Phân Tích Thiết Kế Phần Mềm quản Lí Nhân Sự tại Công ty Cơ Khí Ô Tô 1- 5

các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của nó sẽ được chuyển đến các đích hoặc vào các kho dữ liệu. Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức đều có những đặc thù riêng nhưng nó vẫn tuân theo quy tắc trên. Dưới đây là mô hình hệ thống thông tin tổng quát: Đích Nguồn Thu thập Phân phát Xử lí & Lưu trữ Kho dữ liệu Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lí, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. II. Các khái niệm liên quan đến cơ sở dữ liệu Dữ liệu có vai trò sống còn đối với một tổ chức hay một doanh nghiệp. Bởi lẽ, dữ liệu của một tổ chức, một doanh nghiệp phục vụ trực tiếp cho công việc quản lí và kinh doanh của chính doanh nghiệp đó. Hơn nữa, dữ liệu của một công ty có dung lượng rất lớn có thể lên đến hàng gigabytes. Nếu mất những dữ liệu đó thì tổ chức, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong quản lí và kinh doanh như: định giá sản phẩm bán hoặc mua, tính lương cho nhân viên, điều hành một tổ chức…Vì vậy bất kì một nhà quản lí nào cũng rất quan tâm đến việc quản lí dữ liệu của công ty, của doanh nghiệp. Đối với một phân tích viên hệ thống thì khi phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì cần thiết là phải phân tích cơ sở dữ liệu của hệ thống. Cở sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm sau: Thực thể: Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản lí muốn lưu trữ về nó. chẳng hạn: nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng ... Khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực thể cùng loại. Trường dữ liệu: Để lưu thông tin về từng thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ thuộc tính để ghi giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi một thuộc tính được gọi là một trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Bản ghi: Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành một bản ghi. Bảng: Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường. Cơ sở dữ liệu: được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lí của một hệ thống chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác nhau, với những mục đích khác nhau. Khi xem xét đến cơ sở dữ liệu, ta cũng phải xét đến những thao tác, hoạt động chính của nó như: cập nhật dữ liệu, truy vấn dữ liệu, lên các báo cáo từ cơ sở dữ liệu. Cập nhật dữ liệu: Dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu qua việc nhập dữ liệu. Dữ liệu có thể được nhập vào từ nhiều nguồn khác nhau: từ điện thoại, từ phiếu có sẵn, từ những bản ghi lich sử, từ các tệp tin máy tính hoặc từ nhiều thiết bị mang tin khác. Truy vấn dữ liệu: truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu. Để thực hiện được điều này ta phải có một cách thức nào đó giao tiếp với cơ sở dữ liệu, Thông thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn, có hai dạng ngôn ngữ truy vấn: Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúcSQL: đây là ngôn ngữ phổ dụng nhất được dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Ngôn ngữ truy vấn bằng ví dụ QBE: nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu là dựa vào khái niệm QBE. QBE tạo cho người sử dụng một lưới điền hoặc một mẩu để xây dựng cấu trúc một mẩu hoặc mô tả dữ liệu mà họ muốn tìm kiếm. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu hiện đại sử dụng giao diện đồ hoạ và kỹ thuật rê chuột để tạo truy vấn một cách dễ dàng và nhanh chóng. Lập các báo cáo: báo cáo là những dữ liệu kết xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức sắp xếp và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo có thể được thể hiện trên màn hình. Tổ chức và mô hình dữ liệu: dữ liệu phải được tổ chức theo một cách nào đó để không dư thừa và dễ tìm kiếm, phân tích và hiểu dược chúng. Thông thường dữ liệu được tổ chức dưới 3 mô hình: mô hình phân cấp, mô hình mạng lưới và mô hình quan hệ. III. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 1. Phân tích yêu cầu Phân tích yêu cầu của hệ thống là một công đoạn quan trọng cho việc quyết định sự thành bại của dự án. Một sai lầm phạm phải trong giai đoạn này sẽ làm lùi bước trên toàn dự án, kéo theo những chi phí lớn cho tổ chức. Vì vậy khi nhận được yêu cầu của bài toán thì ta phải đi phân tích yêu cầu cần có của hệ thông định xây dựng. Trong khâu đánh giá yêu cầu hệ thống, phải dánh giá hệ thống khả thi về những mặt nào, hệ thống cũ còn những sai sót gì, hệ thống mới sẽ được giải quyết như thế nào. Đánh giá tầm quan trọng việc thực hiện hệ thống mới. Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo. 2. Phân tích chi tiết Sau khi đánh giá yêu cầu của hệ thống phân tích viên thực hiện công việc tiếp sau là phân tích chi tiết hệ thống hiện tại. Giai đoạn này có tầm quan trọng trong khâu phân tích hệ thống. mục đích của giai đoạn này là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính mà hệ thống đang tồn tại, mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các giải pháp cho phép đạt được các mục tiêu trên. Trong phân tích chi tiết phân tích viên phải đưa ra được mô hình hoá luồng thông tin và luồng dữ liệu của hệ thống hiện tại. 2.1. Các kí pháp được sử dụng trong quá trình mô hình hoá luồng thông tin Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc sử lí, lưu trữ bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin: - Xử lí: Thủ công Người- Máy Tin học hoá hoàn toàn - Kho dữ liệu: Thủ công Tin học hoá Tài liệu - Dòng thông tin: - Điều khiển 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệu cũng dùng để mô tả hệ thống thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lí, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không quan tâm đến thời điểm và đối tượng xử lí. Nó chỉ mô tả hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Trong sơ đồ sử dụng các kí pháp sau: Tên nguồn hoặc đích Nguồn hoặc Đích Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu Tên tiến trình xử lí Tiến trình xử lí Tệp dữ liệu Kho dữ liệu Các mức của sơ đồ DFD: Sơ đồ ngữ cảnh: Thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mô tả sao cho chỉ cần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ phân rã của hệ thống: Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dung kỹ thuật phân dã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, mức 1, mức 2… 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu Đây là khâu thiết kế lô gíc của hệ thống thông tin mới.Sau khi kết thúc khâu phân tich chi hệ thống cũ phân tích viên bắt tay vào thiết lô gíc cho hệ thống mới trên cơ sở đã phân tích chi tiết trước đó. Sản phẩm đầu ra của giai đoạn này là các sơ đồ luồng dữ liệu cho hệ thống mới và các sơ đồ cấu trúc dữ liệu của hệ thống. Xây dựng mô hình lô gíc cho hệ thống thông tin mới là một quá trình tương đối phức tạp, cần phải có sự hiểu biết sâu sắc về hệ thống đang tồn tại và biết làm chủ các công cụ thiết kế lô gic cho hệ thống. Thiết kế các bộ phận của hệ thống sẽ bao gồm: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lí, thiết kế vào ra cho hệ thống. 3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống được sử dụng hai phương pháp sau: a) Thiết kế cơ sở dữ liệu đi từ các thông tin đầu ra của hệ thống.Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là phương pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu.Nó được thiết kế theo các bước sau: Bước 1 Xác định các đầu ra - Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra. - Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2 Xác định các tệp cần cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra.- Liệt kê các phần tử thông tin đầu ra : liệt kê các thuộc tính thành danh sách. Đánh dấu các thuộc tính lặp , là các thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh và loại bỏ ra khỏi danh sách gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin dầu ra.Xem xét loại bỏ các thuộc tính không có ý nghĩa trong quản lí. - Thực hiện chuẩn hoá mức 1( 1.NF) : trong mỗi danh sách không được phép chứa các thuộc tính lặp. Nếu có thuộc tính lặp thì phải tách ra thành một danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lí và gắn thêm cho nó một tên tìm một thuộc tính định danh . - Thực hiện chuẩn hoá mức 2(2.NF) : trong một danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có phụ thuộc một phần thì phải tách thành danh sách mới và tìm thuộc tính định danh cho nó. - Thực hiện chuẩn hoá mức 3 (3.NF): trong danh sách không có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu có thì phải tách chúng thành danh sách mới với thuộc tính định danh mới. Mỗi danh sách sau khi chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu. Bước 3 Tích hợp các tệp để tạo ra một cơ sở dữ liệu. Bước 4 Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ cơ sở dữ liệu. Bước 5 Xác định liên hệ lô gíc giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc giữa các tệp. b) Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá: Mô hình dữ liệu quan niệm được thể hiện bằng sơ đồ mối quan hệ thực thể. Trong sơ đồ có sử dụng ba ký pháp sau: Thực thể: được dùng để biểu diễn những đối tượng cụ thể hoặc trừu tượng trong thế giới thực thể mà ta muốn lưu trữ thông tin về nó. Tên của thực thể là một danh từ và nó được biểu diễn bằng một hình trữ nhật: Tên thực thể Thực thể Liên kết: một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác. Nó có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau. Giữa các thực thể có thể tồn tại các mối liên kết sau: + Liên kết một – một. + Liên kết một – nhiều: mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B và một lần xuất hiện của B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất hiện của A. + Liên kết nhiều – nhiều: một lần xuất hiện của A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất hiện của B và mỗi lần xuất hiện của B cũng được liên kết với nhiều lần của A. Liên kết Mối liên kết của các thực thể được biểu diễn bằng hình thoi và bằng động từ: Liên kết Thuộc tính : dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ. Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tính quan hệ.Thuộc tính định danh là thuộc tính dùng để xác định một cách duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể, giá trị của nó là duy nhất. Thuộc tính mô tả dùng để mô tả về thực thể. Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có quan hệ. Sau khi xác định được sơ đồ quan hệ thực thể ta phải chuyển sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu. + Đối với quan hệ một chiều: loại liên kết một – một và một - nhiều thì tạo ra một tệp dữ liệu duy nhất. Liên kết nhiều – nhiều tạo ra hai tệp, một tệp thể hiện thực thể, một tệp thể hiện mối quan hệ. + Đối với quan hệ hai chiều: loại liên kết một – một tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể.Loại liên kết một – nhiều tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Loại liên kết nhiều – nhiều tạo ra hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ của hai thực thể. 3.2. Thiết kế lô gíc xử lí Hoạt động xử lí của dữ liệu bao gồm hai công việc : tra cứu và cập nhật dữ liệu. Ta xem xét một số khái niệm cơ sở cho quá trình phân tích cập nhật và phân tích tra cứu. + Sự kiện: việc thực hiện khi đến nó làm khởi sinh sự thực hiện của một hoặc nhiều việc khác.Sự kiện cập nhật xảy ra khi phát sinh một dữ liệu mới mà ta cần lưu trữ thì ta phải cập nhật nó. + Phân tích tra cứu: phân tích tra cứu là tìm xem bằng cách nào để có được những thông tin đầu ra từ tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữ liệu. + Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu luôn phải được cập nhật thường xuyên để đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhất của các đối tượng mà nó quản lí. 3.3.Thiết kế vào ra của hệ thống Thiết kế khuông dạng của các đầu vào và đầu ra của hệ thống phải hợp lí thuận tiện và đẹp, việc thiết kế đầu vào và ra của hệ thống mà không hợp lí đẹp mắt sẽ làm cho người sử dụng không muốn sử dụng hệ thống mặc dù nó có được đánh giá cao ở khía cạnh khác. Một số thiết kế cách thức giao tác người – máy : giao tác bằng một số tập hợp lệnh, Giao tác bằng bàn phím, giao tác bằng dạng thực đơn(menu),giao tác bằng dạng biểu mẫu và bằng dạng hoạ tiết. 3.4. Mã hoá dữ liệu Mã hoá là việc rất cần thiết khi xây dựng một hệ thống thông tin. việc mã hoá dữ liệu mang lại nhiều lợi ích sau: + Nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng, nó mang tính duy nhất. + Mô tả nhanh chóng các đối tượng. + Nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn. Mã hoá được xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Các phương pháp mã hoá cơ bản: + phương pháp mã hoá phân cấp: Theo phương pháp nàyđối tượng được phân cấp từ trên xuống, được xây dựng từ trái qua phải và được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. + Phương pháp mã hoá liên tiếp: mã này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định. Đối với phương pháp này có ưu điểm không nhầm lẫn và tạo lập dễ dàng, tuy nhiên nó có nhược điểm là không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm mã vào giữa hai mã cũ. + Phương pháp mã hoá tổng hợp: đây là phương pháp kết hợp giữa mã hoá liên kết và mã hoá phân cấp. + Phương pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp này có ưu điển là gợi nhớ cao có thể nới rộng dễ dàng. Tuy nhiên nó có nhược điểm là ít thuận lợi cho tổng hợp và phân tích, nó có mã dài hơn. +Phương pháp mã hoá nối ghép: ưu điểm của phương pháp này là nhận diện không nhầm lẫn, có khả năng phân tích cao và có khả năng kiểm tra thuộc tính. Khi mã hoá dữ liệu thì bộ mã hoá mà càng ngắn thì càng tốt, điều đó sẽ giúp tiết kiệm bộ nhớ, tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm sai sót khi sử dụng đồng thời phải dễ kiểm tra. 4. Triển khai hệ thống và thử nghiệm chương trình Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định tới việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu. Mục đích của giai doạn là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt và có hiệu quả Một số khái niệm liên quan đến thiết kế vật lí trong: Sự kiện: là một việc thực khi đến nó làm khởi sinh việc thực hiện của một hoặc nhièu xử lí nào đó. Công việc: là một dãy các xử lí có chung một sự kiện khởi. Tiến trình: một dãy các công việc mà các xử lí bên trong của nó nằm trong cùng một lĩnh vực nghiệp vụ. Nhiệm vụ: là một xử lí được xác định thêm các yếu tố về mặt tổ chức và về phương thức xử lí. Pha xử lí: là tập hợp các nhiệm vụ có tính đến các yếu tố tổ chức và sự thực hiện chúng, không phụ thuộc vào sự kiện nào khác mà chỉ phụ thuộc vào sự kiện khởi sinh ban đầu. Công Việc Tiến trình 1 Tiến trình 2 Tiến trình 3 Pha 1 Pha 2 Pha 3 Ta có sơ đồ sau: Mô đun xử lí: là một xử lí cập nhật hoặc tra cứu bên trong của một pha và thao tác với số lượng tương đối ít dữ liệu. đây là cách chia nhỏ các xử lí. Thử nghiệm hệ thống: Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi. Nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hoá. Mục đích của việc thử nghiệm hệ thống là đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng với các yêu cầu đề ra. IV. Giới thiệu phần mềm Visual Foxpro 6.0 Visual Foxpro là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp cho bạn nhiều công cụ trong việc truy xuất dữ liệu cũng như việc xây dựng các ứng dụng. Đây là một môi trường hướng đối tượng mạnh mẽ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng. Visual Foxpro 6.0 cung cấp công cụ để tổ chức các table chứa thông tin, chạy các query, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất, hay lập trình một ứng dụng sắp xếp dữ liệu hoàn chỉnh và nhanh chóng cho người dùng. Visual Foxpro không chỉ cho phép người dùng thao tác trong môi trường của mình mà còn cho phép người dùng có thể truy xuất và kết nối với các phần mềm khác như: Microsoft Access, Microsoft Excel, Visual Basic 6.0 … Ngoài ra khi sử dụng Visual Foxpro 6.0, Nó còn cho phép chúng ta lập trình trong môi trường nhiều người dùng. Vì những lí do trên mà em trọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro làm công cụ xây dựng cho ứng dụng của mình. ChươngIII Phân tích thiết kế phần mềm quản lí nhân sự tại công ty ô tô 1- 5 I. Phân tích yêu cầu Cũng giống như bất kỳ một doanh nghiệp nào, công việc quản lí nhân sự tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1- 5 được giao cho bộ phận chuyên trách về nhân sự, thuộc phòng tổ chức lao động và tiền lương đảm nhận.Mọi hoạt động tuyển dụng, đào tạo, và quản lí đều theo bộ luật lao động đã được ban hành. Lao động trong công ty có thể là lao động biên chế, lao động hợp đồng có thời hạn, lao động có thời hạn không xác định và lao động tập sự. Công tác quản lí nhân sự tại Công Ty bao gồm các công tác sau: + Quản lí các hồ sơ nhân sự. + Quản Lí người lao động thông qua việc chấm công, việc hoàn thành công việc của mỗi cá nhân từ đó lên danh sách báo cáo khen thưởng và kỷ luật. + Quản lí việc tuyển chọn, tuyển dụng và đào tạo người lao động trong công ty. Công tác tuyển chọn tuyển dụng lao động tại công ty: Công việc tuyển dụng lao động nhằm đảm bảo chất lượng, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh và sự phát triển bền vững của Công Ty. Quy trình tuyển dụng lao động tại Công Ty Ô Tô 1-5: Xác định nhu cầu và tiêu chuẩn Thực hiện tuyển dụng Đánh giá sau khi thử việc Ký kết hợp đồng lao động Khi có nhu cầu mở rộng sản xuất để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định, Phòng tổ chức lao động có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển dụng và trình duyệt cho giám đốc. Hoặc khi có lao động nghỉ hưu hay chấm dứt hợp đồng, phòng lao động cũng phải xem xét, cân đối lao động giữa các đơn vị trong Công Ty. Nếu thiếu thì thực hiện công tác tuyển dụng thêm. Khi có một vị trí đòi hỏi phải có chuyên môn nghiệp vụ cao thì phòng cũng có nhiệm vụ lập phương án tuyển dụng hoặc cử người đi đào tạo thêm cho phù hợp với vị trí làm việc. Tiêu chuẩn tuyển dụng: Mọi đối tượng lao động có đầy đủ điều kiện sau đều có thể được tuyển dụng: + Tuổi đời: từ 18 trở lên, tuỳ theo từng ngành nghề mà giới hạn trên sẽ khác nhau. + Có đủ sức khoẻ( có giấy khám sức khoẻ của cơ quan y tế có thẩm quyền từ cấp huyện thị trở lên). + Trình độ văn hoá: Đối với khối gián tiếp phải tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên hoặc bổ túc văn hoá.Đối với khối lao động trực tiếp: tốt nghiệp trung học cơ sở trở lên. +Trình độ chuyên môn: Đối với khối gián tiếp thì phải tốt nghiệp trung cấp nghiệp vụ trở lên. Đối với khối trực tiếp thì phải được đào tạo chính quy, có bằng nghề 2/7 hoặc trung cấp kỹ thuật, trung cấp nghiệp vụ trở lên đúng theo yêu cầu. + Có nguyện vọng làm việc tại Công Ty lâu dài. Sau khi xác định được nhu cầu cần tuyển dụng của Công Ty thì bộ phận tuyển dụng tiến hành thông báo tuyển dụng. Mọi đối tượng thamgia tuyển dụng có hồ sơ tuyển dụng bao gồm: + Một sơ yếu lí lịch tự thuật có xác nhận của địa phương đang sinh sống. + Đơn xin việc( có ảnh 4*6) : tự viết tay hoặc theo mẫu đơn có sẵn. + Bản sao giấy khai sinh có công chứng. + Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ quan ytế có thẩm quyền cấp. + Các loại văn bằng chứng chỉ có liên quan. Đối với những hồ sơ được chấp nhận thì sẽ được lưu trữ vào tủ đựng hồ sơ tại phong nhân sự, sau khi trúng tuyển hồ sơ thì người lao động phải qua kiểm tra sức khoẻ tại Công Ty,nếu sức khoẻ không đạt thì không được tuyển dụng, đồng thời phải học an toàn vệ sinh lao động chống cháy nổ,sau mới tới giai đoạn thử việc tại Công Ty(thời gian thử việc tại Công Ty là ba tháng và người lao động vẫn được trả lương theo lao động thủ việc). Sau một thời gian thử việc tại Công Ty, dựa vào kết quả dánh giá sau khi thực thử việc mới có quyết định chính thức ký kết hợp đồng hay không. Khi người lao động kí kết hợp đông thì kết thúc quá trình tuyển dụng lao động. Hợp đồng lao động cùng hồ sơ tuyển dụng sẽ trở thành hồ sơ nhân sự và được lưu trữ tại tủ hồ sơ nhân sự của phòng tổ chức lao động trong suốt thời gian người lao động công tác tại Công Ty. Công tác quản lí hồ sơ tại Công Ty Ô Tô 1-5: Hồ sơ nhân sự của nhân viên gồm có hồ sơ tuyển dụng và hợp đồng lao động đã kí kết(như trên) được lưu trữ tại phòng nhân sự của công ty. Sau khi có các hồ sơ nhân sự mới thì bộ phận quản lí hồ sơ thực hiện công tác phân loại và sắp xếp hồ sơ theo từng phòng ban và các bộ phận, các xí nghiệp. Nếu cần bổ sung văn bản, giấy tờ nào thì thông báo cho lao động biết và bổ sung trong thời gian quy định của Công Ty. Đến kỳ lên lương, bộ phận quản lí nhân sự căn cứ vào hồ sơ để lập danh sách lương để gửi lên cho phòng Tài chính - Kế toán. Hàng năm đến kỳ thi nâng bậc, ngạch lương thì bộ phận quản lí hồ sơ phải bổ sung vào hồ sơ nhân sự của nhân viên các quyết định nâng lương. Đến cuối các kỳ sản xuất hoặc cuối các quý, năm công ty ra các quyết định khen thưởng và kỷ luật thì bộ phận quản lí nhân sự phải bổ sung vào hồ sơ nhân sự của nhân viên các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật. Ngoài ra hàng năm bộ phận nhân sự còn phải bổ sung thêm các văn bằng chứng chỉ có liên quan đến quá trình công tác và đào tạo bổ sung cuả các cá nhân phát sinh. Mỗi khi lãnh đạo cần thông tin về nhân lực thì bộ phận này có nhiệm vụ lập báo cáo vê tình hình nhân sự của Công Ty. Công tác quản lí người lao động tại Công Ty Ô Tô 1 – 5: Việc quản lí người lao động tại Công Ty chủ yếu là về các mặt như: quản lí về nhiệm vụ công tác của lao động có thực hiện đúng trách nhiệm và công việc được giao hay không, tỉ lệ hoàn thành công việc dể từ đó xét khen thưởng(đối với những cán bộ hoàn thành tốt công việc ) hay kỷ luật(đối với các cán bộ vi phạm và không hoàn thành trách nhiệm của mình). Hàng quý, hàng năm, Công Ty cũng tổ chức các buổi tổng kết trong quý, năm và đưa ra các quyết định khen thưởng đối với các cá nhân xuất sắc và các tổ nhóm lao động xuất sắc. Công Ty quản lí người lao động còn theo ngày công lao động để lấy đó làm tiêu chuẩn để tính lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên tại Công Ty. Bên cạnh việc quản lí người lao động về chuyên môn nghiệp vụ của cá nhân để có thể phân bổ lao động đúng vị trí việc làm còn khuyết và tránh sử dụng lãng phí các lao động có chuyên môn nghiệp vụ cao đồng thời giảm bớt những người có chuyên môm kém làm ảnh hưởng đến sự hoạt động của Công Ty. Một số vấn đề yếu kém còn tồn tại của Công Ty trong công tác quản lí nhân sự: + Công tác quản lí còn chậm, chậm trong việc lên báo cáo định kỳ và đặc biệt là các báo cáo bất thường. + Việc chỉnh sửa, xoá bổ sung các văn bằng chứng chỉ phát sinh trong quá trình công tác gặp rất nhiều khó khăn, dễ mất, khó tìm. + Việc lưu trữ cần phải có khối lượng sổ sách rất lớn sẽ tốn chi phí, lại phải cần có một số lượng đông nhân viên cho công tác quản lí hồ sơ dẫn đến tình trạng bộ máy của phòng tổ chức cồng kềnh. Do đó yêu cầu đạt ra đối với việc quản lí nhân sự tại Công Ty là phải tin học hoá khâu quản lí nhân sự, khắc phục những yếu kém của hệ thống hiện tại, đồng thời phải cho phép tìm kiếm được thông tin về các cán bộ nhân viên trong Công Ty, phục vụ cho công tác lên báo cáo. II. phân tích chi tiết 1. Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống hiện tại Thời điểm Cán bộ công nhân Bộ phận quản lí nhân sự Giám đốc viên Bắt đầu vào làm Trong quá trình lao động Cuối năm, kỳ báo cáo &khi lãnh đạo yêu cầu Hồ sơ và hợp đồng tuyểndụng Tiếp nhận & xem xét tủ hồ sơ Phân loại hồ sơ theo đơn vị Thống kê & Báocáo Tủ HS Theo dv Văn bằng & chứng chỉ liên quan Báo cáo định kì Báo cáo theo yêu cầu Các quyết định nhân sự Sơ đồ luồng thông tin quản lí nhân sự tại công ty ô tô 1-5 2. Sơ đồ luồng dữ liệu quản lí nhân sự tại Công Ty Cơ Khí Ô Tô 1-5 2.1. Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống Cán bộ công nhân viên Quản lí nhân sự Giám đốc Thông tin quyết định Hồ sơ nhân viên Yêu cầu thông tin nhân sự Báo cáo nhân sự Sơ đồ mức ngữ cảnh 2.2. Sơ đồ phân rã mức 1 3.0 Quản lí HSNS Cán bộ công nhân viên Giám đốc 2.0 QLngười lao động Bản chấm công Thông tin Hồ sơ tuyển dụng kỹ năng của 1.0 Tuyển chọn nhân viên Vị trí cần Đề nghị tuyển bổ nhiệm tuyển chọn Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân lực Chỉ tiêu NL Yêu cầu NL HS nhân sự 2.3. Sơ đồ phân rã mức 2 Sơ đồ phân rã quy trình quản lí hồ sơ mức 2: Bộ phận tuyển chọn Giám đốc 3.4 Lập báo cáo 3.1 Phân loại hồ sơ Bộ phận QL người lao động 3.3 cập nhật 3.2 Huỷ hồ sơ Hồ sơ đã trúng Hồ sơ tuyển loại HS đã phân loại Hồ sơ nhân sự Báo cáo nhân sự yêu cầu Thông tin nhân sự kỹ năng Sơ đồ DFD phân rã quản lí người lao động mức 2 Cán bộ công nhân viên 2.1 QL công việc 2.2 Đánh giá công việc Bộ phận Tuyển dụng Giám đốc Bộ phận quản lí hồ sơ Nhận xét Thông tin thực hiên CV kỹ năng bản chấm công Yêu cầu báo cáo CV kết quả thực hiện vị trí cần tuyển Đề nghị bổ nhiệm tuyển chọn Sơ đồ DFD quy trình tuyển chọn phân rã mức 2 Bộ phận quản lí hồ sơ NS 1.1 Xác định nhu cầu 1.2 Tuyển chọn Giám đốc Bộ phận QL người lao động Cán bộ công nhân viên Chỉ tiêu Hồ sơ nhân sự nhân lực Vị trí cần tuyển Hồ sơ dự tuyển Vị trí cần tuyển Hồ sơ dự tuyển Thông qua các sơ đồ DFD của hệ thống quản lí nhân sự hiện tại, ta có thể đưa ra giải pháp cho phần mềm quản lí nhân sự tại công ty ô tô 1-5 như sau: Dữ liệu đầu vào Dữ liệu đầu ra Phần mền quản lí nhân sự Bộ phận nhân sự Giám đốc sử dụng phần mềm Báo cáo Thông tin kết xuất Trong đó, phần mềm cho phép tìm kiếm thông tin về các cán bộ công nhân viên theo Tên, theo đơn vị phòng ban, theo mã số của nhân viên. Ngoài ra còn cho phép lập danh sách các cán bộ công nhân viên là đoàn viên, là đảng viên hay đoàn viên công đoàn. Từ đó ta có sơ đồ luồng dữ liệu DFD cho hệ thống quản lí nhân sự mới tại Công Ty Ô Tô 1-5 như sau: Sơ đồ ngữ cảnh DFD mức 0: Cán bộ công nhân viên Quản lí nhân sự Giám đốc Thông tin Yêu cầu báo cáo Thông tin cá nhân Báo cáo Sơ đồ DFD của hệ thống quản lí mới: Giám đốc 1.0 Quản lý hồ sơ Cán bộ công nhân viên 3.0 Thống kê 2.0 Tìm kiếm Thông tin vê cán bộ Tìm kiếm thông tin trả lời Hồ sơ nhân sự Yêu cầu thống kê (2) (1) Thông tin thống kê (1) yêu (2) cầu Thông tin Số liệu thống kê thống Yêu đã tìm kiếm kê cầu tìm Báo cáo thống kê kiếm (1): các yêu cầu tìm kiếm (2): trả lời tìm kiếm. III. Thiết kế cơ sở dữ liệu của hệ thống 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng thông tin đầu ra của hệ thống Đầu ra của hệ thống Quản lí nhân sự tại Công Ty Ô Tô 1- 5 là báo cáo về các cán bộ công nhân viên, bao gồm các thuộc tính sau: - Mã cán bộ công nhân viên - Tên cán bộ công nhân viên - Ngày sinh - Nơi sinh - Giới tính - Bí danh - Số chứng minh thư - Ngày cấp - Nơi cấp - Địa chỉ hiện nay - Số điện thoại - Dân tộc - Tôn giáo - Quê quán - Địa chỉ Thường trú - Thành phần bản thân - Thành phần gia đình - Quốc tịch - Đoàn, ngày vào đoàn, chức vụ Đoàn - Đảng, ngày vào Đảng, chức vụ Đảng - Đoàn viên công đoàn, ngày vào đoàn - Quân đội, ngày nhập ngũ, ngày xuất ngũ - Công an - Tình trạng hôn nhân - Trình độ văn hoá - Trình độ chuyên môn - Trình độ lí luận chính trị - Trình độ tin học ngoại ngữ - Sức khoẻ - Thương binh, bệnh binh - Loại lao động( biên chế, hợp đồng, thử việc) - Kinh nghiệm công tác - Quá trình học tập - Số sổ bảo hiểm lao động - Số hộ chiếu - Khen thưởng, kỷ luật - Quan hệ gia đình - Ngạch bậc - Hệ số lương - Hệ số chức vụ - Hệ số phụ cấp Từ các thông tin đầu ra trên ta phân tích, thiết kế được hệ cơ sở dữ liệu bao gồm các tệp sau: Tệp Cán bộ có các thuộc tính - Mã cán bộ - Tên cán bộ - Bí danh - Ngày sinh - Nơi sinh - Giới tính - Số chứng minh thư - Dân tộc - Tôn giáo - Quê quán - Chỗ ở hiện nay - Quốc tịch - Thành phần gia đình - Thành phần bản thân - Mã bộ phận - Mã Chức vụ - Mã tổ - Trình độ văn hoá - Trình độ chyên môn - Trình độ lí luận chính trị - Chuyên môn -Ngoại ngữ , tin học - Ngành nghề công tác - Ngạch bậc - Hệ số lương - Hệ số chức vụ - Hệ số phụ cấp - Đoàn - Đảng - Quân đội - Công an - Loại lao động - Ngày vào làm Tệp Danh mục dân tộc - Mã dân tộc - Tên dân tộc Tệp Tôn giáo - Mã tôn giáo - Tên tôn giáo Tệp Chức vụ - Mã chức vụ - Tên chức vụ Tệp Bộ phận - Mã bộ phận - Tên bộ phận Tệp Tổ sản xuất - Mã tổ - Tên tổ Tệp Quan hệ gia đình - Mã cán bộ - STT - Quan hệ - Họ tên - Ngày sinh - Tình trạng hiện nay - Nghề nghiệp Tệp Quá trình công tác - Mã cán bộ - Từ năm - Đến năm - Đơn vị công tác - Địa chỉ - Chức vụ - Lí do thôi việc Tệp Quá trình học tập - Mã cán bộ - Từ năm - Đến năm - Tên trường - Hình thức học - Ngành học - Trình độ - Loại tốt nghiệp Tệp Khen thưởng( Kỷ luật) - Mã cán bộ - Loại khen thưởng(kỷ luật) - Ngày khen thưởng (kỷ luật) - Cấp khen - Lí do - Người ký Tệp Danh mục Nước - Mã nước - Tên nước Tệp Danh mục Ngoại ngữ (Tin học) - Mã ngoại ngữ (tin học) - Tên ngoại ngữ ( Tin học) Tệp Danh mục trình độ văn hoá (lí luận, chuyên môn, chuyên môn ) - Mã - Tên 2.Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá quan hệ thực thể Hệ thống quản lí nhân sự bao gồm các thực thể sau: - Cán bộ công nhân viên - Đơn vị, bộ phận làm việc - Tổ nhóm sản xuất - Dân tộc - Tôn giáo - Chức vụ - Khen thưởng - Kỷ luật - Quá trình công tác - Quá trình học tập - Gia đình - Ngoại ngữ - Tin học - Nước - Danh mục trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn, trình độ lí luận - Danh mục chuyên môn đào tạo Dựa trên các thực thể trên ta có mối quan hệ giữa các thực thể như sau: Dân tộc Gia đình Tôn giáo Chức vụ ._.