Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long (Visual Foxpro)

rất quan trọng, là công cụ đắc lực giúp nhà quản lý nắm bắt cập nhật thông tin nhanh chóng kịp thời từ đó có thể ra quyết định một cách hiệu quả hơn, kinh tế hơn trong quá trình quản lý. Quản lý lao động tiền lương luôn là vấn đề đáng quan tâm mà hầu hết các cơ quan xí nghiệp hay bất kì một doanh nghiệp cũng như các cơ sở kinh doanh nào đều cần đến. “Làm theo năng lực, hưởng theo lao động“ thực chất cũng phản ánh được một phần nào đó qua sự quản lý tiền lương và đưa ra các chính sách về lương. Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, việc quản lý con người cũng như lao động tiền lương càng cần được quan tâm nhiều hơn và sự phức tạp ngày càng phong phú. Qua quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, em đã được khảo sát và tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh và đặc biệt là hệ thống tính lương tại một trong số các khách hàng của công ty - đó là Công ty thiết bị điện Cửu Long. Đây là một công ty cổ phần có qui mô không lớn do vậy vẫn đang trong quá trình phát triển và tự khẳng định nên đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thích hợp. Trên cơ sở tình hình thực tế cần phát triển hệ thống tính lương nhằm đáp ứng được tốt những yêu cầu của công ty, em đã quyết định chọn đề tài " Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý tiền lương tại Công ty thiết bị điện Cửu Long" làm đề tài cho chuyên đề thực tập này. Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau: Chương 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương 2: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống. Giới thiệu về tiền lương và các khoản trích theo lương. Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin tiền lương tại Công ty Thiết bị điện Cửu Long. Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm. Chương 1 Giới thiệu chung về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu Giới thiệu chung về cơ sở thực tập. 1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị điện Cửu Long được thành lập theo giấy phép thành lập số 4366GP/TLDN ngày 21 tháng 5 năm 1999 của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội cấp. Có giấy đăng ký kinh doanh số 071973 ngày 28 tháng 5 năm 1999 do sở kế hoạch và đầu tư Hà nội cấp và chứng chỉ hành nghề xây dựng số 261/SXD – CC do Sở Xây dựng Hà Nội cấp. Kể từ ngày thành lập cho đến nay Công ty đã khẳng định và giữ vững được vị trí kinh doanh của mình trên thị trường và chưa có một sự thay đổi đáng kể nào. 2. Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty Thiết bị điện thành lập với những năng lực nghề xây dựng là: - Nhận thầu các công việc xây dựng gồm : + Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35KV. + Xây lắp các công trình điện tử, điện dân dụng, điện công nghiệp với phạm vi hoạt động trong cả nước. + Kinh doanh các ngành nghề : - Buôn bán tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng (chủ yếu là vật tư, thiết bị điện, điện tử). - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. - Sản xuất, lắp ráp thiết bị điện tử, điện công nghiệp, điện dân dụng. - Dịch vụ sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng vật tư thiết bị điện. 3. Vị thế của công ty. Với mô hình hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất nên công ty cũng găp phải những khó khăn chung như găp gỡ khách hàng, mời thầu... Tuy nhiên mới có mặt trên thị trường trong một thời gian không dài nhưng công ty có đội ngũ cán bộ kỹ sư, công nhân năng động lành nghề và đầy kinh nghiệm nên đã dần đánh dấu được tên tuổi của mình bằng việc hoàn thành tốt những công viêc đòi hỏi kỹ thuật cao. Việc đầu tư máy móc, thiết bị phục vụ trong quá trình thi công cũng được công ty đặc biệt lưu ý, vì vậy công ty luôn sẵn sàng đáp ứng được mọi đòi hỏi về kỹ thuât, mỹ thuật trong quá trình thi công, xây lắp. 4. Cơ cấu tổ chức - Bộ máy quản lý : Do đặc thù là một công ty có ngành nghề kinh doanh nhỏ nên để hoạt động kinh doanh có hiệu quả và quản lý được tốt, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình gọn nhẹ. Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phó giám đốc kĩ thuât Đội trưởng đội thi công 1 Đội trưởng đội thi công 2 Kế toán trưởng Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý. - Công ty + Phòng kinh doanh : * Tổ chức cung cấp vật tư cho công trình, cho khách hàng. * Thương thảo hợp đồng mua bán hàng hoá. * Tiếp thị sản phẩm và mở rộng thị trường. + Phòng kỹ thuật : * Giám sát kỹ thuật công trình. * Tổ chức điều thi công xây lắp dự án. + Thủ kho : Tổ chức quản lý, bảo quản vật tư hàng hoá. + Phòng kế toán: Tổ chức hạch toán công tác kế toán. Phòng kinh doanh Ban giám đốc Thủ kho Phòng kĩ thuật Phòng kế toán Đội trưởng thi công Công nhân kĩ thuât Công nhân thuê ngoài Kế toán tổng hợp Thủ quĩ Kế toán thuế Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Sơ đồ tổ chức công ty. 5. Giới thiệu công tác quản lý tiền lương tại công ty. - Mỗi nhân viên đều có hệ số lương căn bản (HSLCB), tiền lương của nhân viên nào được tính theo hệ số và ngày công của nhân viên đó. - Do tính chất ngành nghề kinh doanh và nhận thực hiện các công trình về điện nên việc tính lương được chia ra 2 loại : + Lương đối với các nhân viên văn phòng (có hợp đồng dài hạn và ngắn hạn). + Lương đối với các công nhân thuê khoán trong tổng công trình thi công. Lương của nhân viên hợp đồng dài hạn (HĐDH) và nhân viên hợp đồng ngắn hạn (HĐNH) có sự khác nhau căn bản : HSLCB của HĐDH > HSLCB của HĐNH Cách tính lương - Đối với nhân viên công ty : Mặc dù là công ty tư nhân nhưng công ty vẫn thực hiện tính lương theo hệ số giống như các công ty nhà nước, song khuyến khích bằng việc tăng mức lương tối thiểu so với quy định của nhà nước. Lương thực lĩnh = Lương chấm công + PC trách nhiệm + PC lưu động + PC khu vực + Tiền ăn trưa + Tiền làm thêm – BHXH – BHYT (nếu có) Cũng giống như các công ty tư nhân với xu thế hiện nay đóng bảo hiểm cho nhân viên. Làm như thế, công ty dã một phần giúp đảm bảo cuộc sống cho nhân viên sau này. Đây là chế độ ưu đãi mà trước kia chỉ có các công ty nhà nước mới có. Lương chấm công = (Lương cơ bản/Số ngày công quy định) * Số ngày công của nhân viên Lương cơ bản = HSLCB của nhân viên * Lương tối thiểu - Ngoài tiền lương được lĩnh theo cách tính như trên mỗi nhân viên còn được lĩnh tiền thưởng và tiền nghỉ hưởng BHXH mỗi tháng - Đối với công nhân thuê khoán : Do công việc thi công trong mỗi công trình không thể trả lương theo hệ số, cũng không thể ký hợp đồng với quá nhiều công nhân. Nên khi mỗi công trình được khởi công thì các đội trưởng tiến hành thuê công nhân ngoài, trả lương khoán cho họ sau mỗi công trình hoàn thành. Việc này do đội trưởng quyết định và thông qua ban giám đốc duyệt. II. Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu. 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu. 1.1. Khảo sát hiện trạng tin học tại công ty. Công ty thiết bị điện Cửu Long là một công ty tư nhân với quy mô trung bình, có số lượng nhân viên không lớn song có nhiều loại công việc khác nhau. Hiện nay, để tính lương cho nhân viên thì công ty đang sử dụng bảng tính Excel và công việc này chủ yếu được thực hiện bằng tay. Việc quản lý tiền lương không chỉ dùng phần mềm Excel mà còn kết hợp với việc dùng sổ sách. 1.2. Những bất cập trong việc áp dụng tin học hoá hiện nay. - Việc tính lương đôi khi chưa thống nhất và còn nhiều thiếu sót, nhầm lẫn dẫn đến bất đồng trong nội bộ công ty. - Quá trình cập nhật và tìm kiếm thông tin còn hạn chế dẫn đến mất thời gian, làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động cũng như sự phát triển của công ty. - Việc tính lương chủ yếu được thực hiện bằng tay đòi hỏi người thực hiện phải rất cẩn thận, tỉ mỉ, rất mất thời gian mà vẫn không tránh khỏi được thiếu sót. - Việc sử dụng sổ sách để quản lý các thông tin phục vụ cho tính lương cũng gặp phải những bất lợi như : + Tăng chi phí trong việc lưu trữ và bảo quản sổ sách dù không lớn song không đáng có. + Trong trường hợp xảy ra sai sót hàng loạt, việc chỉnh sửa sẽ tốn nhiều công sức. - Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm Excel để hỗ trợ quản lý cũng không đem lại nhiều lợi ích cho người sử dụng. Bởi Excel chỉ là một công cụ tính toán chính xác và nhanh chóng nhưng nó không có khả năng quản lý một hệ CSDL phức tạp, không thể giúp nhà quản lý nắm được thông tin đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Từ thực trạng đó, công ty muốn mở rộng qui mô và phát triển lớn mạnh hơn nữa để theo kịp với sự phát triển không ngừng của xã hội thì phải có một đội ngũ quản lý cũng như cần phải có một phần mềm tin học để ứng dụng vào việc quản lý công ty một cách hiệu quả nhất. 2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu. Công tác quản lý tiền lương là một bộ phận quan trọng đối với công tác quản lý nguồn nhân lực. Bởi việc đưa ra các chính sách về lương thoả đáng sẽ góp phần quyết định nâng cao hiệu suất làm việc cũng như niềm tin của nhân viên đối với tổ chức. Mặt khác, các hoạt động liên quan đến quản lý nguồn nhân lực phục vụ trực tiếp cho việc trả lương đối với từng nhân viên như : theo dõi toàn bộ tiến độ các dự án, năng lực ... và lập bảng thống kê là khá lớn. Chỉ tính riêng công tác theo dõi tiến độ các dự án đã tốn khá nhiều thời gian. Các công việc có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá con người phải cần đến rất nhiều thông tin, đa dạng và phức tạp. Mọi công việc đó, từ quản lý đến kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin đều phải làm thủ công, tốn công sức. Do đó, không đáp ứng được thời gian khi có yêu cầu báo cáo và có thể là số liệu chưa đủ độ tin cậy cao trong quản lý. Chính vì vậy, việc đưa hệ thống tin học phục vụ công tác quản lý tiền lương sẽ đáp ứng một cách hiệu quả các yêu cầu của công tác đó. Nó sẽ làm giảm đi đáng kể công sức và thời gian, số liệu bảo đảm chính xác đủ độ tin cậy cao trong quản lý. Nó đưa đến cho nhà quản lý những thông tin kịp thời và chính xác giúp việc kiểm tra, tra cứu, tìm kiếm thông tin và in ấn các biểu mẫu báo cáo được kịp thời, khắc phục tình trạng làm thủ công. Từ đó, tạo điều kiện cho việc quản lý được chặt chẽ, các tác nghiệp quản lý được nhanh chóng. 3. Công cụ thực hiện đề tài. Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như các ngôn ngữ lập trình. Vì vậy, một vấn đề đặt ra cho các nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin học nào để xây dựng chương trình. Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phân tích và thiêt kế hệ thống. 3.1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) Visual Foxpro - Cơ sở dữ liệu là gì ? Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đích giảm thiểu việc trùng lắp dữ liệu. Các tệp tin của CSDL là thành phần của một bộ chương trình nhằm tạo lập , quản lý và truy xuất các tệp tin CSDL. Các tệp tin trong CSDL khác tệp tin chuẩn thông thường bởi vì chúng được liên kết với nhau về mặt logic qua cấu trúc CSDL. Tuy nhiên CSDL không chỉ là sự sắp xếp các tệp tin theo một trình tự nhất định và sử dụng phần mềm, do CSDL chỉ là một tập hợp các sự kiện hoặc dữ liệu nên cần phải có một hệ thống để tạo lập và quản lý CSDL. Nếu là người có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông qua thư mục hay thư mục con. Nếu như vậy, bạn đã là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi. Nhưng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu bạn sẽ làm gì ? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính ? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều người nhưng lại không muốn hai người cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào ? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS). - Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là gì ? HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này. HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL. - Cơ sở dữ liệu quan hệ. Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ (relational) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ. Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin (chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng) có thể thao tác như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Ví dụ : thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp. Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ (RDBMS), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu (table). Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin. - Khả năng của RDBMS. RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính : + Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu. + Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này. + Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu. Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng. Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lượng dữ liệu lớn. - Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997. Nó tiện dùng để thao tác và lập chương trình cho các bài toán quản lý. Các thông tin cho các bài toán quản lý thường là các bảng hai chiều, được tạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có nhiều trường. Visual Foxpro giúp người sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng và chính xác trên chúng như : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo. Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con người trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động. Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang được ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội. ở bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro. Do những ưu việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến. 3.2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro… Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn và người sử dụng. Visual Foxpro được trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chương trình phục vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả. Chương 2 Các Phương pháp luận cơ bản I. Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống. 1. Sự cần thiết của việc phát triển một HTTT. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển HTTT? Sự cần thiết phải phát triển một HTTT là do một số nguyên nhân tóm lược sau : - Những vấn đề về quản lý. - Những yêu cầu mới của nhà quản lý. - Sự thay đổi của công nghệ. - Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Các hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong HTTT của mình. Khi các HQTCSDL ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại các HTTT của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải là không có những hệ thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. 2. Phương pháp phát triển HTTT. Mục đích chính xác của dự án phát triển một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Tại sao lại như vậy? Một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp. Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là : Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế. Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống. 3. Các giai đoạn phát triển một HTTT. Có 7 giai đoạn để phát triển hệ thống. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cần lưu ý rằng cuối mỗi giai đoạn phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình: đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển HTTT. 3.1. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công doạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 3.2. Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà HTTT mới phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triển một hệ thống mới. Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết. - Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiên cứu hệ thống thực tại. - Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. - Đánh giá lại tính khả thi. - Thay đổi đề xuất của dự án. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. 3.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra (nội dung của Outputs), nội dung của CSDL (các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xử lý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs). Mô hình logic sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: - Thiết kế CSDL. - Thiết kế xử lý. - Thiết kế các luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. - Hợp thức hoá mô hình logic. 3.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) cả mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: - Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xây dựng các phương án của giải pháp. - Đánh giá các phương án của giải pháp. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 3.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là : - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). - Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. - Thiết kế các thủ tục thủ công. - Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 3.6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của HTTT, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là như sau: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong. - Lập trình. - Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu. 3.7. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thốnglà pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thác và bảo trì. - Đánh giá. Kết quả của quá trình phân tích và thiết kế bao gồm hai phần lớn: hệ thống thông tin và tài liệu về hệ thống. II. Các công cụ kỹ thuật sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống. 1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD). Bước đầu tiên trong giai đoạn phân tích là xác định các chức năng nghiệp vụ cần được tiến hành bởi hệ thống. Để thực hiện một cách thuận lợi, chúng ta dùng BFD trong quá trình phân tích. 1.1. Khái niệm về BFD: BFD là việc phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con và thể hiện trong một khung của sơ đồ. Mỗi sơ đồ đều có mục tiêu là: - Nhằm xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. - Là cách tiếp cận logic tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này. - Làm sáng tỏ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận trong hệ thống, qua đó có thể lọc bỏ những tiến trình trùng lặp, dư thừa. 1.2. Xây dựng BFD theo phân cấp chức năng. - Phân mức các chức năng. + Một chức năng trong mô hình sẽ bao gồm các chức năng con của nó trong sơ đồ. + Khi thiết lập sơ đồ không nên có quá 6 mức, thông thường khoảng 3 mức là phù hợp với những hệ thống trung bình. + Một chức năng cũng không nên có quá 6 chức năng con sẽ làm mô hình trở nên khó kiểm soát. Do đó, trong trường hợp có nhiều chức năng con ta nên tạo một mức trung gian để gom các chức năng con lại. + Nhìn chung, sơ đồ nên cân bằng tức là các chức năng cùng một mức nên có kích thước và độ phức tạp tương đương nhau. + Mỗi chức năng cần có một tên duy nhất, đơn giản nhưng thể hiện bao quát các chức năng con của nó, phản ánh được thực tế nghiệp vụ và như thế nó giúp cho việc xây dựng các mô hình dữ liệu được tường minh. Mức Loại 1 Loại 2 0 a a 1 a a a a 2 a a a a a a 3 a a a - Xác định các chức năng. + Trong mức cao nhất của nghiệp vụ, một chức năng chính sẽ là một trong những loại sau: * Sản xuất sản phẩm. * Cung cấp dịch vụ. * Quản lý tài nguyên. Sau khi xác định nó thuộc loại nào sẽ tiến hành đặt tên cho chức năng đó. + Để xác định các chức năng con thì từ chức năng chính ta đặt nó trong chu kỳ sống gồm các giai đoạn sau: * Xác định nhu cầu. * Mua sắm. * Bảo trì và hỗ trợ. * Thanh lý hoặc chuyển nhượng. Tương ứng mỗi giai đoạn có thể gồm một hoặc nhiều chức năng con + Nhà phân tích cần xác định mức nào là thấp nhất, tức là ở đó việc phân tích tiếp không cần thiết nữa. Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm trách. + Cần biết BFD sau khi được tạo cần đơn giản và chính xác. Trong những hệ thống nhỏ hoặc độ phức tạp không cao có thể thông qua khảo sát để xác định các chức năng một cách trực tiếp. - Xây dựng BFD theo phân tích công ty. + Trong các hệ thống lớn, đòi hỏi việc phân tích sao cho xử lý dữ liệu thống nhất. Như vậy đòi hỏi phải xác định tất cả các chức năng nghiệp vụ mức cao nhất của toàn công ty, thông thường từ việc xem xét kế hoạch của công ty. + Bất kỳ một dự án nào cũng là một bộ phận của một hoặc nhiều chức năng cao nhất này. + Với BFD dạng công ty, ta có thể dùng các đường đứt quãng để thể hiện ranh giới của hệ thống. Trong một chức năng đang khảo cứu, để làm rõ ta có thể thể hiện các chức năng không liên quan trong khung không liền nét. 2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD). - Sơ đồ luồng thông tin được dùng._.