Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

ứ ba “ này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lí của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lí của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lí phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể là những chương trình quản lí hoạt động kinh doanh, quản lí nguồn nhân lực, quản lí khách hàng… hay những chương trình quản lí hoá đơn, quản lí hồ sơ…. Việc sử dụng những chương trình này không những đem lại nhiều lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh như: chi phí nguồn nhân lực, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian…. Vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực kinh tế nên em đã lựa chọn công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương - một công ty cung cấp mạng di động thương hiệu MobiFone- thương hiệu lớn nhất Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lí và tác nghiệp của một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương, em sẽ học hỏi và xây dựng một chương trình Quản lí bán hàng cho công ty ứng dụng chuyên ngành đào tạo của mình trong thời gian thực tập cho Trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú_ Thành phố Hà Tĩnh. Hi vọng, chương trình của em sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing giải quyết một phần khối lượng công việc mà hàng ngày họ phải giải quyết. Kết cấu chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần lớn: + Chương I : Tổng quan về công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Nội dung chính của chương là giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Cũng như những vấn đề tin học của công ty và thông qua đó em cũng xin đưa ra những lí do chính cho việc lựa chọn đề tài của mình. + Chương II : Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Trong chương này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. + Chương III : Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của em không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà. Qua đây em cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, tận tuỵ của cô giáo hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà – Khoa tin học kinh tế trường Đại học Kinh Tế Quốc Dân và các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng & Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã giúp đỡ, tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Nguyễn Thị Thuỳ Dương CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN - Tên công ty : Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. - Trụ sở chính của công ty: số 53- đường Trần Phú- Thành phố Hà Tĩnh. 1. Lịch sử hình thành Công ty được thành lập vào ngày 26 tháng 1 năm 2007, công ty đã thành lập được hơn một năm nhưng đã có chỗ đứng đáng kể trong lòng khách hàng cùng với nhịp độ phát triển của tỉnh thì nhu cầu về dịch vụ di động ngày càng cao chính vì thế đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển. Nói đến dịch vụ viễn thông là nói đến cung cấp dịch vụ mới nhất về thông tin di động có công nghệ, kĩ thuật tiên tiến hiện đại đây cũng là lĩnh vực hoạt động chính của công ty. Tuy còn là một công ty nhỏ nhưng qua những nổ lực và cống hiến của mình công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã được thị trường ghi nhận và đang ngày càng trên đà phát triển. Những thành quả mà công ty đạt được sau hơn một năm cũng không thể phủ nhận là nó đã có nền tảng vững chắc là hoạt động trên thương hiệu MobiFone – một mạng điện thoại lớn nhất Việt Nam. MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là mạng điện thoại di động được ưa thích nhất và thương hiệu mạnh Việt Nam. Chính vì thế mà lượng khách hàng của công ty Thái Bình Dương ngày càng đông và có uy tín trong lòng khách hàng. Tuy mới có hai trụ sở nhưng công ty sẽ tiếp tục mở các cửa hàng mới, các chi nhánh mới trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngày càng tăng của người dân cũng như các tổ chức cơ quan. Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hà Tĩnh : Địa chỉ : Số 53 - Đường Trần Phú - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh Trụ sở ở Hà Tĩnh chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng, cung cấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Hà Tĩnh Trụ sở 2: đặt tại thành phố Vinh_ Nghệ An Địa chỉ : Số 15 - Hồ Tùng Mậu - Thành Phố Vinh - Tỉnh Nghệ An Trụ sở ở đây chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng, cung cấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Nghệ An. 2. Các lĩnh vực kinh doanh của công ty Công ty Phát triển mạng Bán hàng và Marketing Dịch vụ viễn thông Tính và thu cước phí Hỗ trợ Khách hàng Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty: - Cung cấp cho khách hàng về mạng di động với thương hiệu MobiFone. - Phát triển các ứng dụng. - Tích hợp hệ thống. - Tính cước và tiến hành thu cước phí cho khách hàng. 3. Hoạt động của công ty Công ty thành lập được hơn 1 năm với mục đích cung cấp dịch vụ thông tin di động với thương hiệu MobiFone,tính cước phí và đồng thời phát triển dịch vụ về mạng di động để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thông tin cũng như nhu cầu của người tiêu dung trong lĩnh vực này. Công ty cung cấp các dịch vụ mới bên cạnh đó còn tư vấn cho khách hàng mọi vấn đề liên quan, bảo hành và quản trị mạng MobiFone. Công ty cũng phát triển, kinh doanh các mặt hàng hổ trợ cho dịch vụ thông tin di động của mình. Do nhu cầu ngày càng tăng và sự phát triển dịch vụ ở Việt Nam mà sau hơn 1 năm thành lập nhưng công ty đã có uy tín với khách hàng về dịch vụ của mình với thương hiệu MobiFone- một thương hiệu đánh dấu cho sự khởi đầu của ngành thông tin di động Việt Nam. Lượng khách hàng ngày càng tăng và sự hài lòng của khách hàng cũng là những thuận lợi lớn cho công ty phát triển và mở rộng trong tương lai. Hoạt động của công ty dựa trên giải pháp tổng thể qua sơ đồ sau: Công nghệ hiện đại Kinh nghiệm quản lí Khách hàng hài lòng Trình độ nhân viên chuyên nghiệp Dịch vụ mới nhất Hiện nay trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú _ Thành Phố Hà Tĩnh chia làm 6 phòng ban, cụ thể là: Phòng Kế hoạch – Bán hàng & Marketing. Phòng Chăm sóc Khách hàng. Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí. Phòng Điều hành khai thác và phát triển mạng. Phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính. Phòng Tổ chức – Hành chính. 4. Cơ cấu tổ chức của công ty Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương thông qua mô hình sau: Giám đốc Công ty Phó Giám đốc Phó Giám đốc P. KH – BH & M P. CSKH P. ĐHKT & PTM P. KT – TK - TC P. TC - HC P. TC & TTCP Trụ sở TP Hà Tĩnh Trụ sở TP Vinh II.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 1. Phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing ( KH- BH & M )  Phòng KH – BH & M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện các mặt công tác sau: - Công tác kế hoạch như xuất nhập khẩu các thiết bị về thông tin di động. - Công tác bán hàng cùng với công tác bảo hành, sữa chữa, yêu cầu thay thế các thiết bị, vật tư, hàng hoá. - Công tác Marketing như tổ chức cung cấp các dịch vụ, lập kế hoạch kinh doanh các dịch vụ của công ty. - Quan hệ công việc với khách hàng và bán hàng. - Phân công cán bộ chuyên trách theo khách hàng, theo phân vùng, khu vực để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh. - Xây dựng và quản lí hồ sơ khách hàng để hỗ trợ khách hàng và để quản lí. Phòng KH – BH & M gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác. 2. Phòng Chăm sóc khách hàng( CSKH ) Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau:- Công tác quản lí thuê bao - Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty. Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 3. Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí ( TC & TTCP ) Phòng TC & TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc công tác quản lí, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công ty điều hành về các lĩnh vực công tác sau: - Quản lí, điều hành việc phát triển hệ thống TC & TTCP cho công tác quản lí sản xuất kinh doanh của công ty. - Nghiên cứu phát triển hệ thống tính cước, đối soát cước và các dịch vụ giá trị gia tăng trên mạng thông tin di động. Phòng TT & TTCP gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 4. Phòng Điều hành khai thác và Phát triển mạng ( ĐHKT & PTM ) Phòng ĐHKT & PTM là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng tham mưu,giúp Giám đốc công tác quản lí, vận hành, khai thác và bảo dưỡng mạng lưới thông tin di động và các hệ thống dịch vụ có giá trị gia tăng. - Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động và phát triển mạng lưới thông tin di động. - Quản lí công tác hợp tác quốc tế. Phòng ĐHKT & PTM gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực của phòng. 5. Phòng Kế toán -Thống kê- Tài chính ( KT- TK- TC ) Phòng KT- TK- TC là phòng chức năng của Công ty giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: _ Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty. - Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính. - Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độ KT- TK-TC . - Theo dõi công nợ của công ty. - Giúp đỡ ban giám đốc thực hiện thời gian làm việc. - Lập kế hoạch và đánh giá nội bộ phù hợp với kế hoạch đã được giám đốc phê duyệt. Phòng KT-TK-TC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. 6. Phòng Tổ chức- Hành chính ( TC- HC) Phòng TC- HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau: - Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy công ty. - Công tác nhân sự và đào tạo, hành chính và quản trị, lao động, tiền lương. - Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động. - Công tác thi đua khen thưởng. - Công tác thông tin nội bộ. Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ trách các lĩnh vực công tác của phòng. III.NHỮNG VẤN ĐỀ TIN HỌC, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG VÀ LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1. Những vấn đề tin học, phương hướng phát triển của công ty Thực tập tại công ty em đã tìm hiểu về công ty và tham khảo một số hệ thống quản lí của công ty như: Quản lí Khách hàng, Quản lí tiền lương…Em nhận thấy rằng, đối với công ty có nhiều hoạt động, qui trình quản lí đã được tin học hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công ty còn phải thực hiện thủ công như quản lí nhân sự, quản lí bán hàng… Chính vì vậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân chia cho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng. Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương sẽ tiếp tục tập trung vào kinh doanh trong lĩnh vực thông tin di động với các định hướng chính sau: Mở rộng thêm một số trụ sở ở hai khu vực là Hà Tĩnh và Nghệ An. Hỗ trợ các dịch vụ mới với thương hiệu MobiFone, phát triển hệ thống công nghệ thông tin cho hoạt động của các dịch vụ nhanh và tốt nhất Phát triển gia công phần mềm và đào tạo nhân lực: Hiện nay, công ty đang thiếu trầm trọng nguồn nhân lực cho phát triển và kế hoạch mở rộng phải chịu chi phí nhân công cao. Từ quan điểm này, mà công ty sẽ đào tạo nhân viên vừa giỏi về công nghệ thông tin vừa thành thạo xử lí các dịch vụ cho khách hàng một cách nhanh chóng. 2. Lí do chọn đề tài Hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, đặc biệt là quá trình tin học hoá diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực. Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương cũng không nằm ngoài những dự định sẽ phát triển và hoàn thiện hệ thống của mình, với lượng khách hàng ngày càng gia tăng, những đòi hỏi nhu cầu của khách hàng thì việc quản lí chỉ ứng dụng trên Microsoft Excel còn nhiều hạn chế. Để cạnh tranh với các mạng di động thì công ty phải có những biện pháp đáp ứng nhanh hơn những dịch vụ của mình, hài lòng khách hàng. Chính vì thế mà vấn đề quản lý các mặt hàng của mình là một vấn đề hết sức quan trọng. Đây cũng là một trong những lí do em quyết định làm một phần mềm bán hàng cho công ty. Bên cạnh đó dựa vào kiến thức của mình và tham khảo các phần mềm đã có cũng như tìm hiểu, đi sâu vào nghiên cứu các nghiệp vụ quản lí bán hàng tại công ty. Không những vậy còn có sự giúp đỡ của các anh chị phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing, và sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà chính vì thế em đã lựa chọn đề tài ” Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương” CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG Khảo sát HTTT là một khâu quan trọng, là công việc hàng đầu của quá trình phát triển HTTT. Chính vì thế trước khi phân tích thiết kế HTTT quản lý bán hàng tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty chúng ta tìm hiểu những về HTTT nói chung như sau: I. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT Khái niệm HTTT HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lí và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lí (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Và tại phòng Kế hoạch-bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương thì đầu vào là các chứng từ hoá đơn bán hàng.. và đầu ra là các báo cáo.. sử dụng chương trình xử lí, lưu trữ là Excel. Mô hình HTTT Qua mô hình dưới đây cho chúng ta thấy được những phác họa về quá trình thực thi công việc của một HTTT : Nguồn Đích Thu thập Xử lí và lưu trữ Phân phát Kho dữ liệu Chức năng của HTTT trong tổ chức: - Thu thập (Collection). - Lưu trữ (Storage). - Xử lí (Processing). - Phân phối (Distribulion). Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra. Anthony trình bày tổ chức như một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lí có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lí chiến thuật và điều hành tác nghiệp. Cấp chiến lược Cấp chiến thuật Cấp tác nghiệp Xử lí giao dịch Quyết định Quyết định Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu Thông tin Quyết định Thông tin Thông tin Tháp quản lí Những người chịu trách nhịêm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức. Từ đó họ thiết lập các chính sách chung và những đường lối. Quản lý ở mức này thường do lãnh đạo công ty, giám đốc. Những người chịu trách nhiệm ở mức chiến thuật là thuộc mức quản lý, có nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược được đưa ra ở mức cao hơn. Trong công ty thường thì các trưởng phòng nằm ở mức quản lý này. Cuối cùng ở mức điều hành tác nghiệp người ta quản lý việc sử dụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt các hoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những rang buộc về tài chính, thời gian và kỹ thuật. Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm thuộc mức quản lý này. Và trong thời gian thực tập tại công ty em cũng thấy được những công việc mà phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing thực hiện các nghiệp vụ rất rõ ràng từ lúc thu thập dữ liệu đầu vào cũng như xử lí thông tin đầu ra. Rất cụ thể từ cấp chiến lược đề ra những phương hướng trước mắt cho công ty cũng như việc tiến hành như thế nào. 2. Phân loại HTTT 2.1. Theo tính chính thức và không chính thức - Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lí tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. - Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lí thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí. 2.2. Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Mặc dù rằng các hệ thống thường xuyên sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có năm loại : HTTT quản lí, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lí giao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh. HTTT xử lí giao dịch (Transaction Processing System) Hệ thống này xử lí các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theo sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế….. HTTT quản lí MIS( Management Information System ) Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lí hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lí giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Chúng ta tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các HTTT quản lí phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lí giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lí giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường.. là các HTTT quản lí. HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System) Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một chu trình được tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thông đói thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. HTTT chuyên gia ES ( Expert System) Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng. HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage ) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp….(trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.3. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ - HTTT tài chính - HTTT marketing - HTTT quản trị nguồn nhân lực - HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng 3. Phương pháp xây dựng một HTTT 3.1. Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là khoa học công nghệ và thông tin. HTTT ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộc sống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định. Một HTTT hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lí có thể ra các quyết định có chất lượng cao. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lí trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động cùa tổ chức. Vậy nên không phải ngẫu nhiên mà 1 tổ chức lại đi xây dựng một HTTT, vì đó là một công việc tốn công, tốn của. Qua việc khảo sát tại công ty em thấy việc phát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặp phải. Sự thúc bách phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lí do sau: - Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhân lực mới, nhờ đó mà công ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơ hội trong tương lai. - Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổ chức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay của họ. - Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác của công ty, từ những lí do bên trên; tại công ty yêu cầu phải xây dựng một HTTT để quản lí việc bán hàng. Khi mà ứng dụng hiện thời MS Excel còn nhiều hạn chế, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lí của nhân viên và lãnh đạo về việc quản lí bán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu xuất nhập, lập báo cáo… dẫn tới việc quản lí ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhân viên và lãnh đạo phải tiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầu quản lí của mình có hiệu quả tốt hơn. 3.2. Phương pháp xây dựng HTTT Mục đích của một dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Bởi vì một HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ được sự phức tạp đó phân tích viên phải có một phương sách tiến hành bài bản, hay nói cách khác, họ phải tiến hành phát triển HTTT một cách có phương pháp khoa học. Chính vì vậy mà phải đi vào thực tế phải tìm hiểu sâu yêu cầu của người sử dụng để tạo ra sản phẩm phù hợp cũng như phải thích ứng với trình độ của chuyên viên sử dụng nó. Và trong công ty em thấy rất phù hợp cho phần mềm của mình vì khả năng dùng Microsoft Access của cán bộ công ty rất thành thạo, đó là một điều kiện thuận lợi khi triển khai xây dựng một dự án mới mà không phải tốn thời gian cho đào tạo nguồn nhân lực. 3.2.1. Nguyên tắc xây dựng một HTTT Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lí hơn. Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế Xem xét 3 nguyên tắc này : Nguyên tắc 1: Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài, mô hình vật lí trong. Ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn phân định rõ ràng 3 mức. Mô hình logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lí và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lí. Mô hình vật lí ngoài Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lí, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lí dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lí dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi: “Cái gì?”, “Ai?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?” Mô hình vật lí trong Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kĩ thuật. Mô hình này mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thể hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lí của thiết bị, tổ chức vật lí của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?” Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lí, mô hình vật lí ngoài là góc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lí trong là góc nhìn của nhân viên kĩ thuật. Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lí trong là hay biến đổi nhất. Nguyên tắc 2: Là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là điều hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lí sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lí khi thiết kế. Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó. Nguồn dữ liệu chính là những người sử dụng, các tài liệu và quan sát. 3.2.2. Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyên mẫu( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh( RAD), phương pháp thác nước( Waterfall). Có thể qui về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn ._.