Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Card Visit - Leaflet (Access)

c năng kinh doanh BFD Hình 3.2: Sơ đồ DFD mức ngữ cảnh Hình 3.3: Sơ đồ DFD mức 0 Hình 3.4: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý danh mục Hình 3.5: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý Card Visit Hình 3.6: Sơ đồ DFD mức 1 – mức quản lý Leaflet Hình 3.7: Sơ đồ DFD mức 1 – mức lập báo cáo Hình 3.8: Bảng danh mục tỉnh thành phố Hình 3.9: Bảng danh mục Website Hình 3.10: Bảng dữ liệu Leaflet Hình 3.11: Bảng dữ liệu Card Visit Hình 3.12: Sơ đồ quan hệ thực thể ( Relasion Ships ) Hình 3.13: Giải thuật đăng nhập hệ thống Hình 3.14: Giải thuật thêm mới một bản ghi Hình 3.15: Giải thuật sửa một bản ghi Hình 3.16: Giải thuật xóa một bản ghi Hình 3.17: Giải thuật in báo cáo Hình 3.18: Giao diện đăng nhập chương trình Hình 3.19: thông báo sau đăng nhập Hình 3.20: Giao diện chính của chương trình Hình 3.21: chức năng hệ thống Hình 3.22: chức năng quản lý dữ liệu Hình 3.23: chức năng quản lý thẻ Hình 3.24: chức năng báo cáo Hình 3.25: chức năng trợ giúp Hình 3.26: Giao diện thêm người sử dụng mới Hình 3.27: Giao diện xóa người sử dụng Hình 3.28: Giao diện thay đổi mật khẩu Hình 3.29: Giao diện danh mục tỉnh thành phố Hình 3.30: Giao diện danh mục Website Hình 3.31: giao diện quản lý Card Visit Hình 3.32: Giao diện quản lý Leaflet Hình 3.33: Báo cáo danh mục tỉnh thành phố Hình 3.34: báo cáo danh mục Website Hình 3.35: Báo cáo thông tin Card Visit LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay trong xu thế của sự phát triển vượt bậc công nghệ thông tin trên toàn thế giới, thông tin đã và đang đóng vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì thông tin được hình thành từ nhiều yếu tố khác nhau, nó rất đa dạng và phức tạp, do đó việc xử lý thông tin sẽ ngày càng khó khăn. Chính vì thế , công nghệ thông tin đang dần dần từng bước được áp dụng vào các lĩnh vực của đời sống xã hội nhằm giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau. Một trong những lĩnh vực phát triển nhất hiện này là ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quản lý. Khi trình độ tin học hóa cao, việc phát triển và ứng dụng các hệ thống thông tin sẽ được thực hiện ở hầu hết các cơ quan, tổ chức và các đơn vị. Nhờ vào công tác tin học hóa mà việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp ngày càng được cải thiện theo hướng tích cực. Tuy nhiên, trải qua quá trình tìm hiểu thực tế tại nơi thực tập đã cho thấy rằng việc ứng dụng CNTT vào trong lĩnh vực quản lý thông tin Card Visit – Leaflet là chưa có. Do đó vấn đề đặt ra là cần phải có sự quan tâm hơn đến vấn đề quản lý thông tin Card Visit – Leaflet, để có thể nâng cao công tác quản lý, giảm thiểu chi phí, dần dần từng bước tin học hóa, thực hiện việc quản lý tự động trên các lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Card Visit – Leaflet” đã được thực hiện với mục đích chương trình có thế được áp dụng tại công ty. Đề tài được thực hiện nhằm giảm bớt các chi phí không cần thiết, nhằm nâng cao công tác quản lý Card Visit – Leaflet, giảm thiểu những hạn chế quản lý thông tin cơ bản về các cá nhân và tổ chức trong hoạt động của một công ty kinh doanh dịch vụ lữ hành. ĐỀ TÀI BAO GỒM CÁC CHƯƠNG SAU: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi và đề tài thực hiện. Chương 2: Một số phương pháp luận cơ bản nghiên cứu đề tài và công cụ thực hiện. Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Card Visit – Leaflet cho công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi. Do hạn chế về mặt thời gian và các điều kiện khác nên chắc chắn chương trình còn nhiều thiều sót, rất mong được sự quan tâm, góp ý của các quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Đoàn Quốc Tuấn – khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh Tế Quốc Dân, các thầy giáo trong khoa Tin học kinh tế cùng các cô chú, anh chị trong công ty và các bạn đã quan tâm và giúp đỡ em có thể hoàn thành tốt đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện Nguyễn Minh Thư CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH VÀ DỊCH VỤ VIỆT NAM CỦA TÔI VÀ ĐỂ TÀI THỰC HIỆN 1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY .1 Giới thiệu chung về công ty Đơn vị cấp ĐKKD: Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội (phòng đăng kí kinh doanh). Hình thức: công ty TNHH có 2 thành viên trở lên. Số ĐKKD: 0102030500 Đăng kí lần đầu: ngày 09 tháng 04 năm 2007. Tên công ty: công ty TNHH du lịch và dịch vụ “Việt Nam Của Tôi” Tên giao dịch: Compagnie Limite’e de Services et de Voyages monVietNam Tên viết tắt: MONVIETNAM CO.; LTD Trụ sở chính: số 14, 267/2/157 đường Hoàng Hoa Thám, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, thành phố Hà Nội. Tel: (84.)04.2580.159 Hotline: 0904.180.279 Fax: (84.) 2580 159 Tôiail: monvietnam@yahoo.com Website: www.monvietnam.net Ngành nghề đăng kí kinh doanh Lữ hành, nội địa quốc tế; Các dịch vụ phục vụ khách du lịch ( không bao gồm kinh doanh quán Bar, phòng Karaoke, vũ trường) Cho thuê xe du lịch; Tổ chức các hội nghị, hội thảo; các sự kiện văn hóa cộng đồng. Vốn điều lệ: 1.800.000.000 VNĐ (một tỷ tám trăm triệu đồng) Đại diện pháp luật Chức danh: Giám đốc Họ tên: Đỗ Anh Tuấn Sinh ngày: 30/10/1976 CMTND: 012915796 ( Nguồn: phòng Giám Đốc- Giấy phép đăng kí kinh doanh) Lịch sử MonVietNam Tên MonVietNam theo tiếng Việt có nghĩa là “Việt Nam của tôi”. Chọn cái tên có ý nghĩa này cho công ty mình, Anh Tuấn và ông Gérard mong muốn bạn bè đến với Việt Nam sẽ nhớ mãi một đất nước mến yêu và giàu lòng hiếu khách. Giám đốc công ty là anh Đỗ Anh Tuấn. Anh là cựu sinh viên trường Đại học Ngoại Ngữ, khoa Tiếng Pháp. Ra trường, công việc đầu tiên của anh là làm giáo viên tiểu học. Có một thời gian dài anh là hướng dẫn viên du lịch, sau đó anh làm trưởng quầy lễ tân trong khách sạn Quartier des Corporations à Hanoi. Với vốn tiếng Anh và tiếng Pháp thành thạo, anh mong muốn được giúp đỡ khách du lịch khám phá Việt Nam, một đất nước sôi động và hiếu khách. Ông Gérard là một người Pháp đã từng sống ở nhiều nơi. Khi còn trẻ ông đã tốt nghiệp 3 trường đại học: tâm lý và xã hội học gia đình, du lịch và marketing. Ông là cố vấn Marketing của công ty. Ông là người đồng sáng tạo ra loại hình du lịch “Kid-Vancances”, là người khám phá ra các trò chơi và cũng đồng thời là một nhà văn. Nhiều năm trước ông đến sống ở Hà Nội, nói tiếng Việt và kết hôn với một cô gái Việt Nam. Vì vậy mà ông hi vọng được chia sẻ tình yêu đối với Việt Nam, một đất nước kì diệu, huyền bí và đầy sức cuốn hút. Ông Gérard là một người rất đáng mến, hóm hỉnh và đặc biệt là rất thích các tôi nhỏ. Có một điều lạ là các tôi bé ở Việt Nam ông đã gặp hầu hết đều rất thích ông. Anh Tuấn và ông Gérard đã cùng nhau sáng lập “MonVietNam”. Đối với họ, điều làm nên sự khác biệt là gì? Đó là những gì họ cố gắng để mang đến cho khách hàng của mình. Công ty mong muốn sẽ mang lại những kỳ nghỉ với giá thành hợp lý nhất có thể. Bất cứ một thành viên nào trong đoàn sẽ không bao giờ có cảm giác lẻ loi trong những chuyến du lịch tập thể. Công ty sẽ đáp ứng được những mong muốn và trước hết là thực hiện những nguyện vọng của khách hàng. Khách hàng sẽ được tìm hiểu về một nền văn hóa Việt Nam giàu bản sắc dân tộc. Tiêu chí của công ty là tạo ra sự ấm cúng và không khí thân mật, gần gũi giữa tất cả mọi người, thỏa mãn thú vui khám phá, thích tìm hiểu du lịch của khách, luôn ở bên cạnh để giúp chuẩn bị những thứ cần thiết cho chuyến đi và đảm bảo an toàn tuyệt đối trong suốt hành trình du lịch. Đặc biệt nhất là họ luôn trò chuyện với khách hàng của mình để giúp khách chuẩn bị thật kĩ trước khi lên đường. “Họ sẽ luôn đón tiếp bạn và giúp bạn hết lo lắng trong chuyến đi và sau đó là giúp bạn trở lại với cuộc sống thường ngày cùng với những khoảnh khắc tuyệt vời của kì nghỉ.” Định hướng kinh doanh Định hướng kinh doanh chính của công ty “Việt Nam của tôi” là hai lĩnh vực du lịch và dịch vụ, trong đó mảng du lịch là chủ yếu, bao gồm các hoạt động: Lữ hành, nội địa quốc tế. Các dịch vụ phục vụ khách du lịch. Công ty TNHH Du lịch và Dịch vụ “Việt Nam của tôi” ra đời trong khi Việt Nam đã gia nhập WTO và kinh tế đất nước đang tăng trưởng vượt bậc. Đó là điều kiện rất thuận lợi đồng thời cũng là một thử thách không nhỏ đối với một công ty du lịch tuổi đời còn trẻ như MonVietNam. MonVietNam là công ty du lịch quốc tế với thị phần chủ yếu là thị trường Pháp. Trong năm tới, công ty có hướng mở rộng thị phần sang thị trường Anh và Mỹ, sau đó là Trung Quốc và Nhật Bản. Với điều kiện thuận lợi trong bối cảnh chung của đất nước, công ty MonVietNam mong muốn phục vụ ngày càng tốt hơn nhu cầu dịch vụ lữ hành trong nước và quốc tế. MonVietNam có một giám đốc rất trẻ nhưng nhiều kinh nghiệm và đội ngũ nhân viên nhiệt tình, giỏi chuyên môn. Công ty luôn quan tâm một cách sâu sắc đến từng khách hàng, cam kết cảm nhận sâu sắc và đáp ứng tối đa những nhu cầu và mong muốn của khách hàng, để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng bạn bè quốc tế về MonVietNam và một đất nước Việt Nam hòa bình và mến khách. Văn hóa kinh doanh Từ khi thành lập Monvietnam, Anh Tuấn và Ông Gérard đã mong muốn làm hài hòa giữa hoạt động du lịch và sở thích du lịch của khách hàng, giữa giá thành và chất lượng phục vụ, đồng thời giữa sở thích và kết quả chuyến du lịch của khách hàng. Đến với Monvietnam, khách hàng luôn có được giá thành rẻ nhất nhưng trái lại công ty luôn đặt sự tiện nghi, những mong muốn, yêu cầu, an toàn và sự lựa chọn của khách hàng là trên hết. Trong mỗi chuyến đi, cảm nhận của chính người tham gia hành trình là thực sự quan trọng. Những điều du khách cảm nhận với mỗi chuyến đi mang lại thành công tất yếu đối với doanh nghiệp kinh doanh hoạt động lữ hành và du lịch. Giám đốc công ty luôn dặn dò nhân viên của mình: “Đối với khách hàng, các bạn hãy luôn nghĩ rằng bạn đang đi cùng các bạn của mình đi du lịch. Hãy chăm sóc họ như người thân của bạn và thể hiện sự nhiệt tình, hiếu khách. Nhận lỗi nếu các bạn có sơ suất và tôi tin chắc chắn chẳng có ai lại không mỉm cười. Tôi muốn khách hàng của mình sẽ không bao giờ phải nghe hướng dẫn viên du lịch của mình nói “chúng ta không thể dừng ở đây được” trừ phi họ muốn chụp ảnh một địa danh bị cấm hoặc là lái xe không thể tìm được chỗ đậu xe.Nếu xảy ra bất trắc trong chuyến đi của bạn đừng bao giờ để khách hàng tự xoay sở một mình.” Công ty luôn chọn nhà nghỉ, địa điểm tham quan, nơi đi dạo và các hoạt động giải trí theo sở thích và mong muốn của khách hàng. Khách hàng có thể thay đổi hành trình chuyến đi nếu khách hàng quan tâm đến những nơi khác mà trước đó họ chưa nghĩ đến. Luôn có một hướng dẫn viên bên cạnh khách hàng 24/24, sẽ giúp họ giải quyết những khó khăn hay những tai nạn không may xảy ra. Đến với Monvietnam, khách hàng sẽ được khám phá một đất nước Việt Nam với những thắng cảnh đẹp, các công trình kiến trúc và cả các phong tục tập quán, lối sống, truyền thống văn hóa và những công trình dự án trên đất nước Việt Nam. Cảm nhận đầu tiên khi đến với Monvietnam đó là sự phục vụ tận tình và tình cảm bạn bè thân thiện với tất cả du khách. Điều mong muốn nhất của công ty đó là mang lại cho mọi người một kì nghỉ như mong đợi và cảm giác thoải mái khi trở về nhà! Để những ai đã từng đến Việt Nam còn nhắc đến Việt Nam và một ngày nào đó sẽ lại đến. 1.1.5 Sơ đồ BFD và chức năng các phòng ban của công ty 1.1.5.1 Sơ đồ BFD Giám đốc Tour - guide Office Phòng Kinh doanh Booking Office Quản lý hướng dẫn viên P.Hành chính - tổng hợp Quảng cáo Đào tạo và kiểm tra trình độ Nhận tour Xếp tour Nghiên cứu thị trường Tư vấn chọn tour Quản lý thông tin Khảo sát thực tế trước tour Liên hệ các địa điểm đến Quản lý nhân sự Kế toán (Nguồn: Phòng hành chính – tổng hợp) Hình 1.1: Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD 1.1.5.2 Chức năng các phòng ban * Giám đốc: thực hiện điều hành, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh, xây dựng các quy định, chế độ chính sách của toàn công ty về tổ chức nhân sự, tiền lương và tài chính kế toán. Giám đốc là người điều hành chung hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty với vai trò định hướng chiến lược. Giám sát trực tiếp hoạt động của trang web. * Tour-guide Office: tổ chức các khóa huấn luyện nghiệp vụ cho các hướng dẫn viên mới, kiểm tra trình độ nhân viên và quản lý trực tiếp các hướng dẫn viên của công ty. * Phòng kinh doanh: thực hiện quảng cáo, tư vấn chọn tour cho khách hàng, quản lý các hoạt động trên trang web, nghiên cứu thị trường, khảo sát thực tế trước tour. * Booking Office: nhận tour, xếp tour, liên hệ trước tới những địa điểm dừng chân của khách. * Phòng hành chính – tổng hợp: có nhiệm vụ quản lý thông tin, quản lý nhân sự, thực hiện công việc kế toán. Công việc quản lý thông tin (tất cả các thông tin từ khách hàng, thông tin nhà hàng, khách sạn, khu du lịch), quản lý các giấy tờ tài liệu, kiêm quản lý nhân sự trong công ty. Phòng này có chức năng đặc biệt nữa là chăm lo đời sống của nhân viên và các hoạt động nghỉ mát, lễ hội, các hoạt động từ thiện… Tất cả các công việc kế toán của công ty do một người làm, do đây là công ty du lịch vừa và nhỏ nên hoạt động kế toán đơn giản và được tích hợp trong phòng hành chính-tổng hợp đồng thời là bộ phận chăm sóc tất cả các mặt khác ngoài chuyên môn và kinh doanh. 1.1.5.3 Tình hình nhân sự - Cổ đông: 3 người trong đó giám đốc là ông Đỗ Anh Tuấn. - Tổng số nhân viên: 18 người. - P.Giám đốc: 1 người - Cố vấn marketing: 1 người ( thuộc phòng kinh doanh) - P.Kinh doanh: 5 người - Booking Office: 2 người - Tour-guide Office: 8 người - P.Hành chính-tổng hợp: 2 người 1.1.6 Các Tour du lịch chính mà công ty cung cấp Có rất nhiều loại tour cho khách hàng lựa chọn theo sở thích của nhiều người: đi nghỉ cùng gia đình với 1 bố 1 mẹ, du lịch cùng bạn bè, đi nghỉ tuần trăng mật, du lịch theo chủ đề Tour nghỉ tuần trăng mật Tour đi theo chủ đề (ẩm thực, văn hóa, giải trí, giảm cân…) Tour trăng mật. Tour gia đình với 1 bố 1 mẹ, có kèm trẻ em. Tour bạn bè. Cụ thể một vài tour như sau: + Du lịch sinh thái sông nước miệt vườn Mai Quốc Nam Ấp Phú An 1, Bình Hòa Phước, Long Hồ, Vĩnh Long. Ấp Bình Hòa 2, Bình Hòa Phước, Long Hồ, Vĩnh Long. + Tour Bắc Kan. Thị xã Bắc Kan – Hồ Ba Bể - ATK Chợ Đồn – Thác Nà Khoang – Ngân Sơn – Du lịch động Nàng Tiên – Na Rỳ. + Tour Vườn Quốc Gia Ba Bể. + Hà Nội – Chùa Hương – Hoa Lư. + Hà Nội – Cát Bà – Hạ Long – Lạng Sơn. + Hà Nội – Yên Tử - Hạ Long – Lào Cai – Sapa. + Đà Lạt – Nha Trang – Phan Thiết. + Buôn Ma Thuột – phố núi Tây Nguyên + Đà Nẵng- Đô thị cổ Hội An – Cố Đô Huế - Động Phong Nha. + Một ngày trên sông Tiền. + Đảo Ngọc Côn Sơn. + Say đắm với Thiên Đường rực nắng. + Tây Đô – Thành phố bên dòng sông Hậu. + Cửu Long – vùng đất chin rồng 1.1.7 Khách hàng Đối với một công ty du lịch, khách hàng là yếu tố làm nên thành công hay là thất bại. Làm thế nào để khách vừa lòng khi trở về là điều quan trọng nhất. Anh Tuấn - giám đốc công ty vẫn nói với những nhân viên của mình rằng “ Các bạn phải làm thế nào để khi đi tour dù có bị rắc rối gì khách vẫn cảm thấy vui. Điều đó là quan trọng nhất!”. Điều đó chỉ có khi những tour-guide là những người có kinh nghiệm hoặc rất nhanh trí để xử lý những tình huống bất trắc trong khi đi tour. Khách hàng thường xuyên của công ty là khách Pháp, có thể trong thời gian tới sẽ có khách Anh và khách Mỹ. Quy mô công ty sẽ còn được mở rộng thêm rất nhiều lần trong thời gian tới. Thời gian đầu khách hàng đến với công ty phần lớn đều do bạn bè, người thân quen đã từng biết anh Tuấn giới thiệu. Càng ngày khối lượng công việc lớn dần lên và đến một lúc “giám đốc” không thể một mình đảm đương được công việc. Monvietnam đã ra đời như thế. Vì thế cho đến nay, tiêu chí của công ty vẫn luôn là “Khách hàng là bạn!” 1.1.8 Hotel & Restaurant Dưới đây là một vài địa chỉ khách sạn, nhà hàng ở cả ba miền đã từng hợp tác với công ty : Miền Bắc Hà Nội + Flower Hotel (55 Nguyễn Trường Tộ, Ba Đình, Hà Nội) + Zéphyr Hotel Hanoi (số 4-Bà Triệu) + Khách sạn Quân Đội (33C Phạm Ngũ Lão) + Zenith Hotel (96-98 Bùi Thị Xuân, quận Hoàn Kiếm) + Anise Hotel (22 Quán Thánh) + Tràng An Plaza Hotel (41 Hàng Bún, Ba Đình) + Salon & Spa (28 Hàng Than) + Sofitel Metropole (15 Ngô Quyền) + Thiên Thai Hotel (45 Nguyễn Trường Tộ- Ba Đình) + Hà Nội Transport Service Company (P503, tòa nhà 147 Nguyễn Văn Cừ, Long Biên, Hà Nội) Hải Phòng: + Monaco Hotel (103 Điện Biên Phủ- Hải Phòng) Miền Trung: Hội An: + Serene Hotel (Thanh Bình Hotel) – Hội An- Việt Nam Thanh Bình 1: 01 Lê Lợi Thanh Bình 2: 712 Hai Bà Trưng Thanh Bình 3: 98 Bà Triệu + Hoi An Riverside Resort & Spa (175 Cửa Đại, Hội An) + Vĩ Dạ Riverside Hotel (47 Nguyễn Sinh Cung, thành phố Huế) + Thùy Dương 3 Hotel (Nhi Trung (New) st., Hoi An Town) + Hue Heritage Hotel ( 09 Lý Thường Kiệt, thành phố Huế) Nha Trang-Khánh Hòa: + Sunrise Beach Resort (12-14 Tran Phu Street, Nha Trang) + Sun Flower Hotel (23C Phan Chu Trinh – Nha Trang) Đà Nẵng: Sandy Beach (Non Nuoc Resort) + 255 Huyền Trân Công Chúa, Ngũ Hành Sơn, TP.Đà Nẵng. + Ho Chi Minh City Sales Offices (390 Nguyễn Công Trứ, quận 1, TP HCM) + HaNoi Sales Office ( Số 6-1D Khu đô thị Trung Yên, Cầu Giấy, Hà Nội) Miền Nam: Thành phố Hồ Chí Minh: + Indochine Hotel (40-42 Hai Ba Trung District1, Ho Chi Minh City, Viet Nam) + Nhat Ha Hotel ( International Standard Hotel) (252 BC Le Thanh Ton st., Ben Thanh ward Dist.1, Ho Chi Minh city) + Thien Xuan Hotel (108-110, Le Thanh Ton st., Dict.1, Ho Chi Minh City, Viet Nam) + Oscar Saigon Hotel (68A Nguyễn Huệ- Quận 1- thành phố Hồ Chí Minh) Phan Thiết: + Đồi Dương Hotel (209 Lê Lợi, Phan Thiết, Bình Thuận) + Pandanus Resort ( Mũi Né, Phan Thiết, Bình Thuận) + Công ty TNHH Long Sơn ( khu du lịch Hòm Rơm I) (Khu phố Long Sơn, phường Mũi Né, thành phố Phan Thiết, tỉnh Bình Thuận) Vũng Tàu: + Công ty cổ phần du lịch Golf Việt Nam (37-3 Thang 2 St., Vung Tau City Viet Nam) Hà Tiên: + Hà Tiên Hotel (36 Trần Hầu st., Đông Hồ ward, Hà Tiên Town, Kiên Giang Province) Cần Thơ: +Saigon-CanTho Hotel (55 Phan Đình Phùng, Ninh Kiều, TP.Cần Thơ) + Ninh Kieu Hotel&Restaurant (02 Hai Bà Trưng Street, Ninh Kieu District, Can Tho City) Buôn Ma Thuột: + Hoàng Lộc Trading Services Co.,Ltd) (07-09 Ybih Aleo Buôn Ma Thuột City, Đăk Lăk Province ) An Giang: Châu Phố Hotel ( Đường Trưng Nữ Vương nối dài, phường B , thị xã Châu Đốc, tỉnh An Giang) 1.1.9 Bộ phận thực tập và người hướng dẫn * Bộ phận thực tập: phòng Hành chính - tổng hợp. * Hình thức thực tập: bán thời gian. * Giáo viên hướng dẫn: GV.Đoàn Quốc Tuấn. * Cán bộ hướng dẫn trực tiếp: Ông Đỗ Anh Tuấn - giám đốc công ty. 1.2 TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.2.1 Bài toán quản lý Card Visit và Leaflet Đối với một người thì những tấm Card Visit không phải là vấn đề vì nó khá nhỏ gọn và tiện dụng nên có thể cất giữ trong một chiếc hộp nhỏ khi nào cần đến thì có thể lấy ngay. Nhưng với một công ty du lịch, mỗi tháng mang về 100 Leaflet và Card Visit riêng thì đó lại là một bài toán khó cho những nhà quản lý. Làm thế nào để khi cần thì tìm được ngay đúng cái cần tìm mà không phải duyệt hết cả chồng Card & Leaflet đó? Công việc của người quản lý hành chính phụ trách liên hệ địa điểm trong công ty như sau: mỗi khi có một hướng dẫn viên đi tour về, sẽ kí nhận đã hoàn thành tour và để lại tất cả các thông tin liên quan đến chuyến đi trong đó quan trọng nhất là hóa đơn (do kế toán quản lý) và các loại Leaflet và Card Visit. Mỗi khi có việc cần đến như cần liên hệ để đặt phòng trước tour, tìm số điện thoại hay fax… thì nhân viên phòng hành chính – tổng hợp có trách nhiệm tìm cho người cần ( giám đốc hoặc nhân viên – các hướng dẫn viên). Mỗi lần như thế phải tốn rất nhiều công sức để tìm và chọn ra loại thẻ đó. 1.2.2 Lý do chọn đề tài *Tên đề tài: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý thông tin Card Visit & Leaflet cho công ty TNHH du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi. * Tên phần mềm: Basic Info Thứ nhất, trong thời gian đến công ty tìm hiểu thực tế, nhận thấy vấn đề trong việc quản lý Leaflet và Card Visit của công ty, với đặc thù là công ty du lịch rất khó khăn như em đã trình bày trên đây. Thứ hai, do trong thời gian đến thực tế tại công ty, em đã nhận được lời đề nghị trực tiếp của giám đốc công ty – Ông Đỗ Anh Tuấn. Vì thế em đã quyết định lựa chọn đề tài này. Với nhận thức hiện tại và khả năng chuyên môn của em, đứng trước yêu cầu bài toán đặt ra, em hoàn toàn tin tưởng rằng đề tài sẽ được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng được yêu cầu đặt ra từ phía công ty em đến thực tập. 1.2.3 Mô tả sơ bộ về phần mềm - Tên phần mềm: Basic Info. - Tên đầy đủ: Basic Information System. - Nội dung: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý Leaflet & Visiting Card cho công ty du lịch và dịch vụ Việt Nam Của Tôi. - Yêu cầu của công ty: cần có một phần mềm quản lý cho biết thông tin chi tiết trong các thẻ Visiting Card và các Leaflet (Leaflet) khi cần thiết có thể tìm ngay thông tin trong các tấm thẻ và Leaflet đó. - Chức năng cơ bản của phần mềm: + Chức năng quản lý thông tin danh mục: nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu. Các chức năng cơ bản: thêm, lưu, sửa, xóa, thoát. + Chức năng tìm kiếm: đây là chức năng được lưu ý nhất trong phần mềm do nhu cầu tra cứu thông tin nhanh là chủ yếu quan trọng. + Chức năng In báo cáo: mỗi khi nhà quản lý cần (giám đốc, nhân viên phòng hành chính-tổng hợp) có thể in ra một bản báo cáo về tất cả những thông tin đã có hoặc in ra báo cáo thông tin riêng của một tấm thẻ Card Visit hoặc một Leaflet đã có trong cơ sở dữ liệu. Cụ thể các thông tin và chức năng trong phần mềm sẽ được làm theo yêu cầu của giám đốc công ty. - Ngôn ngữ viết: Visual Basic 6.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft ccess2003 CHƯƠNG II MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN CƠ BẢN NGHIÊN CỨU VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 2.1 Phương pháp luận về hệ thống thông tin 2.1.1 Định nghĩa HTTT HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào ( Inputs ) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn ( Sources ) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả của xử lý ( Outputs ) được chuyển đến các đích ( Destination ) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu ( Storage ). Hình 2.1: Mô hình hệ thống thông tin 2.1.2 Phân loại HTTT trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức là : Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và phân loại theo cách lấy nghiệp vụ mà HTTT đó phục vụ. Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra : Có 5 loại : + HTTT xử lý giao dịch TPS ( Transaction Processing System ) Hệ thống này có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức. Trợ giúp hoạt động của tổ chức ở mức tác nghiệp. VD : Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng kí môn theo học của sinh viên ( học chế tín chỉ ), cho mượn sách và tài liệu trong thư viện, cập nhật thuế ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế + HTTT quản lý MIS ( Management Information System ) Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. VD : Hệ thống theo dõi năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…. + HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System ) Hệ thống này cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải có, có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Đây là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình. + HTTT chuyên gia ES ( Expert System ) Là một hệ thống trợ giúp ra quyết định ở mức chuyên sâu. Ngoài những kiến thức, kinh nghiệp của các chuyên gia và các luật suy diễn nó còn có thể trang bị những thiết bị cảm nhận để thu các thông tin từ những nguồn khác nhau, hệ thống có thể xử lý và dựa vào các luật suy diễn để đưa ra quyết định rất hữu ích và thiết thực. + HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage ) HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. HTTT ISCA được thiết kế cho đối tượng sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, nhà cung cấp hay là một tổ chức nào đó.. ( trong khi 4 loại HTTT trên phục vụ đối tượng sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức ). Nó là công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược ( vì vậy có thể gọi là HTTT chiến lược ) Phân loại HTTT trong tổ chức doanh nghiệp Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý, trong mỗi cấp quản lý chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Bảng phân loại HTTT theo lĩnh vực và mức ra quyết định Tài chính chiến lược Marketing chiến lược Nhân lực chiến lược Hệ thống thông tin văn phòng KD và sx chiến lược Tài chính chiến thuật Marketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật KD và sx chiến thuật Tài chính tác nghiệp Marketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp KD và sx tác nghiệp 2.1.3 Mô hình biểu diễn HTTT Cùng một HTTT có thể được mô tả theo nhiều cách khác nhau tùy theo quan điểm của người mô tả. Có 3 mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thống thông tin : Mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lý trong. Mô hình logic : mô tả hệ thống làm gì, dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó cần phải thực hiện, các kho để chứa kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời cho câu hỏi : “Cái gì?” và “Để làm gì?” Mô hình vật lý ngoài : chú ý tới các khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…. Trả lời cho câu hỏi : Cái gì? Ở đâu ? và Khi nào? Mô hình vật lý trong : chú ý tới những khía cạnh vật lý của hệ thống dưới cái nhìn của nhân viên kĩ thuật. Chẳng hạn, thông tin trang thiết bị, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý và dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc các chương trình & ngôn ngữ thể hiện. Giải đáp câu hỏi : Như thế nào? Mỗi một mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau : Mô hình logic là góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kĩ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất & mô hình vật lý trong là biến động nhất. 2.1.4 Các giai đoạn phát triển của HTTT Một HTTT dù lớn dù nhỏ đều phải tuân thủ quy trình xây dựng gồm các giai đoạn sau : Giai đoạn đánh giá yêu cầu Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo các tổ chức hoặc những người có trách nhiệm những dữ liệu chính xác để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án. Giai đoạn này thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn. Gồm các công đoạn sau : Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu Làm rõ yêu cầu Đánh giá tính khả thi Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn phân tích chi tiết Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn đánh giá yêu cầu. Mục đích chính là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang ngiên cứu, xác định những nguyên tắc cơ bản đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu của HTTT mới phải đạt được Gồm các công đoạn : Lập kế hoạch phân tích chi tiết Ngiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại Ngiên cứu hệ thống thực tại Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Đánh giá lại tính khả thi Thay đổi đề xuất của dự án Chuẩn bị và trình bày báo các phân tích chi tiết Giai đoạn thiết kế logic Mục đính là xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của một hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Thiết kế logic gồm các công đoạn sau : Thiết kế CSDL Thiết kế xử lý Thiết kế các luồng dữ liệu vào Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic Hợp thức hóa mô hình logic Giai đoạn đề xuất các phương án và giải pháp Giai đoạn này được tiến hành sau giai đoạn thiết kế logic, nhóm phân tích viên sẽ phải đánh giá các chi phí và lợi ích hữu hình và vô hình của mỗi phương án đề xuất và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên cho lãnh đạo tổ chức trong một buổi trình bày để chọn phương án cho tổ chức. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau : Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc của tổ chức Xây dựng các phương án của giải pháp Đánh giá các phương án của giải pháp Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có : trước hết là tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật và tài liệu hướng dẫn sử dụng cho người dùng. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn chính sau : Lập kế hoạch Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa Thiết kế các thủ tục Chuẩn bị và trình bày báo cáo Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu như bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài._.