Phân tích tình hình quản lý vật tư & xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng

LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, công tác, hoạch định chiến lược kinh doanh là vấn đề sống còn của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh của doanh nghiệp luôn luôn vận động theo quy luật của nó. Trong khi đó mọi doanh nghiệp đều muốn chiến thắng trong cạnh tranh và dành thắng lợi trong thị trường. Muốn vậy doanh nghiệp phải củng cố và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm là một bộ phận quan trọng trong chiến lược sản xuất kinh doanh. Trong sản xuất kinh doanh thì mục tiêu của doanh nghiệp là tối đa hoá lợi nhuận. Sao cho chi phí là nhỏ nhất, lợi nhuận là cao nhất. Có như vậy doanh nghiệp mới duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Nâng cao đời sống văn hoá tinh thần cho người lao động. Để đạt mục tiêu trên doanh nghiệp phải đồng thời thực hiện các biện pháp kinh tế kỹ thuật và phải tiết kiệm được chi phí vừa không phải đầu tư về vốn . Nhất là trong nền kinh tế thị trường như hiện nay, các doanh nghiệp tồn tại hay không tồn tại là do công tác quả lý kém hiệu quả, qua tổng kết cho thấy 90% các nhà doanh nghiệp thành công hay thất bại là do quản lý kém. Chính vì thế mà các doanh nghiệp nói chung đều phải xây dựng chiến lược sản xuất kinh doanh. Có như vậy doanh nghiệp mới tồn tại và phát triển. Qua thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng em nhận thấy trong nhiều năm qua Công ty đều hoan thành kế hoạch sản lượng, kế hoạch về doanh thu nhưng lợi nhuận chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu là chi phí cao, dẫn lợi nhuận thấp. Qua đó nói lên quản lý vật tư, thiết bị, giá thành chưa hợp lý. Do vậy với những kiến thức đã học tại trường và thời gian thực tập tại Công ty May Phù Đổng được sự hướng dẫn của thầy giáo Ngô Trần Ánh và các anh chị trong Công ty May Phù Đổng đã giúp em đi sâu nghiên cứu đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật tư và xây dựng các biện pháp quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng “ Vật tư là đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh và chiếm một tỷ trọng lớn trong cơ cấu chi phí sản xuất ở doanh nghiệp. Vì vậy quản lý hiệu quả vật tư là một trong những cách thức để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp . Vật tư là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động sản xuất, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra, đảm bảo cho hoạt động sản xuất của Công ty được tiến hành thuận lợi. Đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi trong hoạt động cung cấp vật tư là cung cấp sao cho đúng yêu cầu kỹ thuật mà sản xuất yêu cầu, đúng thời gian, đúng chủng loại. Nếu cung cấp vật tư đạt được các yêu cầu đó, thì mới đảm bảo rằng có điều kiện hoàn thành kế hoạch đề ra. Với những kiến thức còn ít ỏi và kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình làm đề tài. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo trong khoa và các bạn đồng nghiệp cho bản đồ án hoàn thiện hơn . Em xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trường đại học Bách Khoa Hà Nội và thầy giáo hướng dẫn Ngô Trần Ánh đã giúp đỡ em hoàn thành bản đồ án tốt nghiệp. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP I.1.Khái niệm vật tư về quản lý vật tư I.1.1 .Khái niệm vật tư kỹ thuật: Vật tư kỹ thuật là tư liệu sản xuất ở trạng thái khả năng. Mọi vật tư kỹ thuật đều là tư liệu sản xuất, nhưng không nhất thiết mọi tư liệu sản xuất cũng đều là vật tư kỹ thuật cả. Tư liệu sản xuất gồm có đối tượng lao động và tư liệu lao động. Những sản phẩm của tự nhiên là những đối tượng lao động do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động để chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, những tính năng kỹ thuật nhất định. Do đó không phải mọi đối tượng lao động cũng đều là sản phẩm lao động, chỉ nguyên liệu mối là sản phẩm của lao động. Vật tư kỹ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên, nhiên, vật liệu, điện lực, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ phụ tùng …(được gọi tắt là vật tư ). I.1.2.Phân loại vật tư kỹ thuật: Vật tư kỹ thuật gồm nhiều thứ, nhiều loại, từ những thứ có tính năng kỹ thuật cao, đến những thứ, những loại thông thường, từ những thứ có khối lượng và trọng lượng lớn đến những thứ nhỏ nhẹ kích thước nhỏ bé, từ những thứ rất đắt tiền đến những thứ rẻ tiền…Tất cả đều là sản phẩm lao động, dùng để sản xuất. Toàn bộ vật tư được phân theo tiêu thức cơ bản sau. a)Theo công dụng trong quá trình sản xuất: được chia thành hai nhóm *)Vật tư dùng làm đối tượng lao động Nhiên liệu, nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, chi tiết bộ phận máy. Vật tư chuyên dùng - Điện lực *)Vật tư dùng làm tư liệu lao động Thiết bị động lực Thiết bị vận chuyển và chứa đựng đối tượng lao động; Hệ thống thiết bị, máy móc đIũu khiển: Công cụ, khí cụ và dụng cụ dùng vào sản xuất; Các loại phụ tùng máy . Các loại đồ trong dùng nhà xưởng b)Theo tính chất sử dụng: Vật tư thông dụng gồm những vật tư dùng phổ biến cho nhiều ngành còn vật tư chuyên dùng bao gồm những loại vật tư dùng cho một ngành nao đó, thậm chí một doanh nghiệp như vật tư chuyên dùng ngành đường sắt, vật tư chuyên dùng cho ngành y tế. c)Theo tầm quan trọng của vật tư : Các loại vật tư có tầm quan trọng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Một số vật tư nếu bị thiếu sẽ làm tê liệt hoạt động của doanh nghiệp, một số khác quá đắt, một số khó mà có được. Do vậy, trong quá trình tổ chức mua sắm và quản lý vật tư, các doanh nghiệp cần chú ý vào những sản phẩm “quan trọng”. Chúng cần phải được phân loại để có phương pháp quản lý có hiệu quả. I.1.3. Quản lý vật tư: Việc đáp ứng đầy đủ các loại vật tư thiết bị kịp thời và đồng bộ là điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất, có đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại kịp thời thì doanh nghiệp mới tồn tại và đạt được mục đích trong sản xuất kinh doanh. *)Công tác quản lý vật tư bao gồm : Xác định nhu cầu và lập kế hoạch yêu cầu vật tư Xấc định phương thức đảm bảo vật tư. Lập và tổ chức thực hiện kế hoạch mua vật tư . Tổ chức cấp phát vật tư Quản lý vật tư nội bộ. - Phân tích quá trình mua sắm và quản lý vật tư . I.2 : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu: I.2.1 Khái niệm và ý nghĩa *)Khái niệm : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là lượng tiêu hao lớn nhất cho phép để sản xuất một đơn vị sản phẩm hoặc để hoàn thành một công việc nào đó trong điều kiện tổ chức và kỹ thuật nhất định của thời kỳ kế hoạch . *)ý nghĩa : Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là nội dung quan trọng và rất cần thiết của công tác quản lý, định mức tiêu dùng nguyên vật liệu là cơ sở của các mặt quản lý trong các doanh ngiệp nói chung . *)Định mức tiêu dùng nguyên vật liệu có tác dụng sau: -Là cơ sở để xây dựng kế hoạch mua nguyên vật liệu, điều hoà, cân đối lượng nguyên vật liệu cần dùng trong doanh nghiệp. Từ đó xác định đúng đắn các mối quan hệ mua bán và ký kết hợp đồng giữa các doanh nghiệp với nhau và giữa các doanh nghiệp với các đơn vị kinh doanh vật tư. -Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu, hợp lý, kịp thời cho các phân xưởng bộ phận sản xuất và nơi làm việc, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành cân đối, nhịp nhàng và liên tục. -Là cơ sở để tiến hành hạch toán kinh tế nội bộ, là cơ sở tính toán giá thành chính xác, đồng thời còn là cơ sở để tính toán nhu cầu về vốn lưu động và huy động các nguồn vốn một cách hợp lý. -Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy cán bộ công nhân viên sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu ngăn ngừa mọi lãng phí có thể xảy ra. -Là thước đo đánh giá trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật và ứng dụng kỹ thuật, công nghệ mới vào sản xuất. Ngoài ra, định mức tiêu dùng nguyên, vật liệu còn là cơ sở để xác định các mục tiêu cho các phong chào thi đua hợp lý hoá sản xuất và cải tiến kỹ thuật trong các doanh nghiệp. I.2.2. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Có nhiều phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng nguyên vật liệu, trong thực tế các doanh nghiệp thường dùng 3 phương pháp cơ bản sau: *)Sở dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm để xác định: Căn cứ vào số liệu thống kê về mức tiêu dùng nguyên vật liệu của kỳ báo cáo. -Thu nhập số liệu kỳ báo cáo: Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ báo cáo tiến hành thu nhập tài liệu cần thiết, số liệu thu nhập càng nhiều thì mức độ chính xác càng cao . -Tính thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong kỳ báo cáo cách tính như sau : + Cách 1: Dùng phương pháp bình quân số học: n S Pi i=1 MO = N Trong đó : MO: Thực chi bình quân về vật tư để sản xuất ra đơn vị sản phẩm kỳ báo cáo Pi: Thực chi vật tư để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm của lần quan sát thứ nhất. N: Số lần quan sát + Cách 2: Dùng phương pháp bình quân gia quyền n SPi . q i i=1 MO = n S qi i=1 qi:Là lượng sản phẩm sản xuất ra ứng với số lần quan sát *)Phương pháp thí nghiệm kinh nghiệm: Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có kết hợp với kinh nghiệm đã thu được trong sản xuất kinh doanh, để xây dựng mức cho kế hoạch (Tuỳ thuộc vào từng đặc điểm và tính chất của vật tư sản phẩm sản xuất ra để xác định nội dung, phạm vi thí nghiệm cụ thể ) -Thí nghiệm trong sản xuất: Sản xuất thử ngay trong điều kiện thực tế của sản xuất để thu thập và rút ra kết luận. -Thí nghiệm trên cơ sở nghiên cứu: Tức là tiến hành sản xuất thử trong phòng thí nghiệm. *) Yêu cầu của phương pháp này: Điều kiện thí nghiệm phải phù hợp với điều kiện thực tế của sản xuất Điều kiện thí nghiệm phải mang tính chất hiện đại Sau khi đã xác định được mức của từng loại thì tiến hành sản xuất thử. Nếu phù hợp thì sẽ ban hành định mức. (*) Phương pháp phân tích tính toán: Phương pháp này là tính mức cho từng sản phẩm dựa trên cơ sở nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng chủ yếu đến chi phí vật tư. Tính toán bộ tiêu hao vật tư trong sản xuất và tổng hợp mức kế hoạch. Phương pháp này phải có đủ tài liệu thống kê báo cáo về tình hình sử dụng vật tư cụ thể, chi phí vật tư, quản lý, công nghệ… I.2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình thực hiện định mức: Khi đã xác định được định mức vật tư cho từng loại sản phẩm hợp đồng định mức ban hành tập định mức mới và được ông giám đốc ký duyệt sau đó đưa vào áp dụng. Trong quá trình thực hiện phải có cán bộ theo dõi giám sát quá trình thực hiện nếu có gì không hợp lý phải sửa đổi. I.2.4. Tổ chức sửa đổi định mức: Định mức nói chung và tiêu hao vật tư nói riêng luôn đòi hỏi phải thường xuyên được đổi mới và hoàn thiện đảm bảo yêu cầu của sản xuất trong từng lĩnh vực. Khi điều kiện sản xuất thay đổi bắt buộc định mức phải thay đổi theo cho phù hợp, việc sửa đổi định mức được tiến hành theo 2 hướng: + Các mức lạc hậu thì phải sửa đổi nâng cao + Các mức tiên tiến thì phải hạ thấp I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư: Kế hoạch mua sắm vật tư đóng một vai trò rất quan trọng của kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính. Chúng có mối liên quan mật thiết với nhau, tác động lẫn nhau. Kế hoạch mua sắm vật tư đảm bảo yếu tố về vật chất, để thực hiện kế hoạch khác. Còn các kế hoạch khác là căn cứ để xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư. I.3.1.Đặc điểm của kế hoạch mua sắm -Kế hoạch và việc thực hiện kế hoạch mua sắm vật tư sẽ dự kiến trực tiếp thời gian của quá trình sản xuất, sự tiêu dùng trực tiếp của các tư liệu sản xuất sẽ phát sinh trong doanh nghiệp. - Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp rất phức tạp - Kế hoạch mua sắm vật tư trong doanh nghiệp có tính chất cụ thể và nghiệp vụ cao độ. I.3.2.Nội dung mua sắm vật tư : Kế hoạch mua sắm vật tư của doanh nghiệp thực chất là sự tổng hợp các tài liệu tính toán kế hoạch tổng hợp nhu cầu vật tư. Nhiệm vụ chủ yếu là đảm bảo đủ vật tư, vật tư tốt đáp ứng được nhu cầu cho sản xuất. Kế hoạch mua sắm vật tư có 2 nội dung cơ bản : - Phản ánh toàn bộ nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch: (Vật tư cho sản xuất, cho xây dựng cơ bản,cho sửa chữa, cho dự trữ ) - Phản ánh các nguồn vật tư để thoả mãn nhu cầu trên gồm: Tồn kho nguồn tiềm năng nội bộ, nguồn mua ngoài. I.3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm: Gồm các giai đoạn sau: *) Giai đoạn chuẩn bị : Đây là giai đoạn quan trọng quyết định đến chất lượng và nội dung của kế hoạch vật tư. Để làm tốt giai đoạn này thì cán bộ thương mại doanh nghiệp phải thực hiện các công việc sau: + Nghiên cứu và thu thập các thông tin về thị trường, các yếu tố sản xuất. + Chuẩn bị các tài liệu về phương án sản xuất – kinh doanh – tiêu thụ sản phẩm . + Mức tiêu dùng nguyên vật liệu, yêu cầu của các công trường, phân xưởng, của doanh nghiệp . *) Giai đoạn tính toán các nhu cầu: Để có được kế hoạch mua vật tư chính xác và khoa học đòi hỏi phải xác định đầy đủ các loại vật tư cho sản xuất. Đây là căn cứ quan trọng để xác định lượng vật tư cần mua về cho doanh nghiệp. +Xác định số lượng vật tư tồn đầu kỳ và tồn cuối kỳ của doanh nghiệp. +Xác định số lượng vật tư hành hoá cần phải mua về cho doanh nghiệp Mục tiêu của việc lập kế hoạch là làm sao số lượng vật tư mua về ở mức tối thiểu mà vẫn đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh. Có nghĩa là tổng nhu cầu bằng tổng nguồn dự trữ nhưng rất ít. I.4. Xác định nhu cầu vật tư I.4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư: *) Khái niệm: Nhu cầu vật tư là những nhu cầu cần thiết về nguyên, nhiên vật liệu, thiết bị, máy móc để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh nhất định. *) Những đặc điểm cơ bản để xác định nhu cầu vật tư: Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất. Nhu cầu được hình thành trong lĩnh vực sản xuất vật chất Tính xã hội của nhu cầu vật tư kỹ thuật. Tính thay thế lẫn nhau của nhu cầu vật tư. Tính bổ sung cho nhau về nhu cầu vật tư. Tính khách quan của nhu cầu vật tư. Tính đa dạng và nhiều vẻ của nhu cầu vật tư. Do những đặc điểm cơ bản trên mà việc nghiên cứu và xác định các loại nhu cầu vật tư ở doanh nghiệp là rất phức tạp, đòi hỏi cán bộ kinh doanh phải có sự am hiểu sâu sắc về lĩnh vực hàng hoá công nghiệp, công nghệ sản xuất, kiến thức thương mại… I.4.2.Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành: *) Kết cấu nhu cầu vật tư : Trong doanh nghiệp nhu cầu vật tư được biểu hiện toàn bộ nhu cầu trong kỳ kế hoạch đảm bảo cho việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, nghiên cứu khoa học, sửa chữa và dự trữ … Được thể hiện qua sơ đồ sau: Hình 01: kết cấu nhu cầu vật tư của doanh nghiệp Tổng nhu cầu vật tư Nhu cầu cho xây dựng Nhu cầu vật tư cho sản xuất Dự trữ Sửa chữa Xây dựng cơ bản Cho sản phẩm chính Dự trữ Cho sản xuất phụ Nhu cầu vật tư sx áo Jacket Nhu cầu vật tư SX áo sơ mi Nhu cầu vật tư SX quần áo trẻ em Sửa chữa thường xuyên Sửa chữa gia công Máy moc thiết bị * +Tiến bộ khoa học – kỹ thuật trong sản xuất +Quy mô sản xuất của các ngành , các doanh nghiệp +Cơ cấu khối lượng sản phẩm sản xuất +Quy mô thị trường vật tư tiêu dùng +Cung vật tư hàng hoá trên thị trường I.4.3.Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư : Nhu cầu nguyên vật liệu trực tiếp vật tư trực tiếp: Việc xác định nhu cầu dựa vào mức tiêu dùng và khối lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ. Nsx = SQsf . msf Trong đó : Nsx: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất sản phẩm trong kỳ Qsf: Số lượng sản phẩm sản xuất trong kỳ msf: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm *) Tính mức chi tiết sản phẩm : Nct = SQct . mct Trong đó : Nct: Nhu cầu vật tư dùng để sản xuất các chi tiết sản phẩm trong kỳ Qct: Số lượng chi tiết sản phẩm sẽ sản xuất trong kỳ mct: Mức sử dụng vật tư cho một đơn vị chi tiết sản phẩm *) Tính hệ số biến động : Phương pháp này nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoạch so với sử dụng vật tư kỳ báo cáo Nsx = Nbc . Tsx . Htk Trong đó: Nbc: Số lượng vật tư sử dụng trong năm báo cáo Tsx : Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch H tk: Hệ số tiết kiệm vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo b) Nhu cầu nguyên vật liệu cho sản phẩm dở dang: *) Tính theo mức chênh lệch sản lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang giữa năm cuối và năm đầu. Nsx=(Qcd2- Qcd1). m Trong đó: Qcd2 ,Qcd1: Số lượng bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang đầu năm và cuối năm kế hoạch m: Mức sử dụng vật tư cho đơn vị mức thành phẩm hàng chế biến dở dang *)Tính theo chu kỳ sản xuất: Nsx=( Tk. M ) - P Trong đó: Tk: là thời gian sử dụng để sản xuất bán thành phẩm (số ngày) M: là số lượng vật tư để sử dụng trong một ngày đêm để sản xuất ra bán thành phẩm (hàng chế biến dở dang) P: số lượng vật tư của bán thành phẩm và hàng chế biến dở dang có ở đầu năm kỳ kế hoạch. *)Tính theo giá trị: (Qcd2-Qcd1) NSX =. . Nkh Gkh Trong đó: Gkh: Toàn bộ giá trị tổng sản lượng năm kế hoạch Nkh:Số lượng vật tư cần dùng năm kế hoạch *)Tính theo hệ số biến động: (Qcd2 .Tkh)- Qcd1 Nsx= . Nkh Gkh Trong đó: Tkh: Tỉ lệ tăng giảm giá trị tổng sản phẩm năm kế hoạch so với năm báo cáo. Nhu cầu máy móc,thiết bị để lắp máy sản phẩm: Ntb= Mtb . Ksp + Tck - Tdk ở đây: Ntb: Nhu cầu thiết bị cho lắp máy sản phẩm trong kỳ kế hoạch. Mtb: Mức thiết bị dùng cho một máy sản phẩm Ksp: số lượng máy sản phẩm dự kiến sản suất trong kỳ kế hoạch Tck: Tồn kho cuối kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm Tdk: Tồn kho đầu kỳ về thiết bị dùng cho lắp máy sản phẩm Ngoài ra đơn vị cần xác định các loại nhu cầu vật tư cho sửa chữa thường xuyên, định kỳ, vật tư cho sửa chữa nhà xưởng, nhu cầu vật tư dự trữ cho xây dựng cơ bản… I.4.4.Phương pháp xác định các nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư cho doanh nghiệp: a)Nguồn hàng tồn kho đầu kỳ: Lượng hàng tồn kho được tính như sau: Odk = Ott + Nh - X Trong đó: Odk: Tồn kho ước tính đúng kế hoạch ott: Tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch Nh: Lượng hàng ước nhập từ thời điểm lập kế hoạch đến hết năm báo cáo X: Lượng hàng ước xuất b)Nguồn động viên tiềm lực nội bộ doanh nghiệp: Tự tổ chức sản xuất, chế biến và thu gom hàng hoá để bổ sung nguồn hàng Thu hồi sử dụng lại phế liệu, phế phẩm Tổ chức gia công lại sửa chữa lại dùng. c)Nguồn tiết kiệm trong tiêu dùng: Biện pháp kỹ thuật sản xuất Tổ chức quản lý Yếu tố con người d)Nguồn hàng mua trên thị trường: Nguồn vật tư mua trong nước. Nguồn vật tư mua ngoài nước. I.5.Quản lý dự trữ vật tư trong doanh nghiệp: I.5.1.Dự trữ cho sản xuất: Tất cả vật tư hiện ở doanh nghiệp sản xuất đang chờ đợi để bước vào tiêu dùng sản xuất,gọi là dự trữ sản xuất *) Dự trữ sản xuất cần thiết để : Xác định các loại nhu cầu hàng hoá, lượng đặt hàng, tính toán khối lượng hàng hoá nhập về trong kỳ kế hoạch. Điều chỉnh lượng hàng hoá nhập trong quá trình hoạt động kinh doanh và kiểm tra thực tế hàng hoá ở các kho. Xác định mức vốn lưu động đầu tư vào dự trữ sản xuất. Tính toán nhu cầu về diện tích kho hàng cần thiết. *) Đại lượng dự trữ sản xuất phụ thuộc vào rất nhiều các yếu tố như: Lượng vật tư tiêu dùng bình quân một ngày đêm trong doanh nghiệp Mức xuất hàng tối thiểu một lần của doanh nghiệp thương mại Trọng tải, tốc độ, phương tiện vận chuyển Chất lượng phục vụ của doanh nghiệp thương mại Định kỳ sản xuất vật tư của doanh nghiệp sản xuất Tính thời vụ của sản xuất, vận tải, tiêu dùng, vật tư Thuộc tính tự nhiên của các loại vật tư *) Dự trữ bao gồm 3 bộ phận : + Dự trữ thường xuyên: Để đảm bảo vật tư tiêu dùng thường xuyên liên tục giữa các kỳ cung ứng kế tiếp nhau. Dự trữ này có đặc điểm là đại lượng của nó biến động từ tối đa đến tối thiểu. + Dự trữ bảo hiểm: Nó cần thiết trong các trường hợp sau: - Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm thực tế cao hơn so với kế hoạch. - Lượng vật tư nhập thực tế ít hơn so với dự kiến trong mức chu kỳ cung ứng và tiêu dùng bình quân không thay đổi. + Dự trữ chuẩn bị: Các công việc chuẩn bị liên quan đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư như phân loại, ghép đồng bộ vật tư, sàng lọc và sơ chế những loại vật tư khác trước khi đưa và tiêu dùng sản xuất cần có sự chuẩn bị. Đại lượng dự trữ chuẩn bị tương đối cố định, ngoài đặc điểm và tính chất ảnh hưởng của những thời vụ và dẫn đến cần phải gia tăng các loại dự trữ. I.5.2. Định mức các loại sản xuất: Trong quá trình tiến hành dự trữ vật tư thiết bị. Nếu dự trữ ít không đủ mức cần thiết đáp ứng cho nhu cầu sản xuất dẫn đến nguy cơ làm cho quá trình sản xuất bị gián đoạn. Mặt khác nếu dự trữ quá nhiều dẫn đến tình trạng ứ đọng về vốn, vật tư, gây hỏng có thể không sử dụng được hoặc là không cần thiết. Điều này không có lợi cho doanh nghiệp. Để đảm bảo đủ vật tư cho sản xuất và tránh tình trạng dự trữ quá nhiều ta cần phải tiến hành định mức dự trữ sản xuất. Định mức dự trữ sản xuất là quy định đại lượng vật tư cần thiết phải có theo kế hoạch ở doanh nghiệp để đảm bảo cho quá trình sản xuất của các đơn vị tiêu dùng được tiến hành liên tục và đều đặn. A-Các quy tắc khi tiến hành định mức dự trữ sản xuất: *) Quy tắc 1: Xác định đại lượng tối thiểu cần thiết có nghĩa là đại lượng dự trữ phải đủ đảm bảo cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp trong mọi tình huống không bị gián đoạn, đồng thời tránh được dự trữ quá nhiều dẫn đến ứ đọng vật tư và vốn. Không nên giảm dự trữ thấp hơn mức cần thiết vì nó sẽ ảnh hưởng đến sự liên tục của quá trình sản xuất. *) Quy tắc 2: Xác định đại lượng dự trữ trên cơ sở tính toán tất cả các nhân tố ảnh hưởng trong kỳ kế hoạch . Để xác định đúng đại lượng dữ trữ cần phải sử dụng các tài liệu liên quan như: Định mức tiêu hao, nguyên vật liệu, kế hoạch sản xuất kinh doanh, nhu cầu vật tư cho sửa chữa và các nhu cầu khác. *) Quy tắc 3: Tiến hành định mức từ cụ thể đến tổng hợp *) Quy tắc 4: Quy định đại lượng dự trữ sản xuất tối đa và đại lượng dự trữ tối thiểu với từng loại vật tư Đại lượng dự trữ tối đa = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm + Dự trữ thường xuyên tối đa Đại lượng dự trữ tối thiểu = Dự trữ chuẩn bị + Dự trữ bảo hiểm B – Các phương pháp xác định mức dự trữ *) Phương pháp định mức dự trữ thường xuyên : Dự trữ thường xuyên tối đa tuyệt đối theo công thức Dth/xmax= P. t Trong đó : Dth/xmax: Đại lượng dự trữ thường xuyên tối đa, tính theo đơn vị tính hiện vật P: Mức tiêu dùng bình quân ngày đêm t : Chu kỳ ( khoảng cách ) cung ứng theo kế hoạch Xác định P : N (năm ) N(quý) N(tháng) P = = = 360 90 30 Trong đó N : là nhu cầu vật tư kỳ kế hoạch Xác định t: Tuỳ thuộc vào điều kiện sản xuất,cung ứng và tiêu dùng vật tư,chu kỳ cung ứng theo kế hoạch có thể xác định được bằng một số phương pháp sau: *) Phương pháp 1: Nếu t phụ thuộc vào mức xuất hàng tối thiểu ( Mx) của doanh nghiệp thương mại, mức chuyển thẳng hay mức đặt hàng của doanh nghiệp sản xuất. Mx T = P *) Phương pháp 2: Nếu t phụ thuộc vào trọng tải của phương tiện vận tải thì: trọng tải của phương tiện vận tải t = P * )Phương pháp 3: Căn cứ vào quy định trong hợp đồng giữa doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất. *) Phương pháp 4: Dùng số liệu thực tế và số liệu cung ứng kỳ báo cáo S Tm.Vn T = SVn Trong đó : Tn: Thời gian cách quãng giữa hai chu kỳ cung ứng lẫn nhau Vn: Số lượng vật tư nhận được trong kỳ cung ứng Lượng vật tư thường xuyên được minh hoạ theo sơ đồ sau: Hình số 2: Lượng dự trữ Dth/Xmax X Thời gian *) Phương pháp xác định mức dự trữ bảo hiểm : Dự trữ bảo hiểm là dự trữ dùng trong trường hợp số lượng vật tư dự trữ thường xuyên trong khi đã hết mà đợi cung ứng mới chưa về. Dbh = P. tbh Trong đó Dbh: Mức dự trữ bảo hiểm P: Mức tiêu dùng bình quân một ngày đêm Tbh: Thời gian dự trữ bảo hiểm Hình số 3 : Dự trữ bảo hiểm Dự trữ bảo hiểm thựờng xuyên B M A Dự trữ E K I N bảo hiểm D H Thời gian AB : Dự trữ thường xuyên AD : Dự trữ bảo hiểm EHK : Dự trữ bảo hiểm được sử dụng IMN : Dự trữ bảo hiểm được bù đắp Tác dụng của dự trữ bảo hiểm là bảo đảm vật tư cho sản xuất trong mọi tình huống và chính đó là khó khăn cho việc xác định đúng đắn cho lượng dự trữ bảo hiểm . *) Dự trữ bảo hiểm tương đối: Có thể tính theo 2 phương pháp *) Phương pháp 1: Căn cứ vào thời gian cần thiết để khôi phục lại dự trữ thường xuyên sử dụng hết khi nhập lô hàng mới về doanh nghiệp tbh= t1+t2+t3 t1: Số ngày giờ chuẩn bị vật tư ở nơi cung cấp t2: Số ngày vận chuyển về nơi tiêu thụ t3: Số ngày kiểm tra tiếp nhận vật tư tại kho *) Phương pháp 2: Dựa vào các số liệu cung ứng thực tế kỳ báo cáo å Chênh lệch cao hơn chu kỳ cung ưng bảo quản tbh = m m: Là số tiền chênh lệch cao hơn Dự trữ bảo hiểm tối ưu Dbh: Được xác định trên cơ sở lý thuyết của các mặt thống kê Dbh= K . d K: Hệ số trong bảng phân bố chuẩn d : Độ lệch chuẩn về loạI vật tư cần dự trữ bảo hiểm n S (DI D )2 d = i=1 n n SDi i=1 D = n Trong đó Di: Là lượng vật cung cấp lần thứ nhất D :Lượng vật tư trung bình giữa các lần cấp n: Số lần cung cấp Nếu ta chấp nhận hệ số phục vụ: Kpv = 50% K=0 Kpv = 84.1% K=1 Kpv = 97.7% K=2 Kpv = 99.8% K=3 *) Phương pháp xác định định mức dự trữ chuẩn bị: Những công việc chuẩn bị đặc biệt đòi hỏi phải có thời gian lâu hơn, phải tính dự trữ chuẩn bị. Đại lượng tương đối của dự trữ chuẩn bị đặc biệt căn cứ vào thời gian cần thiết để chuẩn bị vật tư trước khi đưa vào tiêu dùng sản xuất. Dcbi = P.tcbi Đại lượng dự trữ sản xuất : Dsx = Dtx+Dbh+Dcb Hoặc : Dsx = P (ttx+tbh+tcb) I.5.3: Tổ chức theo dõi sự biến động của dự trữ Định ra đại lượng dự trữ sản xuất là cần thiết và rất quan trọng đối với công tác quản lý dự trữ cho sản xuất, khi đã định ra được đại lượng dự trữ thì phải tiến hành tổ chức theo dõi giám sát sự biến động của nó. Đồng thời điều chỉnh kịp thời dự trữ cho thực tế phù hợp với định mức. Đây là vấn đề phức tạp vì dự trữ sản xuất luôn ở tình trạng biến động. Mặt khác doanh nghiệp còn sử dụng nhiều loại vật tư quy cách khác nhau nên việc theo dõi giám sát phải cụ thể của từng loại vật tư. Cần phân biệt dự trữ quá mức và dự trữ thừa. Dự trữ quá mức là dự trữ có số lượng cao so với dự trữ sản xuất tối đa. Dự trữ thừa là dự trữ những loại vật tư không cần nữa đối với sản xuất của doanh nghiệp. I.6.Tổ chức tiếp nhận vật tư: I.6.1.Tổ chức tiếp nhận vật tư: Vật tư chuyển về doanh nghiệp trước khi nhập kho phải thông qua nhận kiểm tra chất lượng, số lượng của từng loại vật tư. Mục đích của việc tiếp nhận là kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư nhập kho cũng như xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị, những người có liên quan đến việc mua bán hàng. Đặc điểm tiếp nhận vật tư tuỳ thuộc vào hai bên bán và mua thoả thuận. Nếu bên bán giao hàng tại bên mua thì việc kiểm tra số lượng, chất lượng tiến hành tại kho bên mua. Nếu bên mua nhận vận chuyển thì việc kiểm tra chất lượng, số lượng tại kho bên bán và khi về chuyển kho doanh nghiệp phải kiểm tra lại mới được nhập kho. Để kiểm tra số lượng, chất lượng vật tư nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tính chất lí hoá của từng loại vật tư. Phương pháp kiểm tra được thống nhất trong hợp đồng mua bán(trong trường hợp khi kiểm tra nếu thấy không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng 2 bên đã ký thì phải lập biên bản ) I.6.2.Tổ chức quản lí kho: *) Xét trên góc độ kỹ thuật: Kho là những công trình kiến trúc chứa đựng hàng hoá bảo quản trong một thời gian nhất định.Tuỳ thuộc vào điều kiện của từng doanh nghiệp nên qui mô, kiến trúc của kho khác nhau. *)Xét về góc độ kinh tế: Hệ thống kho được xem như đơn vị kinh tế, một bộ phận cấu trúc của quá trình sản xuất, chức năng của kho là để bảo quản dự trữ lưu kho các hàng hoá vật tư phục vụ cho tái sản xuất và đáp ứng mọi nhu cầu của sản xuất kinh doanh. Kho cũng là một lĩnh vực kinh doanh có đầy đủ 3 yếu tố : Chức năng nhập xuất: Phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh . Chức năng sản xuất: Nâng cao công tác bảo quản Chức năng kiểm tra: Chấp hành các nội quy của kho *) Xét về mặt sản xuất : Kho là điểm xuất phát và cũng là điểm cuối cùng của quá trình sản xuất. Do vậy việc tổ chức và bảo quản kho phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây: Thực hiện việc dự trữ và bảo quản các loại hàng hoá trong kho. Tổ chức giao nhận kịp thời chính xác. Thực hiện chế độ hạch toán ở kho. *) Trong doanh nghiệp gồm các hệ thống kho sau đây: Kho dự trữ : dùng để dự trữ các loại vật tư đáp ứng các yêu cầu Kho tiêu thụ : Dùng để chứa các thành phẩm của doanh nghiệp sản xuất. Có rất nhiều vật tư khác nhau nên phải bố trí kho chứa khác nhau. Đối với kho nói chung thì phải phân từng khu, để riêng từng loại hàng hoá vật tư như kho nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu, thiết bị, phụ tùng, hàng gia công cơ khí… Nếu căn cứ vào phương pháp bảo quản thì người ta chia kho thành kho kín, kho nửa kín, kho lộ thiên. Nếu căn cứ vào đặc điểm xây dựng và thiết kế người ta chia kho thành kho thông thường, kho đặc biệt, kho độc hại, nguy hiểm . Ngoài ra còn nhiều tổn thất khác như độ bền, điều kiện sử dụng, mức độ cơ giới hoá. *) Nội dung quản lý kho gồm : - Cán bộ quản lí kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi luôn nắm vững số lượng chất lượng, hàng tồn kho đối với từng loại vật tư. Kho có sơ đồ sắp xếp từng loại hàng hoá, vật tư phân theo khu ( thiết bị,phụ tùng,vật tư…) đúng chủng loại. - Bảo quản vật tư theo đúng quy trình - Xây dựng thực hiện hệ thống nội quy, quy chế về quản lý kho. I.6.3. Tổ chức cấp phát vật tư: Tổ chức cấp phát vật tư cho các công trường, phân xưởng là khâu hết sức quan trọng của phòng vật tư trong doanh nghiệp. Tổ chức cấp phát tốt sẽ đảm bảo cho việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành nhịp nhàng không bị gián đoạn góp phần tăng năng xuất lao động của con người và máy, giúp tăng nhanh vòng quay của vốn nâng cao năng suất chất lượng, giảm giá thành có lợi nhuận cao và tái sản xuất. *) Nhiệm vụ của tổ chức cấp phát vật tư: Đảm bảo cấp phát đồng bộ, đủ về chất lượng, số lượng đúng qui cách hàng hoá vật tư kịp thời. Chuẩn bị vật tư trước khi cấp phát để đưa vào sản xuất. Giải phóng cho các đơn vị tới mức tối đa, chức năng có liên quan tới việc tổ chức hậu cần vật tư . Kiểm tra việc giao vật tư và sử dụng vật tư ở các phân xưởng. *) Tổ chức cấp phát dưới các hình thức sau: + Cấp phát theo yêu cầu các công trường phân xưởng Hình thức cấp phát này chủ yếu dựa vào yêu cầu của các công trường, phân xưởng gửi lên phòng vật tư, phòng vật tư căn cứ vào đó, định mức nguyên vật liệu sản xuất, số hàng hoá vật tư có trong kho. Phòng vật tư viết phiếu xuất kho cho các công trường phân xưởng lĩnh tại kho. *Ưu điểm: Gắn chặt việc cấp phát với yêu cầu sản xuất Tạo điều kiện cho các công trường, phân xưởng. *._.) Nhược điểm: Không khuyến khích các đơn vị sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật tư Khó kiểm tra theo dõi quá trình sử dụng của các công trường, phân xưởng. Dể xảy ra dự trữ quá mức Hình thức cấp phát này phù hợp với các đơn vị sản xuất không ổn định,các doanh nghiệp sản xuất đơn chiếc… +)Cấp phát theo hạn mức (theo tiến độ kế hoạch) Căn cứ vào hệ thốngđịnh mức tiêu dùng nguyên vật liệu, căn cứ vào số lượng và chủng loại sản phẩm đã được xác định trong kế hoạch tiến độ sản xuất, phòng vật tư lập phiếu cấp phát hạn mức giao cho các bộ phận sản xuất và kho. Căn cứ vào phiếu đó kho chuẩn bị và định kỳ cấp phát số lượng ghi trong phiếu, như vậy việc cấp phát theo hạn mức được qui định chẳng những về số lượng mà cả về thời gian cấp phát nhằm đảm bảo tính chủ động cho bộ phận sử dụng cũng như bộ phận cấp phát… Ưu điểm: Quản lý chặt chẽ vật tư, hạch toán tiêu dùng vật tư chính xác, tăng cường tính chủ động trong quá trình cấp phát. ứng dụng: Hình thức này được áp dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp có mặt hàng sản xuất ổn định có hệ thống định mức tiên tiễn. Ngoài ra trên thực tế còn có hình thức “ Bán nguyên liệu mua thành phẩm “. Đây là bước phát triển cao của công tác quản lý vật tư nhằm phát huy đầy đủ quyền sáng tạo trong các bộ phận sử dụng vật tư, bảo đảm hạch toán chính xác hạn chế hư hỏng mất mát vật tư trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên hình thức này đỏi hỏi cán bộ quản lý vật tư phải có năng lực và trình độ quản lý giỏi. I.6.4.Các phương pháp tính giá xuất kho vật tư: *) Phương pháp tính bình quân của kỳ dự trữ: Giá trị đầu kỳ + Giá nhập cuối kỳ Giá trị bình quân thực tế = 1đơn vị sản phẩm Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập *) Phương pháp tính bình quân của mỗi lần nhập kho: Căn cứ vào mỗi lần nhập kho, số tồn kho cũ ta tính được giá bình quân. *)Phương pháp nhập trước – Xuất trước: Phương pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập trước thì xuất trước *) Phương pháp nhập sau xuất trước: Phương pháp này áp dụng nếu lô hàng nào nhập sau sẽ xuất trước khi hết lô hàng đó mới xuất sang lô hàng khác. *) Phương pháp ghi theo giá hạch toán: Phương pháp cuối cùng xác định khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế của vật tư với giá trị hạch toán vật tư ( trên sổ sách) sau đó xác định giá trị vật liệu xuất kho. Giá trị thực tế của = Giá hoạch toán ± Chênh lệch giữa giá thực tế Vật liệu xuuất kho vật liệu xuất kho và giá hoạch toán Cũng có thể tính theo giá trị của hiện vật: Giá trị thực tế của = Giá trị của vật liệu xuất ´ Hệ số giá vật liệu xuất khẩu khẩu trong kỳ (tồn c.kỳ) vật liệu Giá trị thực tế của vật liệu tồn đầu kỳ và vật liệu nhập trong kỳ Hệ số vật liệu = Giá hoạch toán của vật liệu tồn đầu kỳ vật liệu nhập trong kỳ Tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý, hệ số giá vật liệu có thể tính cho từng loại, từng nhóm vật liệu. Ngoài các phương pháp trên việc tính giá thực tế vật liệu xuất kho còn có thể tính theo các phương pháp khác. Tính theo giá trị thực tế bình quân. I.6 .5. Tình hình cung ứng vật tư: *) Về số lượng: Tình hình cung ứng vật tư là quá trình thực hiện hợp đồng mua bán giữa các nhà cung cấp và doanh nghiệp. Qúa trình cung ứng phải đáp ứng đủ đúng yêu cầu giữa hai bên, đáp ứng được yêu cầu về số lượng và chất lượng, quy cách sản phẩm… Doanh nghiệp xác định tình hình thực hiện các loại vật tư cần nhập trong kỳ kế hoạch. Xác đình mức độ hoàn thành kế hoạch cung ứng về số lượng vật tư. Số lượng vât tư loại i nhập %Hoàn thành kế hoạch cung ứng = Số vật tư cần mua (kỳ kế hoạch) (vậ tư i =1-n ) Trong quá trình cung ứng có thể xẩy ra trong kỳ không hoàn thành kế hoạch cung ứng có thể do nhiều nguyên nhân . + Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán ( giảm số lượng nào đó trong kỳ, sản xuất sản phẩm nào đó) +Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do trong các kỳ tiết kiệm được vật tư. + Doanh nghiệp giảm hợp đồng mua bán do doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính. *) Về chất lượng: Quá trình cung ứng vật tư doanh nghiệp phải xác định số lượng vật tư cần thiết trong kỳ kế hoạch. Nhưng xét về mặt tiêu chuẩn chất lượng hàng hoá cũng là một yêu cầu rất cần thiết trong quá trình cung ứng. Chất lượng vật tư tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm, năng xuất lao động, giá thành sản phẩm (giá mua đầu vào) và ảnh hướng đến khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Vì vậy trong quá trình ký hợp đồng mua bán vật tư giữa bên cung ứng và doanh nghiệp cần phải ghi rõ các điều khoản về số lượng, chất lượng quy cách (Cam kết chung ) trong quá trình thực hiện hợp đồng và làm cơ sở để khi xuất kho và thanh toán hợp đồng. *) Chỉ số về chất lượng áp dụng công thức: S GIO . QIL S GIO X QIO ICL = : S QIL S QIO ở đây IcL: chỉ số chất lượng Gi: Đơn giá vật tư tưng loại theo cấp bậc chất lượng QiL.Qio: Khối lượng vật tư có chất lượng cao nhất ( loai I) *) Hệ số loại : Là tỷ số giữa tổng giá trị các loại vật tư mua với tổng giá trị vật tư mua tính theo giá vật tư có chất lượng cao nhất(loại I ). *)Về mặt hàng: Quá trình cung ứng phải phân tích được theo từng loại vật tư chủ yếu phân biệt giữa vật tư có thể thay thế, vật tư không thể thay thế. *)Tính đồng bộ mặt hàng: Cung ứng vật tư phải đảm bảo tính đồng bộ có như vậy mới đáp ứng được trong mọi điều kiện của sản xuất kinh doanh và hoàn thành các chỉ tiêu đề ra. *) Tính kịp thời: Để cho sản xuất được liên tục, nhịp nhàng thì cung ứng vật tư cũng phải đáp ứng kịp thời các nhu cầu về vật tư tránh tình trạng phải chờ đợi vì thiếu vật tư dẫn đến ảnh hưởng các khâu khác trong dây truyền sản xuất. *) Tiến độ và nhịp điệu cung ứng vật tư: Là một trong nhưng yêu cầu công việc của cung ứng là phải cung cấp vật tư đúng đủ, đều đặn đúng thời hạn trong các hợp đồng mua bán (hoặc kế hoạch). Trong quá trình cung ứng, mỗi kỳ nhập được bao nhiêu phải tính toán số còn lại để nhập đúng vào kỳ sau. I.6.6. Tình hình sử dụng vật tư: Trong quá trình sản xuất kinh doanh việc sử dụng vật tư ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đảm bảo vật tư trong sản xuất. Cùng một lượng vật tư như nhau nếu biết sử dụng hợp lý và tiết kiệm sẽ sản xuất ra nhiều sản phẩm hơn. Ngược lại nếu sử dụng bừa bãi vô trách nhiệm không hợp lý thì dù kế hoạch cung ứng vật tư có đầy đủ thì vẫn không đảm bảo đủ vật tư trong sản xuất và còn gây lãng phí vật tư dẫn đến sản phẩm ít, giá thành sản phẩm cao dẫn đến sản xuất không đạt hiệu quả. Do vậy việc sử dụng vật tư trong sản xuất phải đúng mục đích và thu hồi vật tư phế liệu. Tận dụng để sử dụng vào việc khác. Để việc thực hiện vật tư được hợp lý hơn ta phải phân tích kỹ tình hình thực hiện định mức vật tư của từng loại sản phẩm và hệ số sử dụng vật tư. Chỉ tiêu hao phí cho một đơn vị sản phẩm C H= Q ở đây: H : Chỉ tiêu hao phí vật tư thực tế C : Số vật tư thực tế chi ra cho sản xuất Q : Số sản phẩm sản xuất ra Hao phí vật tư thực tế cho một đơn vị sản phẩm hàng năm cần phải được giảm xuống. Trên thực tế có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tăng giảm chi phí vật tư song có nguyên nhân cơ bản sau: Do phế phẩm nhiều Do phải thay thế quy cách sản phẩm nên không tiết kiệm vật tư Do quy trình công nghệ Do không sử dụng hết phế liệu I.6.7. Tác dụng của việc quản lý vật tư: Trong hoạt động sản xuất kinh doanh việc đáp ứng đầy đủ các vật tư phục vụ sản xuất là rất cần thiết. Bên cạnh đó thì công tác quản lý vật tư cũng đóng vai trò rất quan trọng, nếu quản lý tốt có khoa học thì sẽ tiết kiệm được chi phí và ngược lại nếu quản lý vật tư không tốt sẽ tăng chi phí giá thành sản phẩm cao và lợi nhuận thấp và sẽ xẩy ra hiện tượng lãng phí vật tư, sử dụng bừa bãi không trách nhiệm đối với máy móc thiết bị gây hỏng hóc nhiều và các hiện tượng tiêu cực sẽ sảy ra.Và mục tiêu của doanh nghiệp hiện nay là tối đa hoá lợi nhuận sao cho lợi nhuận là cao nhất và chi phí là nhỏ nhất. Chính vì thế bất cứ một doanh nghiệp nào thì công tác quản lý vật tư thiết bị đều được quân tâm làm tốt, công tác này đem lại hiệu quả kinh tế như. Tiết kiệm chi phí trong sản xuất Giá thành sản phẩm hạ dẫn đến sản xuất có hiệu quả Tiết kiệm được vốn Đáp ứng được vật tư theo yêu cầu của sản xuất Chế độ bảo dưỡng cho máy tốt dấn đến tuổi thọ của máy sẽ tốt (cấp phát đúng theo định kỳ thay thế) Năng xuất lao động cuả người và máy sẽ có hiệu quả Việc sử dụng vật tư ở các đơn vị đúng mục đích yêu cầu Tránh lãng phí thất thoát vật tư Người sử dụng vật tư có ý thức chấp hành tốt hơn Việc theo dõi nhu cầu vật tư tháng, quý, năm và việc lập kế hoạch mua sắm vật tư và đến khâu cấp phát sử dụng đều hợp lý. CHƯƠNGII PHÂN TÍCH TÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG II.1.Giới thiệu khái chung về công ty may Phù Đổng 2.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển của Công ty May Phù Đổng Tên Công ty: Công ty May Phù Đổng. Têngiao dịch: " Phu Dong Garment Company". Tên viết tắt:" Phu Dong Garco”. Trụ sở: Trâu Quỳ - Gia Lâm - Hà Nội Điện thoại: 04 - 8765573 * )Cơ sở pháp lý hình thành Công ty May Phù Đổng: Công ty May Phù Đổng được cấp giấy phép thành lập Công ty số 3016/CP/TLDN ngày 01/01/1997 ngày thành lập Công ty CAPut!’/12/1996. Công ty có vốn góp của Công ty May 10 thuộc Tổng Công ty dệt may Việt Nam, quyết định thành lập số 226 - CNN/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ công nghiệp nhẹ và Liên đoàn lao động huyện Gia lâm (theo quyết định số 765/TC - QĐ ngày 28/CAPut!’/1978 của Liên hiệp Công đoàn Thành phố Hà nội ). Công ty may Phù Đổng là Công ty TNHH được thành lập với mục đích: sản xuất, gia công và tiêu thụ các mặt hàng may mặc, ngoài ra Công ty còn kinh doanh các loại vật tư, sản phẩm thuộc ngành may. Từ ngày 19/12/1996 đến 31/05/1997, Công ty hoạt động như một xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty May 10. Từ ngày 01/06/1997 đến nay Công ty sản xuất hạch toán kinh doanh độc lập. Trong thời gian đầu thanh thành lập Công ty đã gặp những khó khăn như: nguồn vốn ít, số lượng công nhân chưa nhiều, tay nghề của công nhân chưa cao, trình độ quản lý của đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm trong việc chỉ đạo. Bên cạnh đó mẫu mã sản phẩm của Công ty chưa phù hợp, đa dạng hoá sản phẩm, chưa đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong nền kinh tế thị trường Công ty chưa có vị thế cạnh tranh. Mục tiêu tối thiểu của Công ty là phải làm sao tiếp tục tồn tại được. Sự yếu kém nội tại của doanh nghiệp chỉ có thể chịu đựng được trong một thời gian nhất định. Nhưng sự xa sút vị trí so với đối thủ cạnh tranh của Công ty có thể gây nguy cơ ngay lập tức cho sự tồn tại của doanh nghiệp . Kết quả làm đối thủ cạnh tranh có thể kiểm soát doanh lợi của Công ty và gây ra một tình hình nan giải, trong đó việc quản lý lành mạnh đối với một doanh nghiệp không thể tồn tại được nữa . Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của doanh nghiệp là tiến hành sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả và mở rộng sản xuất, kinh doanh , cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Trong quá trình sản xuất, để đạt được kết quả cao nhất doanh nghiệp phải khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, ứng dụng khoa học kỹ thuật, tiết kiệm chi phí giảm giá thành sản phẩm . Trong điều kiện nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, trước hết đòi hỏi việc xây dựng kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp phải gắn với thị trường. Trước tình hình đó Công ty phải đầu tư máy móc thiết bị sản xuất, nâng cao tay nghề công nhân. Sau đó tiến tới nâng cao chất lượng sản phẩm nhằm tìm được chỗ đứng trong thị trường cạnh tranh. + Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý của toàn bộ nhân viên Công ty. + Công ty phải hoạch định chiến lược bộ phận " Khai thác khả năng tiềm tàng" thì lại phải hoạch định giải pháp thực hiện chiến lược. Xâm nhập thị trường quốc tế như: EU, Nhật Bản, Hàn Quốc… đa dạng hoá sản phẩm, đưa sản phẩm mới ra thị trường để người tiêu dùng kiểm định. 2.1.2 :Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp : Sản phẩm của Công ty may Phù Đổng là may mặc (áo khoác, áo sơmi nam nữ các loại, sơ mi trẻ em, bộ ngủ, quần soóc…) Công ty chủ yếu là gia công may các mẫu áo sơ mi theo đơn đặt hàng. Sản xuất theo quy cách, mẫu mã của khách hàng yêu cầu, do đó tiến độ sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào khách hàng. Khi hoàn thành các hợp đồng, toàn bộ sản phẩm được giao cho khách hàng Công ty không trực tiếp tiêu thụ sản phẩm của mình. Vì thế Công ty thường gặp khó khăn trong quá trình sản xuất do khâu cung cấp nguyên vật liệu thường chậm, không kịp thời, đồng thời do Công ty không có nguyên vật liệu gối đầu để sản xuất thường bị động. Một khó khăn nữa khi nhận hàng gia công của khách hàng không đồng nhất theo một mẫu mã nhất định mà thay đổi liên tục tạo sự khó khăn cho khâu kế hoạch sản xuất. Những khách hàng chính của Công ty là: Pháp, Đức, Hàn Quốc, Nhật Bản….Công ty chưa sản xuất những sản phẩm tiêu thụ trong nước đó là những khuyết điểm lớn trong trong hoạt động sản xuất kinh doanh .Vì vậy trong 2 năm gần đây Công ty đã đạt được những kết quả của sản xuất kinh doanh . Bảng 1: Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty May Phù Đổng Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Tỷ lệ % 1. Doanh thu 3,55 tỷ đồng 4,9 tỷ đồng 138% 2. Thuế nộp NSNN 400 triệu đồng 600 triệu đồng 150% 3. Lợi nhuận 200 triệu đồng 400 triệu đồng 200% 4. Thu nhập BQĐN 800 nghìn đồng 950 nghìn đồng 118,75% Bảng kết quả sản xuất kinh doanh trên trong 2 năm 2002 - 2003 ta thấy doanh thu của Công ty đã tăng 138% (tương đương với 1,35 tỷ đồng). Từ đó làm tổng số tiền nộp ngân sách cho nhà nước 150% (tương đương với 200 triệu đồng), với lợi nhuận của Công ty 200% đời sống người lao động trong Công ty được cải thiện đáng kể với mức thu nhập đầu người tăng 118,75%. 2.1.3. Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty may Phù Đổng. Quy trình công nghệ của Công ty May Phù Đổng là một quy trình công nghệ chế biến có tính phức tạp, kiểu liên tục nhiều khâu, mỗi khâu được chia ra nhiều những công việc làm hàng thủ công như bằng tay. Bộ phận sản xuất của Công ty được chia thành các tổ sản xuất nhỏ, gồm 1 tổ cắt, 4 tổ may, 2 tổ là và 1 tổ đóng gói. Mỗi tổ sản xuất đảm nhận một quy trình sản xuất nhất định. + Tổ cắt có nhiệm vụ nhận vải từ kho vật liệu về cắt thành bán thành phẩm. Sau đó cung cấp cho tổ may. + Tổ may nhận bán thành phẩm của tổ cắt và nhận phụ kiện về để may thành những sản phẩm hoàn chỉnh. + Tổ là: Sau khi nhận thành phẩm chuyển giao từ tổ may xuống nhiệm vụ là: là và hoàn chỉnh thành phẩm. + Tổ đóng gói: Nhận thành phẩm từ tổ là chuyển xuống đóng gói theo yêu cầu của khách hàng. Hình1: Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: 18. Xuất 1. Kho nguyên liệu 16. Xếp hộp đóng kiện 9. Kho bán thành phẩm 10. May 2. Đo, đếm vải 17. Kho thành phẩm 11. KCS 8. Viết số phối kiện 3. Phân bổ 12.Là 7. Cắt, phá gọt 13. KCS là 4. Phân bàn 6. Xoá phấn đục dấh 15. Xếp thành phẩm vào hộp con 14. Cho vải vào túi P.E 5. Trải vải + Bộ phận giác mẫu do phòng kỹ thuật đảm nhận, có nhiệm vụ nghiên cứ thiết kế sản phẩm theo đúng yêu cầu của khách hàng, sau đó lắp ráp lên bìa cứng. + Bộ phận từ 1 đến 4: là công đoạn chuẩn bị cho sản xuất có nhiệm vụ tiếp nhận nguyên liệu từ kho về sơ chế như kiểm tra đi đếm thân bổ vải, thân bàn cắt. + Bộ phận từ 5 đến 14 do các tổ sản xuất đảm nhận có nhiệm vụ cắp lắp ráp sản phẩm : là gấp, kiểm cho sản phẩm và cho vào túi PE. Sau khi đã hoàn thành các công đoạn KCS may, KCS là. + Bộ phận 15 đến 18 do tổ đóng gói và thủ kho đảm nhận. Đây là khâu cuối cùng kiểm tra đóng gói sản phẩm trước khi xuất kho. 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty May Phù Đổng. Hình 2: Cơ cấu tổ chức của Công ty May Phù Đổng Hội đồng quản trị p.giám đốc Giám đốc điều hành P.kỹ thuật P.sản xuất P. kế hoạch P.kiểm tra chất lượng PhòngTC-KT Tổ cắt Tổmay Tổ là Tổ hòm hộp  + Hội đồng quản trị : là cơ quan điều hành cao nhất, ra quyết định quan trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đưa ra những quyết sách, kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, liên doanh liên kết với các doanh nghiệp khác, phân phối tiền lương, tiền thưởng, tăng giảm vốn điều lệ, quyết định bổ nhiệm, thay đổi người quản lý doanh nghiệp. + Giám đốc điều hành là người đại diện tư cách pháp nhân của Công ty là người tổ chức và điều hành mọi hoạt động của Công ty . Tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh đã được Hội đồng quản trị thông qua, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất có hiệu quả, tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế của Công ty, thực hiện chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước. Chăm lo và bảo vệ quyền lợi chính đáng của lao động. + Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc Công ty, được uỷ quyền thay mặt giám đốc để giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt. Ngoài ra lập kế hoạch hoạt động cũng như tổ chức thực hiện kế hoạch. Công tác kế hoạch hoá có vị trí quan trọng trong quản lý kinh doanh. + Phòng sản xuất : Bao gồm các tổ sản xuất (cắt, may, tổ là, tổ đóng gói) trong khối sản xuất bao gồm 2 trưởng ca, mỗi trưởng ca chịu trách nhiệm quản lý sản xuất chất lượng sản phẩm; trực tiếp chỉ đạo một ca sản xuất , hướng dẫn cho các tổ sản xuất xắp xếp bố trí dây chuyền sản xuất . Đôn đốc việc thực hiện kế hoạch sản xuất trong ca phụ trách, đảm bảo về số lượng và chất lượng sản phẩm. Tổ trưởng các tổ sản xuất là người quản lý điều hành và chịu trách nhiệm chính về mọi mặt sản xuất của tổ, trực tiếp chỉ đạo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm của tổ. + PhòngTC-KT: Có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về lĩnh vực tổ chức lao động tiền lương . Giải quyết các chế độ, chính sách của nhà nước đối với người lao động, lên kế hoạch chuẩn bị cho tuyển dụng đào tạo nâng cao tay nghề cho người lao động. Ngoài ra còn tham mưu cho giám đốc về việc bố trí xắp xếp hợp lý lao động trong Công ty , xây dựng định mức, đơn giá tiền lương , lập kế hoạch quỹ tiền lương, lập kế hoạch áp dụng các biện pháp tổ chức - kỷ luật nhằm tăng năng suất lao động, giảm tiêu hao thời gian để sản xuất một đơn vị sản phẩm , lập kế hoạch sử dụng thời gian lao động của công nhân. + Phòng kế hoạch : có nhiệm vụ lập kế hoạch cung ứng hợp lý, giảm tồn động vật tư trong kho dài ngày làm tăng vốn lưu động, có kế hoạch sử dụng vật tư tiết kiệm nhất. Rà soát lại các mức tiêu hao vật tư cho một đơn bị sản phẩm làm căn cứ lập kế hoạch số lượng vật tư cần dùng, cần mua hợp lý nhất. + Phòng kỹ thuật: có nhiệm vụ thiết kế các mẫu, chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật của toàn bộ máy móc thiết bị, cung cấp các thông số kỹ thuật có các bộ phận khác. Nhìn chung mô hình tổ chức cơ cấu của Công ty được sắp xếp phù hợp với tính chất, đặc thù, đặc điểm sản xuất của Công ty May. 2.1.5. Tình hình lao động, tiền lương * Cơ cấu và đặc điểm của đội ngũ lao động Công ty Lao động là lực lượng chủ yếu trong quá trình sản xuất. Công ty phải rà soát lại trình độ, cơ cấu tổ chức của đội ngũ lao động. Người công nhân phải được bồi dưỡng đào tạo nâng cao tay nghề thì năng lực sản xuất sẽ tăng lên. Theo số liệu thống kê của Công ty May Phù Đổng, số lượng và chất lượng lao động được thể hiện qua biểu sau: Bảng 2: Cơ cấu lao động toàn Công ty năm 2003 Chỉ tiêu Số lượng % so với tổng số Tổng số lao động trong Công ty 271 100% 1. Theo giới tính + Nam + Nữ 71 200 26.2% 73.8% 2. Theo tính chất và trình độ đào tạo Lao động trực tiếp sản xuất Bậc 1 Bậc 2 Bậc 3 Bậc 4 Bậc 5 Lao động gián tiếp Trung cấp và sơ cấp Cao đẳng và đại học Sau đại học 234 124 83 15 9 3 37 37 7 30 0 86,35% 53% 35,5% 6,5% 3,8% 1,2% 13,65% 13,65% 18,9% 81,1% 0% 3. Theo nghề hiện tại Lao động quản lý Thợ cắt thợ may Là, đóng gói 37 27 166 41 13,6% 10% 61,3% 15,1% Là sự hình thành các loại lao động và tỷ trọng của từng loại trong tổng số: do đội ngũ lao động trực tiếp sản xuất của Công ty có tay nghề không đồng đều chủ yếu là thợ bậc 1 và bậc 2, ảnh hưởng đến năng lực sản xuất, chất lượng sản phẩm . Cơ cấu lao động phụ thuộc vào: ngành nghề sản xuất, quy mô sản xuất, công nghệ sản xuất và trình độ quản lý. Do đặc thù của ngành may nên số lao động nữ ở Công ty chiếm một tỷ lệ tương đối lớn (73,8%), điều đó gây khó khăn cho Công ty khi thực hiện chế độ với lao động nữ: nghỉ thai sản, con ốm, nghỉ sinh lý…Người lao động trong ngành may luôn phải làm thêm để kịp tiến độ giao hàng. * Quỹ lương của Công ty May Phù Đổng được xây dựng trên chỉ tiêu của doanh thu. Doanh thu thực tế và doanh thu kế hoạch hàng tháng của Công ty được tính theo công thức như sau: + Doanh thu kế hoạch = số lượng dự kiến sẽ sản xuất ´ giá thành sản phẩm đã thoả thuận với khách hàng. + Doanh thu thực tế thực hiện trong kỳ được tính căn cứ vào giá trị tiền công ghi trong hợp đồng gia công và sản lượng sản phẩm thực hiện. + Việc tính lương cho bộ phận trực tiếp sản xuất được tiến hành theo các bước sau: - Căn cứ vào thời gian tiêu hao để hoàn thành công đoạn (định mức tiêu hao của từng công đoạn) - Căn cứ vào số lượng sản phẩm mà người công nhân may đã hoàn thành ở công đoạn đó. Từ đó tính tổng thời gian tiêu hao của người công nhân may theo công thức sau: Tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân = thời gian tiêu để hoàn thành công đoạn x số lượng sản phẩm làm ra trong kỳ. Lương sản phẩm của từng người = tổng thời gian tiêu hao của 1 công nhân ´ 70 đồng 70 đồng là đơn giá của 1 giây sản phẩm chuẩn. Trong đó quy đổi theo thời gian chế tạo theo cấp bậc công việc như sau: Thợ bậc 2: Thời gian quy chuẩn (dùng để tính lương) = thời gian chế tạo ´ 0,88 Thợ bậc 3: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,00 Thợ bậc 4: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,13 Thợ bậc 5: Thời gian quy chuẩn = thời gian chế tạo ´ 1,43 Bảng 3 :Tiền lương sản phẩm của công nhân bộ phận may tháng 2/2003: STT Họ tên Hệ số lương Ngày công Thời gian quy chuẩn Tiền lương sản phẩm Nguyễn Đức Thắng 1.78 21 14.810 1.036.700 Hoàng Minh Tâm 1.78 20 7.261 508.270 Nguyễn Thị Năm 1.58 18 11.499,6 804.972 Hà Thị Nhân 1.58 20 6.281 439.670 Vũ Thị Bích 1.58 21 8.067 564.690 + Tổng thời gian quy chuẩn để tính lương = (thời gian quy chuẩn để hoàn thành bước công việc + phụ cấp) ´ số lượng sản phẩm làm ra trong kỳ. + Lương sản phẩm của công nhân = tổng thời gian quy chuẩn để tính lương ´ 70 đồng. Công ty trả lương cho người lao động theo sản phẩm hoàn thành hình thức trả lương theo sản phẩm này có tác dụng nâng cao tinh thần ý thức trách nhiệm, tinh thần hợp tác giữa các công nhân, các bộ phận và trong toàn doanh nghiệp. Bênh canh đó còn khuyến khích công nhân tự giác trong lao động, không ngừng nâng cao năng suất lao động. Từ đó phát huy tính sáng tạo, tích cực chủ động nâng cao tay nghề và áp dụng các biện pháp cải tiến kỹ thuật, tận dụng được thời gian làm việc cho số lượng sản phẩm sản xuất ra ngày càng tăng. Ngoài ra người lao động đã được trả lương theo công việc được giao gắn với mức độ phức tạp, tính trách nhiệm của công việc đòi hỏi mức độ hoàn thành công việc và số ngày làm việc thực tế, không phụ thuộc vào hệ số mức lương. Bên cạnh đó cong một số hạn chế còn tồn tại của Công ty trả lương. Đối với bộ phận trực tiếp sản xuất thì tiền lương chỉ phản ánh số lượng chưa phản ánh được chất lượng sản phẩm. Việc xây dựng mức thời cho công đoạn may chỉ dựa vào phương pháp bấm giờ của sản phẩm và kinh nghiệm của cán bộ làm công tác định mức cho nên mức xây dựng ra thường không có độ chính xác cao. Định mức không chính xác dẫn đến đơn giá tiền lương không chính xác, không phản ánh hết hao phí sức lao động bỏ ra của người công nhân, ngoài ra còn làm ảnh hưởng đến sức khoẻ và khả năng tái sản xuất sức lao động của họ. Đồng thời tiền lương lại phụ thuộc vào doanh thu do đó tiền lương không ổn định vào những thời điểm Công ty ký được nhiều hợp đồng với khách hàng thì tiền lương của người lao động tương đối cao nhưng lại phải làm thêm giờ hoặc tăng ca sản xuất. Còn thời điểm ký được ít hợp đồng với khách hàng thì tiền lương của công nhân lại thấp. Chính sự không ổn định này đã dẫn tới tình trạng đời sống của người lao động không được đảm bảo. Hình thức trả lương của Công ty may Phù Đổng chủ yếu trả lương theo sản phẩm trực tiếp cá nhân và trả lương theo thời gian có cải tiến. Quỹ tiền lương được phân phối như sau: + 90% quỹ lương dùng chi trả trực tiếp cho người lao động thông qua việc chi trả lương và tiền thưởng trong lương. + 2% quỹ lương dùng để làm quỹ dự phòng + 8% quỹ lương dùng để làm quỹ khen thưởng + Quỹ dự phòng = 249832218 ´ 90% = 4996644 đồng + Quỹ khen thưởng = 249832218 ´ 8% = 19986577 đồng Ví dụ: Quỹ lương tháng 2/2003 = 249832218 đồng Phần dùng quỹ lương để chi trả trực tiếp cho công nhân lao động bằng: = 249832218 ´ 90% = 224848996 đồng 2.1.6 .Tình hình quản lý vật tư. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Doanh nghiệp thực hiện thử nghiệm - sản xuất : là xác định mức tiêu hao vật tư trong điều kiện thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các điều kiện tốt nhất cho sử dụng vật tư. Căn cứ vào tồn đầu kỳ, nhập kho trong kỳ và tồn cuối kỳ để xác định lượng, chi phí vật tư thực tế chi dùng cho sản xuất sản phẩm hoàn thành trong kỳ. Ví dụ: Vải dùng cho sản xuất áo sơmi. Cung ứng hàng tháng mỗi đợt vào ngày 5, 15, 25 mỗi đợt 20.000m vải. Mức tiêu dùng bình quân ngày là 2.000m vài. Ngày 25/12 cung ứng 2000m vải. Bắt đầu từ ngày 26 đến ngày 31 (6 ngày) hết 2000m/ngày đêm x 6 ngày đêm = 12.000m thì mức tồn cuối năm kế hoạch (năm 2003) sang năm 2004 để gối đầu 20.000mm - 12.000m = 8.000m. Nếu chỉ dự trữ bảo hiểm là 4000m thì lượng vật tư tồn cuối năm 2003 sẽ bằng (8000 + 4000) = 12.000m. Số lượng vật tư tồn đầu năm kế hoạch 2003 dựa vào kiểm kê và kế hoạch cung ứng cuối năm. Tình hình sử dụng vật tư tốt hay sấu được đánh giá bằng chỉ tiêu lượng tiêu hao vật tư thực tế bình quân cho một sản phẩm so với định mức do việc cung cấp vật tư không đầy đủ, không kịp thời, không đồng bộ dẫn đến không bảo đảm chất lượng sản phẩm do đó không tạo ra quá trình sản xuất liên tục, không tiết kiệm được vật tư để hạ giá thành sản phẩm. Chất lượng vật tư thay đổi thì mức tiêu hao vật tư cũng không ổn định. 2.1.7.Tình hình tài chính : Công ty May Phù Đổng MST: 0100598947 -1 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG Năm 2003 Phần I - Lãi, lỗ Chỉ tiêu Mã số Luỹ kế đến kỳ trước Kỳ này Luỹ kế từ đầu năm Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Các khoản giảm trừ (03 = 04+05+06+07) + Chiết khấu thương mại + Giảm giá hàng bán + Hàng bán bị trả lại +Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế XK phải nộp 1. Doanh thu thuần bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01 - 03) 2. Giá vốn hàng bán 3. Lợi nhuận gộp bán hàng và cung cấp dịch vụ(20 = 10 - 11) 4. Doanh thu hoạt động tài chính 5. Chi phí tài chính Trong đó: Chi phí lãi vay 6. Chi phí bán hàng 7. Chi phí quản lý doanh nghiệp 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 9. Thu nhập khác 10. Chi phí khác 11. Lợi nhuận khác (40 =31 -32) 12. Tổng lợi nhuận trước thuế(50 = 30+40) 13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 14. Lợi nhuận sau thuế (60 = 50 - 51) 1 3 4 5 6 7 10 11 20 21 22 23 24 25 30 31 32 40 50 51 60 7.053.971.518 7.053.971.518 5.525.255.259 1.528.716.259 80.858.292 173.280.583 17.280.583 22.689.947 694.170.332 719.433.689 118.013.522 118.013.522 601.420.167 225.369.013 376.051.154 7.053.971.518 7.053.971.518 5.525.255.259 1.528.716.259 80.858.292 173.280.583 17.280.583 22.689.947 694.170.332 719.433.689 118.013.522 118.013.522 601.420.167 225.369.013 376.051.154 Công ty May Phù Đổng BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm 2003 MST: 0100598947 - 1 Tài sản Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A. Tài sản lưu động và đầu tư ngắn hạn 100 2.285.431.893 3.567.251.277 I. Tiền Tiền mặt tại quỹ (gồm cả ngân phiếu) Tiền gửi Ngân hàng Tiền đang chuyển 110 111 112 113 39.318.166 8.813.837 30.504.329 117.636.477 88.387.412 29.249.065 II. Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn Đầu tư chứng khoán ngắn hạn Đầu tư ngắn hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn (*) 120 121 128 129 III. Các khoản phải thu Phải thu của khách hàng Trả trước cho người bán Thuế GTGT được khấu trừ Phải thu nội bộ - Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc - Phải thu nội bộ khác Phải thu theo tiến độ kế hoạch HĐXD Các khoản phải thu khác Dự phòng các khoản phải thu khó đòi 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 1.852.604.742 1.852.604.742 2.430.775.038 2.360.000.146 67.310.050 3.464.842 IV. Hàng tồn kho Hàng mua đang đi trên đường Nguyên liệu, vật liệu tồn kho Công cụ, dụng cụ trong kho Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Thành phẩm tồn kho Hàng hoá tồn kho Hàng gửi đi bán Hàng hoá kho bảo thuế Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 337.508.985 12.334.431 325.174.554 443.781.050 27.456.023 394.081.864 22.243.163 V. Tài sản lưu động khác Tạm ứng Chi phí trả trước Chi phí chờ kết chuyển Tài sản thiếu chờ sử lý Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn 150 151 152 153 154 155 56.000.000 56.000.000 575.058.712 6.000.000 569.058.712 VI. Chi sự nghiệp Chi sự nghiệp năm trước Chi sự nghiệp năm nay B. Tài sản cố định và đầu tư dài hạn 160 161 162 200 1.683.579.052 1.689.280.508 I. Tài sản cố Tài sản cố định hữu hạn Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 2. Tài sản cố định thuê tài chính Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 3. Tài sản cố định vô hình Nguyên giá Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 1.683.579.052 1.683.579.052 3.953.415.762 (2.269.836.710) 1.689.280.508 1.689.280.508 4.539.001.571 (2.849.721.063) II. Các khoản đầu tư tài chính dài hạn Đầu tư chứng khoán dài hạn Góp vốn liên doanh Các khoản đầu tư dài hạn khác Dự phòng giảm giá đầu tư dài hạn (*) 220 221 222 228 229 III. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang 230 IV. Các khoản ký quỹ, ký cược dài hạn 240 V Chi phí trả trước dài hạn 241 Tổng cộng tài sản 250 3.969.010.945 5.256.531.785 Công ty May Phù Đổng MST: 0100598947 Nguồn vốn Mã số Số đầu năm Số cuối kỳ A. Nợ phải trả 300 1.980.144.117 3.449.694.945 I. Nợ ngắn hạn Vay ngắn Nợ dài hạn đến hạn trả Phải trả cho người bán Người mua trả tiền trước Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Phải trả công nhân viên Phải trả cho các đơn vị nội bộ Các khoản phải trả, phải nộp k._.g lai. CÁC GIẢI PHÁP CỤ THỂ: Để khắc phục những tồn tại nêu trên cũng như công tác quản lý vật tư có hiệu quả. Vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, đảm bảo tính an toàn cho người, thiết bị và tiết kiệm được chi phí hạ giá thành sản phẩm. Tôi xin đề xuất một số giải pháp sau. - Tiết kiệm chi phí vật tư bằng cách giao khoán chi phí giá thành cho từng tổ sản xuất. - Tiết kiệm các yếu tố đầu vào làm tăng năng suất thiết bị máy móc và giảm tổng chi phí tính bằng tiền để sản xuất ra sản phẩm. - Việc giảm lượng tiêu hao vật chất trên một đơn vị phẩm dịch vụ góp phần làm tăng năng suất lao động xã hội. - Công tác cung ứng vật tư, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ, và sử dụng phải đảm bảo độ chính xác cao… - Tất cả vật tư sử dụng phải có định mức cụ thể chính xác (là cơ sở để quản lý vật tư ). - Phải có chế độ, thưởng phạt về việc sử dụng quản lý tiết kiệm vật tư. 3) Biện pháp1: Tiết kiệm chi phí nguyên liệu kiểm soát chặt chẽ quá trình sử dụng vật tư và điều hành sản xuất một cách hợp lý. Trong năm 2003 Công ty May Phù Đổng đã sử dụng nguyên, nhiên liệu quá ( -1.531.755.302đ ) Trong đó: Nguyên liệu: - 1.016.815.077đồng Nhiên liệu: - 514.940.224đồng Nguyên nhân chủ yếu là: + Hệ thống mức còn thiếu cơ bản dẫn đến nhiều vật tư ( như Chỉ may, Bìa lưng, Chun...) chỉ cấp không có định mức cụ thể đói với từng khách hàng Seidensticker (Đức), khách hàng Mangharam (Mỹ), SMK (Hàn quốc).... + Chưa có thiết bị kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập về mà thực tế chỉ kiểm tra bằng mắt thừơng dẫn đến hàng hoá nhập về đôi khi chất lượng thấp. + Do trình độ tay nghề của đội ngũ lao động không cao chủ yếu là công nhân bậc1 và bậc 2 ( chiếm tỷ lệ 53% vàtỷ lệ 35.5% tổng số lao động trực tiếp sản xuất ) dẫn đến làm sai hỏng sản phẩm như máy sai qui định, sai qui cách gây nên sự lãng phí về vật tư. Trong khi lao động công nhân bậc cao ( bậc 4, bậc 5 ) không nhiều. Vì vậy để có sản phẩm có chất lượng cao,đủ sức cạch tranh trên thị trường thì Công ty buộc phải quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, tay nghề cho người lao động. - Từ những nguyên nhân trên gây nên sự lãng phí vật tư không cần thiết như Chỉ may,Chun, Bìa lưng, tuy giá trị thấp, nhưng số lượng lại nhiều. Đặc biệt là tổ Maylãng phí vật tư cũng rất lớn. *)Tính toán cụ thể: *)Biện pháp 1: Nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên liệu bằng cách thay đổi máy may 1 kim thường bằng máy may 1kim tự động đặc biệt. Bảng7.12. Tình hình sử dụng máy móc thiết bị của Công ty . STT Tên thiết bị Ký hiệu Số lượng Đơn giá/1chiéc 1 Máy may 1kim thường DDL-5550 32 8.132.000đ 2 Máymay1kim tự động DDL-5550N-3 6 10.122.000đ 3 Máy 1 kim lô chống nhăn DDL-5550N-3 18 14.884.000đ 4 Máy1 kim dao xén tự động DLM-5200 6 14.954.000đ 5 Máymay2kimthưòng LH3128 4 15.240.000đ 6 Máy1 kim tự động đặc biệt DDL900SS 3 24.638.000đ 7 Máy1 kim tự động sai biệt răng cưa DLU5490-7 3 17.254.000đ Nguồn: trích phòng kế toán Theo bảng số liệu trên ta thấy chưa hợp lý dẫn đến tình trạng máy may 1 kim cho năng suất kém hơn máy may 1 kim tư động. Khi làm việc với máy may 1 kim người lao động thường phải làm việc căng thẳng dẫn đến máy sai kỹ thuật phải tháo ra máy lại. Tiền mua máy may 1 kim tư động =24.638.000đ lớn gấp 3 lần tiền mua máy may 1 kim (3 x 8.132.000=24.396.000đ ). Nhưng lợi ích mang lại thì tương đối lớn cho doanh nghiệp. + Giảm được 2 công nhân may (lương bình quân của công nhân làm việc 8h/1 ca là 950.000đ/1 tháng). +Lương bình quân của 1 công nhân =950.000/26ngày =36.538,461đồng + Công ty một ngày làm việc 2 ca nên giảm được 4 công nhân trong một ngày. + Trong một năm tiết kiệm cho Công ty = (12 tháng x 950.000 )x 4công nhân = 46.600.000đồng. Ngoài ra còn tiết kiệm được Chỉ may: +Cứ 500 sản phẩm áo sơ mi thì số lượng hỏng nguyên liệu như sau: Chỉ may = 7.200đồng Bìa lưng = 14.400đồng Chun = 12.400đồng Mex = 28.000đồng + Trong năm Công ty may được 617.900 áo sơ mi (617.900/500 =1235,8). Với một năm doanh nghiệp tiết kiệm được là: Chỉ may=7.200 x 1235,8 = 8.897.760 đồng Bìa lưng=14.000 x 1235,8 =17.301.200 đồng Chun = 12.400 x 1235,8 =15.323.920đồng Mex = 28.000 x 1235,8 = 34.602.400đồng Biện pháp trên làm lợi cho doanh nghiệp là =122.725.280đồng *)Nhược điểm của phương pháp dùng máy may một kim tự động là không máy được đường vòng, đường máy lộn cổ, máy lộn bác tay, máy mí miệng túi, may diễu vòng nách, máy thép tay con vuốt đuôi chuột. Ngoài ra không máy được các loại quần LIFUNG, áo JACKET... Đó là những nhược điểm hạn chế của máy may một kim không thể làm được như máy may một kim thường. Nếu bố chí thêm một máy may một kim tự động khi đó năng xuất của máy kim tự động chỉ làm việc 6giờ/1ca và số máy một kim phải làm việc hết công xuất mà vẫn không đảm bảo sản lượng đề ra. Do đó phải cải tiến quy trình công nghệ tổ chức sản xuất hợp lý góp phần giảm các tổn thất trong quá trình sản xuất bao gồm nhiều kế hoạch, từ kế hoạch thiết kế sản phẩm đến giai đoạn hoàn chỉnh sản phẩm. Mỗi loại sản phẩm có các loại tổn thất kế hoạch khác nhau. Cần chú ý đến khâu tổn hao nhiều để giảm bớt khối lượng tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm . Trong những năm qua Công ty chưa có đội ngũ cán bộ chuyên về quản lý vật tư, định mức vật tư thường lấy từ phòng quả lý vật tư May 10 do đó có những định mức vật tư đã thay đổi nhưng Công ty Phù Đổng vẫn áp dụng.Điều đó gây ra sư lãng phí vật tư không cần thiết. Hạn mức vật tư cấp phát phải được qui định cho một thời hạn nhất định (thường là một tháng, quí) hoặc cho việc hoàn thành một công việc nhất định,hết thời hạn đó, hạn mức không con giá trị nữa. 4)Biện pháp 2: Tiết kiệm vật bằng cách giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hiện nay Công ty đang áp dụng phương pháp giao khoán chi phí sản phẩm cho các tổ sản xuất. Hàng năm Công ty đều căn cứ vào thực hiện chi phí của năm trước giảm đi 5% và lấy làm cơ sở giao khoán chi phí sản phẩm cho năm sau. Kết quả cho thấy hàng năm chi phí đều vượt so với kế hoạch giao là 2% đến 3%. Nguyên nhân của việc tăng là: + Công tác quản lý còn yếu kém, chưa đi sâu sát và kiểm tra việc sử dụng vật tư của các tổ sản xuất có đúng không và chưa có qui chế thưởng phạt rõ ràng dẫn đến vượt chi. + Chất lượng hàng hoá nhập kho cũng không cao. + Chưa thường xuyên kiểm tra giám sát thệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu nhằm hoàn chỉnh hơn nữa và bổ xung đièu chỉnh kịp thời những bất hợp lý. + Chưa có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể . Biện pháp khắc phục: - Để giao khoán được chính xác ,hợp lý vừa tiết kiệm được chi phí vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất và đảm bảo an toàn cho người và thiết bị thì người làm công tác quả lý vật tư thiết bị phải làm các bước sau: + Chi phí giao khoán sản phẩm vẫn tính theo đồng chi phí/áo sơ mi + Tổ may phải mở sổ theo dõi hàng tháng đã cấp cho thiết bị nào, vật tư gì, và theo dõi thời gian sử dụng của vật tư được thay thế.Đồng thời làm cơ sở để lập kế hoạch giao khoán chi phí sản phẩm cho tổ may, nếu thực hiện phương án này thì việc giao khoán chi phí mới chính xác và có hiệu quả. Thật vậy, trong tháng 5/2003 kế hoạch Công ty là: 50.882USD với số lượng là: 101.384 sơ mi chuẩn (thời điểm đó chưa tăng nguồn lực sản xuất). Với kinh nghiệm thực tế thì xí nghiệp sẽ tính toán và giao kế hoạch cho các tổ như sau: Trong tháng 5/2003 có 26 ngày sản xuất. Do đó 1 ngày Công ty phải sản xuất ra số áo là: 101.384/26 công = 3.899 sơ mi chuẩn Trong Công ty có 6 tổ may, vậy 1 tổ sản xuất 1 ngày phải ra chuyền là: 3.899/6 tổ = 649 sơ mi chuẩn. - Căn cứ vào kế hoạch thực tế mà Công ty giao cho các tổ, tổ trưởng sản xuất phải nắm chắc kế hoạch hàng ngày để tổ chức thực hiện. - Trước khi đưa sản phẩm vào sản xuất phải nghiên cứu kỹ quy trình tiêu chuẩn và các tài liệu kỹ thuật, chuẩn bị tốt máy móc thiết bị vv… - Bố trí dây chuyền sản xuất hợp lý, căn cứ vào thiết kế công nghệ, kết cấu sản phẩm và trình độ khả năng của từng thành viên trong tổ. - Hướng dẫn công việc cho từng công nhân viên căn cứ vào quy trình công nghệ và nội dung công việc yêu cầu, quán xuyến điều hành toàn bộ hoạt động của tổ. - Theo dõi và đôn đốc các biện pháp để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác của từng thành viên trong tổ; nhắc nhở mọi thành viên thực hiện tốt nhiệm vụ trong ngày. - Trên kế hoạch xí nghiệp giao cho hàng ngày, tổ trưởng sản xuất căn cứ vào bảng định mức thời gian chế tạo của từng mã hàng để tính số lượng hàng phải ra chuyền trong 1 ngày. VD: Mã hàng peter G 6913 có tổng thời gian chuẩn là: 3098". 1 sơ mi chuẩn của Công ty quy định là: 2424". Quy đổi 1 áo peter = 1,28 sơ mi chuẩn. Một ngày tổ phải ra chuyền là: 510 áo. - Về cơ bản thì tổ trưởng sản xuất khi bố trí dây chuyền cũng dựa vào kinh nghiệm bản thân là chính (vì hầu hết các đồng chí tổ trưởng đều trưởng thành từ công nhân trực tiếp sản xuất) và nắm được tay nghề cuả cán bộ công nhân viên trong tổ để bố trí và sắp xếp vào từng bộ phận. Khi ghép các chi tiết để bố trí thì chủ yếu dựa vào tay nghề của công nhân mà mình định phân công. (Trong thực tế có người nhanh, người chậm, hoặc có tay nghề giỏi, chưa giỏi). Cho nên 6 tổ may có 6 kiểu bố trí khác nhau, chưa có một cơ sở tính toán cụ thể để các tổ sản xuất có thể thực hiện theo trình tự của công tác bố trí dây chuyền. KẾT LUẬN 5) MỘT SỐ Ý KIẾN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ Ở CÔNG TY MAY PHÙ ĐỔNG: -ý kiến 1: Kiểm tra nhận và nhập vật tư vào kho: Tại công ty hiện nay, khi phòng tổ chức kinh doanh nhận được hoá đơn kiểm phiếu xuất kho hay giấy báo nhận hàng của người bán gửi đến như đã trình bày ở chương II. Quy trình tiếp nhận và bbảo quản vật tư có những đặc điểm như sau: . Ưu điểm: Đảm bảo đúng số lượng, chất lượng vật tư nhập kho, đúng thủ tục chứng từ quy định của bộ tài chính ban hành. . Nhược điểm: Thời gian chờ đợi để nhập nguyên vật liệu vào kho còn lâu. Vật tư nằm ngoài cảng, bãi lâu dễ bị ảnh hưởng bởi thời tiết và khí hậu kèm theo đó là các chi phí bảo quản và bến bãi. Nguyên nhân: Khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm hàng của trung tâm KCS thì người giao hàng lại phải quay lên phòng kinh doanh để làm “ Phiếu nhập kho” sau đó mới xuống kho để nhập vật tư vào kho. Để khắc phục được những nhược điiểm trên, theo tôi khi đã có giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm của trung tâm KCS thì người nhập hàng (nguyên vật liệu) giao ngay vật tư cho thủ kho. Nếu thủ kho nhận đủ số lượng chất lượng theo yêu cầu thì thủ kho ký nhận ngay vào góc trái hay mặt sau giấy báo nhận hàng ( ghi bằng số hoặc bằng chữ). Sau đó người nhập hàng mang giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm lên phòng kinh doanh hoàn tất thủ tục, như vậy giảm bớt thời gian mà vật tư nằm chờ tại bãi. + ý kiến 2: Để quản lý đảm bảo tốt chất lượng vật tư trong kho, theo tôi phải tăng cường thêm hệ thống phòng cháy nổ và vệ sinh an toàn vật tư kho bãi tránh những sự cố đáng tiếc xảy ra. Hệ thống ánh sáng còn kém cũng ảnh hưởng đến quản lý và sắp xếp vật tư kho bãi. Ngoài ra, vấn đề điều kiện vật chất cán bộ công nhân viên nói cung trong công ty chưa đươc quan tâm thoả đáng tinh thần trách nhiêm với công việc chưa cao do đó cũng gây nhiều lãng phí trong công tác dự trữ và bảo quản vật tư. +ý kiến 3: Hiện nay, ở công ty khi xuất dùng vật tư cho sản xuất hay cho các chi nhánh, khi sử dụng không hết vật tư đơn vị sử dụng vẫn để lại tại đơn vị như vậy sẽ không đảm bảo được chất lượng và số lượng của vật tư ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp. Theo tôi muốn khắc phục được những nhược điểm trên thì khi các đơn vị lĩnh vật tư nếu không sử dụng hết thì tiến hành làm thủ tục nhập ngay lại kho. Như vậy công tác bảo quản vật tư vật liệu và kiểm tra chất lượng được thường xuyên và tốt hơn. +ý kiến4: Lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ trong kho. Theo thông tư số 64TC/TCDN của bộ tài chính ban ngày 15/09/1997 áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh đã quy định việc lập dự phòng giảm giá đối với vật tư vật liệu hàng hoá tồn kho với điều kiện -Thứ nhất: Là những vật liệu, hàng hoá tồn kho tại thời điểm lập báo cáo tài chính thường có giá trị thường thấp hơn số giá trị ghi trên sổ kế toán. -Thứ hai: Là vật tư hàng hoá phải là mặt hàng kinh doanh thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp -Thứ ba: Là phải có chứng từ hoá đơn hợp lý, hợp lệ hoặc các chứng từ khác chứng minh giá trị vốn vật tư, hàng hoá tồn kho. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường giá cả luôn luôn biến động về các nhu cầu như : mẫu mã kiểu dáng chất lượng ngày càng cao kéo theo giá cả yêu cầu nguyên vật liệu thay đổi. Mặt khác, do nguyên nhân nguyên, nhiên, vật liệu, dự trữ trong kho có thể bị hao hụt hoặc có thể bị giảm chất lượng. Vì vậy, để đảm bảo an toàn cho quản lý, sản xuất kinh doanh công ty nên lập dự phòng giảm giá cho nguyên vật liệu dự trữ nói riêng và cho hàng hoá tồn kho nói chung. Những vật tư kém phẩm chất còn ứ đọng trong kho phải được xem xét rõ nguyên nhân, quy rõ trách nhiệm. Giải phóng toàn bộ số vật tư còn tồn đọng để đảm bảo cho tất cả số vật tư dự trữ có thể đáp ứng được với yêu cầu sản xuất kinh doanh và toàn bộ số vốn lưu động của công ty được huy động một cách hiệu quả nhất. Kế toán phải căn cứ vào tình hình giảm giá, số lượng tồn không thực tế của từng loại vật tư để xác định mức dự phòng một cách hiệu quả nhất. Giá thực tế trên thị trường tại thời điểm 31/12 Lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm 31/12 năm báo cáo Mức dự phòng giảm giá vật tư năm kế hoạch Giá hạch toán trên sổ kế toán - 5 = Giá thực tế trên thị trường của tất cả các loại vật tư tồn kho bị giảm giá tại thời điểm 31/12 là giá có thể mua hoặc bán trên thị trường. Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp vào bảng kê chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho của công ty. 6)Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư - các yếu tố của sản xuất kinh doanh : Chế độ tiết kiệm là hệ thống những biện pháp kinh tế, tổ chức, kỹ thuật và giáo dục được thực hiện theo một chương trình nhất định nhằm sử dụng một cách hợp lý và tiết kiệm các nguồn lực của mỗi doanh nghiệp, hộ tiêu dùng và nền kinh tế quốc để phát triển nền kinh tế quốc dân. Tiết kiệm không chỉ là sử dụng dè sẻn tất cả các nguồn tài nguyên, là tránh sự mất mát mà còn là sử dụng hợp lý những nguồn tài nguyên đó, là tiêu dùng có căn cứ, khoa học các phương tiện nhằm hoàn thiện công nghệ sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. Nói cách khác, trong cơ chế thị trường, tiết kiệm theo nghĩa rộng chính là toàn bộ các giải pháp kinh tế– tổ chức–kỹ thuật …nhằm giải quyết tốt nhất các vấn đề cơ bản của sản xuất kinh doanh ở mọi cấp của nền kinh tế quốc dân. *) Tăng cường xác định nhu cầu vật tư một cách chính xác: Phân định rõ nhu cầu vật tư ở công ty gồm ba bộ phận: Nhu cầu vật tư cho các sản phẩm chính, nhu cầu vật tư cho hoạt động kinh doanh khác, và nhu cầu vật tư cho dự trữ. Đối với nhu cầu vật tư cho sản xuất sản phẩm chính gồm có: Phương pháp tính theo sản lượng sản phẩm :Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp nàyphải căn cứ vào định mức sử dụng vật tư cho mỗi đơn vị sản phẩm và sản lượng sản phẩm QsP mSP Nsx = å Trong đó: Nsx-Là nhu càu vật tư dùng đễ sản phẩm QsP-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch Msp-Là mức sử dụng vật tư cho đơn vị sản phẩm *)Phương pháp tính theo mức sử dụng bình quân của sản phẩm Theo phương pháp này, tính nhu cầu vật tư phải căn cứ vào sản lượng của các sản phẩm cùng loại trong kỳ kế hoạch và mức sử dụng bình quân của sản phẩm Nsx = S Q.M Trong đó: Nsx-Là nhu cầu vật tư dùng để sản phẩm Q-là nhu cầu sản xuất trong kỳ kế hoạch M-Là mức sử dụng vật tư bình quân cho đơn vị sản phẩm *)Phương pháp tính theo hệ số biến động NsX= NBC + TsX+ HSD Trong đó NBC -Là số lượng vật tư đã sử dụng trong năm báo cáo TsX -Nhịp độ phát triển sản xuất kỳ kế hoạch HSD -Hệ số sử dụng vật tư năm kế hoạch so với năm báo cáo Tính nhu cầu vật tư theo phương pháp này cần nghiên cứu tình hình thực tế sản xuất và sử dụng vật tư trong năm báo cáo, phương án sản xuất kỳ kế hoạch, phân tích các yếu tố tiết kiệm vật tư từ đó xác định hệ số sử dụng vật tư kỳ kế hoach so với kỳ báo cáo. Đối với nhu cầu vật tư cho các hoạt động khác: khi tính nhu cầu vật tư cho các sản phẩm này nên sử dụng hệ số biến động. NsX= NBC + TKH+ HTk Việc xác định Tkh (chỉ số phát triển kỳ kế hoạch so với kỳ báo cáo) phải căn cứ vào kê hoạch sản xuất chung của công ty trong kỳ kế hoạch căn cứ vào dự đoán tình hình cung cầu vật tư trên thị trường và căn cứ vào số lượng cũng như khả năng cạnh tranh của các đối thủ. Việc xác đinh HTK ( hệ số tiết kiệm kỳ KH so với kỳ BC) phải căn cứ vào biện pháp và khả năng tiết kiệm vật tư trong kỳ kế hoạch - Đối với nhu cầu vật tư cho dự trữ: phải xác định chính xác mức tiêu dùng vật tư và nhu cầu cho sản xuất kinh doanh của công ty từ đó xác định các mức dự trữ hợp lý. *Các biện pháp tiết kiệm trong sản xuất kinh doanh : Nói đến nguồn tiết kiệm là nói đến hướng có thể thực hành tiết kiệm, hay nói một cách khác là chỉ ra những con đường nào, chỗ nào cần phải chú ý để thực hành tiết kiệm Nói đến biện pháp tiết kiệm là nói đến những cách thức để thực hành tiết kiệm, tức là làm cách nào để thực hiện tiết kiệm. Mỗi nguồn tiết kiệm có nhiều biện pháp tiết kiệm. Người ta thường phân thành từng khâu: sản xuất,lưu thông, tiêu dùng. Trong mỗi khâu ngừơi ta vạch ra những nguồn và biện pháp tiết kiệm thích hợp. Tiết kiệm phải được thực hành ở mọi khâu của nền kinh tế quốc dân. Trong các khâu trên thì sản xuất là khâu quan trọng nhất, vì sản xuất là nơi tiêu dùng ( sử dụng ) các yếu tố của quá trình sản xuất như: nguyên liệu, máy móc thiết bị và cả thời gian lao động của người lao động. Biện pháp quan trọng nhất để thực hành tiết kiệm là biện pháp khoa học công nghê tiên tiến mới nâng cao được chất lượng sản phẩm và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn lực của sản xuất. Nói như vậy không có nghĩa là các khâu kế hoạch khác không quan trọng, mà các khau khác đều có vị trí quan trọng nhất định và đều góp phần trong việc tiết kiệm tài sản của loài người. Nguồn tiết kiệm gồm về kỹ thuật, công nghệ của sản xuất, nguồn tiết kiệm về tổ chức quản lý kinh doanh và nguồn tiết kiệm về người trực tiếp sử dụng nguyên, nhiên vật liệu. Có thể nói tiết kiệm vật tư có vai trò quan trọng trongviệc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Do đó công ty phải nghiêm túc và kiên quyết thực hiện các biện pháp sau: -Nâng cao ý thức trách nhiệm bảo quản vật tư sản phẩm trong đội ngũ cán bộ công nhân viên. -Tiến hành hạch toán kinh doanh cụ thể trong từng phân xưởng sản xuất. -Hoàn thiện hệ thống kho tàng một cách tối ưu nhất nhằm bảo quản tốt nhất giá trị vật tư hàng hoá. -Tiến hành nâng cấp và hoàn chỉnh hệ thống máy móc thiết bị trên cơ sở nhập mới các dây chuyền công nghệ hiện đại. -Sử dụng các đơn bảng kinh tế, các chính sách thưởng phạt bằng lợi ích vật chất. -Có quyết toán hàng tháng cho các loại vật tư cụ thể -Biết kết hợp một cách hài hoà các biện pháp trên cùng với các chỉ tiêu hướng dãn như sau, công ty sẽ tạo ra được môi trường sản xuất kinh doanh tốt: * Giảm bớt phế liệu, phế phẩm, các tổn thất trong quá trình sản xuất: Phế liệu là những thứ phát sinh trong quá trình sản xuất. Phế liệu có hai loại : loại sử dụng lại đươc trong quá trình sản xuất sản phẩm đó và loại phế liệu không thể sử dụng lại được. Để giảm bớt phế liệu cần phải cải tiến các công cụ lao động, đặc biệt chú ý các công cụ chuyên dùng, cải tiến quy trình công nghệ và sử dụng tói đa loại phế liệu mà có thể sử dụng lại được trong quá trình sản xuất. Phế phẩm là những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm chính.Tỷ lệ phế phẩm cao hay thấp liên quan đến quy trình công nghệ, đến chất lượng nguyên vật liệu, đến công cụ sản xuất đến tay nghề của công nhân và cả những điều kiện khác như: điều kiện làm việc, cung cấp các yếu tố sản xuất, điều kiện khi làm việc, khí hậu của nơi sản xuất . * Sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu: Trong mỗi sản phẩm sản xuất ra, tuỳ theo cơ cấu của nó, các bộ phận có các yêu cầu khác nhau.Vì thế, có thể sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu khác nhau, với điều kiện vừa đảm bảo chất lượng, tính năng công dụng của sản phẩm vừa tiết kiệm loại nguyên vật liệu quý hiếm, đắt tiền hoặc lại phải nhập ngoại. Sử dụng tổng hợp nguyên vật liệu đòi hỏi phải đa dạng hoá sản phẩm. Rất nhiều loại nguyên vật liệu, khi dùng để chế tạo loai sản phẩm chính này, loại phế liệu không dùng được lại có thể là nguyên vật liệu để sản xuất loại sản phẩm chính khác.Vì vậy tận dụng hết các loại phế liệu, phế thải các loại thu hồi được của sản xuất chính vào sản xuất các mặt hàng khác là biện pháp sử dụng tối đa nguyên vật liệu trong sản xuất. *- Sử dụng các loại nguyên vật liệu thứ cấp: Các loại nguyên vật liệu thay thế, các loại nguyên vật liệu rẻ tiền. Sử dụng các loại nguyên vật liệu trên cần đặc biệt chú ý các biện pháp kỹ thuật để tăng cường chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của sản xuất vừa đảm bảo giảm chi phí trong giai đoạn dài hạn đối với doanh nghiệp . *-Sử dụng nhiều lần nguyên vật liệu : Có những loại nguyên vật liệu có thể sử dụng được nhiều lần .Sau quá trình sử dụng thải ra cần phải được thu hồi và sử dụng lại. Đây là biện pháp kinh tế, đặc biêt trong vệc tiết kiệm nguồn tài nguyên thiên nhiên mà sau nhiều năm khai thác sẽ cạn kiệt. *Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, thành phẩm và công dụng của thành phẩm và các chất có ích trong nguyên, nhiê vật liệu: Nguyên nhiên vật liệu chất lượng cao sẽ cho sản phẩm chất lượng cao. Trước và trong khi sử dụng cần nâng cao chất lượng nguyên vật liệu, vừa đảm bảo sức cạnh tranh của sản phẩm, dễ tiêu thụ, vừa tiết kiệm đươc các nguồn tiềm năng. Ở một số nguyên vật liệu, người ta chỉ sử dụng chất có ích. Để sử dụng tốt hơn nguyên vật liệu, người ta nâng cao tỷ lệ sử dụng chất có ích trong nguyên vật liệu để sử dụng tối đa nguyên vật liệu . *Về tổ chức quản lý kinh doanh : Nếu như biện pháp về kỹ thuật công nghệ có tác dụng trực tiếp tiết kiệm nguyên vật liệu về số lượng, chất lượng và chủng loại nguyên nhiên vật liệu thì những biện pháp thuộc về hướng tổ chức quản lý kinh doanh chỉ góp phần tạo điều kiện tiền đề và điều kiện cần thiết để các biện pháp kỹ thuật được thực hiện ở doanh nghiệp, cũng như tránh được những lãng phí xảy ra trong quá trình sản xuất . Những biện pháp đó là: -Đảm bảo cung ứng cho các nơi làm việc trong doanh nghiệp những nguyên nhiên vật liệu đầy đủ về số lượng, chất lượng và chủng loại, kịp thời gian yêu cầu; đồng bộ để chế tạo sản phẩm hoàn chỉnh. Nếu không đảm bảo những nội dung trên, sẽ gây ra nhiều lãng phí. Lãng phí cả nguyên nhiên vật liệu sử dụng, lãng phí thời gian sử dụng thíêt bị máy móc và lãng phí cả sức lao động của công nhân, lãng phí do ngừng sản xuất … -Thực hiện việc sử dụng các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức: sử dụng theo định mức là cách sử dụng khoa học. Vì vậy, các loại nguyên vật liệu chính, sử dụng khối lượng lớn phải xây dựng các định mức và sử dụng theo định mức đó. -Thực hiện dự trữ các loại nguyên nhiên vật liệu theo định mức.Dự trữ theo định mức đảm bảo việc sử dụng liên tục, đều đặn trong doanh nghiệp. Những loại nguyên vật liệu có nguồn cung ứng khó khăn cần phải có dự trữ: dự trữ thường xuyên, dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm. Những loại sử dụng theo thời vụ phải có dự trữ theo thời vụ. -Tổ chức thu hồi, tận dụng các loại phế liệu phế thải trong quá trình sản xuất . -Tích cực ngăn ngừa và kiên quyết chống mọi hành vi tiêu cực, làm thất thoát nguyên vật liệu và sản phẩm dưới mọi hình thức. -Bảo quản tốt các loại nguyên nhiên vật liệu và hoá chất trong thời gian lưu kho của doanh nghiệp. Giảm hao hụt, biến chất, tích cực phòng ngừa, chống cháy nổ, phòng chống mưa lũ lụt gây tổn thất nguyên nhiên vật liệu và sản phẩm . -Sử dụng nguyên nhiên vật liệu đúng yêu cầu, đúng định mức, đúng quy trình công nghệ, đúng đối tượng . -Tổ chức hạch toán kiểm tra, phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên nhiên vật liệu ở doanh nghiệp. *Về yếu tố con người trong việc sử dụng nguyên nhiên vật liệu : Người công nhân là người sử dụng trực tiếp nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất. Họ biết rõ giá trị của các loại nguyên nhiên vật liệu và công dụng của chúng. Vì vậy cần áp dụng các biện pháp sau: -Nâng cao giáo dục về ý thức tiết kiệm, lợi ích của tiết kiệm đối với doanh nghiệp, đối với từng người. -Nâng cao trình độ kỹ thuật công nghệ, trình độ tay nghề của người công nhân. -Có các biện pháp khuyến khích vật chất và tinh thần thích đáng, kịp thời đối với mọi việc tiết kiệm. -Có chế độ giao nhận, chế độ trách nhiệm vật chất, chế độ sử dung máy móc thiết bị nguyên nhiên vật liệu rõ ràng trong doanh nghiệp, trách nhiệm đến từng người công nhân để nâng cao ý thức trách nhiệm, tinh thần chấp hành kỷ luật lao động, để sử dụng tốt nhất các yếu tố vật chất . Tiết kiệm các yếu tố vật chất trong sản xuất kinh doanh phải bao gồm cả trong quá trình sản xuất và cả trong qúa trình lưu thông sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng. Trong khâu kinh doanh cần chú ý khâu bảo quản, bảo vệ ở kho, các khâu giao nhận, các khâu vận chuyển bốc xếp dỡ hàng đóng gói hàng hoá tích cực phòng chống hoả hoạn, mất cắp sản phẩm hàng hoá. Trong một nền kinh tế nói chung, và một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nói riêng, để có thể tồn tại và phát triẻn trong nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải hội tụ đầy đủ các nguồn lực cơ bản phục vụ cho các yếu tố đầu vào và phải quản lý một cách sát sao để nó thực sự mang lại nguồn hiệu qủa và là một lợi thế của doanh nghiệp. Trong đó vật tư là nguồn quan trọng nhất vốn luôn vận động và tích luỹ trong quá trình sản xuất. Vì vậy cần phải có một khoa hoc quản lý và tổ chức chúng để đạt được hiệu quả thực sự là một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Trong đề tài “Phân tích tình hình quản lý vật tư và các biện pháp hoàn thiện quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng” sử dụng những kiến thức đã học, vận dụng các điều kiện thực tế tại Công ty, trong một khuôn viên nhỏ, tôi không thể mang hết những ý kiến của mình được, đôi khi còn một vài khiếm khuyết, tôi mong được sự đồng tình ủng hộ và góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để tôi có thể hoàn thành tốt đề tài của mình. Qua đây tôi cũng xin trân thành cảm ơn tiến sỹ Ngô Trần Ánh cũng như toàn bộ tập thể thầy cô giáo trường Đại học Bách khoa Hà Nội và các bạn học sinh, sinh viên cùng với đồng nghiệp của tôi đã hết sức giúp đỡ tôi trong việc nghiên cứu đề tài này . TÀI LIỆU THAM KHẢO 1- Giáo trình THƯƠNG MẠI DOANH NGHIỆP Trường Đại học kinh tế quốc dân- Nhà suất bản thống kê năm 1998. Chủ biên: PGS-TS Đặng Đình Hào. 2- NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HẬU CẦN VẬT TƯ DOANH NGHIỆP ( Sách chuyên khảo) Trường Đại Học kinh tế Quốc Dân xuất bản 2003 Chủ biên: PGS – PTS Đặng Đình Đào 3 - GIÁO TRÌNH PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Chủ biên: PGS-TS Phạm Thị Gái. Nhà xuất bản Giáo dục1998. 4 – KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC SẢN XUẨTTONG DOANH NGHIỆP Chủ biên: PGS .TS Phạm Hữu Huy. Nhà xuất bản Giáo dục-1998. 5 - GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ KINH DOANH Chủ biên: PGS .TS Lê Văn Tâm Nhà xuất bản Giáo dục1998 6- NGHỆ THUẬT QUẢN TRỊ KINH DOANH : - Rayer Merphere- nhà xuất bản thế giới năm 1996 7- 2004 MỤC LỤC Trang Lời nói đầu 1 CHƯƠNG I Cơ sở lý thuyết về quản lý vật tư trong doanh nghiệp 3 I.1 Khái niệm về quản lý vật tư 3 1.1.Khái niệm về vật tư kỹ thuật 3 1.2.Phân loại về vật tư kỹ thuật 3 1.3.Quản lý vật tư 4 I.2.Định mức yiêu dùng nguyên vật liệu 4 2.1.Khái niệm và ý nghĩa 4 2.2.Phương pháp xây dựng định mức yiêu dùng nguyên vật liệu 5 2.3.Định mức cho sản xuất và theo dõi tình hình định mức 6 2.4.Tổ chức sửa đổi định mức 6 I.3.Quá trình lập kế hoạch mua sắm vật tư 6 3.1.Đặc điểm của mua sắm vât tư 6 3.2.Nội dung mua sắm vật tư 7 3.3.Trình tự lập kế hoạch mua sắm vật tư 7 I.4.Xác định nhu cầu vật tư 7 4.1.Khái niệm và đặc điểm xác định nhu cầu vật tư 7 4.2.Kết cấu nhu cầu vật tư và các nhân tố hình thành 8 4.3.Các phương pháp xác định nhu cầu vật tư 8 4.4. Phương pháp xác định nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu vật tư 10 I.5.Quản lý dự trũ vật tư trong doang nghiệp 11 5.1.Dự trữ cho sản xuất 11 5.2.Định mức các loại sản xuất 11 5.3.Tổ chức theo dõi sự biến đọng của dự trữ 16 I.6.Tổ chức tiếp nhận vật tư 16 6.1.Tổ chức tiếp nhận vật tư 16 6.2.Tổ chức quản lý kho 16 6.3.Tổ chức cấp phát vật tư 17 6.4.Các phương pháp tính giá xuất kho vật tư 18 6.5.Tình hình cung ưng vật tư 19 6.6.Tình hình sử dụng vật tư 20 6.7.Tác dụng của việc quản lý vật tư 21 CHƯƠNG: II Phân tích tình hình quả lý vật tư ở Công ty may Phù Đổng 22 II.1. Giới thiệu chung về Công ty May Phù Đổng 22 2.1.1.Quá trình thành và phát triển cuar Công ty May Phù Đổng 22 2.1.2.Chức năng nhiệm vụ của doanh nghiệp 23 2.13.Qui trình công nghệ sản xuất 24 2.1.4.Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty 26 2.1.5.Tình hình lao động tiền lương 27 2.1.6.Tình hình quản lý vật tư 31 2.1.7.Tình hình tài chính của doanh nghiệp 33 2.1.8. Nội dung tài sản lưu động và TSCĐ 36 II.2.Phân tích tình hình quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đống 40 2.1.Phân tích tình hình mua vật tư 40 2.2.Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch vật tư về số lượng 40 2.3.Phân tích kế hoạch vật tư về mặt chất lượng 42 2.4. Phân tích tính đồng bộkhi nhập vật tư 44 2.5.Phân tích về mặt kịp thời 45 2.6.Phân tích biến động chất lượng vật tư 46 2.7.Phân tích chủng loại vật tư cung ứng 48 2.8. Phân tích lượng vậ tư được giải phóng 49 2.9. Phân tích tình hình nguồn hàng 50 2.10.Phân tích hiệu suất sử dụng 51 2.11. Phân tích và xác định chi phí trên một triệu đồng giá trị sản phẩm 52 2.12.Tình hình sử dụng vật tư 53 2.13.Kế hoạch đặt hàng năm 2004 55 CHƯƠNG III Một số biện pháp hoàn thiệnquản lý vật tư ở Công ty may Phù Đổng 62 1. Các yêu cầu hoàn thiện công tác quản lý vật tư 62 2. Các biện pháp cụ thể 62 3. Biện pháp 1 63 4. Biện pháp 2 66 5. Một số ý kiến về công tác quản lý vật tư ở Công ty May Phù Đổng 69 6.Nâng cao hiệu quả của việc tiết kiệm vật tư 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO 83 ._.