Phân tích tình hình thực hiện chi phí và các biện pháp làm giảm chi phí kinh doanh tại Công ty TNHH máy tính Hà Nội

2. ý nghĩa của công tác quản lý chi phí kinh doanh…….…………………17 II. Nội dung và phương pháp phân tích…………………………………….…18 1. Nội dung…………………………………………….…………………..18 1.1. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu…………………………………………………….……………18 1.2. Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng của chi phí…………….18 1.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí……………………..19 1.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu……….………………...19 2. Phương pháp phân tích………………………………………………….20 2.1. Phương pháp so sánh……….…………………………………………20 2.2. Phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch…..…..23 2.3. Phương pháp cân đối……………………………………………….….25 2.4. Các phương pháp khác…………………………………………….…..25 III. Nguồn tài liệu……….……………………………………………………26 Chương II: Phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh……..…..………...……………………………..27 I. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty…….………………..27 1. Quá trình hình thành và phát triển………….…………………………...27 2. Chức năng và nhiệm vụ…………………..……………………………..29 3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh……...……….………………30 4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty…………..………..34 5. Một vài chỉ tiêu về hoạt động kinh doanh…………….………………...36 II. Nội dung công tác quản lý chi phí……………………..………………….40 III. Phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh………..……………….42 1. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí…………….………………42 2. Phân tích tổng hợp chi phí theo chức năng hoạt động……….………….44 3. Phân tích tình hình thực hiện chi phí quản lý……………….…………..45 4. Phân tích tình hình thực hiện chi phí giá vốn hàng hoá…….…………..47 5. Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí tiền lương…….…………...51 Chương III: Nhận xét, đánh giá và các giải pháp ………………...……….……………………57 I. Nhận xét, đánh giá………………………….……………………………...57 1. Mặt mạnh……………….……………………………………………….57 2. Tồn tại ………………….……………………………………………….59 2.1. Chi phí khấu hao tài sản cố định………….…………………………...59 2.2. Chi phí tiền lương………………………..…………………………….59 2.3. Chi phí mua hàng………………………..……………………………..60 II. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí………………………………...60 1. Biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí………..………………61 1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí…………….……………………...61 1.2. Biện pháp chung làm giảm chi phí……………..……………………...61 2. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí………..……………………...62 2.1. Mở rộng thị trường kinh doanh………………..………………………62 2.2. Nâng cao trình độ của người lao động………..………………………..65 2.3. Có phương hướng kinh doanh hợp lý……..……………………………65 3. Những đề xuất nhằm hạ thấp chi phí………..…………………………...66 3.1. Chi phí mua hàng (trị giá hàng mua, chi phí thu mua)…..…………….66 3.2. Chi phí tiền lương…………………………………………..………….66 3.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định……………………………..………...67 3.4. Chi phí quản lý………………………………………………..………..67 Kết luận 70 Tài liệu tham khảo 71 Nhận xét của đơn vị thực tập 72 Lời nói đầu Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới của đất nước, chính sách, chế độ về tài chính – kế toán không ngừng được đổi mới, hoàn thiện để phù hợp với tình hình phát triển kinh tế – xã hội trong nước và hợp tác, hội nhập quốc tế. Là một sinh viên chuẩn bị rời xa mái ghế nhà trường để bước vào một cuộc sống mới với bao trăn trở về vấn đề lập nghiệp và tạo dựng cuộc sống, em càng thấm thía câu nói bất hủ về môi trường kinh doanh của chúng ta – những người kinh doanh tương lai sẽ phải đón nhận đó là: “Thương trường cũng như chiến trường”. Phải chăng môi trường kinh doanh đó đầy khó khăn, khắc nghiệt, đòi hỏi sự thử thách cao ở mỗi con người. Bất cứ ai khi bước chân vào kinh doanh thì vấn đề đầu tiên phải tính đến là lợi nhuận và làm cách nào có thể tăng lợi nhuận đến mức tối đa mà giảm được chi phí đến mức tối thiểu, cho nên ở đó không có chỗ dành cho tình cảm, bao dung, độ lượng mà đó là cuộc cạnh tranh gay gắt quyết liệt giữa các doanh nghiệp với nhau. Nói như vậy thì việc các nhà quản trị tìm ra phương hướng kinh doanh và quản lý tốt các khoản chi phí là công việc cực kỳ quan trọng. Làm thế nào để 1 đồng vốn bỏ ra ngày hôm nay phải thu được nhiều lợi nhuận trong tương lai. Ngày nay, nền kinh tế nước ta đang dần mở cửa với sự phát triển mạnh mẽ của các thành phần kinh tế và chúng ta đã đạt được những thành tựu đáng được ghi nhận sau công cuộc cải cách kinh tế từ năm 1986. Tuy nhiên sự phát triển của nền kinh tế thị trường đó một mặt đã tạo ra những cơ hội to lớn, mặt khác lại mang đến những khó khăn cho các doanh nghiệp, như: Những khó khăn về vốn, khó khăn về khoa học, công nghệ mới,… Do đó, câu hỏi đặt ra cho các nhà quản trị doanh nghiệp là phải làm sao để có thể tận dụng được mọi nguồn lực sẵn có của mình nhằm tiết kiệm được chi phí một cách tối ưu nhất và đó là chìa khoá của việc tăng lợi nhuận. Khi nhận thức được tầm quan trọng của việc phân tích và quản lý chi phí trong doanh nghiệp, qua thời gian thực tập ở công ty trách nhiệm hữu hạn máy tính Hà Nội cùng với việc kết hợp giữa kiến thức lý luận và kiến thức thực tế mà em thu nhận, học hỏi được qua thời gian thực tập đó, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Phân tích tình hình thực hiện chi phí và các giải pháp nhằm tiết kiệm chi phí” tại công ty trách nhiệm hữu hạn máy tính Hà Nội làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Tuy nhiên, với điều kiện thời gian cho phép và phần kiến thức còn nhiều hạn chế, cho nên bản chuyên đề còn nhiều thiếu sót, em rất mong được sự góp ý của thầy cô giáo trong trường cũng như các cô chú anh chị trong phòng tài chính kế toán để bản chuyên đề này được đầy đủ và hoàn thiện hơn. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ tận tình của cô giáo Lê Hoài Phương đã trực tiếp hướng dẫn em cùng các cô chú anh chị trong phòng tài chính kế toán đã giúp em hoàn thiện bản chuyên đề này. Đề tài được nghiên cứu chia làm 3 phần: Chương I: Cơ sở lý luận về phân tích chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương II: Phân tích tình thực hiện chi phí kinh doanh tại công ty trách nhiệm hữu hạn máy tính Hà Nội. Chương III: Một số biện pháp và ý kiến đề xuất nhằm tiết kiệm chi phí sản xuất. Sau đây là nội dung chính của từng chương. Danh mục các chữ viết tắt Trách nhiệm hữu hạn: TNHH Tài sản cố định: TSCĐ Nguồn vốn chủ sở hữu: NVCSH Năng suất lao động: NSLĐ Tỷ lệ: TL Tỷ trọng: TT Tỷ suất: TS Chương I Cơ sở lí luận về phân tích Chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp I. Những vấn đề chung về chi phí kinh doanh 1. Khái niệm, phân loại chi phí kinh doanh 1.1. Khái niệm chi phí kinh doanh Trong cuộc sống hàng ngày, nhu cầu của con người là vô tận. Để thoả mãn nhu cầu của mình, con người phải nỗ lực phấn đấu và bỏ sức ra làm với mong muốn lợi ích thu được là cao nhất. Với các doanh nghiệp cũng vậy, để tồn tại và phát triển một cách bền vững trong nền kinh tế thị trường ngày càng cạnh tranh khốc liệt đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh phải có lời. Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trên các lĩnh vực sản xuất, xây dựng, thương mại dịch vụ,..., là để sản xuất và cung cấp hàng hoá - dịch vụ cho người tiêu dùng nhằm thu được lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu kinh doanh đó, nhất thiết doanh nghiệp phải bỏ ra những chi phí nhất định. Tuy nhiên, dù ở bất cứ loại hình nào thì doanh nghiệp cũng luôn phải đổi mới phương thức kinh doanh, cải tiến mẫu mã, nâng cao chất lượng sản phẩm,…, đảm bảo sức cạnh tranh. Có một học giả người Mỹ đã cho rằng: “Công việc kinh doanh chỉ là vấn đề đô la. Nếu anh ta không kiếm được đô la thì công việc kinh doanh chỉ là vô nghĩa”. Nói như vậy, việc kinh doanh có lợi nhuận đó không phải là điều đơn giản và việc tính toán, xác định chính xác giữa kết quả đạt được với chi phí bỏ ra còn phụ thuộc rất nhiều vào tài kinh doanh của nhà quản trị. Vậy chi phí là gì? làm thế nào để tiết kiệm được chi phí? Khi định nghĩa về chi phí, có rất nhiều khái niệm khác nhau. Tuy nhiên tuỳ từng lĩnh vực hoạt động, tính chất, đặc điểm, lĩnh vực kinh doanh mà chi phí được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau. Nhìn chung, chi phí phát sinh hàng ngày, hàng giờ, đa dạng phức tạp. ở lĩnh vực hoạt động kinh tế của doanh nghiệp thương mại: Các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra trước hết là các chi phí cho việc sản xuất sản phẩm. Trong khi tiến hành sản xuất, các doanh nghiệp phải tiêu hao các loại vật tư như nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hao mòn máy móc, thiết bị, các công cụ dụng cụ. Doanh nghiệp còn thực hiện trả tiền lương (hay tiền công) cho người lao động. Như vậy có thể thấy chi phí sản xuất của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về vật chất và lao động mà doanh nghiệp phải bỏ ra để sản xuất sản phẩm trong một thời kỳ. Các chi phí này phát sinh có tính chất thường xuyên và gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm. Doanh nghiệp ngoài việc sản xuất chế biến, còn phải tổ chức tiêu thụ sản phẩm. Trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp cũng phải bỏ ra những chi phí nhất định, như chi phí về bao gói sản phẩm, vận chuyển, bảo quản sản phẩm. Ngoài ra, để giới thiệu rộng rãi sản phẩm cho người tiêu dùng, cũng như để hướng dẫn tiêu dùng, điều tra khảo sát thị trường để có quyết định đối với việc sản xuất thì doanh nghiệp còn phải bỏ ra những chi phí về nghiên cứu, tiếp thị, quảng cáo, giới thiệu sản phẩm hay bảo hành sản phẩm. Tất cả những chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm gọi là chi phí tiêu thụ hay còn gọi là chi phí lưu thông sản phẩm. Ngoài chi phí sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, trong kinh doanh, doanh nghiệp còn phải nộp những khoản tiền gián thu cho nhà nước theo luật thuế đã quy định như thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp,… Đối với doanh nghiệp, những khoản tiền thuế phải nộp trên là những chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra trong kinh doanh, vì thế nó mang tính chất khoản chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, từ góc độ của doanh nghiệp, có thể thấy chi phí sản xuất – kinh doanh của một doanh nghiệp là toàn bộ chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ sản phẩm và các khoản tiền thuế gián thu mà doanh nghiệp phải bỏ ra để thực hiện hoạt động sản xuất - kinh doanh trong một thời kỳ nhất định. Các khoản chi phí này đều được biểu hiện bằng thước đo tiền tệ. Chi phí doanh nghiệp chi ra cấu thành nên giá trị thành phẩm, giá trị sản phẩm bao gồm 3 bộ phận: C, V, M và được biểu hiện bằng công thức: G = C + V + M Trong đó: M: Giá trị mới do lao động sáng tạo ra. C: Toàn bộ giá trị tư liệu sản xuất đã tiêu hao như khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ. V: Chi phí tiền lương, tiền công phải trả cho người lao động tham gia vào quá trình sản xuất. Các khoản chi phí này phát sinh có tính chất thường xuyên, liên tục, gắn liền với quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp. Tuy nhiên cũng cần phải phân biệt sự khác nhau giữa chi phí và chi tiêu. Chi tiêu là sự giảm đi đơn thuần của các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được sử dụng vào mục đích gì.Tổng chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm chi tiêu cho quá trình cung cấp (chi phí mua sắm vật tư hàng hoá), chi tiêu cho quá trình sản xuất kinh doanh (chi cho sản xuất, cho công tác quản lý,…). Chi tiêu là cơ sở của chi phí: Không có chi tiêu thì không có chi phí, nhưng có những khoản chi tiêu kỳ này chưa được tính vào chi phí (chi phí mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa sử dụng) và có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng thực tế chưa chi tiêu (chi phí trích trước). Như vậy, chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống, lao động vật hoá và các chi phí khác mà doanh nghiệp đã chi ra trong một thời kỳ nhất định, đồng thời được bù đắp từ doanh thu kinh doanh trong kỳ. 1.2. Phân loại chi phí kinh doanh 1.2.1. Sự cần thiết phải phân loại chi phí kinh doanh Chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phát sinh thường xuyên trong suốt quá trình tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp, nó bao gồm nhiều loại, với tính chất kinh tế, mục đích, công dụng khác nhau. Do đó, để đảm bảo yêu cầu quản lý và đề ra biện pháp tiết kiệm chi phí một cách hiệu quả nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh nhất thiết phải phân loại chi phí. Việc làm này có ý nghĩa vô cùng to lớn, một mặt nó giúp cho nhà hoạch định theo dõi được tình hình chi phí đang diễn ra, mặt khác nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Tuy nhiên, việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh phải dựa trên những cơ sở khoa học đúng đắn và theo nhiều tiêu thức khác nhau. Có như vậy mới phân tích và đánh giá chính xác chi phí của doanh nghiệp. 1.2.2. Phân loại chi phí kinh doanh * Căn cứ vào mức độ tham gia vào các hoạt động kinh doanh, chi phí kinh doanh được phân loại thành chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp: - Chi phí trực tiếp: Là những chi phí có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm cũng như các chi phí liên quan đến hoạt động quản lý và phục vụ sản xuất trong phạm vi các bộ phận phân xưởng, tổ đội sản xuất bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Trong đó, nguyên vật liệu trực tiếp là loại nguyên vật liệu chủ yếu tạo nên thực thể sản phẩm. Nhân công trực tiếp là những người trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm, sức lao động của họ hao phí trực tiếp cho sản phẩm mà họ sản xuất ra. Ngoài ra, nó cũng là những chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm phát sinh trong quá trình chuyển sản phẩm từ doanh nghiệp sản xuất đến người mua gồm các chi phí: + Chi phí đóng gói sản phẩm để tiêu thụ: Là những chi phí bao gói sản phẩm thành từng lô, từng kiện, chi phí vận chuyển sản phẩm đến kho của người mua, chi phí bảo quản sản phẩm kể từ lúc xuất kho gửi đi bán, chi phí bốc dỡ. + Chi phí mua hàng, chi phí bán hàng. - Chi phí gián tiếp: Là những chi phí khác liên quan đến việc sản xuất chế tạo sản phẩm ngoài chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Loại chi phí này bao gồm: + Chi phí nhân công phân xưởng (lao động gián tiếp nghĩa là lao động phục vụ quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh). + Chi phí vật liệu gián tiếp. + Chi phí công cụ dụng cụ. + Chi phí khấu hao tài sản cố định. + Chi phí khác bằng tiền. Nó cũng là khoản chi phí phát sinh phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh như chi phí quản lý doanh nghiệp. * Căn cứ vào biến đổi chi phí, chi phí được phân thành chi phí khả biến (biến phí) và chi phí cố định (định phí): - Chi phí khả biến: Là những khoản chi phí biến đổi phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm sản xuất, hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ. Chi phí này bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá, chi phí đóng gói bao bì,… Đặc điểm của chi phí khả biến là khi khối lượng sản phẩm sản xuất, hàng hoá mua vào, bán ra thay đổi thì chi phí khả biến thay đổi theo chiều tỷ lệ thuận. Nhưng chi phí khả biến cho một đơn vị doanh thu thì không đổi. - Chi phí cố định: Là những khoản chi phí tương đối ổn định, không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất, hàng hoá mua vào bán ra trong kỳ như chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí nhân viên quản lý,… Đây là loại chi phí mà doanh nghiệp phải thanh toán, phải trả không phụ thuộc vào khối lượng sản phẩm nhiều hay ít, thậm chí đôi khi không kinh doanh cũng phải trả. Vì vậy ngay cả khi doanh nghiệp không sản xuất kinh doanh gì cả cũng phải chi trả tiền thuê nhà đất để xe, lương bảo vệ TSCĐ. Đặc điểm của loại chi phí này là khi khối lượng sản phẩm sản xuất, hàng hoá mua vào bán ra thay đổi thì chi phí bất biến không đổi. Nhưng chi phí bất cho một đơn vị sản phẩm doanh thu thay đổi theo chiều hướng tỷ lệ nghịch. * Căn cứ vào chức năng hoạt động của doanh nghiệp: Chi phí được phân thành chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. - Chí phí mua hàng là chi phí phát sinh liên quan đến số hàng hoá mua về nhập kho để bán của doanh nghiệp trong kỳ, là những khoản chi phí bằng tiền hoặc tài sản gắn liền với quá trình mua vật tư hàng hoá. Chi phí mua hàng là những khoản chi phí từ khi giao dịch ký kết hợp đồng cho đến khi hợp đồng được thực hiện, hàng hoá đã nhập kho, hoặc đã chuyển đến địa điểm chuẩn bị bán ra, thuộc nhóm này bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, lương cán bộ công nhân viên chuyên trách ở khâu mua hàng hoá, thuế, lệ phí, hoa hồng ở khâu mua hàng hoá và các chi phí về bảo hành hàng hoá, tiền thuê kho bãi,… phát sinh ở khâu mua hàng hoá của doanh nghiệp. - Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá dịch vụ trong kỳ. Trong các doanh nghiệp thương mại chi phí này chiếm tỷ trọng tương đối cao bởi vì đó là những khoản chi phí trực tiếp phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh thương mại khi quy mô kinh doanh được mở rộng doanh thu tăng thì tỷ trọng chi phí bàn hàng cũng tăng. Nó bao gồm toàn bộ các chi phí gắn liền với quá trình phục vụ bán hàng và quy trình bán hàng của doanh nghiệp. + Chi phí vật liệu, bao bì là các chi phí về vật liệu bao bì xuất dùng phục vụ cho quá trình bảo quản, tiêu thụ bốc dỡ và vận chuyển hàng hoá, vật liệu, sửa chữa TSCĐ. + Chi phí dụng cụ đồ dùng phục vụ bán hàng như dụng cụ đồ dùng, phương tiện làm việc tính toán,… + Chi phí khấu haoTSCĐ ở bộ phận bảo quản hàng hoá, kho, cửa hàng, phương tiện vận chuyển, bốc dỡ, kiểm nghiệm. + Chi phí dịch vụ mua ngoài là các chi phí như thuê người sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho bãi. + Các chi phí khác là các chi phí bằng tiền phát sinh ở các khâu bán ngoài các chi phí kể trên như chi phí tiếp khách,… - Chi phí quản lý doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí lao động sống, lao động vật hoá phát sinh ở bộ phận quản lý chung cả doanh nghiệp. Đây là khoản chi phí quan trọng đối với bất kì một doanh nghiệp kinh doanh nào nên để tồn tại và hoạt động các doanh nghiệp buộc phải có bộ máy quản lý để điều hành hoạt động kinh doanh của mình, nó bao gồm: + Chi phí nhân viên quản lý: Là khoản tiền doanh nghiệp phải trả cho cán bộ công nhân vỉên quản lý như tiền lương, phụ cấp và các khoản tính theo lương. + Chi phí vật liệu quản lý: Là toàn bộ giá trị vật liệu xuất dùng trong công tác quản lý như giấy, mực, bút,…, vật liệu sửa chữa cho TSCĐ, công cụ đồ dùng trong công tác quản lý. + Chi phí đồ dùng văn phòng. + Khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý. + Thuế, phí và lệ phí. + Chi phí dịch vụ mua ngoài. + Chi phí bằng tiền khác. * Căn cứ nội dung kinh tế và yêu cầu hạch toán, chi phí được phân thành các khoản mục như: Chi phí nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí công cụ đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ,… + Chi phí nhân công gồm tiền lương chính, lương phụ của người lao động, công nhân viên trong doanh nghiệp do quỹ tiền lương sản xuất kinh doanh chi trả và khoản bảo hiểm xã hội tính theo tỷ lệ phần trăm (%) theo quy định trên cơ sở tiền lương được hưởng. + Chi phí nguyên vật liệu gồm nguyên vật liệu chính, nguyên vật phụ và nhiên liệu. Trong đó nguyên vật liệu chính là nguyên vật liệu sau quá trình gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm trong quá trình sản xuất nguyên vật liệu chính gồm cả bán thành phẩm mua ngoài để tiếp tục chế biến. Nguyên vật liệu phụ là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, kết hợp vật liệu chính làm thay đổi mầu sắc hình dáng, mùi vị. Nhiên liệu gồm những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng dầu, khí đốt. + Chi phí khấu hao TSCĐ bao gồm số khấu hao TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình phục vụ cho việc lưu thông hàng hoá,… + Chi phí dich vụ mua ngoài là các chi phí trả cho các tổ chức cá nhân ngoai doanh nghiệp về các dịch vụ như: Tiền điện nước điện thoại, sửa chữa TSCĐ thuê ngoài,… + Chi phí bằng tiền khác là các khoản chi phí ngoài các khoản trên: thuế môn bài, nhà đất,… Mỗi cách phân loại khác nhau, chi phí kinh doanh cũng khác nhau. Song dù phân loại theo tiêu thức nào thì đều có ý nghĩa tích cực. Nó giúp kế toán tập hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng được đúng đắn và hợp lý. Từ đó góp phần hạ thấp chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. 1.3. Đặc điểm chi phí của một số ngành kinh tế Mỗi ngành kinh tế như công nghiệp, nông nghiệp, xây dựng cơ bản, thương mại dịch vụ,…, đều có những đặc điểm kinh tế – kĩ thuật riêng. Những đặc điểm đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp. Có thể thấy ảnh hưởng của đặc điểm kinh tế, kĩ thuật mỗi ngành sản xuất- xã hội đến chi phí sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp trong ngành đó như sau: + Ngành công nghiệp: Điểm nổi bật của sản xuất sản phẩm trong ngành công nghiệp là chu kỳ sản xuất nói chung tương đối ngắn (trừ ngành đóng tàu và một số ngành công nghiệp khác). Sản xuất công nghiệp ít lệ thuộc vào điều kiện tự nhiên và khí hậu. Bởi vậy, phần lớn kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp công nghiệp phụ thuộc vào trình độ tổ chức quản lý và sự cố gắng của bản thân doanh nghiệp. Cơ cấu chi phí thường ổn định. Tuy nhiên, việc hoàn thiện kĩ thuật và nâng cao năng suất lao động để làm giảm một cách có hệ thống tỷ lệ chi phí tiền lương và chi phí vật chất, chi phí quản lý khác, chỉ có thể thực hiện dần dần chứ không thể thay đổi đột biến trong cơ cấu chi phí sản xuất. + Ngành nông nghiệp: Đặc điểm nổi bật của sản xuất nông nghiệp là lệ thuộc rất nhiều vào điều kiện khí hậu và tự nhiên. Doanh nghiệp nông nghiệp ít có khả năng lựa chọn thay đổi sản phẩm để sản xuất như ngành công nghiệp, do đó, chi phí sản xuất cùng một loại sản phẩm nhưng ở những khu vực khác nhau có sự chênh lệch tương đối lớn. Chu kỳ sản xuất tương đối dài, hơn nữa, thời gian làm việc chỉ là một phần tương nhỏ so với chu kỳ sản xuất. Sản xuất mang tính thời vụ, kể cả việc thu hoạch và tiêu thụ, bởi vậy, có thời gian chỉ bỏ chi phí mà không có doanh thu, có thời gian doanh thu rất ít không đủ bù đắp chi phí. Chính vì vậy, việc phát triển nghề phụ trong thời gian nhàn rỗi có ý nghĩa quan trọng đối vối việc điều hoà thu nhập trong nông nghiệp. Sự không ăn khớp giữa năm sản xuất và năm công lịch làm cho một lượng lớn chi phí sản xuất của năm công lịch này chuyển sang năm công lịch sau, cũng gây khó khăn cho việc xác định chi phí sản xuất. Để khai thác tiềm năng, khắc phục tính thời vụ và nâng cao hiệu quả sản xuất, thông thường việc tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nông nghiệp được thực hiện theo hướng chuyên môn hoá sản xuất kết hợp với sản xuất kinh doanh tổng hợp. Vì thế, sản xuất- kinh doanh của các doanh nghiệp nông nghiệp thường bao gồm nhiều ngành sản xuất khác nhau và được chia thành ngành sản xuất chính và ngành sản xuất phụ. Ngành sản xuất- kinh doanh chính như trồng trọt, chăn nuôi, chế biến. Ngành sản xuất-kinh doanh phụ được tổ chức nhằm cung cấp sản phẩm và phục vụ cho ngành sản xuất chính và cũng bao gồm nhiều loại sản xuất như: Điện, nước, sửa chữa cơ khí, ô tô vận tải, máy kéo, gia súc làm việc và vận tải bằng sức kéo của chúng. Do đó, sự cấu thành chi phí sản xuất của doanh nghiệp nông nghiệp khá phức tạp. + Ngành xây dựng cơ bản: Nếu so sánh việc sản xuất sản phẩm của ngành xây dựng cơ bản với các ngành kinh tế khác thì về mặt tổ chức tài chính cũng như chi phí sản xuất gần giống với ngành công nghiệp. Sự khác biệt giữa chúng có xu hướng thu hẹp tuỳ theo trình độ cơ giới hoá mức độ lắp ghép của sản phẩm xây dựng cơ bản. Đặc điểm sản xuất của ngành này là chu kỳ sản xuất dài, cho nên thành phần và kết cấu chi phí sản xuất không những phụ thuộc vào từng loại công trình mà còn phụ thuộc vào tưng giai đoạn công trình. Trong thời kỳ thi công xây dựng, chi phí về tiền lương để sử dụng máy móc thi công chiếm tỷ trọng lớn trong số tổng chi phí. Thời kỳ tập trung thi công, chi phí về nguyên vật liệu, thiết bị tăng lên. Thời kỳ hoàn thiện công trình thì chi phí tiền lương lại lên cao. Trên thực tế, phần lớn chi phí của doanh nghiệp xây dựng cơ bản đều nằm ở công trình chưa hoàn thành. Vì thế quản trị tài chính phải biết tập chung tiền vốn, rút ngắn kỳ hạn thi công, tăng thêm số công trình hoàn thành hàng năm. Do điều kiện xây dựng mỗi công trình có những đặc điểm khác nhau, lại phân tán trên nhiều địa điểm khác nhau, bị ảnh hưởng bởi thời tiết, phần lớn công tác xây lắp phải làm ngoài trời, địa bàn và phạm vi hoạt động rộng lớn, phân tán, máy móc thiết bị và công nhân thường xuyên di động. Do đó, sẽ phát sinh thêm một số chi phí về điều động máy móc thiết bị, đưa công nhân tới địa điểm thi công, chi phí tháo lắp, vận chuyển, chạy thử máy móc, chi phí xây dựng và tháo dỡ những công trình tạm phục vụ cho xây dựng lán trại,… Ngoài ra, nếu phát sinh đi thuê máy còn phải thanh toán với bên thuê một khoản tiền thuê máy thi công. + Ngành thương mại - dịch vụ: Đặc điểm kinh doanh ngành thương mại – dịch vụ cho ta thấy chi phí phát sinh đa dạng phức tạp. Chi phí kinh doanh của ngành này bao gồm toàn bộ các chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ và những khoản chi phí thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với ngân sách nhà nước (như các khoản thuế gián thu phải nộp). Không phải mọi chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp đều tính vào chi phí kinh doanh, mà chỉ những chi phí bỏ ra liên quan đến quá trình hoạt động kinh doanh thương mại- dịch vụ để nhằm tạo ra thu nhập trong kỳ mới thuộc chi phí kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí kinh doanh các ngành thương mại – dịch vụ bao gồm: trị giá mua vào của hàng hoá tiêu thụ, chi phí lưu thông hàng hoá, những khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp như liên doanh, liên kết, mua cổ phiếu, trái phiếu và các khoản thuế phải nộp (đã nêu trên). Trong ngành thương mại – dịch vụ, việc lưu chuyển hàng hoá nói chung có chu kỳ kinh doanh ngắn. Chi phí lưu thông hàng hoá, bộ phận chi phí quan trọng nhất của doanh nghiệp thương mại, bao gồm toàn bộ các khoản chi phí để đảm bảo đưa hàng hoá từ nơi sản xuất hoặc từ nơi mua đến nơi tiêu thụ. Những khoản chi phí cho việc tăng cường công tác tổ chức quản lý kinh doanh, tìm hiểu nhu cầu thị hiếu người tiêu dùng nhằm kinh doanh những hàng hoá mà thị trường cần, đặt thành vấn đề trọng yếu. Đối với các doanh nghiệp ngoại thương thì chu kỳ kinh doanh còn dài hơn chu kỳ kinh doanh của các doanh nghiệp thương mại kinh doanh lưu chuyển hàng hoá trong nước, do việc xuất khẩu phải trải qua nhiều giai đoạn: Mua, kiểm nhận, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng, bốc xếp, vận chuyển, dự trữ, giao nhận,…, và ngay cả khâu thanh toán cũng đòi hỏi dài hơn. Đối với các doanh nghiệp dịch vụ như: Vận tải, bưu điện, ăn uống công cộng, may mặc, sửa chữa, khách sạn du lịch, giặt là, uốn tóc, trồng cây cảnh, trang trí nội thất, sơn sửa,…, đường ống, bưu điện, đối tương chủ yếu là vật tư hàng hoá, bưu phẩm, bưu kiện thì giá trị của nó không thính vào chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Các khoản chi phí khác như nhiên liệu, khấu hao, tiền lương lại chiếm tỷ trọng cao. Các doanh nghiệp dịch vụ thuộc diện sản xuất, chế biến như ăn uống công cộng, may mặc,…, thì chi phí về nguyên liệu chính lại chiếm tỷ trọng cao. Đối với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ không có tính chất sản xuất như cho thuê đồ dùng, khách sạn, du lịch thì chi phí chu yếu là chi phí phục vụ như tiền lương, khấu hao. Vấn đề quản lý chi phí trong các doanh nghiệp này phải chú ý quản lý tốt các trang thiết bị phục vụ sinh hoạt của khách hàng, cải tiến phương thức phục vụ, nâng cao trình độ tay nghề chuyên môn, kỹ thuật và tinh thần phục vụ cho nhân viên. + Ngành giao thông vận tải: So với doanh ngiệp khác, doanh nghiệp vận tải là một loại hình kinh doanh dịch vụ vận tải chuyên đáp ứng nhu cầu ngày càng cao là phục vụ công tác vận chuyển hành khách. Tuy cũng là doanh nghiệp sản xuất nhưng doanh nghiệp vận tải lại mang đặc thù riêng chính ở sản phẩm dịch vụ của nó. Cho nên việc quản lý các khoản chi phí phát sinh hàng ngày, hàng giờ có sự khác biệt phức tạp hơn. Sở dĩ có sự khác biệt này là do quá trình sản xuất, trao đổi và tiêu dùng cùng diễn ra một lúc nên cung, cầu dịch vụ diễn ra đồng thời. Do đó sản phẩm dịch vụ mang tính vô hình không đồng nhất, không tàng trữ, không bảo quản được. Ta biết dịch vụ là kết quả tạo ra do các hoạt động tiếp xúc giữa người cung ứng, khách hàng và các hoạt động nội bộ của người cung ứng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chính vì nó có đặc thù như vậy nên việc quản lý chi phí phải hết sức linh hoạt, quản lý tốt các trang thiết bị của ngành,… 1.4. Nội dung chi phí kinh doanh Chi phí mà doanh nghiệp phải chi ra trong năm tài chính bao gồm chi phí hoạt động kinh doanh và các khoản chi phí thuộc hoạt động khác. 1.4.1. Chi phí kinh doanh nghiệp bao gồm: + Chi phí nguyên liệu, vật liệu: Bao gồm giá trị của toàn bộ nguyên liệu vật liệu doanh nghiệp sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. + Chi phí nhiên liệu, động lực là giá trị của toàn bộ nhiên liệu, động lực mà doanh nghiệp đã sử dụng vào hoạt động kinh doanh. + Tiền lương: Bao gồm toàn bộ tiền lương, tiền công và các chi phí có tính chất tiền lương doanh nghiệp phải trả. + Các khoản trích nộp theo quy định như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn. + Khấu hao tài sản cố định là số tiền khấu hao tài sản cố định theo quy định đối với toàn bộ tài sản cố định của doanh nghiệp. + Chi phí dịch vụ mua ngoài: Là các chi phí trả cho tổ chức, cá nhân ngoài doanh nghiệp về các dịch vụ được thực hiện theo yêu cầu của doanh nghiệp, ví dụ như phí vận chuyển hàng hoá, vật tư, chi phí trả về tiền điện, tiền nước, điện thoại, fax, chi phí về sửa chữa tài sản cố định, trả cho bộ phận dịch vụ tư vấn, kiểm toán, quảng cáo, bảo hiểm tài sản, đại lý, môi giới, uỷ thác xuất nhập khẩu và các chi phí khác như thuế môn bài, thuế sử dụng, phí tiếp tân, khánh tiết, giao dịch, phí hiệp hội ngành nghề,…, doanh nghiệp còn được tính vào chi phí hoạt động kinh doanh các chi phí sau đây: + Các khoản dự phòng giảm giá như dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng giảm giá các khoản phải thu khó đòi, dự phòng giảm giá các loại chứng khoán trong hoạt động tài chính. + Các khoản trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của chính phủ và những quy định về hợp đồng lao động. 1.4.2. Các chi phí hoạt động khác - Chi phí hoạt động tài chính: Là các khoản chi phí đầu tư tài chính ra ngoài doa._.nh nghiệp nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, tăng thêm thu nhập và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Chi phí hoạt động tài chính bao gồm: + Chi phí phát sinh liên quan đến các hoạt động liên doanh liên kết. + Chi phí cho thuê tài sản. + Chi phí mua bán trái phiếu, tín phiếu, cổ phiếu, kể cả khoản tổn thất trong đầu tư nếu có. + Dự phòng giảm giá chứng khoán. + Giá trị ngoại tệ bán ra, chênh lệch tỷ giá ngoại tệ theo chế độ tài chính hiện hành. + Chi phí về lãi phải trả cho số vốn huy động trong kỳ. + Chi phí triết khấu thanh toán cho người mua hàng hoá dich vụ khi thanh toán tiền trức hạn. + Chi phí khác liên quan đến hoạt động đầu tư ra ngoài doanh nghiệp. - Chi phí bất thường là các khoản chi phí xảy ra không thường xuyên gồm: + Chi phí nhượng bán, thanh lý tài sản cố định. + Giá trị tài sản tổn thất thực tế sau khi đã giảm trừ tiền đền bù của người phạm lỗi và tổ chức bảo hiểm, trị giá phế liệu thu hồi (nếu có) và số đã được bù đắp bằng các quỹ dự phòng tài chính. + Chi phí cho việc thu hồi các khoản nợ phải thu khó đòi đã xoá sổ kế toán trong năm tài chính. + Chi phí về tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế. + Chi phí để thu tiền phạt. + Các khoản chi phí bất thường khác. 2. ý nghĩa của công tác quản lý chi phí Nền kinh tế nước ta đang trên đà phát triển cùng với đó là sự hội nhập của các thành phần kinh tế đã tạo điều kiện thúc đẩy những cơ hội và thách thức đối với mỗi doanh nghiệp. Trước vận mệnh ấy, doanh nghiệp cần tìm được chỗ đứng vững chắc của mình trong nền kinh tế thị trường tức là tìm cách cạnh tranh bằng chính thương hiệu và sản phẩm của mình. Mục tiêu mà doanh nghiệp đặt ra là làm thế nào để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành, nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này phụ thuộc nhiều vào tài lãnh đạo, óc quan sát của nhà quản trị trong việc theo dõi, kiểm tra các hoạt động kinh tế đang diễn ra để xác định chính xác các khoản chi phí phát sinh, công tác quản lý và sử dụng chi phí có hợp lý hay không, có phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh, với nguyên tắc quản lý kế toán tài chính mang lại hiệu quả kinh tế hay không. Với mỗi cá nhân, nhu cầu chi tiêu về ăn, mặc, ở, đi lại là không thể thiếu được thì trong doanh nghiệp chi phí được coi là xương sống, là vấn đề cốt lõi nhất để tồn tại và hoạt động. Không thể có doanh nghiệp nào hoạt động sản xuất kinh doanh mà không đầu tư, mua sắm trang thiết bị tài sản cố định phục vụ cho quá trình kinh doanh cả. Trong doanh nghiệp thương mại thì chi phí về tiêu thụ sản phẩm như chi phí quảng cáo, khuyếch trương, nghiên cứu thị trường là chiếm tỷ trọng hơn cả còn doanh nghiệp sản xuất thì chi phí về khấu hao tài sản cố định, tiêu hao nguyên vật liệu, chi phí vận tải chiếm tỷ trọng lớn. Vì vậy, để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nhất thiết phải quản lý thật tốt các khoản chi phí này, nếu quản lý chi phí không tốt rất có thể ảnh hưởng tới năng suất chất lượng sản phẩm, tới hiệu quả kinh doanh, mục tiêu và kết quả mong đợi của cả doanh nghiệp. Hơn thế việc quản lý chất lượng sản phẩm là phải quản lý cả một giai đoạn quy trình công nghệ, nếu một bộ phận, một khâu nào đó bị kém chất lượng thì kéo theo sự đổ vỡ tất cả công sức đã được hoạch định. Nói như thế thì việc quản lý chi phí thật phức tạp. Trong điều kiện hiện nay, cạnh tranh đang diễn ra trong mọi lĩnh vực, dưới mọi hình thức nhưng xét đến cùng thì bản chất của mọi hình thức cạnh tranh là quá trình cạnh tranh chi phí và cạnh tranh trên cơ sở lành mạnh và có lãi. Vì lợi nhuận là khoản thu được sau khi lấy doanh thu trừ đi chi phí. Vậy để nâng cao lợi nhuận chỉ còn cách là tăng doanh thu hoặc giảm chi phí (chi phí đầu vào, chi phí đầu ra một cách hợp lý). Nói tóm lại, quản lý chi phí là một công tác cực kỳ quan trọng. Có quản lý tốt các khoản chi phí mới giúp doanh nghiệp tăng doanh thu, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ để tái đầu tư, phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua việc nâng cao chất lượng sản phẩm. Đồng thời góp phần giải quyết tốt mối quan hệ lợi ích giữa doanh nghiệp với người lao động và tình hình thực hiện chính sách, chế độ của nhà nước. II. nội dung và phương pháp phân tích Nội dung 1.1. Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu Phân tích chung tình hình thực hiện chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là đánh giá tổng quát tình hình biến động của các chỉ tiêu chi phí giữa kỳ phân tích và kỳ gốc, xác định mức tiết kiệm hay lãng phí về chi phí. Để đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh có hợp lý hay không phải xét sự biến động của chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. 1.2. Phân tích chi phí kinh doanh theo chức năng của chi phí Các khoản mục chi phí kinh doanh của doanh nghiệp cũng được quản lý, hạch toán và phân tích theo các chức năng hoạt động để có thể nhận thức và đánh giá một cách chính xác tình hình quản lý và chất lượng của công tác quản lý chi phí. Phân tích chi phí theo chức năng hoạt động nhằm mục đích đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí cho từng chức năng qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó lên chỉ tiêu chi phí chung và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời đánh giá được sự phân bổ chi phí theo chức năng hoạt động có hợp lý không. Để phân tích chi phí theo chức năng hoạt động ta cần tính tỷ trọng chi phí của từng chức năng trong tổng chi phí, tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chung cũng như tỷ suất chi phí của từng chức năng nói riêng. Sau đó so sánh sự tăng, giảm về số tiền, tỷ lệ và sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất phí. Sau khi phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động, ta cần tiến hành phân tích chi tiết chi phí cho từng chức năng hoạt động. Mục đích nhằm đánh giá sự biến động tăng (giảm) của từng khoản mục chi phí qua đó làm rõ nguyên nhân tăng (giảm) để đề ra những biện pháp khắc phục. 1.3. Phân tích chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí Theo cách phân loại này chi phí kinh doanh bao gồm các khoản chi phí về nguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền. Mục đích của việc phân tích chi phí theo cách này nhằm theo dõi chặt chẽ các khoản chi phí phát sinh để chủ động có biện pháp điều chỉnh kịp thời nếu chi phí phát sinh đột biến trong kỳ. Để phân tích chi phí kinh doanh theo yếu tố chi phí ta cần tính tỷ trọng chi phí của từng yếu tố chi phí trong tổng chi phí, tỷ suất chi phí của tổng chi phí nói chung cũng như tỷ suất chi phí của từng yếu tố chi phí. 1.4. Phân tích một số khoản mục chi phí chủ yếu Phân tích tình hình chi phí tiền lương Mục đích để nhận thức và đánh giá một cách đúng đắn, toàn diện tình hình sử dụng quỹ lương của doanh nghiệp trong kỳ. Qua đó thấy được sự ảnh hưởng của nó đến quá trình và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời qua phân tích cũng tìm ra những điểm tồn tại bất hợp lý trong công tác quản lý và sử dụng quỹ lương để đề ra những chính sách, biện pháp quản lý thích hợp. Việc phân tích tình hình chi phí tiền lương căn cứ vào các tài liệu: - Chi tiêu kế hoạch, định mức tiền lương của doanh nghiệp. - Số liệu tài liệu kế toán chi phí tiền lương của doanh nghiệp bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết. - Chế độ chính sách về tiền lương của nhà nước, của doanh nghiệp gồm cả văn bản quy định hướng dẫn của ngành hoặc cơ quan chủ quản, của cơ quan bảo hiểm xã hội. - Các hợp đồng lao động và chính sách về quản lý lao động. Để phân tích khoản mục chi phí tiền lương ta tiến hành phân tích chi phí tiền lương và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương của doanh nghiệp: + Phân tích tình hình chi phí tiền lương: Nhằm mục đích đánh giá khái quát tình hình thực hiện các chỉ tiêu chi phí tiền lương. Phương pháp phân tích là so sánh giữa số liệu thực tế với số liệu kế hoạch hoặc số thực hiện kỳ trước khi phân tích cần lưu ý rằng: Tổng quỹ tiền lương của doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm nhưng phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch tăng doanh thu và lợi nhuận, tỷ xuất tiền lương giảm. Chỉ tiêu mức lương bình quân có thể tăng lên trong kỳ trên cơ sở tăng năng suất lao động, tỷ lệ năng suất lao động ≥ tỷ lệ tăng của mức lương bình quân. + Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến quỹ tiền lương: Việc phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương căn cứ vào hình thức trả lương. Có hai hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian và trả lương theo lương khoán (theo doanh thu). Phân tích tình hình chi phí nguyên vật liệu Để phân tích chi phí nguyên vật liệu ta tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu và phân tích nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu. Phân tích tình hình chi phí nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp thương mại: Chi phí về nguyên vật liệu có nhiều loại khác nhau. Chi phí nguyên vật liệu chính, chi phí nguyên vật liệu phụ, vật liệu khác. Trong đó chi phí về nguyên vật liệu chính chiếm tỷ trọng cao nhất, là loại trực tiếp để tạo ra sản phẩm. Việc phân tích chi phí nguyên vật liệu nhằm mục đích thấy được tình hình tăng, giảm, tình hình tồn đọng định mức tiêu hao và tính hợp lý của nó trong quá trình sản xuất. Từ đó tìm ra biện pháp giảm định mức tiêu hao nguyên vật liệu. - Phân tích nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu: Để thấy được nguyên nhân tăng (giảm) chi phí nguyên vật liệu ta cần thiết tiến hành phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu. Mục đích là tìm mọi cách giảm bớt chi phí nguyên vật liệu góp phần làm tăng mức lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2. Phương pháp phân tích 2.1. Phương pháp so sánh So sánh là một phương pháp nghiên cứu để nhận thức được các hiện tượng, sự vật thông qua quan hệ đối chiếu tương hỗ giữa sự vật, hiện tượng này với sự vật hiện tượng khác. Mục đích của phương pháp so sánh này là thấy được sự giống nhau hoặc khác nhau giữa các sự vật, hiện tượng. So sánh là phương pháp nghiên cứu trong được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khoa học trong đó có phân tích hoạt động kinh tế. Phương pháp so sánh được sử dụng trong phân tích hoạt động kinh tế bao gồm nhiều nội dung khác nhau, có các loại so sánh chủ yếu như: - So sánh dạng tuyệt đối (dạng phép trừ ): Nhằm để xác định sự tăng giảm của một chỉ tiêu qua các thời kỳ. Đơn vị tính của các chỉ tiêu so sánh dạng tuyệt đối là mét (m), kg,… Ưu điểm: Đơn giản, dễ sử dụng. Nhược điểm: Không so sánh được giữa những chỉ tiêu khác nhau. - So sánh dạng tương đối (dạng phép chia): + So sánh giữa số thực hiện của kỳ báo cáo với số kế hoạch để thấy được mức độ hoàn thành của doanh nghiệp hoặc so sánh giữa số liệu thực hiện kỳ báo cáo với số thực hiện cùng kỳ năm trước. Mục đích của việc so sánh này là để thấy được sự biến động tăng giảm của các chỉ tiêu kinh tế qua những thời kỳ khác nhau và xu thế phát triển của chúng trong tương lai. So sánh này thông qua so sánh định gốc và so sánh liên hoàn để xác định tính quy luật của từng chỉ tiêu. + So sánh bộ phận với tổng thể nhằm xác định bộ phận chủ yếu và thứ yếu. Vận dụng phương pháp so sánh này trong phân tích hoạt động kinh tế mà cụ thể là phân tích chi phí sản xuất kinh doanh, người ta nhận thấy phương pháp này được sử dụng như sau: Ví dụ khi phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu: So sánh dạng tuyệt đối của chỉ tiêu chi phí kinh doanh thể hiện ở mức độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí giữa năm thực hiện với năm kế hoạch. ∆F = F1 – F0 Trong đó: F1: Là tỷ suất chi phí kỳ thực hiện. F0: Là tỷ suất chi phí kỳ kế hoạch. Còn so sánh tương đối được thể hiện ở chỉ tiêu tỷ suất chi phí: F’ = x 100 Trong đó: F’: Là tỷ suất chi phí cùng kỳ. F: Là chi phí kinh doanh trong kỳ. M: Là doanh thu thực hiện. Và tốc độ tăng (giảm) tỷ suất phí thể hiện ở dạng so sánh tương đối, công thức : TF’ = x 100 Trong đó: ΔF’: Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí. F’1, F’0: Tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích và kỳ gốc. Chẳng hạn khi phân tích chung tình hình thực hiện chi phí tiền lương: So sánh tương đối thể hiện ở chỉ tiêu tổng quỹ tiền lương biến động qua các năm, số tiền tăng (giảm) = tổng quỹ lương ở kỳ thực hiện – tổng quỹ lương ở kỳ kế hoạch để thấy được mức độ tăng (giảm) quỹ tiền lương của doanh nghiệp. Qua đó có biện pháp điều chỉnh với tình hình thay đổi của quỹ tiền lương. Hoặc thông qua chỉ tiêu doanh thu tăng (giảm) trong kỳ có thể thấy được sự ảnh hưởng của nó với tổng qũy lương, khi quỹ lương thay đổi và doanh thu thay đổi thì liệu có hợp lý không. So sánh tương đối còn thể hiện ở chỉ tiêu tỷ suất tiền lương: Tỷ suất tiền lương (%) = Tổng quỹ lương Doanh thu Mức lương bình quân (tháng) = Tổng quỹ lương (năm) Tổng số lao động x 12 Năng suất lao động bình quân = Tổng doanh thu Tổng số lao động Ngoài ra, trong phân tích hoạt động kinh tế, người ta thường phải so sánh giữa doanh thu với chi phí để xác định kết quả kinh doanh hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu chung để xác định tỷ trọng của nó trong chỉ tiêu chung,… Để áp dụng phương pháp so sánh, các chỉ tiêu đem so sánh phải đảm bảo tính thống nhất tức là phải phản ánh cùng một nội dung kinh tế, phản ánh cùng một thời điểm hoặc cùng một thời gian và cùng một phương pháp tính toán như nhau. Tuy nhiên phương pháp so sánh chỉ mới biết được sự tăng giảm của các chỉ tiêu mà chưa thấy được sự ảnh hưởng của từng nhân tố. Do vậy để khắc phục được tình trạng này trong phân tích hoạt động kinh tế người ta còn kết hợp với các phương pháp khác để kết quả phân tích được tốt hơn. 2.2. Phương pháp thay thế liên hoàn và phương pháp số chênh lệch Quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp luôn chịu sự tác động, ảnh hưởng của các nhân tố trong đó có những nhân tố mang tính chất khách quan và những nhân tố mang tính chủ quan. Về mức độ ảnh hưởng có nhân tố ảnh hưởng tăng, nhưng có nhân tố ảnh hưởng giảm kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy để phân tích các nhân tố ảnh hưởng qua đó để thấy được mức độ và tính chất ảnh hưởng của các nhân tố đến đối tượng nghiên cứu ta phải áp dụng những phương pháp tính khác nhau trong đó phương pháp thay thế liên hoàn là phương pháp cơ bản. Phương pháp thay thế liên hoàn được dùng để nghiên cứu các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố nhưng giữa các nhân tố có mối liên hệ với nhau được thể hiện thông qua công thức tích số hoặc thương số. Trình tự áp dụng phương pháp: Bước 1: Xác lập công thức nhằm xác định đối tượng phân tích và số lượng các nhân tố ảnh hưởng. Bước 2: Sắp xếp vị trí các nhân tố trong công thức. Bước 3: Tiến hành thay thế để xác định nhân tố ảnh hưởng. Bước 4: Tổng ảnh hưởng của các nhân tố rồi đối chiếu với tăng (giảm) chung của đối tượng phân tích và giúp ra nhận xét. Ví dụ: Khi phân tích các nhân tố ảnh hưỏng đến quỹ tiền lương trong doanh nghiệp. + Với trả lương theo thời gian: Tổng quỹ lương trong năm = Số lao động bình quân trong doanh nghiệp x Mức lương bình quân Hoặc: X = T x (công thức hai nhân tố) Vận dụng phương pháp thay thế liên hoàn ta thấy khi phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến qũy lương trên có 2 nhân tố ảnh hưởng đến quỹ lương. Đó là số lao động và mức lương bình quân. X do T: Số tiền = T1 x - T0 x = ∆X do T Tỷ lệ = x 100 X do : Số tiền = T1 x - T1 x = ∆X do Tỷ lệ = x 100 + Với trả lương theo doanh thu (lươngkhoán): Tổng quỹ lương = Doanh thu tiêu thụ x Đơn giá tiền lương trên 1000 đồng doanh thu Tổng quỹ lương chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố: Doanh thu tiêu thụ và đơn giá tiền lương. Sự ảnh hưởng của quỹ lương do 2 nhân tố này cũng chịu ảnh hưởng tương tự như trên. Phương pháp thay thế liên hoàn cho phép thu nhận một dãy số những giá trị điều chỉnh bằng cách thay thế liên hoàn các giá trị ở kỳ gốc của các nhân tố bằng giá trị của các nhân tố kỳ báo cáo. Số lượng các nhân tố càng nhiều thì số điều chỉnh càng nhiều. Mỗi lần thay thế là một lần tính toán riêng biệt. Kết quả tính toán được khi thay thế trừ đi giá trị của kỳ gốc hoặc giá trị thay thế liền trước thể hiện mức độ ảnh hưởng nhân tố đó đến đối tượng phân tích. Nếu số chênh lệch mang dấu (+) thì ảnh hưởng tăng và ngược lại. Khi thay thế một nhân tố phải giả định các nhân tố khác không đổi. Các nhân tố thay đổi phải được sắp xếp trong công thức tính toán theo một trình tự hợp lý. Khi thay đổi trình tự thay thế có thể cho ta các kết quả khác nhau, nhưng tổng của chúng không đổi. Trong thực tế phân tích phương pháp thay thế liên hoàn còn được thực hiện bằng phương pháp số chênh lệch. Phương pháp số chênh lệch sử dụng ngay số chênh lệch của các nhân tố ảnh hưởng để thay thế vào các biểu thức tính toán mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đó đến chỉ tiêu phân tích. Quy tắc: Khi nghiên cứu ảnh hưởng của một nhân tố nào đó đến đối tượng phân tích bằng phương pháp số chênh lệch: Mức chênh lệch kỳ báo cáo với kỳ gốc của nhân tố đó nhân với số liệu kỳ báo cáo của nhân tố đứng trước nó và số liệu kỳ gốc của nhân tố đứng sau nó (quy định này kể từ trái sang phải). So với phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp số chênh lệch đơn giản hơn trong cách tính toán, cho ngay kết quả cuối cùng. Tuy nhiên phương pháp này chỉ được áp dụng trong trường hợp đối tượng phân tích liên hệ với các nhân tố ảnh hưởng bằng công thức tính đơn giản, chỉ có phép nhân, không có phép chia. Vận dụng phương pháp số chênh lệch trong phân tích quỹ lương ta thấy như sau: + Khi trả lương theo thời gian: X do T: X = (T1 – T0 ) x X do : X = T x (- ) 2.3. Phương pháp cân đối Trong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế – tài chính của doanh nghiệp có nhiều chỉ tiêu có liên hệ với nhau bằng những mối liên hệ mang tính chất cân đối. Các quan hệ cân đối trong doanh nghiệp có hai loại: Cân đối tổng thể và cân đối cá biệt. + Cân đối tổng thể là mối quan hệ của các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp. Ví dụ giữa tài sản và nguồn vốn kinh doanh liên hệ với nhau bằng công thức: Tổng tài sản = Tổng nguồn vốn (1) Hoặc giữa các chỉ tiêu của lưu chuyển hàng hoá có mối liên hệ cân đối được phản ánh qua công thức: Hàng tồn đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ = Hàng bán trong kỳ + Hao hụt + Hàng tồn cuối kỳ (2) + Cân đối cá biệt là quan hệ cấn đối của các chỉ tiêu kinh tế cá biệt. Ví dụ như: Nợ phải thu Nợ phải thu Nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng + khách hàng = khách hàng đã + khách hàng đầu kỳ trong kỳ thu trong kỳ cuối kỳ Vận dụng phương pháp này trong phân tích hoạt động kinh tế cụ thể là phân tích tình hình thực hiện chi phí, tính cân đối thể hiện ở mối quan hệ: Doanh thu = Chi phí để xác định sự phụ thuộc giữa doanh thu và chi phí. Với mỗi doanh nghiệp điều kiện để doanh nghiệp tồn tại và hoạt động thì doanh thu luôn ở mức cân bằng với chi phí là tốt. Nếu doanh thu cao hơn chi phí thì chứng tỏ doanh nghiệp đó kinh doanh có hiệu quả. Từ những mối liên hệ mang tính cân đối nếu có sự thay đổi một chỉ tiêu sẽ dẫn đến sự thay đổi một chỉ tiêu khác. Do vậy khi phân tích một chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với các chỉ tiêu kinh tế khác bằng mối liên hệ cân đối ta phải lập công thức cân đối, thu thập số liệu, áp dụng phương pháp tính số chênh lệch để xác định mức độ ảnh hưởng của các chỉ tiêu đến chỉ tiêu phân tích. Nhờ đó mà xác định được chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. 2.4. Ngoài ra phân tích kinh tế còn sử dụng các phương pháp khác Phương pháp tính tỷ lệ, tỷ suất,…, dùng biểu, sơ đồ phân tích. + Tỷ suất: Là một chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ so sánh giữa một chỉ tiêu này với một chỉ tiêu khác có liên hệ chặt chẽ và tác động lẫn nhau như: Tỷ suất chi phí, tỷ suất lợi nhuận,… + Phương pháp dùng biểu, sơ đồ phân tích: Trong phân tích hoạt động kinh tế, người ta phải dùng biểu mẫu hoặc sơ đồ phân tích để phản ánh một cách trực quan qua các số liệu phân tích. Biểu phân tích nhìn chung được thiêt lập theo các dòng cột để ghi chép các chỉ tiêu và số liệu phân tích. Các dạng biểu phân tích thường phản ánh mối quan hệ so sánh giữa các chỉ tiêu kinh tế có liên hệ với nhau. So sánh giữa số thực hiện với số kế hoạch, so với số cùng kỳ năm trước hoặc so sánh giữa chỉ tiêu cá biệt với chỉ tiêu tổng thể. Số lượng các dòng, cột tuỳ thuộc vào mục đích yêu cầu và nội dung phân tích. Tuỳ theo nội dung phân tích mà biểu phân tích có tên gọi khác nhau, đơn vị tính khác nhau. III. Nguồn tài liệu Phân tích tình hình chi phí trong doanh nghiệp căn cứ vào những số liệu sau: + Các chỉ tiêu kế hoạch và định mức chi phí. + Các số liệu kế toán bao gồm cả kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết chi phí như sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ lương, bảng cân đối kê toán, báo cáo kết quả kinh doanh. + Các chế độ chính sách và tài liệu có liên quan đến tình hình chi phí như: Chế độ tiền lương, chính sách tín dụng, chính sách vay vốn,… Chương II Phân tích tình hình thực hiện chi phí kinh doanh Tại công ty tnhh máy tính hà nội I. tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH máy tính hà nội 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty trách nhiệm hữu hạn máy tính Hà Nội được thành lập năm 2001. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102003389 do sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp vào ngày 31/ 08/2001,với số vốn điều lệ 4.500.000.000 đồng. Trụ sở giao dịch chính của công ty đặt tại 131 Lê Thanh Nghị – Quận Hai Bà Trưng số điện thoại 6280886, số Fax là 8693859 và một cửa hàng trưng bày, bán sản phẩm ở 206 Nguyễn trãi – Quận Thanh Xuân. Ngoài ra công ty máy tính Hà Nội còn có các đại lý phân phối tại các tỉnh: thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Huế, Quảng Ninh, Vinh, Đà Nẵng, Quảng Trị,… Tuy công ty máy tính Hà Nội mới được thành lập chưa đầy 5 năm nhưng công ty đã trải qua nhiều giai đoạn khó khăn có, thuận lợi có và cũng đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Qua quá trình hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công ty máy tính Hà Nội đã được nhiều cơ quan đơn vị tín nhiệm trong lĩnh vực này. Điều đó được thể hiện qua các hợp đồng, dự án, mà công ty đã tham gia, trúng thầu và thực hiện. Đơn cử như sau: + Dự án nâng cấp cải tạo hệ thống mạng máy tính công ty tư vấn đầu tư xây dựng CDC. + Dự án đưa công nghệ thông tin gắn bó với hoạt động thực tiễn của công ty xây dựng Tây Hồ. + Lắp đặt hệ thống mạng cho công ty xuất nhập khẩu quốc tế Đức Minh. + Lắp đặt hệ thống mạng cho công ty xuất nhập khẩu quốc tế Mê Kông. + Tư vấn và lắp đặt hệ thống mạng máy tính cho viện Khoa Học – Kỹ Thuật công nghiệp Việt Nam. + Cung cấp, lắp đặt toàn bộ hệ thống mạng cho chi nhánh Tổng công ty du lịch Sài Gòn,… + Là một trong sáu thành viên của dự án G6 cung cấp may tính giá ưu đãi cho học sinh sinh viên. Doanh thu thực hiện được trong 3 năm gần đây: + Năm 2001: 642.914.500 VNĐ + Năm 2002: 12.761.277.656 VNĐ + Năm 2003: 22.135.135.933 VNĐ + Năm 2004: 32.083.126.065 VNĐ * Kinh nghiệm triển khai thực tiễn của công ty: Đơn vị tính: Đồng Số hợp đồng Đơn vị ký hợp đồng Giá trị hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng 01 25-102001/HĐKT/ MTHN – GV Trường THCS Giảng Võ 74.673.000,00 Tháng 10/2001 02 17-112001/ HĐKT/ MTHN-CDI Cty TNHHcông nghệ Kỹ Nghệ &TM CDI 143.417.852,00 Tháng 11/2001 03 14-102001/ HĐKT/ MTHN-CP Chi cục Dự trữ Hà Nội 48.520.880,00 Tháng 12/ 2001 04 14-102001/ HĐKT/ MTHN-CP Báo công nghiệp Việt Nam 51.813.773,00 Tháng 12/ 2002 05 28-052002/ HĐKT/ MTHN-TKH Xí nghiệp than Khánh Hoà 103.733.320,00 Tháng 05/ 2002 06 26-112002/ HĐKT/ MTHN-GT Tổng cty Xây Dựng Đường Thuỷ 127.470.720,00 Tháng 11/2002 07 18-092003/ HĐKT/ MTHN-NOKIA Trung tâm bảo hành NOKIA 239.959.200,00 Tháng 09/2003 08 26-022003/ HĐKT/ MTHN-NXBPN Nhà xuất bản Phụ Nữ 274.639.000,00 Tháng 12/2003 09 16-032004/ HĐKT/ MTHN-T.AN Cty Xây Dựng Trường An-BQP 277.124.848,00 Tháng 03/2004 10 19-042004/ HĐKT/ MTHN-DAPD Dự án phát triển điện lực – Cty Điện I 218.199.200,00 Tháng 04/2004 11 17-032005/ HĐKT/ HNC-JICA Tổ chức JICA - Nhật Bản 860.370.700,00 Tháng 03/2005 12 11-072005/ HĐKT/ MTHN-VIETTEL Tổng Cty Viễn Thông Quân Đội 206.167.500,00 Tháng 07/2005 Đó là những thành quả mà công ty đã thu được trong quá trình hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Công nghệ thông tin. Thành quả đó đạt được chính là nhờ sự vun đắp, xây dựng của từng thành viên trong công ty và sự định hướng đúng đắn của ban Giám đốc công ty với phương châm hoạt động: “Luôn phấn đấu đạt được chất lượng dịch vụ tốt nhất” Ngoài các dự án cung cấp thiết bị, giải pháp trên công ty có triển khai nhiều hợp đồng cung cấp thiêt bị tin học khác. Công ty đã có quan hệ với hàng trăm khách hàng và luôn để lại cho khách hàng niềm tin tưởng ở khả năng chuyên môn, lòng nhiệt tình, tính chu đáo với các dịch vụ bảo hành, bảo trì sau bán hàng. Không những thế công ty còn hoàn thành 100% nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước bình quân mỗi năm từ 2001 đến nay công ty nộp 50 đến 200 triệu đồng. Công ty đang được đánh giá là một trong những đơn vị kinh doanh có lãi, khá ổn định và đang có hướng phát triển trong các doanh nghiệp thương mại. 2. Chức năng, nhiêm vụ của công ty Công ty TNHH máy tính Hà Nội là một công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính có tài khoản mở tại Ngân hàng cổ phần á Châu- chi nhánh Hà Nội, có con dấu riêng với thể thức do nhà nước qui định. 2.1. Chức năng Công ty TNHH máy tính Hà Nội là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại và dịch vụ. Vì là một tế bào của nền kinh tế thị trường nên cũng như các doanh nghiệp khác công ty cũng có chức năng chung sản xuất ra của cải vật chất để cung cấp cho nhu cầu của xã hội mà trong tự nhiên không có hoặc thiếu hụt. Ngoài ra còn có chức năng riêng như: - Tin học. - Điện - điện tử. - Viễn thông. Đặc biệt trong lĩnh vực Tin học công ty chú trọng các hoạt động như: + Thiết kế giải pháp tổng thể (thiết kế hệ thống, xây dựng mạng LAN, WAN,…). + Cung cấp thiết bị tin học (máy chủ, máy tính PC, linh kiện máy tính, thiết bị văn phòng, các ứng dụng). + Cung cấp phần mềm cuả các hãng trên thế giới, các phân mềm quản lý, truyền thông,… + Tư vấn và đào tạo cho khách hàng. + Triển khai các dịch vụ bảo hành, bảo trì,… Qua 5 năm hoạt động với thời gian ngắn nhưng công ty đã chứng tỏ khả năng đem lại cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao đi kèm với chất lượng dịch vụ sau bán hàng tốt nhất. Công ty dã và đang đứng vững trên phạm vi hoạt động trên, góp phần vào công cuọc hiện đại hoá đất nước, đưa công nghệ thông tin vào trong cuộc sống. 2.2. Nhiệm vụ + Đối với nhà nước: Tuy công ty là doanh nghiệp do các thành viên tự bỏ vốn để kinh doanh nhưng vẫn phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước. Trong hoạt động kinh doanh công ty phải nộp các khoản thuế theo quy định của pháp luật nhà nước đã ban hành như: Thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế thu nhập doanh nghiệp,…,và tham gia các hoạt động xã hội do nhà nước tổ chức. + Đối với khách hàng: Công ty có nhiêm vụ tổ chức các khối kinh doanh thương mại, dịch vụ nhằm cung cấp một cách tốt nhất các sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng,… + Đối với cấp trên: Công ty phải thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ như nộp ngân sách, báo cáo tài chính xác tình hình tài chính cũng như kết quả kinh doanh của công ty cho các cấp có thẩm quyền. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Do có chức năng đa dạng như trên nên hoạt động kinh doanh của công ty có đặc điểm là thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau cả kinh doanh lẫn dịch vụ. Trong các lĩnh vực hoạt động thì kinh doanh mua bán máy tính vẫn là hoạt động chủ yếu của công ty. 3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH máy tính Hà Nội hiện nay có gần 50 nhân viên làm việc trực tiếp tại công ty và chi nhánh, đồng thời làm việc với nhiều cộng tác viên từ các Viện nghiên cứu và các Trưòng đại học kỹ thuật, công nghệ. Công ty có một mô hình tổ chức quản lý hoạt động theo cấu trúc kết hợp. Các bộ phận công ty được chia thành các phòng ban theo chức năng hoạt động và có quan hệ với nhau được đặt dưới sự chỉ đạo chung của giám đốc công ty thể hiện qua sơ đồ sau: Ban giám đốc Phòng HC- KT Phòng KT- dự án 0Phòng kinh doanh Triển khai KT Kế toán HC Bán lẻ Bán buôn Nhân viên Nhân viên Nhân viên Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban: - Phòng tổ chức Hành chính – Kế toán: + Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty trong việc tổ chức xây dựng bộ máy quản lý công ty, trong công tác quản lý nhà cửa, đất đai, sức khoẻ và tài sản phục vụ sinh hoạt đời sống của cán bộ công nhân viên, xây dựng bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, tổ chức lao động khoa học cho công nhân viên chức, lập kế hoạch sử dụng quỹ tiền lương hàng năm, đồng thời còn giải quyết các nghiệp vụ về công tác nội chính của công ty. + Phòng tài chính kế toán: có chức năng phản ánh và giám đốc tất cả các hoạt động kinh tế trong toàn công ty, phục vụ trực tiếp cho lãnh đạo công ty điều hành chỉ đạo kinh doanh và thực hiện đúng, đầy đủ các chế độ, chính sách quản lý tài chính của nhà nước. Lập sổ sách kế toán, các hoạt động về tài chính, kiểm tra việc sử dụng, tài sản, vật tư, tiền vốn đưa vào kinh doanh phải đảm bảo đúng chế độ nhà nước mang lại hiệu quả kinh tế cao, bảo toàn và phát triển vốn. - Phòng kinh doanh: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức quản lý kinh doanh hàng ngày, trực tiếp làm các nghiệp vụ chung của công ty. Thực hiện công việc kinh doanh theo đường lối của ban giấm đốc. Nghiên cứu theo dõi diễn biến của thị trường báo cáo ban giám đốc để kịp thời có phương hướng thích hợp, tìm kiếm và phát triển thị trường mới. - Phòng kỹ thuật – dự án: Có chức năng tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực quản lý kỹ thuật. Phòng kỹ thuật dự án được chia ra làm 2 bộ phận: + Nhóm nghiên cứu – phát triển và đào tạo: Có chức năng nghiên cứu các công nghệ mới và các công nghệ chuyên dụng, tích hợp hệ thống, thiết kế các giải pháp, lập trình hệ thống, viết website. Đào tạo, nâng cao kiến thức cho cán bộ trong công ty cũng như cho khách hàng, tư vấn giải đáp cho khách hàng. + Nhóm triển khai và bảo hành: có chức năng cài đặt hệ thống máy tính, lắp đặt thiết bị, bảo hành sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị,… 3.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán: Công ty TNHH máy tính Hà Nội tổ chức bộ máy kế toán tài chính theo hình thức tập chung (tất cả công việc đều thực hiện tập chung ở phòng kế toán). Công ty là một._.thể viết dưới dạng công thức: Tổng quỹ tiền lương = số lượng lao động x mức lương bình quân Có thể viết dưới dạng công thức: X = T x Trong đó: X: Tổng quỹ tiền lương. T: Số lượng lao động. : Mức lương bình quân. Như vậy quỹ lương trả theo thời gian chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là doanh thu bán hàng và mức lương bình quân. Ta xét sự ảnh hưởng của các nhân tố này đến mức thay đổi của quỹ lương thời gian: X do T Số tiền = T1 x - T0 x = 20 x 9.791,42 – 19 x 9.791,42 = 9.791,42 Tỷ lệ = x 100 = 5,26% X do Số tiền = T1 x - T1 x = 20 x 14.512,25 – 20 x 9.791,42 = 94.416,6 Tỷ lệ = x 100 = 50,76% Qua đó ta tấy cả 2 nhân tố đều tăng làm cho tổng mức lương của công ty năm 2005 so với năm 2004 tăng, mặc dù mức độ ảnh hưởng của các nhân tố là khác nhau. Trong đó số lao động tăng làm cho tổng quỹ lương tăng với số tiền là 9.791,42 nghìn đồng, mức lương bình quân tăng làm cho tổng quỹ lương với số tiền là: 94.416,6 nghìn đồng. Như vậy cả 2 chỉ tiêu này làm cho tổng quỹ lương tăng với số tiền là: 9.791,42 + 94.416,6 = 104.208 nghìn đồng, tỷ lệ tăng là 56,02%. 5.2.2. Trả lương theo lương khoán (khoán theo doanh thu) Để phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình thực hiện chi phí tiền lương theo cách trả lương theo lương khoán ta sử dụng công thức sau: Tổng quỹ lương = Doanh thu vận tải x Đơn giá tiền lương trên 1000 đồng doanh thu Trong đó: Đơn giá tiền luơng = Tổng tiền lương cấp bậc Tổng doanh số theo định mức Như vậy: Chi phí tiền lương trả theo lương khoán chiụ ảnh hưởng của hai nhân tố đó là doanh thu bán hàng và đơn giá tiền lương. Ta lần lượt xét sự ảnh hưởng của từng nhân tố này đến sự tăng giảm của quỹ lương. Ta có bảng phân tích Đơn vị tính: Nghìn đồng Chỉ tiêu Năm 2004 Năm 2005 Năm 2005 với năm 2004 Số tiền TL% 1. Tổng quỹ lương 227.313,00 349.135,00 121.822,00 53,59 2. Doanh thu 32.083.126,00 62.927.084 30.843.958,00 96,14 3. Đơn giá tiền lương trên 1000 đồng doanh thu 0,0071 0,0056 -0,0015 Căn cứ vào bảng số liệu trên ta nhận thấy: + Quỹ lương tăng (giảm) do doanh thu bán hàng Số tiền = 62.927.084 x 0,0071 – 32.083.126 x 0,0071 = 2.189.921,018 nghìn đồng Tỷ lệ = 218.992,1 x 100 227.313 = 96,34% + Quỹ lương tăng (giảm) do đơn giá tiền lương Số tiền = 62.927.084 x 0,0056 – 62.927.084 x 0,0071 = - 94.390,626 nghìn đồng Tỷ lệ = - 94.390,626 x 100 227.313 = - 41.53% Nhận xét: Do doanh thu bán hàng tăng làm cho qũy lương tăng với số tiền là: 2.189.921,1 nghìn đồng, do đơn giá tiền lương giảm làm cho tổng quỹ lương giảm với số tiền là: 94.690,626 nghìn đồng. Như vậy ảnh hưởng của 2 nhân tố này làm cho tổng quỹ lương tăng lên 121.822 nghìn đồng, tỷ lệ tăng 53,59%. Chương III Nhận xét dánh giá và các giải pháp đề xuất nhằn tiết kiệm chi phí I. nhận xét đánh giá tình hình quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp Trong điều kiện nền kinh tế thế giới cũng như từng nước đang có những thay đổi và ảnh hưởng to lớn đến quá trình sản xuất kinh doanh. Những thay đổi đó là nền kinh tế phát triển mạnh với tốc độ cao, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển, cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt. Vì vậy, nó buộc các nhà kinh doanh phải tìm ra biện pháp mới để ứng sử linh hoạt, hợp lý với những yêu cầu đòi hỏi của thị trường mới. Muốn tồn tại và chiến thắng được các đối thủ trong thị trường đó, các doanh nghiệp phải tìm cách giảm chi phí ở tất cả các khâu từ khâu sản xuất đến khâu tiêu thụ. Là một doanh nghiệp thương mại với nhiệm vụ là phục vụ nhu cầu mua, bán, sử dụng máy vi tính và các dịch vụ khác của người tiêu dùng cho nên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có nhiều đặc thù riêng so với các ngành khác. Sản phẩm của ngành là các sản phẩm thuộc ngành công nghệ thông tin như máy vi tính vì vậy việc quản lý chi phí kinh doanh là hết sức linh hoạt, quản lý tốt chi phí ở tất cả các khâu: Mua, bán, trang thiết bị phục vụ khách hàng, cải tiến phương thức phục vụ, nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề với phương châm: “Khách hàng là thượng đế ”. Hơn thế, ta biết nền kinh tế nước ta ngày càng mở cửa, sự giao lưu buôn bán quốc tế diễn ra mạnh và ngày càng phát triển, điều này càng nâng cao tầm quan trọng của ngành thương mại. Vấn đề đặt ra là không ngừng thay đổi các phương thức phục vụ khách hàng với chất lượng tốt nhất. Muốn làm được điều đó công ty cần phải làm tốt công tác quản lý chi phí kinh doanh. Qua một thời gian nghiên cứu thực tập ở công ty em có một vài nhận xét về tình hình quản lý và sử dụng chi phí như sau: 1. Mặt mạnh Thực tế, để giảm chi phí công ty đã không ngừng đầu tư mua sắm một số máy móc thiết bị chuyên dùng, dụng cụ quản lý, phương tiện vận tải phục vụ việc vận chuyển hàng hoá từ công ty đến nơi tiêu thụ. Chẳng hạn như: Mua mới một số dụng cụ quản lý mới như máy photocopy, máy điều hoà national, máy điều hoà sanyo, máy fax Panasonic. Ngoài ra, công ty còn tiến hành nâng cấp đổi mới phương tiện vận chuyển để phục vụ tốt công tác vận chuyển hàng như mua ô tô mới để công ty tự vận chuyển, hạn chế việc thuê ngoài vận chuyển như trước,… Tác dụng của việc làm này là một mặt nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm cho cán bộ công nhân viên trong công ty, góp phần tiết kiệm chi phí. Mặt khác, trong công ty công tác bán hàng, vận chuyển hàng hoá đến tận nơi tiêu thụ phần nào đã đáp ứng được nhu cầu của khách và tạo được niềm tin của khách hàng vào chất lượng hàng hoá, dịch vụ sau bán hàng cũng như thái độ phục vụ của nhân viên bán hàng. Đồng thời công ty cũng tiến hành thanh lý thu hồi một số đồ dùng không còn phù hợp với những hoạt động của công ty trong thời điểm hiện nay như bàn ghế, tủ đựng đồ, điều hoà,…, và thanh lý hàng tồn kho đã lâu. Mục đích của việc làm này là thu hồi lại một phần vốn công ty đã bỏ ra để đầu tư lúc trước và quay vòng vốn, mở rộng hoạt động kinh doanh chiếm lĩnh thị trường. Công ty có thuận lợi cơ bản là có đội ngũ cán bộ và nhân viên bán hàng có kinh nghiệm trong công tác quản lý điều hành hệ thống bán hàng. Đội ngũ nhân viên bán hàng được đào tạo chính quy bài bản, có khả năng phục vụ tốt tất cả các khách hàng cả khách hàng trong nước lẫn khách hàng quốc tế. Nhân viên bán hàng của công ty được đào tạo tốt nên rất am hiểu về các sản phẩm mà công ty kinh doanh, đó là điều kiện rất tốt để công ty có thể chiếm được lòng tin của khách hàng. Thuận lợi nữa, đó là công ty có đội ngũ cán bộ kỹ thuật có tay nghề cao được đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng chính quy, đảm bảo cho việc kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị máy móc, các linh kiện máy tính, máy fax, máy photo,…, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm bán ra. Ngoài ra, công ty còn có chế độ bảo hành tốt nhất đối với các sản phẩm để người tiêu dùng an tâm khi mua và sử dụng sản phẩm của công ty. Điều này chứng tỏ đầu vào của khâu tuyển dụng nhân sự rất tốt và được ban giám đốc rất quan tâm. Công ty cũng quy định rõ ràng về thái độ, trách nhiệm của nhân viên đối với công tác của mình và đối với công ty. Ví dụ với việc mua hàng hoá, công ty quy định phải mua các linh kiện hay những sản phẩm của công nghệ thông tin ở những công ty có uy tín trên thị trường, nguồn gốc của sản phẩm phải rõ ràng, để đảm bảo chất lượng của hàng mua vào, khi bán các sản phẩm đó cho khách hàng lớn hoặc khách hàng thường xuyên của công ty thì phải có chế độ ưu đãi đặc biệt như giảm giá, cho mở công nợ, có chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại, hoặc có những dịch vụ tốt sau bán hàng, để thu hút khách hàng đến với công ty. Ngoài ra công ty còn có mạng lưới kinh doanh được phân bổ ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, giúp cho việc lưu thông hàng hoá thuận tiện, dễ dàng hơn. Nhờ có mạng lưới này công ty có thể đến gần với người tiêu dùng hơn, tạo điều kiện để công ty mở rộng và phát triển thị trường. ý nghĩa của việc làm này chứng tỏ công tác quản lý chi phí của công ty tỏ ra hết sức chặt chẽ từ đó tránh thất thoát, lãng phí chi phí một cách không cần thiết, đảm bảo cho việc sử dụng chi phí hợp lý. Ngoài ra, công ty có sự phân công trách nhiệm giữa các phòng ban bộ phận để theo dõi và thực hiện các kế hoạch đã đề ra của ban giám đốc. Phòng kế hoạch kinh doanh có trách nhiệm phát hiện các khâu gây kém hiệu quả trong kinh doanh và báo cáo cho giám đốc để có giải pháp chỉnh lý kịp thời. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra các sản phẩm ra vào công ty, xây dựng các định mức kỹ thuật,… Phòng tài chính kế toán có trách nhiệm báo cáo về tình hình sử dụng nguồn vốn, sử dụng và quản lý chi phí, lập kế hoạch chi phí,… Trên đây là những thuận lợi rất lớn của công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tất cả đã tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng ăn khớp, có hệ thống, điều này làm cho nhân viên và cán bộ lãnh đạo tin tưởng lẫn nhau dẫn đến làm việc có hiệu quả. Bên cạnh những thuận lợi trên, công ty còn gặp một số khó khăn trong công tác quản lý và sử dụng chi phí. Đây là vấn đề cần phải được quan tâm xem xét đối với ban giám đốc của công ty. 2. Tồn tại 2.1. Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí khấu hao tài sản cố định là khoản chi phí chiếm tỷ trọng không nhỏ trong tổng chi phí của công ty. Vì vậy cần xác định một cách chính xác khoản chi phí này. Tại công ty việc tính khấu hao chưa đầy đủ do việc đánh giá lại tài sản cố định làm chưa tốt (việc phản ánh tăng hay giảm nguyên giá tài sản cố định trong kỳ được thực hiện tại thời điểm tăng hay giảm tài sản cố định đó trong kỳ. Tuy nhiên việc tăng hay giảm tài sản cố định không phải bao giờ cũng diễn ra tại một thời điểm) hơn nữa việc quản lý tài sản chưa đồng đều,… Điều đó dẫn đến tình trạng là tiền trích khấu hao đưa vào chi phí thấp hơn so với giá trị hao mòn thực tế của tài sản cố định. Do đó đã gây khó khăn cho việc quản lý chi phí kinh doanh. 2.2. Chi phí tiền lương Trong công ty TNHH máy tính Hà Nội thì chi phí tiền lương cũng là khoản chi phí chủ yếu, hơn nữa việc chi trả lương cho ngnười lao động công ty trả theo hai cách: Trả lương theo thời gian và trả theo lương khoán. Thực tế qua phân tích cho thấy rằng: Trả lương theo thời gian (người chịu trách nhiệm quản lý gián tiếp tạo sản phẩm hàng hoá dịch vụ) chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố doanh thu bán hàng và mức lương bình quân. Nhìn vào kết quả trên ta thấy tổng quỹ lương năm 2005 so với năm 2004 tăng 104.208 nghìn đồng, tỷ lệ là 56,02% thấp hơn so với sự tăng của doanh thu làm tỷ suất tiền lương giảm như thế là tốt, hơn thế mức lương bình quân tăng tương ứng với mức tăng của năng suất lao động bình quân của người lao động. Có thể đánh giá trả luơng theo thời gian là hợp lý. Trả lương theo lương khoán (nhân viên bán hàng trực tiếp) chịu ảnh hưởng của 2 nhân tố đó là đơn giá tiền lương và doanh thu bán hàng. Nhìn vào số liệu năm 2005 so với năm 2004 tổng quỹ lương tăng tương ứng về số tiền, tỷ lệ tăng thấp hơn tỷ lệ tăng của doanh thu làm cho tỷ suất tiền lương giảm đi hợp lý. Đối với công ty việc giảm chi phí tiền lương như thế tương đối là hợp lý, nhưng điều còn tồn tại là mức lương mà nhân viên nhận được chưa tương xứng với doanh thu họ làm ra. Điều này ban giám đốc cần lưu ý để làm sao công ty vẫn có lợi nhuận, vẫn tiết kiệm được chi phí, mà người lao động vẫn hưởng mức lương xứng đáng. 2.3. Chi phí mua hàng Chi phí mua hàng (giá mua hàng bán) là một khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí kinh doanh của công ty. Dựa vào kết quả đã phân tích ta thấy rằng năm 2005 so với năm 2004 chi phí này tăng lên rất nhiều với số tiền và tỷ trọng khá lớn, mức tăng của khoản chi phí này tăng nhanh hơn mức tăng của doanh thu, điều này có nghĩa là lượng hàng doanh nghiệp bán ra ít hơn lượng hàng mua vào hay doanh nghiệp chưa bán hết lượng sản phẩm mua vào làm cho giá trị hàng tồn kho tăng lên vốn quay vòng sẽ giảm, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai,… Do đó doanh nghiệp cần phải có biện pháp để thay đổi tình trạng trên, giảm lượng hàng tồn kho tăng thêm thu nhập cho công ty. II. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí Chi phí kinh doanh của doanh nghiệp là chỉ tiêu chất lượng phản ánh tổng hợp mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp. Thông qua chỉ tiêu này có thể đánh giá trình độ quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí kinh doanh là điều kiện cần thiết để doanh nghiệp hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh trên thị trường, mở rộng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Muốn tiết kiệm được chi phí kinh doanh, trước hết cần phải nắm được các chỉ tiêu cơ bản của chi phí kinh doanh như: Tổng mức chi phí, tỷ suất phí, mức độ giảm chi phí, tốc độ giảm chi phí và số tiền tiết kiệm được chi phí do hạ thấp chi phí sản xuất kinh doanh. 1. Biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí 1.1. Các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí 1.1.1. ảnh hưởng của mức lưu chuyển hàng hoá và cấu thành lưu chuyển hàng hoá Chi phí chia ra làm hai loại chi phí khả biến và chi phí bất biến. Khi mức lưu chuyển hàng hoá tăng lên, chi phí khả biến tăng lên nhưng không nhất thiết tăng theo tốc độ tăng của mức lưu chuyển hàng hoá, còn chi phí bất biến không tăng hoặc tăng không đáng kể. Vì vậy, khi tăng mức lưu chuyển hàng hoá, tỷ suất chi phí có thể được hạ thấp. Cấu thành lưu chuyển hàng hoá cũng ảnh hưởng đến chi phí kinh doanh những loại hàng hoá có chất lượng tốt, hợp thị hiếu, bán được nhanh thì có điều kiện giảm các khoản chi phí như: Chi phí bảo quản, hao hụt hàng hoá,…, do đó mức chi phí được hạ thấp. Ngược lại, nếu cấu thành lưu chuyển hàng hoá có những hàng hoá khó tiêu thụ, ứ đọng thì lại làm tăng các khoản chi phí nói trên và mức phí nói chung tăng lên. 1.1.2. ảnh hưởng của các nhân tố thuộc về sản xuất Nhóm nhân tố này ảnh hưởng đến chi phí ở hai khía cạnh: Một là, nếu hàng hoá sản xuất ra hợp với thị hiếu, chất lượng đảm bảo tốt, mẫu mã bao bì đẹp, tạo điều kiện mở rộng lưu chuyển hàng hoá thì tỷ suất chi phí sẽ được hạ thấp. Hai là, phân bổ sản xuất hợp lý, doanh nghiệp sản xuất gần nơi cung cấp nguyên liệu và gần thị trường tiêu thụ, tạo điều kiện tổ chức vận động hàng hoá hợp lý dẫn tới khả năng hạ thấp chi phí kinh doanh. 1.1.3. ảnh hưởng của nhân tố mạng lưới và cơ sở vật chất kỹ thuật thương mại Nếu mạng lưới thương mại được mở rộng, hệ thống kho tàng, cửa hàng, cửa hiệu được sắp xếp hợp lý, vừa tiện cho dự trữ hàng hoá, vừa đảm bảo phục vụ tốt cho tiêu thụ hàng hoá, thì có thể giảm bớt được những khâu trung gian không cần thiết, tiết kiệm được chi phí. Cơ sở vật chất kỹ thuật trong doanh nghiệp thương mại được tăng cường để mở rộng lưu chuyển hàng hoá, tăng năng suất lao động, giảm chi phí vận chuyển,…,thì mức chi phí cũng được hạ thấp. 1.1.4. ảnh hưởng của nhân tố giá cả đến chi phí Giá cả vật liệu, dụng cụ mua sắm phục vụ kinh doanh (như bao bì, vật liệu đóng gói, dụng cụ vật liệu bảo quản,…) hoặc giá cả lao vụ của các ngành: Vận tải, bưu chính viễn thông,…, đều ảnh hưởng đến mức chi phí. Nếu giá cả các loại vật liệu, giá cả các lao vụ tăng chi phí sẽ tăng và ngược lại. Việc tính toán và vận dụng giá cả hợp lý không những có thể hạ được chi phí mà vẫn đảm bảo được chất lượng công tác kinh doanh. 1.2. Những biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí Tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp mà ta có thể đưa ra các biện pháp nhằm hạ thấp chi phí. Tuy nhiên ta có thể đưa ra biện pháp chung nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong các doanh nghiệp, để hạ thấp chi phí kinh doanh doanh nghiệp có thể sử dụng các biện pháp sau: 1.2.1. Phải làm tốt công tác nghiên cứu thị trường Thị trường là yếu tố đầu vào và cũng là yếu tố đầu ra đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào. Do đó, nó quyết định tới sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Muốn tồn tại và đứng vững được trong môi trường kinh doanh khốc liệt đó doanh nghiệp phải nghiên cứu và nắm bắt được nhu cầu của khách hàng. ở nước ta hiện nay các doanh nghiệp kinh doanh trong điều kiện kinh tế thị trường có nhiều thành phần kinh tế nên tất yếu có hợp tác, có cạnh tranh. Vì thế các doanh nghiệp luôn phải nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu của thị trường để từ đó có thể đáp ứng được ngày càng tốt hơn thị hiếu của người tiêu dùng. 1.2.2. áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật Trong thời đại thông tin hiện nay, sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật được tính bằng ngày, bằng giờ, máy móc, thiết bị sản xuất liên tục thay đổi dần thay thế cho những lao động nặng nhọc của con người, thêm vào đó là những nhiên liệu, nguyên liệu, năng lượng mới ra đời thay thế cho những nguyên nhiên liệu truyền thống. Càng ngày vai trò của khoa học kỹ thuật càng trở lên quan trọng. Việc áp dụng thành tựu mới của khoa học kỹ thuật cho phép doanh nghiệp hạ thấp chi phí trong kinh doanh, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận. 1.2.3. Tận dụng đến mức tối đa khả năng phục vụ của cơ sở vật chất Cơ sở vật chất kỹ thuật chủ yếu là tài sản cố định như máy móc, thiết bị, nhà xưởng,… Chính vì vậy việc khai thác tối đa công suất phục vụ của tài sản cố định nhằm tận dụng hết nguồn lực sẵn có là biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí. Ngoài ra để tận dụng được hết khả năng phục vụ của chúng có thể đa dang hoá mặt hàng kinh doanh, kết hợp với việc cho thuê kho tàng, cửa hiệu, công cụ dụng cụ, đồ dùng,… 1.2.4. Tổ chức hợp lý, khoa học đội ngũ lao động trong doanh nghiệp Đây là việc làm cực kỳ quan trong bởi nếu tuyển dụng không đúng thì hậu quả sẽ không lường trước được. Vì thế việc tuyển dụng phải đảm bảo trên tinh thần giao lưu đối thoại cởi mở, tăng cường tiếp xúc hàng ngày. Trong đó người lãnh đạo là người phát huy tinh thần trách nhiệm: “Đứng mũi chịu sào”. Thêm vào đó doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành việc đào tạo cho nhân viên cấp dưới giúp cho họ nâng cao trình độ tay nghề bắt kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật. Tóm lại, việc tổ chức hợp lý khoa học đội ngũ lao động trong doanh nghiệp phải phát huy năng lực sáng tạo của người lao động, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh góp phần vào việc giảm chi phí do lao động dư thừa. 1.2.5. Lựa chọn phương thức kinh doanh phù hợp với tình hình đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vận dụng linh hoạt các hình thức đấu thầu, khoán gọn, đồng thời giải quyết hài hoà các mặt lợi ích giữa doanh nghiệp với người lao động, giữa các loại lao động với nhau nhằm kích thích tiết kiệm và nâng cao năng suất lao động, hạ thấp chi phí kinh doanh và tăng thu nhập cho doanh nghiệp. Thực hành chế độ tiết kiệm đối với hiệu quả kinh tế ở mọi nơi, mọi lúc trong tất cả các khâu, các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp, chú ý tiết kiệm chi phí sản xuất chung, chống lãng phí, tham ô. 1.2.6. Về mặt quản lý tài chính Để góp phần vào việc hạ thấp chi phí kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện một số nội dung sau: + Quản lý chi phí kinh doanh gắn với kế hoạch, kế hoạch có thể được lập theo các dự toán ngắn hạn về chi phí kinh doanh trên cơ sở của kế hoạch tài chính năm hoặc quý. Lập kế hoạch ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp có thể khai thác mọi khả năng tiềm tàng hạ thấp được chi phí kinh doanh cho cả năm kế hoạch. Lập kế hoạch ngắn hạn cần xác định những nhu cầu cần thiết, đồng thời phải tiến hành phân tích rà soát lại hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp. + Phân công, phân cấp quản lý chi phí phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh. Đối với những doanh nghiệp có qui mô lớn cần phải phân công quyền hạn trách nhiệm cho từng bộ phận nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, nhân viên thuộc bộ phận đó. Phân công cấp quản lý chi phí tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát quá trình thực hiện các dự toán chi phí ngắn hạn, tìm ra những khả năng tiềm tàng của doanh nghiệp, phấn đấu giảm chi phí kinh doanh. + Thường xuyên hoặc định kỳ tiến hành kiểm tra, giám đốc tài chính đối với chi phí đặc biệt là đối với những khoản chi phí chủ yếu chiếm tỷ trọng lớn. Căn cứ để giám đốc tài chính là các kế hoạch chi phí, số liệu thực tế ghi trên các chứng từ, hoá đơn, các chế độ chính sách quản lý tài chính của nhà nước và quy định của doanh nghiệp. Trên đây là một số biện pháp rất cụ thể áp dụng cho các doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là với cùng biện pháp đó nếu áp dụng cho doanh nghiệp này thì nó trở lên hữu hiệu, nếu áp dụng cho doanh nghiệp khác thì chưa chắc đã phù hợp, đôi khi phản tác dụng. Do đó, việc tìm ra biện pháp hạ thấp chi phí một cách hiệu quả nhất đó là điều không hề đơn giản chút nào. Song qua phân tích, đánh giá về tình hình thực hiện chi phí kinh doanh tại công ty TNHH máy tính Hà Nội có thể đưa ra một số biên pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí kinh doanh ngày càng tốt hơn. 2. Biện pháp nhằm phấn đấu hạ thấp chi phí trong công ty 2.1. Mở rộng thị trường kinh doanh Đặc điểm của công ty là kinh doanh máy vi tính và các thiết bị thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin khác phần nào nhu cầu sử dụng của khách hàng. Do đó, công ty luôn cố gắng tìm tòi mọi giải pháp để mở rộng và khai thác tối ưu thị trường sẵn có bởi nó không những mang lại những cơ hội mà còn là yếu tố giúp hạ thấp chi phí. Với mục tiêu đó công ty đã lựa chọn địa bàn hoạt động, xây dựng mạng lưới cửa hàng kinh doanh phù hợp (mở cửa hàng ở quận Thanh xuân) nhằm đảm bảo thuận tiện cho quá trình vận động hàng hoá, đồng thời thuận tiện cho việc đi lại mua bán của người tiêu dùng, như vậy sẽ giảm được chi phí vân chuyển từ trụ sở chính của công ty, giảm được chi phí bảo quản, sửa chữa. Công ty không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, nắm vững nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng, đa dạng hoá hình thức phục vụ sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trường. Công ty đã cố gắng giữ chữ tín trong kinh doanh, đáp ứng mọi nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng về chủng loại hàng hoá kinh doanh, về chất lượng giá cả hàng hoá, đồng thời hình thành được nguồn cung cấp hàng hoá ổn định, chất lượng tốt với chi phí mua hợp lý nhằm tăng mức lưu chuyển hàng hoá, giảm tỷ suất chi phí. 2.2. Nâng cao trình độ của người lao động Công ty TNHH máy tính Hà Nội có một đội ngũ nhân viên và lao động trẻ với trình độ tốt. Tuy nhiên, đứng trước sự thay đổi của thị trường và công nghệ thông tin hiện nay cần đòi hỏi một đội ngũ cán bộ và công nhân viên không những có kinh nghiệm mà còn luôn phải cập nhật kiến thức và thông tin mới để có thể đáp ứng được nhu cầu của thị trường, tăng sức cạnh tranh cho công ty. Chính vì thế công ty cần tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên đi học thêm các lớp bồi dưỡng để nâng cao nghiệp vụ. Ngoài ra công ty còn khuyến khích việc trau dồi, tìm hiểu các chính sách của nhà nước, pháp luật. Việc làm này hoàn toàn đúng đắn vì khi người công nhân có kiến thức chuyên môn tốt cộng vào đó là sự năng động, nhạy bén phù hợp với tình hình mới thì hiệu quả làm việc sẽ tốt hơn rất nhiều. 2.3. Có phương hướng kinh doanh hợp lý Trước hết, công ty cần đẩy mạnh hoạt động tiếp thị nhằm tìm kiếm và mở rộng thị trường góp phần đa dạng hoá hoạt động kinh doanh, liên kết thị trường trong nước với thị trường quốc tế nhằm khai thác triệt để mọi nguồn lực trong công ty và khai thác nguồn hàng có chất lượng cao. Hơn thế để đáp ứng nhu cầu sử dụng máy vi tính và các sản phẩm của ngành công nghệ thông tin sao cho có hiệu quả. Mặt khác, để giảm chi phí trong những năm qua công ty không ngừng đầu tư trang thiết bị mới, phương tiện vận tải,…, để giảm bớt chi phí dich vụ bên ngoài. 3. Một số ý kiến đề xuất nhằm tiết kiệm chi phí trong công ty TNHH máy tính Hà Nội Từ nhận thức đúng đắn và sâu sắc vấn đề hiệu quả kinh doanh đồng thời nhận thức tầm quan trọng của việc hạ thấp chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại. Xuất phát từ những tồn tại trong công tác quản lý chi phí, kết hợp kiến thức lý luận với kiến thức thực tế tại công ty TNHH máy tính Hà Nội dưới đây em xin mạnh dạn đưa ra một số ý kiến nhằm tiết kiệm chi phí: 3.1. Chi phí mua hàng (trị giá hàng mua, chi phí thu mua) Là một doanh nghiệp thương mại, chi phí mua hàng là rất lớn, chiếm tỷ trọng tương đối cao. Nó phụ thuộc vào khâu mua, khâu vận chuyển, tiếp nhận, bảo quản,…, doanh nghiệp cần tiết kiệm hợp lý chi phí vận chuyển hàng hoá, chi phí bảo quản trong tất cả các khâu, bắt đầu từ khâu mua, khâu dự trữ, khâu bảo quản cho đến khâu bán. Đối với những hàng hoá nhập khẩu: Các nhà quản lý phải xây dựng kế hoạch thu mua, kế hoạch tiêu thụ càng chi tiết càng tốt, sao cho phù hợp với thị trường ngày càng biến động. Công ty cần phải nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu tiêu dùng của khách hàng và khả năng cung ứng của các đối thủ cạnh tranh trong thời điểm hiện tại, cũng như trong tương lai về mặt hàng định nhập khẩu để nhập lượng hàng vừa đủ tránh việc nhập quá nhiều hay cung lớn hơn cầu, việc đó làm cho nguồn vốn quay vòng chậm, mất cơ hội đầu tư kinh doanh cho sản phẩm có nhu cầu, lãng phí chi phí nhập khẩu. Đối với những hàng hoá trong nước cũng vậy công ty cần có kế hoạch cụ thể, vì theo kết quả phân tích 2 năm gần đây lượng hàng tồn kho còn tương đối nhiều. Ban lãnh đạo công ty cần phải kiểm tra lại lượng hàng tồn kho, xem mặt hàng nào còn nhiều thì thôi không mua vào, mà lên kế hoạch thanh lý hàng tồn kho để tăng nguồn vốn từ đó giảm chi phí bảo quản, chi phí mua hàng, hơn thế nữa cần cân đối các mặt hàng cho hợp lý. Công ty nên thực hiện kiểm tra hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên với các mặt hàng kinh doanh của công ty để thấy được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào không bán được để không ảnh hưởng tới hoạt động của công ty. Công phải dự toán những biến động về cung cầu giá cả hàng hoá. 3.2. Chi phí tiền lương Công ty cần tiến hành khoán doanh thu tối thiểu cho từng nhân viên kinh doanh hay nhân viên bán hàng, doanh thu tối thiểu này phải được xây dựng trên mức tiêu thụ tháng trước, năm trước và theo nhu cầu của khách hàng, không nên xây dựng định mức chung cho cả kỳ kinh doanh. Do đó kết quả của người lao động phụ thuộc vào bản thân họ. Đây là một đòn bẩy kinh tế kích thích mọi người hăng say làm việc, hoàn thiện tốt nhất công việc trong khả năng của mình. Công ty cần trả lương phù hợp với điều kiện hiện tại của thị trường, của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cần cân đối lại lao động, giải quyết lao động dư thừa, giảm chi phí lương chờ việc và bảo hiểm cho người lao động dư thừa. 3.3. Chi phí khấu hao tài sản cố định Công ty cần tiến hành đánh giá lại toàn bộ tài sản cố định, xác định những tài sản vẫn sử dụng nhưng đã hết thời gian sử dụng để không tính khấu hao, đối với tài sản cố định chỉ mới trích một phần cần tiến hành trích đủ. Hơn thế định kỳ từng quý, từng năm nên tiến hành tính khấu hao nhanh để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng tài sản cố định do mức độ hao mòn vô hình của TSCĐ. Hơn thế cũng cần phải bảo quản và sử dụng máy móc đúng quy trình để kéo dài thời gian sử dụng, đồng thời khai thác hết công suất của những thiết bị đó. 3.4. Chi phí quản lý Công ty chỉ giải quyết mua sắm trang thiết bị văn phòng thật cần thiết, giảm chi phí tiếp khách, hội nghị, tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, báo chí, công tác phí. Việc chi tiếp khách trong và ngoài nước khi thật cần thiết mới chi và tiết kiệm, mức chi phí phải báo cáo giám đốc duyệt trước. Hạn chế tiếp khách bằng thuốc lá, bia rượu ngoại đắt tiền và chỉ sử dụng trong trường hợp cần thiết. Công ty cần tiết kiệm điện thoại đường dài ra nước ngoài, cần phải tránh sử dụng điện thoại công ty vào việc cá nhân không có liên quan đến công việc của công ty. Ngoài ra công ty nên chú ý nhắc nhở mọi người tiết kiệm trong việc sử dụng điện nước sinh hoạt. Tổ chức và phân bổ nguồn lao động hợp lý, khoa học nhằm phát huy khả năng, sở trường, tay nghề của người lao động, thường xuyên quan tâm đến vấn đề đào tạo, bồi duỡng nguồn nhân lực,…, công ty còn có nhiều hình thức khen thưởng cho nhân viên có doanh số bán ra cao khuyến khích nhân viên tích cực công tác của mình. Kết luận Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi tham gia vào thị trường đều có mục đích chung là tăng trưởng kinh tế và tìm kiếm lợi nhuận. Nhưng làm thế nào để có thể đạt được lợi nhuận tối đa trong nền kinh tế thị trường đầy biến động như hiện nay. Câu hỏi đó đã trở thành bài toán hóc búa đối với tất cả các nhà quản trị doanh nghiệp, quản trị tài chính trong việc tìm ra biện pháp hiệu quả nhất để nâng cao hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình. Như ta đã phân tích ở trên thì việc quản lý và sử dụng hợp lý chi phí sẽ ảnh hưởng rất lớn tới mục đích chung của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của điều này, trong mấy năm gần đây ban giám đốc công ty TNHH máy tính Hà Nội đã thực hiện rất nhiều biện pháp nhằm hạ thấp chi phí. Tuy nhiên xuất phát từ nhiều nguyên nhân cả chủ quan lẫn khách quan nên công tác quản lý chi phí còn gặp không ít khó khăn. Qua thời gian thực tập ở công ty em càng thấy rõ tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng chi phí nên em đă quyết đinh lựa chọn đề tài: “Phân tích tình hình thực hiện chi phí và các biện pháp làm giảm chi phí kinh doanh” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. Trong thời gian thực tập ở công ty em đã được các anh chị giúp đỡ để em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này và cho em thấy tình hình thực tế ở một công ty. Em tin rằng với đội ngũ cán bộ công nhân viên tương đối trẻ nhưng có năng lực và trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao chắc chắn sẽ làm tốt hơn nữa công tác quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh ngày càng có hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu lợi nhuận mà công ty đề ra. Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lê Hoài Phương đã tận tình giúp đỡ cùng các anh chị trong phòng kế toán cùng toàn công ty đã giúp đỡ em rất nhiều trong việc hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn. Hà Nội, tháng 5 năm 2006 Sinh viên thực hiện Đặng Thị Kim Phượng Tài liệu tham khảo 1. Giáo trình tài chính doanh nghiệp của trường Cao đẳng Kinh Tế - Kỹ Thuật Thương Mại 2. Giáo trình phân tích hoạt động doanh nghiệp trương Cao đẳng Kinh Tế – Kỹ Thuật Thương Mại 3. Giáo trình phân tích hoạt động kinh tế doanh nghiệp thương mại – dịch vụ của trường đại học thương mại, chủ biên PGS.TS Trần Thế Dũng- TS Nguyễn Quang Hùng, THS Lương Thị Trâm 4. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh- ĐH kinh tế quốc dân – nhà xuất bản giáo dục năm 1997 5. Báo cáo tài chính năm 2003, năm 2004, năm 2005, báo cáo thuế của công ty TNHH máy tính Hà Nội. ._.