Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật từ tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình

sản phẩm không nhìn thấy nên phân tích và thiết kế trở thành một yêu cầu bắt buộc để có một hệ thống tốt. 1. Sự cần thiết và lý do chọn đề tài Cùng với một số ngành công nghệ cao khác, công nghệ thông tin đang là một trong các động lực quan trọng làm thay đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hoá, xã hội của thế giới hiện đại. Tin học hoá quản lý là quá trình áp dụng những thành tựu khoa học công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý với tốc độ cao và độ chính xác tối đa. Thấy được tầm quan trọng đó, Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng và đưa vào áp dụng rất nhiều các ứng dụng tin học mà Phòng Vật tư là một trong những đối tượng đã được áp dụng. Qua tìm hiểu thực tế tại Phòng Vật tư Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình và để đáp ứng nhu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị em đã lựa chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình”. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc phân tích thiết kế một hệ thống thôngtin cụ thể. Hệ thống thông tin của Nhà máy Thuỷ điện Hoà Bình nói chung và quản lý vật tư nói riêng là đối tượng mà đề tài tập trung nghiên cứu. Song hệ thống thông tin của Nhà máy cũng như của toàn Tổng công ty là thống nhất và gắn bó chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất khá lớn vì vậy đề tài chỉ giới hạn nghiên cứu trong phạm vi nhà máy và vị trí của hệ thống thông tin quản lý vật tư tại đơn vị. 3. Mục đích nghiên cứu Với mục đích giúp cho cấp dưới là những người chịu trách nhiệm quản lý vật tư cho các phân xưởng có điều kiện quản lý chặt chẽ hơn hoặc dùng tham khảo cho các nhà máy nhỏ. Chương trình được sử dụng để quản lý thông tin, tổng hợp, lập báo cáo về vật tư. Với hệ thống thông tin mới sẽ đảm bảo: - Cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ, nhanh chóng, phục vụ tốt cho quá trình quản lý. - Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý. - Tiết kiệm chi phí do thất thoát, lãng phí vật tư, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý, đồng thời hỗ trợ cho nhân viên trong công việc. - Giảm thiểu sự chồng chéo công việc giữa các phòng ban đơn vị, tối ưu hoá hệ thống thông tin quản lý, dần nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị. 4. Cấu trúc của chuyên đề thực tập gồm 3 chương Chương I: Tổng quan về Phòng vật tư Nhà máy thủy điện Hoà Bình và đề tài nghiên cứu Trong chương này giới thiệu tổng quan về cơ sở thục tập và lý do lựa chọn đề tài. Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Trong chương này trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài như phân tích hệ thống thông tin, sơ đồ luồng chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu, sau đó là thiết kế chương trình, thiết kế giải thuật và thiết kế giao diện màn hình. Cuối chuyên đề là phần kết luận, kết quả thu được và phụ lục chương trình. Hà Nội, ngày 09 tháng 05 năm 2006 Sinh viên Nguyễn Thị Thuý Hồng mục lục chương I giới thiệu chung Tổng quan về Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình -Tên gọi : Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình -Tên giao dịch quốc tế : HOABINH HYDROPOWER PLANT -Website : Chinh phục sông Đà đã trở thành niềm mơ ước của các thế hệ người Việt Nam. Ngay từ cuối năm 1970, khi dân tộc ta đang tiến hành cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, con cháu của thời đại Hồ Chí Minh đã bắt tay vào công cuộc chinh phục sông Đà, chuẩn bị các tiền đề và điều kiện để xây dựng đất nước ta “đàng hoàng hơn, to đẹp hơn” như lời Bác Hồ đã dậy. Ngay sau ngày hoà bình lập lại ở miền Bắc(1954) Đảng ta chủ trương đưa miền Bắc tiến thẳng lên CNXH, bỏ qua giai đoạn phát triển TBCN. Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ III của Đảng(1960), đã xác định: cùng một lúc, cách mạng Việt Nam phải tiến hành song song hai nhiệm vụ chiến lược: giải phóng miền Nam thống nhất đất nước và xây dựng CNXH ở miền Bắc. Trong hai nhiệm vụ đó “nhiệm vụ cách mạng CNXH ở miền Bắc là nhiệm vụ cách mạng đối với sự phát triển của toàn bộ cách mạng nước ta”. Đối với sự nghiệp xây dựng XHCN ở miền Bắc, Đảng ta chủ trương ưu tiên phát triển công nghiệp nặng một cách hợp lý để thực hiện một bước công nghiệp hoá XHCN. Trong định hướng phát triển công nghiệp nặng, một số ngành công nghiệp then chốt được chú trọng đầu tư là: điện, than, gang thép, phân đạm, cơ khí. Là một đất nước vừa trải qua cuộc chiến tranh khốc liệt nên các cơ sở vật chất kỹ thuật hầu như không có, tiềm lực kinh tế yếu kém. Trước thực trạng đó, Đảng và Nhà nước ý thức muốn xây dựng CNXH thì “điện khí hoá” phải đi trước một bước. Trong đó, muốn tận dụng điều kiện tự nhiên sẵn có, hạn chế thấp nhất vốn đầu tư và tranh thủ sự giúp đỡ về vốn đầu tư, kinh nghiệm và khoa học- kỹ thuật của hệ thống của các nước XHCN nhất là Liên Xô, thì xây dựng thuỷ điện là phương án kinh tế và có tính khả thi nhất. Chính vì lẽ đó, ngay từ đầu, công trình thuỷ điện Hoà Bình trên sông Đà đã là mối quan tâm sâu sắc và được Đảng và Nhà nước cử cán bộ đến điều tra, khảo sát, lập luận chứng kinh tế - kỹ thuật làm tiền đề cho việc xây dựng công trình thuỷ điện lớn nhất Đông Nam á - công trình thế kỷ XX. Thuỷ điện Hoà Bình là công trình xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật lớn nhất ở nước ta trong thế kỷ XX, có thể sang thế kỷ XXI chúng ta có đủ sức mạnh và trí tuệ xây dựng những công trình lớn hơn về quy mô công nghiệp, hiện đại hơn về mức độ tự động hoá, nhưng với thuỷ điện Hoà Bình trên sông Đà nét đặc thù, sự độc đáo và tính lịch sử của nó khó có công trình nào sánh nổi trong một thời gian còn lâu dài. Nó trở thành niềm tự hào sự ngưỡng mộ của cả dân tộc khi đặt những bước đi đầu tiên trên chặng đường công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. Giá trị to lớn của thuỷ điện Hoà Bình đậm nét nhất là vị trí đầu mối thuỷ điện quan trọng nhất trong hệ thống năng lượng toàn quốc cuối thế kỷ XX đầu thế kỷ XXI. Với 8 tổ máy mỗi tổ 240MW, tổng công suất phát điện 1920MW, mỗi năm nhà máy thuỷ điện Hoà Bình cung cấp cho đất nước nguồn năng lượng sạch và ổn định trên 8 tỷ KW/h điện. Từ khi phát điện hoà trên lưới điện quốc gia, nguồn năng lượng đã làm thay đổi cục diện điện năng của Việt Nam mở ra thời kỳ của công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Giá trị giao thông thuỷ lợi của thuỷ điện Hoà Bình cũng rất to lớn. Nhờ có nó mà tuyến giao thông thuỷ Hà Nội – Việt Trì - Hoà Bình – Sơn La trên 300 km được cải thiện. Tàu vài ngàn tấn trung chuyển hàng hoá qua đập sông Đà có thể nối liền mạch máu giao thông thuỷ giữa đồng bằng sông Hồng với vùng đất bao la của Tây Bắc. Nhờ có thuỷ điện Hoà Bình với hồ chứa nước có dung tích 9,5tỷ m3, trong đó dung tích phòng lũ 5,6 tỷ m3, dung tích hữu ích để khai thác năng lượng là 5,65 tỷ m3, mức nước dâng bình thường là 117m. Vì vậy mà khả năng điều tiết nước chống hạn, chống lũ sông Đà được nâng lên. Làm giảm bớt nỗi lo, giảm bớt sức tàn phá của thiên tai, tiết kiệm nhân tài vật lực đối phó với lũ ở hạ lưu sông Đà. Thuỷ điện Hoà Bình đã làm thay đổi một phần cảnh quan môi trường theo hướng có lợi cho đời sống con người ở trong vùng. Nó làm tăng diện tích mặt nước hồ chứa, điều hoà khí hậu, tặng độ ẩm kích thích thảm thực vật che phủ phát triển, tạo môi trường tốt nuôi trồng đánh bắt thuỷ sản, làm thay đổi cơ cấu kinh tế theo hướng sản xuất hàng hoá, hình thành các vùng chuyên canh có lợi cho quốc kế dân sinh ở địa phương. Là một tổ hợp công trình ngầm có thiết bị máy móc hiện đại với mức độ tự động hoá cao ở thế hệ mới, sau 15 năm vận hành cả 8 tổ máy đều đảm bảo công suất thiết kế cần thiết, không xảy ra sự cố giữ vững dòng điện liên tục trong mọi tình huống bất lợi, như những trận lũ lớn mang tính lịch sử hàng trăm năm. Đạt được kết quả đó là nhờ có hệ thống công trình thuỷ công vững chắc được vận hành hết sức thận trọng theo quy trình quy phạm. Công trình và đầu mối chính bao gồm: - Đập đất đá khối lượng trên 24 triệu m3 dài 743mét, cao 128mét. - Công trình xả nước vận hành: là đập bê tông cao 70m, rộng 106m có 2 tầng, tầng dưới là 12 cửa xả đáy, kích thước 6x10m, tầng trên là 6 cửa xả mặt, kích thước 15x15m, khả năng xả được 35.400m3/s. - Gian máy: Được xây dựng ngầm trong núi đá có chiều cao 50,5m, rộng 19,5m, dài 260m. Tại đây lắp đặt thiết bị của tổ máy. Song song với gian máy là gian biến thế gồm 24 máy biến áp một pha, công suất 105MVA, nâng điện áp từ 15,75 lên 220KV. Điện năng được dẫn ra ngoài hầm bằng đường cáp đầu áp lực cao 220KV, sau đó đưa lên trạm phân phối ngoài trời 220/110/35KV. - Cửa nhận nước và tuyến năng lượng: Cửa nhận nước kiểu tháp cao 70m, trên có bố trí các lưới chắn rác và các cửa van sửa chữa. Nước dẫn vào tua bin bằng 8 tuynen chịu áp lực, mỗi tuynen dài 210m, đường kính 8m qua các tổ máy và thoát ra hạ lưu ở máy 1 và máy 2 bằng 2 đường tuynen độc lập, ở tổ máy 3 đến 8 đường xả được ghép đôi “2 máy 1 tuynen” - Trạm 550KV: có 2 máy biến áp 450MVA, tổng công suất là 900MVA nối với đường dây tải điện 500KV Bắc – Nam. Nhờ có tổ hợp công trình ngầm quy mô lớn và thiết bị máy móc hiện đại cùng với hệ thống công trình thuỷ công vững chắc và hoàn thiện cho nên thuỷ điện Hoà Bình đã đảm nhiệm được những chức năng tổng hợp: chống lũ, phát điện, tưới tiêu và đảm bảo giao thông thủy nội địa. Trải qua 15 năm xây dựng gian khổ của 4 vạn cán bộ công nhân Việt nam, 3 ngàn chuyên gia Liên Xô tập trung chủ yếu ở các đơn vị Tổng Công ty Xây dựng Sông Đà, Liên hiệp Công ty Lắp máy 10, Sư đoàn 565, Công ty Thi công Cơ giới 12, Công ty Khảo sát Thiết kế điện. Ngày 13/12/1988 dòng điện sông Đà từ tổ máy 1 đã hoà vào lưới điện quốc gia. Năm 1994 toàn bộ công trình với 8 tổ máy được chính thức khánh thành. Với đội ngũ cán bộ kỹ thuật tài năng, lực lượng công nhân lành nghề, gần 850 cán bộ công nhân viên nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã quản lý vận hành, khai thác 8 tổ máy ngày càng đạt hiệu quả cao. Chống lũ sông Đà, giảm lũ sông Hồng, bảo vệ công trình, bảo vệ thủ đô Hà Nội và đồng bằng là nhiệm vụ mang tính tổng hợp cực kỳ quan trọng nhưng cũng hết sức phức tạp, đòi hỏi phải thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình vận hành điều tiết hồ chứa. Hàng năm đón trước mùa mưa Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phải triệt để sử dụng thể tích 5,6 tỷ m3 hữu ích để tham gia chống lũ. Từ năm 1988 đến nay, sau 15 năm phát điện, việc điều tiết xả lũ vừa phải đảm bảo an toàn với chính bản thân công trình đồng thời phải đáp ứng năng lực để sản xuất điện năng ở mức cần thiết theo đúng kế hoạch. Hàng năm trung bình nhà máy phải cắt lũ từ 4 đến 6 trận lũ lớn, đặc biệt ngày 18/08/1996 đã cắt trận lũ lớn có đỉnh là 22.651 m3/s ứng với tần suất 0.5% lớn nhất 15 năm qua. Nếu không có việc điều tiết của hồ Hoà Bình thì mực nước hạ lưu tại Hoà Bình, Hà Nội trong đỉnh lũ 18/08/1996 đã vượt quá khả năng bảo vệ của đê sông Đà và đê sông Hồng. Về hiệu quả sản xuất điện năng, trước khi có thuỷ điện Hoà Bình nguồn năng lượng toàn quốc thiếu trầm trọng, phải cắt điện các phụ tải luân phiên. Khi nhà máy thuỷ điện Hoà Bình phát điện thì tình trạng thiếu điện đã giảm đi rất nhiều. Hệ thống đường dây tải điện 500KV Bắc-Nam ra đời, thuỷ điện Hoà Bình đã bổ sung kịp thời nguồn điện cho các tỉnh miền Trung và miền Nam. Với thuỷ điện Hoà Bình đất nước ta đã có nguồn điện năng đủ mạnh góp phần mở rộng các khu công nghiệp lớn, phát triển lưới điện nông thôn, tạo nguồn lực cho việc xây dựng tiếp các nhà máy thuỷ điện loại vừa và nhỏ ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên. Từ khi vận hành đến nay, về mùa khô nhà máy điều tiết phát điện xả lũ xuống hạ lưu lượng nước luôn luôn lớn hơn 680m3/s vào thời kỳ đổ ải cho nông nghiệp lên tới gần 1000m3/s đảm bảo cho các trạm bơm làm việc cấp đủ nước phục vụ gieo cấy kịp thời. Ngoài việc tăng lưu lượng nước về mùa kiệt cho hạ lưu còn góp phần đẩy mặn ra xa các cửa sông, nên đã tăng cường được diện tích trồng trọt ở khu vực này, mặt khác khi có công trình thuỷ điện Hoà Bình đã cải thiện đáng kể phía thượng lưu với hơn 200 km chiều dài mặt nước hồ để vận tải đường thuỷ góp phần đem lại lợi ích rất lớn cho công cuộc phát triển kinh tế xã hội của đồng bào các dân tộc vùng Tây Bắc. Mùa kiệt đảm bảo được lưu lượng theo quy định đã làm tăng mực nước hạ lưu từ 0,5 đến 1,5m tạo điều kiện cho các tàu thuyền đi lại phục vụ giao thông. Để thực hiện được các nhiệm vụ nêu trên, Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình đã xây dựng một mô hình tổ chức khoa học và hợp lý. Ban giám đốc bao gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc. Giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động của nhà máy đảm bảo nhà máy hoạt động đúng với điều lệ tổ chức theo quyết định 08VN/HĐQT ngày 24/05/1995 do Chủ tịch HĐQT Tổng công ty điện lực Việt Nam ký. Một Phó Giám đốc kỹ thuật chỉ đạo đảm bảo thiết bị và công trình vận hành an toàn, thực hiện đúng phương thức được giao đảm bảo chất lượng điện. Một Phó Giám đốc vật tư dự án chỉ đạo kế hoạch mua sắm vật tư phụ tùng theo quy định của Nhà nước và Tổng công ty, chỉ đạo và thẩm định luận chứng khảo sát thiết kế, dự toán hồ sơ mời thầu, xét thầu, các dự án sửa chữa cải tạo nâng cấp theo phân cấp. Giới thiệu về phòng Vật tư Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình 2.1.Chức năng của phòng Vật tư Cùng với sự thành lập và phát triển của Nhà máy thủy điện Hoà Bình. Phòng Vật tư trực thuộc sự quản lý của Giám đốc và Phó Giám đốc quản lý vật tư. Giúp việc cho Giám đốc và nhà máy về lĩnh vực cung cấp và quản lý vât tư thiết bị và phụ tùng thay thế, đảm bảo cho nhà máy hoạt động an toàn, đại tu sửa chữa các tổ máy đúng tiến độ, chỉ đạo về nghiệp vụ đối với các phân xưởng và thực hiện tốt chức năng quản lý vật tư, thiết bị ở đơn vị. Đồng thời báo cáo định kỳ với Giám đốc về quá trình quản lý và sử dụng vật tư, báo cáo lên cấp Tổng Công ty định kỳ về kết quả quản lý vật tư của nhà máy. 2.2.Nhiệm vụ của phòng Vật tư Tổ chức quản lý và hạch toán vật tư trên máy vi tính nối mạng, Tổ chức nghiên cứu học tập nghiên cứu chuyển giao cài đặt chương trình và thực hiện. Tiến hành cài đặt trên hệ thống máy tính có sẵn của các đơn vị và vận hành thông suốt giữa các máy nối mạng cùng chia sẻ một tệp dữ liệu tại máy chủ của Nhà máy, phân quyền sử dụng cơ sở dữ liệu, thông tin thường xuyên với quản trị mạng của Tổng công ty là Trung tâm Khoa học Công nghệ Môi trường và Máy tính để kịp thời xử lý các tồn tại trong quá trình thực hiện. - Quản lý tiếp nhận hàng nhập khẩu. - Quyết toán vật tư sửa chữa lớn và thu hồi, thanh lý vật tư. - Quản lý bảo quản vật tư trong các kho. - Quản lý vật tư xăng- dầu, dầu nhờn. - Công tác nghiệp vụ. + Quản lý sổ sách. + Công tác báo cáo. + Luân chuyển chứng từ. 2.3. Sơ đồ tổ chức phòng vật tư gồm 24 người 1.Trưởng phòng 01 người trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo máy vi tính văn phòng. - Trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên trong phòng bằng văn bản và thoả thuận nhiệm vụ cụ thể thông qua hợp đồng lao động trước khi trình Giám đốc ký theo các điều khoản của luật lao động. - Trực tiếp ký duyệt các giấy tờ xin ứng và thanh toán mua vật tư thiết bị của các nhân viên tiếp liệu sau khi đi giao dịch với tổ chức hoặc cá nhân bán vật tư. - Lập đơn hàng theo nhu cầu vật tư cho sửa chữa lớn và thường xuyên, tổ chức mời thầu tổ chức chấm thầu, dự thảo các hợp đồng mua bán vật tư và tổ chức thực hiện hợp đồng. - Lập kế hoạch sửa chữa kho tàng mua sắm thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản, quản lý vật tư dự phòng ngắn hạn và dài hạn. - Tổ chức công tác dự phòng chống cháy nổ, cải thiện môi trường làm việc tại kho vật tư, trang bị đầy đủ các trang thiết bị an toàn chống cháy nổ. - Tổ chức kiểm tra đôn đốc thực hiện nhiệm vụ kế hoạch, lập báo cáo kế hoạch hàng tháng hàng quý, tới từng tổ trong phòng đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân sau 6 tháng và một năm công tác. 2.Phó phòng 01 người trình độ đại học, tiếng anh, thành thạo vi tính văn phòng. - Thay thế các chức năng của trưởng phòng khi đi công tác vắng. - Trực tiếp quản lý các nhân viên nghiệp vụ trong phòng. - Quản lý các hồ sơ kế hoạch cung cấp vật tư cho sửa chữa thường xuyên, vật tư sửa chữa lớn theo dự toán đã duyệt. - Phân công mua sắm vật tư cho từng nhân viên tiếp liệu theo kế hoạch hàng tuần theo văn bản, theo dõi và đôn đốc tiến độ nhập hàng để có kế hoạch cấp phát. - Duyệt cấp các yêu cầu vật tư của các đơn vị sử dụng vật tư phục vụ sản xuất và sửa chữa lớn trên cơ sở kế hoạch vật tư hàng tháng. - Quản lý hướng dẫn vận hành và cài đặt phần mềm quản lý vật tư của Tổng Công ty cho các máy tính sử dụng chương trình và hạch toán vật tư của phòng Vật tư. 3.Nhân viên tiếp liệu trình độ trung cấp 03 người - Thay mặt phòng Vật tư đi giao dịch tiếp nhận vật tư được điều chuyển trong ngành, mua vật tư tại các vơ sở bán buôn bán lẻ theo phương thức chào hàng cạnh tranh và tham khảo giá cả trong tạp chí thị trường phát triển. - Tham gia các cuộc hội nghị khách hàng và viết tham luận theo phân công của Trưởng phòng. - Chịu trách nhiệm về chất lượng số lượng vât tư từ khi nhập kho đến khi xuất cho đơn vị sử dụng được đơn vị sử dụng chấp nhận. - Lập các báo cáo tổng hợp mua hàng theo yêu cầu của trưởng phòng đối chiếu công nợ kiểm tra và lập hoá đơn mua hàng. 4. Nhân viên thống kê 03 người - Đảm bảo số lượng cân đối, chủng loại vật tư trên sổ sách và thực tế kho. - Lập các báo cáo, hồ sơ quyết toán vật tư. - Thực hiện các công tác nghiệp vụ khác. 5.Nhân viên thủ kho 04 người trình độ trung cấp kỹ thuật, công nhân kỹ thuật, có thâm niên công tác 3 năm trở lên - Thủ kho vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. - Thủ kho thiết bị và phụ tùng dự phòng tua bin, máy phát điện, trạm phân phối. - Thủ kho vật tư thu hồi & phụ tùng ô tô- máy thi công. - Thủ kho vật liệu xây dựng, sơn, xăng, dầu nhờn, dầu cách điện, kim khí. 6.Tổ cấp vật tư tại chân công trình, lao động kho, nạp ắc quy ôtô 12 người Nhiệm vụ đảm bảo các hoạt động trong 4 kho trên địa bàn, giữa các kho và mặt bằng Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình tổ chức hoạt động như một tổ sản xuất trực tiếp. Một tuần một 2 lần vào thứ 3 và thứ 5 nhận vật tư theo hoá đơn do thống kê lập theo nhu cầu của các đơn vị sản xuất. Thưc tế tình hình công nghệ thông tin tại phòng Vật tư: Hiện tại Phòng có 6 máy tính đều đã sử dụng chương trình phần mềm quản lý vật tư do Tổng Công ty cung cấp tích hợp quản lý vật tư và tài chính. chương II Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin hệ thống thông tin phục vụ quản lý 1.1.Khái niệm a.Thông tin Được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay bản tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó. Thông tin là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin có thể tồn tại dưới hình thức; Ví dụ như: tiếng nói, hình ảnh, bảng biểu, chữ viết,… Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. b.Thông tin trong quản lý Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Thông tin quản lý là thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hay có ý định dùng vào mục đích quản lý của mình. Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào: thông tin từ môi trường. - Thông tin ra: thông tin ra môi trường. - Thông tin quản lý: thông tin quyết định. - Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp. c. Một số khái niệm về hệ thống thông tin - Hệ thống thông tin là tập hợp những yếu tố bao gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thiết bị liên lạc... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. - Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. - Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin. Nói tóm lại, mỗi khái niệm có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra. 1.2.Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp. Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: - Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. - Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin. Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: - Hệ quyết định. - Hệ thông tin. - Hệ tác nghiệp. a. Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. Hình 6: Ba mô hình của một hệ thống thông tin b. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. c. Mô hình vật lý trong Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. 1.3.Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Khi đã có hệ thống thông tin rồi thì vấn đề quan trọng là làm sao hệ thống đó hoạt động có hiệu quả, hiệu quả của nó chính là chất lượng của thông tin đầu ra. Và có thể dễ dàng thấy được rằng nếu hệ thống hoạt động xấu nó cũng chính là nguồn gốc sinh ra những hậu quả nghiêm trọng khác. Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin như sau: - Tin cậy. - Đầy đủ. - Thích hợp và dễ hiểu. - Được bảo vệ. - Đúng thời điểm. Ngoài những tiêu chuẩn cơ bản trên đây thì tuỳ từng cơ quan, đơn vị mà nó còn kèm theo một vài tiêu chuẩn khác nữa như: - Các thao tác phải luôn chuẩn xác và ổn định. - Luôn luôn cập nhật thông tin một cách liên tục và thường xuyên, đảm bảo cho ra được các báo cáo tại mọi thời điểm. - Phần mềm phải có giao diện đẹp, hài hào, thân thiện. các mô hình hệ thống thông tin 2.1.Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm: - Tên chức năng. - Mô tả có tính chất tường thuật. - Đầu vào của chức năng. - Đầu ra của chức năng. - Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Một số các ký pháp thường dùng: Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ. Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệ thống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng thái ban đầu nào đó. Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới. Ví dụ: Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau. - Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu Hình 8:Ký hiệu dòng dữ liệu Ví dụ: Hóa đơn bán hàng - Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lưu trữ thông tin trong 1 khoảng thời gian nào đó. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. - Nguồn hoặc đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Hình 9: Ký hiệu tác nhân của HTTT Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống. 2.3. Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. a. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. b. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. Ví dụ: DmHang (Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) + Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. + Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang(Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia) thì: - Thuộc tính Mahang là khoá. - Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. c. Các kiểu liên kết: + 1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. + 1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A. Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó. + N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. d. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn: Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu, những người sử dụng hệ thống hiện tại và xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. + Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích: - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. + ._.