Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm

g thể phủ nhận tính hiệu quả của nó trong quản lý. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện nay, việc tin học hóa các hợp đồng mua bán hàng hóa là rất cần thiết. Một doanh nghiệp để phát triển tốt thì cần tiếp cận thông tin thị trường, và đáp ứng tốt các nhu cầu của khách hàng. Để làm được những điều này một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần có một hệ thống thông tin hỗ trợ. Việc ứng dụng vào các lĩnh vực làm sao để đạt được một cách có hiệu quả, sự lựa chọn và vận dụng những phần mềm sao cho phù hợp và đạt được kết quả tốt là câu hỏi luôn đăt ra đối với các nhà quản lý. Để lựa chọn một phần mềm phù hợp bao giờ cũng quan trọng đối với các doanh nghiệp. Ngày nay các phần mềm cơ bản đó được ứng dụng và phát triển rộng rãi trong hầu hết mọi doanh nghiệp. Thế nhưng yêu cầu của người sử dụng phần mềm ngày càng đa dạng và nhiều tính năng hơn. Do đó yêu cầu người làm phần mềm phải đáp ứng được yêu cầu trên. Sau một thời gian thực tập tại công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long, em nhận thấy việc xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ việc quản lý hợp đồng bảo hiểm là có tính ứng dụng cao trong thực tế. Vì vậy, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” để thực hiện chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm những nội dung chính sau: Chương I: Tổng quan về công ty thực tập và sự cần thiết của đề tài nghiên cứu Chương II: Một số phương pháp luận cơ bản Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm Chương IV: Cài đặt và đánh giá Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và tận tình của thầy giáo Th.S Nguyên Văn Thư, người đã trực tiếp hướng dẫn em, và anh Trần Quang Long cùng các anh chị trong phòng quản lý tài sản của công ty cổ phần Bảo hiểm dầu khí Thăng Long, đã hướng dẫn và tạo điều kiện cho em hoàn thành bản báo cáo này. Do kinh nghiệm, và những kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong được sự quan tâm, góp ý của các thầy cô giáo, các bạn và các anh chị trong công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long để đề tài được hoàn thiện một cách tốt nhất. Em xin chân thành cảm ơn! CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NƠI THỰC TẬP, VÀ GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN BẢO HIỂM DẦU KHÍ VIỆT NAM ( PETROVIETNAM INSURANCE JOIN STOCK CORPORATION) Giới thiệu chung Bảo hiểm dầu khí Việt Nam, hay còn gọi tắt là PVI, là một trong 4 tổng công ty lớn của Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam. Được thành lập năm 1996, theo quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số: 12/BT, ngày 23/01/2006 của Chính phủ. Sau hơn 10 năm hoạt động, PVI đã có những bước phát triển vượt bậc, cùng với việc chuyển đổi thành Tổng công ty cổ phần, với vốn điều lệ 851 tỷ đồng, doanh thu năm 2006 đạt 1.300 tỷ đồng. Hiện nay, tổng công ty cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam đứng thứ hai về thị phần thị trường bảo hiểm phi nhân thọ và tiếp tục giữ vững vị trí đứng đầu lĩnh vực bảo hiểm công nghiệp. Trụ sở chính: Tòa nhà 154 Nguyễn Thái Học, Q. Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 7 33 55 88 Fax: (84-4) 7 33 62 84 E-mail: contact @ pvi.com.vn Website: Pvi.com.vn Tháng 9/2006, Bộ Công nghiệp và Tập đoàn Dầu khí quốc gia Việt Nam đã có quyết định về việc cổ phần hóa PVI với mục tiêu tăng cường năng lực cạnh tranh và xây dựng PVI trở thành một Tổng công ty cổ phần mạnh trong Tập đoàn. Bằng việc tích cực triển khai các quyết định này, ngày 29/12/2006, PVI đã tiến hành bán đấu giá cổ phần lần đầu và trở thành một hiện tượng nổi bật trên thị trường chứng khoán Việt Nam khi đạt cùng lúc kỷ lục: doanh nghiệp tiến hành cổ phần hóa trong thời gian ngắn nhất( hơn 3 tháng), có số lượng nhà đầu tư đăng ký đấu giá lớn nhất( trên 8 000 nhà đầu tư) và có giá trúng thầu bình quân cao nhất- gấp hơn 16 lần mệnh giá. Việc bán ra 24% cổ phần của PVI tương đương với 120 tỷ đồng, đem về cho nhà nước gần 2000 tỷ đồng ( gấp 4 lần vốn điều lệ của PVI), đã đánh giá được sự đóng góp của PVI với Tập đoàn và Nhà nước. Tập đoàn dầu khí Việt Nam giao nhiệm vụ cho PVI là quản lý, thu xếp rủi ro và thu xếp chương trình bảo hiểm cho toàn bộ các dự án, tài sản và mọi đối tượng bảo hiểm có liên quan đến vốn góp của tập đoàn trong các doanh nghiệp cổ phần, để đảm bảo cung cấp dịch vụ bảo hiểm có chất lượng và phí bảo hiểm cạnh tranh, tiến tới nhanh chóng xây dựng chương trình bảo hiểm toàn cầu cho toàn ngành. Hoạt động kinh doanh 2003- 2007 Các mốc phát triển chính: Ngày 23/01/1996: Thành lập Công ty Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam Năm 1998: Doanh thu đạt trên 100 tỷ đồng Năm 2001: Doanh thu đạt gần 200 tỷ đồng; được Thủ tướng chính phủ tặng bằng khen vì những thành tích xuất sắc giai đoạn 1998- 2000 Năm 2002: Doanh thu đạt xấp xỉ 500 tỷ đồng; được Thủ tướng Chính phủ tặng Cờ thi đua: “Đơn vị dẫn đầu phong trào thi đua” Năm 2004: Doanh thu đạt 610 tỷ đồng. Công ty được Chủ tịch nước tặng Huân chương Lao động Hạng ba Năm 2005: Doanh thu đạt trên 782 tỷ đồng; Công ty được nhận “Giải thưởng Sao Vàng đất Việt” Năm 2006: Doanh thu đạt trên 1300 tỷ đồng. Tiến hành cổ phần hóa Công ty Bảo hiểm Dầu khí Năm 2007: Hoàn thành cổ phần hóa- Tổng Công ty CP Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam hoạt động từ 20/03/2007. Ngày 10/08/2007 PVI niêm yết cổ phiếu tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội. Doanh thu lũy kế đạt 1904 tỷ đồng, hoàn thành 107% kế hoạch cam kết với Tập đoàn. PVI ĐỒNG NAI CÁC CÔNG TY THÀNH VIÊN TRỤ SỞ TỔNG CÔNG TY BAN BẢO HIỂM DỰ ÁN BAN BẢO HIỂM KỸ THUẬT BAN BẢO HIỂM NĂNG LƯỢNG VĂN PHÒNG BAN KẾ HOẠCH & PHÁT TRIỂN KINH DOANH BAN TÀI CHÍNH- KẾ TOÁN BAN BẢO HIỂM HÀNG HẢI BAN TÁI BẢO HIỂM BAN TỔ CHỨC NHÂN SỰ BAN TỔNG HỢP PHÁP CHẾ BAN ĐẦU TƯ BAN CHUẨN BỊ THÀNH LẬP CTY CỔ PHẦN TÀI CHÍNH PVI BAN QUẢN LÝ RỦI RO-BỒI THƯỜNG BAN TIN HỌC THÔNG TIN PVI HÀ NỘI PVI TP. HỒ CHÍ MINH PVI DUYÊN HẢI PVI VŨNG TÀU PVI THĂNG LONG PVI TÂY NAM PVI NAM TRUNG BỘ PVI ĐÔNG BẮC PVI BẮC TRUNG BỘ PVI ĐÔNG BỘ PVI NAM ĐỊNH PVI ĐÀ NẴNG PVI KHÁNH HÒA PVI BÌNH DƯƠNG ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BAN TỔNG GIÁM ĐỐC HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT CÁC CÔNG TY LIÊN DOANH& PVI THAM GIA CỔ ĐÔNG PVI INVEST PVI SÀI GÒN Sơ đồ tổ chức VĂN PHÒNG II Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Thực hiện kinh doanh bảo hiểm, tái bảo hiểm, tiến hành hoạt động đầu tư và các hoạt động khác liên quan đến bảo hiểm như: giám định, phân bổ tổn thất,… phù hợp với luật kinh doanh bảo hiểm Kinh doanh bảo hiểm Bảo hiểm năng lượngBảo hiểm hằng hải Bảo hiểm kỹ thuật Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm trách nhiệm Bảo hiểm hàng không Bảo hiểm con người Bảo hiểm cơ giới Bảo hiểm y tế tự nguyện Bảo hiểm chi phí y tế và chuyển cấp cứu Bảo hiểm nông nghiệp Bảo hiểm khác Kinh doanh tái bảo hiểm Nhượng tái bảo hiểm Nhận tái bảo hiểm Dịch vụ bảo hiểm khác Tư vấn bảo hiểm và quản lý rủi ro Giám định, tính toán phân bổ tổn thất Giải quyết bồi thường và đòi người thứ ba Đầu tư Kinh doanh giấy tờ có giá Kinh doanh bất động sản Góp vốn vào các doanh nghiệp khác Cho vay vốn Các loại hình bảo hiểm Bảo hiểm năng lượng Bảo hiểm hằng hải Bảo hiểm kỹ thuật Bảo hiểm tài sản Bảo hiểm hằng không Bảo hiểm trách nhiệm Bảo hiểm con người Bảo hiểm xe cơ giới Bảo hiểm y tế tự nguyện Bảo hiểm chi phí y tế và tự nguyện cấp cứu Bảo hiểm nông nghiệp Bảo hiểm khác Các đối tác của công ty Tập đoàn dầu khí quốc gia Việt Nam Liên doanh dầu khí Vietsovpetro Công ty liên doanh điều hành Hoàng Long JOC Tổng công ty hàng hải Việt Nam Vinalines Công ty liên doanh điều hành Cửu Long JOC Công ty vận tải biển Việt Nam Vosco Công ty giám định và phân bổ tổn thất Falconer Bryan Tập đoàn môi giới bảo hiểm Marsh Một số tập đoàn và công ty khác GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY BẢO HIỂM DẦU KHÍ THĂNG LONGCông ty Bảo hiểm dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long)Địa chỉ : Số 10 Trần Phú- Hà Đông- Hà TâyĐiện thoại: 04.2850268 Fax :04.2850269 Khái quát về công ty Công ty Bảo hiểm Dầu khí Thăng Long (PVI Thăng Long), tiền nhân là Công ty Bảo hiểm Dầu khí phía Bắc, là một thành viên của Tổng công ty Cổ phần Bảo hiểm Dầu khí Việt Nam(PVI), được thành lập từ năm 2002, với nhiệm vụ kinh doanh được Tổng Công ty giao là khai thác, cung cấp các dịch vụ bảo hiểm trong và ngoài ngành Dầu khí, trong đó các đơn vị thành viên của Tập đoàn Dầu khí tại thủ đô Hà Nội và toàn bộ các tỉnh phía Bắc. Trải qua gần 6 năm hoạt động, được sự hậu thuẫn rất lớn từ Tổng công ty, PVI Thăng Long đã khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên thị trường bảo hiểm phía Bắc. Đến nay, PVI Thăng Long đã hoàn thiện bộ máy tổ chức phục vụ một cách tốt nhất cho định hướng kinh doanh của mình, với cơ cấu tổ chức như sau: Ban giám đốc Khối quản lý: Phòng hành chính kế toán Phòng giám định bồi thường Khối các phòng kinh doanh: Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý Khối các văn phòng khu vực: Phòng kinh doanh khu vực Đống Đa Địa chỉ: 104 Lê Duẩn, Đống Đa, Hà Nội Phòng kinh doanh khu vực Hà Đông Địa chỉ: Đường Quang Trung, thị xã Hà Đông Phòng kinh doanh khu vực Việt Trì Địa chỉ: T6 Số 1996, đại lộ Hùng Vương, phường Nông Trang, tp Việt Trì, tỉnh Phú Thọ Phòng kinh doanh khu vực Lào Cai Địa chỉ: 68 đường Hoàng Liên, Tp Lào Cai, tỉnh Lào Cai Khối các Đại lý pháp nhân và cá nhân: phủ khắp thị trường Hà Nội, các tỉnh miền Bắc, trong đó bao gồm hơn 30 tổng Đại lý pháp nhân. Hoạt động kinh doanh bảo hiểm PVI Thăng Long phát triển toàn diện, đồng đều các nghiệp vụ bảo hiểm, chú trọng bảo hiểm kỹ thuật, bảo hiểm hàng hải, đồng thời tập trung vào mục tiêu phát triển bảo hiểm xe cơ giới, con người và cháy nổ, tài sản theo định hướng của công ty. So với cùng kỳ 2006, doanh thu tăng 117%, việc tăng trưởng doanh thu qua các năm vừa qua có bước tiến đáng kể, tuy nhiên tính chất tăng trưởng không ổn định, tỷ lệ doanh thu của nghiệp vụ có tái tục và tỷ lệ doanh thu tái tục hàng năm thấp. Trong cơ cấu tổng doanh thu, doanh thu của nghiệp vụ kỹ thuật, bảo hiểm cho các dự án chiếm hơn 40%, đây là sản phẩm không tái tục hàng năm. Tính đến 31/12/2007, hệ thống đại lý của PVI Thăng Long gồm có 19 đại lý pháp nhân, 10 đại lý cá nhân. Doanh thu do hệ thống đại lý khai thác đến 31/12/2007 đạt 15.55 tỷ đồng, trong đó XCG( xe cơ giới) 11.85 tỷ, chiếm khoảng hơn 46% cơ cấu tổng doanh thu. Hệ thống đại lý hoạt động chuyên nghiệp và đảm bảo được chất lượng dịch vụ đem đến khách hàng một cách tốt nhất. Hệ thống đại lý của PVI Thăng Long trải rộng trên khắp địa bàn các tỉnh miền Bắc phục vụ tối đa nhu cầu bảo hiểm của khách hàng, đặc biệt là xe cơ giới và con người. PVI Thăng Long không ngừng phát triển với sự đa dạng hóa các loại hình sản phẩm bảo hiểm, bộ máy kinh doanh hoàn thiện về cơ cấu tổ chức, trình độ chuyên môn, cán bộ công nhân viên bài bản, chuyên nghiệp đưa thương hiệu bảo hiểm dầu khí tới các tỉnh thành tiềm năng như: Thanh Hóa, Việt Trì, Lào Cai,..thị trường bảo hiểm mở rộng không ngừng. Theo nhiệm vụ được Tổng công ty giao từ năm 2002 đến nay, PVI Thăng Long là đơn vị duy nhất tại phía Bắc cung cấp các dịch vụ, chương trình bảo hiểm nhỏ lẻ như xe cơ giới, con người, cháy nổ tài sản cho các đơn vị thành viên thuộc tập đoàn Dầu khí Việt Nam. Quá trình hoạt động kinh doanh PVI Thăng Long luôn nhận được sự ủng hộ, tín nhiệm và hợp tác của những đơn vị trong ngành dầu khí, bản thân PVI Thăng Long luôn tự ý thức được rằng chất lượng sản phẩm bảo hiểm cung cấp ngày càng được hoàn thiện và nâng cao hơn nữa. Hoạt động giám định bồi thường Với phương châm : “trung thành, tận tụy” và xác định công tác giám định bồi thường chính là công tác phục vụ khách hàng sau bán hàng, PVI Thăng Long đã tổ chức tốt công tác giám định- bồi thường cho hoạt động kinh doanh của mình. Công ty đã tổ chức một phòng giàm định bồi thường chuyên nghiệp với cơ cấu đầy đủ cán bộ, quy trình giám định, bồi thường theo tiêu chuẩn ISO, cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc đầy đủ, do vậy việc giải quyết khiếu nại bồi thường được nhanh chóng, chính xác các tổn thất, tạo dựng được hình ảnh tốt đẹp và nâng cao thương hiệu của PVI Thăng Long nói riêng và PVI nói chung trên thị trường. Hoạt động giám định bồi thường được dựa trên nền tảng vững chắc của cả hệ thống PVI trên toàn quốc, với mối quan hệ gắn bó giữa các đơn vị trong cùng tổng công ty, thể hiện sự phối hợp lý giữa công tác khai thác dịch vụ bảo hiểm và giải quyết khiếu nại bồi thường. Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong kinh doanh bảo hiểm xe cơ giới trong điều kiện hiện nay. Hiện nay PVI Thăng Long đã xây dựng một hệ thống mạng lưới các Gara, Showroom và xưởng sửa chữa ô tô đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp cho mọi đối tượng khách hàng theo đúng những tiêu chí: kịp thời- chất lượng- thuận tiện, với chế độ bảo hành tốt nhất, đặc biệt PVI Thăng Long là một trong số ít các đơn vị trực thuộc PVI ký hợp đồng nguyên tắc về bảo lãnh sửa chữa xe cơ giới với hệ thống các xưởng , gara ô tô chính hãng như: Toyota, Ford, Daewoo…đáp ứng những yêu cầu khắt khe nhất về chất lượng đối với những xe mới, chính hãng. Để thực hiện cam kết phục vụ khách hàng hàng ngày càng tốt hơn, PVI Thăng Long đã xác lập đường dây nòng online 24/24h, nhằm tạo thuận lợi cho khách hàng trong việc thông báo sự có trong mọi trường hợp và có những hướng dẫn, tư vấn kịp thời phương án giải quyết nhanh nhất. Ngoài ra với mục tiêu, không ngừng hoàn thiện sản phẩm bảo hiểm cung cấp, và tính chuyên nghiệp trong mỗi loại hình bảo hiểm, PVI Thăng Long đã xây dựng Đội cứu hộ xe tổn thất khẩn cấp, đảm bảo tối đa quyền lợi của khách hàng. Kế hoạch kinh doanh 2008 Tổng kế hoạc doanh thu năm 2008: 60 tỷ. Kế hoạch định biên lao động: 65 người Năng suất lao động bình quân: 1 230 769 231 đồng/ người/ năm Thu nhập bình quân: 4 500 000 đồng/ người/ tháng Xây dựng các đại lý trên địa bàn Hà Nội Các đơn vị kinh doanh chủ động thực hiện một số dự án lớn như: cầu Đông Trù, Cầu Nhật Tân, cầu cạn Pháp Vân, đường cao tốc Cầu Giẽ- Ninh Bình… Thành lập thêm một số văn phòng khu vực trên các địa bàn như: Vĩnh Yên, Sơn Tây, Sơn La,… Phòng ban nơi thực tập (bộ phận kinh doanh) Thông tin về cán bộ hướng dẫn Người hướng dẫn thực tập: anh Trần Quang Long- PGĐ Công ty Bảo hiểm dầu khí Thăng Long SĐT: (04) 285 0268 Fax : (04) 285 0269 Mobile: 091 300 5589 Email: longtq@pvi.com.vn Thông tin về bộ phận kinh doanh: bộ phận kinh doanh là bộ phận quan trọng trong hoạt động của công ty. Bộ phận này bao gồm các phòng ban sau: Phòng Bảo hiểm Hàng hải- Tài sản: Phòng gồm có 6 nhân viên kinh doanh, do anh Trần Quang Long làm trưởng phòng. Phòng Bảo hiểm Kỹ thuật: Phòng gồm có 5 nhân viên kinh doanh, do anh Hoàng Tấn quản lý Phòng Xe cơ giới, con người và quản lý đại lý: phòng gồm có 6 nhân viên kinh doah, do anh Đỗ Quang Hưng quản lý Thực trạng tin học hóa của bộ phận kinh doanh hiện nay như sau: STT Loại thiết bị Số lượng Tình trạng 1 Máy chủ: Genuinel Intel X86 01 Hoạt động tôt 2 Máy tính: 18 Hoạt động tốt 3 Máy in Hp Laser 1200 series 06 Hoạt động tốt Số lượng và chủng loại thiết bị tin học trong phòng hoạt động tốt, đáp ứng được nhu cầu hoạt động của phòng hiện nay. GIỚI THIỆU VỀ ĐỀ TÀI Hiện nay, công ty cổ phần bảo hiểm dầu khí Thăng Long việc quản lý các hợp đồng bảo hiểm được thực hiện thông quan bảng tính excel. Ngoài ra còn sử dụng chỉ có phần mềm kế toán, phần mềm quản lý bồi thường. Việc quản lý thông qua các phương tiện trên đều dẫn đến các nhược điểm sau: Tốn phí thời gian, tiến độ thực hiện chậm Gây nhiều sai sót Thông tin cập nhập không mang tính thời sự Tạo lập báo cáo mất nhiều thời gian Do những nhược điểm trên nên việc xây dựng:” hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm”, là vấn đề bức thiết và cần thiết để khắc phục các nhược điểm trên, và nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng bảo hiếm. Chương trình có các chức năng như sau: Quản lý khách hàng Quản lý các tài sản bảo hiểm Quản lý bồi thường Quản lý loại đơn bảo hiểm Công cụ lựa chọn thực hiện: Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual basic 6.0, CSDL Access 2000 Công cụ báo cáo: Crystal report 8.5 Microsoft Access là hệ quản trị CSDL được sử dụng tại nhiều nước trên thế giới, hiện nay Microsoft Access 2000 đang phổ biến. Tuy nhiên, nếu có điều kiện em sẽ chuyển đổi sang CSDL SQL Server 2000. Đây là một hệ quản trị CSDL mạnh, lưu trữ được nhiều dữ liệu, thích hợp với môi trường mạng nhiều người dùng. Việc sử dụng CSDL Access ở đây chỉ có tính chất mô phỏng, do điều kiện thực hiện chưa cho phép. Visual Basic 6.0 đã thể hiện nhiều khả năng mạnh về lập trình CSDL bởi tính uyển chuyển trong giao diện, dễ dàng trong tổ chức dữ liệu. Crystal Report 8.5 là công cụ tạo báo cáo mạnh, dễ dàng thực hiện. Các công cụ này phù hợp với trình độ công nghệ hiện tại của phòng, và dễ dàng nâng cấp cho thích hợp với chiến lược CNTT sau này. CHƯƠNG II: MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN ỨNG DỤNG VÀO NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BẢO HIỂM Vào đầu những năm 80 của thế kỷ trước, nghiên cứu về hệ thống thông tin mới được hình thành trên thế giới, và được quan tâm, nghiên cứu, ứng dụng tại Việt Nam từ đầu năm 2000. Những năm gần đây, hệ thống thông tin ngày càng được ứng dụng vào nhiều lĩnh vực, và không ngừng khẳng định tầm quan trọng, vai trò trong các lĩnh vực ấy. Việc nghiên cứu phương pháp luận cơ bản về hệ thống thông tin rất quan trọng để có thể ứng dụng vào việc hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý các hợp đồng bảo hiểm tại PVI Thăng Long. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN Định nghĩa hệ thống thông tin Thông tin, và thông tin quản lý: Trước tiên, ta có thể hiểu thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới của chủ thể nhận tin đối với đối tượng phản ánh. Với định nghĩa như trên, thông tin có 4 tính chất cơ bản sau: Có hướng Thời điểm Cục bộ Tương đối Thực chất, thông tin sẽ không có ý nghĩa gì nếu không được áp dụng vào công việc cụ thể. Nhất là đối với lĩnh vực quản lý, thông tin là hết sức cần thiết. Có thể nói, thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào, vừa là nguyên liệu đầu ra của hệ thống thông tin quản lý. Không có thông tin thì không có hoạt động quản lý đích thực. Thông tin quản lý thông tin có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, xử lý thông tin trong một tập các ràng buộc gọi là môi trường. Nguồn Thu nhập Kho dữ liệu Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Nó được biểu hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào ( input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý ( output) được chuyển đến các đích ( destination) hoặc được cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (storage) Hình 1: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh họa, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Hệ thống thông tin gồm có 2 loại: Hệ thống chính thức: một hệ thống thông tin chính thức bao hàm một tập hợp các quy tắc, phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Hệ thống không chính thức: thường được bao hàm một tập hợp các quy tắc và phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng, hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng, và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau, và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức, bao chứa các bộ phận gần giống như hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịch một doanh nghiệp. Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí là các hệ thông tin phi chính thức. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này, có 5 loại: hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống xử lý giao dichn TPS( transaction processing System): như chính tên của chúng đã nói rõ, các hệ thống xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, hoặc với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, làm hóa đơn, lập đơn trả hàng, theo dõi khách hàng, hay theo dõi nhà cung cấp….. Hệ thống thông tin quản lý MIS ( Management Information System): là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, hoạt động này nằm ở các mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý, hoặc lập kế hoạch chiến lược. Một số ví dụ về hệ thống thông tin quản lý như: hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, nghiên cứu về thị trường, theo dõi năng suất làm việc hay sự vắng mặt của nhân viên…. Hệ thống ra quyết định DSS ( Decision Support System) là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Với quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết, và lựa chọn một phương án. Hệ thống chuyên gia ES ( Expert System): đó là hệ thống những cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ, và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage): hệ thống thông tin loại này được sử dụng như mục đích trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng: phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính chiến tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu đến việc xử lý dữ liệu, để đưa ra những kết luận chính xác về tình hình thực tế. Thiết kế nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại, và xây dựng các mô hình logic, mô hình vật lý ngoài của hệ thống. Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý Những yêu cầu mới của nhà quản lý Sự thay đổi của công nghệ Thay đổi sách lược chính trị Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dực án phát triển một hệ thống thông tin mới. Những luật mới của chính phủ mới ban hành ( luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp, bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời, nhiều tổ chức phải rà soát lại các hệ thống thông tin của mình để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này. Việc người ta nhận ra yêu cầu phát triển hệ thống thông tin rõ ràng là chưa đủ để bắt đầu sự nghiệp phát triển này. Trong phần lớn các tổ chức, có các cơ chế, ít nhiều chính thức đang tồn tại, để xác định được liệu một nghiên cứu phát triển hệ thống thông tin có nên được thực hiện hay không. Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin Mục đích chính xác của dự án phát triển một hệ thống thông tin là có được một sản phẩm đáp ứng các nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hòa hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một thống thông tin, tuy nhiên không có phương pháp ta có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Dưới đây là ba nguyên tắc để phát triển một hệ thống thông tin: Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: chuyển từ các chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế CÁC CÔNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN Có 7 giai đoạn khi phát triển hệ thống thông tin: đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế logic, đề xuất các phương án của giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thác. Giai đoạn đánh giá yêu cầu Giai đoạn này là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành công của một dự án. Một sai sót trong giai đoạn này sẽ rất có thể làm chậm cả một dự án, kéo theo những chi phí, tổn thất lớn cho tổ chức. Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian, mà cả nguồn nhân lực, do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Lập kế hoạch Về cơ bản thì lập kế hoạch của giai đoạn thẩm định dự án, là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập, cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu Làm rõ yêu cầu, tức là làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua việc tìm hiểu những yêu cầu của người sử dụng, sau đó là người quản lý chính mà bộ phận của họ. Thêm vào đó để nhằm tới nguyên nhân dẫn đến yêu cầu và xác định hệ thống có liên quan. Đánh giá khả thi Đánh giá khả thi rất quan trọng. Đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu biết sâu về vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá các chi phí của các giải pháp. Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Tuy nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá lại. Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về tài chính, khả thi về thời hạn và khả thi về kỹ thuật. Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hòa hợp giữa giải pháp và dự kiến với môi trường tổ chức. Khả thi kỹ thuật, được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu của hệ thống đề xuất. Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra không? Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu Báo cáo phải trợ giúp các nhà lãnh đạo quyết định dự án có thể tiếp tục hay dừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ về tình hình, và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết, là giai đoạn tiếp theo giai đoạn đánh giá yêu cầu, sau khi dự án tiếp tục được tiến hành. Giai đoạn phân tích chi tiết, bao gồm có 3 bước được trình bày trong hình vẽ sau: Ghi chép phỏng vấn, kết quả, khảo sát 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp 2.0 Cấu trúc hóa các yêu cầu Các yêu cầu hệ thống Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT…. Hồ sơ dự án Mô tả về HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Mô tả về HT hiện tại, và HT mới Hình2: các bước của giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm có các công đoạn sau: Lập kế hoạch phân tích chi tiết Bao gồm có các công việc: thành lập nhóm phân tích, phân chia nhiệm vụ, chọn phương pháp, công cụ và kỹ thuật sẽ dùng và xây dựng thời hạn cho các công việc. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Một hệ thống thông tin không thể phát triển trong một cái bình rỗng. Nó bị ảnh hưởng bởi rất nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại, nó có ảnh hưởng tới các nhân tố đó. Môi trường của hệ thống thông tin hiện tại, bao gồm: Môi trường ngoài Môi trường tổ chức Môi trường vật lý Môi trường kỹ thuật Nghiên cứu hệ thống hiện tại Trong công đoạn này, cần phải xác định những vấn đề có liên quan tới hệ thống và nguyên nhân của chúng. Khối lượng thông tin thu thập và phân tích lớn hơn nhiều so với các hoạt động trước đây. Nhiệm vụ của công đoạn này là: th._.