Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chi nhánh tại Hà Nội

một ý nghĩa quan trọng đối với những người lãnh đạo . Trước những nhu cầu như vậy thì việc lưu trữ và xử lý thông tin bằng phương pháp thủ công và sổ tay truyền thống không còn phù hợp nữa . Chính vì vậy vấn đề quan trọng đựơc đặt ra là làm thế nào để khai thác nhanh , chính xác và hiệu quả lượng thông tin quí giá đó chỉ có máy tính là cộng cụ điện tử cho phép xử lý nhanh chóng các nhu cầu khác nhau , sản phẩm của nó được ứng dụng rộng rãi trong thực tiễn . Tin học thực sự trở là một ngành khoa học về các quá trình thu thập xử lý và lưu trữ thông tin một cách có hiệu quả nhất , ý thức được vai trò và ý nghĩa quan trọng đó nên trong lần làm báo cáo thực tập tốt nghiệp này em xin được ứng dụng tin học vào công tác quản lý nhân sự , lương của công ty thương mại tổng hợp miền Nam Thực hiện hình thức phân phối tiền lương hợp lý nhằm đảm bảo sự công bằng tạo ra động lực khuyến khích người lao động , làm cho năng suất tăng thêm , hạ giá thành tăng sức cạnh tranh trên thị trường góp phần tạo nên lợi nhuận cho doanh nghiệp , tăng thu nhập cho người lao động . Đối với doanh nghiệp nhất là doanh nghiệp thương mại thì chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí kinh doanh . Một sự biến động nhỏ trong tiền lương có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh trong doanh nghiệp . Tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống do đó tổ chức quản lý nhân sự , tiền lương là một phần kế toán quan trọng giúp cho các nhà quản lý số lượng và chất lượng làm việc góp phần nâng cao năng suất hiệu quả lao động . Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào, dù chúng có tầm vóc lớn đến đâu, hoạt động trong lĩnh vực nào, tầm quan trọng của yếu tố con người là một thực tế hiển nhiên không ai phủ nhận được. Vì thế vấn đề quản lý nhân sự tiền lương càng được các nhà quản trị quan tâm nghiên cứu và phân tích. 1.Mục đích, ý nghĩa của báo cáo Nghiên cứu phân tích hệ thống nhân sự tiền lương nhằm xây dựng chương trình quản lý nhân sự tiền \ lương cho doanh nghiệp áp dụng cho Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chi nhánh tại Hà Nội Việc xây dựng chương trình quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty, qua đó rút ra được những kinh nghiệm thực tiễn để xây dựng chương trình quản lý nhân sự tiền lương cho các doanh nghiệp nói chung và những doanh nghiệp nói riêng là cần thiết và mang ý nghĩa thực tiễn. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Công ty thương mại tổng hợp miền Nam như một dẫn chứng cụ thể để áp dụng xây dựng chương trình quản lý nhân sự \ tiền lương thực hiện công tác thanh toán tiền lương theo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh. -Nghiên cứu cơ bản về quản lý ( nhân sự), tiền lương trong nền kinh tế thị trường. -Tìm hiểu về phương pháp phân phối và thanh toán tiền lương theo hiệu quả sản xuất kinh doanh và thưởng vận hành an toàn cho CNVC liên quan trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh toàn công ty -Phân tích hệ thống và quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tiền lương. 3. Kết cấu và nội dung của báo cáo Tên báo cáo: “Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tiền lương cho Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chi nhánh tại Hà Nội . Báo cáo gồm : -Mở đầu Phần I : Sơ lược về công ty thương mại miền Nam Phần II : Phân tích về hệ thống xử lý Phần III: Phân tích hệ thống về dữ liệu Phần IV: Các giao diện chính của chương trình Kết luận. Phụ lục. 4. Những thuật ngữ và cụm từ viết tắt VHAT : Vận hành an toàn. CNVC : Công nhân viên chức. CBCNV: cán bộ công nhân viên. TCNSTL: Tổ chức nhân sự tiền lương BHYT: bảo hiểm y tế. BHXH: bảo hiểm xã hội. CFCĐ: chi phí công đoàn. Sơ lược về công ty thương mại miền Nam 1. Đặc điểm chung của đơn vị Lịch sử phát triển của công ty thương mại tổng hợp Căn cứ vào quyết định số 858 HĐTW-QĐ ngay 1/1/1994 của chủ tịch HĐTW liên minh các hợp tác xã Việt Nam về việc thành lập công ty thương mại tổng hợp miền Nam và quyết định số 8591 HĐTW-Quyết định ngày 1/11/1994 về việc phê chuẩn điều lệ hoạt động của công ty thương mại tổng hợp miền Nam . Căn cứ vào nhu cầu và khả năng mở rộng và phát triển của doanh nghiệp công ty theo đề nghị của của đồng chí trưởng phòng tổ chức hành chính chi nhánh công ty thương mại tổng hợp miền Nam trực thuộc công ty thương mại tổng hợp miền Nam được thành lập ngày 10/2/1995 tại Hà Nội . Chi nhánh là đơn vị hạch toán kế toán đầy đủ , phụ thuộc công ty thương mại tổng hợp miền Nam . Chi nhánh có con dấu riêng theo qui định của nhà nước Chi nhánh được phép mở tài khoản tại ngân hàng để chủ động giao dịch Trụ sở chi nhánh đặt tại 160 Nguyễn Lương Bằng Quận Đống Đa , Hà Nội Để kinh doanh hàng hóa dịch vụ các doanh nghiệp cần phải có một số tiền vốn nhất định , số vốn đó gọi là vốn kinh doanh của doanh nghiệp thương mại , gồm có vốn cố định và vốn lưu động . Vốn cố định là vốn đầu tư vào tài sản cố định của các doanh nghiệp chiếm khoảng 20% tổng số vốn kinh doanh . Vốn lưu động gồm tài sản lưu động và vốn lưu thông biểu hiện bằng tiền hợp thành Vốn của chi nhánh công ty được huy động từ nhiều nguồn Do công ty cung cấp Huy động từ tổ chức cá nhân Tự bổ sung từ hoạt đông kinh doanh Vốn vay ngân hàng Mặt hàng chủ yếu mà công ty kinh doanh là điện tử , điện lạnh xe máy 2 Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự / lương Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho lãnh đạo về các mặt công tác : tổ chức lao động , tiền lương , thi đua chấm công khen thưởng , kỷ luật .. hệ thống này được đặt dưới sự trực tiếp của giám đốc . Với chức năng như vậy , hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo qui định , thường xuyên bổ sung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên việc theo dõi và quản lý nhân sự để chấm công và thanh toán lương cũng là nhiệm vụ quan trọng của hệ thống . Ngoài ra , công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý . 3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của chi nhánh -Nội thương hàng tiêu dùng , kinh doanh xuất nhập khẩu , cung ứng vật tư -Kinh doanh dịch vụ , đại lý mua bán kí gửi trong và ngoài nước Cụ thể chi nhánh thực hiện - Kinh doanh thương mại điện tử , điện lạnh , xe máy , xe đạp , thương mại kim khí , vật tư thiết bị , vật liệu xây dựng - Tổ chức mua , bán buôn bán lẻ , gia công chế biến , xuất nhập khẩu các hàng 4 Đặc điểm về tổ chức sản xuất và tổ chức quản lý trong đơn vị Mặt hàng như điện tử , điện lạnh chủ yếu của các hãng Sharp , National , LG .. với xe máy chủ yếu của các hãng HonDa , Suzuki , với mỹ phẩm của Johnson , Dior , Cavinklein.. không chỉ dừng lại ở đó chi nhánh luôn phát triển sản phẩm . Được sự giúp đỡ của phòng ban chức năng trong công ty, cùng với hướng dẫn trực tiếp của thầy giáo Lê Hải Hà khoa toán tin ứng dụng Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội.Qua đây em xin chân thành cảm ơn Công ty , Thầy giáo Lê Hải Hà đã trực tiếp hướng dẫn và tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập, . Em xin chân thành cảm ơn ! PHẦN I KHÁI QUÁT VỀ CSDL QUAN HỆ VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC Chương I CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ I . KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU Khái niệm . Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau , được lưu trữ trong máy theo một quy luật nhất định . Người sử dụng có thể cập nhật số liệu của mình vào máy tính , lưu trữ , xử lý phục vụ theo yêu cầu của mình . CSDL được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ dàng khai thác và xử lý . Hệ thống chương trình có thể nhập thêm , xóa , sửa , xử lý , tác động thay đổi dữ liệu gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu . Hệ quản trị CSDL được coi như là một diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao , nhằm trợ giúp cho người sử dụng hệ thống mà không cần tới sự am hiểu tường tận các thuật toán , cách lưu trữ dữ liệu trong máy tính . 2-Kiến trúc về một hệ cơ sở dữ liệu . Một CSDL có thể phân tích thành các mức khác nhau : Phần CSDL mức vật lý : Là tập hợp các tệp CSDL theo một cấu trúc nào đó được lưu trữ trên các thiết bị nhó như : đĩa từ , băng từ ,CSDL vật lý hay nói khác đi CSDL là sự cài đặt cụ thể của CSDL mức khái niệm . Các khung nhìn (View) : Là cách nhìn , là các quan niệm của từng người sử dụng đối với CSDL mức khái niệm . Tuy nhiên sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thực chất là không lớn . Thể hiện (instance) Một khi CSDL đã được thiết kế , người ta thường quan tâm tới “ bộ khung ”hay còn gọi là mẫu của CSDL . Dữ liệu có trong cơ sở dữ liệu gọi là thể hiện của CSDL , măc dù khi dữ liệu thay đổi trong một thời gian nào đó thì bộ khung của CSDL vẫn không thay đổi . Lược đồ (Scheme): Sử dụng lược đồ thay thế cho bộ khung , bộ khung bao gồm một số danh mục , chỉ tiêu hoặc một số kiểu của thực thể trong CSDL . Lược đồ khái niệm là bộ khung của CSDL khái niệm , còn lược đồ vật lý dùng cho bộ khung của CSDL mức vật lý , khung nhìn được gọi là lược đồ con. 3-Tính độc lập dữ liệu : Việc tách dữ liệu ra khỏi chương trình làm cho việc quản lý dữ liệu được tập trung và hiệu quả ; việc thay đổi cấu trúc của CSDL không ảnh hưởng đến chương trình ứng dụng đã cài đặt , do đó không phải cài đặt lại chương trình . Tính độc lập này gọi là độc lập dữ liệu mức vật lý . Mối quan hệ giữa các khung nhìn và lược đồ khái niệm cho thêm một loại độc lập nữa , gọi là độc lập dữ liệu logíc 4- Lựợc đồ kái niệmvà mô hình dữ liệu : Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thực bằng một ngôn ngữ phù hợp . Hiện nay có nhiều loại mô hình dữ liệu . Có 3 mô hình cơ bản đang được sử dụng là : + Mô hình phân cấp ( dạng cây ) + Mô hình lưới : Biểu diễn bằng một đồ thị có hướng . + Mô hình quan hệ : Mô hình dựa trên cơ sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ , tức tập các K bộ với K cố định . Trong 3 mô hình trên thì mô hình quan hệ có nhiều ưu điểm và được nhiều người quan tâm hơn cả . Mô hình dữ liệu quan hệ có tính độc lập rất cao , lại dễ sử dụng . Mô hình quan hệ được hình thức hóa toán học tốt , do đó được nghiên cứu phát triển . II. MÔ HÌNH CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ 1 . Cơ sỏ dữ liệu quan hệ : Định nghĩa quan hệ : Gọi R=[A1.., An] là tập hữu hạn của các thuộc tính , mỗi thuộc tính A1 vói i = 1 , .., n có miền giá trị tương ứng là dom (A1) . Quan hệ trên tập thuộc tính R= [A1,..,An] là tập con của tích Đề – Các r Í dom (A1)x .. x dom (An). Miền (domain) : Là một tệp các giá trị Ví dụ : tập các số nguyên , tập hai số [0,1] , Mỗi hàng quan hệ gọi là bộ ( tuples ) Các cột quan hệ gọi là thuộc tính (attributes) . Định nghĩa khóa Key : Khóa của quan hệ r trên tập thuộc tính R={A1..An } là tập con K R sao cho bất kỳ hai bộ khác nhau t1t2 r luôn thỏa t1(K) , bất kỳ tập con thực sự K’ K nào đó đều không có tính chất đó . Tập K là siêu khóa ( superkey) của quan hệ r nếu K là một khóa của hệ r . 2. Thiết kế CSDL quan hệ Muốn thiết kế CSDL quan hệ phải xây dựng các lược đồ quan hệ . Việc chọn tập các lược đồ này có thể tốt hơn hoặc xấu hơn tập các lược đồ khác dựa trên một số tiêu chuẩn nào đó . Do vậy cần phải nghiên cứu các tính chất cơ bản cũng như các thuật toán để có thể nhận được những tập lược đồ phù hợp . Cơ bản của việc thiết kế các lược đồ CSDL là phải giải quyết các vấn đề phụ thuộc dữ liệu , tức là các mối quan hệ ràng buộc có thể giữa các giá tri hiện hữu của các lược đồ . 3. Các mục tiêu thiết kế cơ sở dữ liệu : Chiến lược của việc thiết kế cơ sở dữ liệu là hoàn thành các mục tiêu sau đây : Đáp ứng các nhu cầu về thông tin của bạn hoặc của tổ chức một cách kịp thời nhất quán và kinh tế . Loại bỏ hoặc giảm thiểu khả năng trùng lặp nội dung cơ sở dữ liệu trong tổ chức . Cho phép nhanh chóng truy cập các thành phần thông tin cụ thể trong cơ sở dữ liệu mà từng phạm trù người dùng yêu cầu . Chừa chỗ cho phần mở rộng CSDL để thích ứng với các yêu cầu của một tổ chức đang tăng trưởng , như bổ xung các quy trình và sản phẩm mới , tuân theo các yêu cầu báo cáo của chính quyền , và liên hợp của các ứng dụng mới về hỗ trợ ra quyết định và sử lí giao dịch Duy trì tính nguyên vẹn của cơ sở dữ liệu đẻ nó chỉ chứa các thông tin đã được hợp lệ hoá , Ngăn cản những người lạ truy cập dữ liệu . Chỉ cho phép truy cập những thành phần thông tin cơ sở dữ liệu mà từng người hay phạm trù riêng lẻ cần đến trong quá trình công việc . Có thể cho phép hoặc từ chối người dùng xem dữ liệu trong các bảng cụ thể của cơ sở dữ liệu . Dễ dàng tạo các ứng dụng nhập liệu , hiệu chỉnh , hiển thị và báo cáo, phục vụ hiệu quả các nhu cầu của người dùng cơ sở dữ liệu . 4. Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu Tiến trình thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ bao gồm các bước sau : Định danh các đối tượng ( nguồn dữ liệu ) mà hệ cơ sở dữ liệu biểu thị . Phát hiện các phần kết hợp giữa các đối tượng ( khi có nhiều đối tượng ) Xác định các tính chất quan trọng và các kiểu ứng xử của các đối tượng Xây dựng một từ điển dữ liệu mở đầu để định nghĩa các bảng tạo nên cơ sở dữ liệu. Thiết lập các kiểu cập nhật và giao dịch tạo và sửa đổi dữ liệu trong các bảng , kể cả những yêu cầu cần thiết về tính nguyên vẹn dữ liệu Xác định cách dùng các chỉ mục để tăng tốc các tác vụ bộ hỏi mà không làm chậm việc bổ xung dữ liệu và các bảng hoặc tốn quá nhiều các dung lượng đĩa Quyết định người có quyền truy cập và sửa đổi dữ liệu trong từng bảng (tính bảo mật các dữ liệu) , và nếu cần thay đổi cấu trúc các bảng để đảm bảo , bảo mật dữ liệu . Thiết kế của cơ sở dữ liệu như một toàn thể hoàn tất các từ điển dữ liệu cho cơ sở dữ liệu như một toàn thể và từng bảng mà nó chứa , viết các thủ tục để bảo trì cơ sở dữ liệu kể cả khả năng cấp phục hồi và lưu dữ phòng tập tin . 5. Xây dựng mô hình thực thể và chuẩn hóa : Mọi thông tin trong cơ sở dữ liệu về mặt logíc đều có thể được giữ trong các bảng đơn giá , mỗi bảng đều có một số cột nhất định . Giai đoạn này bao gồm việc xác định các bảng chính để giữ thông tin về hệ thống trong lĩnh vực nghiên cứu . Trước khi xây dựng mô hình thực thể , chúng ta sẽ làm quen với các khái niệm về chúng . Thực thể là một chủ điểm , một nhiệm vụ , một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm đối với các tổ chức mà chúng ta có thể ghi lại các dữ liệu về chúng . Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó . Kiểu thực thể là nhóm tự nhiên một số thực thể lại , mô tả cho một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin . Kiểu thực thể tương đương với bảng logíc . Thuộc tính là các đặc trưng của thực thể , biểu thị bằng các trường hoặc cột của bảng . Biểu đồ thực hiện liên kết (Entity Relationship Diagram) là một mô hình thông tin và dữ liệu trong một hệ thống , làm nhiệm vụ mô tả quan hệ giữa các thực thể và xác định thuộc tính của chúng . Mối quan hệ giữa các thực thể liên kết : Có 3 quan hệ chính Xét mô hình IE (information Enginneering) Quan hệ một – một : A B Mỗi 1 đại diện trong thực thể A chỉ tương ứng với mỗi đại diện của lớp thực thể B và ngược lại . b. Quan hệ một – nhiều : A B Mỗi 1 đại diện trong lớp thực thể A có thể tương ứng với một hoặc nhiều đại diện của lớp thực thể B , ngược lại mỗi đại diện trong lớp thực thể B chỉ có thể tương ứng với mỗi đại diện trong lớp thực thể A c. Quan hệ nhiều - nhiều : R Mỗi đại diện trong lớp thực thể A tương ứng với nhiều đại diện của lớp thực thể B và ngược lại . Chuẩn hóa là một thủ tục hình thức hóa qua đó các thuộc tính dữ liệu được gom nhóm thành các bảng và các bảng được gom nhóm thành các cơ sỏ dữ liệu nhằm mục tiêu : + Loại bỏ thông tin trùng lặp , tránh dư thừa dữ liệu trong các bảng + Điều chỉnh các thay đổi tương lai trong cấu trúc bảng . + Giảm thiểu mức ảnh hưởng của sự thay đổi về cấu trúc trong cơ sở dữ liệu đối với các ứng dụng người dùng truy xuất dữ liệu . Quá trình chuẩn hóa được thực hiện dựa trên khái niệm phụ thuộc hàm , mô hình chuẩn hóa đầy đủ ., lý tưởng là mô hình mà ở đây mỗi thuộc tính trong mỗi bảng thực thể đều có một phụ thuộc hàm trực tiếp vào các thuộc tính khóa của bảng . Phụ thuộc hàm nghĩa là với mọi giá trị của khóa tại mọi thời điểm được xet , chỉ có một giá trị cho từng thuộc tính khác trong bảng . Ta có thể định nghĩa phụ thuộc hàm là một cách thức như sau : Cho R(U) là một lược đồ quan hệ với U(A 1..An) là tập thuộc tính , x và ylà tập con của U . Nói rằng X®Y ( đọc là X xác định hàm Y hoặc Y phụ thuộc hàm vào X) nếu r là chỉ 1 quan hệ xác định trên R(U) sao cho bất kỳ hai bộ t1 và t2 Î r mà : t1 [X] = t2 thì t1 [Y] = t2 [Y] Quá trình chuẩn hóa bao gồm việc áp dụng 3 dạng chuẩn hóa chính sau : 1NF (First Normal Forms): Các bảng phẳng không còn các cột lặp lại bên trong các hàng 2NF (.Second Normal Forms) : Dữ liệu bên trong các cột phi khóa hoàn toàn phụ thuộc vào toàn bộ khóa chính . ( Mọi bảng chỉ có 1 thuộc tính làm khóa thì cọi như ở dạng 2NF ) 3NF ( Third Normal Formas ) : Tất cả các cột không khóa lệ thuộc vào khóa chính và độc lập với nhau . CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH HỆ THỐNG CÓ CẤU TRÚC I,GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH Phân tích là giai đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình phát triển quyết định phương hướng cho toàn hệ thống . Hệ thống có đáp ứng được nhu cầu người sử dụng hoàn toàn phụ thuộc vào giai đoạn phân tích . Giai đoạn này có hai nhiệm vụ chủ yếu là : + Phân tích các chức năng nghiệp vụ . + Phân tích về thực thể mối quan hệ giữa các thực thể . Phân tính chức năng nghiệp vụ . Trong giai đoạn này phải xác định được hệ thống cần làm gì ở hiện tại và trong tương lai . Người phân tích hệ thống về tất cả những gì hệ thống cần làm , từ đó xác định cấu trúc và định nghĩa chính xác các chức năng nghiệp vụ của hệ thống . Mỗi chức năng cần xác định rõ : Chức năng này làm cái gì . Sự kiện nào kích hoạt chức năng. Chức năng tác động đến các đối tượng nào. Chức năng nghiệp vụ có thể được xác định bằng cách : + Thông qua phỏng vấn người dùng: Vì không ai hiểu rõ hệ thống cần dùng trong tương lai hơn người sử dụng nó. Người phân tích hệ thống sẽ đặt ra những câu hỏi về hệ thống như : quá trình diễn ra như thế nào , những nhu cầu của người dùng cần hệ thống đáp ứng là gì .. Với những cách phỏng vấn như vậy người phân tích sẽ rõ về hệ thống tương lai mình định thiết kế sát với thực tiễn người dùng . + Thông qua các văn bản , tài liệu về hệ thống . Ngoài những phỏng vấn người dùng , người phân tích cần tham khảo thêm các tài liệu , giấy tờ , các báo biểu liên quan đến hệ thống . Đó là những phản ánh đúng hoạt động , cách thức hệ thống hiện tại đang thực hiện Sơ dồ chức năng nghiệp vụ . Sơ đồ chức năng nghiệp vụ là công cụ lập mô hình đầu tiên trong quá trình phân tích . Nó giúp để định nghĩa các ranh giới của hệ thống trong nghiên cứu và cung cấp các thành phần cho kỹ thuật mô hình hóa sau này . Để xây dựng mô hình này ta tiến hành như sau : + Bước 1 : Tiếp cận từ trên xuống + Bước 2 : Kiểm tra từ dưới lên . Sau đây ta sẽ xem xét từng bước : Bước 1: Từ chức năng lớn nhất của hệ thống ta phân rã thành các chức năng con , chức năng con này thể hiện đầy đủ nhiệm vụ của chức năng mẹ . Nếu chức năng con còn lớn thì phân rã tiếp thành các chức năng con nhỏ hơn nữa và quá trình sẽ kết thúc khi chức năng con không còn chai nhỏ được nữa và thể hiện đầy đủ , chi tiết nghiệp vụ của hệ thống . Mỗi chức năng con này mô tả những gì chức năng cần làm chứ không phải làm thế nào . Bước 2 : Từ những thông tin hệ thống có được , người phân tích phải liệt kê ra đựơc các chức năng không theo sự phân rã từ trên xuống và xem xét nếu không có trong hồ sơ nghĩa là sơ đồ còn thiếu và qua những kinh nghiệm bản thân và thông tin nghiệp vụ để xem còn thiếu chức năng nào . Sơ đồ dòng dữ liệu . Sơ đồ dòng dữ liệu là một mô hình chỉ ra cách thông tin vận chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình khác . Nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trước khi thực hiện Một hành động hay một tiến trình . Nó cho phép xem xét chi tiết hơn về các thông tin cần cho thực hiện các chức năng đã được nêu trong sơ đồ phân cấp chức năng và những thông tin cần cung cấp để hoàn thiện chúng Một số kí hiệu dùng trong sơ đồ dòng dữ liệu : Chỉ một chức năng hoặc một tiến trình Dòng dữ liệu Kho dữ liệu Tác nhân ngoài , từ biểu diễn trong hình là Danh từ Tác nhân trong , từ biểu diễn trong hình là Động từ. Sơ đồ liên kết thực thể . Mô hình thực thể liên kết là một kỹ thuật để xác định thong tin cần cho hệ thống . Cùng với sơ đồ phân rã chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu nó quyết định và đáp ứng của hệ thống đối với nghiệp vụ . Sơ đồ liên kết thực thể bao gồm các bảng thuộc tính và các mối quan hệ giữa các thực thể ( đối tượng ) với nhau . Thực thể : Là một chủ điểm , một nhiệm vụ , một đối tượng hoặc một sự kiện đáng quan tâm đối với một tổ chức . Thuộc tính : Sau khi xác định kiểu thực thể tập hợp và bản chất của thực thể bước tiếp theo là phải xác định những thôngt in nào cần phải lưu trữ cho mỗi thực thể . Thuộc tính là các đặc trưng của các thực thể biểu thị bằng các trường hoặc các cột của bảng . Thông qua khóa chính và khóa ngoại của các thực thể để thể hiện mối quan hệ giữa chúng . Có 3 loại quan hệ liên kết thực thể : Một – Một Một – Nhiều Nhiều – Nhiều Một sơ đồ quan hệ thực thể nhất thiết phải ở dạng chuẩn , tối thiểu là ở dạng chuẩn ba. II . Giai đoạn thiết kế Giai đoạn thiết kế bắt đầu khi phân tích đã kết thúc , nó sẽ sử dụng tất cả các thông tin chi tiết từ giai đoạn phân tích để tạo ra những mô hình ở mức lôgíc cho hệ thống . Thiết kế một CSDL quan hệ bao gồm việc chuyển đổi những mô hình ở mức khái niệm phản ánh thế giới thực sang những dạng thể hiện khác được gọi là mô hình lôgíc . Về cơ bản giai đoạn thiết kế gồm 2 phần. + Thiết kế CSDL + Thiết kế các giao diện và Module chương trình Phần II: Phân tích hệ thống về xử lý 1,Biểu đồ phân cấp chức năng Phân tích dữ liệu từ trên xuống. Quản lý nhân sự tiền lương Quản lý tiền lương Quản lý nhân sự Khen thưởng Kỷ luật Tổng hợp báo cáo Xử lý thông tin nhân sự Quản lý sổ nhân sự Cập nhật khen thưởng Xây dựng bảng lương, quỹ lương Tìm kiếm thông tin yêu cầu Quản lý biến động lương Cập nhật kỷ luật Báo cáo a,Chức năng Xử lý thông tin nhân sự có các chức năng con sau: - Nhập mới hồ sơ nhân viên. - Cập nhật hồ sơ nhân viên. - Xoá hồ sơ nhân viên. Chức năng này nhằm quản lý dữ liệu thông tin về nhân viên thuộc nghiệp vụ quản lý hồ sơ, lý lịch cán bộ toàn Công ty. Đây cũng là chức năng cơ bản ban đầu của hệ thống. Hầu như tất cả dữ liệu của hệ thống đều qua con đường này. b,Chức năng Quản lý sổ nhân sự là nghiệp vụ quan trọng của Phòng Tổ chức nhằm theo dõi tình hình nhân sự và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của CBCNV trong Công ty. Những ghi chép tình hình nhân viên sẽ được đánh giá và là một trong những thông tin để tính lương cho nhân viên. c,Xây dựng bảng thanh toán lương, thưởng, quỹ lương là một phần trong nghiệp vụ xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế trả lương, trả thưởng. Trong đó có hai phần chính: - Tính quỹ lương giao cho các chi nhánh và đơn vị con hàng quý. - Hàng tháng dựa vào thông tin về từng nhân viên ( hợp đồng nhân sự , sổ nhân sự tháng) để tiến hành tính lương, thưởng và lập bảng thanh toán lương tháng cho nhân viên trong toàn Công ty hoặc theo các đơn vị con. - Hàng quý các đơn vị con tiến hành lập bảng thanh toán lương quý để quyết toán với Công ty thương mại tổng hợp miền Nam chi nhánh tại Hà Nội . d,Quản lý biến động lương thuộc nghiệp vụ quản lý biến động lương của CBCNV, thực hiện việc xếp lương nâng bậc cho CBCNV trong Công ty theo chế độ hiện hành. Ở đây, quan tâm đến phần xây dựng tìm kiếm danh sách nhân viên đủ điều kiện tăng lương ( những trường hợp giảm lương rất ít và không cần quan tâm), và cập nhật lại lương những người được tăng lương. e,Cập nhật khen thưởng, kỷ luật là một phần trong nghiệp vụ xây dựng quy chế thi đua, khen thưởng, kỷ luật và tổ chức thực hiện. Việc khen thưởng, kỷ luật được hội đồng khen thưởng kỷ luật quyết định dựa vào những thành tích và vi phạm của nhân viên, hệ thống chỉ cập nhật thông tin cần thiết. f,Tìm kiếm thông tin yêu cầu Trong bất kỳ hệ thống quản lý nào cũng có chức năng tìm kiến thông tin. Thông tin đã được hệ thống cập nhật theo nhiều trình tự khác nhau và thuộc nhiều mảng cũng như quản lý trên giấy tờ. Nhưng với hệ thống tin học chỉ cần xác định rõ con đường tìm kiếm máy tính sẽ tự động đưa ra cho chúng ta thông tin cần thiết. Với hệ thống quản lý nhân sự , nhà quản trị chỉ chú trọng tìm kiếm nhân viên. Có thể tìm kiếm nhân viên theo thông tin lý lịch, thông tin nhân viên, theo lương, theo đơn vị, theo chức vụ... g, Báo cáo Chức năng Báo cáo thực hiện lập các báo cáo đã nêu ra ở trên. 2,Biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ phân cấp chức năng cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu từ đại để đến chi tiết các chức năng. Dễ thành lập bằng cách phân rã từng phần. Nhưng chúng chỉ có các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý, thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng. Vì vậy cần xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu để miêu tả chúng chi tiết hơn. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh cho ta một cái nhìn toàn diện về tình hình các nguồn và luồng thông tin vào ra của cả hệ thống. Theo dõi biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh có thể xác định hệ thống làm được gì, nhưng chưa biết được các công việc mà nó phải thực hiện. Vì vậy ta cần phân cấp biểu đồ ra thành các chức năng nhỏ hơn để có thể tìm hiểu rõ ràng. Quản lý nhân sự tiền lương Nhân sự Thông tin nhân sự Phòng Tổ chức-nhân sự Hợp đồng nhân sự Thành tích và vi phạm trong LĐ Các quy chế nội bộ Tỷ lệ BHYT, BHXH quy định Thủ quỹ Kế toán Lãnh đạo Các báo cáo cần thiết Thông tin tìm kiếm Bảng lương thưởng BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC BỐI CẢNH Tình hình quỹ lương 1 Quản lý nhân sự 3 Khen thưởng Kỷ luật 2 Quản lý tiền lương 4 Tổng hợp báo cáo Nhân sự Thông tin nhân sự Phòng Tổ chức-nhân sự Hợp đồng nhân sự Thành tích và vi phạm trong LĐ Các quy chế nội bộ Tỷ lệ BHYTBHXH quy định Thủ quỹ Kế toán Lãnh đạo Các báo cáo cần thiết Thông tin tìm kiếm Bảng lương, thưởng BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH Khen thưởng Kỷ luật Sổ nhân sự Quỹ lương Danh sách tăng lương Hồ sơ nhân sự Hợp đồng nhân sự Sổ nhân sự Hồ sơ nhân sự Hợp đồng nhân sự Sổ nhân sự Nhân sự Thông tin nhân sự Phòng Tổ chức-nhân sự Hợp đồng nhân sự BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 1 1.1 Xử lý thông tin 1.2 Quản lý sổ NS Sổ nhân sự Tên CN 1.1 Xử lý thông tin Đầu vào: Thông tin nhân sự nhận từ nhân sự . Hợp đồng nhân sự Đầu ra: Thông tin đầu ra được lưu trong kho dữ liệu. Nội dung: Công tác xử lý thông tin bao gồm: -Thêm bản ghi cho nhân sự mới. -Cập nhật thông tin của các lao động như thay đổi biên chế, thành phần gia đình, tăng giảm lương, chuyển đổi công việc, chức vụ, phòng ban, quá trình học tập, công tác... -Xoá bản ghi nhân sự (nhân viên ) đã thôi việc, nghỉ việc... Tên CN 1.2 Quản lý sổ nhân sự Đầu vào: Sổ theo dõi nhân sự trong tháng của Phòng Tổ chức – Nhân sự Đầu ra: Nhân viên , các đánh giá hệ số thành tích, tỉ lệ thưởng... Nội dung: Dựa vào các quy chế, tiêu chuẩn đồng thời với sổ theo dõi nhân sự trong tháng (số ngày lao động , thành tích...) thực hiện đánh giá hệ số thành tích (A, B, C) và tỉ lệ thưởng VHAT (đã nêu ở trên). - Những CBCNV tích cực đạt năng suất cao, chất lượng tốt trong lao động sản xuất, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đủ ngày công. Xếp loại A. Hệ số = 1. - Những CBCNV hoàn thành nhiệm vụ nhưng năng suất chất lượng chưa cao, ngày công đạt dưới 80%. Xếp loại B. Hệ số = 0,8. - Những CBCNV không hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm nội quy kỷ luật làm việc gây mất an toàn trong lao động sản xuất, ngày công đạt dưới 60%. Xếp loại C. Hệ số = 0,7. Thủ quỹ Bảng lương thưởng 2.1 Xây dựng bảng , quỹ lương Tỷ lệ BHYT,BHXH quy định Danh sách biến động lương Hồ sơ nhân sự Hợp đồng nhân sự Sổ nhân sự 2.2 Quản lý biến động lương BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 2 Danh sách biến động lương Tên CN Xây dựng bảng, quỹ lương Đầu vào : Thông tin các chi nhánh Thông tin về nhân sự, hợp đồng nhân sự Thông tin nhân viên từ sổ nhân sự Danh sách tăng lương Quy định về phần trăm BHXH, BHYT, quỹ Công đoàn. Đầu ra : Bảng thanh toán lương, quỹ lương chi nhánh ( theo tháng, quý) gửi cho kế toán. Nội dung : Tiến hành xây dựng bảng thanh toán lương, quỹ lương theo quy định đã nêu ở các phần trên. Tên CN 2.2 Quản lý biến động lương Đầu vào : Sổ thành tích của nhân viên Thông tin về nhân sự, hợp đồng nhân sự Đầu ra : Danh sách tăng lương Nội dung: Dựa vào quy chế tăng lương của Công ty, qua việc theo dõi tình hình lao động SXKD của mỗi lao động, nếu thấy lao động có đủ điều kiện tăng lương thì tiến hành đưa ra Hội đồng xét tăng lương hoặc chuyển cho Giám đốc quyết định. Công việc của hệ thống là tiến hành cập nhật những thay đổi về lương. Ngoài ra biến động lương còn do tình hình nhân viên : buộc thôi việc, xin thôi việc, giáng chức, thăng chức, thuyên chuyển, về hưu; tình hình chính sách công ty; tình hình thị trường lao động và các quy định của Nhà nước có những thay đổi, nhà quản trị phải chú ý cập nhật và nếu cần thiết có thể báo cáo lãnh đạo những biến động đó. 3 Khen thưởng Kỷ luật Phòng Tổ chức-nhân sự Thành tích và vi phạm của nhân sự Các quy chế nội bộ Khen thưởng Kỷ luật BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 3 Chức năng 3 được chia thành hai chức năng con là chức năng 3.1 Cập nhật Khen thưởng và chức năng 3.2 Cập nhật Kỷ luật, nhưng về nội dung thì giống nhau. Đầu vào : Thành tích và vi phạm của nhân viên Các quy chế nội bộ Đầu ra : Cập nhật Khen thưởng - Kỷ luật Nội dung : Phòng Tổ chức nhân sự dựa vào các thành tích và vi phạm trong lao động của từng nhân viên so sánh với các quy chế nội bộ tiến hành bình xét và thực hiện Khen thưởng - Kỷ luật. Các thành tích và vi phạm được Phòng Nhân sự theo dõi thường xuyên và ghi chép đầu đủ vào Sổ nhân sự . Thông thường với những vi phạm nhỏ ban đầu chỉ phải nhắc nhở vì mục đích chủ yếu của thi hành kỷ luật là nhằm đảm bảo cho hành vi nhân viên phù hợp với các quy định của tổ chức doanh nghiệp. Do đó, thi hành kỷ luật thường không phải là một giải pháp tối ưu. Nhưng với những ._.