Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại Công ty may Thăng Long

MỞ ĐẦU Những năm 80, thế giới chứng kiến sự bùng nổ của một xã hội thông tin. Cuộc cách mạng công nghệ thông tin đã làm thay đổi mọi mặt của cuộc sống mà sự tác động của tin học đối với nền kinh tế là biểu hiện rõ rệt nhất. Tin học làm thay đổi phương thức trao đổi hàng hóa, làm mờ đi khoảng cách địa lý giữa các công ty. Với sự trợ giúp của tin học, các doanh nghiệp hoạt động ngày càng hiệu quả, thông tin kinh tế được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn góp phần làm cho các quyết định quản lý kịp thời hơn, đúng đắn hơn. Tin học hóa đang là xu hướng chung của nền kinh tế trên toàn thế giới và các doanh nghiệp Việt Nam cũng không muốn làm kẻ ngoài cuộc. Trong đó hệ thống thông tin kế toán là đối tượng đầu tiên nên được tin học hóa. Bởi vì hệ thống thông tin kế toán là hệ thống thông tin không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kế toán được tíến hành thường xuyên, yêu cầu độ chính các tuyệt đối trong khi nhân viên kế toán phải làm việc với những núi số liệu rất dễ nhầm lẫn. Nhận rõ được tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán, sau một thời gian thực tập ở công ty may Thăng Long, được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ và sự chỉ dẫn của thầy giáo – Th.S Trịnh Hoài Sơn, em đã mạnh dạn đi vào nghiên cứu đề tài: “Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long”. Hệ thống quản lý lương là một phần quan trọng không thể thiếu của hệ thống thông tin kế toán. Ngoài phần mở đầu và kết luận, bài khóa luận bao gồm 3 phần chính sau: Chương 1: Khảo sát hiện trạng công ty may Thăng Long Chương 2: Cơ sở lý thuyết xây dựng hệ thống thông tin Chương 3: Phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TY MAY THĂNG LONG 1.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp a Giới thiệu về công ty Công ty cổ phần may thăng long (nguyên là công ty may thăng long) là doanh nghiệp may xuất khẩu được thành lập ngày 8 – 5 – 1958. Tên giao dịch quốc tế: Thang Long Garment Joint Stock Company. Tên viết tắt: THALOGA. Trụ sở chính: 250 phố Minh Khai – Quận Hai Bà Trưng – Hà Nội. Các cơ sở khác: Xí nghiệp may Nam Hải – tỉnh Nam Định. Liên doanh may Thăng long G & A – tỉnh Hà Nam. Trung tâm giao dịch và giới thiệu sản phẩm: 250 Minh Khai và 37 – 39 Ngô Quyền – Hà Nội. Tổng số vốn: 23 tỷ Tổng số lao động: hơn 2500 cán bộ công nhân viên THALOGA được quyền xuất nhập khẩu trực tiếp, chuyên sản xuất các sản phẩm may mặc có chất lượng cao theo đơn đặt hàng của khách hàng trong nước và nước ngoài. Hệ thống quản lý chất lượng của THALOGA đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000 và đã thực hiện chuyên môn hóa sản xuất các mặt hàng. Sản phẩm chủ yếu của THALOGA gồm sơmi nam nữ, quần âu, bộ comple, jacket các loại, quần áo bò, các sản phẩm qua giặt mài, các loại áo khoác, bộ đồng phục người lớn và trẻ em, quần áo thể thao, quần áo dệt kim… THALOGA có 05 xí nghiệp may tại Hà Nội, Hòa Lạc (Hà Tây), Nam Định và 01 Công ty liên doanh tại Hà Nam với 98 dây chuyền sản xuất sử dụng nhiều loại thiết bị của các nước tiên tiến trên thế giới như: Mỹ, Nhật, CHLB Đức… cùng nhiều thiết bị chuyên dụng hiện đại như máy bổ túi tự động, máy thêu điện tử, dây chuyền may sơmi và dây chuyền may quần jean tự động, hệ thống thiết kế mẫu bằng máy vi tính… Năng lực sản xuất của THALOGA khoảng trên 12.000.000 sản phẩm may mặc các loại/năm. Sản phẩm của THALOGA nhiều năm được bình chọn là hàng Việt Nam chất lượng cao, đã được xuất khẩu và có uy tín trên thị trường của hơn 40 nước trên thế giới như Mỹ, EU, Nhật Bản, Đông Âu, Châu Phi, Hàn Quốc, Hồng Kông, Đài Loan… b. Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển Những năm đầu hình thành Thực hiện chủ trương của Bộ chính trị và thành ủy Hà Nội giai đoạn đó là ra sức cải tạo Công nghiệp, củng cố thành phần kinh tế quốc doanh, Trung ương đầu tư xây dựng các nhà máy: Cơ khí Hà Nội, dệt kim Đông Xuân, văn phòng phẩm Hồng Hà, gỗ Cầu Đuống, cao su Sao Vàng, thuốc lá Thăng Long…Nằm trong điều kiện và bối cảnh lịch sử đó, Bộ Ngoại Thương (nay là Bộ Thương Mại) chủ trương thành lập một cơ sở may mặc xuất khẩu tại Hà Nội. Ngày 08/5/1958, sau gần một tháng chuẩn bị, Bộ Ngoại Thương đã chính thức ra Quyết định thành lập Công ty may mặc xuất khẩu – tiền thân của Công ty may thăng long, thuộc Tổng Công ty Xuất nhập khẩu tạp phẩm. Tổng số cán bộ, công nhân ngày đầu của Công ty chỉ có 28 người. Dưới sự lãnh đạo của các chi bộ Đảng, Công ty đã tổ chức phong trào thi đua, ngày 15/12/1958 Công ty đã hoàn thành xuất sắc kế hoạch năm với tổng sản lượng 392 129 sản phẩm đạt 112.8% chỉ tiêu. Năm 1959, kế hoạch Công ty được giao tăng gấp 3 lần năm 1958. Số lượng công nhân chính thức tăng lên đến 1361 người và 3524 người ở các cơ sở gia công. Quy mô Công ty không ngừng được mở rộng nhưng không được tập trung. Trong giai đoạn thực hiện kế hoạch 5 năm của đất nước ( 1961 – 1965) Tháng 7 – 1961, được phép của Bộ chủ quản, Công ty chính thức chuyển địa điểm làm việc về 250 phố Minh Khai. Địa điểm mới có nhiều thuận lợi, mặt bằng rộng rãi tạo điều kiện tập trung các cơ sở sản xuất còn phân tán trước đó, tạo thành dây chuyền sản xuất khép kín khá hoàn chỉnh từ khâu nguyên liệu, cắt, may, là, đóng gói. Trong thời gian này Công ty cũng được Bộ trang bị thêm 178 máy chạy điện của Cộng hòa dân chủ Đức, đây là loại máy hiện đại hồi bấy giờ, máy cắt vòng, máy tiện, máy khoan, máy mài. Thay đổi thiết bị từ thủ công sang máy chạy điện đã đáp ứng được đòi hỏi về kỹ thuật mặt hàng may xuất khẩu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác nghiên cứu, cải tiến dây chuyền sản xuất một cách khoa học, hợp lý. Cả 5 năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch. Trong thời kỳ chống Mỹ cứu nước (1965 – 1975) Trong giai đoạn giặc Mỹ đem máy bay ra đánh phá miền Bắc, hầu hết Công ty phải sơ tán về địa bàn nông thôn tỉnh Hà Bắc, Hà Nam…tuy nhiên Công ty vẫn cố gắng hoàn thành kế hoạch sản xuất. Đầu năm 1969, Bộ thương mại có quyết định sát nhập Công ty gia công may mặc với xí nghiệp may xuất khẩu Hà Nội. Qua 3 năm thực hiện công tác cải tiến quản lý xí nghiệp (1969 – 1971) tuy còn nhiều mặt cần khắc phục nhưng cơ bản Công ty đã có những thành tích đáng kể, một trong số đó là lần đầu tiên Công ty nhận gia công mặt hàng của Pháp – một trung tâm “mốt” của Châu Âu. Những ngày tháng khó khăn nhất có lẽ là 12 ngày đêm khói lửa trên bầu trời Hà Nội (18-12 đến 29 – 12 – 1972). Có lúc số giờ thực tế sản xuất chỉ còn 10%, năm 1972 Công ty chỉ đạt 67% chỉ tiêu nhưng đó là con số được viết bằng mồ hôi, nước mắt và cả xương máu của toàn bộ đội ngũ công nhân viên Công ty. Năm 1973, Mỹ bị buộc ngừng bắn phá miền Bắc. Công ty đã gấp rút khắc phục hậu quả chiến tranh, bắt tay ngay vào sản xuất. Thời gian này, Bộ Công nghiệp nhẹ đầu tư thêm cho 3 phân xưởng may và phân xưởng cắt nâng số máy ở phân xưởng may lên 391 chiếc, phân xưởng cắt 16 chiếc…Tình hình sản xuất năm 1973 – 1975 đã có những tiến bộ rõ rệt: tổng sản lượng tăng, hoàn thành vượt mức kế hoạch năm 1973 100,77%, năm 1974 đạt 102,28%, năm 1975 102,27%. Cùng thủ đô và cả nước tiến lên xây dựng CNXH Năm 1979 Công ty mang tên: Xí nghiệp May Thăng Long Năm 1981 Xí nghiệp bắt đầu gia công áo sơ mi cao cấp cho Cộng hòa Dân chủ Đức (liên bang Đức ngày nay) với số lượng 400.000 sản phẩm. Năm 1985 tăng 1.300.000 sản phẩm tiếp đến xí nghiệp nhận hợp đồng gia công cho Pháp và Thụy Điển. Giữ vững nhịp độ tăng trưởng từng năm, năm 1981 xí nghiệp giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao 3.382.270 sản phẩm sang các nước: Liên Xô, Đức, Pháp, Thụy Điển. Năm 1986 sản lượng giao nộp của xí nghiệp đạt 109,12%. Sản phẩm xuất khẩu đạt 102,73%. Năm 1987 tổng sản phẩm giao nộp đạt 108,87%, hàng xuất khẩu đạt 101,77%. Trong thời kỳ đổi mới xây dựng đất nước (1988 – 2003) Trong những năm 1990 – 1992, tình hình Quốc tế tiệp tục diễn biến ngày càng phức tạp. Liên bang Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Xô Viết tan rã và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ. Khủng hoảng kinh tế - xã hội gay gắt, lạm phát cao (67%), các thế lực phản động trong và ngoài nước tăng cường chiến dịch “diễn biến hòa bình”. Tất cả những điều trên đặt đất nước vào trong tình thế hiểm nghèo. Tình hình vô cùng khó khăn, đặc biệt đối với một xí nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu sang các nước phe XHCN, có thể nói xí nghiệp may Thăng Long đã “mất trắng” thị trường của mình. Để tìm câu trả lời cho vấn đề “tồn tại hay không tồn tại”, lãnh đạo xí nghiệp đã mạnh dạn đầu tư nâng cao trình độ công nghệ, đủ khả năng sản xuất những mặt hàng mới chất lượng cao đủ sức xâm nhập các thị trường mới giàu tiềm năng như Tây Âu, Nhật đồng thời cũng chú trọng thị trường trong nước. Trong năm 1990 – 1992, xí nghiệp đã đầu tư hơn 20 tỷ đồng để thay thế toàn bộ dây chuyên công nghệ lạc hậu trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hòa liên bang Đức và Nhật Bản. Đi đôi với việc cải tiến công nghệ, bộ máy quản lý và cơ cấu lao động cũng được sắp xếp lại. Bước đầu tinh giảm biên chế từ 3.016 xuống 2412 người, phòng nghiệp vụ từ 14 phòng xuống còn 7 phòng, tỷ lệ lao động gián tiếp từ 18.5% xuống còn 8%. Tháng 6 – 1992 xí nghiệp may Thăng Long đổi tên thành Công ty may Thăng Long. Năm 1995, Công ty đã mở thêm được nhiều thị trường mới và quan hệ hợp tác với nhiều Công ty nước ngoài có tên tuổi như:Công ty Kowa, Marubeny (Nhật Bản), Công ty Rarstab (Pháp), Công ty Valeay, Tech (Đài Loan). Đàm phán ký hợp đồng trả nợ Nga, Libi (tổng giá trị hơn 600.000 USD). Thực hiện phương thức kinh doanh “mua đứt bán đoạn” năm 1995 đạt 21,200 tỷ đồng, chiếm 43,26% doanh thu, trong đó giá trị các hợp đồng FOB xuất khẩu đạt 13,702 tỷ đồng, chiếm 28% doanh thu. Năm 1996, Công ty đầu tư 6 tỷ đồng thành lập xí nghiệp may Nam Hải tại thành phố Nam Định. Tiếp tục mở rộng mối quan hệ với các bạn hàng mới. Sau khi Mỹ tuyên bố bỏ cấm vận với Việt Nam, Công ty là đơn vị đầu tiên của nghành may mặc Việt Nam đã xuất khẩu được 20.000 sản phẩm áo sơmi bò sang thị trường Mỹ. Năm 1998, Công ty đã được tặng cờ của Bộ Công nghiệp công nhận là đơn vị có tỷ lệ hàng FOB cao nhất trong nghành. Giá trị bán hàng (FOB + nội địa) chiếm tỷ trọng 80% trên tổng doanh thu. Năm 2001, Công ty tiếp tục đầu tư xây dựng công trình nhà máy may Hà Nam với tổng số vốn đầu tư trên 30 tỷ. Sản phẩm Công ty đạt giải thưởng Cúp sen vàng tại Hội chợ xuất khẩu và tiêu dùng và là 1 trong 10 doanh nghiệp tiêu biểu. Năm 2002, Công ty xuất khẩu sang thị trường Mỹ 5.500.000 sản phẩm tăng 150% so với năm 2001. Mạng lưới tiêu thụ hàng nội địa của Công ty lên tới 80 đại lý. Sản phẩm quần bò nữ đạt huy chương Vàng, sản phẩm dệt kim đạt huy chương Bạc tại Hội chợ Quốc tế hàng công nghiệp Việt Nam. Doanh thu nội địa đạt trên 20 tỷ đồng. Tỷ trọng FOB chiếm 50% doanh thu. Năm 2003, Công ty phấn đấu đạt kinh nghạch xuất khẩu 67,5 triệu USD, tăng 50% so với năm 2002, ký hợp đồng xuất khẩu hàng may mặc sang thí trường Mỹ, đảm bảo việc làm cả năm cho gần 4000 cán bộ công nhân viên. Những thành tích mà Công ty đã đạt được cho tới năm 2003: Huân chương Độc lập hạng Nhì (năm 2002) Huân chương Độc lập hạng Ba (năm 1997) Huân chương Lao Động hạng Nhất (năm 1988) Huân chương Lao Động hạng Nhì (năm 1983) Huân chương Lao Động hạng Ba (năm 1978, 1986, 2000, 2002) Huân chương Chiến Công hạng Nhất (năm 2000) Huân chương Chiến Công hạng Nhì (năm 1992) Huân chương Chiến Công hạng Ba(năm 1996) Ngoài những phần thưởng cao quý trên Công ty còn nhận được nhiều bằng khen và giấy khen của Bộ Công nghiệp, UBND thành phố Hà Nội, Tổng công ty Dệt may Việt Nam, UBND quận Hai Bà Trưng. Hệ thống quản lý chất lượng của Công ty đạt tiêu chuẩn ISO 9001 : 2000. Bảng kê một số chỉ tiêu chủ yếu của công ty từ năm 1991 đến năm 2002 Năm Số lao động (người) Giá trị SXCN (1) (Triệu đồng) Tổng doanh thu (Triệu đồng) Kinh nghạch xuất khẩu (2) (Tr USD) Số lượng SP sản xuất (3) (1000 chiếc) Số lượng SP xuất khẩu (3) (1000 chiếc) Tổng vốn đầu tư (Tr đồng) Nộp ngân sách (1000 đ) Thu nhập bp/ng/th (1000 đ) 1991 2.183 3.296 12.059 1.213 1.126 701 705.000 179 1992 2.115 5.230 27.459 946 863 5.316 1.891.000 397 1993 2.100 6.480 29.536 1.596 1.554 5.597 1.733.000 420 1994 2.279 8.456 41.239 1.992 1.809 1.262 1.943.000 496 1995 2.071 19.302 48.720 1.967 1.919 3.850 1.267.000 567 1996 2.013 22.779 53.910 14 1.889 1.862 5.964 1.381.000 620 1997 2.000 27.500 64.500 23 1.509 1.420 41.257 1.500.000 735 1998 1.996 35.936 78.881 28 1.590 1.384 14.105 1.645.000 835 1999 2.000 42.439 97.000 31 2.567 2.224 8.520 2.874.000 920 2000 2.165 47.560 112.170 37 3.670 3.204 12.669 3.370.000 1.000 2001 2.300 55.683 130.378 40 4.065 3.474 20.200 3.470.000 1.100 2002 2.856 71.530 160.239 44 5.390 5.027 39.000 3.118.000 1.100 Ghi chú: (1): Giá cố định năm 1994 (2): Tính giá nguyên phụ liệu (3): Qui sơmi Năm 2004 tới nay Năm 2004 là năm đánh dấu sự chuyển đổi lớn lao của Công ty may Thăng Long từ doanh nghiệp Nhà nước chuyển đổi sang công ty cổ phần với 51% số cổ phần do Nhà nước chi phối. Đây cũng là năm mà toàn nghành dệt may nói chung và công ty cổ phần may Thăng Long nói riêng gặp nhiều khó khăn về thị trường và vốn, vì thị trường Mỹ phải áp dụng hạn nghạch ngay từ đầu năm. Thị trường EU sau 2 tháng cấp phép tự động nhưng sau đó một số cat lại bị dừng gây khó khăn cho việc thực hiện các đơn hàng đã ký với khách. Các nước lớn như Trung Quốc, Ấn Độ cạnh tranh gay gắt về giá cả trong khi đó các chi phí đầu vào như xăng dầu, vận chuyển, nguyên phụ liệu… lại tăng. Đối mặt khó khăn Công ty vẫn tiếp tục hoạt động và có những điều chình cho phù hợp với tình hình mới. Ngay khí có quyết định của Bộ Công nghiệp cho phép chuyển đổi sang công ty CP, thực hiện nghị quyết của hội đồng quản trị, công ty nhanh chóng tổ chức sắp xếp lại bộ máy, tuyên truyền các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước tới công nhân viên, các cổ đông hiểu rõ và yên tâm công tác. Xây dựng các chỉ tiêu khoán như khoán quỹ lương trên doanh thu, khoán các chi phí cho các đơn vị sản xuất và kinh doanh,tiết giảm các chi phí trong sản xuất. Xây dựng, hoàn thiện các quy chế phù hợp với thực tế của công ty CP. Tổ chức lại phòng thị trường nhằm nâng cao khả năng tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường. Chủ động giải quyết các vấn đề, các liên doanh làm ăn ko hiệu quả. Tuy nhiên, năng suất lao động của công ty vẫn còn thấp, hiệu quả sử dụng vốn chưa cao. Năng suất tính chung cho cả năm 2004 của từng xí nghiệp như sau: XN1 bình quân 157 USD/người/tháng. XN2 bình quân 144 USD/người/tháng. XN3 bình quân 135 USD/người/tháng. XN Nam Hải bình quân 127 USD/người/tháng. Nếu tính chung cho cả 4 XN thì năng suất bình quân/người/tháng là 141 USD so với chỉ tiêu 180 USD mới đạt 78%. Các mặt hàng bán ra lượng mã hàng có giá trị cao còn ít, điều này cho thấy công ty cần chú ý tới việc nâng cao thương hiệu hàng hóa THALOGA và hiệu quả của khâu tiếp thị kinh doanh hàng may mặc. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong năm 2004 như sau: Tổng doanh thu: 112 tỷ 610 triệu VNĐ (trong đó xuất khẩu: 76 tỷ 807 tr, doanh thu gia công 55 tỷ 471 tr) Giá trị tài sản cố định: Giá trị còn lại: 70 tỷ 198 tr VNĐ Vay ngắn hạn: 54 tỷ Vay dài hạn: 59 tỷ Thành phẩm tồn kho NĐ: 21 tỷ Lợi nhuận: 1 tỷ 978 tr Kết quả đạt được chưa khả quan lắm song về cơ bản công ty đã đảm bảo đủ công ăn việc làm cho người lao động kể cả những ngày tháng trái thời vụ. 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp: a. Cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong công ty XN may 3 XN may 2 XN may 1 XN may Hà Nam XN may Nam Hải XN may phụ trợ Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm sát P. Kế toán P.KH X-NK P.Kỹ thuật P.KTCT P.Thị trường Văn Phòng Ban giám đốc P.CBSX P.KDTH Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Nguồn: phòng Kế toán Chức năng của các bộ phận trong Công ty Đại hội đồng cổ đông: tập hợp những người có cổ phần trong công ty may Thăng Long. Hội đồng quản trị: được chọn ra từ đại hội đồng cổ đông, là những người có số cổ phần lớn nhất có quyền đưa ra các đường lối, chính sách hoạt động cho công ty Ban kiểm sát: giám sát hoạt động của toàn bộ công ty từ hội đồng quản trị tới ban giám đốc, đồng thời chịu sự giám sát của hội đồng quản trị. Ban giám đốc: bao gồm 1 tổng giám đốc và 5 phó giám đốc, điều hành các công việc của công ty. Phòng Kế toán (phòng tài vụ): chịu trách nhiệm toàn bộ công tác hạch toán, kế toán của Công ty, có trách nhiệm kiểm tra các chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất ở các xí nghiệp và toàn công ty Phòng kỹ thuật: có chức năng nghiên cứu, triển khai đưa tiến bộ khoa học vào sản xuất. Khi có kế hoạch thì triển khai các mẫu, may thử các mẫu và thông qua khách hàng duyệt, trước khi đưa vào sản xuất hàng loạt, lập định mức, tổ chức kỹ thuật. Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu(P.KHX-NK): Nhiệm vụ đặt ra các chỉ tiêu sản xuất hàng tháng, năm, điều động sản xuất, ra lệnh sản xuất tới từng phân xưởng, nắm kế hoạch của từng xí nghiệp, có trách nhiệm tổng hợp cân đối vật tư Phòng thị trường: nhiệm vụ mua nguyên phụ liệu, xây dựng các phương án sản xuất kinh doanh. Tìm khách hàng để ký hợp đồng gia công may mặc, ký kết các hợp đồng mua bán nguyên liệu với nước ngoài, làm thủ tục xuất nhập khẩu, thanh toán, mở L/C, giao dịch đàm phán với khách hàng. Phòng kiểm tra chất lượng(P.KTCL): có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng sản phẩm mẫu khi sản xuất, được thành lập thành mạng lưới từ công ty tới các xí nghiệp. Văn phòng: có nhiệm vụ quản lý lao động, chịu trách nhiệm tuyển dụng khi cần thiết, xác định mức tiền lương, tính thưởng năng suất. Phòng kinh doanh tổng hợp (P. KDTH): nhiệm vụ chủ yếu là hoạt động tiêu thụ sản phẩm, chịu trách nhiệm về việc đưa hàng hóa tới tay người tiêu dùng. Bên cạnh đó lập các báo cáo doanh thu nội địa, các chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng. Phòng chuẩn bị sản xuất (P.CBSX): có chức năng, nhiệm vụ thống kê lượng nguyên phụ liệu cho một lô hàng sản xuất, thông kê các yếu tố cần thiết cho một dây chuyền sản xuất, tư vấn cho bộ phận nguyên vật liệu. b. Cơ cấu tổ chức sản xuất: Công ty may Thăng Long bao gồm 3 xí nghiệp may đặt tại trụ sở chính là 250 Minh Khai, và 2 XN đặt tại các tỉnh khác. Nhìn chung các XN đều được tổ chức giống nhau. Mỗi XN đều bao gồm các bộ phận: Văn phòng xí nghiệp: quản lý các công việc thường ngày, thông báo kế hoạch sản xuất cho xí nghiệp của mình, nhận đơn xin nghỉ, thôi việc của công nhân, tính tiền lương cho xí nghiệp của mình. Tổ cắt: thực hiện khâu cắt trong quy trình làm ra một sản phẩm. Tổ May: thực hiện khâu may các bộ phận của sản phẩm lại với nhau (may cổ, may thân, may tay…) Tổ hoàn thiện: là, đóng gói Tổ bảo quản: lưu kho, đóng hòm Cơ cấu bộ máy tổ chức sản xuất của công ty cổ phần may Thăng Long Văn phòng XN XN may 1 XN may 2 Tổ cắt Tổ may XN may 3 Tổ hoàn thiện XN may Nam Hải Tổ bảo quản LD Hà Nam Cửa hàng thời trang XN phụ trợ PX mài PX thêu Nguồn: Phòng thị trường Quá trình để sản xuất ra một sản phẩm may mặc có thể được mô tả như sau: 5 4 3 2 1 Nguyên phụ liệu Giặt mài Thêu 1: May bộ đối 2: Cắt 3: May 4: Hoàn thiện (giặt, là, kiểm tra) 5: Đóng gói Tương tự với các công đoạn trên là các phân xưởng: Nguyên vật liệu Phân xưởng cắt Phân xưởng thêu Phân xưởng may Phân xưởng là Phân xưởng tẩy mài Vật liệu phụ Đóng gói Nguồn: p. Kế toán tài vụ Sản phẩm được kiểm tra chất lượng ngay cả trong quá trình sản xuất. Khi hoàn thiện nó được kiểm tra lần cuối. Những sản phẩm đạt yêu cầu sẽ được đóng gói và xuất xưởng hoặc đem đi lưu kho. 1.2 BÀI TOÁN QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG 1.2.1 Giới thiệu về phòng tài vụ Phòng tài vụ có chức năng hạch toán, kế toán cân đối các khoản thu chi cho toàn công ty.Theo dõi lỗ lãi trong mỗi kỳ sản xuất, phê duyệt tiền lương cho toàn công ty. Cơ cấu của phòng gồm 10 người baogồm: 01 trưởng phòng 01 phó phòng 07 nhân viên nghiệp vụ 01 nhân viên thủ quỹ Trưởng phòng và phó phòng có nhiệm vụ quản lý đôn đốc các nhân viên của mình và liên hệ với cấp trên. Các nhân viên nghiệp vụ chia nhau theo dõi từng nhóm tài khoản Nhân viên thủ quỹ quản lý tiền lương cho toàn công ty. (Thực ra nhân viên thủ quỹ ko phải tính tiền lương mà chỉ có nhiệm vụ phân phát, thanh toán tiền lương tới từng bộ phận, các bộ phận trong công ty phải tự tính lương cho mình). 1.2.2 Bài toán quản lý tiền lương a. Những quy định chung của công ty về quản lý tiền lương (một số quy định khác so với thực tế hoặc chỉ đang là dự thảo chờ phê duyệt) Theo quy định của công ty, hoạt động quản lý tiền lương phải tuân theo một số quy tắc sau: Trả lương sản phẩm đối với toàn thể cán bộ công nhân viên khối trực tiếp sản xuất, theo kết quả SXKD hàng tháng của mỗi đơn vị. Trả lương khoán theo chức danh công việc đối với khối nghiệp vụ, phục vụ căn cứ tính chất công việc, khối lượng công việc được giao. Cơ sở tính toán trả lương căn cứ vào các điều kiện sau: Doanh thu gia công nhập kho hàng tháng, có xác nhận của phòng kế hoạch và phiếu nhập kho của phòng Kho. Tỷ giá để thanh toán tiền lương hàng tháng: 14 800 VNĐ /USD Định mức thời gian chế tạo sản phẩm chuẩn: 1,2 đồng / giây Định biên lao động, phân loại thưởng A,B,C hàng tháng và tỷ trọng tiền lương của các công đoạn sản xuất theo quy định của công ty. Một số điều cần lưu ý: Công nhân xí nghiệp nào thì hưởng lương phụ thuộc vào doanh thu của xí nghiệp đó. Vì vậy 2 công nhân có trình độ như nhau nhưng ở 2 xí nghiệp khác nhau có thể có lương khác nhau. Để ý phần cơ cấu sản xuất của công ty ta thấy mỗi xí nghiệp đều có một bộ phận có tên là Văn phòng xí nghiệp. Bộ phận này là khối nghiệp vụ hưởng mức lương khoán dựa trên doanh thu của xí nghiệp đó. Các phòng ban trực thuộc công ty hưởng lương khoán theo chức danh công việc nhưng dựa trên tổng doanh thu của cả 3 XN. hình thức trả lương Lương SP = å (Tcnj * Qj) * 1,34 Trong đó: Tcnj: thời gian hao phí cần thiết để hoàn thiện bước công việc (j). Qj: Số lượng sản phẩm đơn vị làm được. 1,34 đồng /giây Lương khoán = Ngày công * mức lương công việc Nhân viên thử việc : 90% lương cấp bậc bản thân * mức lương tối thiểu. Cách tính lương Quỹ khoán XN = doanh thu thực hiện * 14.800 * tỷ lệ tiền lương được hưởng 14.800: tỷ giá quy đổi giữa VNĐ với USD. Lương cá nhân Lương sản phẩm = Tổng sản lượng * đơn giá sản phẩm (công đoạn SX) Mức lương cấp bậc khoán * hệ số lương * số công thực tế Tiền lương = 26 Cán bộ mới đề bạt = 90% mức khoán bậc 1, hệ số khoán do công ty quản lý Nhân viên mới ký hợp đồng chính thức: hưởng 90% mức khoán chức danh công việc đảm nhận trong một năm đầu. Hệ số khoán do đơn vị quản lý. Lương phép, lương thời gian do đơn vị điều động làm công việc khác: * * Tiền lương cá nhân Lương cấp bậc bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = Lương bảo hiểm xã hội: hưởng lương chế độ theo điều lệ BHXH quy định * * HBXH cá nhân Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = * 75% Lương nhân viên thử việc do công ty ký hợp đồng làm việc tại đơn vị: * * Lương thử việc Lương cơ bản bản thân (NĐ26/CP) Số công thực tế Hệ số lương tối thiểu 26 = * 90% Tổng cộng các khoản phải chi cho CBCNV: Ngoài tiền lương, CBCNV trong đơn vị còn được hưởng các khoản thưởng, thu nhập ngoài lương nhân các ngày lễ tết, thàng lương 13. Cụ thể bao gồm các mục sau: Tiền lương sản phẩm, thưởng trong lương hàng tháng căn cứ kết quả lao động thực tế của người lao động trong tháng và theo quy định của đơn vị và công ty. Tiền lương thêm giờ cho CBCNV theo quy định của Bộ luật lao động (nếu có thêm giờ). Tiền thưởng tiết kiệm cho CBCNV (nếu có). Các khoản chi phát sinh trong quá trình sản xuất của đơn vị. Tiền phép cho những ngày nghỉ phép hằng năm của CBCNV. Tiền lương chế độ và thưởng trong 8 ngày lễ/năm (1 – 1, 30 – 4, 1 – 5, 2 – 9 và 4 ngày Tết nguyên đán), tiền nghỉ việc riêng có hưởng lương theo quy định của Bộ luật lao động. Tiền cơm ca công nghiệp cho CBCNV của đơn vị. Thưởng nhân dịp kỷ niệm ngày: 27 – 2, 8 – 3, 27 – 7, 20 – 10, 20 – 11, và 22 – 12 cho CBCNV thuộc thành phần đơn vị quản lý. Thưởng nhân dịp ngày thành lập Cty: 8 – 5. Thưởng nhân dịp Quốc tế thiếu nhi, Tết Trung thu. Tiền mừng tuổi CBCNV nhân dịp đón xuân mới. Tiền phụ cấp độc hại, phụ cấp chức vụ Đảng, đoàn thể, phụ cấp 3 ca… Tiền bồi dưỡng ca đột xuất từ 22h00 hôm trước đến 6h00 sáng hôm sau. Tiền lương cho những CBCNV đang thử việc tại đơn vị, tiền hỗ trợ đào tạo công nhân mới trong 2 tháng đầu hoặc tiền hỗ trợ đào tạo để tuyển dụng lao động mới. Tiền thuê Vệ sinh công nghiệp tại các xí nghiệp May và xưởng Cắt. Tiền trích nộp BHXH và BHYT theo quy định của Nhà Nước (17% mức lương CB bản thân từng CBCNV trong đơn vị), tiền khám chữa bệnh của CBCNV đơn vị. Tiền trích nộp hoạt động Đảng và Công đoàn theo quy định Nhà Nước. Chi phí đảm bảo các chế độ chính sách đối với CBCNV trong đơn vị, vệ sinh, an toàn lao động, môi trường, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt. Trong số các mục trên thì hiện nay ở Công ty may Thăng Long, tổng lương của CBCNV mới chỉ bao gồm các mục 1,2,3,4,5,6,7 và 15. Cấp bậc công việc bình quân và hệ số phân phối tiền lương của các chức danh công việc. (coming soon) b. Cách xác định quỹ lương cho từng bộ phận trong Công ty Xác định tỷ lệ khoán quỹ tiền lương theo doanh thu của các đơn vị xí nghiệp thành viên trực thuộc công ty: Quỹ tiền lương Cty được hưởng là: 52% doanh thu may gia công Doanh thu may gia công bao gồm 94,5% là doanh thu tại XN và 5,5% là chi phí quản lý Công ty. Doanh thu tại XN 52% * Quỹ lương Cty = Chi phí quản lý CT + Doanh thu may gia công DT may gia công 52% * Quỹ lương Cty = DT may gia công + 5,5% * 94,5 % * DT may gia công Quỹ lương Cty = DT may gia công 2,86% * 49,14 % * + Quỹ tiền lương của xí nghiệp Quỹ khoán cho xí nghiệp là: 49,14% doanh thu may gia công Trong đó: 4% doanh thu may gia công cho vào quỹ dự phòng dùng để chi thưởng nhân các ngày lễ, tết, lương tháng 13. Một phần dùng để chi các khoản phát sinh trong quá trình SXKD của đơn vị. Thưởng cho các cá nhân có thành tích làm lợi cho tập thể đơn vị và bù đắp thêm chi lương, thưởng, cơm ca hàng tháng của CBCNV đơn vị. Thực tế, hiện tại quỹ khoán cho bộ phận trực tiếp sản xuất tại XN chỉ có 43,2% bao gồm 41% là quỹ tiền lương XN, 2,2% còn lại được cho vào quỹ dự phòng chi tiền cơm ca, lễ tết cho CN tại XN. Quỹ tiền lương xí nghiệp được phân chia theo tỷ lệ như sau: Quỹ tiền lương XN = Quỹ khoán XN – Chi phí cơm ca – Chi phí lễ tết Như đã giới thiệu ở phần cơ cấu sản xuất, mỗi XN của Công ty đều có tổ chức như nhau, bao gồm các bộ phận văn phòng XN, cắt, là, hoàn thiện,bảo toàn…Các bộ phận này hưởng quỹ lương theo tỷ lệ: Bộ phận Tỷ lệ May 74% Cắt 6,5% là 3,5% Văn phòng XN 3,0% Thu hóa 3,0% Bảo toàn 1,5% Hoàn thiện 3,0% Kỹ thuật 5,5% Trong mỗi bộ phận quỹ lương lại được phân chia thành các quỹ sau: Lương sản phẩm chiếm 70% của quỹ tiền lương cho bộ phận đó. Tổng quỹ lương sản phẩm các bộ phận là quỹ lương sản phẩm của XN. Thưởng chiếm 30% còn lại. VD: Doanh thu của các xí nghiệp lần lượt là: XN1: 1 000 000 000 VNĐ (đã quy đổi) XN2: 1 000 000 000 VNĐ XN3: 2 000 000 000 VNĐ Quỹ lương khoán của XN1 là: 1 000 000 000 * 43,2% = 432 000 000 VNĐ Quỹ lương của XN1 là: 1 000 000 000 * 41% = 410 000 000 VNĐ Quỹ lương sản phẩm của XN1 là: 410 000 000 * 70% = 287 000 000 VNĐ Quỹ thưởng của XN1 là: 410 000 000 – 287 000 000 = 123 000 000 VNĐ Quỹ lương của bộ phận may là: 410 000 000 * 74% = 303 400 000 VNĐ Tương tự cho các bộ phận khác. Xác định tỷ lệ khoán quỹ tiền lương theo doanh thu cho bộ phận phục vụ Xác định quỹ lương cho bộ phận phục vụ trong các XN thành viên: Quỹ lương cho bộ phận Văn phòng xí nghiệp chiếm 3% quỹ lương xí nghiệp văn phòng đó phục vụ. Tiếp theo VD trên: Quỹ lương văn phòng của XN1 = 410 000 000 * 3% = 12 300 000 Trong đó cũng chia ra 70% lương sản phẩm và 30% thưởng các loại A,B,C. Xác định quỹ lương cho bộ phận phục vụ trực thuộc công ty: Quỹ tiền lương của khối phòng ban và đơn vị phục vụ phụ thuộc vào kết quả SXKD và số lượng sản phẩm hoàn thành đảm bảo chất lượng đã được nhập kho. Quỹ tiền lương phòng ban = 5,5% Doanh thu thực hiện của công ty (Trong đó: chi phí quản lý do các XN chi bổ xung cho ban điều hành là 0,5%) Lưu ý: Quỹ tiền lương phòng thị trường hưởng theo quy chế riêng ngoài quỹ lương khoán của Công ty. VD: Quỹ lương phòng ban của Cty = (1 000 000 000 + 1 000 000 000 + 2 000 000 000)*5% = 200 000 000 VNĐ. Trong đó cũng chia ra 70% lương chính và 30% dành cho thưởng. c. Cách tính lương cá nhân Quy trình tính lương cho một công nhân tại một xí nghiệp Để có thể làm lương cho mỗi công nhân trong xí nghiệp nhân viên lao động tiền lương phải có trong tay bản đơn giá tiểu tác do phòng kỹ thuật cung cấp. Quá trình tạo ra một sản phẩm may mặc là tập hợp của rất nhiều thao tác nhỏ chẳng hạn như may túi, may nhãn, dây treo áo… Mỗi một thao tác đó được gọi là một tiểu tác. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ tập hợp các thao tác để làm ra một sản phẩm hoàn chỉnh vào một bảng gọi là bản đơn giá tiểu tác. Trong bảng đơn giá tiểu tác có các thông tin về mã hàng, tên các thao tác, thời gian, số người cần thiết thực hiện thao tác đó. Căn cứ vào bảng đơn giá tiểu tác, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính ra đơn giá cho từng nhóm thao tác cho từng cá nhân. Tổng thời gian: 2989 Đơn giá; 0,7393 Mã sản phẩm: JK395 Tên Mô tả công việc Thời gian (giây) Tổng thời gian Số lao động (người) Điểm Điểm cá nhân (tiền công) Phần lót 1 MD cắt ghim dây treo áo 25 85 1 62,8 62,8 MD cắt +sd may nhãn vào thân 60 2 Chắp vai con lót 20 315 4 258,8 64,7 MD chắp sườn, bụng tay lót 55 … 65 … 40 … 25 … 25 … 20 … 40 Rẽ gập đôi bo gấu 60 … Tổng 2989 Một bảng đơn giá tiểu tác vắn tắt Cách tính đơn giá tiểu tác i như sau: Đơn giá tiểu tác (i) = k * ti Trong đó: k: hệ số 1 ( thực ra là tiền công cho một giây lao động) ti: thời gian để làm tiêu tác i (được quy định bởi quy trình công nghệ) Quỹ lương của một sản phẩm åti k = Trong đó: Quỹ lương của một sản phẩm =41%*70%*Doanh thu tạo ra từ 1SP đó. åti: Thời gian làm ra một sản phẩm (tồng thời gian thực hiện các thao tác). VD: Giả sử với một sản phẩm mã JK395 như trên ta đã có các thông tin sau: Tổng thời gian làm ra một sản phẩm là: åti = 2989 giây Doanh thu của một sản phẩm JK 395 là: 7699,539 đồng Quỹ lương một SP JK395 là: 7699,539*41%*70% =2209,7677 đồng Hệ số 1 là: Quỹ lương của một sản phẩm åti k = 2209,7677 2989 k = = 0,7393 (đồng) Đơn giá cho nhóm 1 là: ._. k * ti = 0,7393 * (25+60) =62,8 đồng Đơn giá cho nhóm 2 là: k * ti = 0,7393 * (20+55+65+40+25+25+20+40+60) = 0,7393 * 315 =258,8 đồng Nhưng nhóm tiểu tác 2 gồm có 4 người vì vậy lương cho một người là: 258,8 : 4 = 64,7 đồng Cuối tháng, căn cứ vào lượng hàng sản xuất ra và bản khai năng suất của các tổ trưởng, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính lương cho từng công nhân trong xí nghiệp mình: Lương công nhân = å Sản lượng mặt hàng (i) * ( åĐơn giá tiểu tác (j) làm mặt hàng (i)) VD: mặt hàng JK 395 sản xuất được 1000 chiếc Nhân viên A tham gia nhóm thao tác 1 và 2 sẽ nhận được lương là: 1000 (62,8 + 64,7) =127 500 đồng Nếu anh ta tham gia sản xuất các mặt hàng khác nữa thỉ lương anh ta sẽ bằng tổng lương các sản phẩm. Quy trình tính lương cho nhân viên làm việc trong khối phục vụ tại xí nghiệp Tính tương tự như lương cho nhân viên làm tại các phòng ban chỉ khác quỹ lương dành cho văn phòng XN chiếm sấp xỉ 3 % quỹ lương XN chứ không dựa trên quỹ lương của toàn công ty. Quy trình tính lương cho nhân viên làm tại các phòng ban trực thuộc công ty: Lương nhân viên (j) = hj * K K (hệ số 1): Tiền lương tương ứng với hệ số lương =1 hj : hệ số lương của nhân viên (j) Quỹ lương phòng ban Cty åHi K = Trong đó: Quỹ lương phòng ban = 5% doanh thu thực hiện của toàn công ty åHi: Tổng hệ số lương của các phòng Hi: Tổng hệ số lương của tất cả nhân viên phòng (i) Hi = åhj (hj: hệ số lương của nhân viên j) VD: Đơn vị Định biên LĐ hưởng khoán Tổng hệ số (Hi) Tiền lương Văn phòng Cty 51 52 140 P.kê hoạch X-NK 26 20 64,20 P.kỹ thuật chất lượng 44 18 61,72 P.Chuẩn bị SX 24 11 30,43 P.Kế toán tài vụ 11 11 37,46 18 318 315 P.cơ điện 30 25 62,13 P.Thị trường 4 4 16,21 Chủ tịch công đoàn 1 1 5,73 Tổng 417,88 Giả sử ta có doanh thu của 3 XN là: 4 086 950 060 VNĐ Quỹ lương cho phòng ban là = 5% doanh thu = 204 347 503 VNĐ K = 204 347 503 417,88 = 489 010 đồng Quỹ lương phòng ban Cty åHi K = Ta có bảng hệ số lương của phòng kế toán như sau: Chức danh Định biên HS khoán HS khoán Phụ cấp Hệ số Trưởng phòng 1 5,73 5,43 Phó phòng 1 4,5 4,5 NV nghiệp vụ 5 2,5 2,5 NV thu - chi 2 2,26 2,26 Thủ quỹ 1 2,06 0,05 2,11 Phó Giám đốc 1 8,1 8,1 Tổng 37,46 Quỹ lương dành cho phòng kế toán sẽ là: K * HP.kế toán = 489 010 * 37,46 = 18 318 315 VNĐ Lương cho một nhân viên có hệ số lương 2,5 trong phòng kế toán là: K * h = 489 010 * 2,5 = 1 222 525 VNĐ d. Các khoản ngoài lương: Thưởng A,B,C,KK: Quỹ thưởng lấy ra từ 30% quỹ lương như đã nói ở trên. Loại A: Thưởng 100% của 30%. Những lao động bảo đảm ngày công thực tế trong tháng (nghỉ có lý do tối đa 2 công / tháng so với công làm việc thực tế của đơn vị trong tháng). Đảm bảo chất lượng sản phẩm, khối lượng công việc được giao, thực hiện tốt tiêu chuẩn SA8000, tiêu chuẩn Wrap không bị nhắc nhở phê bình, lập biên bản trong tháng. Đảm bảo tiền lương sản phẩm đạt 80% năng suất lao động khoán của đơn vị trở lên (144 USD/ tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật tốt. Không bị vi phạm nội quy, quy chế Cty đặc biệt nội quy kỷ luật lao động của công ty và pháp luật nhà nước quy định. Loại B: 60% quỹ thưởng Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng. Nghỉ có lý do từ 3-4 công so với công làm việc thực tế của đơn vị trong tháng. Chất lượng sản phẩm bị lập biên bản hoặc bị nhắc nhở về khối lượng công việc không hoàn thành, vi phạm tiêu chuẩn SA8000 1 lần. Đảm bảo tiền lương sản phẩm từ 65% - 79% năng suất lao động khoán của Cty trở lên (117 USD/ tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật, không vi phạm nội quy, quy chế Cty. Loại C: 20% quỹ thưởng Những lao động đảm bảo ngày công trong tháng. Nghỉ có lý do từ 5-6 công. Chất lượng sản phẩm bị lập biên bản hoặc bị nhắc nhở về khổi lượng công việc không hoàn thành tối đa 2 lần. Đảm bảo tiền lương sản phẩm từ 50% - 64% năng suất lao động khoán của Cty trở lên (90USD/tháng). Có ý thức tổ chức kỷ luật, không vi phạm nội quy, quy chế của Cty. Loại khuyến khích (KK): không được thưởng Những lao động không đạt các tiêu chuẩn trên. Có 1 ngày công nghỉ tự do trong tháng. Nếu có 5 ngày nghỉ tự do (cộng dồn) trong tháng hoặc 20 ngày nghỉ tự do trong năm thì đơn vị có trách nhiệm họp hội đồng kỷ luật và gửi danh sách về Công ty để xử lý. Lương và thưởng tháng 13 (Tết): Toàn bộ CBCNV trong Cty hưởng lương tháng 13 theo lương CBCNV đóng bảo hiểm xã hội. Thưởng tháng 13 căn cứ xếp loại A,B,C hàng tháng theo hệ số: Hệ số loại A: 1,0 Hệ số loại B: 0,6 Hệ số loại C, khuyến khích: 0,2 * Hệ số thưởng Hệ số lương tối thiểu 12 Tiền thưởng 1 tháng cá nhân = Lương khoán Lương CB bản thân + 2 * Tiền thưởng tháng 13 của cá nhân = Tổng tiền thưởng của 12 tháng trong năm. Lương làm thêm giờ Tùy theo ngày mà có hệ số lương khác nhau Ngày thường: 1,5 Ngày chủ nhật: 2 Ngày lễ: 3 Tạm ứng CBCNV được lĩnh tạm ứng vào ngày 17, số tiền còn lại lĩnh vào mồng 1 tháng sau. 1.2.3 Thực trạng việc quản lý tiền lương tại công ty may Thăng Long Hiện tại, việc quản lý lương tại công ty may Thăng long chưa được tập trung. Văn phòng công ty tính ra quỹ lương cho toàn công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm rút tiền, thanh toán lương cho các XN.và các phòng khác. XN và các phòng khác tự hạch toán lương của đơn vị mình và lấy lương tại phòng tài vụ. Bàng đơn giá tt đã khai Công nhân 1.Tính lương tại XN Nhân viên VPXN Nhân viên VPCT Bảng thanh toán lưong đã ký lương lương lương Bảng thanh toán lưong đã ký Bảng thanh toán lưong đã ký Kho DL 2.Tính lương phòng ban 3.duyệt lương Phiếu chi đã ký lương Phiếu chi đã ký lương Kho DL Kho DL Trong công tác quản lý tiền lương công ty cũng chưa sử dụng phần mềm vi tính nào ngoài exel. Việc tính lương cho công nhân xí nghiệp khá rắc rối do đơn giá tiểu tác quá nhiều. Đồng thời các chính sách tiền lương không ổn định, rất hay thay đổi. Lý do lựa chọn đề tại phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long: Rút ngắn thời gian tính lương. Giảm sai sót trong quá trình tính. Giúp công việc quản lý lương trở nên nhẹ nhàng hơn. Giảm chi phí quản lý khi 1 ngưởi có thể quản lý lương của toàn công ty. Tập trung hóa việc quản lý lương do đó làm giảm sai sót. 1.2.4 Mục đích đề tài phân tích thiết kế phần mềm quản lý lương công nhân tại công ty may Thăng Long: Xây dựng một phần mềm quản lý tiền lương cho công nhân tại các xí nghiệp sử dụng ngôn ngữ lập trình visual fox. Chương trình có thể cài đặt trên các phiên bản Win 9x, XP, 2000. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Có nhiều lựa chọn giúp ngưởi sử dụng sử dụng được trong nhiều hoàn cảnh, khi cơ chế tiền lương có sự thay đổi. CHƯƠNG II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Từ định nghĩa trên ta thấy, hệ thống thông tin có 4 chức năng chính: Thu thập Lưu trữ Xử lý Phân phối Tất nhiên, những thông tin hệ thống cung cấp không chỉ bao gồm các thông tin hệ thống thu thập được. Các thông tin sau khi đã được hệ thống xử lý phải có giá trị cao hơn những thông tin ban đầu, để phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Những thông tin như vậy được gọi là thông tin quản lý. Thông tin quản lý là những thông tin mà có ít nhất một nhà quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình. Môi trường của hệ thống thông tin là tập hợp các mối quan hệ ràng buộc giữa các thực thể trong hệ thống. Phạm vi môi trường của một hệ thống thông tin tùy vào hệ thống đó. Một hệ thống thông tin này có thể là một thành phần trong một, hay nhiểu hệ thống thông tin khác. VD: Hệ thống tính lương cho một phân xưởng may của công ty may Thăng Long vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin tính lương của toàn công ty vừa là một bộ phận trong hệ thống thông tin kế toán. 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Các thực thể tham gia vào một hệ thống thông tin thì rất nhiều, nhưng tùy theo nó thực hiện chức năng nào của hệ thống thông tin mà có thể phân thành các bộ phận: Bộ phận đưa dữ liệu vào (nguồn dữ liệu và bộ phận thu thập dữ liệu). Bộ phận xử lý dữ liệu. Kho lưu trữ dữ liệu. Bộ phận đưa dữ liệu ra (đích đến của dữ liệu và bộ phận phân phối dữ liệu). Nguồn Thu thập Phân phối Đích Kho dữ liệu Xử lý và lưu trữ Mô hình hệ thống thông tin Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữ liệu (Storage). Cần lưu ý rằng hệ thống thông tin không nhất thiết phải gắn với tin học. Các hệ thống thông tin đã tồn tại từ rất lâu trước khi có sự ra đời của máy tính. VD: Hệ thống trả lương truyền thống thu thập dữ liệu về thời gian làm việc, số sản phẩm mỗi công nhân viên làm ra, xử lý chúng với các dữ liệu lâu bền được ghi trong các hồ sơ. Sau đó hệ thống này tạo ra các bảng lương và chuyển tiền cho người được lĩnh. Các thông tin đồng thời được cập nhật vào kho dữ liệu. Hệ thống trả lương có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy móc, có thể là các phương tiện chưa tự động hóa hoàn toàn như là máy tính bỏ túi hay máy chữ, hoặc có thể là một máy tính điện tử gắn với một số đĩa từ và máy in laser. Nhưng chỉ cần nó có thể thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối dữ liệu thì nó là một hệ thống thông tin. Hệ thống trả lương ở trên phải chịu những ràng buộc của nó. Các ràng buộc có thể là các thỏa thuận giữa chủ và nhân viên, các thỏa thuận về thời điểm nhận lương của từng nhóm nhân viên, các luật về thuế,về bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế…Những hệ thống thông tin (như hệ thống trả lương hay hệ thống quản lý tài khoản khách hàng…) mà hoạt động của nó chịu sự tác động của một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc được thiết lập theo một truyền thống được gọi là hệ thống thông tin chính thức. Bên cạnh hệ thống thông tin chính thức tất nhiên là hệ thống thông tin không chính thức. Đó là các hệ thống đơn giản, các hoạt động của nó không tuân theo các quy tắc hay phương pháp làm việc rõ ràng. Ví dụ như hoạt động ghi chép của ông chủ tịch một công ty về ứng xử của các cộng sự gần gũi, về hiệu quả công tác của họ và mức độ tự chủ trong công việc. Việc sử dụng những ghi chép đó cho việc đề bạt, xét cho tham gia vào các công việc hoặc xét tăng lương… Trong trường hợp này ông chủ tịch vừa là người sử dụng thông tin vừa là người tạo ra thông tin. Phương tiện sử dụng chỉ đơn giản là một quyển sổ ghi chép cá nhân. Mặc dù vậy hệ thống này vẫn hội đủ mọi tiêu chuẩn định nghĩa của một hệ thống thông tin. Lưu ý Mặc dù tầm quan trọng của hệ thống thông tin phi chính thức trong các tổ chức là không hề nhỏ nhưng trong các phần sau của tài liệu này chỉ xin đề cập đến những vấn đề của hệ thống thông tin chính thức mà thôi. 2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức a. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) là hệ thống xử lý các giao dịch, xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, hay chính nhân viên của tổ chức. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. VD: hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký theo môn học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả cho những người nộp thuế… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoách chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn tài liệu ngoài tổ chức. VD: Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu thị trường… Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System). Quá trình ra quyết định thường bao gồm 3 giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc, một hệ thông trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là các hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như là một trợ giúp chiến lược. b. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo các cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định 2.1.4 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Bởi một hệ thống thông tin đóng vai trò khác nhau với mỗi người. VD: Hệ thống giao dịch tự động của một ngân hàng. Đối với khách hàng, họ nhìn nhận hệ thống như là một thực thể cấu thành từ một đầu cuối, với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bàn phím, lấy tiền ở hốc trả tiền). Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng, ông ta mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra từ khách hàng. Còn cán bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống này như một thực thể cấu thành từ 122 chương trình và các thủ tục khác nhau được viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó. Ví dụ trên cho ta thấy 3 mô hình dùng để mô tả một hệ thống thông tin, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Cái gì? Để làm gì? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Mô hình logic trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”, nó mô tả hệ thống thu thập dữ liệu nào, xử lý mà hệ thống phải thực hiện, các kho chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho xử lý và những thông tin hệ thống sản sinh ra. Mô hình này không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý.Đây là mô hình ổn định nhất trong 3 mô hình. Mô hình vật lý ngoài trả lời câu hỏi “Cái gì?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”. Mô hình này mô tả các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như vật mang dữ liệu, vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình và bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng.Với một mô hình logic sẽ có nhiều mô hình vật lý ngoài tương ứng có khả năng thỏa mãn yêu cầu của mô hình logic đã cho. Mô hình vật lý trong trả lời câu hỏi “Như thế nào”. Mô hình này cũng liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải theo cách nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kỹ thuật, những người xây dựng hệ thống. Đó là các thông tin liên quan tới loại trang thiết bị, dung lượng bộ nhớ, ngôn ngữ lập trình dùng để xây dựng hệ thống. Mô hình vật lý trong là mô hình bất ổn định nhất trong 3 mô hình. Lưu trữ dữ liệu Thông tin vào Thông tin ra Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Logic Vật lý ngoài Vật lý trong Nguồn tin Đích tin Xử lý dữ liệu 2.2 CƠ SỞ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CỦA HTTH 2.2.1 Phần cứng tin học Máy tính điện tử: là tập hợp các bộ phận để thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa dữ liệu ra, lưu trữ thông tin và kiểm soát, điều khiển các hoạt động đó. Có các loại máy tính cỡ lớn (Mainframe), máy tính cỡ vừa (Minicomputer), máy vi tính (Microcomputer) và siêu máy tính (Supercomputer). Thiết bị ngoại vi của máy tính điện tử: STT Thiết bị vào thường dùng Thiết bị ra thường dùng 1 Bàn phím (Keyboard) Trống tử (Cartrige Drive) 2 Chuột (Mouse) Băng cassette (Cassette Drive) 3 Màn hình nhạy cảm (Tactile Screen) Micro fim (Computer Output Mircofilm) 4 Máy đọc quang học (CD-ROM Drive) In quả cầu chữ (Daisy-Wheel Printer) 5 Máy quét hình (Scanner) Đĩa từ (Disk Drive) 6 Máy đọc bút vẽ (Badge Drive) Máy in kim (Dot Matrix Printer) 7 Bút điện tử (Light pen) Đĩa quang xóa được (Erasable Optical Drive) 8 Máy đọc mã vạch (Bar Code Reader) In phun mực (Ink Jet Printer) 9 Máy đọc chữ từ tính (Magnetic-Ink Character Recognition) In laser (Laser Printer) 10 Bộ nhận dạng tiếng nói (Voice Recognition Device) In dòng (Line Printer) 11 Cần điều khiển (Joystick) Mã hóa chữ từ tính (Magnetic Character Coder) 12 Máy đọc cassette (Cassette Drive) Máy vẽ (Plotter) 13 Máy đọc chữ (Optical Character Reader) Người máy (Robot) 14 Máy đọc đĩa tử (Disk Drive) Tổng hợp tiếng nói (Speech Synthesizer) 15 Bảng số hóa (Gigitizing Table) Băng từ (Tape Drive) 16 Máy đọc băng từ (Tape Drive) Màn hình (Video Display Terminal) 17 Máy đọc bìa đục lỗ (Punch Card Reader) Đĩa quang (WORM Drive) 18 Máy đọc đĩa quang (WORM Drive) Vấn đề chuẩn phần cứng (Hardware Standard): Một số nguyên tắc khi mua sắm các thiết bị phần cứng tin học: Bảo đảm sự tương thích (Compatibility): Các thiết bị mua mới phải làm việc được với những thiết bị đã có. Nếu không chi phí thêm cho phân cứng hoặc phần mềm chuyển đổi nhiều khi còn lớn hơn cái lợi thu được. Bảo đảm khả năng mở rộng và nâng cấp (Expendable & Sealable): Nhu cầu về năng lực máy tính trong doanh nghiệp tăng không ngừng, dễ dàng vượt qua năng lực của máy tính hiện có. Vì vậy khi mua cần xem xét khả năng nâng cấp của phần cứng máy tính để có thể tăng cường khi cần thiết. Làm như vậy giá cả sẽ rẻ hơn là trang bị mới. Bảo đảm độ tin cậy (Reliability): Phân cứng mẫu mã mới nhất thường rất hấp dẫn người sử dụng. Tuy nhiên các lỗi kỹ thuật thường không bao giờ được nêu ra trong các tờ quảng cáo. Nói chung không nên mua những loại máy đời mới nhất. 2.2.2 Phần mềm tin học a. Phần mềm hệ thống: Là tập hợp các chương trình trợ giúp người sử dụng quản lý, khai thác các nguồn lực của máy tính một cách hiệu lực và hiệu quả. Nguồn lực của máy tính bao gồm: bộ xử lý trung tâm, bộ nhớ trong, thiết bị nhớ và máy in. Những nguồn lực đó khá đắt và việc sử dụng chúng không dễ do đó cần phải quản lý chúng một cách cẩn trọng. Phần mềm hệ thống hoạt động như là một bộ phận kết nối giữa máy tính với các chương trình ứng dụng mà ngưởi sử dụng muốn thực hiện. Phần cứng Phần mềm hệ thống Phần mềm ứng dụng CPU Bộ nhớ chính Bộ nhớ phụ Ngoại vi Quản trị dự án Soạn thỏa Bảng tính Ứng dụng khác Phần mềm hệ thống bao gồm các phần mềm sau: Hệ điều hành: là tập hợp các chương trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực của máy tính: CPU, bộ nhớ chính và phụ, ngoại vi. Nhiệm vụ chủ yếu của hệ điều hành là lập lịch các JOB, phân phối bộ nhớ, liên lạc với thao tác viên… Hệ điều hành bao gồm nhóm các chương trình sau: Chương trình quản lý bộ nhớ, bộ nhớ đĩa, thời gian CPU và ngoại vi. Các chương trình quản lý JOB: chọn, khởi động, thực hiện và kết thúc các JOBS đã được lập lịch cần xử lý. Các chương trình quản lý vào/ ra: tương tác với các thiết bị vào/ ra, trao đổi dữ liệu giữa CPU với các thiết bị vào/ ra với bộ nhớ phụ. Các chương trình của hệ điều hành được chia làm 2 phần: Phần thường trú (Resident Programs) Phần trao đổi (Transient Programs) Hệ điều hành thường dùng hiện nay là hệ điều hành đa chương (Multiprogramming hay Multitasking) theo phương thức phân chia thời gian (Time Slicing). Đối với hệ điều hành này các chương trình ứng dụng được lưu chữ trong máy tính như sau: CPU ALU Resident supervisory Transitent operating system Application program 1 Data for program 1 Application program 2 Data for program 2 Application program 3 …………. Phần mềm tiện ích: là các phần mềm thiết kế để xử lý các nhiệm vụ thường gặp như: sắp xếp, tìm dữ liệu, lập danh sách… Phần mềm phát triển: bao gồm các chương trình trợ giúp để tạo ra các phần mềm cho máy tính: Các ngôn ngữ lập trình: mỗi ngôn ngữ lập trình bao gồm các bộ phận: Chương trình dịch ngôn ngữ (Compiler) có chức năng dịch các chương trình viết trong ngôn ngữ lập trình sang ngôn ngữ viết trong ngôn ngữ máy. Thư viện chương trình (Library Programs) là tập hợp các thủ tục hay được dùng trong các chương trình khác. Chương trình liên kết (Linkage Editor) được dùng để kết nối các chương trình đã được dịch với các thủ tục từ thư viện để tạo thành một chương trình thực hiện được EXE (Executable) đối với máy tính. Mã nguồn (Source code) Lập trình viên sử dụng ngôn ngữ lập trình bậc cao Tạo Trình dịch (Complier) Mã đích (Object code) Liên kết (Linkage) Module thực hiện được (EXE) Trình thư viện (Library Programs) Tạo Chuyển đổi Ngôn ngữ lập trình đã trải qua 5 thế hệ: + Ngôn ngữ máy. + Hợp ngữ ASSEMBLY. + Ngôn ngữ thế hệ 3 như: Pascal, Basic, C… + Ngôn ngữ thế hệ 4: ngôn ngữ phi thủ tục (Non-Procedural) như: SQL, FOXPRO, PARADOX… + Ngôn ngữ thế hệ 5: Access… Các công cụ lập trình có sự trợ giúp của máy tính (CASE – Computer Aided Software Engineering): Giúp tự động hóa lập trình. Lập trình hướng đối tượng (OPP – Object Oriented Programming): Tư tưởng cơ bản là các đối tượng (Dữ liệu + các chương trình xử lý dữ liệu ấy). Phần mềm quản trị mạng máy tính và truyền thông: các chương trình có nhiệm vụ quản lý truy nhập, dẫn dắt thiết bị, quản lý giao vận…như Novel Netware, Windows NT… Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu: các phần mềm quản trị các tệp và cơ sở dữ liệu như Oracle, Bbase IV, Cobol, Foxpro, Paradox, Microsoft Access… b. Phần mềm ứng dụng: Phần mềm ứng dụng là các chương trình điều khiển máy tính trong việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể về xử lý thông tin. Có bao nhiêu nhiệm vụ thì sẽ có bấy nhiêu chương trình ứng dụng. Có thể chia ra phần mềm ứng dụng ra làm hai loại chính: Phần mềm ứng dụng đa năng: như phần mềm xử lý văn bản, bảng tính điện tử, phần mềm đồ họa, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu… Phần mềm ứng dụng chuyên biệt:như phần mềm kế toán, phần mềm marketing, phần mềm quản lý sản xuất… c. Những đặc tính chung của phần mềm hiện đại: Dễ sử dụng: tức là phần mềm phải thân thiện với người sử dụng, giao diện đẹp, thực đơn có nhiều lựa chọn cho người sử dụng. Có hướng dẫn sử dụng. Chống sao chép: những phần mềm hiện nay hầu như rất khó sao chép nên cần phải có bộ phần mềm dự phòng khi bộ đĩa gốc bị hỏng. Tương thích với các phần mềm khác: sự tương thích ngang (tương thích với các phần mềm chạy trên cùng một máy) và tương thích dọc(tương thích với nhiều máy tính trong tổ chức) thường được ghi trong hướng dẫn sử dụng. Tương thích với nhiều thiết bị ngoại bi: hiện nay có rất nhiều thiết bị ngoại vi khác nhau thực hiện cùng một chức năng (VD: máy in có rất nhiều loại: máy in phun, máy in laser…). Một phần mềm càng tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi thì càng tốt điều đó làm cho phần mềm được phổ biến dễ dàng. Tính hiện thời của phần mềm: các phần mềm đều luôn được nâng cấp, sửa chữa vì vậy cần cung cấp cho khách hàng phiên bản mới nhất của phần mềm. Một số hãng có chính sách cập nhất miễn phí hoặc với phụ phí. Giá cả phần mềm: nên chú trọng tới chức năng của phần mềm hơn giá cả vì một phần mềm có thể sử dụng được rất lâu mà không phải bỏ ra chi phí gì thêm. Yêu cầu bộ nhớ: mỗi phần mềm đều yêu cầu một dung lượng bộ nhớ nhất định không nên mua bộ nhớ quá thừa so với yêu cầu phần mềm. Quyền sử dụng trên mạng: có phần mềm chỉ dùng được cho máy đơn hoặc chỉ với số lượng nhất định các máy tính trên mạng. 2.2.4 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Data Base) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với mục đích khác nhau. Để hiểu rõ hơn về cơ sở dữ liệu, ta cần tìm hiểu thêm các khái niệm sau: Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến mọt tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin về từng thực thể ngưởi ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính của nó. Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng (Tables): Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi, mỗi cột là một trường. VD: Bảng theo dõi những lần bán hàng trong một quầy hàng. Mỗi lần bán là một thực thể. Mỗi lần bán có các thuộc tính là Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán. Đó là các trường. Thông tin về một lần bán là một bản ghi, được ghi theo dòng. Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người bán 1 Bút bi 12 3000 15/12/2005 Lan Anh 2 Thước kẻ 5 2000 16/12/2005 Lan 3 Vở 6 1500 17/12/2005 Vân Ly … … … … … … Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu Cập nhật dữ liệu Khi tạo ra một cơ sở dữ liệu mới, việc đầu tiên cần làm bao giờ cũng phải là cập nhật dữ liệu lần đầu cho cơ sở dữ liệu đó. Trong quá trình hoạt động, hệ thống thông tin luôn luôn sản sinh ra các thông tin mới. Các thông tin này cũng cần được phản ánh vào ngay trong cơ sở dữ liệu để bào đảm tính kịp thời của hệ thống. Các dữ liệu cập nhật có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau như các cuộc điện thoại, hóa đơn, các tập tin trên máy tính… Việc cập nhật dữ liệu đầy đủ, liên tục bảo đảm tính chính xác và kịp thời của các thông tin truy vấn sau này. Truy vấn dữ liệu Truy vấn dữ liệu là lấy các dữ liệu một cách chọn lọc từ cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu chứa mọi thông tin về hệ thống nhưng trong một thời điểm ta thường chỉ cần một số thông tin nào đó. Ví dụ như là danh sách các sinh viên phải thi lại. Để có thể giao tiếp với cơ sở dữ liệu người ta dùng các ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structureed Query Language) hay truy vấn bằng ví dụ QBE (Query By Example). Lập các báo cáo từ cơ sở dữ liệu Báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên, báo cáo cũng có thể được thể hiện trên màn hình. Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu Dữ liệu cần phải tổ chức theo một mô hình nào đó để không dư thừa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu của tổ chức cần được cấu trúc lại. Mô hình được dùng nhiều nhất hiện nay để cấu trúc cơ sở dữ liệu là mô hình quan hệ (Relational Model). Trong mô hình này, các thực thể được xem như các bảng 2 chiều với bàn ghi là các hàng, các trường là các cột. Có một trường được chọn làm khóa để phân biệt các bản ghi với nhau, và xác định một bản ghi là duy nhất. Bản ghi có thể chứa các trường liên kết. Đây không phải là các trường mô tả thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của một bảng khác. 2.3. PHƯƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin: Những vấn đề về quản lý. Những yêu cầu mới của nhà quản lý. Sự thay đổi của công nghệ. Thay đổi sách lược chính trị. Những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một HTTT mới. Những luật mới của chính phủ ban hành (luật về thuế chẳng hạn), việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hóa các hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch mới. Các hoạt động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơ buộc doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng. Ví dụ một ngân hàng cạnh tranh lắp đặt những quầy giao dịch tự động, thực tế, sữ bắt các ngân hàng khác phải cùng vượt lên phía trước trong việc tự động hóa. Việc xuất hiện các công nghệ mới cũng có thể dẫn đến việc một số tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình. Cuối cùng, vai trò của những thách thức chính trị cũng không nên bỏ qua. Nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việc phát triển một HTTT. Chẳng hạn, không phải không có những HTTT được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phương tiện thực hiện điều đó. Nguyên tắc phát triển hệ thống thông tin Sử dụng các mô hình. Chuyển từ cái chung sang cái riên._.n cứng hiện có. Phần mềm: những phần mềm nào đã được cài đặt và sử dụng. Nguồn nhân lực: lực lượng nhân sự sẵn sàng cho việc phát triện HTTT. Xây dựng các phương án giải pháp Xác định biên giới cho phần tin học hóa Biên giới tin học hóa phân chia phần thủ công và phần tin học hóa của HTTT. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 hoặc mức 1 là công cụ tốt cho việc phân chia biên giới. Xác định các thức xử lý Phân tích viên phải lựa chọn cách thức xử lý theo lô, theo thời gian thực hay hỗn hợp. Đánh giá các phương án giải pháp Phân tích chi phí/ lợi ích Liệt kê các khoản chi phí để xây dựng và duy trì HTTT hoạt động cũng như lợi ích do HTTT đem lại. Chi phí/ lợi ích có thể phân loại ra thành: Trực tiếp (nếu có thể quy ngay vào cho HTTT) hoặc gián tiếp (nếu ngược lại). Biến động (nếu nó lặp lại trong suốt cuộc đời của HTTT) hoặc cố định (nếu chỉ xảy ra một lần khi tạo ra HTTT). Hữu hình (nếu có thể ước tính ngay ra tiền được) hoặc vô hình (nếu không thể hoặc khó quy ra tiền). Phân tích đa tiêu chuẩn Xác định các tiêu chuẩn cần xem xét. Cho mỗi tiêu chuẩn một trọng số thể hiện tầm quan trọng. Tổng các trọng số nên bằng 100. Đánh giá xem mỗi phương án đạt mức nào ứng với mỗi tiêu chuẩn. Thường lấy mức từ -5 đến 5 hoặc từ 0 đến 10. Tính điểm cho từng tiêu chuẩn của từng phương án bằng cách nhân trọng số với số mức đánh giá. Cộng tổng điểm cho từng phương án. Chọn phương án có tổng điểm cao nhất. 2.3.3.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có: trước hết là tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tài liệu dành cho người sử dụng mô tả cả phần thủ công và những giao diện với những phần tin học hóa. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài: Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài Một số nguyên tắc cần tuân thủ khi thiết kế vật lý ngoài: Đảm bảo rằng người sử dụng luôn đang kiểm soát hệ thống. Có nghĩa là, anh ta luôn luôn có thể thông báo cho hệ thống những việc cần thực hiện. Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng. Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng. Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mềm và các phần cứng tạo thành hệt thống. Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình Giảm tới mức tối thiểu thông tin mà người sử dụng phải nhớ khi sử dụng hệ thống. Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin ra màn hình hoặc ra giấy. Khi lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, phân tích viên không bao giờ được quên hệ thống được sử dụng bởi những người có hiểu biết ít nhiều về tin học, và làm việc trong môi trường riêng. Thiết kế chi tiết giao diện (vào/ ra) Thiết kế vật lý các đầu ra Lựa chọn vật mang tin Vật mang tin Ưu điểm Nhược điểm Giấy Thông tin lưu trữ để dùng về sau. Thông tin cần được nhận xét qua nhiều người. Chứa được nội dung thông tin dài. Cồng kềnh Hư hỏng dần Màn hình Nhiều màu sặc hình ảnh sinh động. Biểu diễn được những thông tin có cấu trúc phức tạp. Tốc độ hiện thông tin nhanh. Nội dung bản tin ngắn. Không lưu trữ được lâu Khuôn khổ hạn hẹp Tiếng nói - Tiện lợi - Thông tin rất ngắn Vật mạng tin từ tính, quang tính Lưu trữ được lượng thông tin lớn Có thể đọc dữ liệu trực tiếp Cần có thiết bị mới đọc được thông tin Bố trí thông tin trên vật mang Thiết kế trang in ra Phần đầu và cuối tài liệu, ta đặt các thông tin chỉ xuất hiện một lần duy nhất trong toàn bộ tài liệu, VD: tên báo cáo. Đầu và cuối mỗi trang đặt thông tin chỉ xuất hiện một lần trên các trang, VD: số trang… Thân tài liệu là phần chi tiết lấy từ các bản ghi. Thông tin được trình bày trên giấy theo 3 khuôn dạng: Theo cột: đối với các bản tin có khối lượng thông tin nhỏ. Theo cột trong từng nhóm: để tránh việc nhắc lại cùng một phần tử thông tin nhiều lần. Theo dòng cho các phần tử thông tin: khi khối lượng thông tin quá lớn. Thiết kế đầu ra trên màn hình Nguyên tắc thiết kế đầu ra trên màn hình Đặt mọi thông tin gắn liền với một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Người sử dụng không phải nhớ thông tin từ màn hình này qua màn hình khác. Chỉ dẫn rõ ràng cách thoát khỏi màn hình. Canh giữa các tiêu đề, xếp thông tin theo trục trung tâm. Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Việc này giúp người sử dụng biết mình đang ở đâu. Viết văn bản theo quy ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, chữ gạch chân… và ngắt câu hợp lý. Đặt tên đầu cột cho mỗi cột. Tổ chức các phần tử của danh sách theo trật tự quen thuộc trong quản lý. Căn trái các cột văn bản, căn phải cho cột số. Bảo đảm vị trí dấu thập phân thẳng hàng. Chỉ đặt mầu cho những thông tin quan trọng. Thiết kế vật lý các đầu vào Khi nhập liệu, có những thông tin mà nhân viên nhập liệu phải nhập vào một cách thủ công, nhưng cũng có những thông tin được máy tính nhập môt cách tự động. Trong HTTT dữ liệu không phải nhập cũng quan trọng không kém các dữ liệu phải nhập. Làm sao cho các dữ liệu không phải nhập được tự động cập nhật và hiện ra màn hình để tránh cho người sử dụng phải nhập lại. Sau đây là một số quy tắc khi thiết kế màn hình nhập liệu: Khi nhập liệu từ một tài liệu gốc, khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu đó. Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, theo trật tự tự nhiên, theo tần số sử dụng, theo tầm quan trọng. Không nhập các thông tin mà HTTT có thể truy tìm được trong CSDL hoặc tính toán được. Đặt tên trường ở trên hoặc trước trường nhập. Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp. Sử dụng phím Tab để chuyền trường nhập. Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Giao tác bằng tập hợp lệnh VD: C:/format D:/ Cách này có 2 điểm bất lợi: (1) rất khó thiết kế và lập trình, (2) Người sử dụng phải nhớ rất nhiều lệnh. Giao tác bằng các phím trên bàn phím VD: Để copy nhấn Ctrl + C Ưu điểm: thao tác nhanh Nhược điểm: Người sử dụng phải nhớ nhiều tổ hợp phím tắt rất phức tạp Giao tác qua thực đơn (menu) Thực đơn là một danh sách các công việc mà hệ thống có thể thực hiện được vào thời điểm đó. Một số quy tắc thiết kế thức đơn Về mặt từ ngữ: mỗi thực đơn phải có tiêu đề rõ nghĩa, từ mục phải mô tả rõ thao tác cần thực hiện. Về mặt tổ chức: cần thống nhất nguyên tắc tổ chức thực đơn. Về kích cỡ: số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá chiều dài màn hình. Về mặt lựa chọn: các lựa chọn phải thống nhất và phù hợp năng lực của người sử dụng. Về mặt hiện rõ: chỉ nên dùng với mục đang được chọn. Giao tác thông qua các biểu tượng Ưu điểm: đẹp, làm giao diện chương trình thêm thân thiện, và đỡ nhàm chán. Nhược điểm: không nên quá lạm dụng, sẽ làm cho người sử dụng rối mắt. 2.3.3.6 Triển khai hệ thống thông tin Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tại liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống như sau: Lập kế hoạch thực hiện Nhiệm vụ quan trọng nhất trong giai đoạn này là lựa chọn ngôn ngữ lập trình. Vì hiện nay tồn tại rất nhiều loại ngôn ngữ lập trình khác nhau. Mỗi loại có ưu điểm và khuyết điểm riêng, những người xây dựng hệ thống cần lựa chọn ngôn ngữ thích hợp với yêu cầu của HTTT nhất. Thiết kể vật lý trong Thiết kế CSDL vật lý trong Thiết kế CSDL vật lý trong nhằm truy cập dữ liệu nhanh và hiệu quả. Để làm được điều này người ta thường sử dụng tệp chỉ số. Tệp chỉ số như là một quyển sổ địa chỉ để cho hệ quản trị CSDL biết chính xác địa chỉ của từng bản ghi trên đĩa nhớ. Với mỗi chỉ tiêu tìm kiếm lại có một tệp chỉ số. Thiết kế vật lý trong cho các xử lý Để thể hiện tốt các thiết kế xử lý cho phép viết tốt các chương trình sau này, IBM đã đưa ra phương pháp phương pháp IPT – HIPO (Improveed Programming Technoloies Hierarchical Input Process Output) kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào – Xử lý – Ra. Một số lưu ý khi xây dựng các module lập trình Xây dựng các module nhỏ dễ kiểm tra. Module nhỏ có thể sử dụng trong nhiều pha. Tính đến khả năng trợ giúp của các phần mềm phát triển. Tích hợp các đặc trưng vật lý của máy tính để phân chia module. Xếp theo các nhóm module có liên thông hết cái này đến cái kia. Lập các chương trình máy tính Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý của nhà phân tích thành phần mềm máy tính do lập trình viên đảm nhận. Thử nghiệm phần mềm Việc thử nghiệm phần mềm có thể được tiến hành song song với việc lập trình. Có 2 loại lỗi đặc trưng của chương trình, đó là: Không làm những gì cần làm. Làm những gì không cần làm. Một thử nghiệm tốt là thử nghiệm xác định được cả 2 loại lỗi trên. Các kỹ thuật thử nghiệm chương trình Rà soát lỗi đặc trưng: là ra soát các lỗi trong danh sách những lỗi nhất định mà các lập trình viên thường mắc phải. Kiểm tra logic: tập trung vào logic của chương trình hơn là thử các trường hợp đặv biệt. Thử nghiệm thủ công: thử nghiệm chương trình trên giấy và bút. Kiểm tra cú pháp bằng máy tính: phát hiện lỗi cú pháp nhưng không thực hiện lệnh. Thử nghiệm module: thử nghiệm từng module. Kỹ thuật tích hợp: kết hợp các module với nhau rồi thử nghiệm. Thử nghiệm hệ thống: tích hợp các chương trình thành hệ thống rồi thử nghiệm. Kỹ thuật thử Stub: dùng các Stub (2 hoặc 3 dòng lệnh) thay thể cho các module thứ cấp chưa viết để chạy thử chương trình. 2.3.3.7 Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống Cài đặt hệ thống là quá trình trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Để cho một sự thay đổi thành công tổ chức phải trải qua 3 giai đoạn: Mất ổn định Thay đổi Tái ổn định Sự “mất ổn định” tạo ra bầu không khí thuận lợi cho việc thay đổi, phân tích viên phải có trách nhiệm làm cho ban lãnh đạo và những người sử dụng hệ thống thấy được sự “mất ổn định” ngay từ giai đoạn đánh giá yêu cầu. Giai đoạn “thay đổi”, phân tích viên phải cho người sử dụng thấy được sự thay đổi này là hợp lý và có lợi. Khái niệm mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và triển khai hệ thống thuộc giai đoạn này. Giai đoạn “tái ổn định” bao gồm việc tăng cường và hiệu chình hệ thống. Các phương pháp cài đặt hệ thống Cách tiến hành Trường hợp áp dụng Ưu điểm Nhược điểm Cài đặt trực tiếp Dừng ngay hệ thống cũ để đưa hệ thống mới vào hoạt động. Khi 2 hệ thống không thể tồn tại song song. Ít tốn kém nhất. Mạo hiểm. Khi hệ thống mới hoạt động không tốt phải phục hồi hệ thống cũ từ đầu. Cài đặt song song Cả 2 hệ thống cùng hoạt động cho tới khi có quyết định dừng hệ thống cũ. Khi cần so sánh 2 hệ thống cũ và mới. An toàn.Lỗi của hệ thống mới không ảnh hưởng tới tổ chức Tốn kém vì phải duy trì 2 hệ thống cùng một lúc. Nguồn lực cũng bị phân tán cho 2 hệ thống. Cài đặt thí điểm Chỉ thực hiện thay thế hệ thống cũ ở một số bộ phận. Khi muốn tránh nhược điểm của 2 phương pháp trên. Tiết kiệm chi phí và hạn chế thiệt hại vì chỉ giới hạn ảnh hưởng trong một số bộ phận Phải quản lý một lúc 2 hệ thống. Cần sự đồng bộ hóa dữ liệu giữa 2 hệ thống. Chuyển đổi theo giai đoạn Thực hiện thay thế hệ thống cũ dần dần bắt đầu bằng một vài module. Khi tránh nhược điểm của 2 phương pháp đầu tiên Tận dụng được ưu điểm bằng cách cho module có ưu điểm đó hoạt động trước Cần có giải pháp đồng bộ hóa dữ liệu giữa 2 hệ thống nên rất tốn thời gian. Lập kế hoạch chuyển đổi Mỗi chiến lược chuyển đổi không chỉ bao gồm việc chuyển đổi phần mềm mà cả chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, tài liệu, phương pháp làm việc, các tài liệu đào tạo…Thực tế quá trình chuyển đổi thường là sự kết hợp của 2 hay nhiều phương pháp. Điều quan trọng nhất trong quá trình cài đặt là chuyển giao dữ liệu. Vì khi chuyển giao dữ liệu cần thiết phải dừng hệ thống cũ, điểu đó tất nhiên ảnh hưởng không tốt tới hệ thống. Cần giảm thiểu các tác động xấu đó bằng một số biện pháp như không tiến hành chuyển giao vào thời kỳ cao điểm, cần lên kế hoạch cận thận, báo trước cho người sử dụng thời điểm chuyển giao, thành lập bộ phận chuyên trách để can thiệp khi hệ thống có trục trặc… Chuyền đổi các tệp và CSDL Khi một hệ thống mới được thực hiện thì có 3 khả năng: Đã có kho dữ liệu đúng theo thiết kế. Đã có kho dữ liệu nhưng cấu trúc chưa đúng và chưa đầy đủ. Kho dữ liệu chưa tồn tại. Trong 2 trường hợp sau, ta đều phải thao tác với cơ sở dữ liệu. Việc chuẩn bị cơ sở dữ liệu là rất khó, thậm chí không thực hiện được. Đào tạo hỗ trợ người sử dụng Đào tạo người sử dụng HTTT Đào tạo người sử dụng HTTT những vấn đề sau: Cách sử dụng hệ thống. Các kiến thức cơ bản về máy tính. Kiến thức nghiệp vụ. Quản trị hệ thống. Cài đặt hệ thống. Hỗ trợ người sử dụng HTTT Giúp đỡ người sử dụng trong những vấn đề sau: Cài đặt phần cứng hoặc phần mềm. Tạo tài khoản cho người sử dụng. Trả lời các câu hỏi theo yêu cầu. Làm việc với người sử dụng để đưa ra các đề nghị thay đổi hệ thống. Bảo trì hệ thống Dù cố gắng đến mấy thì HTTT mới cũng sẽ có những sai sót trong quá trình sử dụng. Không ai có thể đảm bảo quá trình phân tích thiết kế là hoàn hảo, vậy điều gì làm nên sự khác biệt giữa các đội ngũ cán bộ xây dựng HTTT. Đó chính là công tác bảo trì. Khi chất lượng các sản phẩm phần mềm tương đương nhau, công tác bảo trì tốt là yếu tố quyết định làm cho các nhà quản lý tìm đến đội ngũ của bạn nhiều hơn. Quá trình bảo trì Thực tế quá trình bảo trì được tiến hành tương tự như vòng đời của một dự án. Bảo trì hệ thống gồm 4 hoạt động chính: Thu nhận các yêu cầu bảo trì: người ta tiến hành các công việc như giai đoạn thu thập yêu cầu người sử dụng. Chuyển đổi các yêu cầu thành những thay đổi cần thiết: tiến hành như giai đoạn phân tích hệ thống. Thiết kế những thay đổi cần thiết: tương tự giai đoạn thiết kế logic và hệ thống. Triển khai các thay đổi: tương tự giai đoạn triển khai. Các kiểu bảo trì Bảo trì hiệu chính: để giải quyết các lỗi thiết kế, lỗi lập trình tiềm ẩn trong hệ thống. Các vấn đề hiệu chỉnh thường có tính khẩn cấp. Bảo trì thích nghi: sửa đổi hệ thống cho phù hợp với thay đổi của môi trường (do chính sách thuế mới chẳng hạn). Bảo trì hoàn thiện: cải tiến hệ thống để giải quyết các vấn để mới. Bảo trì phòng ngừa: sửa đổi hệ thống đề phòng các vấn đề xảy ra trong tương lai. CHƯƠNG III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ LƯƠNG CÔNG NHÂN TẠI CÔNG TY MAY THĂNG LONG 3.1 ĐÁNH GIÁ YÊU CẦU 3.1.1 Tình hình quản lý tiền lương tại công ty may Thăng Long a. Lương sản phẩm Cuối tháng, bộ phận quản lý kho sẽ báo cáo số lượng mỗi loại sản phẩm nhập kho của mỗi XN. Căn cư vào đó, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính ra quỹ lương dành cho XN mình. Để có thể làm lương cho mỗi công nhân trong xí nghiệp nhân viên lao động tiền lương phải có trong tay bản đơn giá tiểu tác do phòng kỹ thuật cung cấp. Quá trình tạo ra một sản phẩm may mặc là tập hợp của rất nhiều thao tác nhỏ chẳng hạn như may túi, may nhãn, dây treo áo… Mỗi một thao tác đó được gọi là một tiểu tác. Phòng kỹ thuật có nhiệm vụ tập hợp các thao tác để làm ra một sản phẩm hoàn chỉnh vào một bảng gọi là bản đơn giá tiểu tác. Trong bảng đơn giá tiểu tác có các thông tin về mã hàng, tên các thao tác, thời gian, số người cần thiết thực hiện thao tác đó. Căn cứ vào bảng đơn giá tiểu tác, nhân viên lao động tiền lương sẽ tính ra đơn giá cho từng nhóm thao tác cho từng cá nhân Mỗi công nhân chỉ tham gia làm một nhóm tiểu tác trong một sản phẩm. Trong quá trình làm nếu công nhân nào không hoàn thành được sản lượng mình được giao, anh ta có thể bán cho công nhân khác. Người công nhân bán số sản phẩm của mình cho người khác sẽ bị mất năng suất, còn công nhân kía được năng suất. Nói chung tiền lương không sinh ra và mất đi, nó chỉ chuyển từ người này qua người khác. Bởi vì số lượng sản phẩm nhập kho là cố định. b. Lương thực tế Lương thực tế là lương sản phẩm đã cộng, trừ thêm các khoản khác như thưởng năng suất, nghỉ ốm, nghỉ lễ tết, BHXH… Các khoản lương thời gian nghỉ ốm, nghỉ lễ, BHXH được tính dựa trên hệ số lương cơ bản của công nhân. Cụ thể: LgTG =(HSLCB*350/26)*số ngày công nghỉ BHXH = 75% (SHLCB*350/26)*số ngày công thực tế 3.1.2 Yêu cầu người sử dụng Qua phỏng vấn trực tiếp,rút ra được những yêu cầu sau của người sử dụng: Yêu cầu hiện tại Tính được lương sản phẩm của công nhân Tính được tiền lương thực tế của công nhân In ra 2 loại bảng lương Yêu cầu trong tương lai Có nhiều sự lựa chọn để phù hợp với sự thay đổi của chính sách tiền lương trong tương lai như hệ số lương. Kết hợp quản lý công nhân và xí nghiệp Đánh giá tính khả thi: Phần mềm hoàn toàn khả thi Về mặt kỹ thuật: hệ thống quản lý lương không quá phức tạp. Về mặt tài chính: đây là một chương trình nhỏ nên đòi hỏi chi phí không cao. 3.2 PHÂN TÍCH CHI TIẾT 3.2.1 Chức năng của hệ thống quản lý lương Hệ thống quản lý lương là một bộ phận của chu trình sản xuất của doanh nghiệp. Sản xuất Hệ thống hàng tồn kho Hệ thống lương Hệ thống chi phí Hệ thống quản lý tiền lương có chức năng tính toán lương phải trả cho nhân viên, in bảng thanh toán tiền lương và các nghiệp vụ liên quan tới thu nhập cá nhân đồng thời theo dõi thu nhập của từng công nhân để cung cấp các thông tin cho ban lãnh đạo công ty nhằm đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn. Hệ thống lương Quản lý lương XN Tính lương Lập báo cáo Sơ đồ chức năng hệ thống quản lý tiền lương Quản lý XN Quản lý công nhân Quản lý lương XN Quản lý các bộ phận khác Thêm XN mới Thêm công nhân mới Xóa XN cũ Xóa công nhân cũ Sửa thông tin về XN Sửa thông tin về công nhân Sửa thông tin về các bộ phận Xóa các bộ phận cũ Thêm các bộ phận mới Sơ đồ chức năng của công việc quản lý XN Trong hệ thống quản lý tiền lương tại công ty may Thăng Long, việc quản lý lương XN là không thể thiếu. Bới vì lương một công nhân phụ thuộc trực tiếp vào quỹ lương của XN mà anh ta làm việc mà mỗi XN có một quỹ lương khác nhau. Các công việc quản lý XN, công nhân và các bộ phận khác của XN ở đây cũng chỉ được xem xét dưới các góc độ liên quan đến tiền lương. Quản lý XN Các thông tin quản lý ở đây chỉ bao gồm: tên XN, doanh thu hàng tháng, quỹ lương. Hoạt động thêm mới XN xảy ra khi: Công ty xây dựng mới XN, tách các XN. Hoạt động xóa một XN xảy ra khi: Công ty ngừng hoạt động của XN, nhập các XN. Hoạt động sửa thông tin xảy ra khi: Công ty thay đổi tỷ lệ lương khoán cho XN. Quản lý công nhân Thông tin quản lý: Tên công nhân, cấp bậc lương, số công thực tế, chế độ thưởng, tiền lương sản phẩm hàng tháng, BHXH, thu nhập thực tế… Hoạt động thêm: khi có công nhân mới vào làm việc, công nhân từ XN khác chuyển đến. Hoạt động xóa: khi có công nhân nghỉ việc, công nhân chuyển sang XN khác. Hoạt động sửa: khi công nhân tăng bậc lương. Quản lý các bộ phận khác Thông tin quản lý: Tên bộ phận, tỷ lệ lương khoán cho từng bộ phận. Hoạt động thêm: khi xuất hiện bộ phận mới, tách các bộ phận. Hoạt động xóa: khi bỏ một bộ phận, sát nhập các bộ phận. Hoạt động sửa: khi thay đổi tỷ lệ lương khoán. Tính lương BHXH Thưởng NS Lương ngày lễ, tết. … Tính lương quỹ lương khoán cho XN và các bộ phận Tính lương công nhân Tính các khoản khác Tính lương sản phẩm Tính được/ mất năng suất Tính đơn giá tiểu tác Sơ đồ chức năng của công việc tính lương Công việc được thực hiện từ trái qua phải, từ dưới lên trên. Báo cáo Báo cáo quỹ lương cho XN Bảng thanh toán lương cá nhân Bảng lương sản phẩm cá nhân Sơ đồ chức năng công việc báo cáo Báo cáo ghi chép cụ thể các nhân viên sẽ được thanh toán, tổng lương, các khoản khấu trừ và tiền lương thực lĩnh cho mỗi công nhân. 3.2.2 Mô hình hóa hệ thống tính lương mới tại công ty may Thăng Long Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động tính quỹ lương cho mỗi XN Ngày 25 mỗi tháng, bộ phận quản lý kho báo lại số lượng hàng nhập kho. Hệ thống tính toán và in bảng báo cáo quỹ lương cho XN nộp lên văn phòng công ty. Thời điểm Quản lý kho Cán bộ QL tiền lương Văn phòng công ty 25 hàng tháng Lượng SP nhập kho Báo cáo Tính quỹ lương XN LXN In báo cáo Tính quỹ lương cho từng bộ phận Báo cáo LBP In báo cáo Thông tin về quỹ lương cho mỗi bộ phận tiếp tục được dùng để tính lương cho từng công nhân. Ngày 25 mỗi tháng, các tổ trưởng nộp bản khai năng suất của tổ mình cho cán bộ quản lý tiền lương. CB quản lý tiền lương nhập năng suất và tính lương sản phẩm cho từng công nhân, in bảng thanh toán tiền lương nộp cho phòng tài vụ. Bảng thanh toán lương đã được duyệt được đưa cho công nhân ký khi nhận tiền. Thời điểm Tổ trưởng Cán bộ QL tiền lương Phòng kế toán 25 hàng tháng Báo cáo In báo cáo Bảng khai năng suất cá nhân Báo cáo Tính lương sản phẩm LSP In báo cáo Tính lương thực tế LTT Bảng chấm công Sơ đồ luồng dữ liệu thể hiện hoạt động tính lương tại công ty may TL Công nhân Tính lương Ngày công Bảng lương Lương VP công ty Tổng hợp Kho Sản lượng nhập kho P. Kỹ thuật Dây chuyền SX Bảng khai năng suất Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống tính lương Kho Công nhân 1.0 Tính quỹ lương 2.0 Tính đơn giá tt 7.0 Phát lương 3.0 Tính lương SP 5.0 Tính lương thực tế 6.0 Duyệt lương P. kỹ thuật Dây chuyền XS Ngày công Lượng SP nhập kho Công nhân Bảng khai năng suất Bảng đơn giá tt Quỹ lương cho 1 SP VP công ty Báo cáo quỹ lương Công nhân Xí nghiệp Bảng lương Bảng lương đã duyệt Bảng lương đã ký Lương Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của hệ thống quản lý tiền lương công ty may Thăng Long 1.0 tính lương TG công nhân 3.0 bảo hiểm xã hội 2.0 xét thưởng P. Kế toán Ngày nghỉ Ngày công Bảng lương sản phẩm Ngày công công nhân Công nhân Bảng thanh toán tiền lương công nhân Công nhân Sơ đồ DFD phân rã mức 1 của xử lý tính lương thực tế 1.0 tính được mất NS 3.0 Tính lương SP 2.0 Tính quỹ lương cá nhân P.kỹ thuật Công nhân công nhân Bảng khai NS Bảng đơn giá tt Bảng lương sản phẩm tt Bảng đi NS Bảng lương SP khoán Sơ đồ DFD phân rã mức 1 của xử lý tính lương SP 3.3 THIẾT KẾ LOGIC 3.3.1. Thiết kế CSDL Từ đầu ra “ bảng lương sản phẩm” ta liệt kê được các thuộc tính sau: Bảng lương SP Mã tổ Tổ STT Họ tên CN (R) Mã SP (R) Số lượng (R) Điểm (R) Tổng tiền (R) Được NS (R) Mất NS (R) Tổng LSP (R) Từ đầu ra “bảng thanh toán tiền lương” ta liệt kê được các thuộc tính sau: Bảng lương thực tế Mã XN Tổ Xí nghiệp Tháng STT Họ tên CN (R) Hệ số lương CB (R) Hệ số (R) Lương SP (R) Ngày công thực tế (R) Loại thưởng (R) Tiền thưởng (R) Số ngày nghỉ ốm (R) BHXH được lĩnh (R) Số ngày lễ (R) Lương thời gian (R) Sinh nhật (R) Cơm ca (R) Tổng (R) Tạm ứng (R) BHXH phải nộp (R) Còn lĩnh (R) Thực hiện chuẩn hóa mức 1 (1.NF) Chuẩn hóa mức 1 quy định trong một danh sách không được có các thuộc tính lặp. Nếu có phải tách chúng ra thành một danh sách. Với “Bảng lương thực tế” ta có: Bảng lương SP Mã tổ Tổ Công nhân Mã CN Mã tổ Họ tên CN Mã SP Số lượng Điểm Tổng tiền Được NS Mất NS Tổng LSP Thực hiện chuẩn hóa 1.NF với “Bảng thanh toán tiền lương” ta được: Bảng lương XN Mã XN Tên XN Tháng Số ngày lễ Tổ Mã Tổ Tên tổ Mã XN Công nhân Mã CN Mã XN Họ tên CN Hệ số lương CB Hệ số Ngày công thực tế Loại thưởng Tiền thưởng Số ngày nghỉ ốm BHXH được lĩnh Lương nghỉ lễ Sinh nhật Cơm ca Tổng Tạm ứng BHXH phải nộp Còn lĩnh Thực hiện chuẩn hóa mức 2 (2.NF) Chuẩn hóa mức 2 quy định những thuộc tính chỉ phụ thuộc vào một phần của khóa phải được tách ra thành danh sách mới. Bảng lương SP Mã tổ Tổ Công nhân Mã CN Mã tổ Họ và tên CN Được NS Mất NS Tổng lương SP Năng suất Mã CN Mã SP Số lượng Tiếp tục chuẩn hóa 2.NF đầu ra “Bàng thanh toán lương” ta được Bảng lương XN Mã XN Tên XN Tháng Số ngày lễ Tổ Mã Tổ Tên tổ Mã XN Công nhân Mã CN Mã XN Họ tên CN Hệ số lương CB Hệ số Chẩm công Tháng Mã CN Công thực tế Số ngày nghỉ ốm Loại thưởng Tiền thưởng Lương nghỉ lễ BHXH được hưởng Tổng Tạm ứng BHXH phải nộp Còn lĩnh Thực hiện chuẩn hóa 3.NF Chuẩn hóa 3.NF quy định trong một danh sách không được có quan hệ phụ thuộc bắc cầu. Tổ Mã tổ Tổ Công nhân Mã CN Mã tổ Họ và tên CN Tổng lương SP Đi NS Mã CN Mã CN mất NS NS Năng suất Mã CN Mã SP Số lượng Bàng lương XN Mã XN Tên XN Tháng Tháng Số ngày lễ Công nhân Mã CN Mã XN Họ tên CN Hệ số lương CB Hệ số Chẩm công Tháng Mã CN Công thực tế Số ngày nghỉ ốm Loại thưởng Tiền thưởng Lương nghỉ lễ BHXH được hưởng Tổng Tạm ứng BHXH phải nộp Còn lĩnh Từ đầu ra “Bảng đơn giá tiểu tác” ta có được danh sách các thuộc tính: Quy trình công nghệ Mã SP Tổng thời gian Doanh thu Đơn giá Nhóm tiểu tác(R) Số LĐ (R) Tổng thời gian thực hiện nhóm tiểu tác (R) Điểm (R) Tiểu tác (R) Thời gian (R) Điểm (R) Chuẩn hóa 1.NF Sản phẩm Mã SP Tổng thời gian Doanh thu Đơn giá Nhóm tiểu tác Nhóm tiểu tác Mã SP Số LĐ Tổng thời gian Điểm Tiểu tác Mã tiểu tác Nhóm tiểu tác Thời gian Điểm Không cần thiết phải thực hiện chuẩn hóa mức 2 và 3 3.3.2. Tích hợp các tệp để tạo ra một CSDL Table HSCN Name Type Width Dec Diễn giải MaCN C 10 Mã công nhân MaTo C 2 Mã tổ MaXN C 5 Mã xí nghiệp Ho C 20 Họ và chữ lót Ten C 10 Tên công nhân HSLCB N 5 2 Hệ số lương CB HS N 5 2 Hệ số lương SP Table XINGHIEP Name Type Width Dec Diễn giải MaXN C 5 Mã XN TenXN C 50 Tên XN Qluong N 10 Quỹ lương cho XN Table TO Name Type Width Dec Diễn giải MaTo C 2 Mã tổ TenTo C 30 Tên tổ HS N 5 2 Hệ số lương của tổ Qluong N 10 Quỹ lương cho tổ Table DINS Name Type Width Dec Diễn giải MaCN C 10 Mã công nhân được NS MaCN2 C 10 Mã công nhân mất NS NS N 10 Tiền đi NS Table SANPHAM Name Type Width Dec Diễn giải MaSP C 5 Mã SP TenSP C 50 Tên SP Thoigian N 10 Thời gian hoàn thánh SP DT N 10 Doanh thu trên hợp đồng Dongia N 10 2 Đơn giá 1s lao động Table NHOMTT Name Type Width Dec Diễn giải Nhomtt N 3 Tên nhóm tiểu tác MaSP C 5 Mã SP Thoigian N 10 Thòi gian hoàn thành SoLD N 2 Số LĐ thực hiện Diem N 10 2 Tiền lương khi hoàn thành nhóm tiểu tác Table TIEUTAC Name Type Width Dec Diễn giải MaTT N 3 Mã TT TenTT C 100 Tên tiểu tác Thoigian N 10 Thời gian hoàn thành tiểu tác Table NANGSUAT Name Type Width Dec Diễn giải MaXN C 5 Mã XN MaSP C 5 Mã SP Soluong N 10 Số lượng SP hoàn thành Table THANG Name Type Width Dec Diễn giải Thang N 2 Tháng Songayle N 2 Số ngày lễ Table CHAMCONG Name Type Width Dec Diễn giải Thang N 2 Tháng MaCN C 10 Mã CN LuongSP N 10 Lương SP CongTT N 2 Số ngày công thực tế Nghiom N 2 Số ngày nghỉ ốm ( hay vì lý do nào khác) Lthuong C 2 Xếp loại thưởng Tthuong N 10 Tiền thưởng Tle N 10 Tiền lương ngày lễ Tom N 10 Tiền BHXH nghỉ ốm SN N 10 Tiền sinh nhật Tong N 10 Tổng lương Tamung N 10 Tạm ứng BHXH N 10 Đóng BHXH Luongtt N 10 Tiền lương thực tế 3.4 THIẾT KẾ GIẢI THUẬT Một số lưu đồ chính Lưu đồ nhập HSCN Mở form nhập HSCN BĐ KT Mã HS đã tồn tại? Ghi hồ sơ Đ S Nhập mã HS Nhập các dữ liệu khác Các lưu đồ nhập HS của XN, tổ, sản phẩm, tiểu tác tương tự BĐ Mở form sửa dữ liệu KT Đ S Mã trùng với HS #? Nhập lại mã HS Sửa dữ liệu Ghi Lưu đồ sửa HSCN Các lưu đồ sửa HS của XN, tổ, sản phẩm, tiểu tác tương tự BĐ Mở form nhập liệu Xoá hồ sơ KT Đ S Xoá hồ sơ Lưu đồ xóa HSCN Các lưu đồ xóa HS của XN, tổ, sản phẩm, tiểu tác tương tự BĐ KT Mở form Nhập tiêu thức Tìm kiếm Hiện dữ liệu cần tìm Đóng form Tìm kiếm tiếp ? Có dữ liệu cần tìm? S Đ S Đ LƯU ĐỒ TÌM KIẾM (theo tên, lương, tổ, xí nghiệp) 3.5 Thiết kế logic ngoài 3.5.1 Thiết kế giao diện vào Menu Giao diện nhập HSCN Giao diện nhập xí nghiệp Giao diện nhập các bộ phận trong xí nghiệp Form tính lương thực tế của công nhân Form tính đơn giá tiểu tác Form cập nhật sản lượng nhập kho Form tìm kiếm 3.4.2 Thiết kế đầu ra Báo cáo lương thực tế của công nhân Báo cáo lương sản phẩm của công nhân Lương sản phẩm tháng 1/ 2006 Tổ May TT Họ tên Lương SP Được NS Mất NS Tồng lương SP 1 Hoàng Anh Tú 408000 0 11100 419100 2 Đỗ Thị Hằng 330800 11100 0 341900 KẾT LUẬN Hiểu rõ được tầm quan trọng của tin học trong quản lý, trong những năm qua công ty may Thăng Long đã mạnh dạn đầu tư vào cơ sở tin học. Các nghiệp vụ kế toán được tin học hóa góp phần rút ngắn thời gian lao động, giảm nhẹ khối lượng công việc mà đem lại hiệu quả còn lớn hơn trước kia. Qua thời gian thực tập ở công ty, em đã thu được rất nhiều điều bổ ích. Đó là những kinh nghiệm mà chỉ khi làm việc trong môi trường thực tế mới có được. Đây là lần đầu tiên những kiến thức học trên giảng đường được áp dụng vào thực tế nên không tránh khỏi những hạn chế và sai sót. Phần mềm mới chỉ dừng lại ở quản lý tiền lương cho công nhân các xí nghiệp. Trong tương lai, em mong muốn phần mềm có thể quản lý được tiền lương cho toàn công ty đồng thời liên kết được với các phần mềm quản lý khác tạo thành một hệ thông thông tin tài chính hoàn chỉnh. Em rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp cho đề tài thêm hoàn chỉnh và phù hợp với thực tiễn sản xuất kinh doanh. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình, chu đáo của các anh chị, cô chú tại phòng kế toán và dưới phân xưởng đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập. Những dòng cuối cùng này em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy Trịnh Hoài Sơn. Cảm ơn sự hướng dẫn tận tình, sự kiên trì và lòng độ lượng thầy đã dành cho em. TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Trương Văn Tú – TS Trần Thị Song Minh, Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Thống Kê, Hà Nội, năm 2000. KS tin học Đinh Xuân Lâm, những bài thực hành Víual foxpro, NXB Thống Kê, TP Hồ Chí Minh, năm 2004. Tập thể CBCNV công ty may Thăng Long, may Thăng Long 45 năm một chặng đường, NXB Thống Kê,Hà Nội, năm 2000 MỤC LỤC Trang ._.