Phân tích và thiết kế hệ thống bán hàng điện tử thông minh - Iess tại Công ty cổ phần sinh viên Vistco (Visual)

ất nhiều đơn vị vươn lên nhờ áp dụng hiệu quả công nghệ, trở thành những đối thủ cạnh tranh đáng gờm của các đơn vị cùng tranh đua chiếm lĩnh thị phần. Vì thế yêu cầu đặt ra đối với mỗi đơn vị đó là phải luôn luôn đổi mới công nghệ, nâng cấp hệ thống thông tin quản lý nhằm tăng cường hiệu quả khai thác lợi thế công nghệ trong kinh doanh, sản xuất. Trong điều kiện phát triển của Việt nam hiện nay, số đơn vị áp dụng hệ thống thông tin quản lý bán hàng có thể nói là chưa đáng kể so với tiềm lực đầu tư của mỗi đơn vị và trình độ tiếp thu sử dụng phần mềm tin học của nhân công Việt nam. Việc khai thác hiệu quả phần mềm quản lý bán hàng được đầu tư xây dựng riêng mới chỉ đạt được ở các đơn vị có quy mô lớn, còn đối với những doanh nghiệp vừa và nhỏ đa số là chưa triển khai ứng dụng phần mềm nào, nếu có thì mới chỉ khai thác các tính năng của các công cụ văn phòng như Word, Excel hoặc một phần mềm không chuyên nghiệp. Công ty cổ phần VISTCO là một đơn vị kinh doanh có quy mô trung bình, với nhiều trung tâm kinh doanh các loại mặt hàng sản phẩm và dịch vụ có tính chất khác nhau. Mặc dù đội ngũ cán bộ kỹ thuật của công ty có trình độ chuyên môn cao, nhưng do cấu trúc của quá trình quản lý bán hàng trong tổng thể nhiều bộ phận và sự kết hợp quản lý nhiều loại mặt hàng có tính chất khác nhau nên đơn vị vẫn chưa khai thác được một hệ thống thông tin quản lý bán hàng đang được kinh doanh trên thị trường nào một cách thực sự hiệu quả, kể cả sản phẩm phần mềm bán hàng mà công ty đã kinh doanh. Với tốc độ phát triển rất cao của công nghệ thông tin cũng như sự phát triển trong nhận thức, đòi hỏi của khách hàng ngày càng tăng lên thì rất nhiều phần mềm bán hàng được xây dựng từ nhiều năm trước đã trở nên lạc hậu và có nguy cơ áp dụng thất bại trong tương lai gần. Vì thế nhu cầu của xã hội về những hệ thống hiện đại trong quản lý và trong liên kết mạng kinh doanh đang ngày càng trở nên cấp thiết hơn. Trước những yêu cầu đặt ra cho sự phát triển của doanh nghiệp, đòi hỏi nâng cấp hệ thống thông tin quản lý bán hàng của đơn vị và trước nhu cầu xây dựng một đề tài thực sự thiết thực của sinh viên, lãnh đạo công ty và cụ thể là Tổng giám đốc Tiến sỹ tin học Lê Trọng Bài đã đề xuất yêu cầu “Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý bán hàng hiện đại”và tận tình hướng dẫn trực tiếp sinh viên xây dựng chuyên đề thực tập. Sau một thời gian thực tập khoa học, dưới sự hướng dẫn, chỉ đường quan trọng của thầy giáo, Phó giáo sư, Tiến sỹ Hàn Viết Thuận và sự hướng dẫn tận tình của Tiến sỹ Lê Trọng Bài, em đã xây dựng được một chuyên đề thực tập thành công với sản phẩm là: Hệ thống bán hàng điện tử thông minh - IESS Trong báo cáo về đề tài này, chuyên đề và kết quả được trình bày chi tiết trong 3 phần lớn là: Tổng quan về cơ sở thực tập – Cơ sở lý luận và quá trình phân tích, thiết kế hệ thống - Giới thiệu chi tiết về sản phẩm phần mềm. Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn hai thầy giáo Tiến sỹ đã nhiệt tình hướng dẫn giúp em hoàn thành tốt chuyên đề này! Sinh viên thực hiện CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP CÔNG TY CỔ PHẦN SINH VIÊN VISTCO THÔNG TIN DOANH NGHIỆP THÔNG TIN CHUNG Tổng quan - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN SINH VIÊN - Tên giao dịch quốc tế: Student Joint Stock Company - Tên viết tắt: VISTCO - Khẩu hiệu: Chắp cánh cho ý tưởng Thông tin liên hệ - Trụ sở chính: 45 Hàng Bún – Ba Đình – Hà Nội - Điện thoại: (04) 7.163827 - Fax: (04) 9.273734 - E-mail: info@visto.com - Website: Thông tin doanh nghiệp - Năm thành lập: 2003 - Giấy phép ĐKKD: 0101002831 - Mã số thuế: 0101461670 - Vốn điều lệ: 4.500.000.000 VNĐ Thông tin giao dịch - Tài khoản giao dịch: 122.10.00.001427.6 - Mở tại: Ngân hàng đầu tư & phát triển chi nhánh Hà Thành. - Địa chỉ Ngân Hàng: 34 Hàng Bài – Hoàn Kiếm – Hà Nội - Hình thức thanh toán: Tiền mặt, Sec, Chuyển khoản, Thẻ tín dụng … Liên minh kinh tế - ITV-Group: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực CNTT & viễn thông. - AE-TTT-Group: Công ty kinh doanh trong lĩnh vực kinh tế, môi trường - VIGEA: Hội doanh nghiệp vừa và nhỏ giữa Việt Nam và Đức Hợp tác quốc tế Công ty đang hợp tác chặt chẽ với các công ty của nước Đức: TecArt GmbH Fischmarkt 5 99084 – Erfurt / Germany Để phát triển các sản phẩm có thương hiệu chung VDSoft. CƠ CẤU TỔ CHỨC Mô hình sơ đồ tổ chức Hội đồng quản trị Ban lãnh đạo công ty TTHT phát triển SV tài năng TT phát triển PM & GPCN TT Đào tạo và chuyển giao công nghệ TT phát triển KD & Dịch vụ khách hàng Trung tâm du lịch Hội đồng chuyên gia Hành chính, KT. Tổng hợp Ban lãnh đạo - TS. LÊ TRỌNG BÀI : Tổng giám đốc - KS. PHẠM QUANG CƯỜNG : Phó tổng giám đốc - TS. TRẦN VĂN ĐÍCH : Giám đốc TT Đào tạo & Chuyển giao công nghệ. - KS. TRẦN VĂN MINH : Giám đốc TT hỗ trợ phát triển sinh viên tài năng. - Cử nhân. NGUYỄN QUÝ HỮU : Giám đốc TT phát triển phần mềm và giải pháp công nghệ. LĨNH VỰC HOẠT ĐỘNG Mục tiêu hoạt động * Trở thành một công ty hàng đầu về lĩnh vực Công nghệ thông tin ở Việt Nam. * Mở rộng hợp tác kinh doanh với các doanh nghiệp trong và ngoài nước, nghiên cứu khoa học công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm đặc biệt trong lĩnh vực tin học. * Là cầu nối giữa doanh nghiệp với nhà trường, giữa nhu cầu ứng dụng trong doanh nghiệp và nghiên cứu khoa học. * Chú trọng đào tạo và chuyển giao công nghệ, mở trường đào tạo, dạy nghề cho các nguồn nhân lực kinh tế. Lĩnh vực hoạt động * Khoa học và công nghệ * Cung cấp nguồn nhân lực có chất lượng cao cho các doanh nghiệp và xuất khẩu lao động. * Đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ: Tổ chức các chương trình: Bồi dưỡng nghiệp vụ hỗ trợ cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chương trình về quản trị doanh nghiệp Công nghệ thông tin Công nghệ sinh học Nông nghiệp sinh thái Các dịch vụ tư vấn * Công nghệ thông tin Tư vấn giải pháp công nghệ Sản xuất phần mềm ứng dụng Thiết kế website và cơ sở dữ liệu Giải pháp mạng Cung cấp các dịch vụ tên miền, hosting và bảo trì mạng máy tính * Dịch vụ viễn thông Tư vấn, thiết kế thi công tổng đài kỹ thuật số, thiết bị thu phát vệ tinh, máy bộ đàm, HT camera quan sát bảo vệ, máy Fax. Cung cấp các sản phẩm chính thức của các hãng có mặt tại thị trường Việt Nam: Samsung, Motorola, LG, Viettel … * Nghiên cứu chuyển giao công nghệ sinh học Nông nghiệp Môi trường Định hướng phát triển Mở trường dạy nghề nhằm đào tạo nguồn nhân lực cho các ngành kinh tế. Quan hệ hợp tác với các nhà kinh doanh trong và ngoài khu vực nhằm mở rộng hợp tác nghiên cứu khoa học và công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm đặc biệt trong lĩnh vực tin học. Đẩy mạnh việc xây dựng các văn phòng và đại lý trên toàn quốc. CÁC SẢN PHẨM PHẦN MỀM TIÊU BIỂU Một số đặc điểm nổi bật cần tham khảo và nghiên cứu: Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) CRM là hệ thống quản lý quan hệ khách hàng trên mạng Internet, được dùng để cài đặt ứng dụng cho các doanh nghiệp, cho các cơ quan và tổ chức. CRM hoạt động tạo nên môi trường giống như một văn phòng ảo giúp cho việc quản lý được liên tục không bị phân biệt bởi việc các cán bộ nhân viên của đơn vị đang làm việc tại nhiệm sở hay đang đi công tác lưu động xa nhà. Cài đặt trên môi trường Internet, công nghệ Web. Hiện nay công ty đang có một số lượng lớn bạn hàng và các đối tác kinh doanh cộng tác trên nhiều lĩnh vực. Quản lý nhà hàng (RMS) RMS có thể chạy độc lập hoặc có thể chạy độc lập thông qua mạng máy chủ. Nhân viên quản lý có thể theo dõi và trực tiếp can thiệp vào các hoạt động của nhà hàng từ xa. In hoá đơn thanh toán với khách hàng theo đặc thù của nhà hàng, hoá đơn GTGT. Giao diện đồ hoạ Window thân thiện dễ sử dụng với tuỳ chọn Tiếng Việt - Tiếng Anh (Có thể dành cho nhà hàng nước ngoài). Có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi hay ghép nối bàn ăn, món ăn theo yêu cầu khách hàng. Quản lý bán hàng (ESM) Quản trị hệ thống, người dùng. Quản lý nhà cung cấp, khách hàng. Quản lý xuất nhập, tồn kho. Quản lý hàng và nhóm hàng. Quản lý bán buôn, bán lẻ, bán bằng mã vạch. Quản lý doanh thu, lợi nhuận, báo cáo. Hướng dẫn sử dụng trực tuyến trên hệ thống. Quản lý nhân sự (EHRM) Thích hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp. Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và tính lương. Môi trường mạng LAN sử dụng nhiều người. Quản lý khách sạn (HRS) E-commerce (Ecom) Quản lý Tuor Du lịch (TuorSoft) QUÁ TRÌNH XÁC ĐỊNH YÊU CẦU KHẢO SÁT CƠ SỞ THỰC TẬP Đề xuất yêu cầu Tổng giám đốc Lê Trọng Bài đề xuất dự án nghiên cứu một “Phần mềm quản lý bán hàng” đáp ứng được các yêu cầu sau: Đạt được tính hiện đại: Ngôn ngữ thiết kế, lập trình hiện đại, có khả năng thích ứng được các công nghệ mới trong tương lai. Đảm bảo được các chức năng cơ bản của một hệ thống bán hàng cơn bản trên nền tảng của phần mềm đã có của công ty. Có thể tích hợp được với nhiều chương trình phàn mềm khác của một tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tăng cường khả năng bán hàng qua mạng LAN, Internet và hỗ trợ khách hàng qua mạng Internet. Cung cấp một số công cụ hữu ích cho nhà quản lý và các nhân viên. Phù hợp với đông đảo các quy mô đơn vị tổ chức vừa và nhỏ, kinh doanh có thể cùng lúc nhiều loại mặt hàng, dịch vụ có tính chất khác nhau và đang có nhu cầu nâng cao công tác quản lý bán hàng. Phương pháp tiến hành Những người đã gặp: Lãnh đạo cơ sở thực tập: Tổng giám đốc công ty VISTCO: TS. Lê Trọng Bài. Các cán bộ phụ trách quản lý kinh doanh của các trung tâm. Giám đốc trung tâm phát triển phần mềm và giải pháp công nghệ: Nguyễn Quý Hữu. Công cụ thu thập thông tin: Phỏng vấn trực tiếp những người gặp mặt. Quan sát quá trình cập nhật thông tin hàng hoá và tổ chức bán hàng của các đơn vị, trung tâm của công ty. Nghiên cứu tài liệu phần mềm công ty, tài liệu về tổ chức và về quy tắc xử lý các nghiệp vụ bán một số loại mặt hàng khác nhau. Mô tả khung cảnh - Môi trường của hệ thống bán hàng: Tất cả các bộ phận bán hàng của các trung tâm trong công ty đều ảnh hưởng tới và chịu ảnh hưởng của hệ thống bán hàng điện tử. Các bộ phận kế toán tài chính, phòng tổ chức kinh doanh, quản lý kho hàng, quản trị kỹ thuật, an ninh mạng, quản lý quan hệ khách hàng, hỗ trợ sau bán hàng … đều liên kết mật thiết với hệ thống. Nhà cung cấp, bạn hàng và khách hàng, đối thủ cạnh tranh, đối tác liên minh hay đơn vị hỗ trợ kỹ thuật, ngân hàng đăng ký thanh toán, cơ quan thuế của nhà nước … là môi trường bên ngoài doanh nghiệp có ảnh hưởng lớn đến hệ thống bán hàng. - Các nhà quản lý có trách nhiệm: Ban lãnh đạo, hội đồng quản trị của công ty. Lãnh đạo và nhà quản lý của các trung tâm có kinh doanh hàng hoá sản phẩm cụ thể hay cung cấp dịch vụ. Những người chịu trách nhiệm quản lý công tác bán hàng trực tiếp của các bộ phận trong đơn vị. - Khung cảnh ứng dụng một hệ thống bán hàng điện tử: Đặc trưng tổ chức: Công ty có nhiều chính sách nhằm nâng cao khả năng kinh doanh trên nhiều loại mặt hàng và dịch vụ. Đặc bệt, công ty rất chú trọng tới việc tăng cường khả năng xuất bán hàng và đã có những chiến lược cụ thể nhằm thực hiện mục tiêu này. Đặc trưng công nghệ: Công ty có sử dụng hệ thống mạng LAN kết nối chặt chẽ các bộ phận và kết nối Internet 24/24 cho mục đích quan lý các hoạt động của tổ chức và giới thiệu công ty tới mạng toàn cầu. Công ty đang ứng dụng một số công cụ tiện ích trong công tác quản lý bán hàng như: công cụ văn phòng (Word, Excel, Access…), phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Tất cả các nhân viên ở các bộ phận đều được trang bị máy vi tính làm việc tại công ty và nhiều nhân viên có khả năng làm việc tại nhà với công nghệ Internet kết nối toàn cầu. PHÂN TÍCH YÊU CẦU Hệ thống cần nghiên cứu - Tên gọi: Hệ thống bán hàng điện tử thông minh - Tên tiếng Anh: Intelligent Electrical Selling System – IESS - Mục đích: Quản lý bán hàng và Hỗ trợ khách hàng Các vấn đề đặt ra - Nhìn dưới góc độ các nhà quản lý có liên quan: Hệ thống phải tạo ra sự đột biến thực sự hiệu quả công tác bán hàng của tổ chức. Đặc biệt là phải quản lý thống nhất quá trình kinh doanh đồng thời nhiều loại hàng hoá, dịch vụ có tính chất khác nhau. Hệ thống phải là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp các lãnh đạo và nhà quản lý có thể theo dõi chính xác và đưa ra các quyết định kịp thời, hiệu quả. Hệ thống sẽ là cầu nối hiện đại giữa các nhân viên trong đơn vị, đặc biệt là các nhân viên có nhiệm vụ công tác liên hệ mật thiết với nhau (Ví dụ như: Nhân viên Kế toán – Bán hàng - Thủ kho – Giao hàng) - Nhìn dưới góc độ nhà phân tích: Hệ thống phải được thiết kế hiện đại: Giao diện đẹp và khách hàng có thể cài đặt tuy nghi thích hợp; Các mẫu Form nhập hay xuất dữ liệu phải được bố trí phù hợp với các mẫu hoá đơn hay báo cáo mà doanh nghiệp đã thực hiện trên các công cụ xử lý trước đây theo quy định của ngành hay của riêng doanh nghiệp; Có thể tích hợp và liên kết với các chương trình, công cụ mà đơn vị đã và đang sử dụng đồng thời có thể đáp ứng được nhu cầu đổi mới trong tương lai. Hệ thống phải được thiết kế sao cho giúp tất cả người sử dụng khi thực hiện nghiệp vụ của mình một cách nhanh chóng nhất và ít gặp phải sai sót nhất. Hệ thống cần đảm bảo được tính phân quyền theo cơ cấu phân cấp của tổ chức. Các bộ phận chức năng có thể sử dụng những Module riêng biệt, không phụ thuộc chờ đợi hay không dễ xảy ra sự cố phá hại vô ý hoặc cố ý trong đơn vị. Đồng thời các module trong một dây chuyền xử lý nghiệp vụ phải đảm bảo thống nhất và liên kết chặt chẽ với nhau để tận dụng lợi thế của quá trình tự động hoá điện tử. Hệ thống cần đạt được tính bảo mật dữ liệu đồng thời lại hỗ trợ việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Việc sử dụng các kết nối mạng LAN và mạng Internet tạo ra sự liên hệ mật thiết trong môi trường cả bên ngoài lẫn bên trong của hệ thống nhưng phải đảm bảo tính bảo mật, tính mở và tính hệ thống. ĐÁNH GIÁ KHẢ THI Khả thi về tổ chức Hệ thống phần mềm được thiết kế dựa trên những kết quả phân tích của các phần mềm, tài liệu đã được khảo sát, phân tích và thiết kế của công ty VISTCO cùng một số sản phẩm tương tự đang được kinh doanh trên thị trường. Với những yêu cầu của ban lãnh đạo và các nhân viên tham gia công tác bán hàng, hệ thống phần mềm bán hàng IESS tôn trọng những chính sách, quy tắc quản lý bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời được các nhân viên sẵn sàng tham gia vào sự phát triển hệ thống. Khả thi về kỹ thuật Hiện nay, giá thành của các thiết bị máy tính và kết nối mạng đã không còn là vấn đề khó khăn đối với nhiều công ty và cửa hàng kinh doanh hàng hoá. Vì thế mà chi phí cho một mạng máy tính bán hàng tuỳ theo quy mô cửa hàng, công ty có thể nằm trong sự quyết định của lãnh đạo hay chủ cửa hàng. Trên thực tế có rất nhiều đơn vị đã và đang tin học hoá từng phần cũng như số lượng nhân viên có thể sử dụng máy tính ở mức cơ bản hay có thể được đào tạo trong thời gian ngắn đã khá đông đảo nên việc áp dụng hệ thống có thể dễ dàng triển khai trong đơn vị. Khả thi về thời gian Đối với việc phát triển hệ thống bán hàng điện tử IESS thì với mô hình phần mềm cho trước, các kỹ thuật viên chỉ cần mất khoảng một tuần kể từ khi nhà lãnh đạo quyết định khởi động dự án ứng dụng, để có thể cài đặt lại và thêm các cấu hình theo nhu cầu người sử dụng cũng như sao cho phù hợp với quy mô và tính chất kinh doanh của đơn vị. Việc cài đặt không quá phức tạp cũng như việc đào tạo kỹ thuật sử dụng cho nhân viên sẽ không mất nhiều thời gian. Việc chuyển đổi dữ liệu có thể diễn ra nhanh chóng nhằm giúp đơn vị có thể sớm ổn định quá trình ứng dụng hệ thống quản lý bán hàng mới để thực hiện thành công các chiến lược phát triển của mình. Khả thi về tài chính Đối với một đơn vị kinh doanh thì việc ứng dụng một phần mềm quản lý bán hàng sẽ tạo ra rất nhiều lợi ích và doanh thu cho đơn vị, vì quá trình quản lý sẽ được đẩy cao tốc độ và quá trình phục vụ khách hàng sẽ đạt được chất lượng hơn. Mặt khác chi phí để xây dựng một hệ thống bán hàng điện tử riêng của doanh nghiệp hay mua một sản phẩm phần mềm mang tính phổ biến thích nghi cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ đối với nhiều đơn vị không còn là vấn đề khó khăn. * Kết luận: Như vậy, sau đợt thực tập tổng hợp, đề tài được định hình cụ thể là: Hệ thống bán hàng điện tử thông minh = Quản lý bán hàng hiện đại + Hỗ trợ khách hàng thông minh CHƯƠNG II QUY TRÌNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG IESS - HỆ THỐNG BÁN HÀNG ĐIỆN TỬ THÔNG MINH CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý Tầm quan trọng của thông tin đối với doanh nghiệp Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lý giao dịch Cấp chiến lược Quyết định Quyết định Quyết định Thông tin Thông tin Thông tin Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Tháp quản lý thể hiện tính chất thông tin theo cấp quyết định: Hình 1: Tháp quản lý Các đầu mối thông tin của tổ chức doanh nghiệp: Nhà nước và cấp trên Khách hàng Doanh nghiệp cạnh tranh Doanh nghiệp có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh Nhà cung cấp DOANH NGHIỆP Nhà nước và cấp trên Nhà nước và cấp trên Doanh nghiệp Ngân hàng Nhà cung cấp Cơ quan hành chính Nhà thầu Khách hàng Đại lý Nguyên vật liệu, Nhiên liệu, dịch vụ Dịch vụ tài chính Thanh toán Thanh toán chi phí Bán thành phẩm Dịch vụ Thanh toán Thanh toán Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Sản phẩm cuối cùng Thanh toán Sản phẩm cuối cùng Hình 2.a, 2.b: Mối quan hệ giữa hệ thống và môi trường bên ngoài doanh nghiệp Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp * Khái niệm cơ bản: Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về hệ thống thông tin tuy nhiên theo cách hiểu của các nhà tin học thì : Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu …thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) cua hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng vời các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Nguồn Kho dữ liệu Phân phát Thu thập Xử lý và lưu trữ Đích Hình 3: Mô hình hệ thống thông tin * Phân loại các hệ thống thông tin trong tổ chức Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage) Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Tài chính Kế toán Marketing Nhân lực Kinh doanh Sản xuất Văn phòng Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Hình 4: Phân loại hệ thống thông tin * Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn ký thuật) Mô hình ổn định nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình hay thay đổi nhất Hình 5: Các mô hình của hệ thống thông tin * Tầm quan trọng của hệ thống thông tin hoạt động tốt Việc xây dựng hệ thống thông tin thực sự là giải pháp cứu cánh trong việc nâng cao khả năng cạnh tranh của một doanh nghiệp trước đối thủ và là giải pháp hữu hiệu để giải quyết vấn đề mà tổ chức gặp phải. Thực tế cho thấy một tổ chức thường xây dựng hệ thống thông tin khi họ gặp phải những vấn đề cản trở hoặc hạn chế không cho phép họ thực hiện những điều mong đợi hay muốn có ưu thế mới, năng lực mới để đạt được mục tiêu và nắm lấy cơ hội trong tương lai. Hoạt động tốt hay xấu của hệ thống thông tin được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp. Thông tin nội Thông tin viết Thông tin nói Thông tin hình ảnh Thông tin dạng khác Thông tin ngoại Thông tin viết Thông tin nói Thông tin hình ảnh Thông tin dạng khác HTTTQL thu nhận Xử lý các dữ liệu thô (lọc cấu trúc hoá) Xử lý (Áp dụng các quy tắc quản lý) Thông tin cấu trúc Phân phát Thông tin kết quả NSD NSD Hình 5: Quá trình xử lý thông tin của hệ thống (HTTQL: Hệ thống thông tin quản lý – NSD: Người sử dụng) Độ tin cậy Tính đầy đủ Tính thích hợp Tính dễ hiểu Tính được bảo vệ Tính đúng thời điểm Tiêu chuẩn chất lượng của hệ thống thông tin như sau: * Khả năng ứng dụng mạng trong hệ thống thông tin quản lý: 1. Ứng dụng trong quản lý bán hàng: - Bán hàng từ chi nhánh: Một công ty muốn tăng tốc độ hệ thống tiếp nhận đơn đặt hàng bằng cách phát triển một mạng tiếp nhận gồm các đầu cuối được đặt ở các văn phòng chi nhánh. Từ các chi nhánh nhân viên bán hàng có thể truy cập trực tiếp vào các máy tính lớn ở văn phòng tổng; họ có thể nhập vào một đơn đặt hàng từ xa; xác định khả năng tài chính trên thẻ tín dụng của khách hàng và lượng hàng hiện có trong kho ngay tức thời và gửi phiếu xuất tới bộ phận bán hàng trong vài giây. - Bán hàng trên địa bàn: Nhân viên có thể được trang bị một máy tính xách tay có thể nhập đơn đặt hàng ở bất cứ nơi nào trong địa bàn công tác. Họ có thể làm việc đó trong phòng ở khách sạn, trên ô tô, tại nhà của khách hàng bằng cách kết nối không dây hoặc qua Internet Phone. - Khả năng in ấn tại bàn làm việc: Thông qua việc chia sẻ tài nguyên máy in trong mạng của hệ thống, nhân viên có thể in các hoá đơn, báo cáo nhanh chóng, giảm bớt chi phí di chuyển hay mua sắm thiết bị. .- Nhắn tin và hỗ trợ ra quyết định: Hệ thống mạng với các phần mềm thông dụng có thể hỗ trợ nhân viên nhắn tin trao đổi với nhau và nhà quản lý, ban lãnh đạo có thể ra quyết định tác nghiệp tốt hơn. - Cơ sở dữ liệu trực tuyến: có thể cung cấp các thông tin hữu ích nhằm hỗ trợ khách hàng khi mua sản phẩm của doanh nghiệp. 2. Mạng máy tính cục bộ (LAN) - Mạng LAN (Local Area Network): nối các máy vi tính hoặc các đầu cuối trong phạm vi địa lý hẹp (trong một văn phòng, toà nhà hoặc một khuôn viên) bằng những đường truyền riêng, truyền theo kiểu quảng bá (Broadcasting) thông tin trên toàn mạng và thường có một chủ nhân cụ thể. - Các thành phần: Máy trạm (Workstation), Máy chủ tệp (File Server), Máy chủ in ấn (Printer Server), Máy chủ truyền thông (Communications Server), Dây cáp (Cabling), Cạc giao diện mạng NIC (Network Interface Cards), Hệ điều hành mạng NOS (Network Operating System). - Cấu hình mạng LAN: Có nhiều cấu hình vật lý (Topology) như: Mạng hình sao (Star), mạng đường trục (Bus), mạng vòng (Ring), mạng LAN hỗn hợp, mạng xương sống (Backbone). MÁY CHỦ TỆP Máy In Máy trạm Máy trạm HUB Máy trạm Hình 6: Sơ đồ mạng LAN hỗn hợp * Lý do cài đặt mạng LAN: Dùng chung các thiết bị ngoại vi đắt tiền; Chia sẻ các tệp dữ liệu; Sử dụng các phần mềm nhiều người dùng; Truyền thông tin giữa các nhân viên với nhau không cần in ra giấy; Nhắn tin, thư tín điện tử hoặc hội thoại điện tử; Truy cập vào máy tính lớn hoặc các mạng khác. Phân tích, thiết kế và cài đặt một hệ thống thông tin Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Những vấn đề về quản lý: Hệ thống quản lý cũ phát sinh những sai xót hay những rắc rối trong quá trình vận hành, điều đó đã làm giảm hiệu quả hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh. Những yêu cầu mới của nhà quản lý: Sự phát triển về tiềm lực cũng như tăng gia về các chỉ tiêu cần đạt được trong quản lý và kinh doanh đã đặt ra những yêu cầu nâng cấp hệ thống đã có để có thể đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp trong giai đoạn mới. Sự nhìn nhận và đánh giá của nhà quản lý về môi trường quan hệ mật thiết với doanh nghiệp cũng sẽ ảnh hưởng đên quyết định học tập hay áp dụng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả đã được xây dựng và kiểm chứng ở đơn vị khác. Sự thay đổi công nghệ: Sự phát triển mới của công nghệ tác động mạnh mẽ đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các yêu cầu của thị trường. Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp liên kết chặt chẽ hơn với môi trường mật thiết bên ngoài doanh nghiệp, công nghệ mới còn có thể giúp doanh nghiệp đạt được những bước tiến mới trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và sản xuất kinh doanh. Thay đổi sách lược chính trị: Dự đoán được xu thế phát triển tương lai của đơn vị mình trong môi trường cạnh tranh gay gắt là cơ sở để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển một cách hiệu quả. Việc lãnh đạo quyết định có xây dựng một hệ thống thông tin quản lý mới hay chỉ nâng cấp từ hệ thống đã có là phương tiện để nhà quản lý thưc hiện các đường lối, sách lược phát triển của mình. Tuy nhiên, việc nhận ra yêu cầu phát triển một cách rõ ràng vẫn chưa là điều kiện đủ để bắt đầu phát triển một hệ thống thông tin quản lý trong đơn vị. Nó còn tuỳ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin * Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống: Phương pháp SADT (Structured Analysis and Design Technique): Kỹ thuật phân tích cấu trúc và thiết kế. Phương pháp này xuất phát từ Mỹ. Nguyên tắc xây dựng: Mô hình phân rã liên kết thực thể liên kết quan hệ - Sử dụng các mô hình. - Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Để nhận biết được những hệ thống quá phức tạp, phải loại bỏ những đặc điểm phụ để nhận biết cho được các đặc điểm chính. Hệ thống được nhận thức dưới hai mức: Mức vật lý - Mức logic Mức vật lý Mức logic Sự trừu tượng hoá Áp dụng phương thức biến đổi: Hộp đen Phân cấp các chức năng phức tạp thành các chức năng nhỏ hơn và cứ thế tiếp tục. Đi từ tổng quát đến chi tiết: Dùng hộp đen: cái gì chưa biết gọi là hộp đen. - Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. * Các giai đoạn phát triển một hệ thống thông tin: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá tính khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Lập kế hoạch phân tích chi tiết Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại Nghiên cứu hệ thống thực tại Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Sửa đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế logic Thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý Thiết kế các dòng vào Hoàn chỉnh tài liệu logic Hợp thức hoá mô hình logic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Xác định các ràng buộc của tổ chức và tin học Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo về phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hoá Thiết kế các thủ tục thủ công Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật Thiết kế vật lý trong Lập trình Thử nghiệm kiểm tra Chuẩn bị các tài liệu cho hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi Khai thác và bảo trì Đánh giá Một số kiến thức khoa học về hệ thống thông tin kế toán Các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống thông tin kế toán Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Chu trình báo cáo tài chính Báo cáo tài chính Các sự kiện kinh tế Các giao dịch Hình 7: Mô hình chu trình nghiệp vụ của một hệ thống thông tin kế toán A – Chu trình tiêu thụ Chức năng Chu trình tiêu thụ ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu. Các sự kiện kinh tế - Nhận đơn đặt hàng của khách hàng. - Giao hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng. - Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền hàng. - Nhận tiền thanh toán. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống ghi nhận đơn đặt hàng. - Hệ thống giao hàng hoá và dịch vụ. - Hệ thống lập hoá đơn bán hàng. - Hệ thống thu quỹ. Các chứng từ - Lệnh bán hàng (do bộ phận ghi nhận đặt hàng lập). - Phiếu gửi hàng (do bộ phận gửi hàng lập). - Hoá đơn bán hàng (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Phiếu thu tiền (đối với bán hàng thu tiền ngay). - Giấy báo trả tiền do khách hàng gửi tới (đối với bán chịu), xác định số tiền thanh toán cho khoản nợ nào. - Chứng từ ghi nhận hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán (do bộ phận lập hoá đơn lập). - Bảng phân tích nợ theo thời gian – phân tích nợ không thu hồi được (do bộ phận bán chịu lập) và chứng từ ghi sổ - căn cứ ghi việc xoá nợ khó đòi trên sổ chi tiết khách hàng và tài khoản liên quan trong sổ cái (do bộ phận kế toán lập). Các báo cáo - Báo cáo khách hàng: được lập định kỳ hàng tháng và gửi cho khách hàng, liệt kê tất cả các nghiệp vụ phát sinh theo từng khách hàng trong tháng. - Báo cáo phân tích nợ theo thời gian: được lập hàng tháng, phân tích nợ của từng khách hàng theo số ngày nợ với giới hạn 30, 60, 90 ngày. - Báo cáo nhận tiền: liệt kê toàn bộ tiền và các sec nhận được trong ngày. Các sổ sách kế toán - Ba nhật ký đặc biệt: nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá hàng bán - hàng bán bị trả lại và nhật ký thu tiền. - Một sổ chi tiết phải thu khách hàng: theo dõi chi tiết cho từng khách hàng. B – Chu trình cung cấp Chức năng Chu trình cung cấp ghi chép những sự kiện phát sinh liên quan đến mua hàng hay dịch vụ. Các sự kiện kinh tế - Yêu cầu đặt hàng hay dịch vụ cần thiết. - Nhận hàng hay dịch vụ. - Xác định nghĩa vụ thanh toán với nhà cung cấp. - Đơn vị tiến hành thanh toán theo hoá đơn. Các hệ thống ứng dụng - Hệ thống mua hàng. - Hệ thống nhận hàng. - Hệ thống thanh toán theo hoá đơn. - Hệ thống chi tiền. Các chứng từ - Yêu cầu mua hàng (do các bộ phận bộ phận trong doanh nghiệp lập khi có nhu cầu và gửi đến bộ phận mua hàng). - Đơn đặt hàng (do bộ phận mua hàng lập). - Báo cáo nhận hàng (do bộ phận nhập hàng lập). - Chứng từ thanh toán (do bộ phận kế toán phải trả lập trên cơ sở các bản sao chứng từ đặt hàng, báo cáo nhận hàng và hoá đơn của nhà cung cấp, làm cơ sở cho bộ phận._.