Phân tích & thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội

m công nghệ thông tin thực sự đã và đang ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập, phát triển. Trong thời đại ngày nay, không thể phủ nhận máy móc, thiết bị hữu hình, thông tin được đánh giá như những nguồn tài nguyên quan trọng. Nhưng con người luôn là yếu tố trung tâm và sử dụng các tài nguyên khác cho quá trình phát triển. Có được nguồn nhân lực vững mạnh, tay nghề cao là sự đảm bảo thành công cho tất cả mọi tổ chức. Vì thế việc quản lý nguồn nhân lực là việc làm rất cần thiết và tất yếu. Do tầm quan trọng của vấn đề quản lý nhân sự nên qua quá trình thực tập tốt nghiệp tại Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội, được tìm hiểu về công tác quản lý nhân sự tại Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội em quyết định lựa chọn đề tài: “ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội” để làm chuyên đề tốt nghiệp. Chuyên đề nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng như phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp cho tài nguyên con người càng được nâng cao. Quản lý nhân sự không chỉ đơn giản là đo đếm số lượng lao động. rồi tính toán những mức lương của họ. Trái lại một hệ thống thông tin quản lý nhân sự phải giải quyết được những điều cơ bản như: các yêu cầu thu thập, lưu trữ những thông tin về hồ sơ nhân sự bao gồm như lập mới hồ sơ, chuyển giao hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ. Bên cạnh đó là phục vụ cho quá trình tìm kiếm hồ sơ nhân sự một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết. Đặc biệt là phải kết xuất ra được các báo cáo cung cấp cho quá trình quản lý. Chuyên đề có kết cầu gồm: Lời mở đầu Chương I: Tổng quan về Ngân hàng VIBANK và chuyên đề thực tập tốt nghiệp. Nội dung: Giới thiệu chung về ngân hàng VIBank và ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà nội Giới thiệu về đơn vị thực tập – Phòng đại lý phát triển thẻ VIBank Giới thiệu đề tài Chương 2. Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin Nội dung: Chương này trình bày các vấn đề về phương pháp luận được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương 3. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội Nội dung: Chương này trình bày quá trình thiết kế chương trình quản lý nhân sự VIBank theo tài liệu khảo sát thu thập được về quản lý nhân sự tại Ngân hàng VIBank. Kết luận Em rất mong nhận được sự giúp đỡ, quan tâm, phê bình của các thầy cô, các bạn để đề tài này được hoàn thiện hơn và có thể ứng dụng rộng rãi trong thực tế. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS Trương Văn Tú đã tận tình hướng dẫn giúp em hoàn thành chuyên đề này. Em cũng xin cảm ơn các cô chú tại ngân hàng VIBank đã cung cấp tư liệu để em hoàn thành chuyên đề. Chương I Tổng quan về Ngân hàng VIBANK và chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1.1. Giới thiệu chung về ngân hàng VIBank Ngân hàng TMCP Quốc Tế Việt Nam (tên gọi tắt là Ngân hàng Quốc Tế - VIB Bank) được thành lập theo Quyết định số 22/QĐ/NH5 ngày 25/01/1996 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Tên Ngân hàng: Ngân hàng VIB( ngân hàng quốc tế) Địa chỉ: 64-68 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Điện thoại: 04. 942 6919 Fax: 04. 942 6929 E-mail: vib@vib.com.vn Website: www.vib.com.vn Cổ đông sáng lập Ngân hàng Quốc Tế bao gồm các cá nhân và doanh nhân hoạt động thành đạt tại Việt Nam và trên trường quốc tế, Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam. Ngân hàng Quốc Tế là một ngân hàng bán lẻ, chủ yếu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ tài chính trọn gói cho khách hàng mà phần lớn là những doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động lành mạnh và những cá nhân, gia đình có thu nhập ổn định. Ngân hàng Quốc Tế luôn được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam xếp loại tốt nhất theo các tiêu chí đánh giá hệ thống Ngân hàng Việt Nam trong nhiều năm liên tiếp. Ngân hàng Quốc Tế đang tiếp tục củng cố vị trí của mình trên thị trường tài chính tiền tệ Việt Nam. Từ khi bắt đầu hoạt động ngày 18/09/1996 với số vốn điều lệ ban đầu là 50 tỷ đồng Việt Nam, Ngân hàng Quốc Tế đang phát triển thành một trong những tổ chức tài chính trong nước dẫn đầu thị trường Việt Nam. Đến cuối tháng 9 năm 2007, vốn điều lệ của Ngân hàng Quốc Tế là 1.500 tỷ đồng. Tổng tài sản đạt trên 22.000 tỷ đồng. Ngoài Hội sở tại Hà Nội, Ngân hàng Quốc Tế có gần 80 Chi nhánh tại Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Quảng Ninh, Hải Dương, Vĩnh Phúc, Nghệ An, Quảng Ngãi, Thanh Hóa, Nha Trang, Huế, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Đồng Nai, Bình Dương, Cần Thơ, An Giang, Kiên Giang và mạng lưới 37 Tổ công tác tại 35 tỉnh, thành phố trên toàn quốc. Với phương châm “Luôn gia tăng giá trị cho bạn!”, Ngân hàng Quốc Tế không ngừng gia tăng giá trị của khách hàng, của đối tác, của cán bộ nhân viên ngân hàng và của các cổ đông. 1.2. Giới thiệu về ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà nội Tên đơn vị: Ngân hàng Quốc Tế - VIB Bank Địa chỉ: 59-Quang Trung-Hai Bà Trưng-Hà Nội Website: www.vibcard.com.vn E-mail: card@vib.com.vn Điện thoại: (84-4) 9445289 Fax: (84-4) 944529 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển Ngân hàng Quốc Tế là một trong những ngân hàng cổ phần đầu tiên tham gia Liên minh thẻ Vietcombank, và đã đạt được những thành công đáng kể trong hoạt động phát hành và thanh toán thẻ. Ngày 18/09/2004, Ngân hàng Quốc Tế đã ra mắt thẻ ghi nợ nội địa Values Connect 24 liên kết phát hành với Vietcombank, đánh dấu sự tham gia thị trường thẻ của VIB Bank. Tháng 12/2005, Ngân hàng Quốc Tế là ngân hàng đầu tiên trong liên minh thẻ hợp tác với Vietcombank phát hành thẻ tín dụng quốc tế Mastercard Với những thành công trên, tháng 01/2006, Trung tâm thẻ VIB Bank chính thức được thành lập. Với mô hình tổ chức hiện đại, chuyên nghiệp, Trung tâm thẻ VIB Bank đã có những thành công bước đầu. Triển khai thành công Hệ thống quản lý thẻ và chuyển mạch tài chính hiện đại với nhà cung cấp giải pháp thẻ hàng đầu Card Tech Limited. Tháng 5/2006, khai trương trụ sở mới Trung tâm Thẻ tại 59 Quang Trung, Hai Bà Trưng, Hà Nội. Tháng 6/2006, trở thành thành viên chính thức của các Tổ chức thẻ quốc tế Visa và Mastercard Tháng 7/2006, độc lập phát hành thẻ ghi nợ nội địa VIB Values với những tính năng bảo mật vượt trội cho phép chủ thẻ có thể sử dụng thẻ tại hệ thống ATM và các điểm thanh toán thẻ của Vietcombank và 16 ngân hàng khác trong Liên minh. Tháng 10/2006, VIB Bank chính thức giới thiệu và đưa vào sử dụng hệ thống VIB ATM trên toàn quốc. Hiện nay, Trung tâm thẻ Ngân hàng Quốc tế đang tích cực hợp tác với các tổ chức thẻ Quốc tế Visa và Mastercard để phát hành và thanh toán thẻ Visa, Mastercard trên nền tảng hệ thống công nghệ hiện đại của VIB Bank. 1.2.2. Sứ mệnh Phát triển bền vững cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang vươn lên, Sáng tạo và đa dạng sản phẩm dịch vụ cho cá nhân có thu nhập. Dịch vụ tài chính ngân hàng toàn diện cho doanh nghiệp lớn, Liên minh, đối tác chiến lược với các định chế tài chính. 1.2.3. Giá trị cốt lõi Hướng tới Khách hàng, Năng động - Sáng tạo, Hợp tác - Chia sẻ, Trung thực - Tin cậy, Tuân thủ tuyệt đối. 1.2.4. Tầm nhìn “…VIB Bank trở thành một trong những ngân hàng thương mại cổ phần dẫn đầu trên thị trường, cung cấp các dịch vụ tài chính ngân hàng đa năng, trọn gói cho các nhóm khách hàng trọng tâm tại các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam...” 1.2.5. Sơ đồ tổ chức Giám đốc Phòng marketing Phòng nghiệp vụ Phòng kinh doanh thẻ Phòng phát hành Phòng thẻ tín dụng Phòng phát triển thanh toán thẻ Phòng phát triển đại lý Phòng dịch vụ khách hàng Phòng công nghệ Call center Phòng phát triển sản phẩm Phòng kiểm soát rủi ro Giám đốc: Giám đốc là người nhận quyết định từ tổng Ngân hàng Quốc Tế VIBank, sau đó ra quyết định và quản lý chung các công việc tại Hội sở chính cũng như các chi nhánh ngân hàng VIBank. Phòng phát triển đại lý Phát triển hoạt động kinh doanh. Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ( đại lý tổ chức là doanh nghiệp, tổ chức) Phát triển mạng lưới khách hàng. Mở rộng hoạt động liên kết bán chéo với các đối tác khác… Phòng marketing: Phát triển thông tin. Tổ chức nghiên cứu thông tin. Quảng bá và truyền thông sản phẩm. Thực hiện các hình thức xúc tiến bán hàng (như khuyến mãi, tổ chức sự kiện quảng bá…). Phòng phát hành Phát hành thẻ trong toàn hệ thống. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến phát hành. Phòng ngiệp vụ: Kế toán nội bộ. Làm nghiệp vụ thanh toán thẻ trên toàn hệ thống( phát hành và thanh toán thẻ) Hoạt động thanh toán liên ngân hàng. Hoạt động thanh toán với các tổ chức thẻ (như VISA, Master Card…) Phòng kinh doanh thẻ: Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng) Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống. Phòng phái triển thanh toán thẻ: .Phát triển các dịch vụ thanh toán bằng thẻ. Xử lý các nghiệp vụ phát sinh gia trong quá trình thanh toán. Phối hợp thực hiện các chương trình gia tăng doanh số thanh toán thẻ. Phòng thẻ tín dụng: Xử lý các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến phát hành thẻ tín dụng quốc tế Master Card. Thẩm định sản phẩm thẻ. Thu hồi dư nợ phát sinh của khách hàng. Phòng công nghệ: Quản lý hệ thống phát hành và thanh toán thẻ trên toàn hệ thống và liên ngân hàng. Quản lý giao dịch mạng ATM trên toàn hệ thống. Quản lý dịch vụ thanh toán điện tử. Phòng phát triển sản phẩm Nghiên cứu và đưa ra sản phẩm mới về thẻ. Phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng trên nền tảng sản phẩm thẻ. Phát triển các dịch vụ thanh toán trên nền công nghệ (mobile banking, ebanking…) Làm mới sản phẩm hiện có của ngân hàng. Phòng kiểm soát rủi ro Xem xét và thống kê tất cả các giao dịch thẻ liên quan đến ngân hàng VIBank. Phòng ngừa và kiểm soát các giao dịch thẻ giả, thẻ không hợp lệ. Giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến giao dịch thẻ. Phòng dịch vụ khách hàng Làm việc trực tiếp với khách hàng tại trung tâm thẻ. Phối hợp thực hiện và giải quyết các giao dịch trực tiếp với khách hàng. Call center Là nơi giải quyết các thắc mắc của khách hàng liên quan đến phát hành và thanh toán thẻ qua hệ thống điện tử. 1.3. Giới thiệu về đơn vị thực tập – Phòng đại lý phát triển thẻ VIBank 1.3.1. Nhiệm vụ Phát triển hoạt động kinh doanh gồm: Kinh doanh bán sản phẩm thẻ( thẻ nội địa và thẻ tín dụng). Phát hành thẻ liên kết giữa VIBank với các tổ chức khác. Hỗ trợ hoạt động phát hành trên toàn hệ thống. Phát triển dịch vụ thanh toán bằng thẻ. Quản lý hệ thống Đại lý kinh doanh thẻ: Đại lý tổ chức: là doanh nghiệp, tổ chức tài chính,… Đại lý cá nhân: cộng tác viên làm việc full time, half time. Phát triển mạng lưới khách hàng, cùng các cộng tác viên làm việc trực triếp dưới sự quản lý của ngân hàng. Mở rộng hoạt động liên kết bán chéo với các đối tác khác( doanh nghiệp hoạt động tài chính và doanh nghiệp không hoạt động tài chính) Phát triển các điểm bán sản phẩm bên ngoai hệ thống ngân hàng như tại siêu thị, cửa hàng bản lẻ, … Hỗ trợ phát triển hình ảnh, sản phẩm thẻ bên ngoài ngân hàng. 1.3.2. Chức năng Chức năng của phòng đại lý phát triển thẻ là phát hành và cung cấp 4 loại thẻ: Thẻ nội địa: ghi nợ nội địa, thẻ liên kết nội địa, ghi nợ nội địa trả trước. Thẻ quôc tế: Master Card Dịch vụ thanh toán: phát triển điểm thanh toán thẻ. Thẻ liên kết: liên kết nội địa. 1.3.3. Nhân sự Trưởng phòng: Nguyễn Chí Ánh Hoạt có nhiệm vụ quản lý chung hoạt động của phòng. 10 nhân viên chính thức, chia làm 4 nhóm quản lý: 2 nhân viên phụ trách thẻ nội địa. 2 nhân viên phụ trách thẻ quốc tế. 2 nhân viên phụ trách thẻ thanh toán. 4 nhân viên phụ trách thẻ liên kết. 7 đại lý tổ chức. 75 đại lý cá nhân. 1.4. Giới thiệu đề tài: Việc tin học hoá Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công. Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ... nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới. Mục tiêu cơ bản của các dự án Tin học hoá quản lý hành chính Nhà nước trong các giai đoạn 1996-1997, 1998-1999 và 2001-2005 là tạo được một hệ thống thông tin thống nhất phục vụ điều hành và quản lý Nhà nước. Việc tin học hóa Tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích: Bộ máy quản lý nhân sự gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính. Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn. Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng. Chi phí ban đầu ít vì chỉ phải triển khai trên máy chủ. Dễ dàng phát triển ứng dụng, tất cả các dịch vụ chỉ phải triển khai trên máy chủ, do vậy dễ dàng bảo trì, phát triển hệ thống. Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng. Việc mở rộng ít tốn kém. Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém . Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong một website. Có thể thấy rõ vấn đề quản lý nguồn nhân lực là vấn đề sống còn của mỗi doanh nghiệp tổ chức. Nhưng để quản lý tốt không phải là một việc đơn giản, ngược lại nó lại rất phức tạp và khó khăn. Buộc người thiết kế phải đi sâu tìm hiểu cặn cẽ từng yếu tố liên quan. Do tầm quan trọng ấy của vấn đề quản lý nhân sự nên em đã chon đề tài “ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự của Ngân hàng VIBank chi nhánh Quang Trung, Hà Nội.” Chương 2 Lý luận chung về phân tích thiết kế Hệ thống thông tin A. Những khái niệm cơ bản 2.1 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin ( HTTT ) là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường. Để thực hiện các chức năng xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch tổ chức, chỉ huy và kiểm tra, kiểm soát của một tổ chức. Các HTTT có thể là hoàn toàn thủ công hay dựa trên máy tính. Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thông tin liên lạc. các quy tắc, thủ tục, phương pháp và mô hình toán học để xử lý dữ liệu, quản lý, phân phát và sử dụng thông tin. Hầu hết các HTTT đều được gọi là HTTT quản lý vì nó phục vụ cho công tác quản lý. Đầu vào (Input) của HTTT được lấy ra từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào các kho dữ liệu (Storage). Xem hình 2.1 Mô hình biểu diễn HTTT (trang sau) Nguồn (Source) Xử lý (Processing) Thu thập (Input) Lưu trữ (Storage) Phân phát (Output) Đích (Destination) Hình 2.1 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Tác giả: TS. Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh) Như hình trên minh họa, mọi HTTT có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Với một HTTT quản lý nhân sự thì: Nguồn của hệ thống đó là các thông tin cá nhân của cán bộ bao gồm những thông tin cơ bản nhất về gia đình, xã hội, quá trình công tác,… Nguồn này được thu thập thông qua các giấy tờ chứng nhận, khai báo của cán bộ, nhân viên và được xử lý lưu trữ. Quá trình lưu trữ sẽ lưu trữ cả những dữ liệu ban đầu như hồ sơ lý lịch cán bộ và những thông tin qua xử lý như các báo cáo thống kê lao động. Sau đó thông tin, dữ liệu sẽ được phân phối cho người dùng với những mức độ chi tiết, tổng hợp khác nhau tùy thuộc vào quyền hạn vị trí người dùng trong tổ chức. 2.1.1. Phân loại Hệ thống thông tin trong tổ chức Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra Các HTTT thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Có 5 loại: HTTT xử lý giao dịch TPS, HTTT quản lý MSI, HTTT trợ giúp ra quyết định DSS, Hệ thống chuyên gia ES và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): chính tên của chúng đã nói rõ các HTTT xử lý giao dịch xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của họ. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp (là một HTTT nghiệp vụ). Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, lập hóa đơn, theo dõi khách hàng,… Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System): đó là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi hệ thống xử lý giao dịch cũng như những nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung chúng cung cấp các thông tin cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu để trợ giúp cho các hoạt động quản lý của tổ chức như lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp…Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức và thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và dữ liệu lịch sử…Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chỉ tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các ví dụ cho HTTT quản lý. Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên, đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo. chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): là HTTT được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT loại này được thiết lập cho người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…(trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sử dụng chủ yếu là các bộ phận trong tổ chức). Hệ thống là công thực hiện các ý đồ chiến lược. Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng ngành. Phân loại theo nghiệp vụ phục vụ trong tổ chức doanh nghiệp Theo cách phân loại này, thông tin trong tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Theo cách phân chia này có 3 loại HTTT đó là: HTTT chiến lược, HTTT chiến thuật và HTTT tác nghiệp. Xem hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định (trang sau) Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Kinh doanh và sản xuất chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp Hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra quyết định (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Tác giả: TS. Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh) 2.1.2. Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin Với cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một HTTT, đó là: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong.  Xem hình 2.3 Ba mô hình của một HTTT Mô hình vật lý ngoài (Góc nhìn sử dụng) Mô hình logic (Góc nhìn quản lý) Mô hình vật lý trong (Góc nhìn kỹ thuật) Mô hình ổn định nhất Mô hình hay thay đổi nhất Cái gì? Để làm gì? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Như thế nào? Hình 2.3 Ba mô hình của một hệ thống thông tin (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý. Tác giả: TS. Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh) Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục công cũng như yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời cho câu hỏi: “Cái gì?”,”Ở đâu?”,”Khi nào?”. Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống, tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỷ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được sử dụng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tính chất vật lý của kho dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?” Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là biến động nhất. 2.2 Tầm quan trọng của một hệ thống thông tin hoạt động tốt Sự hiệu quả trong công tác quản lý của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do các HTT chính thức sản sinh ra (những HTTT có tập hợp quy tắc làm việc có văn bản, quy trình rõ ràng). Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Gồm 5 tiêu chuẩn sau: 2.2.1. Độ tin cậy Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cây dĩ nhiên sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ. 2.2.2. Tính đầy đủ Thông tin đầy đủ là thông tin thể hiện bao quát các vấn đề, đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng được đòi hỏi của tình hình thực tế. 2.2.3. Tính thích hợp và dễ hiểu Thông tin cung cấp phải thích ứng đối với người nhận, không đa nghĩa và các phần tử thông tin phải được bố trí hợp lý. 2.2.4. Tính được bảo vệ Thông tin là nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và nguyên vật liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc nguyên vật liệu một cách thật “đầy đủ”. Thông tin cũng phải được bảo vệ như vậy. Sự thiếu an toàn về thông tin cũng có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức. 2.2.5. Tính kịp thời Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an toàn nhưng vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng vào đúng lúc cần thiết. B. Phân tích, thiết kế Hệ thống thông tin 2.1 Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin 2.1.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một hệ thống thông tin Mục đích cuối cùng của dự án phát triển một HTTT là trang bị cho tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất và phù hợp nhất. Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Có rất nhiều nguyên nhân buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT mới. Có thể tóm lược như sau: Giải quyết vấn đề quản lý: những yêu cầu mới của quản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển HTTT mới. Nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, cung cấp thông tin tôt hơn cho người có yêu cầu, nâng cao năng lực và hiệu quả quản lý, hiện đại hóa phương pháp và phương thức quản lý của tổ chức. Tận dụng những cơ hội mới: như cơ hội mở rộng kinh doanh, hội nhập; sự xuất hiện của những công nghệ mới. Áp lực cạnh tranh đối với tổ chức: đó là sự mở rộng quy mô và loại hình của các tổ chức cùng ngành. Yêu cầu quản lý của cấp trên: đó là các nghị quyết, chỉ thị, quyết định không chỉ của cấp trên mà còn của các cơ quan pháp luật, Nhà nước. 2.1.2 Phương pháp phát triển một Hệ thống thông tin Tất cả các phương pháp phát triển một HTTT đều phải đảm bảo được sự phù hợp đối với tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trước. Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triển một HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ có nguy cơ không đạt được những mục tiêu định trước. Đó là do HTTT là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trường cũng rất phức tạp. Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc, một phương pháp cụ thể. Một phương pháp là một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phưong pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: sử dụng các mô hình: mỗi HTTT bao gồm ba mô hình: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Bằng cách cùng mô tả về một đối tượng chúng ta đã thấy ba mô hình này được xem xét từ những góc độ khác nhau. Phương pháp phát triển HTTT được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta. Nguyên tắc 2: chuyển từ cái chung sang cái riêng: nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn. Nguyên tắc 3: chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn khi sử dụng nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. 2.2 Phân tích Hệ thống thông tin 2.2.1 Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết Đây là giai đoạn cực kì quan trọng không thể thiếu khi tiến hành phân tích, thiết kế một Hệ thống thông tin, James Mckeen đã làm rõ tính sống còn của giai đoạn này bằng nhận xét: “Những người thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hài lòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phân tích chi tiết và thiết kế logic.” Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được các chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải phápcho phép đạt được mục tiêu trên. Để làm rõ điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt đọng của chính hệ thống. 2.2.2 Các phương pháp thu thập thông tin Có rất nhiều phương pháp khác nhau để tiến hành thu thập thông tin, tiêu biểu trong số đó là các phương pháp như: phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu, sử dụng phiếu điều tra và quan sát. Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công việc thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án về HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, thu được những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức. Quá trình phỏng vấn thường được thực hiện qua các bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn: trong quá trình này cần lập danh sách và lịch phỏng vấn, cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn, lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu, xác định cách thức phỏng vấn, gửi trước những vấn đề yêu cầu, đặt lịch làm việc, phương tiện ghi chép. Tiến hành phỏng vấn: nhóm phỏng vấn gồm 2 người, Cán bộ phỏng vấn chính dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu, cán bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu thông tin, bổ sung hoặc lảm rõ ý. Thái độ lịch sự, đúng giờ, tinh thấn khách quan, không được tạo cảm giác thanh tra. Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở. Tổng hợp kết quả phỏng vấn, lập bảng tổng hợp tài liệu, tổng hợp các thông tin thu được. Nghiên cứu tài liệu: cho phép chúng ta nghiên cứu và tỷ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và các nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Khi nghiên cứu tài liệu cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau: các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác, các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức, các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra: khi cấn phải lấy thông tin từ một lượn._.