Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện trực tuyến

quản lý trong các cơ quan, nhất là các cơ quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiện đại để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hành chính, công tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn. Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điều hành công việc. Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp cho người sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tính đơn lẻ. Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho một máy đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở các thông tin nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê. Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạn đọc có thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện có thể thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tin bạn đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạn đọc nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về dữ liệu trong thư viện... Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối đa của máy tính. Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hương người đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn Khoa Học Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã động viên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án. Em xin chân thành cảm ơn ! Chương I Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay 1.1 Các bộ phận chính của thư viện Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạp chí,luận văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu ấn phẩm là sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí và luận văn. Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm thu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập các thông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn bộ phận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục. Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịu trách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc. Bộ phận này được chia nhỏ thành các bộ phận con: Bộ phận cho mượn giáo trình: quản lý thực hiện cho mượn giáo trình đối với sinh viên trong trường. Bộ phận cho mượn tài liệu về nhà: quản lý cho mượn tài liệu về nhà đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu. Bộ phận phục vụ đọc tại chỗ: gồm có phòng đọc sách thư viện và phòng đọc tra cứu. Bộ phận phục vụ bạn đọc nghiên cứu sinh/Cán bộ nghiên cứu/Giảng viên. Bộ phận phục vụ đọc tạp chí. 1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động 1.2.1 Bổ sung tài liệu Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …) thì sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu. Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóa đơn, vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theo từng loại (còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủ sách Kinh tế … Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loại hoặc thời gian theo chuẩn CDS/ISIS. Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu có trong thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính. 1.2.2 Quản lý bạn đọc Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc dựa trên sơ yếu lí lịch và quá trình mượn sách. 1.2.2.1 Cấp thẻ Mỗi bạn đọc để được cấp thẻ, đối với bạn đọc ngoài trường thì cần có giấy giới thiệu của cơ quan công tác, đối với cán bộ, sinh viên trong trường thì chỉ cần thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ công chức. Trường hợp mất thẻ hoặc thẻ bị rách nát, bạn đọc phải báo cho thư viện biết để thực hiện cấp lại thẻ. Quá trình cấp lại thẻ cũng tương tự như cấp thẻ mới. Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau: Viết đơn xin làm thẻ thư viện Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện có chức trách này. Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻ sinh viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có)...và một số thông tin phụ khác. Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư viện trước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có nợ phạt không. Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ .Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là Mã Bạn Đọc (mã thẻ). Sau khi có hóa đơn nộp tiền thì thực hiện cập nhật vào CSDL và thực hiện in thẻ Giao thẻ cho bạn đọc Khoảng thời gian có hiệu lực của một thẻ mượn sẽ tùy vào đối tượng bạn đọc.Ví dụ như đối với sinh viên là 5 năm(trong thời gian học còn học tại trường) còn đối với đối tượng bạn đọc là cán bộ thì thẻ là thời gian mà cán bộ đó còn công tác trong trường 1.2.2.2 Hủy thẻ Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau: Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạo thư viện yêu cầu xóa thẻ Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định của phòng Đào Tạo) Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấn phẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thư viện 1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu 1.2.3.1 Mượn ấn phẩm Sau khi đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể mượn tài liệu đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà. Để mượn một tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc cần phải: Tra tìm ký hiệu tài liệu theo qui định của thư viện ở trên tủ mục lục hoặc trên cơ sở dữ liệu của máy tính. Sau đó, bạn đọc ghi yêu cầu mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu mượn, rồi xếp phiếu vào ngăn và đợi nhận tài liệu. Nếu tài liệu cần mượn vẫn còn trong kho, bạn đọc được phép mượn tài liệu, còn nếu đã hết, yêu cầu mượn của bạn đọc bị từ chối. Sau khi đã giao tài liệu cho bạn đọc, nhân viên thư viện phải ghi những thông tin mượn tài liệu vào phiếu kiểm soát trong mỗi cuốn sách để theo dõi quá trình lưu thông của tài liệu. Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầu mượn tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổ vàng” dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cược tiền mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạn trả,nhân viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trả sách. Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc vào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thư viện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn). Thời hạn đối với một quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định. Ví dụ nếu một ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ được mượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn. 1.2.3.2 Trả ấn phẩm Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó có đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiện phạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà bỏ qua việc kiểm tra thẻ. Nếu ấn phẩm bị hỏng phải thực hiện phạt, mức phạt phụ thuộc vào phần trăm hỏng. Đối với trường hợp mất ấn phẩm tùy thuộc vào nhóm bạn đọc và loại ấn phẩm để thực hiện phạt tiền hay bắt đền. Những ấn phẩm quá hạn nhân viên thư viện sẽ đưa ra số ngày quá hạn và mức phạt tương ứng. 1.2.3.3 Quản lý quá hạn Vào đầu giờ của ngày làm việc nhân viên thư viện kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm. 1.2.3.4 Quản lý phạt Việc quản lý phạt phải phụ thuộc vào nhóm bạn đọc và từng loại ấn phẩm cụ thể, ngoài ra còn phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà có những hình thức phạt khác nhau như: vi phạm giữ ấn phẩm quá hạn, làm hỏng ấn phẩm hay làm mất ấn phẩm Đối với từng hành vi vi phạm hệ thống sẽ chia nhỏ theo từng mức độ khác nhau. Nếu bạn đọc giữa ấn phẩm quá hạn thì hệ thống sẽ phải kiểm tra xem bạn đọc đã quá hạn bao lâu. Nếu bạn đọc làm hỏng sách, nhân viên sẽ phải xem xét phần trăm hỏng để thực hiện phạt cho phù hợp. Nếu làm mất ấn phẩm thì xem quy định về bạn đọc và ấn phẩm, tùy từng tình huống mà hệ thống sẽ đưa ra những hình thức phạt tương ứng theo quy định và thông báo cho bạn đọc.Sau đây là chính sách phạt cụ thể của thư viện: Trước năm 1985 Từ 1985 đến nay Tiền phạt hỏng sách %hỏng * Giá tiền * 100 %hỏng * Giá tiền Tiền phạt mất sách Giá tiền * 100 Giá tiền Tiền phạt quá hạn Số ngày quá hạn * 500 Chú ý: đơn vị tiền tệ là VNĐ,Giá tiền là giá tiền của ấn phẩm tính theo VNĐ. 1.2.4 Biên mục tài liệu Mỗi tài liệu trước khi nhập kho đều được thực hiện biên mục, tạo một biểu ghi thư mục mới về tài liệu vào một phiếu biên mục dựa trên những thông tin nhập liệu trong cơ sở dữ liệu. Khổ mẫu thực hiện biên mục tuân theo chuẩn CDS/ISIS. Công tác biên mục trong thư viện hiện tại chia thành 3 cách biên mục cho hai loại ấn phẩm khác nhau là: Sách, Tạp chí/Báo, Luận án.Với mỗi loại ấn phẩm sẽ có cách đánh mã cá biệt khác nhau như sau Sách Trong cách đánh mã cá biệt của loại ấn phẩm sách chia làm 2 phần là phần kí tự và phần số thứ tự theo sau (theo giá trị tăng dần bao gồm 4 chữ số).Với phần kí tự thì lại dựa theo cả 2 cách phân loại: Phân loại thứ nhất Sách được mượn về: trong mã đánh số cá biệt sẽ bắt đầu bằng chữ M Sách đọc tại chỗ: mã số cá biệt sẽ không được bắt đầu bằng chữ M Phân loại thứ hai Sách ngoại: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ N Sách tham khảo Sách giáo trình: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ G Vd: Sách có mã cá biệt là MG234 có nghĩa là sách được mượn về và là giáo trình có số thứ tự là 234 Sách có mã cá biệt là NG2315 có nghĩa là sách không được mượn về và là giáo trình có số thứ tự là 2315, đồng thời là sách ngoại Tạp chí/Báo Hiện nay trong thư viện chỉ có hai loại tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga trong đó Tạp chí tiếng Việt: có mã cá biệt bắt đầu bằng kí tự D theo sau là số thứ tự tạp chí và hai chữ số cuối của năm xuất bản Vd: tạp chí có mã cá biệt D23/04 có nghĩa là tạp chí tiếng Việt số thứ tự 23 và xuất bản năm 2004 Tạp chí tiếng Nga: cách mã cá biệt tương tự như tạp chí tiếng Việt nhưng thay ký tự D bằng kí tự B Luận án Trong loại ấn phẩm là luận án có 2 loại luận án của Thạc sĩ và luận án Tiến sĩ Luận án Thạc sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự TS theo sau đó là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án Vd: Luận án có mã cá biệt TS102/04 có nghĩa là luận án thạc sĩ số thứ tự 102 và thực hiện trong năm 2004. Luận án Tiến sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự LA theo sau đó là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án Vd: Luận án có mã cá biệt LA202/04 có nghĩa là luận án tiến sĩ số thứ tự 202 và thực hiện trong năm 2004. 1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ theo tháng/quí hoặc năm … và theo từng chủng loại tài liệu. Dựa theo các thông tin sinh ra từ quá trình bổ sung tài liệu và kiểm kê tài liệu, thư viện thực hiện quản lý, lập báo cáo về tài liệu trong kho. 1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện Hiện tại thư viện có một mạng cục bộ bao gồm 5 máy với cấu hình thấp.Mạng máy tính được trang bị phần mềm quản lý thư viện do UNESCO cung cấp miễn phí cho các quốc gia. Công tác biên mục của thư viện trường hiện được tiến hành theo chuẩn biên mục CDS/ISIS, mã phân loại DDC 19 lớp. Đây là bộ phần mềm, hiện nay chuẩn CDS/ISIS đã lỗi thời, có nhiều hạn chế,… Các máy tính của thư viện mới chỉ thực hiện cho phép tra cứu tài liệu hiện có trong thư viện theo chuẩn CDS/ISIS, …Khi tra cứu chỉ đưa ra được các thông tin hạn chế của tài liệu, do đó để biết được thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu(vị trí giá tài liệu, kho tài liệu) phải thực hiện thủ công. Các thao tác quản lý bạn đọc hay lưu thông đều được thực hiện thủ công 1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống Cơ cấu tổ chức vẫn chưa hợp lý: tách biệt bộ phận cho mượn tài liệu về nhà và bộ phận cho mượn giáo trình (ở hai tầng thư viện tòa nhà D2). Cả hai bộ phận này đều thực hiện chức năng chung là cho mượn tài liệu về, gây tốn nhiều nhân lực và không quản lý tập trung. Không cho phép thực hiện việc gửi/nhận tài liệu khi một độc giả đang đọc dở. Muốn đọc tiếp, độc giả phải thực hiện mượn tài liệu lại từ đầu, do vậy vừa mất thời gian mà có thể không mượn được tài liệu do đã được mượn hết. Ngoài ra, thư viện cũng không cho phép đăng ký mượn một tài liệu khi tài liệu đó đã mượn hết. Hầu hết công việc quản lý thư viện hiện nay đều được thực hiện thủ công chủ yếu bằng tay. Việc ghi thông tin theo dõi bạn đọc mượn trên từng phiếu kiểm soát, “phiếu vàng” mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Một bạn đọc khi yêu cầu, phải viết phiếu trong khi chưa biết rõ cuốn sách mình mượn có còn rỗi hay không, thực tế là có rất nhiều phiếu mượn bị từ chối, điều này thực sự mất nhiều thời gian và chi phí cho bạn đọc. 1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới Thực trạng ứng dụng tin học trong hệ thống cũ với số máy hạn chế phục vụ cho một số lượng bạn đọc và tần suất lưu thông lớn là vô cùng bất cập.Nếu chúng ta đưa ra giải pháp trang bị nhiều máy tính thì sẽ rất tốn kém do đó để tận dụng sức mạnh của mạng toàn cầu em sẽ thiết kế cho mạng cục bộ của thư viện có thể được kết nối trực tiếp với mạng toàn cầu cho phép bạn đọc có thể tra cứu tại bất kỳ nơi đâu có nối mạng. Đồng thời phần mềm trang bị cho hệ thống mạng cục bộ sẽ phải đáp ứng được tất cả các chức năng trong công tác biên mục và quản lý bạn đọc. Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng hệ thống và nhu cầu phát triển thư viện trong tương lai. Với mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại, đặc biệt chú trọng tới việc nâng cao hơn nữa các tiện ích phục vụ bạn đọc với các dịch vụ trực tuyến. Trong thời gian hạn chế của đồ án, hệ thống quản lý xây dựng tập trung chủ yếu vào các điểm cơ bản: Về hệ thống : Thư viện sẽ được thiết kế một mạng cục bộ trong thư viện với hai (một máy quản lý CSDL và một máy cài đặt Webserver)chủ với các máy con.Trong đó các máy con được nối trực tiếp với máy chủ để thực hiện các chức năng biên mục,quản lý bạn đọc , … dành cho nhân viên thư viện và lãnh đạo thư viện. Máy chủ sẽ được kết nối với mạng toàn cầu để cho phép bạn đọc có thể thao tác tra cứu, gia hạn đặt trước trực tuyến. Về nghiệp vụ thư viện: Quản lý sách theo chuẩn biên mục ISBD. Về công tác phục vụ bạn đọc: Xây dựng modul tra cứu trực tuyến, cho phép bạn đọc tra cứu trực tuyến.Cho phép bạn đọc có thể gja hạn, đặt trước trên mạng thông qua tài khoản của mình. Các công tác khác: như biên mục, quản lý thẻ hay mượn trả,… sẽ được thực hiện trên máy tính của mạng cục bộ tại thư viện với sự trợ giúp tối đa của máy tính. Chương II Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay Công tác biên mục (còn được gọi là mô tả thư mục) là bước đầu tiên của việc xử lý tài liệu, được thực hiện ngay sau khi bổ sung và nhập tài liệu vào các đơn vị thông tin, nhờ đó những chỉ dẫn về tài liệu được rút ra và trình bày theo một quy tắc chặt chẽ. Công tác biên mục bao gồm các công việc: Khảo sát tài liệu để xác định một số dữ liệu nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (tác giả, nhan đề, các yếu tố xuất bản, số trang …) Ghi các dữ liệu này lên một vật mang tin nhất đinh (phiếu, tờ nhập tin) theo các quy định và tiêu chuẩn được xác lập trên phạm vi quốc tế để khai thác sau này Những dữ liệu này là những đặc điểm vốn có của mỗi tài liệu. Nó cho phép mô tả tài liệu đó, nhận biết tài liệu này một cách chính xác, và dễ dàng tìm lại nó khi có yêu cầu. Mục đích của biên mục cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, không mơ hồ, nó giúp cho ta cùng một lúc có thể xác định được tài liệu, sắp xếp chúng, đưa chúng vào các bộ phiếu và tìm kiếm các tài liệu đó. 2.1 Các vùng dữ liệu Mô tả thư mục bao gồm các vùng dữ liệu. Đó là những tập con của các dữ liệu ứng với các loại chỉ dẫn riêng biệt, mà mỗi yếu tố của nó mô tả một khía cạnh của tài liệu. Các vùng dữ liệu này được sắp xếp theo một trật tự logic. Đối với các tài liệu khác nhau (sách chuyên khảo, hay ấn phẩm hàng loạt) thì các vùng dữ liệu này là khác nhau. Có các vùng dữ liệu không thể thiếu được trong tất cả các tình huống và luôn có mặt trong các chỉ dẫn thư mục, còn một số vùng khác có thể lựa chọn và không bắt buộc. Các vùng dữ liệu có thể bao gồm chỉ một yếu tố dữ liệu hay nhiều yếu tố có quan hệ với nhau. Với các tài liệu văn bản người ta xác định khoảng 15 vùng dữ liệu. Ví dụ như: Tên sách và tác giả Xuất bản Địa chỉ Đặc trưng số lượng Tùng thư Phụ chú ISBN, bìa, và giá … 2.2 Phương pháp biên mục Việc biên mục được tiến hành theo các bước sau: Làm quen với tài liệu. Xác định các loại hình tài liệu và các quy tắc có thể áp dụng trong trường hợp đặc biệt. Xác định mức độ thư mục cần phải được xử lý. Xác định các dữ liệu cần thiết, theo thứ tự các vùng mà các chuẩn và định dạng đã quy định. Ghi lại các dữ liệu này theo các chuẩn và định dạng đã quy định. Kiểm tra tính đúng đắn của mô tả theo các chuẩn đã quy định. Chuyển các mô tả cho bộ phận in và các bước tiếp theo. Các dữ liệu thư mục được rút ra chủ yếu từ tài liệu gốc và cả nguồn phụ bên ngoài khi cần thiết. Các yếu tố của mô tả thư mục phần lớn được lấy từ các trang tiêu đề. Ngoài ra các bản mục lục và minh họa cũng được dùng để bổ sung và chính xác hóa các dữ liệu do trang tiêu đề cung cấp, chẳng hạn như số trang và các minh họa. Khi thiếu thông tin hoàn toàn người ta có thể tìm những dữ liệu thư mục từ nguồn bên ngoài. Ví dụ tên thật của tác giả, giá tiền, niên hạn của tài liệu có thể tìm trong các thư mục, các mục lục, các danh mục, các thông báo của nhà xuất bản … 2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục Càng ngày nhu cầu thông tin trên thế giới càng cao và bức thiết cùng với các kỹ thuật xử lý thông tin đã thúc đẩy sự hợp tác và phối hợp giữa các tổ chức thông tin. Từ đó đòi hỏi phải thiết lập sự tương hợp giữa các hệ thống thông tin, tức là phải tiêu chuẩn hóa các kỹ thuật xử lý thông tin. Tiêu chuẩn hóa giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của hoạt động khai thác và chuyển giao thông tin, cũng như mở rộng sự hợp tác giữa các đơn vị thông tin trên phạm vi quốc gia và quốc tế. Tiêu chuẩn hóa là hoạt động tập thể mà ở đó người ta lập nên các tiêu chuẩn về kỹ thuật, về phương pháp, về chất lượng mà mọi người phải tuân theo như một chuẩn mực chung. Nhu cầu tiếp cận một cách thuận tiện, phổ dụng các thông tin thư mục và phát triển sự hợp tác giữa các đơn vị thông tin đã dẫn đến phải tiêu chuẩn hóa công tác biên mục. Công tác biên mục cần phải tuân theo các chuẩn về khổ mẫu biên mục (MARC), chuẩn phân loại ấn phẩm (Dewey), chuẩn để liên kết các thư viện trực tuyến (Z3950) … Sự phát triển của Công nghệ thông tin có ảnh hưởng lớn tới việc quản trị thư viện nói chung và công tác biên mục nói riêng. Lợi ích của việc tự động hóa công tác biên mục đã rõ ràng. Hoạt động này có liên quan mật thiết tới khổ mẫu biên mục có thể đo bằng máy (MARC – Machine Readable Cataloguing), những quy định chung về mô tả ấn phẩm theo chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description) … Trong biên mục đọc máy, để xử lý dữ liệu cần phải có một khổ mẫu đảm bảo được tính tương hợp giữa các yếu tố thư mục của các biểu ghi. Vì vậy khổ mẫu có thể coi như cấu trúc của biểu ghi đọc máy. Đó là hình thức sắp xếp, trình bày các dữ liệu trên một vật mang tin sao cho máy có thể “hiểu và đọc” được. 2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế 2.4.1 Mục đích Quy tắc mô tả thư mục theo chuẩn quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Description) được biên soạn lần đầu vào năm 1960. Chức năng của ISBD là đặc trưng hóa các yếu tố mô tả dùng để xác định tài liệu, gán một thứ tự cho các yếu tố ấy và quy định các dấu ký hiệu. Mục đích nguyên thủy của quy tắc này cung cấp tiêu chuẩn cho mô tả thư mục quốc tế giúp cho hoạt động trao đổi bản ghi thư mục trên các thư viện trên thế giới.Bằng chỉ rõ các yếu tố bao gồm các mô tả thư mục và các yếu tố này xuất hiện như thế nào.Ban đầu là các quy tắc mô tả thư mục dành cho sách (Monographies) – ISBD (M), rồi đến các quy tắc mô tả dành cho ấn phẩm định ký (Serials) – ISBD (S), sau đó được mở rộng dần cho các loại tài liệu khác. Trong đó ISBD (G) là quy tắc mô tả thư mục dùng cho các loại hình tài liệu nói chung, là cơ sở để xây dựng nên các quy tắc mô tả cho các tài liệu chuyên dạng khác.Nói chung có 3 mục tiêu của quy tắc mô tả thư mục quốc tế : Làm cho các bản ghi thư mục từ các nguồn khác nhau có thể trao đổi được với nhau Giúp cho sự trình bày các bản ghi vượt qua rào cản ngôn ngữ.Có nghĩa là một bản ghi được tạo ra cho người dùng với một ngôn ngữ có thể hiểu được với người dùng với một ngôn ngữ khác. Giúp chuyển đổi các bản ghi thư mục thành dạng điện tử ISBD là tập hợp các quy tắc trình bày dữ liệu thư mục theo một quy định chặt chẽ, cùng với các dấu hiệu chung để xác định chúng. Nó phân chia dữ liệu thư mục thành các vùng và vùng con với những thuyết minh đủ chính xác về các vùng đó. Ngoài ra ISBD còn đưa vào một hệ thống các dấu phân cách để báo hiệu chỗ bắt đầu hoặc kết thúc một vùng hay vùng con. 2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN Người ta xây dựng những mã số để xác định một cách chính xác một tài liệu. Đó là chỉ số sách quốc tế ISBN và chỉ số tạp chí quốc tế ISSN.Trong đó: 1. ISBN (International Standard Book Number) là một chỉ số gán cho mỗi quyển sách trong khôn khổ của một hệ thống thông tin quốc tế. Nó bao gồm một tập hợp 10 chữ số được chia thành 4 nhóm, cách nhau bằng dấu gạch ngang, mà ba nhóm đầu có độ dài thay đổi, đó là các chỉ số nhằm: Xác định khu vực (chỉ số khu vực). Xác định cơ quan xuất bản (chỉ số xuất bản). Xác định tên sách (chỉ số tên sách). Số cuối cùng là số kiểm tra, nó cho phép tự động kiểm tra tính hiệu lực của ISBN. Ví dụ: Với chỉ số ISBN 2 - 7081 - 0324 - 5 thì trong đó: 2 chỉ vùng nói tiếng Pháp 7081 chỉ nhà xuất bản “ Les e’ditions d’organisation” 0324 chỉ số tác phẩm của G.Ven slipe “Conception et gestion des systemes documentaires” 5 số kiểm tra. Hệ thống chỉ số sách quốc tế ISBN được đưa ra ở Rayaune- Uni vào năm 1967. Lợi ích của ISBN trong việc mua bán và trao đổi sách thật là rõ ràng. Bằng cách gán cho mỗi quyển sách một chỉ số, nó cho phép mỗi quyển sách được xác định một cách đơn giản và rõ ráng trên phạm vi toàn thế giới. Chỉ số còn cho ta biết ngôn ngữ sử dụng và nhà xuất bản. Ngoài ra sử dụng chỉ số này trong MTĐT làm cho đơn giản hoá và tăng tốc độ xử lý trong nhiều công đoạn của dây chuyền tư liệu. 2. ISSN (International standard Serieals Number) là chỉ số xác định ấn phẩm định kỳ. ISSN bao gồm 8 chữ số, trong đó chữ số cuối cùng là số kiểm tra và được chia thành 2 nhóm, phân cách bởi dấu gạch ngang. Ví dụ: ISSN 0002 - 8231 xác định tạp chí “Journal of the Americian society for information science”. Chỉ số ISSN xác định trên tạp chí một cách duy nhất. Vai trò của nó đối với ấn phẩm định kỳ cũng giống như vai trò của chỉ số ISBN đối với sách. 2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD Vùng Kí hiệu phân vùng Vùng con 1. Vùng nhan đề và thông tin về trách nhiệm Nhan đề chính = Nhan đề song song : Các thông tin khác về nhan đề / Thông tin về trách nhiệm 2. Vùng thông tin về lần xuất bản và trách nhiệm liên quan đến lần xuất bản Thông tin xuất bản(là thông tin liên quan đến các bản sao của một ấn phẩm như số/tên xuất bản,phiên bản,…) / Thông tin trách nhiệm về xuất bản. , Thông tin xuất bản thêm / Thông tin trách nhiệm của xuất bản thêm 3. Vùng thông tin đặc thù (dành cho ấn phẩm định kỳ và tài liệu chuyên dạng) 4. Vùng địa chỉ xuất bản ; Địa chỉ xuất bản/sản xuất hoặc phát hành : Tên nhà xuất bản/sản xuất hoặc phát hành , Ngày xuất bản/sản xuất hoặc phát hành 5. Vùng mô tả vật lý hay đặc trưng số lượng (số trang, minh họa …) : Xác định loại hình của ấn phẩm(ví dụ đĩa hay băng hình,…) ; Những thông tin vật lý khác + Kích thước 6. Vùng tùng thư (sách bộ) = Nhan đề chính của bộ ấn phẩm : Nhan đề phụ của bộ ấn phẩm / Thông tin về trách nhiệm của bộ ấn phẩm ; Chỉ số ISSN của bộ ấn phẩm Chỉ số trong bộ ấn phẩm đó(ví dụ tập số bao nhiêu,…) 7. Vùng phụ chú (các thông tin phụ chú cho các thông tin của các vùng khác) 8. Vùng chỉ số ISBN, ISSN và điều kiện có được tài liệu. = Chỉ số ISBN : Nhan đề liên quan của ISSN () Các thông tin yếu tố về giá cả và các yếu tố khác Hình 2.4.3 Bảng chi tiết từng vùng con trong 8 vùng và dấu phân cách tương Các dữ liệu thư mục trong ISBD được phân thành 8 vùng mô tả. Trong các vùng trên có vùng được dung thường xuyên, nhưng cũng có nhiều vùng ít được sử dụng. Mỗi vùng lại chứa một yếu tố dữ liệu còn gọi là vùng con. Mỗi vùng trong đó ngoại trừ vùng con đầu tiên của vùng 1 đều được đặt trước hoặc đóng ngoặc bởi các kí hiệu (chi tiết xem hình 2.4.3).Các kí hiệu này được đặt trước hoặc theo sau một dấu cách ,dấu phẩy hoặc dấu chấm.Khi một vùng bị bỏ qua thì nó được thay thế bằng kí hiệu đặt trước nó.ISBD sử dụng các dấu ký hiệu để: Chỉ rõ sự bắt đầu của mỗi vùng Phân cách các yếu tố trong một vùng Xác định các yếu tố đặc thù bởi dấu ký hiệu đứng trước chúng Ví dụ về mô tả thư mục theo chuẩn ISBD: The vision and dream / Marguerite Hargrove ; Photographs by Harry and Claude Frauca. – Cammeray, N.S.W. : Horwitz, 1980. – 304p. -: ill. ; 18cm. – (Bucks books) ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95. Trong mô tả trên: Nhan đề The víion and dream Tác giả thứ nhất / Marguerite Hargrove Tác giả thứ hai ; Harry and Claude Frauca Các yếu tố xuất bản . – Cammeray, N.S.W. : Horwitz, 1980 Mô tả vật lý . – 304p. -: ill. ; 18cm. Tùng thư – (Bucks books) Chỉ số ISBN ISBD 0-7255-0934-1 : $15.95. Sau này còn có những quy tắc dựa trên cơ sở của ISBD nhưng chi tiết và sâu sắc hơn, đi sâu vào nhiều trường hợp tỉ mỉ, khắc phục được những khó khăn cụ thể. Ví dụ như AFNOR (cho các nước Pháp ngữ), AACR1, AACR2 (cho các nước nói tiếng Anh). 2.5 Khổ mẫu MARC Việc ứng dụng tin học trong xử lý thông tin càng thúc đẩy yêu cầu phải chuẩn hóa công tác biên mục. Các phương pháp xử lý tin học đòi hỏi dữ liệu phải được cấu trúc hóa. Để máy tính có thể nhận biết được các dữ liệu thư mục, các chỉ dẫn không những phải tuân theo những quy tắc chặt chẽ, mà còn phải được trình bày một cách chính xác theo một khổ mẫu thống nhất. Khổ mẫu hay format là hình thức trình bày dữ liệu trên biểu ghi được cấu trúc hóa. Các dữ liệu trên biểu ghi được sắp xếp thành các trường, trường con, kết hợp với các mã số và các chỉ thị để điều hành sự sắp xếp này sao cho có thể nhận biết, trình bày và tìm kiếm dữ liệu bằng máy tính. MARC là từ viết tắt của Machine Readable Cataloging có nghĩa là biên mục đọc được bằng máy. Khổ mẫu MARC là một mô tả có cấu trúc dành riêng cho các dữ liệu thư mục được đưa vào máy tính điện tử. Nó là khổ mẫu cho phép máy tính lưu trữ và truy xuất thông tin. Cấu trúc của khổ mẫu MARC là cấu trúc biểu ghi, trong đó các dữ liệu thư mục được sắp xếp trong các trường, có độ dài xác định, được mã hóa và trình bày theo một quy định chặt chẽ. Khổ mẫu MARC được sử dụng cho các chữ số, chữ cái, các ký hiệu ngắn gọn đặt ngay trong biểu ghi thư mục để đánh dấu và nhận biết các loại thông tin khác nhau trong mỗi biểu ghi. Mỗi biểu ghi của khổ mẫu MARC bao gồm các trường (fields). Các trường này lại có thể chia nhỏ thành các trường con (subfields). Vì tên của trường thường khá dài nên trong biểu ghi MARC mỗi trường được biểu diễn bằng một nhãn gồm 3 chữ số. Để tiện trình bày, người ta tập hợp các nhãn trường thành từng nhóm (gồm 3 chữ số). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “0” thuộc nhóm trường “0xx” là các trường điều khiển, các chỉ số nhận dạng và phân loại. Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “1” thuộc nhóm trường “1xx” là các trường tiêu đề chính (tên cá nhân, tập thể …). Các trường có nhãn bắt đầu bằng số “2” thuộc nhóm trường “2xx” là các trường mô tả (nhan đề và thông tin trách nhiệm, thông tin xuất bản …), … Ví dụ: Trường Ý nghĩa 020 Chỉ số sách quốc tế (ISBN) 022 Chỉ số ấn phẩm định kỳ quốc tế (ISSN) 043 Mã vùng địa lý 100 Tiêu đề chính, tên cá nhân 245 Nhan đề và thông tin về trách nhiệm 250 Thông tin về lần xuất bản 300 Mô tả vật lý … … Ngoài nhãn trường, trong biểu ghi MARC một số trường còn được xác định bằng các chỉ thị (indicators). Chỉ thị được mã hóa bằng hai chữ số (từ 0 đến 9) đi theo sau nhãn trường. Có trường chỉ dùng chữ số thứ nhất, có trường chỉ dùng chữ số thứ hai, có trường dùng cả hai, có trường không dùng chỉ thị. Trường con được nhận biết bởi mã trường con (subfields codes), đó là một ký tự bằng chữ in thường, đặt sau dấu ngăn cách $ (delimiter). Ví dụ: 300 $a 675p. : $b ill. ; $c 24cm Trong đó 300 là nhãn trường mô tả vật lý của cuốn sách, bao gồm các trường con $a (số trang), $b (thông tin minh họa), $c (khổ, cỡ). Các nhãn trường, chỉ thị và trường con là các dấu hiệu để nhận biết và điều khiển cách bố trí các trường và trường con, do các chương trình quản trị CSDL quy ước khi xây dựng. Khi một biểu ghi thư mục đã được đánh dấu một cách chính xác và được lưu trữ dưới dạng một tệp trên máy tính thì chương trình quản trị CSDL sẽ đánh dấu và tạo khuôn dạng cho các thông tin này để in ra thành một bản thư mục, một phiếu mục lục hay hiển thị trên màn hình. Các chương trình này còn cung cấp các công cụ tìm kiếm các thông tin thỏa mãn các yêu cầu đặt ra, dựa trên các điểm truy nhập nằm trong các trường của biểu ghi MARC. Ngoài các trường dữ liệu thư mục là phần chính của biểu gh._.