Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện

ỏi con người phải xử lý khối lượng công việc khổng lồ và những kiến thức, những xuy nghĩ, những nghiên cứu đoà tạo chuyên sâu. Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách sử lý dữ liệu ở trường học, các cơ quan, xý nghiệp, bởi ở các trường học , ở các cơ quan, các xí nghiệp là trăm cách xử lý khác nhau. Để đáp ứng được những yêu cầu này đã có rất nhiều những nghiên cứu, những phần mềm tiện ích đưa ra nhằm phục vụ tốt hơn các công việc của con người nhằm điều khiển và xử lý một cách nhanh nhất, chích xá nhất những dữ liệu đưa vào, rút ngắn thời gian, hoạt dộng và tạo rất nhiều tiện ích cho con người. Cho dù rất nhiều phần mèm và ứng rụng như vậy, nhưng vẫn chưa đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, vì con người ngày càng muốn hoàn thiện hơn . ở đây em muốn đề cập đến tầm quan trọng của việc áp dụng tin học vào quản lý tại các cơ quan, đặc biệt là hệ thống “ Quản lý thư viện ”, bởi từ trước đến nay hệ thống này hoàn toàn được thực hiện bằng phương pháp thủ công nên cũng không tránh khỏi những sai sót. Hiện nay độc giả đến thư viện với nhu cầu rất cao, lượng sách báo được cập nhật thường xuyên theo từng ngày, từng tháng càng tăng lên để đảm bảo tính thời sự của các loại thông tin. Do vậy phương pháp quản lý thủ công đã không phù hợp với thực tế hiện nay, bên cạnh đó nó còn làm tăng chi phí, thời gian và tiền bạc. Với mong muốn giúp các bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý. Tôi đưa ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán “ Quản lý Thư viện điện tử ”, đây cũng chỉ là một phương pháp trong nhiều phương pháp ,nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng cũng phần nào giúp các bạn hiểu được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói trung. Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa cao nên việc phân tích thiết kế và lập trình còn nhiều thiếu xót. Do vậy, Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các quí thầy, cô và các bạn để cho bài tập được tốt hơn nữa. Cuối cùng , Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Minh Hoàn cùng các bạn đã tận tình chỉ bảo và góp ý kiến để tôi hoàn thành bài tập này. Sinh viên thực hiện Lưu Văn Hùng chương I Tổng quan về chuyên đề thực tập I. Bài toán về quản lý thư viện 1. Giới thiệu về thư viện: Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau. Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới dạng các ấn phẩm khác nhau. Nói chung, ở hầu hết các thư viện hiện nay, mọi công việc quản lý chủ yếu được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện thực sự phức tạp, nặng nề và trùng lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc. Thư viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dưới nhiều hình thức như cho mượn sách, hướng dẫn độc giả khai thác thông tin, tổ chức hội thảo về sách, khai thác sách từ phía các nhà xuất bản theo yêu cầu của độc giả...Để giúp bạn đọc có thể dễ dàng tra cứu các loại sách báo, tạp chí thì mỗi cuốn sách cần phải được mô tả bằng nhiều thông tin giúp ta tìm đến nó một cách nhanh nhất. Người đọc cũng cần được thư viện quản lý thông qua thẻ đọc với một số thông tin cần thiết về bản thân, về sách mà người đó đã mượn tại thư viện. Ngoài ra, qua việc mượn sách của độc giả, thư viện biết được những loại sách có nhu cầu mượn cao, do đó thư viện có thể xúc tiến việc đặt sách với các nhà xuất bản để đảm bảo được các đầu sách và số lượng để phục vụ độc giả tốt nhất. 2. Khảo sát chi tiết hệ thống. 2.1. Khảo sát chi tiết hệ thống cũ: Quá trình hoạt động của thư viện trường THPT BC Hà Tông Huân cũng như nhiều thư viện khác là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức như :cho mượn đọc tại chỗ, cho mượn về nhà, hướng dẫn học sinh và giáo viên tra cứu thông tin sách, báo. Hoạt động của thư viện luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trường , Thư viện trường THPT BC Hà Tông Huân luôn bổ xung sách báo mới. Các tài liệu, sách báo của thư viện rất phong phú về đầu sách và chủng loại.Một tạp chí hay tài liệu khoa học cũng được cập nhạt thường xuyên, mỗi đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng được nhu cầu của học sinh và giáo viên trong trường. Để giúp cho học sinh trong trường có thể tra cứu chủng loại sách, mỗi tài liệu hoặc loại sách đều được ghi trong một phiếu có mô tả thông tin chi tiết như: Mã số, tên sách, tác giả, chủng loại, ngôn ngữ….Các đầu sách cũng được phân loại theo nội dung để từ đó đánh số hiệu lưu trữ theo đặc trưng của từng thể loại. Các phiếu sau khi đã được xác định được phân theo nhiều bản và được xếp theo trình tự: Theo vần tên tài liệu, theo tên tác giả, theo chủng loại hoặc nội dung. Việc sắp xếp này tạo điều kiện cho độc giả nhanh chóng tìm được đầu sách mà mình quan tâm. Bên cạnh tra cứu theo phích độc giả cũng có thể thực hiện tra cứu trên hệ thống máy tính của thư viện, với cách tra cứu này đạt hiệu quả rất cao. Bên cạnh bộ phận phân loại sách, trong thư viện còn có bộ phận nhỏ khác như: đóng sách, bảo quản sách, liên hệ đặt trước sách…. Tuỳ theo nhu cầu của độc giả mà phân thành hai loại: *Đối với độc giả khi có nhu cầu mượn sách về: Thư viện sẽ làm các thủ tục để cấp thẻ thư viện, trên mỗi thẻ có ghi đầy đủ thông tin cá nhân như: họ tên, ngày sinh, mã số thẻ, học sinh trường, giáo viên trường… Sau khi cấp thẻ thư viện xẽ tạo một hồ sơ ghi nhận việc mượn trả của độc giả, trên hồ sơ có ghi các thông tin tương tự như các thông tin trên thẻ, ngoài ra trên hồ sơ còn có các bảng để ghi lại các lần mượn trả của độc giả để tiện việc theo dõi. Bảng ghi nhận mượn trả của độc giả bao gồm các cột như: tên sách mượn, ngày mượn, số hiệu sách, cột ký nhận, số tiền cược…. Quá trình mượn trả sách của thư viện làm như sau: +Khi mượn sách độc giả đưa thẻ của mình và phiếu yêu cầu sách cần mượn, người thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ (hạn sử dụng) và sách sách mượn, nếu hợp lệ sẽ ghi vào hồ sơ theo dõi mượn trả, ngược lại sẽ thông báo cho độc giả. +Quá trình trả sách cũng tương tự, số thẻ và sách được kiểm tra trong sổ theo dõi mượn trả. Quá trình kiểm tra sẽ xác định được sách nào bị quá hạn hay hư hỏng và tiến hành sử lý. Về chi tiết mỗi sách mượn trong một kỳ với sách giáo khoa phảỉ nộp lệ phí là 1000 đồng, còn sách tham khảo là 2000 đồng, đối với những học sinh nghèo thì không thu lệ phí. Nếu sảy ra quá hạn thì tuỳ theo thời gian quá hạn mà học sinh phải chịu sử lý theo quy định trung của thư viện. Trường hợp bị mất sách hay hỏng hóc nặng phải bồi thường sách mới. *Đối với độc giả chỉ có nhu cầu đọc hay tra cứu sách tại chỗ: Thì công việc của người quản lý đơn giản hơn, độc giả chỉ cần ghi tên sách và mã sách vào phiếu yêu cầu cảu mình, thủ thư sẽ tiến hành kiểm tra thẻ và sách nếu đáp ứng thì tiến hành cho mượn nếu không gửi lại thông báo. Sau mỗi ngày đọc độc giả phải trả lại sách cho thư viện nếu độc giả nào vi phạm sẽ bị sử lý theo quy định trung. Sau mỗi quý hoặc mỗi tháng , thư viện xẽ tiến hành kiểm tra để thống kê được danh sách đầu sách cuả thư viện, Và tình hình mượn trả của độc giả cũng như loại bỏ những sách nào không đạt yêu cầu. 2.2. Đánh giá hệ thống hiện tại: Hầu hết các công việc của hệ thống đều làm bằng phương pháp thủ công ít có sự hỗ trợ của máy tính nên trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng gặp khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số lượng độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn, sai sót. Vì thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác phục vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ kỹ năng của cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. Còn tốn nhiều thời gian và nhân lực. Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều. Bên cạnh đó khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả trong thư viện là thấp vào những thời gian cao điểm như ôn thi bởi số lượng sách có hạn mà nhu cầu của độc giả rất cao. 3. Những chức năng và yêu cầu của hệ thống mới 3.1. Trình bày những yêu cầu mới: Từ những thới kỳ trước hệ thống thư viện đã duy trì và tồn tại, để phục vụ nhu cầu của học sinh điều đó chứng tỏ hệ thống đã được thiết kế tốt phù hợp với hoàn cảnh lúc đó tuy nhiên nhu cầu của độc giả ngày càng cao đòi hỏi số lượng sách báo càng tăng, nếu không biết cách tổ chức sắp xếp công việc thì hoạt động xẽ không đạt hiệu quả cao. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa tin học hoá vào thư viện đã giảm bớt được công sức của cán bộ thư viện , làm tăng hiệu quả nghiên cứu của độc giả. Việc đưa tin học vào phần nào khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ. Hệ thống thư viện mới sẽ đáp ứng một cách tối đa nhu cầu của độc giả. Khắc phục được hoàn toàn những nhược điểm của hệ thống trước đó Bên cạnh các công việc được tin học hoá một số khâu sẽ vẫn rữ nguyên những thao tác thủ công , một số công việc vẫn giữ nguyên đặc thù của quản lý thư viện . 3.2. Những thuận lợi và khó khăn *Thuận Lợi : Đưa tin học vào quản lý sẽ giảm bớt được những công việc thủ công nhàn chán mà không phải nhẹ nhang cho cán bộ quản lý. Đối với độc giả sẽ vui thú hơn khi công việc của mình được hoàn tất nhanh tróng, không mất thời gian vào công việc tra cứu cũng như hết sách. Hệ thống thư. Bên cạnh đó nhờ hệ thống kết nối internet toàn cầu mà các thông tin trong và ngoài nước sẽ được thư viện cập nhật một cách thường xuyên theo từng ngày. Trong khâu quản lý, kiểm kê và lên báo cáo sẽ nhanh tróng, chính xác mang tính chuyên nghiệp hơn . Việc cập nhật thông tin mới sẽ nhanh và đầy đủ hơn. *Khó khăn của hệ thống khi bước vào tin học hoá: Phải trang bị thêm các thiết bị hiện đại như máy tính nêm đòi hỏi không ít kinh phí đầu tư từ ban đầu. Đòi hỏi người quản lý thư viện không chỉ có trình độ về mặt quản lý mà còn phải hiểu biết về trình độ kỹ thuật nên công việc đào tạo ban đầu là một yêu cầu cấp thiết. Bên cạnh đó là đòi hỏi vấn đề về bảo mật, để chánh được sự sâm nhập của những kẻ phá hoại cũng như có ý đồ sấu. II. Bài toán quản lý thư viện 1.Khái niệm về hệ thống thông tin thư viện Hệ thống thông tin thư viện bao gồm những chức năng chính sau: 1.1. Hệ thống thông tin đưa vào. -Dữ liệu gốc thường là ghi lại một sự kiện hay một vấn đề. -Dạng câu hỏi thường là một yêu cầu về thông tin. -Dạng chả lời cho lời nhắc có hay không. 1.2.Hệ thống sử lý -Thâm nhập sửa đổi thông tin dữ liệu trong hệ thống. -Tìm kiếm tra cứu thông tin. -Sắp sếp dữ liệu bản ghi theo một trật tự nào đó. 1.3.Hệ thống thông tin lưu trữ. -cho phép lưu trữ thông tin rưới dạng văn bản, hình ảnh, tiếng nói… 1.4.Hệ thống thông tin ra. -thông tin được in ra giấy rưới dạng tài liệu, báo cáo, ra file hoặc màn hình. -Đầu ra của hệ thống này có thể là đầu vào của hệ thống kia. 2.Phân tích hoạt động của hệ thống quản lý thư viện mới Hoạt động của thư viện được phân loại như sau: -Giao dịch hàng ngày -Quản lý sách -Quản lý bạn đọc -Tra cứu thông tin trực tuyến -Lập báo cáo thống kê -Bảo trì dữ liệu định kỳ -Quản lý thông tin 2.1 Giao dịch hàng ngày a.Mượn sách Với hệ thống thư viện thì việc mượn sách là một vấn đề thường trực và chi phối đến toàn bộ hoạt động của độc giả. Quy định của thư viện là số sách mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc vào quyền của họ (được xác định trong thẻ mượn), mỗi bạn đọc thông thường được mượn một số cuốn sách theo quy định. Việc kiểm soát quá trình mượn được thực hiện trong giao dịch hàng ngày, Để thực hiện mượn một cuốn sách nào đó độc giả phải biết được mã cuấn sách mà mình cần, Việc tìm mã sách có thể được thực hiện bởi chức năng tra cứu, ở những thư viện thủ công thì công việc tra cứu còn thực hiện bằng phương pháp thủ công bằng phích nên rất mất thời gian của độc giả. Tuy nhiên với hệ thống thư viện mới thì vấn đề này đã được giải quyết phần nào, bởi công việc tra cứu hoàn toàn do máy thực hiện và cán bộ thư viện phải thường xuyên cập nhật thông tin. b. Quản lý sách Chức năng “Quản lý sách” sẽ xử lý các bản ghi chứa thông tin đăng ký của một đầu sách, bao gồm nhiều chức năng nhỏ như thêm mới một nguồn sách, sửa thông tin, xoá sách công việc này được thực hiện hoàn toàn từ nhà quản lý. Thông tin về tổng số sách còn trong thư viện, tổng số sách đang cho mượn sẽ được hệ thống cung cấp thường xuyên cho nhân viên thư viện. Có một số sách không được phép cho độc giả truy nhập đó là những sách tham khảo, và hầu hết là các sách hiếm. Đặc điểm nhận dạng của mỗi cuốn sách là mã sách. Thông tin chi tiết về một cuốn sách bao gồm mã sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sử dụng trong file sách. Thông tin về một cuốn sách chỉ bị xoá đi khi nó đã hết nhu cầu sử dụng. c. Quản lý bạn đọc Trong quản lý bạn đọc, hệ thống sẽ được chia làm nhiều mođul nhỏ hơn để dễ kiểm soát. Các mođul này gồm có đăng ký bạn đọc, cập nhật thông tin chi tiết về bạn đọc, xoá bạn đọc hay in thẻ đọc khi có nhu cầu. Khi đăng ký bạn đọc, nhân viên thư viện cần cung cấp mã nhận dạng bạn đọc (ví dụ số thẻ học sinh, học sinh lớp,,...). Khi nhận được số nhận dạng này hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc này đã đăng ký hay chưa. Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng biệt, và số này là duy nhất. Đối với một bạn đọc mới khi muốn đăng ký phải khai đầy đủ những thông tin sau: tên (họ, tên, tên đệm), địa chỉ (học sinh lớp, thầy cô giáo chủ nhiệm ). Thời hạn thẻ đăng ký có hiệu lực phụ thuộc vào từng đối tượng bạn đọc, thông thường thời hạn này là 1 năm đối với học sinh trong trường. Với mỗi thông tin được nhập vào bị sai sót, hệ thống cho phép nhân viên thư viện sửa đổi lại nếu cần thiết. Khi thông tin được nhập vào đầy đủ, bản ghi về bạn đọc này sẽ được đưa vào CSDL bạn đọc của thư viện. Thời hạn thẻ bạn đọc thông thường là 1 năm , khi thời hạn tức là hết một năm học này hết bạn đọc có thể đăng ký tiếp vào năm học sau. Việc này có thể thực hiện 1 tháng trước khi hết hạn thẻ. Nếu việc đăng ký tiếp được thực hiện trước ngày hết hạn, thời hạn thẻ được tính thêm 1 năm kể từ thời hạn cũ. Nếu việc đăng ký tiếp được thực hiện sau ngày hết hạn thì thời hạn mới được tính là 1 năm kể từ ngày đăng ký. Mođul này cũng phải thực hiện việc xoá các bản ghi chứa thông tin về các bạn đọc không muốn đăng ký tiếp khỏi CSDL của thư viện. Danh sách những bạn đọc bị xoá đi hàng ngày phải được in ra cho cán bộ thư viện. Trước khi thực hiện xoá thông tin về một bạn đọc, hệ thống phải thực hiện kiểm tra xem bạn đọc này hiện có đang mượn cuốn sách nào không. Việc xoá thông tin về một bạn đọc chỉ được phép thực hiện khi bạn đọc này hết hạn sử dụng thẻ. Khi xoá thông tin về một bạn đọc hệ thống cũng phải xoá tất cả các yêu cầu đặt trước của bạn đọc này. d. Tra cứu thông tin trực tuyến Hệ thống thư viện phải hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tiêu đề, theo tác giả, theo mã sách bởi vì các bạn đọc thường xuyên yêu cầu được truy nhập những cuốn sách đã biết tên (hoặc một phần tên). Khi nhận được những yêu cầu này, nhân viên thư viện sẽ phải biết chắc chắn rằng đầu sách hay tạp chí đó có trong thư viện hay không. Đồng thời, các thông tin khác về cuốn sách cũng phải được cung cấp như cuốn sách đó có được phép truy nhập hay không chỉ là. Một thông tin cũng rất quan trọng khác nữa là ngôn ngữ sử dụng trong cuốn sách, và cuối cùng là tác giả của cuốn sách. Modul tra cứu thông tin trực tuyến cũng hỗ trợ khả năng tra cứu sách theo tên tác giả, bởi vì bạn đọc có thể muốn biết rằng những cuốn sách nào được viết bởi một tác giả xác định. Thông tin trả lời là tên những cuốn sách của tác giả này cùng với những thông tin khác về từng cuốn sách giống như khi tìm kiếm theo tên sách. Từ hai khả năng tìm kiếm này chúng ta cũng dễ dàng thống kê được những thông tin như: hiện có bao nhiêu sách ở trong thư viện, những loại sách nào, những tác giả nào thường xuyên hoặc không bao giờ được bạn đọc yêu cầu,... từ đó thư viện có thể xoá đi những file sách không cần thiết , hoặc sử dụng thông tin này để phân tích và tìm ra những loại sách mới cần thiết. Chức năng Tra cứu thông tin trực tuyến cũng phải hỗ trợ khả năng tra cứu thông tin bạn đọc.Đồng thời họ cũng có thể nhanh chóng trả lời yêu cầu của một bạn đọc muốn biết thông tin về chính anh ta, ví dụ như thời điểm hết hạn thẻ để có thể tiến hành đăng ký tiếp nếu muốn. Ngoài ra thư viện cũng có thể nhanh chóng kiểm tra thông tin về một bạn đọc nhưng thường là đăng ký thẻ mới và làm thẻ mới vào trước khi chuẩn bị cho năm học mới là 1 tháng (ví dụ như ngày hết hạn thẻ) để quyết định xem một bạn đọc có quyền được mượn tiếp sách hay không, hoặc ra quyết định xoá một bạn đọc khỏi CSDL của thư viện nếu thẻ đã hết hạn quá lâu (vượt quá thời gian gia hạn). Nếu bạn đọc hết hạn sử dụng thẻ thì lập túc hệ thống chuất quyền truy nhập của độc giả. Với chức năng tra cứu thông tin bạn đọc, hệ thống phải hiển thị thông tin như tên bạn đọc, mã bạn đọc, mã nhận dạng của bạn đọc, đối tượng bạn đọc, địa chỉ bạn đọc, ngày hết hạn thẻ và những thông tin về sách mà bạn đọc đã truy nhập bao gồm tên sách, ngày truy nhập Cách để yêu cầu thông tin về bạn đọc là tra cứu theo mã bạn đọc. Mã bạn đọc được hệ thống thư viện cung cấp khi bạn đọc đăng ký làm thẻ, mã số này là duy nhất và được sử dụng để phân biệt các bạn đọc với nhau. e. Lập báo cáo, thống kê Thống kê định kỳ hàng năm Hệ thống thư viện phải hỗ trợ khả năng thống kê, cho phép so sánh, đánh giá hoạt động của thư viện hàng năm. Công tác thống kê được thực hiện hàng năm, thông thường là vào thời kỳ đầu. Số liệu thống kê được thể hiện hiệu quả hoạt động của thư viện, thông tin được thống kê bao gồm: bao nhiêu lượt sách đã được truy nhập, những đầu sách nào được yêu cầu nhiều nhất, tỷ lệ phần trăm sách bị mượn quá hạn. Thông thường, hệ thống tiến hành thống kê số liệu dựa trên : -Thống kê đầu sách. -Thống kê theo bao nhiêu lượt sách đã được cho mượn trong thời gian qua. -Thống kê độc giả. -Thống kê bạn đọc dã mượn. Lập báo cáo Chức năng này được cung cấp để đáp ứng nhu cầu theo dõi hoạt động của thư viện. Những thông tin được báo cáo gồm có: thư viện hiện có những sách gì, loại sách, tên sách, các ngôn ngữ được sử dụng trong các quyển sách, mã sách, các tác giả, tóm tắt nội dung các cuốn sách, sách có thể cho truy nhập và sách không thể cho truy nhập. Bởi vậy, modul lập báo cáo phải cung cấp chức năng báo cáo sách có, trong báo cáo được in ra cũng cần phải có ngày tháng, thời gian làm báo cáo. Một yêu cầu khác của ban quản lý thư viện đối với hệ thống là chức năng báo cáo sách truy nhập. Đối các loại báo cáo này thông tin cần cung cấp gồm có: mã sách, tên sách, tên tác giả, ngôn ngữ sử dụng trong sách, mã bạn đọc truy nhập sách, và đặc biệt quan trọng là ngày mượn sách. Thông tin tổng hợp được từ các báo cáo sẽ được cung cấp cho ban quản lý và nhân viên thư viện, nhằm phân tích và đánh giá hoạt động của thư viện. Đối với báo cáo về lượng sách có của thư viện, ban quản lý sẽ sử dụng những thông tin này để kiểm tra xem hiện có bao nhiêu sách trong thư viện và có những loại sách nào, từ những thông tin này BGH nhà trường và thư viện sẽ quyết định xem nên mua thêm những đầu sách mới . Với những báo cáo về sách mượn, ban quản lý thư viện sẽ sử dụng những thông tin này để kiểm tra xem tính đến thời điểm báo cáo được tạo ra thì đã có bao nhiêu sách được mượn hay thống kê báo coá theo từng tháng . Đồng thời ban quản lý sẽ sử dụng những thông tin này để phân tích xem những cuốn sách nào thường xuyên được các bạn đọc mượn, hoặc những cuốn sách nào không được mượn bao giờ, từ đó sẽ tăng hoặc giảm số lượng sách. Với những nhân viên thư viện, thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra xem những cuốn sách nào được mượn bởi những bạn đọc nào. f. Bảo trì dữ liệu định kỳ Chức năng bảo trì định kỳ được thực hiện thường xuyên. Để sử dụng được chức năng này bạn phải có một số đặc quyền nhất định, và không phải tất cả các nhân viên thư viện đều có những đặc quyền này. Chức năng này thực hiện 3 nhiệm vụ, đó là xoá thông tin về những bạn đọc đã quá hạn thẻ mà không thực hiện đăng ký lại, xáo các sách không có giá trị sử dụng, in ra thông tin về những bạn đọc đã bị xoá này, và cuối cùng là thực hiện việc sao lưu dữ liệu. Do có khả năng thực hiện được những chức năng ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của toàn bộ hệ thống nên để sử dụng được chức năng này, nhân viên thư viện phải vượt qua được nhiều mức bảo vệ khác nhau, điều này sẽ tránh được việc những người không có thẩm quyền truy cập trái phép làm hư hại hệ thống.Mức độ bảo mật thông thường là bằng mật khẩu. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý thư viện Viêc quản lý trả sách rất quan trọng bởi nó xác định xem độc giả có thực hiện tốt nội quy hay không. Nếu độc giả vi phạm nội quy thì phải một hình phạt theo quy định trung của thư viện. Nếu làm hỏng thì độc giả phải nộp lệ phí bồi thường theo mức quy định trung. Hoặc độc giả mượn sách quá thời hạn nếu vi phạm nhẹ thì bị gửi lên khoa, nếu nhiều lần thư viện có thể tiến hành thu thẻ JKT 1.Xây dựng biểu đồ phân cấp trức năng của hệ thống quản lý thư viện. Dựa vào các trức năng phân tích của một hệ thống quản lý thư viện ở trên ta mà ta có thể xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý thư viện 1.1 Hệ thống 1.2 Đăng nhập 1.3 Đổi mật khẩu 1.4 Thoát 2.1 Quản lý sách 2.2 Cập nhật kho sách 2.3 Cập nhật chủ đề 2.4 Cập nhật tác giả 2.5 Cập nhật nhà xuất bản 3.1 QL Thẻ 3.2 Cập nhật thẻ 3.3 CN Khoá học 3.4 Cập nhật khối học 3.5 Cập nhật lớp học 4.1 QL Mượn sách 4.2 Mượn sách 4.3 Trả sách 5.1 Tìm kiếm 5.2 Tìm kiếm sách 6.1Thốngkê sách 6.2 Thống kê 7.1Báo cáo 8.1 Trợ giúp 8.2 SD C.Trình 8.3 Giới thiệu Sơ đồ về giới thiệu chức năng quản lý sách 1.1. Sơ đồ luồng rữ liệu mức ngữ cảnh. Quản lý thư viện Thủ thư Độc giả Yêu cầu mượn sách Yêu cầu làm thẻ Tra cứu Thông báo Thông tin trả lời Nhận báo cáo Thông tin yêu cầu báo cáo Nhận thông tin quản lý (Sách, NXB, Tác giả) Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Mục đích xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh là để vạch ra ranh giới của hệ thống và xem xét một cách tổng thể toàn bộ hệ thống. Biểu đồ này chỉ ra mối quan hệ giữa một bên là các tác nhân ngoài (nơi cung cấp thông tin và nhận thông tin đầu ra của hệ thống) và một bên là chức năng tổng quát của hệ thống. Trong biểu đồ này chức năng chính là chức năng quản lý thư viện, các tác nhân ngoài của hệ thống là Độc giả, Cán bộ quản lý, Nhà cung cấp . 1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Biểu đồ này phân tích hệ thống một cách chi tiết hơn. Nó chỉ ra hệ thống làm cái gì, chỉ ra được những yêu cầu với từng chức năng , mô tả quá trình trao đổi thông tin qua lại giữa các trức năng của hệ thống. Các tác nhân ngoài cung cấp thông tin dữ liệu cho hệ thống và nhận thông tin chả lời từ hệ thống. Khi độc giả có nhu cầu làm thẻ ,độc giả xẽ gửi phiế yêu cầu làm thẻ tới chức năng “cập nhật dữ liệu”. Tại chức năng này xẽ tiến hanh lưu các thông tin liên quan đến độc giả ( họ tên, ngày sinh, ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ…) vào kho độc giả đồng thời độc giả cũng được gắn với một trường goị là Mã thẻ, mỗi độc giả chỉ có một mã thẻ duy nhất và nó cũng là cơ sở để phân biệt các độc giả với nhau.Chức năng “cập nhật dữ liệu” còn có nhiệm vụ loại bỏ những độc giả nào đã hết hạn sử dụng thẻ mà không đăng ký mới , tất cả những thông tin về ngày làm thẻ và ngày hết hạn sử dụg được lấy từ kho độ giả. Bên cạnh đó chức năng này cũng thực hiện nhiệm vụ thêm thông tin (tên sách, mã sách, loại sách, ngôn ngữ …) khi có một đầu sách mới đưa vào hay tiến hành loại bỏ những đầu sách mà không còn giá trị sử dụng. Độc giả Giao dịch Tra cứu Cán bộ quản lý Cập nhật dữ Liệu Thống kê Bảng kế hoạch dự trù Thông báo thống kê Mượn trả Thông tin nhận lại Thông tin tra cứu Độc giả Sách Dữ liệu Phiếu dăng ký làm thẻ Dữ liệucần tra cứu Thông báo Mượn trả Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Khi độc giả có nhu cầu mượn sách thì thông qua mã người sử dụng mà độc giả nhập vào chức năng “ quản giao dịch ” căn cứ vào kho độc giả để kiểm tra xem độc giả có quyền hay đã hết hạn sử dụng thẻ. Dựa vào chức năng “tra cứu” mà độc giả cũng có thể tìm nguồn sách minh cần theo tên sách, thể loại, nhà xuất bản. Mỗi lần độc giả có nhu cầu mượn sách thì chức năng quản lý mượn trả có nhiệm vụ lưu vào kho truy cập những thông tin liên quan như mã độc giả, mã sách, ngày mượn sách. Đây chính cơ sở cho công việc thống kê sau này. Chức năng “ tra cứu ” lấy thông tin ( tên sách, tên nhà xuất bản, tân tác giả …) từ kho sách để tiến hành tra cứu, liệt kê cho cán bộ quản lý nếu có nhu cầu. Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản ký cần những thông tin về sách, độc giả, tình trạng truy cập để tiến hành tổng kết và đưa ra những kế hoạch dự chù cho thời gian tới. Chức năng thông kê có nhiệm vụ lấy thông tin đó từ các kho sách , độc giả, truy cập để báo cáo cho cán bộ quản lý 1.3. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Trong biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh các chức năng được phân rã chi tiết hơn để miêu tả cụ thể từng chức năng. Biểu đồ cập nhật dữ liệu Trong thời gian tới nhằm phục vụ độc giả một cách hiệu quả nhất. Các chức năng “ cập nhật sách ”, “cập nhật thể loại ” sau khi nhận được thông báo của cán bộ quản lý sẽ tiến hành thêm hay loại bỏ nguồn tài liệu nào đó, sau mỗi lần thêm bớt phải tiến hành cập nhật vào kho sách để tiện cho việc sử lý sau này. Chức năng “In ấn” là chức năng cuối cùng sau khi các chức năng trên đã hoàn thành. Chức năng này có nhiệm vu làm mới một thẻ cho độc giả, hay in ra các báo cáo thống kê về sách, hay tình trạng mượn trả của độc giả. Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý thư viện thống kê được những nguồn sách, tạp chí nào được sử dụng nhiều nhất, ít nhất, những sách không còn giá trị sử dụng… để từ đó vạch ra các phương hướng hoạt động Cập nhật sách Cập nhật độc giả Độc giả Cán bộ quản lý Bảng kế hoạch dự trù sách Biên bản Phiếu yêu cầu Sách Độc giả Cập nhật tạp chí và báo In ấn Độc giả Cán bộ quản lý Thẻ độc giả Bảng kế hoạch dự chù Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉmh chức năng cập nhật dữ liệu b. Biểu đồ tra cứu Tra cứu theo Tên sách Độc giả Tra cứu theo Thể loại Tra cứu theo Tác giả Thông tin trả lời Thông tin tra cứu Sách Độc giả Thông tin cần tra cứu Thông tin trả lời Thông tin yêu cầu Thông tin yêu cầu Thống kê Tên sách Tên thể loại Tên tác giả Cán bộ quản lý Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tra cứu Nhu cầu sử dụng sách của độc giả là rất lớn, tuy nhiên thông tin về sách hay thể loại độc giả cũng chưa hẳn là đã biết. Nhờ vào chức năng cha cứu mà nhà quản lý hay độc giả gửi thông tin cần quan tâm ( tên sách, tên tác giả, thể loại…) đến chức năng “cha cứu”. Khi nhận được thông tin gửi đến từ độc giả chức năng này thực hiện và gửi lại kết quả cho độc giả. Dựa vào kết quả này để độc giả tiến hành giao dịch với thư viện. Kết quả của tra cứu đồng thời cũng được gửi tới chức năng “thống kê” thông qua kho dữ liệu. Từ chức năng “thống kê” xẽ gửi các thông tin đến nhà quản lý khi co yêu cầu. Sau một thời gian hoạt động cán bộ quản lý có nhiệm vụ thống kê lại các đầu sách, độc giả hay tình hình truy nhập của độc giả để đánh giá tình hình hoạt động của thư viện trong thời gian qua (số lượng độc giả đến thư viện, số lượng độc giả truy cập qua đường truyền internet…) và đồng thời vạch ra kế hoạch hoạt động trong thời gian tới (bổ xung thêm một đầu sách mới được nhiều độc giả quan tâm, xáo đi những nguồn tư liệu không đáp ứng được tính thời đại đã quá lỗi thời ) . Chức năng “ thống kê độc giả ” lấy thông tin liên quan đến đôc giả từ kho độc giả . Chức năng “thống kê sách” lấy các thông tin về một cuấn sách từ kho sách . Kho truy nhập gửi các thông tin của mình đến chức năng “thống kê truy nhập” để thực hiện việc tra cứu. d. Biểu đồ giao dịch Nhận yêu cầu mượn Độc giả Sử lý quá hạn Thẻ mượn và yêu cầu Thôngtin trả lời Muợn trả Sách Độc giả Thông báo quá hạn Biểu đồ luồng dữ liệu mức rưới đỉnh chức năng giao dịch Nhận trả từ độc giả Tài liệu Thông báo Khi độc giả muốn truy nhập vào hệ thống thư viện thì phải nhập mã của mình vào, hệ thống quản lý sẽ tự động tiến hành kiểm tra quyền giao dịch của độc giả. Nếu hợp lý thì độc giả được quyền truy nhập tới một nguồn sách hay tạp chí nào đó. Mỗi lần độc giả giao dịch với thư viện thì thông tin về lần giao dịch đó (mã sách truy nhập, mã độc giả, ngày truy nhập…) được lưu lại trong kho mượn trả để tiện cho việc thống kê truy nhập sau này. Chương III: Thiết kế quản lý và mô tả Modul chương trình 1. Mục đích . Mục đích của việc xây dựng mô hình thực thể liên kết nhằn xác định khái niệm về thưc thể, thuộc tính và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, là cơ sở cho hệ thống quản lý. Hệ thống được xây dựng sẽ lưu trữ trông tin, xử lý thông tin và sử dụng dữ liệu trong hệ cơ sở dữ liệu được thiết kế. Quá trình thiết kế xẽ tối ưu trong việc phân tích các file dữ liệu sao cho việc lưu trữ là ít nhất nhưng lại có thể truy cập dễ dàng nhất. Cách bố trí các file dữ liệu một cách logic sẽ trả lời được các đòi hỏi đề ra của hệ thống như yêu cầu thông tin cảu một đối tượng, thông tin một cuấn sách, tiến hành thống kê thu nhập dữ liệu theo một tiêu chí nào đó. 2. Xác định các thực thể trong hệ thống Dựa vào các hoạt động cụ thể của hệ thống quản lý thư viện điện tử, dựa vào các giao dịch hàng ngày, dựa vào biểu đồ luồng dữ liệu đã được phân tích ở trên ta thấy được rõ ràng đối tượng chính của hệ thống đó là mối quan hệ mật thiết giữa hai đối tượng “ sách” và “độc giả”. Có thể coi sách và độc giả là hai thực thể chính trong CSDL của hệ thống quản lý thư viện. Các thuộc tính rễ thấy của hai thực thể này là : “Độc giả”: Tên, ngày sinh, số thể của độc giả đăng ký trong thư viện. Trong đó mã số thẻ của mỗi độc giả là duy nhất, nó được dùng để xác định các độc giả với nhau. “Sách”: Tên sách, chủng loại, tên tác giả, năm xuất bản, mã sách. Tương tự mã sách cũng là duy nhất không có sự trùng lặp giữa các nguồn sách khác nhau. Bên cạnh đó ta cũng thấy hai đối tượng có liên quan đến hoạt động củ._.