Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Visual Basic)

uất nhập khẩu nông sản chung của cả nước do Tổng cục hải quan gửi sang. Nhưng cho đến nay, những xử lý trong quản lý còn thực hiện thủ công, nhập báo cáo và lên báo cáo bằng Excel, điều đó dẫn đến công việc rất vất vả, dễ gây nhầm lẫn nhất là khi nhập dữ liệu, vì vậy lý do chọn đề tài này vừa là để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản có tin học hoá vừa là để nâng cao kiến thức và khả năng phân tích thực tế đồng thời đây cũng là đề tài nằm trong lĩnh vực quản lý, gần gũi với những kiến thức đã học. Mục đích thực hiện đề tài này là để nâng cao hiệu lực quản lý xuất nhập khẩu nông sản. nâng cao hiệu suất làm việc cho các nhân viên phụ trách đồng thời giảm bớt những công việc lặp lại thường xuyên, tránh những nhầm lẫn khi nhập báo cáo và nhất là tâm lý của người phụ trách công việc bớt căng thẳng. Nội dung chủ yếu của đề tài là tin học hoá quá trình quản lý này, thiết kế một chương trình phần mềm quản lý quá trình vào/ra của những dữ liệu báo cáo, phần mềm này sẽ cố gắng tối ưu quá trình nhập liệu và lên các báo cáo tổng hợp. Cấu trúc của chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập được chia làm 3 chương: Chương 1:Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán quản lý. Chương này trình bày về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và các công việc thường làm của cơ quan thực tập. Về nội dung bài toán quản lý trình bày mục đích, chức năng, đầu vào và đầu ra của bài toán. Chương 2: Phương pháp luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Trình bày các phương pháp luận cơ bản làm cơ sở cho việc nghiên cứu đề tài. Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản tại Bộ NN&PTNT. Phần này trình bày chi tiết về các sơ đồ chức năng, sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu, một số thuật toán sử dụng trong chương trình và một số giao diện, module chức năng hệ thống. Phần cảm ơn Đây là đề tài đầu tiên của tôi khi bắt đầu đi vào thực tế, bởi vậy không thể tránh khỏi những bỡ ngỡ khi nghiên cứu, nhưng được sự hướng dẫn tận tình của thày Trương văn Tú và cán bộ thực tế hướng dẫn là cô Lê thị Yến cùng sự giúp đỡ của bạn bè mà tôi đã hoàn thành được đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn. Chương I: Tổng quan về Bộ NN & PTNT và nội dung bài toán quản lý. I.Tổng quan về Vụ kế hoạch và quy hoạch-Bộ NN & PTNT 1.Cơ cấu tổ chức Bộ NN &PTNT được thành lập theo nghị quyết quốc hội 10/95 với sự sáp nhập của 3 bộ. Từ 1995 đến nay hoạt động theo nghị định 73/Cp của chính phủ. Bộ NN & PTNT gồm có 7 vụ chức năng, 2 bộ phận văn phòng và 9 cục chuyên ngành. Bảy vụ chức năng: Vụ Tổ chức cán bộ Vụ Kế hoạch và qui hoạch Vụ Khoa học công nghệ và chất lượng sản phẩm Vụ Đầu tư và xây dựng cơ bản Vụ Chính sách NN &PTNT Vụ Tài chính kế toán Vụ Công tác quốc tế Hai bộ phận văn phòng và thanh tra tương đương vụ: Thanh tra bộ Văn phòng bộ Chín cục chuyên ngành: Cục Bảo vệ thực vật Cục Chế biến nông lâm sản và ngành nghề nông thôn Cục Định canh định cư và vùng kinh tế mới Cục Khuyến nông khuyến lâm Cục Kiểm lâm Cục Phát triển nông nghiệp Cục Phòng chống lụt bão và quản lý đê điều Cục quản lý nước và công trình thuỷ lợi Cục thú y Cơ cấu quản lý Bộ NN & PTNT quản lý ngành theo 2 hệ thống: Hệ thống các đơn vị trực thuộc:4 tổng công ty 90, 4 tổng công ty 91, 46 công ty trực thuộc, 18 viện, 36 trường trong đó có 2 trường Đại học và khoảng 180 đầu mối. Hệ thống từ trung ương đến địa phương: Có 61 sở NN & PTNT thuộc 61 tỉnh thành, hơn 43 chi cục kiểm lâm thuộc UBND tỉnh. Tất cả đều chịu sự quản lý của Bộ NN & PTNT. 2.Chức năng, nhiệm vụ của Bộ NN & PTNT Bộ NN & PTNT có nhiều chức năng và nhiệm vụ, quản lí các vấn đề về các mặt thuộc nông nghiệp như: Quản lý, tham mưu cho chính phủ về công tác NN & PTNT +Về nông nghiệp Quản lý trồng trọt, chăn nuôi, các dịch vụ nông nghiệp như thú y, bảo vệ thực vật, giống cây con, phát triển giống cây trồng mới. +Về lâm nghiệp Quản lý, tham mưu cho chính phủ về công tác bảo vệ rừng, phát triển rừng, chống hoang hoá đồi núi trọc, quản lý khai thác nguồn tài nguyên rừng. +Công tác thuỷ lợi Phòng chống bão lũ: Có kế hoạch phòng chống khi có lũ lụt xảy ra, bố trí nhân lực, vật lực để cứu giúp nhân dân bị nạn. Xây dựng đê điều: Từ những nguồn vốn thuỷ lợi, bảo đảm sự an toàn cho đê điều, nhất là những đoạn đê xung yếu. Có kế hoạch xây đắp, tu sửa hàng năm, điều phối nhân công lao động chuẩn bị cho mùa bão lũ. Dịch vụ quản lý nước và tưới tiêu, xây dựng các công trình thuỷ lợi đảm bảo tưới tiêu cho các vùng thường xuyên xảy ra hạn hán hay lũ lụt. Nâng cấp các công trình thuỷ lợi quan trọng mang tầm cỡ quốc gia, chỉ đạo cho các địa phương về phương hướng xây dựng các công trình thuỷ lợi sao cho đạt hiệu quả cao, giảm thiểu chi phí, có lợi cho ngân sách địa phương và ngân sách quốc gia. -Phát triển nông thôn Tham mưu cho Chính phủ về xây dựng cơ sở hạ tầng nông thôn. Định canh, định cư vùng kinh tế mới: đảm bảo cuộc sống cho những người, những gia đình xung phong đi xây dựng vùng kinh tế mới, có chính sách khuyến khích nhân dân đi khai khẩn, đồng thời định canh, định cư cho nhân dân sống ổn định, nhất là đồng bào dân tộc có tập quán du canh, du cư, tránh việc phá rừng làm nương rẫy tràn lan . Xây dựng chương trình nước sạch nông thôn, đảm bảo nguồn nước sạch trong sinh hoạt của nhân dân, tiến tới 100% người dân có nước sạch để dùng. 3.Vụ Kế hoạch và Quy hoạch_Bộ NN & PTNT Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Vụ kế hoạch và quy hoạch a.Cơ cấu tổ chức Bao gồm 1 vụ trưởng và 4 vụ phó Có 1 phòng (Phòng thống kê) và 6 tổ công tác: + Tổ hành chính tổng hợp + Tổ kế hoạch sản xuất tổng hợp + Tổ đầu tư xây dựng cơ bản + Tổ kinh tế đối ngoại + Tổ công tác phía nam + Tổ sự nghiệp Theo biên chế, Vụ KH & QH có 45 người, hiện nay là 47 người. b. Vụ KH & QH có những chức năng và nhiệm vụ sau: Nghiên cứu tổng hợp xây dựng chiến lược định hướng phát triển và các kế hoạch dài hạn(10 năm), trung hạn (5 năm) và hàng năm. Đề xuất các định hướng thông tin thị trường Xây dựng và hướng dẫn các chỉ tiêu chủ yếu về lao động, đầu tư, lương thực. Xây dựng kế hoạch đầu tư cơ bản hàng năm, chuẩn bị đầu tư. Hướng dẫn các địa phương, đơn vị trực thuộc về kế hoạch xây dựng. Xây dựng cơ chế kế hoạch văn hoá trong Nông nghiệp nông thôn, lập kế hoạch từ ngắn hạn đến dài hạn. Xây dựng các định mức đầu tư. Xây dựng các thông tin nông nghiệp và phát triển nông thôn bao gồm các hoạt động sau: + Tổ chức thu thập báo cáo thông tin về thống kê + Tổng hợp phân tích, xử lý dữ liệu, đánh giá tình hình thực hiện và báo cáo Chính phủ. + Hướng dẫn các địa phương và đơn vị thực hiện thông tin trong toàn ngành, xây dựng báo biểu, thời gian báo cáo. + Tổ chức điều tra chuyên đề, điều tra chung trong điều tra thống kê tổng hợp thiên tai. 4.Các vấn đề chuyên môn ở vụ kế hoạch và quy hoạch. Vụ kế hoạch và quy hoạch phải xử lý các loại báo cáo sau: Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phương Thống kê giá cả các hàng hoá nông sản ở tất cả các tỉnh theo định kì 10 ngày/1 lần. 1.Báo cáo tổng hợp xuất nhập khẩu nông lâm thuỷ sản Các loại báo cáo này do các công ty xuất nhập khẩu gửi lên bao gồm tổng giá trị xuất nhập khẩu, chi tiết các mặt hàng đã được xuất khẩu , nhập khẩu theo từng tháng. Hình thức gửi có thể là báo cáo trên giấy hoặc trên thư điện tử (chủ yếu là báo cáo trên giấy). Các mục trong báo cáo : lượng xuất khẩu, nhập khẩu theo từng tháng, lượng tiền. Phụ lục ở dưới gồm các mặt hàng kinh doanh nội địa. Phòng thống kê nhập các dữ liệu đó vào cơ sở dữ liệu Excel (tốn rất nhiều thời gian cho việc nhập dữ liệu, không nói đến việc nhầm lẫn rất nhiều, khi nhập xong muốn chiết xuất các dữ liệu cần thiết để lập báo cáo rất phức tạp). Sau đó so sánh giữa các tháng với nhau, so với cùng kì năm ngoái và so với kế hoạch điều chỉnh. Dự kiến kế hoạch tháng tiếp theo dựa vào các hợp đồng xuất nhập khẩu với các nước đã được kí kết và dự định kí kết. Khi đã nhập xong dữ liệu, so sánh với dữ liệu bên Tổng cục hải quan gửi sang, điều chỉnh cho phù hợp.Tổng hợp và lên báo cáo một tháng một lần. Báo cáo này được gửi cho lãnh đạo phụ trách kiểm duyệt rồi mới được trình lên trên. Báo cáo có mẫu như sau: Bộ Nông nghiệp và Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Phát triển nông thôn Độc lập_Tự do_Hạnh phúc =Đ= --------------------------------------- Công ty XNK Nông sản Thực phẩm Hà nội =Đ= Mã số: 1.11.1.046/GP Hà nội, ngày 06 tháng 01 năm 2003 Số: 12/NS-KHTT Báo cáo tổng hợp XNK 12 tháng năm 2002 T Mặt hàng ĐVT Thực hiện tháng12 Thực hiện 12 tháng % so sánh Dự kiến KH tháng 1/03 Llượng Tiền Llượng Tiền So KH So năm Llượng Tiền Tổng trị giá XNK USD 14275.7 95.17 58.98 50000 I Xuất khẩu USD 306460 3004.17 60.8 19.95 150000 1 Cao su T/USD 96 58.08 1306.6 768.624 2 Lạc nhân - 23 10.7 3 Hạt điều - 57.23 192.9 200.3 708.1 4 Chè - 169.1 144.2 Hàng kinh doanh nội địa 1.Hạt điều(xí nghiệp Vĩnh hoà) doanh thu 12 tháng là: 15 tỷ và kinh doanh khác 2 tỷ 2.Dây điện: a,Đã mua:- Cty TNHH The Sun: 640500m hết 200025056 VNĐ b,Đã bán: -Cty TNHH Phúc Thanh Long: 640500 được 202226714 VNĐ Người lập biểu Người duyệt biểu Phó Giám Đốc (Kí tên) (Kí tên) Phụ trách công ty (Kí tên,đóng dấu) Sự cần thiết phải có 1 chương trình phần mềm để xử lý các nghiệp vụ này tránh sự nhầm lẫn khi nhập dữ liệu đồng thời trích rút dữ liệu dễ dàng, hiện nay công việc này vẫn được xử lý trên Excel, không có một hệ thống có trật tự logic, rất vất vả cho người nhập, đặc biệt vì lượng các mặt hàng phong phú, quá trình này luôn phải lặp lại liên tục hàng tháng gây ra cảm giác nhàm chán cho người phụ trách công việc. 2. Báo cáo tình hình sản xuất nông nghiệp ở các địa phương Công việc này định kì 3 tháng 1 lần, đầu vào do các UBND huyện ở các tỉnh gửi báo cáo lên qua máy Fax hoặc gửi qua thư điện tử. Các số liệu này được nhập vào máy với 1 phần mềm xử lý được viết bằng V.Basic. Nghiệp vụ xử lý bao gồm: Nhập số liệu hoặc sao chép từ Excel gửi bằng thư điện tử sang, sau đó lên báo cáo định kì 3 tháng 1 lần,các số liệu để làm báo cáo đã được tự động trích rút. Công việc này cũng chỉ vất vả ở khâu nhập dữ liệu. Về dự báo sản lượng nông nghiệp ở từng địa phương do chính địa phương đó căn cứ vào tình hình gieo trồng ở địa phương để dự báo. Các báo cáo gửi lên đã có mẫu sẵn, cán bộ phụ trách vấn đề đó ở địa phương chỉ việc điền vào và gửi lên Bộ NN. Tuy nhiên vấn đề lại nằm ở chính sự chính xác của các báo cáo này, các con số đưa ra không thật sự hoàn toàn chính xác, vì các cán bộ cấp dưới có một số lấy số liệu không qua điều tra. Sự kiểm chứng không thể thực hiện được. 3.Thống kê giá cả của các sản phẩm nông nghiệp ở tất cả các tỉnh trong vùng. Đây là công việc do chính các chuyên viên trong dự án của bộ làm, công việc bao gồm chọn chợ mẫu trong mỗi địa phương, thống kê giá bán buôn, giá bán lẻ, các mẫu thống kê đã được lập sẵn tuỳ theo ý đồ của người sử dụng. Chẳng hạn, người sử dụng muốn thu thập thông tin để tiện so sánh giá cả giữa các khu vực với nhau thì báo biểu thống kê thường ở dạng sau: Biểu báo giá trung bình từ ngày... đến ngày ... Chợ Mặt hàng Chợ cây số 3 Lạng Sơn Chợ Mơ_Hà nội Gạo Tẻ thường 3300 3500 Thịt lợn hơi 11500 12000 Lạc nhân 9500 11500 ... Người lập Hoặc để tìm hiểu sự dao động giá lên xuống của các khu vực, người lập biểu sẽ phải thu thập giá lớn nhất và nhỏ nhất trong một thời kì, khi đó báo cáo lại phải ở dạng sau: Biểu báo giá dao động Từ ngày . . . đến ngày. . . Chợ Mặt hàng Chợ số 3_LS Chợ Mơ_HN Chợ Gạo_HY Min Max Min Max Min Max Gạo tẻ thường 3200 3500 3400 3700 3100 3300 Thịt lợn thăn 27000 28000 34000 35000 26500 28000 .... Người lập Hoặc thông tin trích rút nhằm mục đích so sánh giá cả giữa hai thời kì để tính sự tăng giảm về giá, tức là sự lạm phát của các mặt hàng nông sản, dự tính giá cho thời kì tới của các mặt hàng này. Khi đó biểu thống kê phải có mẫu khác với hai mẫu trên, nghĩa là có thêm trường thời gian vào trong bảng báo cáo, đồng thời sắp xếp các mặt hàng theo nhóm để tiện so sánh. Về thực tế, công việc này chưa có phần mềm hỗ trợ, người dùng vẫn sử dụng Excel để tính toán, điều này dẫn đến 1 số các khiếm khuyết như: Khi muốn tra cứu dữ liệu rất khó vì chỉ trong 1 thời gian ngắn thôi dữ liệu đã rất nhiều (vì cứ 10 ngày lại thu thập báo cáo 1 lần), không những thế người làm báo cáo phải lập lại mẫu báo cáo để thu thập thông tin, khiến cho công việc lặp lại một cách vô ích, hơn nữa việc nhập để tính toán và lưu dữ liệu vào trong máy rất mất thời gian, không tính đến việc dữ liệu bị mất, không tạo thành một hệ thống có trật tự logic. Cứ mười ngày nhân viên phải viết báo cáo gửi lên một lần, vì vậy họ phải trích rút thông tin từ một đống các tài liệu gây cảm giác khó khăn và lộn xộn. Giải pháp đưa ra là tin học hoá lĩnh vực này, phần mềm phải có những chức năng cơ bản sau: Tự sinh ra các mẫu biểu thu thập thông tin tuỳ theo ý muốn sử dụng thông tin của người sử dụng, chắt lọc và đưa ra những thông tin cô đọng để người sử dụng viết báo cáo, tra cứu thông tin trở về trước, tối ưu hoá trong việc nhập dữ liệu, sắp xếp các báo cáo có cùng dạng hay cùng 1 mục đích thu thập thông tin, ngoài ra còn tính đến khả năng cập nhật dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu khác( từ Excel chẳng hạn), sở dĩ muốn phần mềm có chức năng này là vì các nhân viên thu thập thông tin ở 1 số tỉnh xa không thể về kịp có thể gửi qua thư điện tử để cập nhật dữ liệu vào phần mềm tránh tình trạng thông tin đến quá muộn và vất vả cho người nhập. Ngoài ra còn một số công việc không thường xuyên mà vụ phải làm như: Xây dựng các định mức đầu tư, tức là với một dự án đầu tư, Vụ phải xem xét quy mô của công trình đầu tư để có kế hoạch hợp lý như cần bao nhiêu vốn, xây dựng trong bao lâu, khi đầu tư xong công trình đó có những ích lợi gì?.... Thường xuyên đi thị sát các vùng nông thôn để kiểm tra thực trạng của từng địa phương khi có yêu cầu đầu tư từ dưới gửi lên hoặc hướng dẫn các địa phương, đơn vị trực thuộc xây dựng các công trình có quy mô tương đối lớn đồng thời điều tra thống kê mẫu để có kế hoạch phù hợp với từng đơn vị, địa phương. II.Nội dung bài toán quản lý 1.Mục đích Do hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản vẫn xử lý bằng thủ công là chính, việc nhập dữ liệu khá vất vả, công việc lặp lại nhiều lần, nhất là đối với các mặt hàng với nhiều chủng loại khác nhau, gây ra nhiều nhầm lẫn. Vì vậy cần có một chương trình phần mềm để tối thiểu hoá các công việc lặp lại hàng ngày, như các mặt hàng chỉ cần nhập một lần, tạo ra các mẫu báo cáo sẵn, người sử dụng chỉ việc chọn lọc rồi lên báo cáo. 2.Chức năng Chức năng của đề tài này là xây dựng lại hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản dựa trên nền tảng của hệ thống thông tin cũ nhưng có đưa tin học hoá vào xử lý các vấn đề lặp đi lặp lại nhiều lần, tạo cơ sở lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật hơn. Như trên đã nói, cái mới của đề tài này là tạo ra hệ thống thông tin mới với sự trợ giúp của phần mềm máy tính, phần mềm này với giao diện nhập tác giả đã cố gắng không thay đổi mấy so với giao diện nhập ban đầu. Phần mềm này chủ yếu quản lý các báo cáo xuất nhập khẩu và tình hình xuất nhập khẩu nông sản trong nước. 3.Các báo cáo đầu vào Được gửi lên từ các đơn vị xuất nhập khẩu trực thuộc Bộ NN, các dữ liệu tổng quan như: Tổng giá trị xuất khẩu hoặc nhập khẩu trong kì (hàng tháng), tổng giá trị nhập khẩu hoặc xuất khẩu tích luỹ đến kì báo cáo. Các trường dữ liệu đầu vào hàng tháng bao gồm: Tên đơn vị nhập khẩu hoặc xuất khẩu, số báo cáo, kì thực hiện nhập hoặc xuất, tên hàng hoá nhập hoặc xuất, đơn vị tính, giá trị, nước nhập hoặc xuất, tổng giá trị nhập hoặc xuất trong kì, giá trị nhập xuất tích luỹ đến kì. 4.Báo cáo đầu ra Bao gồm 4 loại báo cáo: Báo cáo hàng tháng, báo cáo quí, báo cáo sáu tháng, báo cáo năm. Các trường dữ liệu cần đưa ra ở mỗi loại báo cáo như sau: a.Báo cáo tháng Bao gồm: Tên những đơn vị tham gia xuất nhập khẩu trong tháng, tên các quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu trong tháng, tên hàng hoá nhập khẩu hoặc xuất khẩu (chỉ cần lấy các hàng hoá tiêu biểu), đơn vị tính, trị giá, tổng giá trị xuất hoặc nhập khẩu trong kì, tổng giá trị xuất nhập khẩu tích luỹ đến kì, so sánh với tháng trước theo giá trị tương đối. b.Báo cáo quí Thực hiện ba tháng một lần, bao gồm các trường tương tự báo cáo tháng. c.Báo cáo sáu tháng Thực hiện sáu tháng một lần, các trường tương tự như báo cáo tháng. d.Báo cáo năm Đây là báo cáo tổng kết sau một năm xuất nhập khẩu, báo cáo này có thêm trường tốc độ tăng trưởng của năm sau so với năm trước. Chương II: Phương pháp luận về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý I.Hệ thống thông tin quản lý 1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin a.Định nghĩa Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. b. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Đầu vào (Các báo cáo xuất nhập khẩu) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn như đơn vị trực thuộc Bộ NN và của Tổng cục Hải quan (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Các báo cáo tổng hợp) được chuyển đến các đích (Lãnh đạo Bộ NN) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Kho dữ liệu báo cáo xuất nhập khẩu). Đích Nguồn Xử lý và lưu giữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu Mô hình hệ thống thông tin Như hình minh hoạ trên, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý,kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức , các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản chính là thuộc hệ thống này, hệ thống này tạo ra các báo cáo một cách định kì. 3.Ba mô hình của hệ thống thông tin a.Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản, dữ liệu mà hệ thống này thu thập chính là các báo cáo và quá trình xử lý các báo cáo này là chọn lựa mặt hàng tiêu biểu để nhập, tính tốc độ tăng trưởng của quá trình nhập khẩu hay xuất khẩu qua các thời kì. Thông tin mà hệ thống sản sinh ra chính là những báo cáo tổng hợp theo các chỉ tiêu khác nhau như báo cáo theo hàng hoá, báo cáo theo nước hay báo cáo theo đơn vị nhập khẩu hoặc xuất khẩu để biết được tình hình hiện nay của đơn vị đó. b.Mô hình vật lý ngoài Mô hình này chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Trong hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản, những giao diện được thiết kế để nhập dữ liệu và lên mẫu báo cáo, người sử dụng nhìn hệ thống này theo mô hình vật lý ngoài, bởi vậy cần phải thiết kế giao diện sao cho không bị rối mắt và dễ sử dụng là được. c.Mô hình vật lý trong Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?. Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là góc nhìn của kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. Khi thiết kế chương trình cần tính tới trang thiết bị để thực hiện chương trình. ở Vụ kế hoạch và quy hoạch-Bộ NN các trang thiết bị phần cứng như máy tính, máy in đều đạt tiêu chuẩn nên không cần phải tính tới nữa. Nhưng về cấu trúc của chương trình cần phải tổ chức sao cho hợp lý nhất tức là có tính cấu trúc cao nhất, ngôn ngữ thể hiện đã được lựa chọn là Visual Basic. Cần tính đến sự phát sinh của hệ thống như bây giờ thì nhập dữ liệu hệ thống từ bàn phím nhưng cần phải tính đến khả năng chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống khác sang như Excel chẳng hạn. II.Phương pháp phát triển HTTT quản lý 1.Đặt vấn đề và xác định khả thi Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đổi sách lược chính trị. Tuy nhiên để phát triển một hệ thống thông tin cần tính đến hiệu quả của hệ thống thông tin đó đem lại với chi phí mà tổ chức phải bỏ ra để xây dựng hệ thống đó, tính an toàn của hệ thống... Nhìn chung ta không thể xây dựng một hệ thống thông tin theo con mắt nhà xây dựng là hoàn hảo nhưng chi phí bỏ ra lại quá lớn so với khả năng tài chính của tổ chức hoặc giả lợi ích nó đem lại không bù đắp được chi phí bỏ ra xây dựng hệ thống đó. Rõ dàng, hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản cần phải xây dựng lại, vì những nhược điểm của hệ thống này chính là sự sai xót trong khâu nhập dữ liệu và quá trình này quá cồng kềnh bởi những công việc lặp đi lặp lại hàng tháng, yêu cầu cần phải thiết kế lại hệ thống này với phần trợ giúp tin học hoá để cắt đi những công việc lặp, dành thời gian cho những công việc khác đồng thời cũng giảm sai xót và bảo lưu dữ liệu có hệ thống hơn. 2.Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống a.Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Cần chỉ rõ những nhược điểm và cụ thể hoá những mong muốn khi đánh giá yêu cầu thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản.Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá khả thi thực thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu b.Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Trong hệ thống này điểm yếu gây ra sai xót chính là khâu nhập dữ liệu và tính toán để lên báo cáo tổng hợp. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết c.Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sản sinh ra (Nội dung của Outputs), nội dung của các cơ sở dữ liệu (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình lô gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các nguồn dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc Hợp thức hoá mô hình lô gíc d.Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc. Mỗi một phương án là sự phác hoạ mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Phương án được lựa chọn trong phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu nông sản chính là tin học hoá quá trình nhập liệu và lên báo cáo tổng hợp. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. Xây dựng các phương án của giải pháp. Đánh giá các phương án của giải pháp. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. e.Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Trong hệ thống này cần thiết kế giao diện hàng nhập và hàng xuất hợp lý, báo cáo đưa ra cần phải có khả năng chỉnh sửa do dữ liệu đôi khi không nhất quán giữa các đơn vị trực thuộc Bộ NN và Tổng cục Hải quan. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thiết kế các thủ tục thủ công. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. f.Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong. Lập trình. Thử nghiệm hệ thống. Chuẩn bị tài liệu. g.Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: Lập kế hoạch cài đặt. Chuyển đổi. Khai thác và bảo trì. Đánh giá. III.Phân tích hệ thống thông tin quản lý 1.Các phương pháp thu thập thông tin a.Phỏng vấn Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn thường thực hiện theo các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn +Lập danh sách và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từ trên xuống. +Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm, thái độ, tuổi đời...). +Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu. +Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc). +Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý...). +Đặt lịch làm việc (tốt nhất vào buổi sáng, thời gian từ 90 phút đến hai giờ). +Phương tiện ghi chép là ._.