Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty gạch ốp lát Hà Nội

LỜI CẢM ƠN Sau một thời gian dài học tập, nghiên cứu tại mái trường Đại học Kinh tế Quốc dân, em đã được các thầy giáo, cô giáo trang bị cho những kiến thức làm hành trang bước vào cuộc sống mới sau khi tốt nghiệp. Để có được như ngày hôm nay, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em còn được các thầy giáo, cô giáo của trường dạy dỗ, dìu dắt, hướng dẫn tận tình. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô. Em xin chân thành cảm ơn tới các thầy giáo, cô giáo trong khoa Tin học Kinh tế – những người đã truyền dạy cho em những kiến thức chuyên ngành để cho em có được nghề nghiệp vững chắc trong tương lai. Đặc biệt em xin được tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới cô giáo Nguyễn Thị Thuý, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong thời gian thực tập tốt nghiệp và thầy giáo – TS. Cao Đình Thi đã hướng dẫn em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này. Cuối cùng em cũng xin được chân thành cảm ơn lãnh đạo và các nhân viên Công ty Phần nềm quản lý doanh nghiệp FAST đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty. Hà Nội, ngày 30 tháng 05 năm 2004 Sinh viên: Nguyễn Văn Tình MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 3 LỜI MỞ ĐẦU 7 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 9 I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 9 Thông tin chung về Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast 9 Chức năng của công ty 10 Mục tiêu của công ty 10 Tổ chức của công ty 11 Sản phẩm và khách hàng của 15 Định hướng phát triển và hợp tác quốc tế 17 II. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 17 2.1. Giới thiệu chung về công ty 17 2.2. Quá trình hình thành và phát triển 18 2.3. Chức năng nhiệm vụ của công ty 19 2.4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 20 2.5. Sơ đồ tổ chức công ty 21 III. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 23 3.1. Tên đề tài 23 3.2. Lý do lựa chọn đề tài 23 3.3. Đề tài dưới góc độ tin học 24 CHƯƠNG II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN 26 1.1. Thông tin 26 1.2. Hệ thống thông tin 27 1.3. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức 29 1.4. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin 32 II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ 33 2.1. Đặt vấn đề và xác định tính khả thi của hệ thống 33 2.2. Các giai đoạn phân tích phát triển hệ thống 33 III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 35 3.1. Mục tiêu của giai đoạn phân tích Hệ thống 35 3.2. Các phương pháp thu thập thông tin 36 3.3. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý 37 IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 38 4.1. Giai đoạn phân tích hệ thống 38 4.2. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin 44 4.3. Giai đoạn thiết kế hệ thống 45 V. NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 48 5.1. Đặc điểm của bài toán quản lý bán hàng 48 5.2. Quy trình quản lý bán hàng 48 5.3. Giải pháp phần mềm 49 CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 51 I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 51 II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 54 Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống 54 2.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD) tiến trình thu thập xử lí thông tin của hệ thống quản lý bán hàng 57 . Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) 62 Từ điển dữ liệu (DD) 68 2.5. Sơ đồ phân rã chức năng chương trình dự kiến sẽ thực hiện 72 III. THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH 72 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 72 3.2. Thiết kế giải thuật 85 3.3. Thiết kế giao diện xử lý 90 3.4. Kết quả thử nghiệm chương trình 93 3.5. Một số giao diện màn hình chính 95 3.6. Cài đặt và bảo trì hệ thống 105 KẾT LUẬN 108 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 109 PHỤ LỤC 110 LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đó các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này. Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học trong hoạt động bán hàng tại các cơ sở kinh doanh là rất cần thiết. Ngoài mục đích là nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, nó còn đảm bảo sự tồn tại vững chắc trong môi trường kinh doanh hiện nay, đáp ứng được những mong muốn và những đòi hỏi khắt khe của khách hàng một cách nhanh chóng hiệu quả. Với những lý do trên, trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình, với sự giới thiệu và giúp đỡ của anh Bùi Quang Thành và anh Nguyễn Việt Cường, nhân viên công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST em đã khảo sát thực tế tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội. Tại đây em đã khảo sát, nghiên cứu hoạt động quản lý bán hàng và đã quyết định lựa chọn đề tài “phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội” để làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Cấu trúc luận văn tốt nghiệp gồm 3 chương: Chương I: Tổng quan công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và công ty Gạch ốp lát Hà Nội Chương này trình bày tổng quan về công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST và công ty Gạch ốp lát Hà Nội cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương II: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế hệ thống thông tin Trong chương này trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở trong việc nghiên cứu đề tài. Các vấn đề được trình bày trong chương II gồm: Thông tin – hệ thống thông tin; Phương pháp phát triển HTTT quản lý; Phân tích hệ thống thông tin quản lý; Thiết kế hệ thống thông tin; Nội dung bài toán quản lý bán hàng. Chương III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty gạch ốp lát Hà Nội Chương này trình bày những kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài: Khảo sát hiện trạng; Phân tích hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồng thông tin (IFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD), từ điển dữ liệu (DD); Thiết kế chương trình: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện, kết quả thử nghiệm chương trình, một số màn hình giao diện tiêu biểu. Cuối luận văn tốt nghiệp này có phần kết luận. Phần này tóm tắt các kết quả đã thu được và đưa ra một số phương hướng hoàn thiện đề tài. Ngoài ra, luận văn còn có phần danh mục tài liệu tham khảo liệt kê các tài liệu đã sử dụng và phần phụ lục trình bày phần mã nguồn của chương trình máy tính. Tuy đã rất cố gắng trong việc hoàn thiện đề tài nhưng đây là công trình nghiên cứu đầu tay sau thời gian học tập tại trường đại học Kinh tế Quốc dân nên không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong được những đóng góp ý kiến của các thầy giáo, cô giáo cũng như những người quan tâm để đề tài này được hoàn thiện hơn. CHƯƠNG I TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI I. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST 1. Thông tin chung về Công ty Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast Tên công ty: - Tên tiếng Việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST - Tên tiếng Anh: Fast Software Company Tên giao dịch: FAST Logo: Trước năm 2003 công ty có tên là “Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST”. Từ năm 2003 công ty đổi tên thành “Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Ngày thành lập: - Công ty: 11/06/1997 - Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998 - Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999 Giấy phép thành lập công ty: Số 3096/GP-UB do UBND TP Hà Nội cấp ngày 11/06/1997. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 056067 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà nội cấp ngày 18/061997. Vốn đăng ký và hình thức sở hữu: - Vốn đăng ký: 1.000.000.000 (một tỷ đồng VN) - Hình thức sở hữu: Cổ phần Chức năng đăng ký kinh doanh: - Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính; - Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử); - Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ; - Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu: sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. Phòng ban: Công ty có chi nhánh và văn phòng tại 3 cơ sở: Hà Nội, TP Hồ Chí Minh và Đà Nẵng, mỗi chi nhánh có 6 phòng ban. Đến cuối năm 2003 công ty có 82 nhân viên. 2. Chức năng của công ty: Phát triển và tư vấn triển khai ứng dụng các phần mềm tài chính kế toán và phần mềm quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất của các doanh nghiệp. 3. Mục tiêu của công ty: 3.1. Mục tiêu tổng quát Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trườngViệt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp. 3.2. Mục tiêu của Công ty trong năm 2004-2005 Phấn đấu đặt mức tăng trưởng doanh thu hàng năm từ 50% trở lên và tăng trưởng năng suất lao động hàng năm từ 25% trở lên. Phát triển và mở rộng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ sang lĩnh vực phần mềm toàn diện doanh nghiệp – ERP 4. Tổ chức của công ty: 4.1. Sơ đồ tổ chức công ty. Các chi nhánh HN, HCM, ĐN Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng tổng hợp Phòng nghiên cứu & Phát triển phần mềm Hình1: Sơ đồ tổ chức công ty Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty: Văn phòng và kế toán Phòng kinh doanh Hội đồng quản trị Giám đốc chi nhánh Phòng lập trình ứng dụng Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Hội đồng quản trị Phòng triển khai hợp đồng Hội đồng quản trị Hình 2: Mô hình tổ chức các chi nhánh của Công ty 4.2. Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh. Quy trình sản xuất kinh doanh có các công đoạn sau: Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. Phát triển sản phẩm và dịch vụ. Quảng cáo và tiếp thị. Bán hàng. Cung cấp sản phẩm và dịch vụ: tư vấn thiết kế hệ thông tin, sửa đổi sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng, cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành sản phẩm. Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1. 4.3. Tổ chức các phòng ban của FAST. Stt Phũng ban,bộ phận Cỏc cụng việc chớnh Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của công ty Giám đốc công ty * Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra. * Phỏt triển kinh doanh. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. * Lập kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh. Các trợ lý giám đốc (phũng tổng hợp) * Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng các dự án phỏt triển kinh doanh. Phũng nghiờn cứu và phỏt triển sản phẩm * Nghiờn cứu và phỏt triển sản phẩm mới. *Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Cỏc chi nhỏnh, bộ phận kinh doanh * Bỏn hàng và dịch vụ khỏch hàng. * Hiện cú chi nhỏnh Hà Nội, Sài Gũn và Đà Nẵng. 4.4. Tổ chức của chi nhánh và bộ phận kinh doanh. Stt Phũng ban,bộ phận Cỏc cụng việc chớnh Giám đốc chi nhánh * Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. * Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. * Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. * Lập kế hoạch năm cho chi nhánh. Các trợ lý giám đốc (phũng tổng hợp) * Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Phũng kinh doanh * Tỡm kiếm khỏch hàng. * Bỏn hàng. Phũng tư vấn thiết kế * Hỗ trợ phũng kinh doanh bỏn hàng trong cỏc cụng việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giỏ bỏn, nhõn sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. * Hỗ trợ phũng lập trỡnh và phũng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đó khảo sỏt trước đó. Phũng tư vấn ứng dụng (triển khai hợp đồng) Trong phũng này cú thể cú cỏc nhúm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 người triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phũng tư vấn ứng dụng Khảo sỏt chi tiết thờm yờu cầu của khỏch hàng. * Tư vấn về xõy dựng hệ thống thụng tin. * Phối hợp với phũng lập trỡnh để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trỡnh sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. * Cài đặt và đào tạo. * Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. * Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trỡnh khi cần thiết. Phũng lập trỡnh ứng dụng * Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát -bán hàng. * Hỗ trợ phũng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trỡnh sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. * Bảo hành chương trỡnh sửa đổi. Phũng hỗ trợ bảo hành * Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trỡnh. * Bảo hành sản phẩm. Phũng kế toỏn * Kế toỏn. Văn phũng * Văn phũng, tổng đài, lễ tân. * Tạp vụ. 4.5. Tổ chức của phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Stt Bộ phận Cỏc cụng việc chớnh Trưởng phũng * Lờn và theo dừi kế hoạch làm việc của phũng * Phụ trỏch cụng nghệ, kỹ thuật Trưởng nhóm nghiệp vụ * Lờn và theo dừi kế hoạch làm việc của nhúm nghiệp vụ. * Phụ trỏch về nghiệp vụ Cỏc nhõn viờn lập trỡnh * Lập trỡnh * Phỏt triển sản phẩm: phần mềm kế toỏn, quản lý mua, bỏn và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lương, quản lý khỏch hàng, quản lý sản xuất... * Lập trỡnh phục vụ quản lý nội bộ của FAST (kế toỏn, teamwork, website). * Hỗ trợ về thiết kế và lập trỡnh cho cỏc bộ phận sửa đổi chương trỡnh theo yờu cầu của khỏch hàng (tư vấn thiết kế, lập trỡnh cỏc class, lib). * Sửa đổi chương trỡnh cho cỏc chi nhỏnh khi cú yờu cầu. * Nghiờn cứu cụng nghệ mới, kỹ thuật mới. * Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phũng (kốm bài kiểm tra: cài đặt các chương trỡnh thụng dụng và set up cỏc options). Cỏc nhõn viờn nghiệp vụ * Thu thập, nghiên cứu và hướng dẫn về chế độ kế toán. * Nghiờn cứu nghiệp vụ mới. * Test sản phẩm. * Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chương trỡnh cho cỏc chi nhỏnh và cho khách hàng (thông tin sản phẩm). * * Đào tạo sử dụng chương trỡnh cho cỏc chi nhỏnh. * Xây dựng các bộ số liệu đào tạo. * Xõy dựng cỏc bộ số liệu demo. * Xõy dựng cỏc bộ số liệu test. * Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra). 5. Sản phẩm và khách hàng của công ty: 5.1. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ. Sản phẩm: Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên Visual Foxpro. Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.s trên SQL Server. Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter System Inc. Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hỗ trợ Unicode và sẽ hoàn thành vào cuối năm 2004). Dịch vụ: Khảo sát yêu cầu và tư vấn xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng. Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. Công nghệ: Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. Kiến trúc lập trình: Client/Server, Web-based. Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 5.2. Khách hàng. Hiện nay FAST có hơn 700 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực: sản xuất, thương mại, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư nước ngoài. Dưới đây là danh sách các khách hàng trong hơn 700 khách hàng của công ty: Khách hàng là các tổng công ty 91 và 90 - Tổng công ty dầu khí - PETROVIETNAM; - Tổng công ty dệt may-VINATEX; - Tổng công ty lắp máy-LILAMA; - Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng-VILACERA… Khách hàng là các công ty lớn: Công ty giấy Bãi bằng; Công ty xi măng Hải Phòng, công ty xi măng Bỉm Sơn;… Công ty dệt Nam Định; Công ty Kinh Đô, công ty Động Lực. Khách hàng là các công ty có vốn đầu tư ngước ngoài: Công ty Sứ vệ sinh INAX (Nhật Bản); Công ty Sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc); Công ty Newhope (Trung Quốc)… 6. Định hướng phát triển và hợp tác quốc tế: 6.1. Định hướng phát triển. Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, khách hàng và tổ chức nhân sự. Đa dạng hóa sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. 6.2. Hợp tác quốc tế. Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Inc. tại Việt Nam. Jupiter Systems Inc.(www.jupiter.com.ph) là công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam Á trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp (ERP). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10.000 người đang sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình. II. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 1. Giới thiệu chung về công ty Tên công ty: Công ty gạch ốp lát Hà Nội Tên giao dịch quốc tế: HANOI CERAMIC TILES COMPANY Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất và kinh doanh các loại gạch men cao cấp Địa chỉ: Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04 5530771 - Fax: 04 8542889 Email: ceramichn@hn.vnn.vn Website: www.ceramichn.com Công ty gạch ốp lát Hà Nội là công ty đầu tiên ở Việt Nam chuyên sản xuất gạch lát nền và ốp tường chất lượng cao. Sản phẩm của công ty được sản xuất trên dây chuyền thiết bị hiện đại và công nghệ của Italia và CHLB Đức với nhãn hiệu “VIGLACERA”. Công ty nổi tiếng trong cả nước với khả năng sản xuất cao, nguồn lực lao động dồi dào, công nghệ hiện đại, máy móc và trang thiết bị đồng bộ cùng với danh mục sản phẩm phong phú và đa dạng. Sản lượng hàng năm đạt 8 triệu m2, tương đương 25.500 m2 mỗi ngày. Sản phẩm của công ty đang được phân phối rộng khắp trong cả nước thông qua mạng lưới bán hàng của trên 100 tổng đại lý cùng với trên 5000 cửa hàng bán lẻ vật liệu xây dựng. Quá trình hình thành và phát triển Công ty gạch ốp lát Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà nước thuộc tổng Công ty gốm sứ – Thuỷ tinh, Bộ xây dựng. Ra đời từ Công ty gốm sứ Hữu Hưng mà tiền thân của nó là xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng được thành lập từ năm 1959. Ngày 24/3/1993 Bộ trưởng Bộ xây dựng ra quyết định số 094A/BXD-TCLDD về việc thành lập xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng . Ngày 30/7/1994 Bộ trưởng Bộ xây dựng ra quyết định số 484/BXD –TCLDD đổi tên xí nghiệp gạch ngói Hữu Hưng thành Công ty gốm xây dựng Hữu Hưng, tên tiếng Anh của công ty là Huu Hung ceramic company (HCC ).Tháng 5/1998 Bộ xây dựng đồng ý cho công ty gốm sứ Hữu Hưng đổi tên thành Công ty gạch ốp lát Hà Nội, lấy thương hiệu sản phẩm là “gạch men VIGLACERA”có tư cách pháp nhân, có tài sản riêng tại ngân hàng, có con dấu riêng để hoạt động giao dịch theo phạm vi trách nhiệm của mình. Trụ sở chính của Công ty đóng tại địa bàn phường Trung Hoà, quận Cầu Giấy – Hà Nội với diện tích mặt bằng toàn bộ là 2,2 ha, trong đó diện tích của bộ phận quản lý là 0,66 ha (chiếm 30% tổng diện tích) và diện tích của bộ phận sản xuất là 1.66 ha (chiếm 70% diện tích). Với tổng vốn đầu tư 130 tỷ đồng được thực hiện trong 3 năm từ 1994 đến 1997, công ty đã có 2 dây chuyền sản xuất với tổng công xuất 3 triệu m2 gạch/ năm. Từ năm 1998 đến cuối năm 1999, công ty đã cung ứng ra thị trường 200.000m2 gạch ốp các loại. Từ đầu năm 2000 đến nay, với các khoản đầu tư mới vào đổi mới máy móc và thiết bị, sản lượng của công ty đạt 130% công suất thiết kế, ứng với sản lượng trung bình trên 360.000m2 gạch/tháng. Để gia tăng sản lượng, đáp ứng nhu cầu thị trường, công ty đã thiết lập thêm một dây chuyền sản xuất với công xuất 3 triệu tấn/năm tại Xuân Hoà, Vĩnh Phúc. Hiện nay, với tổng công suất 6,6 triệu m2, công ty đang cung cấp gạch ốp lát mang nhãn hiệu VIGLACERA đến 61 tỉnh và thành phố trên khắp cả nước. Công ty đang áp dụng một hệ thống kiểm tra chất lượng cho qui trình sản xuất của mình. Hệ thống chất lượng này đã được công nhận bởi tổ chức BVQI của Vương Quốc Anh là phù hợp với các tiêu chuẩn ISO 9002. Nhờ đó, chất lượng sản phẩm và năng suất đã không ngừng tăng lên, đáp ứng được nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng cũng như những đòi hỏi khắt khe của thị trường. Đây thực sự là một bệ phóng giúp công ty đạt được một chỗ đứng vững chắc hơn và có uy tín hơn trên thị trường trong bối cảnh Việt Nam đang trong quá trình gia nhập Khu mậu dịch tự do các nước Đông Nam Á (AFTA). Cho đến nay, gạch ốp lát mang nhãn hiệu Viglacera đã được tiêu thụ rộng rãi ở Việt Nam, thông qua hơn 100 tổng đại lý và trên 5.000 cửa hàng bán lẻ. Bên cạnh đó, nhiều công ty ở Ucraina, Úc, Mỹ và Hàn Quốc cũng đã nhập khẩu các sản phẩm gạch của công ty. Hiện nay công ty vẫn đang tiếp tục nâng cấp cơ sở hạ tầng, nâng cao hiệu quả trong sản xuất kinh doanh và hoàn thiện năng lực chuyên môn của nhân viên để mạnh mẽ và tự tin bước vào thiên kỷ mới và mang "ngọn lửa" đầy sức sống của mình đến khắp mọi nơi trên thế giới. 3. Chức năng nhiệm vụ của công ty Công ty gạch ốp lát Hà Nội là đơn vị chuyên sản xuất và kinh doanh các loại gạch men cao cấp, các loại gạch ốp lát cao cấp hàng đầu của Việt Nam. Với thiết bị và công nghệ hiện đại nhập khẩu từ Italia, CHLB Đức,…và men màu chất lượng cao nhập từ Tây Ban Nha, Italia, Bồ Đào Nha, các sản phẩm của công ty như: gạch lát nền, gạch ốp tường tráng men đều được sản xuất trên dây truyền công nghệ hiện đại, chất lượng đạt tiêu chuẩn quốc tế. 4. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Đối với mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh điều họ quan tâm đầu tiên và nhiều hơn cả là chính bản thân sản phẩm của họ có được thị trường chấp nhận tiêu thụ hay không. Chỉ khi các sản phẩm của họ được thị trường chấp nhận thì họ mới có căn cứ cụ thể để xác định các yếu tố khác. Sản phẩm gạch ốp lát của công ty được sản xuất từ dây chuyền công nghệ hiện đại của Italia, do vậy sản phẩm có chất lượng cao đạt tiêu chuẩn quốc tế, được người tiêu dùng tín nhiệm. Hiện nay, công ty đang sản xuất kinh doanh 3 mặt hàng gạch men Ceramic chính là: Gạch lát nền 300mmx300mm Gạch ốp tường 250mmx200mm Gạch chống trơn 200mmx200mm Do nhu cầu của thị trường thường xuyên thay đổi, một số công trình lớn và đặc biệt đòi hỏi phải có những kích thước lớn hơn, công ty đã mạnh dạn sản xuất thêm các loại gạch như: Gạch lát nền 400mmx400mm Gạch lát nền 500mmx500mm Gạch viền chân tường Các sản phẩm trên được sản xuất theo dây chuyền wellko và masseti, mỗi mặt hàng có nhiều loại màu sắc trang trí trên bề mặt lớp men đã đáp ứng tối đa nhu cầu làm đẹp cho các công trình xây dựng. Gạch của công ty thể hiện được tính hơn hẳn so với gạch cùng loại của Trung Quốc nhưng so với gạch Tây Ban Nha còn kém do sai số về kích thước và độ cong vênh của gạch. Sản phẩm của công ty có đặc điểm nổi trội là chiều dầy của viên gạch lớn, độ hút nước thấp, độ chịu lực và độ bền của gạch men khá cao. Gắn liền với chất lượng sản phẩm là mẫu mã bao bì. Bao bì sản phẩm cũng là một tiêu chuẩn chất lượng, nó làm tăng giá trị sử dụng. Bao bì vừa mang tính chất bảo vệ đơn thuần trong qúa trình lưu chuyển hàng hoá được dễ dàng, thuận tiện vừa là công cụ thông tin quảng cáo và trong thời đại ngày nay nhãn mác, bao bì được coi là công cụ sắc bén trong cạnh tranh góp phần làm tăng tốc độ lưu thông hàng hoá trên thị trường. 5. Sơ đồ tổ chức công ty Công ty Gạch ốp lát Hà nội là một doanh nghiệp nhà nước trực thuộc tổng công ty Thuỷ tinh và Gốm xây dựng- Bộ xây dựng. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có tư cách pháp nhân, được mở tài khoản tại các ngân hàng, sử dụng con dấu riêng theo thể thức nhà nước quy định. Công ty chịu trách nhiệm kinh tế và dân sự về các hoạt động và tài sản của mình. Công ty hoạt động theo pháp luật Việt nam và luật doanh nghiệp nhà nước. Sơ đồ tổ chức của công ty được thể hiện ở hình 1. Giám Đốc PGĐ Sản xuất PGĐ Cơ điện PGĐ Kinh doanh Phân xưởng cơ điện Phòng kinh doanh Phân xưởng sản xuất Phòng KH-SX Phòng KT-KCS Văn phòng Phòng TCLĐ Phòng TC-KT Hình 3: Sơ đồ tổ chức công ty gạch ốp lát Hà nội Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Đứng đầu công ty là giám đốc do Tổng giám đốc tổng công ty bổ nhiệm, giám đốc công ty là người lãnh đạo cao nhất đứng ra điều hành mọi hoạt động của công ty theo định hướng của nhà nước và của tổng công ty. Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước, tổng công ty và toàn cán bộ công nhân viên trong công ty. Giúp việc cho giám đốc có 3 phó giám đốc: * Phó giám đốc sản xuất: phụ trách phân xưởng sản xuất, phòng kế hoạch sản xuất và phòng kỹ thuật-kiểm tra chất lượng sản phẩm. * Phó giám đốc cơ điện: Phụ trách phân xưởng cơ điện, bảo trì bảo dưỡng và sửa chữa vật tư thiết bị phụ trách an toàn lao động, bảo hiểm lao động. * Phó giám đốc kinh doanh: phụ trách mặt hàng kinh doanh của công ty và tình hình tiêu thụ. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban trong công ty: * Phòng kinh doanh: có chức năng chủ yếu là thực hiện các hoạt động bán sản phẩm của công ty thông qua các hoạt động kinh doanh; xây dựng và thực hiện chiến lược marketing, tìm hiểu thị phần trên thị trường, xây dựng và phát triển hệ thống các đại lý và cửa hàng bán lẻ của công ty để đem lại doanh thu cao nhất và có hiệu quả nhất. Ngoài ra chức năng của phòng kinh doanh còn là tìm hiểu thị hiếu của khách hàng, sưu tầm những ý tưởng vể thiết kế sản phẩm để hỗ trợ, để giúp đỡ phòng kỹ thuật trong việc thiết kế sản phẩm. * Phòng kế hoạch sản xuất (KH-SX): Chức năng chính của bộ phận này là lập kế hoạch cụ thể về hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty trong kỳ, lập kế hoạch và tiến độ chi tiết về nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động của công ty, thực hiện các công việc tìm nhà cung cấp cho hợp đồng, thực hiện giao nhận vật tư, tổ chức và quản lý vật tư tại kho bãi của công ty. * Phòng kỹ thuật- kiểm tra sản phẩm (KT- KCS): Chức năng của phòng kỹ thuật được thực hiện trên cơ sở kế hoạch sản xuất trong kỳ, phòng có nhiệm vụ nghiên cứu ứng dụng các loại nguyên liệu, thiết kế sản phẩm sản xuất thử, chuyển giao công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm cụ thể tới phân xưởng sản xuất. Phối hợp với phòng kế hoạch sản xuất và phân xưởng sản xuất trong việc kiểm tra chất lượng sản phẩm vật tư nguyên liêụ đầu vào, giám sát toàn bộ của từng công đoạn sản xuất để giúp cho việc xử lý điều chỉnh công nghệ cho phù hợp với từng loại sản phẩm, đảm bảo chất lượng sảm phẩm cuối cùng. Bộ phận KT- KCS phối hợp với phân xưởng sản xuất và phòng kỹ thuật trong việc điều chỉnh, xử lý những vấn đề công nghệ phát sinh trong quá trình sản xuất thông qua hệ thống lực lượng các nhân viên có trình độ cao về mặt công nghệ. * Phòng kế toán tài chính: quản lý việc thu chi ngân sách của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về các báo cáo tài chính, hạch toán các khoản thu chi và lập ngân sách đối với nhà nước. * Phòng tổ chức lao động: tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức bộ máy quản lý, sử dụng và đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên, thực hiện quy chế chính sách đối với người lao động, xây dựng kế hoạch cán bộ và quỹ lương hàng năm. * Văn phòng: có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính của nhà nước hiện hành. Quản lý và sử dụng tài sản hiện có: nhà cửa, đất đai, phương tiện, dụng cụ máy móc văn phòng,...phục vụ mục đích cho hoạt động kinh doanh mang lại hiệu quả. Thực hiện công tác đối nội, đối ngoại, giao dịch tiếp khách hàng, phục vụ hội thảo chuyên đề, sơ kết, tổng kết.... * Phân xưởng cơ điện: thực hiện chức năng quản lý thiết bị của công ty về mặt kỹ thuật, thực hiện công việc duy tu bảo dưỡng và sửa chữa các thiết bị để đảm bảo máy móc thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt, ổn định với mức tiêu hao nguyên vật liệu vật tư thấp nhất, tạo điều kiện duy trì nâng cao sản lượng và chất lượng sản phẩm. III. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1. Tên đề tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty gạch ốp lát Hà Nội. 2. Lý do lựa chọn đề tài Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có một ý nghĩa quan trọng, nó không những cho biết hiện trạng công việc kinh doanh hiện nay của công ty mà còn cho biết nhu cầu của thị trường người tiêu dùng đối với hàng hoá đang tiêu thụ. Từ việc khái quát yêu cầu công việc trong hoạt động quản lý bán hàng đến việc phân tích nghiệp vụ cũng như nhanh chóng đưa ra các kết quả báo cáo giúp lãnh đạo công ty có thể hoạch định những chính sách chiến lược lâu dài cũng như trước mắt công việc kinh doanh của công ty. Công việc quản lý bán hàng đòi hỏi các nhà quản lý phải luôn luôn nắm bắt, cập nhật, xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhằm đưa ra các quyết định đúng đắn. Điều này sẽ đạt được nhờ năng lực và nghệ thuật quản lý của nhà lãnh đạo, nhà quản lý, nhân viên kinh doanh, nhân viên bán hàng với sự trợ giúp của máy tính. Vì thế việc ứng dụng máy tính vào quản lý và xử lý thông tin là hết sức cần thiết. Ngoài ra thực hiện tốt các yêu cầu của bài toán còn góp phần giúp công ty xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh và tạo thế đứng cho công ty trên thị trường. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế, em nhận thấy đề tài quản lý bán hàng là đề tài mang tính thiết thực và có thể triển khai trên thực tế. Vì vậy, với những kiến thức đã được học và nghiên cứu tiếp thu em quyết định chọn đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại Công ty Gạch ốp lát Hà Nội ”. Chương trình này được thực hiện với sự hướng dẫn của Thầy giáo – TS. Cao Đình Thi và sự giúp đỡ của các cán bộ công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST, nơi em thực tập tốt nghiệp. Đề tài dưới góc độ tin học Hoạt động quản lý bán hàng là hoạt động rất phức tạp, các chính sách, chiến lược kinh doanh luôn phải thay đổi với nhu cầu của thị trường cũng như mong muốn của khách hàng. Nó luôn là bài toán hết sức phức tạp, nhất là trong việc tổ chức, sắp xếp cơ sở dữ liệu sao cho phù hợp, tìm ra những phương pháp tính toán tối ưu,…Tuy nhiên, với sự ra đời của máy tính và các thiết bị tin học cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin đã đưa tới một giải pháp là ứng dụng tin học trong hoạt động quản lý bán hàng. Điều này giúp giải quyết những vấn đề nêu trên một cách nhanh chóng và hiệu quả. Công việc chính của việc ứng dụng tin học vào phân tích, xử lý và lưu trữ thông tin trong hoạt động quả._.n lý bán hàng là xây dựng một chương trình máy tính có khả năng phân tích, quản lý các dữ liệu được nhập, từ đó đưa ra các báo cáo chính xác giúp cho việc hoạch định chính sách, chiến lược của nhà quản lý. Do đó phải thiết kế một chương trình nhập liệu có tính đến những sai sót có thể xảy ra và đưa ra những lời nhắc nhở kịp thời đối với người nhập tin. Thêm vào đó cũng cần tính đến việc cập nhật các thông tin đã thay đổi theo thời gian. Do vậy, cần thiết kế một hệ thống bẫy lỗi kịp thời nhằm đảm bảo thông tin nhập vào là đúng đắn để có được sự quản lý chặt chẽ, từ đó cho ra các báo cáo chính xác. Việc quản lý bằng máy tính đối với hoạt động bán hàng được đảm nhiệm bởi đội ngũ nhân viên bán hàng, các cán bộ quản lý. Tuy nhiên, đội ngũ này có nghiệp vụ quản lý khác nhau, có trình độ tin học khác nhau, có khả năng thao tác, xử lý thông tin khác nhau trên máy tính. Vì vậy, chương trình phải được thực hiện sao cho có ít thao tác nhất và thuận tiện cho người nhập tin và xử lý thông tin. Nói tóm lại, chương trình này phải đáp ứng được hoạt động quản lý bàn hàng, giao diện thân thiện, dễ sử dụng. CHƯƠNG II CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN I. THÔNG TIN – HỆ THỐNG THÔNG TIN Thông tin. 1.1 Khái niệm. Thông tin: được hiểu theo nghĩa thông thường là một thông báo hay tin nhận được làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng. Thông tin tồn tại dưới hình thức: - Bằng ngôn ngữ. - Hình ảnh. - Mã hiệu hay xung điện... Thông tin là một yếu tố cơ bản của quá trình thành lập, lựa chọn và phát ra quyết định để điều khiển một hệ thống thông tin nào đó. Hệ thống này có thể là trong tự nhiên, xã hội hay tư duy. Quá trình thu thập thông tin - truyền tin - nhận tin - xử lý tin - lựa chọn quyết định - rồi lại tiếp tục nhận tin... là một chu trình vận động liên tục khép kín trong một hệ thống nhất định. 1.2. Các tính chất của thông tin - Tính tương đối của thông tin; - Tính định hướng của thông tin; - Tính thời điểm của thông tin; - Tính cục bộ của thông tin . 1.3. Thông tin trong quản lý Khái niệm: Quản lý được hiểu là tập hợp các quá trình biến đổi thông tin thành hành động, một việc tương đương với quá trình ra quyết định. Trong một mô hình quản lý được phân thành hai cấp: chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, mối quan hệ giữa chúng và dòng thông tin lưu chuyển được mô tả trong mô hình sau: - Thông tin vào: thông tin từ môi trường; - Thông tin ra: thông tin ra môi trường; - Thông tin quản lý: thông tin quyết định; - Thông tin phản hồi: thông tin tác nghiệp. Thông tin tác nghiệp Hệ thống quản lý Đối tượng quản lý Thông tin quyết định Thông tin ra môi trường Thông tin từ môi trường Hinh 4: Mô hình thông tin trong quản lý Hệ thống thông tin. Định nghĩa: Tuỳ thuộc vào từng quan điểm khác nhau mà có các định nghĩa hệ thống thông tin khác nhau. Trên thực tế tồn tại một số định nghĩa về hệ thống thông tin như sau: Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu... thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường [1]. Hệ thống thông tin được xác định như tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và biểu diễn thông tin trợ giúp việc ra quyết định và kiểm soát trong một tổ choc [8]. Hệ thống thông tin là hệ thống sử dụng các nguyên liệu tin học (máy tính và các thiết bị trợ giúp), các chương trình phần mềm (các chương trình tin học và các thủ tục) và con người (người sử dụng và các nhà tin học) để thực hiện các hoạt động thu thập, cập nhật, lưu trữ, xử lý, biến đổi dữ liệu thành các sản phẩm thông tin [9]. Nói tóm lại, mỗi định nghĩa có một cách diễn đạt khác nhau nhưng đều có ý chung đó là: Hệ thống thông tin là một hệ thống nhằm mục đích thu thập, lưu trữ, xử lý và truyền thông tin. Hệ thống thông tin bao gồm: đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc đựơc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Xử lý và lưu trữ Phân phát Thu thập Kho dữ liệu Đích Nguồn Hình 5: Mô hình hệ thống thông tin Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra. 2.2. Thông tin và xử lý thông tin trong tổ chức Nhiệm vụ của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin kinh doanh, tức là thông tin dùng cho mục đích kinh doanh trong doanh nghiệp. Xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên các thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng được: làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt được, hoặc có dạng đồ hoạ,... Hệ thống thông tin bao gồm 2 thành phần cơ bản: Các dữ liệu: Đó là các thông tin được lưu trữ và duy trì nhằm phản ánh thực trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp. Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin. Theo quan điểm hệ thống thì hệ thống quản lý trong một tổ chức kinh doanh bao gồm các hệ sau: - Hệ quyết định; - Hệ thông tin; - Hệ tác nghiệp. Hệ tác nghiệp Hệ quyết định Hệ thông tin Báo cáo sản xuất Chỉ đạo sản xuất DOANH NGHIỆP Sản phẩm/dịch vụ Nguyên vật liệu MÔI TRƯỜNG Thông tin ra Thông tin vào Hệ tác nghiệp Hình 6: Các phân hệ của hệ thống kinh doanh trong tổ chức Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức. 3.1. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. - Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của tổ chức. - Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Infomation System) Đây là những hệ thống quản lý các hoạt động của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Hệ thống này được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình để một quyết định cần phải ra. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Đây là hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Cùng với các cơ sở dữ liệu và các bộ luật suy diễn mà dựa vào đó người ta có thể đưa ra các quyết định về một vấn đề cụ thể. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Infomation System for Competitive Advantage) Hệ thống này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Nó được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức như các khách hàng, nhà cung cấp,...giúp cho tổ chức đạt được kết quả trong cuộc cạnh tranh khốc liệt của thị trường. 3.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hình 7: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định Ba mô hình của hệ thống thông tin. - Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình lôgíc này. Hình 8: Ba mô hình của một hệ thống thông tin - Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. - Mô hình vật lý trong Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Các phương pháp xây dựng hệ thống thông tin. 4.1 Phương pháp tổng hợp. Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo lô gic toán học trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả. Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao tác không cần thiết. 4.2 Phương pháp phân tích Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải xây dựng bảo đảm hệ thống hoàn chỉnh sau đó xây dựng các chương trình làm việc và thiết lập các mảng làm việc cho chương trình đó. Ưu điểm: Phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập các mảng làm việc một cách thủ công. Nhược điểm: Hệ thống chỉ hoạt động khi đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng này vào sử dụng. 4.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích. Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp trên. Tiến hành đồng thời việc xây dung các mảng cơ bản và các thao tác cũng như các nhiệm vụ cần thiết. Phương pháp yêu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống. II. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán và tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng mô hình lô gíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một hệ thống thông tin? Như chúng ta đã biết, sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống. Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và sự thay đối sách lược chính trị Các công đoạn phát triển một hệ thống thông tin. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.1. Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2. Làm rõ yêu cầu 1.3. Đánh giá khả thi thực thi 1.4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2 : Phân tích chi tiết Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: 2.1. Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2. Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3. Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4. Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giả pháp 2.5. Đánh giá lại tính khả thi 2.6. Thay đổi đề xuất của dự án 2.7. Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3 : Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lôgíc của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lôgíc sẽ phải được những người sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 3.2. Thiết kế xử lý 3.3. Thiết kế các nguồn dữ liệu vào 3.4. Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc 3.5. Hợp thức hoá mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: 4.1. Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. 4.2. Xây dựng các phương án của giải pháp. 4.3. Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.4. Chuẩn bị và trình bày các báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. 5.2. Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra). 5.3. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. 5.4. Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.5. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: 6.1. Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật 6.2. Thiết kế vật lý trong. 6.3. Lập trình. 6.4. Thử nghiệm hệ thống. 6.5. Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: 7.1. Lập kế hoạch cài đặt. 7.2. Chuyển đổi. 7.3. Khai thác và bảo trì. 7.4. Đánh giá. III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại - nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên. Mô tả về HT hiện tại và HT mới Hồ sơ dự án 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp Mô tả HT mới Chiến lược đề xuất cho HT mới Ghi chép phỏng vấn , kết quả khảo sát,quan sát, các mẫu Các yêu cầu hệ thống Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ của HT Hình 9: Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống 2. Các phương pháp thu thập thông tin. Phỏng vấn Phỏng vấn là phương pháp đối thoại trực tiếp hoặc gián tiếp giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn. Nó cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu. Nghiên cứu tài liệu Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Sử dụng phiếu điều tra Phiếu điều tra được dùng trong các trường hợp khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên một phạm vi địa lý rộng. Có thể điều tra trực tiếp từ các đối tượng thông qua các phiếu điều tra hoặc có thể điều tra theo mẫu sau đó suy rộng ra tổng thể cần điều tra. 2.4. Quan sát Đây là phương pháp mà người thu thập thông tin quan sát trực tiếp để thu được những thông tin theo yêu cầu. Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. 3.1 Nghiên cứu và đặt vấn đề xây dựng hệ thống (chiếm 10% khối lượng công việc). Việc khảo sát hệ thống chia ra làm 2 giai đoạn : - Khảo sát sơ bộ nhằm xác định tính khả thi của đề án. Cụ thể là: Phải xác định được những gì cần phải làm, nhóm người sử dụng hệ thống trong tương lai. - Khảo sát chi tiết nhằm xác định chính xác những gì sẽ được thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo. 3.2 Phân tích hệ thống (chiếm 25% khối lượng công việc). Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại bằng cách sử dụng các công cụ như: - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ ( Busines Function Diagram: BFD ) Sơ đồ chức năng nghiệp vụ xác định các chức năng nghiệp vụ cần phải được tiến hành để xây dựng hệ thống. Mục đích của BFD nhằm: * Xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. * Giúp tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống. * Chỉ ra miền khảo cứu của hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức. Sơ đồ luồng dữ liệu ( Data Flow Diagram: DFD ) Sơ đồ này giúp ta xem xét một cách chi tiết về các thông tin cần cho việc thực hiện các chức năng đã được nêu trên. - Mô hình quan hệ Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. - Mô hình thực thể quan hệ Mô hình thực thể quan hệ là mô hình xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. 3.3 Thiết kế xây dựng hệ thống mới (chiếm 50% khối lượng công việc). Thiết kế hệ thống một cách tổng thể: - Xác định rõ các bộ phận nào trong hệ thống xử lý bằng máy tính và bộ phận nào xử lý thủ công. - Xác định rõ vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Thiết kế chi tiết: - Thiết kế các khâu xử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy tính. - Xác định và phân phối thông tin đầu ra. - Thiết kế phương thức thu thập, xử lý thông tin cho máy tính. 3.4. Cài đặt hệ thống mới (chiếm 15% khối lượng công việc). - Thiết kế các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện dành cho người sử dụng. - Vận hành, chạy thử và bảo trì hệ thống. - Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng trong hệ thống mới. IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Giai đoạn phân tích hệ thống. Trong giai đoạn nay chúng ta sẽ sử dụng các công cụ đã được trình bày tóm tắt ở mục 3.2 của phần III, chương II. Trong giai đoạn phân tích hệ thống ta sẽ xem xét chi tiết từng công cụ được sử dụng. 1.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD) Mục đích của BFD: Tăng cường cách tiếp cận lô gíc tới việc phân tích hệ thống và chỉ ra miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức giúp xác định phạm vi hệ thống cần phân tích. Một BFD đầy đủ gồm: - Tên chức năng. - Mô tả có tính chất tường thuật. - Đầu vào của chức năng. - Đầu ra của chức năng. - Các sự kiện gây ra sự thay đổi. Sơ đồ BFD chỉ cho ta biết cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm thế nào, ở đây chúng ta không cần phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý. Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cần được xử lý giống nhau như một phần của cùng một cấu trúc. 1.2 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) Mục đích của DFD là trợ giúp cho 4 hoạt động chính của nhà phân tích. - Liên lạc: DFD mang tính đơn giản, dễ hiểu đối với người phân tích và người dùng. - Tài liệu: đặc tả yêu cầu hình thức và yêu cầu thiết kế hệ thống là nhân tố đơn giản việc tạo và chấp nhận tài liệu. - Phân tích DFD: để xác định yêu cầu của người sử dụng. - Thiết kế: phục vụ cho việc lập kế hoạch và minh họa các phương án cho nhà phân tích và người dùng xem xét khi thiết kế hệ thống mới. Một số các ký pháp thường dùng: Hình tròn: Bên trong hình tròn có chứa các tên tiến trình. Tên của một tiến trình có dạng: động từ + bổ ngữ. Tên tiến trình xử lý Hình 10: Ký hiệu tiến trình xử lý Tiến trình là một dãy các thao tác, nó làm biến đổi trạng thái của hệ thống chuyển từ hệ thống này sang hệ thống khác xuất phát từ một trạng thái ban đầu nào đó. Mỗi tiến trình trong DFD được bao trong một vòng tròn và mỗi tiến trình phải có chức năng biến đổi thông tin. Nghĩa là có chức năng biến đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó như tổ chức lại, bổ sung tạo thông tin mới. Tiếp nhận đơn hàng Ví dụ: Tên của tiến trình trong DFD phải trùng với tên của chức năng trong BFD tương ứng vì giữa hai mô hình này có mối quan hệ mật thiết với nhau, chúng kiểm tra và bổ sung lẫn nhau. - Dòng dữ liệu: là nơi chuyển thông tin vào hoặc ra khỏi một tiến trình. Nó được chỉ ra trên sơ đồ bằng một đường kẻ có mũi tên ở ít nhất một đầu. Mũi tên chỉ ra hướng của dòng thông tin. Tên dữ liệu Hình 11:Ký hiệu dòng dữ liệu Ví dụ: Hóa đơn bán hàng - Kho dữ liệu: Kho dữ liệu được ký hiệu: Bên trong là tên kho Kho dữ liệu trong sơ đồ DFD là nơi lưu trữ thông tin trong 1 khoảng thời gian nào đó. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. - Nguồn hoặc đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Hình 12: Ký hiệu tác nhân của HTTT Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống. 1.3 Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) - Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá. * Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Các kiểu liên kết: 1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A. Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó. N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : * Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn : - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những người sử dụng hệ thống hiện tại. - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích : - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. * Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. - Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. - Các qui tắc chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. 1.4 Mô hình quan hệ. Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: - Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng. - Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin. Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE. Theo phương pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố: - Xử lý (Treatment). - Dữ liệu (Data). - Truyền tin (Communication). và 4 mức tiếp cận: - Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). Mức này tương đương với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì? Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống . - Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã được khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức. Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đưa ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách tổ chức tốt nhất. - Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người sử dụng sẽ dùng trong xử lý như: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử... ) - Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống. Việc phân tích và thiết kế hệ thống được tiến hành qua các bước sau: - Nghiên cứu thực tế. - Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xử lý. - Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic. - Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý. - Hợp thức hoá. Giai đoạn thiết kế hệ thống 3.1. Xác định hệ thống máy tính Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD. Người ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý. Một số tiến trình vật lý có thể được đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do người sử dụng đảm nhiệm. 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém, tránh gây phiền hà cho người sử dụng. Nếu giải quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoàn hảo. Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu Bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tổng quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện các thực thể Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này được ._.m kiếm Tìm kiếm hàng hóa Tìm kiếm khách hàng Tìm kiếm nhà cung cấp Tìm kiếm phiếu nhập hàng Tìm kiếm hóa đơn bán hàng 4.4. Thống kê và báo cáo Thống kê danh mục Thống kê hàng nhập Thống kê tình hình bán hàng Tổng hợp hàng bán Báo cáo xuất nhập tồn Bảng kê hóa đơn bán hàng Tổng hợp doanh số bán hàng Báo cáo công nợ khách hàng 4.5. Sơ đồ phân rã chức năng của chương trình đã đạt được Thống kê tình hình bán hàng QUẢN LÝ BÁN HÀNG Quản lý danh mục Thống kê và báo cáo Quản lý hoá đơn Tìm kiếm Đăng ký người dùng Khách hàng Nhà cung cấp Hàng hóa Báo cáo công nợ khách hàng Doanh số bán hàng Bảng kê hóa đơn bán hàng Báo cáo xuất nhập tồn Tổng hợp hàng bán Thống kê hàng nhập Thống kê danh mục Hóa đơn thanh toán Hóa đơn bán hàng Phiếu nhập Khách hàng Hàng hóa Hóa đơn thanh toán Hóa đơn bán hàng Cập nhật hang tồn Phiếu nhập Kho Nhân viên Kết thúc Bảng kê phiếu nhập Bảng kê phiếu thu Hệ thống Trợ giúp Hướng dẫn sử dụng Giới thiệu chương trình 5. Một số giao diện màn hình chính 5.1. Màn hình giao diện chính của chương trình 5.2. Form Giới thiệu 5.3. Form danh mục khách hàng: Form danh mục khách hàng chứa các Textbox giúp người sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng theo các tên trường ở bên phải. Việc nhập liệu được tiện hành dễ dàng nhanh chóng vì có thể thao tác chỉ cần bằng bàn phím, dùng phím Tab để chuyển trường nhập. Các nút chức năng: Nút Thêm: Khi người sử dụng nhấn nút này thì màn hình cho phép nhập thêm các thông tin về khách hàng mới, sau khi thêm có thể tiến hành Lưu các thông tin vừa nhập hoặc Hủy bỏ chúng. Nút Sửa: Khi muốn sửa các thông tin về một khách hàng nào đó thì nhấn nút Sửa, sau khi sửa có thể tiến hành Lưu các thông tin vừa sửa hoặc hủy bỏ các thông tin đó. Nút Xóa: nút này cho phép xóa các thông tin hiện thời về khách hàng đang hiện trên màn hình. Nút Tìm: người sử dụng có thể tìm kiếm các thông tin về hàng hóa nào đó khi nhấn nút này. Nút Xem: Cho phép xem thông tin về tất cả các khách hàng hiện có. Nút Thoát: cho phép người sử dụng thoát khỏi màn hình nhập liệu này. Ngoài ra còn có các nút dịch chuyển bản ghi để dịch chuyển các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. 5.4. Form Hoá đơn bán hàng: Trên hoá đơn bán hàng các thông tin được thực hiện hầu như tự động, người sử dụng chỉ cần tiến hành giao tác vì các thông tin đã có sẵn trong cơ sở dữ liệu và chỉ việc nhập số lượng, đơn giá của mỗi loại hàng hóa bán (nếu không biết đơn giá bán là bao nhiêu thì có thể xem trong danh mục giá bán với đơn giá của ngày bán gần đây nhất). Số phiếu tự động tăng lên sau mỗi lần xuất bán. Ngày lập hoá đơn bán hàng mặc định là ngày hiện thời. Người mua hàng được lấy từ Danh mục khách hàng, các thông tin về Mã Khách hàng, Tên Khách hàng, Địa chỉ được tự động cập nhật vào Hóa đơn bán hàng. Mã hàng lấy trong danh mục vật tư hàng hóa: các thông tin liên quan như Tên hàng, Đơn vị tính được tự động cập nhật vào Hóa đơn bán hàng. Mã kho được lấy trong danh mục kho hàng. Trên mỗi phiếu có thể nhập được nhiều mặt hàng ở nhiều kho khác nhau. Sau mỗi lần nhập một mặt hàng trên phiếu phải thể hiện được trị giá của mặt hàng đó ở cột Thành tiền bằng cách lấy số lượng x đơn giá của mặt hàng đó. Nút mới: bắt đầu thực hiện việc nhập mới một Hóa đơn bán hàng. Nút Lưu: Thực hiện việc lưu phiếu. Nút Sửa: Để sửa lại chứng từ cũ. Nút Xóa: Để xóa chứng từ hiện thời. Nút Tìm: Để tìm bất cứ chứng từ nào thỏa mãn điều kiện lọc. Nút Thoát: Thoát khỏi màn hình nhập thông tin Hóa đơn bán hàng. 5.5. Form phiếu thu: 5.6. Form Tìm kiếm hàng hóa: 5.7. Form tìm kiếm hàng nhập: 5.8. Form gọi Báo cáo hóa đơn bán hàng: - Bảng kê hóa đơn bán hàng: - Bảng kê hóa đơn bán hàng đã xuất sang Excel: 5.9. Phiếu thu tiền bán hàng: 5.10. Form gọi báo cáo xuất nhập tồn: - Báo cáo xuất nhập tồn: Báo cáo Tổng hợp hàng bán: 5.12. Form gọi các báo cáo về tình hình bán hàng: - Báo cáo khách hàng mua hàng nhiều nhất 6. Cài đặt và bảo trì hệ thống 3.1. Cài đặt hệ thống Sử dụng các biện pháp cài đặt thông thường là: - Cài đặt trực tiếp. - Cài đặt song song. - Cài đặt thí điểm. - Cài đặt chuyển đổi theo giai đoạn. Đào tạo hỗ trợ người sử dụng. - Đào tạo người sử dụng hệ thống thông tin. - Hỗ trợ người sử dụng hệ thống thông tin. 3.2. Bảo trì hệ thống Đây là giai đoạn chiếm chi phí lớn nhất trong chu kỳ sống của một hệ thống. Các kiểu bảo trì: - Bảo trì hiệu chỉnh: Giải quyết lỗi thiết kế và lỗi lập trình còn tiềm ẩn trong hệ thống sau khi cài đặt. - Bảo trì thích nghi: Sửa đổi hệ thống để phù hợp với các thay đổi của môi trường. - Bảo trì hoàn thiện: Cải tiến hệ thống theo nhu cầu mới. - Bảo trì phòng ngừa: Phòng ngừa các thay đổi trong tương lai. Quản trị bảo trì hệ thống: - Quản trị nhân sự trong hệ thống. - Đo lường hiệu quả bảo trì hệ thống (Số lượng lỗi, khoảng thời gian giữa các lỗi, kiểu lỗi). - Kiểm soát các yêu cầu bảo trì. Thiết kế công việc, kế hoạch dự án Yêu cầubảo trì, hệ thống hiện thời Hệ thống hiện thời, đặc tả về yêu cầu thay đổi Hệ thống mới, tài liệu, đào tạo và hỗ trợ Thứ hạng ưu tiên, đặc tả về yêu cầu bảo trì phân công nhân sự 1.0 Quản trị các yêu cầu bảo trì 4.0 Triển khai các thay đổi 3.0 Thiết kế các thay đổi 2.0 Chuyển đổi các yêu cầu Hồ sơ dự án Tài liệu về hệ thống hiện tại, các yêu cầu BT Các đặc tả về yêu cầu Yêu cầu thay đổi Các bước của quá trình bảo trì hệ thống 6.3. Đánh giá sau cài đặt - Đánh giá dự án xem có đúng thời gian, tiến độ không. - Đánh giá hệ thống: xem xét hệ thống có đạt mục tiêu đề ra không (Đánh giá sau một thời gian hoạt động). - Báo cáo tổng kết dự án. - Dự án hoàn thành đúng kế hoạch, đáp ứng nhu cầu kế hoạch. KẾT LUẬN Do đặc thù trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty là sản xuất và kinh doanh các loại gạch men và gạch ốp lát, có nhiều loại hàng, nhóm hàng nên việc quản lý sản phẩm tại công ty có nhiều khó khăn. Qui trình sản xuất và kinh doanh của công ty cũng có những đặc thù riêng nên việc quản lý tiêu thụ sản phẩm của công ty được thực hiên hầu hết qua các kênh phân phối là các đại lý và các cửa hàng kinh doanh. Đề tài “phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội” đã được khảo sát thực tế tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội nên đã đáp ứng được các mục đích và các yêu cầu đề ra. Chương trình đã giải quyết tốt những yêu cầu đặt ra là quản lý được các khách hàng, các sản phẩm, qui trình xuất, nhập hàng hoá vật tư, quản lý công nợ khách hàng…cũng như lập được các báo cáo quản trị cần thiết theo yêu cầu của người quản lý và nhà lãnh đạo. Trong chương trình quản lý bán hàng này ngoài việc cập nhật các chứng từ phiếu nhập hàng, phiếu thu tiền công nợ khách hàng, viết hoá đơn bán hàng cho khách hàng,... một cách nhanh chóng, thuận tiện , chương trình còn đưa ra một hệ thống các báo cáo quản trị thích hợp. Các báo cáo này đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu của nhà quản lý, người lãnh đạo giúp họ có được những cái nhìn tổng quan về tình hình bán hàng và hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Từ đó giúp họ có thể đưa ra những chính sách chiến lược, những điều chỉnh kịp thời về tình hình sản xuất kinh doanh và hoạt động bán hàng của công ty. Ngoài ra chương trình còn có chức năng ưu điểm nữa là các phiếu xuất và hoá đơn bán hàng có thể được xuất sang Microsoft Excel. Điều này giúp cho việc kiểm tra và tổng hợp số liệu một cách chính xác và đáp ứng các yêu cầu khi cần thiết. Tuy vậy, đề tài cũng cần được hoàn thiện ở một số khía cạnh, đó là cùng với sự phát triển của Internet và thương mại điện tử, công ty đang có phương hướng triển khai việc đặt hàng, thanh toán và thực hiện các giao dịch thông qua Internet. Vấn đề này chưa được đề cập ở đây. Đó cũng chính là vấn đề cần được hoàn thiện để giải quyết và đáp ứng các yêu cầu đặt ra. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh, NXB Thống kê, Hà Nội, 2000. Sử dụng và khai thác Microsoft Visual Foxpro 6.0, Nguyễn Ngọc Minh (Chủ biên), NXB Giáo dục, 2000. Giáo trình Cơ sở dữ liệu SQL, Access, Trần Công Uẩn, NXB Thống kê, 2000. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, Nguyễn văn Ba, NXB Đại học Quốc Gia HN, 2003 . Những bài thực hành Visual Foxpro, VN-Guide, NXB Thống kê, 2002. 6. Giáo trình Cấu trúc dữ liệu và giải thuật, PTS Hàn Viết Thuận, NXB Thống kê -Hà nội 1999. 7. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, ThS Đinh Thế Hiển, NXB Thống kê. Phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, Nguyễn Văn Vỵ, NXB Thống kê, 2000. Les systèmes d’infomation de gestion, James O’ Brien, De Borck Universitè. PHỤ LỤC Thủ tục Startup chương trình : SET CENTURY ON SET CLOCK STATUS SET ESCAPE OFF SET EXCLUSIVE OFF SET EXACT OFF SET DATE TO FRENCH SET SAFETY SET STATUS ON SET HEADING OFF SET REPROCESS TO -1 SET REFRESH TO 1, 1 SET SCOREBOARD OFF SET MULTILOCKS ON SET STATUS BAR ON SET TALK OFF SET HOURS TO 24 SET DELETED ON CLEAR WINDOW CLEAR ALL ON ERROR ********************8 SET DEFAULT TO c:\chuongtrinh set talk off set safety off set clock off with _screen .icon='c:\chuongtrinh\icon\a.ico' .caption='Chuong trinh quan ly ban hang - Cong ty gach op lat Ha noi' .controlbox=.F. .closable=.F. .maxbutton=.F. .Minbutton=.F. .Height=600 .Width=800 .Windowstate=2 endwith Do ReleToolbar DO FORM c:\chuongtrinh\scx\loginht.scx DO FORM c:\chuongtrinh\scx\Startup.scx DO c:\chuongtrinh\menu\mainmenu.mpr SET PATH TO c:\chuongtrinh\scx Read event clear event ***************************** Procedure ReleToolbar If wexist([Database designer]) hide wind([Database designer]) endif If wexist([report controls]) hide wind([report controls]) endif If wexist([report designer]) hide wind([report designer]) endif If wexist([form controls]) hide wind([form controls]) endif If wexist([form designer]) hide wind([form designer]) endif If wexist([color palette]) hide wind([color palette]) endif If wexist([layout]) hide wind([layout]) endif If wexist([query designer]) hide wind([query designer]) endif If wexist([view designer]) hide wind([view designer]) endif If wexist ([standard]) hide wind([standard]) endif If wexist ([print preview]) hide wind([print preview]) endif return Thủ tục Them_Click của form Danh mục vật tư: IF this.Parent.them.Caption ="\<Thêm" then BEGIN TRANSACTION this.Parent.them.Caption="\<Lưu" this.Parent.sua.Caption="\<Hủy" this.Parent.xoa.Enabled = .F. this.Parent.dau.Enabled = .F. this.Parent.truoc.Enabled = .F. this.Parent.sau.Enabled = .F. this.Parent.cuoi.Enabled = .F. this.Parent.thoat.Enabled = .F. this.Parent.xem.Enabled = .F. thisform.txtdongia.ReadOnly = .f. thisform.txtdongia2.ReadOnly = .f. thisform.txtdvtinh.ReadOnly = .f. thisform.txtmahang.ReadOnly = .f. thisform.txttenhang.ReadOnly = .f. thisform.txtngaysx.ReadOnly = .f. thisform.txtnoisx.ReadOnly = .f. APPEND BLANK ELSE this.Parent.them.Caption="\<Thêm" this.Parent.sua.Caption="\<Sửa" this.Parent.xoa.Enabled = .t. this.Parent.dau.Enabled = .t. this.Parent.truoc.Enabled = .t. this.Parent.sau.Enabled = .t. this.Parent.cuoi.Enabled = .t. this.Parent.thoat.Enabled = .t. this.Parent.xem.Enabled = .t. thisform.txtdongia.ReadOnly = .t. thisform.txtdongia2.ReadOnly = .t. thisform.txtdvtinh.ReadOnly = .t. thisform.txtmahang.ReadOnly = .t. thisform.txttenhang.ReadOnly = .t. thisform.txtngaysx.ReadOnly = .t. thisform.txtnoisx.ReadOnly = .t. END TRANSACTION ENDIF thisform.txtmahang.SetFocus thisform.Refresh Thủ tục Sua_click của form Danh mục vật tư: IF this.Parent.sua.Caption ="\<Sửa" then BEGIN TRANSACTION this.Parent.them.Caption="\<Lưu" this.Parent.sua.Caption="\<Hủy" this.Parent.xoa.Enabled = .F. this.Parent.dau.Enabled = .F. this.Parent.truoc.Enabled = .F. this.Parent.sau.Enabled = .F. this.Parent.cuoi.Enabled = .F. this.Parent.thoat.Enabled = .F. this.Parent.xem.Enabled = .F. thisform.txtdongia.ReadOnly = .f. thisform.txtdongia2.ReadOnly = .f. thisform.txtdvtinh.ReadOnly = .f. thisform.txtmahang.ReadOnly = .f. thisform.txttenhang.ReadOnly = .f. thisform.txtngaysx.ReadOnly = .f. thisform.txtnoisx.ReadOnly = .f. ELSE this.Parent.them.Caption="\<Thêm" this.Parent.sua.Caption="\<Sửa" this.Parent.xoa.Enabled = .t. this.Parent.dau.Enabled = .t. this.Parent.truoc.Enabled = .t. this.Parent.sau.Enabled = .t. this.Parent.cuoi.Enabled = .t. this.Parent.thoat.Enabled = .t. this.Parent.xem.Enabled = .t. thisform.txtdongia.ReadOnly = .t. thisform.txtdongia2.ReadOnly = .t. thisform.txtdvtinh.ReadOnly = .t. thisform.txtmahang.ReadOnly = .t. thisform.txttenhang.ReadOnly = .t. thisform.txtngaysx.ReadOnly = .t. thisform.txtnoisx.ReadOnly = .t. ROLLBACK IF EOF() SKIP -1 ELSE SKIP 1 ENDIF ENDIF thisform.txtmahang.SetFocus thisform.Refresh Thủ tuc Xoa_click của form Danhmục vật tư: SELECT dmh IF MESSAGEBOX("Bạn muốn xoá bản ghi này chứ?",20,"Chu y!")=6 DELETE CLOSE TABLES ALL SELECT 1 SET EXCLUSIVE ON USE dmh PACK IF !EOF() SKIP ENDIF IF EOF() AND !BOF() SKIP -1 ENDIF ENDIF thisform.Refresh Thủ tục tiến lùi các bản ghi: Dau_click: SELECT dmh IF NOT BOF() GO top this.Parent.dau.Enabled=.f. this.Parent.truoc.Enabled=.f. ELSE =MESSAGEBOX("Đã đến bản ghi đầu rồi.",20,"Thong bao")=6 then this.Parent.dau.Enabled=.f. this.Parent.truoc.Enabled=.f. ENDIF this.Parent.sau.Enabled=.t. this.Parent.cuoi.Enabled=.t. thisform.Refresh Truoc_click: SELECT dmh IF NOT BOF() SKIP -1 ELSE =MESSAGEBOX("Đã đến bản ghi đầu rồi.",20,"Thong bao")=6 then this.Parent.dau.Enabled=.f. this.Parent.truoc.Enabled=.f. ENDIF this.Parent.sau.Enabled=.t. this.Parent.cuoi.Enabled=.t. thisform.Refresh Sau_click: SELECT dmh IF NOT EOF() SKIP 1 ELSE =MESSAGEBOX("Đã đến bản ghi cuối rồi.",20,"Thong bao")=6 then this.Parent.sau.Enabled=.f. this.Parent.cuoi.Enabled=.f. ENDIF this.Parent.dau.Enabled=.t. this.Parent.truoc.Enabled=.t. thisform.Refresh Cuoi_click: SELECT dmh IF NOT EOF() GO bottom this.Parent.sau.Enabled=.f. this.Parent.cuoi.Enabled=.f. ELSE =MESSAGEBOX("Đã đến bản ghi cuối rồi.",20,"Thong bao")=6 then this.Parent.sau.Enabled=.f. this.Parent.cuoi.Enabled=.f. ENDIF this.Parent.dau.Enabled=.t. this.Parent.truoc.Enabled=.t. thisform.Refresh Thủ tục Moi_click của Form Hóa đơn bán hàng: THISFORM.txtSopx.setfocus THISFORM.txtSopx.gotfocus THISFORM.txtNgaypx.value="" THISFORM.txtmakh.value="" thisform.lbltenkh.Caption="" thisform.lbldiachi.Caption="" THISFORM.txtdg.value="" *+!+********************************* THISFORM.cmgButton.cmdLuu.Enabled= .T. THISFORM.cmgButton.cmdMoi.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdxoa.Enabled= .T. THISFORM.cmgButton.cmdSua.Enabled= .T. THISFORM.cmgButton.cmdtim.Enabled= .T. THISFORM.TxtSopx.Enabled= .F. THISFORM.TxtNgaypx.Enabled= .T. THISFORM.Txtmakh.Enabled= .T. THISFORM.TxtDG.Enabled= .T. THISFORM.grdpx.colMahang.text1.value="" THISFORM.grdpx.colTenhang.text1.value="" THISFORM.grdpx.colDvt.text1.value="" THISFORM.grdpx.colMakho.text1.value="" THISFORM.grdpx.colSoluong.text1.value="" THISFORM.grdpx.coldongia.text1.value="" *+!+********************************* * Them dong moi vao Grid SELECT 1 APPEND BLANK * Tu dong tang so phieu SELECT 0 USE [C:\chuongtrinh\dbfs\hoadon.DBF] ALIAS M_hd GO bottom THISFORM.TxtSopx.Value=RECNO()+1 USE THISFORM.Refresh THISFORM.TxtNgaypx.SetFocus thisform.grdpx.Refresh Thủ tục Luu_click của Form Hóa đơn bán hàng: * Cho phep cac nut THISFORM.cmgButton.cmdLuu.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdMoi.Enabled= .T. THISFORM.cmgButton.cmdxoa.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdSua.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdtim.Enabled= .T. ********************************** * cap nhat vao bang : hoadon.DBF SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbfs\hoadon.DBF ALIAS M_hd APPEND BLANK SCATTER MEMVAR M.Sohd=THISFORM.txtSopx.Value M.Ngayhd=THISFORM.txtNgaypx.Value M.makh=thisform.txtmakh.Value M.Diengiai=THISFORM.TxtDg.Value GATHER MEMVAR RELEASE ALL USE * Cap nhap vao table : cthoadon.DBF SELECT 3 USE C:\chuongtrinh\dbfs\cthoadon.DBF ALIAS cthoadon SCATTER MEMVAR BLANK M.Sohd=THISFORM.TxtSopx.Value M.Mahang=THISFORM.Grdpx.ColMahang.Text1.Value M.SoLuong=THISFORM.Grdpx.ColSoluong.Text1.Value M.Makho=THISFORM.Grdpx.colMakho.Text1.Value APPEND BLANK GATHER MEMVAR RELEASE ALL USE * Xoa tat ca cac bien RELEASE ALL thisform.Refresh Thủ tục Sua_click của Form Hóa đơn bán hàng: * Cho phep THISFORM.cmgButton.cmdLuu.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdMoi.Enabled= .T. THISFORM.cmgButton.cmdxoa.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdSua.Enabled= .F. THISFORM.cmgButton.cmdTim.Enabled= .T. *********************************** thisform.txtSopx.ReadOnly=.f. thisform.txtNgaypx.ReadOnly=.f. thisform.txtmakh.ReadOnly=.f. thisform.txtdg.ReadOnly=.f. thisform.grdpx.ReadOnly = .F. thisform.grdpx.colMahang.text1.ReadOnly = .F. thisform.txtSopx.Enabled = .T. thisform.txtNgaypx.Enabled = .T. thisform.txtmakh.Enabled = .T. thisform.txtdg.Enabled = .T. thisform.grdpx.colMahang.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.colTenhang.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.colDvt.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.colMakho.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.colSoluong.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.coldongia.text1.Enabled = .T. thisform.grdpx.colthanhtien.text1.Enabled = .T. thisform.txtNgaypx.SetFocus Thủ tục Lostfocus của TxtMaKh trên Form Hóa đơn bán hàng: ON KEY LAbEl ENTER KEYBOARD CHR(23) SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbfs\dmkh.DBF ALIAS M_dmkh IF EMPTY(THISFORM.Txtmakh.Value) THEN BROWSE FONT '.VnArial',10 NOMODIFY SCATTER MEMVAR THISFORM.Txtmakh.Value=M.makh THISFORM.Lbltenkh.Caption=ALLTRIM(M.tenkh) thisform.lbldiachi.Caption =ALLTRIM(M.diachi) RELEASE ALL ENDIF ON KEY LABEl ENTER USE *********************************** Thủ tục Lostfocus cua Text Mã hàng của grid trên Form Hóa đơn bán hàng: on key label enter keyboard chr(23) IF EMPTY(THISFORM.GRdpx.colMahang.text1.Value)=.T. THEN SELECT 0 USE [c:\chuongtrinh\dbfs\dmh] ALIAS M_dmh BROWSE FONT '.VnArial',10 SCATTER MEMVAR strma=M.mahang * Lay tu bang vao Grid THISFORM.GRdpx.COlMahang.TExt1.Value=strma THISFORM.Grdpx.ColTenhang.Text1.Value=M.TenHang THISFORM.Grdpx.ColDvt.Text1.Value=M.Dvtinh THISFORM.Grdpx.coldongia.Text1.Value=M.Dongia2 USE ENDIF on key label enter Thủ tục Lostfocus cua Text Thành tiền trong Grid trên Form Hóa đơn bán hàng: * Cho phep nguoi dung co them mat hang trong phieu nay nua khong IF MESSAGEBOX('Bạn muốn nhập nữa không?',4,'Thong bao!')=6 THEN SELECT 1 APPEND BLANK RELEASE ALL SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbfs\cthoadon.DBF ALIAS P_ctpx SCATTER MEMVAR BLANK M.Sohd=THISFORM.TxtSopx.Value M.Mahang=THISFORM.Grdpx.ColMahang.Text1.Value M.SoLuong=THISFORM.Grdpx.ColSoluong.Text1.Value M.Makho=THISFORM.Grdpx.colMakho.Text1.Value APPEND BLANK GATHER MEMVAR RELEASE ALL USE THISFORM.Grdpx.ColMahang.Text1.SetFocus THISFORM.Grdpx.Refresh ELSE thisform.cmgButton.cmdLuu.SetFocus ENDIF THISFORM.Refresh Thủ tục tìm kiếm hóa đơn bán hàng, hiện thông tin trên Form Hóa đơn bán hàng, nếu tìm thấy có thể sửa: * Thiet lap moi truong lam viec SET TALK OFF SET SAFETY OFF SET EXAC OFF SET DELETE OFF SET DATE FRENCH ********************************************** * Mở bảng con : cthoadon.dbf SELECT 0 USE C:\Chuongtrinh\dbfs\cthoadon.DBF INDEX ON sohd TO hd_sohd USE C:\Chuongtrinh\dbfs\cthoadon.DBF INDEX hd_sohd ALIAS P_HangXuat ********************************************** * Mở bảng cha : hoadon.DBF SELECT 0 USE C:\Chuongtrinh\dbfs\hoadon.DBF INDEX ON sohd TO pnk USE C:\Chuongtrinh\dbfs\hoadon.DBF INDEX pnk ALIAS M_pnk * Thiet lap moi quan he SET RELATION TO sohd INTO P_HangXuat SELECT P_HangXuat.sohd,P_HangXuat.MaHang,P_HangXuat.SoLuong,; M_pnk.Ngayhd, M_pnk.DienGiai,M_pnk.makh,P_HangXuat.Makho; FROM M_pnk,P_HangXuat; WHERE P_HangXuat.sohd=M_pnk.sohd; INTO DBF C:\chuongtrinh\dbf_tmp\Phieu_Hang USE ********************************************** * Mo ket qua chung va loc theo yeu cau ngay SELECT 0 USE C:\Chuongtrinh\dbf_tmp\Phieu_Hang.DBF SELECT *FROM Phieu_Hang; WHERE (Phieu_Hang.Ngayhd BETWEEN CTOD(_dTu_Ngay) AND CTOD(_dDen_Ngay)); INTO DBF C:\Chuongtrinh\dbf_tmp\HD_Theo_Ngay USE ********************************************** * Ket qua Duoc loc Theo Ngay SELECT 0 USE C:\Chuongtrinh\dbf_tmp\HD_Theo_Ngay INDEX ON Mahang TO d_Mahang USE C:\Chuongtrinh\dbf_tmp\HD_Theo_Ngay INDEX d_Mahang ALIAS P_TheoNgay ********************************************** * Lay: fields cua mat hang tu: dmh.dbf SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbfs\dmh.dbf INDEX ON Mahang TO dmh_Mahang USE C:\chuongtrinh\dbfs\dmh.dbf INDEX dmh_Mahang ALIAS M_dmh SET RELATION TO Mahang INTO P_TheoNgay SELECT P_TheoNgay.sohd,P_TheoNgay.Ngayhd,P_TheoNgay.makh,; P_TheoNgay.DienGiai, P_TheoNgay.Mahang,M_dmh.TenHang,; M_dmh.dvtinh,P_TheoNgay.Makho, P_TheoNgay.SoLuong,M_dmh.dongia2,; P_TheoNgay.SoLuong*M_dmh.dongia2 as thanhtien; FROM M_dmh,P_TheoNgay; WHERE P_TheoNgay.Mahang=M_dmh.Mahang; INTO DBF C:\chuongtrinh\dbf_tmp\KQ_CUOI.dbf USE ********************************************** * Lay theo :SO phieu nhap SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbf_tmp\KQ_CUOI.dbf ALIAS H_CUOI INDEX ON sohd TO kq_sohd SELECT *FROM H_CUOI; WHERE VAL(ALLTRIM(sohd)) BETWEEN VAL(_strTu_so) AND VAL(_strDen_So); INTO DBF C:\chuongtrinh\dbf_tmp\PHIEU_XUAT.dbf USE ********************************************** * Loc theo ma nhan vien SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbf_tmp\PHIEU_XUAT.dbf ALIAS H_PNhap SELECT *FROM H_PNhap; WHERE makh=UPPER(ALLTRIM(_strMa_nv)); INTO DBF C:\chuongtrinh\dbf_tmp\HD_XUAT.dbf * BROWSE USE ********************************************** SELECT 0 USE C:\chuongtrinh\dbf_tmp\HD_XUAT.dbf USE CLOSE ALL Thủ tục đọc số thành chữ: *......................... Hàm đổi số ............................ * Doi so thanh chu de in chung tu FUNCTION Docso PARAMETER So, DonViTinh, Doc_So_Bon * SO: So can doi * DonViTinh: Don vi tinh khi doc thanh chu (VND, USD,...) * Doc_So_Bon: Doc so 4 la "bon" hay "tu" , neu = [T] - [tu], nguoc lai la [bon] PRIVATE SoChu IF PARAMETER() < 3 Doc_So_Bon = [] ENDIF IF PARAMETER() < 2 DonViTinh = [] ENDIF Tu_Bon = ' bốn' IF UPPER(Doc_So_Bon) = 'T' Tu_Bon = ' tư' ENDIF DIMENSION MangChuSo( 10 ) STOR [ không] TO MangChuSo(1) STOR [ một] TO MangChuSo(2) STOR [ hai] TO MangChuSo(3) STOR [ ba] TO MangChuSo(4) STOR [ bốn] TO MangChuSo(5) STOR [ năm] TO MangChuSo(6) STOR [ sáu] TO MangChuSo(7) STOR [ bảy] TO MangChuSo(8) STOR [ tám] TO MangChuSo(9) STOR [ chín] TO MangChuSo(10) SoChu = [] IF So < 0 So = - So SoChu = SoChu + " âm" ENDIF So_sau_dau_phay = So - INT(So) ****Doc phan nguyen truoc So = INT(So) &&Vi ben duoi co doan S = LEFT(ALLT(S), LEN(ALLT(S)) - 1) ; && cho nen phai cho so 0 vao de neu doc so 0 thi no khong bi mat chu "g" IF So = 0 SoChu = SoChu + " " + 'không0' ELSE &&Cong them cac so khong vao dang truoc chuoi de duoc chan cac to hop 3 so So = ALLT(STR(So,16)) IF MOD(LEN(So) , 3 ) = 1 So = '00' + So ENDIF IF MOD(LEN (So), 3 ) = 2 So = '0' + So ENDIF So_Nhom = LEN(So)/3 Stt_Nhom = So_Nhom Stt_So = 1 &&Doc theo tung nhom 3 so DO WHILE Stt_So <= (LEN(So) - 2) &&Cho den vi tri cua chu so dau tien cua nhom cuoi cung So_Phu = SUBSTR(So, Stt_So, 3) Stt_Nhom = ROUND((LEN(So) - Stt_So +1) / 3, 0) IF LEN(DOI_SO_CHU_NHOM(So_Phu, Stt_Nhom, So_Nhom)) > 0 IF Stt_Nhom < 5 &&Nho hon mot ty thi phai cng them dau phay SoChu = SoChu + DOI_SO_CHU_NHOM(So_Phu, Stt_Nhom, So_Nhom) + [,] ELSE SoChu = SoChu + DOI_SO_CHU_NHOM(So_Phu, Stt_Nhom, So_Nhom) ENDIF ELSE SoChu = SoChu + DOI_SO_CHU_NHOM(So_Phu, Stt_Nhom, So_Nhom) ENDIF Stt_So = Stt_So + 3 ENDDO ENDIF SoChu = LEFT(ALLT(SoChu), LEN(ALLT(SoChu)) - 1) ****Doc phan thap phan * Neu chu so dau tien sau dau phay khac khong thi doc nhu phan so nguyen IF So_sau_dau_phay > 0 SoChu = SoChu + " phẩy" So_sau_dau_phay = ALLTR(STR(So_sau_dau_phay, 8, 6)) &&Chi doc den 6 chu so sau dau phay So_sau_dau_phay = SUBS(So_sau_dau_phay, 3, LEN(So_sau_dau_phay) - 2) &&Cat lay phan sau dau phay IF LEFT(So_sau_dau_phay, 1) '0' &&Cat nhung so 0 o ben phai do STR() di DO WHILE RIGHT(So_sau_dau_phay, 1) = '0' So_sau_dau_phay = LEFT(So_sau_dau_phay, LEN(So_sau_dau_phay) - 1) ENDDO &&Cong them cac so khong vao dang truoc chuoi de duoc chan cac to hop 3 so IF MOD(LEN(So_sau_dau_phay) , 3 ) = 1 So_sau_dau_phay = '00' + So_sau_dau_phay ENDIF IF MOD(LEN(So_sau_dau_phay), 3 ) = 2 So_sau_dau_phay = '0' + So_sau_dau_phay ENDIF So_Nhom = ROUND(LEN(So_sau_dau_phay) / 3,0) Stt_Nhom = So_Nhom Stt_So = 1 &&Doc theo tung nhom 3 so DO WHILE Stt_So <= (LEN(So_sau_dau_phay) - 2)&&Cho den vi tri cua chu so dau tien cua nhom cuoi cung So_Phu = SUBSTR(So_sau_dau_phay, Stt_So, 3) Stt_Nhom = ROUND ((LEN (So_sau_dau_phay) - Stt_So +1) / 3,0) SoChu = SoChu + DOI_SO_CHU_NHOM( So_Phu, Stt_Nhom, So_Nhom) Stt_So = Stt_So + 3 ENDDO ELSE * Neu chu so dau tien sau dau phay = 0 thi doc tung chu so mot &&Cat nhung so 0 o ben phai do STR() di DO WHILE RIGHT(So_sau_dau_phay, 1) = '0' So_sau_dau_phay = LEFT(So_sau_dau_phay, LEN(So_sau_dau_phay) - 1) ENDDO &&Doc lan luot tung chu so sau dau phay FOR i =1 TO LEN(So_sau_dau_phay) j = SUBS(So_sau_dau_phay, i, 1) SoChu = SoChu + MangChuSo(VAL(j) +1 ) ENDFOR ENDIF ENDIF SoChu = ALLTR(UPPER(LEFT(SoChu, 1)) + SUBS(SoChu, 2) + [ ] + DonViTinh) RETURN SoChu *......................... Function DOI_SO_CHU_NHOM ............................ FUNCTION DOI_SO_CHU_NHOM PARAMETER Nhom_So, Stt_Nhom, So_Nhom * Nhom_So: Nhom 3 so can doc * Stt_Nhom: Stt cua nhom trong tong so cac nhom * So_Nhom: Tong so nhom cua so can doc PRIVATE Tram, Chuc, Don_Vi, Tram_Chu, Chuc_Chu, Don_Vi_Chu, Nhom_Chu Nhom_Chu = '' Tram = LEFT(Nhom_So,1) Chuc = SUBSTR(Nhom_So,2,1) Don_Vi = RIGHT(Nhom_So,1) Tram_Chu = MangChuSo(VAL(Tram) +1 ) Chuc_Chu = MangChuSo(VAL(Chuc) +1 ) Don_Vi_Chu = MangChuSo(VAL(Don_Vi) +1 ) IF (Tram '0') .OR. ((Stt_Nhom = 1) .AND. (Stt_Nhom < So_Nhom)) Nhom_Chu = Nhom_Chu + Tram_Chu + ' trăm' ENDIF IF ALLTR(Chuc_Chu) 'không' IF ALLTR(Chuc_Chu) 'một' Nhom_Chu = Nhom_Chu + Chuc_Chu + ' mươi' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'năm' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'không' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) = 'một' Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' mốt' ELSE IF (ALLTR(Don_Vi_Chu) = 'bốn') .AND. (Stt_Nhom > 1) Nhom_Chu = Nhom_Chu + Tu_Bon ELSE Nhom_Chu = Nhom_Chu + Don_Vi_Chu ENDIF ENDIF ENDIF ELSE Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' lăm' ENDIF ELSE Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' mười' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'năm' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'không' Nhom_Chu = Nhom_Chu + Don_Vi_Chu ENDIF ELSE Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' lăm' ENDIF ENDIF ELSE IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'không' Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' linh' IF ALLTR(Don_Vi_Chu) 'bốn' Nhom_Chu = Nhom_Chu + Don_Vi_Chu ELSE Nhom_Chu = Nhom_Chu + Tu_Bon ENDIF ENDIF ENDIF IF (Tram = '0') .AND. (Chuc = '0') .AND. (Don_Vi '0') .AND. (Stt_Nhom > 1) Nhom_Chu = Don_Vi_Chu ENDIF IF (Tram = '0') .AND. (Chuc = '0') .AND. (Don_Vi '0') .AND. (So_Nhom = 1) Nhom_Chu = Don_Vi_Chu ENDIF DO CASE CASE Stt_Nhom = 2 Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' nghìn' CASE Stt_Nhom = 3 Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' triệu' CASE Stt_Nhom = 4 Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' tỷ' CASE Stt_Nhom = 5 Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' nghìn' CASE Stt_Nhom = 6 Nhom_Chu = Nhom_Chu + ' triệu' ENDCASE IF (Tram = '0') .AND. (Chuc = '0') .AND. (Don_Vi = '0') Nhom_Chu = '' ENDIF RETURN Nhom_Chu Nguyễn Văn Tình – Lớp Tin học 42A – Khoa Tin học Kinh Tế - ĐH KTQD Thời điểm Khách hàng Quản lý bán hàng Quản lý kho Kế toán thu 2.2.1. Sơ đồ IFD của bộ phận bán hàng Luận văn tốt nghiệp đại học - 58 - Lãnh đạo Báo cáo In báo cáo Đơn đặt hàng Xét duyệt đơn đặt hàng Lưu trữ Xử lý Hoá đơn bán hàng Giao dịch Hợp đồng Báo cáo Báo cáo Hoá đơn thanh toán Phiếu xuất Báo cáo xuất nhập tồn Hình 19: Sơ đồ IFD của bộ phận bán hàng Nguyễn Văn Tình – Lớp Tin học 42A – Khoa Tin học Kinh Tế - ĐH KTQD Thời điểm Nhà cung cấp Quản lý mua hàng Quản lý kho Kế toán chi 2.2.2. Sơ đồ IFD của bộ phận mua hàng Luận văn tốt nghiệp đại học - 59 - Lãnh đạo In báo cáo Giới thiệu hàng Sổ đơn hàng Xử lý Đơn đặt hàng Báo cáo Đặt hàng Hợp đồng Báo cáo Báo cáo Ra quyết định mua hàng Hoá đơn thanh toán Phiếu nhập kho Báo cáo Xuất nhập tồn Đơn đặt mua hàng Quyết định mua hàng Hình 20: Sơ đồ IFD của bộ phận mua hàng Nguyễn Văn Tình – Lớp Tin học 42A – Khoa Tin học Kinh Tế - ĐH KTQD Thời điểm Quản lý mua hàng Quản lý kho Quản lý bán hàng Kế toán 2.2.3. Sơ đồ IFD của bộ phận quản lý kho Luận văn tốt nghiệp đại học - 60 - Lãnh đạo Lập báo cáo Quyết định mua hàng Kiểm duyệt và nhận hàng Lưu trữ Hoá đơn bán hàng Báo cáo xuất nhập tồn Mua hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập hàng Bán hàng Nguyễn Văn Tình – Lớp Tin học 42A – Khoa Tin học Kinh Tế - ĐH KTQD Thời điểm Hình 21: Sơ đồ IFD của bộ phận quản lý kho Khách hàng Quản lý bán hàng Quản lý kho Kế toán thu 2.3.4. Sơ đồ IFD của bộ phận thu tiền Chuyên đề thực tập tốt nghiệp -61- Lãnh đạo Lập báo cáo thu Phiếu thu Sổ theo dõi công nợ Xử lý Báo cáo Thanh toán Phiếu thu Hoá đơn bán hàng Phiếu thu Xử lý thu tiền Hình 22: Sơ đồ IFD của bộ phận kế toán ._.