Phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm

ết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh và hệ thống Ngân hàng Việt nam ”. Vốn huy động tiết kiệm là một bộ phận của huy động vốn, nó góp phần tận dụng số tiền nhàn rỗi trong dân cư và các tổ chức kinh tế, xã hội khác để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh. Tuy không chiếm tỉ trọng cao trong trong tổng nguồn vốn nhưng nó là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống huy động vốn. Ngoài ý nghĩa kinh tế nó còn góp phần làm thay đổi thói quen của của đa bộ phận dân cư đó là thích tích luỹ hơn là góp phần đầu tư xây dựng đất nước. điều này có ý nghĩa rất quan trọng vì số tiền nhàn rỗi trong dân cư rất lớn (theo con số thống kê năm 1999 thì khoảng hơn 1,2 tỷ USD) trong khi đất nước lại rất cần có vốn để phục vụ cho phát triển kinh tế xã hội. Tin học hoá công tác quản lý tiền gửi tiết kiệm cho các Ngân hàng thương mại quốc doanh nói riêng và cho hệ thống Ngân hàng Việt nam nói chung là một vấn đề luôn được ngành Ngân hàng quan tâm nghiên cứu, ứng dụng, phát triển và hoàn thiện trong nhiều năm gần đây, bởi công tác này là không thể thiếu cho bất kỳ một Ngân hàng nào muốn huy động vốn được tốt để phục vụ cho việc kinh doanh tiền tệ. Trên cơ sở đó em đã hoàn thành đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp với nội dung chính như sau: Chương i : Một số phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. Chương này có nội dung chính là tìm hiểu cách tiếp cận, nghiên cứu và phát triển một hệ thống thông tin quản lý. Chương II : Công tác khảo sát và một số vấn đề chung về đề tài. Chương chia làm hai phần. Phần một có nội dung chính là giới thiệu chung về tình hình ứng dụng tin học ở cơ quan qua đó phân tích những mặt được và chưa được của hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm hiện nay mà cơ quan đang sử dụng. Chương hai có nội dung chính là tìm hiểu về quy trình nghiệp vụ của bài toán tin học quản lý này. Chương III: phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin quản lý tiền gửi tiết kiệm. Chương này có nội dung chính là phân tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin, từ đó ta sẽ xây dựng cơ sở dữ liệu và giải thuật cho bài toán. Sau đó, là trình bày cách thức cài đặt hệ thống thông tin quản lý phục vụ cho bài toán. Do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp, hơn nữa trình độ còn có hạn cho nên em chắc rằng sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong rằng các thầy, cô chỉ rõ những thiếu sót cho em, sao cho đề tài ngày càng đi sâu hơn vào thực tế, khắc phục được những thiếu sót và phát huy những mặt mạnh để ứng dụng vào tình hình thực tế của cơ quan hiện nay và trong tương lai sau này. Em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thầy giáo hướng dẫn Bùi Thế Ngũ cùng các thầy cô trong khoa Toán kinh tế và các anh, chị ở phòng kỹ thuật phần mềm – Cục công nghệ tin học Ngân hàng đã giúp đỡ và dìu dắt em hoàn thành Luận văn tốt nghiệp đại học này. Em xin chân thành cảm ơn thầy! Hà nội, ngày 5 tháng 6 năm 2000 Mục lục Chương I Một số Phương pháp luận nghiên cứu hệ thống thông tin. I. Thông tin và hệ thống thông tin. 1. Thông tin. 1.1. Tầm quan trọng của thông tin ở đầu thế kỷ 21. Có hai nét đặc trưng cơ bản nổi bật của thời kỳ đầu thế kỷ 21: sự biến đổi trên phạm vi toàn cầu với tốc độ cao và sức mạnh mới trỗi dậy của các cơ quan thông tin. Thay đổi mau chóng trong quan hệ quốc tế, toàn cầu hoá kinh doanh, vẽ lại biên giới chính trị, tạo ra những tổ hợp thương mại đồ sộ là các động lực thúc đẩy sự biến đổi toàn cầu. Một số cơ quan dựa trên thông tin thu được lợi nhuận rất cao và đang trỗi dậy mạnh mẽ. Hãng phần mềm Microsoft và Bill Gate, sự thống lĩnh thị trường vi xử lý của hãng Intel,... cho thấy rằng thông tin đã trở thành nền tảng cho sự lớn mạnh của cơ quan. Ba giai đoạn phân biệt của quá trình khai hoá văn minh nhân loại đã được xác định và gần đây một giai đoạn thứ tư nữa đang được đề cập đến sau ba giai đoạn: nông nghiệp, cách mạng công nghiệp, xã hội thông tin, mà xã hội này “tri thức” sẽ là điệp từ quan trọng được nhắc tới thường xuyên. Còn trong giai đoạn xã hội thông tin hiện nay, tầm quan trọng của thông tin ngày càng tăng lên đối với nền văn minh của nhân loại, những từ hay được nhắc đến là “dữ liệu” và “thông tin”, các cơ quan đều là những tổ chức bảo quản, xử lý và truyền tin. 1.2. Thông tin là gì ? Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Đối với một người, một bộ phận của cơ quan hay một hệ thống nào đó, dữ liệu là số liệu hay tài liệu cho trước. Thông tin là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dùng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định... Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin. Thông tin do người này bộ phận này phát ra có thể được người khác bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho những mục đích khác. Đó là tại sao hai từ dữ liệu và thông tin có thể dùng thay thế cho nhau. Ta hiểu cách khác, thông tin là sự phản ánh và biến phản ánh thành tri thức mới về đối tượng được phản ánh trong tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Tri thức hóa Phản ánh 1.3. Tính chất của thông tin. Thông tin luôn thay đổi. Hai khái niệm tiện dùng để mô tả tính chất thông tin là độ cứng và độ phong phú của thông tin. 1.3.1. Độ cứng của thông tin. Độ cứng của thông tin: là thước đo khách quan của tính chính xác và mức độ tin cậy của một mẩu tin. Thông tin về thị trường như giá cổ phiếu, giá vàng, là cứng nhất vì chúng vì chúng đo lường một cách cực kỳ chính xác, các công bố về tài chính đã kiểm toán cũng khá cứng. Mặc dù các nhà quản lý muốn dùng thông tin cứng nhưng nhiều trường hợp không có mà dùng, vì vậy phải tìm kiếm nó từ nhiều nguồn khác nhau rồi luận giải để khẳng định lại. 1.3.2. Độ phong phú. Độ phong phú của thông tin: là thước đo cho tính đa dạng của thông tin. Thông tin phong phú nhất khi trao đổi mặt đối mặt, tài liệu toàn con số là dạng thông tin nghèo nàn nhất. Độ phong phú của thông tin phụ thuộc vào thông tin liên lạc. 2. Quản lý tổ chức dưới góc độ thông tin. 2.1. Hệ thống quản lý. Người ta thường coi bộ nhớ của cơ quan giống như bộ nhớ của con người. Bộ nhớ ngoài Bộ nhớ trong Thông tin vào Thông tin ra Trao đổi Trong cơ quan thường có hai hệ thống phụ thuộc nhau đó là HT quản lý và HT bị quản lý. Trong hệ thống quản lý tiết kiệm mối quan hệ của chúng được mô phỏng như hình I.1: Hình I.1: Sơ đồ luồng thông tin trong hệ thống quản lý tiết kiệm Bàn huy động vốn Phòng kế toán Thông tin vào Thông tin ra Quyết định Thông tin trong Mọi chức năng của hệ thống quản lý đều sử dụng thông tin và đưa ra các thông tin. Như vậy nếu không có thông tin sẽ không có quản lý đích thực.Tầm quan trọng của thông tin được diễn đạt trong biểu thức: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định. Để giảm chi phí lao động quản lý thì nên tự động hoá trong lao động thông tin. Từ sơ đồ trên, người ta thấy rằng: Lao động quản lý = Lao động thông tin + Lao động ra quyết định (Làm việc có quy trình) ( Làm việc phi quy trình) chiếm 90% chiếm 10% Để giảm chi phí lao động quản lý thì tổ chức nên tự động hoá trong lao động thông tin, còn lao động ra quyết định là làm việc phi quy trình không chiếm phần quan trọng. 2.2. Thông tin quản lý. 2.2.1. Khái niệm Thông tin quản lý là những thông tin có ít nhất một nhà quản lý dùng hoặc có ý định dùng vào việc ra quyết định quản lý. ý nghĩa của thông tin quản lý : + Những nhà quản lý khác nhau thì cần sử dụng những tập hợp thông tin quản lý khác nhau. + Trong những khoảng thời gian khác nhau thì tập hợp thông tin quản lý có khác nhau tức thông tin quản lý có tính biến động. 2.2.2. Tính chất của thông tin quản lý theo loại quyết định. Có 3 cấp quyết định: Quyết định chiến lược (strategic): Trả lời câu hỏi Làm gì ?, Mục đích ? để xác định mục tiêu, xây dựng nguồn lực của hệ thống. Quyết định chiến thuật (tactic): Trả lời câu hỏi Cho ai ?, ở đâu ?, Khi nào ?, cụ thể hoá mục tiêu trên thành nhiệm vụ và khai thác tối đa và tối ưu nguồn lực. Quyết định tác nghiệp (Operational): Trả lời câu hỏi Làm như thế nào?. Các đặc trưng thông tin quản lý cho mỗi cấp quyết định: Quyết định Tính chất thông tin Tác nghiệp Chiến thuật Chiến lược Tần suất -Thông tin đều đặn -Phần lớn là thường kỳ -Thông tin có tính đột xuất hoặc trong một khoảng thời gian dài mới có quyết định Khả năng dự kiến - Có thể dự kiến trước thông tin -Có thể có một số nét mới đặc biệt của thông tin Thông tin không có trong dự kiến để ra quyết định mới. Thời điểm - Thông tin quá khứ -Thông tin quá khứ và hiện tại -Chủ yếu là thông tin dự đoán tương lai Nguồn thông tin -100% thông tin trong -Phần lớn là thông tin trong (70%) -Phần lớn là thông tin ngoài (70%) Tính cấu trúc -Tính cấu trúc rất cao -Một số thông tin có tính phi cấu trúc -Phần lớn thông tin có tính phi cấu trúc Độ chính xác -Thông tin rất chính xác -Thông tin có tính tương đối, có ý kiến chủ quan -Thông tin có tính chủ quan là phần lớn Mức chi tiết -Rất chi tiết -Thông tin mang tính tổng hợp Thông tin mang tính khái quát so sánh 2.2.3. Tiêu chuẩn chất lượng của thông tin quản lý. Có các tiêu chuẩn để đánh giá như sau: Độ tin cậy: thông tin phải chính xác, xác thực. Thông tin phải đầy đủ: theo nghĩa đối với nhà quản lý. Thích hợp: tuỳ yêu cầu nhà quản lý. Dễ hiểu: thông tin không quá dài quá ngắn. Kịp thời: thông tin phải sốt dẻo. Giá trị: thông tin phải định được ra giá trị nhất định. Bảo mật: thông tin phải mang tính bảo mật cao. 2.2.4. Các nguồn thông tin từ ngoài với hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Nhà nước và cấp trên Lãnh đạo Hệ thống qltk Ngân hàng TW Các tổ chức huy động vốn khác Các tổ chức kinh doanh tiền tệ Các hình thức kinh doanh mới mở của các tổ chức khác: tiết kiệm bưu điện, cổ phần…. Khách hàng Thông tin trong HìnhI.2: Các nguồn thông tin ngoài của hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm Ngân hàng TM . Các đầu mối thông tin ngoài là những tổng thể lớn, rất biến động, đồng thời đầu mối thông tin ngoài không có trách nhiệm phải cung cấp thông tin cho hệ thống quản lý tiết kiệm cho nên nó phải lựa chọn phương pháp thích hợp để thu thập thông tin ngoài. 3. Các giai đoạn ứng dụng tin học trong một tổ chức. Một tổ chức muốn hoạt động có hiệu quả phải thu thập và xử lý thông tin một cách có hiệu quả. Muốn vậy, cần ứng dụng tin học và trong quá trình xử lý này, những giai đoạn phát triển của xử lý thông tin: Giai đoạn khởi đầu: Đây là giai đoạn đưa máy tính và hoạt động trong tổ chức, chủ yếu gắn liền ứng dụng tin học và kế toán và tài chính. Giai đoạn này các cán bộ chuyên môn, cán bộ xử lý dữ liệu mới bắt đầu học cách để làm việc với nhau. Giai đoạn lan rộng: Các máy tính chuyển sang một trạng thái thao tác được, các cán bộ chuyên môn nghiệp vụ đã có hứng thú hơn với với việc sử dụng công nghệ thông tin mới, tuy nhiên họ đánh giá ứng dụng của máy tính là chưa chính xác (quá đề cao máy tính). Giai đoạn phát triển xử lý thông tin có kiểm soát: Giai đoạn này hình thành loại nhân viên mới IEMgr (Information Enable Manager) để cố vấn và xử lý các thông tin trong hệ thống, tuy nhiên phải được nâng cao hơn trình độ quản lý thông tin. Giai đoạn tích hợp ứng dụng: Giai đoạn này kết hợp quản lý thông tin và xử lý thông tin và một chủ thể (lúc này con người có đủ khả năng vừa quản lý vừa xử lý thông tin). Giai đoạn tự quản cơ sở dữ liệu: Giai đoạn mà các tổ chức nhận ra rằng mọi người trong tổ chức tiếp cận thông tin và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, do đó quản lý thông tin cần phải có tổ chức và thống nhất. Giai đoạn này phần cứng bắt đầu phát triển loại hình mạng. Giai đoạn hoàn chỉnh: Giai đoạn này xử lý dữ liệu đan kết và hoà nhập vào hệ thống quản lý hình thành những nhân viên quản lý cấp cao chuyên về xử lý thông tin: những nhân viên này sẽ đóng góp những kiến thức chính cho việc khai thác và xử lý thông tin giúp cho việc cạnh tranh thuận lợi hơn. 4. Thông tin và công tác quản lý. Các nhà quản lý đóng vai trò chủ chốt trong việc tạo ra những sự biến chuyển trong cơ quan. Vì vậy: - Những người thiết kế hệ thống cần tìm hiểu các nhà quản lý sử dụng thông tin như thế nào ?. Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo hoàn cảnh ra sao? - Nhu cầu thông tin của những nhà quản lý thay đổi theo trách nhiệm của họ ra sao ?. Sự thoả mãn về thông tin của họ như thế nào ? Thành quả hiện nay Thành quả muốn có Thông tin về sự chuyển biến, thông tin là phương tiện để chuyển biến Thông tin khoảng cách Nói một cách khác, thông tin mà người quản lý (hay tổ chức) tìm kiếm rơi vào ba phạm trù: thông tin về khoảng cách tới mục tiêu, thông tin để đặt mục tiêu và thông tin về sự chuyển biến. 5. Hệ thống thông tin (HTTT) 5.1. Khái niệm. HTTT là tập hợp các yếu tố có liên quan với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập lưu trữ và xử lý dữ liệu, phân phát thông tin để hỗ trợ cho việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch đường lối và kiểm soát các hoạt động trong tổ chức. 5.2. Các yếu tố cấu thành HTTT HTTT có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc, các quy trình xử lý, các quy tắc, thủ tục, phương pháp mô hình toán học,... để xử lý dữ liệu, quản lý, sử dụng thông tin. Sau đây là mô hình các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Các chứng từ tiết kiệm Thu thập thông tin Xử lý thông tin Phân phát thông tin Các báo cáo, sao kê về tình hình huy động tiết kiệm Lưu trữ thông tin Hình 1. 2: Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin Nếu không có HTTT thì một tổ chức chắc chắn sẽ không tồn tại được: Nó xử lý thông tin và thành thông tin ra gắn liền với mục tiêu nào đó mà thực tế không có tổ chức nào đứng vững được lại chẳng hề có thông tin ra nghĩa là không có HTTT, do vậy HTTT giữ một vị trí quan trọng hay nói cách khác là tổ chức không thể độc lập hoàn toàn với HTTT 5.3. Phân loại HTTT trong một tổ chức. Theo mô hình chính thức - phi chính thức: + HTTT chính thức: là những HTTT tồn tại theo quy định pháp lý hoặc tồn tại theo thông lệ. + HTTT phi chính thức: là những hệ thống ghi chép, đánh giá năng lực cán bộ của (một) vài người cán bộ. Theo tính chất phục vụ của thông tin đầu ra: + HTTT xử lý giao dịch. + HTTT quản lý. + HTTT trợ giúp ra quyết định. + Hệ chuyên gia. + HTTT tạo lợi thế cạnh tranh. Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ: + HTTT tài chính. + HTTT Marketing. + HTTT quản trị nguồn nhân lực. + HTTT quản lý sản xuất. + HTTT văn phòng. 5.4. Mô hình biểu diễn HTTT. Mô hình logic: biểu diễn tư tưởng nhà quản lý là HTTT ấy làm gì?. Nghĩa là trả lời câu hỏi (làm gì?), (mục đích?) Mô hình vật lý ngoài: Trả lời câu hỏi HTTT cho ai?, cung cấp thông tin ở đâu?, khi nào ? Mô hình vật lý trong: trả lời câu hỏi HTTT xử lý như thế nào?, mô hình này được hình thành với kỹ thuật làm ra phức tạp. II. hệ thống thông tin quản lý 1. Các quan hệ của thông tin quản lý. 1.1. Thông tin quản lý với các bộ phận trong tổ chức. Giai đoạn ngày nay là thời đại quản lý, thông tin sử dụng phần lớn trong thời đại là thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý ( HTTTQL ) đảm bảo xử lý các thông tin quản lý với hiệu quả cao nhất trong cơ quan. Hình 1.3: Mối quan hệ của thông tin trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm. Lãnh đạo Phòng kế toán Bàn huy động vốn Thông tin vào Thông tin ra Thông tin đã xử lý Thông tin ra quyết định Thông tin thu thập Đầu vào Đầu ra Sơ đồ các mối quan hệ của thông tin quản lý trong hệ thống thông tin quản lý tiết kiệm: Lãnh đạo: là nơi ban hành quyết định Hệ thống tác nghiệp: là nơi thực hiện các hoạt động chính của toàn bộ hệ thống. Hệ thống thông tin quản lý: Bộ phận liên kết giữa lãnh đạo và hệ thống tác nghiệp. Công việc cụ thể của nó là thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tin trong toàn bộ hệ thống. 1.2. Sự phát triển của thông tin quản lý. - Quy mô phát triển của lãnh đạo và HTTTQL thì hầu như không thay đổi so với quy mô phát triển của hệ thống tác nghiệp. Lãnh đạo và HTTTQL liên tục phát triển về chất nên cần sự phát triển của khoa học kỹ thuật do đó nhu cầu về thông tin quản lý ngày càng cần thiết. - Để tạo ra những thông tin quyết định đóng góp vào nó có hai phần: lao động lãnh đạo và lao động thông tin phục vụ cho việc ra quyết định, lao động lãnh đạo là nghệ thuật phi quy trình chiếm 10%, lao động quyết định chiếm 90% và đại bộ phận là lao động có quy trình. Tỷ lệ lao động sống của HTTT với lao động sống của hệ thống tác nghiệp ngày một cao. 2. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý. HTTTQL được tổ chức theo lối phân cấp từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp đưa từ dưới lên và quyết định được đưa từ trên xuống, thông qua hệ thống thông tin phục vụ. 2.1. Luồng thông tin vào. Luồng thông tin vào này bao gồm cả thông tin định hướng của hệ thống cấp trên và thông tin trao đoỏi với môi trường ngoài. Mỗi bộ phận có lượng thông tin lớn và đa dạng cần phải xử lý. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia ra làm 3 loại: - Các thông tin luân chuyển : Loại thông tin chi tiết về các hoạt động hàng ngày của hệ thống. Khối lượng của thông tin này lớn nên đòi hỏi phải có sự xử lý nhanh và kịp thời. Các thông tin tổng hợp định kỳ : Là thông tin tổng hợp về hoạt động của cấp dưới báo cáo lên cấp trên. những thông tin thu thập này là thông tin được ghi chép trực tiếp từ các bộ phận trong hệ thống thừa hành. - Các thông tin dùng để tra cứu : Là các thông tin dùng chung trong hệ thống, tồn tại trong một thời gian dài trong hệ thống và ít thay đổi, được dùng để tra cứu trong việc xử lý các thông tin luân chuyển và các thông tin tổng hợp. 2.2. Luồng thông tin ra. Thông tin ra được tổng hợp từ các thông tin đầu vào và phụ thuộc vào từng yêu cầu quản lý cụ thể. Đầu ra của HTTTQL thường là các thông tin kết quả và các thông tin này mang tính chất định kỳ theo thoừi gian. Các thông tin cần phải xử lý có thể chia làm 2 loại: - Thông tin đã xử lý: nhằm cô đọng, tổng hợp, chọn lọc, làm phong phú thêm cho thông tin... Cung cấp cho lãnh đạo khi ra những quyết định quản lý. - Thông tin ra quyết định : là các thông tin do hệ thống lãnh đạo ban hành, được chuyển qua hệ thống thông tin quản lý để nhân bản, cụ thể hoá thành nhiệm vụ chuyển xuống cho hệ thống thừa hành. 3. Giá trị của hệ thống thông tin quản lý. 3.1. Giá trị của một thông tin quản lý. Tự thân thông tin không có giá trị, thông tin chỉ có giá trị khi được các nhà quản lý sử dụng để tiện cho việc ra quyết định và thực hiện các quyết định này mang lại hiệu quả nào đó. Giá trị của một thông tin quản lý bằng chênh lệch giữ kết quả thực hiện tốt phương án của quyết định nhờ sử dụng thông tin đó với trung bình kết qủa thực hiện của các phương án. 3.2. Giá trị của một hệ thống thông tin quản lý. - Hầu hết các hệ thống thông tin đều được gọi là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ cho công tác quản lý. - Giá trị của hệ thống thông tin quản lý là sự biểu hiện bằng tiền của tổng những thiệt hại rủi ro tránh được và của tổng những tận dụng cơ hội nhờ có hệ thống thông tin quản lý. 4. Mô hình hệ thống thông tin quản lý. Để tổ chức tốt các thông tin phục vụ quản lý, cần xây dựng các Modul dữ liệu, bao gồm: Các Modul cập nhật, xử lý thông tin tổng hợp và thông tin lân chuyển : Do lượng thông tin này lớn, đòi hỏi tốc độ xử lý nhanh và chính xác nên khi xây dựng cần phải quan tâm đến các yêu cầu : - Tổ chức màn hình hợp lý, giảm thao tác người sử dụng. - Nắm vững thông tin quan trọng từ thông tin cần cập nhật. - Tự động nạp những giá trị đã biết và các giá trị lặp lại. Kiểm tra xác định nhanh các sai sót khi nhập liệu và thông báo cho người sử dụng biết. Các Modul cập nhật thông tin tra cứu : - Các thông tin tra cứu được dùng chung trong hệ thống trong một thời gian dài. Nó được cập nhật không thường xuyên, do đó việc tổ chức các Modul này cần đảm bảo để dễ tra cứu nhất. Các Modul lập bảng biểu, báo cáo : - Các Modul này được thiết kế dựa trên hệ thống các mẫu biểu, báo cáo theo quy định của hệ thống. III. Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Việc phân tích thiết kế bao gồm 5 bước sau đây: 1. Nghiên cứu thực tế. - Phỏng vấn: + Chuẩn bị phỏng vấn: Người phỏng vấn phải lập danh sách những người được phỏng vấn và trật tự phỏng vấn. Nhóm phỏng vấn thường gồm hai người: một là người trực tiếp phỏng vấn, hai là người trợ lý cho người thứ nhất, công cụ phỏng vấn là các bảng câu hỏi. + Tiến hành phỏng vấn: tại vị trí làm việc của người được phỏng vấn, thời điểm nên sau 30 phút bắt đầu làm việc của họ, thời gian phỏng vấn khoảng 1 giờ đến 1,5 giờ, thái độ phỏng vấn khiêm tốn. + Tổng hợp kết quả phỏng vấn: Bảng kết quả phỏng vấn gồm các phích dữ liệu, phích xử lý, bảng kê dữ liệu, bảng nhiệm vụ. Ngoài ra còn có các phương pháp sau để thu thập thông tin: Tra cứu tài liệu. Phiếu hỏi Quan sát. 2. Xây dựng các sơ đồ. - Sơ đồ luồng thông tin ( ICD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các dòng thông tin, các kho dữ liệu, thời điểm phát sinh các dữ liệu. - Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD ): là sự thể hiện bằng sơ đồ các kho dữ liệu các luồng thông tin, các xử lý nhưng ở mức logic ( khác với sơ đồ ICD là không có trong sơ đồ mục thời gian, không gian, nơi làm việc, ai làm ). Sơ đồ luồng dữ liệu gồm có các mức: Sơ đồ khung cảnh, sơ đồ ngữ cảnh: không cần kho dữ liệu, không cần cập nhật dữ liệu. Sơ đồ mức cao: bắt đầu phân rã các xử lý. Luồng thông tin DFD Kho dữ liệu Xử lý Thông tin cơ sở Sơ đồ cấu trúc dữ liệu (nếu có nhiều tệp) Các phích kho dữ liệu Phích kho dữ liệu cơ bản Các xử lý cấp cao hơn Hình 1.4: Quan hệ của DFD với các bộ phận bên trong Các mối quan hệ trong DFD: Sơ đồ cấu trúc dữ liệu ( DSD ) Ví dụ về mối quan hệ của 2 bảng SO_TKIEM & KY_HAN: Tên tệp 1 *KY_HAN MO_TA ...... Quan hệ một – nhiều Tên tệp 2 *SO_SO KY_HAN ......... 3. Hợp thức hoá. Mục đích : Đảm bảo cho mô hình ngoài thực sự được xây dựng từ mô hình khái niệm. Đảm bảo cho các dữ liệu do mô hình dữ liệu xây dựng có thể dùng được cho các xử lý do mô hình đặt ra. Các bước tiến hành : Hợp thức hoá các thuộc tính.(đảm bảo cho mỗi thuộc tính có một nhiệm vụ, loại bỏ các thuộc tính không dùng để định danh). Hợp thức hoá các đối tượng.(hợp thức hoá mọi thuộc tính của đối tượng đó). Hợp thức hoá các quan hệ.(hợp thức hoá mọi đối tượng mà nó liên hệ và mọi thuộc tính mà nó mang). 4. Xây dựng mô hình logic dữ liệu. Mục đích : Xác định cách tổ chức logic của dữ liệu để thể hiện mô hình khái niệm đã hợp thức hoá. Tối ưu hoá cách tổ chức này với yêu cầu xử lý. Dùng công cụ mô hình quan hệ để chuyển mô hình cá thể sang mức logic theo quy tắc : Một thuộc tính của mô hình cá thể chuyển thành một trường của mức logic Một trường của mô hình cá thể chuyển thành một bản ghi. Một quan hệ trong mô hình cá thể được chuyển thành một đối tượng. 5. Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu. Mục đích: Chia thành các modul xử lý logic. Có thể lập các modul chương trình khi có xem xét đến các điều kiện vật lý cụ thể. IV. các bước phát triển một htttql. 1. Lý do để phát triển một HTTQL HTTTQL có những vấn đề quản lý mới nảy sinh đòi hỏi phải có những thay đổi lớn, yêu cầu thiết kế mới HTTTQL. HTTTQL cần những yêu cầu mới về nhiều lĩnh vực cần thiết phải thiết kế mới hệ thống HTTTQL có những thay đổi về khoa học công nghệ cần thiết kế mới để hoạt động hiệu quả hơn Nhà quản lý của HTTTQL có những chính sách mới đưa ra nhằm thiết kế mới hệ thống có chất lượng. 2. Các bước phát triển một HTTTQL Với những lý do thiết kế mới HTTTQL, các nhà quản lý và thiết kế HTTT đưa ra những dự toán tiến trình và lựa chọn những phương án tối ưu nhất cho mỗi tiến trình đó để thiết lập một HTTTQL mới ưu việt nhất, các công đoạn phân tích thiết kế đưa đến một HTTTQL tương lai khá hiệu quả với những giai đoạn: ă Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu về HTTT mới Nhằm mục đích cung cấp cho các nhà quản lý lãnh đạo của các tổ chức những thông tin để cho họ ra quyết định phát triển HTTT mới. Công đoạn này thể hiện được tính khả thi, hiệu quả sơ bộ của HTTT sắp được thiết kế. Các nhiệm vụ của giai đoạn: Lập kế hoạch đối với việc đánh giá yêu cầu Trình bày làm sáng tỏ những yêu cầu của HTTT mới Đánh giá tính khả thi của HTTT về tài chính, kỹ thuật, hiệu quả Giai đoạn này chỉ nên xem xét trong hai tuần. ă Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế HTTT mới. Mục đích chính của công đoạn là phải hiểu cho rõ HTTT hiện có, tìm ra những nguyên nhân thực sự về những yếu kém của HTTT hiện có để xác định rõ ràng buộc đối với HTTT mới trong mối quan hệ với HTTT cũ: Nghiên cứu môi trường của HTTT đang xem xét Nghiên cứu về HTTT hiện có mà cần có thay đổi thiết kế mới Chẩn đoán và đề xuất các yếu tố của giải pháp thiết kế mới Thay đổi đề xuất của dự án thiết kế mới. ă Giai đoạn 3: Thiết kế logic hệ thống mới. Nhiệm vụ của công đoạn là xác định tất cả các yếu tố logic cấu thành nên HTTT mới cho phép giải quyết những vấn đề mà HTTT mới đặt ra: Phải thiết kế cơ sở dữ liệu Thiết kế xử lý cơ sở dữ liệu Thiết kế các dòng thông tin vào Hoàn thiện các tài liệu về HTTT mới. ă Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án giải pháp. Mục tiêu công đoạn là trình bày một số phương án với góc độ khác nhau, với quan niệm khác nhau để tìm phương án tối ưu về HTTT mới: Xác định các ràng buộc về mặt tổ chức và mặt công nghệ thông tin đối với HTTT Xây dựng các phương án giải pháp ( thiên về tối ưu tài chính – kỹ thuật). Đánh giá các phương án ( về hiệu quả, thời gian, tài chính,...). ă Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế các phương thức tương tác với các phần tin học hoá HTTT. Thiết kế các thủ tục xử lý thủ công. ă Giai đoạn 6: Thực hiện kỹ thuật. Thiết kế logic, thiết kế vật lý trong. Lập trình Kiểm tra toàn bộ hệ thống sau khi thực hiện kỹ thuật hoàn thành. Hoàn thiện các tài liệu, hồ sơ về HTTT mới. ă Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác. Chuyển đổi một số lĩnh vực, một số tình trạng của hệ thống mới. Đánh giá hoạt động của HTTT Trong quá trình phân tích thì có thể khi thực hiện những công đoạn sau nhưng phải quay về công đoạn trước đó để xem xét, kiểm tra sự thực hiện công đoạn hiện thời do có nhiều vấn đề phát sinh bất thường trong phân tích thiết kế mới HTTT. 3. Các phương pháp tin học hoá. Có 2 phương pháp cơ bản để ứng dụng tin học trong công tác quản lý : Phương pháp tin học hoá toàn bộ: Tin học hoá tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự độnghoá thay đổi cho cấu trúc cũ. Ưu điểm : Các chức năng quản lý được tin học hoá một cánh triệt để nhất, đảm bảo tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống. Nhược điểm : Phương pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu lớn, hệ thống không có tính mềm dẻovà sự kế thừa. Mặt khác, khi thay đổi hoàn toàn hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống, đây là một yếu tố tương đối khó vượt qua. Phương pháp tin học hoá từng phần: Tin học hoá từng chức năng theo một trình tự nhất định theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những phân hệ khác. Ưu điểm : Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn, phân hệ có tính mềm dẻo vì sự phát triển của phân hệ này không ảnh hưởng đến các phân hệ khác, dễ được những người làm việc trong hệ thống chấp nhận hơn so với việc tin học hoá toàn bộ. Dễ thích ứng với tình trạng vốn ít. Nhược điểm : Tính nhất quán không cao trong toàn hệ thống, do vậy không tránh khỏi việc dư thừa và trùng lặp thông tin. Trên thực tế, người ta thường áp dụng cả 2 phương pháp nhằm giảm thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Tuy vậy, phải tính đến sự phf hợp của từng phương pháp với trình độ tổ chức, trình độ quản lý, quy mô hoạt động và tiềm năng tài chính của tổ chức đó. V. Một số phương pháp phân tích hiệu quả kinh tế của dự án phát triển một HTTTQL. 1. Đánh giá đa tiêu thức. Việc đánh giá có quy trình như sau: Xác định tất cả các tiêu thức cần đánh giá ( chung cho các phương án ), tuy nhiên sẽ có tiêu thức được ưu tiên. Xác định trọng số cho từng tiêu thức ( chung cho các phương án ), coi tất cả các tiêu thức có trọng số là 100% thì mỗi tiêu thức có trọng số bao nhiêu tuỳ theo tầm quan trọng. Xác định mức điểm cho mỗi tiêu thức ( cho từng phương án cụ thể ), điểm cho một tiêu thức nên dao động trong khoảng [-n, +n] nào đó, tiêu thức ưu tiên hơn thì điểm (+) cao hơn và ngược lại đến điểm (-n). Nhân điểm của tiêu thức với trọng số thì được nhân điểm của tiêu thức đó. Sau đó cộng lại thành tổng số điểm cho phương án đó, có bao nhiêu phương án thì có nhiêu tổng số điểm, từ cơ sở này người thiết kế đánh giá và lựa chọn phương án hiệu quả nhất. Kết quả tính toán trên bảng. 2. Phân tích chi phí - lợi ích. Xác định các khoản mục chi phí. + Chi phí về nhân lực + Chi phí về phần cứng, phần mềm + Chi phí về văn phòng phẩm và thông tin đầu vào + Chi phí cho chuẩn bị mạng + Chi phí chung + Chi phí khác - Xác định tổng chi phí cho dự án ( gồm chi phí cố định 20% và tổng chi phí biến động khoảng 80% tổng chi phí cho dự án ). Xác định các khoản mục lợi ích: + Phải lượng hoá lợi ích về một đơn vị đo ( giá trị ) sao cho lợi ích bù đắp được chi phí và có hiệu quả. + Tăng thu nhập. + Tránh được các thất thoát. + Giảm các chi phí. + So sánh chi phí – lợi ích để xác định HTTT có hiệu quả hay không, thông qua bảng. Tính chênh lệch mỗi phương án = Tổng lợi ích - Tổng chi phí trong n năm trong n năm Nếu chênh lệch càng lớn thì hoạt động ngày một hiệu quả. VI. tổ chức cơ sở dữ liệu (csdl) và quản trị cơ sở dữ liệu (qtcsdl) 1. Cơ sở dữ liệu. 1.1. Khái niệm. CSDL là một tập hợp dữ liệu được tổ chức đặc biệt và được lưu trữ trên các thiết bị nhớ của máy tính nhằm cung cấp thông tin cho những người sử dụng khác nhau. Việc quản lý tập hợp dữ liệu này do một chương trình máy tính tự động thực hiện.Một CSDL có các chức năng sau : Có khả nămg lưu trữ và nhập thêm thông tin. Có thể cập nhật được dữ liệu. Có khả năng cung cấp thông tin cho người sử dụng. 1.2. Kho dữ liệu. Trong mỗi HTTT đều có những kho dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ ch._.