xây dựng quan hệ làm ăn tin tưởng, lâu dài hợp tác hai bên cùng có lợi. Tìm hiểu thêm các nhà cung ứng mới với nhiều điều kiện và chất lượng cao, luôn thực hiện mua tại ít nhất hai nhà cung ứng cho mỗi loại vật tư để luôn giành thế chủ động, tránh sự phụ thuộc và bị ép giá từ phía các nhà cung ứng. Đẩy mạnh thực hiện các dự án liên doanh xây dựng nhà máy sản xuất các loại nguyên vật liệu như tơ sợi cho sản xuất của doanh nghiệp. Với các nhà cung ứng trong nước cần phải tiến hành nội địa hóa thông qua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư và hỗ trợ tài chính. 1.5.2 Với các nhà cung ứng nước ngoài Tiến hành giao dịch đàm phán nhằm mục đích giảm thiểu các chi phí trong mua bán và giao nhận. Quan tâm đến việc lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý nhất, lựa chọn đồng tiền thanh toán là ngoại tệ theo hướng biến động có lợi cho Việt Nam, các điều kiện thanh toán nên mua vật tư theo giá CNF để doanh nghiệp có thể chủ động trong việc lựa chọn hãng vận tải và bảo hiểm cho chuyến hàng., thời gian thanh toán cần được đàm phán kéo dài vì hiện nay hầu như công ty đều thanh toán cho nhà cung ứng ba ngày sau khi giao hàng, đây là thời gian thanh toán tương đối ngắn có ảnh hưởng không tốt đến công ty khi hoạt động chuẩn bị tài chính bị bế tắc và không đảm bảo đúng thời gian và tiến độ. 1.6. Tin học hóa công tác lập kế hoạch và các công cụ quản lý khác trên cơ sở cung cấp thêm cơ sở vật chất hiện đại và đào tào đội ngũ chuyên viên trong áp dụng khoa học công nghệ tin học hóa . Công ty tiến hành mua sắm và lắp đặt máy tính cho tất cả các phòng ban chức năng của công ty. Thực hiện kết nối mạng nội bộ và mạng internet toàn cầu. Hiện nay trong toàn công ty có khoảng hai mươi máy tính có kết nối mạng. Mua và sử dụng các phần mền quản lý như phần mền kế toán, phần mền quản lý khách hàng. Phát triển tin học ở mức độ cao các phòng ban có thể trao đổi dữ liệu cho nhau thông qua mạng nội bộ của công ty, có chương trình phần mền riêng phân nhánh cụ thể đến từng bộ phận để cập nhật và quản lý. Áp dụng tin học hóa vào mọi hoạt động của công ty nói chung và quá trình đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào nói riêng là một sự đầu tư thích đáng cả về tài chính và nguồn nhân lực. Thời gian tiến hành cũng đòi hỏi hàng năm công ty phần mền cần có thời gian để tiến hành khảo sát, cài đặt chạy thủ và điều chỉnh chương trình, hướng dẫn nhân viên của công ty sử dụng các trang thiết bị và phần mền hoàn thiện trước khi áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp. Việc tin học hóa sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt nhanh nhu cầu nguyên vật liệu để lên kế hoạch mua nguyên vật liệu đồng thời có sự chuẩn bị trong công tác dịch vụ hậu cần. Với hệ thống thông tin đã có phòng mua hàng có thể có được số liệu về tình hình kế hoạch cũng như thực hiện kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu để từ đó có những quyết định về kế hoạch mua nguyên vật liệu một cách chính xác nhất. Theo dõi và quản lý việc sử dụng nguyên vật liệu tại các phân xưởng chính xác và nhanh chóng, có thể theo dõi tình hình cấp phát nguyên vật liệu và tình hình sử dụng vật tư một cách chủ động kịp thời mà không cần sử dụng báo cáo giấy tờ như hiện nay. Công ty kiểm soát được toàn bộ hoạt động mua vật tư và thanh toán kịp thời, giúp lãnh đạo có các thông tin để quản lý và đánh giá tình hình hoạt động của công ty. 1.7.Nâng cao năng suất lao động của nhân viên trong công ty nói chung và của bộ phận hoạt động đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất nói riêng Năng suất lao động là chỉ tiêu chủ yếu cho thể hiện mối tương quan giữa chi phí lao động và kết quả do các thành quả lao động, chất lượng hoàn thành công việc đem lại. Tại công ty cổ phần Dệt Công nghiệp Hà Nội yếu tố con người luôn được coi là yếu tố cốt lõi trong toàn bộ quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.Không ngừng nâng cao năng suất lao động để góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào, duy trì và phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra trong hoàn cảnh hiện nay. Nâng cao năng suất lao động của công nhân đòi hỏi bản thân các cá nhân phải nỗ lực phấn đấu và công ty có nhiều chính sách và cơ cấu nhân sự việc làm phù hợp trong bộ phận đảm bảo nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất của công ty. +Thực hiện các chính sách tiền lương, tiền thưởng và các phúc lợi xã hội khuyến khích nhân viên làm việc trong toàn công ty nói chung và cán bộ nhân viên trong các bộ phận đảm bảo vật tư và các dịch vụ hậu cần vật tư. +Cải thiện chính sách tiền lương đặc biệt là trong mức lương khởi điểm cho từng loại lao động, linh hoạt điều chỉnh các mức lương để thu hút lao động có trình độ và tay nghề cao. +Thực hiện bổ nhiệm thăng chức và tổ chức cán bộ quản lý: với hoạt động này công ty nhằm mục đích tạo ra cơ hội thăng tiến cho nhân viên, tạo động lực làm việc hết mình và cố gắng của cán bộ nhân viên trong khâu dịch vụ hậu cần vật tư. +Tiến hành mở các lớp đào tạo ngắn hạn: để bổ sung cập nhật kiến thức và thông tin mới, những kỹ năng nghiệp vụ mới cho người lao động về kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương, giao nhận, bảo quản, vận chuyển… + Thường xuyên có những hoạt động khuyến khích và tạo điều kiện cho các thành viên tự nâng cao khả năng ngoại ngữ, kỹ năng chuyên môn, đặc biệt là nhân viên mua hàng và nhân viên thanh toán quốc tế. 1.8.Công ty thực hiện các biện pháp giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm. Trước hết trong hoạt động này là chính sách sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu đầu vào tại các xí nghiệp sản xuất của công ty, thực hành tiết kiệm chống lãng phí và khuyến khích nghiên cứu các biện pháp giảm mức tiêu dùng vật tư, cũng như các biện pháp cải tiến kỹ thuật với các nhân viên kỹ thuận của công ty. Tăng cường công tác tuyên truyền giáo dục công nhân có ý thức sử dụng tiết kiệm vật tư, đề ra các mức khen thưởng và phạt vật chất cụ thể, kiểm soát chặt chẽ định mức sử dụng vật tư hạn chế sản phẩm sai hỏng. Tăng thêm các nhà cung ứng dịch vụ vận tải trong và ngoài nước để có giá vận chuyển cạnh tranh hơn, doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác vận chuyển và giao nhận vật tư. 2. Giải pháp chuyên ngành 2.1 Đầu tư phát triển dịch vụ vận tải và giao nhận Nâng cao trinh độ các nghiệp vụ giao nhận , vận tải, dịch vụ chuẩn bị tài chính, các dịch vụ hậu cần đến của nhân viên của công ty. Lựa chọn loại hình vận tải hợp lý khoa học, kết hợp vận tải đa phương thức. Nâng cao trình độ logistics cho các hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải, tối ưu hóa quá trình vận tải. Thực hiện cả hai cách thức vận tải , thuê vận tải trong vận chuyển vật tư về kho của doanh nghiệp,. tự vận tải vật tư đến các xí nghiệp sản xuất của doanh nghiệp. 2.2 Dịch vụ bảo quản và dự trữ vật tư tại kho Tăng tính hiện đại tại các kho hàng bằng cách trang bị các thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo cho quá trình dự trữ vật tư giảm hao hụt mất mát và giữ nguyên chất lượng các loại vật tư . Tăng chất lượng các kho hàng của doanh nghiệp thông qua công tác chuẩn bị các điều kiện tốt nhất cho bảo quản và tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng. 2.3 Chuẩn bị tài chính và thanh toán Phát triển các hình thức thanh toán, thực hiện thanh toán quốc tế bằng các hình thức thanh toán qua L/C, D/P, TT… Đa dạng hóa thời hạn thanh toán: lựa chọn thanh toán trả trước, trả ngay hoặc trả sau. Đàm phán để kí kết được các hợp đồng trả sau có lợi cho công ty. Nâng cao trình độ lập bộ chứng từ thanh toán quốc tế, các thủ tục hải quan và thủ tục tại các kho ngoài quan để đẩy nhanh quá trình đưa hàng hóa về doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi. Tăng cường hoàn thiện các nghiệp vụ kiểm tra, giám định và các thủ tục hải quan về mặt hàng kinh doanh, trên cơ sở xây dựng uy tín của công ty, trình độ tổ chức kinh doanh. 2.4 Hoạt động xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu tại công ty phải được tiến hành liên tục, ngày càng nâng cao mức độ chính xác và khoa học của các mức tiêu dùng vật tư. Đầu tư trang thiết bị hiện đại phục vụ việc tính toán, theo dõi hoạt động mua và sử dụng vật tư để kịp thời điều chỉnh định mức tiêu dùng nguyên vật liệu cho phù hợp. 3. Đề xuất một số giải pháp cho phát triển dịch vụ hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty 3.1 Kiến nghị với cơ quan nhà nước Chính phủ cần tạo môi trường cho phát triển dịch vụ Logistics, tạo môi trường đầu tư, ổn định hấp dẫn cho nhà đầu tư nước ngoài đầu tư phát triển các dịch vụ logistics. Tạo sự ổn định và đồng bộ trong hệ thống pháp luật, rà soát lại các văn bản pháp luật và có các biện pháp hữu hiệu bảo đảm hiệu lực thực hiện của các điều luật. Thực hiện các dự án xây dựng đường giao thông thuận tiện và tiến hành quy hoạch các công trình nhanh chóng, thiết thực và chặt chẽ. Đơn giản hóa thủ tục giấy tờ hải quan tạo điều kiện cho buôn bán trao đổi diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, làm giảm thời gian hàng hóa phải nằm tại các kho hải quan, đẩy nhanh quá trình lưu thông hàng hóa trong và ngoài nước. 3.2 Kiến nghị một số giải pháp với công ty Cổ phần dệt công nghiệp Hà Nội + Phát triển hoạt động xây dựng định mức có khoa học và tiên tiến các định mức tiêu hao vật tư, nhiên liệu, định mức sử dụng điện nước, điện thoại…do đây là công cụ kiểm tra kiểm soát chi phí và tiết kiệm trong quá trình sản xuất. +Phát triển các dịch vụ vận chuyển và giao nhận vật tư bằng các biện pháp giảm chi phí vận tải: lựa chọn phương tiện vận tải tối ưu đáp ứng nhu cầu vận chuyển, giá cước rẻ. Tiến hành gọi thầu cung cấp dịch vụ vận chuyển, lựa chọn người vận tải với chi phí thấp và đảm bảo chất lượng hàng hóa vận chuyển. Đầu tư mua sắm một số phương tiện vận chuyển để có thể chủ động trong một số trường hợp khẩn cấp, mua sắm vật tư có tính đến tính khả thi của các phương án mua sắm. + Phát triển các dịch vụ kho bãi, và chuẩn bị cho tiêu dùng vật tư nhằm nâng cao năng suất và hiệu quả của quá trình hậu cần vật tư. Tối ưu hóa quá trình cung cấp hàng hóa trong lĩnh vực dự trữ. KẾT LUẬN Mọi doanh nghiệp khi tham gia vào quá trình kinh doanh trên thị trường đều phải thực hiện hai hoạt động mua và bán. Mua các yếu tố đầu vào và bán các thành phẩm hàng hóa đầu ra. Hoạt động mua sắm các yếu tố đầu vào có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo đầu ra cho sản xuất. Hiện nay khi dịch vụ logistics đang trong giai đoạn phát triển mạnh mẽ việc các doanh nghiệp đầu tư phát triển các dịch vụ hậu cần trong sản xuất mua sắm vật tư là một biện pháp tích cực và hiệu quả có thể giúp các doanh nghiệp giảm các chi phí kinh doanh. Hiện nay Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới, các doanh nghiệp tham gia vào thị trường cần không ngừng nâng cao khả năng cạnh tranh. Nâng cao hiệu quả các hoạt động hậu cần vật tư , phát triển mạnh các dịch vụ hậu cần góp phần nâng cao sức cạnh tranh của các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động cần nhận thức được rõ vấn đề này và có các biện pháp phát triển phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp mình. Nhà nước cũng cần có các biện pháp tạo điều kiện cho sự phát triển các dịch vụ. Mở rộng các mối quan hệ kinh tế quốc tế, phát triển kinh doanh trong phạm vi đa quốc gia. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “Thương mại doanh nghiệp”, chủ biên GS.TS Đặng Đình Đào Giáo trình Kinh tế thương mại Giáo trình Kinh doanh kho và bao bì Tạp chí Thương mại Tạp trí Kinh tế phát triển Chuyên đề nghiên cứu và phát triển số 209/08, số 107/07 Cổng thương mại điện tử Bộ kế hoạch và đầu tư Trang Website: Số liệu tại phòng Sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, phòng kế toán, phòng Quản lý sản xuất tại công ty Cổ phần dệt công nghiệp Hà Nội Logistics khả năng ứng dụng và phát triển trong kinh doanh –Nhà xuất bản giao thông vận tải. Vận tải đa phương thức quốc tế, nghị định 125 của chính phủ ban hành tháng 10/2003 Logistics những vấn đề cơ bản, Nhà xuất bản thống kê-Thành phố Hồ Chí Minh, quý 4/2003 Luật thương mại Việt Nam MỤC LỤC ._.