Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng cho tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, khoa học kĩ thuật đang phát triển nhanh chóng và ngày càng trở thành lực lượng sản xuất quan trọng trong nền kinh tế xã hội. Có thể nói, khoa học công nghệ là nguyên nhân trực tiếp của mọi biến đổi trong đời sống kinh tế xã hội, là yếu tố quan trọng thúc đẩy sự phát triển của các quốc gia. Việc áp dụng khoa học công nghệ đã thay thế được lượng lớn sức lao động của con người. Nếu như trước kia, khi khoa học công nghệ còn chưa phát triển, mọi công việc đều được làm thủ công, năng suất lao động thấp và tốn rất nhiều công sức của con người thì ngày nay với sự giúpđỡ của khoa học công nghệ mọi công việc được đơn giản đi rất nhiều. Một trong những lĩnh vực quan trọng của khoa học công nghệ có nhiều đóng góp thiết thực nhất đối với hoạt động kinh tế xã hội là Công nghệ thông tin. Ngày nay, công nghệ thông tin có mặt trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt nó là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý. Việc đưa tin học vào trong quản lý kinh doanh là một trong những ứng dụng quan trọng nhất trong nhiều ứng dụng của cơ sở dữ liệu. Nhờ vào việc tin học hoá mà công việc quản lý và điều hành doanh nghiệp tỏ ra nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều. Hiện nay, hầu hết các tổ chức, doanh nghiệp đều đã nhận thức được tầm quan trọng và tác dụng to lớn cuả việc áp dụng tin học hoá trong công tác quản lý của mình. Vì vậy mà nhu cầu xây dựng những phần mềm quản lý của các doanh nghiệp rất lớn. Hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức dù lớn hay nhỏ đều đang có xu hướng muốn áp dụng tin học trong công tác quản lý. Nắm bắt được nhu cầu cấp thíêt đó của xã hội, đã có nhiều công ty xây dựng phần mềm quản lý ra đời. Một trong những công ty đó là công ty Phần mềm Quản lý doanh nghiệp FAST. Đây là một công ty chuyên xây dựng các phần mềm phục vụ việc quản lý doanh nghiệp có uy tín trên thị trường. Trong đợt thực tập em đã xin thực tập tại đây và đã học hỏi, tìm hiểu được nhiều thông tin, kiến thức có ích.Vì vậy, em đã quyết định chọn đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng cho tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast”. Cấu trúc chương trình của em bao gồm 3 chương chính. Nội dung cụ thể như sau: Chương I- Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast và vấn đề quản lý khách hàng tại công ty. Chương II-Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý Chương III- Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast Để hoàn thành báo cáo này, trước hết em xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các nhân viên của công ty FAST đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong đợt thực tập này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy giáo Đặng Quế Vinh đã giúp đỡ và chỉ bảo em về hướng đi trong suốt thời gian vừa qua. CHƯƠNG I: TỔNG QUAN CÔNG TY PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST VÀ VẤN ĐỀ QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY Tổng quan về công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast. 1.1.1. Các thông tin chung về cơ quan thực tập. Tên công ty. Tên công ty: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Tên tiếng Anh: Fast Software Company Tên giao dịch: FAST Trước năm 2003 công ty có tên là “ Công ty phần mềm tài chính kế toán FAST”. Từ năm 2003 công ty đổi tên thành “Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Ngày thành lập. Ngày thành lập công ty: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 1997 và là công ty đầu tiên ở Việt Nam có định hướng chuyên sâu trong lĩnh vực cung cấp giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp.FAST được thành lập bởi các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm tài chính kế toán, ngân hàng và quản trị doanh nghiệp với mục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợ khách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm chất lượng cao cho thị trường. Thành lập chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: năm 1998. Văn phòng đại diện tại Đà Nẵng: năm 1999. Vốn đăng kí và hình thức sở hữu. Vốn đăng kí: 1.000.000.000 đồng(Một tỉ đồng) Hình thức sở hữu: Cổ phần. Ban lãnh đạo: Chủ tịch hội đồng quản trị: Ông Nguyễn Thành Nam. Giám đốc công ty: Ông Phan Quốc Khánh. Giám đốc điều hành: Lê Khắc Bình. Giám đốc kĩ thuật: Phạm Ngọc Hùng. Giám đốc chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh: Bà Ninh Thị Tố Uyên. Phó giám đốc chi nhánh công ty FAST tại TP Hồ Chí Minh: Ông Nguyễn Đông Phong. Trưởng văn phòng đại diện tại TP Đà Nẵng: Ông Lê Văn Quán. Địa chỉ liên hệ. Văn phòng tại TP Hà Nội. 18, Nguyễn Chí Thanh, Quận Ba Đình. Điện thoại: 04 771-5590 Fax: 04 771-5591 Email:fhn@fastsoftware.biz Văn phòng tại TP Hồ Chí Minh. 391A, Nam Kì Khởi Nghĩa, Quận 3 Điện thoại:08 848-1001 Fax: (08)848-0998 Email:fastsg@hcm.vnn.vn;fsg@fastsoftware.biz. Văn phòng tại TP Đà Nẵng. 15, Quang Trung, Quận Hải Châu. Điện thoại: (0511)81-2692 Email:fastdn@dng.vnn.vn; fdn@fastsoftware.biz. 1.1.2. Quy mô của công ty. Ban đầu khi mới thành lập quy mô của công ty còn rất nhỏ bé.Công ty chỉ có khoảng 17 nhân viên và doanh thu mỗi năm là 1,45 tỉ đồng, số lượng khách hàng là 100 khách hàng( năm 1998).Sau đó,quy mô công ty càng ngày càng được mở rộng. Công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh và văn phòng đại diện tại Đà Nẵng.Số lượng nhân viên, doanh thu hàng năm cũng như số lượng khách hàng của công ty tăng dần hàng năm theo biểu đồ sau: 1.1.3. Tổ chức cuả công ty. 1.1.3.1. Sơ đồ tổ chức của công ty. Sơ đồ tổ chức công ty Hội đồng quản trị Ban giám đốc Các văn phòng: HN,HCM,ĐN Phòng nghiên cứu&phát triển sp Phòng tổng hợp Sơ đồ tổ chức của các chi nhánh Giám đốc chi nhánh Phòng lập trình ứng dụng Phòng kinh doanh Phòng hỗ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Văn phòng và kế toán Phòng triển khai hợp đồng 1.1.3.2. Tổ chức các phòng ban của FAST. Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của công ty Giám đốc công ty Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra. Phát triển kinh doanh. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. Lập kế hoạch năm cho toàn công ty và từng chi nhánh. Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp) Trợ lý cho giám đốc công ty về các vấn đề nhân sự, marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh sửa đổi sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. Các chi nhánh, bộ phận kinh doanh Bán hàng và dịch vụ khách hàng. Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn và Đà Nẵng. 1.1.3.3. Tổ chức của chi nhánh và bộ phận kinh doanh. Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính Giám đốc chi nhánh Điều hành, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. Tham gia vào xác định chiến lược của công ty. Lập kế hoạch năm cho chi nhánh. Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. Phòng kinh doanh Tìm kiếm khách hàng. Bán hàng. Phòng tư vấn thiết kế Hỗ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán của khách hàng. Hỗ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trước đó. Phòng tư vấn ứng dụng (triển khai hợp đồng) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án 1 người triển khai. Mỗi chi nhánh có thể có hơn 1 phòng tư vấn ứng dụng Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi, test và tiếp nhận chương trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Cài đặt và đào tạo. Hỗ trợ sử dụng trong thời gian đầu. Hỗ trợ sử dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết. Phòng lập trình ứng dụng Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát -bán hàng. Hỗ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sửa đổi theo yêu cầu đặc thù. Bảo hành chương trình sửa đổi. Phòng hỗ trợ bảo hành Hỗ trợ khách hàng sử dụng chương trình. Bảo hành sản phẩm. Phòng kế toán Kế toán. Văn phòng Văn phòng, tổng đài, lễ tân Tạp vụ. 1.1.3.4. Tæ chøc cña phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm. Stt Bộ phận Các công việc chính Trưởng phòng Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của phòng Phụ trách công nghệ, kỹ thuật Trưởng nhóm nghiệp vụ Lên và theo dõi kế hoạch làm việc của nhóm nghiệp vụ. Phụ trách về nghiệp vụ Các nhân viên lập trình Lập trình Phát triển sản phẩm: phần mềm kế toán, quản lý mua, bán và hàng tồn kho, TSCĐ, nhân sự, lương, quản lý khách hàng, quản lý sản xuất... Lập trình phục vụ quản lý nội bộ của FAST (kế toán, teamwork, web site). Hỗ trợ về thiết kế và lập trình cho các bộ phận sửa đổi chương trình theo yêu cầu của khách hàng (tư vấn thiết kế, lập trình các class, lib). Sửa đổi chương trình cho các chi nhánh khi có yêu cầu. Nghiên cứu công nghệ mới, kỹ thuật mới. Tài liệu đào tạo (nội bộ) tin học văn phòng (kèm bài kiểm tra: cài đặt các chương trình thông dụng và set up các options). Các nhân viên nghiệp vụ Thu thập, nghiên cứu và hướng dẫn về chế độ kế toán. Nghiên cứu nghiệp vụ mới. Test sản phẩm. Hỗ trợ nghiệp vụ và sử dụng chương trình cho các chi nhánh và cho khách hàng (thông tin sản phẩm). Đào tạo sử dụng chương trình cho các chi nhánh. Xây dựng các bộ số liệu đào tạo. Xây dựng các bộ số liệu demo. Xây dựng các bộ số liệu test. Tài liệu đào tạo (nội bộ) kế toán (kèm bài kiểm tra). 1.1.4. Hoạt động chính. 1.1.4.1. Lĩnh vực kinh doanh: Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính. Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng(Thiết bị máy tính, tin học, điện, điện tử) Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ. Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ.. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu là sản xuất và kinh doanh các phần mềm quản lý doanh nghiệp. 1.1.4.2. Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ. Sản phẩm Phần mềm quản trị toàn bộ doanh nghiệp(ERP) Fast Business 2005.Net. Phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.f trên Visual Foxpro. Dịch vụ Khảo sát yêu cầu và tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp. Sửa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sử dụng. Hỗ trợ sử dụng sau đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. Công nghệ Ngôn ngữ lập trình: VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based. Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 1.1.4.3. Mục tiêu của công ty. “ Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản trị doanh nghiệp” “Chuyên sâu tạo nên sự khác biệt” là phương châm kinh doanh của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra.FAST chỉ kinh doanh chuyên sâu trong lĩnh vực duy nhất là phần mềm quản trị doanh nghiệp.Với sự chuyên sâu này FAST sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốt hơn. “Cùng khách hàng đi đến thành công” là phương châm hành động của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Bằng nỗ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân và của toàn công ty, dựa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực không ngừng được nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công, mang lại hiệu quả cho khách hàng. 1.1.4.4. Các khách hàng. Hiện nay, FAST có hơn 2000 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực: sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư nước ngoài. Dưới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 1.400 khách hàng. Khách hàng là các tổng công ty 91 và 90 Tổng công ty dầu khí – Petrovietnam Tổng công ty dệt may –Vinatex Tổng công ty lắp máy –Lilama Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng –Viglacera Tổng công ty thép Việt Nam –VSC Tổng công ty xây dựng số 1 –CCNo1 Khách hàng là các công ty lớn Công ty giấy Bãi Bằng Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn, xi măng Hoàng Mai, xi măng Bút Sơn, xi măng Tam Điệp Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu Công ty TM dầu khí Petechim, Công ty Intimex Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12 Công ty Động Lực, Công ty CMC… Khách hàng là các công ty có vốn đầu tư nước ngoài Công ty Takanachi(Nhật Bản) Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h(Pháp) Công ty Vinadaesung(Hàn Quốc) 1.1.5. Định hướng phát triển. Liên tục nâng cấp phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERP) FAST BUSINESS theo hướng mở rộng các nghiệp vụ mới, phát triển trên nền công nghệ hiện đại và nâng cao các tiện ích về sử dụng để đáp ứng đầy đủ nhất các yêu cầu quản lý ngày càng cao của các doanh nghiệp. 1.1.6. Uy tín của FAST trên thị trường Đạt 8 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999-2004 tại Vietnam ComputerWorldExpo Giải thưởng “Sản phẩm công nghệ thông tin” của Hội tin học Việt nam Giải thưởng Sao Khuê năm 2005 Hiện nay có hơn 2000 khách hàng trên toàn quốc 1.2. GIỚI THIỆU TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG TIN HỌC TẠI CÔNG TY FAST. Hiện nay, tại công ty FAST đã áp ụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và hoạt động của mình. Công ty nối mạng toàn công ty, có một máy chủ Server và hệ thống các máy trạm.Trên mỗi máy có cài các phần mềm như phần mềm Windows, Norton Anti Virus,… Các phần mềm ứng dụng như: Microsoft Word, Microsoft Excel,…. Các phần mềm chuyên biệt như: Phần mềm kế toán Fast Accounting, phần mềm quản lý toàn công ty Fast Manager.Net… 1.3. GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.3.1. Tên đề tài. Xây dựng phần mềm quản lý khách hàng tại công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. 1.3.2. Lý do chọn đề tài. Mục tiêu hoạt động chủ yếu cuả FAST là xây dựng các phần mềm quản lý doanh nghiệpcung cấp cho khách hàng.Vì vậy khách hàng là đối tượng cần quan tâm nhất đối với công ty.Thông tin về khách hàng là thông tin quan trọng hàng đầu.Việc quản lý khách hàng đòi hỏi phải cụ thể, nhanh chóng, chính xác tất cả các thông tin về khách hàng.Số lượng khách hàng của FAST càng ngày càng tăng đáng kể. Hiện nay, FAST có khoảng hơn 2000 khách hàng trên toàn quốc. Hơn nữa, việc quản lý khách hàng của FAST rất phức tạp và rắc rối bởi công việc quản lý khách hàng phải bao gồm cả việc quản lý hợp đồng, quản lý thông tin về khách hàng, quản lý khách hàng tiềm năng…Bởi vậy, việc quản lý khách hàng rất khó khăn, cồng kềnh nếu quản lý thủ công. Yêu cầu đặt ra là cần có một phần mềm quản lý khách hàng đảm bảo đựơc các yêu cầu quản lý trên và giúp cho việc quản lý đơn giản, nhanh chóng, thuận lợi, dễ dàng hơn. Qua quá trình thực tập và tìm hiểu thực tế em nhận thấy đề tài quản lý khách hàng là đề tài thiết thực và có khả năng triển khai trên thực tế. Vì vậy, em đã chọn đề tài này với hi vọng phần mềm sẽ có được hiệu quả tốt trong công tác quản lý khách hàng của FAST. 1.3.3. Nội dung khái quát của đề tài và các công việc chính cần thực hiện. Các công việc cụ thể cần giải quyết đề tài: Khảo sát hệ thống Xác định yêu cầu của phần mềm cần xây dựng Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin: sơ đồ chức năng(BFD), sơ đồ luồng thông tin(IFD), sơ đồ luồng dữ liệu(DFD), từ điển dữ liệu(DD). Thiết kế chương trình: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế màn hình giao diện,lập trình, kết quả thử nghiệm chương trình, một số màn hình giao diện tiêu biểu. Chức năng của phần mềm quản lý khách hàng cần xây dựng Hệ thống quản lý khách hàng giúp việc quản lý khách hàng của công ty được đơn giản, nhanh chóng, chính xác và đầy đủ. Phần mềm quản lý khách hàng sẽ bao gồm các chức năng sau: Cập nhật và lưu trữ dữ liệu. Cập nhật danh sách người liên hệ với các trường thông tin sau: Mã người liên hệ, Tên người liên hệ, Địa chỉ, Fax, Điện thoại, Email, Ghi chú. Cập nhật và lưu trữ danh sách khách hàng với các trường thông tin như sau: Mã khách, Tên khách, Tên thương mại, Đối tác, Địa chỉ, Fax, Điện thoại, Email, Ghi chú. Cập nhật và lưu trữ danh mục hợp đồng với các trường thôn g tin như sau: Tên khách, Ngày kí hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc, Loại hợp đồng, Người liên hệ, Giá trị hợp đồng, Nhân viên kinh doanh, Nhân viên triển khai, Loại ngoại tệ, Tỉ giá ngoại tệ, Loại thuế, Tiền thuế… Tìm kiếm thông tin Tìm kiếm thông tin khách hàng theo một tiêu chí nào đó như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ khách hàng, Số điện thoại, Fax. Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách lựa chọn kết hợp nhiều tiêu chí trên. Chẳng hạn tìm kiếm thông tin dựa trên mã khách và địa chỉ khách…. Tìm kiếm thông tin hợp đồng dựa trên một trong các tiêu chí như: Tên khách hàng, Loại hợp đồng, Giá trị hợp đồng, Ngày ký hợp đồng, Ngày bắt đầu, Ngày kết thúc hợp đồng…Hoặc có thể tìm kiếm nâng cao bằng cách kết hợp nhiều tiêu chí trên một lúc. Ví dụ như tìm kiếm thông tin hợp đồng theo loại hợp đồng và giá trị hợp đồng. In báo cáo. In danh sách khách hàng theo khu vực, địa chỉ. In báo cáo danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng. In báo cáo danh sách hợp đồng theo gía trị hợp đồng. In báo cáo danh sách hợp đồng theo khoảng thời gian kí kết hợp đồng. In báo cáo danh sách hợp đồng theo thời gian kết thúc hợp đồng. 1.3.4. Hướng thực thi của đề tài. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kĩ thuật mà đặc biệt là sự phát triển của khoa học máy tính và công nghệ thông tin đã làm thay đổi hẳn phong cách làm việc của hầu hết các cơ quan, tổ chức. Với sự ra đời và khả năng ứng dụng to lớn của máy tính thì các công việc quản lý được đơn giản đi rất nhiều. Hệ thống quản lý khách hàng của công ty Fast cũng đã áp dụng thành tựu này vì vậy công việc quản lý đựơc đơn giản, nhanh chóng, chính xác hơn rất nhiều so với trước đây khi mọi việc được làm thủ công từ việc nhập, lưu trữ, tìm kiếm dữ liệu. Vì vậy, đề tài của em có khả năng ứng dụng trong thực tế rất cao không chỉ riêng đối với công ty Fast mà còn có khả năng phát triển ứng dụng đối với nhiều công ty khác. CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÁT TRIÊN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1. Thông tin-Hệ thống thông tin. 2.1.1. Dữ liệu, thông tin và quản lý. Dữ liệu và thông tin là hai khái niệm khác nhau nhưng thường được dùng lẫn lộn. Dữ liệu là số liệu hay tài liệu thu thập được khi quan sát hay đo lường các thuộc tính của các sự vật hay hiện tượng. Dữ liệu có thể là số liệu, tài liệu cho trước. Đó có thể là thông điệp, lời nói, hình ảnh hay tín hiệu nào đó được thể hiện, truyền đạt bằng nhiều hình thức khác nhau. Thông tin là dữ liệu đã qua xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có ý nghĩa và có giá trị đối với người nhận tin trong việc ra quyết định. Dữ liệu được ví như nguyên liệu thô của thông tin.Thông tin do người này, bộ phận này phát ra có thể lại được người khác, bộ phận khác coi như dữ liệu để xử lý thành thông tin phục vụ cho các mục đích khác.Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động của một tổ chức. Chúng được ví như là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sự thành công hay thất bại của tổ chức. Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệ thống dữ liệu của tổ chức. Nó được ví như là quản lý bộ nhớ của tổ chức vậy. Một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại được. Những cơ quan phải có trí nhớ, đó là những kho dữ liệu lưu trữ hàng tỉ tỉ những thông tin chi tiết cần thiết cho kinh doanh và ra quyết định. Do tính quan trọng của thông tin, dữ liệu đối với một tổ chức nên công việc quản lý dữ liệu cũng là một công việc cực kì quan trọng trong các hoạt động của tổ chức. Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹ năng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ của cơ quan hiện đại. Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan như một hệ thống xã hội đồng thời phải nắm bắt được những thành tựu mới nhất của khoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin. Sự kết hợp hai phương diện này sẽ tạo ra một cách nhìn vừa mang tính xã hội vừa mang tính kĩ thuật mà đây là một tiên kiện để quản lý dữ liệu thành công. 2.1.2. Định nghĩa và các bộ phận cấu thành Hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Hệ thống thông tin thường được gọi là Hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó thường phục vụ cho quá trình quản lý. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.Đầu vào của hệ thông thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu. Một hệ thống thông tin bao gồm bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra. Thu thập Xử lý và lưu trữ Kho dữ liệu Phân phát Đích Nguồn 2.1.3. Mô hình biểu diễn Hệ thống thông tin. Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Khái niệm mô hình rất quan trọng nó tạo ra một trong những nền tảng của phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin. Có ba mô hình dùng để mô tả cùng một hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong. Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các dữ liệu hoặc kết quả lấy ra cho các xử lý và các thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì?” và “Để làm gì?”.Nó không quan tâm đến phương tiện sử dụng cũng như địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý. Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để giao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngừời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng như nhữnh yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đựợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. Nó trả lời câu hỏi : Cái gì? Ai? Ở đâu? Và Khi nào? Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kĩ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan đến loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu có trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào? Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là kết quả của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là kết quả của góc nhìn kỹ thuật.Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau,mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 2.2. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức. 2.2.1. Ph©n lo¹i theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra. - HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch TPS (Transaction Processing System) HÖ thèng xö lý giao dÞch xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn hoÆc víi kh¸ch hµng, víi nhµ cung cÊp, nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña nã. - HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MIS (Management Infomation System) Lµ nh÷ng hÖ thèng qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ tõ c¸c nguån d÷ liÖu ngoµi tæ chøc. - HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS (Decision Support System) §­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých râ rµng lµ trî gióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ lµ mét quy tr×nh ®­îc t¹o thµnh tõ ba giai ®o¹n: X¸c ®Þnh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n. VÒ nguyªn t¾c, mét hÖ thèng trî gióp ra qôyÕt ®Þnh ph¶i cung cÊp th«ng tin cho phÐp ng­êi ra quyÕt ®Þnh x¸c ®Þnh râ t×nh h×nh mµ mét quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i ra. - HÖ thèng chuyªn gia ES (Expert System) Lµ hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ, cã nguån gèc tõ nghiªn cøu vÒ trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÔn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. - HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ISCA (Infomation System for Competitive Advantage) §­îc sö dông nh­ mét trî gióp chiÕn l­îc. Khi nghiªn cøu mét hÖ thèng th«ng tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn nh÷ng lý do dÉn ®Õn sù cµi ®Æt nã hoÆc còng kh«ng tÝnh ®Õn m«i tr­êng trong ®ã nã ®­îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r»ng ®ã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia. 2.2.2 Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc doanh nghiÖp. C¸c th«ng tin trong mét tæ chøc ®­îc chia theo cÊp qu¶n lý vµ trong mçi cÊp qu¶n lý, chóng l¹i ®­îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng phôc vô. Cã thÓ xem b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®Ó hiÓu c¸ch ph©n chia nµy. Tµi chÝnh chiÕn l­îc Marketing chiÕn l­îc Nh©n lùc chiÕn l­îc Kinh doanh vµ s¶n xuÊt chiÕn l­îc HÖ thèng th«ng tin v¨n phßng Tµi chÝnh chiÕn thuËt Marketing chiÕn thuËt Nh©n lùc chiÕn thËt Kinh doanh vµ s¶n xuÊt chiÕn thuËt Tµi chÝnh t¸c nghiÖp Marketing t¸c nghiÖp Nh©n lùc t¸c nghiÖp Kinh doanh vµ s¶n xuÊt t¸c nghiÖp Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin theo lÜnh vùc vµ møc ra quyÕt ®Þnh 2.3. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin. Một phương pháp được định nghĩa như là tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn. Phương pháp được dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin. Ba nguyên tắc đó là: Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình. Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng. Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế. Nguyên tắc đi từ cái chung đến cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa. Thực tế khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết. Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên. Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn. Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng các ứng dụng nguyên tắc 3, tức là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết kế.Cuh thể có các phương pháp sau: 2.3.1 Ph­¬ng ph¸p tæng hîp. Ph­¬ng ph¸p nµy ®ßi hái ph¶i x©y dùng nhiÖm vô cho tõng bé phËn nh­ng ph¶i ®¶m b¶o l« gic to¸n häc trong hÖ thèng ®Ó sau nµy cã thÓ x©y dùng ®­îc c¸c m¶ng c¬ b¶n trªn tõng nhiÖm vô ®ã. ¦u ®iÓm : Ph­¬ng ph¸p nµy cho phÐp ®­a dÇn hÖ thèng vµo lµm viÖc theo tõng giai ®o¹n vµ nhanh chãng thu ®­îc kÕt qu¶. Nh­îc ®iÓm : C¸c th«ng tin dÔ bÞ trïng lÆp dÉn ®Õn c¸c thao t¸c kh«ng cÇn thiÕt. 2.3.2 Ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch Ph­¬ng ph¸p nµy cã nhiÖm vô ®Çu tiªn lµ ph¶i x©y dùng b¶o ®¶m hÖ thèng hoµn chØnh sau ®ã x©y dùng c¸c ch­¬ng tr×nh lµm viÖc vµ thiÕt lËp c¸c m¶ng lµm viÖc cho ch­¬ng tr×nh ®ã. ¦u ®iÓm : Ph­¬ng ph¸p nµy cho phÐp tr¸nh ®­îc viÖc thiÕt lËp c¸c m¶ng lµm viÖc mét c¸ch thñ c«ng. Nh­îc ®iÓm : HÖ thèng chØ ho¹t ®éng khi ®­a vµo ®ång thêi toµn bé c¸c m¶ng nµy vµo sö dông. 2.3.3 Ph­¬ng ph¸p tæng hîp vµ ph©n tÝch. §©y lµ ph­¬ng ph¸p kÕt hîp ®ång thêi c¶ hai ph­¬ng ph¸p trªn. TiÕn hµnh ®ång thêi viÖc x©y dùngc¸c m¶ng c¬ b¶n vµ c¸c thao t¸c còng nh­ c¸c nhiÖm vô cÇn thiÕt. Ph­¬ng ph¸p yªu cÇ ph¶i tæ chøc chÆt chÏ ®¶m b¶o tÝnh nhÊt qu¸n cña th«ng tin trong hÖ thèng. 2.4. Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin. Các công cụ dùng để mô hình hoá âo gồm: sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. 2.4.1. Sơ đồ luồng thông tin. Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động. Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý : Giao tác người-máy Tin học hoá hoàn toàn Thủ công - Kho lưu dữ liệu: Thủ công Tin học hoá -Dòng thông tin. -Điều khiển. Tài liệu 2.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu(DFD). Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trìu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm Các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm, và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì ? Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu(DFD). Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu sử dụng 4 loại kí pháp đơn giản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Tệp dữ liệu Tên người/ bộ phận phát/nhận tin Tên tiến trình xử lý Tên dòng dữ liệu Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Kho dữ liệu Các mức của DFD. Sơ đồ ngữ cảnh( Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung, người ta phân rã ra làm sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1… Một số quy ước và quy tắc liên quan đến DFD. Một luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng xử lý và kho dữ liệu. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho xử lý phải là một động từ. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. Tất cả các xử lý trên BDF phải thuộc cùng._. một mức phân rã. Luồng vào của một BDF mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối của DFD. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống.Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất luận quy mô dự án lớn hay nhỏ cũng như kích cỡ của dự án to hay nhỏ. 2.5. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý. Nguyªn nh©n dÉn tíi viÖc ph¸t triÓn mét hÖ thèng th«ng tin. Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất. Phát triển hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó. Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chuẩn đoán về tình hình thực tế. Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó. Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình vật lý trong sang ngôn ngữ tin học. Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức. Như chúng ta đã biết sự hoạt động tồi tệ của một hệ thống thông tin, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ là những nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy yêu cầu phát triển hệ thống. Còn một số nguyên nhân khác nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi về chính trị. 2.5.2. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin. Phương pháp được trình bày ở đây có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo dưới đây. Cuối mỗi giai đoạn là phải kèm theo việc ra quyết định về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống. Quyết định này được trợ giúp bởi nội dung báo cáo mà phân tích viên hay nhóm phân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng. Phát triển hệ thống là một quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết cần phải quay lại giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình ; đó là việc lập kế hoặch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Sau đây là mô tả sơ lược các giai đoạn của việc phát triển hệ thống thông tin. 2.5.2.1. Giai đoạn1: Đánh giá yêu cầu. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Đánh giá yêu cầu bao gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn cả dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.Lập kế hoặch đánh giá yêu cầu. Mỗi giai đoạn của quá trình phát triển hệ thống thông tin cần được lập kế hoặch cẩn thận. Mức độ hình thức hoá của kế hoặch này sẽ thay đổi theo quy mô cuả dự án và theo giai đoạn phân tích. Về cơ bản thì lập kế hoặch của giai đoạn thẩm định dự án là làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin cần thu thập cũng như nguồn và các phương pháp thu thập cần dùng. Số lượng và sự đa dạng của nguồn tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống đang nghiên cứu. 2.Làm rõ yêu cầu. Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu rõ yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu. Yêu cầu phát triển hệ thống thông tin nhiều khi được thông báo chung chung, có thể dẫn tới nhầm lẫn.Bởi vậy việc làm rõ yêu cầu là rất cần thiết tránh những hiểu sai lệch yêu cầu của khách hàng.Khi làm rõ yêu cầu thì đầu tiên phân tích viên phải xác định chính xác xem người sử dụng muốn gì ? Tiếp theo phân tích viên phải đánh giá xem liệu yêu cầu đúng như đề nghị hay có thể giảm xuống hoặc tăng cường thêm.Làm rõ yêu cầu được thực hiện chủ yếu qua những cuộc gặp gỡ với những người yêu cầu sau đó là với những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống nghiên cứu ảnh hưởng tới. 3.Đánh giá khả thi. Đánh gía khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không ?Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về tổ chức, khả thi về kĩ thuật, khả thi về tài chính và khả thi về thời hạn. Khả thi về tổ chức: đòi hỏi phải có sự hoà hợp giữa giải pháp dự kiến và môi trường tổ chức. Dự án có tôn trọng chính sách nhân sự của doanh nghiệp hay không ? Nó có ảnh hưởng như thế nào tới không khí làm việc và quan hệ với khách hàng…… Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi về kĩ thuật đựơc đánh giá bằng cách so sánh với công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kĩ thuật của hệ thống đề xuất, hoặc kĩ thuật có trên thị trường có tương thích với công nghệ đã có của tổ chức hay không? Khả thi về tài chính: Khả thi về tài chính là xác đinh xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng chi phí bỏ ra hay không? 4. Chuẩn bị và trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sang sủa và đầy đủ và khuyến nghị những hành động tiếp theo. 2.5.2.2. Giai đoạn2: Phân tích chi tiết. Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu. Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và những mục tiêu mà hệ thống thông tin phải đạt được. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiến hành hay thôi phát triển hệ thống thông tin mới. Để làm được những việc đó giai đoạn này gồm 7 công đoạn: lập kế hoặch, nghiên cứu môi trường, nghiên cứu hệ thống, đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất dự án, chuẩn bị và trình bày báo cáo.Trình tự thực hiện của chúng như sau: sau khi lập kế hoặch, thu thập một lượng lớn thông tin về hệ thống đang tồn tại và về môi trường của nó. Khi có một lượng thông tin lớn, phân tích viên đưa ra chuẩn đoán tức là xác định vấn đề và nguyên nhân, và đánh giá lại tính khả thi. Rất có thể một số yếu tố mới không được nêu ra trong khi đánh giá yêu cầu sẽ xuất hiện và làm thay đổi mức khả thi của dự án. Những yếu tố này cũng có thể khẳng định lại việc đánh giá tính khả thi của của giai đoạn đi trước. Do có những yếu tố mới này mà đề xuất của dự án trong báo cáo về đánh giá yêu cầu sẽ phải thay đổi, dữ liệu chính xác hơn về mục tiêu cần đạt được, về thời hạn và chi phí, lợi ích phải được đưa nhập vào đề xuất. Cuối cùng thì báo cáo về nghiên cứu chi tiết phải được chuẩn bị và trình bày cho những người có trách nhiệm quyết định. 2.5.2.3. Giai đoạn 3: Thiết kế logic. Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình logic của một hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ được nhập vào. Mô hình logic sẽ được những ngừời sử dụng xem xét và chuẩn y. Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau: 1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 2.Thiết kế xử lý 3.Thiết kế các luồng dữ liệu vào 4.Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic. 5.Hợp thức hoá mô hình logic. 2.5.2.4. Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án cuả giải pháp. Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng là rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoải mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích của mỗi phương án và có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình bày lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp: 1.Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. 2.Xây dựng các phương án của giải pháp. 3.Đánh giá các phương án của giải pháp. 4.Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án của giải pháp. 2.5.2.5. Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn.Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp đã được chọn ở giai đoạn trước đây. Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến công việc hàng ngày của những người sử dụng. Một lỗi của thiết kế vật lý sẽ là nguyên nhân gây ra sự bực bội, chán nản và nhiều khi dẫn tới việc khước từ hệ thống. Thiết kê vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: 1.Lập kế hoặch thiết kế vật lý ngoài. 2.Thiết kế chi tiết các giao diện(vào/ra). 3.Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. 4.Thiết kế các thủ tục thủ công. 5.Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. 2.5.2.6. Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống. Giai đoạn triển khai hệ thống thông tin có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan đến việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy cập tới các bản ghi của các tệp và các chương trình máy tính khác nhau cấu thành nên hệ thống thông tin. Việc viết các chương trình máy tính, thử nghiệm các chương trình, các modun và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục tiêu chính của giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống là xây dựng một hệ thống hoạt động tốt. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần tin học hoá của hệ thống thông tin- đó chính là phần mềm. Việc hoàn thiện mọi tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn cho người sử dụng, cho thao tác viên cũng là trách nhiệm của những nhà thiết kế hệ thống. Những công đoạn chính của giai đoạn triển khai bao gồm: 1.Lập kế hoặch triển khai. 2. Thiết kế vật lý trong. 3.Lập trình. 4.Thử nghiệm. 5.Hoàn thiện hệ thống các tài liệu. 6.Đào tạo người sử dụng. 2.5.2.7. Giai đoạn 7:Cài đặt, bảo trì và khai thác hệ thống. Cài đặt là quá trình chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiêu của giai đoạn này là tích hợp hệ thống được phát triển vào các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất và đáp ứng với những thay đổi có thể xảy ra trong suốt quá trình sử dụng. Giai đoạn này có hai công việc: chuyển đổi về mặt kĩ thuật và chuyển đổi về mặt con người. Trong thực tế chuyển đổi, người ta hay mắc sai lầm khi xem nhẹ mặt chuyển đổi con người của hệ thống. Thái độ tích cực ủng hộ của người sử dụng là nhân tố quan trọng cho sự thành công của hệ thống mới. Tuy nhiên việc khích lệ tâm lý cho người sử dụng đón nhận hệ thống mới phải được chuẩn bị trong tất cả các giai đoạn phát triển hệ thống, chứ không chỉ thực hiện trong giai đoạn này. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: 1.Lập kế hoặch cài đặt. 2.Chuyển đổi. 3.Khai thác và bảo trì. 4.Đánh gía. 2.6. Phân tích hệ thống thông tin quản lý. Mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống. Mục đích của giai đoạn phân tích là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên.Để đạt được điều đó phân tích viên phải có một hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểu thấu đáo hoạt động của chính hệ thống. Ghi chép phỏng vấn,kết quả khảo sát,quan sát,các mẫu 2.0.Cấu trúc hoá các yêu cầu 1.0.Xác định yêu cầu hệ thống Các yêu cầu HT Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT,yêu cầu dịch vụ của HT Hồ sơ dự án Mô tả về HT mới 3.0.Tìm và lựa chọn các giải pháp Các bước của giai đoạn phân tích hệ thống Chiến lược đề xuất cho HT mới Các phương pháp thu thập thông tin. Phỏng vấn. Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu được các xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được các nội dung cơ bản khái quát về tổ chức mà những nội dung này khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.Phỏng vấn thường được thực hiện theo hai bước: Chuẩn bị phỏng vấn Tiến hành phỏng vấn Nghiên cứu tài liệu. Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức. Cần nghiên cứu kĩ các văn bản sau: Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc một nhóm công tác. Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức. Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra. Sử dụng phiếu điều tra. Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra. Yêu cầu các câu hỏi trên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu như nhau.Phiếu ghi theo cách thức dễ tổng hợp. Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơ bản sau: Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời. Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách. Chọn mẫu có mục đích. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoả mãn một điều kiện nào đó. Ví dụ đối tượng có từ 2 năm kinh nghiệm trở lên. Phân thành các nhóm(lãnh đạo, quản lý, người sử dụng…) rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó. Thường thì phiếu điều tra được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thể dùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng….Phiếu điều tra được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức câu hỏi. Trên phiếu điều tra chủ yếu là chứa câu hỏi đóng và một số câu hỏi mở. Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và có chất lượng người gửi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhận phiếu. Quan sát. Khi phân tích viên muốn nhìn những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai,… Quan sát cũng có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thể hiện giống như ngày thường. Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định nguồn thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Các bước xây dựng HTTT quản lý. 2.7.1.. Nghiªn cøu vµ ®Æt vÊn ®Ò x©y dùng hÖ thèng ( chiÕm 10% khèi l­îng c«ng viÖc). ViÖc kh¶o s¸t hÖ thèng chia ra lµm 2 giai ®o¹n : - Kh¶o s¸t s¬ bé nh»m x¸c ®Þnh tÝnh kh¶ thi cña ®Ò ¸n. Cô thÓ lµ : Ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc nh÷ng g× cÇn ph¶i lµm, nhãm ng­êi sö dông hÖ thèng trong t­¬ng lai - Kh¶o s¸t chi tiÕt nh»m x¸c ®Þnh chÝnh x¸c nh÷ng g× sÏ ®­îc thùc hiÖn vµ kh¼ng ®Þnh nh÷ng lîi Ých kÌm theo. 2.7.2. Ph©n tÝch hÖ thèng ( chiÕm 25% khèi l­îng c«ng viÖc). TiÕn hµnh ph©n tÝch cô thÓ hÖ thèng hiÖn t¹i b»ng c¸ch sö dông c¸c c«ng cô nh­ : - S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô ( Business Function Diagram : BFD ) §Ó x¸c ®Þnh c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô cÇn ph¶i ®­îc tiÕn hµnh bëi hÖ thèng dù ®Þnh x©y dùng. B­íc nµy ®Ó : * X¸c ®Þnh ph¹m vi hÖ thèng cÇn ph©n tÝch. * Gióp t¨ng c­êng c¸ch tiÕp cËn l« gic tíi viÖc ph©n tÝch hÖ thèng. * ChØ ra miÒn kh¶o cøu cña hÖ thèng trong toµn bé hÖ thèng tæ chøc. S¬ ®å dßng d÷ liÖu ( Data Flow Diagram : DFD ) : Gióp ta xem xÐt mét c¸ch chi tiÕt vÒ c¸c th«ng tin cÇn cho viÖc thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®· ®­îc nªu trªn. - M« h×nh thùc thÓ quan hÖ. - M« h×nh quan hÖ. Tõ ®ã tiÕn hµnh x©y dùng l­îc ®å kh¸i niÖm cho hÖ thèng míi. 2.7.3. ThiÕt kÕ x©y dùng hÖ thèng míi (chiÕm 50% khèi l­îng c«ng viÖc ). ThiÕt kÕ hÖ thèng mét c¸ch tæng thÓ. - X¸c ®Þnh râ c¸c bé phËn nµo trong hÖ thèng xö lý b»ng m¸y tÝnh vµ bé phËn nµo xö lý thñ c«ng. - X¸c ®Þnh râ vai trß vÞ trÝ cña m¸y tÝnh trong hÖ thèng míi. ThiÕt kÕ chi tiÕt. - ThiÕt kÕ c¸c kh©u xö lý thñ c«ng tr­íc khi ®­a vµo xö lý b»ng m¸y tÝnh. - X¸c ®Þnh vµ ph©n phèi th«ng tin ®Çu ra. - ThiÕt kÕ ph­¬ng thøc thu thËp, xö lý th«ng tin cho m¸y. 2.7.4. Cµi ®Æt hÖ thèng míi ( chiÕm 15% khèi l­îng c«ng viÖc ). - ThiÕt kÕ c¸c tÖp c¬ së d÷ liÖu, c¸c giao diÖn dµnh cho ng­êi sö dông. - VËn hµnh, ch¹y thö vµ b¶o tr× hÖ thèng. - H­íng dÉn, ®µo t¹o ng­êi sö dông trong hÖ thèng míi. 2.8. ThiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin Giai ®o¹n ph©n tÝch hÖ thèng. Trong giai ®o¹n nay chóng ta sö dông c¸c c«ng cô chñ yÕu sau : - S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô (Business Function Diagram). - S¬ ®å dßng d÷ liÖu (Data Flow Diagram). - M« h×nh d÷ liÖu ( Data Mode ). - M« h×nh quan hÖ ( Relation Mode). 2.8.1.1. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô (BFD) Môc ®Ých cña BFD : T¨ng c­êng c¸ch tiÕp cËn l« gic tíi viÖc ph©n tÝch hÖ thèng vµ chØ ra miÒn kh¶o cøu hÖ thèng trong toµn bé hÖ thèng tæ chøc. Gióp x¸c ®Þnh ph¹m vi hÖ thèng cÇn ph©n tÝch. Mét BFD ®Çy ®ñ gåm : - Tªn chøc n¨ng. - M« t¶ cã tÝnh chÊt t­êng thuËt. - §Çu vµo cña chøc n¨ng. - §Çu ra cña chøc n¨ng. - C¸c sù kiÖn g©y ra sù thay ®æi. S¬ ®å BFD chØ cho ta biÕt cÇn ph¶i lµm g× chø kh«ng chØ ra lµ ph¶i lµm thÕ nµo, ë ®©y chóng ta kh«ng cÇn ph©n biÖt chøc n¨ng hµnh chÝnh víi chøc n¨ng qu¶n lý. TÊt c¶ c¸c chøc n¨ng ®ã ®Òu quan träng vµ cÇn ®­îc xö lý nh­ nhau nh­ mét phÇn cña cïng mét cÊu tróc. 2.8.1.2. S¬ ®å dßng d÷ liÖu ( DFD ) Môc ®Ých cña DFD lµ trî gióp cho 4 ho¹t ®éng chÝnh cña nhµ ph©n tÝch. - Liªn l¹c: DFD mang tÝnh ®¬n gi¶n, dÔ hiÓu ®èi víi ng­êi ph©n tÝch vµ ng­êi dïng. - Tµi liÖu: §Æc t¶ yªu cÇu h×nh thøc vµ yªu cÇu thiÕt kÕ hÖ thèng lµ nh©n tè lµ ®¬n gi¶n viÖc t¹o vµ chÊp nhËn tµi liÖu. - Ph©n tÝch DFD: §Ó x¸c ®Þnh yªu cÇu cña ng­êi sö dông. - ThiÕt kÕ: Phôc vô cho viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ minh häa c¸c ph­¬ng ¸n cho nhµ ph©n tÝch vµ ng­êi dïng xem xÐt khi thiÕt kÕ hÖ thèng míi. Mét sè c¸c ký ph¸p th­êng dïng : H×nh trßn: Bªn trong h×nh trßn cã chøa c¸c tªn tiÕn tr×nh. Tªn cña mét tiÕn tr×nh cã d¹ng: ®éng tõ + bæ ng÷. Tªn tiÕn tr×nh xö lý Mçi tiÕn tr×nh trong DFD ®­îc bao trong mét vßng trßn vµ mçi tiÕn tr×nh ph¶i cã chøc n¨ng biÕn ®æi th«ng tin. NghÜa lµ cã chøc n¨ng biÕn ®æi th«ng tin ®Çu vµo theo mét c¸ch nµo ®ã nh­ tæ chøc l¹i, bæ sung t¹o th«ng tin míi. TiÕp nhËn ®¬n hµng VÝ dô: Tªn cña tiÕn tr×nh trong DFD ph¶i trïng víi tªn cña chøc n¨ng trong BFD t­¬ng øng v× gi÷a hai m« h×nh nµy cã mèi quan hÖ mËt thiÕt víi nhau, chóng kiÓm tra vµ bæ sung lÉn nhau. - Dßng d÷ liÖu : Lµ viÖc chuyÓn th«ng tin vµo hoÆc ra khái mét tiÕn tr×nh. Nã ®­îc chØ ra trªn s¬ ®å b»ng mét ®­êng kÎ cã mòi tªn ë Ýt nhÊt mét ®Çu. Mòi tªn chØ ra h­íng cña dßng th«ng tin. Tªn d÷ liÖu VÝ dô: Hãa ®¬n b¸n hµng - Kho d÷ liÖu: Kho d÷ liÖu ®­îc ký hiÖu: Bªn trong lµ tªn kho Kho d÷ liÖu trong s¬ ®å DFD biÓu diÔn cho th«ng tin cÇn ®­îc l­u tr÷ trong 1 kho¶ng thêi gian. Tõ mét kho d÷ liÖu cã thÓ cã nh÷ng dßng d÷ liÖu ®i ra, ta nãi r»ng ®ã lµ dßng d÷ liÖu th©m nhËp; hoÆc ®i vµo, ®ã lµ dßng d÷ liÖu cËp nhËt kho d÷ liÖu. - Nguån hoÆc ®Ých: Tªn ng­êi/ bé phËn ph¸t/ nhËn tin Nguån hoÆc ®Ých lµ nh÷ng bé phËn, tæ chøc bªn ngoµi lÜnh vùc ®ang nghiªn cøu nh­ng cã quan hÖ nhÊt ®Þnh víi hÖ thèng. C¸c t¸c nh©n ngoµi nµy cã thÓ lµ n¬i nhËn tin, s¶n phÈm cña hÖ thèng nh­ng còng cã thÓ lµ n¬i cung cÊp th«ng tin cho hÖ thèng. 2.8.1.3. M« h×nh d÷ liÖu Ph©n tÝch d÷ liÖu lµ mét ph­¬ng ph¸p x¸c ®Þnh c¸c ®¬n vÞ th«ng tin c¬ së cã Ých cho hÖ thèng (c¸c thùc thÓ), vµ x¸c ®Þnh râ mèi quan hÖ bªn trong hoÆc tham trá chÐo nhau gi÷a chóng. §iÒu nµy cã ý nghÜa lµ mäi phÇn d÷ liÖu sÏ chØ ®­îc l­u tr÷ mét lÇn trong toµn bé hÖ thèng cña tæ chøc vµ cã thÓ truy cËp tõ bÊt kú ch­¬ng tr×nh nµo bëi nhiÒu ng­êi sö dông kh¸c nhau. Môc ®Ých cña viÖc x©y dùng m« h×nh d÷ liÖu : - KiÓm tra chÆt chÏ c¸c yªu cÇu cña ng­êi dïng. - Cung cÊp c¸i nh×n l« gic vÒ th«ng tin cÇn cho hÖ thèng. C¸c thµnh phÇn cña m« h×nh d÷ liÖu bao gåm : - Thuéc tÝnh : lµ ®Æc tr­ng cña thùc thÓ. Thuéc tÝnh liªn quan ®Õn c¸c kiÓu thùc thÓ, cßn gi¸ trÞ thuéc tÝnh riªng biÖt th× thuéc vÒ riªng tõng thùc thÓ. Cã 3 lo¹i thuéc tÝnh nh­ : + Thuéc tÝnh ®Þnh danh ( thuéc tÝnh kho¸): lµ mét hay nhiÒu thuéc tÝnh cho phÐp x¸c ®Þnh duy nhÊt mét thùc thÓ. + Thuéc tÝnh m« t¶: hÇu hÕt c¸c thuéc tÝnh trong mét kiÓu thùc thÓ ®Òu lµ thuéc tÝnh m« t¶. Mçi thuéc tÝnh chØ xuÊt hiÖn trong mét b¶ng VÝ dô: Víi thùc thÓ DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) th×: * Thuéc tÝnh Mahang lµ kho¸. * Thuéc tÝnh Tenhang, Dvtinh, Dongia lµ thuéc tÝnh m« t¶. + Thuéc tÝnh kÕt nèi : lµ thuéc tÝnh ®­îc dïng ®Ó chØ ra mèi quan hÖ gi÷a mét thùc thÓ nµy víi mét thùc thÓ kh¸c. Thùc thÓ : ®­îc hiÓu lµ tËp hîp c¸c ®èi t­îng cïng lo¹i d­íi gãc ®é quan t©m cña nhµ qu¶n lý. Cã hai lo¹i thùc thÓ: - Thùc thÓ tµi nguyªn: ChØ m« t¶ mµ kh«ng giao dÞch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) - B¶ng giao dÞch (Nhãm thùc thÓ giao dÞch): ThÓ hiÖn c¸c giao dÞch. VÝ dô: HoaDonBanHang(SoHD,MaKhachHang,DienGiai,NgayHD,NguoiBan) - KiÓu thùc thÓ: lµ mét nhãm tù nhiªn mét sè thùc thÓ l¹i, m« t¶ mét lo¹i th«ng tin chø kh«ng ph¶i b¶n th©n th«ng tin. - C¸c kiÓu liªn kÕt : 1@1 Liªn kÕt Mét - Mét Mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ A ®­îc liªn kÕt víi chØ mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ B vµ ng­îc l¹i. 1@N Liªn kÕt Mét - NhiÒu Lo¹i liªn kÕt nµy phæ biÕn trong thùc tÕ, mét lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ A liªn kÕt víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt hiÖn cña thùc thÓ B, nh­ng mçi lÇn xuÊt hiÖn cña B chØ liªn kÕt víi mét lÇn xuÊt hiÖn cña A. VÝ dô nh­ quan hÖ gi÷a kh¸ch hµng vµ hãa ®¬n b¸n hµng, mét kh¸ch hµng cã thÓ cã nhiÒu hãa ®¬n b¸n hµng, cßn mét hãa ®¬n b¸n hµng chØ thuéc vÒ mét kh¸ch hµng nµo ®ã. N@M Liªn kÕt NhiÒu - NhiÒu Mçi lÇn xuÊt cña A t­¬ng øng víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt cña B vµ ng­îc l¹i, nhiÒu mçi lÇn xuÊt cña B t­¬ng øng víi mét hay nhiÒu lÇn xuÊt cña B. C¸c giai ®o¹n trong qu¸ tr×nh x©y dùng m« h×nh d÷ liÖu : * X¸c ®Þnh c¸c thuéc tÝnh : Dùa trªn 3 nguån : - Tri thøc cña b¶n th©n vÒ c«ng viÖc ®ang nghiªn cøu. - Nh÷ng ng­êi sö dông hÖ thèng hiÖn t¹i. - Xem xÐt c¸c tµi liÖu sö dông th­êng xuyªn trong lÜnh vùc nghiªn cøu. * X¸c ®Þnh kiÓu thùc thÓ: §Ó cã ®­îc kiÓu thùc thÓ ng­êi ph©n tÝchph¶i chuÈn ho¸ nh»m môc ®Ých : - Tèi thiÓu viÖc lÆp l¹i. - Tr¸nh d­ thõa th«ng tin. * X¸c ®Þnh c¸c quan hÖ: ThiÕt lËp mèi liªn hÖ tù nhiªn gi÷a c¸c thùc thÓ vµ liªn kÕt nµy ph¶i ë d¹ng quan hÖ mét - nhiÒu. Qu¸ tr×nh chuÈn ho¸ m« h×nh d÷ liÖu. - Kh¸i niÖm chuÈn ho¸: ChuÈn ho¸ lµ viÖc chuyÓn ®æi tËp hîp cña ng­êi sö dông vµ d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ sang cÊu tróc d÷ liÖu nhá h¬n ®¬n gi¶n vµ æn ®Þnh h¬n. CÊu tróc d÷ liÖu ®­îc chuÈn ho¸ còng thuËn lîi h¬n trong viÖc b¶o qu¶n. - C¸c qui t¾c chuÈn ho¸: ChuÈn ho¸ møc 1 (1.NF): ChuÈn ho¸ møc mét quy ®Þnh r»ng, trong mçi danh s¸ch kh«ng ®­îc chøa c¸c thuéc tÝnh lÆp. NÕu cã c¸c thuéc tÝnh lÆp th× ph¶i t¸ch c¸c thuéc tÝnh ®ã thµnh c¸c danh s¸ch con, cã ý nghÜa d­íi gãc ®é qu¶n lý. ChuÈn ho¸ møc 2 (2.NF): ChuÈn ho¸ møc hai quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch mçi thuéc tÝnh ph¶i phô thuéc hµm hoµn toµn vµo toµn bé kho¸ chøc kh«ng chØ phô thuéc vµo mét phÇn cña kho¸. NÕu cã sù phô thuéc nh­ vËy th× ph¶i t¸ch nh÷ng nh÷ng thuéc tÝnh phô thuéc hµm vµo bé phËn cña kho¸ thµnh mét danh s¸ch con míi. ChuÈn ho¸ møc 3 (3.NF): ChuÈn ho¸ møc 3 quy ®Þnh r»ng, trong mét danh s¸ch kh«ng ®­îc phÐp cã sù phô thuéc b¾c cÇu gi÷a c¸c thuéc tÝnh. NÕu thuéc tÝnh nµy phô thuéc hµm vµo thuéc tÝnh kia th× ph¶i t¸ch chóng ta thµnh c¸c thuéc tÝnh kh¸c nhau cã quan hÖ víi nhau. 2.8.1.4 M« h×nh quan hÖ. M« h×nh quan hÖ lµ danh s¸ch tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh thÝch hîp cho tõng thùc thÓcña mçi m« h×nh d÷ liÖu. Môc ®Ých x©y dùng m« h×nh quan hÖ : Nh»m kiÓm tra, c¶i tiÕn, më réng vµ tèi ­u ho¸ m« h×nh d÷ liÖu ®· x©y dùng. C¸c b­íc x©y dùng m« h×nh quan hÖ : - X¸c ®Þnh tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cÇn dïng tíi trong hÖ thèng ®Þnh x©y dùng. - X¸c ®Þnh kiÓu thùc thÓ ®Ó ®Æt tõng thuéc tÝnh nh»m gi¶m thiÓu viÖc sao chÐp vµ tr¸nh d­ thõa. Víi c¸c thuéc tÝnh, kiÓu thùc thÓ vµ quan hÖ ®· biÕt cã thÓ x©y dùng mét s¬ ®å trùc gi¸c m« h×nh quan hÖ. Khi ®ã ta cã thÓ so s¸nh c¸c m« h×nh vµ trÝch ra ®­îc tõ viÖc so s¸nh ®ã mét m« h×nh duy nhÊt cã chøa ®Æc tr­ng tèt nhÊt cña c¶ hai. Ph©n tÝch chi tiÕt hÖ thèng th«ng tin. Mét hÖ thèng bao gåm nhiÒu phÇn tö kh¸c nhau nh­ng cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. ViÖc thay ®æi cña phÇn tö nµy sÏ kÐo theo sù thay ®æi cña c¸c phÇn tö kh¸c dÉn tíi sù thay ®æi cña c¶ hÖ thèng. Ch¼ng h¹n, ®èi víi hÖ thèng th«ng tin viÖc thay ®æi vÒ phÇn cøng kÐo theo nh÷ng thay ®æi vÒ ch­¬ng tr×nh còng nh­ viÖc ®­a vµo nh÷ng nguyªn t¾c qu¶n lÝ míi, yªu cÇu ph¶i hiÖn ®¹i ho¸ l¹i toµn bé øng dông. ChÝnh v× lÝ do ®ã, khi tiÕn hµnh ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng, c¸c nhµ ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th­êng ®­a ra ph­¬ng thøc tiÕp cËn hÖ thèng theo tõng møc. §ã còng chÝnh lµ néi dung cña ph­¬ng ph¸p ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng MERISE. Theo ph­¬ng ph¸p nµy, viÖc tiÕp cËn hÖ thèng theo tõng møc sÏ ph©n tÝch hÖ thèng ra 3 yÕu tè: - Xö lÝ (Treatment). - D÷ liÖu (Data). - TruyÒn tin (Communication). Vµ 4 møc tiÕp cËn: - Kh¸i niÖm (Conceptural): ë møc nµy,ho¹t ®éng cña tæ chøc sÏ ®­îc m« t¶ theo mét cÊu tróc kh¸i qu¸t nhÊt, c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng ®­îc m« t¶ ®éc lËp víi c¸c bé phËn (Ai?), vÞ trÝ (ë ®©u?), còng nh­ thêi ®iÓm (bao giê?). Møc nµy t­¬ng ®­¬ng víi viÖc x¸c ®Þnh môc ®Ých nh»m tr¶ lêi c©u hái: V× sao hÖ thèng ®ã tån t¹i? Vµ nã lµ c¸i g×? §©y lµ møc thÓ hiÖn tÝnh æn ®Þnh cña m« h×nh quan niÖm vµ môc tiªu rµng buéc cña hÖ thèng . - Tæ chøc (Organization): møc nµy thÓ hiÖn c¸c môc tiªu ®· ®­îc kh¸i niÖm ho¸ ë møc kh¸i niÖm lªn møc thùc tÕ tæ chøc, trong ®ã cã tÝnh ®Õn rµng buéc vÒ mÆt tæ chøc. Møc tæ chøc nh»m tr¶ lêi cho c©u hái: Ai? Bao giê? ë ®©u? Sau ®ã ®­a ra sù s¾p xÕp vÞ trÝ lµm viÖc cho c¸c ®èi t­îng trong hÖ thèng, cè g¾ng t×m ra c¸ch tæ chøc tèt nhÊt. - L« gÝc (Logic): møc nµy ®Ò cËp tíi nh÷ng c«ng cô tin häc mµ ng­êi sö dông sÏ dïng trong xö lÝ nh­: C¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, b¶ng tÝnh ®iÖn tö... ) - VËt lÝ (Physical): §Ò cËp tíi c¸c trang thiÕt bÞ tin häc cô thÓ ®­îc sö dông trong hÖ thèng. ViÖc ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng ®­îc tiÕn hµnh qua c¸c b­íc sau: - Nghiªn cøu thùc tÕ. - X©y dùng c¸c m« h×nh xö lý quan niÖm d÷ liÖu, m« h×nh tæ chøc xö lý. - X©y dùng m« h×nh d÷ liÖu l«gic. - X©y dùng m« h×nh vËt lý d÷ liÖu vµ m« h×nh t¸c nghiÖp vËt lý. - Hîp thøc ho¸. 2.10. Nội dung của bài toán quản lý khách hàng. 2.10.1. Các yêu cầu của bài toán quản lý khách hàng Hệ thống quản lý khách hàng cần đạt được một số yêu cầu sau: Lưu trữ và cập nhật các thông tin về khách hàng Lưu trữ và cập nhật các thông tin về hợp đồng Cho phép tìm kiếm thông tin về khách hàng theo một trong các tiêu chí nào đó về khách hàng như: mã khách, tên khách, địa chỉ… Cho phép tìm kiếm thông tin về hợp đồng theo một trong các tiêu chí nào đoa về hợp đồng như: tên khách, người liên hệ, ngày kí kết, giá trị hợp đồng, loại hợp đồng… In báo cáo danh sách khách hàng theo từng khu vực địa chỉ In báo cáo danh sách hợp đồng theo loại hợp đồng, thời gian kí kết, giá trị hợp đồng… 2.10.2. Các thông tin đầu vào và đầu ra của hệ thống thông tin quản lý khách hàng. Các dữ liệu vào Thông tin về khách hàng của công ty Thông tin về hợp đồng Thông tin về danh sách nhân viên Thông tin về các loại thuế, tỉ giá các đồng tiền Các dữ liệu ra Báo cáo tình hình khách hàng Báo cáo về tình hình kí kết, thực hiện hợp đồng. 2.10.3. Giải pháp phần mềm. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ thông tin thì các ngôn ngữ xây dựng chương trình phầm mềm cũng phát triển không ngừng. Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ xây dựng chương trình phần mềm quản lý cũng như các chương trình phần mềm khác với nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu như Access, Oracle, SQL Server….Mỗi một ngôn ngữ đều có những ưu nhược điểm riêng. Việc lựa chọn ngôn ngữ nào cho phù hợp và tối ưu nhất là phụ thuộc vào mục đích, yêu cầu của bài toán đặt ra. Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích, thiết kế chương trình sẽ tìm ra một giải pháp phần mềm tối ưu tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng, giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng. Trên cơ sở phân tích bài toán,tìm hiểu ngôn ngữ em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Visual Basic.Net để xây dựng chương trình. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được dùng là SQL Server 2000. Visual Basic.NET (VB.NET) là ngôn ngữ lập trình khuynh hướng đối tượng (Object Oriented Programming Language) do Microsoft thiết kế lại từ con số không. Visual Basic.NET (VB.NET) không kế thừa VB6 hay bổ sung, phát triển từ VB6 mà là một ngôn ngữ lập trình hoàn toàn mới trên nền ._.