Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý lữ khách tại Công ty du lịch và thương mại công đoàn Giao Thông Vận Tải suntravel

PhÇn më ®Çu Trong giai ®o¹n hiÖn nay chóng ta ®· thÊy cuéc c¸ch m¹ng th«ng tin diÔn ra s«i ®éng ®· t¸c ®éng s©u s¾c, trùc tiÕp lªn mäi mÆt ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi. Th«ng tin chÝnh x¸c kÞp thêi lµ yÕu tè quyÕt ®Þnh ®èi víi sù thµnh c«ng cña doanh nghiÖp. ChÝnh v× vËy, ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh chóng ta cÇn ph¶i øng dông c«ng nghÖ th«ng tin vµo lÜnh vùc kinh tÕ. §iÒu nµy kh«ng nh÷ng lµm cho doanh nghiÖp ®¸p øng mäi nhu cÇu cña kh¸ch hµng hiÖn t¹i mµ cßn n©ng cao ®­îc n¨ng lùc xö lý th«ng tin cña doanh nghiÖp nh»m thu hót ngµy cµng nhiÒu kh¸ch hµng ®Õn víi doanh nghiÖp. LÇn nµy, nhê thuËn lîi ®­îc ®i thùc tËp thùc tÕ t¹i c«ng ty, em cµng nhËn râ tÇm quan träng cña tin häc nãi chung vµ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý nãi riªng khi ¸p dông vµo doanh nghiÖp. Sau thêi gian quan s¸t, t×m hiÓu vµ häc hái, em ®· t×m hiÓu ®­îc nh÷ng ®Æc tr­ng vµ c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu cña c«ng ty. §Ó x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý tèt th× viÖc t×m hiÓu hÖ thèng ®ãng vai trß quyÕt ®Þnh ®Õn chÊt l­îng cña phÇn mÒm. §iÒu nµy còng lµm cho viÖc söa ch÷a vµ n©ng cÊp phÇn mÒm dÔ dµng h¬n. Do ®­îc nhµ tr­êng t¹o ®iÒu kiÖn vÒ thêi gian ®i thùc tËp, em ®· t×m hiÓu nhu cÇu cña c«ng ty Sun Travel vµ x©y dùng nªn mét phÇn mÒm. C«ng ty Sun Travel lµ mét doanh nghiÖp t¹o ra lîi nhuËn tõ viÖc kinh doanh dÞch vô. V× vËy, viÖc n¾m b¾t, qu¶n lý th«ng tin vÒ kh¸ch hµng mét c¸ch nhanh chãng lµ mét yÕu tè quan träng. ThÕ nh­ng, viÖc n¾m b¾t t×nh h×nh kh¸ch hµng lµ mét vÊn ®Ò r¾c rèi, ph¶i t×m kiÕm l­u gi÷ nhiÒu giÊy tê sæ s¸ch. Vµ, khi cuèi kú, viÖc tæng hîp sæ s¸ch diÔn ra rÊt mÊt thêi gian vµ kÐm chÝnh x¸c. Nh­ vËy, viÖc ®­a nh÷ng th«ng tin nµy vµo mét phÇn mÒm qu¶n lý kh¸ch hµng lµ mét vÊn ®Ò cÇn thiÕt vµ cÊp b¸ch ®èi víi c«ng ty Sun Travel. §©y còng chÝnh lµ lý do em chän ®Ò tµi : “Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch t¹i c«ng ty du lÞch vµ th­¬ng m¹i c«ng ®oµn Giao Th«ng VËn T¶i SunTravel." ®Ó nghiªn cøu trong qu¸ tr×nh thùc tËp vµ vËn dông kiÕn thøc mµ thÇy c« ®· d¹y vµo m«i tr­êng thùc tÕ. B¸o c¸o tæng hîp nµy ®­îc tr×nh bµy thµnh 3 ch­¬ng : Ch­¬ng I: Giíi thiÖu vÒ c«ng ty. Ch­¬ng II: C¬ së vµ ph­¬ng ph¸p luËn ®Ó ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch. Ch­¬ng III: Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch. Em xin ch©n thµnh c¶m ¬n sù gióp ®ì cña nhµ tr­êng vµ ®Æc biÖt lµ TS. TrÇn ThÞ Song Minh ®· h­íng dÉn em trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn luËn v¨n nµy. Ch­¬ng I Tæng quan vÒ c«ng ty du lÞch vµ th­¬ng m¹i c«ng ®oµn Giao th«ng vËn t¶i- sun travel giíi thiÖu chung vÒ c«ng ty sun travel 1.1.1 lÞch sö ph¸t triÓn vµ h×nh thøc tæ chøc N­íc ta cã rÊt nhiÒu tiÒm n¨ng lín ®Ó ph¸t triÓn du lÞch vµ c¸c ngµnh dÞch vô kh¸c nh»m phôc vô sù ph¸t triÓn cña nÒn kinh tÕ quèc d©n. Thùc hiÖn ®­êng lèi míi cña §¶ng céng s¶n ViÖt Nam, nÒn kinh tÕ cña ®Êt n­íc cã nhiÒu b­íc ph¸t triÓn m¹nh trong ®ã cã sù ®ãng gãp tÝch cùc cña ngµnh th­¬ng m¹i dÞch vô vµ du lÞch ViÖt nam. C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i trùc thuéc C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam, ®­îc thµnh lËp t¹i quyÕt ®Þnh sè 13 Q§/C§GTVT ngµy 08/01/2001 cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam, tæ chøc vµ ho¹t ®éng hîp ph¸p t¹i ViÖt Nam, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kinh doanh theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt. C«ng ty Sun Travel tiÒn th©n lµ trung t©m du lÞch dÞch vô Giao Th«ng VËn T¶i ®­îc thµnh lËp n¨m 1995. Sau 6 n¨m ho¹t ®éng Sun Travel ®· ®­a ®ãn ®­îc gÇn 2 v¹n kh¸ch du lÞch trong vµ ngoµi n­íc ®¶m b¶o chÊt l­îng, an toµn, hoµn thµnh xuÊt s¾c nhiÖm vô ®­îc giao. a. H×nh thøc tæ chøc - C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i thuéc lo¹i h×nh C«ng ty TNHH mét thµnh viªn, lµ ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp, cã t­ c¸ch ph¸p nh©n, cã con dÊu riªng, cã tµi kho¶n b»ng tiÒn ViÖt Nam vµ ngo¹i tÖ. - C«ng ty ho¹t ®éng b»ng vèn do C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam cÊp, chÞu sù qu¶n lý, ®iÒu hµnh trùc tiÕp cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ mäi mÆt ho¹t ®éng cña C«ng ty trong ph¹m vi sè vèn cÊp cho C«ng ty. -Tr¸ch nhiÖm vµ quyÒn h¹n cña c«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i c«ng ®oµn giao th«ng vËn t¶i ®èi víi c«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam: ChÞu sù qu¶n lý cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam trong viÖc x©y dùng vµ thùc hiÖn ®Þnh h­íng kinh doanh, c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý, chÊp hµnh nghiªm chØnh c¸c nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. Sö dông cã hiÖu qu¶, b¶o toµn, ph¸t triÓn vèn vµ c¸c nguån lùc kh¸c do C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam cÊp. ChÞu tr¸ch nhiÖm b¸o c¸o ®Þnh kú th­êng xuyªn vµ ®ét xuÊt t×nh h×nh mäi mÆt cña C«ng ty, t¹o ®iÒu kiÖn thuËn tiÖn ®Ó chñ së h÷u kiÓm tra gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña C«ng ty. ChÞu tr¸ch nhiÖm tr×nh b¸o c¸o kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh vµ quyÕt to¸n tµi chÝnh hµng n¨m víi chñ së h÷u. ChÞu sù kiÓm tra, kiÓm so¸t cña chñ së h÷u trong viÖc chÊp hµnh ph¸p luËt, §iÒu lÖ C«ng ty, c¸c nghÞ quyÕt, quyÕt ®Þnh cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. TrÝch nép nghÜa vô cÊp trªn theo quyÕt ®Þnh cña chñ së h÷u. Mäi ho¹t ®éng cña C«ng ty tu©n thñ c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh vµ chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña chñ së h÷u lµ C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam. b. Tªn gäi, trô së chÝnh cña C«ng ty Tªn C«ng ty: Tªn giao dÞch b»ng tiÕng ViÖt: C«ng ty TNhH Du lÞch - Th­¬ng m¹i c«ng ®oµn giao th«ng vËn t¶i. Tªn giao dÞch b»ng tiÕng Anh: transport communication trade union tourism trading company limited. Tªn viÕt t¾t b»ng tiÕng Anh: Sun travel Co., Ltd. Trô së C«ng ty. Trô së chÝnh cña C«ng ty: Sè 1B, phè Ng« QuyÒn, ph­êng Lý Th¸i Tæ, quËn Hoµn KiÕm, TP. Hµ Néi. §iÖn tho¹i: 04.9348498 Fax : 04.9344458 Email: Suntravel@fpt.vn c. Tæ chøc thµnh lËp C«ng ty (Chñ së h÷u) Tªn gäi: C«ng §oµn Giao th«ng vËn t¶i ViÖt Nam Trô së chÝnh: Sè 1B, phè Ng« QuyÒn, ph­êng Lý Th¸i Tæ, quËn Hoµn KiÕm, TP. Hµ Néi. §iÖn tho¹i: 04. 8259718 Fax: 04. 9347443 d. Ngµnh, nghÒ kinh doanh L÷ hµnh néi ®Þa, l÷ hµnh quèc tÕ vµ c¸c dÞch vô du lÞch kh¸c. VËn t¶i hµng ho¸, vËn chuyÓn hµnh kh¸ch (chñ yÕu lµ kh¸ch du lÞch). §¹i lý vÐ m¸y bay, tµu háa. Tæ chøc héi chî triÓn l·m, héi nghÞ, héi th¶o trong n­íc vµ quèc tÕ. e. T×nh h×nh kinh doanh hiÖn t¹i N¨m 2003, mÆc dï gÆp nhiÒu khã kh¨n bëi ¶nh h­ëng cña n¹n dÞch SARS, nh­ng víi sù cè g¾ng kh«ng ngõng céng víi uy tÝn vµ c¸ch ®i riªng cña m×nh, Sun Travel ®· phôc vô ®­îc 5000 l­ît kh¸ch du lÞch, trong ®ã cã 700 kh¸ch ViÖt Nam ®i n­íc ngoµi vµ 900 kh¸ch quèc tÕ ®Õn ViÖt Nam. ChÝnh v× vËy, doanh thu cña c«ng ty ngµy cµng t¨ng tr­ëng n¨m sau cao h¬n n¨m tr­íc. N¨m 2001 doanh thu cña c«ng ty ®¹t h¬n 1,7 tØ ®ång, n¨m 2002 ®¹t h¬n 4 tØ vµ n¨m 2003 ®¹t h¬n 7 tØ ®ång. Lµ mét ®¬n vÞ ho¹t ®éng d­íi sù b¶o trî cña C«ng ®oµn Giao Th«ng VËn T¶i, Sun Travel ®· ph¸t huy thÕ m¹nh cña m×nh lµ tæ chøc tèt c¸c phong trµo thi ®ua, phong trµo lao ®éng giái, tËp trung n©ng cao chÊt l­îng phôc vô ®Ó gi÷ ch÷ tÝn víi c¸c ®oµn kh¸ch trong vµ ngoµi n­íc. 1.1.2 C¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý a. Mét sè quy ®Þnh qu¶n lý c«ng ty 1. C«ng ty TNHH Du lÞch - Th­¬ng m¹i C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i thuéc lo¹i h×nh C«ng ty TNHH mét thµnh viªn, ®­îc tæ chøc vµ qu¶n lý theo c¬ cÊu Chñ tÞch C«ng ty vµ Gi¸m ®èc. Chñ tÞch C«ng ty cã thÓ ®ång thêi lµ Gi¸m ®èc C«ng ty. 2. C¬ quan quyÕt ®Þnh cao nhÊt cña C«ng ty lµ Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam - Chñ së h÷u; chÞu tr¸ch nhiÖm trùc tiÕp qu¶n lý ho¹t ®éng cña C«ng ty lµ Chñ tÞch C«ng ty, Gi¸m ®èc C«ng ty chÞu tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty. 3. Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam bæ nhiÖm Chñ tÞch, Gi¸m ®èc, Phã Gi¸m ®èc, KÕ to¸n tr­ëng C«ng ty. Chñ tÞch C«ng ty bæ nhiÖm c¸c chøc danh cßn l¹i cña C«ng ty ®Ó ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. 4. C«ng ty ®­îc më c¸c chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn trong n­íc vµ n­íc ngoµi khi cã nhu cÇu. Khi më chi nh¸nh, v¨n phßng ®¹i diÖn ph¶i ®­îc sù nhÊt trÝ b»ng v¨n b¶n cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam vµ tu©n theo c¸c quy ®Þnh cña ph¸p luËt. 5. C«ng ty cã thÓ thµnh lËp liªn doanh víi c¸c tæ chøc, c¸ nh©n trong n­íc vµ n­íc ngoµi khi ®­îc sù nhÊt trÝ b»ng v¨n b¶n cña C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam vµ ®­îc sù chÊp thuËn cña c¸c c¬ quan qu¶n lý Nhµ n­íc cã thÈm quyÒn. b. C¸c phßng ban trong c«ng ty Phßng ®iÒu hµnh Gi¸m §èc Phßng thÞ tr­êng Phßng dÞch vô. V¨n phßng Phßng kÕ to¸n Phßng nh©n sù S¬ ®å tæ chøc cña c«ng ty Sun Travel. NhiÖm vô cña c¸c phßng ban. Chñ tÞch c«ng ty 1. Chñ tÞch C«ng ty lµ ng­êi trùc tiÕp gióp Chñ së h÷u C«ng ty trong viÖc thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña chñ së h÷u. 2. Chñ tÞch C«ng ty cã c¸c quyÒn vµ nghÜa vô sau: a) KiÕn nghÞ víi Chñ së h÷u C«ng ty quyÕt ®Þnh c¸c vÊn ®Ò thuéc thÈm quyÒn cña chñ së h÷u. b) KiÕn nghÞ víi Chñ së h÷u C«ng ty vÒ viÖc bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, c¸ch chøc gi¸m ®èc vµ c¸c chøc danh qu¶n lý kh¸c quy ®Þnh t¹i §iÒu lÖ C«ng ty, vÒ møc l­¬ng vµ c¸c lîi Ých kh¸c cña c¸n bé qu¶n lý ®ã. c) Tæ chøc gi¸m s¸t viÖc thùc hiÖn c¸c quyÕt ®Þnh cña Chñ së h÷u C«ng ty, b¸o c¸o Chñ së h÷u C«ng ty kÕt qu¶ vµ t×nh h×nh ho¹t ®éng kinh doanh cña C«ng ty. Gi¸m ®èc C«ng ty 1. Gi¸m ®èc C«ng ty lµ ng­êi ®iÒu hµnh ho¹t ®éng kinh doanh hµng ngµy cña C«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr­íc Chñ së h÷u C«ng ty vÒ viÖc thùc hiÖn c¸c quyÒn vµ nghÜa vô cña m×nh. 2. Gi¸m ®èc lµ ng­êi ®¹i diÖn theo ph¸p luËt cña c«ng ty cã c¸c quyÒn vµ nghÜa vô sau: NhËn vèn, ®Êt ®ai, nhµ lµm viÖc vµ c¸c nguån lùc kh¸c cña Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam ®Ó qu¶n lý, sö dông theo môc tiªu cña chñ së h÷u trªn c¬ së cã hiÖu qu¶ b¶o toµn, ph¸t triÓn vèn. QuyÕt ®Þnh c¸c hîp ®ång mua, b¸n, vay, cho vay cã gi¸ trÞ d­íi 50% tæng gi¸ trÞ ®­îc ghi trong sæ s¸ch kÕ to¸n cña C«ng ty, c¸c dù ¸n ®Çu t­ vµ thanh lý tµi s¶n d­íi 20% vèn §iÒu lÖ C«ng ty. X©y dùng ph­¬ng ¸n tæ chøc kinh doanh, biªn chÕ bé m¸y qu¶n lý, quy chÕ qu¶n lý c«ng ty tr×nh Chñ së h÷u C«ng ty quyÕt ®Þnh hoÆc phª duyÖt. Tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh vµ kÕ ho¹ch ®Çu t­ cña C«ng ty. QuyÕt ®Þnh c¸c gi¶i ph¸p ph¸t triÓn thÞ tr­êng, hîp t¸c, ph¸t triÓn khoa häc c«ng nghÖ. Ban hµnh quy chÕ qu¶n lý C«ng ty ®­îc Chñ së h÷u C«ng ty chÊp thuËn. DuyÖt c¸c kÕ ho¹ch, ph­¬ng ¸n kinh doanh cña c¸c bé phËn trong C«ng ty vµ ph©n c«ng, ph©n nhiÖm, uû quyÒn cho c¸c bé phËn trªn c¬ së c¸c ph­¬ng ¸n tæ chøc kinh doanh cña C«ng ty ®· ®­îc chñ së h÷u phª duyÖt. KiÕn nghÞ Chñ tÞch C«ng ty bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, khen th­ëng, kû luËt c¸c chøc danh qu¶n lý trong C«ng ty, trõ c¸c chøc danh thuéc thÈm quyÒn cña Chñ së h÷u C«ng ty. Tr×nh Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh hµng n¨m, b¸o c¸o c¸c quyÕt to¸n tµi chÝnh 6 th¸ng, hµng n¨m lªn Chñ së h÷u C«ng ty vµ ph­¬ng ¸n sö dông lîi nhuËn, xö lý c¸c kho¶n lç trong kinh doanh. Thùc hiÖn kÕ ho¹ch sö dông lao ®éng. Kh«ng ®­îc l¹m dông ®Þa vÞ vµ quyÒn h¹n, sö dông tµi s¶n cña C«ng ty ®Ó thu lîi cho b¶n th©n vµ cho ng­êi kh¸c. Tr­êng hîp vi ph¹m §iÒu lÖ C«ng ty, quyÕt ®Þnh v­ît thÈm quyÒn g©y thiÖt h¹i cho C«ng ty vµ Nhµ n­íc ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm theo qui ®Þnh cña ph¸p luËt vµ chñ së h÷u. Khi C«ng ty kh«ng thanh to¸n ®ñ c¸c kho¶n nî vµ c¸c nghÜa vô tµi s¶n kh¸c ®Õn h¹n ph¶i tr¶ th× ph¶i b¸o c¸o t×nh h×nh tµi chÝnh cña C«ng ty cho Chñ së h÷u C«ng ty vµ chñ nî biÕt, kh«ng ®­îc t¨ng tiÒn l­¬ng, kh«ng ®­îc tr¶ tiÒn th­ëng cho c«ng nh©n viªn cña C«ng ty kÓ c¶ cho ng­êi qu¶n lý, kiÕn nghÞ biÖn ph¸p kh¾c phôc khã kh¨n vÒ tµi chÝnh cña C«ng ty. Chñ tÞch vµ Gi¸m ®èc h­ëng l­¬ng vµ tiÒn th­ëng theo n¨m t­¬ng øng víi hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty do Th­êng trùc Ban Th­êng vô C«ng ®oµn Giao th«ng VËn t¶i ViÖt Nam quyÕt ®Þnh. V¨n phßng: Tr¸ch nhiÖm: Photo in Ên tµi liÖu L­u gi÷ hå s¬, giÊy tê cÇn thiÕt. So¹n th¶o, ®¸nh m¸y vi tÝnh Gäi ®iÖn tho¹i ®Õn c¸c ®¬n vÞ ®Ó chµo c¸c ch­¬ng tr×nh Nghe, nhËn th«ng tin b»ng ®iÖn tho¹i Qu¶n lý c¸c thiÕt bÞ v¨n phßng B¸o c¸o c«ng viÖc b»ng v¨n b¶n vµo cuèi ngµy lµm viÖc TiÕp kh¸ch, trùc ®iÖn tho¹i, qu¶n lý ®iÖn tho¹i , fax. H­íng dÉn hå s¬, thñ tôc xuÊt nhËp c¶nh cho kh¸ch. KÕ to¸n, thñ quü: Tr¸ch nhiÖm cña kÕ to¸n: Thùc hiÖn thu, chi theo ®óng nguyªn t¾c. Lµm hîp ®ång víi kh¸ch hµng. PhiÕu thu, chi néi bé vµ kh¸ch hµng ph¶i ®ãng dÊu C«ng ty Suntravel vµ ghi ®óng sè thø tù. Kh«ng thu, chi ngoµi phiÕu thu, chi. Khi viÕt phiÕu ®­a ký ph¶i cã chøng tõ kÌm theo. TËp hîp c¸c chøng tõ sau khi kÕt thóc Tour vµ khi ®iÒu Tour, lµm viÖc víi h­íng dÉn ®Ó thanh quyÕt to¸n hîp ®ång vµ h¹ch to¸n c¸c Tour. Hµng th¸ng b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh, b¸o c¸o tµi chÝnh, lµm sæ s¸ch b¸o thuÕ. Phßng ®iÒu hµnh: Tr¸ch nhiÖm: Khi nhËn hîp ®ång Tour cÇn: Lµm viÖc thËt kü víi ng­êi ký hîp ®ång vµ tiÕp thÞ Tour ®Ó n¾m ®­îc tÝnh chÊt ®oµn vµ ch­¬ng tr×nh. §Æt phßng kh¸ch s¹n, nhµ hµng, xe...Ph¶i b¸o c¸o b»ng v¨n b¶n cho ban gi¸m ®èc tr­íc khi ®Æt c¸c dÞch vô. Khi ®iÒu xong ph¶i th«ng b¸o cho tiÕp thÞ th«ng b¸o víi kh¸ch cïng thèng nhÊt. Giao nhiÖm vô cho h­íng dÉn cô thÓ, ch­¬ng tr×nh, nh÷ng yªu cÇu cña ®oµn kh¸ch. Lµm viÖc viÖc víi h­íng dÉn sau chuyÕn ®i, kiÓm tra kÕt qu¶ cña chuyÕn ®i vµ phÇn chi phÝ trong Tour råi chuyÓn cho kÕ to¸n, cïng kÕ to¸n phèi hîp ®Ó thanh to¸n hîp ®ång cho kh¸ch hµng vµ ®èi t¸c X©y dùng ch­¬ng tr×nh vµ tÝnh to¸n gi¸ c¶ cho c¸c Tour, phèi hîp cïng tiÕp thÞ ®Ó ký kÕt hîp ®ång. Phßng DÞch vô: a) §èi víi h­íng dÉn viªn: Tr¸ch nhiÖm: Ph¶i n¾m ®­îc lÞch tr×nh vµ tÝnh chÊt ®oµn khi ®i h­íng dÉn Tr­íc khi ®i ph¶i t×m hiÓu thËt kü, am hiÓu vÒ ®Þa lý, lÞch sö n¬i ®oµn ®Õn. Ph¶i nhanh nhÑn, th¸o v¸t, øng xö tèt, xö lý linh ho¹t c¸c t×nh huèng x¶y ra. Cã th¸i ®é lÞch sù nh· nhÆn, khiªm tèn víi kh¸ch. Khi thay ®æi lÞch tr×nh trong qu¸ tr×nh ®i tour ph¶i b¸o c¸o cho ®iÒu tour biÕt ®Ó kÞp thêi bæ xung. LÊy x¸c nhËn cña ®oµn sau chuyÕn ®i, ph¶i lÊt ®Çy ®ñ chøng tõ ®Æt c¸c dÞch vô vÒ ®Ó quyÕt to¸n Tour. Chèt sè l­îng kh¸ch ®i víi tr­ëng ®oµn vµ yªu cÇu tr­ëng ®oµn ký x¸c nhËn sè l­îng kh¸ch. Kh«ng cho sè l­îng ng­êi ®i t¨ng mµ kh«ng cã kÝ nhËn cña tr­ëng ®oµn. Khi kÕt thóc Tour ph¶i b¸o c¸o vÒ chi phÝ ph¸t sinh vµ kÕt qu¶ cho ®iÒu Tour Ph¶i thanh to¸n tiÒn t¹m øng sau khi kÕt thóc Tour 01 ngµy Cïng víi kÕ to¸n ®i thanh lý hîp ®ång. b) §èi víi bé phËn cßn l¹i. Phô tr¸ch visa, xÕp lÞch ®­a tiÔn kh¸ch ®Çy ®ñ. §èi víi phßng thÞ tr­êng: Tr¸ch nhiÖm: Th­êng xuyªn nghiªn cøu thÞ tr­êng, ®èi t­îng kh¸ch hµng cÇn ®Õn tiÕp thÞ, qu¶ng c¸o ch­¬ng tr×nh. N¾m b¾t kÞp thêi c¸c th«ng tin kh¸ch hµng. N¾m toµn bé c¸c ch­¬ng tr×nh, gi¸ c¶ cña c¸c ch­¬ng tr×nh. T×m hiÓu vÒ th«ng tin, gi¸ c¶ c¸ ®¬n vÞ cho ®iÒu Tour biÕt ®Ó so s¸nh. Cïng víi ng­êi cã thÈm quyÒn ®i ký kÕt hîp ®ång xong bµn giao l¹i cho ®iÒu Tour. ChÞu sù ph©n c«ng, qu¶n lý cña tr­ëng bé phËn, cña Ban Gi¸m ®èc. Th«ng b¸o kÞp thêi cho ®iÒu Tour vÒ tÝnh chÊt, yªu cÇu cña ®oµn, phèi hîp cïng ®iÒu Tour ®Ó thùc hiÖn Tour. Bµn giao b»ng v¨n b¶n tÊt c¶ c¸c tho¶ thuËn víi kh¸ch hµng vÒ hîp ®ång ®· ký ®Ó kÕ to¸n theo dâi thanh quyÕt to¸n. Phßng nh©n sù: TuyÓn chän vµ ®¸nh gi¸ ng­êi lao ®éng trong c«ng ty. Ph¸t triÓn nguån nh©n lùc trong t­¬ng lai: ®µo t¹o l¹i, ®µo t¹o thªm c¸c kü n¨ng cÇn thiÕt cho c«ng viÖc. Thuyªn chuyÓn hay buéc th«i viÖc nh©n viªn. §¶m b¶o cÊc vÊn ®Ò phóc lîi, b¶o hiÓm cho ng­êi lao ®éng. B¸o c¸o th­êng xuyªn cho cÊp trªn vÒ t×nh h×nh ng­êi lao ®éng trong c«ng ty vµ nh÷ng thay ®æi còng nh­ quyÕt s¸ch quan träng. 1.1.3 T×nh tr¹ng øng dông tin häc t¹i c«ng ty Ngay tõ nh÷ng ngµy ®Çu míi thµnh lËp, c«ng ty Sun Travel ®· sö dông m¸y tÝnh vµo qu¸ tr×nh xö lý c«ng viÖc l­u tr÷ th«ng tin. Chñ tr­¬ng cña l·nh ®¹o c«ng ty lµ vËn dông tin häc trong qu¶n lý. Trong thêi gian ho¹t ®éng, c«ng ty Sun Travel ®· trang bÞ ®­îc c¸c m¸y tÝnh lo¹i kh¸ vµ hiÖn ®¹i. C¸c phßng ban trong c«ng ty ®Òu ®­îc trang bÞ ®Çy ®ñ m¸y tÝnh. Tr×nh ®é cña c¸c nh©n viªn vÒ tin häc ngµy cµng n©ng cao. Nh­ vËy, viÖc thùc thi ®Ò tµi sÏ ®em l¹i ®­îc hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. VÒ phÇn cøng: Phßng thÞ tr­êng cña c«ng ty ®· ®­îc trang bÞ bèn m¸y vi tÝnh vµ mét m¸y in; c¸c m¸y tÝnh cã cÊu h×nh nh­ sau : Intel Pentium 500 MHz, 128 MB RAM, Hard Disk driver :10,2 GB QUANTUM , ®Òu cµi hÖ ®iÒu hµnh Windows 98, nèi m¹ng internet vµ LAN, lo¹i m¸y in: HP LaserJet 1100. VÒ phÇn mÒm: Mçi phßng ban ®Òu cã mét phÇn mÒm phôc vô c«ng t¸c chuyªn m«n nh­ phÇn mÒm kÕ to¸n, phÇn mÒm qu¶n lý Visa viÕt b»ng Foxpro, phÇn mÒm qu¶n lý nh©n sù. HiÖn t¹i, trong phßng thÞ tr­êng ch­a cã phÇn mÒm qu¶n lý kh¸ch hµng. Mäi viÖc ®Òu l­u tr÷ b»ng Word, Excel vµ thñ c«ng. 1.2 Mét sè vÊn ®Ò liªn quan ®Õn ®Ò tµi 1.2.1 Lý do lùa chän ®Ò tµi Phßng thÞ tr­êng tiÕp nhËn c¸c phiÕu ®¨ng ký ®i du lÞch theo ®oµn hoÆc kh¸ch lÎ qua viÖc tiÕp xóc víi kh¸ch hµng ë v¨n phßng hay nh÷ng kh¸ch ®¨ng ký trùc tiÕp. Ngoµi ra, kh¸ch cã thÓ ®¨ng ký qua ®iÖn tho¹i vÒ ngµy ®i (dù ®Þnh hoÆc ®i ngay), tuyÕn ®i, th«ng tin theo ®oµn hoÆc th«ng tin c¸ nh©n... Nh÷ng th«ng tin nµy sÏ ®­îc l­u tr÷ thñ c«ng. Sau ®ã, nh÷ng kh¸ch hµng muèn ®i ngay th× th«ng tin cña hä ®­îc chuyÓn ®Õn phßng ®iÒu hµnh ®Ó s¾p xÕp. Kh¸ch sÏ ®i trong thêi gian tíi sÏ ®­îc l­u tr÷ riªng cßn kh¸ch néi ®Þa vµ kh¸ch n­íc ngoµi sÏ cÇn thu thËp thªm mét sè th«ng tin nh­ hé chiÕu, visa... NÕu nh÷ng kh¸ch nµy ch­a cã ®ñ giÊy tê th× nh÷ng th«ng tin liªn quan ®Õn viÖc lµm c¸c thñ tôc trªn còng ®­îc thu thËp vµ nh÷ng th«ng tin nµy còng ®­îc chuyÓn ®Õn phßng ®iÒu hµnh. Phßng ®iÒu hµnh sÏ thùc hiÖn xÕp lÞch tr×nh vµ nÕu kh¸ch ®ång ý, hä sÏ ph¶i nép mét kho¶n tiÒn ®Æt tr­íc, ®­a danh s¸ch nh÷ng ng­êi ®i theo ®oµn cña hä vµ lµm hîp ®ång víi phßng kÕ to¸n. NÕu kh«ng ®ång ý th× chØnh söa lÞch tham quan vµ ®Ó kh¸ch duyÖt l¹i. C«ng ty Sun Travel lµ lo¹i h×nh kinh doanh dÞch vô, c«ng ty t¹o ra lîi nhuËn tõ nhiÒu m¶ng kinh doanh nh­ng chñ yÕu lµ kinh doanh l÷ kh¸ch. ViÖc tiÕp nhËn th«ng tin tõ kh¸ch hµng vµ theo dâi ®­îc nhu cÇu mong muèn cña kh¸ch hµng sau mçi chuyÕn ®i lµ v« cïng cÇn thiÕt. HiÖn nay, do viÖc thùc hiÖn nµy hoµn toµn chØ dùa trªn sæ s¸ch vµ Word, Excel nªn viÖc qu¶n lý, theo dâi mét kh¸ch hµng lµ v« cïng khã kh¨n. §Æc biÖt vÊn ®Ò t×m kiÕm vµ tæng hîp cßn khã kh¨n h¬n n÷a do lµm thñ c«ng. V× vËy, viÖc x©y dùng lªn mét phÇn mÒm cã thÓ qu¶n lý kh¸ch hµng tõ khi ®¨ng ký, ®­îc lµm thñ tôc xuÊt nhËp c¶nh, hîp ®ång vµ theo dâi ý kiÕn kh¸ch hµng ®Ó t¨ng c­êng chÊt l­îng dÞch vô lµ v« cïng cÇn thiÕt. ChÝnh v× vËy, em ®· chän ®Ò tµi nµy ®Ó vËn dông kiÕn thøc ®· häc vµo m«i tr­êng thùc tÕ qua lÇn thùc tËp nµy. 1.2.2 ý nghÜa cña ®Ò tµi §Æc tr­ng cña nghµnh du lÞch nãi chung vµ cña c«ng ty Sun Travel nãi riªng ®ã lµ dÞch vô kh¸ch hµng vµ tho¶ m·n ®­îc nhu cÇu kh¸ch hµng mét c¸ch tèt nhÊt. Muèn lµm ®­îc ®iÒu nµy, c«ng ty cÇn qu¶n lý tèt viÖc ®¨ng ký vµ thùc hiÖn nhanh chãng c¸c thñ tôc mét c¸ch chÝnh x¸c vµ nhanh gän. Thªm vµo ®ã, trong thêi buæi ngµy nay cã rÊt nhiÒu c«ng ty lµm du lÞch, viÖc n¾m râ th«ng tin trë lªn cÇn thiÕt h¬n bao giê hÕt. H¬n n÷a, c«ng ty Sun Travel ®ang thùc sù chuyÓn m×nh vµ ngµy mét ph¸t triÓn, viÖc qu¶n lý b»ng giÊy tê còng kh«ng cßn phï hîp n÷a l¹i tèn nhiÒu thêi gian c«ng søc vµ dÔ nhÇm lÉn. V× vËy, em thÊy nh÷ng vÊn ®Ò nµy cã thÓ ®­îc gi¶i quyÕt mét phÇn trong ®Ò tµi cña em. NÕu chóng ta kh«ng cã mét phÇn mÒm qu¶n lý kh¸ch hµng th× viÖc l­u tr÷ th«ng tin vÒ c¸c kh¸ch hµng sÏ v« cïng c«ng kÒnh vµ vÊt v¶. Khi phÇn mÒm nµy ®i vµo ho¹t ®éng, ta thÊy r»ng cã thÓ gi¶m ®­îc mét l­îng giÊy tê trong c«ng ty vµ c¸c phßng ban cã thÓ liªn kÕt, hîp t¸c víi nhau dÔ dµng vµ thèng nhÊt h¬n. Khi cÊp trªn cÇn tíi mét lo¹i b¸o c¸o nh­ doanh thu trong th¸ng, së thÝch kh¸ch hµng ®Ó ®Ò ra mét chiÕn l­îc kinh doanh trong mïa du lÞch s¾p tíi hay t×nh tr¹ng thu nî kh¸ch hµng th× c«ng viÖc sÏ ®­îc thùc hiÖn v« cïng nhanh chãng, chÝnh x¸c mµ kh«ng cÇn tíi sù tæng hîp cña nh÷ng tËp giÊy tê nh­ th­êng ngµy n÷a vµ viÖc cËp nhËt, söa ch÷a còng v« cïng dÔ dµng vµ thuËn tiÖn. §Ò tµi sÏ gióp em ®­îc tiÕp cËn vµ gi¶i quyÕt ®­îc mét vÊn ®Ò trong thùc tÕ vµ gióp cho viÖc qu¶n lý kh¸ch hµng t¹i c«ng ty trë lªn gän nhÑ vµ hiÖu qu¶ h¬n. 1.2.3 Môc tiªu cña hÖ thèng th«ng tin míi ThÊy ®­îc hiÖn tr¹ng cña viÖc qu¶n lý kh¸ch hµng ë c«ng ty Sun Travel vµ nhu cÇu cña ng­êi sö dông, viÖc x©y dùng mét môc tiªu ®Ó phÇn mÒm cã thÓ ®¹t ®­îc lµ cÇn thiÕt. Nh­ vËy, trong qu¸ tr×nh x©y dùng lªn phÇn mÒm ta sÏ cÇn ph¶i tho¶ m·n yªu cÇu cña ng­êi sö dông. PhÇn mÒm nµy sÏ phôc vô cho nhu cÇu cña phßng kinh doanh trong viÖc qu¶n lý ®¨ng ký du lÞch, phßng dÞch vô trong viÖc theo dâi c«ng v¨n visa vµ hé chiÕu, phßng kÕ to¸n ®Ó theo dâi hîp ®ång vµ kho¶n chi phÝ ph¶i thu vµ phßng ®iÒu hµnh ®Ó s¾p xÕp lÞch tr×nh. §ã lµ c¸c bé phËn bÞ hÖ thèng t¸c ®éng tíi. Qua ®ã, ta thÊy phÇn mÒm cÇn tho¶ m·n nh÷ng yªu cÇu sau: * §¸p øng ®­îc nhu cÇu l­u tr÷. CËp nhËt ®­îc viÖc ®¨ng ký theo tour vµ danh môc chi tiÕt tõng kh¸ch hµng cña mçi ®oµn kh¸ch. Theo dâi ®­îc nh÷ng ®¨ng ký nµo ch­a thùc hiÖn hîp ®ång, ®ang vµ cã hîp ®ång ®· thùc hiÖn xong. Theo dâi ®­îc danh s¸ch kh¸ch hµng trong mçi c«ng v¨n. Tõ ®ã cã thÓ truy vÊn ®­îc nh÷ng kh¸ch hµng nµo ®­îc c«ng ty thùc hiÖn cho viÖc xuÊt nhËp c¶nh cña hä. CËp nhËt ®­îc th«ng tin c¸ nh©n chi tiÕt theo tõng kh¸ch hµng vµ së thÝch, nhËn xÐt cña hä sau mçi chuyÕn ®i. CËp nhËt ®­îc c¸c th«ng tin vÒ nh©n viªn vµ quyÒn h¹n trong hÖ thèng. Theo dâi ®­îc kho¶n tiÒn cßn ph¶i thu cña kh¸ch hµng khi kÕt thóc tour. * §¸p øng ®­îc nhu cÇu t×m kiÕm T×m kiÕm theo c¸c th«ng tin c¸ nh©n cña kh¸ch hay ®oµn kh¸ch nh­ theo tªn, theo ®Þa chØ v...v T×m nh÷ng chuyÕn ®¨ng ký sÏ ®i ë mét ngµy nµo ®ã ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c xÕp lÞch phôc vô cho phßng ®iÒu hµnh. T×m kiÕm nh÷ng ®¨ng ký ch­a, ®· vµ ®ang thùc hiÖn hîp ®ång * §¸p øng ®­îc nhu cÇu tæng hîp th«ng tin B¸o c¸o danh s¸ch kh¸ch hµng chi tiÕt cña mçi ®oµn. Tæng hîp vµ b¸o c¸o nh÷ng nhËn xÐt cña kh¸ch hµng. B¸o c¸o tæng hîp doanh thu. B¸o c¸o theo ®iÒu kiÖn ng­êi dïng lùa chän. * PhÇn mÒm cÇn dÔ dµng b¶o tr× vµ n©ng cÊp vµ ph¶i sö dông c«ng cô lËp tr×nh sao cho cã thÓ qu¶n lý ®­îc khèi l­îng lín c«ng viÖc. Ch­¬ng II C¬ së vµ ph­¬ng ph¸p luËn ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch 2.1 c¸c vÊn ®Ò vÒ hÖ th«ng th«ng tin qu¶n lý 2.1.1 Kh¸i niÖm vÒ th«ng tin vµ th«ng tin qu¶n lý Th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh vµ biÕn ph¶n ¸nh thµnh tri thøc míi vÒ ®èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh trong tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh. Cã thÓ m« t¶ th«ng tin theo h×nh d­íi ®©y: Th«ng tin qu¶n lý lµ th«ng tin mµ cã Ýt nhÊt mét c¸n bé qu¶n lý cÇn hoÆc cã muèn dïng vµo viÖc ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. 2.1.2 HÖ thèng th«ng tin 2.1.2.1 Kh¸i niÖm hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi, c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu... thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp, l­u tr÷, xö lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp hîp c¸c rµng buéc gäi lµ m«i tr­êng. Nh­ vËy, ta thÊy r»ng hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch cña c«ng ty Sun Travel kh«ng chØ gåm phÇn mÒm qu¶n lý kh¸ch mµ cßn cÇn tíi m¸y tÝnh, c¸c phßng ban vµ ®èi t­îng thu thËp, sö dông d÷ liÖu M« h×nh hÖ thèng th«ng tin HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch lµ hÖ thèng th«ng tin trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý nh÷ng kh¸ch hµng vµ nh÷ng vÊn ®Ò liªn quan ®Õn kh¸ch hµng cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. 2.1.2.2 Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin a. Ph©n lo¹i theo môc ®Ých ®Çu ra HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch TPS (Transaction Processing System) C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn hoÆc víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña hä. Trong hÖ thèng qu¶n lý l÷ kh¸ch nµy, chøc n¨ng thùc hiÖn ®¨ng ký tour vµ hîp ®ång chÝnh lµ nh÷ng giao dÞch ®­îc nh©n viªn thùc hiÖn víi kh¸ch hµng. Nã tËp hîp ®­îc c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi viÖc ®¨ng ký cña c¸c ®¬n vÞ vµ gióp nh©n viªn xóc tiÕn hîp ®ång. HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS (Management Information System) Lµ nh÷ng hÖ thèng trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra bëi hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån ngoµi tæ chøc. Nãi chung, chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu. V× c¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý phÇn lín dùa vµo c¸c d÷ liÖu s¶n sinh tõ c¸c hÖ xö lý giao dÞch do ®ã chÊt l­îng th«ng tin mµ chóng s¶n sinh ra phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc vËn hµnh tèt hay xÊu cña hÖ xö lý giao dÞch. §èi víi hÖ thèng ®ang ®­îc x©y dùng, c¸c b¸o c¸o tæng hîp cã vai trß v« cïng quan träng. §èi víi c¸c th«ng tin vÒ së thÝch kh¸ch hµng, nã cung cÊp mét dù b¸o trong t­¬ng lai. C¸c b¸o c¸o ®­îc t¹o ®Þnh kú cuèi th¸ng, cuèi n¨m vµ nh÷ng b¸o c¸o theo yªu cÇu vÒ doanh thu, c¸c kho¶n nî lµ kÕt qu¶ cña hÖ thèng nµy. HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS ( Decision Support System ) Lµ nh÷ng hÖ thèng ®­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ lµ mét qui tr×nh ®­îc t¹o thnµh tõ ba giai ®o¹n: X¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n. HÖ thèng ®ang nghiªn cøu nÕu muèn trî gióp ra quyÕt ®Þnh th× nã ph¶i cung cÊp c¸c th«ng tin cho phÐp ng­êi ra quyÕt ®Þnh râ t×nh h×nh mµ mét quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i ra. HÖ thèng chuyªn gia ES (Expert System ) §ã lµ nh÷ng hÖ thèng trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. HÖ thèng chuyªn gia ®­îc h×nh thµnh bëi mét c¬ së trÝ tuÖ vµ mét ®éng c¬ suy diÔn. Tuy nhiªn ®Æc tr­ng riªng cña nã n»m ë viÖc sö dông mét sè kÜ thuËt cña trÝ tuÖ nh©n t¹o, chñ yÕu lµ kÜ thuËt chuyªn gia trong c¬ së trÝ tuÖ bao chøa c¸c sù kiÖn vµ c¸c qui t¾c ®­îc chuyªn gia sö dông. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage) NÕu nh­ nh÷ng hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh tr­íc ®©y cã môc ®Ých trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c­êng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l­îc (v× vËy cã thÓ gäi lµ HTTT chiÕn l­îc). Chóng cho phÐp tæ chøc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l­îng c¹nh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp. HÖ thèng qu¶n lý th«ng tin l÷ kh¸ch còng gãp lµm t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp. VÝ dô, hÖ thèng cã thÓ cung cÊp th«ng tin vÒ nh÷ng kh¸ch hµng th­êng xuyªn ®i du lÞch qua c«ng ty, cã thÓ thèng kª nh÷ng ®èi thñ cña c«ng ty qua viÖc thèng kÕ nh÷ng phiÕu th¨m dß. b. C¸c hÖ thèng th«ng tin phôc vô qu¶n lý doanh nghiÖp Sau ®©y lµ mét vµi hÖ thèng th«ng tin trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ kinh doanh. HÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh C¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh lµ nh÷ng hÖ thèng th«ng tin cÇn thiÕt cho mäi tæ chøc doanh nghiÖp. Còng nh­ c¸c hÖ thèng th«ng tin kh¸c, c¸c hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh cã thÓ ®­îc xÕp thµnh 3 møc: t¸c nghiÖp, s¸ch l­îc vµ chiÕn l­îc. Thùc chÊt kh«ng cã dù t¸ch biÖt tuyÖt ®èi gi÷a 3 møc cña hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh mµ chóng hîp thµnh mét chuçi liªn hoµn, m« t¶ qu¸ tr×nh liªn tôc c¸c ho¹t ®éng x¶y ra trong doanh nghiÖp. HÖ thèng th«ng tin Marketing C¸c hÖ thèng th«ng tin Marketing trî gióp c¸c ho¹t ®éng chñ yÕu cña mét tæ chøc Marketing. C¸c hÖ thèng th«ng tin thu thËp d÷ liÖu m« t¶ c¸c ho¹t ®éng Marketing, xö lý c¸c d÷ liÖu nµy vµ t¹o ra th«ng tin Marketing s½n sµng cho c¸c nhµ qu¶n lý, trî gióp hä trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. HÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n tµi chÝnh cña mét doanh nghiÖp sÏ cung cÊp rÊt nhiÒu d÷ liÖu cã thÓ sö dông cho hÖ thèng th«ng tin Marketing. Mét sè hÖ thèng th«ng tin Marketing nh­ hÖ thèng th«ng tin nghiªn cøu thÞ tr­êng vµ hÖ thèng th«ng tin theo dâi c¸c ®èi thñ c¹nh tranh râ rµng hç trî c¶ møc s¸ch l­îc vµ chiÕn l­îc. HÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý kinh doanh vµ s¶n xuÊt Cã thÓ nãi, c¸c hÖ thèng kinh doanh vµ s¶n xuÊt cã mÆt trong tÊt c¶ c¸c lo¹i h×nh tæ chøc doanh nghiÖp, víi nhiÖm vô s¶n xuÊt ra c¸c s¶n phÈm vµ dÞch vô mµ hÖ thèng Marketing dù kiÕn sÏ ®­a vµo kinh doanh. C¸c hÖ thèng th«ng tin kinh doanh vµ s¶n xuÊt hç trî qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh ®èi víi c¸c ho¹t ®éng ph©n phèi vµ ho¹ch ®Þnh c¸c nguån lùc kinh doanh vµ s¶n xuÊt. HÖ thèng th«ng tin kinh doanh hç trî chñ yÕu c¸c quyÕt ®Þnh møc s¸ch l­îc vµ chiÕn l­îc. HÖ thèng th«ng tin nguån nh©n lùc VÊn ®Ò qu¶n trÞ nh©n lùc ngµy cµng trë nªn phøc t¹p v× cã sù thay ®æi cÊu tróc x· héi còng nh­ sù gia t¨ng cña c¸c ®iÒu luËt vµ c¸c quy ®Þnh lao ®éng. C¸c hÖ thèng nµy kh«ng nh÷ng gióp cho phßng qu¶n trÞ nh©n lùc l­u gi÷ nh÷ng th«ng tin vÒ nh©n sù vµ lËp b¸o c¸o ®Þnh kú mµ cßn gióp c¸c nh©n viªn phßng qu¶n trÞ nh©n lùc trong viÖc lËp kÕ ho¹ch s¸ch l­îc vµ chiÕn l­îc, b»ng c¸ch cung cÊp cho hä c¸c c«ng cô m« pháng, dù b¸o, ph©n tÝch thèng kª, truy vÊn vµ thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng xö lý nguån nh©n lùc kh¸c nhau. HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng Mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó c¶i tiÕn c«ng viÖc v¨n phßng lµ tÝch hîp c¸c c«ng nghÖ v¨n phßng kh¸c nhau vµo c¸c hÖ thèng th«ng tin v¨n phßng. Theo c¸ch nµy th× ®Çu ra cña qu¸ tr×nh xö lý tù ®éng ho¸ nµy lµ ®Çu vµo cña qu¸ tr×nh xö lý tù ®éng hãa kh¸c. Trªn ®©y lµ c¸c hÖ thèng th«ng tin trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt vµ ph©n phèi. 2.1.2.3 M« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin Nghiªn cøu kü m« h×nh biÓu diÔn hÖ thèng th«ng tin gióp chóng ta biÕt c¸ch thÊy râ h¬n hÖ thèng d­íi gãc ®é cña tõng ®èi t­îng cã mét thiÕt kÕ ngoµi thËt hîp lý. Cïng mét hÖ thèng th«ng tin cã thÓ m« t¶ theo c¸c møc kh¸c nhau: m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi vµ m« h×nh vËt lý trong. Mçi m« h×nh lµ kÕt qu¶ cña mét gãc nh×n kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n qu¶n lý, m« h×nh vËt lý ngoµi lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n sö dông vµ m« h×nh vËt lý trong lµ kÕt qu¶ cña gãc nh×n kÜ thuËt. Ba m« h×nh nµy cã ®é æn ®Þnh kh¸c nhau, m« h×nh logic lµ æn ®Þnh nhÊt vµ m« h×nh vËt lý tronglµ hay biÕn ®æi nhÊt. M« h×nh logic m« t¶ hÖ thèng lµm g×: d÷ liÖu mµ nã thu thËp, xö lý mµ nã ph¶i thùc hiÖn, c¸c kho ®Ó chøa c¸c kÕt qu¶ hoÆc d÷ liÖu ®Ó lÊy ra cho c¸c xö lý vµ nh÷ng th«ng tin mµ hÖ thèng s¶n sinh ra. M« h×nh nµy tr¶ lêi c©u hái C¸i g× ? vµ §Ó lµm g× ?. Nã kh«ng quan t©m tíi ph­¬ng tiÖn ®­îc sö dông còng nh­ ®Þa ®iÓm vµ thêi ®iÓm mµ d÷ liÖu ®­îc xö lý. M« h×nh vËt lý ngoµi chó ý tíi nh÷ng khÝa c¹nh nh×n thÊy ®­îc cña hÖ thèng nh­ lµ c¸c vËt mang d÷ liÖu vµ vËt mang kÕt qu¶ còng nh­ h×nh thøc cña ®Çu vµo vµ cña ®Çu ra, ph­¬ng tiÖn ®Ó thao t¸c víi hÖ thèng, nh÷ng dÞch vô, bé phËn, con ng­êi vµ vÞ trÝ c«ng._. t¸c trong ho¹t ®éng xö lý, c¸c thñ tôc thñ c«ng còng nh­ yÕu tè vÒ ®Þa ®iÓm thùc hiÖn xö lý d÷ liÖu, lo¹i mµn h×nh hoÆc bµn phÝm ®­îc sö dông. M« h×nh nµy còng chó ý tíi mÆt thêi gian cña hÖ thèng, nghÜa lµ vÒ nh÷ng thêi ®iÓm mµ c¸c ho¹t ®éng xö lý d÷ liÖu kh¸c nhau x¶y ra. Nã tr¶ lêi c©u hái C¸i gi ? Ai ? ë ®©u ? vµ Khi nµo ? M« h×nh vËt lý trong liªn quan tíi nh÷ng khÝa c¹nh vËt lý cña hÖ thèng tuy nhiªn kh«ng ph¶i lµ c¸i nh×n cña ng­êi sö dông mµ lµ cña nh©n viªn kÜ thuËt. Ch¼ng h¹n, ®ã lµ nh÷ng th«ng tin liªn quan tíi lo¹i trang thiÕt bÞ ®­îc dïng ®Ó thùc hiÖn hÖ thèng, dung l­îng kho l­u tr÷ vµ tèc ®é xö lý cña thiÕt bÞ, tæ chøc vËt lý cña d÷ liÖu trong kho chøa, cÊu tróc cña c¸c ch­¬ng tr×nh vµ ng«n ng÷ thÓ hiÖn. Nã tr¶ lêi c©u hái Nh­ thÕ nµo? 2.1.2.4 Tiªu chuÈn chÊt l­îng cña mét hÖ thèng th«ng tin Qu¶n lý cã hiÖu qu¶ cña mét tæ chøc dùa phÇn lín vµo chÊt l­îng th«ng tin do c¸c hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc s¶n sinh ra. DÔ thÊy r»ng tõ sù ho¹t ®éng kÐm cña mét hÖ thèng th«ng tin sÏ lµ nguån gèc g©y ra nh÷ng hËu qu¶ xÊu nghiªm träng. Ho¹t ®éng tèt hay xÊu cña mét hÖ thèng th«ng tin ®­îc ®¸nh gi¸ qua chÊt l­îng cña th«ng tin mµ nã cung cÊp. Xem xÐt tiªu chuÈn chÝnh lµ viÖc ®Æt ra môc tiªu chÊt l­îng mµ phÇn mÒm cÇn ®¹t ®­îc. Sau ®©y lµ nh÷ng tiªu chuÈn cÇn thiÕt nhÊt cho hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch: - Tin cËy - §Çy ®ñ - ThÝch hîp - DÔ hiÓu - §­îc b¶o vÖ - §óng thêi ®iÓm 2.1.3 Ph­¬ng ph¸p ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý Môc tiªu cuèi cïng cña viÖc x©y dùngmét hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch lµ cung cÊp cho c¸c thµnh viªn cña tæ chøc nh÷ng c«ng cô qu¶n lý kh¸ch hµng tèt nhÊt. Ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin bao gåm viÖc ph©n tÝch hÖ thèng ®ang tån t¹i, thiÕt kÕ mét hÖ thèng míi, thùc hiÖn vµ tiÕn hµnh cµi ®Æt nã. Ph©n tÝch mét hÖ thèng b¾t ®Çu tõ viÖc thu thËp d÷ liÖu vµ chØnh ®èn chóng ®Ó ®­a ra ®­îc chÈn ®o¸n vÒ t×nh h×nh thùc tÕ. ThiÕt kÕ lµ nh»m x¸c ®Þnh c¸c bé phËn cña mét hÖ thèng míi cã kh¶ n¨ng c¶i thiÖn t×nh tr¹ng hiÖn t¹i vµ x©y dùng c¸c m« h×nh logic, m« h×nh vËt lý ngoµi cña hÖ thèng ®ã. ViÖc thùc hiÖn hÖ thèng th«ng tin liªn quan tíi x©y dùng m« h×nh vËt lý trong cña hÖ thèng míi vµ chuyÓn m« h×nh ®ã sang ng«n ng÷ tin häc. Cµi ®Æt mét hÖ thèng lµ tÝch hîp nã vµo ho¹t ®éng cña tæ chøc. a. C¸c nguyªn t¾c ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin D­íi ®©y lµ ba nguyªn t¾c chung cña nhiÒu ph­¬ng ph¸p hiÖn ®¹i cã cÊu tróc ®Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin: Nguyªn t¾c 1: Sö dông c¸c m« h×nh. Nguyªn t¾c 2: ChuyÓn tõ c¸i chung sang c¸i riªng. Nguyªn t¾c 3: ChuyÓn tõ m« h×nh vËt lý sang m« h×nh logic khi ph©n tÝch vµ tõ m« h×nh logic sang m« h×nh vËt lý khi thiÕt kÕ. Nh­ vËy, ta cÇn ph¶i thu thËp th«ng tin tõ ng­êi dïng b»ng c¸ch pháng vÊn, thu thËp c¸c tµi liÖu nh­: phiÕu ®¨ng ký du lÞch, hîp ®ång, c«ng v¨n, c¸c b¸o c¸o hiÖn t¹i vµ nhu cÇu b¸o c¸o cña ng­êi qu¶n lý sau ®ã thiÕt kÕ c¸c s¬ ®å m« t¶ hÖ thèng, thiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ giao diÖn cho phÇn mÒm. b. C¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn hÖ th«ng th«ng tin §Ó ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc ph¶i qua c¸c giai ®o¹n sau: Giai ®o¹n I: §¸nh gi¸ yªu cÇu. §¸nh gi¸ ®óng yªu cÇu lµ quan träng trong viÖc thµnh c«ng cña mét dù ¸n. Bëi dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin lµ lo¹i dù ¸n ®ßi hái ®Çu t­ kh«ng chØ tiÒn b¹c, thêi gian mµ c¶ nguån nh©n lùc. Do ®ã quyÕt ®Þnh hÖ thèng th«ng tin cã ®­îc thùc hiÖn kh«ng ph¶i ®­îc thùc hiÖn sau mét cuéc ph©n tÝch cho phÐp x¸c ®Þnh c¬ héi vµ kh¶ n¨ng thùc thi. Sù ph©n tÝch nµy gäi lµ ®¸nh gi¸ hay thÈm ®Þnh yªu cÇu. Giai ®o¹n nµy lµ sù ®¸nh gi¸ s¬ bé vÒ vÊn ®Ò cña hÖ thèng, nguyªn nh©n vµ gi¶i phÊp. Nã gîi ý cho ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm ra quyÕt ®Þnh. §©y lµ mét giai ®o¹n t­¬ng ®èi ng¾n vµ nã gåm c¸c b­íc sau: LËp kÕ ho¹ch ®¸nh gi¸ yªu cÇu. Lµm râ yªu cÇu §¸nh gi¸ kh¶ n¨ng thùc thi. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ®¸nh gi¸ yªu cÇu. B¸o c¸o th­êng ®­îc tr×nh bµy ®Ó nhµ l·nh ®¹o cã thÓ yªu cÇu lµm râ thªm vÊn ®Ò. Sau ®ã dù ¸n sÏ ®­îc quyÕt ®Þnh xem lµ tiÕp tôc hay lo¹i bá dù ¸n. NÕu dù ¸n ®­îc tiÕp tôc chóng ta cã giai ®o¹n 2: Giai ®o¹n II: Ph©n tÝch chi tiÕt. Môc ®Ých chÝnh cña giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt lµ ®­a ra ®­îc chÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i, nghÜa lµ x¸c ®Þnh ®­îcv¸n ®Ò chÝnh còng nh­ nguyªn nh©n chÝnh cña chóng, x¸c ®Þnh ®­îc môc tiªu ®¹t ®­îc cña hÖ thèng míi vµ ®Ò xuÊt ®­îc c¸c yÕu tè cña gi¶i ph¸p cho phÐp ®¹t ®­îc môc tiªu trªn. §Ó lµm ®­îc ®iÒu nµy chóng ta ph¶i cã mét hiÓu biÕt s©u s¾c vÒ m«i tr­êng trong ®ã hÖ thèng ph¸t triÓn vµ hiÓu thÊu ®¸o ho¹t ®éng chÝnh cña hÖ thèng. §Ó lµm tèt ®­îc giai ®o¹n nµy, chóng ta cã nh÷ng b­íc c¬ së sau: LËp kÕ ho¹ch ph©n tÝch chi tiÕt. Nghiªn cøu m«i tr­êng cña hÖ thèng ®ang tån t¹i. Nghiªn cøu hÖ thèng thùc t¹i. §­a ra chuÈn ®o¸n vµ x¸c ®Þnh c¸c yÕu tè cña gi¶i ph¸p. §¸nh gi¸ l¹i kh¶ thi. Thay ®æi ®Ò xuÊt cña dù ¸n. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o ph©n tÝch chi tiÕt. Giai ®o¹n III. ThiÕt kÕ logic Giai ®o¹n nµy nh»m x¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn logic cña mét hÖ thèng th«ng tin cho phÐp lo¹i bá ®­îc c¸c vÊn ®Ò cña hÖ thèng thùc tÕ vµ ®¹t ®­îc nh÷ng môc tiªu ®· ®­îc thiÕt lËp ë giai ®o¹n tr­íc. M« h×nh logic cña hÖ thèng míi sÏ bao hµm th«ng tin mµ hÖ thèng míi sÏ s¶n sinh, néi dung cña c¬ së d÷ liÖu (c¸c tÖp, c¸c quan hÖ gi÷a c¸c tÖp), c¸c xö lý vµ hîp thøc hãa sÏ ph¶i thùc hiÖn vµ c¸c d÷ liÖu sÏ ®­îc nhËp vµo. M« h×nh logic sÏ ph¶i ®­îc nh÷ng ng­êi sö dông xem xÐt vµ chuÈn y. ThiÕt kÕ logic bao gåm nh÷ng c«ng ®o¹n sau: 1.ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu. 2.ThiÕt kÕ xö lý 3.ThiÕt kÕ c¸c luång d÷ liÖu vµo 4.ChØnh söa tµi liÖu cho møc logic 5.Hîp thøc hãa m« h×nh logic. KÕt qu¶ cña giai ®o¹n thiÕt kÕ logÝc nµy ph¶i ®­a ra ®­îc: +S¬ ®å luång d÷ liÖu míi (DFD) +S¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu (DSD: Data Structure Diagram) +S¬ ®å ph©n tÝch tra cøu +C¸c phÝc logic cña tõ ®iÓn hÖ thèng Giai ®o¹n IV: §Ò xuÊt ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. Qua c¸c giai ®o¹n trªn, ta ®· hiÓu ®­îc hÖ thèng th«ng tin míi ph¶i lµm g×? vµ t¹i sao ph¶i lµm nh­ vËy? Tuy nhiªn ë møc logÝc c¸c vÊn ®Ò sau ch­a ®­îc lµm s¸ng tá. §ã lµ: Ai chÞu tr¸ch nhiÖm nhËp d÷ liÖu? Ch¸ch thøc xö lý nµo ®­îc sö dông cho mçi xö lý? Ph­¬ng tiÖn nµo ®­îc sö dông? BËt mang tin dïng cho viÖc thu thËp vµ ph©n ph¸t kÕt qu¶ xö lý? Nh÷ng c¸i nh­ vËy cã rÊt nhiÒu kh¶ n¨ng lùa chän kh¸c nhau. Môc ®Ých cña giai ®o¹n nµy lµ thiÕt lËp c¸c ph¸c ho¹ cho m« h×nh vËt lü, ®¸nh gi¸ chi phÝ vµ lîi Ých cho c¸c ph¸c ho¹, x¸c ®Þnh kh¶ n¨ng ®¹t môc tiªu còng nh­ sù t¸c ®éng cña chóng vµo tæ chøc vµ nh©n sù ®ang lµm viÖc t¹i hÖ thèng vµ ®­a ra nh÷ng khuyÕn nghÞ cho l·nh ®¹o nh÷ng ph­¬ng ¸n høa hÑn nhÊt. C¸c b­íc trong giai ®o¹n nµy ®ã lµ: X¸c ®Þnh c¸c rµng buéc tin häc vµ rµng buéc tæ chøc. X©y dùng c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p §¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. ChuÈn bÞ tr×nh bµy b¸o c¸o cña giai ®o¹n ®Ò xuÊt c¸c ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p. Giai ®o¹n V: ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi ThiÕt kÕ vËt lý ngoµi lµ m« t¶ chi tiÕt ph­¬ng ¸n cña gi¶i ph¸p ®· ®­îc chän ë giai ®o¹n tr­íc ®©y. §©y lµ mét giai ®o¹n rÊt quan träng, v× nh÷ng m« t¶ chÝnh x¸c ë ®©y cã ¶nh h­ëng vµ t¸c ®éng trùc tiÕp tíi c«ng viÖc th­êng ngµy cña ng­êi sö dông. Trong thiÕt kÕ vËt lý, cÇn sö dông tèt cña n«m tæ chøc hîp lý lao ®éng nhËn thøc, ®Æc biÖt lµ khi thiÕt kÕ c¸c giao t¸c ng­êi m¸y. ThiÕt kÕ vËt lý gåm hai tµi liÖu cÇn cã: Tr­íc hÕt lµ mét tµi liÖu chøa tÊt c¶ c¸c ®Æc tr­ng cña hÖ thèng míi sÏ cÇn cho viÖc thùc hiÖn kü thuËt. TiÕp ®ã lµ tµi liÖu dµnh cho ng­êi sö dông vµ nã m« t¶ phÇn thñ c«ng vµ c¶ nh÷ng giao diÖn víi ph©n tin häc ho¸. Nh÷ng c«ng ®o¹n chÝnh cña giai ®o¹n nµy lµ: LËp kÕ ho¹ch thiÕt kÕ vËt lý ngoµi. ThiÕt kÕ chi tiÕt c¸c giao diÖn (vµo/ra ). ThiÕt kÕ c¸ch thøc t­¬ng t¸c víi phÇn tin häc ho¸. ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc thñ c«ng. ChuÈn bÞ vµ tr×nh bµy b¸o c¸o vÒ thiÕt kÕ vËt lý ngoµi. Giai ®o¹n VI. TriÓn khai kü thuËt hÖ thèng KÕt qu¶ quan träng nhÊt cña giai ®o¹n thùc hiÖn kÜ thuËt lµ phÇn tin häc hãa cña hÖ thèng th«ng tin, cã nghÜa lµ phÇn mÒm. Nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ giai ®o¹n nµy ph¶i cung cÊp c¸c tµi liÖu nh­ c¸c b¶n h­íng dÉn sö dông, c¸c thao t¸c còng nh­ c¸c tµi liÖu m« t¶ vÒ hÖ thèng. C¸c c«ng viÖc ph¶i thùc hiÖn trong giai ®o¹n nµy lµ nh­ sau: 1. LËp kÕ ho¹ch thùc hiÖn kü thuËt 2. ThiÕt kÕ vËt lý trong 3. LËp tr×nh 4. Thö nghiÖm hÖ thèng 5. ChuÈn bÞ tµi liÖu Giai ®o¹n VII. Cµi ®Æt vµ khai th¸c Cµi ®Æt hÖ thèng lµ pha trong ®ã viÖc chuyÓn tõ hÖ thèng cò sang hÖ thèng míi ®­îc thùc hiÖn. §Ó viÖc chuyÓn ®æi nµy ®­îc thùc hiÖn víi nh÷ng va ch¹m Ýt nhÊt, cÇn ph¶i lËp kÕ ho¹ch mét c¸ch cÈn thËn. Giai ®o¹n nµy bao gåm c¸c c«ng ®o¹n sau: 1. LËp kÕ ho¹ch cµi ®Æt 2. ChuyÓn ®æi 3. Khai th¸c vµ b¶o tr× 4. §¸nh gi¸ kÕt qña qu¸ tr×nh ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ bao gåm hai phÇn lín: hÖ thèng th«ng tin vµ tµi liÖu vÒ hÖ thèng. 2.2 c¸c ph­¬ng ph¸p luËn c¬ b¶n dïng ®Ó ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh 2.2.1 ph©n tÝch hÖ thèng th«ng tin ë giai ®o¹n ph©n tÝch chi tiÕt, chóng ta ph¶I ®­a ra ®­îc nh÷ng chÈn ®o¸n vÒ hÖ thèng ®ang tån t¹i. Cã nghÜa lµ, chóng ta cÇn ph¸t hiÖn ra nh÷ng vÊn ®Ò, nguyªn nh©n kh«ng hiÖu qu¶ cña hÖ thèng hiÖn t¹i vµ ®Ò xuÊt ra ®­îc nh÷ng gi¶i ph¸p ®Ó x©y dùng ®­îc mét hÖ thèng hiÖu qu¶ h¬n. 2.2.1.1 Thu thËp th«ng tin Tr­íc hªt, ®Ó ph©n tÝch ®­îc hÖ thèng chóng ta cÇn thu thËp th«ng tin cña hÖ thèng. §Ó thu thËp th«ng tin chóng ta cã thÓ tiÕn hµnh b»ng ph­¬ng ph¸p pháng vÊn, nghiªn cøu tµi liÖu, sö dông phiÕu ®iÒu tra a. Pháng vÊn Pháng vÊn lµ viÖc nghiªn cøu tµi liÖu lµ hai c«ng cô thu thËp th«ng tin ®¾c lùc dïng cho hÇu hÕt c¸c dù ¸n ph¸t triÓn hÖ thèng th«ng tin. Pháng vÊn cho phÐp thu ®­îc nh÷ng xö lý theo c¸ch kh¸c víi m« t¶ trong tµi liÖu. Sö dông ph­¬ng ph¸p pháng vÊn cã thÓ gÆp ®­îc nh÷ng ng­êi chÞu tr¸ch nhiÖm trªn thùc tÕ sè ng­êi nµy cã thÓ kh«ng ®­îc ghi trong v¨n b¶n tæ chøc. Qua ®ã, chóng ta cã thÓ thu ®­îc nh÷ng néi dung kh¸i qu¸t vÒ hÖ thèng mµ khã cã thÓ thu thËp qua nghiªn cøu tµi liÖu. b. Nghiªn cøu tµi liÖu Ph­¬ng ph¸p nµy gióp ph©n tÝch viªn nghiªn cøu kü vµ tØ mØ vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña tæ chøc nh­: lÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn, t×nh tr¹ng tµi chÝnh, vai trß nhiÖm vô cña c¸c thµnh viªn vµ néi dung, h×nh d¹ng cña c¸c th«ng tin vµo ra. c. Sö dông phiÕu ®iÒu tra Ph­¬ng ph¸p nµy sö dông khi cÇn lÊy th«ng tin tõ mét khèi l­îng lín c¸c ®èi t­îng vµ trªn mét ph¹m vi réng. Yªu cÇu ®èi víi viÖc sö dông ph­¬ng ph¸p nµy lµ c¸c th«ng tin ph¶i dÔ tæng hîp. d. Quan s¸t Tuy nhiªn, trong khi ph©n tÝch, cã nh÷ng vÊn ®Ò mµ ph©n tÝch viªn kh«ng thÓ thÊy khi nghiªn cøu tµi liÖu hay pháng vÊn. Trong giai ®o¹n nµy, vai trß cña ng­êi sö dông lµ v« cïng quan träng. 2.2.1.2 C¸c kh¸i niÖm vµ ký ph¸p dïng trong ph©n tÝch hÖ thèng a. S¬ ®å luång th«ng tin: (IFD :Information Flow Diagram) S¬ ®å luång th«ng tin ®­îc dïng ®Ó m« t¶ hÖ thèng theo c¸ch thøc ®éng. Nãi mét c¸ch kh¸c, nã m« t¶ sù di chuyÓn cña d÷ liÖu, viÖc xö lý, viÖc l­u tr÷ trong thÕ giíi vËt lý b»ng c¸c s¬ ®å. Ký ph¸p + Xö lý: Cã chøc n¨ng xö lý d÷ liÖu thµnh th«ng tin h÷u Ých. Khi xö lý, ta cã thÓ xö lý thñ c«ng, giao t¸c ng­êi m¸y hay tin häc ho¸ hoµn toµn +Kho l­u tr÷ d÷ liÖu: Kho l­u tr÷ d÷ liÖu cã nhiÖm vô l­u tr÷ c¸c th«ng tin sau khi ®· ®­îc xö lý vµ lµm c¬ së ®Ó kÕt xuÊt ®Çu ra.T­¬ng tù, kho l­u tr÷ cã thÓ l­u tr÷ thñ c«ng(VD:trªn giÊy tê, sæ s¸ch )hoÆc tin häc ho¸ (VD : L­u tr÷ trªn ®Üa cøng, ®Üa mÒm, ®Üa CD...) Thñ c«ng Tin häc ho¸ +Dßng th«ng tin: Dïng ®Ó dÉn th«ng tin tõ n¬i nguån ®Õn n¬i ®Ých l­u ý: Dßng th«ng tin vµo ra víi kho d÷ liÖu kh«ng cÇn ph¶i cã mòi tªn chØ h­íng. +§iÒu khiÓn:Dïng ®Ó thùc hiÖn phÐp to¸n logic vµ th­êng cã hai lùa chän hoÆc ®óng hoÆc sai. PhÝch vËt lý: §i kÌm s¬ ®å luång th«ng tin cßn cã c¸c phÝch vËt lý. C¸c phÝch vËt lý lµ nh÷ng m« t¶ chi tiÕt h¬n b»ng lêi cho c¸c ®èi t­îng ®­îc biÓu diÔn trªn s¬ ®å.Cã rÊt nhiÒu c¸c th«ng tin kh«ng thÓ thÓ hiÖn trªn s¬ ®å nh­ h×nh d¹ng cña c¸c th«ng tin vµo ra, thñ tôc xö lý... do vËy sÏ ®­¬c ghi trªn c¸c phÝc xö lý nµy. Cã 3 lo¹i phÝc: phÝc luång th«ng tin, phÝch kho chøa d÷ liÖu, phÝc xö lý. +PhÝc luång th«ng tin cã mÉu: Tªn luång th«ng tin: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: VËt mang: Nguån: §Ých: +PhÝch kho chøa d÷ liÖu: Tªn kho d÷ liÖu: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: VËt mang: Ch­¬ng tr×nh hoÆc ng­êi truy nhËp: +PhÝch xö lÝ: Tªn xö lý: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: Ph­¬ng tiÖn thùc hiÖn: Sù kiÖn khëi sinh: Chu kú: Ph­¬ng ph¸p xö lý : b. S¬ ®å luång d÷ liÖu: (DFD: Data Flow Diagram) S¬ ®å luång d÷ liÖu dïng ®Ó m« t¶ còng chÝnh hÖ thèng th«ng tin nh­ s¬ ®å luång th«ng tin nh­ng trªn gãc ®é trõu t­îng. Trªn s¬ ®å chØ bao gåm c¸c luång d÷ liÖu, c¸c xö lý, c¸c l­u tr÷ d÷ liÖu nh­ng kh«ng hÒ quan t©m tíi n¬i, thêi ®iÓm vµ ®èi t­îng chÞu tr¸ch nhiÖm xö lý. S¬ ®å nµy chØ ®¬n thuÇn m« t¶ hÖ thèng th«ng tin lµm g× vµ ®Ó lµm g×. Ký ph¸p: Tªn ng­êi / bé phËn ph¸t nhËn tin +Nguån hoÆc ®Ých: Lµ n¬i cung cÊp d÷ liÖu hoÆc n¬i th«ng tin ®Õn +Dßng d÷ liÖu: Dïng ®Ó m« t¶ sù dÞch chuyÓn cña dßng d÷ liÖu tõ nguån nµo ®Õn ®Ých nµo +Kho d÷ liÖu: : Kho l­u tr÷ d÷ liÖu cã nhiÖm vô l­u tr÷ c¸c th«ng tin sau khi ®· ®­îc xö lý vµ lµm c¬ së ®Ó kÕt xuÊt th«ng tin ®Çu ra. + TiÕn tr×nh xö lý: Cã chøc n¨ng xö lý d÷ liÖu thµnh th«ng tin h÷u Ých PhÝch logic: T­¬ng tù nh­ phÝch vËt lý cña s¬ ®å luång th«ng tin, phÝch logic hoµn thµnh tµi liÖu cho hÖ thèng. Cã 5lo¹i phÝch logic. Chóng ®­îc dïng ®Ó m« t¶ thªm cho luång d÷ liÖu, xö lý, kho d÷ liÖu, tÖp d÷ liÖu. Tªn luångDL: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan : Nguån: §Ých: + PhÝch luång d÷ liÖu: Tªn kho: M« t¶: Tªn DFD cã liªn quan: C¸c xö lÝ cã liªn quan: Tªn s¬ ®å cÊu tróc d÷ liÖu cã liªn quan: +PhÝch kho d÷ liÖu: +PhÝch tÖp d÷ liÖu: Tªn tÖp: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: Khèi l­îng b¶n ghi, ký tù: +PhÝch xö lý logic Tªn xö lý: M« t¶: Tªn IFD cã liªn quan: C¸c luång d÷ liÖu vµo: C¸c luång d÷ liÖu ra: Kho d÷ liÖu mµ xö lý sö dông: Ng«n ng÷ cÊu tróc dïng ®Ó m« t¶ xö lÝ logic trªn phÝch xö lý Ng«n ng÷ nµy chøa nh÷ng ®éng tõ nh­: ®äc, ghi, s½p xÕp, chuyÓn sang...C¸c phÐp to¸n sè häc vµ logic th­êng dïng. Ng«n ng÷ cÊu tróc kh«ng dïng c¸c tr¹ng tõ vµ tÝnh tõ nh­ng còng cã thÓ dïng c¸c danh tõ ®Ó m« t¶ d÷ liÖu trong tõ ®iÓn hÖ thèng Mét sè quy ­íc vµ quy t¾c liªn quan ®Õn DFD +Mçi luång d÷ liÖu ph¶i cã mét tªn trõ luång gi÷a xö lý vµ kho d÷ liÖu. +C¸c xö lý lu«n ph¶i ®­îc ®¸nh m· sè. +Nªn vÏ l¹i c¸c kho d÷ liÖu ®Ó c¸c luång d÷ liÖu kh«ng bÞ c¾t nhau. +Tªn cho xö lý ph¶i lµ mét ®éng tõ. +Xö lý buéc ph¶i thùc hiÖn mét biÕn ®æi d÷ liÖu. Luång vµo ph¶i kh¸c víi luång ra tõ mét xö lý. Chó ý khi ph©n r· s¬ ®å DFD +Th«ng th­êng mét xö lý mµ logÝc xö lý cu¶ nã ®­îc tr×nh bµy b»ng ng«n ng÷ cã cÊu tróc chØ chiÕm mét trang giÊy th× kh«ng nªn ph©n r· tiÕp. +Cè g¾ng chØ ®Ó tèi ®a 7 xö lý trªn mét trang DFD. +TÊt c¶ c¸c xö lý trªn mét DFD ph¶i thuéc cïng mét møc ph©n r· +Luång vµo cña mét DFD møc cao ph¶i lµ luång vµo cña mét DFD con møc thÊp nµo ®ã. Luång ra tíi ®Ých cña mét DFD con ph¶i lµ luång ra tíi ®Ých cña mét DFD møc lín h¬n nµo ®ã +Xö lý kh«ng ph©n r· tiÕp thªm th× ®­îc gäi lµ xö lý nguyªn thuû. Mçi xö lý nguyªn thuû ph¶i cã mét phÝch xö lý logic trong tõ ®iÓn hÖ thèng. Tãm l¹i hai s¬ ®å luång th«ng tin (IFD) vµ luång d÷ liÖu (DFD) lµ hai c«ng cô cung cÊp cho ph©n tÝch viªn hai gãc nh×n ®éng vµ tÜnh vÒ hÖ thèng th«ng tin. 2.2.2 ThiÕt kÕ logic mét hÖ thèng th«ng tin 2.2.2.1 ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu ®i tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra B­íc 1: X¸c ®Þnh c¸c th«ng tin ®Çu ra B­íc 2: X©y dùng c¸c tÖp d÷ liÖu tõ c¸c th«ng tin ®Çu ra sö dông ph­¬ng ph¸p chuÈn ho¸ Khi x©y dùng c¬ së d÷ liÖu trong thùc tÕ, viÖc chuÈn ho¸ d÷ liÖu sÏ lo¹i bá bít d÷ liÖu d­ thõa vµ tr¸nh ®­îc nh÷ng ®iÓm kh«ng nhÊt qu¸n vÒ d÷ liÖu do trïng lÆp th«ng tin g©y ra. Tuy nhiªn ¸p dông tÊt c¶ nh÷ng ®iÒu ®· nãi ®Õn trong lý thuyÕt chuÈn ho¸ vµo trong thùc tÕ lµ mét ®iÒu kh«ng t­ëng, v× ®ßi hái mét khèi l­îng tÝnh to¸n qu¸ lín, cho nªn trong thùc tÕ ng­êi ta t×m c¸ch gi¶m nhÑ c¸c ®iÒu kiÖn ®· nãi ®Õn trong lý thuyÕt. Ch¼ng h¹n, khi xÐt xem quan hÖ ®· chuÈn ho¸ ch­a ng­êi ta chØ t×m mét kho¸ vµ gäi ®ã lµ khãa chÝnh ®Ó qu¶n lý. Do vËy trong ch­¬ng nµy ta sÏ nh¾c l¹i nh÷ng vÊn ®Ò chuÈn ho¸ ®· nãi ®Õn trong c¸c ch­¬ng tr­íc nh­ng ®· ®­îc ®¬n gi¶n hãa cho phï hîp víi yªu cÇu cña thùc tÕ. Trong thùc tÕ th­êng ng­êi ta mong muèn c¸c quan hÖ ®­îc chuÈn hãa ®Õn d¹ng chuÈn 3NF. NhËn xÐt: Sù phô thuéc hµm gi÷a c¸c tËp thuéc tÝnh th­êng ®­îc chØ ra c¨n cø vµo ng÷ nghÜa cña mçi thuéc tÝnh ®ã, chø kh«ng hoµn toµn ®­îc tÝnh mét c¸ch m¸y mãc tõ d÷ liÖu, còng kh«ng ph¶i lµ sù ¸p ®Æt nh­ trong ®Þnh nghÜa phô thuéc hµm ®èi víi s¬ ®å quan hÖ. a. D¹ng chuÈn thø nhÊt (1NF) Mét thùc thÓ hay mét quan hÖ ®­îc xem lµ d¹ng chuÈn thø nhÊt khi tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cña nã chØ chøa c¸c gi¸ trÞ nguyªn tè ( gi¸ trÞ nguyªn tè lµ nh÷ng gi¸ trÞ ®­îc coi lµ kh«ng thÓ chia nhá h¬n ®­îc n÷a ) tøc lµ tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cña thùc thÓ lµ s¬ cÊp. b. D¹ng chuÈn 2 (2NF) Mét quan hÖ (b¶ng) cã ë d¹ng chuÈn 2 hay kh«ng, trong thùc tÕ ng­êi ta kh«ng t×m thÊy tÊt c¶ c¸c khãa tèi tiÓu cña nã mµ chØ t×m ra mét khãa tèi tiÓu gäi lµ khãa chÝnh. Th­êng th× khãa nµy ®­îc t×m c¨n cø vµo ý nghÜa thùc tÕ cña c¸c thuéc tÝnh nh­ng còng cã thÓ ¸p dông thuËt to¸n t×m khãa tèi tiÓu nÕu ng­êi thiÕt kÕ kh«ng thËt hiÓu râ ý nghÜa cña c¸c thuéc tÝnh. Mét quan hÖ ®­îc coi lµ ë d¹ng chuÈn 2 nÕu: - Quan hÖ ®ã ®· ë d¹ng chuÈn 1. - Mäi thuéc tÝnh kh«ng n»m trong khãa chÝnh ®Òu phô thuéc hµm ®Çy ®ñ vµo kho¸ chÝnh. Râ rµng ®Þnh nghÜa nµy kh«ng chÆt chÏ b»ng ®Þnh nghÜa d¹ng chuÈn 2 ®· nãi ®Õn ë ch­¬ng 2 v× ®Þnh nghÜa ë ch­¬ng 2 ®ßi hái mäi thuéc tÝnh kh«ng kho¸ ph¶i phô thuéc hµm ®Çy ®ñ vµo khãa chÝnh, nh­ng râ rµng ®iÒu nµy lµ khã thùc hiÖn vµ kh«ng thùc sù cÇn thiÕt ®èi víi c¸c quan hÖ trong thùc tiÔn. Khi xÐt mét file d÷ liÖu ë trong mét d¹ng chuÈn nµo ®ã chóng ta lµm nh­ sau: Chän mét khãa tèi tiÓu lµm khãa chÝnh XÐt lÇn l­ît tõng cét n»m ngoµi khãa chÝnh ®ã theo ®Þnh nghÜa cña tõng cét mét, xem xem nã cã phô thuéc hµm vµo c¸c phÇn tö n»m trong khãa chÝnh hay kh«ng. VÏ s¬ ®å biÓu thÞ mçi phô thuéc hµm gi÷a c¸c phÇn tö (thuéc tÝnh) n»m ngoµi khãa chÝnh. Trªn c¬ së s¬ ®å chóng ta sÏ nhanh chãng x¸c ®Þnh r»ng file d÷ liÖu nµy cã ph¶i lµ d¹ng chuÈn 2NF thùc tiÔn hay kh«ng, nh­ ë vÝ dô trªn nã kh«ng ph¶i lµ d¹ng chuÈn 2NF v× cã nh÷ng cét n»m bªn ngoµi khãa chÝnh nh­ng phô thuéc vµo nh÷ng phÇn tö bªn trong cña khãa chÝnh. NÕu nã kh«ng ph¶i lµ d¹ng chuÈn 2NF th× chóng ta ph¶i t¸ch nã ra thµnh c¸c file con ë d¹ng chuÈn 2NF. c. D¹ng chuÈn 3 (3NF). ChuÈn ho¸ møc 3 quy ®Þnh r»ng: trong mét danh s¸ch kh«ng ®­îc phÐp cã sù phô thuéc b¾c cÇu gi÷a c¸c thuéc tÝnh. Còng ®èi víi d¹ng chuÈn 2, ®Þnh nghÜa ë ch­¬ng 2 râ rµng lµ chÆt chÏ h¬n v× nã ®ßi hái mäi thuéc tÝnh kh«ng ph¶i lµ khãa mµ ph¶i phô thuéc hµm trùc tiÕp vµo mäi khãa tèi tiÓu ®iÒu nµy còng khã lßng thùc hiÖn vµ thËt kh«ng cÇn thiÕt khi quan hÖ ®· ®­îc g¾n chÆt víi mäi thùc thÓ trong thùc tÕ. §Ó ph©n r· c¸c quan hÖ ch­a ë d¹ng chuÈn 3 thµnh c¸c quan hÖ ë d¹ng chuÈn 3 ta ph¶i qua c¸c b­íc sau: - T×m khãa chÝnh cña quan hÖ, gi¶ sö tËp khãa chÝnh lµ K - T×m ra c¸c phô thuéc b¾c cÇu vµo khãa chÝnh d¹ng X phô thuéc K, Y phô thuéc X vµ Y kh«ng phô thuéc K. - NÕu t×m thÊy phô thuéc hµm b¾c cÇu nh­ trªn sÏ t¸ch quan hÖ thµnh XY vµ KX. - X¸c ®Þnh kho¸ vµ tªn cho mçi danh s¸ch míi. B©y giê chóng ta l¹i tiÕp tôc kh¶o x¸t xem c¸c file d÷ liÖu con ®ã cã ph¶i lµ d¹ng chuÈn 3NF hay kh«ng, nÕu file d÷ liÖu con nµo ®ã kh«ng ph¶i lµ 3NF th× ta l¹i t¸ch file d÷ liÖu con thµnh c¸c file d÷ liÖu con 3NF. C¸c file d÷ liÖu nµy ®¶m b¶o r»ng kh«ng cã phô thuéc b¾c cÇu vµ kh«ng cã phô thuéc bé phËn. d. D¹ng chuÈn Boyce-codd (BCNF). Khi xem xÐt mét quan hÖ cã tho¶ m·n d¹ng chuÈn Boyce-Codd hay kh«ng, ngoµi kho¸ chÝnh ta ph¶i quan t©m tíi c¸c kho¸ kh¸c, c¸c kho¸ nµy tuy kh«ng ®­îc chän lµm kho¸ chÝnh nh­ng nã còng tho¶ m·n ®iÒu kiÖn kho¸ tèi tiÓu. D¹ng chuÈn 3NF cho phÐp mét thuéc tÝnh n»m trong khãa chÝnh phô thuéc hµm vµo mét thuéc tÝnh kh«ng n»m trong khãa chÝnh. Nh­ng d¹ng chuÈn BCNF kh«ng cho phÐp mét thuéc tÝnh n»m trong khãa chÝnh phô thuéc hµm vµo mét thuéc tÝnh kh«ng n»m trong khãa chÝnh §Ó ®¹t ®­îc c¸c quan hÖ ë d¹ng BCNF ta ph¶i ph©n r· theo c¸ch sau: + NÕu tån t¹i sù phô thuéc hµm X Y mµ X kh«ng ph¶i lµ khãa dù bÞ th× sÏ t¸ch quan hÖ thµnh XY vµ R\ XY. + KiÓm tra c¸c b¶ng míi nhËn ®­îc xem cã lµ BCNF hay ch­a, nÕu ch­a tiÕp tôc lÆp l¹i c¸c b­íc ph©n r·. Tuy nhiªn ®Ó chuÈn hãa c¸c quan hÖ cña c¬ së d÷ liÖu ®Õn d¹ng chuÈn BCNF ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn t×m hÕt tÊt c¶ c¸c khãa dù bÞ cña quan hÖ ®ã, nh­ vËy ®iÒu nµy rÊt khã thùc hiÖn trong thùc tÕ. Nªn ng­êi ta chØ mong muèn c¸c quan hÖ ®­îc chuÈn ho¸ ®Õn d¹ng chuÈn 3NF. Ch­¬ng III Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý l÷ kh¸ch 3.1 giíi thiÖu vÒ c«ng cô x©y dùng phÇn mÒm qu¶n lý l÷ kh¸ch 3.3.1 Ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic 6.0 a. Tæng quan vÒ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic 6.0 Visual Basic 6.0, con ñöôøng nhanh nhaát vaø ñôn giaûn nhaát ñeå taïo nhöõng öùng duïng cho Microsoft Windows. Baát keå baïn laø moät nhaø chuyeân nghieäp hay laø moät ngöôøi môùi laäp trình Windows, Visual Basic cung caáp cho baïn moät taäp hôïp caùc coâng cuï hoaøn chænh ñeå nhanh choùng phaùt trieån caùc öùng duïng. Vaäy Visual Basic laø gì ? Thaønh phaàn “Visual” noùi ñeán caùc phöông thöùc duøng ñeå taïo giao dieän ñoà hoïa ngöôøi söû duïng (GUI). Thay vì vieát nhöõng doøng maõ ñeå moâ taû söï xuaát hieän vaø vò trí cuûa nhöõng thaønh phaàn giao dieän, ta chæ caàn theâm vaøo nhöõng ñoái töôïng ñaõ ñöôïc ñònh nghóa tröôùc ôû vò trí naøo ñoù treân maøn hình. Thaønh phaàn “Basic” noùi ñeán ngoân ngöõ “BASIC” (Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code) moät ngoân ngöõ ñöôïc duøng bôûi nhieàu nhaø laäp trình hôn baát cöù mét ngoân ngöõ naøo khaùc trong lòch söû maùy tính. Visual Basic ñöôïc phaùt trieån daàn daàn döïa treân ngoân ngöõ BASIC, vaø baây giôø chöùa ñöïng haøng traêm ñieàu leänh, haøm, vaø töø khoùa… coù quan heä tröïc tieáp vôùi giao dieän ñoà hoïa cuûa Windows. Ngoân ngöõ laäp trình Visual Basic khoâng chæ laø Visual Basic. Heä thoáng laäp trình Visual Basic, nhöõng öùng duïng bao goàm Microsoft Excel, Microsoft Access, vaø nhieàu öùng duïng Windows khaùc ñeàu duøng cuøng moät ngoân ngöõ. Maëc duø muïc ñích cuûa chuùng ta laø taïo ra nhöõng öùng duïng nhoû cho baûn thaân hay moät nhoùm, moät heä thoáng caùc coâng ty lôùn, hoaëc thaäm chí phaân phoái nhöõng öùng duïng ra toaøn caàu qua Internet. Visual Basic laø cung cuï maø baïn caàn. Nhöõng chöùc naêng truy xuaát döõ lieäu cho pheùp ta taïo ra nhöõng cô sôû döõ lieäu, nhöõng öùng duïng front-end, vaø nhöõng thaønh phaàn phaïm vi server-side cho haàu heát caùc daïng thöùc cô sôû döõ lieäu phoå bieán, bao goàm Microsoft SQL Server vaø nhöõng cô sôû döõ lieäu möùc enterprise khaùc. Nhöõng kyõ thuaät ActiveX cho pheùp ta duøng nhöõng chöùc naêng ñöôïc cung caáp töø nhöõng öùng duïng khaùc, nhö laø chöông trình xöû lyù vaên baûn Microsoft Word, baûng tính Microsoft Excel vaø nhöõng öùng duïng Windows khaùc. Khaû naêng Internet laøm cho noù deã daøng cung caáp cho vieäc theâm vaøo nhöõng taøi lieäu vaø öùng duïng qua Internet hoaëc intranet töø beân trong öùng duïng cuûa baïn, hoaëc taïo nhöõng öùng duïng Internet server. ÖÙng duïng cuûa baïn keát thuùc laø moät file.exe thaät söï. Noù duøng moät maùy aûo Visual Basic ñeå baïn töï do phaân phoái öùng duïng. b. CÊu tróc cña mét øng dông Visual Basic Moät öùng duïng thaät ra laø moät taäp hôïp caùc chæ daãn tröïc tieáp ñeán maùy tính ñeå thi haønh moät hay nhieàu taùc vuï. Caáu truùc cuûa moät öùng duïng laø phöông phaùp trong ñoù caùc chæ daãn ñöôïc toå chöùc, ñoù laø nôi chæ daãn ñöôïc löu giöõ vaø thi haønh nhöõng chæ daãn trong moät trình töï nhaát ñònh. Vì moät öùng duïng Visual Basic, treân cô baûn laø nhöõng ñoái töôïng, caáu truùc maõ ñoùng ñeå töôïng tröng cho nhöõng moâ hình vaät lyù treân maøn hình. Baèng vieäc ñònh nghóa, nhöõng ñoái töôïng chöùa maõ vaø döõ lieäu. Form, caùi maø chuùng ta nhìn thaáy treân maøn hình laø töôïng tröng cho nhöõng thuoäc tính, quy ñònh caùch xuaát hieän vaø caùch cö xöû. Cho moãi form trong moät öùng duïng, coù moät quan heä module form (vôùi teân file môû roäng laø.frm) duøng ñeå chöùa ñöïng maõ cuûa noù. Moãi module chöùa nhöõng thuû tuïc söï kieän – nhöõng ñoaïn maõ, nôi ñaët nhöõng chæ daãn, caùi seõ ñöôïc thi haønh trong vieäc ñaùp öùng nhöõng söï kieän chæ ñònh. Form coù theå chöùa nhöõng ñieàu khieån. Töông öùng vôùi moãi ñieàu khieån treân form, coù moät taäp hôïp nhöõng thuû tuïc söï kieän trong module form ñoù. Maõ khoâng chæ quan heä vôùi moät form chæ ñònh hay ñieàu khieån coù theå ñöôïc ñaët trong moät loaïi module khaùc, moät module chuaån (.BAS). Moät thuû tuïc ñöôïc duøng ñeå ñaùp öùng nhöõng söï kieän trong nhöõng ñoái töôïng khaùc nhau phaûi ñöôïc ñaët trong cuøng moät chuaån, thay vì taïo nhöõng baûn sao maõ trong nhöõng thuû tuïc söï kieän cho moãi ñoái töôïng. Moät lôùp module (.cls) ñöôïc duøng ñeå taïo nhöõng ñoái töôïng, caùi maø coù theå ñöôïc goïi töø nhöõng thuû tuïc beân trong öùng duïng cuûa baïn. Trong khi moät module chuaån chæ chöùa maõ, moät lôùp module chöùa ñöïng caû maõ vaø döõ lieäu. Ta coù theå nghó noù nhö moät ñieàu khieån. c. Mét sè tÝnh n¨ng cñaVisual Basic Taïo giao dieän ngöôøi söû duïng Giao dieän ngöôøi söû duïng coù leõ laø thaønh phaàn quan troïng nhaát cuûa moät öùng duïng. Ñoái vôùi ngöôøi söû duïng, giao dieän chính laø öùng duïng, hoï khoâng caàn chuù yù ñeán thaønh phaàn maõ thöïc thi beân döôùi. ÖÙng duïng cuûa chuùng ta coù theå phoå bieán ñöôïc hay khoâng phuï thuoäc vaøo giao dieän. Söû duïng nhöõng ñieàu khieån chuaån cuûa Visual Basic Ta duøng nhöõng ñieàu khieån ñeå laáy thoâng tin maø ngöôøi söû duïng nhaäp vaøo, vaø ñeå hieån thò keát xuaát. Nhöõng ñieàu khieån maø ta coù theå duøng trong öùng duïng bao goàm hoäp vaên baûn, nuùt leänh vaø hoäp danh saùch…. Nhöõng ñieàu khieån khaùc cho ta truy xuaát nhöõng öùng duïng khaùc, xöû lyù döõ lieäu cuûa noù nhö laø moät thaønh phaàn maõ trong öùng duïng cuûa baïn. Laäp trình vôùi nhöõng ñoái töôïng. Nhöõng ñoái töôïng laø thaønh phaàn chuû yeáu ñeå laäp trình Visual Basic. Nhöõng ñoái töôïng coù theå laø form, nhöõng ñieàu khieån hay cô sôû döõ lieäu. Laäp trình vôùi phaàn hôïp thaønh Chuùng ta ñoâi khi caàn söû duïng khaû naêng tính toaùn cuûa Microsoft Excel trong öùng duïng Visual Basic, hay ñònh daïng moät taøi lieäu söû duïng thanh coâng cuï ñònh daïng cuûa Microsoft Word, hoaëc löu tröõ vaø xöû lyù döõ lieäu duøng Microsoft Jet… Taát caû nhöõng ñieàu naøy coù theå thöïc hieän ñöôïc baèng caùch xaây döïng nhöõng öùng duïng cuûa chuùng ta söû duïng nhöõng thaønh phaàn ActiveX. Theâm vaøo ñoù, Visual Basic coù theå giuùp chuùng ta taïo ra nhöõng ñieàu khieån ActiveX rieâng. Ñaùp öùng nhöõng söï kieän chuoät vaø baøn phím Nhöõng öùng duïng Visual Basic coù theå ñaùp öùng moät löôïng lôùn söï kieän chuoät vaø baøn phím. Ví duï form, hoäp aûnh, vaø nhöõng ñieàu khieån aûnh coù theå phaùt hieän vò trí con troû chuoät, coù theå quyeát ñònh phím traùi hay phím phaûi ñöôïc nhaán, vaø coù theå ñaùp öùng nhöõng toå hôïp cuûa phím chuoät vôùi phím Shift, Ctrl, hay Alt. Söû duïng nhöõng ñieàu khieån phím, ta coù theå laäp trình nhöõng ñieàu khieån vaø form ñeå ñaùp öùng caùc haønh ñoäng phím hoaëc phieân dòch vaø xöû lyù maõ Ascii cuûa kyù töï. Theâm vaøo ñoù, nhöõng öùng duïng Visual Basic coù theå hoã trôï söï kieän reâ vaø thaû cuõng nhö tính naêng reâ vaø thaû OLE. Laøm vieäc vôùi vaên baûn vaø ñoà hoïa. Visual Basic cung caáp khaû naêng ñoà hoïa vaø vaên baûn phöùc taïp trong öùng duïng. Nhöõng thuoäc tính vaên baûn coù theå giuùp ta nhaán maïnh caùc khaùi nieäm quan troïng vaø caùc chi tieát caàn quan taâm. Theâm vaøo ñoù, Visual Basic cung caáp khaû naêng ñoà hoïa cho pheùp ta linh ñoäng trong thieát keá, bao haøm caùc hình aûnh ñoäng baèng caùch hieån thò moät loaït caùc hình aûnh lieân tieáp nhau. Gôõ roái maõ vaø quaûn lyù loãi Ñoâi khi coù nhöõng loãi xaûy ra beân trong maõ cuûa öùng duïng. Nhöõng loãi nghieâm troïng coù theå laø nguyeân nhaân moät öùng duïng khoâng ñaùp öùng leänh, thoâng thöôøng yeâu caàu ngöôøi söû duïng khôûi ñoäng laïi öùng duïng, vaø khoâng löu laïi nhöõng gì ta ñaõ laøm. Quaù trình tìm ra vaø söûa loãi goïi laø gôõ roái. Visual Basic cung caáp nhieàu coâng cuï giuùp chuùng ta phaân tích öùng duïng laøm vieäc nhö theá naøo. Nhöõng coâng cuï gôõ roái ñaët bieät höõu ích trong vieäc tìm ra nguoàn goác loãi, nhöng chuùng ta cuõng coù theå duøng nhöõng coâng cuï naøy ñeå kieåm tra chöông trình hoaëc tìm hieåu nhöõng öùng duïng khaùc nhau laøm vieäc nhö theá naøo. Xöû lyù oå ñóa, thö muïc vaø file Khi laäp trình trong Windows, noù raát quan troïng ñeå coù khaû naêng theâm, di chuyeån, taïo môùi hoaëc xoùa nhöõng thö muïc vaø file, laáy thoâng tin veà vaø xöû lyù oå ñóa. Visual Basic cho pheùp chuùng ta xöû lyù oå ñóa, thö muïc vaø file baèng hai phöông phaùp : qua nhöõng phöông htöùc cuõ nhö laø ñieàu leänh Open, Write#, vaø qua moät taäp hôïp caùc coâng cuï môùi nhö FSO (File System Object) Thieát keá cho vieäc thi haønh vaø tính töông thích Visual Basic chia xeû haàu heát nhöõng tính naêng ngoân ngöõ trong Visual Basic cho nhöõng öùng duïng, bao goàm trong Microsoft Office vaø nhieàu öùng duïng khaùc. Visual Basic, VBScript, moät ngoân ngöõ script Internet, ñeàu laø taäp hôïp con cuûa ngoân ngöõ Visual Basic. Phaân phoái nhöõng öùng duïng Sau khi taïo moät öùng duïng Visual Basic, ta coù theå töï do phaân phoái baát kyø öùng duïng naøo ñaõ taïo baèng Visual Basic ñeán baát cöù ai duøng Microsoft Windows. Ta coù theå phaân phoái öùng duïng treân ñóa, treân CD, qua maïng, treân intranet hoaëc Internet. Coù nhieàu caùch ñeå taïo cô sôû döõ lieäu cho Visual Basic tuy nhieân ñeå hoaøn thaønh ñeà taøi naøy em ñaõ söû duïng heä quaûn trò cô sôû döõ lieäu Microsoft Access 2000 vì Access coù moät giao dieän tinh xaûo vaø deã duøng ñeå taïo caùc ñoái töôïng cô sôû döõ lieäu. 3.3.2 HÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Microsoft Access 2000 a. S¬ l­îc vÒ Microsoft Access 2000 Microsoft Access 2000 laø 1 trong 4 phaàn meàm öùng duïng cuûa boä Microsoft Offi._.