Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm thi tại Phòng Giáo dục

nội, sau quá trình học tập trên lý thuyết tại trường, em đã hiểu rõ được phần nào công việc sau này của mình. Để hoàn thiện thêm nhận thức cũng như kỹ năng về chuyên ngành của bản thân, được sự giúp đỡ của nhà trường và khoa Tin học kinh tế bằng việc tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp kéo dài trong thời gian 15 tuần. Đây là điều kiện thuận lợi giúp cho bản thân em được tham gia đi sâu hơn vào thực tiễn, qua đợt thực tập tốt nghiệp này sẽ phần nào nắm bắt được phần nào các hoạt động nảy sinh trong thực tế, hơn nữa qua đó có thể giúp bản thân em kết hợp những lý thuyết đã hoc trên giảng đường vào vấn đề nào đó nảy sinh trong thực tế. Nhờ đó giúp em nắm vững các kiến thức chuyên môn đã được học trong nhà trường đồng thời bổ sung thêm kiến thức mới và chuẩn bị cho nghề nghiệp của minh sau khi ra trường. Đây là bản báo cáo thực tập tổng hợp sau thời gian thực tập tổng hợp kéo dài 8 tuần tại Phòng Giáo dục và đào tạo nhằm làm quen với cơ sở thực tiễn. Bản báo cáo sẽ giới thiệu sơ bộ về đơn vị thực tập và báo cáo những vấn đề chuyên môn có liên quan đến chuyên đề thực tập tốt nghiệp mà bản thân em đã tìm hiểu trong thời gian thực tập tổng hợp tại đơn vị thực tập. Nội dung của đề tài bao gồm một số vấn đề cơ bản sau: Chương 1: Giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu. Chương 2: Các vấn đề phương pháp luận cơ bản về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm thi tại Phòng Giáo dục. Phần cuối là phụ lục trình bày một số code của phần mềm. Chương i giới thiệu chung về cơ quan thực tập và đề tài nghiên cứu A. giới thiệu về cơ quan thực tập Tên cơ quan: Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Hai Bà Trưng Địa chỉ: 349 Phố Huế- Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 8211969 – 9762578 Trưởng phòng: Nguyễn Tiến Trường Phó phòng : Vương Thuý Thìn I. Chức năng và nhiệm vụ của phòng 1. Những quy định chung đối với chức năng và nhiệm vụ của phòng. Quy định 1: Vị trí chức năng nhiệm vụ các tổ chuyên môn thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo. Tổ chức năng chuyên môn thuộc Phòng Giáo dục & Đào tạo không phải là một cấp nhưng cần thiết được hình thành trên cơ sở kế thừa và phát triển tổ chức bộ máy hiện có, nhằm giúp cho trưởng Phòng Giáo dục & Đào tạo quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước, tham mưu cho UBND quận và Sở Giáo dục & Đào tạo trên địa bàn quận, đặc biệt là hệ thống các cơ sở giáo dục trẻ ở trong độ tuổi từ 0 đến 16 tuổi. Quy định 2: a. Bộ máy của cơ quan Phòng Giáo dục & Đào tạo gồm có các tổ chức năng chuyên môn. - Tổ chỉ đạo chuyên môn Mầm non. - Tổ chỉ đạo chuyên môn Tiểu học. - Tổ chỉ đạo chuyên môn Trung học cơ sở. - Tổ Tài vụ - Cơ sở vật chất. b. Tổ chuyên môn: Có tổ trưởng, tổ phó kiêm tổ trưởng công đoàn và một số chuyên viên, cán sự, nhân viên. Số lượng biên chế và sắp xếp do trưởng phòng quyết định, trên cơ sở yêu cầu chung của đơn vị và tổng số định biên hiện có được cấp trên giao phó. Quy định 3: Quyền hạn và nhiệm vụ của các tổ chức chuyên môn. a. Quyền hạn: - Được trưởng phòng uỷ quyền mời, làm việc với các đơn vị cơ sở phổ biến triển khai nhiệm vụ công tác chuyên môn được giao, truyền đạt trực tiếp và đầy đủ các ý kiến chỉ đạo công tác của trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách đối với đơn vị hoặc cá nhân khi làm nhiệm vụ. - Tham mưu đề xuất các biện pháp công tác, dự thảo các văn bản trình trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách để gửi các đơn vị trường học nhằm triển khai thực hiện, đôn đốc nhắc nhở thực hiện các công tác nhiệm vụ chuyên môn theo phân cấp và chỉ đạo của cấp trên đảm bảo hiệu quả cao. - Tổ chức kiểm tra, theo dõi, đánh giá, tổng hợp, báo cáo tình hình công tác chuyên môn thuộc lĩnh vực phụ trách. b. Trách nhiệm: - Tổ chuyên môn có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác chuyên môn được giao một cách chủ động và sáng tạo, dưới sự lãnh đạo kiểm tra trực tiếp của trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách. - Tổ trưởng có trách nhiệm lĩnh hội đầy đủ các ý kiến chỉ đạo của trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách để phổ biến đến từng thành viên. Trong trường hợp công tác nhiệm vụ đặc thù thì trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách sẽ chỉ đạo giao nhiệm vụ trực tiếp cho từng cán bộ, chuyên viên… - Tất cả các thành viên trong tổ chuyên môn chấp hành thực hiện chế độ làm việc, hội họp theo các quy định hiện hành, tổ trưởng và từng thành viên trong tổ chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và phó phòng phụ trách kết quả công tác chuyên môn nghiệp vụ được giao. - Tổ chuyên môn là đầu mối trực tiếp giúp trưởng phòng phụ trách chỉ đạo các hoạt động của các cơ sở trường học, có trách nhiệm nắm bắt tình hình và kết quả công tác của các đơn vị theo từng mảng lĩnh vực công tác hoặc địa bàn phân công theo dõi. - Ngoài việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ chuyên môn được giao, các tổ chuyên môn nghiêm túc thực hiện những nhiệm vụ mới, đột xuất khác do trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách phân công. - Tổ chuyên môn có trách nhiệm chuẩn bị kịp thời đầy đủ và nghiêm túc nội dung các buổi làm việc hoặc hội họp liên quan khi có yêu cầu của trưởng phòng hoặc phó phòng phụ trách. 2. Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng tổ chuyên môn. 2.1. Tổ mầm non - Chức năng: Giúp trưởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo phân cấp của Thành phố và chỉ đạo của Sở Giáo dục & Đào tạo, UBND quận (đối với khối Mầm non). - Nhiệm vụ: + Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ và cả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra. + Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu… để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầu của trưởng hoặc phó phòng phụ trách. + Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trường học thuộc khối Mầm non thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm vụ năm học trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấp trên và UBND quận. + Hướng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, học tập và tổ chức biên soạn, biên tập các tài liệu hướng dẫn giảng dạy, học tập theo quy định của Sở Giáo dục & Đào tạo cho ngành học Mầm non đảm bảo thiết thực và hiệu quả. + Tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, giáo viên khối Mầm non. Tham gia công tác xây dựng CSVC, trang thiết bị dạy - học và công tác thư viện phục vụ cho công tác chỉ đạo ngành học. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra các chuyên đề theo kế hoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp với việc theo dõi thường xuyên để thông qua đó đánh giá quan sát thực về chất lượng quản lý, chất lượng dạy - học và chăm sóc, nuôi dưỡng thông qua việc tổ chức các kỳ kiểm tra, khảo sát việc nuôi và dạy trẻ. + Tham gia công tác vận động trẻ đến lớp. + Tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua 2 tốt, phong trào nuôi con khoẻ - dạy con ngoan, chống suy dinh dưỡng, xây dựng những tập thể và cá nhâ điển hình tiên tiến trong ngành học Mầm non. + Phối hợp với các đoàn thể tham gia xây dựng ngành học Mầm non theo định hướng phát triển của Thành phố và tham mưu đề xuất các chế độ chính sách có liên quan đến cán bộ, giáo viên Mầm non thuộc địa bàn quận. Là đầu mối quan hệ với phòng giáo dục Mầm non của Sở Giáo dục & Đào tạo, UBDS gia đình và trẻ em. + Tham gia công tác nghiên cứu các đề tài khoa học, tổ chức hướng dẫn đề tài, xét duyệt SKKK, triển khai ứng dụng các SKKN tốt của cán bộ, giáo viên thuộc ngành học Mầm non vào thực tế. + Theo dõi, cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin số liệu, báo cáo tình hình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc Mầm non trên địa bàn Quận để phục vụ tốt cho quá trình quản lý điều hành cũng như việc tiến hành sơ kết, tổng kết học kỳ, tổng kết năm học của ngành học Mầm non. 2.2. Tổ tiểu học. - Chức năng: Giúp trưởng phòng thực hiện quản lý Nhà nước theo phân cấp của thành phố và chỉ đạo của Sở Giáo dục & Đào tạo, UBND Quận (đối với khối Tiều học). - Nhiệm vụ: + Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ và cả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra. + Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu… để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầu của trưởng hoặc phó phòng phụ trách. + Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trường học thuộc khối Tiểu học thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm vụ năm học trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấp trên và UBND quận. + Hướng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, học tập và tổ chức biên soạn, biên tập các tài liệu hướng dẫn giảng dạy, học tập theo quy định của Sở đối với bậc Tiểu học đảm bảo thiết thực và hiệu quả. + Tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua 2 tốt, xây dựng những tập thể và cá nhân điển hình tiên tiến ở bậc học Tiểu học. + Phối hợp với các đoàn thể trong và ngoài ngành tham gia xây dựng bậc học Tiểu học theo định hướng phát triển của thành phố. Phối hợp với cơ sở vật chất, công đoàn ngành, đề xuất các chế độ chính sách có liên quan đến cơ sở vật chất, trang thiết bị, thư viện và cán bộ giáo viên của các trường Tiểu học thuộc địa bàn quận. Là đầu mối liên hệ với Phòng Giáo dục Tiểu học Sở giáo dục & đào tạo, phòng quản lý thi & thông tin giáo dục Sở giáo dục & đào tạo (Đối với Tiểu học). + Tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, giáo viên khối Tiểu học. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra chuyên đề theo kế hoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp với việc theo dõi chất lượng thường xuyên để thông qua đó đánh giá khách quan sát thực về chất lượng quản lý, chất lượng dạy và học. + Tham gia công tác vận động trẻ ra lớp, tổ chức thi và xét tốt nghiệp, tuyển sinh tiểu học. + Tham gia nghiên cứu khoa học, tổ chức hướng dẫn đề tài, xét duyệt sáng kiến kinh, triển khai ứng dụng các sáng kiến kinh nghiệm tốt của cán bộ giáo viên thuộc bậc tiểu học vào thực tế giáo dục tiểu học. + Theo dõi cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin về số liệu, báo cáo tình hình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc tiểu học trên địa bàn quận để phục vụ tốt quá trình quản lý điều hành cũng như việc tiến hành sơ kết, tổng kết học kỳ, tổng kết năm học, rút kinh nghiệm của bậc Tiểu học. 2.3. Tổ trung học cơ sở - GDTX. - Chức năng: Giúp trưởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo phân cấp của thành phố và chỉ đạo của Sở giáo dục & đào tạo, UBND Quận (đối với khối THCS - GDTX). - Nhiệm vụ: + Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ và cả năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra. + Chuẩn bị kịp thời đầy đủ các báo cáo, nội dung, hồ sơ, tài liệu… để phục vụ các buổi làm việc hoặc hội họp có liên quan khi có yêu cầu của trưởng hoặc phó phòng phụ trách. + Thường xuyên hướng dẫn kiểm tra đôn đốc các đơn vị trường học thuộc khối Trung học cơ sở thực hiện nghiêm chỉnh kế hoạch nhiệm vụ năm học trên cơ sở triển khai các quy định, chỉ đạo của ngành cấp trên và UBND quận. + Hướng dẫn kiểm tra thực hiện đổi mới chương trình, phương pháp giảng dạy, học tập đảm bảo thiết thực và hiệu quả. + Tham gia công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ cán bộ, giáo viên khối Trung học cơ sở. + Tổ chức chỉ đạo phong trào thi đua 2 tốt, xây dựng những tập thể và cá nhân điển hình tiên tiến ở cấp học Trung học cơ sở. + Lập kế hoạch, hướng dẫn chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc bồi dưỡng, tuyển chọn tài năng trẻ thuộc cấp học THCS về các lĩnh vực văn hóa, TDTT và các hoạt động xã hội khác. + Phối hợp với CSVC, công đoàn ngành tham mưu đề xuất các chế độ chính sách có liên quan đến CSVC, trang thiết bị, thư viện và CBGV ở cấp học THCS, TTGDTX thuộc ngành quản lý. Là đầu mối liên hệ với phòng trung học phổ thông SGD & ĐT, phòng quản lý thi và thông tin Giáo dục (đối với THCS), phòng giáo dục chuyên nghiệp SGD & ĐT, phòng giáo dục thường xuyên và SGD&ĐT, bản quản lý các trường ngoài công lập. + Tổ chức kiểm tra định kỳ, toàn diện, kiểm tra chuyên đề theo kế hoạch của bậc học hoặc đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp với việc theo dõi thường xuyên để thông qua đó đánh giá khách quan sát thực về chất lượng quản lý, chất lượng dạy và học. + Tham gia công tác tổ chức thi, xét tốt nghiệp, tuyển sinh cấp học THCS theo thẩm quyền. + Tham gia công tác nghiên cứu các đề tài khoa học, tổ chức hướng dẫn đề tài, xét duyệt SKKN, triển khai ứng dụng của các SKKN của giáo viên, cán bộ quản lý thuộc bậc học THCS. + Cập nhật đầy đủ và kịp thời các thông tin số liệu, báo cáo tình hình kết quả hoạt động của từng đơn vị bậc THCS trên địa bàn Quận để phục vụ tốt hơn cho quá trình quản lý điều hành cũng như việc tiến hành sơ kết học kỳ và tổng kết năm học rút kinh nghiệm của khối THCS. + Phối hợp với các đoàn thể trong và ngoài ngành tham gia công tác GDTX, giáo dục cộng đồng, bổ túc văn hóa và xóa mù chữ. 2.4. Tổ tài vụ - Cơ sở vật chất. - Chức năng: Giúp trưởng phòng thực hiện công tác quản lý điều hành hoạt động về công tác tài chính cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị, ngành đảm bảo đáp ứng phục vụ tốt các nhiệm vụ chuyên môn, nhiệm vụ chính trị được giao đúng với các quy định của pháp luật. - Nhiệm vụ: + Tài chính kế toán: * Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, năm, đồng thời triển khai phân công cho từng thành viên thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra. * Trên cơ sở định mức kinh phí đã được xác định, lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng tháng, quý, năm của đơn vị, ngành theo đúng luật ngân sách và cáca quy định hiện hành. * Thường xuyên liên hệ, phối hợp chặt chẻ với phòng tài chính vật giá của quận, tham mưu lập kế hoạch phân bổ ngân sách cho các đơn vị trường học để theo dõi cấp đúng, cấp đủ, cấp kịp thời kinh phí trong kế hoạch của đơn vị, của UBND Quận với các đơn vị trường học. * Đảm bảo kịp thời các khoản chi đáp ứng hoàn thành tốt các nhiệm vụ chuyên môn và nhiệm vụ chính trị của đơn vị. * Thực hiện tốt chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo đúng nguyên tắc, tiết kiệm có hiệu quả. * Tham gia với các phòng có liên quan xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ kế tóan các đơn vị trường học. Là đầu mối liên hệ với phòng kế hoạch tài chính SGD & ĐT, phòng tài chính quận. * Trên cơ sở định mức kinh phí đã được xác định hướng dẫn, tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán của các trường học thuộc ngành quản lý. * Tổ chức kiểm tra định kỳ hoạch đột xuất khi có lý do cần thiết, kết hợp với việc theo dõi thường xuyên để thông qua đó đánh giá khách quan sát thực về chất lượng hoạt động của nhà trường về công tác tài chính. + Cơ sở vật chất: * Hướng dẫn các trường thuộc ngành quản lý trong việc lập kế hoạch hàng năm, dài hạn về xây dựng cơ sở vật chất và trang thiết bị trường học theo quy định. * Tổng hợp các kế hoạch về xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị trường học báo cáo UBND quận và sở GD& ĐT. * Phối hợp với các phòng ban chức năng liên quan trong Quận để thống nhất kế hoạch và tham mưu với các cấp để xin kinh phí đầu tư việc xây dựng, sữa chữa, mua sắm trang thiết bị cho các trường thuộc ngành GD &ĐT quản lý thi và thông tin giáo dục. Là đầu mối liên hệ với phòng kế hoạch quận, phòng quản lý thi và thông tin giáo dục của SGD & ĐT (đối với thông tin giáo dục), phòng kế hoạch Quận, Ban quản lý dự án Quận, phòng thống kê Quận. * Quản lý, bổ sung cơ sở vật chất của đơn vị Phòng GD&ĐT và hướng dẫn các trường quản lý tài sản, kiểm kê định kỳ theo quy định của nhà nước… * Tham mưu với lãnh đạo phòng GD & ĐT duyệt chủ trương, kế hoạch trong việc sử dụng kinh phí vào việc cải tạo, sửa chữa, mua sắm trang thiết bị bằng các nguồn thu theo quy định của ngành. 2.5. Tổ hành chính - Tổ chức. - Chức năng: + Đối với văn phòng: Giúp trưởng phòng tổ chức các hoạt động văn phòng, bao gồm công tác tổng hợp thông tin, đối ngoại và hành chính quản trị. + Đối với tổ chức: Giúp trưởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác tổ chức và cán bộ, thực hiện chế độ chính sách của ngành GD & ĐT. + Đối với thanh tra: Giúp trưởng phòng thực hiện chức năng thanh tra các hoạt động GD&ĐT, theo phân cấp của các trường học thuộc ngành quản lý. - Nhiệm vụ: + Đối với văn phòng: * Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, học kỳ và cả năm, đồng thời triển khai tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đề ra. * Tổ chức công tác tổng hợp tình hình các hoạt động GD&ĐT thông qua việc cập nhật và các thông tin báo cáo của các tổ chức năng chuyên môn đảm duy trì chế độ báo cáo tổng hợp theo định kỳ đối với sở GD&ĐT và UBND quận. * Quản lý và sử dụng con dấu đúng các quy định hiện hành, duy trì cải tiến công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo in ấn, phát hành các văn bản tài liệu theo tiêu chỉ đạo của trưởng phòng đảm bảo ngày càng khoa học, kịp với văn phòng SGD&ĐT, văn phòng UBND quận. * Chuẩn bị chu đáo đầy đủ về phương tiện, CSVC cần thiết phục vụ tốt các hội nghị của cơ quan phòng GD&ĐT, của ngành, phục vụ tiếp đón khách đến làm việc với cơ quan. * Tổ chức công tác thường trực và bảo vệ cơ quan, hướng dẫn nhắc nhở tạo điều kiện để mọi người ra vào cơ quan đều phải thực hiện nghiêm chỉnh nội quy quy định, đảm bảo an toàn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ. + Đối với công tác tổ chức. * Xây dựng kế hoạch triển khai hàng năm về công tác tổ chức cán bộ (tiếp nhận, bổ nhiệm, điều động, nâng lương, quỹ biên chế, BHXH, nghĩ chế độ…). * Hướng dẫn và kiểm tra đôn đốc các trường học thuộc ngành quản lý về công tác tổ chức cán bộ và chế độ chính sách. * Hướng dẫn các trường triển khai thực hiện kịp thời, đúng đắn các chế độ chính sách của nhà nước về lao động, tiền lương, thôi việc, trợ cấp, hưu trí, kỹ luật theo thẩm quyền của ngành. * Nghiên cứu đề xuất với trưởng phòng các chế độ chính sách đặc thù và giải quyết các chế độ chính sách đặc thù đó theo thẩm quyền. * Hướng dẫn các đơn vị thuộc địa bàn quận thực hiện công tác quy hoạch đội ngũ, tổ chức bộ máy quản lý GD&ĐT; cụ thể hóa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quan hệ công tác, lề lối làm việc, quản lý cán bộ công chức ở từng đơn vị. * Giúp trưởng phòng quản lý biên chế ngành GD&ĐT, công tác tuyển dụng, thi tuyển, bổ nhiệm công chức theo thẩm quyền. Phối hợp với các phòng ban khác thuộc quận và công đoàn ngành tham mưu đề xuất các chế độ chính sách có liên quan đến cán bộ, giáo viên trên địa bàn quận. * Thực hiện nhiệm vụ kiểm tra đánh giá các đơn vị thuộc địa bàn quận về công tác tổ chức cán bộ và chế độ chính sách… * Phối hợp với các phòng ban có liên quan xây dựng quy hoạch, kế hoạch việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giáo viên, cán bộ công chức của ngành. Là đầu mối liên hệ với phòng TCCB của SGD&ĐT, phòng TCCQ quận. + Đối với thanh tra: * Xây dựng kế hoạch công tác chuyên môn tháng, quý, và cả năm, đồng thời triển khai tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đề ra. * Tổ chức thanh tra, đánh giá công tác quản lý ở các trường thuộc địa bàn Quận, việc giảng dạy của cán bộ, giáo viên, việc học tập của học sinh trong các loại hình trường theo phân cấp. * Giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo trong phạm vi thẩm quyền của ngành. * Phối hợp với UBKT công đoàn ngành bồi dưỡng nghiệp vụ thanh tra nhân dân các trường thuộc địa bàn quận và giải quyết các đơn thư có /liên quan đến cán bộ, giáo viên trong ngành. * Tham gia các buổi tiếp dân hàng tuần, theo dõi, nắm tình hình công tác thanh tra của ngành. Là đầu mối liên hệ với thanh tra SGD & ĐT, thanh tra quận. b. Đề tài nghiên cứu Lý do chọn đề tài. Phòng giáo dục và đào tạo quận Hai Bà Trưng là một cơ quan nhà nước, có số lượng nhân viên trung bình song phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Tuy nhiên, việc quản lý thi là một trong những công việc quan trọng của phòng. Hiện nay, công tác quản lý thi tại phòng đang được thực hiện bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access và chưa sử dụng ngôn ngữ lập trình nào. Song do tính chất công việc đòi hỏi không phải chỉ là quản lý dữ liệu đơn thuần mà còn phải thực hiện một số chức năng khác như: xét tuyển vào các trường, xét loại bằng tốt nghiệp… Chính vì vậy việc tạo một phần mềm ứng dụng sẽ giúp đáp ứng tốt hơn công việc của phòng. Chính vì vậy, em lựa chọn đề tài: “ Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý điểm thi tại phòng giáo dục và đào tạo quận Hai Bà Trưng ” để tạo ra 1 sản phẩm phần mềm nhằm ứng dụng vào việc quản lý thi tại phòng. II. Lựa chọn công cụ tin học để xây dựng hệ thống. Hiện nay, trên thực tế có rất nhiều công cụ để thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu cũng như các ngôn ngữ lập trình. Vì vậy, một vấn đề đặt ra cho các nhà thiết kế và các lập trình viên là lựa chọn phần mềm tin học nào để xây dựng chương trình. Do trình độ của bản thân và yêu cầu của cơ sở thực tập nên em sử dụng Hệ quản trị cơ sở dữ liệu và ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro để phân tích và thiêt kế hệ thống. 1. Giới thiệu về Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro Cơ sở dữ liệu là gì : Cơ sở dữ liệu (Database) là tập hợp mẩu tin (record) và tập tin (file) được tổ chức nhằm mục đích cụ thể. Trên hệ thống máy tính của mình, có thể bạn đang lưu giữ tên và địa chỉ của tất cả bạn bè hay khách hàng, thu thập mọi thư từ đã viết và sắp xếp theo tên người nhận hoặc sở hữu một tập hợp tập tin trong đó, bạn lưu giữ toàn bộ dữ liệu tài chính – khoản phải trả, khoản phải thu, các mục nhập trong tập chi phiếu. Tài liệu của trình xử lý văn bản được bạn tạo theo chủ đề, xét nghĩa rộng là một dạng cơ sở dữ liệu (CSDL). Tập tin trang bảng tính cũng là dạng khác của CSDL. Nếu là người có óc tổ chức, chắc chắn bạn sẽ quản lý nguồn dữ liệu thông qua thư mục hay thư mục con. Nếu như vậy, bạn đã là người quản lý cơ sở dữ liệu rồi. Nhưng khi các vấn đề bạn đang tìm cách giải quyết trở nên phức tạp, liệu bạn sẽ làm gì? Làm thế nào có thể dễ dàng thu thập thông tin về toàn bộ khách hàng và đơn đặt hàng của họ khi dữ liệu được lưu trữ trong nhiều tập tin, tài liệu và bảng tính? Nếu cần chia sẻ thông tin cho nhiều người nhưng lại không muốn hai người cập nhật dữ liệu giống nhau cùng lúc, phải làm thế nào? Đối mặt với những thách thức này, giải pháp tốt nhất là sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( DBMS ). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu ( HQTCSDL ) là gì ? HQTCSDL là 1 bộ phần mềm và những công cụ có sẵn do 1 số nhà sản xuất phần mềm cung cấp để thực hiện công việc này. HQTCSDL cũng đòi hỏi phải có 1 số phần cứng và phần mềm bổ sung, phải được thiết kế và cài đặt theo những tiêu chuẩn, thủ tục phù hợp, phải có kế hoạch xây dựng hệ thống bảo mật khi sử dụng CSDL, phải có những cam kết tổ chức để hỗ trợ cho việc huấn luyện và phát triển nhân sự nhằm sử dụng có hiệu quả CSDL. . Cơ sở dữ liệu quan hệ: Gần như mọi hệ thống quản lý CSDL đều lưu trữ và quản lý thông qua mô hình quản lý CSDL quan hệ. Thuật ngữ quan hệ ( relational ) bắt nguồn từ sự kiện mỗi mẩu tin trong CSDL đều chứa thông tin liên quan đến một chủ đề đơn lẻ và chỉ với chủ đề đó. Nếu nghiên cứu mô hình quản lý CSDL quan hệ, bạn sẽ thấy từ nhóm quan hệ được áp dụng cho tập hợp hàng dành cho một chủ thể đơn lẻ. Tương tự, dữ liệu về hai lớp thông tin ( chẳng hạn khách hàng và đơn đặt hàng ) có thể thao tác như một thực thể đơn lẻ, dựa trên các giá trị dữ liệu quan hệ. Ví dụ: thật là thừa nếu lưu thông tin tên và địa chỉ khách hàng với từng đơn đặt hàng do người khách đó mua. Trong Hệ thống CSDL quan hệ, thông tin về đơn đặt hàng có một tường chuyên lưu trữ loại dữ liệu có thể dùng để kết nối từng đơn đặt hàng với thông tin về khách hàng thích hợp. Trong Hệ thống quản lý CSDL quan hệ ( RDBMS ), hệ thống quản lý toàn bộ dữ liệu trong bảng biểu ( table ). Bảng biểu lưu giữ thông tin về một chủ thể, có nhiều cột chứa các loại thông tin khác nhau về chủ thể đó và nhiều hàng mô tả mọi thuộc tính của một tập hợp danh mục lẻ của chủ thể. Thậm chí, khi bạn truy xuất query CSDL, kết quả luôn có dạng bảng biểu. Cũng có thể liên kết thông tin về các giá trị quan hệ từ nhiều bảng hoặc nhiều vấn tin. Khả năng của RDBMS RDBMS cho bạn toàn quyền chi phối cách định rõ dữ liệu, làm việc với dữ liệu và chia sẻ dữ liệu với người khác. Hệ thống này cung cấp nhiều đặc tính phức tạp giúp bạn dễ dàng lập danh mục và quản lý lượng lớn dữ liệu ở nhiều bảng biểu. RDBMS có ba loại khả năng chính : - Định rõ dữ liệu : Bạn có thể định rõ dữ liệu nào sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu, loại dữ liệu và cách thức liên hệ dữ liệu. - Thao tác dữ liệu : Bạn làm việc với dữ liệu theo nhiều cách khác nhau. Có thể chọn ra những trường dữ liệu mong muốn, lọc dữ liệu. Có thể liên kết dữ liệu với thông tin có quan hệ và tính tổng dữ liệu. Có thể chọn một trường hợp thông tin và yêu cầu, RDBMS cập nhật, xoá, sao chép nó sang bảng biểu khác hoặc tạo bảng mới chứa dữ liệu này. - Chi phối dữ liệu : Định rõ ai được phép đọc, cập nhật hoặc chèn dữ liệu. Trong nhiều trường hợp, bạn định rõ cách thức dữ liệu được chia sẻ và cập nhật bởi nhiều người dùng. Cả ba khả năng trên đều hiện diện trong các đặc tính mạnh mẽ của Microsoft Visual Foxpro. Nó là một RDBMS đầy đủ tính năng, cung cấp toàn bộ đặc tính cần để quản lý khối lượng dữ liệu lớn. Hệ quản trị CSDL Visual Foxpro Visual Foxpro là hệ quản trị CSDL của hãng Microsoft, ra đời vào năm 1997. Nó tiện dùng để thao tác và lập chương trình cho các bài toán quản lý. Các thông tin cho các bài toán quản lý thường là các bảng hai chiều, được tạo lập trong Visual Foxpro thành các tệp CSDL gồm nhiều bản ghi, mỗi bản ghi có nhiều trường. Visual Foxpro giúp người sử dụng thao tác dễ dàng, nhanh chóng và chính xác trên chúng như : xây dựng, cập nhật, sửa đổi, sắp xếp, tìm kiếm, kết xuất thông tin, kết nối các tệp, lập báo cáo. Ngoài ra, nhờ kĩ thuật đồ hoạ, các công cụ thiết kế, hệ quản lý đồ hoạ, kết nối và truy vấn… Visual Foxpro đã làm tăng sức mạnh cho con người trong việc tổ chức lập dự án, truy xuất dữ liệu một cách chính xác và sinh động. Tóm lại, Visual Foxpro là một Hệ quản trị CSDL tiên tiến đang được ứng dụng rất rộng rãitrong các hoạt động của đời sống kinh tế – xã hội. ở bất cứ lĩnh vực nào - sản xuất, thương mại, dịch vụ, nghiên cứu khoa học, kĩ thuật, quản lý, văn hoá xã hội – cũng thấy sự thâm nhập của Visual Foxpro. Do những ưu việt của mình, nhu cầu sử dụng Visual Foxpro tăng vọt mang tính đột biến. 2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình Visual Foxpro Trước đây, chúng ta thường quen thuộc với phong cách lập trình trong môi trường hệ điều hành MS – DOS, PC – DOS… Nhưng từ khi Microsoft Windows ra đời, xu hướng lập trình trong môi trường Windows ngày càng thu hút các hãng sản xuất phần mềm ứng dụng. Vì lẽ đó, một loạt các ngôn ngữ lập trình truyền thống như Basic, Pascal, C, Foxpro dã khai thác khả năng giao diện để cải tiến và làm phong phú thêm những đặc tính của từng ngôn ngữ như Visual Basic, Visual C, Visual Foxpro… Với Visual Foxpro, bạn có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng, tiện lợi cho bạn và người sử dụng. Visual Foxpro được trang bị một hệ lệnh phong phú nên đã trở thành một ngôn ngữ lập trình mạnh để thiết kế và thực hiện các chương trình phục vụ nhiều bài toán khác nhau, đặc biệt là trong công tác quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả. III. Phạm vi sử dụng Với mục đích bảo đảm hiệu quả tính bảo mật trong công tác tuyển sinh của các trường phổ thông trung học trong địa bàn quận, phần mềm “Quản lý thi” chỉ được xây dựng cho một bộ phận cán bộ chuyên trách về vấn đề này. Lãnh đạo phòng sẽ là người quản lý chung và có toàn quyền quyết định trong việc sử dụng phần mềm này. Chương II Các phương pháp luận cơ bản I. Phương pháp luận về phân tích và thiết kế hệ thống Phân tích hệ thống có cấu trúc Khái niệm: Phân tích hệ thống có cấu trúc là cách tiếp cận mới tới các giai đoạn phân tích và thiết kế của chu trình phát triển hệ thống. Nó sử dụng một phương pháp luận bao gồm hai thành phần: - Bộ công cụ, kỹ thuật, mô hình đẻ ghi nhận để phân tích hệ thống hiện tại và các yêu cầu mới từ đó xác định khuôn dạng mới theo dự kiến. - Một khuôn khổ chung chỉ ra mỗi giai đoạn sử dụng những công cụ nào và liên quan với nhau ra sao. 1.2. Các công cụ và kỹ thuật bao gồm: - Sơ đồ dòng dữ liệu - Mô hình thực thể. - Mô hình quan hệ. - Sơ đồ chức năng phân cấp. - Lịch sử tồn tại của thực thể. - Ngôn ngữ có cấu trúc. - Họp xét duyệt. 1.3. Khuôn khổ của phương pháp luận. - Các mô hình vật lý và logic. + Sự tách bạch chính thức cách nhìn logic và vật lý của hệ thống. + Mô hình vật lý mô tả cách thức hệ thống thực hiện các nhiệm vụ: Ai làm việc gì ở đâu, mất bao nhiêu thời gian. Nó quan tâm đến các ràng buộc vật lý trong hệ thống do người chủ, người sử dung và nhà thiết kê đặt ra để hệ hoạt động. Do vậy nó dùng trong khảo sát hệ thống hiện hữu và thiết kế hệ thống mới. + Mô hình logic chỉ quan tâm đến chức năng nào cần cho hệ và các thông tin nào cần để thực hiện các chức năng đó. Do vậy nó được dùng cho việc phân tích các yêu cầu của hệ thống. - Vai trò của người sử dụng trong quá trình phát triển: Các mô hình trong giai đoạn đầu cần được thiết kế sao cho dễ hiểu nhất với những người sử dụng. Họ được khuyến khích tham dự hội thảo và đóng góp ý kiến. - Thiết kế hệ thống trên cơ sở cấu trúc dữ liệu: tổ hợp các quan hệ tự nhiên vốn có trong dữ liệu vào thiết kế và coi dữ liệu của hệ như được chứa trong nhiều kho thông tin. Sau đó chỉ cần thiết kế các tiến trình riêng biệt xâm nhập vào các kho này khi cần, như vậy mọi sự thay đổi tiến trình nếu có chỉ gây ra xáo trộn tối thiểu cho các phần còn lại của hệ thống. Điều này làm cho tiến trình điều chỉnh hệ thống trong giai đoạn phát triển và bảo hành của chu kỳ hệ thống được thuận lợi rất nhiều. Phương pháp làm bản mẫu. Khái niệm về làm bản mẫu. Là xây dựng mô hình làm việc vật lý của hệ thống dự kiến và sử dụng nó để xác định các yếu kém của chúng ta về những yêu cầu thực tế. Ta có thể dùng nó trong các giai đoạn: - Phân tích các yêu cầu của phân tích hệ thống có cấu trúc. - Trong giai đoạn sau khảo sát tương đối chi tiết, phân tích và thiết kế để cung cấp một bản dùng cho điều chỉnh và tối ưu hệ thống cuối cùng. 2.2. Môi trường thế hệ thứ tư - Để thực hiện bản mẫu một cách đúng đắn ta cần sử dụng môi trường thế hệ thứ tư bao gồm ngôn ngữ và phần mềm thế hệ thứ tư. - Ngôn ngữ thế hệ._.