Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Trung tâm TM và XNK Hà Nội

mục đích là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nĩ cịn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong mơi trường kinh doanh hiện nay, đáp ứng được những mong muốn và những địi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chĩng hiệu quả. Nhận thức được vấn đề trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình, với sự giúp đỡ các anh chị nhân viên ở Trung Tâm TM và XNK Hà Nội em đã khảo sát thực tế tại Trung tâm. nghiên cứu hoạt động quản lý bán hàng và đã quyết định lựa chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý bán hàng tại Trung tâm TM và XNK Hà Nội” để làm đề tài cho Đồ án tốt nghiệp của mình. Nội dung của đị án gồm 4 chương: Chương 1: Tổng quan về để tài Chương 2: Khảo sát hệ thống bán hàng Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin phục vụ cho cơng tác quản lý bán hàng Chương 4: Thiết kế hệ thống thơng tin Với sự cố gắng của bản thân cùng sự giúp đỡ tận tình của thầy giáo Lưu Minh Tuấn, em đã hồn thành đề tài này. Đây là lần đầu tiên được khảo sát thực tế và làm một đề tài lớn cho nên sự sai sĩt do thiếu kinh nghiệm là khơng thể tránh khỏi. Em rất mong cĩ ý kiến của các thầy cơ, giúp em hồn thiện và cĩ tính khả thi hơn. Em xin chân thành cảm ơn Hà nội, Ngày 26 tháng 04 năm 2008 Sinh viên Phạm Khắc Trà CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỂ TÀI Tiện ích của ứng dụng CNTT I.1. Vai trị của thơng tin Cĩ thể dễ dàng thấy rằng thơng tin là một trong những yếu tố cơ bản của một quá trình thành lập, lựa chọn và ra quyết định để điều khiển một hệ thống nào đĩ, hệ thống này cĩ thể là trong tự nhiên, trong xã hội hoặc trong tư duy. Quá trình thu thập thơng tin, truyền tin, nhận tin, XLTT, lựa chọn quyết định, truyền lại quyết định, tiếp tục thu nhận thơng tin,... là một quá trình liên tục tiếp diễn, một chu trình kín, vận động trong một hệ thống nhất định. Qua đĩ thấy rằng thơng tin gắn liền với điều khiển một hệ thống nhất định. Đối với hệ thống kinh tế - xã hội thì từ điều khiển được thay bằng thuật ngữ quản lý. Ở đâu cĩ điều khiển là ở đĩ cĩ và cần thơng tin. Vì vậy thơng tin là một phạm trù triết học gắn chặt với quản lý, cĩ nắm được thơng tin thì mới làm chủ được quản lý. Trong cuộc sống hàng ngày ai ai cũng cần thơng tin, bởi vì tất cả chúng ta dù là nhà quản lý hay người dân bình thường đều phải ra những quyết định cho riêng mình, mà một quyết định đúng đắn, sáng suốt, hiệu quả chỉ cĩ được khi cĩ những thơng tin chính xác và kịp thời. Đối với một doanh nghiệp thì thơng tin được coi là một trong ba điều kiện cần và ba điều kiện đủ để doanh nghiệp thành đạt (mơ hình 6 “T”). T4 (Tâm – Đạo đức kinh doanh) Doanh nghiệp thành đạt với mơ hình 6 “T” T1 (Tiền - Vốn) T2 (Tài – Trí) tuệ) T3 (Tin – Thơng tin) T5 (Tín – Uy tín) T6 (Tình – Quan hệ) Khố: Mã VT Tệp phân xưởng 3 điều kiện cần 3 điều kiện đủ Hình 1: Mơ hình 6 ”T”- đánh giá vai trị quan trọng của thơng tin. Như trên đã nĩi, thơng tin cĩ vai trị rất quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người. Đặc biệt trong giai đoạn phát triển như vũ bão của CNTT hiện nay, khi nhân loại đang bước vào ngưỡng cửa nền kinh tế tri thức thì vai trị của thơng tin lại càng cĩ ý nghĩa quyết định đến sự phát triển của các quốc gia. Trong bối cảnh của một nền kinh tế tồn cầu hĩa, các nhà quản lý phải hoạt động với năng suất và hiệu quả cao nhất nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đề ra. Những nguồn tài nguyên, vật lực truyền thống mà họ cĩ, sử dụng để sản xuất ra của cải vật chất là: nhà xưởng, máy mĩc, con người, tiền bạc, nguyên vật liệu, năng lượng,... Rõ ràng những nguồn tài nguyên thiên nhiên sẽ bị cạn kiệt trong một tương lai gần. Trong giai đoạn hiện nay đã xuất hiện một nguồn tài nguyên cịn quan trọng hơn nhiều đĩ là thơng tin. Các doanh nghiệp, cơ quan, nhà quản lý đang càng ngày càng nhận thấy rằng thơng tin là một trong những nguồn tài nguyên quan trọng nhất của họ, cần cĩ biện pháp quản lý chặt chẽ và sử dụng một cách cĩ hiệu quả. Hầu như trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào tác dụng của thơng tin cũng được đánh giá rất cao. Trong chiến tranh hay trong thời bình, cuộc chiến truy lùng thơng tin luơn xảy ra khốc liệt, đầy ý nghĩa và mang tính sống cịn đối với tất cả chúng ta. Mọi thơng tin đều là cơ sở để ra được quyết định đúng đắn, tránh được những sai lầm do bệnh “thiếu thơng tin” gây ra. Giá trị của thơng tin thường chỉ được bàn đến trong bối cảnh của một quyết định. Về lý thuyết, giá trị của thơng tin là giá trị của mối lợi thu được nhờ sự thay đổi hành vi quyết định gây ra bởi thơng tin trừ đi chi phí để nhận được thơng tin đĩ. I.2. Nền kinh tế thơng tin Quá trình tự động hĩa nền sản xuất cơng nghiệp và tin học hĩa nền kinh tế diễn ra nhanh chĩng đã làm cho khu vực thơng tin tăng trưởng nhanh chĩng, phần giá trị gia tăng tạo ra từ khu vực này ở các nước cơng nghiệp phát triển đã đạt hơn một nữa tổng sản phẩm quốc nội. Xu thế chung của các nền kinh tế phát triển trên thế giới là khu vực thơng tin càng ngày càng chiếm vị trí chủ đạo, và như người ta đã nĩi, thế giới đang thực hiện một sự chuyển biến từ nền kinh tế cơng nghiệp sang nền kinh tế thơng tin (tri thức). Chuyển biến từ nền kinh tế cơng nghiệp sang nền kinh tế thơng tin là đặc điểm cơ bản của kinh tế thế giới trong thời đại hiện nay. Sự chuyển biến này xẩy ra mạnh mẽ ở những nước phát triển nhất, nhưng cĩ ảnh hưởng to lớn trên tồn cầu. Đây là một sự chuyển biến về chất, mang ý nghĩa thời đại. Nếu cho đến gần đây, mọi nền kinh tế đều dựa chủ yếu vào các nguồn tài nguyên thiên nhiên, lấy việc khai thác và chế biến các tài nguyên là nguồn chủ yếu tạo ra của cải vật chất, tạo ra sự giàu cĩ cho xã hội, thì nền kinh tế mới dựa chủ yếu vào nguồn tài nguyên thơng tin và trí tuệ, xem “thơng tin là nguồn tài nguyên quốc gia số một” như các nhà kinh tế Mỹ đã khẳng định từ giữa những năm 80. Trong nền kinh tế đĩ, khai thác các nguồn tài nguyên thơng tin, các ý tưởng sáng tạo, các nguồn tri thức, các loại “chất xám” là những yếu tố chủ yếu để làm ra của cải, làm nên sự giàu cĩ. Vì vậy, trong nền kinh tế mới, đầu tư vào vốn con người là chìa khĩa để phát triển nhanh, để tạo nên năng lực cạnh tranh trong một thế giới của những nền kinh tế năng động, uyển chuyển, với những ưu thế so sánh luơn luơn biến động. Sự độc quyền, tính an tồn cứng nhắc dưới các hình thức bảo hộ trong các nền kinh tế cũ được thay thế bằng tính mở, sự phụ thuộc lẫn nhau của các thị trường nội địa và quốc tế, sự đua tranh khơng ngừng trong một tình thế cạnh tranh gay gắt. Đĩ là những đặc điểm làm cho nền kinh tế mới - nền kinh tế của thơng tin và trí tuệ phát triển nhanh chĩng, nĩ sẽ lơi kéo tồn thế giới vào ảnh hưởng của một “nền kinh tế tồn cầu”, với những yếu tố cĩ tính chất tồn cầu mà sự tham gia của các quốc gia, bằng cách này hay cách khác, gần như là điều khơng tránh được. Tổng quan về cơ sở dữ liệu II.1 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu: (Database) là khối dữ liệu phản ánh thơng tin được lưu trữ trên hệ thống theo một cấu trúc nào đĩ. Đáp ứng khả năng lưu trữ, truy cập và xử lý dữ liệu. Ngày nay cơ sở dữ liệu (CSDL) tồn tại trong mỗi ứng dụng ví dụ: Hệ kho và kiểm kê. Hệ nguồn nhân lực. Hệ thơng tin khách hàng. CSDL hiện nay thường được tổ chức theo mơ hình quan hệ. Hệ quản trị CSDL: (Database Managerment Systems) là một hệ thống phần mềm quản lý CSDL và tập các thao tác xử lý dữ liệu. Cung cấp một giao diện giữa người dùng và dữ liệu, cung cấp khả năng bảo mật đảm bảo tính an tồn bí mật của dữ liệu trong mơi trường cĩ nhiều người dùng khai thác. Một CSDL cĩ thể cĩ nhiều hệ quản trị CSDL(HQT CSDL). Một HQT CSDL nhất thiết phải cĩ một CSDL, nhưng một CSDL khơng nhất thiết phải cĩ một HQT CSDL. II.2 Mơ hình dữ liệu Mơ hình dữ liệu phản ánh khía cạnh cấu trúc logic của CSDL Mơ hình phân cấp: Mơ hình dữ liệu là một cây trong đĩ các nút biểu diễn các tập thực thể. Cấu trúc cây phản ánh mối liên hệ giữa các nút con và nút cha. Ví dụ 1.1: xét hình sau. Gốc A là thực thể lớn, ta chia thực thể A làm các thực thể nhỏ hơn là B, C, D… Mơ hình mạng lưới: mơ hình dữ liệu biểu diễn là một đồ thị cĩ hướng(cấu trúc đồ thị). Ví dụ 1.2: Mơ tả cho mơ hình dữ liệu mạng: Cho 5 đỉnh A,B,C,D,E. Các đỉnh này nối với nhau bởi các đường, đỉnh A gọi là tệp dữ liệu lớn được phân chia thành các tệp dữ liệu nhỏ hơn. Mơ hình quan hệ: Mơ hình này dựa trên cơ sở lý thuyết của tập hợp các quan hệ. Tức là tập k bộ cố định các ràng buộc được thể hiện qua các quan hệ. Mơ hình hướng đối tượng: Hệ thống được xem như là tập các đối tượng tác động qua lại thơng qua các thơng báo để thực hiện các nhiệm vụ đặt ra. Trong bốn loại mơ hình trên thì mơ hình quan hệ cĩ nhiều ưu điểm bởi lẽ mơ hình dữ liệu quan hệ cĩ tính độc lập dữ liệu rất cao, lại dễ sử dụng. Điều quan trọng là mơ hình quan hệ được hình thức hố tốn học tốt, do đĩ nĩ được nghiên cứu, phát triển và cho được nhiều kết quả lý thuyết cũng như ứng dụng trong thực tiễn. II.3 Mơ hình dữ liệu quan hệ Mơ hình dữ liệu quan hệ: Cấu trúc của mơ hình này được tạo nên bởi một hệ thống các quan hệ được biểu diễn dưới dạng bảng hai chiều. Một số khái niệm liên quan đến mơ hình dữ liệu quan hệ. Bảng: (table) ghi chép dữ liệu về một nhĩm phần tử nào đĩ gọi là thực thể. Mỗi bảng cịn được gọi là một quan hệ vì các cột cĩ mối quan hệ với nhau. Thực thể: (entity) là một nhĩm sự vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Thực thể cĩ thể là hữu hình hay là những quan niệm vơ hình. Thuộc tính: (attribute) Mỗi thuộc tính là một cột(trường) trong bảng là chi tiết dữ liệu tách biệt, thường khơng chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính gĩp phần mơ tả thực thể. Giá trị của những thuộc tính chính là những chi tiết dữ liệu mà ta muốn lưu trữ. Dịng: (row) cịn được gọi là bản ghi (record) nĩ ghi chép dữ liệu về một cá thể. Đây là bộ giá trị cụ thể của các thuộc tính. CSDL: (database) là một nhĩm gồm nhiều bảng liên quan với nhau. Tập hợp các CSDL cĩ liên quan được gọi là một hệ CSDL (database system) hay ngân hàng dữ liệu (databank). Mơ hình dữ liệu quan hệ là một mơ hình rất tiện lợi bao gồm các tệp được biểu diễn dưới dạng các bảng để mơ tả cấu trúc logic của các CSDL. Đơn vị CSDL quan hệ là bảng, trong đĩ các dịng của bảng là các bản ghi dữ liệu cụ thể, cịn tên các cột trong bảng là các thuộc tính. II.4 Quan hệ và các phép tốn trên quan hệ Quan hệ (relation) là tập con của tích đề các k miền giá trị hữu hạn hoặc vơ hạn của k thuộc tính. Cho k miền D1, D2, …, Dk khi đĩ tích đề các của k miền ký hiệu là D1 x D2 x … x Dk là tập các bộ cĩ dạng (v1, v2, …, vk) trong đĩ vi thuộc Di, mỗi bộ cĩ k thành phần gọi là k_bộ(k ngơi). Như vậy quan hệ cĩ thể là vơ hạn nhưng ở đây ta luơn giả định rằng quan hệ là hữu hạn. Ví dụ 1.3: k = 2, D1 = {0, 1}, D2 = {a, b, c} khi đĩ D1 x D2 = {(0, a),(0, b), (0, c), (1, a), (1, b), (1, c)}. Tên quan hệ cùng với danh sách thuộc tính gọi là lược đồ quan hệ. Ví dụ SinhVien(MaSV, HoDem, Ten, NgaySinh, QueQuan) là một lược đồ quan hệ 4_ngơi và bộ (CQ460356, Phạm Ngọc, Diện, 18/12/1986, Lai Châu) là một bộ của lược đồ. Các phép tốn trên quan hệ: Phép chiếu: Xét C là tập hợp các thuộc tính, R là quan hệ định nghĩa trên C. Phép chiếu của quan hệ R trên C là tập G thuộc C là sự thu hẹp của R đến các phần tử của G. Kí hiệu là P(R). Phép lọc: trích rút ra những bộ thoả mãn điều kiện từ một quan hệ cho trước để tạo thành một quan hệ mới. Phép hợp: cho trước hai quan hệ cùng ngơi và tập thuộc tính tương đương. Hợp của hai quan hệ là một quan hệ mới chứa tất cả các bộ xuất hiện ở một hay cả hai quan hệ đã cho. Phép trừ: cho trước hai quan hệ R1 và R2 cùng ngơi và tập các thuộc tính tương đương “Hiệu R1 cho R2” là một quan hệ mới bao gồm các bộ thuộc tính thuộc R1 nhưng khơng thuộc R2. Phép nhân: Tạo ra một quan hệ mới từ tất cả các tổ hợp cĩ thể của hai bộ thuộc tính trong hai quan hệ cho trước(tích đề các của hai quan hệ đã cho). Đây là những phép tốn cơ bản trong đại số quan hệ mà từ đĩ cĩ thể kết hợp đưa ra những phép tốn phức tạp hơn. II..5 Phụ thuộc hàm X, Y là hai tập thuộc tính cĩ mặt cùng nhau trong quan hệ R. Ta nĩi rằng cĩ một sự phụ thuộc hàm giữa X và Y nếu với mọi giá trị của X ta chỉ cĩ thể kết hợp với mọi giá trị của Y tại điều kiện cho trước. Trong các HTTT quản lý khi cần thiết kế CSDL quan hệ thường địi hỏi phải chọn lược đồ các quan hệ dựa trên một số các tiêu chuẩn cụ thể nào đĩ. Trọng tâm của cơng việc này là xét đến các phụ thuộc dữ liệu, nghĩa là các mối ràng buộc cĩ thể cĩ hiện hữu của lược đồ. f r Cho R = {a1, a2,.., an} là tập các thuộc tính, r = {h1, h2,.., hm} là một quan hệ trên R, và A, B Í R (A, B là tập cột hay tập thuộc tính). Khi đĩ ta nĩi A xác định hàm cho B hay B phụ thuộc hàm vào A trong r ký pháp A B f ("hi, hj Ỵ r) (("a Ỵ A ) ( hi(a) = hj(a)) Þ ("b Ỵ B ) (hi(b) = hj(b) )) r Ta sẽ viết A ® B thay cho A B Nhận xét: Ta cĩ thể thấy rằng B mà phụ thuộc hàm vào A, nếu hai dịng bất kỳ mà các giá trị của tập thuộc tính A mà bằng nhau từng cặp một, thì kéo theo các giá trị trên tập thuộc tính B cũng phải bằng nhau từng cặp một. Ví dụ 1.4: Xét quan hệ ThiSinh SBD HoTen DiaChi Tinh KhuVuc KHA0001 Nguyễn Văn An 12 Kỳ lừa Lạng Sơn 1 KHA0002 Nguyễn Hải Anh 16 Hàng đào Hà Nội 3 KHA0003 Vũ Vân Anh 40 Trần hưng đạo Hải Dương 2 Trong quan hệ ThiSinh, dựa vào định nghĩa phụ thuộc hàm của quan hệ ta cĩ: {Tinh} ® {KhuVuc} {SBD} ® {HoTen, DiaChi, Tinh, KhuVuc} Khái niệm phụ thuộc hàm miêu tả một loại ràng buộc(phụ thuộc dữ liệu) xẩy ra tự nhiên nhất giữa các tập thuộc tính. Dễ thấy Fr là tập tất cả các phụ thuộc hàm đúng trong r. Chẳng hạn cĩ tập phụ thuộc hàm F={A®B, B®C} thì A®C suy ra từ F. Gọi F+ là bao đĩng (Closure) của F, tức là tập tất cả các phụ thuộc hàm được suy diễn logic từ F. Nếu F = F+ thì F là họ đầy đủ (Full Family) của phụ thuộc hàm. Để xác định khố của lược đồ quan hệ và các suy diễn logic giữa các phụ thuộc hàm cần thiết phải tính được F+ từ F. Xét hệ tiên đề Armstrong. Gọi R(U) là lược đồ quan hệ với U = {A1, A2, ... An} là tập các thuộc tính và X, Y, Z Í U. Hệ tiên đề Armstrong bao gồm: A1 (Phản xạ): Nếu Y Í X thì X® Y A2 (Tăng trưởng): Nếu Z Í U và X ® Y thì XZ ® YZ, trong đĩ kí hiệu XZ là hợp của hai tập hợp X, Z thay cho kí hiệu X È Z A3 (Bắc cầu): Nếu X ® Y và Y ® Z thì X ® Z Với những lập luận trên cĩ thể rút ra những nhận xét: Giả sử F là tập các phụ thuộc hàm đúng trên quan hệ r. Nếu X ® Y là một phụ thuộc hàm được suy dẫn từ F nhờ hệ tiên đề Armstrong thì X ® Y là đúng trên quan hệ r. Những kết luận suy ra từ hệ tiên đề Armstrong: Luật hợp: Nếu X ® Y và X ® Z thì X ® YZ Luật tựa bắc cầu: Nếu X ® Y và WY ® Z thì WX ® Z Luật tách: Nếu X ® Y và Z Í Y thì X ® Z II.6 Khĩa Khĩa của quan hệ là một hoặc một tập hợp các thuộc tính là nguồn của các phụ thuộc hàm cĩ đích là các thuộc tính khác của quan hệ. Giả sử r = {h1, h2,.., hm} là một quan hệ, s = là một sơ đồ quan hệ, trong đĩ R = {a1, a2,..., an} là tập các thuộc tính, F là tập tất cả các phụ thuộc hàm trên R. Gọi Y là một họ f trên R và A Í R. Khi ấy A là một khố của r(tương ứng là một khố của s, một khĩa của Y) nếu: A®R (A®R Ỵ F+, (A, R) ỴY). Nghĩa là A phải thoả mãn các tính chất: Với bất kỳ hai bộ h1, h2 Ỵ r đều tồn tại một thuộc tính a Ỵ A sao cho h1(a) ¹ h2(a). Nĩi cách khác, khơng tồn tại hai bộ mà cĩ giá trị bằng nhau trên mọi tập thuộc tính của A. Điều kiện này cĩ thể viết t1(A) ¹ t2(A). Khi biết giá trị thuộc tính trong A sẽ biết được các giá trị của thuộc tính khác. Theo định nghĩa của Codd: Nếu cĩ hai dịng bằng nhau trên các giá trị của khố A thì sẽ kéo theo bằng nhau trên các cột cịn lại. Như vậy sẽ cĩ hai cột bằng nhau, điều này khơng thể cĩ được và nếu cĩ thì đấy là dữ liệu nhầm lẫn. Chúng ta gọi A(A Í R) là một khố tối tiểu của r(s, Y) nếu: A là một khố của r(s, Y) tức A ® R và Bất kỳ một tập con thực sự của A khơng là khố của r(s, Y) hay khơng tồn tại A' tập con thực sự A' Ì A mà A' ® R. Khĩa chính là hình ảnh của cột mã số, số thứ tự. Khĩa đĩng một vai trị rất quan trọng trong tìm kiếm, sau khi tìm kiếm thì người ta mới tiến hành cập nhật, xử lý dữ liệu. Dù rằng dễ thấy A cĩ thể chính bằng R nhưng người ta vẫn phải đi tìm khĩa tối thiểu, để quá trình tìm kiếm bản ghi là nhanh nhất. Một sơ đồ quan hệ cĩ thể cĩ nhiều khĩa, thậm chí cịn cĩ nhiều khố tối thiểu. Ví dụ 1.5: Xét bảng quan hệ BanHang Mỗi giá trị của khĩa MaHang đều xác định duy nhất một loại mặt hàng MaHang TenHang SoLuong DonGia(USD) CPUIT1001 Intel Core 2 Duo E6550 1 177 RAMKM18 KingMax 1GB/1066 2 52 MBAS046 ASUS P5K-E Wifi 1 198 II.7 Chuẩn hĩa cơ sở dữ liệu Việc biểu diễn quan hệ thơng qua một CSDL quan hệ đảm bảo làm tối thiểu sự dư thừa thơng tin, cập nhật dữ liệu nhanh và khơng rời rạc. Mục đích của biểu diễn quan hệ qua các chuẩn để thoả mãn từng phần hay tồn bộ các tiêu chuẩn trên. Do việc cập nhật dữ liệu gây nên những dị thường dữ liệu cho nên các quan hệ cần phải được biến đổi thành các dạng phù hợp. Quá trình đĩ được xem là quá trình chuẩn hố. Quan hệ được chuẩn hố là quan hệ mà trong đĩ mỗi miền của một thuộc tính chỉ chứa những giá trị nguyên tố(Atomic) nghĩa là khơng phân nhỏ được nữa và do đĩ mỗi giá trị trong quan hệ cũng là nguyên tố. Quan hệ cĩ chứa các miền giá trị khơng nguyên tố gọi là quan hệ khơng chuẩn hố. Một quan hệ được chuẩn hố cĩ thể thành một hoặc nhiều quan hệ chuẩn hố khác và khơng làm mất mát thơng tin. Quan hệ được gọi là chuẩn hố nếu số các thuộc tính trong mọi bộ giá trị của quan hệ là khơng đổi. Chuẩn hĩa 1NF: Mọi quan hệ chuẩn hĩa đều ở dạng chuẩn thứ nhất. Trong số các phụ thuộc hàm của một quan hệ R cĩ một phụ thuộc hàm cĩ nguồn là tập con của khĩa. Tức là tồn bộ các thuộc tính của mỗi bộ trong quan hệ đều mang giá trị đơn. Chuẩn hĩa 2NF: Một quan hệ ở dạng chuẩn thứ hai nếu: Nĩ ở dạng chuẩn thứ nhất; Mỗi thuộc tính khơng khĩa của quan hệ R phụ thuộc hàm đầy đủ vào khĩa chính. Nĩi một cách khác một quan hệ khơng thuộc dạng chuẩn thứ hai nếu cĩ một thuộc tính khơng phải là khĩa chính mà chỉ phụ thuộc vào một phần của khĩa chính. Ví dụ: K ® Y và X ® Z thì khơng tồn tại trường hợp X Í K. Trong đĩ K, X, Y, Z là tập con của quan hệ R, K là khố chính của quan hệ R. Quan hệ ở dạng chuẩn hai theo nghĩa chặt nếu cĩ phụ thuộc hàm gián tiếp. Chuẩn hĩa 3NF: Một quan hệ thuộc dạng chuẩn thứ ba nếu: Nĩ ở dạng chuẩn thứ hai; Tồn tại một hay một tập các thuộc tính là nguồn của phụ thuộc hàm trực tiếp cĩ đích lần lượt là các thuộc tính khác của quan hệ. Quan hệ ở dạng chuẩn ba theo nghĩa chặt nếu mọi phụ thuộc hàm đi ra từ khố của quan hệ đều là sơ cấp và trực tiếp. Ví dụ: K ® Y và Y ® X thì khơng tồn tại K ® X. Nĩi một cách khác một quan hệ khơng thuộc dạng chuẩn thứ ba nếu cĩ một cột khơng thuộc khĩa chính mà phụ thuộc vào một cột khác cũng khơng thuộc khĩa chính. Chuẩn hĩa BCNF: Một quan hệ ở dạng chuẩn Boyce-Codde nếu: Nĩ ở dạng chuẩn thứ ba; Khơng tồn tại một phụ thuộc hàm nào cĩ nguồn là một thuộc tình khơng khĩa và đích là một phần của khĩa. Ví dụ: K ® Y và X Í K thì khơng tồn tại Y ® X Các dạng chuẩn hĩa trên thường xuyên được sử dụng trong thiết kế CSDL quan hệ Các chuẩn cho phụ thuộc hàm đa trị: Chuẩn hĩa 4NF: Một quan hệ là ở dạng chuẩn thứ tư nếu: Nĩ là ở dạng chuẩn Boyce-Codd; Nếu cĩ tồn tại một phụ thuộc hàm đa trị khơng tầm thường thì nguồn của phụ thuộc hàm là khố của quan hệ . Chuẩn hĩa 5NF: Một quan hệ R ở dạng chuẩn 5 nếu mọi phụ thuộc hàm nối gây ra bởi các khố của quan hệ R. Khảo sát nơi thực tập III.1 Giới thiệu về cơng ty: Tên cơng ty: Cơng ty cổ phần Điện tử Tin học FSC Ngày thành lập: 27 tháng 03 năm 2002 Trụ sở chính: Tầng 1 Tồ nhà 3B – Phương Liệt – Thanh Xuân – Hà Nội Website: Điện thoại: 04.8688809, 04.8688832 Fax: 04.8688810 Email: fsc@hn.vnn.vn; info@fscvietnam.com Vốn điều lệ: 3.000.000.000đ Giám đốc: Đỗ Chí Cường Phĩ Giám đốc: Trần Việt Cường FSC được thành lập vào tháng 3 năm 2002 trên cơ sở một nhĩm chuyên gia cĩ nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin và truyền thơng. Đến nay, FSC đã xây dựng được một đội ngũ nhân viên cĩ trình độ chuyên mơn cao, dày dạn kinh nghiệm, quy trình sản xuất hợp lý, tổ chức quản lý chuyên nghiệp trong việc tư vấn, lập và triển khai thực thi các dự án lớn trong lĩnh vực cơng nghệ thơng tin, điện tử và tự động hố. Tinh thần của FSC là  tinh thần khơng ngừng học hỏi và luơn nỗ lực vươn cao, xây dựng một FSC đồn kết, vững mạnh. Mong muốn của FSC là hướng tới một cơng ty Việt Nam kiểu mẫu trong thời kỳ mới: Quản lý chuyên nghiệp, năng động hiệu quả, đậm đà bản sắc văn hĩa Việt. Mục tiêu của FSC là tập trung nghiên cứu đưa các giải pháp hữu ích dựa trên các cơng nghệ tiên tiến vào cuộc sống để đem lại sự giàu cĩ về vật chất và phong phú về tinh thần gĩp phần làm giàu cho đất nước và xã hội. Tiêu chí hoạt động của chúng tơi là "Phát huy sức mạnh trí tuệ tập thể của người Việt", mang trí tuệ và bản sắc của người Việt ra thế giới. Bởi vậy FSC luơn tập trung đầu tư vào con người, trọng người hiền, đãi người tài, tạo điều kiện tốt nhất để phát huy sức mạnh của mỗi người trong một tập thể thống nhất để tạo nên sức mạnh của cơng ty. Lĩnh vực chuyên sâu của FSC là tập trung đầu tư vào sản xuất các sản phẩm phần mềm, nghiên cứu lắp đặt các hệ thống quản lý tổng thể, tích hợp với các sản phẩm điều khiển, điện tử cơng nghệ cao. FSC luơn nỗ lực phấn đấu để trở thành một cơng ty cơng nghệ hàng đầu tại Việt nam với định hướng: “Giải pháp hiệu quả nhất”. Trên thị trường, người dùng luơn đánh giá các các sản phẩm và dịch vụ của FSC bởi chất lượng vựợt trội và tính hiệu quả. Điều đĩ được thể hiện thơng qua hệ thống khách hàng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau ở trong và ngồi nước. Nguyên tắc hợp tác của chúng tơi là cùng phát triển. Chúng tơi luơn lắng nghe và thấu hiểu mong muốn của khách hàng để đưa ra các giải pháp hợp lý, hữu ích và phù hợp với khoản tiền đầu tư của họ. Với các đối tác chúng tơi luơn đặt niềm tin và sự tơn trọng để hướng tới mục tiêu cùng cĩ lợi. III.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Ban Giám đốc Kế tốn hàng chính P.Hành chính P.Kinh doanh Phần mềm P.Phần mềm P.Tư vấn giải pháp P.kinh doanh P.Kỹ thuật P.Triển khai P.Triển khai Phần mềm Cty FSC Cty FSCD Phát biểu đề tài IV.1 Giới thiệu về để tài: IV.1.1 Tổng quan về đề tài Quản lí hàng hố là nghệ thuật thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin về tồn bộ tài sản và sự vận động của tài sản (hay là tồn bộ thơng tin về tài sản và các hoạt động kinh tế tài chính) trong doanh nghiệp nhằm cung cấp những thơng tin hữu ích cho việc ra các quyết định về kinh tế - xã hội và đánh giá hiệu quả của các hoạt động trong doanh nghiệp. Để cung cấp thơng tin về kinh tế tài chính thực sự hữu dụng về một doanh nghiệp, cần cĩ một số cơng cụ theo dõi những hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp, trên cơ sở đĩ tổng hợp các kết quả thành các bản báo cáo. Những phương pháp mà một doanh nghiệp sử dụng để ghi chép và tổng hợp thành các báo cáo định kỳ tạo thành hệ thống quản lý Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hố gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh tốn hoặc chấp nhận thanh tốn. Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hố vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hố sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh tốn. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vịng quay của vốn, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Kế tốn bán hàng cĩ nhiệm vụ phải phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện cĩ và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hố theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị. Đồng thời, cung cấp các thơng tin kế tốn phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kỳ phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng. IV.1.2 Đề xuất phương án Ta thấy giải pháp tốt nhất ở đây là xây dựng phần mềm quản lý việc bán hàng của cơng ty, phần mềm này đảm nhiệm tồn bộ từ viêc xuất, nhận đơn đặt hàng, hĩa đơn bán hàng, việc bảo hành… nĩ cịn sẽ đưa ra các báo cáo tơng thể nhất vể doanh số bán của từng loại mặt hàng, doanh số bán hàng của mỗi nhân viên, tổng hợp hoạt đơng kinh doanh của cơng ty. Phần mềm này sẽ được cài vào tất cả các máy của cơng ty, nhưng mỗi bộ phần chỉ được quyền truy cập vào một chức năng nhất định. Phải cĩ tài khoản mới sử dụng được phần mềm. Tên của phần mễm sẽ xây dựng là: Phần mềm quản lý bán hàng của Cơng Ty Cổ Phần Điện tử Tin Học FSC. Ngơn ngữ lập trình sử dụng là Visual basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2000 IV.1.3 Thuận lợi và khĩ khăn Với tình hình thực tế của cơng ty viêc xây dựng dự án này ta thấy được khá nhiều thuận lợi như: cơ sở vật chất đã khá đầy đủ cĩ thể tận dung được các thiết bị đã cĩ sẵn trong cơng ty, vì là một cơng ty tin học nên trình độ tin của các nhân viên cung như giám đốc cung khá cao, viêc đào tạo hướng dẫn sự dụng sẽ khơng tốn nhiều thời gian. Ngồi ra ta cung cĩ thể nhận thấy một khĩ khăn là việc chuyển tồn bộ dữ liệu từ kho dữ liệu khổng lồ của cơng ty vào dữ liệu của phần mêm sẽ gặp nhiều khĩ khăn vì sự khơng đồng bộ của hệ thống mới với hệ thống cũ. IV.2 Phạm vi đề tài Đề tài này phục vụ quản lý bán hàng tại cơng ty Cổ phần Điện tử Tin học FSC, với việc quản lý bán hàng Phạm vi đĩ chỉ là một bộ phận nhỏ của cơng ty, với mục đích quản lý tồn và giải quyết một một phần nhỏ của cơng ty, quản lý bán hàng, mà cụ thể là nhập xuất hàng hố IV.3 Mục đích của đề tài Việc sử dụng một phần mêm chuyên việt sẽ giúp các nhân viên của cơng ty thực hiên các thao tac nghiệp vụ một cách đơn giản, nhanh chĩng và chính xác hơn. Tự động hĩa trong việc tơng hợp hợp dữ liệu, tinh tốn tơng kết sẽ được thưc hiện nhanh chong, chính xác Các báo cáo được đưa ra thường xuyên sẽ giúp giám đốc kịp thời lắm được tình hình hoạt động của cơng ty, cũng như hiệu năng làm việc của nhân viên Các báo cáo tổng hợp sẽ giúp giám đốc xác định được phương hường làm việc trong tương lai. CHƯƠNGII : KHẢO SÁT HỆ THỐNG Khảo sát quá trình hoạt động nghiệp vụ Một cơng ty thương nghiệp được phép kinh doanh một số loại hàng nào đĩ. Cơng ty cĩ nhiều cửa hàng. Mỗi cửa hàng cĩ một tên, một địa chỉ và một số điện thoại. Bộ phận quản lý của mỗi cửa hàng gồm một người cửa hàng trưởng, một số nhân viên đảm nhận các cơng việc khác như: bán hàng, bảo vệ, thủ kho.  Mỗi một loại hàng mà cơng ty được phép kinh doanh thường gồm nhiều mặt hàng. Mỗi một mặt hàng được nhận biết qua tên hàng, đơn vị tính và được gán cho một mã số gọi là mã hàng để tiện việc theo dõi.  Phịng kinh doanh ngồi việc nắm bắt thị trường cịn phải theo dõi tình hình mua bán của cơng ty để kinh doanh hiệu quả. Những mặt hàng nào bán được nhiều, và vào thời điểm nào trong năm. Ðồng thời nhận các báo cáo tồn kho ở các cửa hàng, tổng hợp lại để xem mặt hàng nào tồn dưới ngưỡng cho phép thì đề xuất với ban giám đốc điều phối bộ phận cung ứng mua hàng về nhập kho để chủ đợng trong kinh doanh; những mặt hàng nào tồn động quá lâu thì đề xuất phương án giải quyết, cĩ thể bán hạ giá nhằm thu hồi vốn dành kinh doanh mặt hàng khác.  Khi cơng ty mua hàng về phải làm thủ tục nhập kho tại các cửa hàng. Mỗi lần nhập kho một phiếu nhập được lập. Phiếu nhập kho thường tổng hợp từ những hĩa đơn mà cơng ty mua từ một đơn vị khác trong một chuyến hàng nào đĩ. Mỗi phiếu nhập chỉ giải quyết cho việc nhập hàng vào một cửa hàng và do một nhân viên lập và chịu trách nhiệm kiểm tra về chất lượng, số lượng hàng nhập về. Trên phiếu nhập cĩ ghi rõ họ tên, địa chỉ của người bán hàng cho cơng ty để sau này tiện theo dõi cơng nợ; họ tên nhân viên cửa hàng chịu trách nhiệm nhập kho cùng các mặt hàng, số lượng, đơn giá mua tương ứng; cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT, và tổng số tiền mà cơng ty phải thanh tốn cho người bán. Việc theo dõi chi phí cho một lần nhập hàng (vận chuyển, bốc vác, thuê kho bãi,...) cĩ thể được thực hiện bằng một bút tốn khác mà để cho đơn giản chúng ta khơng đề cập ở đây. Cơng việc nhập hàng xảy ra hàng ngày khi cĩ hàng được mua về. Khi khách mua tại các cửa hàng:  Nếu mua lẻ, khách hàng phải trả tiền mặt, nhân viên bán hàng phải ghi nhận mặt hàng, số lượng bán, đơn giá bán tương ứng với từng mặt hàng, xác định thuế suất GTGT và nhận tiền của khách hàng. Ðơn giá bán tùy theo thời điểm bán cũng như khách mua và thường do cửa hàng trưởng quy định. Cuối ca bán hàng, nhân viên này phải tổng hợp các mặt hàng mà mình bán được để lập hĩa đơn, trên đĩ xem như người mua là chính nhân viên bán hàng này, đồng thời phải nộp hết số tiền bán được cho thủ quỹ.  Nếu khách hàng muốn mua trả tiền sau phải được phép của cửa hàng trưởng để thỏa thuận về thời hạn thanh tốn. Ðiều này cũng được ghi nhận trên hĩa đơn cho khách hàng này để tiện việc theo dõi cơng nợ của người mua.  Bất kỳ hĩa đơn kiểu nào, ngồi số thứ tự của hĩa đơn, mỗi hĩa đơn chỉ thuộc một quyển hĩa đơn mang một số seri nào đĩ. Mỗi loại hàng cĩ một tỷ lệ thu thuế khác nhau do ngành thuế quy định. Trên một hĩa đơn bán hàng chỉ bán những mặt hàng cĩ cùng một thuế suất GTGT mà thơi. Cơng việc bán hàng xảy ra hàng ngày khi cĩ khách mua. Cuối tháng, cơng ty phải lập các báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng bán, báo cáo thuế giá trị gia tăng hàng mua cho chi cục thuế, tình hình sử dụng hĩa đơn của mỗi quyển hĩa đơn (mỗi quyển bán được bao nhiêu hĩa đơn, tờ hĩa đơn nào khơng dùng, tổng tiền thu từ bán hàng, tiền thuế GTGT tương ứng là bao nhiêu), hạch tốn giá vốn hàng bán, tình hình kinh doanh bán hàng, báo cáo tồn đầu - nhập - bán - tồn cuối từng mặt hàng, thẻ kho từng mặt hàng tại mỗi cửa hàng. Cĩ nhiều phương pháp hạch tốn giá vốn hàng bán như bình quân gia quyền, nhập trước - xuất trước, nhập sau - xuất trước... Cơng ty phải quyết định chọn một cách và báo cho cơ quan quản lý biết về phương thức hạch tốn của mình. Ðể cho đơn giản ta giả thiết đơn vị hạch tốn giá vốn hàng bán bằng phương pháp bình quân gia quyền. Ðơn giá vốn của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng trong tháng bằng tổng của số tiền tồn cuối tháng trước và số tiền mua chia cho tổng số lượng tồn cuối tháng trước và số lượng nhập của mặt hàng đĩ vào cửa hàng trong tháng. Từ đơn giá vốn của mỗi mặt hàng tại mỗi cửa hàng người ta mới xác định được trị giá vốn của hàng đã bán ra trong b._.